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“Los archivos primero son gestión, luego cultura”.
Vicenta Cortés.
Reconocida archivera española.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: HERRAMIENTA
ESTRATÉGICA PARA LAS ORGANIZACIONES..
BALANCE SIA TABACUBA
28 DE FEBRERO DE 2018.
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PRIMERAS SOCIEDADES, SON
TESTIMONIOS DE LOS ACTOS
ADMINISTRATIVOS Y ECONÓMICOS
LA REVOLUCIÓN
FRANCESA RECONOCE
LA
IMPORTANCIA DE LOS
DOCUMENTOS
PROTECCIÓN
DE LOS DERECHOS
DEL CIUDADANO
ESTABLECIMIENTO DE
LOS ARCHIVOS
NACIONALES
ORDENANZAS 1569
DICTADAS
POR LA CORONA
ESPAÑOLA
PARA LA PROTECCIÓN
DE LOS
LIBROS DE LA
CONTADURÍA
REAL ORDEN NO. 531
QUE
SE CREA EL ARCHIVO
GENERAL DE LA REAL
HACIENDA DE LA ISLA
DE CUBA
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EL DECRETO- LEY NO.
221/2001
CREA OFICIALMENTE EL SNA
MECANISMO DE INTEGRACIÓN
CONFORMADO POR LOS
ARCHIVOS HISTÓRICOS, LOS
SISTEMAS INSTITUCIONALES
DE ARCHIVOS ASÍ COMO POR
LOS PARTICULARES Y
PERSONALES
DECRETO- LEY NO. 265/2009
DISPOSICIÓN VIGENTE
REGULA LA GESTIÓN
DOCUMENTAL.
EL ARCHIVO NACIONAL DE LA
REPÚBLICA DE CUBA ES EL
ÓRGANO RECTOR
METODOLÓGICO
.GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas
y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la
documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
La Administración Pública cubana, tiene ante sí la
responsabilidad social de transformarse acorde al
nuevo Modelo Económico aprobado en el VII
Congreso del Partido, de manera que pueda
contribuir a la satisfacción creciente de las
demandas de la sociedad. Para lograrlo no solo
basta el diseño de un modelo que viabilice la
prosperidad y sostenibilidad de la economía, se
hace necesario que las organizaciones públicas
comprendan la necesidad de imbricar de manera
objetiva las propuestas de sus políticas y
estrategias a su entorno y generar mecanismos
en cuanto a la actividad de archivo.
L 8. Continuar otorgando gradualmente a las
direcciones de las entidades y del sistema empresarial
nuevas facultades, definiendo con precisión sus límites
sobre la base del rigor en el diseño y aplicación de su
sistema de control interno, así como mostrando en su
gestión administrativa orden, disciplina y exigencia.
L 134. Garantizar la defensa del patrimonio cultural,
material e inmaterial de la nación cubana.
L 270 Fortalecer el control interno, promover y
exigir la transparencia de la gestión pública y la
protección de los derechos del ciudadano y
consolidar las acciones de prevención.
L 271 Avanzar en la creación del Sistema de
Información de Gobierno.
SATISFACER LA CALIDAD DE VIDA DEL CIUDADANO, AGREGANDO VALOR: propiciar con agilidad
y calidad servicios de excelencia que garantice servicios de reproducción y expedición de certificaciones
y copias certificadas de los documentos que se atesoran, a personas que demuestren tener interés
legítimo o en función de trámites administrativos; los que se tienen por documentos auténticos
(satisfacción Ciudadana) transversal de agregación de valor público en la gestión.
INCREMENTAR EL DESARROLLO ECONÓMICO: Los Sistemas Institucionales de Archivos de los
OACES, propiciar un ambiente de control al ser evidencia de la actuación de la administración pública,
en la utilización de sus recursos de una manera eficaz, eficiente y transparente.
SEGURIDAD: El Sistema propicia la consolidación como mecanismo de integración de los
componentes de diferentes Sistemas: de control interno, de información de gobierno, de calidad, de
gestión del conocimiento, al brindar de forma oportuna la información para la toma de decisiones por la
administración pública, al garantizar que la misma cualquiera que sea el soporte, sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible y que garantice la seguridad, evitando
adulteraciones, pérdidas y consultas o usos no autorizados.
SOBERANÍA NACIONAL: Los documentos de archivo se relaciona y son soporte y testimonio
de todas las actividades del Estado y el Gobierno como garante de sus intereses.
OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DEDOCUMENTOS.
Los documentos son importantes por las siguientesrazones:
·Estratégicas, que incluye la dirección eficaz y la tomainformada de decisiones; la mejora en el rendimiento y laproductividad; y la consistencia, continuidad y garantía dela calidad en las operaciones;
·Operativas, incluyendo la prestación de serviciosprecisos y sensibles, la gestión de recursos y el control decostes;
·Reglamentarias, incluyendo el cumplimiento, y laprotección y el apoyo legal;
.De responsabilidad, como la rendición de cuentas y elgobierno corporativo, así como las auditorías de gestión yfinancieras;
·De gestión de riesgos, incluyendo la seguridad,gestión de imagen pública y reputación, planificación yimplementación de la continuidad del negocio;
·Éticas, incluyendo transparencia, confianza ycumplimiento de expectativas de las partes interesadasexternas; y
·De memoria corporativa, incluyendo la innovaciónmediante la captura y reutilización del conocimiento de laorganización y el uso del conocimiento estratégico paramantener los procesos de negocio.
PROBLEMA: Como contribuir a que la
Gestión Documental se convierta en
herramienta estratégica para la
Administración Pública cubana.
El documento de Archivo, objeto de estudio de la Gestión
Documental, es definido en Cuba como: “aquel en el que se
refleja el testimonio material de un hecho o acto realizado por
persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones y que
por su valor administrativo, legal, fiscal, científico, económico,
histórico, político o cultural, debe ser objeto de conservación”
“LOS ARCHIVOS GARANTIZAN
la gestión administrativa,
la evidencia de la actuación de personas
naturales y jurídicas,
la protección de los derechos de la
administración y de la población en
general,
la información en todo tipo de soporte sea
autentica, verídica, integra y accesible,
la toma informada de decisiones, al
contar con documentos pertinentes,
la seguridad de los sistemas de
información,
una buena gobernanza (transparencia,
accesibilidad a la información, rendición de
cuentas) mediante una eficiente gestión de
documental.
Resolución No. 60/2011
de la Contraloría General
de la República.
Resolución No. 281
Sistema de Información
de Gobierno
Sistema de Gestión
de la Calidad
ISO 9000
DocumentosDocumento
s
Sistema de
Control Interno
Resolución 60
Sistema de Gestión
de Información de Gobierno
Resolución 281
Gestión Documental
Documentos Documentos Documentos
Qué influencia tiene la organización, control y conservación adecuada de
los documentos en la realidad contemporánea.
Pérdida de los
documentos por su
eliminación, sin tener en
cuenta la valoración
documental.
Incremento de los costos
asociados a la gestión, riesgos
y amenazas por el deterioro y/o
eliminación de su soporte y la
confiabilidad de la información.
Aumento de gasto debido
al almacenamiento de
documentos sin valor
para la organización
productora.
Resolución No. 340/2012 CGR.
Para tener una mejor comprensión del Sistema de Control
Interno, el auditor en la planeación de la auditoría debe
obtener conocimiento suficiente sobre cada uno de sus
componentes a través de experiencias de acciones
anteriores de control, entrevistas al personal apropiado,
inspección de documentos y registros, así como la
observación de las actividades y operaciones.
Si la información de que se dispone es oportuna y fiable, …así como su debida protección y conservación.
El control que ejerce la administración para el adecuadoarchivo y conservación de los documentos según lodispuesto.
GUÍA DE AUTOCONTROL GENERAL
COMPONENTE «INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN»
Rendición de cuentas
Aplica su entidad las buenas prácticas
para el tratamiento de la evidencia
documental prevista en la legislación
archivística cubana y las normas del
sistema de gestión documental que
permita, de forma transparente y
responsable la rendición de cuenta de
los cuadros y funcionarios.
X
Disponibilidad y uso de financiamiento noadecuado, lo que propicia faltantes deefectivo o documentos de valorprobatorio detectado por la entidad ocomo resultado de las acciones deauditoría, supervisión y control.
RESOLUCIÓN 32/16 DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE
CUBA
IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS DAÑOS Y PERJUICIOS
ECONÓMICOS CAUSADOS“AL PATRIMONIO PÚBLICO”
ConclusionesLos documentos aportan conocimiento organizativo. Son el
soporte de la organización. Vía esencial para capturar el
conocimiento tácito y ponerlo en circulación mediante el
conocimiento compartido de las personas.
Las buenas prácticas en Gestión Documental proporcionan
una visión global, basadas en los procesos, define
políticas, y establece directrices.
Implementar una Gestión Documental con enfoque a los
procesos permite concretar y definir el valor de la
información, los indicadores de calidad de la misma, lo que
aportan a las organizaciones y demostrar cómo constituyen
un factor de éxito para el desarrollo de los procesos de
negocios.
El Sistema Nacional de Archivos
de la República de Cuba tiene la
finalidad de convertirse, a partir de
su gestión, en garante del control
público y social, en un mecanismo
en la lucha contra la corrupción y
en la garantía de la transparencia
administrativa y del Estado.
