Johdanto toiminnanohjaukseen

Tommi Turunen

“Jokaisella yrityksellä on joka tapauksessa käytössään jonkinlainenmenetelmä operatiivisen toiminnan ohjaukseen, vaikka mitään

varsinaista tietojärjestelmää ei käytössä olisikaan.”

Tommi Turunen

2

Orientaatio opintojaksoon – tehtävä 1

Oletko tällä hetkellä töissä opiskelusi ohella? Missä? (Voit pohtia myös aiempia työpaikkojasi.)

Millä osastolla? Mieti toimenkuvaasi. Käytätkö työssäsi tietokonetta/kassapäätettä/tietojärjestelmää?

Voitaisiinko työtäsi tehdä ilman sitä? Tiedätkö järjestelmän nimeä/toimittajaa? Onko se

valmisohjelmisto?

Mikä tapahtuma käynnistää oman työsi? Mitä tiedoille tapahtuu oman osuutesi jälkeesi? Pystytkö hahmottamaan koko tapahtumien ketjun eli prosessin?

Tommi Turunen

3

B2BB2C

Back office Front office

Lähde: http://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/asiakaspalvelussakin.html, viitattu 27.9.2005

Tommi Turunen

4

Orientaatio opintojaksoon – tehtävä 1

Jos/kun käytät työssäsi tietotekniikkaa: Millä tavalla?

Mikä tapahtuma käynnistää työsi?

Mihin tiedot etenevät jälkeesi? prosessin seuraavat vaiheet yhteydet muihin toimijoihin tai muihin prosesseihin

prosessin aiempi vaihe (heräte, trigger)

väline, järjestelmä

Tommi Turunen

5

Orientaatio opintojaksoon – tehtävä 2

Mielipidekirjoitus HS 28.8.2007 Pohtikaa yksin/pareittain/pienryhmissä

Millaisia syitä löydätte huonoon asiakaspalvelun tasoon? Mitkä tekijät voivat siihen vaikuttaa? Mitä ratkaisuja kirjoittaja ehdottaa?

Tommi Turunen

6

Liiketoiminnan toimivuus

1. Kuljetus

4. Jne. jne.

3. Tiedotus

2. Tietotekniikka

Kirjastotoiminnan prosessit

1. Kokoelman muodostaminen ja hoito

2. Käyttöönasettaminen

ASIA

KA

S

3. Asiakkaiden palvelu

Ydinprosessit:

Tukiprosessit:

PROSESSIEN KEHITTÄMINEN

HENKILÖSTÖ TEKNIIKKAPROSESSI

Tommi Turunen

7

Mistä tällä opintojaksolla on kyse?

Enterprise Resource Planning= toiminnanohjaus (erppi)

Google 36 300 000 osumaa, 12/2010

Toiminnanohjausjärjestelmän avulla integroidaanyrityksen eri toimintoja kokonaisuus perustuu yhteisiin tietokantoihin eri toimintojen reaaliaikaiset seurantamahdollisuudet

Tommi Turunen

8

Yrityksellä useita eri tietojärjestelmiä ERP

Pahimmillaan esim. samat asiakas-tai tuotetiedot useassa eri tietokannassa hankala hallita

Tieto tallennetaan vain yhteen tietokantaan, jota yrityksen eri toiminnot käyttävät

ERPin historia

Tommi Turunen

9

Manufacturing Resource Planning(tuotannon resurssi-suunnittelu)

Material Requirements Planning(materiaalientarvelaskenta)

10

ERPillä tehdään (myyntipuolella) tarjouspyyntö tai tarjous ja siitä eteenpäin tietoa käsitellään eri sovelluksissa aina ketjun loppuun asti eli tavaran toimittamiseen ja taloushallinnon puolella kirjanpitoon asti ”tilaus–toimitus –ketju” erillisiä CRM- ja HR-järjestelmiä on kehitetty ERP-järjestelmien rinnalla

erikoistumaan omiin tarpeisiinsa.

Valmisohjelmien hyödyt ymmärretään nykyään laajasti, ja räätälöidyt ERP-järjestelmät alkavatkin siirtyä historiaan. Yrityksille on kustannustehokkaampaa muuttaa omia prosesseja kuin lähteä räätälöimään ohjelmia toimintaa vastaaviksi.

Voidaan ottaa käyttöön vaiheittain ja käyttäjämäärää lisäten laajennettavuus, skaalautuvuus taloushallinto usein ensin!

Tommi Turunen

(Inka Vilpola, Ilkka Kouri (toim.): Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta C-CEI -menetelmän avulla.)

Tommi Turunen

11Ajan ja kustannusten säästö

Val

miu

sast

e

Tuotekehitys

Käyttöönotto-projekti

Perinteinenpakettiohjelmisto

Paketti-ohjelmisto

Käyttöönotto-projekti

Paketti-ohjelmisto

Lokalisointi

Käyttöönotto-projekti

Räätälöityohjelmisto

Paketti-ohjelmisto

Lokalisointi

Toimiala-kohtaiset

Käyttöönotto-projekti

Lokalisoitu Toimialakohtaisetpiirteet

(Ari Kulku/Solteq 2005)

Itse tehty vs. valmistuote

Asiakkaat Tuotteet Toimittajat

Nykyiset + potentiaaliset uudet asiakkaat

Nykyiset asiakkaat

ERP

Markkinointi – Myynti – PalveluProsessit:

Sopimus

Tarjous

Myyntitilaus

Tilausvahvistus

Työmääräin

Poimintalista

Valmistuksen kuittaus

Ostotilaus Ostolaskukirjaus

Reskontrat (myynti/osto)Lasku

Varastokirjanpito

Saatavuuden tarkistus

Kirjanpito, tilikartta

Lähetyslista

Reklamaatiohyvitys

LuottotiedotBill Of Material (BOM) = Tuoterakenne

Material Requirements Planning (MRP)= materiaalien tarvelaskentaSupply Chain Management (SCM)

= Toimitusketjun hallinta

Organisaatioiden välinen tiedonsiirto (OVT)= EDI (engl.)

Prospekti

Sopimus

Tarjous

Myyntitilaus

Reklamaatiotapahtuma

Asiakaspalaute

LiidiMahdollisuudet

KampanjatAsiakassuhteet, asiakashistoria

Toimittajasuhteet

KalenteriSegmentointi

Point of Sales/Service (POS)= Myynti-/Palvelupiste

Key Account Manager (KAM)= Avainasiakaspäällikkö

KilpailijaseurantaAsiakaspalvelukeskus

Käsitteitä:

Myynti – Tuotanto – Varasto – Lähettämö – Toimitus – Laskutus – TaloushallintoProsessit:

Käsitteitä:

CRM(Asiakkuuden

hallinta)

Parametrointi

ERPit ovat mahdollisimman ”yleispäteviä” valmisohjelmistoja, jotta ne soveltuisivat mahdollisimman monelle yrityksille

miten mahdollista? sovitetaan valmisohjelmiston ominaisuuksia vastaamaan

yrityksen omia tarpeita = parametroidaan parametroinnilla ohjataan

- toiminnallisuutta- prosesseja

13

Tommi Turunen

Heli Lankinen

14

Lokalisointi

Tuotteen sovittaminen paikallisiin olosuhteisiin Paljon muutakin kuin kääntämistä paikalliselle kielelle,

huomioitava esimerkiksi: Lainsäädäntö Vakiintuneet tavat

Hinnoitteluesimerkkejä (Microsoft Finland, 11/2010)

Lisenssit + ylläpitomaksu MS Dynamics NAV: n. 2650€/yhtäaikainen käyttäjä + 16%/vsi

ylläpitomaksu

Pilvipalvelut (tulossa), ei enää ylläpitomaksua MS Dynamics NAV: n. 100 €/kk/nimetty käyttäjä (pilvipalvelu tulossa)

em. hinta 1-10 käyttäjälle, isoimmat yritykset saavat puoleen hintaan

Tommi Turunen

15

Tommi Turunen

16

ERP-järjestelmän hankintaprojekti

ERP:n käyttöönotto on iso liiketoiminnan kehittämishanke. Kysymysei ole vain tietojärjestelmien uusimisesta vaan muutoksestatoimintatapoihin ja -prosesseihin. Yrityksen koko toimintamalli on tarkastelun kohteena.

ERP -hankintaprojektin vaiheet ovat:1. Yrityksen päätös hankkeesta2. Vaihtoehtoisiin järjestelmiin (toimittajiin) perehtyminen ja

vaatimusten määrittely esim. konsulttien avulla3. Järjestelmän ja toimittajan valinta4. Järjestelmän muokkaus ja testaus5. Käyttöönoton suunnittelu6. Käyttäjien kouluttaminen7. Järjestelmän käyttöönotto ja muokkaus8. Järjestelmän käyttö ja hyödyntäminen

(Inka Vilpola, Ilkka Kouri (toim.): Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta C-CEI -menetelmän avulla.)

Liiketoimintaprosessienkuvaukset

Alan palvelut työllistävät Lisenssi- tai pilvipalvelun myynti

Konsultit oman osa-alueensa asiantuntijoita Projektipäälliköt koordinoivat käyttöönottoprojekteja Kouluttajat

Käyttöönotto (implementointi) on vaativaa ja työlästä. Monesti koulutusmaksaa enemmän kuin itse järjestelmä. Lähes aina yrityksen prosesseja joudutaan muokkaamaan järjestelmän toiminnallisuuden mukaiseksi.

Erilaiset IT-palvelut ja -tekniikat

Tommi Turunen

17

Tommi Turunen

18

Tiedot ovat jo vanhentuneita, mutta tällaisia raportteja on erittäin hankalaa/kallista saada.

ERP-järjestelmiä voidaan tarkastella kahdesta eri näkökulmasta:

1. Toimintonäkökulma2. Prosessinäkökulma

28.10.2011

19

1. Toimintonäkökulma

28.10.2011

20

Toimintonäkökulma:NAVin päävalikko- ei kerro kuinka ERPpiä käytetään- missä asiakas?

21

Tommi Turunen

Prosessit= ”tarinat”

Markkinointi & Myynti

(~CRM)

Logistiikka (SCM)

Taloushallinto (F/A)

Henkilöstöhallinto (HRM)

28.10.2011

22

Toimintonäkökulma:ERPin neljä keskeistä osa-aluetta, joihin eri toiminnot kuuluvat

Kun kaupan kassalla vedetään tuotteen viivakoodi lukulaitteen läpi ja lisäksi asiakkaan kanta-asiakaskortti, mitä kaikkea tietoa siitä kertyy eri osa-alueille?

Toimintonäkökulma:Myynti ja markkinointi

23

Tommi Turunen

Toimintonäkökulma:HR

24

NAVin heikkous on HR eikä sitä siksi käsitellä harjoituksissa

Tommi Turunen

Toimintonäkökulma: Logistiikka

25

Tommi Turunen

Toimintonäkökulma: Taloushallinto

26

Dimensiot mahdollistavat kustannuslaskennassa ja myynnin raportoinnissa halutut summatasot

Tommi Turunen

Juoksevan kirjanpidon pitämisen tuloksena syntyvät kirjanpitokirjat: päiväkirja ja pääkirja Päiväkirjassa liiketapahtumat ovat tositenumero - eli aikajärjestyksessä Pääkirjassa samat liiketapahtumat esitetään järjestettyinä tileittäin

Kirjausketju eli audit trail ”Liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys

tositteesta peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa.”(Kirjanpitolaki, 2. luku, 6§)

Tilikartta (Chart of Accounts) luettelona yrityksen kirjanpitotilit tilit päivittyvät reaaliaikaisesti kirjaustapahtumien yhteydessä

27

Pääkirja = engl. General Ledger (G/L)

Lähde: http://www.taloushallintoliitto.fi/tilitoimistot/kirjanpidon_abc/

Toimintonäkökulma: Taloushallinto

Tilikartta Taloushallinto Pääkirja Tilikartta

28

Tommi Turunen

Toimintonäkökulma: Taloushallinto

Kirjauksen asetukset- ohjaavat liiketapahtumat halutuille KP-tileille

29

Tommi Turunen

Toimintonäkökulma: Taloushallinto

2. Prosessinäkökulma

28.10.2011

30

Tommi Turunen

31

ERP-järjestelmä - Prosessinäkökulma Yrityksen tietojärjestelmä, jonka avulla pyritään tehostamaan

liiketoimintaprosessien hallintaa Prosessilähtöinen ajattelutapa hoidetaan kokonaisia prosesseja eikä yksittäisiä toimintoja

Järjestelmän eri toimintojen (~yrityksen eri osastojen) välinen integraatio tehostuu käyttäjän huomioitava ajatusmalli, jossa järjestelmän

tehtäviä ei välttämättä tehdäkään itseä varten vaan prosessille

joissakin organisaation toiminnoissa työmäärä saattaa lisääntyä muutosvastarinta

32

Prosessinäkökulma- yksittäiset toiminnot saavat merkityksen- asiakas mukana

Tommi Turunen

Asiakas-näkökulma

ERPin rooli prosessissa

Microsoft Dynamics NAVin valinta HAAGA-HELIAn opetukseen Vuonna 2010 yli 1 250 000 käyttäjää yli 77 000 yrityksessä ja yli

150 maassa. Valmiit integraatiot muihin Microsoft-tuotteisiin, kuten Excel,

Outlook, Word, SharePoint, SQL ja Windows lisäävät integroidun kokonaisratkaisun arvoa järjestelmän loppukäyttäjille.

NAV markkinajohtaja pk-yrityksillä Suomessa SAP markkinajohtaja Suomen 100 suurimmassa yrityksessä SAP yhä HAAGA-HELIAn tarjonnassa valinnaisissa opinnoissa

NAV on ERPpien ”kevyimmästä” päästä Kun ymmärtää yhtä ERPpiä, helppo omaksua muitakinTommi Turunen

33

Microsoft Dynamics NAVia käyttävien yritysten määrä

Tutkimus: Microsoft Dynamics ostajien suosikki Suomessakin

Lähde: Aaran tutkimus

Microsoft Dynamics NAV -asiakkaita