XII CONGRESO ANUAL DE LA ACADEMIA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS AC (ACACIA)

TITULO:

“LA CONTABILIDAD SIMULTANEA AVANZADA COMO SISTEMA GENERADOR DE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LA TOMA DE

DECISIONES EN LAS ORGANIZACIONES MODERNAS”

.

TEMA:

FINANZAS Y ECONOMIA

PARTICIPANTES:

- Carlos Sangabriel Rivera

- Jerónimo Ricardez Jiménez

INSTITUCION DE ADSCRIPCION:

Universidad Veracruzana/Xalapa, Ver.

DIRECCION:

Circuito Gonzalo Aguirre Beltrán S/n, Lomas del Estadio

Tel. y Fax. 228 84217 44 jeronimoricardez@hotmail.com

LUGAR Y FECHA DEL EVENTO:

Tijuana, Baja California 13, 14, 15 y 16 de mayo del 2008

“LA CONTABILIDAD SIMULTANEA AVANZADA COMO SISTEMA GENERADOR DE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LA TOMA DE

DECISIONES EN LAS ORGANIZACIONES MODERNAS”

Recientemente ha existido la preocupación por el funcionamiento de las

organizaciones, la búsqueda de nuevas tecnologías, y la aplicación de

novedosas herramientas administrativas. Un elemento que se ha considerado

como factor de anclaje para sostener cualquier esfuerzo es la generación de la

información financiera, vital para la transformación de la organización, las

cuales, asumen la aplicación de sistemas de información financiera en todos

sus aspectos fundamentando esta acción en la búsqueda de resultados de

eficiencia, eficacia y economía en la gestión empresarial no se puede ignorar la

toma de decisiones con los requerimientos necesarios para el logro de dichos

objetivos.

LAS ORGANIZACIONES MODERNAS

Si bien es cierto que las organizaciones en los últimos tiempos han

venido sufriendo una serie de transformaciones, consecuentemente los

estudios e investigaciones respectivas resultan evidentes, sobre todo en

relación a los siguientes aspectos: En primer lugar, se observan cambios en

cuanto a la creciente exteriorización de la relación laboral y el establecimiento

de un nuevo contrato laboral; un segundo punto, se observa en la distribución

del tamaño de las organizaciones, la cual resulta importante porque su

dimensión se relaciona con numerosas características de la organización, tales

como formalización, complejidad, diferenciación de los puestos y aspectos

restrictivos de la propia organización; en tercero, otro cambio considerable en

el contexto organizacional resulta de la influencia cada vez mayor de los

mercados externos de capital en el gobierno y en la toma de decisiones

organizacionales, lo que trae como consecuencia la correspondiente

disminución de la autonomía gerencial; y por último, se ha venido presentando

un cuarto cambio vinculado con la creciente desigualdad en los salarios dentro

de las sociedades de los países industrializados, bajo un modelo de

participantes en la organización con implicaciones sociales mucho mas

profundas.

Un elemento invariable que se encuentra presente en las organizaciones

son los elementos humanos, condición que provoca la complejidad de las

mismas, desde el preciso momento en que las personas se reúnen y colaboran

en ciertas actividades, es necesario tener en cuenta, fundamentalmente, el

proceso de división de dichas actividades, la determinación de sus fronteras de

actuación y la búsqueda de metas compartidas, lo que facilita una mejor

comprensión de la concepción de organización por parte de (Hodge, A., 1998),

al considerarlas como sistemas humanos de cooperación y coordinación

integrados dentro de límites definidos con la finalidad de alcanzar metas

compartidas.

Otra posición, reconoce que las organizaciones, también pueden ser

consideradas como unidades abstractas, vagas y en ocasiones dispersas en

diferentes ubicaciones físicas, lo que promueve que en ocasiones sean difíciles

de observar con precisión, no obstante, lo evidente es que las organizaciones

están integradas por individuos que interactúan para desempeñar funciones

esenciales para alcanzar tanto metas generales como específicas; en la

opinión de (Daft, R., 1998), las organizaciones son unidades sociales dirigidas

hacia metas, diseñadas con una estructura deliberada y con sistemas de

actividad coordinados y vinculados con el ambiente externo. Al concebir a las

organizaciones a través del enfoque de sistemas, se abren las opciones para

advertir las dimensiones que describen rasgos específicos de diseño de la

organización.

Estas dimensiones organizacionales corresponden a dos tipos

esenciales, las estructurales y las contextuales; las primeras, proporcionan

etiquetas para distinguir características internas de la organización, creando

una plataforma que facilite su proceso de medición y comparación; mientras

que las segundas, caracterizan a toda la organización, incluso en su tamaño,

tecnología, ambiente y metas, describiendo el marco organizacional que influye

y modela las dimensiones estructurales. Las dimensiones contextuales pueden

resultar causas de cierta confusión porque representan tanto a la organización

como a su medio ambiente, siendo representadas como un conjunto de

elementos superpuestos bajo estructuras y procesos de trabajo de una

organización

Ante la presencia de diversos, y al mismo tiempo, constantes cambios,

que están transformando vertiginosamente a nuestra sociedad, en este

momento resulta indiscutible hacer referencia a una modernidad basada

fundamentalmente en la reestructuración económica, no obstante, esta visión

parece quedarse limitada, ya que esta modificación implica necesariamente

transformaciones en el resto de los ámbitos de la vida social. Los cambios

mencionados abren la puerta a una nueva época que pretende disminuir los

contrastes sociales existentes, los cuales se observan diferenciados a través

de la regionalización, lo que conduce invariablemente a resaltar la forma en

que una modernidad fluida con un poder de disolución que ha impuesto a la

condición humana, (Bauman, Z., 2002). Ante este escenario, cobra una

trascendental relevancia enfocar los esfuerzos en investigaciones orientadas

sobre la problemática vigente en nuestras organizaciones, donde se requiere

mayores inversiones destinadas al desarrollo científico, tecnológico, y al mismo

tiempo, una menor pero efectiva intervención del sector público, sin pasar por

alto las consecuencias de la apertura comercial ya existente.

En relación con las organizaciones mexicanas, se destacan algunas

características esenciales y comunes que permiten abordar su estudio desde

diferentes perspectivas, que pretenden esclarecer su complejidad natural. Entre

estos enfoques se destacan la antropología y la sociología. Los trabajos sobre

sociología del trabajo han permitido conocer por medio de los movimientos

obreros, la caracterización de la estructura productiva y laboral, los efectos de

la introducción de nuevas tecnologías en la reformulación del proceso de

trabajo, los modelos industriales implementados recientemente, las respuestas

sindicales, las transformaciones en los mercados de trabajo, la nueva cultura

obrera, la problemática de la mujer en el trabajo, y por consiguiente, las

consecuencias sociales en el modelo económico actual y las estrategias de

modernización en las organizaciones.

Para concebir las características que hoy en día deben integrar las

organizaciones modernas, se puede partir del ámbito de la administración, en

donde sus regulaciones y principios basados en una superioridad puramente

técnica de la organización burocrática sobre cualquier otra forma de

organización, son sometidos a diversos cuestionamientos sobre la

conveniencia de su aplicación, involucrando los aspectos subjetivos, elementos

personales, irracionales y emocionales que escapan a los modelos clásicos de

la administración, de manera que se satisfagan las exigencias de una sociedad

moderna. La visión económica sobre la modernidad en las organizaciones,

pretende solventar la insuficiencia de ciertos renglones como son alimentos,

educación, salud y vivienda; los cuales, son distribuidos diferenciadamente en

la sociedad, provocando una inequidad social y un desarrollo desigual de las

diferentes actividades económicas.

De esta manera, el desarrollo de las actividades productivas en el país

se ha presentado bajo severas situaciones heterogéneas de tipo estructural

que se reproducen en el tiempo y tienden a afianzarse en el espacio, El

desarrollo de la economía en México se presenta no sólo en circunstancias de

desigualdad sino también diferenciado regionalmente, obedeciendo a

realidades locales. El carácter desigual del desarrollo del país se aprecia

también en el ámbito espacial, donde la distribución territorial de la población y

de la actividad económica presenta agudos contrastes, que se reflejan en los

extremos de dispersión y concentración, de pobreza y aparente auge,

visualizándose esto entre las zonas rurales, suburbanas y urbanas, y aún entre

las propios centros urbanos, sin olvidar las marcadas diferencias que aún

prevalecen entre las diferentes entidades federativas de nuestra nación.

Los cambios en las organizaciones se enmarcan dentro de la flexibilidad

estructural, capacitación del recurso humano y búsqueda de potenciales

talentos, alta descentralización del poder, alto nivel de satisfacción en el

trabajo, mejor comunicación y acceso a la información, entre otros. La

organización moderna rompe esquemas tradicionales e impulsa la creatividad

de las personas, el directivo pasa a ser motivador, moderador y concentrador

de esfuerzos y visiones que tiene la responsabilidad de encauzar a la gente en

la búsqueda y encuentro de los objetivos comunes, además de constituirse en

un líder de conocimientos y de la creatividad, procurando que la relación con el

entorno sea estrecha y esté alineada con el mercado, además, tiene el

compromiso de implementar los cambios y las nuevas ideas sin temor al riesgo.

Las distintas formas que adoptan los procesos de innovación y el

creciente carácter informal de las relaciones que manejan los agentes

involucrados en la organización, permiten vislumbrar un esquema donde se

construye el mercado para responder a las nuevas exigencias de la

competitividad internacional. Las condiciones del nuevo contexto exigen a las

organizaciones captar y procesar una mayor información sobre mercados y

condiciones de competencia tanto nacional como internacional. Hoy en día, las

prácticas administrativas que combinan las habilidades productivas con una

nueva visión global de negocios plantean a la organización una valoración más

integral de la competitividad, como un fenómeno de interacción con el entorno

productivo e institucional.

A través del cuerpo directivo, se definen una serie de inquietudes

orientadas a saber qué es lo que valora el comprador, la tipificación del

producto mediante el diseño de procesos y equipos, el entrenamiento del

personal sustentado en el análisis del trabajo que debe realizarse y la

determinación de los estándares de calidad, de tal manera que se desarrolle

una nueva modalidad en la visión hacia el cliente y que pueda ser entendida

por el directivo. La innovación no se relaciona de manera directa con el tamaño

ni con la antigüedad de la organización, el espíritu innovador se centra en

descubrir que la producción puede efectuarse de manera diferente o que su

demanda se ha hecho tan grande como para crear un nuevo nicho de mercado

o considerar la posibilidad de que existe la tecnología que hace posible la

conversión de un proceso artesanal en un proceso automatizado.

La condición innovadora de las organizaciones puede abarcar tanto la

orientación económica como social, y situarse en cualquier tipo de organismo,

sustentándose en raíces culturales que cimienten y solidifiquen su desarrollo,

colocándose en la frontera existente entre los valores tradicionales y los

modernos. La innovación representa un instrumento específico de la

organización moderna, la cual, es concebida como la acción de dotar los

recursos con una nueva capacidad de producir patrimonio y generar otros

recursos, de hecho, cualquier cambio en el potencial productor de riqueza

también es considerado como innovación. La innovación no tiene que ser

exclusivamente técnica, ni siquiera tiene que ser algo tangible, en cuanto se

introduce una innovación cambia la economía, cambia la mercadotecnia,

cambia el servicio, en general cambia todo.

La innovación desde la perspectiva sociológica de (Pries, L., 1995),

considera a la organización como una unidad de acción donde acontece la

transformación material y social de la realidad. El término de transformación

comprende un doble proceso de modificación condicionado a través del actuar

laboral de los actores de la organización dentro de su estructura: el actuar

rutinario y el actuar innovador. La proporción entre rutina e innovación dentro

del actuar laboral varía en el interior de la organización, según el ámbito

funcional y el nivel jerárquico, de ahí que se define por su grado de

preconstrucción con respecto a los dos extremos ideal-típicos de la rutina y la

innovación, esta preconstrucción se caracteriza a la vez por sus tres niveles:

primero, por el grado de determinación de las condiciones de la acción;

segundo, por el carácter más o menos explicito de las estrategias de acción, y

finalmente por el grado de reflexividad del actuar laboral.

El escenario que este modelo pretende evidenciar, se encuentra

condicionado por los dos tipos ideales del actuar en la organización: el actuar

rutinario y el actuar innovador o critico, mismos que a su vez, están

determinados por el grado de estructuración de las circunstancias y de las

estrategias de la acción: mientras más se acerque el actuar laboral al punto de

intersección de los tres ejes representados, más corresponderá al actuar

rutinario ideal-típico; por el contrario, mientras más se aleje de este punto, más

corresponderá al actuar innovador o crítico. El grado específico de reflexividad

del actuar laboral, permite visualizar los niveles de transformación.

El concepto de transformación que de presenta dentro de la

organización de (Pries, L., 1995), pretende relacionar en forma sistemática el

proceso heurístico de elaboración de estrategias con el actuar laboral en la

organización. Los distintos espacios de transformación deben concebirse como

unidades analíticas, estos espacios se delimitan, mutuamente, por las

problemáticas específicas que se tratan en cada uno de ellos y por sus

diferentes redes de acción. A través de estos espacios de transformación, las

relaciones de la organización con su entorno se disuelven en un gran número

de relaciones que se presentan tanto en el entorno interno como en el externo.

La comprensión de estos espacios de transformación considera, en

primer lugar, campos de acción para los diferentes grupos de actores, en

segundo término, la problemática de la relación interior-exterior no se plantea

solo para la organización con su entorno, sino también, desde cierto punto de

vista que permite la relación que mantienen los espacios de transformación

entre sí, y por último, las rutinas técnicas, organizativas y simbólicas

específicas de cada uno de los espacios de transformación, son

simultáneamente condición y objeto del actuar laboral en la organización. Estas

formas ideal-típicas del actuar laboral en la organización, de acuerdo con el

grado de estructuración en el actuar rutinario y el actuar innovador, requieren

del desarrollo sistemático de modelos que analicen dichas formas de actuar.

Otro modelo que permite abordar la transformación organizacional es el

de la racionalidad limitada de (March y Simon, 1980), donde se distingue: en

primer lugar, un actor que rara vez tiene objetivos claros, y menos aún planes

coherentes y consistentes, en segundo lugar, el actuar laboral constituye

siempre un proceso de exteriorización activa, y no solo de reacciones pasivas a

ciertos estímulos dados de antemano, en tercer término, si bien no se tienen

objetivos clara y explícitamente formulados, el actuar estratégico constituye no

obstante un comportamiento con sentido, tanto desde las oportunidades de

acción, como desde el comportamiento de los demás actores, y por último, el

actuar estratégico posee siempre un lado ofensivo, con el aprovechamiento de

las oportunidades con vistas al mejoramiento de una situación, y un lado

defensivo, con la conservación y ampliación del margen de libertad, esto es, la

capacidad de acción.

Esta transformación organizacional forma parte de la concepción de la

modernidad, la cual, requiere una reorientación que integre las visiones de las

necesidades de todos los actores de la organización, incluyendo elementos

económicos, políticos, sociales, y culturales. La modernidad resulta un

territorio cuyos límites resulta difícil de reconocer, es decir, intentar separar lo

qué es moderno, de lo que no lo es, parece ser una tarea complicada. Un

primer intento nos permite comprender en términos generales, que la

modernidad es una actitud ideológica, la expresión de una manera específica

de ver y comprender los hechos en el tiempo como continuidad y también como

ruptura. En la medida en que la modernidad se entiende de esta manera,

acarrea mayores quebrantos que beneficios a la sociedad, al grado de ser

rechazada. Nuestro país requiere desarrollar sistemas productivos, eficientes y

competitivos, incrementar la productividad en el trabajo, exportar mayores

cantidades de manufacturas cada vez con mayor valor agregado, e integrarse a

las corrientes dinámicas de la tecnología y el comercio globales.

El cambio organizacional es abordado por Beck. U. como un modelo de

modernidad reflexiva, a la que (Pries, 1995) concibe como proceso de

transformación dentro de la organización, donde el aprendizaje organizacional

se constituye como una vía fundamental que le permite la transición de un

modelo organizacional clásico a una sociedad de riesgo, la cual, es analizada

en tres niveles: primero, la dinámica de producción y distribución de riesgo,

situación que ocurre a nivel mundial y no se encuentra ligado a una clase

específica, segundo, se van disolviendo simultáneamente los modos de vida

como la pequeña familia o las condiciones normales de trabajo, así como las

estructuras sociales, mediante la disolución de los sistemas tradicionales de

asignación y de las culturas de clase, además a través de la individualización

de la desigualdad social, y tercero, debido a la generalización de la ciencia y la

política, su difusión a todos los ámbitos de la vida social y su mutua

compenetración.

La noción de aprendizaje organizacional forma parte de una evaluación y

transformación de su concepción tradicional. Para alcanzar esta posición se

requiere de un cambio radical de la mentalidad, la actitud y la percepción de la

racionalidad organizacional, puesto que, entre otros aspectos, se modifica la

lógica del control y el mando de la organización burocrática por la lógica de la

información y el conocimiento de la organización flexible. Los modelos

organizacionales emergentes se sustentan en la flexibilidad estructural, que

parte del principio de la participación sistemática de los grupos de la

organización, junto con la creatividad individual y grupal necesaria para el

desempeño del modelo de la organización.

Este modelo parte de la necesidad de la generación del conocimiento, la

experimentación y la apropiación del riesgo, lo que promueve incrementar las

capacidades de acción; para alcanzar la creación del conocimiento se requiere

de una integración congruente entre el saber y el actuar, de tal manera que se

puedan poner en práctica las ideas y se detonen las capacidades creativas de

los integrantes de la organización. El proceso hacia una organización que

aprende requiere necesariamente el aumento de los conocimientos generales,

cuya fuente principal esta en los grupos que la integran; de lo anterior, se

desprende que una organización que aprende se puede identificar porque

mejora sus niveles de desempeño conservando sus sistemas de recompensas,

procesos, entorno, etc. De igual manera, si tiene la capacidad de detectar

errores y corregirlos; la que concentra la experiencia en los procesos

sustanciales o la que genera y dirige el conocimiento a nuevas visiones

estratégicas.

CONTABILIDAD, SU PROCESO Y ORGANIZACIÓN CONTABLE

De acuerdo a investigaciones que se han realizado en busca del origen

de la contabilidad se sabe, que esta disciplina data del año 6000 a.C.; ya que

desde entonces el hombre había desarrollado la habilidad de organizarse en

grupos tales como cazadores, agricultores, etc.; al tiempo de iniciarse en la

escritura y los números, que son elementos indispensables en la actividad

contable.Así se tiene como elemento probatorio, una tablilla de barro de origen

sumerio en Mesopotámia que data cerca del año 6000 a. C., actualmente esta

tablilla se encuentra en el museo Semítico de Harvard, en Boston,

Massachussets, USA.Se dice además, que los escribas realizaban una

importante labor contable en Egipto, tan solo basta observar los Jeroglíficos

que han dejado como testimonio.

Hablar de Italia, y en particular de Roma, es entrar en una época

sumamente importante en la Historia de la Contabilidad, pues es ahí, en donde

se dieron los pasos más trascendentes de la disciplina contable, que incluso,

actualmente se sigue utilizando. Los romanos llevaban su contabilidad por

partida simple que indudablemente pudo tener doble columna. Ya para el siglo

VIII la contabilidad en Italia era una actividad necesaria; fue así como en 3

ciudades dieron un impulso a la Contabilidad: Génova, Florencia y Valencia,

ciudades en donde ya se utilizaba la partida doble, como se conoce

actualmente. No debe dejarse de comentar la Escuela Florentina, en donde

propuso desde entonces hacia el año 1211, una seria de Cuentas, que hoy en

día son utilizadas; y que decir de la comuna Genovesa, que llevaban la

Contabilidad empleando un juego de libros con los términos DEBE y HABER.

Se ha logrado conocer que Benedetto Cotugli, fue pionero y estudioso

del registro de las operaciones mercantiles por partida doble, a través de su

obra: “Della mercatura et del mercante perfetto” terminada en 1458.Fray Lucca

Paccioli, fraile franciscano, en 1494, publicó su obra: “ Summa de aritmética,

geometría, proportioni et proportionalita” . Es importante mencionar que a

Lucca Paccioli se le reconoce como el recopilador y quien dejó por escrito el

método contable que se utilizaba en aquella época y no como el inventor de la

Contabilidad por partida doble; pero además sin duda dejó una serie de

aportaciones importantes a la Contabilidad como por ejemplo:

• Practicar un inventario, listando sus activos y pasivos al inicio del

año.

• El registro de las operaciones debía de hacerse de manera

cronológica.

• El uso de índices cruzados, entre otras.

En México, se tienen noticias de que los Aztecas llevaban un control de

sus transacciones, demostrando un adecuado orden y control incluso de los

tributos, según lo refiere el Códice Mendocino. Ya en la época de la conquista,

en 1519 se fundó el ayuntamiento de Veracruz, nombrando al Contador Alfonso

de Ávila con el consecuente aporte contable tal y como se llevaba en Europa,

de tal forma que para el año 1539 el virrey Antonio de Mendoza establece la

Contabilidad de la Casa de Moneda, en donde se obtuvo el libro de

contabilidad, más antiguo del continente.

Actualmente en México en la NIF A-1 (Norma de Información

Financiera), en su tercer párrafo define como Contabilidad Financiera:

“La contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las

operaciones que, afectan económicamente a una entidad y que produce

sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que

afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones,

trasformaciones internas y otros eventos.” De esta definición se pueden

recopilar los siguientes elementos:

• Es una Técnica

• Se utiliza para el registro de operaciones económicas.

• Produce Información Financiera de manera sistemática y

estructurada.

Se conceptualiza entonces que la Contabilidad, en un primer contexto,

por lo menos en el caso de México, que es una técnica, dado que cumple con

la aplicación de una serie de etapas que tiene como propósito obtener algún

resultado; esa serie de pasos o etapas es el Proceso Contable, y el resultado

que obtiene es la Información Financiera. Sin embargo, en un segundo

contexto, se puede afirmar que dado el crecimiento, la evolución y complejidad

de las operaciones financieras que la contabilidad se ocupa, aunado al

incremento de necesidades de información, al tiempo que el entorno de las

entidades que utilizan esta disciplina; son tan variantes y en algunos casos

especiales, obliga que la Contabilidad vaya en busca constante de

perfeccionarse y mejorarse por medio de la aplicación de un método con rigor

científico.

Ahora bien, cuando se dice que lo que produce la Contabilidad es

Información Financiera, se debe entender, que el producto terminado de la

misma, son los Estados Financieros, por lo tanto, puedo afirmar que aquella

Contabilidad que no aterriza en los Estados Financiera, es tanto como si no se

llevara Contabilidad.

Esa Información Financiera, que la Contabilidad produce, debe

obtenerse de manera sistemática y estructurada, ahora bien, esto significa, que

toda entidad la cual haga uso de la Contabilidad debe necesariamente llevar un

sistema contable acorde con lo que establece el Proceso Contable; es decir, se

deben cumplir con una serie de normas y reglas nacionales e internacionales

aprobadas, con la intención de unificar criterios de obtención y presentación de

Información Financiera.

Por otra parte en el párrafo 4 de la misma NIF A-1, “La información

financiera que emana de la contabilidad, es información cuantitativa expresada

en unidades monetarias y descriptivas que muestra la posición y desempeño

financiero de una entidad y objetivo esencial ser de utilidad al usuario general

en la toma de sus decisiones económicas. Su manifestación fundamental

son los estados financieros. Se enfoca esencialmente a proveer información

que permita evaluar el desenvolvimiento de la entidad, así como, en

proporcionar elementos de juicio para estimar el comportamiento futuro de los

flujos de efectivo.”

Definitivamente, que la razón de ser de la Contabilidad, es la TOMA DE

DECISIONES, esto implica que, existan diversos usuarios de la contabilidad y

que para cada uno de ellos, le debe ser satisfactoria la información financiera

que produce la propia contabilidad, para que con toda oportunidad tomen la

mejor decisión financiera.

Los diferentes usuarios de la Contabilidad que hace mención el párrafo

anterior tenemos:

• Usuarios internos: entendiendo que son aquellos que están

inmersos en la propia entidad, tales como Accionistas, Gerentes,

Jefes de Departamento, empleados.

• Usuarios Externos: entendiendo que son aquellos que están en el

entorno de la propia entidad, tales como futuros accionistas,

Instituciones Financieras, el Gobierno a través del FISCO o

Hacienda Publica.

Esto obliga en un primer momento al preparador de la información

financiera, conocer las necesidades de cada uno de los usuarios y posibles

destinatarios de los Estados financieros que produce la contabilidad, lo que da

lugar a llevar a cabo una adecuada Organización Contable. Es pertinente

subrayar que los objetivos de los estados financieros se derivan principalmente

de las necesidades del usuario, las cuales dependen significativamente de la

naturaleza de las actividades de la entidad y de la relación que dicho usuario

tenga con ésta.

La información financiera contenida en los estados financieros debe

reunir determinadas características cualitativas con la finalidad de ser útil para

la toma de decisiones de los usuarios generales. Dichas características

cualitativas de la información financiera son:

Veracidad

Representatividad

Confiabilidad Objetividad

Verificabilidad

Información suficiente

Posibilidad de predicción y confirmación

Relevancia

Información relativa

Comprensibilidad

Comparabilidad

El propósito fundamental de la contabilidad, es producir estados

financieros y que estos sean utilizados para la toma de decisiones, sin

embargo, ya que la información financiera es el producto terminado de la

contabilidad, es obvio, que debe incluir todo un proceso contable para estar en

condiciones de alcanzar el objetivo, ahora bien, para poder llevar a cabo

procedimientos de contabilización es imprescindible que se sustente en toda

una teoría contable.

Por lo anterior se afirma que el: Proceso contable = Es el conjunto de actividades que se realizan de

manera estructurada en estricto cumplimiento a la Teoría Contable que lo rige,

cuyo objetivo es la formulación de Estados Financieros relativos a una Entidad

Cuando se dice que el proceso contable en principio es un conjunto de

actividades que se realizan de manera estructurada, se refieren a todas

aquellos procedimientos o métodos contables, que a lo largo de la propia

historia de la contabilidad se han establecido y perfeccionando, por ejemplo: el

registro y control de operaciones financieras, registro por partida simple y

partida doble, Valuación de inventarios, método de registro de las mercancías,

métodos de reexpresión de estados financieros, etc.

Es por ello, que un estudiante de Contabilidad, pasa los años recibiendo

capacitación y adiestramiento en los diferentes procedimientos y métodos

contables que en el futuro podrá utilizar con el objeto de preparar información

financiera, siempre y en todo momento en estricto cumplimiento con la teoría

Contable.

Ahora bien, resulta importante recalcar, que si bien es cierto existen

varios métodos o procedimientos contables a aplicar en una circunstancia, por

ejemplo tenemos varios métodos de valuación de los inventarios como lo son:

PEPS, UEPS, Promedios, Costo Identificado; no significa que se tengan que

emplear todos los métodos al mismo tiempo en la misma circunstancia. Esto

hace necesario, por un lado, un juicio profesional y por otro llevar a cabo toda

una organización contable, que permita conocer a la propia entidad en la que

se va aplicar la contabilidad así como las necesidades de información de los

usuarios de esa misma entidad.

La Contabilidad, no empieza con un cargo o un abono, ni con el asiento

de apertura; mucho tiempo antes de que esto ocurra el preparador de la

información financiera, deberá llevar a cabo un trabajo previo que se conoce

como Organización Contable. Hasta ahora, no existen modelos rígidos, ni

recetas, ni formulas exactas a seguir en cualquier tipo de entidad, es mas, ni

aun en empresas de un mismo tipo incluso giro. La razón es sencilla, ya que

aun cuando la técnica contable no varía, sí las necesidades de información, el

volumen de transacciones financieras, la capacidad administrativa, el régimen

tributario seleccionado, entre otros aspectos; le dan un grado de particularidad

a la contabilidad de una entidad.

Recordando además que los métodos de cuantificación varían en

complejidad, dependiendo del grado de dificultad que implique el obtener la

información cuantitativa para cada tipo de entidad.

Por lo anterior, se dice entonces que la Organización Contable, es el

trabajo previo a la realización de operaciones financieras de una entidad, que

se debe llevar a cabo con la intención de determinar el proceso y sistema

contable que se deberá cumplir con el objeto de garantizar el desempeño de la

disciplina contable, al tiempo de asegurar y salvaguardar la información

financiera que se obtenga.

El producto terminado de la organización contable será el manual de

contabilidad.

Los objetivos a cubrir en toda Organización Contable son:

1. Elegir el Proceso y Sistema Contable

2. Definir las necesidades de información financiera de los

usuarios o posibles usuarios de la misma.

3. Definir los diferentes métodos de cuantificación y

registro de transacciones financieras.

4. Control de las operaciones financieras

5. Coadyuvar con los objetivos de la empresa.

Los elementos que deben elaborarse en la Organización Contable, de

manera enunciativa más nunca limitativas son:

• Catalogo de Cuentas

• Instructivo del Catalogo de Cuentas

• Guía Contabilizadora

• Políticas Contables

• Sistema Contable (Eje central)

• Documentos fuente

• Documentos Contabilizadores

• Medidas de Control Interno

• Estados Financieros

Es claro que No se puede Organizar, lo que no se conoce, por eso,

resulta estrictamente indispensable, como primer paso, antes incluso de hacer

el diseño del catalogo de cuentas, se lleve a cabo una investigación preliminar.

Esa investigación preliminar, tiene como objetivo conocer las

generalidades de la empresa tales como:

• Nombre

• Domicilio

• Objeto

• Misión

• Filosofía

• Organigrama

• Operaciones financieras

• Flujo de operaciones financieras

• Flujo de documentos, Etc.

Esta actividad también conocida como estudio preliminar, resulta de vital

importancia, porque de su adecuada realización dependerá el éxito de los

demás elementos que integran la organización contable.

Por catalogo de cuentas, se entiende, como una lista detallada y

debidamente ordenada de las que cuentas que se justifican se utilicen en

contabilidad de una entidad.

Es decir, que dada las circunstancias y características de la entidad, así

como el tipo de operaciones financieras que lleve a cabo la misma entidad, se

hace estrictamente indispensable que se diseñe a la medida una lista de

cuentas que se utilizaran para el registro contable.

Dado que la confección del catalogo de cuenta es exclusiva para cada

tipo de entidad con relación a sus necesidades de información, resulta que bajo

esta premisa, no es posible tener dos o más catálogos de cuentas iguales, al

contrario, es o debe ser un traje a la medida.

Los objetivos que debe perseguir todo catalogo de cuentas son:

o Registrar y clasificar adecuadamente todas las

operaciones financieras

o Servir como un instrumento de control y salvaguarda de

los Recursos de la entidad

o Facilitar la preparación de los estados financieros

Una vez elaborado él catalogo de cuentas, es necesario, que para su

correcto manejo, se suscriba un documento formal que es conocido como

Instructivo del Catalogo; y es precisamente en este documento en donde se va

a indicar, para cada una de las cuentas del catalogo, cuando se cargan, se

abonan, su saldo, y su presentación en los estados financieros.

Es así como se entiende como Instructivo del Catalogo: como un

documento formal que ayuda a conocer los movimientos, presentación en los

estados financieros y naturaleza de cada una de las cuentas que integran él

catalogo

Por lo tanto el Instructivo del Catalogo permite facilitar el registro

contable unificando los criterios de registro evitando que las transacciones

financieras análogas sean registradas de manera diferente.

En el documento formal se estructura de la siguiente manera:

• Numero y Descripción de la cuenta

• Movimientos :

Cargos

Abonos

• Naturaleza

Saldo deudor

Saldo Acreedor

• Presentación en los estados financieros

• Representación

• Observaciones

Tomando en cuenta que todas las operaciones financieras que realice la

entidad deberá afectar la contabilidad de la propia empresa, se hace necesario

tener un documento formal conocido como Guía Contabilizadora.

Se entiende como Guía Contabilizadora: el documento formal en que

detalladamente y por cada una de las operaciones financieras se indican los

asientos a correr, con mención de los documentos fuente, documentos

contabilizadores, así como frecuencia de los mismos y auxiliares que se

afectan.

Los elementos de la Guía Contabilizadora son:

• Tipo de operación

• Documento Fuente

• Documento Contabilizador

• Cuentas de Cargo

• Cuentas de Abono

• Auxiliares

Es importante no dejar de mencionar, que no se debe confundir la Guía

Contabilizadora con el Instructivo del Catalogo, ya que este ultimo se ocupa a

cada una de las Cuentas plasmadas en el Catalogo, mientras que la Guía se

encarga de analizar las operaciones que realiza o realizará la entidad.

Las políticas contables son las guías de acción para cada una de las

situaciones contables que se presenten, relativas a reglas particulares,

procedimientos contables, lineamientos o reglamentaciones específicas.

En materia contable, se puede aplicar ante una situación financiera,

varios tratamientos contable existentes; por ejemplo, en materia de

depreciación de activos, se podrá aplicar cualquiera de varios métodos

existentes; por lo anterior, y a través de una política contable, se deberá

discernir, cual método de depreciación se deberá utilizar y permanecer en el

tiempo.

Las políticas contables se deben plasmar en un documento formar que

permita ser utilizado y manejado por el preparador de la información financiera.

En toda organización formal un Sistema Contable: Es el conjunto de

pasos a seguir, con la finalidad de obtener un registro contable uniforme y

eficiente que permitan obtener información financiera deseada, de conformidad

con el método seleccionado.

El sistema contable representa el eje central de toda la organización

contable, ya que cuando se determina el Sistema Contable que se va utilizar en

la preparación de la información financiera, paralelamente de definirá el

proceso contable o conjunto de pasos a seguir con el único objetivo de obtener

los Estados Financieros

Además, en el sistema contable, concurren los demás elementos de la

organización contable que actuando de manera conjunta, representa la

columna vertebral, de la organización contable y por supuesto del manual de

contabilidad de una organizacion.

Por otra parte, las operaciones financieras al momento de realizarse

deben dejar evidencia del acontecimiento, es decir, se deberán comprobar por

medio de un documento que se le conoce como fuente u origen.

OPERACIONES FINANCIERAS

Organización

Documentos = Es el medio por el cual se llegan a coordinar los hechos y

las

Operaciones financieras.

* Captar las operaciones y controlarlas

Objetivos * Comprobar las operaciones

* Justificar las operaciones

* Servir de medio para ordenar e informar.

Documento fuente = Son aquellos que llevan a cabo el origen de la

operación financiera y son base para la expedición de los documentos

contabilizadores.

- Internos

Se clasifican

- Externos

Documento Fuente Interno: Es aquel documento que la entidad tiene

preimpreso y tiene la finalidad de cubrir algún tramite específico dentro

de la empresa; Tales como: recibo de caja, nota de entrada al almacén,

nota de salida del almacén, requisición de compras, solicitud de

mercancías, etc.

Documento Fuente Externo: Es aquel documento que la entidad recibe

de su entorno con motivo de alguna operación financiera, tales como:

factura de compra. nota de compra, factura de gasto, nota de gasto, etc.

A su vez los Documentos Contabilizadotes son aquellos cuya finalidad

es registrar contablemente las operaciones financieras determinando

cuantitativamente cuales cuentas resultan afectadas”.

Por ejemplo:

• Póliza de Diario

• Póliza de Ingreso

• Póliza de Egreso

• Póliza de cheque

• Auxiliar de almacén

• Auxiliar de clientes

• Auxiliar de deudores diversos, etc.

El maestro Abraham Perdomo Moreno en su libro “Fundamentos de

Control Interno”, define al Control Interno: Como un “plan de organización entre

la contabilidad, funciones de los empleados y procedimientos coordinados que

adopta una empresa publica, privada o mixta, para obtener información

confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y

adhesión a su política administrativa.”.

Para tener un adecuado control interno, es necesario, vincular en la

entidad los siguientes principios de control interno:

• Separación de funciones

• Dualidad

• Registros Contables acceso restringido

• Desempeño de los empleados

• Registro contable exclusivo del departamento de contabilidad

Para la contabilidad resulta necesario implementar medidas de control

interno que puedan salvaguardar las mismas operaciones financieras de la

entidad, en virtud, de que lo que busca la propia contabilidad entre otras cosas

es producir información veraz y por ende confiable. Es así pues, que cuando

sé este organizando contablemente una entidad, se debe, una vez que se

conocen las diferentes operaciones que se realizan, esto por medio de la

investigación preliminar, implementar medidas de control hacia en interior de la

entidad. Debe resultar muy claro que el objetivo terminal de la contabilidad,

es la de producir información cuantitativa expresada en unidades monetarias,

es decir, información financiera, la cual, se conoce como Estados financieros y

estos, son los documentos formales con los cuales se da a conocer la situación

financiera y los resultados de operación de una entidad principalmente y en

consecuencia constituyen el último elemento de la organización contable.

LA CONTABILIDAD SIMULTÁNEA AVANZADA Y EL PROCESO DECISIONAL.

Hasta el momento se ha plasmado que la razón de ser de la contabilidad

es la toma de decisiones, por lo que resulta evidente y categórico afirmar que

para todo aquel usuario que deba tomar decisiones en primer lugar la

información financiera le debe ser UTIL, característica intrínseca de los Estados

financieros tanto en su contenido como en su oportuna presentación.

Por tanto, la falta de oportunidad en la presentación de la información

financiera, afecta directamente a la utilidad como característica cualitativa

particularmente en la toma de decisiones.

Hoy en día, las organizaciones modernas requiere decisiones cada vez

mas acertadas, constantes e inmediatas; es decir, en la medida de que se le

acerque al usuario la información financiera que produce la contabilidad, en el

momento en que se van produciendo las transacciones económicas, en esa

misma medida será mas competitiva y tendrá mayores expectativas de

crecimiento y desarrollado.

Es entonces, donde surge la necesidad de la contabilidad simultanea

avanzada, como técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que,

afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática,

estructuradamente y de manera inmediata información financiera para la toma

de decisiones; técnica que actualmente se encuentra en un proceso de

desarrollo y evolución por diferentes estudiosos del tema en el mundo.

Significa entonces que conforme se van llevando a cabo las

transacciones (ciclos de venta, ciclo de compras, ciclo de nominas, ciclo de

producción, ciclo de tesorería, ciclo tributario) se deberán simultáneamente ir

registrando en la contabilidad al tiempo de que se van confeccionando los

estados financieros, para que estos puedan ser consultados en cualquier

momento por los usuarios y tomar decisiones inmediatas y totalmente

oportunas. Hoy en día, existen diferentes sistemas de información (programas

informáticos) en materia contable, por ejemplo: sistema de contabilidad,

sistema de nominas, sistema de administración financiera, sistema fiscal, etc.;

cumpliendo una función importante pero especifica y con frecuencia aislada.

Un ejemplo de lo anterior, es la administración de los inventarios de

supermercados, cuando las mercancías es controlada por un software, este,

permite saber a través del código de barras, entre otros: fecha de compra, valor

de compra, proveedor, entrada a bodega principal, salida de bodega principal,

entrada a tienda y salida de mercancía por venta, en este punto, tendría que

establecerse un enlace al software de contabilidad, para aplicar el registro

contable desde el momento de la venta de mercancía y a su vez afectar al

sistema de tesorería cuando esta sea a crédito o bien afectando al sistema de

bancos cuando la enajenación de que se trate se realice en efectivo.

Para ello entonces, se requiere que desde la misma organización

contable, se busque alcanzar el objetivo de la producción de la información

financiera de manera simultánea, lo que entonces propiciaría adicionar un

elemento esencial para ello, quedando sus elementos de la siguiente manera:

• Catalogo de Cuentas

• Instructivo del Catalogo de Cuentas

• Guía Contabilizadora

• Políticas Contables

• Sistema Contable y PLATAFORMA TEGNOLOGICA (Eje

central)

• Documentos fuente

• Documentos Contabilizadores

• Medidas de Control Interno

• Estados Financieros

Como se observa el sistema contable y los subsistemas que le sean

inherente a la organización debe amalgamarse con una plataforma tecnológica

que permita por un lado el reconocimiento de las transacciones económicas y

con ello aplicar su registro contable y por otro la confección inmediata de los

estados financieros en un mismo momento y proceso, para que puedan ser

consultados en cualquier instante por los diferentes usuarios.

Ciclo ventas Ciclo

tesoreríaCiclo

producción

Ciclo nomina

Ciclo compra

Ciclo fiscal

PLATAFORMA TEGNOLOGIA

OBTIENE, REGISTRA Y PRODUCE INFORMACION FINANCIERA

SIMULTÁNEA

Es evidente que la elaboración del manual de contabilidad, y por ende la

organización contable de las empresas modernas es una actividad profesional

inherente al Licenciado en Contaduría, pero sin duda es innegable que lo

relativo a la plataforma tecnológica, por sus conocimientos sólidos en la teoría

de sistemas y la teoría contable – administrativa para el uso y aplicación de

tecnologías de información le corresponde a otros campos profesionales como

son Administración, Sistemas Administrativos, Negocios, entre otros en virtud

de que tiene el perfil para desarrollar las tecnologías de información, para

satisfacer las necesidades de las organizaciones en la consecución de sus

objetivos. Es por esto, cada vez más necesario, establecer enlaces

profesionales que permitan vincular los conocimientos propios del Licenciado

en Contaduría con estas carreras que pretenden alcanzar los propósitos

esenciales de un área del conocimiento en desarrollo como lo es la contabilidad

simultánea avanzada en las organizaciones modernas.

Organizaciones modernas

OPERACIONES FINANCIERAS

INSTRUCTIVO DEL

CATÁLOGO

GUIA CONTABILIZADORA

DOCUMENTOS CONTABILIZADORES

CATÁLOGO DE CUENTAS

PLATAFORMA TEGNOLOGICA

Información financiera

CONCLUSIONES

Este trabajo permitió establecer la relevancia que asume en la realidad

actual de las organizaciones, el poder considerar el desarrollo efectivo de un

sistema de información financiero que facilite eficientar su funcionamiento y

establecer las condiciones de transformación hacia un ámbito donde la

modernidad le esta exigiendo aprovechar de una mejor manera sus recursos y

volverse mayormente competitivas.

La modernidad dentro del contexto de las organizaciones, debe

entenderse como un escenario privilegiado enfocado principalmente al ámbito

decisional, condición que se ve reflejado en sus procesos productivos y que le

ha permitido sostenerse dentro de sus mercados nacional e internacional. Ante

esta conceptualización, la modernidad requiere ser revalorada en función a una

renovación del sistema de información financiera, lo que indudablemente se

traduce en una auténtica intervención estratégica por parte de los cuerpos

directivos, de tal manera que se proyecte un proceso eficiente de toma de

decisiones, el cual, se vea reflejado con una mayor participación de sus

miembros en el desarrollo de la organización.

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