Aplicatii Excel in Economie

7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie

1/45

1

INFORMATICMANAGERIALAPLICAII

1. UTILIZAREA PROCESORULUI DE CALCUL TABELARMICROSOFT EXCEL N DOMENIUL ECONOMIC

Un loc important n sistemul programelor de informatic economic l ocupprocesoarele de tabele i reprezentri grafice dintre care Excel face obiectul acestei lucrri.

Aceste procesoare de tabele sunt instrumente software de mare putere, destinate

prelucrrii informaiilor dispuse sub form de tabel, ntr-o mare varietate de structuri:

bugete, balane de verificare, bilan, facturi, analize etc.

Programul de calcul tabelar Microsoft Excel face parte din suita MS Office, urmnd

versiunile acestuia: Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP i Excel 2003. Ne vom ocupa

de una din ultimele versiune existentn programele Office i anume Excel 2003.

Excel s-a impus n categoria procesoarelor de tabele prin bogia de funcii,simplitatea utilizrii, ergonomie, fiind utilizat cu succes n domeniul afacerilor, n

previziuni, simulri economice i analize statistice, n activiti curente de birou etc.

Prin marea varietate de funcii pe care Excel le pune la dispoziia utilizatorului,

aplicaia poate fi neleasca:

un calculator de birou foarte puternic i uor de folosit;

un expert financiar electronic;

un statistician informat i eficient;

un artist n aranjarea i prezentarea datelor;

o agendde birou;

un catalog cuprinztor i la ndemn.

1.1

Concepte de bazale calculului tabelar

Un procesor de tabele este o aplicaie informaticce permite lucrul cu foi de calcul.

O asemenea foaie seamn foarte mult cu un tabel ntocmit pe hrtie, avnd nsmultiple

avantaje fade acesta.

Foaia de calcul este un spaiu plan, delimitat precis i organizat n linii i coloane.

Fiind o matrice, foaia de calcul poate fi asimilatunui tabel ce este formatdin 256

de coloane, numerotate de la A la IV i 65.536 de linii (216). Aceste linii i coloane definesc

16.777.216 de celule.

Celula se poate defini ca fiind o intersecie a unei linii cu o coloan. O celulpoate

conine 256 de caractere, semnificnd valori numerice, iruri de caractere, funcii sau

formule.


2/45

2

Celula curent (celula activ) este celula n care se aflcursorul i care este afiat

pe ecran cu marginile ngroate. Acest mod particular de afiare poart numele de cursor

Excel.

Cel mai des, introducerea datelor n foaia de calcul se face prin celula care conine

cursorul.

Coordonatele celulei (referine) reprezint perechea format din litera coloanei i

numrul liniei care definesc celula respectiv(de ex. A3, F8, AD196, etc). Coordonatele pot

fi:

relativecu sintaxa prezentatmai sus: A3, F8 etc.

absolutecu sintaxa urmtoare: $A$3, $F$8, $AD$196 etc.

mixtecu sintaxa: $A3 sau A$3, $F8 sau F$8 etc.

Ele se mai numesc i referine, deoarece sunt utilizate n formule i funcii pentru a

indica poziia celulei al crei coninut este preluat n formula/funcia respectiv. Modul lor

de utilizare va fi prezentat ulterior.

1.2

Lansarea n execuie a programului Microsoft Excel

Lansarea n execuie a programului Microsoft Excel se face prin utilizarea butonului

Starti apoi a meniurilorAll Programs Microsoft Office - Microsoft Office Excel.

Ecranul de deschidere prezint un registru de calcul gol, avnd numele Book1. n

cadrul acestui registru de calcul se gsesc standard trei foi de calcul, etichetate Sheet1,

Sheet2, Sheet3, ele reprezentnd spaiile de lucru. Etichetele se afl n partea de jos a

ecranului i vpermit strecei dintr-o foaie de calcul n alta cu ajutorul mouse-ului. O alt

variantpentru a vdeplasa cu ajutorul tastaturii dintr-o paginn alta sunt combinaiile de

taste: Ctrl+PgDn i Ctrl+PgUp.

Pentru a stabili cte foi de calcul va conine un fiier Excel utilizai meniul Tools,

opiunea Options, eticheta Generali introducei n caseta Sheets in new workbooknumrul

de foi de calcul.

Programul Excel genereaz fiiere cu extensia .xls, fiecare fiier conine mai multe

foi de calcul (worksheets), fiecare foaie de calcul coninnd o reea de coloane n ordine

alfabeticA, B, C, i linii numerotate cresctor 1, 2, 3 care, intersectate, formeaz

casete numite celule (cells) n care se pot introduce date. Fiecare celuleste identificatprin

litera coloanei i numrul liniei la intersecia crora se afl (ex. D5, B12 etc). Vom numi

acest identificator al celulei, ca fiind, adresa acesteia. Atenie: identificatorul celulei poate s

apari sub forma R1C1, R5C100 etc, n funcie de modul n care setm butonul de validare

R1C1 reference style din meniul Tools, Options, General.

Fereastra de lucru EXCEL conine, n general, urmtoarele elemente (fig. 1):

bara de meniuri (Menu bar);

bara de instrumente (Standard);


3/45

3

bara de instrumente (Formatting);

bara cu formule (Formula bar): pentru a introduce date ntr-o celul,selectai celula i tastai datele n bara cu formule; cnd apsai tastaEnter, datele

sunt inserate n celula selectat; pentru a afia aceastbar n fereastra de lucru

folosii meniul View, opiuneaFormula bar; bara de formule conine: indicatorul

de selecie (buton funcie), navigatorul (lista ascuns), butonul de editare aformulelor (fx), butonul de anulare, butonul de validare i caseta unde se editeaz

formulele; pentru a afia aceastbar n fereastra de lucru folosii meniul View,

opiuneaFormula Bar;

suprafaa de lucru a foii de calcul curente;

bara de stare (Status bar): afieazinformaii despre activitatea curent,

inclusiv informaii ajuttoare i modurile de lucru ale programului i tastaturii.

Pentru a afia aceast bar n fereastra de lucru folosii meniul View, opiunea

Status bar;

registre de calcul: foaia de calcul de pe ecranul dumneavoastr estedoar una din cele pe care le conine fiierul curent, numit registru de calcul. n

mod implicit fiecare registru nou conine trei foi, dar poate avea pn la 255 de

foi, ce sunt identificate de la Sheet1 la Sheet255. Registrul poate conine mai

multe tipuri de foi: foi de calcul, foi pentru diagrame (n care se pot crea grafice

cu datele obinute n foile de calcul) i foi de tip macro (n care sunt memorate

proceduri automate de prelucrare a datelor). Aceast structur permite stocarea

datelor n foi diferite, dar totui n acelai fiier.

Deoarece foaia de calcul este foarte mare, pentru a vedea diferite pri ale ei n

acelai timp, este necesar s desprii fereastra fiierului (workbook window) n seciunidiferite folosind meniul Window, opiunea Split.


4/45

4

Fig. 1 - Componentele ecranului programului Microsoft Excel

1.3

Lucrul cu fiierele n Excel. Crearea, deschiderea, salvarea i tiprirea foilorde calcul

Meniul File pune la dispoziia utilizatorului comenzi pentru crearea unui registru

(fiier) nou, deschiderea fiierelor, salvarea fiierelor registru n format Excel (.xls) sauWorkspaces (.xlw) sau n alte formate, precum i pentru tiprirea acestora la imprimant.

Pentru crearea unui nou registru se selecteaz comanda New din meniul mai sus

amintit sau icon-ul corespunztor din bara de instrumente Standard.

Dac se selecteaz icon-ul corespunztor din bara de instrumente Standard se

deschide un registru gol book1, book2 ... bookn

Dacse selecteazcomandaNewdin meniulFile:

se poate crea un registru nou (blank) sau se poate deschide un nou

registru pe baza unui registru existent n calculator;

se poate deschide un registru nou pe baza unor abloane existente n

calculator sau disponibile prin Office Online.

Deschiderea unei foi de calcul existente ntr-o locaie pe disc se face cu comanda

Open dinacelai meniu, sau apsnd butonul Open din bara de instrumente, n ambele

situaii deschizndu-se fereastra Openn care se va alege locaia unde se gsete fiierul i

precizndu-se numele acestuia fie n fereastra de fiiere, fie n casetaFile Name.


5/45

5

Excel v ofer posibilitatea deschiderii, sau mai bine spus importrii, mai multor

tipuri de fiiere n format text, baze de date Acces sau de tip dBase (Fox), punnd astfel la

dispoziie un instrument puternic de preluare a datelor i din alte surse.

Salvarea fiierelor se face cu ajutorul comenzilor Savei Save Asdin meniulFile.

Pentru tiprirea foilor de calcul se va folosi comanda Print, care n fereastra de

dialog deschis, oferposibilitatea precizrii imprimantei la care se va face listarea (Printer

Name), intervalul de listat (Range) toate paginile pe care se desfoarfoaia de calcul sau

numai un interval de pagini, se pot preciza i dac se va lista foaia de calcul curent sau

ntregul registru de calcul (Print what), precum i opiunile privind precizarea numrului de

copii n care se va imprima documentul i ordinea acestora.

1.4Formatarea paginii pentru un fiier Excel

ComandaPage Setupeste folositpentru specificarea formatrii paginii n care se

va lista foaia de lucru. Fereastra deschisare patru seciuni:

SeciuneaPage(fig. 2) configureazorientarea paginii (Orientation) cu

opiunilePortraitiLandscape, diferite tipuri de ajustare (scalare) a foii de calcul

pe pagin(Scaling), fie procentual, i prin precizarea numrului de foi pe pagin,

dimensiunea paginii (Paper size) i calitatea la imprimare. Tot n aceastseciune

sunt prezente i butoanele pentru tiprire (Print) sau previzualizarea

documentului naintea imprimrii (Print Preview).

Fig. 2 - Meniul Pagesetup, pentru formatarea

paginii

SeciuneaMargins(fig. 3), seteazmarginile stnga, dreapta, sus i jospentru pagina de listare a foii de calcul, innd seama i de spaiul alocat pentru


6/45

6

zonele de antet Header i subsol Footer, precum i centrarea coninutului

(tabelului) n pagin, pe orizontalsau pe vertical.

Seciunea Header/Footer (fig. 4) aici utilizatorului precizeaz textul

care va fi scris n zona de antet, ct i n zona de subsol, oferindu-se i setri

predefinite.

Seciunea Sheet(fig. 5) oferun set opiuni privitoare la foaia de lucrusi anume zona care va fi listat-Print area(prin precizarea domeniului din foaia

de calcul), posibilitatea repetrii unor linii din antetul tabelului sau unor coloane,

care se vor repeta, pentru fiecare paginde document (domeniileRows to repeat

at top i Columns to repeat at left), opiunile de afiare a liniilor de ghidare sau

ordinea paginilor n document.

Fig. 3 Setarea marginilor Fig. 4 Seciunea Header/Footer

Fig. 5 - Opiunile foii de calcul


7/45

7

1.5 Lucrul cu foile de calcul i cu elementele acestora

nainte de a intra n detaliile de inserare, eliminare, redenumire, copiere i mutare a

foilor de calcul, trebuie stim cum sselectm una sau mai multe foi de calcul:

pentru a selecta o singurfoaie de calcul, executai click pe eticheta foii

de calcul dorit, din zona de jos a foii;

pentru a selecta mai multe foi de calcul nvecinate, executai click pe

prima foaie de calcul din grup i apoi inei apsattasta Shiftn timp ce executai

click pe ultima foaie de calcul;

pentru a selecta mai multe foi de calcul nenvecinate, inei apsat

tasta Ctrln timp ce executai click pe fiecare foaie de calcul.

Inserarea unei noi foi de calcul ntr-un fiier .xls se poate realiza astfel:

selectai eticheta foii de calcul naintea creia dorii s inserai o nou

foaie, deschidei meniul Insert, selectai opiunea Worksheet;

executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foide calcul i folosii din meniul contextual, care apare, opiunea Insert, General,

Worksheet.

tergereaunei noi foi de calcul dintr-un fiier .xls se poate realiza astfel:

selectai eticheta foii sau foilor de calcul pe care dorii s le eliminai

din fiier, deschidei meniul Edit, selectai opiunea Delete Sheet, apoi executai

click pe butonul OK;

executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi

de calcul i folosii din meniul contextual care apare, opiuneaDelete.

Redenumireaunei foi de calcul ntr-un fiier .xlsse poate realiza astfel: selectai eticheta foii de calcul al crei nume dorii s-l schimbai

(implicit etichetele se numesc Sheet1, Sheet2 etc.), deschidei meniul Format,

selectai opiunea Sheeti apoiRename, tastai noul nume;

executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi

de calcul i folosii din meniul contextual care apare opiuneaRename;

executai dublu click cu butonul din stnga al mouse-ului pe eticheta

foii de calcul, tastai noul nume.

Pentru a deplasa sau copia foile de calcul n cadrul unui fiier .xls sau de la un

fiier la altul putei proceda astfel: selectai foaia sau foile de calcul pe care dorii s le deplasai sau

copiai;

deschidei meniul Edit, selectai Move or Copy Sheet. Apare cutia de

dialog prezentatn fig. 6.

Pentru a deplasa foaia sau foile de calcul ntr-un alt fiier, selectai numele acestuia

din lista derulant To book. Din lista casetei Before sheet, alegei foaia de calcul n faa

creia dorii smutai foile de calcul selectate.


8/45

8

Pentru a copia foaia de calcul, selectai Create a copy.

Apoi selectai butonul OK.Pentru a inserao celulsau un grup de celule procedm astfel:

selectai celula sau celulele unde dorii s inserai informaiile,

deschidei meniul Insert, opiunea Cellsi din cutia de dialog care apare alegei

Shift Cells Right sau Shift Cells Down, executai click pe butonul OK, iar

programul Excel insereaz celula sau celulele i deplaseaz datele din celelalte

celule, n direcia specificat.

o altvarianteste inserarea prin tragere: apsai tasta Shift, tragei de

punctul ntunecat (din colul din partea dreapt jos al celulei selectate), tragei

punctul ntunecat n sus, n jos, la stnga sau la dreapta, pentru a stabili poziia

noii celule.

Fig. 6 Caseta de dialogMove or Copy

Pentru a insera noi rnduri sau coloanen foaia de calcul se procedeaz:

pentru a insera un singur rnd sau o coloan, selectai o celul.

Coloanele sunt inserate la stnga celulei curente. Rndurile sunt inserate deasupra

celulei curente. Selectai numrul coloanelor sau rndurilor pe care dorii s le

inserai. Pentru a selecta coloanele, tragei peste literele coloanei din partea de sus

a foii de calcul. Pentru a selecta rndurile, tragei peste numerele rndului.

Deschidei meniulInsert. Selectai opiuneaRowssau Columns. Programul Excel

insereaz rndul sau coloana i deplaseaz rndurile adiacente n jos saucoloanele adiacente la dreapta.

o alt variant este inserarea rapid: selectai una sau mai multe linii

sau coloane, apoi executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe una din

ele, alegei opiuneaInsertdin meniul contextual care apare.

Pentru a elimina (terge) celuledintr-o foaie de calcul se procedeazastfel:


9/45

9

selectai domeniul celulelor pe care dorii s le eliminai, deschidei

meniul Edit, selectai opiunea Delete, selectai opiunea de tergere dorit: Shift

Cells Left, Shift Cells Up,Entire Row,Entire Column.

Pentru a elimina un rnd sau o coloanputei proceda:

executai click pe numrul rndului sau litera coloanei pe care vrei sotergei, putei selecta mai mult de un rnd sau de o coloan prin tragere peste

numerele rndurilor sau literele coloanelor, deschidei meniul Edit, opiunea

Delete.

Selecia unui bloc de celule dintr-o foaie de calcul se realizeaz simultan, cuajutorul tastei Shifti prin tragere cu mouse-ul peste blocul de celule, iar selecia unor celule

nenvecinate, n mod analog, dar folosind tasta Ctrl.

Copierea datelorpentru a le utiliza n alte seciunii ale foii de calcul sau n alte foide calcul sau fiiere .xls se realizeazastfel:

selectai domeniul sau celula pe care dorii s o selectai, deschidei

meniul Edit, opiunea Copy (Ctrl+C), coninutul celulei sau celulelor selectate

este copiat n memoria tampon, selectai prima celul din zona unde dorii s

plasai copia, deschidei meniul Edit i selectai opiunea Paste (Ctrl+V). Putei

copia aceleai date n mai multe locuri dintr-o foaie de calcul, prin repetarea

comenzii Edit Paste. Acelai lucru l putei realiza si folosind butoanele Cut,

Copy, Pastede pe bara cu instrumente de lucru standard.

o altvarianteste copierea rapidcuDrag&Drop: selectai celulele pecare dorii s le copiai, apoi inei apsat tasta Ctrl ct timp tragei conturul

celulelor selectate pn n locul unde dorii scopiai celulele. Cnd ai eliberat

butonul mouse-ului, coninutul este copiat n noua poziie. Dacnu inei apsat

tasta Ctrl, datele vor fi deplasate n loc sfie copiate.

Observaie: copierea este implementat prin Copy, iar mutarea sau deplasarea

datelor prin Cut. Deplasarea (mutarea) datelor se realizeazn mod analog cu copierea, dar

folosind opiunea Cutdin meniulEdit(sau combinaia de taste Ctrl+X).

Cnd realizai operaii de copiere sau mutare a datelor nu uitai i de meniul cu

comenzi rapide: selectai celulele pe care dorii sle mutai sau copiai, apoi executai click

cu butonul din dreapta al mouse-ului pe celulele selectate.

tergerea datelorse poate face astfel:

comanda Edit Clear pentru a terge numai coninutul sau formatul

celulelor.

comandaEdit Deletepentru a terge celulele i coninutul lor.


10/45

10

Cu comanda Clearse pot terge datele dintr-o celul, sau doar formula, formatarea,

sau notele ataate ei, astfel:

selectai domeniul de celule care va fi ters, deschidei meniul Edit,

opiunea Clear, apare submeniul Clear cu urmtoarele opiuni: All (terge

formatul, coninutul i notele),Format, Contents sau Notes.

se poate utiliza i meniul cu comenzi rapide (opiuneaDelete). sau pentru a terge rapid i complet coninutul celulelor, selectai

celulele i apsai tastaDelete.

Un domeniu reprezint un grup compact de celule de form dreptunghiular.

Celulele dintr-un domeniu pot fi n coloan, n linie sau n orice combinaie de coloane i

linii. Folosirea domeniilor n Excel ne ajut s economisim timp. Putem, de exemplu, s

selectm un domeniu i l putem utiliza, apoi, pentru a formata un grup de celule sau pentru

a tipri numai grupul de celule selectate. Domeniile pot fi folosite, de asemenea, i n

formule. Domeniile sunt identificate prin punctele de ancorare (exemplu: B5:C8 sauF9:I14).

Pentru a denumi un domeniude celule putei proceda:

selectai domeniul de celule, deschidei meniul Insert, selectai Name

Define, va fi afiat cutia de dialog Define Name, introducei numele n caseta

Namesin Workbooki executai click pe butonul Ok.

1.6

Tipuri de adresri ntr-o foaie de calcul

Adresarea relativ.S considerm urmtorul exemplu (fig. 7): celula F2 conine formula =B2+C2

(rezultat 12+15=27). Dac vom copia aceast formul n tot domeniul F2:H4 (fie n mod

clasic, cu ajutorul comenzilor Copy-Paste, fie utiliznd butonul de extindere a formatrii),

programul Excel schimbautomat formula astfel:

Fig. 7Adresarea relativ ntr-o foaie de calcul Excel


11/45

11

n celula F3 formula devine B3+C3 (rezultat 10+9=19);

n celula F4 formula devine B4+C4 (rezultat 4+5=9);

n celula H2 formula devine D2+E2 (rezultat 17+20=37);

n celula D4 formula devine D4+E4 (rezultat 10+11=21) etc;

Este modul de adresare (referire) relativ. Adresa relativeste acea adresde celul

dintr-o formul, care se modific atunci cnd formula este copiat. n mod normal,programul Excel interpreteaz adresrile la celule i domenii din cadrul unei formule ca

adresri relative. Atunci cnd se copiazsau se mutformula, programul Excel redefinete

automat adresrile operanzilor, astfel nct s reflecte poziia lor relativ fa de noua

locaie.

Adresarea absolut.Sunt cazuri n care nu este nevoie ca adresele celulelor care indicoperanzii s fie

modificate cnd formulele sunt copiate. n aceast situaie se folosete adresa absolut a

celulei. Deci, o adresare este absolut atunci cnd formula se copiaz sau se mut ntr-o

nou locaie, iar operanzii indicaceeai celule ca n original. Pentru a construi o adresareabsolut se adaug semnul dolar ($) naintea literei i numrului ce alctuiesc adresa

celulei. De exemplu, n fig. 8, scriem n celula F2 formula =$B$2+$C$2 (rezultat

12+15=27). La prima vedere nu este nici o modificare fa de exemplul precedent. Dar,

acum, oriunde am copia aceast formul, operanzii i implicit rezultatul rmn aceeai

=$B$2+$C$2 (rezultat 12+15=27).

O adrescare este numai parial absolut, ca de exemplu B$4 sau $B4, este numit

adrescombinat(adresparial relativsau adresparial absolut). Daco formulcare utilizeazo adres combinateste copiatctre altcelul, numai o parte din adresa

celulei va fi modificat.O celul poate avea un coninut vizibil reprezentat de valoarea datelor afiate n

celuli un coninut ascuns (invizibil) reprezentat de formulele afiate n bara de formule

i care genereazconinutul vizibil. De exemplu, celula F2 din fig. 7 are coninut vizibil:

numrul 27 i coninut ascuns: =B2+C2

Fig. 8 Adresarea absolut

ntr-o foaie de calcul


12/45

12

1.7 Serii de date

Programul Excel prezint cteva caracteristici care v ajut s copiai informaiile

introduse n diferite celule pentru aceasta vom folosi opiuneaFilldin meniulEdit, astfel:

poziionm cursorul mouse-ului n celula al crui coninut vrem s-l

copiem n mai multe celule, apsm tasta Shift i poziionm cursorul la sfritul

zonei n care vrem scopiem datele; deschidem meniulEdit, selectmFilli va

apare submeniul Fill, de unde selectm direcia n care dorim s copiem

informaia (Up sus,Down jos,Left stnga,Right dreapta).

o altvarianteste stragei de punctul ntunecat din colul din partea

dreaptjos al celulei selectate, pentru a evidenia celulele n care dorii scopiai

informaia; cnd eliberai butonul mouse-ului, coninutul i formatul celulei alese

sunt copiate n celulele selectate.

Pentru a copia coninutul i/sau formatul celulelor de la o foaie de calcul la una sau

mai multe foi de calcul dintr-un fiier .xls, selectai mai nti foaia de calcul sursi pe cele

destinaie, selectai celulele pe care dorii sle copiai, deschidei meniulEdit, opiuneaFill

i alegei Across Worksheets, apoi selectai All pentru a copia coninutul i formatulcelulelor, ContentssauFormats, i apoi selectai OK.

Spre deosebire de opiunea Fill, care doar copiaz informaia n una sau mai multe

celule,AutoFill le copiazntr-un mod inteligent.

Spre exemplu, dac vrei s introducei lunile anului (ianuarie, februarie, ,

decembrie), procedai astfel: deschidei meniul Tools, selectai Options, din cutia de dialog

Options care apare activai eticheta CustomLists, alegei lista cu lunile anului, i apoi

apsai butonul OK; introducei ntr-o celulJanuary, apoi tragei de punctul ntunecat din

colul din partea dreapt jos al celulei selectate, n sus, jos, la stnga sau dreapta, pentru a

selecta nc 11 celule; eliberai butonul mouse-ului, iar programul Excel va insera lunile

rmase ale anului, n ordine, n celulele selectate.

Alt exemplu de utilizare a caracteristiciiAutoFill: scriei ntr-o celulTrim 1; tragei

de butonul de extindere a formatrii n dreapta sau n jos cu nctrei celule; va aprea: Trim

2, Trim 3, Trim 4. Observaie: dacextindei formatarea n stnga sau n sus, n serie o s

aparsi Trim 0.

Deoarece caracteristica AutoFill este bun pentru serii scurte de date, n situaia n

care avem nevoie de mai mult control, putei utiliza caracteristica Fill aplicat seriilor. n

acest sens, programul Excel recunoate patru tipuri de serii, prezentate n tabelul de mai jos:

Tabelul 1 Tipuri de serii recunoscute de caracteristicaFill

Seria Informaia iniial Seria rezultat

1, 2 3, 4, 5

100, 99 98, 97, 96Liniar

15 (step 2) 15, 17, 19


13/45

13

Seria Informaia iniial Seria rezultat

Growth 15 (step 10) 150, 1500, 15000

03/28/2006 (day) 3/29/2006, 3/30/2006, 3/31/2006, 4/1/2006

03/28/2006

(wellday)

3/29/2006, 3/30/2006, 3/31/2006, 4/3/2006

03/28/2006 (month) 04/28/2006, 05/28/2006, 06/28/2006,07/28/2006Date

03/28/2006 (year) 03/28/2007, 03/28/2008, 03/28/2009,

03/28/2010

AutoFill Luna 1 Luna 2, Luna 3, Luna 4

Pentru a crea o serie de date, procedai astfel: introducei o valoare ntr-o celul.

Aceasta va fi valoarea iniial sau final a seriei de date. Selectai celule n care va fi

inseratseria de date. Deschidei meniulEdit, opiuneaFill, Seriesi apare cutia de dialogSeries. Selectai Rowssau Columnspentru a indica dacseria se completeazpe rnd sau

coloan. Alegei tipul seriei din lista Type. Stabiliia valoarea Step (pasul dintre valorile

seriei) i Stop(ultima valoare din serie), apoi apsai butonul Ok.Pentru a vdeplasa cu uurinla o celuldintr-o foaie de calcul deschidei meniul

Edit,opiunea GoTo(sau combinaia de taste Ctrl+G), se deschide caseta de dialog GoTo,

introducei la caseta Reference adresa relativ a celulei (exemplu E5) unde vrei s v

poziionai (se poate introduce domeniul de referin, exemplu E4: E8) sau alegei adresa

cutatdin lista GoTo. Butonul Specialvpune la dispoziie o listde elemente n funcie

de care are loc saltul (deplasarea): comentarii, coninutul celulelor, formule etc.

Deoarece deplasarea de la o celulla altcelulnvecinatse poate face cu ajutorul

tastaturii, folosind tastaEnter, putei alege din meniul Tools, opiunea Option, etichetaEdit,

casetaDirection, sensul de deplasare dupapsarea tasteiEnter(Down - jos, Up - sus, Left

stnga, Rigt - dreapta).

1.8 Elementele formatrii unei foi de calcul

ntr-o sesiune de lucru n Excel, se pot aplica formatri la nivel de caracter, la nivel

de celul, la nivel de linie, la nivel de colan sau la nivelul ntregii foi de calcul. De

asemenea, se poate utiliza formatarea automatsau formatarea condiionati se pot defini

stiluri de formatare. Toate aceste opiuni se regsesc n meniulFormat.

Pentru formatarea unei celule, n cadrul meniului Format se alege opiunea Cells.

Apare fereastra de dialog Format Cells (fig. 9) care conine ase seciuni (taburi sau

etichete):

Number, pentru a alege categoria de format numeric ce se va utiliza;

Alignment, pentru alinierea datelor n celul;


14/45

14

Font, pentru stabilirea caracteristicilor fonturilor utilizate;

Border, pentru a preciza modul de ncadrare n chenare;

Patterns, pentru a stabili modul de umplere cu culori i hauri;

Protection, pentru stabilirea unor msuri de protecie.

n seciuneaNumber,din lista Categoryse selecteazcategoria de format numeric ce

se va utiliza. Butonul de incrementare/decrementare Decimal places permite, dup caz,stabilirea formatului zecimal pe care l va avea numrul. Butonul de validare Use 1000

Separator permite alegerea caracterului virgul pentru separarea la mie (de exemplu,

utiliznd separatorul 1000000 apare 1,000,000), iar listaNegative numberspermite alegerea

modului n care vor aprea numerele negative (cu semnul minus n fa, scrise cu rou, ntre

paranteze sau ntre paranteze i scrise cu rou).

Fig. 9 Formatarea coninutului uneicelule

n seciuneaAlignment se pot formata urmtoarele caracteristici:

alinierea textului pe vertical sau pe orizontal (a se vedea listele

Horizontali Vertical);

orientarea textului fade axa vertical, ce se poate modifica trgnd cu

mouse-ul butonul rou ce apare n zona Orientation sau modificnd valoarea cu

ajutorul butonuluiDegrees;

modul n care poate fi controlat textul pentru a se ncadra n una saumai multe celule, zona Textcontrol, unde:

cu ajutorul opiunii Wraptext textul este aranjat (se rupe) pe maimulte rnduri ntr-o celul;

cu ajutorul opiunii Shrink to fit caracterele introduse ntr-o

celul se micoreaz pn devin potrivite n aa fel nct tot textul s se

ncadreze ntr-o celul;

cu ajutorul opiuniiMerge cellsse unesc mai multe celule n una

singur;


15/45

15

direcia textului, de la stnga la dreapta, de la dreapta la stnga sau n

funcie de context, a se vedea zonaRight-to-left, lista Text direction.

Pentru a modifica atributele textului, folosii meniulFormat, Cells, etichetaFontde

unde putei alege: numele fontului (zonaFont) stilul caracterelor (dinFontStyle), mrimea

caracterelor (Size), culoarea (Color), dac textul este subliniat (zona Underline), efectele

adugate textului (zona Efectes). Dac se bifeaz caseta de validare Normal font,

caracteristicile fontului (nume, mrime, efecte etc) devin cele din stilul implicitNormal.

n timp ce lucrai cu foaia de calcul afiat, fiecare celule identificatprintr-o reea

de linii care nconjoaracea celul. Apariia reelei de linii pe ecranul de lucru e stabilitdin

meniul Tools, Options, eticheta View,butonul de validare Gridlines. Din lista ascuns

Gridlines colorse poate selecta culoarea n care apare reeaua de linii. Atenie, aceasta reea

de linii apare numai la vizualizare pe ecran nu i la tiprire pe hrtie.

Pentru a putea fi tiprit, aceast reea de linii, celula trebuie formatat n zona

Border, fig. 10.

Fig. 10 Configurareabordurilor (Borders)

Pentru a obine efecte

simple, dar spectaculoase, adugai hauri foii de calcul: selectai celulele care vor fi

haurate. Deschidei meniul Format, Cells, etichetaPatterns. Opiunile Colorvpermit s

alegei culoarea pentru o haur complet, opiunile Patternpermit selectarea unui model

alb-negru sau colorat ce se suprapune haurrii complete.

Formatarea unei linii, meniulFormat,Row, permite:

stabilirea nlimii liniei, opiuneaHeight;

potrivirea automat a nlimii liniei curente sau liniilor selectate la

nivelul nlimii maxime din foaia de calcul, opiuneaAuto fit;

ascunderea liniei curente sau liniilor selectate, opiuneaHide;

descoperirea sau revizualizarea liniei sau liniilor ascunse anterior cu

Hide se realizeaz cu opiunea Unhide; pentru aceasta se selecteaz liniile


16/45

16

nvecinate i se apeleaz opiunea Unhide; de exemplu: pentru ascundere s-au

selectat liniile 2 i 3 i s-a apelat opiuneaHide; pentru descoperire se selecteaz

liniile 1 i 4 care sunt vizibile i se apeleazopiunea Unhide.

Formatarea unei coloane, meniulFormat, Column, permite:

stabilirea limii coloanei, opiunea Width;

potrivirea automata nlimii coloanei curente sau coloanelor selectate

la nivelul limii maxime maxime din foaia de calcul, opiuneaAuto fit selection;

ascunderea i descoperirea coloanei curente sau coloanelor selectate,

opiunileHidei Unhide, care funcioneazla fel ca n cazul liniilor.

stabilirea limii standard pentru foaia de calcul curent, opiunea

Standard column width.

De rezolvat: se ascunde linia 1; cum procedm pentru descoperirea ei? Aceeai

ntrebare pentru coloana 1.

Modificarea nlimii unei linii sau a limii unei coloane se poate face i cu ajutorul

mouse-ului. Pentru aceasta, ne poziionm pe eticheta liniei sau coloanei i deplasm liniace separdouentiti (linii sau coloane).

Excel permite i formatarea automat, pe baza unor abloane predefinite de ctre

realizatorii pachetului Microsoft Office. Pentru aceasta din meniulFormatse alege opiunea

AutoFormat. Apare fereastra AutoFormat din care se alege un ablon. Butonul Options

permite s precizm dac formatul predefinit se aplic sau nu pentru: numere, bordri,

fonturi, haurri, alinieri i limea/nlimea liniilor/coloanelor.

Realizarea unor formatri condiionate este una din facilitile deosebite pe care le

oferprogramul Excel. De exemplu, cnd valoarea din anumite celule se ncadreazsau nu

n anumite limite sau se este rezultatul aplicrii anumitor formule, se modific aspectul(formatul) celulei curente sau celulelor selectate. Pentru definirea unor formatri

condiionate se alege opiunea Conditional Formating din meniul Format, iar n fereastra

cu acelai nume care apare se pot aduga maxim trei condiii. Pentru fiecare condiie se va

preciza formatul special care se apliccnd respectiva condiie este ndeplinit.Stilurile permit aplicarea mai multor formate ale unei celule sau unui bloc de celule.

Fiecare stil conine specificaii pentru una sau mai multe din urmtoarele opiuni: Number

Format, Font, Alignment, Border, Patterns, Protection. Pentru a aplica un stil existent:

selectai celulele, deschidei meniul Format, Style, alegei din caseta StyleName stilul pe

care dorii s-l utilizai. Pentru a v crea stilul propriu: deschidei meniul Format, Style,introducei numele stilului n lista casetei StyleName, executai click pe butonulAdd,stilul

este adugat listei i acum poate fi modificat.

Pentru a copia stiluri existente din alte fiiere .xls, deschidei ambele fiiere, mergei

la fiierul .xls al crui stil vrei s-l copiai, deschidei meniul Format, Style, click pe

butonulMerge, selectai numele foii de calcul de unde copiai stilul, apoi Ok.


17/45

17

1.9

Formule i funcii n Excel

Formulelesunt ecuaii care permit efectuarea de calcule folosind valorile existente nfoaia de calcul. O formul ncepe cu semnul = (egal) i poate conine: funcii, referine,

constante i operatori.

Funciile sunt formule predefinite care realizeaz calcule folosind valori specifice(argumente) ntr-o ordine sau cu o structurparticular.

Adresele (referine) localizeaz celulele sau blocurile de celule (domeniile) dinfoaia de calcul n care Excel va cuta operanzii pe care dorii s i folosii n formul. Cu

ajutorul referinelor putei folosi date din aceeai foaie de calcul ca i formula sau din foi de

calcul diferite (caz n care sunt denumite legturi) din acelai fiier.

Constantereprezintnumere sau iruri de caractere direct introduse n formul.Operatorii sunt simboluri utilizate pentru identificarea operaiilor. Exist

urmtoarele tipuri de operatori:

aritmetici: + (adunare) - (scdere) * (nmulire) / (mprire) % (procent) ^ (ridicare

la putere);

comparativi: = (egal) > (mai mare) < (mai mic) (diferit) = (mai mare sau egal).

pentru iruri de caractere: & (concatenare)

pentru referine: Tabelul 2.

Tabelul 2 Operatori folosii n formule Excel pentru precizarea domeniului

Operatorul Semnificaie

: (doupuncte) marcare blocuri de celule. Exemplu (B5:B15) specific toatecelulele dintre B5 i B15

,(virgul) uniune de mai multe celule i blocuri de celule. Exemplu

(B5:B15,D5:D15) specifictoate celulele din blocul B5:B15 i

din blocul D5:D15

(spaiu) intersecie de mai multe blocuri de celule. Exemplu (B7:D7

C6:D8) specific doar celulele comune celor dou blocuri de

celule B7:D7 i C6:D8, respectiv celulele C7, i D7

Exemplu de formul: =SUM(A2:A10) nsumeaz toate valorile aflate n bloculA2:A10. Formulele create ntr-o foaie de calcul pot fi mutate, copiate, modificate sau terse.

Operaiile se realizeaz ca n cazul operaiilor de editare a valorilor din celule. Pentru

operaii de mutare sau copiere doar a unor componente ale celulei (doar valorile, doar

formulele, doar formatarea celulei etc), dup Copy sau Cut, folosiiPaste Special dinmeniul Edit. n cazul operaiei de mutare (Cut), referinele coninute n formul nu se

modific. n cazul operaiei de copiere (Copy), referinele coninute n formul se pot

modifica.


18/45

18

ntr-o formul se pot folosi funcii compuse (care au ca argumente alte funcii).

Funciile compuse pot conine pnla apte niveluri de funcii.

Exemplu de funcie compus cu dou niveluri: Celula D1 conine urmtoarea

formul:

=IF(CountBlank(A1:A100)=0,Average(A1:A100),Exist celule n domeniulspecificat goale!)(Dacn domeniul A1:A100 nu sunt celule goale, atunci plaseazn D1 media valorilor din

A1:A100, altfel plaseazn D1 textul Existcelule n domeniul specificat goale!).

Fig. 11 - Bara de formule

Introducerea formulelor este asistatn cadrul barei de formule, n partea stnga acesteia,zonn care este oferito listcu cele des utilizate funcii (fig. 11) i apelarea creia are ca

rezultat apariia unei ferestre de dialog n care utilizatorului i se pun la dispozi ie parametrii

formulei sub forma de casete de text (fig. 12).

Fig. 12 Caseta de dialog pentru editarea funciilor

1.10

Funcii frecvent utilizate n Excel

Funcii informativeCELL Afieazinformaii despre formatarea, locaia sau coninutul unei celule.

COUNTBLANK Numrcte celule sunt blank (goale) ntr-un domeniu specificat.

ISBLANK Daccelula este goal, din funcie rezultvaloarea adevrat (True).

ISEVEN Dacargumentul este un numr par, din funcie rezultvaloarea adevrat.

ISNONTEXT Dacargumentul nu este text, din funcie rezultvaloarea adevrat.


19/45

19

ISNUMBER Dacargumentul este numr, din funcie rezultvaloarea adevrat.

ISODD Dac argumentul este un numr impar, din funcie rezult valoarea

adevrat.

ISREF Dacargumentul este o referin, din funcie rezultvaloarea adevrat.

ISTEXT Dacargumentul este text, din funcie rezultvaloarea adevrat.

Funcii logiceAND Dactoate argumentele sunt adevrate, din funcie rezultvaloarea adevrat.

IF Permite efectuarea de teste logice.

NOT Inverseazvaloarea logica argumentului.

OR Dac cel puin unul din argumente este adevrat, din funcie rezult valoarea

adevrat.

Funcii matematiceABS Determinvaloarea absoluta unui numr.

COUNTIF Numrcelulele nonblank dintr-un domeniu. care ndeplinesc criteriile

specificate.EXP Calculeazeargument

FACT Calculeazfactorialul unui numr

GCD Determincel mai mare divizor comun.

INT Rotunjete n minus la cel mai apropiat ntreg.

LCM Determincel mai mic multiplu comun.

PI Calculeazvaloarea lui .

POWER Determinrezultatul unui numr ridicat la o putere.

RAND Genereazun numr aleator ntre 0 i 1.

RANDBETWEEN Genereazun numr aleator ntr-un interval specificat.ROUND Rotunjete un numr la unul cu un numr specificat de zecimale.

SIGN Determinsemnul unui numr.

SQRT Calculeazradical dintr-un numr.

SUM Calculeazsuma.

SUMIF Calculeaz suma numai pentru numerele care ndeplinesc criteriile

specificate.

TRUNC Trunchiazun numr la ntreg.

Funcii statisticeAVERAGE Calculeazmedia aritmetica argumentelor.

COUNT Determinnumrul de valori care sunt n lista de argumente.

GEOMEAN Calculeazmedia geometric.

HARMEAN Calculeazmedia armonic.

MAX Determinvaloarea maximdintr-un set de valori.

MEDIAN Calculeazmediana dintr-un set de valori.

MIN Determinvaloarea minimdintr-un set de valori


20/45

20

MODE Calculeazdominanta dintr-un set de valori.

RANK Calculeazrangul unui numr dintr-un set de valori.

STDEV Calculeazabaterea standard pentru valorile dintr-un eantion.

VAR Calculeazdispersia pentru valorile dintr-un eantion.

Funcii text

CHAR Determincaracterul ce corespunde unui anumit cod ascii.CONCATENATE Concateneazmai multe iruri de caractere ntr-unul singur.

EXACT Verificdacdouiruri de caractere sunt identice.

FIND Cautun subir ntr-un ir de caractere.

Funcii pentru iruri de caractereLEFT Determincel mai din stnga caracter dintr-un ir de caractere.

LEN Determinlungimea unui ir de caractere.

LOWER Convertete toate caracterele dintr-un ir n litere mici.

REPLACE nlocuiete unul sau mai multe caractere cu un ir specificat.RIGHT Determincel mai din dreapta caracter dintr-un ir de caractere.

TEXT Formateazun numr i-l transformn text.

TRIM eliminspaiile dintr-un text.

UPPER Convertete toate caracterele dintr-un ir la litere mari.

VALUE Convertete un text la un numr.

1.11

Grafice

Pentru reprezentarea grafic a datelor coninute n foaia de calcul se pot utiliza o

largvarietate de grafice.

Pentru construcia acestora Excel pune la dispoziia utilizatorilor un asistent (wizard)

ChartWizardcare i ghideazpas cu pas de-a lungul procedurii de construire. Chartwizardpoate fi activat fie prin utilizarea opiunii Chart din meniul Insert sau prin utilizarea

butonului ChartWizarddin toolbar.

Pasul 1Trebuie selectat tipul de grafic din lista Charttypei subtipul din lista Chart

sub type.

Pasul 2 Trebuie specificat blocul celulelor care conine datele de reprezentat ncaseta Datarangedin tab-ul DataRange. Aceasta se poate face fie prin scriere directca

referinde bloc de celule n casetfie prin folosirea butonului CollapseDialogbuton, aflatn dreapta casetei Data range, care micoreaz temporar dimensiunile ferestrei wizard

permind selectarea domeniului cu ajutorul mouse-ului. Dupselectare cu ajutorul mouse-

ului se folosete din nou butonul CollapseDialog buton din fereastra micorat, pentrurevenire la modul normal al wizard-ului. Urmeazspecificarea modului n care sunt plasate


21/45

21

seriile de date n foaie, de-a lungul liniilor sau de-a lungul coloanelor, folosind opiunea

corespunztoare din zona Seriesin.

Fig. 13 Grafice n Excel, alegerea tipului de grafic introducerea seriilor de date

Aceastmetodde specificare este recomandatn cazul n care seriile de date sunt

plasate pe linii sau coloane adiacente.

Dacdatele sunt plasate pe linii sau coloane neadiacente se poate utiliza tab-ul Series

pentru adugarea fiecrei serii de date. Se folosete butonulAddpentru adugarea unei serii

sauRemovepentru tergerea unei serii. Pentru seria selectatdin lista Seriesse poate scrie

numele acesteia n casetaNamesau poate specifica prin selectare, n aceeai caset, referinacelulei n care se aflstocat numele, folosind butonul din dreapta casetei. n caseta Values

se specificvalorile de reprezentat ntr-o maniersimilarcu cea prezentatla casetaData

Range din tab-ul DataRange. n caseta Category (X) axis labels se specific blocul decelule care conine etichetele scrii de reprezentare corespunztoare axei Ox.

Fig. 14 Grafice n Excel, alegerea sursei de date

Pasul 3 Se pot specifica o serie de opiuni care permit setarea titlului graficului, a

etichetelor pentru axe (Titles), setarea reelei graficului (tab-ul Gridlines), legendei

(Legends), a etichetelor pentru valorile reprezentate (Data labels) sau afiarea alturi de

grafic i a tabelului cu valorile de reprezentat (Datatable).


22/45

22

Fig. 15 Grafice n Excel, stabilirea titlului

graficului

n ultimul passe specificlocul unde va fi plasat graficul: ca o noufoaie n fiier

sau ca un obiect.

1.12

Baze de date n Excel

Pentru a putea utiliza baze de date cu ajutorul programului Excel se folosesc

comenzile din meniul Data. Aici se regsesc cteva din comenzile uzuale pentru crearea,

interogarea, manipularea bazelor de date:

Fig. 16 Sortarea listelor

Sortarea datelorSort - permite sortarea datelor dintr-o listaflatntr-o foaie de calcul, dupmaxim

trei criterii, putndu-se specifica pentru fiecare criteriu ordinea de sortare (cresctoare sau

descresctoare).Realizarea unei sortri se face astfel (fig. 16):

Se selecteaz zona din foaia de calcul ce conine lista cu datele de

sortat;

Se activeazcomanda Sort;

n caseta Sort by se selecteaz coloana care reprezint primul criteriu

de sortare i se stabilete modul de sortare folosind acest criteriu (Ascending -

cresctor sauDescending- descresctor);


23/45

23

Se procedeaz la fel pentru al doilea i eventual al treilea criteriu de

sortare folosind casetele Then by.

Daczona selectatdin foaia de calcul conine o lista complet, inclusiv

linia cu denumirea coloanelor (Header row cap de list), se bifeazHeader row

pentru a nu include n sortare i aceastlinie. Daclista nu are o asemenea linie

cu denumirea coloanelor sau pur i simplu nu a fost selectat aceast linie sebifeazopiuneaNo header row.

Alte opiuni suplimentare de sortare se mai gsi folosind butonul

Options.

Filtrarea datelorComanda Filter permite afiarea doar a elementelor dintr-o list care ndeplinesc

anumite condiii, restul fiind ascunse. Realizarea unei filtrri interactive, se poate face

relativ uor folosind comandaAutoFilterdin submeniulFilter. La activarea acestei comenzi

n linia care conine numele fiecrei coloane din list vor apare nite casete ComboBox

(liste ascunse) care permit selectarea anumitor elemente de afiat (All toate, Top 10 -primele/ultimele 10 elemente din list, Custom - permite construirea unor criterii mai

complicate). Alegerea unui alt element din lista afiat permite afiarea doar a liniilor

pentru care n coloana din care s-a fcut alegerea apare valoarea selectatdin list.

Exemplu (fig. 17): Dacpentru o listde studeni care studiazdoulimbi strine (E-

englez, F - francez, G - german, I - italian, R - rus), se dorete afiarea doar a celor

care au prima limbde studiu engleza i a doua italiana, se alegedin coloana LB1 limba 1,

valoarea E, iar din coloana LB2 - se alege valoarea I.

Fig. 17 Filtrarea datelor n Excel

Dac se dorete construirea de filtre pe baza unor criterii mai complicate se alege

opiunea Custom din coloana pentru care se construiete filtrul. Va declana afiarea unei

ferestre CustomAutoFilter (fig. 18). n imagineeste artat modul cum trebuie completate casetele

pentru afiarea liniilor care conin studenii ce au a

doua limb de studiu orice alt limb diferit de

englezi italian.

Fig. 18 Setarea filtrului pentru afiareaselectiv


24/45

24

Efectuarea subtotalurilor n listese face cu ajutorul comenzii Subtotalsdin meniul

Data.

Fig. 19 Listde date pregtitpentruefectuarea de subtotaluri

Exemplu: Se dorete aflarea cantitii din fiecare tip de produs care exist ntr-undepozit oarecare. Se cunosc datele din imaginea urmtoare dreapta, n care elementele din

listau fost n prealabil sortate alfabetic dupdenumire (fig. 19):

Se selecteaz zona care cuprinde toate elementele din list inclusiv

denumirile coloanelor;

Se activeazcomandaData, Subtotals;

Din fereastra Subtotal(fig. 20), n caseta At each change in: (la fiecare

schimbare n) se alege Denumire, n caseta Use function (folosete funcia) se

alege Sum iar n caseta Add subtotal to (adaug subtotal la) se bifeaz coloana

Cantitate.

Fig. 20 Caseta de dialog Subtotals

Dac se dorete afiarea subtotalurilor sub fiecare tip de produs sebifeaz caseta Summary bellow data, dac se dorete afiarea subtotalului

deasupra fiecrui tip de produs se debifeaz. Pentru afiarea fiecrui subtotal pe

cte o paginseparatla imprimantse bifeazPage break between groups.

Pentru renunarea la subtotaluri se foloseteRemove All.

Validarea datelorComandaValidation- permite definirea condiiilor pe care trebuie sle ndeplineasc

valoarea ce se introduce ntr-o celul, a mesajului afiat la selecia respectivei celule i a


25/45

25

mesajului care trebuie s apar la ncercarea de a introduce n celul o valoare care nu

ndeplinete condiiile cerute.

Exemplu: n lista cu produsele din depozit de la exemplul anterior, se dorete ca lainserarea unei cantiti pentru orice produs s poat fi introduse dect valori numerice

pozitive.

La selecia oricrei celule din coloana respectivsfie afiat mesajul Sunt permise

doar valori numerice pozitive., iar la ncercarea de introducere a unei valori diferite de

numr pozitiv sfie avertizat utilizatorul prin urmtorul mesaj: Valoarea introdustrebuie

s fie numerici pozitiv!. Pentru aceasta elementele din fereastra Data Validation se

completeazca configurrile din figurile 21, 22 i 23.

F

Fig. 21 Setrile pentru permiterea Fig. 22 Configurarea mesajului lanumai a numerelor ntregi, pozitive introducerea datelor

Fig. 23 Configurarea mesajului deeroare

Exerciii propuse:

1. Deschidei aplicaia de calcul tabelar Excel.

2. Setai programul Excel astfel nct:

- ntr-un nou registru (fiier .XLS) vor fi 4 foi de calcul


26/45

26

- dup introducerea unor date ntr-o celul i apsarea tastei Enter,selecia se va muta n dreapta

- fontul implicit (standard) este Arial 12

- separatorul zecimal este caracterul virgul, iar separatorul de mie (de

exemplu 1.000.000) este punctul

- fiierul se va salva automat dup7 minute

3. Creai un fiier nou. Salvai-l n directorul dumneavoastrde lucru cu numele

Excel_1.xls.

4. Inserai 4 noi foi de calcul. tergei trei dintre ele

5. Redenumii cele cinci foi de calcul rmase astfel: Trim1, Trim2, Trim3, Trim4,

TotalAn

6. Introducei, n acelai timp n toate cele patru foi de calcul Trim1, Trim2,

Trim3, Trim4, datele de mai jos:

A B C D E

1 100 200 300 400

2 50 55 65 75

3 40 45 55 65

4

5

7. n foaia de calcul Trim1, plasai indicatorul de selecie n celula A5. Scriei

formula =A1+A2. Folosind butonul de extindere a formatrii, copiai aceast

formuln celulele B5, C5 i D5.

8.

n foaia de calcul Trim1, plasai indicatorul de selecie n celula F1. Scrieiformula =Sum(A1:D1). Folosind butonul de extindere a formatrii, copiai

aceastformuln celulele F2 i F3.

9. Selectai foaia de calcul Trim2. Copiai-o ntr-un nou fiier numit Adresari.xls

(folosii meniul Edit-Move or Copy Sheet...). Redenumii foaia de calcul

Trim2 n Adresare_Absolut. Inserai dou noi foi de calcul. Redenumii-le

Adresare_Relativa i Adresare_Mixta. Copiai n cele dou foi de calcul

Adresare_Relativa i Adresare_Mixta datele din foaia de calcul

Adresare_Absolut. Folosind i exemplele de la paginile 10 i 11,

exemplificai modurile de adresare a celulelor n formule Excel.

10. Salvai spaiul de lucru din Excel, care conine cele dou fiiere pe care le

avei deschise (Excel_1.xls i Adresari.XLS) n fiierul Comun1.xlw.

nchidei toate fiierele .

11. Creai un fiier nou cu numele Studenti.xls. Redenumii prima foaie de calcul

n Examen. Colorai numele foii de calcul n rou. ncepnd din celula A4

scriei tabelul de mai jos:


27/45

27

Nr Numele Prenumele Grupa N_Lb N_Ex Media

RADU RUXANDRA 3 10 8

SNDULESCU LINDA LARISSA 2 10 9

SNDULESCU OANA ALEXANDRA 3 6 10

SRDAN EMANUEL ILIE 1 5 4

SVULESCU ROXANA MANUELA 2 9 8STNCLIE RALUCA 1 6 9

STNCLIE ROBERT SILVIU 3 10 10

STNCESCU RAMONA CAMELIA 2 6 3

STNIC

MDLINA

COSTINELA 2 7

9

STNUI ELENA DANIELA 1 5 3

12. Folosind facilitile de generare a seriilor de date din Excel, completai

coloana Nr. Calculai media.

13. Sortai baza de date n ordinea descresctoare a mediilor.14. Filtrai baza de date i permitei lucru numai cu studenii din grupa 3.

Eliminai filtru i activai unul pentru toi studenii cu media 10.

15. Eliminai toate filtrele. Calculai media generali media pe grupe.

16. Salvai fiierul i apoi nchidei-l.

17. Deschidei un nou registru de calcul. Salvai-l cu numele Produse.xls. Scriei

n prima foaie de calcul, pe care o denumii Realizri, datele de mai jos:

Nr.Crt.

Cod

Produs Um Gestiune Cantitate Pre Valoare

P1 buc 1 100 5000P2 buc 2 500 4500

P2 buc 1 55 4500

P1 buc 2 900 5000

P3 kg 2 36 9500

P3 kg 1 58 9500

18. Folosind facilitile de generare a seriilor de date din Excel completai coloana

Nr. Crt. Calculai valoarea pe fiecare produs.

19. Calculai, pe coloanele Cantitate i Valoare, subtotaluri pe produse.

20. Calculai pe coloana Valoare subtotaluri pe gestiuni. Salvai i nchideiregistrul de calcul.

21. Deschidei un nou registru de calcul. Salvai-l cu numele BDate.xls

Redenumii prima foaie de calcul Validri. Creai n ea un tabel care s

coninurmtoarele coloane:

- Nr. Crt. (se va completa folosind facilitateaEdit-Fill-Series)

- Numele i Prenumele


28/45

28

- Sexul; n aceastcoloanse va permite doar introducerea caracterelor

M sau F

- Profesia; n aceastcoloannu vor fi permise dect valorile: economist,

inginer, profesor, arhitect i medic

- Nota1, Nota2 i Nota; n aceste coloane vor fi permise numai numere

cuprinse n intervalul 1.00 10.00

- Media

22. Introducei date i calculai media cu rotunjire la o singurpoziie zecimal.

23. Salvai fiierul. Redenumii a doua foaie de calcul Grafic. Introducei datele de

mai jos:

Produs A Produs B Produs C

Trim 1 10 12 14

Trim 2 12 5 20

Trim 3 15 10 5

Trim 4 9 12 6

Reprezentai grafic, n aceeai foaie de calcul, evoluia produciei n cele patru

trimestre.


29/45

29

2. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL N SINTEZA I ANALIZADATELOR: CREAREA TABELELOR PIVOT I A DIAGRAMELOR PIVOT

2.1 Ce sunt tabelele pivot i diagramele pivot?

Tabelele pivot (rapoartele PivotTable) i diagramele pivot (rapoartele PivotChart)

reprezint faciliti deosebite oferite de Excel pentru sinteza i analiza datelor. Extrem de

uor de folosit de ctre utilizatorii domestici(nu este necesaradugarea unor formule sau

funcii), ele se pot constitui n instrumente utile procesului managerial.

Aceste rapoarte permit crearea de noi vizualizri ale datelor din foile de calcul. n

cteva secunde, se pot asambla sute sau mii de informaii, punnd n evidensemnificaiile

din spatele datelor.

Spresupunem cavem o foaie de lucru Excel cu lista vnzrilor dintr-o firm, care

conine mii rnduri de date cu detalii privind vnzrile pe ageni, produse, perioade de timp,locuri de desfacere etc. Un manager i pune ntrebri legate de semnificaia acestor date.

Cum se obin rspunsurile? Rapoartele PivotTable i PivotChart organizeazi sintetizeaz

datele, ofer comparaii, pun n eviden modele, relaii i analizeaz tendine. n aceast

lucrare vom afla ct de uor pot aceste rapoarte srealizeze diverse vizualizri ale datelor,

comparnd, punnd n evideni analiznd aceste date, transformndu-le n informaii pline

de semnificaii.

Decidei ce date dorii sse analizeze i cum vor fi organizate acestea. n locul unui

singur formular arbitrar care nu corespunde pe deplin necesitilor, fiecare raport PivotTable

ofero viziune diferita datelor, rspunznd imediat la interogri i fiind particularizat n

funcie de scopurile propuse.

Pentru a compara fapte i a le afla semnificaia, ncepei prin a pune ntrebri. Este

necesar s cunoatei care sunt vnzrile totale n funcie de regiune, agent de vnzri,

trimestru sau lun? N-ar merge mai bine afacerea daccei mai buni oameni ar vinde numai

produsele de top? Sau ar trebui eliminate produsele care nu aduc venituri? Odatntrebrile

formulate, cu Excel obinei foarte uor rspunsurile.

Spre deosebire de facilitatea de realizare a subtotalurilor, care modific structura

listei (bazei de date) prin ordonarea datelor dup un criteriu, tabelele pivot i diagramele

pivot creeazn registru de lucru elemente noi, independente.

Rapoartele PivotTable se pot folosi atunci cnd toate datele se afl ntr-o list sau

ntr-o bazde date externpe care o putei interoga cu programul Excel. Ele nu se pot folosi

pentru foile de calcul structurate care cuprind subtotaluri i rnduri de total. De exemplu, un

raport PivotTable nu poate fi folosit n cadrul unei foi de lucru ce conine un buget anual sau

un bilancontabil etc., deoarece n aceste cazuri existdeja rnduri i coloane n care sunt

realizate subtotaluri. Dar, dacse introduc n foaia de calcul (sau se importdintr-o bazde

date extern) datele primare pentru calculul bugetului anual sau pentru bilanul contabil,


30/45

30

atunci se pot crea uor asemenea rapoarte, sub form de PivotTable, avnd astfel la

dispoziie mai multe opiuni analitice.

2.2

Crearea unui raport pivot table

Pentru a crea un raport PivotTable dintr-o list existent se deschide registrul

(fiierul) care conine lista pe care dorii sse bazeze acesta.

De exemplu, ntr-un registru de calcul numit Ex_PivotT_01avem o foaie de calcuVnzri, care are foarte multe nregistrri, cu structura de mai jos:

ar Agent de vnzri Valoare comenzi

ROM Florescu 2.542,00 lei

ROM Ionescu 3.124,00 lei

ROM Constantin 4.132,00 lei

ROM Marin 6.534,00 leiROM Constantin 1.514,00 lei

USA Florescu 6.512,00 lei

USA Ionescu 3.211,00 lei

USA Marin 424,00 lei

USA Marin 545,00 lei

USA Florescu 627,00 lei

ESP Ionescu 1.239,00 lei

ESP Constantin 414,00 lei

ESP Marin 9.843,00 leiESP Ionescu 1.278,00 lei

.... ........ .....

ESP Florescu 1.456,00 lei

Atenie: realizarea unei tabele pivot, nainte de a fi o problem tehnic (decunoatere a ceea ce poate oferi programul Excel), este una funcional. Utilizatorul, bun

cunosctor al domeniului n care se ncadreaz problema, trebuie s defineasc bine

cerinele. Altfel zis: trebuie sstabileascexact ce informaii vor aprea n raport i cum vor

fi ele grupate.S presupunem c n lista de mai sus sunt peste 2000 de nregistrri. Cum trebuie

grupate datele pentru a servi procesului decizional? Pentru a afla cum, ncepem prin a pune

ntrebri despre ce este necesar saflm:

oct a vndut fiecare agent de vnzri?

ocare este volumul vnzrilor dupar?

Dupce am rezolvat problema din punct de vedere funcional, parcurgem etapele de

mai jos.


31/45

31

1. Se efectueaz un click de mouse oriunde n list. Programul Excel consider cafiind o baz de date (list) toate datele aflate n tabel ntr-o zon continu. Plasarea

cursorului n interiorul listei i trecerea la pasul urmtor (ca de altfel i utilizarea altor

comenzi din meniul Data, precum Sort, Filter, Subtotals ...) determin implicit utilizarea

tuturor datelor din listpentru comanda care va fi datn continuare.

Dacse dorete realizarea unui raport PivotTable (sau o sortare sau o filtrare, sau un

subtotal etc.) dintr-un set de date din list, se selecteazdomeniul care conine datele.

2.Se apeleazmeniul Data PivotTable and PivotChart Reports..., iar pe ecran

apare programul utilitar Pivot Table and PivotChart Wizard(vrjitorul), aa cum aratnfig. 24, care ne ajutsconstruim tabela pivot.

Fig. 24 Fereastra principala utilitarului PivotTable and PivotChart Wizard

3.Programul utilitar cere sse specifice sursa de date (Where is the data that youanalyze?), care poate fi:

oMicrosoft Office Excel or database - o list Excel, respectiv listacurentsau alta ce va fi ulterior precizat.

oExternal data source se utilizeaz atunci cnd raportul PivotTable

se va baza pe rezultatul unei interogri a unei baze de date externe, de exemplu

o tabel realizat n VisualFox care conine nregistrrile cu privire la situaiavnzrilor. Dacse alege aceastopiune, se pornete programul utilitar Query

Wizard i solicit opiuni pentru formatul i locaia bazei de date. Apoi

programul Excel utilizeaz aceast interogare ca surs pentru raportul

PivotTable sau PivotChart. De fiecare datcnd se remprospteazdatele din

tabela pivot, Excel-ul ruleaz interogarea salvat i reactualizeaz raportul cu

modificrile intervenite n baza de date externutilizatca surs.


32/45

32

oMultiple consolidation ranges dac se utilizeaz aceast opiune,programul Excel permite, ca pentru realizarea tabelei pivot, s se selecteze

domenii din una sau mai multe foi de calcul.

Tot n cadrul acestui pas, se precizeazi tipul raportului ce va fi obinut (What kindof report do you want to create?):

oo tabelpivot;

oo diagrampivot nsoitde o tabelpivot.

n exemplul nostru, n ambele seciuni alegem prima opiune i apoi efectum click

pe butonul Next.4.Programul vcere sspecificai domeniul n care sunt localizate datele (fig. 25).

Selecia impliciteste lista curent(este opiunea pe care o facem n exemplul nostru) sau

orice domeniu pe care a fost selectat anterior pornirii vrjitorului. Dac este necesar se

modificzona selectati se efectueazclick pe butonul Next.

Fig. 25 Selectarea domeniului n care sunt localizate datele

5.Apoi programul utilitar vntreabunde splaseze raportul PivotTable, figura 26Este recomandat alegerea opiunii implicite New Worksheet, deoarece prin adugarea

unui raport PivotTable n propria sa foaie vexpunei riscului ca modificrile efectuate n

listsafecteze raportul PivotTable i invers.

Fig. 26 Alegerea amplasamentului raportului i a opiunilor de realizare

Dac se alege opiunea Existing Worksheet, va trebui salegei adresa unde va fi

poziionat tabelul pivot.

Pentru a controla, nc din aceast etap, modul de afiare al tabelei pivot apsai

butonul Layout...n cadrul ferestrei Layoutvor fi afiate structurile de date pe baza crora


33/45

33

se va construi tabelul pivot. Datele (cmpurile) vor fi introduse n cadrul tabelului cu

ajutorul metodei Drag & Drop. V recomandm s trecei peste apelarea butonuluiLayout... i s configurai modul de prezentare a informaiilor n etapa final (unde veivedea cexist... tot douposibiliti de configurare!).

La acest pas, mai putei stabili i anumite opiuni asupra tabelului cu ajutorul

butonului Options..., care va deschide fereastra Pivot Table Options, figura 27:

Fig. 27 Stabilirea opiunilor de realizare a tabelei pivot

on cadrul meniului Namese poate stabili numele tabelei pivot.

oGrand totals for columns / Grand totals for rowspermit activareatotalurilor generale pe coloane, respectiv pe linii.

oAutoFormat table determin aplicarea unui format predefinit pentru

tabel.

oFor error values show gestioneaz erorile prin nlocuirea valorilor

greite cu un caracter sau cu un spaiu.oFor empty cells showpermite aceleai setri ca i opiunea anterioar,

dar pentru celulele goale.

oRepeat item labels on each printed page determin imprimarea pe

fiecare pagina etichetelor de cmpuri.

oSave data with table layout salveaz datele mpreun cu paginile

tabelei pivot.


34/45

34

oRefresh to open actualizeaz la deschidere tabela pivot pe bazamodificrilor efectuate n lista (baza de date) ce a constituit sursa de date

Dupstabilirea opiunilor de realizare i, eventual, dupstabilirea modului de afiare

a tabelei, se alege butonul Finish.5. Programul utilitar Pivot Table Wizard se nchide i se creaz o nou foaie de

calcul n se afiazbara de instrumente PivotTable, fereastra Pivot table field list i ecranulde proiectare structurat n patru zone (vezi figura 28):

oRow (Drop Row Fields Here) cmpurile care se introduc aici vor fi

amplasate n capul primei coloane a tabelei pivot.

oColumn (Drop Column Fields Here) cmpurile care se introduc aicivor fi amplasate pe prima linie a tabelei pivot.

oPage (Drop Page Fields Here) cmpurile care se introduc aici creazun meniu derulant care va permite filtrarea nregistrrilor din tabel.

oData (Drop Page Fields Here) permte definirea cmpurilor aupracrora se vor realiza diverse funcii sub form de sum, minim, maxim etc.

Funcia impliciteste SUM.

Fig. 28 Proiectarea structurii tabelei pivot

Pentru plasarea cmpurilor n spaiu de proiectare avei (cel puin) doumetode:

a. Prin metoda Drag & Drop, plasai cmpuri din lista de cmpuri a

tabelei pivot (Pivot Table Field List) n cele patru zone din fereastra deproiectare (row, column, page, data) n funcie de ceea ce ai prevzut srezolvetabela pivot.

b. n fereastra Pivot Table FieldListselectai cmpul pe care dorii slplasai n tabel. Din lista ascuns, aflat n colul din dreapta jos al ferestrei,

selectai zona n care vrei splasai cmpul i apoi apelai butonul Add To.


35/45

35

Fig. 29 Finalizarea raportului PivotTable

n figura 29 este prezentatultima etapde generare a tabelei pivot pentru exemplulavut n vedere.

Nu fii surprini dacraportul PivotTable nu este afiat corespunztor de prima dat.

n particular, cmpurile de centralizare din zona de date sunt prestabilite pentru funcia

SUM. Dac dorii s utilizai o alt funcie sau s modificai structura i formatul tabeleipivot, parcurgei paragraful urmtor.

2.3

Editarea i actualizarea tabelelor pivot

Dupce creai un raport PivotTable, este uor srearanjai cmpurile i articolele de

date.

Astfel, tragei cmpurile dintr-un loc n altul pentru a schimba afiarea datelor, de

exemplu dintr-un cmp de linii ntr-un cmp de coloane, dacdorii svizualizai valorile

unele lngaltele, n loc de una deasupra alteia.

Pentru a avea la dispoziie comenzile necesare modificrii unei tabele pivot, efectuai

click din butonul drept al mouse-ului n interiorul tabelei pivot i va fi afiat meniul

contextual prezentat sau deschidei lista ascuns Pivot Table din bara de instrumente cu

acelai nume i apare meniul din figura 30.


36/45

36

Fig. 30 Opiuni pentru modificarea unei tabele pivot (meniu contextual)

Fig. 31 Opiuni pentru modificarea unei tabele pivot (bara de instrumente Pivot Table)

Pentru a modifica lista sau sursa de date pe care se bazeaz raportul Pivot Table

procedai astfel:oapelai opiunea Pivot Table Wizard;

odai de douori Backpentru a reveni la nceputul programului utilitar;

oefectuai modificrile dorite;

oapelai butonul Finish.

Dac nlocuii un cmp existent, este bine ca, mai nti s l tergei pe cel vechi,

pentru a nu efectua calcule inutile.


37/45

37

Atunci cnd plasai un nou cmp n zona de rnduri sau de coloane, programul Excel

l adaug ca parte a ierarhiei de cmpuri care se afl deja acolo i grupeaz automat

articolele n ordinea n care apar. De exemplu, dacavei o listde categorii de produse, n

care fiecare categorie conine mai multe produse, plasai cmpul de categorii la stnga

cmpului cu numele produsului, n caz contrar rezultatele raportului nu vor avea sens. Sau

dacavei o listde conturi analitice, n care fiecare cont analitic se dezvoltn mai multe

conturi sintetice, plasai cmpul de conturi sintetice la stnga cmpului cu numele conturilor

analitice. Dac lista conine doucmpuri care se aflntr-o corespondende unu-la-unu,

cum ar fi numele persoanei si CNP-ul, atunci putei sle adugai n zona de rnduri n orice

ordine, lista fiind corectn ambele cazuri.

Pentru a terge un cmp din orice parte a machetei PivotTable, tragei butonul de

cmp n afara machetei, iar atunci cnd pictograma indicatorului se modific, astfel nct s

devinun X de culoare roie, eliberai butonul mouse-ului.

Pentru a schimba ordinea cmpurilor din rnduri, coloane sau zona de date, trage i

butonul de cmp i plasai-l n noua locaie. Asigurai-v c indicai butonul de cmp nueticheta acestuia, Vei ti ceste corect dac indicatorul mouse-ului se transformn patru

sgei.

Utilizarea mouse-ului pentru a rearanja ordinea articolelor de date dintr-un raport

PivotTable poate fi incomod. Este mai simplu dacefectuai click de dreapta pe butonul de

cmp pe care dorii sl mutai i apoi alegei oricare din opiunile meniului Order.

Pentru a schimba funcia de centralizare implicit utilizat n zona de date (SUM)efectuai click de dreapta pe butonul de cmp din raportul PivotTable i alegei, din meniul

contextua, opiunea Field setings. Se deschide caseta de dialog PivotTable Field,

prezentatn figura 32.

Fig. 32 Modificarea funciei implicite de nsumare din zona de date

Din lista Summarize se alege funcia dorit, al crui nume prestabilit se poateschimba n caseta Name.


38/45

38

Ordinea de sortare prestabilitpentru rnduri i coloane este alfanumeric. Se poate

schimba ordinea unor articole prin tragerea lor n sus sau n jos (n cazul rndurilor), la

stnga sau la dreapta (n cazul coloanelor).

Pentru a schimba automat ordinea de sortare, procedai astfel:

1. Efectuai click dreapta pe butonul pentru rnduri sau coloane i alegei

oiunea Field Setings.2. Efectuai click pe butonul Advanced, pentru a afia caseta de dialog

Pivot Table Fields Advanced Options, figura 33.

3. Alegei ordinea de sortare i coloana dupcare vei efectua sortarea.

4. Pentru a afia un anumit numr de nregistrri alegei opiunea Ondindin seciunea Top 10 AutoShow. De fapt vei putea afia primele sau ultimele n

nregistrri, folosind butonul de incrementare/decrementare Show (n poate luavalori pnla 255).

Fig. 33 Sortarea n tabelele pivot

ntr-o listse pot aduga subtotaluri ale rndurilor, coloanelor sau ambelor. n multe

cazuri, programul Excel le adaugautomat, chiar dacnu sunt adecvate. Subtotalurile pot

reprezenta o modalitate util de prezentare a informaiilor sau pot aduga dezordine ntre

rnduri i coloane.

n funcie de concepia raportului PivotTable i de ceea ce a adugat automat

programul Excel, este, de multe ori, nevoie sadugai sau stergei aceste subtotaluri.

n unele cazuri, putei terge subtotaluri cu ajutorul meniurilor contextuale. Efectuai

click de dreapta pe oricare din subtotaluri i alegei opiunea Hide.

Pentru a utiliza subtotaluri procedai astfel:

1. Efectuai click dreapta pe butonul Pivot Table corespunztor titlului

rndului sau coloanei care conine subtotalul i alegei opiunea Field Setings din

meniul contextual. Programul Excel afieaz caseta de dialog prezentat n fig.

34.


39/45

39

2. n seciunea Subtotals, alegei opiunea Automatic, pentru a lsaprogramul Excel s crezee subtotaluri pentru toate articolele. Alegei opiunea

Custom pentru a aduga unul sau mai multe tipuri specifice de subtotaluri, cumar fi Count sau Average. Selectai Nonepentru a terge toate subtotalurile.

3. Selectai butonul OK pentru a iei din caseta de dialog i a salvamodificrile efectuate.

Fig. 34 Setarea subtotalurilor

Dupcum indici denumirea, macheta prestabilitpentru un raport PivotTable este

n format tabelar. Dar acest aranjament nu reprezint ntotdeauna cea mai eficient

modalitate de a prezenta datele.

Atunci cnd grupai un raport PivotTable dupun cmp de rnduri i afiai datele

dupal doilea cmp de rnduri, probabil este mai bun formatul de tip schi, n care cmpul

de rnduri de pe nivelul de sus apare n primul rnd urmat de fiecare grup de articole.

Care varianta este mai bun: tabel sau schi? Nu exist un rspuns ntotdeauna

corect. El este n funcie de datele din tabel i de considerente estetice.

Pe baza tabelului cu structura de mai jos, s-a realizat un tabel pivot.

ar Agent de vnzri Ora Valoare comenzi

ESP Ionescu Madrid 1.239,00 lei

ESP Constantin Valencia 414,00 lei

ESP Marin Madrid 9.843,00 lei

ESP Ionescu Madrid 1.278,00 lei

ESP Florescu Valencia 1.456,00 lei

ROM Florescu Cluj 2.542,00 leiROM Ionescu Cluj 3.124,00 lei

ROM Constantin Arad 4.132,00 lei

ROM Marin Arad 6.534,00 lei

ROM Constantin Arad 1.514,00 lei

USA Florescu Dalas 6.512,00 lei

USA Ionescu Boston 3.211,00 lei

USA Marin Boston 424,00 lei


40/45

40

ar Agent de vnzri Ora Valoare comenzi

USA Marin Boston 545,00 lei

USA Florescu Dalas 627,00 lei

n figura 35 el este prezentat sub formde tabel, iar n figura 36 este prezentat sub

formde schi.

Fig. 35 Un raport PivotTable prezentat sub formde tabel

Pentru a comuta ntre formatele de tip tabel i schi, efectuai urmtoarele:

1. Executai click de dreapta pe butonul PivotTable corespunztor

cmpului de rnduri care se afl cel mai n stnga i alegei opiunea Field

Setings din meniul contextual.2. n caseta de dialog PivotTable Field, efectuai click pe butonul Layout

pentru a afia caseta de dialog PivotTable Fields Layout, figura 34.

3. Pentru a utiliza o machet tabelar selectai opiunea Show Items inTabulator Form. Pentru a o machetn stil schiselectai opiunea Show Items

in Outline Form (fig. 37).4. Efectuai orice alte modificri, de exemplu pentru a aduga o linie

necompletatsau un salt la paginnoudupfiecare grup i apoi selectai butonul

OK.


41/45

41

Fig. 36 Un raport PivotTable prezentat sub formde schi

Fig. 37 Comutarea ntre macheta de tip tabel i macheta de tip schi

Pentru a face ca vederea tabelardin figura 35 sfie mai uor de citit, se poate utilizo opiune: se efectueazclick dreapta oriunde n tabel, se alege Table Optionsi apoi se

bifeaz opiunea Merge Labels. Efectul const n mbinarea tuturor celulelor

corespunztoare etichetelor rndurilor i coloanelor exterioare.

Exerciii propuse:

1. ntr-un registru de calcul Excel, TabelPivot_02.xls, se afl o singur foaie decalcul Vnzri_Produse, care conine datele structurate dupmodelul de mai jos.

Agent_Vinzare Anul Produs Oras Cantitate Pret ValoareC 2005 P1 O2 7 15 105

A 2005 P3 O1 10 13 130

A 2005 P2 O1 11 22 242

C 2006 P3 O3 11 13 143

A 2006 P1 O1 12 15 180

Generai (scriei) nregistrri n aceastfoaie de calcul n aa fel nct:


42/45

42

- sunt minim trei ageni de vnzare;

- fiecare agent de vnzare a desfurat activitate n trei ani (2005, 2006 i

2007);

- n fiecare an, agentul a vndut cel puin trei produse;

- fiecare produs a fost vndut de fiecare agent n cel puin trei orae.

2. Generai o tabel pivot cu numele Analiza_01 n care s sintetizai vnzrilecantitative pe fiecare agent, an i produs. Copiai foaia de calcul Analiza_01 n foaia decalcul Analiza_02. n Analiza_02 comutai tabela pivot din tabel n schi. Revenii.

tergei cmpul ce reprezintanul. Inserai cmpul ce reprezintoraul.

3. Generai o tabel pivot cu numele Analiza_03 n care s sintetizai vnzrilevalorice pe fiecare an, produs i ora. Sortai tabelul pivot descresctor dup valoarea

vnzrilor din fiecare ora.

4.Analizai,n tabela pivot Analiza_04,numrul de produse vndute de fiecare agentn diferii ani i pe orae.

2.4Alte actualizri pentru rapoartele PivotTable

tergerea celulelor necompletate i configurarea mesajelor de eroare.Pentru acrea un raport PivotTable uor de citit, cu aspect profesionist, este bine sacordm atenie

celulelor necompletate i mesajelor de eroare. Aceasta deoarece rapoartele PivotTable

centralizeazautomat toate datele, iar n zona de date pot s apar celule necompletate i

mesaje de eroare. Erorile de tipul #DIV/0sunt obinuite mai ales cnd se calculeazmediile

dintr-o listlung, deoarece este aproape sigur cunele articole nu vor avea corespondent laintersecia dintre un anumit rnd i o coloan.

De exemplu, pe baza listei de la nceputul paragrafului, se genereazun raport PivotTable

care are n zona row ara, n zona column agentul de vnzri, iar n zona data valoarecomenzi i dorim s analizm media vnzrilor. Dac anumii ageni de vnzri nu au

vndut n unele ri, atunci vor aprea mesaje de eroare, figura 38.

Fig. 38 Mesaje de eroare ntr-un raport PivotTable

Pentru a configura aspectul celulelor necompletate i al mesajelor de eroare se

procedeazastfel:

5. Deschidei fereastra pentru modificarea unei tabele pivot.


43/45

43

6. Selectai caseta de validare For error values, show (pentru valorileeronate, se va fia) i modificai coninutul casetei de text din dreapta cu mesajul

care dorii s apar n cazul unor valori eronate (nc nu se calculeaz, de

exemplu).

7. Selectai caseta de validare For empty cells, show (pentru celulelenecompletate, se va afia) i modificai coninutul casetei de text din dreapta cu

mesajul care dorii saparn cazul unor celule necompletate (de exemplu: putei

safiai 0, n cazul n care cmpul conine date numerice sau ld lipsdate n

rest).

8. Apelai butonul OKpentru a salva modificrile fcute.

Actualizarea datelor ntr/un raport PivotTable. Atunci cnd se schimbmacheta

unui raport PivotTable, Excel-ul actualizeazautomat datele din tabel. De exemplu, dacai

generat iniial un tabel pe ageni de vnzri (zona row) i ri (zona column), iar apoi, n

zona de coloanse nlocuiete cmpul ri cu cmpul orae, el recalculeazautomat afiarea

datelor.Dar dacse modificlista de baz(n foaia de calcul dupcare a fost generat raportul

se schimb valoarea unor celule i/sau apar linii sau coloane noi), modificrile nu apar

automat n tabelul pivot. Este necesar actualizarea trebuie manual (remprosptarea

datelor) din tabel. Pentru aceasta, trebuie apelat comanda Refresh Data (din bara de

instrumente PivotTable sau din lista ascunsde pe aceeai barsau din meniul contextual

sau din meniul Data).Se poate opta i pentru varianta remprosptrii datelor din tabela pivot ori de cte ori

se deschide registru de lucru. Pentru aceasta, din lista PivotTable de pe bara de instrumente

PivotTable sau din meniul contextual ce apare la un click dreapta de mouse n suprafaatabelului pivot, se apeleazcomanda Table Options, iar fereastra Pivot Table Optionscare

apare se bifeazcsua de validare Refresh on open(remprosptare la deschidere).Atenie:

1. Opiunea Refresh every n minutesnu este activdect n cazul n care

pentru generarea raportului PivotTable s-a folosit o surs extern de date (de

exemplu, o bazde date VisualFox).

2. Dac, n lista surs (de baz), se adaug noi linii sau noi coloane n

afara cadrului iniial al tabelului (altfel spus: se adaugo linii mai jos de ultima

linie sau se adaug coloane la dreapta ultimei coloane ), pentru actualizareatabelei pivot apelarea comenzii Refrech Datanu produce nici un efect. n acestcaz, procedura de actualizare este urmtoarea:

a. se plaseaz cursorul n interiorul tabelei pivot i, din

meniul contextual ce apare prin apsarea butonului drept al mouse-ului,

se alege opiunea Pivot Table Wizard, care lanseazprogramul utilitarpentru generarea tabelelor pivot, dar (atenie!) programul este lansat n

cel de al treilea pas;


44/45

44

b. se apeleaz butonul Back i se revine la pasul doi i seselecteazntreaga list.

Formatarea rapoartelor PivotTable.Atunci cnd se creazun raport PivotTable,acesta preia formatrile prestabilite pentru registru de lucru din care face parte.

Se pot aplica formatri noi, att textului ct i numerelor de pe cuprinsul unui raport

PivotTable, prin folosirea opiunilor de formatare la fel ca la o foaie de calcul obinuit.Dar, dacse redefinete ulterior raportul pivot, se vor pierde aceste formatri.

Pentru a face ca rapoartele PivotTable sa arate ct mai bine, se poate profita de

capacitatea AutoFormat din programul Excel. Astfel, dupcrearea raportului, se efectueaz

click cu butonul stng al mouse-ului pe butonul Format Reportsdin bara de instrumentePivotTable.Apare caseta de dialog AutoFormat, care conine 21 de formate prestabilite.

Se alege unul dintre aceste formate i se selecteazbutonul OKpentru a aplica modificrilen raportul PivotTable.

Formatarea de mai sus se poate anula astfel: din fereastra Pivot Table Options(care

se deschide apelnd comanda Table Options...din meniul contextual rezultat n urma unuiclick dreapta de mouse n suprafaa tabelei pivot sau din meniul ce se deschide apelnd lista

ascuns Pivot Tabledin bara de instrumente cu acelai nume) se terge semnul de validare

aferent casetei AutoFormat table. Apoi se efectueaz click pe butonul Format Reports,pentru a deschide din nou caseta de dialog AutoFormati se alege opiunea None.

2.4 Crearea i editarea de diagrame (grafice) PivotChart

Un raport PivotChart este o diagrambazatpe datele din PivotTable.Fiecare diagramPivotChart necesitdeci un tabel PivotTable, pe care l utilizeaz

ca sursde date.

Sunt douvariante pentru crearea unei diagrame PivotChart:

1.

Exist un raport PivotTable creat anterior. n acest caz, se plaseaz cursorul n

interiorul tabelei pivot se alege opiunea PivotChart. Drept rezultat, pe bazatabelului pivot existent se creaz, ntr-o noufoaie de calcul denumitChart n,

un grafic, care apoi se poate modifica n mod obinuit.

2. Nu existun raport PivotTable anterior creat.

a.

Dupapelarea programului utilitar Pivot Table and PivotChart Wizard,la ntrebarea What kind of report do yu want to create? se alege a douaopiune, PivotChart report (with PivotTable report).

b. Dup parcurgerea celui de al treilea pas din programul de tip wizard,

macheta de proiectare este cea prezentatn figura 39. Se observanumite

diferene fade proiectarea unei tabele pivot:

i.

Zona pentru cmpurile de rnduri s-a transformat n zonpentru

cmpurile de categorii;


45/45

ii. Zona pentru cmpurile de coloans-a transformat n zonpentru

cmpuri de serii.

Plasarea i actualizarea cmpurilor i a datelor cmpurilor n spaiul de proiectare nu

difer, n cazul diagramelor PivotChart fade tabelele pivot.

Pe de alt parte, pentru diagramele PivotChart se pot utiliza aceleai opiuni de

formatare i editare ca i n cazul diagramelor (graficelor) convenionale. Se pot apela

meniurile contextuale pentru a alege alt tip de grafic, a formata seriile de date etc.

Fig. 39 Macheta de proiectare a unei diagrame PivotChart

Exerciii propuse:

5. Pentru datele din tabelul aflat la exerciiul nr. 1, realizai o diagramPivotChart

care spun n evidenvnzrile cantitative pe produse i pe ageni de vnzri. Realizaidiagrama n douvariante:

- mai nti creai un tabel pivot i apoi, din acesta, generai diagrama;

- creai n acelai timp diagrama PivotChart i tabelul PivotTable.

6. Modificai diagramele create la punctul 1 prin plasarea n zona de pagin a

cmpului Anul.

Documents

Aplicatii Excel in Economie