Upload
lequynh
View
233
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
APLIKASI DAILY ACTIVITY
DOKUMEN USER MANUAL
(BackOffice)
Jakarta, September 2008
Ni Made Watimena S Nip.060076404
Pusintek Setjen Departemen Keuangan
September 2008
Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator)
Pushaka – Pusintek
DAFTAR ISI Hal
1. Pendahuluan ................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................. 1
1.2 Tujuan ................................................................................. 1
1.3 Ruang Lingkup ................................................................................. 2
1.4 Spesifikasi Modul Terintegrasi ................................................................................. 2
1.5 Alur Proses Matrik Rapim ................................................................................. 4
2. Prosedur Login ................................................................................. 5
3. Main Menu ................................................................................. 7
4. Matriks Rapim ................................................................................. 9
4.1 Permintaan Rapat ................................................................................. 9
4.2 Persetujuan Rapat ................................................................................. 16
4.3 Persiapan Rapat ................................................................................. 19
4.4 Pelaksanaan Rapat ................................................................................. 25
4.5 Penundaan Rapat ................................................................................. 31
4.6 Pembatalan Rapat ................................................................................. 33
4.7 Dashboard Rapat ................................................................................. 26
4.8 Daftar Rapat ................................................................................. 37
4.9 Daftar File ................................................................................. 40
5. Kalender Kegiatan ................................................................................. 44
5.1 Permintaan Kegiatan ................................................................................. 44
5.2 Persetujuan Kegiatan ................................................................................. 47
5.3 Persiapan Kegiatan ................................................................................. 49
5.4 Pelaksanaan Kegiatan ................................................................................. 51
5.5 Penundaan Kegiatan ................................................................................. 52
5.6 Pembatalan Kegiatan ................................................................................. 54
5.7 Daftar Kegiatan ................................................................................. 56
6. SMS Gateway ................................................................................. 60
6.1 Incoming SMS ................................................................................. 60
6.2 Outgoing SMS ................................................................................. 61
6.3 Broadcast SMS ................................................................................. 62
6.4 Broadcastes SMS ................................................................................. 64
6.5 Send SMS ................................................................................. 65
i
Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator)
Pushaka – Pusintek
7. Perhatian Publik ................................................................................. 67
7.1 Web Referensi ................................................................................. 67
7.2 Tipe Dokumen ................................................................................. 71
7.3 Topik Artikel ................................................................................. 72
7.4 Daftar Artikel ................................................................................. 73
8. Matriks Monitoring ................................................................................. 77
8.1 Setup Item Data ................................................................................. 77
8.2 Input Data ................................................................................. 78
8.3 Display Data ................................................................................. 81
9. Menu Referensi ................................................................................. 82
9.1 Unit ................................................................................. 82
9.2 Status ................................................................................. 85
9.3 Rapat Supervisor ................................................................................. 85
9.4 Jenis File ................................................................................. 88
9.5 Kelompok Arsip ................................................................................. 90
9.6 Subkelompok Arsip ................................................................................. 91
10. Control Panel ................................................................................. 94
10.1 User Setup ................................................................................. 94
10.2 Member List ................................................................................. 98
11. Penutup ................................................................................. 1022
ii
Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator)
Pushaka – Pusintek
DAFTAR GAMBAR Hal
Gambar 2.1. User Login ....................................................... 5
Gambar 2.2. Message User Login ....................................................... 6
Gambar 3.1. Main Menu ....................................................... 7
Gambar 3.2. Detil Main Menu ....................................................... 8
Gambar 4.1.1. Menu ”Permintaan Rapat” ....................................................... 9
Gambar 4.1.2. Menu Utama Permintaan Rapat ....................................................... 9
Gambar 4.1.3. Form Perekaman Rapat ....................................................... 10
Gambar 4.1.4. Daftar Inisiator ....................................................... 10
Gambar 4.1.5. Kalender ....................................................... 11
Gambar 4.1.6. Daftar Jenis Rapat ....................................................... 12
Gambar 4.1.7. Form Add Image ....................................................... 12
Gambar 4.1.8. Form Parameter Pencarian data
Permintaan Rapat
....................................................... 13
Gambar 4.1.9 Contoh hasil Pencarian data
Permintaan Rapat
....................................................... 14
Gambar 4.1.10 Form Edit Permintaan Rapat ....................................................... 15
Gambar 4.1.11 Form Agenda ....................................................... 15
Gambar 4.1.12 Form Add Agenda Rapat ....................................................... 16
Gambar 4.1.13 Contoh Penambahan Agenda ....................................................... 16
Gambar 4.2.1. Menu ”Persetujuan Rapat” ....................................................... 17
Gambar 4.2.2. Menu Utama Persetujuan Rapat ....................................................... 17
Gambar 4.2.3 Show Detil Persetujuan Rapat ....................................................... 18
Gambar 4.2.4 Message ”Disetujui” ....................................................... 18
Gambar 4.2.5 Message ”Ditunda” ....................................................... 19
Gambar 4.3.1. Menu ”Persiapan Rapat” ....................................................... 19
Gambar 4.3.2 Menu Utama ”Persiapan Rapat” ....................................................... 20
Gambar 4.3.3 Show Detil Persiapan Rapat ....................................................... 20
Gambar 4.3.4 Form Add Agenda Persiapan Rapat ....................................................... 21
Gambar 4.3.5 Form Add Peserta ....................................................... 22
Gambar 4.3.6 Message Peserta Rapat ....................................................... 22
Gambar 4.3.7 Form Add file bahan Rapat ....................................................... 23
Gambar 4.3.8 File Upload ....................................................... 23
Gambar 4.3.9 Message ”Persiapan OK” ....................................................... 24
Gambar 4.4.1. Menu ”Pelaksanaan Rapat” ....................................................... 25
iii
Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator)
Pushaka – Pusintek
Gambar 4.4.2 Form I Pelaksaan Rapat .............................................................. 25
Gambar 4.4.3 Form II Pelaksaan Rapat .............................................................. 26
Gambar 4.4.4 Tampilan layar Peserta .............................................................. 26
Gambar 4.4.5 Tampilan layar Bahan Rapat .............................................................. 27
Gambar 4.4.6 Tampilan layar Agenda .............................................................. 27
Gambar 4.4.7 Tampilan layar Kesimpulan .............................................................. 27
Gambar 4.4.8 Form pengisian Kesimpulan .............................................................. 28
Gambar 4.4.9 Tampilan layar Tindak Lanjut .............................................................. 28
Gambar 4.4.10 Form Tindak Lanjut .............................................................. 29
Gambar 4.4.11 Informasi Tindakan .............................................................. 30
Gambar 4.4.12 Form Komentar .............................................................. 31
Gambar 4.5.1. Menu ”Penundaan Rapat” .............................................................. 31
Gambar 4.5.2 Menu Utama Penundaan Rapat .............................................................. 32
Gambar 4.5.3 Detil Penundaan Rapat .............................................................. 32
Gambar 4.5.4 Message ”Jadwal Ulang”
Penundaan Rapat
.............................................................. 33
Gambar 4.5.5 Message ”Dibatalkan”
Penundaan Rapat
.............................................................. 33
Gambar 4.6.1. Menu ”Pembatalan Rapat” .............................................................. 34
Gambar 4.6.2 Menu Utama Pembatalan Rapat ............................................................. 34
Gambar 4.6.3 Detil Pembatalan Rapat .............................................................. 35
Gambar 4.6.4 Message ”Jadwal Ulang”
Pembatalan Rapat
.............................................................. 35
Gambar 4.6.5 Message ”Delete” Pembatalan
Rapat
.............................................................. 36
Gambar 4.7.1. Menu ”Dashboard Rapim” .............................................................. 36
Gambar 4.8.1. Menu ”Daftar Rapat” .............................................................. 37
Gambar 4.8.2 Form Jadwal Rapat .............................................................. 38
Gambar 4.9.1. Menu ”Daftar File” .............................................................. 40
Gambar 4.9.2 Form Entry Daftar File .............................................................. 41
Gambar 4.9.3 Form Upload file .............................................................. 41
Gambar 4.9.4 Form Edit Daftar File .............................................................. 42
Gambar 4.9.5 Message ”Delete” Daftar File .............................................................. 43
Gambar 5.1 Menu Utama Kalender
Kegiatan
.............................................................. 44
iv
Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator)
Pushaka – Pusintek
Gambar 5.1.1 Menu Utama Permintaan
Kegiatan
.............................................................. 45
Gambar 5.1.2 Layar Rincian Kegiatan per
Eselon I
.............................................................. 45
Gambar 5.1.3 Form Edit Kegiatan .............................................................. 46
Gambar 5.1.4 Save Permintaan Kegiatan .............................................................. 46
Gambar 5.1.5 Delete Permintaan Kegiatan .............................................................. 47
Gambar 5.2.1 Menu Utama Persetujuan
Kegiatan
.............................................................. 48
Gambar 5.2.2 Layar Rincian Persetujuan
Kegiatan
.............................................................. 48
Gambar 5.2.3 Message ”Disetujui” .............................................................. 49
Gambar 5.2.4 Message ”Ditunda” .............................................................. 49
Gambar 5.3.1 Menu Persiapan Kegiatan .............................................................. 50
Gambar 5.3.2 Layar Rincian Persiapan
Kegiatan
.............................................................. 50
Gambar 5.3.3 Message ”Persiapan” .............................................................. 51
Gambar 5.3.4 Message ”Ditunda” .............................................................. 51
Gambar 5.4.1 Menu Utama Pelaksanaan
Kegiatan
.............................................................. 51
Gambar 5.4.2 Layar Rincian Pelaksanaan
Kegiatan
.............................................................. 52
Gambar 5.4.3 Message ”Ditunda” .............................................................. 52
Gambar 5.5.1 Menu Utama Penundaan
Kegiatan
.............................................................. 53
Gambar 5.5.2 Layar Rincian Penundaan
Kegiatan
.............................................................. 53
Gambar 5.5.3 Message ”Jadwal Ulang” .............................................................. 54
Gambar 5.5.4 Message ”Dibatalkan” .............................................................. 54
Gambar 5.6.1 Menu Utama Pembatalan
Kegiatan
.............................................................. 55
Gambar 5.6.2 Layar Rincian Pembatalan
Kegiatan
.............................................................. 55
Gambar 5.6.3 Message ”Jadwal Ulang” .............................................................. 56
Gambar 5.6.4 Message ”Hapus Kegiatan” .............................................................. 56
Gambar 5.7.1 Daftar Kegiatan .............................................................. 57
v
Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator)
Pushaka – Pusintek
Gambar 5.7.2 Layar Perekaman Kegiatan .............................................................. 57
Gambar 5.7.3 Layar Edit Kegiatan .............................................................. 59
Gambar 5.7.4 Message ”Delete” 59
Gambar 6.1 Menu Utama SMS Gateway .............................................................. 60
Gambar 6.1.1 Menu Incoming Gateway .............................................................. 61
Gambar 6.1.2 Message Delete .............................................................. 61
Gambar 6.2.1 Menu Outgoing SMS .............................................................. 62
Gambar 6.3.1 Menu Broadcast SMS .............................................................. 62
Gambar 6.3.2 Form Perekaman Broadcast
SMS
.............................................................. 63
Gambar 6.4.1 Menu Broadcasted SMS .............................................................. 65
Gambar 6.5.1 Menu Send SMS .............................................................. 66
Gambar 6.5.2 Form Perekaman Send SMS .............................................................. 66
Gambar 7.1 Menu Utama Perhatian Publik .............................................................. 68
Gambar 7.1.1 Menu Web Referensi .............................................................. 68
Gambar 7.1.2 Form Perekaman Web
Referensi
.............................................................. 69
Gambar 7.1.3 Message Save .............................................................. 69
Gambar 7.1.4 Form Update Web Referensi .............................................................. 70
Gambar 7.2.1 Menu Tipe Dokumen .............................................................. 71
Gambar 7.2.2 Form Perekaman Tipe
Dokumen
.............................................................. 71
Gambar 7.2.3 Form Update Tipe Dokumen .............................................................. 72
Gambar 7.3.1 Menu Utama Topik Artikel .............................................................. 73
Gambar 7.3.2 Form Perekaman Topik
Artikel
.............................................................. 74
Gambar 7.3.3 Detil Topik Artikel .............................................................. 75
Gambar 7.4.1 Menu Daftar Artikel .............................................................. 76
Gambar 7.4.2 Form Update Artikel .............................................................. 76
Gambar 8.1 Menu Matrik Monitoring .............................................................. 77
Gambar 8.1.1 Menu Setup Item Data .............................................................. 77
Gambar 8.1.2 Form Perekaman Matrik .............................................................. 78
Gambar 8.2.1 Menu Utama Input Data .............................................................. 79
Gambar 8.2.2 Detil Input Data .............................................................. 79
Gambar 8.2.3 Form Rekam Item Matrik .............................................................. 79
Gambar 8.2.4 Form Rekam Sub Item .............................................................. 80
vi
Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator)
Pushaka – Pusintek
Gambar 8.2.5 Form Status Tindakan .............................................................. 80
Gambar 8.3.1 Menu Utama Display Data .............................................................. 81
Gambar 8.3.2 Detil Display Data .............................................................. 81
Gambar 9.1 Menu Utama Referensi .............................................................. 80
Gambar 9.1.1 Menu Utama Unit .............................................................. 83
Gambar 9.1.2 Form Unit .............................................................. 83
Gambar 9.1.3 Form Edit Unit .............................................................. 84
Gambar 9.1.4 Message ”Delete” Unit .............................................................. 85
Gambar 9.2.1 Menu Utama Status .............................................................. 85
Gambar 9.3.1 Menu Utama Rapat Supervisor .............................................................. 86
Gambar 9.3.2 Form Rapat Supervisor .............................................................. 86
Gambar 9.3.3 Form Edit Rapat Supervisor .............................................................. 87
Gambar 9.3.4 Message ”Delete” Rapat
Supervisor
.............................................................. 87
Gambar 9.4.1 Menu Utama Jenis File .............................................................. 88
Gambar 9.4.2 Form Jenis File .............................................................. 89
Gambar 9.4.3 Message ”Delete” Jenis File .............................................................. 89
Gambar 9.5.1 Menu Utama Kelompok Arsip .............................................................. 90
Gambar 9.5.2 Form Kelompok Arsip .............................................................. 90
Gambar 9.5.3 Message ”Delete” Kelompok
Arsip
.............................................................. 91
Gambar 9.6.1 Menu Utama Subkelompok
Arsip
.............................................................. 92
Gambar 9.6.2 Form Subkelompok Arsip .............................................................. 92
Gambar 9.6.3 Message ”Delete”
Subkelompok Arsip
.............................................................. 93
Gambar 9.6.4 Form Edit SubKelompok
Arsip
.............................................................. 93
Gambar 10.1.1 Menu Utama User Setup .............................................................. 94
Gambar 10.1.2 Form User Setup dengan hak
akses Matrik Rapim
.............................................................. 95
Gambar 10.1.3 Form User Setup dengan hak
akses Kalender Kegiatan
.............................................................. 95
Gambar 10.1.4 Form User Setup dengan hak
akses SMS Gateway
.............................................................. 96
vii
Dokumen User Manual Daily Activity (Administrator)
Pushaka – Pusintek
Gambar 10.1.5 Form User Setup dengan hak
akses Perhatian Publik
.............................................................. 96
Gambar 10.1.6 Form User Setup dengan hak
akses Referensi
.............................................................. 97
Gambar 10.1.7 Form User Setup dengan hak
akses Control Panel
.............................................................. 97
Gambar 10.1.8 Contoh form pengisian User
Setup
.............................................................. 98
Gambar 10.2.1 Menu Utama Member List .............................................................. 98
Gambar 10.2.2 Form Perekaman Member List .............................................................. 99
Gambar 10.2.3 Form Edit Member List .............................................................. 100
Gambar 10.2.4 Message ”Delete” Member
List
.............................................................. 101
viii
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 1
1 Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Untuk mendukung tugas sehari-hari Menteri Keuangan dalam
menjalankan aktivitasnya dengan frekuensi yang begitu tinggi maka diperlukan
adanya suatu pengelolaan yang baik dan akurat sesuai dengan tingkat
kepentingannya terutama yang berkaitan dengan kegiatan rapat yang perlu dan
harus dihadiri oleh Menteri Keungan. Inisiator atau permintaan rapat dapat
berasal dari Menteri Keuangan atau dari Unit Eselon I di lingkungan
Departemen Keuangan maupun dari Departemen Lain. Agenda rapat yang
dibahas tidak hanya meliputi kondisi internal Departemen Keuangan saja akan
tetapi juga meliputi kondisi ekonomi yang menjadi perhatian publik. Oleh
sebab itu, untuk mendukungnya diperlukan informasi yang memadai dan
akurat. Setiap hasil rapat dibutuhkan evaluasi dari pelaksanaan tindak lanjut
sehingga Menteri Keuangan dapat menentukan langkah lebih lanjut dari hasil
pelaksaan rapat pimpinan tersebut.
1.2 Tujuan
Dokumen manual ini dimaksudkan untuk membantu PUSHAKA (Pusat
Analisa dan Harmonisasi Kebijakan) sebagai unit kerja yang bertanggung jawab
atas ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh Menteri Keuangan dan Unit-
Unit Eselon I dilingkungan Departemen Keuangan sehingga aktivitas yang
dijalankannya dapat direncanakan, dipersiapkan, dilaksanakan serta dievaluasi
hasilnya.
Diharapkan dengan adanya dokumen manual ini, dapat diperoleh manfaat
antara lain sebagai berikut :
Memberi kemudahan dan membantu PUSHAKA dalam menyimpan dan
mengelola segala informasi yang berkaitan dengan kegiatan rapat
pimpinan, sehingga dapat diakses dengan mudah dan cepat jika
dibutuhkan sewaktu waktu.
Memberi kemudahan dan membatu PUSHAKA dalam mengevaluasi hasil
tindak lanjut hasil rapat dari setiap Unit Eselon 1 yang menjadi
penanggung jawabnya.
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 2
• Memberi kemudahan pengaturan jadwal aktivitas Menteri Keuangan
sehari-hari baik berupa kegiatan rapat pimpinan maupun kegiatan lainnya.
1.3 Ruang Lingkup
1.3.1 Dapat diperoleh informasi kegiatan Rapat Pimpinan, mulai dari
Permintaan Rapat, Persetujuan Rapat, Persiapan Rapat, Pelaksanaan
Rapat, Penundaan Rapat dan Pembatalan Rapat hingga sampai kepada
hasil evaluasi Tindak Lanjut Rapat. Segala informasi yang terkait
dengan rapat diharapkan dapat diakses melalui modul ini.
1.3.2 Menjadi tugas Administrator untuk mengatur hak akses setiap user, baik
user PUSHAKA maupun Unit Eselon I lainnya di lingkungan
Departemen Keuangan
1.3.3 Administrator bertugas dan bertanggung jawab mengelola semua tabel
Referensi yang tersedia antara lain : tabel Unit, tabel Status, tabel Rapat
Supervisor, tabel Jenis File, tabel Kelompok Arsip dan tabel
Subkelompok Arsip.
1.4 Spesifikasi Modul Terintegrasi
Adapun spesifikasi sistem yang dibutuhkan untuk bisa menjalankan aplikasi
antara lain :
Sistem Operasi Windows XP / Server / Vista Linux OS Mac OS
Database Server MySQL Server 5.0
Web Server Apache 2.0 Programming Language PHP 5.0
External Application
Microsoft Office Open Office Adobe Acrobat Reader Winzip
Web Browser
Mozilla Firefox Internet Explorer Opera Safari
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 3
Adapun spesifikasi hardware untuk server yang disarankan agar bisa mendukung
sistem :
Processor Intel Xeon 1.6Ghz
Memory 2 GB ECC DDR2
Harddisk SATA 160 GB
Jaringan Ethernet Card support 10/100/1000 Mbps
Adapun spesifikasi hardware untuk client yang disarankan agar bisa
menggunakan sistem
Processor Intel Pentium 4 1.6 Ghz
Memory 512 MB DDR2
Harddisk IDE / SATA 80GB
Jaringan Ethernet Card support 10/100 Mbps
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 4
1.5 Alur Proses Matriks Rapim
Urutan proses aliran data pada modul Matriks Rapim ini digambarkan pada diagram berikut
ini :
Permintaan Rapat • Jadwal Rapat • Tema Rapat • Agenda
Pelaksanaan Rapat • Keputusan • Tindak Lanjut • File Hasil Rapat • Status Tindak Lanjut • Komentar
Disetujui Persiapan Rapat • Peserta Rapat
• File Bahan Rapat
Penundaaan Rapat
Persetujuan Rapat
Pembatalan Rapat
Tunda Rapat
Jadwal Ulang
Batalkan Rapat
Jadwal Ulang
Selesai
Mulai
Hapus Rapat
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 5
2 Prosedur Login
Prosedur Login ini berguna untuk dapat membatasi akses terhadap aplikasi,
dibutuhkan fasilitas untuk authorisasi user menggunakan id pengenal (user id)
dan kata kunci (password).
Gambar 2.1 User Login
Petunjuk Kegiatan :
• Aktifkan komputer
• Klik icon Internet Explorer Browser pada Desktop, akan tetapi lebih disarankan
menggunakan Mozilla, Opera maupun Safari.
• Pada kolom Address ketik http://pushaka.depkeu.go.id/daily_activity.
• Tampilan yang akan anda dapatkan adalah tampilan user login seperti gambar
2.1.
• Masukkan user Admin pada kolom ”User”.
• Masukkan password Admin pada kolom ”Password”.
• Klik Tombol ”Login” maka akan muncul layar Main Menu dari menu Daily
Activity Monitoring seperti tampak pada Gambar 3.1 , apabila user id dan
password yang anda isikan tidak terdaftar maupun layar dibiarkan lama tanpa
aktivitas maka akan tampil layar message yang berisi pesan ” Wrong user id /
Kolom “User”
Kolom “Password”
Tombol “Login”
Tombol “Reset”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 6
password entered, or your session was expired ! please re-login ” seperti
gambar 2.2 .
• Tombol Reset berfungsi apabila anda ingin mengosongkan layar isian kolom
user id dan kolom password.
Gambar 2.2 Message User Login
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 7
3 Main Menu
Menu Utama setelah Login berhasil adalah tampilan layar Main Menu sepeti gambar
3.1.
Gambar 3.1 Main Menu
• Di tampilan Menu Utama atau gambar 3.1 informasi yang didapat antara lain :
• Nama tabel-tabel yang digunakan dalam aplikasi ini semua tercantum dalam
tampilan layar seperti dalam gambar 3.1.
• Dari setiap nama tabel yang ada dapat juga diketahui jumlah record yang ada
dalam tabel tsb dengan melihat kolom Total ”Record”
• Informasi jumlah record length dari setiap tabel dapat dilihat di kolom Total
”Length”
• Informasi tanggal terakhir tabel tersebut di update dapat dilihat pada kolom
Tanggal ”Update”
• Klik pada icon Main Menu untuk mengekplorasi isi dari menu utama yang
terdiri dari :
1. Matrik Rapim
2. Kalender Kegiatan
3. SMS Gateway
4. Perhatian Publik
5. Matrik Monitoring
Nama “Tabel”
Total “Record”
Total “Length”
Tanggal “Update”
“Main Menu”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 8
6. Referensi
7. Control Panel
Tampilan layar dari sub-sub Main Menu seperti gambar 3.2 berikut ini.
Gambar 3.2 Detil Main Menu
Sub-sub Main Menu
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 9
4 Matrik Rapim 4.1 Permintaan Rapat
Menu ini berfungsi untuk memasukkan data Rapat atas permintaan unit-unit
Eselon I. Kegiatan perekaman ini bisa juga dilakukan langsung oleh unit-unit
Eselon I yang bersangkutan dengan menggunakan user masing-masing yang
sudah disiapkan.
Gambar 4.1.1 Menu ”Permintaan Rapat”
• Klik pada menu ”Permintaan Rapat” seperti gambar 4.1.1, selanjutnya akan
tampil layar perekaman data rapat seperti gambar 4.1.2 dibawah ini.
Gambar 4.1.2 Menu Utama Permintaan Rapat
Menu “Permintaan Rapat”
Tombol “Add New Record”
Icon “Edit”
Icon “Delete”
Icon “Show Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 10
• Untuk merekam data rapat baru, klik tombol ”Add New Record”, maka akan
tampak layar seperti gambar 4.1.3
Gambar 4.1.3 Form Perekaman Rapat
Petunjuk Kegiatan :
• Inisiator
Klik pada tombol drop down list untuk memilih inisiator yang sudah terdaftar.
Ada 15 Unit Eselon I yang terdaftar sebagai inisiator rapat, apabila ada Unit
baru yang belum terdaftar maka bisa dilakukan panambahan record baru
melalui Menu Refereni Bab 5. Untuk menghemat tempat tampilan uraian Unit
Eselon I dengan uraian singkat, apabila akan melihat uraian panjang dari Unit
Eselon I tsb dengan cara klik pada tombol sebelah kanan drop down list tsb,
maka tampilan layar seperti gambar 4.1.4.
Gambar 4.1.4 Daftar Inisiator
Tombol “Save”
Tombol “Reload”
Tombol “Batal”
Drop douwn List Inisiator
Tema Rapat
Tanggal Rapat
Jam Mulai
Jam Selesai
Jenis Rapat
Image Title
Tombol “Add”
Tombol “Choose”
Daftar Unit Eselon I
Parameter
Tombol “Show”
Tombol “Advance”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 11
Gambar 4.1.4 menunjukkan daftar Unit Eselon I yang terdaftar, klik pada
tombol ”Choose” untuk memilih Unit Eselon I sebagai inisiator.
Gunakan ”Parameter” apabila ingin mencari Unit Eselon I tertentu, dengan cara
mengetikkan nama Unit Eselon I tsb pada colom ”Parameter” kemudian klik
tombol Show, maka layar akan menampilkan Unit Eselon I itu saja yang sesuai
dengan parameter yang diisikan.
• Tema Rapat
Diisi dengan tema Tema Rapat sesuai dengan tema rapat yang telah
diagendakan.
• Tanggal Rapat
Diisi dengan tanggal rapat yang akan dilaksanakan, di tampilan layar sudah
terisi default tanggal current komputer aktif. Isikan tanggal ini dengan format
dd/mm/yyyy. Dapat juga pengisian tanggal rapat ini dengan melihat kalender
dengan cara clik pada tombol di sebelah kanan kolon tanggal rapat, tampilan
kalender sepert gambar 4.1.5.
gambar 4.1.5 Kalender
• Jam Mulai
Diisi dengan jam/waktu kapan rapat akan dimulai dengan format hh:mm:ss
• Jam Selesai
Diisi dengan jam/waktu rapat tsb selesai dengan format hh:mm:ss
• Jenis Rapat
Kalender
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 12
Klik pada tombol drop down list untuk memilih Jenis Rapat. Ada 6 Jenis Rapat
yang ada. Adapun Jenis Rapat tersebut adalah : Rapimum, Rapimsus, Rapimtas,
Rakor dan Forsa. Dapat juga dengan cara klik pada tombol sebelah kanan drop
down list tsb, maka tampilan layar seperti gambar 4.1.6. Untuk memilih Jenis
Rapat yang ada klik pada tombol ”Choose”.
Gambar 4.1.6 Daftar Jenis Rapat
• Image Title
Pilih Image Title yang ada dengan cara klik pada drop down list, pilih Image
Title yang sesuai dengan tema rapat yang ada, maka secara otomatis pada
kolom Image preview akan tampil gambar yang sesuai dengan Image Title.
Apabila dari semua Image Title yang ada tidak sesuai dengan tema rapat, maka
dapat ditambahkan gambar/image dengan cara klik pada tombol ”Add” yang
terletak disebelah ujung paling kanan setelah tombol pilihan Image Title.
Tampilan form seperti gambar 4.1.7.
Gambar 4.1.7 Form Add Image
Daftar Jenis Rapat Tombol “Choose”
Folder Name
Image Title
Browse Image File
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 13
Pada kolom Folder Name pilih folder sesuai dengan tema rapat, ada 6 jenis
folder yang disiapkan antara lain : Artikel, Catalog, Event, Leader, Product,
Rapat. Masing-masing folder ini akan menyimpan image file sesuai tema yang
diinginkan.
Isikan pada Image Title dengan judul sesuai tema yang ada.
Pada kolom Image file, klik pada tombol browse untuk memilih file image yang
akan ditambahkan pada folder yang sudah disediakan. Klik tombol ”Save”
untuk Image file kedalam folder atau klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan
semua kegiatan tsb diata.
• Tombol Save
Tombol ”Save” berfungsi bila kegiatan perekaman Permintaan Rapat akan
disimpan
• Tombol Reload
Tombol ”Reload” berfungsi bila semua kolom dalam layar ”Permintaan Rapat”
akan dikosongkan.
• Tombol Cancel
Tombol ”Cancel” berfungsi bila kegiatan perekaman Permintaan Rapat batal
disimpan.
Apabila data dari Permintaan Rapat sudah banyak atau sudah lebih dari 2 layar,
untuk memudahkan pencarian dengan menggunakan parameter yang sudah
disediakan. Parameter tsb seperti tampak pada layar 4.1.8.
Gambar 4.1.8 Form Parameter Pencarian data Permintaaan Rapat
Filter Data Parameter
Tombol “Show”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 14
Ada 8 jenis filter data yaitu berdasarkan Tgl Rapat, Jam Mulai, Jam Selesai,
Tema Rapat, Jenis Rapat, Inisiator, Status Rapat dan Detil. Pilih pada icon
Filrer data berdasarkan salah satu dari 8 jenis filter yang ada kemudian isikan
pada kolom ”Parameter” kata kunci yang akan dicari kemudian klik tombol
”Show”, maka pada layar akan muncul data sesuai dengan parameter dan filter
data yang diinginkan. Seperti tampak pada contoh gambar 4.1.9 dibawah ini.
Gambar 4.1.9 Contoh hasil Pencarian data Permintaan Rapat
Apabila ada perubahan data terhadap Permintaan tersebut, dapat dilakukan Edit
data melalui menu utama Permintaan Rapat seperti pada gambar 4.1.2, pilih
icon ”Edit”, maka akan tampil layar Form Edit Permintaan Rapat seperti
contoh gambar 4.1.10. Form edit ini sama dengan kegiatan Rekam hanya
perbedaannya untuk edit form yang tampil adalah data yang sudah ada hanya
tinggal menambahkan atau meng-update apabila ada elemen yang harus
dilengkapi.
Contoh Filter data “Tgl Rapat”
Contoh Parameter “18/12/2006”
Contoh Hasil Pencarian berdasarkan Tgl Rapat 18/12/2006
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 15
Gambar 4.1.10 Form Edit Permintaan Rapat
Untuk penambahan agenda dapat dilakukan melalui menu Permintaan Rapat ini
dengan cara klik tombol ”Show Detil” pada Gambar 4.1.2 Menu Utama
Permintaan Rapat, maka akan tampak seperti gambar 4.1.11 dibawah ini.
Gambar 4.1.11 Form Agenda
Klik pada icon ”Add Agenda” maka akan tampak layar seperti gambar 4.1.12.
elemen yang diisikan cukup pada kolom Agenda Rapat saja. Klik tombol
”Save” apabila akan menyimpan data agenda rapat, klik tombol ”Cancel” bila
kegiatan penambahan agenda rapat tsb akan dibatalkan.
Icon “Add Agenda”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 16
Gambar 4.1.12 Form Add Agenda Rapat
Hasil dari perekaman Agenda baru seperti tampak pada gambar 4.1.13.
apabila Agenda yang ada akan dihapus maka klik pada icon ”Delete” begitu
juga sebaliknya apabila akan melakukan update / edit terhadap agenda yang
ada klik pada ikon ”Edit”
Gambar 4.1.13 Contoh Penambahan Agenda
4.2 Persetujuan Rapat
Di menu kegiatan Persetujuan Rapat ini dilakukan apabila permintaan rapat
yang ada disetujui akan dilaksanakan sesuai permintaan. Yang berhak
melakukan approch terhadap kegiatan Persetujuan Rapat ini hanya bisa
dilakukan oleh petugas ”Admin” saja. Sedangkan pihak user/member hanya
bisa memonitor melalui dashboard yang sudah disediakan. Tanggal dan waktu
Pelaksanaan Rapat dapat berubah tidak sesuai permintaan, karena
Kolom “Agenda Rapat”
Tombol “Save” Tombol “Cancel”
Icon “Delete”
Icon “Edit”
Contoh Agenda Baru
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 17
menyesuaikan dengan agenda kegiatan Menteri Keuangan. Semua record yang
ada di Permintaan Rapat pasti tercantum juga di data Persetujuan Rapat dengan
status rapat ”Konfirmasi”. Klik pada menu ”Persetujuan Rapat” seperti tampak
di gambar 4.2.1.
Gambar 4.2.1 Menu ”Persetujuan Rapat”
Tampilan layar berikutnya adalah gambar 4.2.2 seperti dibawah ini yang
menampilkan semua data Perminataan Rapat yang belum mendapatkan
Persetujuan Rapat.
Gambar 4.2.2 Menu Utama Persetujuan Rapat
Petunjuk Kegiatan :
• Icon Show Detil
Menu “Persetujuan Rapat”
Status Rapat “Konfirmasi”
Icon “Show Detil”
Icon “Disetujui”
Icon “Ditunda”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 18
Klik icon Show Detil untuk melihat lebih detil dari data Permintaan Rapat yang
akan di setujui, tampilan layar seperti gambar 4.2.3
Gambar 4.2.3 Show Detil Persetujuan Rapat
• Icon Disetujui
Klik icon ”Disetujui” ini apabila agenda Permintaan Rapat tsb dapat
dilaksanakan sesuai jadwal. Akan tampil layar message gambar 4.2.4 seperti
dibawah ini, klik ”OK”, maka secara otomatis Permintaan Rapat tsb sudah tidak
tampak dilayar 4.2.2 Menu Utama Persetujuan Rapat dan secara otomatis akan
berpindah ke kegiatan Persiapan Rapat.
Gambar 4.2.4 Message ”Disetujui”
• Icon Ditunda
Icon ini berfungsi apabila Perminataan Rapat tersebut perlu ditinjau ulang,
dikarenakan jadwal yang diminta bentrok dengan jadwal agenda Menteri
Keuangan. Untuk meyakinkan apakah Permintaan Rapat tsb akan ditunda maka
akan tampil layar message gambar 4.2.5 seperti dibawah ini, klik ”OK”, maka
secara otomatif record tersebut berpindah ke menu kegiatan Penundaan Rapat.
Icon “Kembali ke Persetujuan Rapat”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 19
Gambar 4.2.5 Message ”Ditunda”
• Icon Kembali ke Persetujuan Rapat
Icon ini berfungsi untuk kembali ke menu / kegiatan sebelumnya.
4.3 Persiapan Rapat
Di kegiatan Persiapan Rapat ini yang harus dilakukan antara lain :
- Menambahkan Agenda baru atau meng-update / meng-edit data
Agenda yang sudah ada.
- Menambahkan para peserta rapat yang akan hadir dalam rapat tsb.
- Menambahkan file bahan untuk rapat baik dalam bentuk dokumen
maupun bahan presentasi.
Klik pada menu ”Persiapan Rapat” seperti tampak di gambar 4.3.1.
Gambar 4.3.1 Menu ”Persiapan Rapat”
Tampilan layar berikutnya adalah gambar 4.3.2 seperti dibawah ini yang
menampilkan semua data dengan kondisi status rapat ”Persiapan”.
Menu “Persiapan Rapat”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 20
Gambar 4.3.2 Menu Utama ”Persiapan Rapat”
Petunjuk Kegiatan :
• Icon Show Detil
Klik icon show detil ini untuk lebih memastikan isi dari detil persiapan rapat
tsb. Dapat juga dilakukan penambahan agenda baru maupun meng-udate /
meng-edit agenda yang sudah ada. Disamping itu dapat menambahkan para
peserta rapat yang akan hadir dalam rapat tsb juga dapat menambahkan file
bahan rapat baik dalam bentuk dokumen maupun bahan presentasi. Adapun
tampilan gambar detil persiapan rapat seperti gambar 4.3.3 dibawah ini
Gambar 4.3.3 Show Detil Persiapan Rapat
Icon “Show Detil”
Icon “Persiapan OK”
Status Rapat “Persiapan”
Icon “Add Agenda”
Icon “Add Peserta”
Icon “Add File”
Icon “Edit” Icon “Delete”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 21
Petunjuk Kegiatan:
• Icon Add Agenda
Klik icon Add Agenda apabila persiapan rapat tersebut memerlukan tambahan
agenda baru. Isikan uraian agenda ke dalam kolom ”Agenda Rapat”, kemudian
klik tombol ”Save” apabila agenda rapat tsb akan disimpan, klik tombol
”Reload” bila ingin mengosongkan elemen pada kolom Agenda Rapat, klik
tombol ”Cancel” apabila ingin membatalkan kegiatan tsb dan layar kembali ke
kegiatan yang sebelumnya. Adapun tampilan layar seperti gambar 4.3.4
dibawah ini.
Gambar 4.3.4 Form Add Agenda Persiapan Rapat
• Icon Add Peserta
Klik icon ”Add Peserta” maka akan tampak form untuk menambahkan peserta
rapat yang akan hadir seperti gambar 4.3.5 dibawah ini. Peserta rapat yang
hadir tidak terbatas, hanya di form ini tersedia untuk 5 peserta rapat, apabila
peserta rapat lebih dari itu, maka rekam ulang kegiatan yang sama melalu
icon ”Add Peserta” dan begitu seterusnya. Tanda ”*” di form tsb mempunyai
arti bahwa pada kolom tersebut wajib diisi. Tombol ”Save” berfungsi apabila
data pada form peserta akan disimpan ke dalam database, tombol ”Reload”
berfungsi apabila form yang sudah terisi akan dikosongkan kembali, dan
tombol ”Cancel” berfungsi untuk membatalkan kegiatan perekaman peserta
rapat.
Tombol “Save”
Tombol “Reload” Tombol “Cancel”
Kolom “Agenda Rapat”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 22
Gambar 4.3.5 Form Add Peserta
Klik tombol ”Save” maka akan tampil layar message seperti gambar 4.3.6
yang bermaksud untuk memberitahukan apakah peserta rapat yang ada dalam form
perekaman tsb yakin akan disimpan. Klik tombol ”OK” untuk proses write ke
database, klik tombol ”Cancel” untuk kembali ke layar form perekaman peserta rapat.
Gambar 4.3.6 Message Peserta Rapat
• Icon Add File
Icon ini berfungsi untuk menambahkan file bahan rapat apabila sudah ada. File
yang akan diupload dapat berbentuk file dokumen maupun file bahan
presentasi. Klik pada icon ”Add File” maka akan tampak form seperti gambar
4.3.7 dibawah ini.
Kolom Nama Peserta
Kolom Unit Peserta
Tombol “Cancel”
Tombol “Reload”
Tombol “Save”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 23
Gambar 4.3.7 Form Add file bahan Rapat
Petunjuk Kegiatan :
• Tombol Browse
Tombol browse ini berfungsi untuk menempatkan file bahan rapat. Klik pada
kolom Nama File maupun pada tombol ”Browse” maka akan muncul layar
seperti gambar 4.3.8 dibawah ini. Pilih file yang akan diupload kemudian klik
tombol ”Open”, maka secara otomatis nama file yang dipilih tadi sudah
tercantum di kolom ”Nama File”. Bila file yang akan diupload tidak muncul
dilayar, klik tombol ”Updown” atau tombol ”Up One Level”
Gambar 4.3.8 File Upload
• Deskripsi File
Isikan pada kolom deskripsi file ini uraian dari nama bahan rapat atau hasil
rapat.
Tombol “Browse” Nama File
Kelompok Arsip
SubKelompok Arsip
Lokasi Arsip
Button “Hasil Rapat”
Button “Bahan Rapat”
Tombol “Cancel”
Tombol “Reload” Tombol “Save”
Contoh file yang akan di upload
Tombol “Open”
Tombol “Up One Level”
Tombol “UpDown”
Deskripsi file
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 24
• Kelompok Arsip
Pilih kelompok arsip yang terdaftar dengan klik pada tombol drop down list
pada kolom kelompok arsip, ada 14 kelompok arsip yang sudah terdaftar
• SubKelompok Arsip
Kolom subkelompok arsip ini dapat diisi maupun dipilih apabila Kelompok
Arsip sudah terisi terlebih dahulu. List pada subkelompok arsip akan sesuai
dengan kelompok arsip yang sudah dipilih sebelumnya.
• Lokasi Arsip
Isikan kolom Lokasi Arsip dengan uraian tempat dimana arsip tersebut
disimpan, hal ini untuk memudahkan pencarian dokumen apabila diperlukan
dikemudian hari.
• Status File
Pilih radio button di kolom Status File, ada 2 pilihan bila dokumen yang
diupload masih untuk bahan rapat maka klik pada radio button ”Bahan Rapat”
apabila dokumen yang diupload sudah berupa hasil rapat maka klik pada radio
button ”Hasil Rapat”.
• Icon Persiapan Rapat OK
Icon ini berfungsi apabila semua persiapan rapat sudah lengkap. Klik tombol
Persiapan Rapat, maka akan muncul message seperti gambar 4.3.9 dibawah ini.
Gambar 4.3.9 Message ”Persiapan OK”
Klik tombol ”OK” maka record persiapan rapat tersebut secara otomatis akan
berpindah ke Pelaksanaan Rapat dan status rapat berubah menjadi
”Pelaksanaan”, klik tombol ”Cancel” apabila akan membatalkan kegiatan.
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 25
4.4 Pelaksanaan Rapat
Rapat yang sudah diagendakan dan sudah dilaksanakan tentunya menghasilkan
kesimpukan dan tindak lanjut. Admin sebagai supervisor berhak
mengupdate/menambahkan agenda, peserta rapat, kesimpulan dan tindak lanjut.
Sedangkan member/unit yang terkait hanya dapat menambahkan komentar yang
ada.
Tampilan gambar menu Pelaksanaan Rapat seperti gambar 4.4.1 dibawah ini.
Gambar 4.4.1 Menu ”Pelaksanaan Rapat”
Klik tombol ”Pelaksanaan Rapat” maka akan tampil menu utama Pelaksanaan
rapat seperti gambar 4.4.2 dan gambar 4.4.3 dibawah ini.
Gambar 4.4.2 Form I Pelaksaan Rapat
Menu “Pelaksanaan Rapat”
Icon Edit Peserta
Icon Delete Peserta
Daftar Peserta
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 26
Gambar 4.4.3 Form 2 Pelaksanaan Rapat
Petunjuk Kegiatan :
• Daftar Peserta
Semua peserta rapat yang hadir akan muncul dilayar ini, untuk menambahkan
peserta rapat yang baru klik icon ”Add Peserta”, apabila akan update/edit
peserta rapat klik pada ikon ”Edit Peserta”, dan bila ada peserta rapat yang akan
dihapus klik pada ikon ”Delete Peserta”. Contoh tampilan seperti gambar 4.4.4.
Gambar 4.4.4 Tampilan layar Peserta
• Informasi Lokasi File
Kolom ini menginformasikan antara lain deskripsi file, nama file, kelompok
arsip, subkelompok arsip dan lokasi arsip. Apabila ada penambahan bahan rapat
maupun hasil rapat klik pada tombol ”Add File”.
Untuk update/edit bahan rapat maupun hasil rapat yang sudah ada klik pada
tombol ”Edit File Hasil”. Klik ”Delete File” untuk menghapus file bahan rapat
maupun hasil rapat. Contoh tampilan lokasi file seperti gambar 4.4.5.
Informasi lokasi File
Icon Add Agenda
Komentar
Agenda Rapat
Kesimpulan
Icon “Delete Peserta”
Icon “Edit Peserta
Icon “Add Peserta”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 27
Gambar 4.4.5 Tampilan layar Bahan Rapat
• Agenda Rapat
Daftar agenda rapat dalam pelaksanaan rapat tampak seperti pada gambar 4.4.6.
Agenda rapat tersebut akan menghasilkan suatu kesimpulan maupun beberapa
kesimpulan dalam satu kali pelaksanaan rapat. Untuk menambahkan
kesimpulan klik pada icon ”Add Kesimpulan”, tampilan form ada di gambar
4.4.8.
Gambar 4.4.6 Tampilan layar Agenda
• Kesimpulan
Kesimpulan dari agenda rapat yang dihasilkan dapat dilihat seperti tampak di
gambar 4.4.7 dibawah ini.
Gambar 4.4.7 Tampilan layar Kesimpulan
Icon “Edit File Hasil”
Icon “Delete File”
Icon “Add File”
Icon “Add Kesimpulan”
Icon “Delete Agenda”
Icon “Edit Agenda”
Icon “Edit Kesimpulan
Icon “Delete Kesimpulan”
Icon “Add Tindakan”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 28
Klik tombol ”Edit Kesimpulan” untuk update/edit kesimpulan yang ada. Klik
tombol ”Delete Kesimpulan” untuk menghapus kesimpulan yang ada dan
apabila dalam kesimpulan tersebut menghasilkan tindak lanjut, untuk
menambahkan record baru tindak lanjut melalui icon ”Add Tindakan”. Adapun
form untuk perekaman tindak lanjut seperti gambar 4.4.9.
Gambar 4.4.8 form pengisian Kesimpulan
Isikan uraian hasil kesimpulan rapat pada kolom ”Kesimpulan Rapat”. Tombol
”Save” berfungsi untuk menyimpan hasil kesimpulan rapat. Tombol ”Reload”
berfungsi untuk mengosongkan kolom kesimpulan rapat dan tombol ”Cancel”
berfungsi untuk membatalkan kegiatan perekaman kesimpulan rapat tsb.
• Tindak Lanjut
Kesimpulan rapat yang ditindak lanjuti akan tercatat seperti tampak pada
gambar 4.4.9.
Gambar 4.4.9 Tampilan layar Tindak Lanjut
Kesimpulan Rapat
Tombol “Save”
Tombol “Reload”
Tombol “Cancel”
Komentar
Status Tindakan
Icon “Edit Tindakan”
Icon “Delete Tindakan” Icon “Add Tindakan
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 29
Hasil kesimpulan yang ada dapat menghasilkan beberapa tindakan. Klik pada
icon ”Add Tindakan” pada kolom kesimpulan untuk menambahkan record baru
tindak lanjut. Tampilan layar form tindak lanjut seperti tampak pada gambar
4.4.10.
Gambar 4.4.10 Form Tindak Lanjut
Petunjuk Kegiatan :
• Kolom Tindak Lanjut
Berisi uraian tindak lanjut hasil kesimpulan dalam agenda rapat.
• Batas Akhir
Isikan dengan tanggal batas terakhir kesimpulan tersebut ditindaklanjuti. Klik
pada kolom batas akhir maka akan muncul tampilan kalender untuk
mempermudah pengisian.
• Status Tindakan
Kolom ini akan secara otomatis terisi berdasarkan batas akhir yang ditentukan.
Ada 4 kategori status tindakan yaitu, On-Track atau yang berwarna hijau berarti
apabila status tindak lanjut ’SELESAI’ sampai dengan tanggal yang ditentukan
sebagai target penyelesaian tindak lanjut, Alert atau berwarna kuning berarti
apabila status tindak lanjut ’SELESAI’ apabila tanggal lebih dari tanggal yang
ditentukan sebagai target penyelesaian tindak lanjut selisihnya belum melebihi
7 hari, Off-Track atau berwarna Merah berarti apabila status tindak lanjut
’SELESAI’ apabila tanggal sudah lebih 7 hari dari tanggal yang ditentukan
sebagai target penyelesaian tindak lanjut.
Kolom “Tindak Lanjut”
Batas akhir
Status Tindakan
Penanggung Jawab
Tombol “Save” Tombol “Reload”
Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 30
• Penanggung Jawab
Kolom ini berisi daftar unit yang menjadi penanggung jawab dari tindak lanjut
yang ada. Klik pada tombol drop down list maka akan muncul daftar unit yang
akan dipilih.
• Tombol Save, Reload dan Cancel
• Klik tombol ”Save” untuk menyimpan hasil perekaman tindak lanjut, klik
tombol ”Reload” untuk mengosongkan layar yang ada dan klik tombol
”Cancel” apabila akan membatalkan kegiatan perekaman tindak lanjut.
• Komentar
Informasi komentar dari tindak lanjut dapat dilihat dari Gambar 4.4.9 (Layar
Tindak Lanjut) di baris bawah yang tertulis ”Terdapat 0 record komentar, lihat
komentar”, kalimat diatas berarti tindak lanjut tersebut belum ada komentarnya
untuk menambahkan komentar klik pada hyperlink ”Komentar” maka akan
muncul layar Informasi Tindakan seperti gambar 4.4.11 dibawah ini.
Gambar 4.4.11 Informasi Tindakan
Klik tombol ”Add Komentar” pada gambar 4.4.11 untuk menambahkan
komentar pada tindak lanjut, maka akan tampak form perekaman komentar
seperti gambar 4.4.12 dibawah ini.
Tombol “Add Komentar”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 31
Gambar 4.4.12 Form Komentar
Isikan uraian komentar pada kolom ”Komentar”.
Ada 3 jenis tipe komentar yaitu :
- Komentar Tindak Lanjut
- Usulan Perpanjangan Waktu
- Penyelesaian Tindak Lanjut
Klik salah satu pada radio button pada tipe komentar yang ada.
4.5 Penundaan Rapat
Di menu Penundaan Rapat ini kegiatan yang dilakukan adalah memanage
semua data Permintaan Rapat yang tidak disetujui sehingga perlu penjadwalan
ulang maupun agenda Permintaan Rapat tersebut dibatalkan. Tampilan gambar
menu Penundaan Rapat seperti gambar 4.5.1 dibawah ini.
Gambar 4.5.1 Menu ”Penundaan Rapat”
Menu “Penundaan Rapat”
Kolom Komentar
Tipe Komentar
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 32
Klik pada menu ”Penundaan Rapat” maka akan tampil Menu Utama Penundaan
Rapat seperti gambar 4.5.2 dibawah ini.
Gambar 4.5.2 Menu Utama Penundaan Rapat
Petunjuk Kegiatan :
• Icon Show Detil
Klik icon show detil ini untuk lebih memastikan isi dari detil penundaan rapat
tsb. Tampilan gambar detil penundaan rapat seperti gambar 4.5.3 dibawah ini.
Gambar 4.5.3 Detil Penundaan Rapat
• Icon Jadwal Ulang
Klik icon Jadwal Ulang apabila Penundaan Rapat tersebut akan dimintakan
kembali untuk dijadwal Ulang. Klik icon ”Jadwal Ulang” maka akan tampil
message untuk memastikan apakah record tsb akan dijadwal ulang. Tampilan
layar message seperti gambar 4.5.4. Kegiatan Jadwal Ulang ini bila dilakukan
Status Rapat “Ditunda”
Icon “Show Detil”
Icon “Jadwal Ulang”
Icon “Dibatalkan”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 33
maka akan secara otomatis memindahkan record Penundaan Rapat tsb ke daftar
Permintaan Rapat dan sekaligus juga terdaftar di Persetujuan Rapat.
Gambar 4.5.4 Message ”Jadwal Ulang” Pembatalan Rapat
• Icon Dibatalkan
Icon ”Dibatalkan” ini berfungsi untuk merubah status rapat dari ”Ditunda”
menjadi ”Dibatalkan” dan secara otomatis record yang dibatalkan tersebut akan
berpindah ke menu Pembatalan Rapat. Klik icon ”Dibatalkan” maka akan
tampil message untuk memastikan apakah record tsb akan dibatalkan. Tampilan
layar message seperti gambar 4.5.5.
Gambar 4.5.5 Message ”Dibatalkan” Pembatalan Rapat
4.6 Pembatalan Rapat
Di kegiatan Menu Pembatalan Rapat ini adalah memanage semua data
Penundaan Rapat yang telah dibatalkan sehingga memerlukan penjadwalan
ulang maupun data Penundaan Rapat tersebut akan dihapus. Adapun tampilan
gambar menu Pembatalan Rapat seperti gambar 4.6.1 dibawah ini.
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 34
Gambar 4.6.1 Menu ”Pembatalan Rapat”
Klik pada menu ”Pembatalan Rapat” maka akan tampil Menu Utama
Pembatalan Rapat seperti gambar 4.6.2 dibawah ini.
Gambar 4.6.2 Menu Utama Pembatalan Rapat
Petunjuk Kegiatan :
• Icon Show Detil
Klik icon show detil ini untuk lebih memastikan isi dari detil pembatalan rapat
tsb. Klik icon ”Kembali ke Pembatalan Rapat” apabila ingin menampilkan layar
sebelumnya. Tampilan gambar detil Pembatalan Rapat seperti gambar 4.6.3
dibawah ini
Menu “Pembatalan Rapat”
Icon “Show Detil”
Icon “Jadwal Ulang”
Icon “Delete”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 35
Gambar 4.6.3 Detil Pembatalan Rapat
• Icon Jadwal Ulang
Klik icon Jadwal Ulang apabila Pembatalan Rapat tersebut akan dimintakan
kembali untuk dijadwal Ulang. Klik icon ”Jadwal Ulang” maka akan tampil
message untuk memastikan apakah record tsb akan dijadwal ulang. Tampilan
layar message seperti gambar 4.6.4. Kegiatan Jadwal Ulang ini bila dilakukan
maka akan secara otomatis memindahkan record Pembatalan Rapat tsb ke
daftar Permintaan Rapat dan sekaligus juga ke daftar Persetujuan Rapat.
Gambar 4.6.4 Message ”Jadwal Ulang” Pembatalan Rapat
• Icon Delete
Icon Delete ini berfungsi apabila agenda Pembatalan Rapat dengan status rapat
”Dibatalkan” ini tidak mendapat rekomendasi untuk dijadwal ulang sehingga
agenda rapat tersebut harus dihapus. Klik tombol icon ”Delete” maka akan
tampil message untuk memastikan apakah record dengan status rapat dibatalkan
tsb betul-betul akan dihapus dari database. Tampilan message ”Delete” seperti
gambar 4.6.5 dibawah ini.
Icon “Kembali ke Pembatalan Rapat”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 36
Gambar 4.6.5 Message ”Delete” Pembatalan Rapat
4.7 Dashboard Rapat
Modul ini akan menampilkan informasi dalam bentuk grafik, gauge dan tabel
statistik.
Fungsinya agar mempermudah evaluasi status rapat, status pelaksanaan tindak
lanjut, dan jumlah arsip yang berhasil dikumpulkan dari kegiatan rapat
berdasarkan kelompoknya.
Tabel statistik akan menampilkan jumlah tindak lanjut rapat berdasarkan status
nya per eselon 1 yang menjadi penanggung jawabnya. Apabila jumlah tersebut
di-klik maka akan tampil daftar tindak lanjut rapat sesuai dengan status tindak
lanjut dan penanggung jawab yang dipilih.
Tampilan dashboard masih dalam pembangunan, oleh karena itu belum kami
sajikan dalam manual ini.
Gambar 4.7.1 Menu ”Dashboard Rapat”
Menu “Dashboard Rapat”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 37
4.8 Daftar Rapat
Menu ini ditujukan agar pengguna aplikasi khususnya Administrator mudah
melakukan pencarian data rapat sesuai dengan karakteristik modul sebagai
berikut :
Multi kriteria
Antar kriteria dihubungkan dengan kondisi “AND”
Item data yang dapat dicari antara lain :
o Tanggal Rapat (Menggunakan batas awal & akhir tanggal pencarian)
o Tema Rapat
o Jenis Rapat
o Inisiator Rapat
o Jam Mulai
o Jam Selesai
o Status Rapat
o Quality Control
o Detail
Disamping itu menu ini juga berfungsi untuk memonitor sudah sejauh mana
status rapat tersebut, hal ini dapat diketahui dengan melihat pada gambar 4.8.1
kolom “Status Rapat”.
Gambar 4.8.1 Menu ”Daftar Rapat”
Untuk penambahan record baru rapat, tekan tombol ”Add New Record”, maka
akan tampak form perekaman jadwal rapat seperti gambar 4.8.2 berikut ini.
Daftar Rapat
Tombol “Add New Record”
Icon “Show Detil”
Icon “Edit Jadwal”
Icon “Delete”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 38
Gambar 4.8.2 Form Jadwal Rapat
Petunjuk Kegiatan :
• Inisiator
Isikan kolom inisiator dengan memilih tombol drop down list yang ada, atau
dapat juga dengan klik pada tombol paling kanan maka akan muncul layar
seperti dibawah ini.
Klik pada hyperlink ”Choose” untuk memilih Unit Eselon I sebagai
inisiatornya.
• Tema Rapat
Isikan kolom tema rapat dengan uraian tema rapat yang ada
• Tgl Rapat
Inisiator
Tema Rapat
Tgl Rapat
Jam Mulai
Jam Selesai
Jenis Rapat
Image Title
Status Rapat Tombol “Save”
Tombol “Reload”
Tombol “Cancel”
“Choose”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 39
Isikan kolom tanggal rapat dengan format yang sudah ditentukan yaitu
dd/mm/yyyy atau dengan klik tombol paling kanan maka akan muncul layar
kalender seperti berikut ini.
• Jam Mulai
Isikan kolom jam mulai dengan format hh:mm:ss
• Jam Selesai
Isikan kolom jam selesai dengan format hh:mm:ss
• Jenis Rapat
Isikan kolom jenis rapat dengan cara memilih daftar yang sudah ada, klik drop
down list maka akan muncul 6 jenis rapat.
• Image Title
Isikan kolom image title dengan cara memilih image yang sudah tersedia,
apabila pilihan gambar yang tersedia tidak memenuhi kriteria dengan tema
rapatnya maka dapat menambahkan image baru. Klik tombol ”Add” yang
terletak di paling kanan dari kolom image title, maka layar form akan tampak
sebagai berikut.
• Status Rapat
Isikan kolom status rapat dengan memilih list yang ada, adapun status rapat ada
5 jenis yaitu : konfirmasi, persiapan, pelaksanaan, ditunda dan dibatalkan.
Layar Kalender
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 40
• Tombol Save, Reload, Cancel
Semua kolom diatas wajib diisi kecuali kolom status rapat, jenis rapat dan
image title. Klik tombol ”Save” untuk menyimpan, klik tombol ”Reload” untuk
mengosongkan semua kolom yang ada dan klik tombol ”Cancel” untuk
membatalkan kegiatan perekaman.
4.9 Daftar File
Menu ini berfungsi untuk mengetahui dan mendapatkan secara mudah dalam
pencarian dokumen. Untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian
nantinya semua dokumen bahan rapat maupun hasil rapat baik dalam bentuk
softcopy maupun hardcopy dikelompokkan berdasarkan kelompok arsip dan
subkelompok arsip. Untuk mempermudah dan mempercepat kegiatan
perekaman daftar file ini, dalam satu kegiatan perekaman dapat memasukkan
data sekaligus 5 bahan rapat atau hasil rapat.
Gambar 4.9.1 Menu ”Daftar File”
Untuk merekam dokumen bahan rapat atau hasil klik tombol ”Daftar File” di
menu Daftar File seperti gambar 4.9.1 maka akan tampak layar form entry
Daftar File seperti gambar 4.9.2 berikut ini.
Daftar File
Tombol “Add New Record”
Icon “Edit”
Icon “Delete”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 41
Gambar 4.9.2 Form Entry Daftar File
Petunjuk Kegiatan :
• Nama File
Untuk pengisian pada kolom nama file klik pada tombol ”Browse” maka akan
tampil layar upload seperti gambar 4.9.3 berikut ini.
Gambar 4.9.3 Form Upload file
Klik di file yang akan di upload, kemudian klik tombol ”Open”, maka nama file
tersebut akan secara otomatis masuk ke kolom nama file.
• Deskripsi File
Isikan kolom deskripsi file ini dengan uraian panjang dan penjelasan rinci dari
dokumen yang akan diupload supaya mudah dimengerti.
• Kelompok Arsip
Isikan kolom kelompok arsip ini dengan memilih drop down list yang ada,
terdapat 14 pilihan disana.
Nama File
Deskripsi File
Kelompok Arsip
SubKelompok
Lokasi Arsip
Status File
File yang akan di Upload
File Upload
Tombol “Open”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 42
• Subkelompok Arsip
Kolom subkelompok arsip ini akan aktif apabila kolom kelompok arsip sudah
terisi. Klik tombol drop down list yang ada untuk memilih subkelompok arsip.
• Lokasi Arsip
Isikan kolom lokasi arsip ini dengan lokasi tempat dimana bahan rapat maupun
hasil rapat dalam bentuk hardcopy disimpan. Pengisian pada kolom ini
sebaiknya se informatif mungkin, supaya dapat mempermudah bagi staf
Pushaka maupun Staf Menteri Keuangan dalam pencarian berkas bahan rapat
maupun hasil rapat.
• Status File
Pilih pada radio button yang ada, apakah dokumen tersebut sebagai bahan rapat
atau hasil rapat.
• Untuk merubah atau update terhadap file hasil upload, maka klik tombol ”Edit”
di Menu Daftar File seperti gambar 4.9.1, maka akan muncul layar form edit
seperti gambar 4.9.4 berikut ini.
Kolom nama file tidak dimunculkan pada layar, apabila akan mengganti atau
upload ulang bahan rapat maupun hasil rapat klik tombol ”Browse” yang
terletak sebelah kanan kolom nama file, sedangkan elemen / kolom yang lain
untuk kegiatan update/edit diinformasikan dan tampak dilayar.
Gambar 4.9.4 Form Edit Daftar File
• Apabila bahan rapat maupun hasil rapat yang telah ada akan dihapus, klik pada
icon ”Delete” di Menu Daftar File seperti gambar 4.9.1, maka akan muncul
form message untuk meyakinkan apakan record tersebut benar-benar akan
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 43
dihapus seperti tampak gambar 4.9.5 dibawah, apabila klik ”OK” maka record
tersebut akan terhapus dari database, sedangkan bila ingin membatalkan
kegiatan delete tersebut klik tombol ”Cancel”.
Gambar 4.9.5 Message ”Delete” Daftar File
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 44
5 Kalender Kegiatan Menu kalender kegiatan ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor kegiatan
Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen
Keuangan. Yang tercatat dalam kalender kegiatan ini semua kegiatan Rapim maupun
diluar kegiatan Rapim yang disebut dengan kegiatan Non Rapim. Semua kegiatan
Rapim mulai permintaan sampai dengan tindak lanjut tercatat di kegiatan kalender
ini. Kalender kegiatan ini terdiri dari 7 sub menu, klik menu utama maka akan
tampak ke sebelas sub menu seperti tampak pada gambar 5.1.
Gambar 5.1 Menu Utama Kalender Kegiatan
5.1 Permintaan Kegiatan
Klik pada menu ”Permintaan Kegiatan” seperti gambar 5.1, selanjutnya akan
tampil layar yang memberikan informasi daftar jumlah kegiatan yang ada baik
rapim maupun non rapim per unit eselon I seperti tampilan gambar 5.1.1
berikut ini.
Menu “Kalender Kegiatan”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 45
Gambar 5.1.1 Menu Utama Permintaan Kegiatan
Klik icon ”Show Detil” untuk mendapatkan informasi lebih detil tiap unit
eselon I. Layar detil berikutnya akan tampak seperti gambar 5.1.2 berikut ini.
Gambar 5.1.2 Layar Rincian Kegiatan per Eselon I
Informasi pada gambar 5.1.2 antara lain : contact person, unit, agenda acara,
tgl kegiatan, jam mulai, jam selesai, tempat, jenis kegiatan dan control Edit
dan Delete kegiatan.
Untuk mengupdate / edit salah satu kegiatan yang ada klik icon ”Edit
Kegiatan” yang ada maka akan tampil layar form edit kegiatan seperti tampak
pada gambar 5.1.3 berikut ini.
Icon “Show Detil
Icon “Edit Kegiatan”
Icon “Del Kegiatan”
Permintaan Kegiatan
Icon “Back”
Icon “Add New Record”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 46
Gambar 5.1.3 Form Edit Kegiatan
Petunjuk Pengisian :
Unit
pilih pada icon pop up pada kolom unit atau klik pada icon sebelah kanan
dari kolom unit, kemudian pilih unit yang ada.
Contact Person
Isikan pada colom contact person dengan uraian nama yang
bertanggungjawab atau pihak yang dapat dihubungi terhadap permintaan
kegiatan tsb.
Agenda Acara
Isikan kolom agenda acara, dengan uraian agenda dari permintaan
kegiatan.
Tgl Kegiatan
Isikan pada kolom tanggal kegiatan dengan tanggal kegiatan yang akan
dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy.
Jam Mulai
Isikan pada kolom jam mulai dengan jam kegiatan yang akan
dilaksanakan dengan format hh:dd:ss.
Jam Selesai
Isikan pada kolom jam selesai dengan waktu selesainya kegiatan tsb
dilaksanakan dengan format hh:dd:ss.
Tempat
Isikan pada kolom tempat dengan lokasi kegiatan tersebut dilaksanakan.
Unit Contact Person
Tgl Kegiatan
Jam Mulai
Agenda Acara
Jam Selesai
Tempat Keterangan
Jenis Kegiatan Tombol Save, Reload, Cancel
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 47
Jenis Kegiatan
Pilih pada kolom jenis kegiatan tersebut Rapim ataukah Non Rapim
Keterangan
Isikan pada kolom keterangan dengan uraian keterangan dari kegiatan bila
diperlukan.
Tombol Save dan Cancel
Klik tombol ”Save” bila kegiatan tersebut diatas akan di simpan ke dalam
database. Untuk meyakinkan record tersebut akan disimpan maka akan
tampil message seperti gambar 5.1.4 berikut ini. Klik icon ”Cancel”
apabila ingin membatalkan kegiatan.
Gambar 5.1.4 Save Permintaan Kegiatan
Untuk menghapus kegiatan yang ada klik icon ”Del Kegiatan” dari menu
Layar Rincian Kegiatan per Eselon I (gambar 5.1.2), maka akan tampil layar
seperti gambar 5.1.5 berikut ini untuk meyakinkan apakah record tersebut
benar-benar akan dihapus dari database, klik icon ”OK” maka record tersebut
akan terhapus, klik ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan.
Gambar 5.1.5 Delete Permintaan Kegiatan
5.2 Persetujuan Kegiatan
Di menu kegiatan Persetujuan Kegiatan ini dilakukan apabila permintaan
kegiatan yang ada disetujui akan dilaksanakan sesuai permintaan. Yang
berhak melakukan approch terhadap kegiatan Persetujuan Kegiatan ini hanya
bisa dilakukan oleh petugas ”Admin” saja. Sedangkan pihak user/member
hanya bisa memonitor melalui dashboard yang sudah disediakan. Tanggal dan
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 48
waktu Pelaksanaan Kegiatan dapat berubah tidak sesuai permintaan, karena
menyesuaikan dengan agenda kegiatan Menteri Keuangan. Semua record
yang ada di Permintaan Kegiatan pasti tercantum juga di data Persetujuan
Kegiatan. Klik pada menu ”Persetujuan Kegiatan” maka akan tampak layar
seperti di gambar 5.2.1.
Gambar 5.2.1 Menu Utama Persetujuan Kegiatan
Informasi yang ada dalam menu utama persetujuan kegiatan adalah jumlah
kegiatan per unit Eselon I. Untuk mengetahui lebih detil dari kegiatan tsb,
klik icon ”Show Detil” maka akan tampak layar gambar 5.2.2 seperti berikut
ini.
Gambar 5.2.2 Layar Rincian Persetujuan Kegiatan
Di layar rincian persetujuan kegiatan ini informasi yang ada antara lain :
contact person, unit, agenda acara, tgl kegiatan, jam mulai, jam selesai,
tempat, jenis kegiatan , control disetujui dan ditunda. Klik icon “Disetujui”,
apabila permintaan kegiatan tersebut disetujui untuk dilaksanakan sesuai
Persetujuan Kegiatan
Icon “Show Detil”
Icon “Disetujui”
Icon “Ditunda”
Icon “Back”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 49
jadwal yang sudah ditentukan. Layar berikutnya akan muncul message untuk
meyakinkan bahwa permintaan tersebut benar-benar disetujui seperti tampak
pada gambar 5.2.3 berikut ini. Record yang sudah disetujui maka secara
otomatis akan berpindah ke menu kegiatan Persiapan Kegiatan.
Gambar 5.2.3 message “Disetujui”
Apabila permintaan kegiatan tersebut belum mendapat persetujuan dan jadwal
permintaan kemungkinan berubah maka klik icon “Ditunda”. Akan muncul
message seperti gambar 5.2.4 berikut ini. Bila record tersebut ditunda, maka
secara otomatis record tersebut tidak tampil di menu persetujuan kegiatan dan
akan masuk ke menu penundaan kegiatan untuk dijadwal ulang kembali.
Gambar 5.2.4 message “Ditunda”
5.3 Persiapan Kegiatan
Semua permintaan kegiatan yang sudah disetujui maka akan tampil di menu
persiapan kegiatan. Klik menu persiapan kegiatan maka akan tampak layar
gambar 5.2.5 seperti dibawah ini.
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 50
Gambar 5.3.1 Menu Persiapan Kegiatan
Informasi yang ada dalam menu utama persiapan kegiatan adalah jumlah
kegiatan per unit Eselon I. Untuk mengetahui lebih detil dari kegiatan tsb,
klik icon ”Show Detil” maka akan tampak layar gambar 5.2.6 seperti berikut
ini.
Gambar 5.3.2 Layar Rincian Persiapan Kegiatan
Di layar rincian persiapan kegiatan ini informasi yang ada antara lain : contact
person, unit, agenda acara, tgl kegiatan, jam mulai, jam selesai, tempat, jenis
kegiatan , control persiapan dan ditunda. Klik icon “Persiapan, apabila
tersebut benar akan dilaksanakan sesuai jadwal yang sudah ditentukan. Layar
berikutnya akan muncul message untuk meyakinkan bahwa persiapan tersebut
benar-benar akan dilaksanakan seperti tampak pada gambar 5.2.7 berikut ini.
Record yang sudah dipersiapkan maka secara otomatis akan berpindah ke
menu kegiatan Pelaksanaan Kegiatan.
Persiapan Kegiatan
Icon “Show Detil”
Icon “Persiapan”
Icon “Ditunda”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 51
Gambar 5.3.3 message ”Persiapan”
Apabila kegiatan yang sudah di setujui tersebut tidak dapa dilaksanakan dan
perlu ditunda, maka klik icon ”Ditunda” dari menu layar rincian persiapan
persetujuan seperti gambar 5.2.6 di halaman sebelumnya, akan tampak
message ditunda seperti tampak pada gambar 5.2.8 berikut ini. Record yang
ditunda akan masuk ke dalam menu Penundaan Kegiatan.
Gambar 5.3.4 message ”Ditunda”
5.4 Pelaksanaan Kegiatan
Menu pelaksanaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan
yang sudah dilaksanakan. Klik Pelaksanaan Kegiatan pada menu utama maka
akan tampil layar seperti gambar 5.4.1 berikut ini.
Gambar 5.4.1 Menu Utama Pelaksanaan Kegiatan
Klik icon ”Show Detil” untuk melihat lebih detil kegiatan dalam satu Unit
Eselon I . Tampak layar berikutnya seperti gambar 5.4.2 berikut ini.
Pelaksanaan Kegiatan
Icon “Show Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 52
Gambar 5.4.2 Layar Rincian Pelaksanaan Kegiatan
Pada layar rincian pelaksanaan kegiatan seperti tampak tersebut diatas
informasi yang didapat antara lain : contact person, unit, agenda acara, tgl
kegiatan, jam mulai, jam selesai, tempat, jenis kegiatan dan control. Control
yang ada adalah icon ”Ditunda”. Klik icon ini apabila kegiatan tersebut akan
ditunda pelaksanaannya. Maka akan muncul message seperti tampak pada
gambar 5.4.3 berikut ini.
Gambar 5.4.3 Message ”Ditunda”
5.5 Penundaan Kegiatan
Menu penundaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan
yang ditunda. Kegiatan tersebut dapat dijadwal ulang maupun dibatalkan.
Klik menu Penundaan Kegiatan maka akan tampak layar seperti gambar 5.5.1
berikut ini.
Icon “Ditunda”
Icon “Back”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 53
Gambar 5.5.1 Menu Utama Penundaan Kegiatan
Di menu utama penundaan kegiatan hanya menampilkan unit Eselon I dan
jumlah kegiatan, apabila ingin melihat detil dari kegiatan dalam satu unit
eselon I tersebut klik icon ”Show Detil”, maka akan tampak layar seperti
gambar 5.5.2 berikut ini.
Gambar 5.5.2 Layar Rincian Penundaan Kegiatan
Klik icon ”Jadwal Ulang” apabila permintaan kegiatan yang ada jadwal yang
diajukan perlu di ubah sehingga harus dijadwal ulang kembali dan record
yang dijadwal ulang akan secara otomatis ada di menu permintaan kegiatan
kembali. Message yang muncul apabila icon jadwal ulang diklik akan tampak
seperti gambar 5.5.3 berikut ini.
Penundaan Kegiatan
Icon “Show Detil”
Icon “Jadwal Ulang
Icon “Dibatalkan
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 54
Gambar 5.5.3 Message ”Jadwal Ulang”
Klik icon ”Dibatalkan” apabila kegiatan tersebut akan dibatalkan dikarenakan
pada waktu yang telah ditentukan kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan
sehingga harus dibatalkan. Message yang muncul bila icon ini di klik adalah
seperti tampak pada gambar .5.5.4 berikut ini dan record yang telah
dibatalkan akan secara otomatis masuk ke menu Pembatalan Kegiatan.
Gambar 5.5.4 Message ”Dibatalkan”
5.6 Pembatalan Kegiatan
Menu pembatalan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan
yang dibatalkan. Dalam menu pembatalan kegiatan ini dimungkinkan
kegiatan yang telah dibatalkan untuk dijadwal ulang. Klik ”Pembatalan
Kegiatan” pada menu utama kegiatan kalender maka akan tampak menu
utama pembatalan kegiatan seperti tampak pada gambar 5.6.1 berikut ini.
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 55
Gambar 5.6.1 Menu Utama Pembatalan Kegiatan
Klik icon ”Show Detil” untuk melihat data pembatalan kegiatan lebih terinci
per Unit Eselon I. Tampilan layar rincian akan tampak seperti gambar 5.6.2
dibawah ini.
Gambar 5.6.2 Layar Rincian Pembatalan Kegiatan
Kegiatan yang sudah dibatalkan dapat dijadwal ulang dengan cara klik pada
icon ”Jadwal Ulang” seperti tampak pada gambar 5.6.2, akan muncul layar
message seperti gambar 5.6.3 yang berfungsi untuk meyakinkan apakah
record tersebut benar-benar akan di jadwal ulang. Klik icon ”OK” maka
secara otomatis record tersebut berpindah ke menu ”Permintaan Kegiatan”
maupun ”Persetujuan Kegiatan”.
Pembatalan Kegiatan
Icon “Show Detil”
Icon “Jadwal Ulang”
Icon “Hapus Kegiatan”
Icon “Back”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 56
Gambar 5.6.3 Message ”Jadwal Ulang”
Apabila record yang sudah dibatalkan tersebut akan dihapus maka klik icon
”Hapus Kegiatan” seperti tampak pada layar 5.6.4, selanjutnya akan muncul
layar message untuk meyakinkan apakah record tersebut benar-benar akan
dihapus klik tombol ”OK”, klik ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan
penghapusan kegiatan pembatalan.
Gambar 5.6.4 Message ”Hapus Kegiatan”
5.7 Daftar Kegiatan
Menu ini ditujukan agar pengguna aplikasi khususnya Administrator mudah
melakukan pencarian data rapim maupun kegiatan sesuai dengan
karakteristik modul sebagai berikut :
Multi kriteria
Antar kriteria dihubungkan dengan kondisi “AND”
Item data yang dapat dicari antara lain :
o Unit (Menggunakan batas awal & akhir tanggal pencarian)
o Agenda Acara
o Tgl Kegiatan
o Contact Person
o Jam Mulai
o Jam Selesai
o Tempat
o Jenis Kegiatan
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 57
Untuk mempermudah pencarian kegiatan maupun rapim isikan pada kolom
multi kriteria yang ada kemudian klik icon ”Show”, maka tampilan layar
sesuai dengan kriteria yang sudah ditentukan seperti tampak pada gambar
5.7.1
Gambar 5.7.1 Daftar Kegiatan
Untuk menambahkan kegiatan baru, klik pada icon ”Add New Record” maka
tampilan layar perekaman tampak seperti gambar 5.7.2 berikut ini.
Gambar 5.7.2 Layar Perekaman Kegiatan
Petunjuk Kegiatan:
Unit
Isikan kolom unit dengan Unit Eselon I yang ada dengan cara pilih pada
pop up yang ada.
Daftar Kegiatan
Unit
Contact Person
Agenda Acara
Tgl Kegiatan
Jam Mulai
Jam Selesai
Jenis Kegiatan
Keterangan
Icon “Add New Record”
Tombol Save, Reload, Cancel
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 58
Contact Person
Isikan / ketik Nama atau Unit Kerja yang bertanggu jawab terhadap
permintaan kegiatan tersebut.
Agenda Acara
Isikan pada kolom agenda dengan uraian kegiatan yang diajukan.
Tgl Kegiatan
Isikan kolom tanggal kegiatan dengan format dd/mm/yyyy.
Jam Mulai
Isikan kolom pada jam mulai dengan format hh:mm:ss.
Jam Selesai
Isikan pada kolom jam selesai dengan format hh:mm:ss.
Jenis Kegiatan
Pilih radio button yang ada dengan jenis kegiatan Rapim atau Non Rapim.
Status Informasi
Pilih radio button yang ada dengan status informasi Dinas atau Pribadi.
Status Kegiatan
Pilih di kolom status kegiatan dengan 5 jenis status antara lain:
konfirmasi, persiapan, pelaksanaan, ditunda dan dibatalkan.
Keterangan
Tombol Save dan Cancel
Klik tombol ”Save” untuk menyimpan data perekaman kegiatan, klik
tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman.
Untuk mengupdate / edit data kegiatan, pilih data kegiatan yang akan
diupdate kemudian klik icon “Edit” dari menu gambar 5.7.1, maka akan
tampak layar edit data kegiatan seperti tampak pada gambar 5.7.3 berikut
ini.
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 59
Gambar 5.7.3 Layar Edit Kegiatan
Lakukan edit terhadap elemen-elemen yang ada seperti tampak pada gambar
5.7.3. Apabila edit sudah dilakukan dan kegiatan edit tersebut akan di simpan
maka klik tombol ”Save” untuk membatalkan kegiatan klik tombol ”Cancel”.
Untuk menghapus / delete kegiatan yang sudah ada, klik icon ”Del” dari layar
Edit Kegiatan (gambar 5.7.3), tampak gambar 5.7.4 berikut ini. Klik tombol
”OK” untuk meyakinkan record tersebut benar-benar akan dihapus, untuk
membatalkan kegiatan klik tombol ”Cancel”.
Gambar 5.7.4 Message “Delete”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 60
6 Menu SMS Gateway Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang masuk maupun yang keluar,
disamping itu juga dapat untuk mengirimkan sms ke satu nomor tujuan tertentu
maupun dapat juga ke beberapa nomor sekaligus. Adapun nomor yang dituju harus
sudah didaftarkan terlebih dahulu melalui menu ”Referensi” dengan sub menu
”Unit”.
Klik menu ”SMS Gateway” di Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak
Menu Utama SMS Gateway seperti tampak pada gambar 6.1.
Gambar 6.1 Menu Utama SMS Gateway
Ada 5 kegiatan dalam menu SMS Gateway ini, antara lain : Incoming SMS,
Outgoing SMS, Broadcast SMS, Broadcasted SMS dan Send SMS.
6.1 Incoming SMS
Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang masuk / diterima saja. klik
menu ”Incoming SMS” maka tampilan layar adalah seperti gambar 5.1.1
dibawah ini. Informasi yang di dapat antara lain : pengirim sms (sender name),
nomor hp pengirim (sender msisdn), isi dari sms (message), waktu pengiriman
(date time). Control yang disediakan hanya untuk kegiatan ”Delete” saja.
Apabila ada sms yang dianggap tidak perlu atau sms yang masuk harus dihapus
dengan cara klik tombol icon ”Delete”, maka akan muncul message seperti
gambar 6.1.2 untuk meyakinkan apakah record tersebut benar akan dihapus,
kemudian klik tombol ”OK” untuk menghapus, klik tombol ”Cancel” untuk
membatalkan.
Tombol “SMS Gateway”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 61
Gambar 6.1.1 Menu Incoming SMS
Gambar 6.1.2 Message Delete
6.2 Outgoing SMS
Menu ini berfungsi untuk memonitor SMS yang keluar saja baik yang berasal
dari kegiatan single sms melalui menu ”Send SMS” maupun pengiriman sms
melalui menu ”Broadcast SMS”. Klik menu ”Outgoing SMS” maka tampilan
layar adalah seperti gambar 6.2.1 dibawah ini. Informasi yang di dapat antara
lain : nama / unit penerima sms (recipient name), no penerima sms (recipient
msisdn), isi sms (message), waktu pengiriman sms (date time), control yang
disediakan hanya untuk kegiatan ”Delete” saja. Apabila ada sms yang dianggap
tidak perlu dan harus dihapus maka dengan cara klik tombol icon ”Delete”,
maka akan muncul message seperti gambar 6.1.2 untuk meyakinkan apakah
record tersebut benar akan dihapus, kemudian klik tombol ”OK” untuk
menghapus, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan.
Tombol “Incoming SMS”
Tombol “Delete”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 62
Gambar 6.2.1 Menu Outgoing SMS
6.3 Broadcast SMS
Menu ini berfungsi untuk mengirimkan SMS ke satu nomor saja maupun
langsung ke beberapa nomor yang dituju dengan syarat nomor yang dituju
tersebut sudah terdaftar. Klik menu ”Broadcast SMS” maka tampilan layar
adalah seperti gambar 6.3.1 dibawah ini.
Gambar 6.3.1 Menu Broadcast SMS
Untuk mengirimkan sms melalui menu broadcast ini klik pada menu utama
broadcast kemudian klik tombol ”Add New Record” maka akan tampil form
perekaman seperti gambar 6.3.2 dibawah ini.
Tombol “Outgoing SMS”
Tombol “Delete”
Tombol “Broadcast SMS”
Tombol “Add New Record”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 63
Gambar 6.3.2 Form Perekaman Broadcast SMS
Petunjuk Kegiatan :
• Recipient
Select pada unit yang akan menerima sms pada kolom recipient (unit
organisasi yang ada dalam kolom) ini hanya untuk mengirim sms ke satu unit
organisasi saja apabila semua unit yang akan menerima sms maka semua unit
yang ada pada kolom recipient di select all. Apabila ada penambahan unit
baru yang akan menerima sms maka cara penambahannya melalui menu
Referensi dengan sub menu “Unit”.
• Message
Isikan pada kolom message dengan pesan sms yang akan dikirimkan.
• Date Send
Isikan kolom date send dengan tanggal kapan sms tersebut dikirimkan dengan
format dd/mm/yyyy, klik pada kolom tersebut atau klik pada icon disebelah
kanan sejajar dengan kolom date send maka akan tampil layar kalender
seperti dibawah ini.
Recipient
Message
Date Send
Time Send
Tombol “Save”
Tombol “Reload”
Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 64
• Time Send
Isikan pada kolom time send ini dengan waktu kapan sms tersebut akan
dikirimkan secara otomatis. Sms akan terkirim secara otomatis apabila kolom
date send yang diisikan minimal sama dengan tanggal server dan time send
yang diisikan tidak boleh lebih kecil dari time server. Contoh, apabila date
pada server tercatat 04/10/2008 dan time pada server tercatat pukul 12:39
maka kolom pada date send terisi minimal sama dengan date pada server yaitu
04/10/2008 dan kolom time send minimal terisi pukul 12:40.
• Tombol Save, Reload dan Cancel
Klik tombol ”Save” apabila semua kolom yang ada sudah terisi semua dan
record tersebut akan dikirim ke nomor yang sudah diselect dan secara
otomatis tercatat dalam Broadcasted SMS. Klik tombol ”Cancel” untuk
membatalkan kegiatan pengiriman sms. Data sms yang sudah lengkap akan
tetapi belum terkirim akan tercatat di broadcast sms seperti tampak pada layar
dibawah ini.
Klik tombol “Edit” apabila ada kesalahan dalam memasukkan data sms yang
akan dikirimkan. Klik tombol “Delete” untuk menghapus data sms yang
belum terkirim sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam date dan time.
6.4 Broadcasted SMS
Menu ini berfungsi untuk memonitor semua SMS yang dikirimkan lewat menu
broadcast. Sms yang sudah berhasil dikirim sesuai jadwal yang sudah
ditentukan dalam date dan time secara otomatis tidak tercantum dalam data
broadcast sms dan secara otomatis akan tercatat di broadcasted sms. Apabila
icon “Edit”
Icon “Delete”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 65
sms tersebut masih tercantum di menu broadcast sms itu berarti sms tersebut
belum berhasil terkirim ke nomor yang dituju, perlu di cek ulang apakah
pengisian pada kolom date send dan time send sudah benar sesuai dengan syarat
yang sudah ditentukan. Klik menu ”Broadcast SMS” maka tampilan layar
adalah seperti gambar 6.4.1 dibawah ini.
Gambar 6.4.1 Menu Broadcasted SMS
Adapun informasi yang ada dalam menu broadcastes sms antara lain : daftar
penerima sms (recipient), isi dari sms (message), kapan sms tersebut dikirim
(date send), kapan waktu pengiriman sms (time send), status send bila tertulis
“N” itu berarti sms tersebut belum terkirim sedangkan bila tertulis “Y” itu
berarti sms tersebut sudah berhasil dikirim, create date yang memberikan
informasi tanggal dan waktu kapan sms tersebut dibuat sesuai dengan tanggal
sistem desktop yang aktif, modified date berisi informasi tanggal dan waktu
kapan terakhir sms tersebut di edit/update bila terjadi perubahan. Di kegiatan
menu broadcasted sms ini hanya tersedia kontrol untuk delete/hapus record saja.
6.5 Send SMS
Menu ini berfungsi untuk mengirimkan sms yang ditujukan ke satu nomor saja
dan tidak harus ke nomor yang sudah terdaftar.
Klik menu ”Send SMS” maka tampilan layar adalah seperti gambar 6.5.1
dibawah ini.
Tombol “Broadcasted SMS”
Icon “Delete”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 66
Gambar 6.5.1 Menu Send SMS
Klik pada tombol ”Add New Record” untuk mengirim sms baru. Tampilan layar
Perekamannya adalah sebagai berikut seperti tampak pada gambar 6.5.2.
Gambar 6.5.2 Form perekaman Send SMS
Petunjuk Kegiatan :
• Recipient Msisdn
Isikan pada kolom recipient msisdn dengan nomor telpon yang akan
menerima sms
• Message
Isikan kolom message dengan uraian sms yang akan dikirimkan
• Tombol Save, Reload dan Cancel
Klik tombol ”Save” bila semua field pada form perekaman send sms sudah
terisi dan data sms tersebut akan dikirim, tombol ”Reload” berfungsi untuk
Tombol “Send SMS”
Tombol “Add New Record”
Recipien
Message
Tombol “Save” Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 67
mengosongkan layar yang ada, tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan
pengiriman sms tersebut. Tanda bintang (*) pada setiap kolom isian itu berarti
kolom tersebut harus diisi.
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 68
7 Perhatian Publik
Menu ini berfungsi untuk mengelola tabel-tabel pendukung antara lain : tabel
referensi web, tabel tipe dokumen dan tabel topik artikel.
Klik menu ”Perhatian Publik” di Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan
tampak Menu Utama Perhatian Publik seperti tampak pada gambar 7.1.
Gambar 7.1 Menu Utama Perhatian Publik
Ada 4 kegiatan dalam menu Perhatian Publik ini yaitu :
7.1 Web Referensi
Menu ini berguna untuk mencatat dan mengelola daftar alamat web site yang
dibutuhkan. Klik menu ”Web Referensi” maka tampilan layar adalah seberti
gambar 7.1.1 berikut ini.
Gambar 7.1.1 Menu Web Referensi
“Perhatian Publik”
Menu “Web Referensi
Icon “Add New Record”
Icon “Edit”
Icon “Delete”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 69
Apabila ada web site baru yang belum terdaftar, dapat ditambahkan dengan
cara klik icon ”Add New Record” pada tampilan gambar 7.1.1, maka akan
tampak layar perekaman data web referensi sepeti tampak pada gambar 7.1.2
berikut ini.
Gambar 7.1.2 Form Perekaman Web Referensi
Petunjuk Kegiatan :
• Reference
Isikan pada kolom Referense dengan alamat / address dari web site yang
dibutuhkan.
• Tombol Save, Reload dan Cancel
Klik tombol ”Save” apabila kolom reference sudah terisi. Klik tombol
”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman web referensi .
Setelah klik tombol ”Save” maka akan muncul layar message seperti gambar
7.1.3 berikut ini. Klik tombol ”OK” untuk meyakinkan bahwa record tersebut
benar-benar akan disimpan, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan
kegiatan perekaman.
Gambar 7.1.3 Message ”Save”
Web Reference
Tombol “Save”
Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 70
Apabila di kegiatan perekaman tersebut kolom web reference tidak diisi dan
kemudian klik tombol ”Save” maka akan muncul message pemberitahuan
bahwa elemen tersebut harus diisi seperti tampak pada gambar berikut ini.
Untuk update data yang sudak ada klik icon ”Edit” pada gambar 7.1.1 maka
akan tampil form update data web referensi seperti tampak pada gambar 7.1.4
berikut ini.
Gambar 7.1.4 Form Update Web Referensi
Untuk menghapus / delete record klik icon ”Delete” pada gambar 7.1.1, maka
akan tampil message untuk meyakinkan apakah record tersebut benar-benar
akan dihapus.
Klik tombol ”OK” bila record tersebut benar akan dihapus, klik tombol
”Cancel” untuk membatalkan kegiatan.
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 71
7.2 Tipe Dokumen
Menu ini berfungsi untuk mengelola berbagai jenis tipe dokumen yang ada.
Klik tombol ”Tipe Dokumen” maka akan muncul gambar 7.2.1 dibawah ini.
Gambar 7.2.1 Menu Tipe Dokumen
Untuk penambahan tipe dokumen yang baru klik icon ”Add New Record”
pada gambar 7.2.1, maka akan tampil form perekaman seperti tampak pada
gambar 7.2.2 berikut ini.
Gambar 7.2.2 Form Perekaman Tipe Dokumen
Isikan pada kolom ”Dokumen Type” dengan nama extention dari tipe
dokumen yang akan direkam, seperti : doc, htm, exc dan lain sebagainya. Klik
tombol ”Save” untuk menyimpan dari perekaman tipe dokumen yang ada.
Akan tampil message seperti berikut ini.
Tipe Dokumen
Icon “Add New Record”
Icon “Edit”
Icon “Del”
Dokumen Type
Tombol “Save” Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 72
Klik tombol ”OK” apabila record tersebut akan disimpan, klik tombol
”Cancel” apabila kegiatan perekaman akan dibatalkan. Apabila kolom
Dokumen Type tidak diisi kemudian klik tombol ”Save”, maka akan muncul
message pemberitahuan seperti berikut ini.
Apabila ada perubahan terhadap penamaan tipe dokumen dapat dilakukan
update melalui kegiatan edit pada menu utama Tipe Dokumen (gambar 7.2.1)
klik icon ”Edit” maka akan tampak layar update seperti gambar 7.2.3
Gambar 7.2.3 Form Update Tipe Dokumen
Lakukan update pada kolom ”Dokumen Type”, kemudian klik tombol ”Save”
untuk menyimpannya klik tombol ”Cancel” untu membatalkan kegiatan
update. Untuk menghapud tipe dokemen yang sudah ada lakukan delete tipe
dokumen tersebut melalui menu utama Tipe Dokumen kemudian pilih icon
”Del”, maka muncul message seperti berikut ini.
Tombol “Save”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 73
Klik tombol ”OK” bila record tipe dokumen tersebut benar-benar akan di
delete, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan delete tersebut.
7.3 Topik Artikel
Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan artikel-artikel yang ada ke dalam
suatu topik. Klik tombol ”Topik Artikel” pada menu utama Perhatian Publik
maka akan muncul gambar 7.3.1 dibawah ini.
Gambar 7.3.1 Menu Topik Artikel
Klik icon ”Add New Record” untuk menambahkan pengelompokan artikel
dalam suatu topik, tampilan layar berikutnya akan muncul form seperti
tampak pada gambar 7.3.2.
Icon “Add New Record”
Icon “Show Detil”
Icon “Edit”
Icon “Del”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 74
Gambar 7.3.2 Form Perekaman Topik Artikel
Petunjuk Pengisian :
• Keyword
Isikan pada kolom keyword dengan kalimat yang yang menjadi topik dalam
artikel tersebut untuk mempermudah pencarian.
• Specified Web Reference
Daftar list referensi web yang ada akan tercantum semua disini, dan semua
list tersebut dalam kondisi Select, apabila ada beberapa referensi web yang
tidak digunakan, pilih dengan Unselect.
• Specified Document Type
Daftar list tipe dokumen yang ada akan tercantum semua disini, dan semua
list tersebut dalam kondisi Select, apabila ada beberapa tipe dokumen yang
tidak digunakan, pilih dengan Unselect.
• Tombol Save, Cancel
Klik tombol ”Save” berfungsi bila semua elemen dari layar 7.3.2 tersebut
diatas sudah terisi dan data tersebut akan disimpan, dengan catatan elemen
”Keyword” wajib diisi, akan muncul layar untuk meyakinkan benar record tsb
akan disimpan, kemudian klik tombol ”OK”, klik tombol Cancel untuk
membatalkan kegiatan perekaman.
Keyword
List Web Referensi
List Tipe Dokumen
Tombol “Save” Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 75
Untuk mem-publish artikel hasil perekaman dengan cara klik icon ”Show
Detil” pada menu Utama Topik Artikel seperti tampak pada gambar 7.3.1
diatas, kemudian akan tampak layar detil seperti gambar 7.3.3 berikut ini.
Gambar 7.3.3 Detil Topik Artikel
Apabila artikel tersebut akan di publish ke dashboard, maka pada artikel yang
akan di publish tersebut, klik icon ”Publish” akan muncul message konfirmasi
seperti berikut ini. Klik tombol ”OK” maka status publish artikel tersebut
menjadi ”Y”
Dan sebaliknya apabila artikel tersebut tidak akan ditampilkan di dashboard,
status publish artikel tersebut harus dalam kondisi ”N” dengan cara klik icon
”UnPublish” pada, maka akan muncul message konfirmasi seperti berikut ini.
Klik tombol ”OK” untuk memastikan bahwa artikel tersebut benar tidak di
publish ke dashboard.
Icon “Back”
Icon “Publish
Icon “UnPublish”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 76
7.4 Daftar Artikel
Menu ini berfungsi untuk memonitor semua artikel yang ada, sekaligus dapat
juga dilakukan update terhadap elemen keyword, resume dan status publish.
Dari menu Perhatian Publik gambar 7.1, klik menu Daftar Artikel akan tampil
layar seperti tampak pada gambar 7.4.1 berikut ini.
Gambar 7.4.1 Menu Daftar Artikel
Klik icon ”Edit” untuk mengupdate elemen keyword, resume maupun status
publish pada artikel yang sudah ada, selanjutnya akan muncul form edit
seperti gambar 7.4.2 berikut ini. Klik tombol ”Save” apabila hasil updating
tersebut akan disimpan.
Gambar 7.4.2 Form Update Artikel
Untuk update status pablish, klik pada icon ”Publish” maupun icon
“UnPublish” di layar seperti gambar 7.4.1.
Icon “Edit”
Icon “Publish”
Icon “UnPublish”
Keyword
Resume
Status Publish
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 77
8 Matriks Monitoring
Menu ini berfungsi untuk mengelola matrik. Dalam kegiatan ini dapat dilakukan
penambahan matrik maupun pengurangan matrik bila matrik tersebut sudah tidak
diperlukan lagi. Kegiatan matrik ini hanya bisa dilakukan oleh admin saja.
Klik menu ”Matrik Monitoring” di Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan
tampak Menu Utama Matrik Monitoring seperti tampak pada gambar 8.1.
Gambar 8.1 Menu Utama Matrik Monitoring
Ada 3 kegiatan dalam menu Matrik Monitoring ini yaitu :
8.1 Setup Item Data
Menu ini berguna untuk menambahkan matrik baru maupun menghapus
matrik yang sudah ada bila matrik tersebut tidak perlu ditampilkan di
dashboard. Klik menu ”Setup Item Data” maka tampilan layar adalah seberti
gambar 8.1.1 berikut ini.
Gambar 8.1.1 Menu Setup Item Data
Matrik Monitoring
Icon “Add New Record”
Icon “Del”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 78
Untuk menambahkan matrik baru kedalam dashboard, klik pada gambar 8.1.1
icon ”Add New Record”,maka tampilan layar berikutnya akan tampak seperti
gambar 8.1.2 berikut ini.
Gambar 8.1.2 Form Perekaman Matrik
Petunjuk Pengisian :
• Nama Matrik
Isikan pada kolom elemen matrik dengan nama matrik yang akan ditampilkan
dalam dashboard
• Item Matrik
Isikan pada kolom item matrik dengan nama elemen-elemen yang akan
menjadi bagian dari matrik.
• Tombol Save, Cancel
Klik tombol ”Save” untuk menyimpan data matrik, klik tombol ”Cancel”
untuk membatalkan kegiatan perekaman data matrik.
Untuk menghapus matrik, klik tombol ”Del” pada menu utama Setup Item
Data.
8.2 Input Data
Menu ini berfungsi untuk memasukkan / menambahkan record data ke dalam
setiap matrik. Klik pada menu ”Input Data” pada gambar 8.2.1 berikut,
kemudian klik icon ”Show Detil” untuk menambahkan record detil matrik.
Nama Matrik
Item Matrik
Tombol Save, Reload, Cancel
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 79
Gambar 8.2.1 Menu Utama Input Data
Klik icon ”Show Detil” maka akan tampil layar detil seperti tampak pada
gambar 8.2.2 berikut ini,
Gambar 8.2.2 Detil Input Data
Fungsi dari icon yang ada pada gambar tersebut diatas antara lain :
Icon ”Add”, berfungsi untuk menambahkan record baru dari item matrik. Klik
icon ”Add” ini maka akan muncul gambar 8.2.3.
Gambar 8.2.3 Form Perekaman Item Matrik
Icon “Show Detil”
Icon “Add”
Icon “Add Sub Item”
Tombol “Douwn / up
Icon “Hapus Sub Item
Edit Status
Kebijakan
order
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 80
Isikan pada kolom Kebijakan dengan uraian untuk menambahkan pada detil
row yang ada, display order berfungsi untuk mengurutkan row yang ada.
Untuk merubah urutan tampilan klik pada icon ”Down” bila detil tersebut
akan ditempatkan pada posisi dibawahnya dari posisi sebelumnya, sedangkan
apabila akan ditempatkan pada posisi diatas dari posisi sebelumnya klik pada
icon ”Up”.
Untuk menambahkan sub item atau menambahkan kolom di sebelah
kanannya, klik icon ”Add Sub Item”, maka tampilan layar berikutnya seperti
gambar 8.2.4 berikut ini.
Gambar 8.2.4 Form Rekam Sub Item
Icon ”Edit Indicator” berfungsi untuk merubah status tindakan yang ada, klik
icon ini maka layar berikutnya tampak seperti gambar 8.2.5.
Gambar 8.2.5 Form Status Tindakan
Ada 4 pilihan status tindakan yaitu : On Track, Off Track, Alert dan
Selesai, klik pada icon drop down list pada kolom status tindakan.
Sub Item
Status Tindakan
Tgl Penyelesaian
Penanggung Jawab
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 81
8.3 Display Data
Menu ini berfungsi hanya untuk memonitor matrik-matrik yang ada, dapat
juga untuk melihat status tindakan dari matrik tersebut. Klik menu ”Display
Data” maka tampilan layar adalah seberti gambar 8.3.1 berikut ini.
Gambar 8.3.1 Menu Utama Display Data
Klik icon ”Show Detil” untuk melihat status tindakan pada record detil
tersebut. Maka tampilan layar akan tampil seperti gambar 8.3.2 berikut ini.
Gambar 8.3.2 Detil Display Data.
Display Data Icon “Show Detil”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 82
9 Referensi
Menu ini berfungsi untuk mengelola tabel-tabel pendukung. Adapun tabel pendukung
tersebut antara lain :
- Unit
- Status
- Rapat Supervisor
- Jenis File
- Kelompok Arsip
- Subkelompok Arsip
Klik menu ”Referensi” di Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak
Menu Utama Referensi seperti tampak pada gambar 9.1.
Gambar 9.1 Menu Utama Referensi
9.1 Unit
Menu ini berfungsi untuk mengelola unit-unit Eselon I di lingkungan
Departemen Keuangan. Klik tombol ”Unit” maka akan muncul gambar 9.1.1
dibawah ini.
Tabel-tabel Pendukung
Tombol “Referensi
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 83
Gambar 9.1.1 Menu Utama Unit
Informasi dari tampilan Menu Utama Unit yang ada antara lain, nama singkat
Unit Eselon dan Uraian panjangnya, Nomor telpon yang bisa dihubungi dan
Email Address. Untuk menambahkan record baru Unit Eselon I klik pada
tombol ”Add New Record” maka akan tampak gambar 9.1.2 Form Unit seperti
dibawah ini.
Gambar 9.1.2 Form Unit
Petunjuk Kegiatan :
• Unit
Isikan kolom Unit dengan uraian pendek dari Unit Eselon I.
• Nama Unit
Isikan kolom Nama Unit dengan uraian panjang dari Unit Eselon I.
• Mobile No
Unit
Nama Unit
Mobile No
Order
Email Address Tombol “Save”
Tombol “Reload”
Tombol “Cancel”
Tombol “Unit”
Tombol “Add New Record”
Icon “Edit Unit”
Icon “Delete Unit”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 84
Isikan kolom Mobile No dengan nomor HP yang bisa dihubungi dengan format
contoh +62xxxxxxxxxx
• Order
Isikan kolom ini dengan urutan angka dari Unit Eselon I tersebut sesuai dengan
urutan Unit Eselon I.
• Email Address
Isikan kolom Email Address ini dengan alamat email Unit Eselon I.
• Tombol Save, Reload, Cancel
Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data Unit Eselon I,
klik tombol ”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari kolom pada
form Unit dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data Unit
Eselon I dibatalkan dan layar akan kembali ke menu sebelumnya. Semua kolom
yang bertanda bintang harus diisi.
Untuk mengupdate/merubah identitas Unit Eselon I yang sudah ada dapat
dilakukan melalui tombol ”Edit Unit” pada Menu Utama Unit (lihat gambar
9.1.1). Klik icon ”Edit Unit” maka akan tampak layar form edit unit seperti
gambar 9.1.3.
Gambar 9.1.3 Form Edit Unit
Apabila ada perubahan struktur organisasi di Unit Eselon I di lingkungan
Departemen Keuangan dan mengakibatkan hilangnya salah satu atau berberapa
Unit Eselon I maka Unit Eselon I tersebut harus dihapus dari daftar file. Klik
pada icon ”Delete Unit” pada pada Menu Utama Unit (lihat gambar 6.1.1),
maka akan muncul message seperti gambar 9.1.4 untuk meyakinkan apakah
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 85
Unit Eselon I tersebut benar-benar akan dihapus. Klik tombol ”OK” untuk
menghapus Unit Eselon I tersebut dari database atau klik tombol ”Cancel”
untuk membatalkan.
Gambar 9.1.4 Message ”Delete” Unit
9.2 Status
Menu ini berfungsi untuk memberikan informasi kepada admin apakah rapat
tersebut berstatus dibatalkan, ditunda, konfirmasi, pelaksanaan maupun
persiapan. Adapun tampilan menu utama status seperti pada gambar 9.2.1.
Gambar 9.2.1 Menu Utama Status
9.3 Rapat Supervisor
Menu ini berfungsi untuk memberikan batasan terhadap petugas administrator
berdasarkan jenis tugas yang ada. Klik tombol ”Rapat Supervisor” pada layar
Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak informasi daftar nama
supervisor dan jenis tugas masing-masing seperti pada gambar 9.3.1.
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 86
Gambar 9.3.1 Menu Utama Rapat Supervisor
Untuk menambahkan nama petugas supervisi, klik pada tombol ”Add New
Record” yang terletak disebelah kiri atas dari Menu Utama Rapat Supervisor,
maka akan tampak layar form perekaman seperti gambar 9.3.2 dibawah ini.
Gambar 9.3.2 Form Rapat Supervisor
Petunjuk Kegiatan :
• Nama Supervisor
Isikan kolom Nama Supervisor ini dengan nama petugas yang bertindak sebagai
Administrator.
• Jenis Tugas
Isikan kolom Jenis Tugas dengan memilih pada tombol drop down list yang
ada.
• Mobile No
Tombol “Rapat Supervisor”
Nama Supervisor Jenis Tugas
Tombol “Add New Record”
Icon “Edit”
Icon “Delete”
Nama Supervisor
Jenis Tugas Mobile No
Email Address
Tombol “Save”
Tombol “Reload”
Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 87
Isikan kolom Mobile No dengan nomor HP yang bisa dihubungi dengan format
contoh +62xxxxxxxxxx
• Email Address
Isikan kolom Email Address ini dengan alamat email petugas supervisor yang
bersangkutan. Sebaiknya alamat email yang diisikan adalah email yang
terdaftar di depkeu.go.id, dan cara pengisiannya tanpa diikuti dengan
@depkeu.go.id, cukup isikan alamat email depannya saja.
• Tombol Save, Reload, Cancel
Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data, klik tombol
”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari kolom pada form rapat
supervisor dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data rapat
supervisor dibatalkan dan layar akan kembali ke menu sebelumnya. Semua
kolom yang bertanda bintang harus diisi.
Gambar 9.3.3 Form Edit Rapat Supervisor
Bila ada perubahan terhadap identitas petugas supervisor maka dapat dilakukan
dengan cara klik icon ”Edit” pada Menu Utama Rapat Supervisor seperti
tampak pada gambar 9.3.1, maka tampilan layar edit seperti gamba 9.3.3.
Gambar 9.3.4 Message ”Delete” Rapat Supervisor
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 88
Untuk menghapus / delete petugas supervisor klik icon ”Delete” pada Menu
Utama Rapat Supervisor, maka akan muncul message untuk meyakinkan
apakah record petugas supervisor tersebut benar-benar akan dihapus seperti
tampak pada gambar 9.3.4, klik tombol ”OK’ apabila record tersebut benar
akan dihapus dari database dan klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan
kegiatan delete tersebut.
9.4 Jenis File
Menu ini berfungsi untuk menambahkan jenis atau tipe file yang akan di upload
ke dalam database. File ini adalah file bahan rapat atau file hasil keputusan
rapat. Untuk sementara ada 3 jenis atau tipe file yang ada yaitu dalam bentuk
file dokumen, dalam bentuk Audio Visual dan dalam bentuk gambar. Ketiga
jenis file tersebut dalam bentuk softcopy. Klik tombol ”Jenis File” pada layar
Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak informasi jenis file yang
ada seperti pada gambar 9.4.1.
Gambar 9.4.1 Menu Utama Jenis File
Untuk menambahkan jenis file yang lain apabila ada klik pada tombol ”Add
New Record” maka akan tampak layar form perekaman jenis file seperti pada
gambar 9.4.2.
Tombol “Jenis File
Tombol “Add New Record”
Informasi Jenis File
Tombol “Delete”
Tombol “Edit”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 89
Gambar 9.4.2 Form Jenis File
Petunjuk Kegiatan :
• Jenis File
Isikan pada kolom Jenis file uraian dari jenis file yang ada.
• Tombol Save, Reload, Cancel
Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data, klik tombol
”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari semua kolom yang ada
dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data dibatalkan dan layar
akan kembali ke menu sebelumnya. Kolom jenis file harus diisi.
Klik tombol ”Delete” pada menu utama jenis file untuk menghapus jenis file
yang ada, maka akan muncul message seperti gambar 9.4.3 untuk meyakinkan
apakah record jenis file tersebut akan dihapus. Klik tombol ”OK” apabila
record jenis file tersebut benar-benar akan dihapus dari database dan klik
tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut dan layar akan kembali
ke menu sebelumnya.
Gambar 9.4.3 Message ”Delete” Jenis File
Jenis File
Tombol “Save”
Tombol “Reload”
Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 90
9.5 Kelompok Arsip
Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan arsip-arsip bahan rapat maupun
hasil pembahasan rapat. Pengelompokan ini berdasarkan fungsi dan tugas
pokok Unit Eselon I yang bersangkutan. Klik tombol ”Kelompok Arsip” pada
layar Detil Main Menu pada gambar 3.2 maka akan tampak informasi
kelompok arsip yang ada seperti pada gambar 9.5.1.
Gambar 9.5.1 Menu Utama Kelompok Arsip
Untuk menambahkan kelompok arsip apabila belum ada dalam daftar klik pada
tombol ”Add New Record” maka akan muncul form perekaman kelompok arsip
seperti tampak pada gambar 7.5.2 berikut ini.
Gambar 9.5.2 Form Kelompok Arsip
Petunjuk Kegiatan :
• Kelompok Id
Isikan kolom kelompok id ini dengan huruf abjad. Cek terlebih dahulu huruf
abjad terakhir yang ada.
Tombol “Kelompok Arsip”
Tombol “Add New Record”
Icon “Edit Kelompok Arsip”
Icon “Delete”
Kelompok Id
Kelompok Arsip
Tombol “Save”
Tombol “Reload”
Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 91
• Kelompok Arsip
Isikan kolom kelompok arsip ini dengan uraian kelompok arsip.
• Tombol Save, Reload, Cancel
Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data, klik tombol
”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari semua kolom yang ada
dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data dibatalkan dan layar
akan kembali ke menu sebelumnya. Kolom kelompok arsip harus diisi.
Klik tombol ”Delete” pada menu utama kelompok arsip untuk menghapus
kelompok arsip yang ada, maka akan muncul message seperti gambar 9.5.3
untuk meyakinkan apakah record jenis file tersebut akan dihapus. Klik tombol
”OK” apabila record jenis file tersebut benar-benar akan dihapus dari database
dan klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut dan layar akan
kembali ke menu sebelumnya
Gambar 9.5.3 Message ”Delete” Kelompok Arsip
9.6 SubKelompok Arsip
Menu ini berfungsi untuk mengelompokkan arsip-arsip bahan rapat maupun
hasil pembahasan rapat berdasarkan kelompok arsip yang sudah ada. Klik
tombol ”SubKelompok Arsip” pada layar Detil Main Menu pada gambar 3.2
maka akan tampak informasi subkelompok arsip yang ada seperti pada gambar
9.6.1.
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 92
Gambar 9.6.1 Menu Utama Subkelompok Arsip
Untuk menambahkan subkelompok arsip apabila belum ada dalam daftar klik
pada tombol ”Add New Record” maka akan muncul form perekaman
subkelompok arsip seperti tampak pada gambar 9.6.2 berikut ini.
Gambar 9.6.2 Form Subkelompok Arsip
Petunjuk Kegiatan :
• Kelompok Arsip
Isikan kolom kelompok arsip dengan cara klik pada tombol drop down list yang
ada.
• Subkelompok Id
Isikan kolom subkelompok id dengan 2 digit angka yang berurutan.
• Subkelompok Arsip
Isikan kolom subkelompok arsip ini dengan uraian dari subkelompok arsip
tersebut.
• Tombol Save, Reload, Cancel
Subkelompok Arsip
“Add New Record”
Icon “Edit”
Icon “Delete”
Kelompok Arsip
Subkelompok Id
Subkelompok Arsip
Tombol “Save”
Tombol “Reload”
Tombol “Cancel”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 93
Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data, klik tombol
”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari semua kolom yang ada
dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data dibatalkan dan layar
akan kembali ke menu sebelumnya. Kolom subkelompok arsip harus diisi.
Klik tombol ”Delete” pada menu utama subkelompok arsip untuk menghapus
subkelompok arsip yang ada, maka akan muncul message seperti gambar 7.6.3
untuk meyakinkan apakah record jenis file tersebut akan dihapus. Klik tombol
”OK” apabila record jenis file tersebut benar-benar akan dihapus dari database
dan klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut dan layar akan
kembali ke menu sebelumnya.
Gambar 9.6.3 Message ”Delete” Subkelompok Arsip
Klik tombol ”Edit” pada menu utama subkelompok arsip untuk mengupdate
data dari subkelompok arsip yang ada, maka akan tampak layar seperti gambar
9.6.4.
Gambar 9.6.4 Form Edit SubKelompok Arsip
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 94
10 Control Panel
Untuk dapat membatasi akses setiap user terhadap modul-modul yang
terintegrasi dalam aplikasi, dibutuhkan fasilitas untuk melakukan pemilahan
hak transaksi data secara detail. Berdasarkan kewenangan dan tanggung
jawabnya, pengguna aplikasi dibedakan atas :
1. Regular User
Pengguna aplikasi ini adalah para eselon 1 yang akan diberikan hak untuk
mengakses modul-modul aplikasi dengan pembatasan akses untuk
melakukan transaksi data (penambahan, pembaharuan dan penghapusan
data)
2. Super User
Pengguna aplikasi ini adalah para eselon 1 yang akan diberikan hak untuk
mengakses modul-modul aplikasi dengan kewenangan yang lebih luas
dibandingkan dengan regular user.
3. Administrative User
Pengguna aplikasi ini mendapat hak akses penuh untuk melakukan
penambahan data, perubahan data, pencarian data, penghapusan data,
pengelolaan user, pengelolaan aplikasi dan pengelolaan database.
Dalam hal ini petugas Admin sebagai Administrative User yang mendapat hak
akses penuh dapat melakukan setup terhadap user-user yang ada sesuai
kebutuhan. Pengaturan setup terhadap user melalui Menu Control Panel ini.
10.1 User Setup
Gambar 10.1.1 Menu Utama User Setup
User Setup
Tombol “Add New Record”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 95
Klik pada tombol ”User Setup” maka akan tampak gambar 10.2.1 yang
menginformasikan antara lain : user yang terdaftar, level dari masing-masing
user, dari unit mana user tersebut, siapa yang membuat user tersebut dan kapan
terakhir user tersebut di modifikasi.
Gambar 10.1.2 Form User Setup dengan hak akses Matrik Rapim
Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Matrik Rapim, klik pada
tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah
”Matrik Rapim” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.2. Klik tanda cek
box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√)
artinya user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record
dan delete record. Adapun hak akses Matrik Rapim ini meliputi : Permintaan
Rapat, Persetujuan Rapat, Persiapan Rapat, Pelaksanaan Rapat, Penundaan
Rapat, Dashboard Rapat, Daftar Rapat, Daftar File dan Statistik Rapat.
Gambar 10.1.3 Form User Setup dengan hak akses Kalender Kegiatan
Menu bar “Matrik Rapim”
Menu bar “Kalender Kegiatan”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 96
Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Kalender Kegiatan, klik pada
tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah
”Kalender Kegiatan” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.3. Klik tanda
cek box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√)
artinya user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record
dan delete record. Adapun hak akses Kalender Kegiatan ini meliputi : Daftar
Kegiatan.
Gambar 10.1.4 Form User Setup dengan hak akses SMS Gateway
Untuk menambahkan user baru dengan hak akses SMS Gateway, klik pada
tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah ”SMS
Gateway” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.4. Klik tanda cek box
(√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√) artinya
user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record dan
delete record. Adapun hak akses SMS Gateway ini meliputi : SMS Inbox dan
SMS Outbox.
Gambar 10.1.5 Form User Setup dengan hak akses Perhatian Publik
Menu bar “SMS Gateway”
Menu bar “Perhatian Publik”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 97
Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Perhatian Publik, klik pada
tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah
”Perhatian Publik” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.5. Klik tanda
cek box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√)
artinya user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record
dan delete record. Adapun hak akses Perhatian Publik ini meliputi : Home,
Article, Catalog, Forum, Faq, Download, Link, Contact Us dan Image.
Gambar 10.1.6 Form User Setup dengan hak akses Referensi
Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Referensi, klik pada tombol
”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah ”Referensi”
maka akan tampak form seperti gambar 10.1.6. Klik tanda cek box (√) pada
kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√) artinya user
tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record dan delete
record. Adapun hak akses Referensi ini meliputi : tabel Unit, Status, Rapat
Supervisor, Jenis File, Kelompok Arsip dan Subkelompok Arsip.
Gambar 10.1.7 Form User Setup dengan hak akses Control Panel
Menu bar “Referensi”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 98
Untuk menambahkan user baru dengan hak akses Control Panel, klik pada
tombol ”Add New Record” dan pilih pada menu bar pada layar dibawah
”Control Panel” maka akan tampak form seperti gambar 10.1.7. Klik tanda cek
box (√) pada kotak yang tersedia. Apabila semua kotak berisi cek box (√)
artinya user tersebut mempunyai hak akses penuh bisa add record, edit record
dan delete record. Adapun hak akses Control Panel ini meliputi : User Setup,
Member List, Dept Setup, Maintenance, App Config, Event Log, User Active
dan User Log. Contoh form User yang sudah terisi seperti tampak pada gambar
10.1.8. dibawah ini.
Gambar 10.1.8 Contoh form pengisian User Setup
10.2 Member List
Menu ini berfungsi untuk mengelola dan memonitor user-user yang ada.
Klik pada menu utama ”Member List” maka akan tampak layar seperti gambar
10.2.1 berikut ini
Gambar 10.2.1 Menu Utama Member List
Member List
Tombol “Add New Record”
Icon “Edit”
Icon “Delete”
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 99
Untuk menambahkan member yang belum terdaftar dapat dilakukan melalui
menu utama member list klik tombol ”Add New Record” maka akan muncul
form perekaman member list seperti gambar 10.2.2 berikut ini.
Gambar 10.2.2 Form Perekaman Member List
Petunjuk Kegiatan :
• Unit
Isikan kolom unit ini dengan memilih pada tombol drop down list maka akan
muncul daftar 16 Unit Eselon I yang terdaftar atau dapat juga klik pada tombol
paling kanan dari kolom unit maka akan muncul tampilan gambar seperti
dibawah ini, untuk memilihnya tekan tombol ”Choose”.
• Member Name
Isikan kolom member name ini dengan nama atau Unit Eselon I yang
bertanggung jawab.
• Member Level
Pilih radio button pada kolom member level, ada 2 level yang harus dipilih
yaitu : Reguler atau Executive.
Tombol “Choose”
Unit
Member Name
Member Level
User id
Password Tombol Save, Reload, Cancel
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 100
• User Id
Isikan kolom user id ini dengan user masing-masing pengguna
• Password
Isikan kolom password ini dengan kata kunci masing-masing pengguna.
• Tombol Save, Reload, Cancel
Klik tombol ”Save” untuk menyimpan kegiatan perekaman data, klik tombol
”Reload” untuk mengosongkan/menghapus isian dari semua kolom yang ada
dan klik tombol ”Cancel” apabila kegiatan perekaman data dibatalkan dan layar
akan kembali ke menu sebelumnya. Kolom User Id harus diisi.
Klik tombol ”Delete” pada menu utama member list untuk menghapus member
yang ada, maka akan muncul message seperti gambar 10.2.4 untuk meyakinkan
apakah record member tersebut akan dihapus. Klik tombol ”OK” apabila record
member tersebut benar-benar akan dihapus dari database dan klik tombol
”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut dan layar akan kembali ke menu
sebelumnya.
Untuk melakukan update pada member list, klik pada icon ”Edit” di Menu
Utama Member List gambar 8.2.1, maka tampak layar edit seperti gambar
10.2.3 berikut ini. Khusus isi dari kolom password tidak tampak di layar.
Gambar 10.2.3 Form Edit Member List
Untuk menghapus / delete data member list, klik icon ”Delete” pada Menu
Utama Member List maka akan muncul message seperti gambar 10.2.4 untuk
meyakinkan apakah member list tersebut benar-benar akan dihapus, bila benar
akan dihapus maka klik tombol ”OK” maka member tersebut akan terhapus
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 101
dari daftar member list dan bila akan membatalkan kegiatan delete tersebut
tekan icon ”Cancel”.
Gambar 10.2.4 Message ”Delete” Member List
Dokumen User Manual Daily Activity (Backoffice)
Pushaka – Pusintek 102
11 Penutup
Teknologi Komputer yang menyangkut hal pengadministrasian agenda rapat
yang selama ini dilakukan oleh staf Pushaka atas permintaan Unit Eselon I di
lingkungan Departemen Keuangan sebelum menggunakan Aplikasi Daily
Activity masih dilakukan secara manual dengan menggunakan MS-Word
maupun MS-Excel. Kegiatan administrasi ini harus teliti dalam pengerjaannya
karena erat kaitannya dengan laporan hasil dari Tindak Lanjut Rapat dari
setiap Unit Eselon I kepada Menteri Keuangan.
Diharapkan dengan adanya buku ini akan memberi kemudahan kepada staf
Pushaka dalam mengelola pengadministrasian agenda rapat dan juga
memberikan tuntunan bagi petugas yang diberi tanggung jawab dalam
pengoperasian aplikasi ini khususnya petugas admin.
Kami sangat mengharapkan masukan dari semua pihak yang terkait untuk
lebih sempurnanya sistem Aplikasi Daily Activity ini agar informasi tentang
Matriks Rapim, Kalender Kegiatan, SMS Gateway, Perhatian Publik dan
Matriks Monitoring dapat memenuhi kebutuhan pihak-pihak lain yang
memerlukannya.