Jurnal TIPS : Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer Politeknik Sekayu E-ISSN 2654-5071 Volume 11, No. 1, Januari-Juni 2021, h.10-16

Page 10 APLIKASI MANAJEMEN ADMINISTRASI TATA USAHA

PADA SMA NEGERI 1 SEKAYU Ekkal Prasetyo, S.Kom., M.Kom. Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Sekayu Email: excal.polsky@gmail.com

ABSTRAK

Aplikasi ini bertujuan untuk membantu staf tata usaha dalam melakukan pengelolaan dan pengarsipan data,

sehingga manajemen administrasi sekolah dapat berjalan dengan semestinya. Tepatnya pada bidang Tata Usaha

Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 1 Sekayu yang belum menerapkan manajemen administrasi tata usaha

dengan menggunakan aplikasi, dan masih menjalankan proses manajemen administrasi seperti pada umumnya,

yaitu dengan cara mencatat data kedalam buku besar dan menumpuk arsip didalam lemari. Dengan permasalahan

tersebut penulis ingin membuat aplikasi manajemen administrasi tata usaha sehingga dapat membantu

berjalannya proses pengelolaan dan pengarsipan data yang dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Aplikasi

ini digunakan pada komputer, dan dijalankan secara offline atau tanpa akses internet. Aplikasi ini dibangun

menggunakan Microsoft Visual Basic 2010 express, dengan Bahasa pemrograman Visual Basic. Dan

pengarsipan data menggunakan database server MySQL. Aplikasi ini terdiri dari beberapa menu pengolahan data

seperti, data pegawai, data guru, data jadwal rapat, data siswa, data surat masuk dan data surat keluar. Dan

terdapat laporan yang sudah siap dicetak dalam menu laporan pada aplikasi. Serta terdapat menu tambahan

seperti menu pengguna digunakan untuk pengaturan pengguna, dan menu tentang aplikasi berisi penjelasan

singkat mengenai aplikasi.

Kata Kunci : Internet, Offline, Visual Basic.

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam menyimpan suatu arsip ataupun

laporan, kearsipan merupakan suatu hal yang sangat

penting dan perlu diperhatikan dengan baik, karena

proses pengaturan penyimpanan arsip perlu

dilakukan secara sistematis, apalagi arsip yang

sudah ada sejak bertahun tahun lamanya. Jika

proses pengarsipan dilakukan dengan baik maka

arsip yang diperlukan dapat dicari dan ditemukan

dengan cepat dan mudah. Begitu juga sebaliknya

jika proses pengarsipan tidak dilakukan dengan

baik maka arsip berupa informasi penting bisa saja

hilang.

Meskipun sistem kearsipan mempunyai

peranan yang sangat penting, bidang manajemen

administrasi juga merupakan hal yang tidak kalah

penting, karena bidang tersebut yang memberikan

informasi layanan administrasi untuk melaksanakan

kegiatan secara efektif. Akan tetapi saat ini proses

kearsipan dan proses manajemen administrasi

belum diperhatikan dengan baik, misalnya pada

proses kearsipan, arsip-arsip penting masih

disimpan didalam lemari dan bertumpuk tumpuk

begitu saja. sehingga saat diperlukan sulit untuk

dicari dan ditemukan, bahkan terkadang arsip yang

sudah terlalu lama disimpan menjadi rusak atau

bahkan bisa hilang. Dan proses manajemen

administrasi pun masih dilakukan secara

konfensional dengan cara mencatat semua datanya.

Hal ini membuat sistem kearsipan dan proses

manajemen administrasi yang berjalan menjadi

tidak efektif.

Pada SMA Negeri 1 Sekayu, proses

pengarsipan yang dilakukan oleh staf tata usaha

sama seperti proses pengarsipan pada umumnya

yaitu dengan disimpan dilemari dan di susun di rak

dengan rapi. begitu pula dengan proses manajemen

administrasi pada SMA Negeri 1 Sekayu yang

dilakukan secara konfensional dengan cara

mencatat semua data ke dalam sebuah buku besar

yang kemudian diberi label sesuai nama data

tersebut. Pada saat arsip dibutuhkan dan dengan

banyaknya arsip yang ada, maka staf harus mencari

Page 11 dengan begitu teliti dan tentu hal tersebut

menyulitkan staf yang bekerja, proses pencarian

data tersebut bisa membutuhkan waktu yang cukup

lama pula.

Melihat permasalahan diatas, maka penulis

ingin membuat suatu aplikasi yang digunakan untuk

memudahkan staf tata usaha dalam melakukan

pengelolaan kearsipan dan proses manajemen

administrasi. Dengan demikian, judul yang akan

penulis ambil adalah “Aplikasi Manajemen

Administrasi Tata Usaha Pada SMA Negeri 1

Sekayu” diharapkan dengan adanya aplikasi

tersebut dapat mempermudah dan mempercepat

pengelolaan pengarsipan dan manajemen

administrasi.

1.2 Perumusan Masalah

Melihat latar belakang masalah tersebut,

maka dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai

berikut:

1). Bagaimana cara agar proses manajemen

administrasi bisa diterapkan didalam sebuah

aplikasi?

2). Bagaimana cara agar proses pengarsipan bisa

dilakukan dengan baik?

3). Bagaimana cara mengembangkan aplikasi

yang bersifat User Friendly sehingga dapat

mempermudah staf dalam mengelola data?

1.3 Tujuan dan Manfaat

1.3.1 Tujuan Penelitian

Tujuan dari pembuatan aplikasi manajemen

administrasi tata usaha ini adalah:

1). Membuat sebuah aplikasi manajemen

administrasi yang dapat memberikan kemudahan

bagi pengguna dalam mengelola data sekolah yang

berbasis desktop.

2). Menghasilkan aplikasi yang dapat

memudahkan pekerjaan staf tata usaha dalam

mengelola data administrasi sekolah.

3). Membantu pihak sekolah SMA Negeri 1

Sekayu dalam memanfaatkan teknologi sebagai

alat untuk meningkatkan mutu sekolah.

1.3.2 Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan penulis dari

pembuatan aplikasi manajemen administrasi tata

usaha ini adalah :

1). Proses manajemen administrasi tata usaha

pada SMA Negeri 1 Sekayu menjadi lebih

terstruktur.

2). Data atau arsip sekolah menjadi lebih aman

karena tersimpan dengan baik.

3). Memudahkan pekerjaan staf tata usaha sekolah

dalam melakukan pengelolaan data sekolah.

4). Mutu dan kualitas sekolah menjadi meningkat

karena pemanfaatan teknologi yang ada dalam

proses administrasi sekolah.

1.4 Metode Penelitian

1.4.1 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dalam penilitian

ini dilakukan dengan cara:

1) Obsevarsi

Peneliti melakukan pengamatan langsung pada

instansi terkait untuk mendapatkan data dan

informasi yang di butuhkan untuk membangun

serta menyelesaikan Penelitian.

2) Wawancara (Interview)

Teknik wawancara ini merupakan tanya jawab

secara langsung kepada pihak terkait

mengenai permasalahan yang dibahas dalam

pembuatan sistem.

3) Studi Pustaka

Peneliti mencari data dan informasi yang

dibutuhkan dari sumber media cetak berupa

jurnal maupun internet yang berkaitan dengan

penelitian yang akan diselesaikan.

Page 12 1.4.2 Metode Perancangan Sistem

Penulis menggunakan metode Rapid

Aplication Development (RAD). Metode Rapid

Aplication Development menekankan pada

sebuah keterurutan dalam proses pengembangan

perangkat lunak. Metode ini adalah sebuah metode

yang tepat untuk membangun sebuah perangkat

lunak untuk waktu pengerjaan yang pendek. dengan

tahapan sebagai berikut: Gambar 1.1 Diagram Rapid Aplication

Development Model

1). Pemodelan Bisnis

Pemodelan yang dilakukan untuk memodelkan

fungsi bisnis untuk mengetahui informasi apa yang

terkait proses bisnis, informasi apa saja yang harus

dibuat, siapa yang harus membuat informasi itu,

bagaimana alur informasi itu, proses apa saja yang

terkait pada informasi itu.

2). Pemodelan data

Memodelkan data apa saja yang dibutuhkan

berdasarkan pemodelan bisnis yang mendefinisikan

atribut-atributnya beserta relasinya dengan data-

data lain. Data yang dibutuhkan dalam pembuatan

sistem ini yaitu berupa data pegawai, guru, siswa,

dan data lainnya mengenai sekolah tempat analisis.

3). Pemodelan Proses

Mengimplementasikan fungsi bisnis yang

sudah didefinisikan terkait dengan implementasi

data. Perancangan aplikasi berupa usecase diagram

dan activity diagram.

4). Pembuatan Aplikasi

Mengimplementasikan pemodelan proses dan

data menjadi program. Model RAD sangat

menganjurkan pemakaian komponen yang sudah

ada jika dimungkinkan. Proses pengkodean atau

pembuatan koding dilakukan pada aplikasi visual

basic 2010.

5). Pengujian dan Pergantian

Menguji komponen-komponen yang dibuat.

Jika sudah teruji maka pengembang komponen

dapat beranjak untuk mengembangkan komponen

berikutnya. Setelah proses pengkodean maka akan

dilakukan proses pengujian. Jika terdapat kesalahan

dalam program maka akan langsung diperbaiki dan

dilakukan pergantian sesuai dengan kebutuhan

aplikasi tersebut.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Aplikasi

Menurut Dhanta (2011:32) Aplikasi

merupakan software yang dibuat oleh suatu

perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-

tugas tertentu, misalnya Microsoft Word, Microsoft

Excel.

Menurut Asropudin (2013) Aplikasi adalah

software yang dibuat oleh suatu perusahaan

komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu.

2.2 Manajemen

Menurut John Suprihanto (2014:2)

Manajemen adalah sebuah proses merencanakan,

mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan

pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan

semua sumber daya organisasi untuk mencapai

sasaran organisasi yang sudah di tetapkan. Yang

juga merupakan pengambilan keputusan

(management is a decision making).

Menurut Haris Nurdiansyah & Robbi Saepul

Rahman (2017) Manajemen adalah rangkaian –

rangkaian aktivitas yang terdiri dari perencanaan,

pelaksanaan, pengawasan, dan pengendalian untuk

mencapai suatu tujuan tertentu yang telah di

targetkan melalui pemanfaatan sumber daya

manusia dan sumber – sumber lainnya.

Pembuatan Aplikasi Pengujian &Pergantian

Pemodelan Bisnis Pemodelan Data Pemodelan Proses

Page 13 2.3 Administrasi

Menurut Chrisyanti di dalam Alemina Henuk-

Kacaribu (2020) Administrasi berasal dari kata

yunani, yaitu administrare yang berarti melayani,

membantu, sedangkan dalam bahasa inggris

menggunakan istilah administration yang

sebenarnya berasal dari kata Ad (intensive) dan

ministrare (to serve) yang berarti melayani,

sehingga administrasi dapat diartikan melayani

dengan baik.

Menurut Mariati Rahman (2017:5)

Administrasi adalah suatu kegiatan proses,

terutama mengenai cara-cara, sarana untuk

mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Administrasi juga dapat dirumuskan sebagai

pengorganisasian dan pengarahan sumber daya

manusia, tenaga kera, dan materi untuk mencapai

tujuan yang dikehendaki.

2.4 Tata Usaha Sekolah

Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit

pelaksana teknis penyelenggaraan sistem

administrasi dan informasi pendidikan di sekolah.

Informasi yang tata usaha sekolah kelola penting

sebagai basis pelayanan dan bahan pengambilan

keputusan sekolah. Semakin lengkap dan akurat

data terhimpun maka pemberian pelayanan makin

mudah dan pengembilan keputusan makin tepat.

2.5 Visual Basic 2010

Menurut Christoper Lee (2014:1) Visual basic

2010 adalah inkarnasi dari bahasa Visual basic

yang sangat populer dan dilengkapi dengan fitur

serta fungsi yang setara dengan bahasa tingkat

tinggi lainnya seperti C++. Visual basic 2010 dapat

digunakan untuk membuat aplikasi Windows,

mobile, Web, dan Office yang kompleks.

Menyediakan berbagai tools dan fitur canggih yang

memungkinkan untuk menulis kode, menguji, dan

menjalankan program tunggal atau terkadang

serangkaian program terkait dengan satu aplikasi.

2.6 Basis Data (Database)

Agus Saputra (2011:17) mengatakan bahwa

basis data adalah elemen basis data sistem

informasi berfungsi sebagai media untuk

penyimpanan data dan informasi yang dimilikai

oleh sistem informasi bersangkutan. Setiap aplikasi

dan sistem yang memiliki data didalamnya (dengan

disertai proses manipulasi data berupa insert,

delete, edit, dan upload) pasti memiliki basis data.

Menurut Supriyanto (2017:4) mengatakan

bahwa basis data merupakan data yang saling

terhubung dan berkaitan dengan subjek tertentu

pada tujuan tertentu pula. Hubungan antardata ini

dapat dilihat

oleh adanya field ataupun kolom.

Berdasarkan dari kutipan diatas dapat

disimpulkan bahwa basis data merupakan

kumpulan data yang saling terhubung dan berkaitan

dengan subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.

III. ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisa Kebutuhan

Pada tahap ini di bentuk spesifikasi kebutuhan

dari pembangunan aplikasi pengolahan data

kehadiran karyawan yang terdiri dari kebutuhan

perangkat lunak (softrware) dan perangkat keras

(hardware).

3.1.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

dan Perangkat Keras (Hardware)

a). Processor : 2.00 Ghz minimal, 3.00 Ghz

Recomended

b). RAM : 2 GB minimum, 4 GB Recomended

c). Hardisk : 500 GB minimum, 1 TB

Recomended

d). Monitor : 1280 x 800 min screen resolution

e). Perangkat input : keyboard, mouse

f). Perangkat Cetak : Deskjet Printer

Page 14 g). Editor Code : VB code

h). Web Server : Apache versi 2.4.41 (Win64),

OpenSSL versi 1.1.1c, PHP versi 7.3.11

i). Database server : MySQL versi 8.0.18

j). Bahasa pemrograman : Visual Basic

k). Remote database server : PhpMyAdmin

3.2 Perancangan Sistem

3.2.1 Perancangan Use Case Diagram

Gambar 3.1 Use Case Diagram.

Pada use case diatas, terdapat satu aktor

yaitu staf TU. Aktor ini dapat melakukan beberapa

kegiatan yaitu mengelola data pegawai, mengelola

data siswa, mengelola data jadwal kegiatan,

mengelola surat masuk, surat keluar, mengelola

admin dan melihat serta mencetak laporan.

3.2.2 Perancangan ERD Gambar 3.2 ERD (Entiti Relatinship Diagram).

Pada gambar 3.2 ERD terdapat 6 buah entitas

diantaranya entitas admin, pegawai, data siswa,

surat masuk dan keluar serta jadwal rapat yang

saling dihubungkan oleh relasi kelola, dimana

admin utama bisa mengelola semua data dari tiap

entitas sedangkan pegawai hanya bisa mengelola

data guru dan data siswa saja.

IV. IMPLEMENTASI

Hasil dari pengerjaan dan pengujian

penelitian ini adalah sebuah aplikasi pengelolaan

dan pengarsipan data yang digunakan untuk tata

usaha sekolah pada SMA Negeri 1 Sekayu.

Aplikasi ini berfungsi untuk memudahkan staf tata

usaha sekolah dalam melakukan pengelolaan dan

pengarsipan data sesuai menu yang terdapat pada

aplikasi. Aplikasi ini sudah merangkum beberapa

arsip data seperti data pegawai, data siswa, data

jadwal kegiatan, data surat masuk dan data surat

keluar, sehingga sudah cukup mencakup beberapa

arsip dalam satu aplikasi.

Selain itu staf tata usaha bisa mencetak data

ataupun laporan yang sudah tersedia, dan mencari

data dengan mudah apabila diperlukan, dengan

begitu staf tidak kesulitan mencari data dalam

keseluruhan data yang begitu banyak.

4.1. Halaman Login

Antarmuka ini muncul ketika pengguna

mulai menggunakan aplikasi. Sebelum

memasuki aplikasi maka pengguna harus

melakukan login terlebih dahulu, jika berhasil

login maka akan langsung menampilkan

antarmuka halaman utama Gambar 4.1 Halaman Login

Page 15 4.2 Halaman Beranda

Setelah pengguna sukses login maka halaman

beranda akan buka, yang menampilkan halaman

beranda dengan beberapa menu yang bisa diakses

yaitu master data, arsip, kelas, laporan,

administrasi, tentang aplikasi dan keluar (logout).

Gambar 4.2 Halaman Beranda.

4.3 Halaman Master Data

Tampilan menu master data memuat

beberapa menu seperti menu pegawai, menu siswa,

menu jadwal kegiatan, dan menu input jenis

dokumen yang digunakan untuk melakukan

pengelolaan data sesuai kepentingan pengguna. Gambar 4.3 Halaman Master Data

4.3.1 Tampilan Form Pegawai

Form data pegawai berfungsi untuk

melakukan pengelolaan data pegawai seperti input,

edit, hapus, dan cetak.

Gambar 4.4 Form Pegawai

4.3.2 Halaman Arsip Pegawai

Arsip pegawai berfungsi untuk menampilkan

arsip seluruh data pegawai, dan mencari data

pegawai.

Gambar 4.5 Halaman Arsip Pegawai

4.3.3 Form Data Jadwal Kegiatan

Form data jadwal kegiatan berfungsi untuk

melakukan pengelolaan data jadwal kegiatan seperti

input, edit, dan hapus.

Gambar 4.6 Form Data Jadwal Kegiatan

4.3.4 Form Data Siswa

Form data siswa berfungsi untuk melakukan

pengelolaan data siswa seperti input, edit, hapus,

dan cetak.

Gambar 4.7 Form Data Siswa

4.3.5 Tampilan Laporan

Berikut merupakan tampilan dari laporan

yang bisa langsung di cetak.

Page 16

Gambar 4.8 Tampilan Laporan

4.3.6 Tampilan Menu Tentang Aplikasi

Menu tentang aplikasi memuat penjelasan

dan deskripsi singkat mengenai aplikasi ataupun

mengenai fungsi-fungsi dari setiap menu yang ada.

Gambar 4.9 Tentang Aplikasi

V. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. KESIMPULAN

Berdasarkan tahapan yang telah dilakukan

dalam perancangan aplikasi manajemen

administrasi ini, maka penulis dapat menyimpulkan

beberapa hal sebagai berikut :

1) Aplikasi ini dirancang dengan mempunyai

beberapa menu yaitu master data yang terdapat

sub menu yaitu data pegawai, data siswa dan

data jadwal. Menu surat terdiri dari surat masuk,

surat keluar, arsip masuk, dan arsip keluar.

Menu laporan, menu administrator, dan menu

tentang aplikasi. Setelah dibangun aplikasi ini

mempunyai tambahan menu seperti menu kelas,

dan menu input jenis dokumen.

2) Aplikasi ini menyediakan fungsi upload surat

yang digunakan untuk menyimpan dan

mencetak surat dalam format pdf, sehingga

memudahkan staf dalam melakukan pencarian

dan melakukan cetak surat.

5.2. SARAN

Berdasarkan penjelasan diatas dalam

menyelesaikan Aplikasi Manajemen Administrasi

Tata Usaha Pada SMA Negeri 1 Sekayu, maka

saran yang diberikan penulis untuk pengguna

aplikasi ini yaitu:

Staf tata usaha hendaknya memahami cara

pemakaian aplikasi ini dengan cara membaca buku

petunjuk atau melakukan pelatihan pemakaian

aplikasi.

DAFTAR PUSTAKA

Saputra Agus. panduan praktis database server

mysql, Jakarta: Elex Media Koputindo.

2011.

Asropudin, P. Kamus Teknologi Informasi.

Bandung: Titisan Ilmu. 2013.

Dhanta, Rizky. Kamus Istilah Komputer Grafis &

Internet. Surabaya: Indah.

Henuk-Kacaribu, Alemina. Pengantar Ilmu

Administrasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.

2020.

Kompasiana.com. (23 Agustus 2020). Peranan Tata

Usaha di Sekolah dalam mengelola

Pendidikan untuk Mengingkatkan Hasil

Pendidikan yang Bermutu. Diakses Pada 22

April 2021, dari https://www.kompasiana.

com/tanamilmu/55107982a33311c739ba84c

4/peranan-tata-usaha-di-sekolah-dalam-men

gelola-pendidikan-untuk-meningkatkan-hasi

l-pendidikan-yang-bermutu.

Lee Christoper. Buku Pintar Pemrograman VB

2010. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

2014.

Nurdiansyah Haris, Saeful Rahman Robbi.

Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Diandra

kreatif. 2019

Rahman Mariati. Ilmu Administrasi. Makasar:CV

Sah Media.2017

Supriyanto. Peograman Database menggunakan

java dan MySQL. Jakarta: Media Kita. 2017

Suprihanto John. Manajemen. Yogyakarta: Gadjah

Mada University Press. 2014.