Apostila Arquivologia 2008 TRE GO

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Maratona de Arquivologia / MS1CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

Prof. Mardem Costa

a guarda com tcnica de qualquer espcie de documento, visando preservao e a facilidade de encontrar quando procurado. (necessidade da conservao dos documentos recebidos os produzidos por um rgo, para execuo de suas atividades.) Tambm conhecido como Centro de Documentao (CEDOC). um sistema de recebimento, seleo, guarda, conservao, consulta e destruio de documentos produzidos e/ou recebidos por uma entidade, no decorrer de suas atividades. Guardar um hbito. Arquivar uma tcnica. 1 . 1 - Finalidade do Arquivo servir administrao, tendo como instrumento de apoio os documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua utilizao. Quando o documento no mais servir Administrao, pode ser selecionado para servir de fonte para a Histria e a memria da instituio. OBS.: Para efeito desse estudo, adotaremos as normas da lei Federal de Arquivos n 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que dispem sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. 1.2 - Tipos de Arquivo a) b) 1.2.1 - Quanto entidade Criadora (Mantenedora), os arquivos classificam em: Pblicos - conjunto de documentos que pode ser definido de acordo com o rgo produtor, ou seja, como de mbito federal, estadual ou municipal; Privados - conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas (Institucionais, Familiares ou Pessoais.) Institucional est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes no-lucrativas, sociedade e associaes. Comercial Arquivo de firmas, corporaes e companhias. Familiar ou Pessoal diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente. 1.2.2 - Quanto ao prazo de reteno (freqncia de utilizao) Tudo comeou nos Estados Unidos em 1973 quando Jean-Jacques Valete definiu o ciclo vital dos documentos, dividindo em trs fases os arquivos que em seu conjunto denomina-se Teoria das 3 Idades. Os documentos de arquivo cumprem um ciclo de vida composto por trs fases distintas, a saber: corrente, intermediria e permanente. a chamada teoria das trs idades (tambm adotada no Brasil). Estas trs idades, tambm chamadas de fases ou mesmo de arquivo, tm as seguintes caractersticas: a) (1 idade) Corrente: so aqueles que esto em curso, isto , tramitando, ou que foram arquivados, mas que pelo seu valor primrio so objeto de consultas freqentes pela entidade que os produziu; eles podem ser conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade rgo produtor; respeitando os prazos de arquivamentos. (Tambm conhecido como vivo, Futuro, Ativo ou atual). b) (2 idade) Intermedirio diz respeito ao perodo em que o documento ainda e necessrio administrao (por razes de interesse administrativo), porem com menor freqncia de uso, podendo ser transferido para uma outra rea a sua guarda, organizao e conservao. Esses documentos aguardam sua eliminao ou recolhimento instituio arquivstica (Tambm conhecido como de espera, transitrio, semi-ativo e provisrio) c) (3 idade) Permanente so conjuntos de documentos que devem ser definitivamente preservados, respeitada a destinao estabelecida pela Tabela de Temporalidade Documental, em decorrncia de seu valor probatrio, informativo, Histrico, cientifico ou cultural. Eles no so mais necessrios ao cumprimento das atividades da administrao. (Tambm conhecido como morto, inativo, eterno ou histrico) Obs.: a) probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio; b) informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, p. 152-154). 1

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Arquivo corrente o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por eles consultados. Perodo de atividade - o perodo durante o qual os documentos so indispensveis manuteno das atividades quotidianas de uma administrao. Devem permanecer o mais perto possvel do utilizador ou, se estiverem em memria de computador, ser fcil e rapidamente acessveis. Conforme se pode entender, o arquivo corrente o comeo de tudo. nesta fase que tudo pode ser feito para alcanar a qualidade na informao que vai servir de base a toda tomada de deciso da Organizao. nesta fase que: Se escolhe o mtodo de arquivamento; Se classifica; Se avalia; Se transfere ou Se elimina.

Conforme vimos, denominamos o arquivo corrente o conjunto de documentos que por vrios motivos permanece prximo de ns, prximo e de fcil acesso. Os motivos mais citados so: Documentos cujos assuntos no esto encerrados, esto em litgio ou simplesmente em andamento; Documentos cujo volume e assunto no justificam transferir para ARQUIVO INTERMEDIRIO ou CENTRAL; Documentos consultados com freqncia como leis, regulamentos, manuais, plantas, etc. Documentos que servem de instrumentos como catlogos, ndices, listas, relatrios, etc.

Importante: Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensaateno aos documentos desde sua criao at o monumento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. 1.2.3 - Quanto a local de arquivamento a) b) Centralizados - Num nico local fsico para economia de espao e reduo de custos. Descentralizado Em vrios locais para atender s necessidades de cada usurio (por exemplo, ter o arquivo intermedirio na terceira gaveta e o permanente na quarta, reservando as duas primeiras para o arquivo corrente).

A prpria localizao fsica dos arquivos correspondentes s trs idades dos documentos j demonstra suas especificidades. Primeiro deve situar-se junto ao produtor-administrador, tem de ser gil, seguindo classificao e cdigo de assuntos de acordo com as funes administrativas; deve ser reservado como informao pblica. O segundo, o arquivo intermedirio, pouco consultado pela administrao, que dele no mais necessita; pode estar em local afastado. Os arquivos de terceira idade interessam muito mais aos investigadores do que aos administradores, devem estar localizados junto s universidades ou centro culturais. 1.2.4 - Quanto forma, os arquivos podem ter os seguintes tipos: a) Arquivos verticais - Onde os documentos, dentro de pastas, ficam dispostos verticalmente, atrs ou ao lado de outros; de baixo custo, so fceis de ser operados e atualizados. So conhecidos como sistema de 4 gavetas.

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b)

Arquivos Horizontais Onde os documentos ficam deitados sobre os posteriores; de fcil atualizao e manipulao, exigem certos conhecimentos tcnicos. So conhecidos como sistema Kardex.

c)

Arquivos Rotativos Onde os documentos ficam apoiados em bandejas presas a um eixo horizontal ou vertical e possuem movimento circulatrio. As bandejas permitem que os documentos fiquem deitados ou de p.

d)

Outros - Fichrios de Mesa (madeira, ao, acrlico ou misto) ou mdulos portteis, estantes e armrios (de ao ou madeira) Caixas de arquivos permanentes ou transferncia (utilizadas para guarda de documentos, podem ser de lata ou de papelo ou mesmo de madeira compensada).

1.2.5 - Quanto ao Grau de Acesso (natureza do contedo do assunto) O acesso a possibilidade de consulta aos documentos de arquivo e podem ser classificados em:

Documento Ostensivo:

documento cujo acesso irrestrito (franqueado, de livre acesso);

Documento Sigiloso: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de acesso, salvaguarda para a sua custdia e divulgao;

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De acordo com a Lei 8.159/91, Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. O Poder Executivo editou o Decreto n 5.301, de 9 de dezembro de 2004, visando regulamentar o disposto naquela medida. Quanto aos prazos de sigilo, o art. 7 do Decreto 5.301, de 2004, altera o art. 7 do Decreto n 4.553, de 2002, estabelecendo grau de sigilo, classificando os documentos pblicos em quatro categorias, a saber::

Quadro 1: Categorias e caractersticas de documentos sigilosos CATEGORIAS ultra-secretos CONCEITO CARACTERSTICAS

Documentos referentes soberania e integridade territorial nacionais, planos de guerra e relaes Documentos que requeiram excepcionais internacionais do pas, cuja divulgao ponha em medidas de segurana e cujo teor s deva ser do risco a segurana da sociedade e do Estado. conhecimento de agentes pblicos ligados ao seu estudo e manuseio.

Mximo de 30 (trinta anos);

secretos

Mximo de 20 (vinte anos);Documentos que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional.

Documentos referentes a planos ou detalhes de operaes militares, a informaes que indiquem instalaes estratgicas e aos assuntos diplomticos que requeiram rigorosas medidas de segurana cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado.

confidenciais

Mximo de 10 (dez anos);

Aqueles em que o sigilo deva interesse do governo e das Documentos cujo conhecimento e divulgao divulgao prvia possa vir possam ser prejudiciais ao interesse do pas. objetivos ou ponha em risco sociedade e do Estado.

ser mantido por partes e cuja a frustrar seus a segu