Apostila Secretaria Da Igreja

7272019 Apostila Secretaria Da Igreja

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Aprenda a ser uma Secretaacuteria de sucesso

Profissional e Ministerial

Faccedila a Diferenccedila

Secretaacuteria Estatutaacuteria

Secretaacuteria Moderna



SECRETAacuteRIA ESTATUTAacuteRIA

e

SECRETAacuteRIA MODERNA

IacuteNDICE GERAL

Paacuteg 02Paacuteg 04 Paacuteg 05 Paacuteg 06 aacute 07Paacuteg 08 Paacuteg 09 Paacuteg 10 Paacuteg 11

Paacuteg 12 Paacuteg 13 Paacuteg 14 Paacuteg 15 Paacuteg 16 Paacuteg 17Paacuteg 18 aacute 20Paacuteg 21Paacuteg 22Paacuteg 23 Paacuteg 24

Paacuteg 25Paacuteg 26Paacuteg 27 e 28Paacuteg 29 Paacuteg 30 Paacuteg 31 aacute 33Paacuteg 34 aacute 35Paacuteg 36 aacute 38Paacuteg 39 Paacuteg 40 aacute 41Paacuteg 42 aacute 46Paacuteg 47 aacute 49

Paacuteg 50Paacuteg 51 e 52

Iacutendice GeralOrigem da ProfissatildeoDecaacutelogo da SecretaacuteriaCoacutedigo de EacuteticaElegacircncia e ComportamentoO que eacute ser Secretaacuterio de IgrejaDeveres e ResponsabilidadesUm Secretaacuterio Responsaacutevel precisaA Lideranccedila da Igreja ( Convocaccedilotildees)Pronomes de TratamentoErros e Viacutecio de LinguagemVida Profissional EacuteticaOrganize-seComo Organizar ArquivosComo Organizar ReuniotildeesAtasOfiacuteciosRequerimentosResumir Texto

TelegramasComo Melhorar sua RedaccedilatildeoComo Administrar seu TempoEventos EmpresariaisTeste sua MotivaccedilatildeoComo Lidar e Administrar seu LiacutederO que eacute Qualidade Total A importacircncia do Atendimento TelefocircnicoDicas de CurriacuteculoCartas DiversasComo Confeccionar AtasDicas para o Sucesso

10 Erros de Portuguecircs Como Ser Eficiente

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ORIGEM DA PROFISSAtildeO

DE SECRETAacuteRIA

A profissatildeo de secretaacuteria natildeo tem a sua origem muito conhecida Diz-se por aiacute que aprimeira secretaacuteria foi Eva Outros afirmam que a primeira secretaacuteria assessorou Napole-atildeo Bonaparte sendo demitida por pressotildees da Josefina Conta-se ainda que a primeirasecretaacuteria assessorou a Rainha Vitoacuteria trabalhando com luvas e chapeacuteu Atraveacutes de pes-quisas histoacutericas percebemos que o antepassado da secretaacuteria foi o Escriba ndash profis-sional de atuaccedilatildeo destacada em toda a Idade Antiga junto aos povos que desenvolve-ram a escrita e o comeacutercio Lendo a descriccedilatildeo do trabalho do escriba observamos queexiste bastante semelhanccedila com o trabalho da secretaacuteria resguardando obviamente ascaracteriacutesticas de cada eacutepoca O escriba oriental eacute o homem que domina a escrita clas-sifica os arquivos redige as ordens aquele que eacute capaz de recebecirc-las por escrito e quepor conseguinte eacute naturalmente encarregado da sua execuccedilatildeo Na obra A fascinantehistoacuteria do livro de Joseacute Teixeira de Oliveira encontramos interessante citaccedilatildeo tambeacutem

sobre os escribas Citaccedilatildeo estaacute que poderaacute ateacute explicar algumas das posturas das se-cretaacuterias em nossos dias De iniacutecio dediquemos algumas palavras aos escribas pre-ceptores da humanidade segundo a expressatildeo de Claude Abastado Na Greacutecia antigaeles constituiacuteam espeacutecie de confraria de letrados privilegiada uma casta hereditaacuteria po-reacutem sem o caraacuteter sacerdotal a que outras civilizaccedilotildees guindaram os seus confradesCom o advento da democracia que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler e escrever mdash instrumentos de liberdade intelectual de igualdade social e econocircmica deprogresso e de controle ciacutevicos mdash seu prestiacutegio sofreu restriccedilatildeo ou melhor adquiriu no-vas roupagens Parte metamorfoseou-se em eruditos filoacutesofos professores saacutebios es-critores Parte (constituiacuteda principalmente de prisioneiros de guerra) permaneceu nacondiccedilatildeo de escravos a serviccedilo de senhores capazes de aproveitar as suas aptidotildeesmentais Daqui saiacuteam os secretaacuterios os copistas e leitores (e por que natildeo) os colabora-

dores intelectuais das obras assinadas pelos amos Cefisofatildeo escravo de Euriacutepedespassou agrave Histoacuteria pelas matildeos de Aristoacutefanes como tendo participado da redaccedilatildeo daspeccedilas do terceiro dos grandes traacutegicos Perversidade do autor da Assembleacuteia das mulhe-res Na esfera da burocracia o escriba compartilhou das prerrogativas e das penuacuteriasque seguem os passos dos funcionaacuterios puacuteblicos em geral Havia os secretaacuterios dos tri-bunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da ci-dade No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as administraccedilotildees forros ouescravos modestos cidadatildeos que tinham necessidade de ganhar a vida Sua reputaccedilatildeonatildeo era das melhores Ao deparar-me com um antepassado escravo pergunto-me semuitas secretaacuterias que mantecircm uma postura de submissatildeo natildeo estariam ainda sofrendoas consequumlecircncias daquele antigo estado Ou se os gerentes que insistem em tratar assuas secretaacuterias como serventes sem qualquer tipo de participaccedilatildeo e iniciativa tambeacutemnatildeo estariam preservando a antiga postura dos senhores da Greacutecia e Roma antigas U-

ma curiosidade agora quanto ao desempenho dos escribas mais tarde chamados desecretaacuterios no Baixo Impeacuterio Romano muitos deles eram taquiacutegrafos No Baixo ImpeacuterioRomano a estenografia vulgarizou-se assumindo importante papel nos escritoacuterios daadministraccedilatildeo puacuteblica A proacutepria palavra secretaacuteria tem origem no Latim onde en-contramos a princiacutepio as palavras secretarium secretum que significa lugar retirado conselho privado e secreta particular segredo misteacuterio Acredita-se que

com o passar do tempo a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido altera-ccedilotildees surgindo os dois gecircneros

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Decaacutelogo da Secretaacuteria

Texto de Liana Natalense

1 Promova mudanccedilas com sabedoria Aceite e participe das contiacutenuasmudanccedilas dos paradigmas da empresa e da proacutepria profissatildeo

2 Desafie a criatividadeDesenvolva a sua criatividade aplicando-a con-tinuamente

3 Desenvolva a melhoria contiacutenua Adote a praacutetica da melhoria contiacutenuacomo filosofia de vida e de trabalho

4 Gerencie informaccedilotildeesMantenha-se informada transmita as informa-ccedilotildees aos seus clientes parceiros e fornecedores Faccedila da informaccedilatildeo asua estrateacutegia para o sucesso

5 Personalize a assessoriaPersonalize a assessoria aos seus clientesdiferenciando-os Encante-os

6 Comunique-sePromova a comunicaccedilatildeo na sua empresa e viva a gran-de aventura de interagir com outras pessoas

7 Desenvolva a sua tecnologiaEsteja em permanente estado de desen-volvimento tecnoloacutegico

8 Orquestre os times Aja como o maestro da orquestra no que se refereaos times dos quais participa

9 Seja o modeloSeja o modelo e natildeo o imitador

10 Orgulhe- se de sua profissatildeo Agradeccedila sempre a oportunidade quea vida deu para que vocecirc atue nesta profissatildeo estimulante e vencedora

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Coacutedigo de Eacuteticado Profissional de Secretariado

Publicado no Diaacuterio Oficial da Uniatildeo de 7 de julho de 1989)

lsquo Esse Coacutedigo de Eacutetica eacute um dos instrumentos baacutesicos para o direcionamento correto da nossa atuaccedilatildeo como profissionais Sevocecirc ainda natildeo o conhece invista cinco minutos na sua leitura Se vocecirc jaacute o conhece aproveite para relecirc-lo Deixe-o agrave matildeo divul-gue-o entre as colegas de profissatildeo mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos

Faccedila uma reflexatildeo e veja como - individualmente ou em grupo - o Coacutedigo pode ser melhor conhecido e principalmente colocado empraacutetica Sempre que fizer sua auto-avaliaccedilatildeo profissional tenha o Coacutedigo de Eacutetica como paracircmetro

Capiacutetulo IDos Princiacutepios Fundamentais

Art1ordm - Considera-se Secretaacuterio ou Secretaacuteria com direito ao exerciacutecio da profissatildeo a pessoa legalmente credenciada nos termos dalei em vigor Art2ordm - O presente Coacutedigo de Eacutetica Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exerciacute-cio de sua profissatildeo regulando-lhes as relaccedilotildees com a proacutepria categoria com os poderes puacuteblicos e com a sociedade Art3ordm - Cabe ao profissional zelar pelo prestiacutegio e responsabilidade de sua profissatildeo tratando-a sempre como um dos bens mais nobres contribuindo atraveacutes do exemplo de seus atos para elevar a categoria obedecendo aos preceitos morais e legais

Capiacutetulo IIDos Direitos

Art4ordm - Constituem-se direitos dos Secretaacuterios e Secretaacuterias a) garantir e defender as atribuiccedilotildees estabelecidas na Lei de Regula-

mentaccedilatildeo b) participar de entidades representativas da categoria c) participar de atividades puacuteblicas ou natildeo que visem defender osdireitos da categoria d) defender a integridade moral e social da profissatildeo denunciando agraves entidades da categoria qualquer tipo dealusatildeo desmoralizadora e) receber remuneraccedilatildeo equiparada agrave dos profissionais de seu niacutevel de escolaridade f) ter acesso a cursosde treinamento e a outros EventosCursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional g) jornada de trabalho compatiacutevel com alegislaccedilatildeo trabalhista em vigor

Capiacutetulo IIIDos Deveres Fundamentais

Art5ordm - Constituem-se deveres fundamentais das Secretaacuterias e Secretaacuterios a) considerar a profissatildeo como um fim para a realizaccedilatildeoprofissional b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade da moral e da eacutetica c) respeitar sua profissatildeoe exercer suas atividades sempre procurando aperfeiccediloamento d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comu-nicaccedilatildeo com o puacuteblico e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisotildees sabendo colocar e expressar suas ativida-des f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissatildeo e dos avanccedilos tecnoloacutegicos que poderatildeo facilitar odesempenho de suas atividades g) lutar pelo progresso da profissatildeo h) combater o exerciacutecio ilegal da profissatildeo i) colaborar com asinstituiccedilotildees que ministram cursos especiacuteficos oferecendo-lhes subsiacutedios e orientaccedilotildees


Art4ordm - Constituem-se direitos dos Secretaacuterios e Secretaacuterias a) garantir e defender as atribuiccedilotildees estabelecidas na Lei de R egulamenta-ccedilatildeo b) participar de entidades representativas da categoria c) participar de atividades puacuteblicas ou natildeo que visem defender os direitos dacategoria d) defender a integridade moral e social da profissatildeo denunciando agraves entidades da categoria qualquer tipo de alusatildeo desmorali-zadora e) receber remuneraccedilatildeo equiparada agrave dos profissionais de seu niacutevel de escolaridade f) ter acesso a cursos de treinamento e aoutros EventosCursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional g) jornada de trabalho compatiacutevel com a legislaccedilatildeo trabalhistaem vigor


Art5ordm - Constituem-se deveres fundamentais das Secretaacuterias e Secretaacuterios a) considerar a profissatildeo como um fim para a realizaccedilatildeo pro-fissional b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade da moral e da eacutetica c) respeitar sua profi ssatildeo e exercer suas atividades sempre procurando aperfeiccediloamento d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicaccedilatildeo com o puacuteblico e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisotildees sabendo colocar e expressar suas atividades f) procurar infor-mar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissatildeo e dos avanccedilos tecnoloacutegicos que poderatildeo facilitar o desempenho de suas ativida-des g) lutar pelo progresso da profissatildeo h) combater o exerciacutecio ilegal da profissatildeo i) colaborar com as instituiccedilotildees que ministram cursosespeciacuteficos oferecendo-lhes subsiacutedios e orientaccedilotildees

Capiacutetulo IVDo Sigilo Profissional

Art6ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio no exerciacutecio de sua profissatildeo deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe satildeoconfiados Art7ordm - Eacute vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria

Capiacutetulo VDas Relaccedilotildees entre Profissionais Secretaacuterios

Art8ordm - Compete agraves Secretaacuterias e Secretaacuterios a) manter entre si a solidariedade e o intercacircmbio como forma de fortalecimento da cate-goria b) estabelecer e manter um clima profissional cortecircs no ambiente de trabalho natildeo alimentando discoacuterdia e desentendimento profis-sionais c) respeitar a capacidade e as limitaccedilotildees individuais sem preconceito de cor religiatildeo cunho poliacutetico ou posiccedilatildeo social d) estabe-lecer um clima de respeito agrave hierarquia com lideranccedila e competecircncia Art9ordm - Eacute vedado aos profissionais a) usar de amizades posiccedilatildeo e influecircncias obtidas no exerciacutecio de sua funccedilatildeo para conseguir qual-quer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades em detrimento de outros profissionais b) prejudicar deliberadamente a reputaccedilatildeo profissio-nal de outro secretaacuterio c) ser em funccedilatildeo de seu espiacuterito de solidariedade conivente com erro contravenccedilatildeo penal ou infraccedilatildeo a esteCoacutedigo de Eacutetica



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Capiacutetulo VIDas Relaccedilotildees com a Empresa

Art10ordm - Compete ao Profissional no pleno exerciacutecio de suas atividades a) identificar-se com a filosofia em-presarial sendo um agente facilitador e colaborador na implantaccedilatildeo de mudanccedilas administrativas e poliacuteticasb) agir como elemento facilitador das relaccedilotildees interpessoais na sua aacuterea de atuaccedilatildeo c) atuar como figura-chave no fluxo de informaccedilotildees desenvolvendo e mantendo de forma dinacircmica e contiacutenua os sistemas de co-municaccedilatildeo Art11ordm - Eacute vedado aos Profissionais a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favorespessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relaccedilatildeo aos demais b) prejudicar deliberada-mente outros profissionais no ambiente de trabalho

Capiacutetulo VIIDas Relaccedilotildees com as Entidades da Categoria

Art12ordm - A Secretaacuteria e o Secretaacuterio devem participar ativamente de suas entidades representativas colabo-rando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais Art13ordm - Acatar as resoluccedilotildees aprovadas pelas entidades de classe Art14ordm - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo em entidades da categoria natildeo se utilizar dessaposiccedilatildeo em proveito proacuteprio Art15ordm - Participar dos movimentos sociais eou estudos que se relacionem com o seu campo de atividadeprofissional Art16ordm - As Secretaacuterias e Secretaacuterios deveratildeo cumprir suas obrigaccedilotildees tais como mensalidades e taxaslegalmente estabelecidas junto agraves entidades de classes a que pertencem

Capiacutetulo VIIIDa Obediecircncia Aplicaccedilatildeo e Vigecircncia do Coacutedigo de Eacutetica

Art17ordm - Cumprir e fazer cumprir este Coacutedigo eacute dever de todo Secretaacuterio Art18ordm - Cabe aos Secretaacuterios docentes informar esclarecer e orientar os estudantes quanto aos princiacutepios enormas contidas neste Coacutedigo Art19ordm - As infraccedilotildees deste Coacutedigo de Eacutetica Profissional acarretaratildeo penalidades desde a advertecircncia agrave cas-saccedilatildeo do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais eou regimentais atraveacutes da Federaccedilatildeo Nacio-nal das Secretaacuterias e Secretaacuterios Art20ordm - Constituem infraccedilotildees a) transgredir preceitos deste Coacutedigo b) exercer a profissatildeo sem que estejadevidamente habilitado nos termos da legislaccedilatildeo especiacutefica c) utilizar o nome da Categoria Profissional das

Secretaacuterias eou Secretaacuterios para quaisquer fins sem o endosso dos Sindicatos de Classe em niacutevel Estadual eda Federaccedilatildeo Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos eou em niacutevel Nacional



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Elegacircncia no comportamento -

Hoje a maioria das pessoas que tem acesso agrave informaccedilatildeo sabe que eacute peruiacuteceusar uma blusa de paetecircs agraves 14h e que eacute deselegante comparecer a um casa-mento sem gravata

Dizem Costanza Pascolato Gloacuteria Kalil Fernando Barros e Claacuteudia Matarazzoalguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a natildeo cometer gafes nahora de se vestir ou de se portar agrave mesa

Mas existe uma coisa difiacutecil de ser ensinada e que talvez por isso esteja cadavez mais rara a elegacircncia do comportamento

Eacute um dom que vai muito aleacutem do uso correto dos talheres e que abrange bem

mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza Eacute a elegacircncia que nos acompanha da primeira hora da manhatilde ateacute a hora dedormir e que se manifesta nas situaccedilotildees mais prosaicas quando natildeo haacute festaalguma nem fotoacutegrafos por perto Eacute uma elegacircncia desobrigada

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam nas pes-soas que escutam mais do que falam E quando falam passam longe da fofo-ca das pequenas maldades ampliadas no boca a boca

Eacute possiacutevel detectaacute-la nas pessoas que natildeo usam um tom superior de voz ao sedirigir a empregadas domeacutesticas garccedilons ou frentistas nas pessoas que evi-tam assuntos constrangedores porque natildeo sentem prazer em humilhar os ou-tros Eacute possiacutevel detectaacute-la em pessoas pontuais

Elegante eacute quem demonstra interesse por assuntos que desconhece eacute quempresenteia fora das datas festivas eacute quem cumpre o que promete e ao receber uma ligaccedilatildeo natildeo recomenda agrave secretaacuteria que pergunte antes quem estaacute falan-do e soacute depois manda dizer se estaacute ou natildeo

Oferecer flores eacute sempre elegante

Eacute elegante natildeo ficar espaccediloso demais

Eacute elegante natildeo mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro

Eacute muito elegante natildeo falar de dinheiro em bate-papos informais

Eacute elegante retribuir carinho e solidariedade Sobrenome joacuteias e nariz empinadonatildeo substituem a elegacircncia do gesto

Natildeo haacute livro que ensine algueacutem a ter uma visatildeo generosa do mundo a estar nele de uma forma natildeo arrogante

Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural atraveacutes da observaccedilatildeo mastentar imitaacute-la eacute improdutivo

A saiacuteda eacute desenvolver em si mesmo a arte de conviver que independe de sta-tus social eacute soacute pedir licenccedila para o nosso lado brucutu que acha que com a-migo natildeo tem que ter estas frescuras

Se os amigos natildeo merecem uma certa cordialidade os inimigos eacute que natildeo iratildeodesfrutaacute-la



O Secretaacuterio da igreja tem um dos importantes cargos da igreja de cuja administra-ccedilatildeo apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja Assim como todosos outros oficiais da igreja o secretaacuterio eacute eleito pelo periacuteodo de um ou dois anos se-gundo for determinado pela igreja local mas devido a importantes funccedilotildees especiali-zadas de seu cargo conveacutem escolher algueacutem que possa ser reeleito para repetidos pe-riacuteodos de serviccedilo a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de

relatoacuteriosrdquo

A grandeza desta atividade eacute sentida em todo o seu esplendor quando o secretaacuterioaleacutem de cuidar dos pertences da secretaria eacute o maior responsaacutevel pelo programa deconservaccedilatildeo daquilo que eacute o mais precioso para a igreja - seus membros almas por quem Jesus derramou o Seu proacuteprio sangue Ao secretaacuterio cabe conhecer a to-dos e dar o grito de alerta quando descobrir que alguns deles natildeo estatildeo partilhandodo conviacutevio da Igreja

QUALIFICACcedilOtildeES PARA O SECRETAacuteRIO DE IGREJA

1 Aptidatildeo moral 2 Aptidatildeo religiosa

3 Amor ao trabalho e agrave salvaccedilatildeo de almas

4 Espiacuterito de equipe e unidade

5 Respeito agrave obra de Deus aos ministros aos oficiais de igreja e a todos os membros

6 Boa Caligrafia

7 Organizaccedilatildeo

SUAS FUNCcedilOtildeES CONSISTEM EM 1 Registrar

2 Informar

3 Administrar 4 Conservar

SUAS RESPONSABILIDADES BAacuteSICAS CONSISTEM EM 1 Manter em dia os registros de membros

2 Providenciar as transferecircncias

3 Cuidar das atas da Igreja

O QUE Eacute SER SECRETAacuteRIODE IGREJA

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DEVERES E RESPONSABILIDADES

A baixo uma relaccedilatildeo das responsabilidades que estatildeo ligadas diretamente aosecretaacuterio da Igreja

1 Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (RI) da igre-

ja

2 Buscar todas as informaccedilotildees necessaacuterias ao desempenho de suas funccedilotildees junto

ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irmatildes

3 Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatuiacute-

dos)

4 Registrar o recebimento de membros na Igreja pelo batismo profissatildeo de feacute ou

por carta de transferecircncia

5 Registrar exclusotildees (desligamento) de membros da Igreja por carta de transfe-

recircncia por falecimento por apostasia e por desaparecimento por abandono as praacute-

ticas morais e eacuteticas a luz da Palavra de Deus (tudo de acordo com o Estatuiacutedo)

6 Manter correspondecircncias com secretaacuterios de outras Igrejas co-irmatildes a fim de que

solicitem a carta de transferecircncia de membros que ora assistem naquela Igreja

7 Coordenar o programa de Conservaccedilatildeo de forma harmocircnica visando todos ossetores da Igreja (Pequenos Grupos)

8 Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos

Pequenos Grupos (PGs verificando quanto das pessoas batizadas ainda natildeo estatildeo

registradas nos mesmos e vice-versa

9 Zelar pelo atendimento por parte da Igreja aos membros desconhecidos mem-

bros fracos na feacute apaacuteticos ausentes fornecendo agrave comissatildeo (Pastores) da Igreja

uma relaccedilatildeo completa com a situaccedilatildeo dos membros

10 Manter correspondecircncia com os membros ausentes informando-lhes sobre as

atividades da Igreja11 Fazer o GER (Grupo Especial de Revisatildeo) duas vezes ao ano

12 Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja conferindo com o re-

gistro das Atas periodicamente

13 Corresponder-se frequumlentemente com a secretaria da Associaccedilatildeo



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UM SECRETAacuteRIO RESPONSAacuteVELPRECISA

1Manter sigilo dos dados relatoacuterios e atas

2 Conhecer todos pelo nome inclusive onde moram

3 Recepcionar os membros para conhececirc-los melhor

4 Apresentar os membros novos aos oficiais ajudar a se ambientarem na Igreja

5 Ser organizado arquivo pastas dados completos

6 Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar

7 Ser pontual reuniotildees cultos eventos casamentos etc

8 Natildeo jogar nada da Secretaria fora Atas boletins fichas(verificar com o pastor)

Lista dos membros sempre revisadas

1 O secretaacuterio deve zelar para que os registros sejam precisos

2 Corrigir nomes errados e incompletos

3 Mulheres casadas podem mudar o sobrenome (hoje em dia o homem tambeacutem)

4 Dados gerais da ficha

5 Revisar semestralmente a lista de membros comparando com as entradas e saiacutedas em atas

6 Pedir ajuda de irmatildeos que conheccedilam os membros (diaacuteconos e liacutederes)

7 Identificar aqueles que natildeo frequumlentam e providenciar para que sejam visitados

8 Descobrir aqueles que mudaram de residecircncia

9 Avisar aos Pastores e Diaacuteconos sobre os membros que estatildeo faltando e podem estar esfri-

ando na feacute e que precisam ser visitados com urgecircncia10 Pessoas receacutem chegadas verificar se desejam solicitar a carta de transferecircncia da Igreja

de origem (Membrar-se)



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A LIDERANCcedilA DA IGREJA

1 Convocar e comunicar com bastante antecedecircncia aos membros da Lideran-

ccedila da Igreja informando a data local e hora da proacutexima reuniatildeo

2 Colher com o pastor da Igreja e os responsaacuteveis dos departamentos os itens

que deveratildeo compor a agenda a ser discutida na comissatildeo

3 Elaborar em conjunto com o pastor a agenda a ser discutida reuni Esta preacute-

via pode ser feita algumas horas antes da reuniatildeo ou no dia anterior

4 Preparar entatildeo a agenda propriamente dita e fornecer uma coacutepia para cadamembro da lideranccedila

5 Cabe ao secretaacuterio informar ao presidente se haacute quorum suficiente para o iniacute-

cio da reuniatildeo

6 Apoacutes a lideranccedila da Igreja discutir avaliar e estudar seus projetos e reco-

mendaacute-los agrave igreja a fim de que sejam votados ou natildeo A igreja tem o poder uacutel-timo de decidir sobre os seus negoacutecios

7 Elaborar um completo relatoacuterio da reuniatildeo contando o seguinte

middot Tipo de reuniatildeomiddot Local mecircs dia e hora da reuniatildeomiddot Nome dos participantesmiddot Quem presidiumiddot Quem orou no iniacutecio e no final da reuniatildeo

8 Soacute apoacutes a votaccedilatildeo pela igreja elaborar a Ata Oficial constando especifica-

mente cada voto

9 Enviar comunicados agraves pessoas atingidas por decisotildees na Lideranccedila da Igre-

ja e se necessaacuterio fixar no quadro de anuacutencios tudo o que seja de interesse ge-

ral da congregaccedilatildeo (isso eacute muito importante no caso de pessoas que sofreratildeodesligamentos ou algum tipo de advertecircncia

10 Verificar que os votos tomados sejam cumpridos



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PRONOMES DE TRATAMENTOS

FORMA DE

TRATAMENTO

ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria VSaPessoas graduadas Aspirante a oficial CapitatildeoChefe de seccedilatildeo Coronel Diretor (empresa publi-ca) Funcionaacuterio de alta categoria Major TenenteDoutor Professor

Vossa

Excelecircncia

VEx a Almirante Brigadeiro Deputado Embaixador Go-vernador do Estado Juiz Marechal Ministro Pre-

sidente e Vice ndash Presidente da Republica PrefeitoMunicipal Poder Judiciaacuterio Poder Legislativo Se-cretaacuterio do Estado

Vossa ReverendiacutessimaVRev Ma

Reitor de Seminaacuterio Padre (geral da ordem) Diaacute-cono Bispado Madre

Vossa SantidadeSua Santidade

Natildeo eacute Abreviado em am-bos os casos

Papa

Eminecircncia Ema Cardeais

VossaMagnificecircncia V Mag a Reitor de Universidade

VossaMeritiacutessima Natildeo eacute abreviado Juiz

Senhor Senhora Sr Sra Pode ser substituiacutedo por titulo profissional Ex Dou-tor Professor Pastor etc

OBS Natildeo confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoaPara correspondecircncia dirigidas ao Presidente da Republica Reis Imperadores Governado-

res Prefeitos Deputados Ministros Autoridades Eclesiaacutesticas Natildeo deve se usar abreviaturas



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ERROS E VIacuteCIOS DE LINGUAGEM

Texto extraiacutedo do Jornal da Livraria Cultura ndash Agosto98 Nunca diga Que seje felizDe formas queEles tinham menas possibilidadesPara mim

fazerLembre-se o subjuntivo de ser eacute seja locuccedilotildees como de forma que natildeo tecircm s menos

eacute palavra invariaacutevel e mim natildeo pode ser sujeito ndash o certo eacute para eu fazer Erros como estesque chegam a doer no ouvido e denotam sofriacutevel conhecimento da liacutengua portuguesa tecircm o-corrido com frequumlecircncia lamenta o jornalista Eduardo Martins autor do Manual de Redaccedilatildeo eEstilo de O Estado de Satildeo Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da Raacute-dio Eldorado Segundo ele eacute crescente o nuacutemero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais Mui-ta gente estaacute perdendo a noccedilatildeo de concordacircncia verbal e nominal dizendo coisas como OsEstados Unidos eacute a gente fomos o meu oacuteculos ele deu o parabeacutens O uso da craseentatildeo tornou-se um problema Eacute comum ver andava agrave peacute comeccedilou agrave falar quando nuncase coloca crase antes de palavra masculina e de verbo A questatildeo da regecircncia verbal ndash saber qual a preposiccedilatildeo que deve ser usada com determinado verbo ndash tambeacutem gera duacutevidas cons-tantes Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe Agradar o povo ou agradar ao povo Assistir o jogo ou assistir ao jogo Essas deficiecircncias satildeo agravadas pela falta de leitura na opiniatildeodo jornalista Mesmo que natildeo se conheccedilam as normas da liacutengua a leitura permite assimilar estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras ensinando inclusive a diferenciar vocaacute-bulos com o mesmo som ndash calda (de doce) e cauda (de animal) etc

Eduardo Martins chama a atenccedilatildeo ainda para os erros cometidos na conjugaccedilatildeo de verbosirregulares como intervir por exemplo Intervir vem do verbo vir ndash ele veio ele interveio elesvieram eles intervieram e natildeo ele interviu ou eles interviram Eacute como ouvir se o governo natildeorepor os niacuteveis quando o certo eacute se repuser pois repor vem do verbo por fulano reteu emvez de reteve e assim por diante Errar na grafia de palavras como desconcertante exceccedilatildeoou disciplina ateacute se justifica diz mas erros primaacuterios de conjugaccedilatildeo ou dizer fulano eacute de me-nor acredito de quesatildeo falhas gravesBatalhando haacute mais de 35 anos em defesa do idioma o jornalista considera entretanto que eacutepreciso aceitar a evoluccedilatildeo da linguagem e conviver com ela Ele afirma que a tendecircncia de

simplificaccedilatildeo eacute irreversiacutevel e beneficia a comunicaccedilatildeo entre as pessoas O uso de a gente agente acha a gente considera em vez de noacutes achamos noacutes consideramos que alguns criti-cam tornou-se comum natildeo apenas na conversaccedilatildeo coloquial mas em textos literaacuterios aleacutemde estar registrado nos dicionaacuteriosTodo idioma sofre alteraccedilotildees ao longo do tempo Martins ressalta que o Portuguecircs do comeccedilodo seacuteculo era muito diferente do atual Milhares de vocaacutebulos desapareceram outros muda-ram de sentido e um grande nuacutemero foi acrescido pela tecnologia ndash terceirizar deletar aces-sar Aleacutem disso diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-satildeo mais popular Na conjugaccedilatildeo verbal a segunda pessoa ndash em especial o voacutes pratica-mente foi abolida por ser considerada um tanto pernoacutesticaMuitas pessoas tecircm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas anali-sa Outras ao contraacuterio querem mostrar erudiccedilatildeo ou status e acabam adotando termos e ex-

pressotildees absolutamente dispensaacuteveis o que eacute uma bobagem pois falar melhor natildeo eacute falar difiacutecil Dizem parabenizar por exemplo quando poderiam dizer cumprimentar felicitar saudar Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficiecircncia de vocabulaacuterio comoimplantei uma faacutebrica (vocecirc natildeo implanta mas constroacutei uma faacutebrica) estoque de desemprega-dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira) deu entrada junto ao

tribunal (o certo eacute no tribunal) ou ainda a mal formada expressatildeo a niacutevel de ndash reuniatildeo a niacutevel de diretoria a niacutevel internacional (por que natildeo dizer reuniatildeo de diretoria ou reuniatildeo internacio-nal) Apesar de constatar tantos equiacutevocos Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-paccedilatildeo em falar e escrever melhor Ateacute porque isso vem se tornando um requisito exigido pelasempresas Aquela imagem de que tudo no Brasil eacute uma bagunccedila entatildeo falar bem ou mal natildeotem importacircncia estaacute mudando O sucesso dos programas de raacutedio e televisatildeo voltados ao

conhecimento do Portuguecircs e a participaccedilatildeo crescente dos jornais com colunas especiacuteficas



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VIDA PROFISSIONAL EacuteTICA

Dicas 1Faccedila diariamente uma lista das coisas a fazer para natildeo perder tempo a tentar lembrar-

se o que ainda tem para fazer ou o que eacute prioritaacuterio nesse dia2Evite fazer duas ou trecircs coisas ao mesmo tempo Vai perder tempo a alternar as vaacuterias

tarefas e a retomaacute-las onde tinha parado3Seja realista ao estabelecer deadline para si e tambeacutem para os seus colaboradores

Um deadline supostamente deve estimular natildeo stressar4Simplifique a sua vida Talvez natildeo seja necessaacuterio ler o jornal todos os dias de uma

ponta agrave outra ou participar em todas as reuniotildees do departamento de marketing5Tenha a coragem de tirar umas feacuterias e de descontrair6Introduza tempo para pensar para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-

as ideacuteias7Se natildeo quer prolongar uma conversa desnecessariamente natildeo faccedila perguntas abertas8Conveacutem fazer as coisas que natildeo gosta de fazer quando estiver bem disposto Evite fazecirc

-las quando estiver cansado9Tente chegar a horas agraves reuniotildees10Decirc a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas11Natildeo tem que ler tudo de uma ponta agrave outra Aprenda a ler na diagonal

Dicas especiacuteficas para o seu ambiente de trabalho Pode ter uma relaccedilatildeo excelente com os colegas mas agraves vezes natildeo quer mesmoser incomodado Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasiotildees Se

trabalhar num espaccedilo aberto pode fazer entender de forma natildeo verbal que estaacuteocupado natildeo se dirigindo ao seu colega ou evitando por exemplo contacto vi-sual Claro que se natildeo conseguir pode simplesmente dizecirc-lo

1 Atenccedilatildeo com os post-it (autocolantes) Perdem-se com facilidade e soacute o fazem perder tempo a tentar descobrir novamente o que era que natildeo podia esquecer ou a quem deviatelefonar sem falta

2 Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda Mencione a hora exata a mo-rada e o nordm de telefone Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo

3Coloque em cima da secretaacuteria somente as coisas com as quais estaacute trabalhando na-quela altura Papeacuteis de reuniotildees que jaacute foram feitas ou dossiecircs que soacute no proacuteximo mecircsvatildeo ser reativados devem ficar no armaacuterio ou na gaveta

4Uma secretaacuteria desarrumada reflete um caraacuteter natildeo estruturado Talvez natildeo para si pes-soalmente mas sim para as pessoas estranhas que natildeo o conhecem ou com as quaisvai reunir mais tarde

5Tentem arrumar as coisas todos os dias Assim evita que os papeis inuacuteteis se amonto-em

6Evite juntar demasiado correio Veja diariamente os documentos que datildeo entrada e ar-rume-os conforme a urgecircncia ou deite-os fora quando jaacute natildeo precisa deles

7Natildeo guarde os documentos de qualquer maneira mas use um sistema de arquivo paradepois poder encontraacute-los facilmente

8Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso

9Um documento que hoje eacute inuacutetil provavelmente vai continuar inuacutetil amanhatilde Ouse deitar

fora algumas coisas em vez de arquivaacute-las desnecessariamente



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Organize-se

Vocecirc tem a sensaccedilatildeo que lhe falta sempre tempoEstaacute convicto que tem sempre coisas de mais para fazerNatildeo consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalhoNatildeo consegue ter o trabalho em diaSe respondeu que sim agrave maioria destas questotildees entatildeo chegou a hora de dizer basta

Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-al A organizaccedilatildeo eacute um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional A maioriadas pessoas foi formada para desempenhar a sua profissatildeo mas satildeo poucas as que sabem traba-lhar de modo eficiente e eficaz

Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver Saiba como seguindo algumas das nos-sas sugestotildees

Faccedila agora

Natildeo deixe para amanhatilde o que pode fazer hoje Se fizer tudo o que tiver para fazer naquele preci-so momento vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas Natildeo acumule coi-sas Coloque os atrasos em dia Os trabalhos atrasados criam o seu proacuteprio trabalho extra Eliminaacute-los reduz a sua carga de trabalho em muito Reserve todos os dias um tempo para despachar umdelesSeja organizado

Natildeo seja desorganizado Olhe para a sua secretaacuteria e decida o que guardar e o que deitar foraVocecirc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam uacuteteisSaiba gerir o seu tempo

Natildeo perca muito tempo com assuntos de pouca importacircncia Como se costuma dizer tempo eacute di-nheiro por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importacircnciaFaccedila planos

O planejamento serve para vocecirc saber quais satildeo as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-zo Para se organizar mais facilmente divida-o em trecircs categorias

Plano diaacuterio Todas as manhatildes dedique algum tempo ao planejamento das suas atividadesDivida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia Acompanhe o

progresso do plano ao longo do dia

Plano semanal Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho a sua agendaas tarefas pendentes Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam

Plano mensal O plano mensal eacute composto pelos eventos mais importantes do mecircs seguinte edaacute-lhe uma visatildeo geral que tornaraacute o planejamento semanal mais eficiente

Se vocecirc planear bem os seus compromissos vai ver que consegue um tempinho livre para si eassim poderaacute aproveitaacute-lo da maneira que pretender



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Certifique-se que deixa tudo funcional A manutenccedilatildeo faz parte do ciclo do trabalho Sempre que concluir uma tarefa coloque ascoisas de novo no seu devido lugar Quando utilizar uma coisa certifique-se que esta ficaapta para outros utilizadores Por exemplo se uma foto-copiadora ficar sem papel en-quanto estiver a tirar coacutepias abasteccedila a maacutequina com papel suficiente para si e para osque viratildeo a seguir Se o seu grampeador estiver vazio coloque grampos imediatamente

Natildeo deixe para mais tarde aquilo que pode fazer de imediato

Organizaccedilatildeo eacute algo que pode ser aprendido A parte mais difiacutecil eacute quebrar velhos haacutebitosadquiridos durante toda a vida A chave para uma melhor organizaccedilatildeo eacute comeccedilar por pe-quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que iraacute notar econtinuar motivado

Se implementar estas ideacuteias iraacute ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a suavida Uma vez que tiver comeccedilado continue Tornar-se organizado eacute o primeiro passoseguido de persistecircncia Por isso comece hoje

COMO ORGANIZAR ARQUIVOS

Nem tudo eacute informaacutetica O escritoacuterio sem papel eacute uma utopia Portanto seja craque noassunto Arquivamento tanto para a execuccedilatildeo do trabalho quanto para a orientaccedilatildeo desua eventual assessoraequipe Periodicamente vocecirc obteraacute nesta pasta do nosso sitealgumas dicas valiosas para uma boa prestaccedilatildeo de serviccedilos nesta aacutereaComecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade dotrabalho

1) Padronizaccedilatildeo Este eacute um item vital para garantir produtividade e qualidade Separecada assunto por cores Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas Garanta quehaja tiacutetulos claros e procure manter um padratildeo inclusive nos tipos de letras usadas Rotu-

le pastas gavetas e armaacuterios com etiquetas de boa qualidade2) Planejamento Separe toda a papelada e documentaccedilatildeo previamente Se for necessaacute-rio um tempo antes do arquivamento Deixe tudo separado por clipes com indicaccedilotildees cla-ras do local destinado para arquivo

3) Regularidade Natildeo deixe acumular a papelada Mantendo um sistema de arquivo diaacute-rio vocecirc e seus e colegas vatildeo se sentir melhor O acuacutemulo de papeacuteis sem arquivo aumen-ta o risco de perdas e conturba o ambiente

4) Pastas Decirc preferecircncia agraves pastas tipo caixa Eacute mais faacutecil a identificaccedilatildeo e o posiciona-mento Faccedila uso tambeacutem das pastas suspensas Aplique subtiacutetulos dividindo em ses-

sotildees por assunto

5) Tamanhos Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-das Procure manter pastas de ateacute 3 cm de espessura na quantidade de papeacuteis

6) Atualizaccedilatildeo Descubra um sistema de atualizaccedilatildeo de tal forma que vocecirc possa perio-dicamente fazer uma limpeza e natildeo sobrecarregar o arquivo Veja se haacute papeacuteis cujoconteuacutedo estaacute no computador e portanto dependendo do caso ele eacute desnecessaacuterio



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Esqueccedila-se dascriacuteticas que existem a respeito das reuniotildees Eacute muito comum se comentar Reuniotildees satildeouma perda de tempo Ah meu Deus laacute vem outra reuniatildeo Como profissional moder-

na e atualizada vocecirc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil como apontamestudos de Neurolinguumliacutestica eacute formada por pessoas mais auditivas Ou seja neste paiacutesgostamos de falar e de ouvir Por isso se lecirc tatildeo pouco

As criacuteticas agraves reuniotildees tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega aironizar e desprezar as reuniotildees Eles satildeo mais visuais e se fiam mais na comunicaccedilatildeoescrita - isto quer dizer nas leituras em geral Aqui em terras tupiniquins eacute comum vocecirccobrar uma pessoa por causa de sua ausecircncia em um encontro (mesmo depois de avisospor e-mails eou cartas) e ela responder Ueacute ningueacutem falou mais nada

Portanto aqui neste espaccedilo iremos dar a vocecirc alguns elementos baacutesicos sobre a organi-zaccedilatildeo e participaccedilatildeo em reuniotildees Utilize o roteiro como uma espeacutecie de check list

suplementar

1) Definiccedilatildeo de hora e lugar Cabe a vocecirc ter a certeza de que tudo vai se encaixar Cer-tifique-se de que a carga horaacuteria natildeo ultrapasse outros compromissos do liacuteder Tente en-contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reuniatildeo Por e-xemplo se o assunto em pauta for explosivo ou polecircmico procure - se possiacutevel - destinar um local maisapraziacutevel algo que ajude a desarmar os espiacuteritos

2) Comunicaccedilatildeo Interna Faccedila uma parceria produtiva com o pessoal responsaacutevel pelaComunicaccedilatildeo Interna Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-dos pelo Correio Eletrocircnico por Circular Memorando etc Quando for de extrema impor-

tacircncia confirme - ou tenha a certeza de que algueacutem o fez - as presenccedilas por escrito

3) Papeacuteis e laacutepiscanetas Natildeo deixe que ningueacutem decirc a desculpa que natildeo anotou algumacoisa porque se esqueceu dos instrumentos baacutesicos para isso Preste atenccedilatildeo agrave quanti-dade e qualidade de acordo com o nuacutemero de pessoas eo tipo de reuniatildeo Distribua tudo previamente no local Natildeo deixe faltar se forem necessaacute-rios pastas folhas avulsas canetas TV viacutedeo quadro negro etc

4) Disposiccedilatildeo Geral Ao liacuteder deveraacute ser reservado um lugar de onde possa ser observa-do por todos sem distinccedilatildeo Coloque estrategicamente um objeto de uso do mesmo nolocal agrave mesa Combine com ele se haacute necessidade de uma distribuiccedilatildeo estrateacutegica de lu-gares De repente ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa Depreferecircncia tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-ma separada Porque a tendecircncia eacute de pessoas que convivem no dia a dia conversaremparalelamente

5) Protocolo Em determinadas reuniotildees eacute necessaacuterio se observar detalhes protocolaresPor exemplo os lugares bem ao lado do liacuteder tecircm de ser ocupados por cargos de maior importacircncia ou de importacircncia capital para o evento em si

6) Bebidas Nada aleacutem de aacutegua (gelada e sem gelo) cafeacute e chaacute

7) Fumo Crescem na cultura empresarialorganizacional as restriccedilotildees aos fumantes Mas

eacute o liacuteder quem determina se naquela reuniatildeo pode-se ou natildeo fumar De preferecircncia issodeve ser avisado na comunicaccedilatildeo interna Ou dependeraacute da poliacutetica da empresa a respeito

COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES



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COMO ORGANIZAR REUNIOtildeES (cont) 8) Saber ouvir Quando vocecirc estiver participando de uma reuniatildeo de cuja ata natildeo eacute respon-saacutevel sua tentaccedilatildeo seraacute falar fazer perguntas ou intervir no sentido de se fazer observar e

sentir Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reuniatildeo aquela pessoa que sabeouvir Preste atenccedilatildeo a cada palavra e em sua entonaccedilatildeo Muitos perdem o melhor do en-contro pois enquantoo outro estaacute falando ele estatildeo pensando em como se sobressair

9) Interrupccedilotildees Obtenha do liacuteder uma combinaccedilatildeo sobre a oportunidade ou natildeo das inter-rupccedilotildees ocasionadas por fatores externos Ligaccedilotildees urgentes chamados de serviccedilo etcTudo deveraacute ser comunicado apoacutes a reuniatildeo Eacute esperada alguma ligaccedilatildeo urgente Quempoderaacute sair da sala para atender emergecircncias Etc

10) Lista de presenccedila Geralmente o liacuteder gosta de saber quem faltou e porque Preparetudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista

11) Crachaacute Garanta que todos estatildeo com seus respectivos crachaacutes de identificaccedilatildeo O liacuteder vai querer se dirigir a cada um pelo nome e obviamente pode natildeo se lembrar de todos prin-cipalmente em reuniotildees em que novos contratados estatildeo presentes

12) Ata Geralmente eacute de sua responsabilidade Seja minuciosa Data hora e local AssuntoOrdem do Dia Quem falou o que Que temas ficaram pendentes O essencial e as conclu-sotildees Sempre que possiacutevel faccedila o liacuteder ler e assinar

Apresentaccedilatildeo visual da redaccedilatildeo

11 Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabeccedilalho com letra legiacutevel12Centralizar o tiacutetulo na primeira linha sem aspas e sem grifo O tiacutetulo pode apresentar in-terrogaccedilatildeo desde que o texto responda agrave pergunta13 Pular uma linha entre o titulo e o texto para entatildeo iniciar a redaccedilatildeo14 Fazer paraacutegrafos distando mais ou menos trecircs centiacutemetros da margem e mantecirc-los ali-nhados15 Natildeo ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambeacutem natildeo deixar de atingi -las16 Evitar rasuras e borrotildees Caso o aluno erre ele deveraacute anular o erro com um traccedilo ape-nas 17 Apresentar letra legiacutevel tanto de focircrma quanto cursiva18 Distinguir bem as maiuacutesculas das minuacutesculas19 Evitar exceder o nuacutemero de linhas pautadas ou pedidas como limites maacuteximos e miacuteni-

mos Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqueacutem ou aleacutem dos limites110 Escrever apenas com caneta preta ou azul O rascunho ou o esboccedilo das ideacuteias podemser feitos a laacutepis e rasurados O texto natildeo seraacute corrigido em caso de utilizaccedilatildeo de laacutepisou caneta vermelha verde etc na redaccedilatildeo definitivaOBSERVACcedilOtildeESNuacutemeros A) Idade - deve-se escrever por extenso ateacute o nordm 10 Do nordm 11 em diante devem-se usar algarismosB) Datas horas e distacircncias sempre em algarismos 10h30min 12h 10m 16m30cm 10km(m h km I g kg)Palavras Estrangeiras As que estiverem incorporadas aos haacutebitos linguumliacutesticos devem vir sem aspas marketing

merchandising software dark punk status offlce-boy hippie show etc



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Resumo de como organizar reuniotildees

Faccedila sempre um check-list (relaccedilatildeo das providecircncias) para que a reuni-atildeo de seu executivo seja perfeita

Pauta da Reuniatildeo Verifique com seu executivo qual seraacute o assunto quemseratildeo os participantes o local a data o horaacuterio em que a reuniatildeo seraacute reali-zada

Envie a comunicaccedilatildeo a todos os participantes por escrito por e-mail por telefone e peccedila sua confirmaccedilatildeo de presenccedila

Atenta aos Materiais Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-latoacuterios graficos copias de documentos etc Providencie tudo com antece-decircncia

Prepare a sala de Reuniatildeo tudo deve estar no seu devido lugar verifique alimpeza da sala se esta bem arejada as mesas cadeiras blocos para anota-ccedilotildees canetas laacutepis transparecircncias aacutegua cafeacute copos aperitivos cinzeirosetc

Em caso de Seminaacuterios onde as pessoas natildeo se conhecem e haveraacute refei-ccedilotildees servidas providencie a demarcaccedilatildeo dos locais onde cada um deva sen-tar-se com identificaccedilatildeo

Outros equipamentos Projetores de slides retro projetores viacutedeo telatildeomicrofone laptop etc

Verifique a infra-estrutura do local se haacute tomadas suficiente mesas auxili-ares existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc

Convoque o pessoal de apoio recepcionistas teacutecnicos garccedilons etc

Faccedila uma Vistoria geral apoacutes a reuniatildeo para providenciar a devoluccedilatildeo dositens e equipamentos utilizados

Arquive todos os documentos utilizados na reuniatildeo



AtasEacute um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrecircncias delibera-

ccedilotildees resoluccedilotildees e decisotildees de reuniotildees ou assembleacuteiasDeve ser redigida de tal maneira que natildeo seja possiacutevel qualquer modificaccedilatildeo posteriorPara evitar isso deve ser escrita- sem paraacutegrafos ou aliacuteneas (ocupando todo o espaccedilo da paacutegina)-sem abreviaturas de palavras ou expressotildees

- nuacutemeros escritos por extenso- sem rasuras nem emendas- sem uso de corretivo- com verbo no tempo preteacuterito perfeito do indicativo- com verbo de elocuccedilatildeo para registrar as diferentes opiniotildeesSe o relator cometer um erro deve empregar a partiacutecula retificativa digo como neste e-xemplo ldquoAos vinte dias do mecircs de marccedilo digo de abril de mil novecentos e noventa eseisrdquo

Quando se constatar erro ou omissatildeo depois de lavrada ata usa-se em tempo ldquoEm tem-po Onde se lecirc marccedilo leia-se abrilrdquo

Modelo de ataData horaacuterio local e objetivos Aos quatorze dias do mecircs de outubro de mil novecentos e noventa e seis com iniacutecio agravesvinte horas no salatildeo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias sita na Avenida To-cantins nuacutemero duzentos e doze Porto alegre realizou-se uma reuniatildeo de todos os alu-nos da oitava seacuterie da escola com o objetivo de preparar as festividades de conclusatildeo doprimeiro grauO presidente e a secretaacuteria da reuniatildeo as pessoas presentes A reuniatildeo foi presidida pelo liacuteder da oitava seacuterie A Joseacute Luiacutes Lousada tendo como secre-

taacuteria a liacuteder da oitava seacuterie B Andreacuteia Passos Contou com a participaccedilatildeo de oitenta e doisalunos dos professores conselheiros das trecircs turmas e da vice-diretora Fabiacuteola BarretoRelato da reuniatildeo propriamente ditaInicialmente Joseacute Luiacutes Lousado solicitou agrave vice-diretora que comunicasse as providecircnciasadministrativas e o andamento legal referente ao teacutermino do primeiro grau Foi esclarecidoque os alunos de oitava seacuterie encerrariam o ano e fariam as recuperaccedilotildees juntamente comos demais alunos da escola e que a direccedilatildeo pensava oferecer um coquetel no encerra-mento do ano letivo para alunos e professores da oitava seacuterie ocasiatildeo em que os alunosreceberiam o histoacuterico escolar A data para isso deveria ser escolhida nesta reuniatildeo Apoacutesouvir variadas sugestotildees e opiniotildees o presidente da reuniatildeo solicitou que fossem votadosdois itens a escolha da data e se a entrega dos histoacutericos escolares teria a presenccedila dospais com homenagem a alguns professores Alguns alunos inscreveram-se para defender

diferentes pontos de vista sobre a conveniecircncia ou natildeo de se realizar uma reuniatildeo formalno encerramento do primeiro grau Apoacutes debatidas as ideacuteias apresentadas Joseacute Luiacutes Lou-sado encaminhou a votaccedilatildeo que obteve o seguinte resultado cerimocircnia formal para entre-ga dos histoacutericos escolares e posterior coquetel cinquumlenta e sete votos favoraacuteveis e vintee cinco contra entrega informal com coquetel vinte e cinco votos favoraacuteveis e cinquumlenta esete contra Em seguida apreciadas as datas sugeridas foi escolhido por unanimidade odia quinze dezembro para a realizaccedilatildeo do evento com iniacutecio agraves vinte horasEnceramentoNada mais havendo a tratar foi lavrada a presente ata que vai assinada por mim AndreacuteiaPassos secretaacuteria pelo presidente da reuniatildeo pela vice-diretora e pelos professores e alu-nos presentes

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Ofiacutecio

Eacute quase que exclusivamente utilizado no serviccedilo puacuteblico na comunicaccedilatildeo entre chefias ecom o puacuteblico externo Na empresa privada soacute eacute utilizado quando dirigido ao serviccedilo puacutebli-co Seu conteuacutedo eacute formal sem os exageros do passado quando se utilizavam mais li-nhas para a introduccedilatildeo e para o fecho do que propriamente para o conteuacutedo Como geral-mente eacute dirigido a autoridade eacute necessaacuterio observar o tratamento que cada cargo exigeO ofiacutecio estaacute para a empresa puacuteblica como a carta comercial e o memorando estatildeo para aempresa privada Eacute portanto um instrumento de Relaccedilotildees Puacuteblicas como a carta comer-cialBeltratildeo afirma que as entidades civis comerciais e religiosas natildeo expedem ofiacutecio Parece-nos que ele estaacute considerando a possibilidade dessas instituiccedilotildees terem que se dirigir aoserviccedilo puacuteblico pois se isso ocorrer necessariamente teratildeo que elaborar uma correspon-decircncia chamada ofiacutecioPara Eneacuteas de Barros ldquoembora ofiacutecio em geral seja quase sempre exclusivo da corres-pondecircncia emitida pelos oacutergatildeos puacuteblicos estatais (ministeacuterios departamentos serviccedilos

autarquias prefeituras) muitas empresas privadas se tecircm valido desse documento princi-palmente em suas relaccedilotildees com aqueles oacutergatildeos subordinando-se tambeacutem agrave forma esta-belecida oficialmente para tal espeacutecie de correspondecircnciardquoPara o prof Raphael Pugliese ldquoofiacutecio eacute a correspondecircncia de caraacuteter oficial equivalente agravecarta Eacute dirigido por um funcionaacuterio a outro da mesma ou de outra categoria bem comopor uma reparticcedilatildeo a uma pessoa ou instituiccedilatildeo particular ou ainda por instituiccedilatildeo parti-cular ou pessoa a uma reparticcedilatildeo puacuteblicardquoO Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica recentemente elaborado apresentao ofiacutecio com algumas inovaccedilotildees Esse novo modelo eacute para ser aplicado em todo o serviccedilopuacuteblico federal brasileiro poderaacute todavia servir de paracircmetro para a empresa privada Se-gundo esse manual as formas vocativas foram modificadas assim ficandoPara os chefes de Poder usa-se Excelentiacutessimo Senhor seguido do respectivo cargo por

exemplo- Excelentiacutessimo Senhor Presidente da Repuacuteblica- Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Congresso Nacional- Excelentiacutessimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal As demais autoridades seratildeo tratadas pelo vocativo Senhor seguido do respectivo cargocomo- Senhor Senador- Senhor Juiz- Senhor Ministro- Senhor GovernadorNo envelope o endereccedilamento das comunicaccedilotildees dirigidas agraves autoridades trata das por

Vossa Excelecircncia teraacute a seguinte forma

- Excelentiacutessimo Senhor Fulano de TalMinistro da Justiccedila70064 - BrasiacuteliaDF

- Excelentiacutessimo Senhor Fulano de TalSenador Federal70160 - BrasiacuteliaDF

- Excelentiacutessimo Senhor Fulano de TalJuiz de Direito da 10ordf Vara CivilRua X nordm 1401010 - Satildeo PauloSP



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Outra alteraccedilatildeo que eliminou parte do formalismo do ofiacutecio foi a exclusatildeo do uso do tratamento DD( digniacutessimo) e MD (mui digniacutessimo) agraves autoridades curiosamente sob a alegaccedilatildeo de que a dignidade eacutepressuposto para que se ocupe qualquer cargo puacuteblico sendo desnecessaacuteria sua repetida evocaccedilatildeoVossa Senhoria eacute empregado para as demais autoridades e para particulares sendo o vocativo adequa-do Senhor (cargo)

O endereccedilamento a ser colocado no final do texto do ofiacutecio seraacute assimPara chefes do poder e demais autoridadesExcelentiacutessimo Senhor Fulano de TalPresidente do Congresso NacionalBrasiacuteliaDFExcelentiacutessimo Senhor Fulano de TalSecretaacuterio Geral da PresidecircnciaBrasiacuteliaDFPara aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada eacute apenas Vossa Senhoria elimina-se oIlustriacutessimo Senhor ficando Ao Senhor Fulano de Tal

CargoGuararapesSPEm vez deIlmo SrFulano de TalCargoSatildeo PauloSPEacute necessaacuterio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer c como a forma vocati-va Exemplos peculiares satildeo as utilizadas para juiacutezes reitores bispos A empresa privada que procuraformas de tornar sempre mais aacutegil sua correspondecircncia jaacute adotou o sistema bloco-compacto para a esteacute-tica tambeacutem do ofiacutecio que comprovadamente reduz o tempo da sua elaboraccedilatildeoSatildeo puacuteblicos dessa comunicaccedilatildeo dirigida escrita o interno externo e misto para a empresa puacuteblica Paraa empresa privada somente o puacuteblico externo eacute atingido com este tipo de comunicaccedilatildeoModeloInduacutestria Gimenes SAVitoacuteria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente

Vitoacuteria 17 de novembro de 1996Of nordm 1596

Senhor Prefeito

Dentro da programaccedilatildeo de comemoraccedilatildeo do aniversaacuterio de nossa empresa estaremos inaugurando noproacuteximo dia 7 de junho agraves 17h a ldquoCreche Crianccedila Sadiardquo localizada na rua Emiacutelio Rios 245 reivindica-ccedilatildeo antiga de nossos funcionaacuterios que agora eacute concretizadaGostariacuteamos de contar com a presenccedila de VExordf para descerrar a placa e falar aos participantes sobre aimportacircncia da criaccedilatildeo de creches nas empresas pois sabemos que essa eacute tambeacutem uma das priorida-des de seu governo

Atenciosamente

Diretoria Geral(assinatura)Excelentiacutessimo Senhor Paulo Soares Martins DiasPrefeito Municipal de CampinasProposta de redaccedilatildeoRedija ofiacutecio dirigido ao Prefeito de sua cidade convidando-o para inauguraccedilatildeo das novas dependecircnciasde sua escola

Continuaccedilatildeo Oficio



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Requerimento

Eacute um documento no qual o interessado depois de se identificar e se qualificar faz sua so-licitaccedilatildeo agrave autoridade competente Soacute eacute usado ao se dirigir ao serviccedilo puacuteblicoPossui caracteriacutesticas proacuteprias como apoacutes o vocativo deixam-se aproximadamente dezlinhas ou espaccedilos e o corpo espaccedilo destinado ao despacho da autoridade competente

finalizando com pedido de deferimento agrave solicitaccedilatildeo data apoacutes exposiccedilatildeo (Cleuza GGimenes Cesca in Comunicaccedilatildeo Dirigida na Empresa)Haacute teoacutericos como Teobaldo de Andrade que defendem a dispensa do pedido de deferi-mento argumentam que ningueacutem faz uma solicitaccedilatildeo para pedir indeferimento Nestestermos pede deferimento ou N termos p deferimento ou NTPD ou NTADO requerimento eacute um instrumento do cidadatildeo nele se faz a solicitaccedilatildeo de um direito que apessoa grupo de pessoas ou empresa considera tecirc-lo Natildeo haacute necessidade de ser datilo-grafado pode ser manuscritoO famoso abaixo-assinado muito usado pelo povo e por organismos populares eacute um re-querimento de caraacuteter coletivo Como nele vatildeo muitas assinaturas o espaccedilamento entreas partes do requerimento pode ser menor Mas cuidado Natildeo assine nada em brancoexija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que vocecirc for colocar sua

assinatura Antigamente ele era feito em papel almaccedilo (com ou sem pauta) sua redaccedilatildeo era uma ini-ciativa do requerente por isso o cidadatildeo semi-letrado pagava uma taxa a um escritoacuterio pa-ra redigi-lo Hoje com o programa de desburocratizaccedilatildeo as reparticcedilotildees fornecem modelose ateacute formulaacuterios a serem preenchidosModelo 1Exmo Sr Secretaacuterio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas(10 espaccedilos)Induacutestria ABC localizada na rua Acaacutecia nordm 500 Bairro Satildeo Joatildeo nesta cidade inscrita noCGC 487849430001-08 e Inscriccedilatildeo Estadual nordm 244152262 vem requerer a VExa acessatildeo do Centro Esportivo do Jardim Santo Antocircnio para a realizaccedilatildeo do 1ordm CampeonatoEsportivo Interno de seus funcionaacuterios nos dias 16 e 17 de marccedilo proacuteximo das 8 agraves 18

horas em virtude de natildeo possuir espaccedilo fiacutesico adequado(3 espaccedilos)Nestes termospede deferimento(3 espaccedilos)Campinas 13 de fevereiro de 2000(3 espaccedilos) Assinatura Nestes termos pede deferimento pode ser eliminado

Modelo 2Exmo Sr Prefeito Municipal de Araccedilatuba(10 espaccedilos)Noacutes abaixo-assinados moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino vimos re-querer de VExa o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgecircncia pois emdias secos a poeira invade as casas prejudicando a sauacutede das pessoas e em dias chuvo-sos suas vias puacuteblicas ficam intransitaacuteveis ateacute para os ocircnibus da TUA(2 espaccedilos)Nestes termospedimos deferimento Araccedilatuba 7 de marccedilo de 2000(2 espaccedilos) AssinaturaEndereccedilo

AssinaturaEndereccedilo (sucessivamente)



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Continuaccedilatildeo Paacutegina anterior

Nestes termos pedimos deferimento pode ser eliminadoProposta de redaccedilatildeoFaccedila um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando revisatildeo em seucarnecirc de IPTU pois vocecirc natildeo concorda com os criteacuterios estabelecidos

Resumir Texto

Ler natildeo eacute apenas passar os olhos no textoEacute preciso saber tirar dele o que eacute mais importante facilitando o trabalho da memoacuteriaSaber resumir as ideacuteias expressas em um texto natildeo eacute difiacutecil Resumir um texto eacute repro-

duzir com poucas palavras aquilo que o autor dissePara se realizar um bom resumo satildeo necessaacuterias algumas recomendaccedilotildees

1 Ler todo o texto para descobrir do que se trata2 Reler uma ou mais vezes sublinhando frases ou palavras importantes Isto ajuda aidentificar3 Distinguir os exemplos ou detalhes das ideacuteias principais4 Observar as palavras que fazem a ligaccedilatildeo entre as diferentes ideacuteias do texto tambeacutemchamadas de conectivos por causa de assim sendo aleacutem do mais pois emdecorrecircncia de por outro lado da mesma forma5 Fazer o resumo de cada paraacutegrafo porque cada um encerra uma ideacuteia diferente6 Ler os paraacutegrafos resumidos e observar se haacute uma estrutura coerente isto eacute se to-

das as partes estatildeo bem encadeadas e se formam um todo7 Num resumo natildeo se devem comentar as ideacuteias do autor Deve-se registrar apenas oque ele escreveu sem usar expressotildees como segundo o autor o autor afirmou que8 O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado Eacute recomen-daacutevel que nunca ultrapasse vinte por cento da extensatildeo do texto original9 Nos resumos de livros natildeo devem aparecer diaacutelogos descriccedilotildees detalhadas cenasou personagens secundaacuterias Somente as personagens os ambientes e as accedilotildees maisimportantes devem ser registrados



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Telegrama

O Manual de Redaccedilatildeo da Presidecircncia da Repuacuteblica que eacute um norteador da cor-respondecircncia oficial no Brasil publicado na eacutepoca de Itamar Franco define como

telegrama toda comunicaccedilatildeo oficial expedida por meio de telegrafia telex As a-gecircncias dos Correios possuem impressos proacuteprios para telegrama Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicaccedilatildeo em extinccedilatildeo dianteda democratizaccedilatildeo da telefonia pois o teleacutegrafo e o telex estatildeo ficando obsoletos Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone e aindamais programam a emissatildeo dos telegramas a seus clientesExemplo aniversaacuterio de um amigo ou parente na proacutexima sexta-feira Eacute mais chi-que e cocircmodo passar um telegrama Pega-se o telefone liga-se hoje (terccedila-feira) agraveagecircncia central dos Correios dita-se o texto e pede-se ao funcionaacuterio que a entre-ga deve ser feita na sexta-feira de manhatilde Assim natildeo se corre o risco de esquecer a data do aniversaacuterio da pessoa queridaSe o cliente quiser recebe em casa a coacutepia do telegrama remetido (ou a ser reme-tido) A uacutenica coisa amarga deste procedimento eacute receber o custo do telegrama naconta mensal do telefoneNatildeo eacute tatildeo simples redigir um telegrama porque sua linguagem possui caracteriacutesti-cas proacuteprias A omissatildeo das palavras desnecessaacuterias (adjuntos adnominais e ad-verbiais) natildeo tem apenas a finalidade de reduzir seu custo eacute tambeacutem uma questatildeode competecircnciaJoseacute Roberto Whitaker Penteado em seu livro Relaccedilotildees Puacuteblicas nas EmpresasModernas afirma que o telegrama eacute um veiacuteculo emocional sempre provoca umchoque em quem o recebe

Odacir Beltratildeo sugere abreviaccedilotildees e neologismos na linguagem telegraacutefica como ATEH (para ateacute) IMPAGO (natildeo pago) VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-BRASIL (para Av Brasil) GAMALIMA (para Gama Lima) LAN (para latilde) SDS (parasaudaccedilotildees) Aleacutem disso recomenda usar COMPRARA e natildeo HAVIA COMPRADO fazer usode endereccedilo telegraacutefico (em caso de empresa) suprimir ou reduzir expressotildees decortesias evitar rasuras natildeo dividir palavras em fim de linha escrever em letrasmaiuacutesculas deixando dois espaccedilos entre cada palavra suprimir hiacutefen(ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS) dispensar acentos graacuteficos omitir palavras desnecessaacuterias colocar nuacutemeros em algarismos araacutebicos (15000 ouQUINZE MIL) escrever datas de forma contiacutenua (120396)

Existem tambeacutem outras formas convencionais em pontuaccedilatildeo tais como VG -viacutergula PT - ponto final PTVG - ponto e viacutergula BIPT - dois pontos INT - interro-gaccedilatildeo EXC - exclamaccedilatildeo ABRASPAS - abrir aspas FECHASPAS - fechar as-pas (Comunicaccedilatildeo Dirigida Escrita na Empresa Cleuza G Gimenes Cesca Sum-mus Editorial)



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Como melhorar sua redaccedilatildeo

1 Pense no que vocecirc quer dizer e diga da forma mais simples Procure ser diretona construccedilatildeo das sentenccedilas

2 Corte palavras sempre que possiacutevel Use a voz ativa evite a passiva 3 Evite termos estrangeiros e jargotildees 4 Evite o uso excessivo de adveacuterbios5 Seja cauteloso ao utilizar as conjunccedilotildees como entretanto no entanto eporeacutem Quase sempre satildeo dispensaacuteveis6 Tente fazer com que os diaacutelogos escritos (em caso de narraccedilatildeo) pareccedilam umaconversaUso do geruacutendio empobrece o texto Exemplo Entendendo dessa maneira o pro-blema vai-se pondo numa perspectiva melhor ficando mais claro7 Adjetivos que natildeo informam satildeo dispensaacuteveis Por exemplo luxuosa mansatildeoToda mansatildeo eacute luxuosa

8 Evite o uso excessivo do que Essa armadilha produz periacuteodos longos Prefirafrases curtas Exemplo O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-tender os erros dos outros e perdoaacute-los natildeo parece que seja certo9 Evite clichecircs (lugares comuns) e frases feitas Exemplos ldquosubir os degraus dagloacuteriardquo fazer das tripas coraccedilatildeo encerrar com chave de ouro ldquosilecircncio mortalcalorosos aplausos mais alta estima10 Verbo fazer no sentido de tempo natildeo eacute usado no plural Eacute errado escreverFazem alguns anos que natildeo leio um livro O certo eacute ldquoFaz alguns anos que natildeo leio um livrordquo 11 Cuidado com redundacircncias Eacute errado escrever por exemplo Haacute cinco anosatraacutes Corte o haacute ou dispense o atraacutes O certo eacute ldquoHaacute cinco anosrdquo

12 Soacute com a leitura intensiva se aprende a usar viacutergulas corretamente As regrassobre o assunto satildeo insuficientes13 Leia os bons autores e faccedila como eles trate a viacutergula com bons modos14 Nas citaccedilotildees use aspas coloque a viacutergula e um verbo seguido do nome dequem disse ou escreveu aquilo Exemplo ldquoO que eacute escrito sem esforccedilo eacute geral-mente lido sem prazerrdquo disse Samuel Johnson15 Leia muito leia sempre leia o que lhe pareccedila agradaacutevelEscreva diaacuterios cartas e-mails crocircnicas poesias redaccedilotildees qualquer texto Soacuteescrevendo se aprende a escrever



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VIDA PROFISSIONAL COMO ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO

Assinale abaixo qual das situaccedilotildees em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver mais

1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo

2) Aquelas que satildeo IMPORTANTES mas natildeo tecircm URGEcircNCIA

3) As que satildeo URGENTES mas natildeo possuem muita IMPORTAcircNCIA

4) Coisas que natildeo satildeo URGENTES nem muito menos IMPORTANTES

Vocecirc escolheu a situaccedilatildeo nuacutemero um

Eacute claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes eimportantes Entretanto o ideal na ADMINISTRACcedilAtildeO DO TEMPO eacute nos fixarmos cadavez mais no item 2 As situaccedilotildees em que nos debruccedilamos sobre fatos e acontecimentosimportantiacutessimos mas que natildeo apresentam urgecircncia para soluccedilatildeo ou providecircncias

No livro Os 7 Haacutebitos das Pessoas Muito Eficazes o autor Stephen Covey nos aconselhaa priorizar coisas importantes e natildeo-urgentes E quanto mais nos ativermos ao item 2 me-nos precisaremos ficar no item 1

Explicando o primeiro item se refere agravequilo que quase todos noacutes estamos fazendo atual-mente Ou seja matando um leatildeo por dia A pressatildeo da competitividade faz com nossosliacutederes planejem cada vez menos e busquem saiacutedas cada vez mais de emergecircncia Nissoa secretaacuteria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes

Se todos pudermos parar e planejar com calma cada vez haveraacute menos incecircndios paraserem apagados que eacute do que trata o item um Entatildeo a primeira coisa a fazer eacute preparar uma lista diaacuteria do que eacute importante e do que eacute urgente

Depois basta priorizar - na mente e no coraccedilatildeo - aqueles fatos providecircncias iniciativas -que se mostram muito mais importantes do que urgentes Enquanto vocecirc extingue umfoco de incecircndio aqui e outro acolaacute vai planejando um futuro cada vez mais calmo

Tem de ser assim na sua funccedilatildeo profissional na carreira na vida afetiva no lazer enfimem tudo



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COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para vocecirc

gtgt PONTUALIDADEgtgt FICANDO MAIS INTELIGENTE

PONTUALIDADE

Quando esteve no Brasil em 1985 o Papa da Qualidade Total no Japatildeo Kaoru Ishika-wa comeccedilou sua palestra religiosamente agraves 8h embora nem metade dos 300 empresaacute-rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferecircncias E iniciou sua fala assim

O primeiro item da Qualidade Total eacute a pontualidade Todo o segredo da qualidade - noseu mais profundo significado - estaacute na forma como o processo se inicia Aquilo que come-ccedila de forma errada soacute tende a produzir mais erros ao longo do caminho Vocecircs no Brasil

precisam aprender a ser mais pontuais Pontualidade nos encontros no atendimento aocliente e na vida particular E manter essa preocupaccedilatildeo no iniacutecio no meio e no fim Assim mesmo que o seu liacuteder seja total e completamente desorganizado em termos dehoraacuterios ( e a maioria dos empresaacuterios e altos executivos eacute assim ateacute por forccedila do exces-so de compromissos) mantenha os seus princiacutepios Seja fiel agrave pontualidade Crie o haacutebitoda pontualidade mesmo que a faccedilam esperar constantemente E tente educar seu liacuteder nessa direccedilatildeo Utopia Talvez mas persevere pois seu liacuteder vai no miacutenimo perceber seuesforccedilo

FICANDO MAIS INTELIGENTE

A Secretaacuteria Moderna tem que melhorar todos os dias Como profissional e como mulherNatildeo necessariamente nessa ordem Mas como A resposta eacute incrementar seu equipamen-to Natildeo natildeo estamos falando do computador ou das maacutequinas que a cercam Mas do seuequipamento interno Seu hardware e seus softwares pessoais Estamos falando do ceacute-rebro humano Essa misteriosa caixa em formato de noz que pesa pouco mais de um qui-lo mas que consome mais da metade do oxigecircnio presente em nosso corpoEstudos avanccedilados em niacutevel mundial apontam que haacute meios de melhorar o uso do ceacuterebroe assim nos tornarmos mais produtivos e felizes Aqui vatildeo algumas dicas iniciais1) Leia mais Estaacute provado que o aumento do vocabulaacuterio ajuda no aumento do raciociacutenioE ler amplia a capacidade de concentraccedilatildeo Eleva o niacutevel de conhecimento O resto vocecirc

jaacute sabe Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras2) Viaje Locais e pessoas diferentes forccedilam vocecirc a raciocinar por novos caminhos 3) Desafios Procure enfrentar desafios em niacutevel intelectual Faccedila exerciacutecios de matemaacuteti-ca se aquilo de que vocecirc menos gosta satildeo nuacutemeros E vice-versa4) Idiomas Mais ateacute do que lhe ajudar na conquista de espaccedilo no mercado de trabalhoestudar outros idiomas ajuda o ceacuterebro a criar mais sinapses (a ligaccedilatildeo entre os neurocirc-nios) Mas voltaremos depois a esse assunto5) Palavras cruzadas Aumenta a capacidade de siacutentese e o raciociacutenio loacutegico Aleacutem dissoeacute um delicioso passatempo que vicia saudavelmente6) Aacutegua Eacute disso que se alimenta o ceacuterebro Dois litros por dia no miacutenimo



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Eventos empresariais Convenccedilatildeo Empresarial

A secretaacuteria moderna cuida de tudo para sua empresa funcionar adequadamenteTer contatos para facilitar seu dia-a-dia eacute o fator primordial para realizar suas ativi-

dades Pensando nisto eacute que a partir de agora estaremos divulgando passo a pas-so as melhores dicas para que sua festaevento tenha todo o sucesso almejado

Passo 1 - Ter em sua agenda uma data especial para o acontecimento do eventoProcure normalmente escolher a data em dia neutro para que os convidados pos-sam todos participar na sua totalidade

Passo 2 - Ao comeccedilar relacionar a lista de convidados eacute necessaacuterio ter em matildeosdois tipos de lista primeiro a lista de convidados especiais e a lista de convidadosparticipantes do evento Eacute importante dar um tratamento especial aos convidadosespeciais pois eles tem que estar em lugares especiais no evento

Passo 3 - Selecionar os colaboradores (equipe de apoio) essa equipe eacute que iraacute tra-balhar na definiccedilatildeo e idealizaccedilatildeo de todo o evento As ideacuteias devem ser discutidase submetidas a todos os integrantes do projeto A equipe de apoio deveraacute ser divi-da em equipes responsaacuteveis por cada uma das etapas e tempo de realizaccedilatildeo Natildeose esqueccedila de ter planejar o tempo necessaacuterio de cada uma das etapas pois ela eacuteo fator principal para o sucesso do seu eventoExemplo da agenda do dia

das 8h agraves 9h30 - Cafeacute da manhatilde - Local taldas 9h40 agraves 10h30 - Palestra ou atividade tal local taldas 10h40 agraves 12h - Atividades tal Local tal

das 12h agraves 13h30 - Almoccedilo Local tal eacute importante definir o cardaacute-pio

Observaccedilatildeo Nunca esqueccedila de divulgar Ator principal de cada palestraLocal para realizaccedilatildeo do evento cafeacute almoccedilo e janta etc

Passo 4 - Selecionar os fornecedores de infra-estrutura (Fotoacutegrafos JornalistasTransporte Alimentaccedilatildeo Iluminaccedilatildeo Conjunto musical palestrantes equipes deatividades etc) todo esse pessoal deve ser consultado antecipadamente bem co-mo deveraacute se ter a cotaccedilatildeo de preccedilos para realizaccedilatildeo de seus serviccedilos



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Teste de Motivaccedilatildeo TESTE SUA AUTOESTIMA E SUA AUTO-CONFIANCcedilA

Marque ao lado de cada questatildeo uma das letras - A B ou C - procurando a alter-nativa que melhor representa aquilo que vocecirc pensa sinceramente

A) Sempre B) Agraves vezes C) Nunca

1) Acredito que as pessoas gostam e valorizam apenas quem tem umaou algumas destas qualidades bonito(a) rico(a) elegante ou divertido(a)

2) Eu tenho um sentimento de que natildeo mereccedilo ser amado(a) e respeita-do(a)

3) Tenho muito medo de ser rejeitado(a) pelos meus amigos

4) Para mim o sucesso eacute o mais importante para eu ser aceito(a) Natildeobasta que eu tente fazer o melhor que posso

5) Quando estou em reuniotildees sociais tenho algo interessante para di-zer

6) Se algueacutem demonstra sincero interesse por mim esforccedilo-me paraprovar que mereccedilo esse apreccedilo caso contraacuterio esse interesse pode de-saparecer

7) Natildeo estou seguro(a) de que o trabalho que fiz eacute bom ateacute algueacutem medizer

8) A maioria das pessoas com as quais me encontro ou me relacionosocialmente parece ser melhor do que eu

9) Tenho um forte sentimento de insignificacircncia pessoal e isso me depri-me

10) Posso me definir com aquele que os norte-americanos chamam delooser isto eacute um(a) perdedor(a)

- - - - - - - - - - - - - -GABARITO DE RESPOSTAS

A = 0 pontoB = 1 pontoC = 2 pontos

TABULACcedilAtildeO E RESULTADOS

ACIMA DE 18 PONTOS = Se vocecirc respondeu com sinceridade autenticidade e vontade real de fazer uma auto-avaliaccedilatildeo parabeacutens Vocecirc certa-mente tem um elevado conceito de si mesmo(a) Sua auto-estima eacute altiacutessima e portanto deve estar desenvolvendo atividades das q uais gosta

sente prazer na vida e dificilmente estaacute deprimido(a) A tendecircncia eacute a de que consiga bons resultados no trabalho - na maior parte das vezes Ape-nas tome cuidado para natildeo cair no oposto - o pecado capital da soberba

DE 14 A 17 PONTOS= Vocecirc tem um bom niacutevel de auto-estima Eacute uma pessoa que tem confianccedila nas proacuteprias decisotildees sabe discernir o momentode agir e estaacute apto(a) a se aproveitar bem das oportunidades

DE 11 a 13 PONTOS= Vocecirc desfruta de uma auto-estima meacutedia Isto eacute provavelmente jaacute trabalhou bem em niacutevel psicoloacutegico as barreiras que lheimpuseram no inconsciente desde a infacircncia Mas ainda teraacute que trabalhar mais Vocecirc se encontra no meio caminho entre a pessoa que tem umforte sentimento de importacircncia na vida e aquela que natildeo vecirc qualquer valor em si mesma

DE 10 PONTOS PARA BAIXO= Haacute uma e xpressatildeo ateacute um tanto chula utilizada popularmente que reflete um pouco do que vocecirc pensa a seurespeito na maior parte do tempo Estou me sentindo o verme das fezes do cavalo do bandido Vocecirc deve ser daqueles(as) que vivem deprimidos(as) isolando-se dos demais reclamando de si mesmo Essa inseguranccedila precisa ser tratada Dificilmente vocecirc progrediraacute numa grande organizaccedilatildeo pois este tipo de empresa necessita de liacutederes E um dos preacute -requisitos baacutesicospara isso eacute a auto-confianccedila Acredite mais em si mesmo(a) Se procurou responder a esse teste jaacute eacute sinal de que estaacute sinceramente preocupado(a)em melhorarVaacute em frente



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ADMINISTRACcedilAtildeO COMO LIDERAR

COMO ADMINISTRAR SEU LIacuteDER

Foi-se o tempo em que a secretaacuteria era apenas uma carregadora do piano do chefe Ela hoje temque conhecer discutir e aprofundar o conceito de LIacuteDERPara ajudar seu liacuteder a deixar de ser - ou cada vez ser menos - um chefe juraacutessico

E tambeacutem para assumir sua postura de liacuteder jaacute que a Secretaacuteria Moderna hoje muitas vezes eacuteresponsaacutevel por muitas das pessoas que cuidam dos serviccedilos internos da organizaccedilatildeo

Vocecirc secretaacuteria eacute uma LIacuteDER MODERNA Seu superior hieraacuterquico pode ser enquadrado na ca-tegoria de um LIacuteDER MODERNO

Para ajudaacute-la a responder essas questotildees aplicamos aqui um TESTE Nesta semana vocecirc teraacute asprimeiras 10 questotildees Nas semanas seguintes publicaremos no site o resto do teste e o gabaritocom totalizaccedilatildeo de pontos Aleacutem disso vamos discutir tambeacutem cada um dos aspectos Boa sorte

EM RELACcedilAtildeO Agrave EQUIPE QUE TRABALHA ATUALMENTE SOB MINHA RESPONSABI-LIDADE POSSO DIZER QUE a) Mantenho certa desconfianccedila sobre o desempenho de alguns colaboradores o que eacutenecessaacuterio para as melhorias b) Confio no alto comprometimento de toda a equipe e ficotranquumliloc) Acredito que ainda vou conseguir que todos tenham responsabilidade sobre o trabalhocomo um todo

2) NO QUE DIZ RESPEITO AO FUTURO MEUS COLABORADORES PODEM ESTARCERTOS DE QUEa) Vou-me esforccedilar sempre para que saibam para onde estamos indo e por quecirc

b) Providenciarei sempre para que sejam surpreendidos com mudanccedilas de objetivos paraque natildeo se acomodemc) Minha visatildeo do futuro deveraacute ser descoberta por eles mesmos no dia a dia

3) ACREDITO QUE O LIacuteDER TEM DE DAR O EXEMPLO PESSOAL EM TUDO AQUILOQUE ELE ESPERA DOS OUTROSa) Totalmente falsob) Soacute agraves vezesc) Completamente verdadeiro

4) NOS MOMENTOS DE CRISES OS VERDADEIROS LIacuteDERES MOSTRAM a) Que eacute possiacutevel manter-se digno e calmo sob qualquer situaccedilatildeo estimulando-se assim a

busca de soluccedilotildees inteligentesb) Que satildeo humanos e por isso mesmo natildeo escondem suas contradiccedilotildees ao enfrentar oproblemac) Que nem sempre o liacuteder precisa estar presente nessa hora deixando paraequipe a criatividade das soluccedilotildees

5) O MOMENTO DE COMPETITIVIDADE ATUAL REQUER QUE SE CORRA RISCOSENTRETANTO PARA MINHA EQUIPE O IMPORTANTE Eacutea) Que todos os colaboradores tenham consciecircncia que natildeo haacute maisestabilidade no emprego e portanto excesso de risco pode gerar demissatildeob) Que tenham sempre a coragem de errar e reconhecer seus erros desde que estejamarriscando em prol das metas e diretrizes da organizaccedilatildeoc) Que natildeo fiquem buscando a tempo todo o novo pelo novo



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CONTINUACcedilAtildeO PAGINA ANTERIOR

6) UM LIacuteDER TEM A OBRIGACcedilAtildeO DE SABER TANTO OU MAIS QUE SEUS COLABO-RADORES EM QUALQUER ASSUNTO DO SETOR QUE LIDERA

a) Nem sempreb) Pelo contraacuterio ele eacute um generalista cercado de especialistasc) Invariavelmente

7) NA MINHA EQUIPE NAtildeO ADMITO DIVERGEcircNCIAS DE OPINIOtildeES POIS ISSO AFE-TA A HARMONIA EM BUSCA DA QUALIDADEa) Aleacutem disso com um pouco de medo de falar o que se pensa evita-se a politicagem e osassuntos pessoaisb) Isso eacute um grande mentirac) Isso soacute eacute parcialmente verdade a despeito de eu procurar contratar pessoas com espiacuteri-to jovem estimulando a contestaccedilatildeo

8) O TIPO DE PROFISSIONAL QUE SE ADAPTA RAPIDAMENTE Agrave MINHA EQUIPE EacuteAQUELE QUEa) Diz natildeo com muita facilidadeb) Diz sim com bastante agilidadec) Hesita quase sempre entre o sim e o natildeo

9) AS QUESTOtildeES COMPLEXAS OBTEacuteM DE MIM QUASE SEMPRE a) Uma resposta tambeacutem complexa jaacute que minha equipe saberaacute elucidarb) A decisatildeo de que assumo a responsabilidade e tomo a dianteirac) Respostas simples que evitem a burocracia nas soluccedilotildees

10) O ADJETIVO SONHADOR CABE NUM LIacuteDER QUANDO a) Queremos elogiaacute-lo em sua insistecircncia em ter uma visatildeob) Queremos criticaacute-lo de forma definitivac) Queremos indicar que ele vive fora da realidade

11) O LIacuteDER NAtildeO TEM NECESSARIAMENTE QUE ADOTAR SEMPRE UM COMPOR-TAMENTO COMPATIacuteVEL COM AQUILO QUE PREGAa) Sem duacutevidab) Erradoc) Eu fique em duacutevida sobre isso

12) SOBRE A CONSECUCcedilAtildeO DOS OBJETIVOS DO GRUPO O LIacuteDER DEVE

a) Demonstrar claramente que eles seratildeo atingidos a despeito das mudanccedilas que podemocorrer no cenaacuterio geralb) Indicar que ele eacute passiacutevel de fracasso como qualquer empreendimento humanoc) Mostrar determinaccedilatildeo mas ficar sensiacutevel e influenciaacutevel pelo grupo



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13) JAacute NAtildeO SE FALA TANTO EM EMPOWERMENT EFEITO ZAPP E OUTRASNOVIDADES DE DESCENTRALIZACcedilAtildeO DO PODER NA EMPRESA PORQUEa) Jaacute ficou bem claro que isso atrapalha a produtividade pela falta de diretrizes fortes queacarretab) Jaacute natildeo haacute mais necessidade de se enfatizar tanto que eacute vital para a organizaccedilatildeo o com-

partilhamento do poderc) Concordo com o conceito mas ainda natildeo conhecia esses termos

14) NA (S) MINHA (S) EQUIPE (S) CONTO COMa) Admiradoresb) Subordinadosc) Seguidores

15) GARANTO A MOTIVACcedilAtildeO NA EQUIPE GRACcedilAS a) Ao investimento em treinamento especiacutefico para issob) Agrave forccedila da nossa causa na empresac) Aos bons salaacuterios que recebem

16) O PESSOAL DA MINHA EQUIPE ESTAacute MAIS OCUPADO EM SABER a) Por quecirc fazemos as coisas aconteceremb) Como fazer as coisas aconteceremc) Quando vamos fazer isso

17) NO GERAL MEU COMPORTAMENTO NA LIDERANCcedilA Eacute CARACTERIZADOPORa) Amizade e bom-humorb) Seriedade e respeitoc) Um distanciamento das emoccedilotildees para ser sempre justo

18) SOacute Eacute POSSIacuteVEL SER UM VERDADEIRO LIacuteDER SE a) Vocecirc nasceu para issob) Vocecirc se faz assim na busca de resultadosc) Vocecirc tem caracteriacutesticas de super-heroacutei

19) O CONSTANTE FLUXO DE INFORMACcedilOtildeES E AS MUDANCcedilAS EXIGEM QUE O LIacute-DERa) Demonstre gosto pelo aprendizado constanteb) Adapte rapidamente as circunstacircncias agraves suas metasc) Demonstre que jaacute sabia de tudo

20) A REPUTACcedilAtildeO DE UM LIacuteDER DEVE FICAR EM SEGUNDO PLANO DIANTE DOSRESULTADOS QUE CONSEGUE COM A EQUIPEa) De fato a equipe admira mais o arrojo que a eacuteticab) De forma alguma pois a confiabilidade do liacuteder repousa na eacuteticac) Depende das circunstacircncias isso eacute verdadeiro ele vive fora da realidade



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Antigamente quando uma empresa fabricava - por exemplo - sabatildeo em poacuteela colocava no final da esteira de produccedilatildeo um pessoal encarregado de reti-rar as caixas de sabatildeo que estivessem defeituosas ou com o peso erradoMais tarde com a evoluccedilatildeo da tecnologia esse pessoal foi substituiacutedo por ceacute-lulas fotoeleacutetricas Ou seja a caixa fora dos padrotildees era automaticamentedescartada

Entretanto com o passar dos anos percebeu-se que mesmo evitando-se queo produto defeituoso chegasse ao consumidor as perdas jaacute haviam ocorridoEra preciso colocar o controle de qualidade natildeo no final da linha mas no co-meccedilo de tudo A qualidade natildeo comeccedila quando a empresa compra a mateacuteria-prima ou em qualquer dessas etapas Ela se inicia no primeiro telefonema -ou na primeira conversa - a respeito de um projeto Tudo e todos tecircm de estar envolvidos com a qualidade desde o princiacutepio

Esse conceito foi criado por dois norte-americanos A Juran e E Deming apartir dos avanccedilos de produtividade e qualidade durante a Segunda Guerra

Mundial Em 1951 eles foram ensinar os japoneses e estes aprimoraram mui-tos dos sistemas e estrateacutegias do que se chamou de Total Quality Control

Dentro do TQC eacute preciso saber que a etapa subsequumlente eacute cliente da prece-dente Eacute uma cadeia de atendimento com excelecircncia que percorre cada pes-soa e cada local da organizaccedilatildeo Hoje com o avanccedilo da prestaccedilatildeo de servi-ccedilos (mesmo quem produz industrialmente agora tem que se preocupar maiscom os serviccedilos que presta) eacute nessa aacuterea que a qualidade total tem que apa-recer

Leia discuta e proponha debates na sua empresa sobre a qualidade total U-

ma pessoa soacute pode matar o esforccedilo de uma empresa inteira O que pode a-contecer por pura falta de informaccedilatildeo e natildeo por maacute vontade Secretaacuteria faccedilauma autocriacutetica seu trabalho eacute feito dentro do conceito de qualidade total

Qualidade Total DICA 1 O QUE Eacute QUALIDADE TOTAL



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DICA 2 - AS PALAVRAS PROIBIDAS

Proibidas talvez seja um exagero Palavras que devem ser evitadas dependendo das cir-cunstacircncias Elas podem significar inseguranccedila viacutecios de linguagem falta de credibilidadeetc Faz parte da qualidade total no atendimento nos preocuparmos com a postura a vozas palavras o comportamentoe por aiacute afora Comecemos com estas seis palavrinhasperigosas

1) MAS - Quando eacuteramos crianccedilas nossos pais - quando estavam com pouco dinheiro -diziam mais ou menos o seguinte Vocecirc se comportou bem estaacute indo bem na escolamasneste Natal natildeo podemos comprar o presente que vocecirc pediu Depois crescemos eo(a) namorado(a) certo dia chega e diz Vocecirc tem sido muito bacana comigo tem feitotudo o que eu gosto maseu estou precisando dar um tempo Aiacute crescemos mais umpouquinho e quem estaacute agrave nossa frente eacute o gerente do Banco com a seguinte explicaccedilatildeoVocecirc tem um bom cadastro eacute um bom cliente masa diretoria suspendeu todas as ope-raccedilotildees desse tipo

Eacute assim que a palavra mas se incorpora em nosso subconsciente como algo negativoTente substituir o mas pelo e sempre que possiacutevel Por exemplo ao inveacutes de dizer ODr Fulano estaacute mas se encontra em reuniatildeo afirme Ele se encontra na empresa e estaacuteno momento numa reuniatildeo Posso ajudaacute-lo

2) TALVEZ - Seja mais assertiva Declare Vamos fazer Faremos todo o esforccedilo Vamos consultar todas as alternativas e certamente iremos dar um jeito adequadamen-te O talvez denota vacilaccedilatildeo inseguranccedila

3) NAtildeO QUER - Pergunte ao cliente o que ele deseja e natildeo aquilo que ele natildeo quer OSr Natildeo quer ligar numa outra hora Resposta Natildeo quero uma soluccedilatildeo agora As ve-zes vocecirc entra numa loja e a balconista desavisada logo pergunta Natildeo quer levar uma

camisa Adivinha qual eacute a resposta

4) FACcedilA ISSO - Natildeo decirc ordens ao cliente Ligue amanhatilde que iremos atendecirc-loPreencha o formulaacuterio e nos envie o ano que vem Peccedila solicite sugira decirc indicaccedilotildeesSeja cordial amaacutevel e simpaacutetica Jamais ordene

5) GERUacuteNDIO - Este tempo verbal eacute o paraiacuteso das secretaacuterias Inventado no Brasil (simporque em Portugal eles desconhecem essa declinaccedilatildeo Laacute eles dizem estou a comer enatildeo estou comendo) o geruacutendio invadiu os escritoacuterios como uma praga Geralmente eacuteutilizado pelas esforccediladas secretaacuterias na esperanccedila de estarem sendo gentis e delicadasSoacute que viraram um estigma Denotam falta de firmeza Meu chefe vai estar chegando a-manhatilde entatildeo estarei falando com ele e em seguida pretendo estar retornando a sua liga-

ccedilatildeo E eu aqui do outro lado da linha vou estar me irritandoPrefira assim O Alfredo chegaraacute amanhatilde de manhatilde Falo com ele o mais raacutepido possiacutevele em seguida retornarei sua ligaccedilatildeo Estaacute bom assim

6) UM MINUTINHO - No mundo inteiro essa unidade de tempo passou a existir Agora e-xiste a hora o minuto o segundo eo minutinho que geralmente leva mais de uma horaVeja a dia das estatiacutesticas Ningueacutem aguumlenta mais esperar no telefone Se for demorarpor favor avise mais ou menos quanto tempo e caso seja muito peccedila para retornar a liga-ccedilatildeo depois



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Antes de mais nada vamos dar uma olhada em quais satildeo as expectativas do clientequando fazem negoacutecios com as nossas empresas

Com o tempo iremos aprofundar um pouco cada um desses itens Por ora nos atemosagrave questatildeo do atendimento telefocircnico Como vimos dois itens satildeo neste caso muito in-teressantes Descaso e Despreparo de quem atendeIsso chateia o cliente A secretaacuteria que demonstra desconhecer os produtos e serviccedilosda empresa atende de forma desaforada que se limita a dizer ao consumidor que aqui-lo natildeo eacute com ela

O atendimento telefocircnico eacute fundamental no processo de fidelizaccedilatildeo dos clientes E tam-beacutem para o ambiente de produtividade Entatildeo vamos agraves dicas que vocecirc natildeo pode des-prezar

1) Lembre-se ao atender um chamado telefocircnico vocecirc eacute o departamento ou a empre-sa Quem estaacute do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organiza-ccedilatildeo a partir do seu comportamento2) Credibilidade soacute prometa o que vocecirc pode cumprir Responsabilize-se pelo encami-nhamento seguro do problema caso ele natildeo seja atinente agrave sua aacuterea3) Boa receptividade seja cordial Deixe transparecer um sorriso na sua voz Tenha boadisposiccedilatildeo e bom acircnimo ao telefone

4) Empatia mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles eacute tambeacutemo seu5) Seguranccedila natildeo vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questatildeo Demonstre quevocecirc sabe onde com quem e porque estaacute trabalhando ali6) Atenda no maacuteximo ao terceiro toque Pode ser que ao soar a campainha pela quar-ta vez o cliente jaacute se dirigiu ao concorrente7) Utilize os recursos de transferecircncias de chamadas da secretaacuteria eletrocircnica e tudo omais que possa deixaacute-la mais agrave vontade na empresa Mas controle tudo Os retornostecircm que ser raacutepidos as pessoas incluiacutedas nas transferecircncias tecircm de ser bem orienta-das8) Atenda com seu nome o nome da empresa e do departamento Depois ofereccedila ajudaa quem ligou

9) PADRONIZE por uacuteltimo queremos lembrar a necessidade de uma padronizaccedilatildeo Sea organizaccedilatildeo que vocecirc trabalha ainda natildeo tomou essa providecircncia faccedila-o pelo menosno seu departamento Como atender como preparar os recados por escrito quem seresponsabiliza pelo que

Qualidade Total DICA 3 A IMPORTAcircNCIA DO ATENDIMENTO

TELEFOcircNICO



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Sempre que devo falar com algueacutem importante sinto certo nervosismo mesmo que a pes-soa esteja esperando meu telefonema Passar pela secretaacuteria costuma ser um constrangi-mento Ligo por exemplo para um amigo executivoDou meu nome Ouccedila a pergunta- De onde o senhor eacute- De marte acabo de aterrissarEacute impressionante o nuacutemero de vezes que jaacute me perguntaram de onde sou Dizer o queOnde nasci Outras fazem o gecircnero iacutentimo mas mais falso do que uma jiboacuteia ao sorrir pa-ra um coelhinho- Oi querido Um instantinho meu amor Ele natildeo pode atender coraccedilatildeo Natildeo sou de fer-ro adoro ser chamado de meu amor Imagino a desconhecida do outro lado Dentinhosseparados como os da Zeacutelia (que sempre teve um bioacutetipo perfeito para secretaacuteria)Cabelos loiros no tom da Rosane Collor (outra que) Oacuteculos como os da Erundina De-sisto Sei que chama a todos de meu amor a melosaTambeacutem natildeo faltam as riacutegidas que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza totalUm amigo acaba de se separar Ligo para dar solidariedade Ouccedilo um rosnado e umavoz metaacutelica- Poderia me adiantar o assunto- Eacute particular

A voz ganha um tom mais irritado- Ele natildeo gosta que eu passe a ligaccedilatildeo sem saber do que se trata- Explique que eacute sobre sexoOuccedilo um suspiro nervoso Logo ela retorna a voz melodiosa Descobriu que sou amigo dochefe- Jaacute vou passar para eeeeeeeleSoacute falta oferecer cafezinho pelo telefone Reflito como eacute falsa a humanidade Mas fran-queza tambeacutem eacute fogo- Vou ver se ele pode atenderEacute possiacutevel uma resposta mais fina mais elegante do que essaNem mamatildee dinossauro seria tatildeo sutil Se existisse lei para o comportamento das secretaacute-rias algumas mereceriam um bom processo Como as que perguntam

- O senhor eacute da parte de quem- De mim mesmo faz favorQuanto mais importante o figuratildeo mas importantes algumas secretaacuterias se sentem Ficamtatildeo esnobes quanto a rainha da Inglaterra Algumas gastam todo o salaacuterio em roupas deseda cabeleireiro bijuterias caras e perfumes importados - ateacute andam mais bem vestidasdo que a mulher do patratildeo mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numaroleta financeira com os crediaacuterios Nervosas atendem ao telefone como se estivessemdeitadas em um sofaacute de veludo- Eu natildeo sei se ele vai poder falar Estaacute muito ocupadoMuitos homens eacute verdade adoram ter secretaacuterias tatildeo arrumadas quanto um poodle e como comportamento de um dobermann Outros sofrem Sabe-se que satildeo comuns as secretaacute-rias com ciuacutemes do chefe Odeiam voz de mulher

- Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje agrave noite- Deixe recado eacute melhor Ele estaacute falando com a esposa

Qualidade Total DSICA 4

ATENDIMENTO TELEFOcircNICO PARASECRETAacuteRIA



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Enfrentar situaccedilotildees de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretaacuteria Talvez por isso atu-em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo Evitar as gafes natildeo faz mal a nin-gueacutem Um ex-prefeito de Satildeo Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresaacuterio e seanunciou agrave secretaacuteria A moccedila morreu de rir- Essa eacute boa Diz quem eacute Estou reconhecendo essa voizinha Estaacute procurando emprego

ateacute hoje E natildeo ri nem em show humoriacutesticoVocecirc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor

Eacute essencial que noacutes profissionais de secretariado busquemos a excelecircncia no atendimen-to porque as nossas accedilotildees muitas vezes refletem na imagem da empresa Abaixo algu-mas dicas para um atendimento telefocircnico adequado

1) Natildeo pergunte quem estaacute falando o que vocecirc quer saber natildeo eacute o nome da pessoa queestaacute falando entatildeo pergunte- Por favor qual o seu nome2) De onde eacute como disse o autor sou de marte qual a informaccedilatildeo que vocecirc deseja sa-ber

- Qual eacute a sua empresa- Para qual empresa o senhor trabalha3) O senhor pode me adiantar o assunto Tire esta frase do seu vocabulaacuterio eacute arroganteou aquela o meu diretor soacute atende se souber o assunto simplesmente diga- o senhor gostaria de me adiantar o assunto- o Sr (nome do seu chefe) jaacute tem conhecimento do assuntoSe a pessoa natildeo quiser adiantar o assunto natildeo force a barra diga ao seu chefe que apessoa natildeo quis adiantar o assunto ou disse que o ele o seu chefe jaacute sabe do que as-sunto

4) Evite usar um instantinho um momentinho um segundinho estas palavras natildeocombinam com um bom atendimento o correto eacute dizer um momento por favor e ao retor-

nar agradeccedila a pessoa por ter aguardado

5) Sempre use as palavras maacutegicas por favor obrigada - Sr(nome) Sra(nome) desculpe

6) E natildeo se esqueccedila de permitir permissatildeo para falar ou transferir seu chefe se vocecirc ligar para o celular de qualquer pessoa7) Crie um padratildeo para o seu atendimento nome da empresa departamento seu nome esaudaccedilatildeoEx Secretariando - Operacional - Kaacutetia - Bom Dia

8) Sempre trate a pessoa formalmente somente mude o tratamento quando ela permitir

ou lhe pedir

Muito Importante anote tudo assim que ele disser o nome anote anote o nome da em-presa anote o assunto natildeo confie na sua memoacuteria porque ela normalmente falha princi-palmente porque sempre estamos fazendo vaacuterias coisas ao mesmo tempoNatildeo eacute educado vocecirc perguntar de novo Qual eacute o seu nome mesmo

Fala para que eu possa te ver - Soacutecrates

Espero que de alguma forma essa mensagem possa ajudaacute-la em seu dia-a-dia

Um bom atendimento



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Modelos de Curriacuteculo

(colocar na parte superior da folha no centro em negrito)

ObjetivoDeve conter o cargo e a aacuterea pretendida de forma clara e simples Nunca coloque opccedilotildeesde cargos e aacutereas num mesmo curriacuteculo para natildeo passar a impressatildeo de estar aceitandoqualquer proposta Se houver interesse em mais de uma aacuterea opte pelo curriacuteculo flexiacutevel

Qualificaccedilotildees

Abrange tempo no mercado atividades e experiecircncias profissionais O quecirc vocecirc realizouimplantaccedilatildeo de sistemas programas e projetos aumento nos lucros ou produccedilatildeo etcDestaque as experiecircncias ligadas agrave funccedilatildeo pretendida

Experiecircncia ProfissionalEstatildeo relacionadas agraves empresas nas quais vocecirc trabalhou Comece da uacuteltima para a pri-meira empresa colocando dados como nome da organizaccedilatildeo cargo tempo de trabalho eatividades resultados Coloque as datas de entrada e saiacuteda Serviccedilos temporaacuterios devemser citados deixando clara essa temporariedade Para profissionais com mais de 20 anosno mercado de trabalho geralmente natildeo haacute necessidade de citar as primeiras empresasem que trabalhou

Formaccedilatildeo Acadecircmica EscolaridadePode vir logo abaixo do objetivo quando a formaccedilatildeo acadecircmica representar um grandediferencial Neste item estatildeo o curso nome da instituiccedilatildeo e ano de conclusatildeo As informa-ccedilotildees devem estar de forma decrescente do uacuteltimo curso para o primeiroNatildeo haacute necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus nem ane-xar coacutepias de diplomas e atestadosCursos de poacutes-graduaccedilatildeo MBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados

IdiomasIndique o idioma colocando ao lado seu grau de conhecimento baacutesico intermediaacuterio efluente O inglecircs eacute fundamental para a maioria dos cargos principalmente nos niacuteveis ge-

renciais Ao mencionaacute-lo provavelmente vocecirc passaraacute por um teste praacuteticoInformaacuteticaOutro requisito fundamental hoje em dia Relacione os aplicativos que domina

Cursos ComplementaresInicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo Coloque em ordemdecrescente o nome do curso a instituiccedilatildeo ano e duraccedilatildeo Cursos de poacutes-graduaccedilatildeoMBA e especializaccedilatildeo satildeo muito valorizados Natildeo deixe de mencionar cursos que natildeo te-nham a ver com sua aacuterea desde que cite como eles contribuiacuteram para seu desenvolvi-mento Por exemplo como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibiccedilatildeo de falar em puacuteblico e em reuniotildees

Nome

Endereccedilo Idade TelefonecelularPagere-mail Estado civil

(lado esquerdo) (lado direito)



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Carta a uma resposta negativa da empresaEu sei eacute duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que natildeoquer saber de vocecirc Mas acredite eacute um excelente exerciacutecio para elevar a auto-estimae para manter as portas abertas a novas oportunidades na proacutepria empresa

Vocecirc pode se mostrar decepcionado mas natildeo deixe transparecer amargura E sem ser ufanista em demasia pode terminar a carta dizendo que vocecirc ainda se considera o me-lhor candidato para o cargo

A Carlos Santos Recrutamento e SeleccedilatildeoInternet do Brasil

Prezado CarlosFoi com bastante decepccedilatildeo ndash natildeo vou negar ndash que recebi a sua comunicaccedilatildeo informan-do que natildeo fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresaDepois das vaacuterias etapas pelas quais passei no processo de seleccedilatildeo conhecendo natildeosoacute os profissionais de RH mas tambeacutem os responsaacuteveis pelo Departamento de Tecno-logia realmente achei que seria o escolhido uma vez que acredito ter o perfil adequadopara a vaga

Se fosse possiacutevel gostaria de saber quais os criteacuterios utilizados para definir a escolhafinal pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-fissional

De qualquer forma agradeccedilo a atenccedilatildeo que me foi dispensada por todos com quem

entrei em contato Participar deste processo foi uma experiecircncia muito enriquecedorafaltando ldquoapenasrdquo a contrataccedilatildeo para ser perfeita

Espero ter novas oportunidades em breve pois realmente me considero o analista idealpara resolver os problemas do departamento e tambeacutem para acrescentar um importan-te diferencial de mercado agrave empresa

Mais uma vez obrigado por tudo

Atenciosamente

Juliano Silva

(Assine)



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Modelo de carta de apresentaccedilatildeo

Roberto GomesGerente de Recrutamento

PGF Ltda Av do ChaacuteSatildeo Paulo - SPBrasil

18 de maio 2000

Prezado Sr Gomes

Li recentemente sobre os planos de expansatildeo de sua companhia Tenho extremo interes-se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001 Comple-tarei meu mestrado em Administraccedilatildeo de Empresas com especializaccedilatildeo em Marketing naPUC em maio de 2000

Tenho consideraacutevel experiecircncia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnsonamp Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanccedilamento devaacuterios produtos locais aleacutem de ser responsaacutevel pelo treinamento da equipe de vendas Otrabalho em multinacionais tambeacutem contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-municaccedilatildeo e lideranccedila

Meu curriacuteculo em anexo apresenta as minhas qualificaccedilotildees em detalhe Seria um prazer ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente Estou certa de que a minha performanceseraacute eficaz e coerente com o alto padratildeo da PGF Ltda assim que tiver a chance de de-monstraacute-la

Atenciosamente

Luciana Oliveira



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COMO CONFECCIONAR ATAS

1 OBJETIVO

O objetivo deste documento eacute instruir os secretaacuterios quanto agrave confecccedilatildeo de atas utilizando-se de um meio eletrocircnico

(entenda-se computador) Surgiu face agrave ausecircncia de normas oficiais para este assunto uma vez que as resoluccedilotildeesbaixadas pelo Supremo Conciacutelio referem-se apenas agrave confecccedilatildeo de atas manualmente ou com uso de maacutequina deescrever2 REFEREcircNCIAS

O presente documento tomou por base e eacute complementado pelas resoluccedilotildees SC90 BP doc 151 e Manual de Regu-lamentaccedilatildeo Geral que tratam respectivamente da confecccedilatildeo de atas com o uso de maacutequina de escrever manualmen-te3 INSTRUCcedilOtildeES

O documento deveraacute ter seu layout definido segundo as seguintes especificaccedilotildees31 TAMANHO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas de tamanho padratildeo do mercado tais como Carta (216 x 279 mm) A4 (210 x297 mm) Ofiacutecio (216 x 315 mm) e outras Natildeo poderatildeo ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm

32 TIPO DA FOLHA

Poderatildeo ser utilizadas folhas soltas ou contiacutenuas No caso do uso de folhas contiacutenuas apoacutes a impressatildeo aremalina deveraacute ser destacada

33 COR DO PAPEL

Poderaacute ser utilizada a cor branca Natildeo poderatildeo ser utilizadas cores berrantes que dificultam a leitura e tra-zem cansaccedilo aos olhos A cor branca no entanto eacute a recomendada por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto

34 MARGENS

Deveraacute ser utilizada a medida de trecircs centiacutemetros para as margens direita esquerda superior e inferior apartir da borda do papel No caso de se utilizar folhas contiacutenuas a largura da remalina deveraacute ser desconsi-derada sendo a margem contada a partir da borda real do papelEssa medida refere-se ao resultado final isto eacute pode ser necessaacuterio informar ao software valores diferentesde 3 cm no caso de natildeo conformidade dos valores informados aos softwares em relaccedilatildeo agrave impressatildeo propri-amente dita

35 DIRECcedilAtildeO DA IMPRESSAtildeO

O documento deveraacute ser impresso na sua posiccedilatildeo vertical (RETRATO ou PORTRAIR) Cada paacutegina seraacuteimpressa em apenas um dos lados (o verso deveraacute permanecer EM BRANCO)

36 BORDAS

Poderatildeo ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha

37 FORMATACcedilAtildeO

371 Fonte (tipo da letra)

As fontes a ser utilizada deveraacute ser uma fonte que propicie faacutecil leitura de tamanho natildeo menor que3 mm e natildeo maior que 5 mm As seguintes fontes satildeo sugeridasNormal

Roman 12 Roman 14 Courier 12 Courier 14

True Type Arial 12

Arial 14 Times New Roman 12



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Times New Roman 14ATM

Universe 12 Universe 14

372 Formataccedilatildeo do caractere

Deve-se formatar o caractere sem uso das caracteriacutesticas MAIUacuteSCULAS (uppercase) NE-GRITO (bold) SUBLINHADO (underline) e ITAacuteLICO (italic) O uso desses recursos de forma-taccedilatildeo fica restrito aos seguintes casos

Maiuacutesculas utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra ou para tiacutetulos e subtiacutetulos nocorpo da ataNegrito idem ao formato MAIUacuteSCULO com maior ecircnfaseSublinhado idem ao formato MAIUacuteSCULO com menor ecircnfase Itaacutelico nas citaccedilotildees ou transcriccedilotildees de textos e diaacutelogos entre aspas Essas formataccedilotildees diferenciadas podem ser combinadas Deve-se procurar no entanto evi-tar o uso constante dessas caracteriacutesticas o que acabaria por prejudicar o efeito de destaqueobtido com estas formataccedilotildees Ao mesmo tempo deve haver uniformidade de formataccedilatildeo e estilo e todas as atas de ummesmo livro de atas

373 Espaccedilamento do caractere

Deveraacute ser utilizado o espaccedilamento normal da fonte374 Cor do caractere

Deveraacute ser utilizada preferencialmente a cor preta por permitir maior contrasteNo caso de se optar por caracteres de outra cor devem-se utilizar cores que contrastem como papel como azul escuro vermelho escuro verde escuro Cores muito brilhantes claras ouem tons pasteacuteis tendem a um maior esforccedilo da vista e devem ser evitadas

38 FORMATACcedilAtildeO DO PARAacuteGRAFO

381 Deslocamento da margem

O paraacutegrafo deveraacute ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem382 Alinhamento

O Paraacutegrafo deveraacute se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens Na ausecircnciadesse recurso de justificaccedilatildeo de paraacutegrafo no software utilizado pode-se utilizar o alinha-mento agrave esquerdaNatildeo eacute permitido o alinhamento agrave direita e ao centro

383 Colunamento

O texto deveraacute ser composto por apenas uma coluna384 Fluxo do Texto

O texto de cada ata deveraacute iniciar-se na primeira linha da paacuteginaO texto deveraacute ser composto de um uacutenico paraacutegrafo

O texto de cada ata deveraacute ocupar totalmente uma paacutegina No caso do texto da ata por si soacutenatildeo completar a paacutegina ateacute a sua uacuteltima linha a(s) linha(s) restante(s) logo apoacutes a assinatu-ra do secretaacuterio deveraacute (atildeo) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hiacutefen (lsquo -rsquo) repetido emsequumlecircncia sem espaccedilos vazios

39 REDACcedilAtildeO

391 Iniacutecio da ata

ldquoAta nuacutemero (nuacutemero da ata) da Assembleacuteia Geral (extraordinaacuteria ou ordinaacuteria ou aindasolene e histoacuterica) da (nome da igreja) reunida no dia (dia) de (mecircs) de (ano) no (local da igreja) sito agrave (Endereccedilo Rua nuacutemero bairro) neste municiacutepio de (cidade e estado) A Assembleacuteia Geral foi presidida por (nome do presidente da reuniatildeo ou Assembleacuteia Ge- ral normalmente o pastor da Igreja) Estavam presentes os senhores membros A reuniatildeoou Assembleacuteia Geral teve iniacutecio agraves (horaacuterio) com (exerciacutecio espiritual) Menciona-se otexto lido da liturgia e quem o fezrdquo

392 Teacutermino da ata



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ldquoNatildeo havendo mais nada para ser tratado encerrou-se a presente (horaacuterio do teacutermino) comuma oraccedilatildeo pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido) E eu(nome do secretaacuterio) secretaacuterio da igreja a tudo presente lavrei e assino a presente atardquo

393 Destaque de textos

O texto com o conteuacutedo propriamente dito da ata deveraacute ser sempre que possiacutevel dividido

em itens bem definidos desta feita permitindo uma melhor utilizaccedilatildeo dos recursos de forma-taccedilatildeo de caractere (maiuacutesculas negrito itaacutelico e sublinhado) para destaque dos assuntosmais importantes permitindo uma raacutepida pesquisa posterior de informaccedilotildees no texto

394 Regras Gerais

Os nomes mencionados na ata deveratildeo sempre constar completos na primeira vez em quesatildeo citados Posteriormente poder-se-aacute utilizar apenas o nome proacuteprio ou uma reduccedilatildeo quepermita identificaccedilatildeo uacutenicaOs numerais poderatildeo ser representados na forma de algarismos No caso de valores mone-taacuterios que seja de relevante importacircncia eacute conveniente completar a representaccedilatildeo por alga-rismos com o valor expresso por extenso As abreviaturas consagradas podem ser usadas Alguns exemplos seguem

Quando se tratar de inclusatildeo de membros deveratildeo ser mencionados os seguintes dados Modo da recepccedilatildeo Nome Complet

4 RESUMO ANOTACcedilOtildeES E OBSERVACcedilOtildeES

O uso de resumo anotaccedilotildees e observaccedilotildees satildeo obrigatoacuterios uma vez que completam eou facilitam a recupe-raccedilatildeo de informaccedilotildees da ata substituindo as anotaccedilotildees marginais na lavratura de atasPara esse fim deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPEacute (footnotes) presente em todos os softwares deprocessamento de texto da atualidade5 AS NOTAS DE RODAPEacute

1 Deveratildeo ser referenciadas no texto por nuacutemero sequumlenciais iniciando e 1 em cada ata

2 Deveratildeo utilizar agrave mesma fonte do corpo da ata mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 25 mm) comopor exemplo ARIAL 10 TIMES NEW ROMAN 10 etc

3 Deveratildeo ser separadas do corpo da ata por um traccedilo contiacutenuo com aproximadamente 10 cm de extensatildeo(ou seja natildeo deveraacute estender -se por toda a largura da paacutegina)

4 Esse recurso quando bem utilizado permitiraacute uma busca raacutepida de quaisquer informaccedilotildees que se desejeobter que esteja contida na ata

Art Artigo

CD Coacutedigo de Disciplina

CIIPB Constituiccedilatildeo da Igreja

diaacutec Diaacutecono

N Nuacutemero

pf proacuteximo futuro

pp proacuteximo passado

Pr Pastor

Pres Presidente

Presb Presbiacutetero

Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro



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5 As seguintes notas deveratildeo sempre existir na ata Nuacutemero da ata data e hora de iniacutecio da reuniatildeo ou assembleacuteia geral Pastores e diaacuteconos presentes Leitura e aprovaccedilatildeo de relatoacuterios financeiros Chamadas aos assuntos discutidos na reuniatildeo ou assembleacuteia geral com referecircncia resumida Nuacutemero da ata data e hora de teacutermino da reuniatildeo ou assembleacuteia geral

6 DIVISOtildeES DO TEXTO DA ATA

As seguintes divisotildees do texto da ata satildeo sugeridas

1 ASSUNTOS INTERNOS Informaccedilotildees da Tesouraria Congregaccedilotildees Junta Diaconal Sociedades Internas Escola Dominical Zeladoria

2 ASSUNTOS EXTERNOS Pastores e Outros Conciacutelios Correspondecircncias Recebidas

7 TRANSCRICcedilOtildeES

As transcriccedilotildees de documentos tais como Atas da Assembleacuteia Estatutos etc quando necessaacuterias deveratildeoser feitas obedecendo-se os mesmos criteacuterios para confecccedilatildeo das atas exceccedilatildeo feita agraves assinaturas que natildeodeveratildeo constar8 NUMERACcedilAtildeO DAS PAacuteGINAS

Cada paacutegina seraacute numerada sequumlencialmente sendo que a primeira paacutegina de cada livro teraacute o nuacutemero UM A numeraccedilatildeo deveraacute ser informada no canto inferior ou superior direito de cada paacutegina sendo que a fonte teraacuteo mesmo tamanho da fonte do corpo da ata e seraacute formatada apenas com negritoOs termos de abertura e encerramento natildeo seratildeo numerados9 ASSINATURAS

Ao final de cada ata imediatamente apoacutes o texto da ata o secretaacuterio deveraacute assinar a ata com caneta preta

ou azulCada paacutegina da ata seraacute devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretaacuterio proacuteximo ao nuacute-mero da paacuteginaOs termos de encerramento e abertura seratildeo tambeacutem devidamente assinados e rubricados conforme CIIPB10 INCLUSAtildeO DOS TERMOS DE ABERTURA ENCERRAMENTO E APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DEATAS

101 TERMO DE ABERTURA

Na primeira paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ABERTURA A redaccedilatildeo eacute a seguinte

102 TERMO DE ENCERRAMENTO

Na uacuteltima paacutegina do livro de atas constaraacute o TERMO DE ENCERRAMENTO A redaccedilatildeo sugeria eacute aseguinte

TERMO DE ABERTURA

Este livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica (rubrica agravecaneta azul ou preta) do meu uso serviraacute para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja) sendo este livro denuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presidente da igreja (Municiacutepio e data)(Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)



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103 TERMO DE APROVACcedilAtildeO DO LIVRO DE ATAS

As observaccedilotildees do Pastor feitas apoacutes o exame dos Livros de Atas dos Conselhos deveratildeo ser con-feccionadas obedecendo-se ao mesmo padratildeo das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence olivro As paacuteginas deveratildeo ser igualmente numeradas Apoacutes a elaboraccedilatildeo do termo de aprovaccedilatildeo o mesmo deveraacute ser assinado pelo Presidente e entatildeoanexado ao Livro de atas da igreja

11 ARMAZENAMENTO DAS ATAS

As atas seratildeo armazenadas temporariamente em pastas sendo cada paacutegina armazenada em plaacutestico transpa-rente Ao completar um total de 50 ou no maacuteximo ateacute 100 paacuteginas excluindo-se os termos de abertura e encerra-mento fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente Dever-se-aacute encadernar as paacuteginas com sistema degrampo fixo ou similar a encadernaccedilatildeo em espiral natildeo eacute permitida por permitir faacutecil adulteraccedilatildeoDeveraacute ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas a qual deveraacute conter as seguintes informaccedilotildees

F I M

TERMO DE ENCERRAMENTOEste livro contendo (ateacute 100) folhas eletronicamente numeradas e por mim rubricadas com a rubrica(rubrica agrave caneta azul ou preta) do meu uso serviu para o registro das atas da igreja da (nome daIgreja) sendo este livro de nuacutemero (nuacutemero do livro) Rev (Pastor da Igreja) pastor da Igreja e presi-dente da igreja (Municiacutepio e data) (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta)

LIVRO DE ATAS N (nuacutemero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja) Aberto em (data da abertura) Encerrado em (data do encerramento)



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DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETAacuteRIA

Postura Profissional

1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretaacuteria de sucesso QUANDO NAtildeO SE PO-

DE FAZER O QUE SE DEVE DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE 2 - Se o horaacuterio do expediente em seu trabalho jaacute comeccedilou e ao atender a um telefonema a pes-soa do outro lado perguntar pela sua chefia nunca diga que o seu chefe seu diretor seu gerenteainda natildeo chegou A palavra ainda daacute a entender que vocecirc como secretaacuteria tambeacutem acha que seuchefe jaacute deveria ter chegado Impensadamente a pessoa do outro lado iraacute confirmar o que vocecircacaba de dizer ex ele ainda natildeo chegou Como secretaacuterias natildeo podemos deixar transparecer queele estaacute atrasado ou algo parecido

3 - Um telefone que natildeo eacute o seu estaacute tocando insistentemente em algum lugar muito distante devocecirc Desde que vocecirc tenha disponibilidade atenda ao telefone Deixar uma pessoa esperando dooutro lado da linha natildeo cria uma boa imagem para a sua empresa Dar uma pequena informaccedilatildeo ousimplesmente tomar nota de um recado deixaraacute esta pessoa satisfeita poderaacute ajudar a um colegade trabalho e certamente aliviaraacute os seus ouvidos por mais algum tempo

4 - Vocecirc pode aprender bastante sobre o trabalho simplismente observando Preste atenccedilatildeo na-queles que satildeo considerados competentes Soacute natildeo caia na armadilha tatildeo comum de imitar o estiloda chefia Isso pode comprometer seu estilo individual E eles a promoveram justamente porquevocecirc tem estilo Vocecirc pode ganhar experiecircncia tambeacutem com os erros e acertos dos outros Observeos que foram promovidos Escute-os E se por ventura vocecirc se tornar chefe deles natildeo os ponhade lado Eles podem ensinaacute-la mais do que seu chefe anterior

5 - O uso do tempo de seu chefe eacute o principal desafio da secretaacuteria e para tanto a iniciativa eacute fun-damental Meter o nariz onde natildeo eacute chamada pode ser sua chave do sucesso nunca espere queseu chefe lhe diga o que fazer faccedila antes natildeo espere que algueacutem lhe diga o que estaacute acontecen-

do procure descobrir por si mesma natildeo espere que aquela pessoa responda ao chamado de seuchefe ligue antes para ela natildeo espere vir algueacutem para explicar como usar aquele equipamentonovo leia o manual e aprenda sozinha natildeo espere seu chefe minutar a resposta lsquoa carta que vocecircacabou de colocar sobre a mesa dele passe a carta com sua minuta em anexo natildeo deixe que elelhe devolva seu trabalho com erros de datilografia faccedila-o perfeito Procure ir sempre aleacutem do queas suas atribuiccedilotildees e sua delegaccedilatildeo permitem Otempo de seu chefe vai render muito mais

6 - Torne seus contatos com secretaacuterias de outras empresas menos impessoal identificando-as eanotando o nome da interlocutora em cada nova situaccedilatildeo Associe o nome dessa secretaacuteria lsquoa em-presa ou executivo que ela atende

7 - Quando vocecirc fala ao telefone vocecirc eacute a empresa por isso

Atenda rapidamente agraves ligaccedilotildees

Planeje cada chamada

Tenha sempre laacutepis e papel na matildeo

Fale claro e pausadamente

Fale com o fone proacuteximo agrave boca

Repita o nome da pessoa

Evite expressotildees afetivas

Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviccedilo

Natildeo esqueccedila o telefone fora do gancho deixando o interlocutor agrave espera

Use palavras como bom dia por favor agraves ordens elas soam positivamente e deixam ointerlocutor mais agrave vontade

8 - Lembre-se sempre



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As seis palavras mais importantes satildeo ADMITO QUE O ERRO FOI MEU

As cinco palavras mais importantes satildeo VOCEcirc FEZ UM BOM TRABALHO

As quatro palavras mais importantes satildeo QUAL A SUA OPINIAtildeO

As trecircs palavras mais importante satildeo FACcedilA O FAVOR

As duas palavras mais importantes satildeo MUITO OBRIGADA

A palavra mais importante eacute NOacuteS

A palavra menos importante EU 9 - Uma pessoa considera-se bem recebida mesmo quando tem o natildeo como resposta se

Vocecirc ouve o que ela tem a dizer

Vocecirc explica o motivo da resposta negativa

Vocecirc a trata com delicadeza e respeito

Vacecirc a encaminha para a aacuterea indicada

Vocecirc justifica o natildeo atendimento e se coloca agrave disposiccedilatildeo para atendecirc-la em outra ocasiatildeo 10 - Nunca diga ameacutem a tudo que seu chefe disser Natildeo tenha receio de discutir com seu chefe

algum assunto relacionado ao trabalho e do qual vocecirc discorde desde que obviamente vocecirc tenhabase para isso Lembre-se de que para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funccedilatildeoeacute preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista

11 - Se vocecirc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reuniatildeo que temum telefonema urgente natildeo entre na sala falando alto interrompendo assim a reuniatildeo Faccedila oseguinte escreva um bilhete dizendo quem estaacute no telefone e qual o assunto que deseja falar e afrase O senhor pode atendecirc-lo Mostre a pasta aberta e leve-a de volta Se o recado for para umvisitante passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o Presidente da reuniatildeo eele falaraacute em voz alta ao interessado Vocecirc aguarda a resposta e acompanha o visitante ateacute o apa-relho Em ambos os casos pode ter certeza de que vocecirc teraacute uma resposta imediata e a sua pre-senccedila seraacute bem notada e apreciada

12 -Para secretaacuterias principiantes

a) Em seu escritoacuterio natildeo poderaacute faltar

dicionaacuterio de liacutengua portuguesa e outros idiomas se for o caso

livro sobre gramaacutetica Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o iacutendice remissivovocecirc encontraraacute soluccedilotildees para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretaacuterias

formar uma biblioteca particular adquirindo livro sobre atividades que exerce Por exemplo ca-so vocecirc seja secretaacuteria do Departamento Pessoal tenha CLT Consolidaccedilatildeo das Leis da Previ-decircncia Social e Manual da Praacutetica Trabalhista entre outros

b) Vocecirc deve ainda buscar conhecimentosnovos aleacutem de informaccedilotildees orais

c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-lhor suas atividades

13 - Para se ter sucesso no trabalho

Se vocecirc trabalha para uma empresa pelo amor de Deus trabalhe para ela fale bem dela e de-fenda-a pois vocecirc a representa

Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligecircncia

Se vocecirc eacute do tipo que precisa reclamar eternamente condenar e encontrar erros eacute melhor quelargue seu emprego Quando estiver fora aiacute sim xingue o quanto quiser

Mas enquanto vocecirc fizer parte da instituiccedilatildeo natildeo a condene

Se o fizer na primeira rajada de vento que passar vocecirc seraacute levada e provavelmente nunca



49

saberaacute o porquecirc 14 - Procure manter um intercacircmbio com as suas colegas de trabalho encaminhando-lhes (e pedin-do que elas lhe enviem) coacutepias eou recortes de artigos de jornais revistas boletins etc sobre as-suntos de interesse para a sua profissatildeo Dicas sobre como evitar certos erros gramaticais fre-quentemente cometidos satildeo bastante uacuteteis

15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisatildeo dele pou-pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por vocecirc mesma com seguran-ccedila e eficaacutecia Uma vez feito isso vocecirc estaraacute mantendo sua postura como profissional eficiente jaacuteque tais funccedilotildees e atribuiccedilotildees lhe satildeo dadas como secretaacuteria Isso eacute loacutegico com todo o respeito esabendo ateacute que ponto eacute o seu poder de decisatildeo natildeo passando nunca por cima de seus superio-res

16 -Se o seu chefe natildeo estiver convencido de que vocecirc eacute de confianccedila e discreta suas oportunida-des de progredir seratildeo miacutenimas Natildeo esqueccedila tambeacutem de que a primeira impressatildeo eacute permanen-te e que uma indiscriccedilatildeo pode arruinar sua reputaccedilatildeo Orgulhe-se dos altos padrotildees que se espe-ram de vocecirc Eles demonstram o respeito devido agrave sua profissatildeo Eis algumas sugestotildees de comodemonstrar que vocecirc eacute de confianccedila e discreta

Sustente a poliacutetica da firma

Apoie a poliacutetica de seu chefe

Seja o amortecedor de seu chefe

Mostre que eacute fidedigna

Nunca repita mexericos

A vida particular de seu chefe eacute confidencial

Aprenda a guardar segredos profissionais

17 - Os chefes estatildeo sempre tatildeo envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas que

formam em suas cabeccedilas a ideacuteia do que querem que providenciemos para eles Mas ao nos passa-rem geralmente vem tudo meio truncado E quantas secretaacuterias sofrem com as famosas broncasporque ele pediu isso e ela entendeu aquilo Por isso utiliza a teacutecnica do Feed-back que consistenele falar o que quer e repetir o que entendemos lhe transmitir uma informaccedilatildeo e ele repetir o queentendeu

18 - Manter uma postura profissional eacute muito importante numa empresa por isso Seja breve Sejasempre breve Ao atender o telefone identifique a empresa eou aacuterea em que trabalha Diga seunome cumprimentando com um Bom Dia pois quando atender ao telefone em sua empresalembre-se de que vocecirc eacute a empresa para o cliente

Caso peccedila para o interlocutor aguardar verifique constantemente se ele foi atendido Caso natildeo

tenha sido procure ajudaacute-lo Natildeo se aventure a informar o que natildeo sabe com seguranccedila

Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada estaacute ou natildeo

Lembre-se todas as chamadas satildeo muito importantes e a primeira impressatildeo eacute a que fica 19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone dizem natildeo agraves secretaacuterias que exorbitam desuas funccedilotildees Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes que o isolam dos clientese ateacute dos amigos e que talvez por excesso e zelo criam entre o seu proacuteprio chefe e as pessoasque o procuram pelo telefone mal-entendidos capazes de anular transaccedilotildees que vinham sendomantidas satisfatoriamente Para um homem de negoacutecios o telefone eacute vital como meio de comuni-caccedilatildeo Eacute claro que cabe agrave secretaacuteria fazer uma triagem Haacute poreacutem uma grande diferenccedila entre fa-zer uma triagem e estabelecer barreiras O telefone eacute parte integrante do nosso cotidiano Comoelemento vital de comunicaccedilatildeo a polidez deve ser peculiar ao seu uso Por isso devemos ter cuida-

do ao usaacute-lo sendo corteses com todos os que nos ligam e principalmente saber fazer com quenatildeo fiquem com maacute impressatildeo do nosso chefe nem da nossa empresa



50

Os 10 erros de portuguecircs (escrito e falado) mais cometi-dos pelas pessoas

1) ldquoFAZEMrdquo DEZ ANOSO verbo fazer quando exprime tempo deve sempre ser usado no singularDesta maneira o certo eacute Faz dez anos

2) ldquoHOUVERAMrdquo MUITOS ACIDENTESHaver no sentido de existir eacute invariaacutevel e somente aceita singular Ou seja ocorreto eacute Houve muitos acidentes

3) ldquoEXISTErdquo MUITAS POSSIBILIDADESAo contraacuterio do haver o verbo existir admite normalmente o plural Seguem amesma regra os verbos bastar faltar restar e sobrar Exemplos corretosExistem muitas possibilidades Bastariam trecircs dias Faltavam duas sema-nas

4) PARA ldquoMIMrdquo FAZERAntes do verbo obrigatoriamente deve sempre vir o sujeito e o pronomeldquomimrdquo natildeo pode ser sujeito O correto eacute Para eu fazer

5) ENTRE ldquoEUrdquo E VOCEcirc

Depois da preposiccedilatildeo usa-se mim ou ti Ou seja o certo eacute Entre mim e vo-cecirc ou Entre eles e ti

6) ldquoHAacuterdquo 6 ANOS ATRAacuteSTanto haacute como atraacutes indicam passado portanto natildeo eacute correto usaacute-los juntos

numa mesma frase Escolha entre um dos dois Haacute seis anos ou Seis anosatraacutes

7) PREFIRO ANDAR ldquoDO QUErdquo CORRERPrefere-se sempre uma coisa a outra Por isso o correto eacute Prefiro andar acorrer

8) CHEGOU ldquoEMrdquo SAtildeO PAULOVerbos de movimento exigem A e natildeo Em Assim Chegou a Satildeo Paulo Vaiao cinema

9) ELA ERA ldquoMEIArdquo ESQUISITAO adveacuterbio meio no sentido de um pouco natildeo sofre variaccedilatildeo conforme o gecirc-nero Ela era meio esquisita

10) ldquoCERCA DE TREcircS MILrdquo DISPUTAM A VAGAA conjunccedilatildeo do verbo deve estar de acordo com ldquocerca derdquo e natildeo com o nuacute-mero Dessa maneira o correto eacute Cerca de trecircs mil disputa a vaga

Fonte JT - 131106 - pg



51

Como Ser Eficiente

data 22022000autor Tilibra

Hoje ser eficiente eacute fundamental No trabalho na escola e no lar devemos sempre procurar alcanccedilar a maacutexima eficiecircn-

cia Para ajudar vocecirc a ser mais eficiente ainda a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional em-presa de consultoria especializada em Administraccedilatildeo e Planejamento Empresarial preparar algumas dicas A Tilibraoferece essas dicas para vocecirc esperando que de alguma forma elas possam lhe ser uacuteteis

Organizaccedilatildeo pessoal comeccedila com a mesa limpaUm dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiecircncia de uma pessoa eacute sem duacutevida a organizaccedilatildeo - ou melhor a de-sorganizaccedilatildeo - de sua mesa de trabalho cujo sintoma mais evidente eacute o excesso de papeacuteis e pastas esperando pela sua atenccedilatildeo eaccedilatildeo A mesa atulhada eacute uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritoacuterios As pessoas perdem tempo procurando

papeacuteis revistando arquivos e pastas manuseando centenas de vezes os mesmos papeacuteis na busca de um documento perdidoAleacutem da perda de tempo causada pela distraccedilatildeo visual de ter papeacuteis natildeo necessaacuterios na mesa e de uma sensaccedilatildeo de peso de

desespero de trabalho infindaacutevel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta Algumas pessoas erroneamente interpretam amesa cheia de papeacuteis como um siacutembolo da importacircncia e da indispensabilidade de seus cargos No entanto elas devem lembrar -se que a mesa atulhada tambeacutem pode indicar desorganizaccedilatildeo pessoal indecisatildeo procrastinaccedilatildeo inseguranccedila prioridades con-fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos

Trabalhe em apenas um projeto de cada vezUma das regras da boa organizaccedilatildeo profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa Como vocecirc soacute podetrabalhar em um soacute projeto a um soacute tempo todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperaacutevel quandovocecirc precisar dele Quando se tem vaacuterias tarefas a cumprir ao mesmo tempo facilmente podemos ser distraiacutedos acabando por

perder nossa concentraccedilatildeo Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho crie o haacutebito de mantecirc-la sempre limpa E traba-lhe em apenas um projeto de cada vez

Como ordenar o fluxo de papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa

1 Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que vocecirc possa pensar em querer reter

2 Manter tudo no seu lugar exceto nos momentos em que vocecirc tem necessidade de trabalhar com eles

3 Despachar toda a papelada que puder imediatamente Lembre-se que 80 das tarefas que chegam ateacute vocecirc pode ser exe-cutado na mesma hora

Natildeo pocircr de lado nenhum item antes de uma accedilatildeo inicial - senatildeo de soluccedilatildeo pelo menos deum encaminhamento para soluccedilatildeo

Lista de Tarefas Um instrumento uacutetil para sua organizaccedilatildeo eacute fazer uso de um caderno onde vocecirc registra tudo o que precisa fazer eou lembrar ea data alvo ou o prazo para sua realizaccedilatildeo Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente pois eacute com eleque vocecirc planeja seu dia e sua semana Tudo que lhe vier agrave cabeccedila para fazer ou lembrar registre nesse caderno Vocecirc se sur-

preenderaacute com a melhoria obtida em sua organizaccedilatildeo pessoal

O Lixo Natildeo haacute lugar melhor para vocecirc colocar uma boa parte dos papeacuteis que chegam diariamente ateacute sua mesa do que o lixo Natildeo te-nha medo de jogar nele memorandos internos avisos de datas de reuniotildees (anote primeiro na agenda e jogue depois) circula-res coacutepias de cartas para simples informaccedilotildees folhetos etc Enfim use o lixo para tudo o que vocecirc jaacute tomou conhecimento esabe que natildeo precisa mais recuperar Com esta praacutetica vocecirc estaraacute esvaziando sua mesa de coisas inuacuteteis e preparando o terreno

para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de ideacuteias



52

Faccedila agora Natildeo deixe para depoisTodos noacutes com maior ou menor intensidade tendemos a adiar nossas tarefas e accedilotildees deixando tudo para de-

pois Essa tendecircncia agrave procrastinaccedilatildeo quase sempre tem um custo alto pois soacute nos cria mais trabalho mais problemas mais preocupaccedilotildees e crises A procrastinaccedilatildeo eacute um dos maiores desperdiccediladores de tempo que e-xiste e a sua soluccedilatildeo exige entendimento das causas avaliaccedilatildeo de suas consequumlecircncias e constante disciplina

para enfrentaacute-la

A procrastinaccedilatildeo impede o sucessoA mudanccedila na sua propensatildeo de faccedilo isso depois para faccedilo isso agora requer uma accedilatildeo positiva As coisasnatildeo acontecem por si soacute Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteccedilam Faccedila as coisasdiferentemente Responda sua correspondecircncia ao abriacute-la Nunca deixe para responder mais tarde Quandovocecirc disser a si mesmo Eu preciso fazer algo sobre isto faccedila-o na hora natildeo depois Programe coisas traba-lhe e viva de acordo com sua programaccedilatildeo Crie o haacutebito de fazer as coisas mais importantes primeiro Pro-crastinaccedilatildeo eacute um problema psicoloacutegico e uma vitoacuteria sobre ela eacute uma vitoacuteria essencialmente psicoloacutegica A-ceite a ideacuteia de que vocecirc muitas vezes eacute um procrastinador A coisa mais valiosa que vocecirc pode fazer quando

procrastina eacute admitir este fato Continuando a negaacute-lo ou racionalizaacute-lo vocecirc apenas iraacute retardar suas condiccedilotildeesde superaacute-lo O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados Contudo essascoisas importantes eacute que usualmente satildeo o foco da nossa procrastinaccedilatildeo Raramente adiamos as coisas natildeoimportantes Se noacutes aprendermos a transferir nossa procrastinaccedilatildeo das coisas importantes para as coisas natildeo

importantes nosso problema teraacute grandes chances de desaparecer Procrastinaccedilatildeo eacute tambeacutem fazer atividades de baixa prioridade ao inveacutes de fazer atividades de alta prioridade

Algumas dicas para vocecirc resolver o problema da procrastinaccedilatildeo

1 Estabeleccedila prazos de iniacutecio e conclusatildeoSempre que vocecirc tiver pela frente uma tarefa desagradaacutevel decirc um prazo para comeccedilar A pressatildeo dos prazos mesmo os auto-impostos pode ser suficiente para criar umaaccedilatildeo de sua parte

2 Faccedila o desdobramento das tarefasMuitas vezes uma tarefa difiacutecil pode ser desdobrada em tarefas me-nores e portanto mais faacuteceis de serem atacadas Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar nelas

3 Natildeo espere a inspiraccedilatildeo chegar Vaacute atraacutes delaEm muitos casos uma tarefa difiacutecil eacute adiada porque exigede sua parte um pensamento criativo que no momento natildeo estaacute surgindo Mas lembre-se que inspiraccedilatildeo eacute

90 de transpiraccedilatildeo Portanto comece jaacute natildeo espere 4 Procure saber tudo sobre a tarefaO fato de vocecirc natildeo estar animado no momento pode decorrer de uma

falta de motivaccedilatildeo ou desinteresse A natildeo familiaridade geralmente gera a falta de interesse Quanto maisvocecirc sabe mais tende a se envolver e a se entusiasmar Procure obter mais informaccedilotildees e envolver-semais com o problema

5 Descubra as causas de sua indecisatildeoSe vocecirc estaacute indeciso procure saber porque vocecirc natildeo quer se defi-nir A indecisatildeo ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar um desejo de evitar erros Existeum tempo para deliberar e um tempo para agir O tempo para decidir eacute quando a informaccedilatildeo adicional iraacuteacrescentar muito pouco agrave qualidade de sua decisatildeo Faccedila o maacuteximo de esforccedilo para obter a melhor infor-maccedilatildeo possiacutevel dentro do tempo que vocecirc dispotildee Entatildeo tome a decisatildeo e vaacute em frente Acima de tudonatildeo fique atormentando-se com a decisatildeo tomada E principalmente natildeo a refaccedila

6 Evite o perfeccionismo Natildeo seja 100 perfeito Contente-se em ser 90 ou ateacute 80 perfeito Lembre-se

que o oacutetimo eacute inimigo do bom Eacute melhor ter cinco bons do que um oacutetimo Pense em tudo isso e come-ce a agir agora



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BibliografiaSecretaria modernaSite ContabilMinisteacuterio da Justiccedila FederalReceita FederalPosto Fiscal

Contribuiccedilatildeo Teacutecnica e Juriacutedica

Contabilidade Ello s - Sra Luciene DouradoAdvogados AssociadosmdashDra Geni Ribeiro LimaEscritoacuterio AdvocatiacuteciomdashDr Marcos Marcilio

2o Cartoacuterio de Registro de Pessoas JuriacutedicasCartoacuterio de Registro de Pessoas NaturaisPrefeitura Municipal de MauaacutePrefeitura Municipal de Santo AndreacuteConselho Regional de ContadoresSesconAciam

Livreto Elaborado e Redigido por

Luci de Oliveira Gomes Claro Apoio Igreja Batista Missionaacuteria do Jd LuzitanoRua Godofredo de Godoy 05mdash Jdm Luzitano mdashMauaacutemdashSPCNPJ 743353810001-04

Contatos e Palestras (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573Janeiro de 2007

EXPRESSAMENTE PROIBIDA AREPRODUCcedilAtildeO TOTAL OU PARCIAL

TODOS OS DIREITOS RESERVADOS A AUTORA





SECRETAacuteRIA ESTATUTAacuteRIA

e

SECRETAacuteRIA MODERNA

IacuteNDICE GERAL

Paacuteg 02Paacuteg 04 Paacuteg 05 Paacuteg 06 aacute 07Paacuteg 08 Paacuteg 09 Paacuteg 10 Paacuteg 11

Paacuteg 12 Paacuteg 13 Paacuteg 14 Paacuteg 15 Paacuteg 16 Paacuteg 17Paacuteg 18 aacute 20Paacuteg 21Paacuteg 22Paacuteg 23 Paacuteg 24

Paacuteg 25Paacuteg 26Paacuteg 27 e 28Paacuteg 29 Paacuteg 30 Paacuteg 31 aacute 33Paacuteg 34 aacute 35Paacuteg 36 aacute 38Paacuteg 39 Paacuteg 40 aacute 41Paacuteg 42 aacute 46Paacuteg 47 aacute 49

Paacuteg 50Paacuteg 51 e 52

Iacutendice GeralOrigem da ProfissatildeoDecaacutelogo da SecretaacuteriaCoacutedigo de EacuteticaElegacircncia e ComportamentoO que eacute ser Secretaacuterio de IgrejaDeveres e ResponsabilidadesUm Secretaacuterio Responsaacutevel precisaA Lideranccedila da Igreja ( Convocaccedilotildees)Pronomes de TratamentoErros e Viacutecio de LinguagemVida Profissional EacuteticaOrganize-seComo Organizar ArquivosComo Organizar ReuniotildeesAtasOfiacuteciosRequerimentosResumir Texto

TelegramasComo Melhorar sua RedaccedilatildeoComo Administrar seu TempoEventos EmpresariaisTeste sua MotivaccedilatildeoComo Lidar e Administrar seu LiacutederO que eacute Qualidade Total A importacircncia do Atendimento TelefocircnicoDicas de CurriacuteculoCartas DiversasComo Confeccionar AtasDicas para o Sucesso

10 Erros de Portuguecircs Como Ser Eficiente

3




DE SECRETAacuteRIA






4















5



6






















7










8





























6 Boa Caligrafia



2 Informar






9



10




ja




dos)






















11
























12










cio da reuniatildeo






mente cada voto







13


FORMA DE

TRATAMENTO



Vossa

Excelecircncia







Papa









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Organize-se




Faccedila agora












17
















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suplementar













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Ofiacutecio










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Senhor Prefeito


Atenciosamente





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Requerimento









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Resumir Texto







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Telegrama







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PONTUALIDADE









29













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36








TELEFOcircNICO



37









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ou lhe pedir




Um bom atendimento



39











Nome





40










Atenciosamente

Juliano Silva

(Assine)



41




18 de maio 2000

Prezado Sr Gomes




Atenciosamente

Luciana Oliveira



42


1 OBJETIVO






32 TIPO DA FOLHA


33 COR DO PAPEL


34 MARGENS




36 BORDAS






True Type Arial 12




43













383 Colunamento










44





394 Regras Gerais









Art Artigo




N Nuacutemero



Pr Pastor

Pres Presidente


Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro



45















TERMO DE ABERTURA




46





F I M





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Como Ser Eficiente




















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6 Boa Caligrafia



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Um bom atendimento



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Juliano Silva

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Prezado Sr Gomes




Atenciosamente

Luciana Oliveira



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1 OBJETIVO






32 TIPO DA FOLHA


33 COR DO PAPEL


34 MARGENS




36 BORDAS






True Type Arial 12




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394 Regras Gerais









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N Nuacutemero



Pr Pastor

Pres Presidente


Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro



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2 Informar






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Juliano Silva

(Assine)



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Prezado Sr Gomes




Atenciosamente

Luciana Oliveira



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1 OBJETIVO






32 TIPO DA FOLHA


33 COR DO PAPEL


34 MARGENS




36 BORDAS






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N Nuacutemero



Pr Pastor

Pres Presidente


Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro



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TERMO DE ABERTURA




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F I M





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2 Informar






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TRATAMENTO



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Um bom atendimento



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Atenciosamente

Juliano Silva

(Assine)



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Prezado Sr Gomes




Atenciosamente

Luciana Oliveira



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1 OBJETIVO






32 TIPO DA FOLHA


33 COR DO PAPEL


34 MARGENS




36 BORDAS






True Type Arial 12




43













383 Colunamento










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394 Regras Gerais









Art Artigo




N Nuacutemero



Pr Pastor

Pres Presidente


Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro



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TERMO DE ABERTURA




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F I M





47
























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Como Ser Eficiente




















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6 Boa Caligrafia



2 Informar






9



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ja




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cio da reuniatildeo






mente cada voto







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FORMA DE

TRATAMENTO



Vossa

Excelecircncia







Papa









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Organize-se




Faccedila agora












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Ofiacutecio










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Senhor Prefeito


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Telegrama







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TELEFOcircNICO



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ou lhe pedir




Um bom atendimento



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Nome





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Atenciosamente

Juliano Silva

(Assine)



41




18 de maio 2000

Prezado Sr Gomes




Atenciosamente

Luciana Oliveira



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1 OBJETIVO






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52


















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8





























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2 Informar






9



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ja




dos)






















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mente cada voto







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TRATAMENTO



Vossa

Excelecircncia







Papa









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Como Ser Eficiente




















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Telegrama







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PONTUALIDADE









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TELEFOcircNICO



37









38











ou lhe pedir




Um bom atendimento



39











Nome





40










Atenciosamente

Juliano Silva

(Assine)



41




18 de maio 2000

Prezado Sr Gomes




Atenciosamente

Luciana Oliveira



42


1 OBJETIVO






32 TIPO DA FOLHA


33 COR DO PAPEL


34 MARGENS




36 BORDAS






True Type Arial 12




43













383 Colunamento










44





394 Regras Gerais









Art Artigo




N Nuacutemero



Pr Pastor

Pres Presidente


Rev Reverendo

Sec Secretaacuterio

Tes Tesoureiro



45















TERMO DE ABERTURA




46





F I M





47
























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Como Ser Eficiente




















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TELEFOcircNICO



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Apostila Secretaria Da Igreja