Apostila Tecnologia da Informação

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS E JURÍDICAS ORGANIZADOR: PROFESSOR HENRIQUE MELO

CAMPUS MINISTRO REIS VELLOSO - CMRV UNIVERSIDADE FEDERAL DO PIAUÍ - UFPI

CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

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APOSTILA

ALUNO: _______________________________________________________________ TURMA: _____________________ BLOCO: _________________________________

PARNAÍBA – PI 2009

SUMÁRIO Informação e Tomada de Decisão .....................................................................................03 Dado e Informação __________________________________________________________________04 A TI como facilitadora do formato e da comunicação da informação ___________________________05 A Evolução da Rede e a Internet________________________________________________________06 O Recurso Informação e sua Comunicação para o Sucesso Gerencial___________________________08 Sistemas ................................................................................................................................................10 Diferentes Tipos de Sistemas __________________________________________________________11 Sistemas de Informação ______________________________________________________________12 Perspectiva Empresarial sobre Sistemas de Informação_____________________________________ 15 Classificação dos Sistemas ___________________________________________________________ 16 Sistema de Informações Gerenciais (SIG)________________________________________________ 17 Sistema de Apoio à Decisão (SAD)_____________________________________________________ 19 Sistema de Informações Executivas (SIE)________________________________________________ 20 Business Inteligence_________________________________________________________________ 20 Sistemas de Processamento de Transações (SPTs)_________________________________________ 20 Sistemas de Trabalhadores do Conhecimento e os Sistemas de Automação de Escritório___________ 20 Relacionamentos entre Sistemas _______________________________________________________ 21 Sistemas numa Perspectiva Funcional ___________________________________________________21 Sistema de Vendas e Marketing _______________________________________________________ 21 Sistema de Fabricação e Produção______________________________________________________ 22 Sistemas de Recursos Humanos _______________________________________________________ 22 Sistemas de Informação Financeira e Contábil____________________________________________ 23 Características da Informação Contábil__________________________________________________ 23 Dos Atributos da Informação Contábil __________________________________________________ 23 Processo de Informação Contábil, Geração de Relatórios e Prestação de Contas _________________ 23 Pronunciamento do Financial Accounting Standards Board (FASB)___________________________23 A Importância dos Sistemas de Informações Contábeis nas Tomadas de Decisão dos Gestores_______24 Processos de Negócios e Sistemas de Informação__________________________________________24 Sistemas Integrados _________________________________________________________________27 O Desafio dos Sistemas de Informação: questões-chave de administração_______________________29 Finanças e Contabilidade_____________________________________________________________ 30 Organizações e Sistemas de Informação ................................................................... 32 O Papel em Constante Mudança dos Sistemas de Informação nas Organizações__________________ 33 Infra-Estrutura e Serviços de Tecnologia de Informação (TI)_________________________________ 33 A Internet e as Organizações__________________________________________________________ 35 Gestores, Tomada de Decisão e Sistemas de Informação............................... 35 Gestores e Tomada de Decisões________________________________________________________ 35 O Processo de Tomada de Decisões_____________________________________________________ 35 Estágios da Tomada de Decisões_______________________________________________________ 36 Estratégia Empresarial, TI e Sistemas de Informação.......................................37 O que é Estratégia Empresarial ? _______________________________________________________37 A TI como ferramenta Estratégica ______________________________________________________38 Usando Sistemas para obter Vantagem Competitiva: questões de gerenciamento__________________40 Gerenciamento de transições estratégicas ________________________________________________ 40 Finanças e Contabilidade _____________________________________________________________ 40 Artigos ................................................................................................................................................ 41 A Tecnologia da Informação (TI) na Educação Superior Brasileira_____________________________41 O Papel da Tecnologia da Informação na Estratégia das Organizações __________________________41 Sistemas Integrados de Gestão (SIG) e Tecnologia da Informação (TI)__________________________44 Os Impactos da Informatização no Perfil Profissional do Contador _____________________________45 Os Impactos da Informatização no Perfil Profissional do Contador (parte II)______________________45 Referências ........................................................................................................................................ 47

1. Informação e Tomada de Decisão Com a globalização, e como conseqüência a necessidade de decisões mais rápidas e seguras, a informação alcança uma posição impar dentro das entidades. Por meio desta, os gestores passam a dispor de ferramentas que assessoram na gestão da empresa, tanto na possibilidade de projetar cenários, quanto na busca por soluções nos ambientes internos e principalmente externos das organizações (Figura 1).

Figura 1 – Pressões e necessidades dos executivos. Fonte: Rezende (2002). Em anos recentes, a tomada de decisão tem recebido crescente atenção; alguns estudiosos têm afirmado que administração e tomada de decisão são sinônimos. Com efeito, existem poucas atividades gerenciais que não envolvem de certa forma a tomada de decisão. Desde que a qualidade da informação disponível seja essencial para a qualidade da decisão, um sistema de informação adequado e eficiente é pré-requisito do sucesso gerencial. O ponto de partida de uma administração eficiente pode desse modo, ser visto pela habilidade de especificar corretamente as necessidades informacionais, e esta habilidade é propriamente função da definição dos objetivos, traduzidos no planejamento, capacidade de controle e determinações organizacionais satisfatórias. Informação é força integradora que combina os recursos organizacionais num plano coerentemente direcionado para a realização dos objetivos organizacionais. Desde que a informação afeta a sorte da organização de maneira fundamental, é importante que ela seja efetivamente organizada e eficientemente manipulada, e isto é alcançado através de um sistema de informações gerenciais.

Tecnologia da Informação _________________________________________ 3.

Um sistema de informações gerenciais oferece aos gestores individualmente as informações necessárias para a tomada de decisão, no que diz respeito a sua área de responsabilidade. Dado e Informação A teoria da informação pressupõe que uma informação parte de um transmissor, passa por um canal de comunicação, que pode ser dos mais variados tipos, e chega a um receptor, isto é, consiste em um sistema de veiculação da informação. Um dado é um elemento em estado bruto, que não tem significado suficiente para gerar uma ação e que, portanto, necessita ser trabalhado dentro de determinado contexto para que, de forma sistêmica e ordenada, seja transformado em informação. A informação pode ser entendida, de fato, como o resultado do tratamento e da estruturação dos dados, cuja finalidade pode ser, no caso do sistema empresa, operacional, gerencial ou estratégica. Nesse âmbito, a informação deve provocar um retorno satisfatório para os propósitos dos agentes tomadores de decisões, concernentes ao que foi delineado pelo modelo de gestão adotado na organização. O processo de transformação de dados em informação pode ser melhor visto na Figura 2.

Figura 2 – Transformação de dados em informação. Fonte: Costa (2002) citando Stair (1998), adaptado pelo autor. Para Freitas (1992) citado por Costa (2002), a qualidade da informação nas empresas é muito mais importante do que a quantidade de informação. Para que a qualidade seja um fator de decisão na organização é preciso estabelecer algumas regras básicas, tais como:

a) A informação não deve ser demasiada;

b) A informação não deve ser escassa;

c) A sobrecarga de informação é de pouca utilidade;

d) O reaproveitamento e reciclagem das informações. A gestão da informação é a principal ferramenta para o controle de todos os recursos que entram, são transformados e saem de uma organização, considerando-a, também, como elemento fundamental para a tomada de decisões. Para gerir esse elemento, tamanha a sua importância para a organização, é preciso que se defina um modelo, o qual dissemine a forma como os dados devem ser obtidos, armazenados, transformados, e como a informação gerada e estruturada deve chegar aos usuários, de maneira a respeitar a sua tempestividade e a sua utilidade, necessárias para assegurar a qualidade em suas análises e conseqüentes decisões. Para Costa (2002) um processo decisório, o valor da decisão está diretamente ligado ao tempo que se leva para tomá-la e a qualidade das informações utilizadas. Portanto, torna-se necessário uma correta análise dos dados existentes na organização, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados dentro de um contexto, para que possa transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada. Nesse momento, remete-se o leitor à importância de a organização definir um sistema eficaz que envolva esses elementos e facilite esse processo de coleta, armazenagem, geração, comunicação de informação e tomada de decisão, isto é, o sistema de informações que deve ser utilizado na organização2. 1 Fonte: FIGUEIREDO, Sandra e CAGGIANO, Paulo César. Controladoria: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 2006.

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1.2 - A TI como facilitadora do formato e da comunicação da informação. Segundo O´Brien (2004) “a referida tecnologia pode auxiliar a organização a melhorar a eficiência de seus processos e a tomada de decisões, e, com isso, fortalecer uma posição competitiva em seu mercado”. Dada a sua ascensão e a sua relevância para as organizações, é importante ressaltar, conforme Keen (1993), entre outros autores, como Luftman, Lewis e Oldach (1993), que o conceito de TI é mais abrangente do que o de sistemas de informações ou conjunto de hardware e software, ou seja, a TI envolve, além dos referidos sistemas, também os aspectos humanos, administrativos e organizacionais. Dessa forma, pode-se compreender que a TI consiste em um conjunto de recursos disponibilizados para apoiar os sistemas existentes na organização e a geração e uso das informações. Com isso a TI deve ser empregada para melhorar os meios oferecidos aos usuários para a obtenção de informações, em tempo hábil e de acordo com o que necessitam em um determinado momento. Isso não significa que a TI deva nortear as atividades da empresa ou que seja capaz, por si só, de comunicar a informação requerida para aquela decisão especifica que o gestor tenha de tomar, tampouco transforma dados em informações sem que haja a influência do usuário ou responsável nesse processo. A partir disso, percebe-se que a área de TI é responsável pelo gerenciamento dos recursos tecnológicos apropriados e pelas demais questões que abarcam o armazenamento e a geração da informação, deve interagir com os usuários ou responsáveis pela tomada de decisão, observando suas exigências, e atua em consonância com os objetivos estabelecidos pela administração3. 2 Fonte: NASCIMENTO, Auster Moreira e REGINATO, Luciane. Controladoria: um enfoque na eficácia

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1.2.1 - A Evolução da Rede e a Internet Uma das razões pelas quais os sistemas de informação têm papel tão importante nas organizações e afetam tantas pessoas é o imenso poder e o custo cada vez mais baixo da tecnologia de computadores. A capacidade de computação, que vem dobrando a cada 18 meses, melhorou o desempenho dos microprocessadores 25 mil vezes desde que foram inventados, 30 anos atrás. Munido de poderosos softwares fáceis de usar, o computador pode processar números, analisar vastos conjuntos de dados ou simular complexos processos físicos e lógicos com desenhos animados, sons e até mesmo sensações táteis. O imenso poder da tecnologia dos computadores tem gerado poderosas redes de comunicação que as organizações podem utilizar para acessar vastos arquivos de informações no mundo inteiro e coordenar atividades independentemente do espaço e do tempo. Essas redes estão transformando o modelo e a forma das empresas, criando as fundações para a empresa digital. A maior e mais utilizada rede do mundo é a Internet. Trata-se de uma rede internacional de redes de propriedade ao mesmo tempo pública e particular. Conecta centenas de milhares de diferentes redes mais de 200 países no mundo inteiro. Mais de 500 milhões de pessoas que trabalham em ciência, educação, governo e negócios usam a Internet para trocar informações ou realizar transações de negócios com outras organizações ao redor do globo. A Internet é extremamente elástica. Quando são adicionadas ou removidas redes ou ocorrem falhas em parte do sistema, o restante da Internet continua a funcionar. Por meio de padrões especiais de comunicação e tecnologia, qualquer computador ligado à rede pode se comunicar praticamente com qualquer outro que também esteja ligado a ela usando linhas telefônicas comuns. Empresas e pessoas podem usar a Internet para permutar transações de negócios, textos de mensagens, imagens gráfica e até mesmo vídeo e som, sejam vizinhos de porta ou estejam localizados do outro lado do globo. O Quadro 1, descreve algumas das capacidades da Internet. 3 Fonte: NASCIMENTO, Auster Moreira e REGINATO, Luciane. Controladoria: um enfoque na eficácia

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A Internet está criando uma nova plataforma tecnológica ‘universal’ sobre a qual podem ser construídos todos os tipos de novos produtos, serviços, estratégias e organizações. Ela está dando novo formato ao modo como os sistemas de informação estão sendo usados nos negócios e na vida diária. Por eliminar muitas barreiras técnicas, geográficas e de custo que obstruem o fluxo global de informações, está inspirando novas utilizações para os sistemas de informação e novos modelos de negócios. A Internet provê a plataforma tecnológica primordial para a empresa digital.Como a capacidade da Internet conhecida como Word Wide Web oferece tantas novas possibilidades para fazer negócios, ela é de especial interesse para organizações e administradores. A Word Wide Web é um sistema de armazenagem, recuperação, formatação e exibição de informações em ambiente de rede com padrões universalmente aceitos. A informação é armazenada e apresentada como ‘páginas’ eletrônicas que podem conter texto, elementos gráficos, animações, som e vídeo. Essas páginas Web podem ser interligadas eletronicamente a outras, independentemente de onde estiverem localizadas, e podem ser vistas em qualquer tipo de computador. Clicando sobre palavras destacadas ou botões de uma págica Web, você pode entrar em outras relacionadas para descobrir informações adicionais, softwares ou ainda mais ligações para outros pontos da Web. Os conjuntos de páginas Web mantido por uma organização ou individuo é denominada site Web. Empresas estão criando sites Web usando tipologias especiais, elementos gráficos coloridos, botões interativos e, muitas vezes, som e vídeo, para divulgar amplamente informações sobre produtos, ‘transmitir’ anúncios e mensagens aos clientes, coletar pedidos de compra eletrônicos e dados de clientes e, cada vez mais, coordenar forças de venda e organizações remotas em escala global4. 1.3 - O Recurso Informação e sua Comunicação para o Sucesso Gerencial. Murdick e Ross (1975) o valor da informação depende de seu potencial em influenciar uma decisão, deve conduzir a resultados diferentes e mais otimizados do que aqueles que seriam obtidos sem o seu uso. Tendo isso em vista, o recurso da informação se torna o principal elemento no processo decisório ao possuir a capacidade de modificar os conhecimentos que se tem sobre o ambiente, atenuando as incertezas e proporcionando condições para uma maior precisão nas decisões.Dessa forma, os gestores devem destinar atenção e despender esforços para a obtenção desse recurso, pois ele pode, cada vez mais, constituir a base da competição entre as empresas, sendo que os executivos responsáveis pelas escolhas de estratégias precisam determinar, claramente, seu papel em todas as fazes do processo inerente ao projeto e execução das estratégias da empresa, para que possam ficar em uma posição favorável à sua permanência no mercado.Evoca-se, para fins de reflexão, que a percepção da importância do recurso informação e de sua comunicação amplia-se com a evolução da tecnologia e com a necessidade de as organizações se manterem em um ambiente progressivamente dinâmico e competitivo, mesmo sabendo que sua relevância sempre existiu, porém em menor grau.

O que o torna cada vez mais valorizado pode se referir ao fato de ser esse o recurso principal para os gestores tomarem decisões e, por isso, deve-se canalizá-lo apropriadamente no sentido de maximizar, adequadamente, a sua disponibilização e aplicação para fins decisórios. Ainda, a TI e suas ferramentas, que têm emergido consideravelmente, são um fator proeminente na geração e na utilização do recurso informação, que, contudo, precisa ser adequadamente comunicado quanto a seu formato e no momento em que é requerido pelos usuários nele interessados. Assim, para que a informação seja útil aos tomadores de decisão, é necessário que sua apresentação ocorra de tal forma que esses usuários possam obtê-la e com ela satisfazer às necessidades específicas requeridas em suas atividades. 4 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 16-18).

Tecnologia da Informação___________________________________________8. Espera-se que as ferramentas dos sistemas de da própria tecnologia da informação proporcionem o apoio às atividades organizacionais e que funcionem de forma a irrigar, convenientemente, todas as operações da empresa, facilitando que a informação, comunicada de forma apropriada, perpasse todos os níveis do seu processo de gestão, desde a fase de formulação de estratégias até o cotejamento do resultado planejado com o realizado, permitindo o realinhamento de rota, até que os objetivos finais sejam alcançados. A qualidade das decisões tomadas pelos gestores depende da qualidade das informações Disponibilizadas. ____________________ 5 Fonte: NASCIMENTO, Auster Moreira e REGINATO, Luciane. Controladoria: um enfoque na eficácia organizacional. São Paulo: Atlas, 2007.

Tecnologia da Informação___________________________________________9. 2. Sistemas De acordo com Oliveira (1992), sistemas são conjuntos de elementos ou componentes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, forma um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. Os próprios elementos e as relações entre eles determinam como o sistema trabalha. Os sistemas são compostos por entradas, mecanismos de processamento, saídas e feedback (serve para avaliar e corrigir o estágio da entrada).

Rezende (2000) aprofunda-se mais em seu conceito, onde a composição moderna dos sistemas empresariais ultrapassa a convenção simplória de entrada, processamento e saída. Esta composição está dividida nos componentes a seguir, os quais podem ser também verificados na Figura 5.

Segundo Stair (1998), os sistemas podem ser classificados dentro de inúmeras visões. Eles podem ser considerados simples ou complexos. Pode ser abertos, interagindo desta forma com o ambiente, ou fechados. Um sistema estável, não adaptável, permanece igual ao longo do tempo, enquanto um sistema dinâmico e adaptável sobre modificações. Por último, os sistemas são ainda classificados em sistemas permanentes, os quais existirão por um longo período de tempo, ou sistemas temporários6.

Tecnologia da Informação__________________________________________10. 2.1- Diferentes Tipos de Sistemas Quatro tipos principais de sistemas de informação atendem aos diferentes níveis organizacionais: sistemas do nível operacional, do nível de conhecimento, do nível gerencial e do nível estratégico. 1. Os Sistemas do Nível Operacional dão suporte aos gerentes operacionais, acompanhando atividades e transações elementares da organização, como vendas, contas a receber depósitos à vista, folha de pagamento, concessão de crédito e fluxo de matérias-primas dentro de uma fábrica. O principal propósito de um sistema desse nível é responder a perguntas de rotina e acompanhar o fluxo de transações pela organização. Quantas peças há no estoque? O que aconteceu como o pagamento do Sr. Williams? Para responder a esse tipo de pergunta, geralmente a informação deve ser fácil acesso, atualizada e precisa. Exemplos de sistemas do nível operacional são o de registro de depósitos bancários em terminais ou um que acompanhe o número de horas trabalhadas por dia pelos trabalhadores do chão-de-fábrica. 2. Sistemas do Nível de Conhecimento dão suporte aos trabalhadores do conhecimento e de dados da organização. O propósito desses sistemas do nível é auxiliar a empresa comercial a integrar novas tecnologias ao negócio e ajudar a organização a controlar o fluxo de documentos. Aplicações desses sistemas, especialmente sob a forma de estações de trabalho e sistemas de automação de escritório, estão entre as que mais crescem no ambiente empresarial de hoje. 3. Sistemas do Nível Gerencial atendem às atividades de monitoração, controle, tomada de decisões e procedimentos administrativos dos gerentes médios. A principal consulta endereçada a esses sistemas é: as coisas estão indo bem? Os sistemas gerenciais têm a característica de produzir relatórios periódicos sobre as operações, em vez de informações instantâneas. Um exemplo é um aplicativo de controle de realocação que informa os custos totais da mudança, procura de moradia e financiamento imobiliário para funcionários de todas as divisões da empresa e indica se os custos reais excederam os orçados. 4. Sistemas do Nível Estratégico ajudam a gerência sênior a atacar e enfrentar questões estratégicas e tendências de longo prazo tanto na empresa quanto no ambiente externo. Sua principal preocupação é compatibilizar as mudanças no ambiente externo com a capacidade da organização.

Quais serão os níveis de emprego em cinco anos? Quais são as tendências de longo prazo do custo do setor e onde nossa empresa se encaixa? Que produtos deveremos estar fazendo dentro de cinco anos? A Figura 6 - ilustra os diferentes tipos de sistemas de informação.

Sistemas de informação também atendem às principais funções empresariais, como vendas e marketing, fabricação, finanças, contabilidade e recursos humanos. Uma organização típica tem aplicativos dos níveis operacional, gerencial, do conhecimento e estratégico para cada área funcional. Por exemplo, a função de vendas geralmente tem um sistema de vendas do nível operacional para registrar resultados diários de vendas e processar pedidos. Um sistema do nível do conhecimento elabora displays promocionais dos produtos da empresa. Um do nível administrativo rastreia os resultados mensais de vendas por território e informa em quais territórios as vendas excederam ou não alcançaram os níveis esperados. Um de previsão de tendências de vendas no período de cinco anos atende ao nível estratégico. _____________________ 6 Fonte: Costa (2002, p. 7-8).

Tecnologia da Informação________________________________________________11. 2.2 - Sistemas de Informação. Em conseqüência da grande concorrência de mercado, as empresas necessitam de constante inovação e modernização, tanto no que diz respeito a seus produtos e serviços, quanto em seus métodos administrativos. Atualmente necessita-se tomar certas decisões de uma forma praticamente imediata, com nenhuma ou mínima margem de erro. Para isso é necessário que o gestor esteja bem informado, pois a informação é a base para toda e qualquer tomada de decisão. Os Sistemas de Informação (SI) têm um papel fundamental e cada vez maior em todas as organizações de negócios. Os sistemas de informação eficazes podem ter um impacto enorme na estratégia corporativa e no sucesso organizacional. As empresas em todo o mundo estão desfrutando maior segurança, melhores serviços, maior eficiência e eficácia, despesas minimizadas e aperfeiçoamento no controle e na tomada de decisões devido aos sistemas de informação. Segundo Dalfovo (2001), hoje, os sistemas de informação, são a última moda no mercado, ou seja, o recente aprimoramento da moda é utilizado nas estruturas de decisões da empresa e, quando corretamente aplicado, trará certamente, resultados positivos às empresas. Caso contrário, torna-se difícil sua implementação até mesmo por seu alto custo.

Porém é necessário saber antes de tudo, ao certo, onde queremos chegar e o que necessitam os sistemas de informação, para que possam ser bem elaborados e desenvolvidos, tornando-se sistemas fundamentais e capacitados para a tomada de decisões da empresa. Para Stair (1998), sistemas de informação é um tipo especializado de sistema e pode ser definido de inúmeros modos. Uma forma, é dizer que um SI é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback. A entrada é a atividade de captar e resumir dados primários, o processamento envolve a conversão ou transformação dos dados em saídas úteis e a saída envolve a produção de informações úteis, geralmente na forma de documentos, relatórios e dados de transações. O feedback é a saída que é usada para fazer ajustes ou modificações nas atividades de entrada ou processamentos. De acordo com Prates (1994), os sistemas de informação são formados pela combinação estruturada de vários elementos, organizados da melhor maneira possível, visando atingir os objetivos da organização. São integrantes dos SI: a informação (dados formatados, textos livres, imagens e sons), os recursos humanos (pessoas que coletam, armazenam, recuperam, processam, disseminam e utilizam as informações), as tecnologias de informação (o hardware e o software usados no suporte aos sistemas de informação) e as práticas de trabalho (métodos utilizados pelas pessoas no desempenho de suas atividades). Estes elementos podem ser observados na Figura 7.

Laudon & Laundon (2004, p. 16) afirmam que nos sistemas contemporâneos, há interdependência cada vez maior entre estratégia empresarial, regras e processos organizacionais e sistemas de informação da organização (Figura 8). Mudanças na estratégia, regras e processos exigem cada vez mais mudanças em equipamentos, programas, bancos de dados e telecomunicações. Os sistemas existentes podem funcionar como uma limitação para as organizações. Aquilo que a empresa gostaria de fazer muitas vezes depende do que seus sistemas permitirão que faça.

Stair (1998) destaca ainda, que a utilização de um eficiente sistema de informação, pode interferir de maneira positiva na estratégia corporativa e no sucesso da organização. Entre os principais benefícios que as empresas procuram obter por meio dos SI, estão: a) produtos de melhor qualidade; b) maior segurança nas informações, menos erros, mais precisão; c) vantagens competitivas; d) maior eficiência e produtividade; e) administração mais eficiente, com custos reduzidos; f) maior e melhor controle sobre as operações; g) tomadas de decisões gerenciais superiores8.

Pode-se entender que um sistema de informação precisa ser eficiente e eficaz (Figura 9), apresentar informações claras, objetivas e seguras, sem participação de dados que não tem importância, devendo possuir também um alto grau de acerto e rapidez. A informação deverá chegar a todos os stakeholders da organização que tenham necessidade da mesma. Os SI são mecanismos essenciais e indispensáveis para o apoio às operações e nas tomadas de decisões dos gestores.

Tecnologia da Informação__________________________________________12. 2.3 - Perspectivas Empresariais sobre Sistemas de Informação. Da perspectiva de uma empresa, o sistema de informação é uma solução organizacional e administrativa baseada na tecnologia da informação para enfrentar um desafio proposto pelo ambiente. A análise dessa definição deixa clara a ênfase sobre a natureza organizacional e administrativa dos sistemas de informação: para entendê-los, o administrador precisa conhecer as dimensões mais amplas da organização, da administração e da tecnologia de informação dos sistemas (veja a Figura 10) e seu poder de fornecer soluções para os desafios e problemas no ambiente empresarial (LAUDON & LAUDON, 2004).

_____________________ 8 Fonte: Costa (2002, p. 8-10)

Tecnologia da Informação__________________________________________15. 2.4 - Classificações dos Sistemas O sistema de informações pode ser entendido como um conjunto integrado de informações, cujo propósito é apoiar as operações e funções de gerenciamento de uma empresa e propiciar a análise de situações e tomada de decisões, ou seja, visa facilitar a captação dos eventos que acontecem gerar relatórios e, assim, possibilitar a orientação do processo de gestão em todas as suas fases (DAVIS; OLSON, 1985). Deve promover a geração de informações relevantes, confiáveis e que estejam disponíveis aos gestores no tempo de formato adequados, e, para cumprirem com sua finalidade, contam com o apoio das ferramentas de tecnologia da informação, voltadas à ampliação de sua utilidade. O sistema de informações consiste em um conjunto de elementos voltados ao apoio das atividades operacionais, gerenciais e decisórias da empresa. A eficácia das decisões pode ser afetada pela qualidade das informações, que, por sua vez, podem ser influenciadas pela qualidade do sistema de informações.

Estas podem ser comunicadas aos gestores por meio de relatórios tornados possíveis a partir da captação e do processamento de dados oriundos das operações realizadas pelas áreas organizacionais. Assim, os dados são captados pelo sistema e traduzidos em informações sobre, por exemplo, vendas de um determinado dia, custo de produção, consomem de estoque, recebimento de clientes, compras etc. O´Brien (2004) defende que o sistema de informações pode ser classificado em dois grupos inter-relacionados: sistema de apoio às operações e sistema de apoio gerencial. O primeiro processa dos dados gerados pelas operações realizadas na organização, isto é, referentes ao processamento de transações, aos processos industriais e à colaboração entre equipes e grupos de trabalho. O segundo fornece informações necessárias para a eficaz tomada de decisão, classificandos de acordo com Padoveze (2004, p. 51) em: Sistemas de Suporte à Decisão – DSS, Sistemas de Informações Executivas – EIS (Decision Support Systems e Executive Information Systems) e Business Inteligence – BI. Eles utilizam-se da base de dados dos sistemas operacionais e dos sistemas de apoio à gestão e têm como foco flexibilizar informações não estruturadas para tomada de decisão.

Tecnologia da Informação__________________________________________15. De forma complementar, é importante ressaltar que o sistema de informações, para ser eficiente, deve envolver a utilização de tecnologia da informação no desenvolvimento de produtos, serviços e capacidades, gerando dessa forma sistemas flexíveis e dinâmicos que contribuam para o alcance dos objetivos da empresa9. ___________________________________ 9 Fonte: NASCIMENTO, Auster Moreira e REGINATO, Luciane. Controladoria: um enfoque na eficácia organizacional. São Paulo: Atlas, 2007.

Tecnologia da Informação__________________________________________16. 2.4.1 - Sistema de Informações Gerenciais (SIG). Originou-se da idéia de se desenvolverem sistemas que fornecessem informações gerenciais integradas, ou seja, proporcionassem meios para disponibilizar informações para o nível executivo de uma empresa. Para Laudon & Laudon (2004, p. 44) os SIG atendem ao nível gerencial da organização, munindo os gerentes de relatórios ou de acesso on-line aos registros do desempenho corrente e histórico da organização. Normalmente são orientados quase que exclusivamente aos eventos internos, e não aos eventos ambientais ou externos. Apóiam, primordialmente, as funções de planejamento, controle e decisão no nível gerencial. “É o processo de transformação de dados em informações, que são utilizadas na estrutura decisória da empresa como ferramenta que possibilita a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados” (OLIVEIRA et al., 2008). Para Figueiredo e Caggiano (2006) “um sistema de informações gerenciais fornece aos gestores individualmente as informações necessárias para a tomada de decisão, no que diz respeito a sua área de responsabilidade”.

Dadas essas condições, julga-se importante entender que o SIG, como qualquer outro sistema, necessita de recursos, sejam humanos ou físico-financeiros, para funcionar eficazmente. Nesse processo, a qualidade da informação, os custos superados pelos benefícios e o acompanhamento dinâmico por parte do usuário são, absolutamente, relevantes. Nesse sentido, enfatize-se que os executivos possuem necessidades informacionais peculiares. Entretanto, os sistemas convencionais não são capazes, por si sós, de suprirem todas as necessidades individuais. Para tal, a empresa pode contar e utilizar a tecnologia da informação, a qual vem ganhando espaço, pois com seu uso é possível efetuar as operações de forma mais flexível, rápida e segura10.

Conforme Pinto (2000) citado por Costa (2002), as principais funções e características dos SIGs são: a) fornecer informações para o planejamento operacional, tático e até mesmo estratégico da organização; b) suprir gerentes com informações para que estes possam comparar o desempenho atual da organização com o que foi planejado; c) produzir relatórios que auxiliem os gerentes na tomada de decisões. No seu contexto, a maioria das informações produzidas pelo SIG auxilia os gestores no processo de tomada de decisões, ou seja, o sistema de informação gerencial possui funções que fazem parte do ambiente de apoio à decisão. _______________________ 10 Fonte: NASCIMENTO, Auster Moreira e REGINATO, Luciane. Controladoria: um enfoque na eficácia organizacional. São Paulo: Atlas, 2007.

Tecnologia da Informação__________________________________________17. 2.4.2 Sistema de Apoio à Decisão (SAD). SAD é, um processo de dados interativo e um sistema de representação visual, utilizado para ajudar ao processo de tomada de decisões, e deve reunir os seguintes atributos: confiabilidade, clareza (deve mostrar a informação em formato e terminologia fácil para o usuário) e flexibilidade.Segundo Laudon & Laudon (2004, p. 45) os SADs também atendem ao nível de gerência da organização. Os SADs ajudam os gerentes a tomar decisões não-usuais, que se alteram com rapidez e que não são facilmente especificadas com antecedência. Para Pinto (2000) apud Costa (2002), as principais características dos SAD são: a) possibilidade de desenvolvimento rápido, com participação ativa do usuário em todo o processo, atendendo as necessidades gerais da organização; b) facilidade para incorporar novas ferramentas de apoio à decisão, novos aplicativos e novas informações; c) flexibilidade na busca e manipulação de informações; d) real pertinência ao processo de tomada de decisão, ajustando o usuário a decidir através de subsídios relevantes. Sprague (1991) afirma que esses sistemas devem: a) servir de apoio ao processo decisório, com ênfase em decisões não estruturadas ou semi-estruturadas; b) servir de apoio ao processo decisório de gerentes, ajudando na integração dos níveis, quando apropriado;

c) servir de apoio tanto para decisões interdependentes, quanto para decisões independentes; d) servir de apoio em todas as fases do processo decisório (inteligência, elaboração, escolha); e) servir de apoio a diversos processos de tomada de decisões; f) ser de fácil utilização. Em se tratando da continuidade do SAD, a TI tem facilitado o funcionamento das empresas diante do aumento da competitividade, no auxílio aos sistemas existentes e na flexibilidade da informação11. 2.4.3 - Sistema de Informações Executivas (SIE). O SIE foi criado no final da década de 1970, a partir dos trabalhos desenvolvidos no Massachusetts Institute of Technology – MIT e, no final da década de 1980, segundo Furlan, Ivo e Amaral (1994), um terço das grandes empresas dos EUA possuía um SIE implantado. Os autores o conceituaram com sistemas computacionais destinados a satisfazer a necessidades de informação dos executivos, visando integrar num único sistema de informação todas as informações necessárias para que o executivo possa verificá-las de forma numérica, textual, gráfica ou por imagens. De acordo com Laudon & Laundon (2004, p. 46) os SIEs atendem ao nível estratégico da organização. Abordam decisões não-otineiras que exigem bom senso, avaliação e percepção, uma vez que não existe um procedimento previamente estabelecido para se chegar a uma solução. Eles criam um ambiente generalizado de computação e comunicação, em vez de oferecer aplicação fixa ou capacidade específica. Os SIEs são projetados para incorporar dados sobre eventos externos, como, por exemplo, novas leis tributárias ou novas concorrentes, mas também adquirem informações resumidas do SIG e do SAD internos. Filtram, comprimem e rastreiam dados críticos, com ênfase na redução do tempo e esforço requeridos para obter informações úteis aos executivos. Os SIEs empregam o que há de mais avançado em softwares gráficos e podem entregar diagramas e dados provenientes de muitas fontes instantaneamente ao escritório do executivo sênior ou à sala de reuniões da diretoria. Segundo Costa (2002) citando Pinto (2000), as principais funções e características dos SIE são: a) gerar mapas, gráficos e dados que possam ser submetidos a análise estatística para suprir as necessidades dos gestores com informações comparativas, fáceis de entender; b) fornecer dados detalhados sobre o passado, presente e cenários futuros das unidades de negócios em relação ao mercado para auxiliar o processo de planejamento e controle da organização; c) possibilitar análise das informações obtidas; d) oferecer ao executivo ferramentas de organização pessoal, de gerenciamento de projetos, tarefas e pessoas. O SIE precisa estar integrado às bases de dados dos sistemas operacionais, por meio de uma interface com os demais sistemas, bem como com as diversas áreas da empresa, na medida em que contemplam e oferecem aos usuários informações sobre o estado da organização. ______________________ 11 Fonte: NASCIMENTO, Auster Moreira e REGINATO, Luciane. Controladoria: um enfoque na eficácia organizacional. São Paulo: Atlas, 2007.

Tecnologia da Informação__________________________________________18. Alguns pontos para determinar o impacto da aplicação do SIE na empresa são ressaltados por Pechuán (1997) apud Nascimento e Reginato (2007): • Realinhamento de prioridades, que sincroniza as prioridades da alta direção com as das demais áreas organizacionais; • Integração da área responsável pelo sistema de informações com os restantes centros de decisão da organização; • Geração de iniciativas para os executivos, oferecendo condições para os mesmos acessarem e controlarem os dados; • Gerenciamento da arquitetura dos dados; • Staff menor, visto que a elaboração e entrega de informações são automatizadas, resultando em nivelamento das áreas hierárquicas;

• Aumento do controle, pois com as informações necessárias o executivo consegue comunicar com todos os níveis da empresa. Como se pode observar, o sistema de informações executivas (ver Figura 12) favorece as atividades dos executivos e a tomada de decisões, melhorando alguns aspectos hierárquicos e sistêmicos da empresa12.

_______________________ 12 Fonte: NASCIMENTO, Auster Moreira e REGINATO, Luciane. Controladoria: um enfoque na eficácia organizacional. São Paulo: Atlas, 2007.

Tecnologia da Informação__________________________________________19. 2.4.4 - Business Inteligence. “Pode-se completar o suprimento das necessidades informacionais dos usuários fazendo uso das ferramentas de tecnologia da informação [...]. Com a finalidade de propiciar informações flexíveis em tempo hábil, pode haver ferramentas tecnológicas como aliadas, tais como as denominadas pela literatura como ferramentas inteligentes ou inteligência dos negócios (Business Inteligence), que, segundo Barbieri (2001), são sistemas que integram múltiplas fontes de informação para se definirem estratégias e atuação da empresa. Essas “tecnologias contribuem diretamente para a ampliação da utilidade dos sistemas de informações já existentes” (NASCIMENTO e REGINATO, 2007). 2.4.5- Sistemas de Processamento de Transações (SPTs)13. São considerados integrados básicos que atendem ao nível operacional da organização. Um sistema de processamento de transações é um sistema computadorizado que realiza e registra as transações rotineiras necessárias ao funcionamento da empresa. São exemplos: o registro de pedidos de venda, os sistemas de reservas de hotel, folha de pagamento, manutenção do registro de funcionários e expedição. Os gerentes precisam de SPTs para monitorar o andamento das operações internas e as relações da empresa com o ambiente externo. Os SPTs também são importantes produtores de informações para os outros tipos de sistema (por exemplo, o sistema de folha de pagamento, juntamente com outros SPTs de contabilidade, fornecem dados ao sistema de livro-razão da empresa que pe responsável pela manutenção dos registros de receitas e despesas dela e pela produção de relatórios como demonstrações de resultados e balanço patrimonial). 2.4.6 - Sistemas de Trabalhadores do Conhecimento e os Sistemas de Automação de Escritório14 Atendem às necessidades de informação no nível do conhecimento da organização. Os sistemas de trabalhadores do conhecimento auxiliam os trabalhadores do conhecimento, enquanto os sistemas de automação de escritório auxiliam primordialmente os trabalhadores de dados (embora também sejam usados extensivamente pelos trabalhadores do conhecimento). _______________________________ 13 Fonte: Laundo & Laudon (2004, p. 41-42). 14 Fonte: Laundo & Laudon (2004, p. 43). 15 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 47).


2.5 - Relacionamentos entre Sistemas15. A Figura 13 ilustra como os sistemas que atendem a diferentes níveis da organização se relacionam uns com os outros. Os SPTs são, comumente, a fonte mais importa de dados para outros sistemas, ao passo que os SAEs (SIEs) são principalmente recebedores de dados de sistemas de níveis inferiores. Os outros tipos de sistemas também podem trocar dados entre si. Dados também podem ser trocados entre sistemas que atendem a diferentes áreas funcionais. Por exemplo, um pedido recebido por um sistema de vendas pode ser transmitido para um sistema de produção como uma transação para produzir ou entregar o produto especificado no pedido. Definitivamente, é muito vantajoso que haja algum grau de integração entre esses sistemas para que a informação possa fluir facilmente entre diferentes partes da organização. Mas integração custa dinheiro, e integrar muitos sistemas diferentes é extremamente demorado e complexo. Cada organização deve ponderar suas necessidades de integração de sistemas contra as dificuldades de montar um esforço de integração em grande escala.

2.6 - Sistemas numa Perspectiva Funcional16. Os sistemas de informação podem ser classificados pela função organizacional especifica a que atendem, bem como pelo nível organizacional. Descreveremos agora sistemas de informação típicos que dão suporte a cada uma das funções empresariais mais importantes para cada nível organizacional. 2.6.1 - Sistema de Vendas e Marketing. A função de vendas e marketing é responsável pela venda do produto ou o serviço da organização. O marketing preocupa-se em identificar os clientes para os produtos ou serviços da empresa, determinar o que precisam ou querem planejar e desenvolver produtos e serviços para satisfazer suas necessidades, fazer propaganda e promoção desses produtos e serviços. A função de vendas dedica-se a contatar clientes, oferecer produtos e serviços, fechar pedidos, fazer o acompanhamento das vendas. Os sistemas de informação de vendas e marketing dão suportes a essas atividades.

A Tabela 1 mostra que os sistemas de informação são usados em vendas e marketing de diversas maneiras. No nível estratégico, os sistemas de vendas e marketing monitoram as tendências que afetam novos produtos e oportunidades de vendas, apóiam o planejamento de novos produtos e serviços e monitoram o desempenho dos concorrentes. No nível de gerência, os sistemas de vendas e marketing dão suporte à pesquisa de mercado, a campanhas de propaganda e promocionais e à determinação de preços. Analisam o desempenho de vendas e do pessoal de vendas. Os sistemas de vendas e marketing no nível de conhecimento apóiam as estações de trabalho de análise de marketing. No nível operacional, os sistemas de vendas e marketing ajudam a localizar e contatar clientes potenciais, rastrear vendas, processar pedidos e dar suporte ao serviço de atendimento aos clientes. ____________________ 16 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 48-50).

Tecnologia da Informação__________________________________________21. 2.6.2 - Sistema de Fabricação e Produção. A função de fabricação e produção é responsável pela produção propriamente dita dos bens e serviços da empresa. Sistemas de fabricação e produção tratam de planejamento, desenvolvimento e manutenção das instalações de produção; do estabelecimento de metas de produção; da aquisição, armazenagem e disponibilidade de materiais de produção e da programação de equipamentos, instalações, matérias-primas e trabalho exigidos para fabricar produtos acabados. Os sistemas de informação de fabricação e produção apóiam essas atividades.

A Tabela 2 mostra alguns sistemas de fabricação e produção típicos classificados por nível organizacional. Os sistemas de informação de fabricação e produção do nível estratégico abordam as metas de longo prazo de fabricação, tais como onde localizar novas fábricas ou de qual forma investir em nova tecnologia de fabricação. No nível de gerência, esses sistemas analisam e monitoram custos e recursos de fabricação e produção. Esses sistemas do nível de conhecimento criam e distribuem conhecimentos especializados que orientam o processo de produção e, no nível operacional, tratam do monitoramento e controle da produção. 2.6.3 - Sistemas de Recursos Humanos. A função de recursos humanos é responsável por atrair, aperfeiçoar e manter a força de trabalho da empresa. Os sistemas de informação de recursos humanos apóiam atividades como identificar funcionários potenciais, manter registros completos sobre funcionários existentes e criar programas para desenvolver seus talentos e suas capacidades.

A Tabela 3 mostra alguns sistemas de recursos humanos típicos classificados por nível organizacional.

Os sistemas de recursos humanos do nível estratégico identificam os requisitos da força de trabalho (habilidades, nível de escolaridade, tipos de cargos, quantidade de cargos e custo) que atendam aos planos de negócios de longo prazo da empresa. No nível de gerência, os sistemas de recursos humanos auxiliam os gerentes a monitorar e analisar o recrutamento, a alocação e a remuneração de funcionários. Os sistemas no nível de conhecimento para recursos humanos dão suporte às atividades de análise relacionadas à descrição das funções, ao treinamento e à elaboração de planos de carreira e relacionamentos hierárquicos para os funcionários.

Tecnologia da Informação__________________________________________22. 2.6.4 - Sistemas de Informação Financeira e Contábil. A função de finanças é responsável pela administração dos ativos financeiros da empresa, como dinheiro em caixa, ações, títulos e outros investimentos, para maximizar o retorno desses ativos financeiros. A função de finanças também se encarrega do gerenciamento da capitalização da empresa (identificar novos ativos financeiros, como ações, títulos ou outros tipos de dividas). Para determinar se a empresa está conseguindo o melhor retorno sobre os investimentos, a função de finanças deve obter uma considerável quantidade de informações vindas de fontes externas à empresa. A função de contabilidade é responsável pela manutenção e pelo gerenciamento dos registros financeiros da empresa – recibos, desembolsos, depreciação, folha de pagamento – para prestar contas do fluxo de recursos dela. Finanças e contabilidade compartilham problemas correlacionados – como acompanhar o andamento dos ativos financeiros e fluxos de recursos da empresa. Responder a perguntas como estas: qual é a situação atual dos ativos financeiros? Quais são os registros existentes para desembolso, recibos, folha de pagamento e outros fluxos de recursos?

A Tabela 4 - mostra alguns dos sistemas de informações financeiras e contábeis típicos encontrados em grandes organizações. Sistemas no nível estratégico das funções de finanças e contabilidade estabelecem as metas de investimentos de longo prazo para a empresa e propiciam previsões de longo alcance para seu desempenho financeiro. No nível de gerência, os sistemas de informação ajudam os gerentes a supervisionar e controlar os recursos financeiros da empresa. Sistemas no nível de conhecimento dão suporte a finanças e contabilidade e fornecem ferramentas analíticas, bem como estações de trabalho no projeto do mix correto de investimentos para maximizar o retorno para a empresa. Sistemas de finanças e contabilidade do nível operacional monitoram o fluxo de recurso da empresa realizados por meio de transações como cheques, pagamentos a fornecedores, relatórios de valores mobiliários e recibos. 2.7 - Características da Informação Contábil. As informações geradas pela Contabilidade devem propiciar a seus usuários base segura para suas decisões, pela compreensão do estado em que se encontra a entidade, seu desempenho, sua evolução, riscos e oportunidades que oferece. A informação contábil é expressa por diferentes meios, como demonstrações contábeis, escrituração ou registros permanentes e sistemáticos, documentos, livros, planilhas, listagens, notas explicativas, mapas, pareceres, laudos, diagnósticos, prognósticos, descrições críticas ou quaisquer outros utilizados no exercício profissional ou previstos em legislação17. 2.7.1- Dos Atributos da Informação Contábil A informação contábil deve ser em geral e antes de tudo, veraz e eqüitativa, de forma a satisfazer às necessidades comuns a um grande número de diferentes usuários, não podendo privilegiar deliberadamente nenhum deles, considerado o fato de que os interesses deles nem sempre são coincidentes.

A informação contábil, em especial aquela contida nas demonstrações contábeis, notadamente as previstas em legislação, deve propiciar revelação suficiente sobre a entidade, de modo a facilitar a concretização dos propósitos do usuário. Entre os atributos indispensáveis de que deve revestir-se, destacam-se os seguintes: • Confiabilidade; • Tempestividade; • Compreensibilidade; e • Comparabilidade18. 2.7.2 - Processo de Informação Contábil, Geração de Relatórios e Prestação de Contas. A Contabilidade é um sistema de informação e avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade objeto da contabilização. Utiliza-se de documentos e informações de origem externa e interna à empresa. Classifica, analisa e registra tais documentos e informações para posterior emissão de relatórios contábeis e gerenciais, como demonstrado na Figura 14. 17 Fonte: OLIVEIRA, Luís Martins de.; PEREZ JR. José Hernandez; SILVA, Carlos Alberto dos Santos. Controladoria estratégica. São Paulo: Atlas, 2008. 18 Fonte: OLIVEIRA, Luís Martins de.; PEREZ JR. José Hernandez; SILVA, Carlos Alberto dos Santos. Controladoria estratégica. São Paulo: Atlas, 2008.


Os relatórios contábeis e gerenciais são utilizados pelos diversos usuários internos ou externos à empresa, para sua tomada de decisões19. 2.7.3- Pronunciamento do Financial Accounting Standards Board (FASB) É importante recordar que as informações contábeis, para serem úteis, devem ter características específicas, de forma a atender às necessidades de seus usuários. O FASB menciona as seguintes características: Relevância A informação é relevante quando possui capacidade de alterar uma decisão. Para isso, ela deverá possuir: • Valor preditivo: a informação deve ajudar os usuários a aumentar a probabilidade de estimar corretamente os resultados de eventos passados e presentes; • Valor de feedback: a informação deve ter importante papel na confirmação ou correção de expectativas anteriormente formuladas; • Oportunidade: a informação deve ser disponibilizada antes que perca sua capacidade de influenciar o processo decisório. Confiabilidade A informação deve ser razoavelmente livre de erro ou viés e representar de forma fidedigna o que propõe a representar. Para isso, é necessário que atenda aos seguintes quesitos: • Fidedignidade: é a harmonia entre a medida e o fenômeno que se pretende representar;

• Verificabilidade: é a capacidade de, por meio de consenso entre avaliadores, garantir que a informação representa o que pretende representar e que o método escolhido de mensuração foi utilizado de forma correta; • Neutralidade: significa que não existe um viés em direção a um resultado predeterminado. Comparabilidade É a qualidade da informação que permite aos usuários identificar similaridades e diferenças em dois conjuntos de fenômenos econômicos. Materialidade Uma informação é material se seu conhecimento for significativo para os usuários das demonstrações e relatórios contábeis20. 2.8 A Importância dos Sistemas de Informações Contábeis nas Tomadas de Decisão dos Gestores. No contexto organizacional atual, verifica-se que empresas buscam de todas as formas melhorar seus resultados, através de informações mais concisas e confiáveis e que num determinado prazo de tempo satisfatório lhes dê retornos esperados por decisões tomadas com grau de confiabilidade maior. Tais decisões influenciaram todo o ambiente interno e externo da empresa, aumentando a competitividade de suas atividades e satisfazendo todos seus stakeholders ligados direta ou indiretamente ao seu negócio. Padoveze (2004), define sistema de informação como um conjunto de recursos humanos, 20 Fonte: OLIVEIRA, Luís Martins de.; PEREZ JR. José Hernandez; SILVA, Carlos Alberto dos Santos. Controladoria estratégica. São Paulo: Atlas, 2008. 19 Fonte: OLIVEIRA, Luís Martins de.; PEREZ JR. José Hernandez; SILVA, Carlos Alberto dos Santos. Controladoria estratégica. São Paulo: Atlas, 2008.

Tecnologia da Informação__________________________________________24. Para Crepaldi (2004), as informações devem ser construídas para atender a esses consumidores e não para atender aos contadores.A evolução da TI (Tecnologia de Informação), tem possibilitado as organizações a conseguirem melhor desempenho tanto econômico como financeiro. Destaca-se como um dos fatores determinantes para essa melhora no rendimento da aplicação pelas empresas dos Sistemas de Informações (SIs). Os SIs, podem ser entendidos como sendo “sistemas integrados de gestão”, que são vendidos como “pacotes” de softwares. As organizações para continuarem sendo competitivas precisam e dependem de sistemas de informações.Isso ocorre por vários fatores, um deles seria a cadeia produtiva da empresa, pois, quando se usa os SIs, a produtividade tende a aumentar, minimizando gastos na produção. Padoveze (2004) define sistema de informação como um conjunto de recursos humanos materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais. Além desses fatores, constata-se também que os SIs são essências para os gestores nas tomadas de decisão e no controle das ações como um todo dentro da empresa.Por causa das novas tecnologias que evoluem constantemente no mercado, como: hardwares, softwares, WEB, bancos de dados, data-warehouse, telecomunicações, os Sis seguem o mesmo caminho, proporcionando e facilitando as organizações no gerenciamento de suas operações. Tais avanços tecnológicos vão tornando cada vez mais importantes os sistemas de informações, como ferramentas de controle gerenciais, não importando o tamanho e nem o ramo de atividade das organizações. É sabido que as empresas que trabalham com os SIs podem obter vantagem competitiva, agregar valor, definir melhor suas estratégias e posteriormente tomar decisões mais eficientes e eficazes. Tais avanços tecnológicos agregam as empresas fatores de sucesso para alcançar seus objetivos e metas projetadas para um determinado período.Os SIs de acordo com Padoveze (2004), classificam-se em: Sistemas de Informação de Apoio às Operações (compras, estocagem,produção, vendas, faturamento, recebimentos, pagamentos, qualidade, manutenção,planejamento e controle de produção etc.) e Sistemas de Informação de Apoio à Gestão.

No que tange ao SIAG, preocupa-se basicamente com os dados que serão transformados em informações que serão necessárias na gestão contábil e financeira da organização. Um exemplo de SIAG são os Sistemas de Informações Contábeis. Os Sistemas de Informações Contábeis integram os SIs. Os SICs trabalham com relatórios gerenciais contábeis através de dados fornecidos pela contabilidade e pela área financeira, que são usados como informações estratégicas pelos gestores para tomadas de decisões mais coerentes e adequadas, tanto no curto como no longo prazo, acarretando crescimento e perpetuidade da organização. Segundo Atkinson et al. (2000), informação estratégica consiste em informações que orientam nas tomadas de decisões de longo prazo da empresa. De acordo com Padoveze (2004), existe três pontos para que um SIC tenha validade perene dentro de uma entidade.São os seguintes: operacionalidade, integração e custo da informação. Os gestores não querem informações de fatos já ocorridos, nem tão pouco informações sem pouca importância ou custo / benefício baixo, a gestão das empresas hoje, está mais dinâmica e por isso precisa-se ter informações de apoio a gestão que possibilitem ao gestor tomadas de decisões mais rápidas, corretas e eficientes. Mas como conseguir isso? Bem, através de informações de eventos futuros, ou seja, os responsáveis pelas informações devem ser estudiosos no assunto e possuir certa experiência, tais fatores serão importantes para se consiguir fazer uma projeção de dados e informações de possíveis impactos das operações de investimento e financiamento ocorridas na empresa de forma correta. Os SICs precisam fornecer uma rede de informações com as seguintes características: rápidas, úteis e de fácil análise. Tais vertentes são singulares tanto na área contábil como na financeira, e que satisfaça de maneira plena todas as necessidades informacionais dos gestores da organização no momento da decisão. Segundo Crepaldi (2004), para que um sistema de informação contábil seja eficiente dentro de uma empresa, é preciso ter apoio da alta administração da companhia [...] tais SICs compõem-se em: materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais. Além desses fatores, constata-se também que os SIs são essências para os gestores nas tomadas de decisão e no controle das ações como um todo dentro da empresa.Por causa das novas tecnologias que evoluem constantemente no mercado, como: hardwares, softwares, WEB, bancos de dados, data-warehouse, telecomunicações, os Sis seguem o mesmo caminho, proporcionando e facilitando as organizações no gerenciamento de suas operações. Tais avanços tecnológicos vão tornando cada vez mais importantes os sistemas de informações, como ferramentas de controle gerenciais, não importando o tamanho e nem o ramo de atividade das organizações. É sabido que as empresas que trabalham com os SIs podem obter vantagem competitiva, agregar valor, definir melhor suas estratégias e posteriormente tomar decisões mais eficientes e eficazes. Tais avanços tecnológicos agregam as empresas fatores de sucesso para alcançar seus objetivos e metas projetadas para um determinado período. Os SIs de acordo com Padoveze (2004),classificam-se em: Sistemas de Informação de Apoio às Operações (compras, estocagem, produção, vendas, faturamento, recebimentos, pagamentos, qualidade, manutenção, planejamento e controle de produção etc.) e Sistemas de Informação de Apoio à Gestão.No que tange ao SIAG, preocupa-se basicamente com os dados que serão transformados em informações que serão necessárias na gestão contábil e financeira da organização. Um exemplo de SIAG são os Sistemas de Informações Contábeis.Os Sistemas de Informações Contábeis integram os SIs. Os SICs trabalham com relatórios gerenciais contábeis através de dados fornecidos pela contabilidade e pela área financeira, que são usados como informações estratégicas pelos gestores para tomadas de decisões mais coerentes e adequadas, tanto no curto como no longo prazo, acarretando crescimento e perpetuidade da organização. Segundo Atkinson et al. (2000), informação estratégica consiste em informações que orientam nas tomadas de decisões de longo prazo da empresa. De acordo com Padoveze (2004), existe três pontos para que um SIC tenha validade perene dentro de uma entidade. São os seguintes: operacionalidade, integração e custo da informação. Os gestores não querem informações de fatos já ocorridos, nem tão pouco informações sem pouca importância ou custo / benefício baixo, a gestão das empresas hoje, está mais dinâmica e por isso precisa-se ter informações de apoio a gestão que possibilitem ao gestor tomadas de decisões mais rápidas, corretas e

eficientes. Mas como conseguir isso? Bem, através de informações de eventos futuros, ou seja, os responsáveis pelas informações devem ser estudiosos no assunto e possuir certa experiência, tais fatores serão importantes para se consiguir fazer uma projeção de dados e informações de possíveis impactos das operações de investimento e financiamento ocorridas na empresa de forma correta. Os SICs precisam fornecer uma rede de informações com as seguintes características: rápidas, úteis e de fácil análise. Tais vertentes são singulares tanto na área contábil como na financeira, e que satisfaça de maneira plena todas as necessidades informacionais dos gestores da organização no momento da decisão.

Tecnologia da Informação__________________________________________25. Segundo Crepaldi (2004), para que um sistema de informação contábil seja eficiente dentro de uma empresa, é preciso ter apoio da alta administração da companhia [...] tais SICs compõem-se em: contabilidade financeira, contabilidade gerencial, contabilidade em outras moedas, custos e orçamentos, contabilidade por unidades de negócios, gestão de impostos, análise financeira e de balanço, gestão de tesouraria, acompanhamento do negócio ou controladoria estratégica.Os SICs, são importantes no desenvolvimento das atividades exercidas diariamente dentro da organização. Pode-se entender que o SIC seja fundamental para projeção de receitas, custos e despesas, para selecionar as melhores fontes de recursos de curto e longo prazos adotadas dentro da empresa para analise de financiamentos e de investimentos. Verifica-se que todas as informações dos SIs se vinculam com os SICs, por se tratar de informações que passam pelas áreas contábeis e financeira e entender que tais informações são requisitos para “alimentar” as outras áreas da empresa. Com a evolução dos SIs (ver Figura 15) e conseqüentemente dos SICs, os gestores desfrutam no momento de todo um “arsenal” de informações, que usadas adequadamente e em tempo certo podem agregar valor, gerar vantagem competitiva e satisfazer todos os stakeholders de dentro e fora da organização21.

2.9 - Processos de Negócios e Sistemas de Informação22. Processos de negócios referem-se à maneira pela qual o trabalho é organizado, coordenado e focado para produzir um produto ou serviço de valor. De um lado, processo de negócios são fluxos de trabalho concretos de materiais, informações e conhecimentos – conjuntos de atividades. De outro, referem-se também a maneira singular de as organizações coordenarem trabalho, informação e conhecimento e de como a gerência prefere coordenar o trabalho. ______________________ 21 Fonte: Melo (2008). 22 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 51).


A Tabela 5 - descreve processo de negócios para cada uma das áreas funcionais. Embora cada uma das principais funções empresariais tenha seu próprio conjunto de processos de negócios, há muitos outros processos de negócios que são transfuncionais, porque transcendem as fronteiras entre vendas, marketing, produção e pesquisa e desenvolvimento. Esses processos transfuncionais percorrem a estrutura organizacional, agrupando funcionários de deferentes especialidades funcionais para completar determinada tarefa. Por exemplo, em muitas empresas, o processamento de pedidos requer a cooperação entre a função de vendas (receber e registrar o pedido), a função de contabilidade (verificação de crédito e faturamento do pedido) e a função de fabricação (montagem e expedição do pedido). A Figura 16 ilustra como esse processo transfuncional poderia funcionar. Os sistemas de informação apóiam esses processos transfuncionais, bem como os processos para as funções empresariais separadas.

2.10 - Sistemas Integrados23. Organizações têm processos de negócios e fluxos de informação internos que também podem se beneficiar de uma integração mais estreita. Uma organização de grande porte caracteristicamente tem muitos tipos diferentes de sistemas de informação que apóiam diferentes funções, níveis organizacionais e processos de negócios. A maioria desses sistemas é montada com base em funções, níveis organizacionais e processos de negócios diferentes que não ‘falam’ entre si, e os gerentes podem encontrar dificuldades para reunir dados de que precisam para ter uma visão geral abrangente das operações da organização. Por exemplo, é provável que o pessoal de vendas não possa dizer, na hora em que faz um pedido, se existe estoque para os itens pedidos; que os clientes não possam verificar o andamento de seus pedidos e que a produção não possa comunicar-se facilmente com o setor de finanças para planejar uma nova produção. Assim, essa fragmentação de dados em centenas de sistemas separados pode causar um impacto negativo sobre a eficiência organizacional e o desempenho da empresa. A Figura 17 ilustra o arranjo tradicional dos sistemas de informação.

Muitas organizações agora estão montando sistemas integrados, também conhecidos como sistemas de planejamento de recursos empresariais (enterprise resource planning) – ERP, para resolver esse problema. Aplicativos desse tipo de sistema modelam e automatizam muitos processos de negócios como preencher um pedido ou programar uma expedição com a finalidade de integrar a informação através da empresa e eliminar links complexos e dispendiosos entre sistemas de computadores em diferentes áreas da empresa. A informação, que anteriormente era fragmentada em sistemas distintos, pode fluir sem descontinuidade através da empresa, de modo que possa ser compartilhada pelos processos de negócios dos setores de fabricação, contabilidade, recursos humanos e outras áreas. Processos discretos de vendas, produção, finanças e logística podem ser integrados em processos de negócios que abrangem a empresa inteira e fluem através de níveis e funções organizacionais. Uma plataforma técnica de âmbito empresarial atende todos os processos e níveis. A Figura 18 ilustra como funcionam os sistemas integrados. 23 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 61).


O sistema integrado coleta dados dos principais processos de negócios (veja a Tabela 6) e os armazena em um único arquivo abrangente, e podem ser usados por outros setores da empresa. Resulta que os gerentes têm à mão informações mais precisas e oportunas para coordenar as operações diárias da empresa e uma visão ampla dos processo de negócios e fluxos de informação.Por exemplo, quando um representante de vendas em Bruxelas registra o pedido de um cliente, os dados fluem automaticamente para outros na empresa que devem tomar conhecimento deles. A fábrica em Hong Kong recebe o pedido e inicia a produção. O depósito verifica o progresso do pedido on-line e programa a data de expedição. Ao almoxarifado compete conferir o estoque de peças e providenciar a reposição de tudo que a fábrica retirou. O sistema integrado armazena informações de produção que podem ser acessadas pelo pessoal de atendimento ao cliente para acompanhar o andamento do pedido em todos os estágios do processo de fabricação. Dados atualizados de vendas e produção fluem automaticamente até o departamento de contabilidade. O sistema transmite ao departamento de folha de pagamento as informações para o cálculo das comissões devidas aos vendedores. O sistema também recalcula automaticamente o balanço patrimonial da empresa, razões de contas a receber e a pagar, a contabilidade central de custos e o caixa disponível. A sede em Londres pode consultar dados instantâneos de vendas, estoque e produção em qualquer estágio do processo, atualizar previsões de vendas e produção, bem como cálculos de custo e disponibilidade do produto. Tabela 6 – Processos de Negócios Apoiados por Sistemas Integrados Processos de Fabricação - incluindo gerenciamento de estoque, compra

expedição, planejamento de produção, planejamento da necessidade de materiais e planejamento de manutenção das instalações e equipamentos;

Processos financeiros e contábeis – incluindo contas a pagar, contas a receber gerenciamento e previsão de caixa, contabilidade de custo de produto, contabilidade central de custos, contabilidade de ativos, razão geral e relatórios financriso.

Processos de vendas e marketing – incluindo processamento de pedidos, determinação de preços, expedição, faturamento, gerenciamento de vendas e planejamento de vendas.

Processos de recursos humanos – incluindo administração de pessoal, contabilização de horas trabalhadas, folha de pagamento, planejamento e desenvolvimento de pessoal, contabilidade de benefícios, acompanhamento de seleção de candidatos e relatórios de despesas de viagem.

Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 63).

Tecnologia da Informação__________________________________________28. 2.11 - O Desafio dos Sistemas de Informação: questões-chave de administração. Embora a tecnologia de informação esteja avançando a uma velocidade espantosa, não há nada de fácil nem de mecânico na montagem e na utilização de sistemas de informação. Eis cinco desafios que os administradores enfrentam: 1. O desafio estratégico das empresas: concretização da empresa digital – como as empresas podem usar a tecnologia de informação para se tornarem competitivas, efetivas e digitalmente capacitadas? Criar uma empresa digital e obter benefícios é uma jornada longa e difícil para a maioria das organizações. Apesar dos grandes investimentos em tecnologia de informação, muitas delas não estão conseguindo significativos benefícios nos negócios nem estão se tornando capacitadas digitalmente. O poder dos equipamentos e programas de computação tem crescido muito mais rápido do que a capacidade que as organizações têm de aplicar e usar essa tecnologia. Para se beneficiarem plenamente da tecnologia de informação, conseguir produtividade real e tirar proveito das capacidades da empresa digital, muitas organizações precisam ser totalmente reestruturadas. Deverão fazer mudanças fundamentais no comportamento organizacional, desenvolver novos modelos de negócios e eliminar as ineficiências de estruturas organizacionais ultrapassadas. Se as organizações somente automatizarem o que estão fazendo hoje, estarão desperdiçando muito do potencial da tecnologia de informação. 2. O desafio da globalização: como as empresas entendem as exigências de negócios e sistemas de um ambiente econômico global? O rápido crescimento do comércio internacional e a emergência de uma economia global pedem sistemas de informação que possam suportar tanto a produção quanto a venda de bens em diferentes países. No passado, cada escritório regional de uma corporação multinacional concentrava-se em resolver os próprios e exclusivos problemas de informação. Dadas as diferenças de idioma, culturais e políticas existentes entre países, esse foco freqüentemente resultava no caos e no fracasso dos controles da administração central. Para desenvolver sistemas de informação integrados e multinacionais, as empresas devem desenvolver padrões globais para os equipamentos, programas e comunicações, criar estruturas transculturais de contabilidade e de relatórios (Roche, 1992) e elaborar processos de negócios transnacionais. 3. O desafio da arquitetura e da infra-estrutura da informação: como as organizações podem desenvolver uma arquitetura de informação e uma infra-estrutura de informação que possam dar apoio a seus objetivos quando as condições e tecnologias empresariais estão mudando tão rapidamente? Enfrentar os desafios empresariais e tecnológicos propostos pela economia digital de hoje exigem reestruturar a organização e montar nova arquitetura de informação e infra-estrutura de tecnologia de informação (TI). a. Arquitetura da informação é o formato particular que a tecnologia de informação

assume em determinada organização para atingir objetivos selecionados ou realizar certas funções. É um projeto para as aplicações de sistemas empresariais que atendem a cada especialidade funcional e nível da organização e os modos específicos como são utilizados por cada organização. À medida que as empresas passam para organizações e tecnologias de empresa digital, as arquiteturas de informação são elaboradas cada vez mais em função de processos de negócios e de conglomerados de aplicações de sistema que abrangem funções e níveis organizacionais múltiplos (Kalakota e Robinson, 2001).

b. Como funcionários e gerentes interagem diretamente com esses sistemas, é fundamental para o sucesso da organização que a arquitetura de informação atenda às exigências da empresa agora e no futuro. A Figura 19 ilustra os elementos mais importantes da arquitetura de informação que os administradores precisarão desenvolver no futuro.

4. Desafio do investimento em sistemas de informação: como a organização pode determinar o valor empresarial dos sistemas de informação? Um importante problema suscitado pelo desenvolvimento de computadores poderosos de baixo preço não envolve tecnologia, e sim administração e organizações. Uma coisa é usar a tecnologia de informação para projetar, produzir, entregar e manter novos produtos, outra é ganhar dinheiro com isso. Como as organizações podem conseguir um retorno considerável do que investem em sistemas de informação? Elaborar e executar mudanças maciças na organização e nos sistemas com a esperança de posicionar estrategicamente a empresa é complicado e caro. Os administradores seniores com certeza farão perguntas como estas: estamos recebendo o tipo de retorno que deveríamos receber sobre nosso investimento em sistemas? Nossos concorrentes conseguem mais? Entender os custos e benefícios envolvidos na elaboração de um único sistema já é bem difícil; considerar se todo o esforço colocado nos sistemas ‘vale a pena’ é assustador. Imagine então o que deve pensar um executivo sênior ao defrontar com a frade e importante transformação na arquitetura da informação e tecnologia de TI – um audacioso empreendimento de risco em mudança organizacional que custa dezenas de milhões de dólares e demora muitos anos. 5. Desafio da responsabilidade e do controle: como a organização pode garantir que os sistemas de informação sejam usados de maneira ética e socialmente responsável? Como projetar sistemas de informação que as pessoas possam controlar e entender? Embora os sistemas de informação tenham proporcionado enormes benefícios e eficiências, também criaram novos problemas, e os administradores devem estar cientes deles. Na Tabela 7 são descritos alguns desses problemas e desafios24.

Tecnologia da Informação__________________________________________29. 2.12 - Finanças e Contabilidade. A Internet tem criado imensos e-marketplaces para a compra e venda de ações, títulos e outros produtos financeiros. Também está disponível a administração on-line de contas de investimento.

Os sistemas financeiros corporativos, entre os primeiros a serem computadorizados, hoje estão baseados em computadores e redes de alta velocidade. Informações financeiras e contábeis podem ser obtidas instantaneamente a partir dos sistemas internos e fluir por toda a organização. Informações financeiras de fontes externas à empresa também podem ser obtidas instantaneamente pela Internet (LAUDON & LAUDON, 2004, p. 30). Sistemas de finanças e contabilidade ajudam as empresas a acompanhar seus ativos e fluxos de recursos. Podem auxiliar as empresas a maximizar retornos sobre seus ativos financeiros e investimentos e manter registros financeiros. Sistemas integrados podem reunir informações financeiras com informações de produção e vendas, de modo que o impacto causado pelas transações de produção e vendas possa refletir-se imediatamente no balanço patrimonial da empresa, nos razões de contas a receber e a pagar e nos relatórios de fluxo de caixa. A administração pode usar sistemas integrados para obter relatórios instantâneos sobre o desempenho financeiro geral da empresa (LAUDON & LAUDON, 2004, p. 66). 24 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 25-28).

Tecnologia da Informação__________________________________________30. Exercícios: 1. O que é sistema? 2. O que compõem os sistemas? 3. Por que os sistemas de informação são essenciais para as empresas de hoje? 4. O que você entende por empresa digital? Por que elas são tão poderosas? 5. O que é um sistema de informação? 6. Qual o vinculo existente entre SI e tomada de decisão? 7. Dê exemplo de SI. 8. Identifique e descreva os quatro níveis da hierarquia organizacional. 9. Qual a diferença entre SAD, SAE e SIG? 10. Quais são as características do SIG? 11. Quais são as características do SAD? 12. Qual a importância do SIC para a contabilidade? 13. Qual a diferença entre um computador, um software e um sistema de informação? 14. O que você entende por Internet? 15. Qual a influência da Internet no papel dos sistemas de informação nas organizações? 16. Qual é a diferença entre dados e informação? 17. Quais são as atividades que convertem dados brutos em informações utilizáveis em sistemas de informação? 18. Que relação têm com o feedback? 19. Para usarmos de forma eficiente e eficaz o sistema de informação é necessário compreender o que? 20. Qual é o relacionamento entre uma organização e seu sistema de informação? 21. Como esse relacionamento mudou com o tempo? 22. O que é um processo de negócios? 23. Como os sistemas de informação facilitam o gerenciamento da cadeia de valor da empresa? 24. O que são sistemas integrados? 25. Como esses sistemas mudam o modo como as organizações trabalham? 26. Descreva algumas mudanças que os sistemas de informações trazem para as organizações? 27. Como os sistemas de informações mudam o processo decisório da organização? 28. O que você entende por arquitetura da informação? 29. Cite alguns impactos positivos e negativos que os sistemas de informação trazem para as organizações. 30. Sistemas de informação são demasiadamente importantes para ficar nas mãos de especialistas em computadores. Você concorda? Justifique sua resposta.

31. À medida que os computadores se tornam mais velozes e mais baratos e a Internet é mais amplamente utilizada, a maioria dos problemas que temos com os sistemas de informação desaparecerá. Você concorda? Justifique sua resposta. 32. Qual o impacto dos sistemas de informação na área contábil-financeira?

Tecnologia da Informação__________________________________________31. 3. Organizações e Sistemas de Informação25.

Sistemas de informação e organizações influenciam-se mutuamente. Os sistemas podem ser alinhados à organização para fornecer as informações de que seus importantes grupos internos precisam. Ao mesmo tempo, para se beneficiar das novas tecnologias, a organização deve estar consciente das influências dos sistemas de informação e aberta a elas. A interação entre tecnologia de informação e organizações é muito complexa e é influenciada por uma quantidade enorme de fatores intervenientes, entre eles a estrutura da organização, os procedimentos padrão de operação, as políticas, a cultura, o ambiente que a cerca e as decisões da administração (veja Figura 20). Os administradores devem estar conscientes de que os sistemas de informação podem alterar significativamente a vida da organização. Eles não podem projetar novos sistemas ou entender sistemas existentes com sucesso em compreender as organizações. Decidem quais sistemas serão montados, o que farão, como serão implementados e assim por diante. Às vezes, no entanto, o resultado é produto do puro acaso ou da boa e da má sorte.

3.1- O que é uma Organização? Uma organização é uma estrutura social estável e formal que retira recursos do ambiente e os processa para produzir resultados. Capital e trabalho são os fatores primários de produção fornecidos pelo ambiente. A organização (a empresa) transforma essas entradas em produtos e serviços por meio de uma função de produção. Os produtos e serviços são consumidos pelos ambientes, que os devolvem como entradas de suprimento. Uma organização é mais estável do que um grupo informal (como um grupo de amigos que se reúne todas ás sextas-feiras para almoçar), em termos de longevidade e rotina. Organizações são entidades formais, como regras e procedimentos internos e que devem ser regidas por leis. Também são estruturas sociais, porque constitui uma coleção de elementos sociais, algo muito parecido com máquinas – um arranjo específico de válvulas, polias, eixos e outras peças. Essa definição de organizações é adequada e simples, mas não descreve nem retrata muito bem as organizações existentes no mundo real. Adotando uma definição comportamental mais realista, pode-se dizer que organização é uma coleção de direitos, privilégios, obrigações e responsabilidades que se equilibram delicadamente durante um período de tempo, mediante conflitos e resolução de conflitos (veja Figura 21). Nessa visão comportamental da empresa, as pessoas que trabalham nas organizações desenvolvem métodos de trabalho, criam fidelidade nos relacionamentos e combinam com subordinados e superiores como o trabalho será realizado, quanto de trabalho será feito e sob que condições. A maioria desses acordos e sentimentos não é discutida em nenhum manual formal de procedimento.

___________________________________ 25 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 74). 26 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 75).

Tecnologia da Informação__________________________________________32. Como essas definições de organizações relacionam-se com a tecnologia de sistemas de informação? Uma visão técnica da organização nos leva a focalizar o modo como os dados de entrada se combinam e se transformam em dados de saída quando são introduzidas mudanças tecnológicas nela. A empresa é vista como infinitamente maleável. O capital troca facilmente de lugar com o trabalho e vice-versa. Mas a definição comportamental de organização, mais realista, sugere que montar um novo sistema de informação ou remodelar os antigos envolve muito mais do que rearranjo técnico de máquinas e trabalhadores. Pressupõe ainda que alguns sistemas de informação alteram o equilíbrio organizacional de direitos, privilégios, obrigações, responsabilidades e sentimentos que foram se instalando ao longo do tempo. Mudanças tecnológicas exigem mudar quem possui e controla a informação, quem tem o direito de acessá-la e atualizá-la e quem toma decisões sobre quem, quando e como. Por exemplo, uma empresa espera utilizar tecnologia de Internet para que seus funcionários obtenham mais informações, de modo que possam inovar e tomar mais decisões por conta própria. Essa visão mais complexa nos força a examinar como é feita a atribuição do trabalho e os procedimentos utilizados para obter saídas. A definição técnica e a comportamental das organizações não são contraditórias. Na verdade, elas se complementam: a primeira nos diz como milhares de empresa em mercados competitivos combinam capital, trabalho e tecnologia de informação, ao passo que o a outra nos leva ao anterior da empresa para verificar como essa tecnologia afeta o funcionamento interno dela. 3.2 - O Papel em Constante Mudança dos Sistemas de Informação nas Organizações27. Os sistemas de informação se tornaram ferramentas integradas, on-line e interativas profundamente envolvidas nas operações e decisões que ocorrem a cada minuto nas grandes organizações. Vamos descrever nesta parte o papel em constante mudança dos sistemas nas organizações e como ele tem sido moldado pela interação entre as organizações e a tecnologia da informação. 3.2.1 Infra-Estrutura e Serviços de Tecnologia de Informação (TI) 28. As organizações podem influenciar de diversas maneiras o modo de usar a tecnologia de informação. Uma delas é por meio de decisões sobre as configurações técnicas e organizacionais dos sistemas. Para dar suporte a esse crescimento, têm ocorrido mudanças na infra-estrutura de TI. As organizações também têm influenciado a TI de outro modo: elas decisões sobre quem irá projetar montar e manter a sua infra-estrutura de TI. Essas decisões determinam como os serviços de TI serão entregues. A unidade ou função organizacional formal responsável pelos serviços tecnológicos é denominada departamento de sistemas de informação. Esse departamento é responsável pela manutenção dos equipamentos (hardware – Figura 22), programas (software – Figura 23), armazenagem de dados e redes (Figura 24) que compreendem a infra-estrutura de TI da empresa.

___________________ 27 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 80). 28 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 81).


O departamento de sistemas de informação é composto de especialistas como programadores, analistas de sistema, líderes de projeto e gerentes de sistemas de informação Figura 25).

Programadores são especialistas técnicos altamente treinados que elaboram as instruções dos softwares de computadores. Analistas de sistemas são os principais elos entre os grupos de sistemas de informação e o restante da organização, sua tarefa é traduzir os problemas e requisitos da empresa em requisitos de informações e sistemas. Gerentes de sistemas de informação são os líderes das equipes de programadores e analistas, gerentes de projeto, gerentes das instalações físicas, gerentes de telecomunicações e chefes de escritório do grupo de sistema; também gerenciam o pessoal de operações de computadores e de entrada de dados.

Especialistas externos, como fornecedores e fabricantes de hardware, empresas de software e consultores, frequentemente também participam das operações diárias e do planejamento de longo prazo dos sistemas de informação. Em muitas empresas o departamento de sistemas de informação é comandado por um executivo-chefe de informática (chief information officer – CIO). É um cargo de administração sênior que supervisiona a utilização da tecnologia de informação na empresa.Usuários finais são representantes de departamentos externos ao grupo de sistemas de informação para que as aplicações são desenvolvidas. Eles estão assumindo um papel cada vez maior no projeto e no desenvolvimento de sistemas de informação. 29 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 84).

Tecnologia da Informação__________________________________________34. 3.3 - A Internet e as Organizações29. A Internet, especialmente a World Wide Web, está começando a causar grande impacto sobre as relações entre empresas e entidades externas e até mesmo sobre a organização dos processos de negócios dentro de uma empresa. A Internet amplia o acesso, a armazenagem e a distribuição de informação e conhecimento das organizações. Em essência, ela consegue reduzir drasticamente os custos de transação de agência com que depara a maioria das organizações. Por exemplo, corretoras e bancos de Nova York agora podem ‘entregar’ os seus manuais de procedimentos internos aos funcionários em localidades distantes por meio dos sites Web da empresa, poupando milhões de dólares em custos de distribuição. Uma força global de vendas pode receber quase instantaneamente informações atualizadas sobre os preços de produtos via Web ou instruções da gerência pelo e-mail. Os vendedores de alguns grandes varejistas podem acessar diretamente os sites Web internos das lojas de varejo para obter informações sobre vendas e dar partida aos pedidos de reposição de estoque no mesmo instante. As empresas estão modificando rapidamente alguns de seus principais processos de negócios com base na tecnologia da Internet e transformando esta tecnologia em componente-chave de sua infra-estrutura de tecnologia de informação (TI). Tomando como exemplo incursões anteriores em rede, o resultado será: processos de negócios mais simples, menos funcionários e organizações com estruturas muito mais achatadas do que no passado. 4. - Gestores, Tomada de Decisão e Sistemas de Informação30. Para determinar como os sistemas de informação podem beneficiar os gestores, devemos examinar o que eles fazem e as informações de que necessitam nas funções de tomada de decisões e outras. Devemos também entender como são tomadas e que tipos de decisões podem ser apoiados por sistemas de informação formais. 4.1 - Gestores e Tomada de Decisões31. Tomar decisões geralmente é o papel mais desafiador para um gestor. Os sistemas de informação têm auxiliado os gestores a comunicar e distribuir informações. Como tomar decisões é uma área que os projetistas de sistemas mais têm tentado influenciar (conseguindo bons e maus resultados), vamos voltar nossa atenção para essa questão. A Figura 26, baseada na classificação de papéis de Mintzberg, mostra como os sistemas podem ou não ajudar gestores. Ela revela que os sistemas de informação ainda nãomcontribuem muito para importantes áreas da vida gerencial. Essas áreas proporcionam grandes oportunidades para futuros esforços de sistema.

4.1.1 - O Processo de Tomada de Decisões. A tomada de decisões pode ser classificada por nível organizacional, correspondendo aos níveis estratégico, gerencial, de conhecimento e operacional da organização. 30 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 85). 31 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 86).

Tecnologia da Informação__________________________________________35. A tomada de decisões estratégicas determina os objetivos, os recursos e as políticas da organização. A tomada de decisão para o controle da gestão preocupa-se principalmente com o grau de eficiência e eficácia com que os recursos são utilizados e com a qualidade do desempenho das unidades de operação. O processo decisório operacional determina como realizar as tarefas específicas apresentadas pelos tomadores de decisões das gerências estratégicos e médios.O processo decisório do nível do conhecimento trata da avaliação de novas idéias para produtos e serviços, maneiras de comunicar novos conhecimentos e modos de distribuir a informação por toda a organização. Dentro de cada um desses níveis de decisão, os pesquisadores classificam as decisões como estruturadas e não-estruturadas. Decisões não-estruturadas são aquelas em que o responsável por elas deve usar seu bom senso, sua capacidade de avaliação e sua perspicácia na definição do problema. Cada uma dessas decisões é inusitada, importante e não-rotineira, e não há procedimentos bem entendidos ou predefinidos para tomá-las (Gorry e Scott-Morton, 1971). Decisões estruturadas, ao contrário, são repetitivas e rotineiras e envolvem um procedimento predefinido, de modo que não precisam ser tratadas a cada vez como se fossem novas. Algumas decisões são semi-estruturadas; nesses casos, apenas parte do problema tem uma resposta clara e precisa, dada por um procedimento aceito. A combinação dessas duas visões do processo decisório produz a grade mostrada na Figura 27. Em geral, o pessoal de controle operacional enfrenta problemas relativamente bem estruturados. Os planejadores estratégicos, ao contrário, tratam de problemas extremamente não-estruturados. Muitos dos problemas que os trabalhadores do conhecimento enfrentam também são bastante desestruturados. Não obstante, em cada nível da organização existem tanto problemas estruturados como não-estruturados.

Legenda: SPT = Sistema de Processamento de Transações STC = Sistema de Trabalhadores do Conhecimento SIG = Sistema de Informações Gerenciais SAD = Sistema de Apoio à Decisão SIE = Sistema de Informações Executivas 4.1.2 - Estágios da Tomada de Decisões Tomar decisões consiste em diferentes atividades. Simon (1960) descreveu quatro diferentes estágios no processo de decisão: inteligência, concepção, seleção e implementação. Inteligência → consiste em identificar e entender os problemas que estão

ocorrendo na organização, o porquê do problema, onde está e qual o seu efeito. Os SIGs tradicionais, que provêm uma ampla variedade de informações detalhadas, podem ajudar a identificar problemas, especialmente se o sistema emite relatórios de exceção.

Tecnologia da Informação________________________________________________36. Durante a concepção da solução, o indivíduo imagina possíveis soluções para problema. Os SADs de menor por te são ideais para esse estágio do processo de decisão porque operam sobre modelos simples, podem ser desenvolvidos rapidamente e funcionar com quantidade limitada de dados.A seleção consiste em escolher uma das alternativas de solução. Nesse ponto, o responsável pela decisão poderá precisar de um SAD de grande porte para trabalhar uma maior quantidade dados frente a uma variedade de alternativas e modelos complexos ou ferramentas de análise de dados para verificar todos os custos, as conseqüências e as oportunidades. Durante a implementação da solução, quando a decisão é levada a efeito, os gerentes podem usar um sistema que emite relatórios de rotina sobre o andamento de uma solução específica. Os sistemas de apoio podem variar de SIGs munidos de todas as características até sistemas muito menos, bem como softwares de planejamento de projeto rodando em computadores pessoais. Em geral, os estágios do processo de decisão não seguem necessariamente um caminho linear. Pense em como você decidiu freqüentar determinada universidade. Em ponto qualquer do processo de decisão é possível que você tenha retornado a um estágio anterior (veja a Figura 28). Por exemplo, podem surgir inúmeras opções, mas talvez você não esteja bem certo de qual alternativa específica atende às exigências do problema em questão. Essa situação requer trabalho adicional de inteligência. Mas, você pode já estar no processo de implementação de uma decisão e acabar descobrindo que ela não está funcionando. Nesse caso, é forçado a repetir o estágio de concepção ou de seleção.

5. Estratégia Empresarial, TI e Sistemas de Informação. Segundo Laudon & Laudon (2004), certos tipos de sistemas de informação tornaram-se especialmente críticos para a prosperidade e a sobrevivência da empresa no longo prazo. Tais sistemas, que são poderosas ferramentas para permanecer à frente dos concorrentes, são chamados de sistemas estratégicos de informação, subsidiados pela TI. 5.1 - O que é Estratégia Empresarial? Segundo Andrews apud Mintzberg (2001), estratégia empresarial é o padrão de decisões em uma empresa que determina e revela seus objetivos, propósitos ou metas [...]. Para Costa (2006), a estratégia tem que estar definida claramente, para que se possa chegar a um consenso sobre as metas essenciais ao cumprimento da estratégia. Segundo Kaplan e Norton (1997), a implementação da estratégia começa pela capacitação e envolvimento das pessoas que devem executá-la [...] o alinhamento da organização da uma visão compartilhada e uma direção comum é um processo demorado e complexo. Com o avanço das estratégias em busca do mix de qualidade no serviço para os alunos e posteriormente aumento dos ganhos financeiros para os mantenedores, as universidades deixam de ser previsíveis, ou seja, procuram ser mais empreendedoras, contratando e ou capacitando professores que possam desenvolver suas atividades de ensino, pesquisa e extensão com maior e melhor qualidade.

Tecnologia da Informação__________________________________________37. Kaplan e Norton (1997), afirmam que a conscientização e o alinhamento desses profissionais facilitará o estabelecimento de metas locais, o feedback e a responsabilidade pela orientação estratégica da unidade de negócio. Para Kaplan e Norton (2006), esse processo de alinhamento indispensável deve ser cíclico e realizado de cima para baixo. As sinergias almejadas pela corporação devem ser definidas no topo e realizadas nas unidades de negócio.A todo instante as universidades são desafiadas a conseguir novas formas de atender as necessidades a contento do mercado. Dessa forma as organizações buscam satisfazer todas as necessidades no curto prazo e sem prejudicar o seu resultado no longo prazo. O surgimento e a concretização de estratégias empresariais têm sido uma preocupação maior na gestão nas organizações. As empresas têm sempre que estar atentas para reagir a uma nova estratégia usada pela concorrência, sendo assim, as instituições devem ser flexíveis para “contra-atacar” com rapidez às mudanças que poderão vir a ocorrer com o surgimento de novas estratégias, modificando o cenário dos negócios. Ghemawat (2007) afirma que um cenário de negócios mapeia a elevação de cada estratégia de acordo com sua lucratividade econômica. O desafio central da estratégia é direcionar um negócio a um ponto relativamente alto nesse cenário. Observa-se que o conceito estratégia na literatura tem significados similares, assim sendo, verifica-se o que vem a ser a estratégia nas empresas. Segundo Porter (1999), a estratégia está associada à criação de valor para os acionistas, clientes e demais stakeholders. Sendo assim, o surgimento da vantagem competitiva está vinculada às condições favoráveis que a empresa cria para seus consumidores. Estratégia competitiva é a busca de uma posição competitiva favorável em organizações, a arena fundamental onde ocorre a concorrência. A estratégia competitiva visa estabelecer uma posição lucrativa e sustentável contra as forças que determinam a concorrência nas empresas (PORTER, 1989). Pode-se entender que estratégia competitiva como sendo iniciativas ofensivas e ao mesmo tempo defensivas para criar uma posição de destaque da organização em si tratando do mercado em que atua, enfrentando as forças que atuam no mercado e obtendo sobre o capital investido satisfatório para o gestor. Percebe-se que as estratégias estão em constante evolução (veja a Figura 29), modificando os cenários dos negócios, proporcionando aos gestores novas formas de se obter vantagens competitivas, mas acima de tudo, para que as organizações consigam ter estratégias adequadas, são de suma importância que todos dentro da organização tenham um pensamento centrado em busca de um único objetivo, o crescimento e perpetuidade da empresa. O alinhamento estratégico é importante, pois, como já foi falado, a estratégia pode ser autônoma dentro da organização, mas deve estar sempre alinhada, procurando sempre primar pelo conjunto tanto nas unidades de negócios como no capital intelectual.

Para Coutinho e Kallás (2005), a definição da estratégia de uma organização procura ordenar, a partir de reflexões, análises ou exercícios criativos, as bases para um processo de mudança. Uma vez definida qual é a estratégia da organização, [...] o próximo passo é entender e definir como implementá-lo. Verifica-se adiante questões-chave para a implementação da estratégia segundo Coutinho e Kallás (2005): Qual é a estrutura organizacional compatível e necessária para a implementação

da nova estratégia? Quais os papeis e responsabilidades necessários para administrar a implementação

da estratégia e monitorar a evolução deste processo? Quais os meios efetivos de comunicação asseguram a mobilização e envolvimento

continuo de todos em direção à estratégia e visão de futuro? Qual o modelo ideal de gestão que permeia diferentes níveis organizacionais e

que assegura a contribuição de todos com este processo? Pode-se verificar que ao se formular uma estratégia e adotá-la posterior, é preciso várias questões que possam ter respostas respectivas coerentes que disseminem num todo da organização a forma mais sadia de se conseguir implantar corretamente a estratégia estudada anteriormente, corroborando para a obtenção da vantagem competitiva. A estratégia assim se torna bem mais ampla, pois, não se trata apenas de ter objetivos ou metas. É preciso integrar e alinhar tal estratégia em todos os sistemas com o apoio irrestrito do capital humano. Todas essas formas de estratégias organizacionais são viáveis e produzem retorno, mas não adianta apenas serem bem formuladas e ou implementadas, precisam ter a consciência e o conhecimento de seus atores internos se propagando ao alinhamento continuo de seus processos internos para que tal estratégia aconteça. Importante frisar que dependendo da organização muda o foco estratégico, ou seja, os gestores podem se preocupar em criar vantagem competitiva em determinados aspectos na empresa, como: diferenciação de custos, market-share, valor percebido, pesquisas e desenvolvimento, tecnologia da informação etc, com isso a estratégia a ser implementada será focada em um ou mais aspectos que possam ser relevantes na busca da vantagem competitiva, mas, independente do foco a organização tem que primar por uma integração de todos seus atores contribuindo para formar processos sólidos e flexíveis que auxiliem a estratégia adotada.

Em uma pesquisa realizada pela Bain & Company, procurou-se verificar quais as ferramentas de gerenciamento mais usadas no Brasil e no mundo em 2001. De acordo com os resultados brasileiros (ver na Tabela 8), o planejamento estratégico era a ferramenta de gerenciamento mais usada nas empresas brasileiras. Já o Balanced Scorecard se apresenta como uma ferramenta recente, porém em franca expansão. Seu uso, que era de 30% em 2000, aumentou para 51% em 2003, ou seja, obteve um aumento de 70% (COUTINHO e KALLÁS, 2005).

5.2 A TI como ferramenta Estratégica32. As preocupações com as questões relativas à importância e potencialidade da TI nas organizações começaram na década de 70, quando os computadores eram usados como ferramenta de apoio aos negócios (Processamento de dados). Ainda no início da década de 80, os computadores eram vistos como ferramentas operacionais, voltadas ao uso de secretárias, analistas e técnicos. Executivos que os usavam eram raros (GARR, 2003). Durante a década de 80, a TI passou a ter um papel mais integrador, onde os sistemas de informação tinham a função de “executar” os negócios e as empresas passaram a depender cada vez mais de sua aplicação.

Tecnologia da Informação__________________________________________38. Somente na década de 90 a TI começou a ser vista como ferramenta de importância estratégica capaz de influenciar diretamente no sucesso das empresas, tendo a responsabilidade de transformar os negócios (MORGADO, 1995, p. 212). Um fator fundamental para uma empresa poder estabelecer suas estratégias de negócio e de atuação buscando uma vantagem competitiva sobre seus concorrentes, é a disponibilidade de informações sobre a própria empresa, o mercado, a concorrência, as oportunidades, as ameaças, entre outras. Dessa forma, estratégia é uma disciplina indissociável das informações e “não só as informações aparecem como itens essenciais para a construção desta vantagem, como as ferramentas que constituem a Tecnologia da Informação contribuem para tal” (JAMIL, 2001, p. 50). Jamil complementa ainda com a informação que, neste sentido a, “a TI torna-se um instrumento estratégico e indispensável para as organizações” (JAMIL, 2001, p. 17). Rezende (2003) confirma esta posição afirmando que a tecnologia da informação não somente tem sido considerada como um dos fatores responsáveis pelo sucesso das empresas, ajudando na sobrevivência e na busca de maior competitividade, como tem viabilizado o surgimento de novos papéis profissionais e de novos tipos de negócio.Tanto a necessidade de novos perfis de profissionais quanto ao surgimento de novos tipos de negócio são motivados pelas transformações que as organizações sofrem em função da evolução das tecnologias, como mostram os resultados de um estudo desenvolvido no final da década de 80 pela Sloam School of Management (MIT) para verificar o papel estratégico da TI nas organizações. Morton destaca seis principais conclusões (MORTON, 1991, p.11). A TI viabiliza grandes mudanças nos processos de trabalho; A TI viabiliza a integração de negócios dentro das organizações e entre

organizações diferentes; A TI causa mudanças no ambiente de competição em muitas indústrias; A TI apresenta novas oportunidades estratégicas para organizações que acabam

tendo que realizar sua missão e suas operações; O sucesso das aplicações de TI requer mudanças na gestão das empresas e na

estrutura organizacional; O maior desafio para os gestores na década de 90 será o de realizar em suas organizações as transformações necessárias para prosperarem em um ambiente globalmente competitivo. Em relação à última conclusão, Morton apresenta uma organização como o resultado de cinco forças em equilíbrio dinâmico (processos de gestão, estrutura, tecnologia, estratégia e indivíduos) entre elas e sujeitas à influência do ambiente externo, conforme apresentado na Figura 30.

Sobre este modelo apresentado por Morton, Graeml (2000) comenta que a adoção de ferramentas de TI obriga a revisão dos processos pois a informatização de processos de negócio ruins resulta apenas na produção de erros com maior velocidade, que é o que se chama “automatização de caos”.Também sobre este modelo, Brito (1996, p. 104) afirma ue “este conjunto de forças é central no processo de transformação organizacional que ressupõe a atribuição de um maior poder de decisão aos indivíduos. Sobre esta ótica, o rocesso de gestão transformador é essencial ao processo de mudança organizacional”. ___________________________ 32 Fonte: Marques et al. (2006, p. 3-6).

Tecnologia da Informação__________________________________________39. Estas transformações acontecem em um processo evolucionário composto por cinco estágios, que são definidos por Venkatraman (1991): o primeiro estágio é caracterizado pela exploração da TI em atividades isoladas do negócio dentro das funções organizacionais; o segundo estágio caracteriza-se pela construção de uma plataforma eletrônica que permita a integração das tarefas, processos e funções empresariais; o terceiro estágio envolve o redesenho dos processos de negócio com o objetivo de maximizar a utilização das capacidades da infra-estrutura de TI disponibilizada; o quarto estágio refere-se ao redesenho das redes de negócio, ou integração eletrônica, na sua rede de clientes, fornecedores, intermediários, parceiros e concorrentes, também chamada de integração vertical; o quinto estágio envolve a redefinição do escopo do negócio, seja pelo aumento do escopo proporcionado pelas novas oportunidades oferecidas pela TI, ou pela mudança de escopo, resultante da substituição das competências tradicionais por novas habilidades resultantes do uso da TI. A necessidade de mudanças e o impacto destas na organização são comentadas por Jamil, citando que “as mudanças estratégicas foram de imediato impostas às empresas e aos próprios segmentos de negócios, trazendo necessidades imediatas de reformulação dos seus meios de comunicação e atuação” (JAMIL, 2001, p. 18). Estas mudanças que a organização sofre acabam influenciando diretamente nas estruturas organizacionais que têm que se adaptar a esta nova realidade. 5.3- Usando Sistemas para obter Vantagem Competitiva: questões de Gerenciamento. Sistemas estratégicos de informação freqüentemente mudam a organização, bem como seus produtos, serviços e procedimentos operacionais, levando-a a adotar novos modelos de comportamento. Utilizar a tecnologia para benefício estratégico requer planejamento e gerenciamento cuidadosos. Gestores interessados em usar sistemas de informação para obter vantagem competitiva terão de realizar uma análise dos sistemas estratégicos. A “Caixa de ferramentas do gestor” descreve algumas das questões que essa análise deverá atacar. 5.3.1 - Gerenciamento de transições estratégicas. Adotar os tipos de sistemas estratégicos descritos neste tópico não raro exige mudanças nas metas da empresa, nos relacionamentos com clientes e fornecedores nas operações internas e na arquitetura de informação. Essas mudanças sociotécnicas, que afetam os elementos sociais e técnicos da organização, podem ser consideradas transições estratégicas – um deslocamento entre níveis de sistemas sociotécnicos.Tais mudanças frequentemente acarretam a extinção de fronteiras organizacionais internas e externas. Fornecedores e clientes devem ficar intimamente ligados e podem compartilhar responsabilidades mútuas. Os gestores precisarão elaborar novos processos de negócios para coordenar as atividades de suas empresas com as de seus clientes, fornecedores e outras organizações. Esses requisitos de mudanças organizacionais que cercam novos sistemas de informação são tão importantes que merecem atenção em todo o texto desta apostila33.

5.4 - Finanças e Contabilidade. Sistemas de informação promovem melhor gerenciamento dos ativos e fluxos de caixa da empresa, o que pode resultado no aumento das receitas e na redução dos custos operacionais, fortalecendo sua posição competitiva. Sistemas on-line permitem o acompanhamento e a identificação dos ativos da empresa e do retorno sobre seus investimentos. A função de contabilidade pode monitorar os fluxos de transações e acompanhar custos e receitas com maior precisão em tempo real. O acompanhamento e a identificação de alterações nos ativos e nos fluxos de caixa que costumavam levar semanas podem, agora, ser realizados em horas ou dias (LAUDON & LAUDON, 2004, p. 101). 33 Fonte: Laudon & Laudon (2004, p. 100).

Tecnologia da Informação__________________________________________40. Exercícios: 1. O que é uma organização? 2. Como os serviços de tecnologia de informação são entregues nas organizações? 3. Descreva os papéis desempenhados por programadores, analistas de sistemas, gerentes de sistemas de informação e executivo-chefe de informática. 4. Quais são os quatro estágios da tomada de decisões descritos por Simon? 5. Qual o impacto da Internet sobre organizações e processos de gerenciamento? 6. O que é estratégia empresarial? 7. O que é criar vantagem competitiva? 8. Como a empresa pode obtê-la (vantagem competitiva)? 9. Qual a importância da estratégia para a tomada de decisão? 10. Cite algumas ferramentas estratégicas trabalhadas no Brasil? 11. Qual a influência da TI como ferramenta no fomento da estratégia empresarial? 12. Fale sobre as forças que atuam no processo de transformação organizacional. 13. Qual a importância dos sistemas de informação na estratégia empresarial e a posterior na tomada de decisão? 14. Qual o impacto da área contábil-financeira no que tange a criar vantagem competitiva para a organização? 6. Artigos 6.1 - A Tecnologia da Informação (TI) na Educação Superior Brasileira34 Nos últimos anos, uma revolução tecnológica vem causando profundas mudanças na estrutura das organizações. Esta revolução tecnológica – denominada “a revolução digital” vem sendo empregada pelas organizações como intuito de reduzir custos, aumentar a produtividade e a eficácia nos resultados.A revolução digital se manifesta de uma maneira mais concreta nas empresas através do desenvolvimento chamada de Tecnologia da Informação, que nada mais é do que um conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos de computação. No ramo educacional, a tecnologia da informação tem sido aplicada nos processos de ensino e aprendizagem, abrangendo todas as atividades desenvolvidas pelos recursos da Informática, assim como, em processo de matrícula, cadastros de alunos, divulgação virtual das notas, interatividade com o corpo de funcionários e docentes etc. Nota-se que o crescimento do número de universidades e faculdades, nos últimos anos, incentivou a implantação da tecnologia como forma de diferencial no mercado, tornando comum a visão de que uma faculdade informatizada é sinônimo de uma faculdade de qualidade ou capacitado para formação profissional atual. Nas últimas décadas o ensino superior no Brasil sofreu significativas mudanças em sua estrutura e no seu funcionamento. Um dos fatores desta mudança foi o crescimento da utilização da Tecnologia de Informação na sociedade e nas Instituições de Ensino Superior (IES), seguindo os transmites do Ministério da Educação e Cultura (MEC). A grande força que impulsionou o crescimento da utilização de computadores foi o aumento no trafego dos dados, favorecendo a otimização da qualidade do ensino superior.

As universidades têm como objetivo formar cidadões, mas também devem atender as mudanças no mercado de trabalho atual para formar novos profissionais, devendo buscar e manter a implantação de novas tecnologias, de modo a privilegiar a abordagem do ensino. A tecnologia da informação pode ser aplicada para produção e aperfeiçoamento do ensino, facilitando o aprendizado em diversas áreas da educação, englobando os diversos níveis de conhecimento. O que é TI? No surgimento da computação conseguiu-se automatizar certas tarefas das grandes empresas ou de órgãos do governo, mas com o avanço da tecnologia os computadores passaram da automatização de tarefas a tratar as informações. A informação nada mais é do que dados organizados da empresa para facilitar o aproveitamento do usuário, mas pode também ajudar a empresa na continuidade de suas atividades. Podemos definir a Tecnologia da Informação (TI) como sendo o conjunto das atividades e as soluções fornecidas pelos recursos da computação, podendo estar ligada a diversas áreas do mercado. 34 Fonte: http://www.administradores.com.br.

Tecnologia da Informação________________________________________________41. (ALECRIM, 2004). O valor agregado a uma informação dentro de uma empresa é de grande importância, mas devendo ser utilizado devidamente os recursos oferecidos pela TI, para que seja empregado de forma adequada e sem desperdícios. Para isso é necessário aproveitar ferramentas, sistemas e os diversos meios que diferenciem a utilização da informação trazendo os melhores resultados com menor custo. Nos dias de hoje a TI vem sendo utilizada cada vez mais pela sociedade, já que a informação é importante para atender as necessidades do mercado e sendo também grande o diferencial para as empresas e profissionais que melhor lidam com a informação. O crescimento da tecnologia incentivou também o surgimento de alguns mitos, que dificultam a sua aceitação e implantação em algumas empresas. Destacamos alguns destes mitos a seguir. Mitos sobre Tecnologia 1. Investir em tecnologia é caro – a evolução tecnológica dos produtos acirra ainda mais a competição entre os fornecedores, fazendo os preços caírem ainda mais e continuamente. Considerando ainda o retorno dos benefícios da implantação tecnológica o investimento é compensado plenamente. 2. Tecnologia é difícil – a tecnologia requer um certo conhecimento que acompanhe sua evolução, sendo a grande preocupação dos criadores de tecnologia tornar cada vez mais fácil e simples a sua utilização. 3. Tecnologia não é segura – o crescimento da utilização de ferramentas tecnológicas e da Internet aumentou vulnerabilidade de um ataque externo, como a disseminação de vírus e códigos mal-intencionados que são depositados dentro do computador sem que o usuário saiba. O uso de antivírus e firewall e alguns outros procedimentos de segurança podem impedir a disseminação dessas pragas tecnológicas. 4. Não preciso de tecnologia - a não utilização da tecnologia pode refletir na sua atuação no mercado, é certo que a depender da necessidade pode-se implantar mais tecnologia na busca da redução e custo, melhoria dos processos ou no atendimento ao cliente. (NOGUEIRA, GASPAR). A importância da TI hoje a Tecnologia da Informação não era considerada de grande importância para as empresas, mas este cenário vem sofrendo modificações diante do avanço da tecnologia que auxilia no enriquecimento do processo organizacional, otimizando o tempo das atividades e eliminando as barreiras de comunicação. O novo papel assumido pela TI foi o de ajudar no crescimento dos lucros e de reduzir o custo operacional das organizações. (BEAL, 2001) Segundo Nogueira e Gaspar, “... a tecnologia se tornou um bem essencial para empresas que queriam sobreviver no atual ambiente de alta competitividade e globalização. A oferta de produtos e serviços com qualidade avançada e custo reduzido está atrelada a um sistema informatizado...”. Hoje o mercado percebeu que a utilização da TI pode agregar valor e qualidade aos produtos e serviços oferecidos nas suas diversas áreas, melhorando também o processo decisório e garantindo a sobrevivência no mercado de grande competitividade. (BEAL,2001) A TI pode ser um ponto decisivo para o sucesso da organização, para isso deve ser implantada de acordo com os objetivos a serem alcançados, assim ajudará na agilidade, flexibilidade e tornando-a mais forte no mercado. A aplicação da TI traz muitas vantagens, dentre elas destacamos as importantes a seguir:

1. Redução de custos → informatizar se tornou o meio mais eficiente na redução de custos, já que trabalhos que antigamente levavam dias, hoje levam horas refletindo na economia de tempo e dinheiro.

2. Produtividade → a automatização de processos manuais leva ao aumento da produtividade.

3. Atendimento ao cliente → aplicar corretamente a tecnologia ajuda no atendimento ao cliente, permitindo um atendimento personalizado e rápido.

4. Integração → a falta de implantação da tecnologia pode acarretar na perda de oportunidades no mercado e causar o atraso de informações que pode prejudicar o seu desempenho.

Tecnologia da Informação________________________________________________42. 5. Internet → a Web tornou-se uma ferramenta essencial para a comunicação, conjugando todas as vantagens ditas anteriormente alem de integrar pessoas com rapidez. (NOGUEIRA, GASPAR). Estas vantagens podem ser vistas em todo tipo de organização, sendo aprimorada para o vigor necessário em áreas especificas, como a educacional, mais diretamente no ensino superior. A importância de ferramentas tecnológicas para a educação As novas tendências educacionais estimulam os professores e alunos para a pesquisa e busca de conhecimento, na tentativa de ampliar e qualificar as discussões em sala de aula. O professor é o facilitador do desenvolvimento do censo crítico e criativo na utilização e aplicação das informações adquiridas.As ferramentas tecnológicas colocadas à disposição dos professores e alunos facilitam o acesso à interatividade, ao hipertexto e Internet, oferecendo suporte ainda nos recursos da mídia eletrônica como: rádio, televisão, cinema e vídeo, que cada vez mais são utilizados no mundo globalizado. 6.2 - O Papel da Tecnologia da Informação na Estratégia das Organizações35. O conceito de Tecnologia da Informação é mais abrangente do que os de processamento dedados, sistemas de informação, engenharia de software, informática ou o conjunto de hardware e software, pois também envolve aspectos humanos, administrativos e organizacionais (KEEN, 1993). Alguns autores, como ALTER (1992), fazem distinção entre Tecnologia da Informação e Sistemas de Informação, restringindo à primeira expressão apenas os aspectos técnicos, enquanto que a segunda corresponderiam as questões relativas ao fluxo de trabalho, pessoas e informações envolvidas. Outros autores, no entanto, usam o termo tecnologia da informação abrangendo ambos os aspectos, como é a visão de HENDERSON & VENKATRAMAN (1993). Neste texto, adota-se o conceito mais amplo de Tecnologia da Informação (TI), incluindo os sistemas de informação, o uso de hardware e software, telecomunicações, automação, recursos multimídia, utilizados pelas organizações para fornecer dados, informações e conhecimento (LUFTMAN et al., 1993; WEIL, 1992). Nos últimos anos, tem crescido a expectativa e o questionamento acerca do papel da TI, tanto nas publicações acadêmicas como naquelas voltadas aos executivos e empresários e mesmo naquelas voltadas ao público em geral. De um lado, surgem dúvidas acerca dos resultados oriundos dos investimentos em TI. Por outro, há uma espécie de “encantamento” com as aplicações de TI que viabilizam mecanismos da chamada “economia globalizada”, em especial os chamados e-commerce e e-business (PORTER, 2001; DRUCKER, 2000; EVANS & WURSTER, 1999; FRONTINI, 1999). A TI evoluiu de uma orientação tradicional de suporte administrativo para um papel estratégico dentro da organização. A visão da TI como arma estratégica competitiva tem sido discutida e enfatizada, pois não só sustenta as operações de negócio existentes, mas também permite que se viabilizem novas estratégias empresariais.Apesar disso, segundo muitos autores (entre eles HENDERSON & VENKATRAMAN,1993) paira uma grande dúvida acerca da existência de evidências de ganhos significativos de produtividade devido à utilização de TI ao se considerar o agregado global da economia. É o que muitos chamam de “paradoxo da produtividade da TI” ou o “paradoxo dos computadores” (LANDAUER e SOLOW apud WILLCOCKS & LESTER, 1997; BRYNJOLFSSON, 1993; STRASSMAN, 1990; GUROVITZ, 1997).

De acordo com HENDERSON & VENKATRAMAN (1993), esta falta de habilidade das empresas em obter retornos consideráveis dos investimentos em TI se deve (ainda que não totalmente) à falta de coordenação e de alinhamento entre as estratégias de negócio e de TI. Este ajuste entre as estratégias de negócio, de TI e as estruturas internas da empresa, considerando o seu posicionamento e sua atuação no mercado, não é um evento isolado ou simples de ser obtido, mas um processo dinâmico e contínuo ao longo do tempo. Desta forma, pode-se afirmar que nenhuma aplicação de TI, considerada isoladamente, por mais sofisticada que seja, pode manter uma vantagem competitiva. 35 Fonte: Fernando José Bardin Laurindo; Tamio Shimizu; Marly Monteiro de Carvalho; e Roque Rabechini Jr.

Tecnologia da Informação________________________________________________43. Esta só pode ser obtida pela capacidade da empresa em explorar a TI de forma contínua. O uso eficaz da TI e a integração entre sua estratégia e a estratégia do negócio vão além da idéia de ferramenta de produtividade, sendo muitas vezes fator crítico de sucesso. Hoje, o caminho para este sucesso não está mais relacionado somente com o hardware e o software utilizados, ou ainda com metodologias de desenvolvimento, mas com o alinhamento da TI com a estratégia e as características da empresa e de sua estrutura organizacional.Nas palavras de ROCKART et al. (1996): “In sum, the load on IT organizations is heavier than ever before, and the management of IT is more complex”. 6.3- Sistemas Integrados de Gestão (SIG) e Tecnologia da Informação (TI)36. Porque trabalhar com Tecnologias de Informação (TI) e Sistemas Integrados de Gestão (SGI) voltados para Gestão Empresarial? Isto é o mesmo que perguntar por que alguém trabalha com contabilidade, finanças, administração operacional, marketing, administração de RH ou qualquer grande função organizacional. As Tecnologias da Informação (TI) se tornou vital ao sucesso da gestão das empresas e organizações, e constituem um campo de estudo essencial em contabilidade e gerenciamento de empresas. É por isso que os contabilistas precisam ter a correta compreensão sobre Sistemas Integrados de Gestão e Tecnologias de Informação. E está alicerçado na premissa de que os contabilistas terem conhecimento de TI é essencial para orientar empresas competitivas, gerenciar globalmente as corporações e, prover os clientes com produtos e serviços de valor. Os contabilistas devem ter noção de que a TI, desempenha três papéis vitais em qualquer organização: 1. Suporte de seus processos e operações; 2. Suporte na tomada de decisões de seus funcionários e gerentes e, 3. Suporte em suas estratégias em busca de vantagem competitiva e sustentabilidade. A TI está redefinindo os fundamentos dos negócios. Atendimento ao cliente, operações, estratégias de produto e de marketing e distribuição dependem muito, ou às vezes até totalmente, dos SIG. A TI passou a fazer parte integrante do dia-a-dia das empresas. Para atender à complexidade e às necessidades empresariais, atualmente não se pode desconsiderar a TI e seus recursos disponíveis, sendo essenciais para a empresa. No entanto, uitos contabilistas ainda acreditam que o simples ato de informatizar a empresa, espalhando computadores e impressoras pelas unidades departamentais, ligando-os em rede e instalando sistemas aplicativos, possa organizar as empresas. A TI e seus recursos nem sempre resolvem os problemas nas empresas e muito menos as organizam. Os conceitos de Pensamento Estratégico, Gestão Integrada de Sistemas e Tecnologias de Informação e os respectivos recursos precisam estar disseminados dentro da empresa e multiplicados entre os recursos humanos componentes da mesma. Como a informação e seus respectivos sistemas desempenham funções fundamentais e estratégicas nas organizações em sua totalidade, então a informação apresenta-se como recurso estratégico sob a ótica da vantagem competitiva e da sustentabilidade. A Globalização dos mercados está, portanto forçando as empresas a cada vez mais buscarem estas vantagens competitivas sustentáveis.

Por isto que nesta era das “empresas digitais” torna-se estratégico que as mesmas considerem seus clientes e fornecedores atuando como parceiros, pois o comércio eletrônico, a competição global, e o aparecimento das empresas globais têm obrigado as empresas s pensarem estrategicamente sobre seus processos de negócios, gerenciando seus relacionamentos com os clientes e fornecedores. Por este motivo que a Gestão de ERP - Planejamento de Recurso de Empreendimento (Enterprise Resource Planning); MRP - Materiais Planejamento de Requerimento (Materials Requeriment Planning); EDI - Intercâmbio de Dados eletrônico (Electronic Data Interchange) a Internet e Intranet; GPS - Sistema de Posicionamento Global (Global Positioning System); ECR - Resposta de Consumidor Eficiente (Efficient Consumer Response) e SGI – Sistemas Integrado de Gestão, precisam estar em perfeita sintonia com os objetivos do negócio, requisitos de mercado e ambiente em que atuam: relacionamento é a tônica da gestão, a extensão de um maior período da vantagem competitiva. 36 Fonte: Antonio Carlos Nunes

Tecnologia da Informação________________________________________________44. 6.4 - Os Impactos da Informatização no Perfil Profissional do Contador37. As mudanças no cenário mundial, com a globalização, os avanços da tecnologia, influenciaram sobremaneira o mundo dos negócios, essas mudanças não só afetaram o perfil das relações empresariais, como vieram acarretar mudanças no perfil do profissional contábil, cujo trabalho não só se diferenciou no uso das informações, como também na relevância de suas atividades. As diversas funções realizadas pela Contabilidade, como escrituração, elaboração divulgação, análise e controle dos dados contábeis, foram afetadas profundamente em suas metodologias. Os procedimentos atuais utilizados na Contabilidade para alcançar os seus objetivos evoluíram sobremaneira. A introdução das redes tornou possível a comunicação virtual dos Contadores com os órgãos públicos, ao passo em que se verificam mudanças na composição e estrutura das organizações. A tecnologia de informação foi acrescida ao universo contábil como forma de resposta às novas exigências do mercado, traduzindo mudanças no perfil do profissional. Os avanços tecnológicos, a informática e os sistemas avançados de comunicação contábil, acabaram por destituir aquela velha figura do guarda-livros dada ao profissional contábil por muitos anos.Os programas já realizam as quatro operações, assimilam as informações e elaboram os demonstrativos contábeis, adequando-os conforme a realidade escolhida. E também elaboram análises estatísticas. Cabendo, portanto, ao Contador, a explicação e interpretação dos fenômenos patrimoniais, sendo necessário para isso cada vez mais a intelectualização do conhecimento contábil. Se por um lado, a informática possibilitou o fluxo de dados através de diversos sistemas, por outro, as empresas passaram a necessitar mais das habilidades do profissional. Tornando-o um consultor dentro das organizações, cujo papel é imprescindível para o desenvolvimento da empresa, uma vez que ao assumir responsabilidade, principalmente ligadas a gestão de informação, ele terá como meta a obtenção, o tratamento e difusão de informações relevantes para a organização dentro de um espaço de tempo hábil.Vale ressaltar que não é a quantidade de informações que importa e sim a qualidade destas informações. Segundo Porter (1999, p. 91) “o impacto da tecnologia da informação é tão difuso que os executivos se defrontam com um problema difícil: excesso de informação”. O contador, Gestor da Informação, deverá realizar a triagem destas informações dizendo quais são relevantes ou não para o futuro desenvolvimento da organização.Analisando-se o progresso tecnológico, visualiza-se que as rotinas antes dedicadas exclusivamente ao Contador, como declaração de IRPJ- Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, cálculos trabalhistas, folhas de pagamento, rescisões, hoje são abertas a sociedade pela Internet, deixando ao leigo o direito de usar a informação para qual não tem conhecimento específico e até subjugar o trabalho contábil. No entanto, sejam esses apenas reflexos do uso de técnicas, que com certeza jamais deveriam ter sido ou se figurado como a essência das atividades contábeis. Se por um lado, a Contabilidade apresenta novas tendências devido ao novo contexto sócio-econômico vivido, e aos avanços tecnológicos, direcionando um novo perfil para o profissional.

Por outro, tornou-se uma das páreas de conhecimento de mais abrangente leque. Ao Contador é possível atuar nos mais variados segmentos, conforme demonstrado em quadro abaixo, desmitificando-se assim a idéia de que a introdução tecnológica possibilitou a fechar as oportunidades na área contábil. 6.5- Os Impactos da Informatização no Perfil Profissional do Contador (parte II)38. Nota-se, portanto, que o trabalho do contador não está perdendo espaço e nem tão pouco tende a desaparecer. Este pensamento pode surgir de profissionais não capacitados, que se limitam a técnica de “debitar e creditar”, esquecendo do aspecto científico que a contabilidade possui. Verifica-se que o perfil do Contador moderno é o de um homem de valor que precisa acumular muitos conhecimentos, mas que tem um mercado de trabalho garantido. 37 Fonte: Naiana Vasconcelos Silva Cruz; Renata Peixoto; Suzana Chaves; Joana D´Arc Silva Galvão; Edilson Paulo; Mariano YoshitakeJoão Agnaldo do Nascimento.

Tecnologia da Informação________________________________________________45. É um elemento importantíssimo na agregação de valor a empresa, fazendo parte imprescindível do processo de tomada de decisões, pois aos seus conhecimentos está a responsabilidade pela “triagem” das informações colhidas das empresas e pela alocação destas ao desempenho operacional. Essas novas características fizeram surgir e ascender a Contabilidade denominada Contabilidade Gerencial como ferramenta na gestão de negócios e a evolução do segmento de Consultoria na área contábil. Segundo Cornachione Jr.(1994 a, p.143-144) com o adequado tratamento da informática em sua formação, o profissional da área contábil poderá obter, entre outras, as seguintes vantagens competitivas no mercado de trabalho: Compreender os sistemas computacionais, aprender a ‘enxergar’ os problemas

complexos das empresas, das organizações sob enfoque sistêmico;

Ocupar seu espaço de profissional que gerencia os sistemas de informações em geral e os sistemas de informações contábeis das empresas;

Dominar a operacionalização dos microcomputadores e redes de microcomputadores, que representam a realidade empresarial atual e base da tendência para o futuro; além de compreender e utilizar a terminologia desta área;

Operar aplicativos que atendam ás suas necessidades de cálculos (planilhas letrônicas), de textos (processadores de textos, editoração eletrônica), de banco de dados (gerenciadores de bancos de dados) e necessidades gráficas (aplicativos gráficos).

Tornar-se mais participativo conseqüentemente, produtivo nas etapas de desenho, geração e criação de sistemas de informações estratégicas e operacionais;

Analisar e participar ativamente da análise de sistemas contábeis que em breve estarão funcionando sob a sua responsabilidade;

Visualizar e compreender os ‘componentes’ da informática como partes do processo de informação e não como uma “caixa preta”;

Acompanhar, participar e entender o moderno ambiente computacional;

Utilizar a informática como meio eficiente para otimizar as soluções contábeis e gerenciais num ambiente empresarial competitivo;

Proporcionar informações integradas aos usuários, que reflitam realidades de diversas áreas da organização;

Participar ativamente da geração de sistemas de avaliação de desempenho, acompanhamento de gestão por áreas de responsabilidade, avaliação de resultados, etc;

Em outras palavras, o que referido autor procura expor, é evidenciar que a informação não trouxe apenas modificações para o horizonte das negociações empresariais, devido a competitividade, o acirramento de mercados e a relevância das informações em tempo real. Não é apenas necessário possuir informações, mas saber elaborar e interpretar de forma adequada e em tempo hábil para que se possa obter o melhor proveito, maximização a relação custo-benefício da informação. A área contábil foi uma das que mais sofreram impactos com a introdução tecnológica, tendo que se adaptar as mudanças ocorridas nas organizações e no desenvolvimento das atividades contábeis. No entanto, é preciso que o profissional contábil tenha em mente que o processo de transformação promovido pelas inovações tecnológicas em sua atuação profissional é um processo dinâmico e contínuo; pois este assume a responsabilidade pelo gerenciamento das informações que auxilia no desenvolvimento das atividades empresarias, devendo ter consciência da sua necessidade de atualização contínua a fim de acompanhar a evolução dos procedimentos, que envolvam o fluxo das atividades da Contabilidade. 38Fonte: Naiana Vasconcelos Silva Cruz; Renata Peixoto; Suzana Chaves; Joana D´Arc Silva Galvão; Edilson Paulo; Mariano YoshitakeJoão Agnaldo do Nascimento.

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