Apostilas - No__es T_cnicas de Arquivo (Arquivologia)

5/22/2018 Apostilas - No__es T_cnicas de Arquivo (Arquivologia)

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MDULO ICONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

AULA 1

Conceitos fundamentais de arquivologia

O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes.Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trsconceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento.

Informao: Pode ser definida como idia ou conhecimento.

Suporte: Meio no qual a informao registrada.

Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel

hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico. No passado, tivemos opergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avano de novastecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentoscapazes de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados,podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.

Documento: Qualquer informao registrada em um suporte.

No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a umdocumento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi setornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas quepermitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata

localizao quando necessria. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos.


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AULA 2

Conceituao Moderna

Quanto conceituao moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu:Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por umgoverno, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados econservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo a acumulaoordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio oupessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seusobjetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro.

Helosa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo a reunio de documentosconservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente, destacando

que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado emantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores e que para realizaro trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivoque lhe ser entregue .

Desse conceito importante destacar:

1 Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podemtambm ser recebidos pela mesma;2 Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte eserem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual...) , ao contrrio da idiabsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em

suporte papel;3 Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacarque os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade,que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pelainstituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pelaorganizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter umaidia clara das atividades realizadas por aquele rgo.

O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado;

rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar econservar a documentao; ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa efrancesa.


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AULA 3

Importncia do arquivo

A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo dovolume de documentos que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades anecessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao dedocumentos, quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo detcnicas arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente dainformao desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio.


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AULA 4

Finalidade do arquivo

Podemos destacar como finalidades do arquivo:

1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para issotcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas deacondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demaisaspectos que possam danificar os mesmos;3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelosdiversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelasinformaes ali depositadas;

Alm destas funes principais podemos destacar outras, de relativa importncia,

como a expedio da correspondncia, criao dos modelos para documentos ecriao das normas de gesto documental da instituio.

Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintesrequisitos:a. contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente;b. estar instalado em local apropriado;c. dispor de instalaes e materiais adequados;d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoriaarquivstica moderna;e. contar com normas de funcionamento;f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em

Arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir aadministrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base doconhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornardisponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.


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AULA 5

Distino entre arquivo, museu e biblioteca

Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardardocumentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentaisde que cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio:

Arquivo- o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio oupessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo deseus objetivos.

Biblioteca- o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzidopela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa econsulta. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos soadquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos

documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio .

Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade deconservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetosde valor cultural.

Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidadedas bibliotecas e dos museus essencial-mente cultural , embora o arquivotambm possa adquirir, como o tempo, carter cultural, a partir do carter histricoque alguns de seus documentos podem adquirir.

Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via

ou em limitado nmero de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas soproduzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades .


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AULA 6

Tipos de documentos

Quanto ao gnero

Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que ainformao foi registrada no mesmo.

Podemos destacar:

- Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em forma escrita outextual.Ex.: contratos, atas, relatrios, certides.

- Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de

imagem esttica.Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentosfotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras .

- Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de some/ou imagem em movimento.Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-seos documentos sonoros (cuja informao est em forma de som) e os filmogrficos(cuja informao est representada por um filme).

- Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computadorpara que sejam lidos.

Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.

- Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida,uma rea maior.Ex.: mapas e plantas .

- Documentos microgrficos: documentos em microformas.Ex.: microfilmes e microfichas.

importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tiposacima no exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Algunsdocumentos possuem caractersticas que lhe permitem figurar em dois ou mais

tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, aomesmo tempo em que um documento digital, tambm um documentofotogrfico e, ainda, um documento iconogrfico.


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AULA 7

Classificao dos arquivos

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem serclassificados segundo: as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) ; extenso de sua atuao (setorial e central).


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AULA 8

Classificao segundo as entidades mantenedoras

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridosda seguinte forma:

Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, sejana esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeiturade So Paulo e arquivo do Senado Federal.

Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular.Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.


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AULA 9

Classificao segundo a natureza dos Documentos

Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guardadocumentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou desuportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos emmicrofilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no quese refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento,controle, conservao etc .

Arquivo especializado aquele que guarda documentos de determinado assuntoespecfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, porexemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos deengenharia .


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AULA 10

Classificao segundo os Estgios de Sua Evoluo

A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dosdocumentos para classificar os estgios ou fases por que passam os documentosdentro da instituio. Este com certeza o assunto mais presente em provas deconcursos pblicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige docandidato o entendimento de como esta teoria aplicada na prtica.

Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades dosarquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim descritas:

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em cursoou consultados freqentemente, conserva dos nos escritrios ou nas repartiesque os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso .

Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitambastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setorespara atingirem a finalidade para a qual foram criados .

2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos quedeixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberame os produziram podem ainda solicit-los , para tratar de assuntos idnticos ouretomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de seremconservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nessesarquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio,sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase .

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos queperderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo deseu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer opassado e sua evoluo . Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali osdocumentos so arquivados de forma definitiva.

Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fasepara outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar etratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada, ou seja,as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.), adotadas na fasecorrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da faseintermediria, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase

permanente .

Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio compreenderalguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao, prazo de guarda edestinao final dos documentos.


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AULA 11

Valorao dos Documentos

Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuirvalor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentar em uma dasseguintes formas: administrativo ou histrico.

Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de primrio,refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivoadministrativo) e por isso est presente em todo documento quando de suacriao. um valor temporrio, ou seja, todo documento, em determinadomomento de sua existncia, perder seu valor administrativo, quando atingir todasas finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento dainstituio. Este valor tambm chamado, por alguns autores, de valor funcional,

em virtude de suas caractersticas.

Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quaisforam originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa einformao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, apsperder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma veztendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder.

Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado, emuma instituio que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ouintermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser

eliminado, desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histrico definitivo, podemos concluir que o documento histrico, tambm chamado dedocumento permanente ou documento de 3 idade, jamais ser eliminado oudestrudo.


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AULA 12

Prazo de Guarda dos Documentos

Prazo de guarda o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivoscorrentes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor dodocumento, de acordo com os seguintes fatores:

freqncia de uso das informaes contidas nos documentos; existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos(prazos prescricionais); existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentosrecapitulativos); necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticasadministrativas (prazos precaucionais).

O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente serchamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, operodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda nafase intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao defase ser, portanto, a soma das duas fases em questo.


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AULA 13

Destinao final dos Documentos

Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado suadestinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seuvalor administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ouguarda permanente .

-Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; ou-Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico.

natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informaes, se pergunte:

- Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente?- Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria?

- Como saber se o documento tem ou no valor histrico?


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AULA 14

Tabela de Temporalidade

o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determinao prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo emque o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final(eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidadeser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliaode Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser aprovada porautoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio.

Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto dedocumentos existentes na mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela deTemporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada

documento ter seu prprio prazo para as fases correntes e intermediria, bemcomo a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente).Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nasfases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordocom o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela.

Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dadoshipotticos:

Cd. Assunto do Documento Corrente Interm. Destinao Final

031.1 Requisio de Material 2 anos - Eliminao

023.2 Termo de Posse 5 anos 95 anos Eliminao045.4 Normas e Regulamentos 5 anos 10 anos Permanente

010.1 Regimento Interno Enquanto vigorar - Permanente

Os prazos acima variaro de acordo com o documento, podendo haver documentoscom maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria, bemcomo documentos destinados eliminao e guarda permanente. Em geral,documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma comoesta funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e seropreservados na fase permanente.


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AULA 15

Situaes pelas quais o Documento pode passar:

A partir dos dados da aula anterior, podemos verificar as quatro situaes em que odocumento poder passar ao ser inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclovital dos documentos, que seriam as seguintes:

- 1 situao (exemplo do documento classificado no cdigo 031.1)

Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer durantedeterminado perodo (no exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente daRequisio de material de 2 anos) e ser eliminado sem passar pelas fasesseguintes. Assim, podemos afirmar que determinados documentos podem sereliminados na fase corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o defina.Conclui-se ainda que o arquivamento nas trs fases no condio obrigatria paratodos os documentos. Na verdade, a nica fase em todo documento,obrigatoriamente, deve passar, a fase corrente, pois nela que ele ser criado.


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AULA 16



Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde cumprir seu prazo deguarda na fase corrente (no exemplo este prazo de 5 anos) e, posteriormente,ser transferido para a fase intermediria, onde cumprir o prazo de guarda na fase

intermediria (que no exemplo ser de 95 anos). A passagem do documento dafase corrente para a fase intermediria chamada de Transferncia. No exemplo,passados os 95 anos na fase intermediria, o documento poder ser eliminado semchegar fase permanente. Verificamos, assim, que o documento poder sereliminado tanto na fase corrente quanto na fase intermediria. O prazo da faseintermediria variar de documento para documento, de acordo com o definido naTabela de Temporalidade.


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AULA 17



Neste caso, o documento criado na fase corrente, onde permanecer por algumtempo (no exemplo o prazo de guarda na fase corrente de 5 anos), sendotransferido para a fase intermediria onde cumprir novo prazo (no exemplo oprazo de guarda na fase intermediria de 10 anos), antes de ser recolhido para afase permanente, o que demonstra que, para a instituio em questo, taldocumento tem valor histrico e jamais ser eliminado. Observa-se que apassagem do documento para a fase permanente chamada de recolhimento e,por conseguinte, apenas os documentos histricos so recolhidos.


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AULA 18



Neste caso, o documento ser criado na fase corrente, onde permanecer pordeterminado perodo (no exemplo, enquanto vigorar), e depois ser recolhido ao

arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria. Observa-se quedeterminados documentos podem ser recolhidos (passarem para o arquivopermanente) sem serem transferidos (passarem pelo arquivo intermedirio).

A figura a seguir demonstra o funcionamento do ciclo vital dos documentos, e seusdetalhes tm sido constantemente inseridos em questes de concursos pblicos,destacadamente as elaboradas pelo Cespe-UnB, razo pela qual recomenda-seespecial ateno neste assunto.

Destaque para as seguintes informaes:

1) Todo documento ser criado na fase corrente ;2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nosprprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambmchamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores;3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordocom a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados, transferidos (paraa fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente) ;4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, deacordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados ourecolhidos (para a fase permanente) ;5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamaissero eliminados;6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (correnteou intermediria) e nunca na terceira (permanente) ;


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AULA 19

Tipos de arquivos correntes

Os arquivos setoriaisso aqueles localizados nos prprios setores que produzemou recebem os documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ouseja, so, essencialmente, arquivos correntes.

Os arquivos gerais ou centraisso os que se destinam a receber os documentoscorrentes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de umainstituio, funcionando como extenso daqueles.


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AULA 20

Seleo de Documentos

realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicospreviamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ounos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos deacordo com a sua destinao:

eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizaodepender de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs detrituradoras.

transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio,acompanhados de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guardae a destinao final;

recolhimento:envio dos documentos para o arquivo permanente. Nesta fase, oarquivo deve elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas suaguarda permanente e seu acesso pblico.


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AULA 21

Mtodos de arquivamento

Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e aoarmazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura.

Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto eindireto.

Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente nolocal onde se acha guardado.

Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, necessita-seantes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.


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AULA 22

Mtodos de arquivamento

Podemos identificar como os mtodos mais comumente utilizados para se organizararquivos ou fichrios os seguintes mtodos :

a) mtodo alfabtico simples (organiza a partir de nomes);b) mtodo numrico, que se divide em: numrico simples (organiza por um nmerorelativo ao documento), cronolgico (organiza por data) ou dgito-termimal ;c) mtodo geogrfico (pelo local de produo);d) ordem ideogrfica (pelo assunto do documento).


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AULA 23

Mtodo Alfabtico

o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de formaalfabtica.

Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais,alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume dedocumentos for grande.

No entanto, organizar um arquivo em ordem alfabtica pode no ser to simplesquanto parece. Quando as palavras chaves forem termos comuns, no h qualquermistrio, devendo-se simplesmente aplicar a ordenao alfabtica simples dostermos apresentados, ocorre que, quando as palavras chaves apresentadasestiverem representadas por nomes de pessoas, instituies ou eventos, h uma

srie de regras a serem consideradas, que, eventualmente, so objetos dequestes aplicadas pelo Cespe-UnB, como veremos adiante.


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AULA 24

Regras de Alfabetao

O arquivamento de nomes obedece a algumas, chamadas regras de alfabetao, eque so as seguintes:

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois oprenome.

Exemplo:Frank MenezesEdson Pereira dos SantosMarcos Roberto Arajo da Silva

Arquivam-se:

Menezes, FrankSantos, Edson Pereira dosSilva, Marcos Roberto Arajo da

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica doprenome.

Exemplo:Carmem MirandaFbio MirandaLuciano MirandaVeneza Miranda

Arquivam-se:Miranda, CarmemMiranda, FbioMiranda, LucianoMiranda, Veneza


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AULA 25

Regras de Alfabetao

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfenno se separam, quando transpostos para o incio.

Exemplo:Joaquim da Boa MorteCamilo Castelo BrancoHeitor Villa-Lobos

Arquivam-se:Boa Morte, Joaquim daCastelo Branco, CamiloVilla-Lobos, Heitor


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AULA 26

Regras de Alfabetao

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regrados sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quandotranspostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.

Exemplo:Ricardo Santa RitaJoo do Santo CristoJos Carlos So Paulo

Arquivam-se:Santa Rita, RicardoSanto Cristo, Joo do

So Paulo, Jos Carlos


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AULA 27

Regras de Alfabetao

4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao desobrenomes iguais.

Exemplo:E. SilvaEstevo SilvaEveraldo Silva

Arquivam-se:Silva, E.Silva, EstevoSilva, Everaldo


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AULA 28

Regras de Alfabetao

5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no soconsiderados.

Exemplo:Pedro de AlmeidaRicardo dAndradeLcia de CmaraArnaldo do Couto

Arquivam-se:Almeida, Pedro deAndrade, Ricardo d

Cmara, Lcia daCouto, Arnaldo do

Ou ainda,Jos Ferreira SilvaJos dos Santos Silva

Arquivam-se:Silva, Jos FerreiraSilva, Jos dos Santos

Observe que a partcula dos no foi considerada no momento em que os nomes

foram organizados.


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AULA 29

Regras de Alfabetao

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parteintegrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenaoalfabtica. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelosobrenome que os antecedem.

Exemplo:Edison Miranda JniorOsrio Miranda NetoMrcio Cerqueira Sobrinho

Arquivam-se:Cerqueira Sobrinho, Mrcio

Miranda Jnior, EdisonMiranda Neto, Osrio


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AULA 30

Regras de Alfabetao

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nomecompleto, entre parnteses.

Exemplo:Ministro Jorge CardosoProfessor Carlos FernandesCoronel Emrson PontesDoutor Raimundo Torres

Arquivam-se:Cardoso, Jorge (Ministro)Fernandes, Carlos (Professor)

Pontes, Emrson (Coronel)Torres, Raimundo (Doutor)


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AULA 31

Regras de Alfabetao

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casosde nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n.os 10 e 11).

Exemplo:George Walker BushCharles ChaplinAdolf Hitler

Arquivam-se:Bush, George WalkerChaplin, CharlesHitler, Adolf


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AULA 32

Regras de Alfabetao

9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de lngua espanhola) so registradospelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome defamlia do pai.

Exemplo:Enrico Gutierrez SalazarMaria Pereira de la FuentePablo Puentes Hernandez

Arquivam-se:Gutierrez Salazar, EnricoPereira de la Fuente, Maria

Puentes Hernandez, Pablo


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AULA 33

Regras de Alfabetao

10. Os nomes orientais - japoneses chineses e rabes - so registrados como seapresentam.

Exemplo:Li Yutang -> (chins)Osama Bin Laden -> (rabe)Sasazaki Yonoyama -> (japons)

Arquivam-se:Li YutangOsama Bin LadenSasazaki Yonoyama


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AULA 34

Regras de Alfabetao

11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devemser transcritos como se apresentam no se considerando, porm, para fins deordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar aordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.

Exemplo:EmbratelAntonio Silva & Cia.Fundao BradescoA TentaoThe Washington PostCompanhia Petrolfera Nacional

Associao dos JornalistasAssociao Educacional do DFEl Pas

Arquivam-se:Antonio Silva & Cia.Associao Educacional do DFAssociao dos JornalistasCompanhia Petrolfera NacionalEmbratelFundao BradescoPas (El)

Tentao (A)Washington Post (The)


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AULA 35

Regras de Alfabetao

12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhadosos nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim,entre parnteses.

Exemplo:II Encontro Nacional de ArquivistasQuinto Congresso de Biblioteconomia3. Curso de Cincias Contbeis

Arquivam-se:Congresso de Biblioteconomia (Quinto)Curso de Cincias Contbeis (3.)

Encontro Nacional de Arquivistas (II)


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AULA 36

Mtodo Numrico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seuNMERO, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples.

Mtodo Numrico-cronolgico

Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data,que, em geral, a data de produo do documento ou o perodo a que este serefere. o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis(balanos, balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas jforam agrupadas por credor/devedor.


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AULA 37

Mtodo Geogrfico

Neste mtodo, os documentos sero de acordo com o local ou setor em que foramproduzidos (procedncia). o caso, por exemplo, de uma instituio que possuadiversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio, organize os documentosseparando-os por filial. Neste caso, estar sendo utilizado o mtodo geogrfico.


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AULA 38

Mtodo Ideogrfico (Por Assunto)

O mtodo ideogrfico aquele que separa os documentos por assunto.

No existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificao por assunto,como ocorre em relao Biblioteconomia - Classificao Decimal de Dewey (CDD)e Classificao Decimal Universal (CDU).

Assim, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seuprprio plano de classificao, onde os assuntos devem ser grupados sob ttulosprincipais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dosconceitos gerais para os particulares.

A elaborao do plano de classificao exigir um estudo completo da organizao

(suas finalidades, funcionamento etc.), alm de um levantamento minucioso dadocumentao arquivada por esta.

Tomemos como exemplo alguns cdigos de classificao com respectivos assuntosconstantes no plano de classificao desenvolvido pelo CONARQ e sugerido sinstituies pblicas do poder Executivo Federal:

012.3 Campanhas institucionais022.11 Cursos promovidos pela instituio024.111 Salrio-famlia025 Apurao de Responsabilidade034.1 Controle de estoque

042 Manuteno de Veculos

Este Plano de Classificao servir de base para a Tabela de Temporalidade, queindicar os prazos de guarda e a destinao final de cada documento. Desta forma,a ordenao ideogrfica, quando combinada com a cronolgica, facilitar a etapa deeliminao, transferncia ou recolhimento dos documentos, uma vez que estesestaro organizados por assunto, e cada assunto estar com sua temporalidadedefinida na Tabela em questo.

Na prtica, os documentos sero classificados de acordo com o assunto, devendoser anotado nos mesmos seus cdigos de classificao (a lpis), que servir paraidentificar o prazo de guarda e a destinao final de cada um.


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AULA 39

Como determinar o mtodo a ser aplicado

Apesar de existirem vrias formas de se organizar documentos, no possvelidentificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecera documentao a ser tratada. Em suma, o melhor mtodo de arquivamentodepender exclusivamente das caractersticas dos documentos em questo.Determinados tipos de documentos, se organizados com mtodos inadequados,dificilmente sero localizados no futuro.

O mtodo de arquivamento determinado, portanto, pela natureza dosdocumentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituioadotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos.

Tome como exemplo o arquivamento de Notas Fiscais por uma grande rede de

supermercados. Se o arquivista tomasse por base apenas o documento, indicariatalvez o mtodo numrico simples como soluo para o bom acondicionamentodestes documentos. Ocorre que, ao se levar em considerao a estrutura daentidade, poder-se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu odocumento (mtodo geogrfico); dentro de cada unidade, estas notas poderiam serseparadas por tipo de produto (mtodo ideogrfico) e ainda, dentro de cadaproduto, por fornecedor (mtodo alfabtico simples) e pela data de expedio dareferida nota (mtodo numrico cronolgico).

Observe que a instituio pode adotar quantos mtodos forem necessrios parabem ordenar seus documentos, podendo inclusive combinar os mtodos entre si,procurando melhor organizar sua documentao. A utilizao da guia-fora, quando

da busca do documento, facilitar ainda o controle de sada dos documentos que,porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se um formulrioonde o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de sada domesmo, colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar asada do mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia serinutilizada ou destinada a servir de base para um levantamento estatstico dasatividades do Arquivo.


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MDULO IIO GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS

AULA 1Gesto de documentos

A Lei 8.159/91, em seu pargrafo 3o define gesto de documentos como oconjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades deproduo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fasecorrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guardapermanente.

Assim, podemos entender que qualquer atividade que vise controlar o fluxo dedocumentos existente na instituio, de forma a assegurar a eficincia dasatividades administrativas, estar inserida na gesto de documentos.

A gesto de documentos atingida atravs do planejamento, organizao, controle,coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com oobjetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

A gesto de documentos tem os seguintes objetivos: assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno edestinao de documentos; garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e ondeseja necessria ao governo e aos cidados; assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valoradministrativo fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica;

assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado dedados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; contribuir para o acesso e preservao dos documentos que mereamguarda permanente por seus valores histrico e cientfico.


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AULA 2

Fases da Gesto de Documentos

As trs fases bsicas da gesto de documentos so: produo, utilizao edestinao .

1 Fase (Produo)

Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas deum rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado,controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dosrecursos de reprografia e de automao. Recomenda-se, nesta fase, evitar areproduo desnecessria de documentos, pois o acmulo desordenado de papisimplicar em maior dificuldade do controle das informaes no arquivo .


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AULA 3


2 Fase (Utilizao)

Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de suafuno administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite.

Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e stcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentosde recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nestaetapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e aimplantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao.


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AULA 4


3 Fase (Avaliao e Destinao)

Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dosdocumentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados equais sero preservados permanentemente.


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AULA 5

Diagnsticos

a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo dainstituio, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo aadoo de medidas que visem aumentar a eficincia do mesmo.

O diagnstico proporciona informaes como:1. instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar, etc.);2. condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);3. condies de armazenamento;4. estado de conservao do documento;5. espao fsico ocupado;6. volume documental;7. controle de emprstimos (freqncia de consultas);

8. recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formaoprofissional);9. acesso informao;10. gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos,iconogrficos, microgrficos e informticos);11. arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamentoadotados);12. tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.).

De posse dos dados acima citados, o Arquivista est habilitado a analisarobjetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico parapropor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no

sistema a ser implantado.


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AULA 6

Gesto de Documentos Correntes

O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase correntepermite aproveitar ao mximo a informao disponvel e necessria tomada dedecises, bem como os recursos humanos e materiais existentes. Essas normasvisam aumentar a eficcia administrativa, facilitar a recuperao mais rpida dosdocumentos e/ou informaes neles contidas e racionalizar sua guarda econservao.

O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades derotina de uma instituio e, por conseqncia, os procedimentos realizados para asua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio, earquivamento tm por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas.Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto dos

documentos correntes. Nas administraes pblica e privada, as unidadesresponsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo ecomunicaes administrativas, servio de comunicaes etc.


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AULA 7

Gesto de Documentos Intermedirios

Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podemser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela deTemporalidade da instituio, mas uma parte relativamente importante destesdever ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ouadministrativas. Neste caso, no se justifica a sua guarda junto aos organismos queos produziram, pois estes documentos ocupariam um espao em locais onde ometro quadrado extremamente caro. Os depsitos de armazenagem temporriaconstituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico daguarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos erecuperao da informao.

Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os

arquivos intermedirios: atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes; coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos; procedem aplicao de tabelas de temporalidade atravs de seleo dedocumentos para eliminao ou recolhimento; coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo deterceira idade.

Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando forconhecido o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ourecolhimento.


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AULA 8

Gesto de Documentos Intermedirios

A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirioconserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou tom-los poremprstimo. O atendimento s consultas e emprstimos deve ser rpido e preciso.A consulta por parte de terceiros s permitida com a autorizao da unidadeadministrativa que transferiu os documentos.

Geralmente, os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora doscentros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fcil e rpido.

A construo e os equipamentos so simples mas devem permitir a conservaoadequada do acervo documental, contra elementos que possam danific-los, como

incndios, inundaes, poluio atmosfrica, excesso de umidade e de luz solar.

A gesto de documentos na administrao pblica regida pela Lei 8.159/91,descrita a seguir.

Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outrasprovidncias.

O PRESIDENTE DA REPBLICAFao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPTULO IDISPOSIES GERAIS

Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial adocumentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, aodesenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos dedocumentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carterpblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas,bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou anatureza dos documentos.

Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos eoperaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao earquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ourecolhimento para guarda permanente.Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seuinteresse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos dearquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e doEstado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e daimagem das pessoas.Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos naforma da Lei.

Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moraldecorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil eadministrativa.


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CAPTULO IIDOS ARQUIVOS PBLICOS

Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos erecebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal,estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funesadministrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidospor instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gestode servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implicao recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a suatransferncia instituio sucessora.Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes intermedirios epermanentes. 1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem

movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de usocorrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardama sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico,probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e decarter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivsticapblica, na sua especfica esfera de competncia.Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

CAPTULO III

DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidosou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como deinteresse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontesrelevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social nopodero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nemtransferidos para o exterior.Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercerpreferncia na aquisio.

Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como deinteresse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seuproprietrio ou possuidor.Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e socialpodero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticaspblicas.Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidosanteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interessepblico e social.


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CAPTULO IVDA ORGANIZAO E ADMINISTRAO

DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS

Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico competes instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 - So arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivosdo Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do PoderExecutivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das RelaesExteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do PoderLegislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo doPoder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do PoderLegislativo.

5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com suaestrutura poltico-jurdica.Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentosproduzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar efacultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar apoltica nacional de arquivos.Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional podercriar unidades regionais.Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e orecolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federalno exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aosdocumentos sob sua guarda.

Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e orecolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federalno exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios esecretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob suaguarda.Art. 21 - Legislao Estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios deorganizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestoe o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal, e nestaLei.

CAPTULO VDO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS

Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelosrgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade edo Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade daintimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmentesigilosos. 2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e doEstado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data desua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igualperodo.

3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem daspessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data desua produo.


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Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibioreservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa dedireito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretadade modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DISPOSIES FINAIS

Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma dalegislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valorpermanente ou considerado como de interesse pblico e social.Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ , rgo vinculadoao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgocentral de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral doArquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e

acadmicas, pblicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo seroestabelecidos em regulamento.Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.

Braslia, em 08 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.FERNANDO COLLOR

Jarbas Passarinho


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AULA 9

PROTOCOLO

Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dosdocumentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediatalocalizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao.A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade que osdocumentos tramitam bastante.

O protocolo realiza as seguintes atividades:- Recebimento- Registro e Autuao- Classificao- Expedio / Distribuio- Controle / Movimentao


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AULA 10

Recebimento:

Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados aoprotocolo para que este passe a controlar tal atividade. a etapa de recebimentodos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio por outras empresas.

Registro e Autuao

o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema decontrole (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero deacompanhamento (autuao ou protocolizao).


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AULA 11

Classificao

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de identificaros assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentesna Tabela de Temporalidade da instituio. Os documentos que, porventura, foremrecebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para queseja realizada a classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares(documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular)ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Taisdocumentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aosrespectivos destinatrios, sem a necessidade de serem classificados, pois tmacesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos.

Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser

abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes deserem encaminhados aos seus destinatrios.


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AULA 12

Expedio / Distribuio

a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-sedistribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.

Controle da tramitao / Movimentao

a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por quepassam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio,bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes.


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AULA 13

AVALIAO DE DOCUMENTOS

o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente eintermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio(eliminao ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a Tabela deTemporalidade, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.

A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo deavaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critriosde valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais.

Como justificativa para esta exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar autilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar,deve-se constituir equipes tcnicas integradas por profissionais que conheam a

estrutura e o funcionamento da instituio : arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos; autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento dorgo a que esteja subordinado o setor responsvel pela guarda dos documentos; profissionais da rea jurdica; profissional da rea financeira; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata osdocumentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo,mdico, estatstico etc).


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AULA 14

AVALIAO DE DOCUMENTOS

Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-sena fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (deeliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar atransferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sidoanteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao eseleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vistatcnico e gerencial.

Vantagens da avaliao para a instituio:

- possibilita a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio, trazendo para a instituio ganho considervel de espao fsico ;

- diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que no havernecessidade de se conservar tantos documentos inteis;

- facilita a recuperao das informaes contidas no arquivo, uma vez que o volumede documentos guardados ser menor, facilitando a busca.


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MDULO IIIDOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS

AULA 1

Documentos sigilosos e ostensivos

Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.

A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgaono prejudica a administrao.

Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser deconhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguardapara sua custdia e divulgao.


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AULA 2

Graus de sigilo

Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que podecircular, so quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, emordem do maior para o menor grau de sigilo:- ultra-secreto;- secreto;- confidencial; e- reservado.


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AULA 3

Graus de sigilo

A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeiram excepcionalgrau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento depessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da polticagovernamental de alto nvel e segredos de Estado.

Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujoteor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estaremintimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a delestomar conhecimento, funcionalmente.

So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos,programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original,necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares;planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento emtcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectosfsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros emeios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantesque no tenham recebido classificao inferior.

A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram altograu de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser

prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos.

So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal,material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes,como por exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades, bemcomo suas respectivas fontes; radiofreqncia de importncia especial ou aquelasque devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos queindiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional.

Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, emgeral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas eprojetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e

negativos que indiquem instalaes importantes.


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AULA 4

MICROFILMAGEM

Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento emformato microgrfico (microfilme ou microficha).

Microfilme

A adoo da microfilmagem exigir da instituio equipamentos que permitam lertais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que,em alguns casos, permitem a gerao de uma cpia em papel do documentomicrofilmado.

A primeira e mais importante razo para justificar o uso do microfilme a economiade espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; portanto,o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer.

Essa reduo de espao garantida pelo valor legal do microfilme, que significaque o mesmo possui o mesmo valor do documento original em papel, e podersubstitu-lo nos casos em que no tiver valor histrico.

Para organizar o arquivo de microfilmes, h arquivos prprios como mostrado nafigura a seguir. dispensvel dizer que o arquivo ser acompanhado de um ndice.Por fora das gavetas so marcados os cdigos dos rolos que elas abrigam, tornandomuito fcil a consulta. Naturalmente dever haver junto do arquivo, um aparelhopara a leitura dos microfilmes.


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AULA 5

Arquivo de microfilmes

Poderamos enumerar os seguintes benefcios para o uso da microfilmagem:

- Validade Legal - a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem aomicrofilme o mesmo valor legal do documento original;

- Reduo sensvel de espao;

- Acesso fcil e rpido, conseqncia das pequenas dimenses das microformas, daeficincia de sua catalogao e indexao, comparativamente aos arquivosconvencionais em papel;

- Segurana, por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reproduescom rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume,permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurana), protegidode sinistros;

- Garantia da confidencialidade das informaes, visto que a olho nu impossvelvisualizar qualquer informao;

- Durabilidade - respeitando-se a determinadas normas da microfilmagem,acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservadosindefinidamente.


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AULA 6

Preservao, conservao e restaurao de documentos

Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com apreservao dos documentos da instituio.

A preservao evolver as atividades de conservao, armazenamento erestaurao dos documentos.

O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos documentos,procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foramcriados.

A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, alegibilidade do documento.


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AULA 7

Agentes exteriores que danificam os documentos

Fsicos:- Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo dedegradao dos materiais bibliogrficos, por isso, deve-se evitar a exposio dosdocumentos luz natural (luz solar) e ainda reproduo , pois tais fatores causamo envelhecimento do papel.- Temperatura Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradaodo papel, que encontra na casa aproximada dos 22 sua temperatura ideal.- Umidade - o excesso de umidade, bem como o clima muito seco tambmcontribui para a acelerao do processo de envelhecimento do documento.

Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) so extremamente comuns anossa realidade de pas de clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua

presente no ar atmosfrico, resultante da combinao dos fenmenos deevaporao e condensao dgua, que esto diretamente relacionados temperatura do ambiente.

Todo o papel possui uma caracterstica comum: o seu carter higroscpio, ou seja,toda a fibra de papel absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de umidadeexistente no local em que est sendo mantido. Essa oscilao de umidade faz comque as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao perderumidade. Esse movimento brusco de contrao e dilatao ocasiona rupturas naestrutura do papel, causando o seu enfraquecimento.

A taxa adequada para a manuteno de um acervo a seguinte: temperatura de

22 a 25C, umidade relativa de 55%. A medio da temperatura se faz com o usode termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendo-se utilizar tambm otermoigrmetro (juno dos dois equipamentos).


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AULA 8


Qumicos:

- Poluio atmosfrica - A poluio atmosfrica uma das principais causas dadegradao qumica, representada normalmente pela poeira e fumaa.

- Tintas A prpria tinta utilizada para se escrever nos documentos contribui parasua deteriorao.

- Gordura e oleosidade O prprio manuseio dos documentos acaba por danific-los, pois as mos deixam oleosidade nos mesmos. Alguns documentos, comofotografias e negativos so ainda mais sensveis que o papel comum, sendorecomendado a utilizao de luvas de algodo ao manuse-los.

- Objetos metlicos Deve-se evitar o uso de objetos metlicos, como grampos,clipes e colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, conseqentemente,acabaro por danificar os documentos. A opo, sempre que possvel, dever recairsobre objetos de plstico, que no causam tal problema .


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AULA 9


Biolgicos:- Insetos: Vrios so os insetos que atacam os documentos, causando adeteriorao dos mesmos. Dentre estes, podemos destacar as baratas, traas ebrocas.- Microorganismos Fungos.- Roedores Ratos.- Homem Danifica os documentos, por utiliz-lo constantemente e nem sempreobservar a melhor forma de conserv-lo.

A melhor estratgia preventiva para evitar a presena de insetos e roedores: manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos; evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo;

evitar que a cantina ou refeitrio fiquem em sala ao lado de guarda doacervo; retirar o lixo do dia aps o final do expediente, evitando o pernoite do lixo; substituir os vidros quebrados das janelas; arejar os armrios onde os livros estejam guardados, abrindo suas portaspor algumas horas.


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AULA 10

Cuidados gerais na conservao dos documentos:

Documentos em papel:

- As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem);- Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos;- Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos;- No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitara perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuemalta acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicado ;- No escrever nos documentos;- No dobrar as pginas;- No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;- No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;

- Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar oaspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ougaze, para maior proteo do documento;- Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas dealgodo;- Durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas,papis e cartes cidos;- Quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, queno agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuaiscorrees, se necessrio.


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AULA 11

Cuidados gerais na conservao dos documentos:

Fotografias:

- Devem receber proteo individual de boa qualidade;- Devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio deao;- No forar a separao de uma fotografia da outra;- Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio.

Diapositivos:

- Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietilenoou polipropileno);

- Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees freqentes.


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AULA 12

Microfilmes:

- Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo ecolocados em latas vedadas umidade;- Devem ser feitas duplicatas;- A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecidocom Kodak Film Cleaner.

Disquetes e CD-ROM:

- Usar os disquetes de boa qualidade;- Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador;- Usar programas antivrus;- Proteger o CD contra arranhes e poeira.


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AULA 13

Caixas de arquivo:

- Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem atranspirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmasdevero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos eutilizando, quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentrodelas ;

- Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressaseletronicamente ou, na impossibilidade desta impresso, utilizando canetashidrogrficas ou esferogrficas .

Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamentepara revis-lo e manter a limpeza, pois limpeza um dos fatores prioritrios de

preservao e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento.


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AULA 14

Limpeza do assoalho

- Para se evitar a umidade, recomendvel que no haja a entrada de gua noarquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, panos midos e aspiradores,evitando-se inclusive a limpeza do piso com gua ;

- A remoo da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim deevitar o seu deslocamento para a superfcie das estantes e para os documentos.Idealmente deve ser realizada com o auxlio de aspirador de p, pois assim evita-seque a poeira fique em suspenso. No se deve utilizar vassoura ou espanadorescomo na higienizao domstica, esse procedimento faz com que a poeira sedesloque de um local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de teraspirador de p, a vassoura revestida de pano levemente umedecido. necessrioque a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra rea do

acervo.

- Em todo esse processo fundamental que o pano de cho nunca esteja molhado.Para saber se est no ponto correto de utilizao, deve-se torcer o pano at nopingar nenhum excesso lquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve serlavado ou substitudo por outro. A utilizao do pano sujo causar apenas odeslocamento de sujidade de uma rea para outra.

Terminologia Arquivstica

ACERVO

Totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo.

ACESSOPossibilidade de consulta a documentos.Funo arquivstica destinada a tornar acessveis os documentos e a promover suautilizao mediante a preparao e a publicao de instrumentos de pesquisa, aorganizao de servio educativo, de referncia e divulgao.

ACONDICIONAMENTOAto ou efeito de embalar documentos de forma apropriada sua preservao emanuseio.

ACUMULAOReunio de documentos produzidos e recebidos no curso das atividades de umainstituio ou pessoa.

ADMINISTRAO DE ARQUIVOSDireo, superviso e coordenao das atividades de arquivo.

ADMINISTRAO DE DOCUMENTOSVer GESTO DE DOCUMENTOS

AMOSTRAGEMTcnica de seleo de documentos representativos de um conjunto.


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ANEXAOJuntada em carter definitivo, na qual prevalece, para referncia, o nmero doprocesso mais antigo.

ANEXODocumento juntado a outro ou a um processo por afinidade de contedo, em

carter definitivo.

APENSAOJuntada em carter temporrio, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a

matria tratada, conservando cadaprocesso a sua identidade e independncia.

APENSODocumento juntado a processo sem contudo passar a integr-lo.

ARMAZENAMENTOAto ou efeito de guardar documentos em reas utilizadas para este fim.Ver tambm ACONDICIONAMENTO

ARQUIVAMENTO1. Seqncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada asua tramitaoVer tambm ARRANJO e MTODO DE ARQUIVAMENTO

ARQUIVO1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados

por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, ao longo de suas atividades.2. Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o processamentotcnico, a conservao e utilizao de arquivos.

ARQUIVO ADMINISTRATIVO1. Arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio dasatividades-meio de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivotcnico.2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo administrativo

ARQUIVO CENTRALUnidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos

arquivos de uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao doarmazenamento. Tambm chamado arquivo geralVer tambm ARQUIVO SETORIAL

ARQUIVO CORRENTE1. Conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valor primrio objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete asua administrao.2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo corrente

ARQUIVO ESTADUALArquivo pblico mantido pela administrao pblica estadual

ARQUIVO GERALVer ARQUIVO CENTRAL


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ARQUIVO HISTRICOVer ARQUIVO PERMANENTE

ARQUIVO INTERMEDIRIO1. Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso poucofreqente que aguarda destinao.2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo intermedirio.3. Depsito especialmente construdo para armazenamento de arquivosintermedirios.

ARQUIVO MUNICIPALArquivo pblico mantido pela administrao pblica municipal.

ARQUIVO NACIONALArquivo pblico mantido pela administrao central ou federal de um pas.

ARQUIVO PARTICULARVer ARQUIVO PRIVADO.

ARQUIVO PERMANENTE1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seuvalor.2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo permanente tambmchamado de arquivo histrico.

ARQUIVO PRIVADOArquivo acumulado por pessoa fsica ou jurdica de direito privado.

ARQUIVO PBLICO1. Arquivo acumulado por instituio pblica no exerccio de suas funes,independente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas.2. Arquivo integrante da administrao pblica.

ARQUIVO REGIONALArquivo encarregado de arquivos de uma determinada regio.

ARQUIVO SETORIAL1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou servio de uma administrao2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo setorial, existindo umarquivo central, estar a ele tecnicamente subordinado.

ARQUIVO TCNICO1. Arquivo com predominncia de documentos decorrentes do exerccio dasatividades-fim de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivoadministrativo.2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo tcnico

ARRANJOSeqncia de operaes que, de acordo com um plano ou quadro previamenteestabelecido, visa organizao dos documentos de um arquivo ou coleo,utilizando-se diferentes mtodos.


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ATIVIDADE-FIMExpresso que designa as atividades desenvolvidas em decorrncia da finalidade deuma instituio.Ver tambm ARQUIVO TCNICO e ATIVIDADE-MEIO.

ATIVIDADE-MEIOExpresso que designa as atividades que do suporte consecuo das atividades-fim de uma instituio.Ver tambm ARQUIVO ADMINISTRATIVO.

AVALIAOProcesso de anlise e seleo de documentos de arquivo, que estabelece suadestinao de acordo com os valores que lhes so atribudos.Ver tambm COMISSO DE AVALIAO.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produoat sua eliminao ou guarda permanente.Ver tambm TEORIA DAS TRS IDADES

CLASSECada diviso que compe um sistema de classificao.

CLASSIFICAO1. Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com umPlano de Classificao ou Quadro de Arranjo.2. Ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar acategoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o cdigo para a

sua recuperao.3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou s informaes neles contidas, grausde restrio de acesso. Tambm chamada classificao de segurana.

CLASSIFICAO DECIMALVer MTODO DECIMAL.

CDIGOConjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros que mediante umaconveno, representam dados.Ver tambm NOTAO.

CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOSSistema de cdigo derivado de um Plano de Classificao.

COMISSO DE AVALIAOGrupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documentos de um arquivo.

CONSERVAOAto ou efeito de promover a preservao e a restaurao de documentos.

CONSULTABusca direta ou indireta de informaes.

DATA DE ACESSOPerodo a partir do qual, terminado o prazo de restrio de acesso, o documentoest liberado para consulta.


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DATAS-LIMITEElemento de identificao cronolgica, em que so mencionados o incio e trminodo perodo abrangido por um conjunto de documentos.

DESCARTEExcluso de documentos do acervo de um arquivo, aps avaliao, com a finalidadede encaminh-los a uma instituio ou pessoa.Ver tambm ELIMINAO

DESCRIOConjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e decontedo das unidades de arquivamento representam-nas nos instrumentos depesquisa.

DESTINAODeciso, a partir da avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para

guarda permanente ou eliminaoVer tambm: TABELA DE TEMPORALIDADE

DOCUMENTAO1. Conjunto de documentos2. Ato ou servio de coleta, organizao, processamento tcnico e disseminao deinformaes e documentos

DOCUMENTOUnidade de registro de informaes qualquer que seja o suporte utilizado.Ver tambm ITEM DOCUMENTAL.

DOCUMENTO OFICIALDocumento emanado do poder pblico ou de instituies de direito privado queproduz efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato.

DOCUMENTO PBLICO1. Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivo pblico.2. Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder pblico.3. Do ponto de vista da produo, documento emanado do poder pblico.

DOSSIUnidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si porassunto.

ELIMINAODestruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para aguarda permanente.

ESPCIE DOCUMENTALDiviso de gnero documental, que rene tipos documentais por suascaractersticas comuns de estruturao da informao, como ata, carta, decreto,fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio.

FICHRIO1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critrios pr-estabelecidos, utilizado para

fins de controle e recuperao de documentos e informaes.2. Mvel utilizado para guarda de fichas.


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FUNDOConjunto de documentos de uma mesma provenincia; termo que equivale aarquivo. Tambm referido como ncleo.

FUNDO ABERTOConjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em funo dogerador do arquivo continuar em atividade. Tambm referido como ncleo aberto.

FUNDO FECHADOFundo que, em funo do fato do gerador do arquivo no se encontrar mais ematividade, no receber acrscimos de documentos de data posterior a suaexistncia. Tambm referido como ncleo fechado.

GNERO DOCUMENTALReunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteresessenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informao, como

documentao audiovisual, documentao cartogrfica, documentao iconogrfica,documentao informtica, documentao microgrfica, documentao textual.

GESTO DE DOCUMENTOSAdministrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao dedocumentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas, visando a racionalizao eeficincia dos arquivos. Tambm referida como administrao de documentos.

GUIA DE RECOLHIMENTOVer RELAO DE RECOLHIMENTO.

GUIA DE TRANSFERNCIA

Ver RELAO DE TRANSFERNCIA

IDENTIFICAOProcesso de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobrearquivos com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual.

ITEM DOCUMENTALUnidade documental materialmente indivisvel. Tambm referido como pea.Ver tambm DOCUMENTO.

JUNTADAAto ou efeito de apensao ou anexao de um processo a outro. Termo tambm

aplicado juno de documentos a um processo.

LISTA DE ELIMINAORelao de documentos cuja eliminao foi autorizada.Ver tambm. TERMO DE ELIMINAO

LISTA DE RECOLHIMENTOVer RELAO DE RECOLHIMENTO

LISTA DE TRANSFERNCIAVer RELAO DE TRANSFERNCIA

MTODO DE ARQUIVAMENTOSeqncia de operaes que determina a disposio dos documentos de umarquivo ou coleo, uns em relao aos outros, e a identificao de cada unidade.


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MTODO DECIMALMtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio de distribuio dosdocumentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dezsubclasses e assim por diante.

NOTAOCdigo de identificao das unidades de arquivamento, constitudo de nmeros,letras e/ou sinais, que permite sua ordenao ou localizao.

NCLEOVer FUNDO

ORDENAOAto ou efeito de dispor documentos ou informaes segundo um determinadomtodo.

PEAVer ITEM DOCUMENTAL

PERODO DE RETENOPerodo de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devemser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivointermedirio, ou em um arquivo intermedirio, antes de serem recolhidos aoarquivo permanente.

PLANO DE CLASSIFICAOEsquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio eanlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em

classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos. Expressogeralmente adotada em arquivos correntes.Ver tambm CDIGO DE CLASSIFICAO

PRAZO DE ELIMINAOPrazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminao de documentos noconsiderados de valor permanente.

PRAZO DE GUARDAPrazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm referido como prazo de reteno.Ver tambm PERODO DE RETENO

PRAZO DE RETENOVer PRAZO DE GUARDA

PRESERVAOPreveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controleambiental e/ou tratamento.

PRINCPIO DA PROVENINCIAPrincpio bsico da Arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por umainstituio ou pessoa no devem ser misturados aos de outros geradores.

PRINCPIO DO RESPEITO AOS FUNDOSVer PRINCPIO DA PROVENINCIA


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PROJEOSalincia colocada, ou existente, na parte superior das fichas, guias ou pastassuspensas destinada ao registro de informaes, permitindo rpida visualizao.

PROTOCOLOServio encarregado do recebimento, registro, classificao , distribuio,tramitao e expedio de documentos.Ver tambm ARQUIVO CORRENTE

RECOLHIMENTO1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua

jurisdio arquivstica.2. Operao pela qual um conjunto de documentos passa da custdia do arquivointermedirio para o arquivo permanente.Ver tambm RELAO DE RECOLHIMENTO

RECUPERAO DA INFORMAOAto ou efeito de identificar ou localizar a informao desejada.

RELAO DE RECOLHIMENTOInstrumento de controle da entrada de documentos em arquivos permanentes.

RELAO DE TRANSFERNCIAInstrumento de controle da entrada de documentos em arquivos intermedirios.

SELEOEleio, durante a avaliao de um arquivo, dos documentos de valor permanente edos passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente

estabelecidos.

SISTEMA DE ARQUIVAMENTOConjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento compatveis entresi, tendo em vista a organizao e conservao de documentos ou arquivos, bemcomo acesso gil s informaes neles contidas.

SISTEMA DE ARQUIVOSConjunto de arqu

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Apostilas - No__es T_cnicas de Arquivo (Arquivologia)