App mobiler Wareneingang - pharmatechnik.de · Vom Warenwirtschaftssystem werden Lieferanten- und Artikeldaten, wie bspw. Lagerorte und Lagerhinweistexte zur App Mobiler Wareneingang

MOBILER WARENEINGANG

08.01.19

App- Mobiler Wareneingang

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Inhalt 1 Kurz erklärt ............................................................................. 2 2 Inbetriebnahme ....................................................................... 3

2.1 Das Gerät Xplore DT4100 ............................................................ 3

2.2 Installation der App Mobiler Wareneingangsscanner .................. 4

3 Start ........................................................................................ 4

3.1 Steuerungselemente der Oberfläche .............................................. 5 3.2 Menüführung - Kurzübersicht ....................................................... 7 3.3 Anwendungshilfe ........................................................................ 8

4 Einstellungen ........................................................................... 9

4.1 Host-Konfiguration .................................................................... 10 4.2 Verbindungstest ....................................................................... 11

5 Erfassung eines Wareneingangs ............................................ 12

5.1 Neuen Lieferschein anlegen ........................................................ 12 5.1.1 Lieferantenzuordnung mit den Lieferantendaten aus XT ................. 12 5.1.2 Lieferantenzuordnung mit den Lieferantendaten aus IXOS ............. 13

5.2 Artikel erfassen ........................................................................ 13 5.3 Artikelerfassung mit bestehenden Abhol-Nummern ....................... 19 5.4 Artikelsuche und Übersicht zuletzt erfasster Artikel ....................... 20 5.5 Packungsdaten ändern .............................................................. 21 5.6 Packungsdaten löschen.............................................................. 22 5.7 Artikel löschen .......................................................................... 23 5.8 Erfassung bei Gerätewechsel ...................................................... 24 5.9 Offenen Lieferschein auswählen .................................................. 25 5.10 Lieferscheinnummer ändern ....................................................... 26 5.11 Lieferschein abschließen ............................................................ 27 5.12 Lieferschein zurücksetzen .......................................................... 28 5.13 Lieferschein löschen .................................................................. 29



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1 Kurz erklärt Mit der App Mobiler Wareneingang erfassen Sie ohne Zwischenspeicherung und Synchronisierungsaufwand auf dem mobilen Gerät Lieferscheine und Artikel, d.h. die Daten werden in Echtzeit über WLAN in das Warenwirtschaftssystem übertragen. Vom Warenwirtschaftssystem werden Lieferanten- und Artikeldaten, wie bspw. Lagerorte und Lagerhinweistexte zur App Mobiler Wareneingang übertragen und stehen dort zur Auswahl. Sie können in der App Mobiler Wareneingang Lieferscheine und Artikel scannen sowie auch manuell erfassen. Bei fehlerhafter Eingabe erfolgen ein akustisches Warnsignal und entsprechende Hinweise. Wurde eine laufende Erfassung unterbrochen, können Sie bei aktiver Verbindung zum Warenwirtschaftsrechner die Erfassung Ihrer Artikel fortsetzen. Sollte ein Gerät ausfallen, können Sie die laufende Erfassung auf einem anderen Gerät fortsetzen. Die Anbindung der App Mobiler Wareneingang an Ihre Warenwirtschaft ist Bestandteil des neuen kostenpflichtigen Produktbundles Artikelscan.mobile. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihre Pharmatechnik-Hotline. Wurde die Lizenz freigeschaltet, kann eine WLAN-Verbindung vom Wareneingangsscanner zum Warenwirtschaftssystem aufgebaut werden. Wichtige Voraussetzung in Ihrer Apotheke ist u.a. eine stabile WLAN-Verbindung.



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2 Inbetriebnahme 2.1 Das Gerät Xplore DT4100 Der moderne mobile Wareneingangsscanner ist leicht und schlank und verfügt über ein hochauflösendes Farbdisplay. Er ist staub- und wasserfest und kann einhändig über einen innovativen Touchscreen bedient werden. Der mobile Wareneingangsscanner kommuniziert direkt über WLAN mit Ihrem Warenwirtschaftssystem. Der mobile Wareneingangsscanner wird über die Ein/Aus - Taste auf der linken Geräteseite eingeschaltet. Drücken Sie diese Taste ca. 3 Sekunden, um die Gerätesoftware zu starten (Bootvorgang).

Wird das Gerät in die Ladeschale gesteckt, startet das Gerät ebenfalls.

Bei längeren Wareneingangsvorgängen empfehlen wir, das Gerät während den Pausen in die Ladeschale zurück zu stellen. Über die rechte Zurück-Taste am Gerät wechseln Sie schrittweise in das jeweils übergeordnete Menü zurück, (analog - Symbol auf dem Touchscreen). Eine ausführliche Anleitung zur Bedienung des Gerätes erhalten Sie bei Auslieferung.



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2.2 Installation der App Mobiler Wareneingangsscanner Die Installation auf dem Gerät wird vor Auslieferung in Ihrer Pharmatechnik Geschäftsstelle vorgenommen. Die WLAN-Einstellungen zur Kommunikation mit Ihrem Warenwirtschaftsrechner führen Sie in Ihrer Apotheke durch, wie im Kapitel Einstellungen beschrieben. 3 Start Die App Mobiler Wareneingang startet mit dieser Ansicht.



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3.1 Steuerungselemente der Oberfläche

Menüauswahl

Editier-Stift zur Bearbeitung

zurück zum übergeordneten Menü

Scan-Funktion/Enter Funktion

Löschen

Speichern



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Icons in den Artikeldaten der App Icon Text bei XT ABDA-Kennzeichen

Feuchteempfindlich feuchteempfindlich

Kühlkette beachten Kühlkette

Nicht unter X Grad Celsius lagern Lagertemperatur, minimal

Nicht über X Grad Celsius lagern Lagertemperatur, maximal

Lichtempfindlich

Lichtempfindlich vor Licht schützen vor Sonne schützen

Zerbrechlich Zerbrechlich

z.B. ‚Lagerempfehlung beachten

lagerempfindlich liegend lagern stehend lagern



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3.2 Menüführung - Kurzübersicht Nach dem Start des Wareneinganges werden alle in Bearbeitung befindlichen Lieferscheine aufgelistet. Sie befinden sich im Menü Lieferscheinübersicht/Neuanlage. Bei Auswahl eines Lieferscheines wechseln Sie in das Menü Bearbeitungsauswahl des Lieferscheins:

Lieferscheinübersicht Bearbeitungsauswahl des Lieferscheins

Über den Button Erfasste Artikel gelangen Sie zum Menü Artikelübersicht. Hier sind alle bereits erfassten Artikel des Lieferscheins aufgeführt. Bei Auswahl eines Artikels wechseln Sie in das Menü Packungsübersicht. Hier sind die erfassten Packungen nach Verfalldatum sortiert aufgelistet. Bei Klick auf den entsprechenden Eintrag gelangen Sie in die Artikeldetails.

Artikelübersicht erfasste Artikel Packungsübersicht



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3.3 Anwendungshilfe

Die Android-Tastatur ist aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht dauerhaft eingeblendet. Zur Eingabe App-spezifischer Zahlen (bspw. Verfallsdatum) wird eine kontextbezogene Tastatur über den gesamten Bildschirm eingeblendet, um eine komfortable Bedienbarkeit zu gewährleisten.

Über die Menüauswahl können Sie direkt zur Startseite oder in die Einstellungen wechseln. In Abhängigkeit davon, in welchem Menü Sie sich gerade befinden, wird Ihnen die Neuanlage eines Lieferscheins, oder die Suche nach zuletzt erfassten Artikeln angeboten.

Über den Editier-Stift ist die Änderung der Lieferscheinbezeichnung sowie der PZN möglich.

Mit dem Zurück-Button springen Sie in das jeweils übergeordnete Menü zurück.



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4 Einstellungen Um die Verbindung zum Warenwirtschaftsrechner herzustellen, müssen die Netzwerkdaten Ihres WLAN-Netzes (SSID und WLAN-Key) sowie die IP-Adresse des Warenwirtschafts-Servers bekannt sein. Im Menü Einstellungen nehmen Sie die Host-Konfiguration sowie den WLAN-Verbindungstest vor.



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4.1 Host-Konfiguration Die WLAN-Verbindung richten Sie über die WLAN-Einstellungen Ihres Android-Gerätes ein. Auch die Aktivierung bzw. Deaktivierung der WLAN-Verbindung nehmen Sie in gewohnter Weise analog der Smartphone-Bedienung vor. Von der Host-Konfiguration der APP aus findet ein direkter Sprung in die WLAN-Einstellungen des Gerätes statt, wenn Sie auf den Editier-Stift tippen. Tippen Sie auf den Button Automatisch bestimmen, wird der Warenwirtschaftsrechner automatisch gesucht und bei erfolgreichem Ergebnis in das Eingabefeld eingetragen. Ist Ihnen die IP-Adresse oder der Hostname Ihres Warenwirtschaftsrechners bekannt, oder ist die Suche über Automatisch bestimmen erfolglos, geben Sie diese Daten in das Eingabefeld Host ein. Sind Sie -Anwender, geben Sie hier den Server-Namen oder die IP-Adresse des Servers ein. Abschließend speichern Sie die Konfiguration mit Tippen auf ab.



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4.2 Verbindungstest Mit einem Verbindungstest findet eine Ursachenanalyse bei einer gescheiterten Kommunikation zwischen Wareneingangs-App und dem Warenwirtschaftsrechner statt. Mögliche Gründe können u.a. vorliegen:

• Die WLAN Verbindung ist deaktiviert. • Das WLAN-Signal ist nicht ausreichend (die WLAN-Anzeige muss mind.

zwei Balken anzeigen!). • Das Gerät befindet sich in einem anderen WLAN-Netz. • Die hinterlegte IP-Adresse des Warenwirtschaftsrechners ist nicht korrekt. • Der Router arbeitet nicht fehlerfrei.

Die Fehlermeldungen werden auch als Fehlercode ausgegeben. Die Pharmatechnik-Hotline kann per Fernwartung auf Ihrem Gerät zeitnah und lösungsorientiert das Problem beheben. Die Fernwartung starten Sie über den App-Manager. Die Vorgehensweise lesen Sie in der Beschreibung des App-Managers. Wenn Sie die Fernwartung nicht nutzen, notieren Sie sich bitte den im Verbindungstest angezeigten Fehlercode, um ihn der Pharmatechnik-Hotline mitteilen zu können.



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5 Erfassung eines Wareneingangs 5.1 Neuen Lieferschein anlegen

Um einen neuen Lieferschein zu scannen, tippen Sie auf . Um einen neuen Lieferschein manuell anzulegen, tippen Sie direkt in das Eingabefeld Lieferschein. Sind Sie -Anwender, beachten Sie bitte (analog zur XT-Warenwirtschaft) die begrenzte Eingabe von 10 Zeichen. In dem nun blau hinterlegten Eingabefeld geben Sie mit Hilfe des eingeblendeten Tastaturfeldes die Lieferschein-Nummer ein. Abschließend tippen Sie auf den jetzt aktiven Button Anlegen.

5.1.1 Lieferantenzuordnung mit den Lieferantendaten aus XT

Dem angelegten Lieferschein ordnen Sie einen Lieferanten zu, indem Sie in der eingeblendeten alphabetischen Lieferantenliste, die vom Warenwirtschaftssystem übernommen wurde, den betreffenden Lieferanten markieren. Anschließend tippen Sie auf den Button Zuordnen. Um einen Lieferanten schneller in der Liste zu finden, geben Sie im Eingabefeld Lieferant die ersten Zeichen des Namens ein. Die Liste der zur Verfügung stehenden Lieferanten grenzt sich somit entsprechend ein. Markieren Sie den entsprechenden Eintrag und tippen auf Zuordnen.



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5.1.2 Lieferantenzuordnung mit den Lieferantendaten aus IXOS

In der Liste erscheinen Ihre bevorzugten Lieferanten, d.h. Ihre Direktlieferanten mit einer offenen Bestellung (und einem Warenkorb) und alle Großhändler der Apotheke. Wählen Sie den zutreffenden Lieferanten aus der Liste aus oder geben Sie einen Suchbegriff für den zutreffenden Lieferanten bzw. dessen erste Buchstaben ein und wählen Sie den fett dargestellten Treffer aus der vollständigen Liste aller Lieferanten aus. 5.2 Artikel erfassen Nach Neuanlage eines Lieferscheins in der APP Nach der Neuanlage eines Lieferscheines sowie nach der Zuordnung des Lieferanten befinden Sie sich direkt in der Artikelerfassung und können sofort mit dem Scan starten. Die Menge der Packungen können Sie vor oder nach dem Scan eingeben. Bei bestehenden, offenen Lieferscheinen Zur Artikelerfassung bei Auswahl eines offenen Lieferscheins starten Sie in der Bearbeitungsauswahl des Lieferscheins. Wählen Sie den entsprechenden Lieferschein aus und tippen im Bearbeitungsmenü des Lieferscheins auf die Option Artikel erfassen.



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Mit scannen Sie den ersten Artikel ab.

Scan eines Artikels Eingabe des Verfalldatums

Auf dem Bildschirm sehen Sie nun die Tastatur für die Eingabe des Verfalldatums. Im oberen Bereich tippen Sie auf den entsprechenden Monat, im unteren Bereich auf das Jahr. Mit übernehmen Sie Ihre Auswahl. Sollte das eingegebene Verfallsdatum in der Vergangenheit liegen, erfolgt ein akustisches Warnsignal, das Eingabefeld wird rot umrandet. Verlassen Sie das Menü, ohne ein Verfallsdatum einzugeben, oder haben Sie mit

das Verfallsdatum gelöscht, erscheint eine Hinweismeldung.



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Nach Eingabe des Verfalldatums wechselt der Bildschirm zur Ansicht der Artikeldaten.

In den Artikeldaten definieren Sie die Menge, indem Sie auf das Eingabefeld Menge tippen (voreingestellt ist immer die Menge 1). Im Eingabefeld Charge können -Anwender die Chargennummer definieren.

Für -Anwender ist das Feld Charge nicht sichtbar.



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Scannen Sie einen DataMatrix-Code, der nicht securPharm-konform ist, so erhalten Sie folgende Meldung:

Mit bestätigen Sie den Abschluss dieser Artikelerfassung und scannen weitere Artikel ein.

Um alle Artikelinformationen zu sehen, ist es manchmal notwendig, die untere Bildschirmhälfte nach oben zu wischen.



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Sie haben auch die Möglichkeit, die PZN über das Tastaturfeld manuell einzugeben, indem Sie auf das Eingabefeld PZN/EAN tippen. Nach Enter öffnet sich die Ansicht zur Eingabe des Verfalldatums. Die weitere Vorgehensweise ist identisch zur Artikelerfassung per Scan.

Nachdem Sie die Artikelerfassung abgeschlossen haben, springen Sie mit in die Übersicht zur Lieferscheinbearbeitung.



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Über die Option erfasste Artikel sehen Sie die Übersicht der bisher erfassten Artikel dieses Lieferscheins.



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5.3 Artikelerfassung mit bestehenden Abhol-Nummern Wird bei der Artikelerfassung erkannt, dass zu dieser PZN bereits Abholungen hinterlegt sind, werden diese Daten in den Artikeldetails angezeigt. Zunächst erhalten Sie einen Hinweis auf existierende Abholungen. Wischen Sie mit dem Finger von links nach rechts über den Bildschirm, sehen Sie die AbholNr, bei kundenbezogenen Abholungen den Namen des Kunden und dessen Telefonnummer. Darüber hinaus wird die (vom Kunden) bestellte Menge dargestellt.



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5.4 Artikelsuche und Übersicht zuletzt erfasster Artikel Von der Artikelerfassung sowie von der Bearbeitungsauswahl des Lieferscheins aus haben Sie die Möglichkeit, einen Artikel über die PZN/EAN zu suchen, oder die entsprechende Packung zu scannen. Hierzu tippen Sie auf die

Menü Auswahl . Die aktuelle Bildschirmseite schiebt sich zur Seite und öffnet

die Menüauswahl. Tippen Sie auf , um die Artikelsuche zu öffnen. Um explizit nach einem Artikel zu suchen, geben Sie im Eingabefeld Artikelsuche die PZN ein oder scannen die Artikelpackung ab.

Menü Auswahl Artikelsuche



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5.5 Packungsdaten ändern Im Menü Erfasste Artikel wählen Sie aus der Artikelübersicht die zu ändernde Packung aus. Hier in der Packungsübersicht des Artikels wird die Menge der erfassten Packungen mit evtl. unterschiedlichen Verfallsdaten aufgelistet. Markieren Sie die entsprechende Zeile des aufgelisteten Verfalldatums, indem Sie darauf tippen. Anschließend tippen Sie auf den Editier-Stift . Sie befinden sich nun in den Artikeldetails und können die Packungsdaten Menge, Verfall und die Charge (nur für XT-Anwender) ändern.

Packungsübersicht Artikeldetails



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5.6 Packungsdaten löschen Über das Menü Erfasste Artikel in der Artikelübersicht wählen Sie die zu löschende Packung(en) aus. Hier wird die Menge der erfassten Packungen mit evtl. unterschiedlichen Verfallsdaten aufgelistet. Markieren Sie die entsprechende Zeile des aufgelisteten Verfalldatums, indem Sie darauf tippen. Anschließend tippen Sie auf das Entfernen-Kreuz . Um diese Packung(en) zu löschen, beantworten Sie die Rückfrage mit Ja.



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5.7 Artikel löschen Einzelne Artikel löschen Sie, indem Sie in der betreffenden Artikelzeile in der Artikelübersicht mit dem Finger von rechts nach links über den Bildschirm wischen.

Der Button schiebt sich nun in die Zeile. Tippen Sie nun auf den roten Button Löschen. Der Artikel wird ohne Rückfrage aus der Liste entfernt.



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5.8 Erfassung bei Gerätewechsel Sollte ein Gerät aufgrund eines Defektes oder leerem Akku ausfallen, können Sie die Bearbeitung der noch nicht abgeschlossenen Lieferscheine auf einem weiteren Gerät fortsetzen, sofern Sie mehrere mobile Wareneingangsscanner im Einsatz haben. Bei Anwahl eines Lieferscheins aus der Lieferscheinübersicht erhalten Sie einen Hinweis, dass die Bearbeitung dieses Lieferscheins schon von einem anderen Gerät begonnen wurde. Um die Bearbeitung auf diesem Gerät fortzusetzen, beantworten Sie die Frage mit Ja.



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5.9 Offenen Lieferschein auswählen Lieferscheine, die in der App angelegt, und deren Artikelerfassung schon begonnen hat aber noch nicht abgeschlossen wurden, sind im Bereich in Bearbeitung gelistet. Tippen Sie auf den entsprechenden Lieferschein, um hierzu die Artikel zu erfassen, siehe Kapitel Artikel erfassen. Sie starten in diesem Fall vom Menü der Bearbeitungsauswahl des Lieferscheins. Um explizit nach einer Lieferscheinnummer oder einem Lieferanten zu suchen, geben Sie die Suchnummer bzw. den Suchbegriff im Eingabefeld Lieferschein ein. Es wird nur das Ergebnis der Suche aufgelistet.

Lieferscheinübersicht Lieferschein/Lieferantensuche



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5.10 Lieferscheinnummer ändern Lieferscheinnummern, die Sie in der App angelegt haben, können Sie durch

Tippen auf den Editier-Stift im Menü Bearbeitungsauswahl des Lieferscheins ändern.

Mit scannen Sie die neue Lieferscheinnummer ein. Möchten Sie die Lieferscheinnummer manuell eingeben, tippen Sie auf das Eingabefeld Lieferschein. Die Tastatur ist nun zur Erfassung eingeblendet.

Mit speichern Sie die Änderung.



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5.11 Lieferschein abschließen Mit dem Abschließen des Lieferscheins werden die Daten an die Warenwirtschaft übertragen. Eine weitere Bearbeitung dieses Lieferscheins ist auf diesem Gerät anschließend nicht mehr möglich. Vor dem Abschluss erhalten Sie noch eine Sicherheitsrückfrage:

Nach Bestätigung der Rückfrage mit Ja wird eine Information über den Abschluss mitgeteilt, die Sie mit OK bestätigen.



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5.12 Lieferschein zurücksetzen Bei Zurücksetzen des Lieferscheins gehen alle bereits erfassten Artikel zu diesem Lieferschein verloren. Der Lieferschein selbst jedoch bleibt erhalten. Diese Maßnahme ergreifen Sie beispielsweise, wenn Artikel versehentlich zu einem falschen Lieferschein erfasst wurden. Bevor alle Artikel gelöscht werden, erhalten Sie eine Sicherheitsrückfrage. Um wirklich alle erfassten Artikel dieses Lieferscheins zu löschen, tippen Sie auf das Feld Ja.

Anschließend erhalten Sie eine Information über den Abschluss des Vorgangs, die Sie mit OK bestätigen.



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5.13 Lieferschein löschen Lieferscheine, die Sie in der App angelegt haben, können Sie inklusive der bereits erfassten Artikel löschen. Bevor der Lieferschein gelöscht wird, erhalten Sie eine Sicherheitsrückfrage. Möchten Sie den Lieferschein löschen, tippen Sie auf das Feld Ja.

Anschließend erhalten Sie eine Information über den Abschluss des Vorgangs, die Sie mit OK bestätigen.

Nach Bestätigung mit OK befinden Sie sich in der Lieferscheinübersicht. Die in Bearbeitung und noch nicht abgeschlossenen Lieferscheine sind hier aufgelistet. Der gelöschte Lieferschein ist nicht mehr enthalten.


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