Approvisionnement et gestion des stocks

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Approvisionnement et gestion des stocks

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 2

Objectifs d’apprentissage Décrire les étapes nécessaires pour mettre en

œuvre un programme de contrôle et d’inventaire des stocks

Nommer les facteurs à considérer avant d’acheter des consommables

Développer un plan de contrôle du système de gestion des stocks et des inventaires

Discuter l’importance de la documentation concernant l’approvisionnement et la gestion de stock


Scénario On demande à votre laboratoire de se préparer en vue d’une épidémie de grippe potentielle.

Quels sont les différents facteurs à étudier en planifiant ce processus?

Quels problèmes seriez vous susceptibles de rencontrer lors de la planification et de la mise en oeuvre?


Le système de gestion de la qualité


Bénéfices d’un programme de gestion de stock

Fournitures et réactifs toujours disponibles

Moins de gaspillage

Budget respectéQualité maintenue


Équilibre entre disponibilité du stock et dates de péremption des produits.

La durée de vie des réactifs varie: Réactifs RIA : 3 à 8 semaines Kits API : 4 à 12 mois Antisérums : 1 à 4 ans Disques antibiotiques : 2 à 3 ans Milieu de culture prêt à l’emploi : 1 à 2 mois Milieu de culture déshydraté : 3 à 5 ans

Défis de la gestion de stock

En stock

Datepéremption


Points principaux


Système pour qualifier et sélectionner des vendeurs

Définir des critères de sélection pour les consommables ou réactifs à acheter

Chercher des informations auprès d’autres laboratoires

Évaluer avant l’approvisionnement et après la réception


Considérations

Déterminer modalités

de paiement

Négocier les prix

Revoir contrats

Comprendre les exigences du gouvernement

Assurer disponibilité et

livraison


Comment mettre en place un contrôle de gestion de stock

Contrôle de gestion de

stock

Assigner responsabilité

Analyse des besoins

Établir les besoins

minimumsDévelopper

formulaires et registres

Établir système pour recevoir et

stocker

Maintenir un système de gestion de stock dans toutes

les zones de stockage


Analyser les besoinsFaire une analyse des besoins en consommables et réactifs en:Listant toutes les analyses du laboratoire

Identifiant les consommables nécessaires pour chaque analyse

Utilisant l’information disponible pour estimer la consommation


Analyse des besoins : Information Requise

Espace de stockage,

conditions

Temps pour recevoir

commande

Niveau de priorité

Consommation/mois (quantification)

Unité de conditionnement

Descriptiond'un article


Qu’est ce que la quantification ?

La quantification est un processus pour calculer la quantité requise d’un article pour une période donnée.


Quantification : quand ?

Fait partie de la planification annuelle

Mise en œuvre d’un nouveau programme de santé

En préparation à une épidémie potentielle ou identifiée


Quantification : Comment ?

Méthode basée sur la consommation

Méthode basée sur la morbidité


Quantification: basée sur la consommation Basée sur la consommation réelle

Doit prendre en compte:Consommables réellement utilisés

Consommables gaspillés périmés ou abîmés

Consommables en rupture de stock plus de 15 jours sur l’année


Quantification: basée sur la morbidité

Basée sur le nombre réel d’épisodes Doit prendre en compte :

Taille population Incidence maladie Exactitude données de morbidité

Lignes de conduite standardisées de traitement


Maintenir les registres : Date de réception Numéro de lot Critères de refus ou d’acceptation des produits Date d’utilisation/sortis du stock

Il peut être utile de garder les registres sur le lieu de stockage.

Contrôle de la gestion de stock : documentation


Registre de stockInclut :

Nom et signature Date de réception Quantité Date de péremption Stock minimum Balance du stock

Autre information : Numéro étagère Destination


Inspecter les commandes au moment de la livraison

Vérifier les contenus Vérifier l’intégrité Enregistrer la date de réceptionpour chaque produit

Enregistrer la date de péremption Ranger les nouveaux articles derrière ceux en stock

Créer ou mettre à jour des registres


Stockagelocal Propre Organisé Fermé Bien ventilé Pas de soleil direct Étagères solides Articles à portée de main Précautions de sécurité disponible


Rayonnages

Suivre les précautions de

sécurité

1

2

3


Évite la “perte” d’un produit Économise du temps Systématise l’espacede stockage

Numéroter chambres froides,réfrigérateurs,et congélateurset étiqueter les rayons

Organisation des rayonnages


Utiliser des étiquettes avec des dates clairement visibles Date d’ouverture Date de péremption


Contrôle continu de la gestion de stock


Gestion informatisée Avantages:

État exact du stock, classification des produits Gestion des dates de péremption Statistiques planifier les ordres d’achat Gestion de la distribution Tâches de gestion de stock facilitées

Inconvénients: Ordinateur sur place nécessaire Requiert un personnel formé


Résumé Un laboratoire bien géré possèdera un

système d’approvisionnement et de gestion de stock.

Le système requière de planifier et contrôler: analyser les besoins, développer des formulaires et procédures, maintenir un inventaire. Le laboratoire devra maintenir un système de gestion de stock pour tous les réactifs et consommables utilisés au laboratoire


Messages clefsLa gestion de stock :

Augmente l’efficience et l’efficacité du laboratoire

Répondra aux besoins des patients et du personnel de soin

Assure la disponibilité des produits quand nécessaires


Questions?

Commentaires?

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