Questes bsicas para a organizao de arquivos empresariais
Introduo Poltica e ao tratamento dos arquivos Parte II Marcia
Pazin [email protected] 2008
Arquivos de Empresas?Arquivologia: mbito das cincias sociais
aplicadas;
Arquivos especializados: Arquivos cientficos; Arquivos
eclesisticos; Arquivos legislativos; Arquivos mdicos; Arquivos
municipais; Arquivos pessoais; Arquivos jurdicos
Etc...etc...etc
Arquivos de Empresas?
Os princpios da Arquivologia servem para todos os arquivos. A
teoria a mesma, porm o desenvolvimento das atividades tcnicas
derivadas da teoria arquivstica ocorrem de maneira diversa de
acordo com as especificidades dos arquivos institucionais. Onde
esto as especificidades? Na Tipologia Documental ( estudo das
relaes entre os documentos e o contexto de produo em que foram
criados como componente de conjuntos orgnicos);
Nas questes polticas e culturais; Nas questes de regulamentao ou
no regulamentao das atividades envolvidas;
O Cenrio
O arquivo como representante da cultura organizacional; O
arquivo como prova legal; O arquivo como requisito da
Qualidade;
O arquivo como ferramenta da Administrao;O arquivo como
repositrio da Memria Institucional; O arquivo como profisso.
O Arquivo como representante da cultura organizacional
Questo macro Pblico x Privado
O Lucro (imediatismo x longo prazo) Custo x Investimento
Ingerncia Poltica (especialmente no pblico, mas no apenas)
O arquivo como representante da cultura organizacionalComo a
organizao v a questo de seus documentos?
Arquivo = passivo administrativo Resistncia a mudanas:
necessidade de articulao para superar as resistncias naturais a
novas possibilidades; Arquivos = repositrio de conhecimento
Valorizao do investimento necessrio; Desejo de integrao do
trip:
Questo Cultural
pessoas x processos x tecnologia = usurios x documentos x
ferramentas de informtica (Base da Gesto do Conhecimento)
Questo Cultural
02 vertentess mais comuns:
Via da Administrao Racionalidade Administrativa Criao de
Instrumentos de Gesto Via da Memria Institucional Criao de Centros
de Memria / Arquivos Histricos Desenvolvimento de Projetos de
Memria Institucional ligados a estratgias de Comunicao Interna /
Externa
O arquivo como prova legal
Direito Empresarial: O tipo de instituio define o regime
administrativo e conseqentemente a estrutura documental presente no
arquivo (fundaes, associaes, empresas, sociedades annimas);Direito
Tributrio: determinantes na natureza jurdica e dos produtos e
servios, alm dos regimes especiais (indstria, comrcio, servios,
entidades filantrpicas, sem fins lucrativos, pequenas e mdias
empresas); Direito Trabalhista: rea muito regulamentada, contendo
arquivos volumosos, em que a avaliao dificultada pelas
incongruncias da aplicao da lei;
Impacto da legislao
As Agncias Reguladoras (ANs): legislao especfica que afeta
especialmente os monoplios naturais e servios pblicos de setores
essenciais concessionrias (energia, saneamento, transportes, sade,
telecomunicaes)O impacto da legislao ambiental: afeta especialmente
empresas de infra-estrutura (energia, saneamento, transportes) e
indstrias de atividade poluidora (especialmente indstrias de base
mineradoras, siderurgia, indstrias qumicas). O impacto da legislao
internacional: Lei Sarbannes Oxley (SOX-2003): Lei de governana
corporativa enfoca a transparncia administrativa, atinge empresas
que negociam aes nas bolsas de valores norte-americanas.
O arquivo como requisito da Qualidade
O impacto das certificaes de qualidade: ISO 9000 diretrizes para
implantao de Sistemas de Qualidade ISO 9001:Projetos ISO
9002:Produo e Instalao ISO 9003:Inspeo e ensaios ISO
9004:Diretrizes para Gesto da Qualidade At o incio da dcada de
1990, as certificaes ISO eram vistas (embora no abertamente), como
instrumentos de marketing. Somente aps as primeiras re-certificaes
percebeu-se a necessidade e a importncia da implantao de processos
de gesto de qualidade como instrumento de ampliao da produtividade,
com reflexos na criao de novos mercados.
Com isso os Arquivos Tcnicos ganham nova dimenso, especialmente
os Registros da Qualidade tpico importante nas auditorias de
certificao.
ISO 9001:20004.2.4 Controle de Registros
Registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover
evidncias da conformidade com requisitos e da operao eficaz do
sistema de gesto da qualidade. Registros devem ser mantidos
legveis, prontamente identificveis e recuperveis. Um procedimento
documentado deve ser estabelecido para definir os controles
necessrios para identificao, armazenamento, proteo, recuperao,
tempo de reteno e descarte de registros.
5 VERBOS: IDENTIFICAR ARMAZENAR PROTEGER RECUPERAR RETER (TEMPO)
DESCARTAR
5 VERBOS
IDENTIFICAR: definir os documentos existentes tipos
documentais;
ARMAZENAR: definir local de arquivamento e formas de
arquivamento (arquivo setorial, arquivo geral, embalagens e
mobilirio);PROTEGER: definir procedimentos de segurana e embalagens
adequados proteo dos registros (inclui procedimentos de backup de
documentos eletrnicos);
RECUPERAR: definir formas de indexao e ordenao visando recuperao
dos registros e de suas informaes;RETER: definir prazos de guarda
dos registros; DESCARTAR: definir procedimentos de descarte dos
registros;
TABELA DE TEMPORALIDADE + MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Outras questes tcnicasO impacto das questes ambientais:
obrigatoriedade de desenvolvimento de projetos de compensao
ambiental ou reduo de danos. Parcerias com Universidades e
Instituies de Pesquisa.O impacto das Agncias Reguladoras: Exigncias
ligadas a projetos de P&D (Pesquisa & Desenvolvimento) e
PEE (Programas de Eficincia Energtica).
O arquivo como ferramenta da administrao
O impacto das novas teorias da administrao; O impacto das novas
tecnologias:
ERP GED / ECM Documentos digitais
O impacto da governana corporativa.
O impacto das teorias de administraoAtividades
no-regulamentadas:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Estratgias administrativas; Normas e procedimentos internos das
instituies; Comunicao e Marketing; Logstica; Comercial;
Desenvolvimento de Pessoas; ETC....
O impacto das novas tecnologias
ERP Enterprise Resource Planning: sistemas de planejamento
global de necessidades da empresa, integrando vrias informaes, de
vrios processos gerenciais em uma nica base de dados;
GED / ECM: do Gerenciamento Eletrnico de Documentos ao
Enterprise Content Management (gerenciamento de contedo);Documentos
digitais: O que so? Onde esto?
Dificuldade de integrao informtica x arquivistas Foco na produo
x foco no registro e preservao Confiabilidade e autenticidade
O impacto da Governana Corporativa
Novos processos; Novos procedimentos; Novos controles; Novos
itens de fiscalizao.
Macro-Funes
Orgnico-Societria: documentos de constituio; documentos de
reunio;documentos de direo; Jurdica: propriedade, contratual,
contencioso etc Recursos Humanos: Administrao de Pessoal (DP), Sade
e Segurana do Trabalhador, Seleo, Treinamento e Desenvolvimento.
Comunicao e Marketing: comunicao institucional, comunicao social,
comunicao visual, marketing direto, marketing social, marketing
cultural.
Macro-Funes
Suporte Administrativo: logstica, suprimentos, comercial;
Financeira: contas a pagar, contas a receber, controle bancrio e de
investimentos; Contbil-fiscal: contabilizao, controle fiscal,
patrimnio; Tcnica: Desenvolvimento e Projetos; Controle de Produo;
Gesto de Qualidade; atendimento a rgos governamentais
O arquivo como repositrio da Memria Institucional
Memria = ativo do conhecimento (questes tcnicas e estratgicas);
Memria = estratgia de pertencimento (Comunicao Interna); Memria =
estratgia de reforo de imagem (Comunicao Externa);Memria documental
= arquivos permanentes
So considerados documentos de guarda permanente aqueles de valor
probatrio com relao a direitos, tanto de pessoas fsicas ou
jurdicas, como de coletividades, e os de valor informativo sobre
pessoas, fatos ou fenmenos cuja memria, em termos histricos, seja
considerada relevante
"Responsabilidade Histrica a compreenso, pelos gestores de uma
empresa ou instituio, de seu papel histrico na sociedade, dentro de
seu segmento de negcios, dentro de sua comunidade e para os seus
integrantes". (Paulo Nassar, em "Relaes Pblicas na construo da
responsabilidade histrica e no resgate da memria institucional das
organizaes", pg.25, Difuso Editora).
O arquivo como ProfissoProfissional de Arquivo: desenvolvimento
de habilidades de gerenciamento; Conhecimento tcnico em dois
nveis:
Teoria Arquivstica; rea de atuao.
Avaliao Documental: poucos profissionais habilitados;
TIPOLOGIA DOCUMENTAL EM ARQUIVOS DE EMPRESAS Macro-Funes
Gnese DocumentalAtividades regulamentadas x Atividades no
regulamentadas
Orgnico-SocietriaConstituio: Documentos de origem, que permitem
a existncia da entidade como organismo social
Contrato Social Estatuto Regimento Certificado de Inscrio no
CNPJ
Reunio: apresentam as os encaminhamento e resultados das
deliberaes de rgos colegiados.
Edital de Convocao Ata de Assemblia Ata de Reunio
Direo: Apresentam a definio de rumos e estratgias da
instituio
Planejamento Estratgico Organograma Polticas e Normas /
Procedimentos Relatrio Anual Relatrios Gerenciais
Documentos Jurdicos
Societrio: processamento dos documentos de constituio e reunio
Contencioso: aes (trabalhistas, cveis, tributrias etc). Contratual:
elaborao e anlise de contratos (operacionais e estratgicos) Ttulos
de Propriedade Intelectual (Marcas e Patentes)
Documentos de Gesto de Recursos HumanosAdministrao de Pessoal:
regem as relaes oficiais de trabalho
Conveno coletiva de Trabalho Registro Individual (Pronturio
Funcional) Controles e Pagamentos (Recibos de Pagamento, Folha de
Pagamento) Encargos e Tributos (Guias de Recolhimento FGTS, INSS)
Declaraes e controles do Ministrio do Trabalho (DIRF, RAIS,
CAGED)
Sade e Segurana do Trabalho: atividades de acompanhamento do
desenvolvimento fsico dos trabalhadores NRs.
PCMSO, PPRA, ASO, Termo de Recebimento EPI, Documentos CIPA
Seleo,Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas: desenvolvimento
e capacitao de recursos humanos:
Entrevistas, Laudos Psicolgicos, Dossis de Treinamentos,
Formulrios de Avaliao Funcional.
ComunicaoComunicao Institucional: imagem e objetivos
Plano de Comunicao, Boletins internos, Dossis de Eventos,
Folders institucionais, Folhetos Promocionais
Comunicao Social: notcias, comunicao indireta
Releases e Clipping;
Comunicao Visual: marca
Projetos de Comunicao Visual, Manual de Uso de marca
MarketingConjunto de estratgias para adequao de produtos s
necessidades dos consumidores
Marketing Institutional: fortalecimento da imagem da instituio.
Marketing Cultural: realizado mediante atividades culturais e
esportivas Marketing Social: programas sociais, de educao, sade e
lazer. Marketing Direto: venda de produtos Principais tipos
documentais: Estudos de Mercado, Projetos de Campanhas
Publicitrias, Anncios publicitrios, Anncios de Merchandising,
Dossis de Eventos, Brindes.
Documentos AdministrativosDificuldade na definio: suporte s
atividades administrativas 1) Documentos no regulamentados, que
podem ser criados e utilizados de acordo com as necessidades da
instituio. 2) Alto ndice de informatizao: Sistemas ERP - Enterprise
Resource Planning (SAP, People Soft, Microsiga - Proteus, Mercrio,
etc)Administrao de Vendas / Comercial: realizao da venda do produto
ao cliente. Logstica: atividades ligadas ao controle de recepo,
armazenamento e distribuio de materiais. Suprimentos: aquisio de
bens, produtos e servios.
Documentos FinanceirosAtividade de controle oramentrio das
instituies
Contas a pagar (pagadoria): agenda de pagamentos, documentos de
pagamento; Contas a receber (tesouraria): relatrios de recebimento,
relatrios de cobrana; Controle de movimentao bancria: extratos
bancrios, relatrio de conciliao bancria;
Documentos contbeis e fiscais
Normas e Procedimentos: plano de contas Lanamentos Contbeis:
notas fiscais, recibos, boletos de pagamento Registros de
escriturao fiscal e comercial: Balanos, livros contbeis, Dirio
Geral, Livro ou Relatrio Razo Documentos auxiliares: Relatrio
Auxiliar, Balancetes, Demonstrativos de contas;
Documentos tcnicos
Desenvolvimento de Produtos / Projetos: projetos tcnicos,
desenhos tcnicos Controle da Produo: relatrios de controle de
produo diria e mensal, cronograma de produo, boletim de programao.
Gesto de Qualidade: relatrios de testes e ensaios, relatrios de
anlise de produtos, relatrios de no conformidades rgos
governamentais atuao tcnica: projetos de obras compensatrias,
estudos ambientais, EIA / RIMA (Estudo de Impacto Ambiental e
Relatrio de Impacto ao Meio Ambiente)
Obrigada!
Marcia Pazin [email protected]
Fundao Patrimnio Histrico da Energia e Saneamento Al. Cleveland,
601 Campos Eliseos -So Paulo/SP (11) 3333-5600 R: 201
[email protected]
