Apuntes Del Modulo 1 2010

APUNTES DEL MODULO I

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

“CONTROLAR INFORMACIÓN INTERNA Y EXTERNA DE LA ORGANIZACIÓN”

Documentos

Un documento es cualquier clase de dato o información contenida en diferentes medios y que puede estar en forma oral, escrita o visual. La información contenida en un documento puede ser producida o recopilada por personas o por máquinas.

Los documentos que una organización maneja son aquellos que en la misma se crean y envían al interior o exterior de la misma y los que a ella llegan del exterior para cualquier departamento, también se le denomina correspondencia.

Correspondencia

La correspondencia es la comunicación escrita entre personas que se encuentran en diferente lugar o puesto administrativo.

La correspondencia se clasifica en interna y externa, la interna es la que circula dentro de la organización, entre los diferentes departamentos, y la externa es la que llega del exterior o sale de la organización al exterior.

Elementos generales que deben contener la mayoría de los documentos administrativos:

• Hora de elaboración• Lugar y fecha en que se redacta• Nombre y dirección del destinatario• Lema• Número de serie • Saludo• Texto del documento• Despedida • Nombre y firma del remitente• Membrete• Referencias finales

La importancia de redactar documentos se debe a que están involucrados toda una serie de pensamientos, sentimientos y conocimientos que un hombre lleva a cabo en forma clara y ordenada por medio de la lengua escrita, con el fin de realizar la comunicación con seres iguales a él. El que redacta manifiesta su inteligencia, sensibilidad, cultura y educación de lo que escribe, por lo tanto este acto es fundamental en el desarrollo de las actividades de una oficina y de la empresa.

Tipos de correspondencia:

Memorándum Circular Acta Oficio Pagare Letra de Cambio

Ing. Rosa Damaris Salas Barrera Página 1


Factura Cheque Recibo de Dinero Vale

Existen diferentes tipos de documentos internos, pero sólo nos ocuparemos de los más usados en las organizaciones, dentro de estos se encuentran, memorándums, circulares y vales.

CIRCULAR: Es la comunicación escrita de un mismo texto, dirigida a varias personas simultáneamente y que interese a todas por igual, sus elementos son los siguientes:

MEMBRETE. Nombre y en su caso logotipo de la institución que gira el oficio.

IDENTIFICACION: La palabra CIRCULAR con el numero progresivo que le corresponda.

DESTINATARIO: Únicamente se escribe A, o Al, antes de mencionar a los destinatarios Ejemplo: A Todo el personal de la empresa.

TEXTO: Exposición de motivos que origina el escrito.

DESPEDIDA: Frase de cortesía que antecede al lema: Atentamente, para los oficios dirigidos a personas de igual jerarquía, para los subordinados o para particulares; Muy atentamente, cuando el oficio es dirigido a un superior; y respetuosamente, cuando el oficio va dirigido a un superior de alto rango.

FECHA: Lugar y fecha en que se expide el documento.

ANTEFIRMA: Es el cargo del firmante, ejemplo DIRECTORA, JEFE DEL DEPARTAMENTO.

FIRMA: Nombre completo del firmante y la rubrica de puño y letra del mismo

REFERENCIAS FINALES: Iniciales con mayúsculas de quien dicta el oficio e iniciales con minúsculas de quien lo escribe, separadas por una diagonal. Cuando quien dicta el oficio es el mismo quien lo firma, se escribe únicamente las iniciales minúsculas de quien escribe.

Casos más comunes en los que se emplea la circular:

1. notificaciones a clientes y/o proveedores

Cambio de domicilio Apertura de nueva sucursal Temporada de ofertas Cambio en el procedimiento de pagos, crédito, transporte de mercancías, de

horarios, etc. Invitaciones o eventos.

2.- notificaciones a empleados, asociados, agremiados, etc.

Nuevas órdenes Citaciones a juntas y asambleas Invitaciones a eventos conmemorativos, deportivos, de capacitación, etc. Cambio de personal directivo y/o administrativo.

MEMORÁNDUM: De acuerdo a su raíz latina significa: memo= memoria; es decir, es algo que debe tenerse presente. Es una comunicación breve y escrita, de uso interno en una oficina



(interdepartamental, entre diferentes departamentos y personas); su finalidad es informar, comunicar, recordar u ordenar una acción específica; además, tiene la función de constancia, para efectos de una aclaración posterior. Los elementos que lo integran son los siguientes:


IDENTIFICACION: La palabra MEMORÁNDUM con el numero progresivo que le corresponda.

DE: Nombre de la persona quien comunica (Remitente), con el cargo y el nombre del área de adscripción de trabajo.

PARA: Nombre de la persona(s) a quien va dirigido (Destinatario)

ASUNTO: Es un breve resumen de las principales ideas que contiene el texto. Es indispensable que el asunto sea claro, preciso y conciso.

FECHA: Lugar y fecha en que se expide el documento


DESPEDIDA: Frase de cortesía que antecede al lema: Atentamente, para los oficios dirigidos a personas de igual jerarquía, para los subordinados o para particulares; Muy atentamente, cuando el oficio es dirigido a un superior; y respetuosamente, cuando el oficio va dirigido a un superior de alto rango.




Cualidades del estilo que deben distinguirlo:

Deben ser breves, claras, concisas y corteses.

Uso del memorándum

Órdenes a empleados

Citatorios a reuniones



Recomendaciones

Envío de documentos de una oficina a otra

Movilización de personal

Asignación de tareas

Presentación de un nuevo empleado y de las tarea que se le asigna

ACTA. Se usa para hacer constar el desarrollo de un hecho cualquiera, en el acta se redacta lo sucedido, confirmado como verdadero, mediante la firma de una autoridad.

Es la relación de los de los hechos confirmados como veraces con personas con autoridad. Los datos que debe contener son:

1. Nombre y dirección de la persona o institución en donde se desarrollan lo hechos.

2.- Nombre y dirección de los participantes y de los testigos.

3.- Relato de los hechos.

4.- Acuerdos.

5.- Firma de los participantes, testigos y de la persona que elabora el acta.

Cualidades de estilo que deben distinguirla.

Ética. El acta tiene validez legal

Claridad. Deben evitarse los términos rebuscados que pueden causar confusión.

Concisión. No deben mezclarse diferentes hechos en un acta.

Casos en los que se usa el acta.

En los actos civiles: nacimiento, adopción, matrimonio, divorcio, defunción, etc. En las juntas o reuniones periódicas de consejos administrativos, escolares, deportivas,

de beneficencia, clubes de servicio, sindicatos, etc.En procedimientos legales, cuando así lo requiera el trámite, como en la constitución de una sociedad mercantil.

VALE: Es un documento que se utiliza para movimientos internos de una oficina o empresa, pero carece de validez mercantil. Los datos que contiene son:

1.- Lugar y fecha de expedición

2.- Cantidad de dinero que ampara con número y letra o en su caso del objeto

3.- Especificación clara sobre el concepto

4.- Rubrica de autorización (firma)

5.- Firma de la persona que recibe el dinero u objeto en su caso



Cuando se usa el vale:

1. Vale de caja

Cuando se otorga dinero en efectivo para la compra de materiales Por adelanto sobre sueldo

2. Vale por material o equipo

Cuando se obtiene en calidad de préstamo un equipo o material Cuando se obtiene una prenda, material o equipo a prueba

Existen diferentes tipos de documentos externos, pero sólo nos ocuparemos de los más usados en las organizaciones, dentro de estos se encuentran, oficio, cartas, factura cheque, recibo, pagaré y letra de cambio. A continuación se te presentan, concepto y elementos que los integran.OFICIO. Es la comunicación que se transmite por escrito y tiene carácter oficial. Sirve para informar, citar, adjuntar y para acompañar a otros documentos. Cuenta con los siguientes elementos:


CUADRO CLASIFICADOR: En este cuadro se anotan en orden de importancia los datos de la(s) oficinas que giran el oficio y son de gran utilidad para clasificar y archivar las copias. Los datos que contiene son: Dependencia, sección, mesa, numero de oficio y expediente.

ASUNTO: Es un breve resumen de las principales ideas que

contiene el texto. Es indispensable que el asunto sea claro, preciso y conciso.


DESTINATARIO: Se comienza con la abreviatura C. (Ciudadano) o CC. (Ciudadanos), en seguida se anota el nombre de la persona o institución a quien va dirigido el oficio; en la línea siguiente el cargo de la persona en su caso; en la siguiente línea la dependencia en que presta sus servicios y a continuación el domicilio si es que procede, en la línea que sigue se anota el termino presente con mayúsculas.

REFERENCIAS INICIALES: Datos del oficio que se contesta cuando este proceda: número y fecha para su pronta identificación.


DESPEDIDA: Frase de cortesía que antecede al lema: Atentamente, para los oficios dirigidos a personas de igual jerarquía, para los subordinados o para particulares; Muy atentamente,



cuando el oficio es dirigido a un superior; y respetuosamente, cuando el oficio va dirigido a un superior de alto rango.

LEMA: Frase que resume el principal postulado de una institución. Para los oficios de gobierno se usa: SUFRAGIO EFECTIVO NO REELECCIÓN.



ANEXOS: Anotación de las personas a quienes se les envía copia, con las iniciales: c.c.p. que quiere decir, con copia para. Indicación de anexos que acompañan el oficio.


El oficio no solo lo utilizan las dependencias gubernamentales, sino también organizaciones, agrupaciones políticas, sindicatos y clubes, también lo pueden usar los particulares que dirigen su correspondencia a dependencias oficiales y en este caso los oficios no llevarán cuadro clasificador, ni tampoco referencias iniciales; lo que es muy importante es incluir el asunto que es un elemento para identificar al oficio.

CARTA. Escrito por medio del cual se comunica un emisor (remitente) con un receptor (destinatario) . Según el carácter que asume la relación pretendida, la carta se clasifica en familiar, particular, comercial y oficial. Los elementos que la integran son:


DESTINATARIO: Es la persona a quien va dirigida la carta.

VOCATIVO: Es el saludo


DESPEDIDA: Frase de un hasta luego por parte del remitente

FIRMA: Nombre completo del remitente y la rubrica de puño y letra del mismo.



En seguida, se presentan las partes y características de la carta comercial.

La carta comercial, además de las partes mencionadas en la familiar, incluye tres elementos más en su estructura: membrete, destinatario y nombre completo del autor con la especificación de su cargo.

A. Membrete: nombre y dirección de la persona que escribe o de la empresa o institución que representa. B. Destinatario: nombre y apellido, cargo y dirección completa de la persona, empresa o institución a quien va dirigida la carta.

C. Nombre completo del autor: debajo de la firma o rúbrica, nombre y apellidos del que escribe con el cargo o nombramiento correspondiente.

CHEQUE: Es un documento en forma de mandato de pago, por medio del cual alguien puede retirar, por si o por un tercero, la totalidad o parte de los fondos que tiene disponibles en un banco.

Los elementos del cheque son:



1.- Nombre del banco y dirección2.- Fecha3.- La leyenda: Páguese este cheque a 4.- Cantidad con número5.- Cantidad con letra6.- Firma del cuentahabiente 7.- Número de cuenta8.- Número progresivo del cheque

LETRA DE CAMBIO: Es el título de crédito que contiene la orden incondicional, dada por el girador a una persona llamada girado, de pagar una suma de dinero a una tercera denominada beneficiario, en una época y lugar determinados.

El girador es la persona que suscribe o expide el documento. El girado es la persona que obtuvo el crédito y debe pagarlo. El beneficiario es la persona a cuyo nombre se extiende el documento y debe cobrarlo. En algunos casos el girador y el beneficiario son la misma persona.

Cuando usar la letra de cambio:

Para efectuar pagos por conducto de una tercera persona Para practicar cobros Para hacer situaciones o remesas de fondos.

Los elementos de la letra de cambio son:

1.- Mención de ser letra de cambio 2.- Expresión del lugar, día, mes y año en que se suscribe3.- Orden incondicional de pago4.- Nombre del girado y su dirección 5.- Lugar y época de pago6.- Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago7.- Firma del girador8.- Cuadro con la palabra Acepto en donde firmará el girado9.- Número de la letra: 1/1 para una, ½ para dos, 1/3 para tres, etc.10.- Cantidad con número y con letra

En el siguiente ejemplo de letra de cambio identifica los elementos de la misma marcados con las flechas.

1.- Mención de ser letra de cambio

2.- Expresión del lugar, día, mes y año en que se suscribe

3.- Orden incondicional de pago

4.- Nombre del girado y su dirección

5.- Lugar y época de pago

6.- Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago

7.- Firma del girador

8.- Cuadro con la palabra acepto en donde firmará el girado

9.- Número de la letra: 1/1 para una, ½ para dos, 1/3 para tres, etc.



10.- Cantidad con número y con letra

PAGARÉ. Es un título de crédito que contiene la promesa incondicional del suscriptor de pagar una suma de dinero, en un lugar y época determinada, a la orden del tomador o beneficiario.

En el pagaré intervienen dos personas el deudor, que es la persona que recibió el dinero, mercancía o servicio y se compromete a pagar por ello; y el beneficiario que es la persona que debe cobrar el pagaré.

Cuando usar el pagaré:

En operaciones de compra-venta, concertadas a crédito En operaciones de préstamo de dinero en efectivo

Los elementos del pagaré son:

1.- Número del documento2.- Cantidad con número3.- Lugar y fecha de expedición4.- Mención de ser pagaré 5.- Promesa incondicional de pagar una suma de dinero6.- Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago7.- Lugar y fecha en que se efectuará el pago8.- Cantidad con letra9.- Condiciones de operación (porcentaje de interés)10.- Firma del deudor11.- Cuadro de datos del deudor

FACTURA: Documento con validez mercantil que registra las operaciones de compra-venta. Es el comprobante fiscal a que todo consumidor tiene derecho por la compra de mercancías y que lo acredita como propietario de lo que ha adquirido. Los elementos que la integran son:

1.- Datos generales del establecimiento mercantil2.- La expresión “Factura” y su número progresivo foliado 3.- Lugar y fecha de expedición del documento4.- Datos generales del cliente (Nombre, dirección y RFC)5.- Descripción de lo adquirido, con cantidad, datos del producto, precio unitario e importe.6.- En el renglón de subtotal se anota la suma del precio de los artículos7.- En el espacio que dice IVA, se desglosa el impuesto al valor agregado, que en la mayoría de los artículos es de 15%.8.- En el último renglón el importe total.9.- En el espacio correspondiente se escribe la cantidad con letra.10.- Firma de recibido del cliente

RECIBO: Es el nombre del documento que se expide como constancia de haber entregado una cantidad determinada de dinero o haber recibido la entrega parcial de artículos, libros, materiales, etc. La cual queda claramente estipulada en el recibo. Los elementos que lo integran son:

1.- Razón social de la empresa o establecimiento que lo expide2.- La expresión “Recibí” o “Recibimos” 3.- Nombre de la persona o compañía que efectúa la entrega de algo4.- Si lo que se recibe es dinero, se anota la cantidad en número y letra5.- Descripción minuciosa de lo que ampara o motivo por lo que se expide6.- Lugar y fecha de expedición.7.- Nombre y firma de la persona que recibe



En el siguiente ejemplo de recibo identifica los elementos del mismo marcados con las flechas. 1.- La expresión “Recibí” o “Recibimos” 2.- Nombre de la persona o compañía que efectúa la entrega de algo3.- Si lo que se recibe es dinero, se anota la cantidad en número y letra4.- Descripción minuciosa de lo que ampara o motivo por lo que se expide5.- Lugar y fecha de expedición.6.- Nombre y firma de la persona que recibe

LENGUAJESExisten diversas maneras de emplear el lenguaje al comunicarse, a éstas se les denomina estilos de correspondencia, dentro de los cuales se tienen los siguientes:

Estilo familiar. Es el que todos empleamos para comunicarnos con amistades o parientes, son expresiones sencillas y comunes.

Estilo oficial. Es el que se utiliza entre diversos departamentos gubernamentales, son expresiones formales de carácter público o gubernamental.

Estilo diplomático. Es el que se emplea en las comunicaciones entre los gobiernos de países, son expresiones protocolarias sutiles o finas.

Estilo comercial o administrativo. Es el que se usa en la banca comercial o industrial, son expresiones propias que emplean términos más técnicos.

Redactar es contar por escrito cosas sucedidas, acordadas o pensadas con anterioridad, es una actividad comunicativa de primer orden en el mundo de los negocios, su realización demanda un cuidadoso proceso y el empleo de elementos idóneos para tal función.

Hay personas que tienen facilidad para hablar, pero cuando tienen que expresarse por escrito se encuentran en serias dificultades. Quienes consideran difícil expresarse por escrito carecen de conocimientos gramaticales, no tienen práctica y quizá tampoco voluntad para el aprendizaje. Porque este arte se aprende: nadie nace sabiéndolo. Es obvio que, como en todo arte, a unos les resulta más fácil y rápido el dominio que a otros. El perfeccionamiento se logra mediante la práctica constante.

Es indudable que no escribimos de la misma manera como hablamos, el lenguaje escrito es más exigente que el oral en cuanto a corrección idiomática, implica el acatamiento de cuanto indica la gramática en sus normas generales. Las normas deben conocerse, asimilarse y adaptarse al uso del propio lenguaje, con sentido de flexibilidad y adecuación.

La gramática normativa es el arte de hablar y escribir correctamente una lengua, su objeto es la aplicación del conocimiento sistemático del lenguaje. Solo se presenta un panorama general de los principios gramaticales necesarios para sustentar los pilares del arte de redactar.

Sintaxis.

La sintaxis estudia las relaciones que se establecen entre las palabras al constituir éstas la oración. El estudio sintáctico es básico para establecer los fundamentos de la redacción, puesto que no nos expresamos mediante palabras sueltas, sino por medio de conjuntos de éstas, ligadas en forma de frases, oraciones o periodos.

Genero.

Categoría gramatical que expresa el sexo masculino o femenino de las palabras, es obvio que en las referentes a las cosas – que son asexuadas- su determinación es convencional. En la



determinación del género de las palabras su uso lo determinan –listas de convencionalismos – los diccionarios.

Número.

El plural –forma que indica más de un ser- tiene para su formación reglas generales y particulares. La gramática le enseñará a resolver diversos problemas, entre ellos: qué términos escapan a las normas generales, cuáles cambian su acentuación en el plural, cómo se pluralizan las voces extranjeras. Cuántos tipos de palabras compuestas hay para los efectos de la pluralización, cuales son las formas invariables y los plurales únicos.

Plurales incorrectos Plurales correctos

Las mamaes

Los sis

Las os

Los álbums

Los alférez

Los carácteres

Los régimenes

Los autobús

Los diez

Los clubs

Los lápiz

Los pieses

Los maguey

Los cortapluma

Los complots

Los corto circuitos

Los medios locos

Cualesquiera lo dirá

Las casaquintas

Los cielo rasos

Los ojos de bueyes

Las mamás

Los síes

Las oes

Los álbunes

Los alféreces

Los caracteres

Los regímenes

Los autobuses

Los dieces

Los clubes

Los lápices

Los pies

Los magueyes

Los cortaplumas

Los complotes

Los cortos circuitos

Los medio locos

Cualquiera lo dirá

Las casasquintas

Los cielos rasos

Los ojos de buey



Las patas de gallos

Los gentilhombres

Los padresnuestros

Los torrases

Los vaivén

Los hazmerreíres

Los omnibuses

Las patas de gallo

Los gentileshombres

Los padrenuestros

Los tórax

Los vaivenes

Los hazmerreír

Los ómnibus

Usos verbales

Los verbos son fundamentales en el sistema expresivo: dan dinamismo, sitúan en el tiempo y sostienen la esencia del lenguaje. A continuación se presentan algunos usos incorrectos.

Errores formales

FORMAS INCORRECTAS FORMAS CORRECTAS

Se soldan piezas

No prevee nada

Lo indución a hacerlo

Vayámosnos juntos

La gente rabea

Desen las manos

Engrosan rápidamente

No le satisfació

Que no desierte ahora

Victorié al vencedor

¿Le doldrá mucho?

No me amoles más

Cuando lo haigamos hecho

Debrían tener cuidado

Me conducí correctamente

Andó mucho tiempo

Se sueldan piezas

No prevé nada

Lo indujo a hacerlo

Vayámonos juntos

La gente rabia

Dense las manos

Engruesan rápidamente

No le satisfizo

Que no deserten ahora

Vitoreé al vencedor

¿Le dolerá mucho?

No me amueles más

Cuando lo hayamos hecho

Deberían tener cuidado

Me conduje correctamente

Anduvo mucho tiempo



¿Tú veniste con él?

No debes vertir el agua

Voy a reveer el asunto

Preveyó que lo haría

Nos ha contradecido

Cabió todo bien

Invertió mucho dinero

El agua hirve

¡Si traduciera mejor!

¿Tú viniste con él?

No debes verter el agua

Voy a rever el asunto

Previo que lo haría

Nos ha contradicho

Cupo todo bien

Invirtió mucho dinero

El agua hierve

¡Si tradujera mejor!

Errores de acentuación

Formas incorrectas Formas correctas

Se expatrían voluntariamente

Licúa esa fruta

Fuése en seguida

Se glorian por el triunfo

Dióles lo que pedían

La leche se agria

El banco lo financía

Alíneo las cajas

No lo oblicúe

Digale que venga

Estudiábais con esmero

¿por qué huíste?

Denos eso

Oyolo todo

Se expatrian voluntariamente

Licua esa fruta

Fuese enseguida

Se glorían por el triunfo

Dioles lo que pedían

La lecha se agría

El banco lo financia

Alineo las cajas

No lo oblicue

Dígale que venga

Estudiabais con esmero

¿Porqué huiste?

Dénos eso

Oyólo todo



Cambio de tiempos y modos


Según dijera el autor

Irá, caiga quien caiga

Si tendría valor, lo haría

Quizá vamos a París

Ayer venimos temprano

Como si fuere poco, saltó

Mañana voy al cine

Llamó para que le dé el nombre

Temo que lo ha hecho

Ayer llega al aeropuerto

No creo que vendrá pronto

Nunca creí que el llegaba

Saldrá después de que entrán ellos

Me pregunto si lo hacía siempre

Según dijo el autor

Irá, caiga quien cayere

Si tuviera valor, lo haría

Quizá vayamos a París

Ayer vinimos temprano

Como si fuera poco, saltó

Mañana iré al cine

Llamó para que le diera el nombre

Temo que lo haya hecho

Ayer llego al aeropuerto

No creo que venga pronto

Nunca creí que él llegase

Saldrá después de que entren ellos

Me pregunto si lo haría siempre

Mal empleo de gerundios

Formas inadecuadas Formas adecuadas

Llegó el presidente, iniciándose el acto de inmediato

Estaba disparando un tiro

Había una caja conteniendo libros

Estando a su disposición, lo saludo atentamente

Se dictó una ley disponiendo.....

Sacar el líquido, acercándolo luego a la llama

Estaba marcando un punto

Recuérdale lo dicho, prometiéndole después una recompensa

Llegó el presidente y se inicio el acto de inmediato

Disparaba un tiro

Había una caja que contenía libros

Estoy a su disposición. Lo saludo atentamente

Se dicto una ley que dispone....

Sacar el líquido y acercarlo luego a la llama

Marcaba un punto

Recuérdale lo dicho y prométele después una recompensa

Cayó de cabeza y murió al otro día



Cayó de cabeza, muriendo al otro día

Uso de preposiciones

El empleo adecuado de las preposiciones no está encuadrado en reglas generales. A continuación se presentan algunos errores comunes.

Por sustitución


De acuerdo a

Acto a realizarse

A base de

A nivel de

En reacción a

Mirarse al espejo

Ejecutar al piano

A cuenta de

Al instante de salir

Se reparte a litros

Es distinto a esto

Máquina a vapor

Escapó al peligro

En honor al maestro

En base a

A pretexto de

A lo que vemos

Vino de casualidad

Quedó de venir

De verano ocurre

Está de venta

Gusto de conocerlo

Lo dice de verdad

De acuerdo con

Acto por realizarse

Sobre la base de

En nivel de

En relación con

Mirarse en el espejo

Ejecutar en el piano

Por cuenta de

En el instante de salir

Se reparte por litros

Es distinto de esto

Máquina de vapor

Escapó del peligro

En honor del maestro

Con base en

Con el pretexto de

Por lo que vemos

Vino por casualidad

Quedó en venir

En verano ocurre

Está en venta

Gusto en conocerlo

Lo dice en verdad



Protestan de todo

Bajo el punto de vista

Bajo esa base

Bajo el aspecto

Bajo el gobierno

Contar con los dedos

Disentir con algo

Vino con el tren

Cumplo en decírselo

Chocó en un árbol

Entre más caro

Protestan contra todo

Desde el punto de vista

Sobre esa base

En el aspecto

Durante el gobierno

Contar por los dedos

Disentir de algo

Vino en el tren

Cumplo con decírselo

Chocó contra un árbol

Cuanto más caro

Por aumento


México, a 7de abril

De arriba a abajo

Visité a Monterrey

Voy a por eso

Se vende al por mayor

Viajan de a miles

Anda de a pie

El año de 1810

Vino de a caballo

Quiero de que lo sepa

Probara de hacerlo

Lo hace de ex profeso

Actuó de motu propio

El primero de entre ellos

Con tal de que salga

México, 7 de abril

De arriba abajo

Visité Monterrey

Voy por eso

Se vende por mayor

Viaja a miles (por)

Anda a pie

El año 1810

Vino a caballo

Quiero que lo sepa

Probará hacerlo

Lo hace ex profeso

Actuó motu propio

El primero entre ellos

Con tal que salga



A menos de que venga

Hagamos de cuenta

Lo puso sobre de la mesa

Basta con verlo

Obsequiar con libros

Salio de en lo alto

A menos que venga

Hagamos cuenta

Lo puso sobre la mesa

Basta verlo

Obsequiar libros

Salió de lo alto

Por supresión


Estoy seguro que triunfará

Pintura color rosa

Debajo la puerta

Me acuerdo todo eso

Trajo agua colonia

Lo cocinó a baño maría

Respecto este tema

No dudo que así es

Se acordó que lo tenía

Antes que lo hiciera

Rió después que lo dijo

Quizá deberá estar cansado

Ama tus padres

Busco los responsables

Aplauden al vencedor

Ese no lo estimo

No salivar el suelo

Quedó que así lo haría

Se quedó el importe

De acuerdo lo resuelto

Estoy seguro de que triunfará

Pintura de color de rosa

Debajo de la puerta

Me acuerdo de todo eso

Trajo agua de colonia

Lo cocinó a baño maría

Respecto de este tema

No dudo de que así es

Se acordó de que lo tenia

Antes de que lo hiciera

Rió después de que lo dijo

Quizá deberá de estar cansado

Ama a tus padres

Busco a los responsable

Aplauden al vencedor

A ese no lo estimo

No salivar en el suelo

Quedó en que así lo haría

Se quedo con el importe

De acuerdo con lo resuelto



No hables más el asunto No hables más sobre el asunto

Cambios de significado

No es lo mismo... Que...

Perder a un amigo (arruinarlo moralmente)

Busco a una persona (determinada)

Lo mandó a castigar (que castigue)

Correr a la liebre (perseguirla)

Debe de venir (supongo que vendrá)

Mirar de cerca (desde corta distancia)

Salió de senador (cesó como senador)

Hacían de payasos (representaban)

Pinta en la casa (dentro de ella)

Se sentó a la mesa (junto a ella)

Trabaja de balde (gratuitamente)

Viaja en pie (parado)

Lo hizo de pie ( parado)

Pintó a todos (todos fueron pintados)

Lo dijo de propósito (con intención)

Está con cuidado (cuidadosamente)

Perder un amigo (quedar sin él)

Busco una persona (cualquiera)

Lo mandó castigar (que lo castiguen)

Correr la liebre (tener hambre)

Debe venir ( tiene obligación de venir)

Mirar cerca (a corta distancia)

Salió senador (fue electo senador)

Hacían payasos (los fabricaban)

Pinta la casa (a ella)

Se sentó en la mesa (encima de ella)

Trabaja en balde (infructuosamente)

Viaja a pie (caminando)

Lo hizo a pie (con loe pies)

Pintó para todos (dedicó lo pintado)

Lo dijo a propósito de (refiriéndose a)

Está de cuidado ( muy enfermo)

Otros medios de enlace

Otras formas de enlace usuales son: por otra parte, por consiguiente, asimismo, en efecto, ahora bien, es decir, pues, puesto que, de modo que, de manera que, sin embargo, luego, además, también, no obstante, por ello, de esta manera, como consecuencia de ello, por esta causa. En todos lo casos hay que atender estrictamente al significado, para que resulten justificadas y correctas. A veces los dos puntos suplen perfectamente a los medios de enlace.

Concordancia

El acuerdo entre las palabras variables se logra mediante la coincidencia de sus accidentes gramaticales, es decir, de las variaciones que sufren en su estructura material (terminación genérica y numérica, persona, tiempo y modo, según la función de que se trate). A continuación se presentan casos que suelen ser fuentes de errores en la redacción común.



Adjetivo con sustantivos

Formas discordantes Formas concordantes

Dado las características del caso

Había agravantes tremendos

Ustedes deben dar vuestra conformidad

Hizo presente todos los problemas

Muchos hombres analfabetas

La mujer químico

Dadas las características del caso

Había agravantes tremendas

Ustedes deben dar su conformidad

Hizo presentes todos los problemas

Muchos hombres analfabetos

La mujer química

Pronombres con sus representados


Hay que darle aliciente a los niños

Se los digo a ustedes

Entonces volví en sí

Uno cualesquiera de ellos

Eran unos cualquiera

Son los maestros de quien te hablé

Quienquiera que sean

Hay que darles alicientes a los niños (les = los niños)

Se lo digo a ustedes (lo = eso lo dicho)

Entonces volví en mí

Uno cualquiera de ellos (cualquiera = una persona)

Eran unos cualesquiera (cualesquiera = ellos, sujeto de eran)

Son los maestros de quines te hablé (quienes = maestros)

Quienesquiera que sean (quienesquiera = ellos, sujeto de sean)

Verbos con sujetos


Tú y ellos irán después

Hubieron muchos festejos

Tú y ellos iréis después (iréis = vosotros, es decir, tú más ellos)

Hubo muchos festejos (hubo= forma impersonal, sin sujeto, debe ir en singular)



Eso son cosas prohibidas

El personal y también el público se interes

Hacen varios años

Se vende tortillas

En ese lugar convergerá las consecuencias

Cuando ellos, junto conmigo, decidieron

Eso es cosas prohibidas (es = eso)

El personal y también el público se interesaron (interesaron = personal y público)

Hace varios años (hace = forma impersonal, sin sujeto, debe ir en singular)

Se venden tortillas ( venden = tortillas)

En ese lugar convergerán las consecuencias (convergerán= consecuencias)

Cuando ellos, junto conmigo, decidimos

(decidimos = nosotros, es decir, ellos más yo)

Problemas de Construcción.

Se basan especialmente en la necesidad de lograr en las frases claridad y concisión, dentro de la corrección general a que obliga la eficiente comunicación. El orden de los términos se rige más por el interés psicológico, o por la intención, que por la estructura gramatical: por lo general se coloca en primer lugar lo que más interesa destacar. Para la construcción de la frese, la preceptiva acepta tres maneras de ordenar:

a) orden sintáctico. Los elementos se ordenan por su función gramatical dentro del complejo oracional, de esta manera:1) sujeto con sus complementos, 2) verbo, 3) complementos del verbo y predicativo. El orden de los modificadores verbales es éste: 1) complemento directo, 2) complemento indirecto, 3) circunstanciales. Este en un ejemplo de oración ordenada sintácticamente.

La vida otorga muchas recompensas a los esforzados en todo momento.

Sujeto verbo complemento directo compl. Indirecto circunstancial

b) Orden lógico. Está dado por la importancia intencional que se concede a los términos.

Si en el ejemplo anterior se quisiera destacar las “numerosas recompensas” que la vida otorga a los esforzados, se construiría así:

Muchas recompensas otorga la vida a los esforzados en todo momento.

En cambio si los más importante es señalar “quienes son los beneficiarios de las recompensas”, el orden será éste:

A los esforzados, la vida (les) otorga muchas recompensas en todo momento.

Pero, si interesa en primer lugar “cuando” ocurre, se expresará:

En todo momento, la vida otorga muchas recompensas a los esforzados.

La regla fundamental en el orden lógico es: una idea puede expresarse de diferentes modos, según su importancia y se completa con el principio general: para la claridad de la frase, el orden de las palabras debe someterse al orden de las ideas.



c) Orden artístico. Su objetivo es la armonía en la frese. Esta condición se logra procurando el mejor efecto en los sonidos y el equilibrio en la extensión de los párrafos, jerarquizados por la puntuación. En todo tipo de redacción debe existir una armonía. Cuando se junten las palabras y formen sonidos desagradables, sugestivos o repetidos, debe evitarse con sustituciones o cambios de lugar.

Vocabulario.

En la redacción, es obviamente básica la necesidad de saber a ciencia cierta qué significan los términos empleados y por qué convienen unos y no otros para el escrito.

Esto nos lleva a planteos de semántica (estudio de la significación que adquieren las palabras en sus diferentes usos), sinonimia, equivalencias, modismos regionales, automatismo exclusivo y otros similares; es decir, nos obliga a profundizar en la esencia de las palabras como símbolos significativos, no como meros elementos gráficos (o fonéticos graficados).

Sinonimia

Los vocablos o las expresiones que tienen igual o parecida significación se denominan sinónimos. Su empleo debe ser objeto de cuidadosa selección para no caer en una falsa sinonimia, defecto que entorpece la correcta comunicación.

El dominio de la sinonimia lleva al redactor a la posibilidad de expresar su pensamiento en forma clara, variada y correcta. En este campo -como en todo lo que atañe al vocabulario- es imprescindible consultar permanentemente diccionarios, además del aporte valiosísimo que proporciona la lectura de los buenos autores.

Conviene tener presente que no es el valor numérico de las palabras lo que enriquece la expresión, sino la diversidad de ideas.

Redundancias.

La redundancia en la expresión implica un defecto de demasía, en que se usan ideas o palabras inútiles por estar implicadas en el significado de otras. Es una repetición formal viciosa, producto de la ignorancia.

Ortografía.

La ortografía enseña a escribir correctamente por el acertado empleo de las letras y los signos auxiliares de la escritura. La recta escritura impone un acatamiento estricto de las normas establecidas al respecto por la gramática.

El redactor debe tener a la mano sus fuentes de consulta –diccionarios, vocabularios, libros especializados- y acudir a ellas en todo caso de duda.

Además, es preciso formar una conciencia ortográfica básica, a fin de que la práctica pueda proporcionar el dominio de la correcta escritura. La conciencia se adquiere, por una parte, con el estudio atento de las normas y el ejercicio de su aplicación razonada, y por otra, con la



fijación directa de las formas que escapan a las reglas. Mucho ayuda en esta tarea recordatoria la lectura abundante.

Puntuación.

Los signos de puntuación indican las pausas –los silencios- que van dando sentido expresivo a los párrafos escritos. Los complementan los signos auxiliares, con su especial significación en cada caso.

El papel que desempeñan todas estas marcas convencionales es fundamental en la redacción. En la acertada distribución de las comas y los puntos - con sus combinaciones-, así como de los signos de interrogación y admiración, las comillas, los paréntesis, las rayas, los guiones y otros recursos gráficos, radica gran parte de la claridad y fuerza expresiva de lo que se escribe. Existen normas para el uso de estos signos que debe ser objeto de estudio para una eficiente redacción.

Un documento es cualquier clase de dato o información contenida en diferentes medios y que puede estar en forma oral, escrita o visual.

EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

La eficacia de lo redactado se basan en condiciones tales como: brevedad, claridad, concisión, sintaxis, cortesía, psicología, ética, ortografía y estética.

Las primeras cuatro cualidades: Brevedad, claridad, concisión y sintaxis, le darán sentido y dirección al contenido del escrito, que al comprenderse sin esfuerzo, logrará el objetivo de la comunicación.

Brevedad. Consiste en expresar las ideas solo con las palabras necesarias.

INCORRECTO CORRECTO

Nos referimos a su carta del día 21 del mes de septiembre del año de 2007

Nos referimos a su carta del 21 de septiembre de 2007

Claridad. Consiste en usar palabras sencillas, pero correctas.

INCORRECTO CORRECTO

La reunión que debería celebrarse mañana, se canceló y se pospuso para algún día de la próxima semana, que ya avisaremos.

La reunión programada para mañana, se pospone hasta nuevo aviso.

Concisión. Significa no salirse del tema, evitar rodeos.

INCORRECTO CORRECTO

Necesitamos nuevamente los catálogos, igual que el año pasado, por estas mismas fechas en que nosotros tenemos nuestra barata anual.

Sírvanse enviarnos los catálogos de 2008

Sintaxis. Nos enseña a ordenar las palabras en una oración, de tal forma que refleje la idea que se quiere trasmitir, dándole el sentido correcto.



INCORRECTO CORRECTO

Es necesario repartir los volantes; primero a los trabajadores de turno y a los diurnos después de aquellos.

Es necesario repartir los volantes; primero a los trabajadores de turno y después a los diurnos.

Las cualidades: cortesía, psicología y ética, se refieren a la calidad del trato que se le da al lector.

Cortesía. Es el trato amable y discreto que debemos dar a las personas a quienes nos dirigimos.

INCORRECTO CORRECTO

Mándenme inmediatamente el dinero que me debe, o lo denunciaré.

Nos apena comunicarle que su cuenta pendiente asciende a $ 5,000.00, y que está vencida desde agosto pasado, por lo que le suplicamos pase a liquidarla.

Psicología. Se aplica para tratar de prever las reacciones del lector. El documento se redacta utilizado términos adecuados al tipo de persona a quienes se dirige el escrito.

INCORRECTO CORRECTO

Sabemos que no tiene usted problemas económicos; por tanto, no tiene motivos para no pagarnos.

Suponemos que sus múltiples ocupaciones no le han permitido liquidar su adeudo con nosotros; por tal motivo, hemos decidido otorgarle una prorroga de 10 días a partir de la fecha en que reciba la presente.

Ética. Es el conjunto de principios que rigen la moral y las obligaciones de la persona.

INCORRECTO CORRECTO

Todas nuestras mercancías estarán rebajadas en 50%

Tendremos rebajas hasta 50%

Las cualidades: ortografía y estética se refieren al aspecto del escrito

Ortografía. Es la parte de la gramática que nos enseña a escribir correctamente las palabras. Una correcta ortografía revela profesionalismo y seriedad en la empresa.

INCORRECTO CORRECTO

Lleve a rebelar el rollo de fotografías que se tomaron durante la convivencia anual de la compañía

Lleve a revelar el rollo de fotografías que se tomaron durante la convivencia anual de la compañía



Estética. Se define como la ciencia de lo bello y lo armonioso. Significa que el escrito no debe tener borrones, tachaduras, que todos los datos deben consignarse según las reglas mecanográficas.

INCORRECTO CORRECTO

Sírvase enviar las sigs. Merc.: Sírvase enviar las siguientes mercancías:

FORMATOS PREESTABLECIDOS

Existen documentos que se elaboran con formatos preestablecidos, los cuales puedes adquirir en las papelerías o bien pueden estar diseñados por las organizaciones. Este tipo de documentos se utilizan para facilitar las operaciones rutinarias de las organizaciones a fin de eficientar las funciones administrativas de las diferentes áreas y/o departamentos de las empresas, dentro de los más comunes y que más se utilizan son: vales, cheques, pagarés, letras de cambio, carta poder, facturas, recibos, entre otros.

El llenado de formatos es muy sencillo ya que requiere solo de ir completando en los espacios vacíos la información necesaria para dar validez al documento, es importante que en este tipo de documentos se especifiquen los datos y se cumpla con los requerimientos como firmas y sellos.

Con la información proporcionada por el docente el alumno debe acudir a una papelería para obtener los formatos que le serán de utilidad en el desarrollo de esta competencia.

ARCHIVONOMIA

Administración de documentos

La administración de documentos es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación de los diferentes documentos así como su mantenimiento, conservación temporera, localización protección, control, uso y disposición o conservación permanente.

Los documentos se pueden clasificar en diferentes categorías. Estas categorías sirven para determinar el valor de los mismos, el método de archivo y el tiempo de retención.

Documentos vitales: Son esenciales para la existencia de una organización. No deben ser archivados mientras estén vigentes. Entre los documentos vitales están títulos de propiedad, planos, contratos y testamentos.

Documentos importantes: Facilitan las operaciones diarias de los negocios. Se pueden reemplazar con un costo alto, pero conlleva mucho tiempo reemplazarlos incluyen, facturas, cuentas por cobrar, registros de inventarios, etc.

Documentos útiles: Incluyen correspondencia general, memorandos y estados de cuentas bancarios. Su utilidad es temporera y se pueden reemplazar.

Documentos no esenciales: Incluyen información rutinaria, invitaciones, hojas de tramite, solicitudes rutinarias y material publicitario. Se pueden destruir tan pronto suceda el acontecimiento. No se deben archivar con otros documentos importantes.



Ciclo de vida de un documento

Todo empleado de oficina debe estar consciente de cuan importantes son los documentos para las instituciones. También debe de conocer el ciclo de vida de un documento y qué medidas se deben tomar para su protección, su eventual transferencia y su disposición.

El ciclo de vida de un documento se refiere a su vida útil: desde su creación hasta su disposición o destrucción. Consta de las siguientes fases: Creación o recibo, distribución, archivo, protección y localización, uso, transferencia y disposición o destrucción.

Creación o Recibo. Una institución típica produce y recibe diariamente una gran cantidad y variedad de documentos. El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona, o equipo o al llenar un formulario.

Los documentos se reciben por correo, por servicio de mensajería, o por correo electrónico. El correo electrónico es el nombre genérico para cualquier tipo de documentación que se lleve a cabo por un medio electrónico, incluye textos, datos, voz o imágenes. Entre los diferentes tipos de comunicaciones electrónicas están el facsímil, la teleconferencia y los mensajes que se envían de computadora a computadora, conocidos comúnmente con el término en inglés de “e-mail” . El facsímil es una copia de un documento enviada desde una máquina de fax a otra por medio de líneas telefónicas.

Distribución. Consiste en hacerlos llegar a las personas que necesiten la información. La distribución puede ser interna o externa. Puede distribuirse por mensajeros del servicio postal, de telecomunicaciones o correo electrónico o por correo interno. El medio que se utilice dependerá de la rapidez con que debe llegar el mensaje al destinatario.

Conservación o archivo. Muchas empresas con sistemas computarizados acostumbran mantener copias en papel de los documentos que producen. Esto se hace como medio alterno para tener acceso a información activa cuando el sistema computarizado no está funcionando. Es importante que el empleado de oficina conozca las normas de la empresa respecto a la conservación de copias en papel y que tenga buen juicio para determinar qué documentos se deben conservar en copia física además de en un medio computarizado.

Las copias de los documentos se pueden conservar en papel, en disco duro de computadora o en disco flexible.

Protección. Cualquier documento de valor debe protegerse y conservarse adecuadamente de tal modo que se pueda localizar con facilidad cuando se necesita. Cada institución debe establecer las medidas necesarias para conservar y proteger los documentos durante su vida útil. Algunos de los documentos se conservarán en gabinetes de archivos o en bóvedas especiales. Otros se mantendrán en sistemas computarizados. Algunos documentos, por su importancia, se mantendrán en más de uno de estos medios.

El contenido, tipo, forma y tamaño de los documentos y la frecuencia de su uso determinará cómo se deben conservar.



Los documentos se deben clasificar de acuerdo a un plan establecido. Éstos se archivan siguiendo reglas y procedimientos específicos para su codificación y alfabetización.

Localización y uso. Los documentos se conservan por una razón básica: su uso. No se justifica perder tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referirá. Se requiere conocimiento de la institución y buen juicio para poder determinar qué documentos se usarán posteriormente como referencia o como base para tomar decisiones. Si el documento tiene una vida útil muy corta (documento temporero) se debe disponer del mimo tan pronto cese su utilidad.

Transferencia. Cuando los documentos en papel se convierten en inactivos deben transferirse de los archivos activos o semiactivos a los archivos inactivos. De este modo no se recargan los archivos activos. Esto permite un uso eficaz de espacio. La transferencia se debe hacer periódicamente de acuerdo a un plan establecido.

En un sistema computarizado, los documentos que se convierten en inactivos, se deben conservar en discos i cintas magnéticas que requieren muy poco espacio.

Disposición. La política para la conservación y disposición de los documentos tiene que basarse en las disposiciones legales, la utilidad para la empresa, el valor histórico y los costos involucrados.

Es importante que el plan de disposición de documentos esté claramente establecido y que periódicamente se destruyan aquellos documentos que ya no tienen ningún valor. En la disposición de documentos se debe considerar los costos, la seguridad y la protección del ambiente.



Para lograr un sistema eficaz de administración de documentos es necesario mantener el debido control en todas las fases de un documento y establecer normas y procedimientos precisos. Se debe tener en cuenta lo siguiente:

El sistema debe corresponder a las necesidades de la firma. Mantener un control apropiado sobre la creación, préstamo, retención y disposición de

documentos. Esto evitará la acumulación de documentos innecesarios en la oficina y el uso exagerado de equipo y espacio. También evita la perdida de información importante y la pérdida del esfuerzo de los empleados al tratar de localizar información.

Mantener control del acceso a los archivos y del acceso a información confidencial. Esto puede evitar perdidas de información clave en caso de demandas legales y requerimientos gubernamentales. También debe proveer para que se cumpla con las leyes que regulan el acceso a la información, su conservación y su uso.

Rotular adecuadamente las gavetas, expedientes y los discos y no sobrecargar estos recursos.

Mantener un sistema adecuado para la codificación, ordenación y clasificación de los documentos en las carpetas y en medios o discos magnéticos.

Ofrecer adiestramiento periódico al personal y tener normas claras y precisas para su selección y evaluación.

Establecer normas fijas que apliquen a toda la empresa y que regulen la compra de equipo y materiales. El equipo que se utilice debe responder a las necesidades de la firma y permitir la protección de los documentos.

Concepto de expediente

Conjunto de todos los documentos y gestiones correspondientes a un asunto o negocio Historial de incidencias de un estudiante, de un profesional



Procedimiento administrativo en que se enjuicia a un funcionario por supuestas faltas en el cumplimiento de sus funciones

Tipos de expedientes

Expediente de Cliente (Ventas)

El Expediente de Cliente proporciona todos los datos actuales e históricos de un cliente, incluida la correspondencia por correo electrónico y postal. Aumenta la eficiencia y rentabilidad de la atención al cliente, ya que une en un expediente los documentos y archivos electrónicos más variados: contratos de mantenimiento, cartas, confirmaciones de pedidos, facturas, e-mails, links, dibujos y planos, datos contables, etc.

Expediente de Contrato

En el Expediente de Contrato se incluyen todos los documentos relevantes a un contrato, tanto los basados en papel como los electrónicos. El control de plazos y vencimientos, para una correcta ejecución del contrato. Con el Expediente de Contrato, toda la tramitación y acciones referentes a un contrato, son transparentes y fáciles de comprender, ya que queda constancia de cualquier acceso y modificación.

Expediente de Proveedor (Compras)

El Departamento de Compras es una de las piezas claves para la rentabilidad de una empresa. Se emplea uno para cada proveedor, que contiene de forma organizada todas las informaciones relevantes, como pedidos, facturas, tarifas, correspondencia y contratos, así como la presentación de sus productos.

Expediente de Empleado

Incluye todos los documentos relacionados con un empleado y se pueden consultar en cada momento. También los documentos salientes como las hojas salariales pueden ser administrados en dicho expediente.



Expediente del Paciente (Sanidad)

El Expediente Electrónico para Pacientes está organizado igual que los expedientes tradicionale. La óptima estructuración en combinación con gran visibilidad y flexibilidad para su organización, facilita un manejo intuitivo y fácil para cada usuario. Según las necesidades de cada caso se pueden presentar los datos ordenados por paciente, caso o fechas. El Expediente Electrónico del Paciente administra tanto datos, documentos e imágenes como también archivos electrónicos, microfichas y archivos antiguos.

Expediente de Crédito (Banca)

Los clientes de los bancos esperan de sus asesores un servicio competente y decisiones rápidas, sobre todo cuando se trata de la tramitación de consultas de crédito. Especialmente en el ámbito de los créditos, el apoyo mediante documentos electrónicos permite una tramitación de los procesos sustancialmente más veloz. En el Expediente Electrónico de Crédito, todos los documentos relevantes para la toma de decisiones y todos los datos relacionados con un cliente están disponibles con un simple clic. Esto permite a los asesores poder reaccionar en mucho menos tiempo.

Expediente Jurídico (Abogados y Notarías)

Los abogados y notarios pueden beneficiarse del Expediente Jurídico para agilizar el acceso a todos los documentos relevantes de un cliente o mandante, ya se trate de una denuncia o demanda hasta contratos, minutas de honorarios, emails, etc. Toda esta información puede ir validada mediante firma digital.

LA DOCUMENTACIÓN


Expediente de un empleado que contiene la siguiente documentación:

Solicitud de empleo y curriculum Documentos comprobatorios de nivel académico y experiencia laboral Cartas de recomendación Acta de nacimiento Contrato de trabajo Afiliación al IMSS Comprobante de domicilio


La documentación recibe diferentes nombres, según el asunto que se trate, de acuerdo con la oficina en donde se tramita.

La Administración de documentos y la Información

Administración de documentos: es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con:

A creación de los diferentes documentos, así como su mantenimiento, conservación temporera, localización, protección, control, uso y disposición o conservación permanente.

Documento: es cualquier clase de dato o información contenida en diferentes medios y que puede estar en forma oral, escrita o visual.

Información: es un recurso vital para las empresas y esta compuesta de datos numéricos, alfabéticos y símbolos; todos organizados de cierta forma.

Propósito de la Administración de Documentos

El archivo y la administración de documentos son importantes por que proveen para el manejo, conservación, localización, producción y uso eficaz de la información que es vital para las instituciones.

La administración de documentos incluye la planificación, organización, dirección y control de todas las actividades relacionadas con la información.


Oficial Mercantil

Industrial

Financiera

Contable Particular

Oficinas

de Organizaciones

comercialesFábricas Varios Oficina de

contablidaPersonas

Oficios Acuerdos Informes Dictámenes

Cartas Notas de

pedido o remisión

Facturas

Órdenes de fabricación

Control de

Cheques Pagarés Bonos Giros Acciones

Balance general

Estado de resultados

Actas de nacimiento

Comprobantes de pago de servicios

Cartas personales

Procedencia del asunto

Ejemplos


El archivo, por otro lado, es una fase esencial en la administración de documentos porque tiene que ver con la conservación de documentos de modo que se facilite su localización.

Necesidades de los Documentos

Los documentos son importantes para que las instituciones puedan funcionar, le sirven a las empresas para:

Base para tomar decisiones y planificar el futuro, como evidencia, para propósitos de impuestos, de apoyo en procedimientos legales, para cumplir con requisitos legales, de base histórica.

Algunos documentos son:

Cartas, Memorandos, estados financieros, informes, facturas, cheques, licencias, solicitudes, manuales, actas de reuniones, planos, presupuestos, libros, revistas, catálogos, mapas, documentos legales, fotografías, trabajos de arte, cotizaciones.

Pueden estar en diferentes medios como:

Papeles, cintas magnéticas, microformas, fotos, video cintas, audio cintas, discos flexibles, discos duros de computadoras, discos ópticos y discos compactos, etc.

Organización de los documentos para su archivo

Empezaremos primero definiendo el término archivo, del latín archivium. Lugar o paraje en que se conservan con separación y seguridad papeles o documentos. Lugar secreto y reservado, depósito de cosas de cierta importancia o curiosidad. En tal definición se fundan los tres siguientes conceptos sobre archivo.

a) Conjunto de documentos debidamente ordenados para su fácil consulta. Esto es, propiamente, lo que debe ser un archivo ya que establece el requisito de orden y apunta su finalidad, la consulta.

c) Lugar destinado a contener los documentos, se llama también por extensión.

Los elementos de los archivos

Los principales elementos que integran los archivos son: local, mobiliario y equipo, documentación y personal.

De estos elementos, es primordial en los archivos la documentación, puesto que el local, los muebles y equipo y el personal están destinados a contener y manejar los citados documentos. Es necesario entrar a detalle acerca de cada uno de los elementos apuntados.

El local. El lugar destinado para el archivo, debe cumplir con una serie de condiciones y requisitos. El archivista debe buscar la funcionalidad, o sea la adaptabilidad del local a las necesidades propias de la oficina de archivo. El área suficiente se determinará con exactitud tomando en cuenta la superficie que se ocupará por el mobiliario, el equipo, el número de empleados y, además por las posibilidades de expansión por crecimiento.

Los archivos tienen dos principales enemigos que son: el incendio y la humedad, y de ahí que las condiciones de construcción, sus instalaciones y su situación deben evitarlos. El cemento



armado, los pisos asfálticos, las instalaciones ocultas, el equipo metálico, la conveniente calefacción y ventilación casi anulan estos peligros. El polvo es otro de los enemigos para los papeles que debe evitarse.

En cuanto a la iluminación, la natural es la mejor y en caso contrario se requiere que la artificial sea suficiente, sin reflejos, sin sombras, y con buena difusión de la luz. La temperatura y la ventilación influyen grandemente en la conservación de los documentos por lo tanto se recomienda que exista buena ventilación.

El local destinado al archivo debe tener, como condición primordial, la necesaria accesibilidad para el público o para los empleados, según su índole, facilitando comodidad en el estudio o consulta de los documentos.

El mobiliario y equipo. Los muebles más importantes e indispensables en el archivo son tres: el archivero, el tarjetero y el estante.

El archivero es un mueble seccional metálico de 1, 2,3, 4,5 o 6 gavetas o cajones; los hay de diversos colores. El archivero tiene al frente de cada gaveta, en el ángulo superior izquierdo, en sitio visible, un portamarbete destinado a la colocación de la inscripción alfabética o numérica o combinadas de su contenido interior; la jaladora para extraer la gaveta y, en su interior, el compresor, que es una lámina móvil, en toda la extensión de la capacidad, que permite dar la conveniente posición de inclinación a los expedientes a fin de hacer fácil su localización.

Cada gaveta tiene, en sus paredes laterales exteriores, la parte del mecanismo de suspensión y deslizamiento correspondiente a la otra parte del propio mecanismo, adosada a la estructura interna del archivero. Los archiveros están dotados de una cerradura automática general que acciona o cierra a las cuatro o cinco gavetas, y de una varilla interior en el fondo de la gaveta, en su parte central y a todo lo largo, para dar fijeza a las guías divisionarias entre las que se dispondrán los expedientes.

Los tarjeteros o caja clasificadora para tarjetas de los catálogos son semejantes a la gaveta de los archiveros, pero reducida en su tamaño ya que en el interior tiene 127 X 76 mm que son las dimensiones más generalmente usadas en las tarjetas de las cédulas de catalogación.

El personal de los archivos. Se recomienda que sea un técnico en archivonomía, con dominio completo en lo referente a la clasificación, catalogación, formación de expedientes, manejo, conservación y control de los documentos. Esto debe completarse con el conocimiento de la organización general y particular de la institución en que preste sus servicios, aunado a una cultura general y, especialmente, en la aritmética, geografía, la historia, su propio idioma y una lengua extranjera. Además de las cualidades de integridad y solvencia moral; reconocida honradez y discreción absoluta.

Higiene de los archivos. Los documentos, muebles y locales deben ser motivo de constante limpieza, para evitar el polvo y sus consecuencias; hay que someterlos a periódicas fumigaciones y abolir, estrictamente, la práctica viciosa de humedecer, con saliva o esponja los documentos. El uso de dedales de goma es una obligación de quienes los consulte o los maneje.

Los elementos auxiliares para el ordenamiento de los documentos.

Para la integración de los archivos, se utilizan principalmente las carpetas, las guías principales y auxiliares o sub-guías, los marbetes y los jinetes.



La carpeta entra en la formación del expediente, recoge en su interior los documentos que lo forman, Hecha en cartoncillo o cartulina en tamaño oficio o carta, lleva en su hoja posterior, borde superior, una parte saliente de aproximadamente un centímetro, que se llama apéndice o pestaña, destinada a contener las tirillas de papel engomado en que se anota la inscripción o registro del propio expediente, como medio de clasificación y descripción del asunto que contenga.

Las guías principales y auxiliares o sub-guías de material muy resistente (cartón) en tamaño carta u oficio, o para los catálogos, tienen en su borde superior una pestaña o apéndice que, contando de izquierda a derecha son los diversos cortes que se conocen según su número: guía del primer corte, guía del segundo corte, etc. Estas pestañas están destinadas a contener la inscripción ya alfabética, ya numérica o combinadas, que van a servir como guía (tal como su nombre lo indica) en la distribución, colocación y localización de los expedientes o de las cédulas de los catálogos. La guía principal indica la letra o número primordial en su primer corte y en los restantes y, como guías auxiliares o sub-guías, las combinaciones alfabéticas o numéricas necesarias al fin propuesto.

Los marbetes de las gavetas o de las guías, son metálicos y están destinados a indicar, en el primer caso, el contenido de la gaveta mediante letras o números y, en el segundo caso, sustituyen ventajosamente, por su durabilidad, a los apéndices o pestañas de las guías en sus diversos cortes. En los marbetes se introducen tarjetas o tirillas con las anotaciones respectivas.

Los jinetes, metálicos y en varios colores, indican, mediante el color clave, los distintos títulos que se requiera señalar en los expedientes o en los catálogos.

Guías para determinar bajo que nombre archivar los documentos.

El nombre del membrete. Generalmente la correspondencia que se recibe se archiva bajo el nombre de la organización o institución que aparece en el membrete.

El nombre de la persona u organización a quien va dirigida la comunicación. La correspondencia que se envía generalmente se archiva bajo el nombre que aparece en la dirección interna o dirección del destinatario.

El nombre que aparece en la firma. Cuando la correspondencia que se recibe no tiene membrete entonces se archiva generalmente por el nombre de la persona que firma el documento (remitente).

El nombre al que se hace referencia o nombre del asunto tratado en la comunicación. Algunos documentos que se envían o se reciben deben archivarse por el asunto tratado en el texto del mismo.

El nombre de la zona geográfica. En un sistema geográfico los documentos se archivan bajo la zona geográfica de donde reside la persona a quien va dirigida la comunicación o de quien procede el documento recibido.

Estas guías se aplican también a la correspondencia que se recibe o se envía por medio de equipo de facsímil o por otro medio electrónico.

CODIFICAR Y MARCAR

Codificar y marcar. Codificar es el proceso mental de determinar cómo se debe archivar cada documento. Luego de leer la correspondencia y determinar cómo se debe codificar, es necesario marcarla o indicarla. Se marca con lápiz de color para que quede permanentemente



marcada. Esto evita tener que volver a repetir los pasos anteriores cada vez que los documentos prestados regresen al archivo para su conservación. Existen dos formas para marcar y codificar correspondencia:

a) Subrayar la unidad clave o primera unidad del nombre bajo el cual se va a archivar la correspondencia de acuerdo a las reglas aprendidas.

b) Escribir el nombre en el borde superior del documento y subrayar la unidad clave. Esto se hace cuando el documento se va a archivar por el asunto y no por nombre del individuo o de la institución y el asunto no aparece escrito según se debe clasificar.

Plan de Clasificación

Un plan de clasificación es una lista de palabras o grupo de palabras de una indicación numérica, alfabética o alfanumérica. Ejemplo.

Indicación numérica: 3000

Grupo de palabras: Recursos financieros

Indicación alfabética: EB

Palabra: Presupuesto

Indicación alfanumérica: B510

Grupo de palabras: Estados financieros

A estas indicaciones las llamamos número de registro. Este número de registro es la dirección del documento dentro de la clasificación.

Estas palabras o grupos de palabras son descripciones: sirven para nombrar todos los temas que abarcan las actividades de una organización. Ejemplo:

3200 Presupuesto

3200 Es el número de registro

Presupuesto. Es el descriptor

Un plan de clasificación representa a todas las actividades de una organización agrupadas en un orden lógico. Ejemplo:

3000 Recursos financieros

3100 Estados financieros

3200 Presupuestos

E Recursos financieros

EA Estados financieros

EB Presupuestos

B500 Recursos financieros

B510 Estados financieros

B520 Presupuestos

Es muy importante que el plan de clasificación presente una lista de todos los temas posibles de los documentos de una organización.

Características principales de un plan de clasificación.

Exhaustivo



Descriptor sencillo

Número de registro corto

Un plan de clasificación debe ser abierto, es decir, debe permitir que en el nivel de los números de registros puedan agregarse nuevos temas para el futuro. Ejemplo:

Plan de clasificación abierto

2000 Recursos humanos

2100 Contratación

2200 Condiciones de trabajo

2300 Expedientes del personal

Nuevo tema: creación de un “Manual de administración del personal”

2000 Recursos humanos

2100 Contratación

2200 Condiciones de trabajo

2210 Manual de administración del personal

2300 Expedientes del personal

Objetivo del plan de clasificación

El plan de clasificación permite asignar un lugar preciso a todos los documentos de una organización. El lugar en donde se clasificará el documento está determinado por su tema y el plan de clasificación es la lista de todos los temas posibles. Así, es necesario encontrar el número de registro y el descriptor correspondiente a cada documento.

El plan de clasificación permite catalogar los documentos de acuerdo con el orden de los números de registro que corresponden a un desglose lógico de las actividades de la organización.

El propósito del plan de clasificación es:

a) Asignar un lugar a cada documento

b) Organizar los documentos de acuerdo con un desglose lógico de las actividades.

Elaboración de un plan de clasificación

Se realiza a partir de un profundo conocimiento de las actividades y documentos de una organización. Este plan de clasificación deberá ser una fotografía completa de la organización. Las principales herramientas para su elaboración son el análisis de la situación y los inventarios.

Con la ayuda de toda la información posible, es necesario, antes que nada, determinar las actividades generales, las que formarán las clases principales del plan de clasificación. Ejemplo:

Organización administrativa



Recursos humanos Recursos financieros Recursos materiales

En cada una de las clases principales es necesario incluir todos los temas que tengan importancia para la organización, en un orden lógico, lo cual determinará las clases secundarías. Ejemplo:

Recursos humanos

Contratación Condiciones de trabajo Expedientes de personal

Después, por cada clase secundaria es preciso hacer la lista de todos los temas relacionados con la organización. Esto dará como resultado las clases terciarias. Ejemplo:

Condiciones de trabajo

Manual de administración de personal Descripción de tareas Ventajas sociales Control de ausencias Vacaciones Permisos

Ciertas clases terciarias pueden precisarse por medio de otros temas, habrá que describirlas. Pueden seguirse desglosando hasta llegar al número de clases según las necesidades de la organización

Tipos de registro

El número de registro debe representar un tema, con el fin de tener un lugar de referencia para una búsqueda más fácil y para un ordenamiento sistemático de los documentos en el interior de una unidad de almacenamiento (archivero, estante, caja), debe seguir el mismo desglose jerárquico correspondiente a las actividades del plan de clasificación, debe ser lo más corto posible y poderse analizar minuciosamente para que corresponda de manera perfecta al desglose lógico del plan de clasificación.

Procedimiento para archivar e integrar expedientes

La correspondencia oficial adopta tres modalidades: recibida, enviada e interna. La primera es la que procede de organismos externos. La correspondencia enviada es la que se produce y expide por la propia dependencia u organismo y se envía al exterior. La correspondencia interna es aquella que se intercambia entre los departamentos de un organismo, como memorándums y circulares, entre otros.

Por lo anterior, la organización de la correspondencia depende de la recepción, registro, jerarquización y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina.



Después de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes, mismas que se mencionaron anteriormente:

Actualización de archivos

Como ya vimos anteriormente, los documentos que la empresa maneja y que deben ser archivados, son de constante generación y movimiento, lo que significa que los archivos deben estar actualizándose diariamente o en periodos cortos de tiempo. Esto implica que se deben crear cuando sea necesario los expedientes, guías y subguías que se requieran.

Depuración de archivos

Los archivos van a crecer indefinidamente y un gran porcentaje de la documentación es completamente inútil, de escasa o nula importancia, debe tratarse el punto central de la destrucción racional de los archivos.

Por ello, se debe determinar el valor de los documentos y posteriormente decidir la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retención. Los factores que influyen sobre esta decisión son: las leyes existentes al respecto, la naturaleza del negocio, el tipo de documento que se maneja y la información que se deriva de ellos.

La legislación mexicana establece la obligación de conservar los archivos por períodos determinados de tiempo, pero en las instituciones existen, siempre, documentos que deben conservarse indefinidamente (actas constitutivas, escrituras, facturas, etc.) y otros que con el tiempo van adquiriendo mayor valor o importancia. En cambio, algunos muy recientes, sólo ocupan lugar y, aunque son motivo de aplicación de técnicas, carecen de significación.

De acuerdo a las actividades realizadas, cada empresa debe determinar el periodo de tiempo en el cual deberá depurar sus archivos. La depuración consiste en ir apartando aquellos expedientes que ya no son prioritarios y que no necesitaremos en un lapso corto o mediano de


Inspección: antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de autorización.

Inspección: antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de autorización.

Clasificar: Es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes, con características comunes, que pueden posteriormente diferenciados según su tipología fundamental.

Clasificar: Es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes, con características comunes, que pueden posteriormente diferenciados según su tipología fundamental.

Codificación: El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar. Existen 3 métodos comunes de codificar la correspondencia.

Codificación: El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar. Existen 3 métodos comunes de codificar la correspondencia.

Distribución: Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Puede ser el grupo de una letra, un número, un tema, una fecha.

Distribución: Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Puede ser el grupo de una letra, un número, un tema, una fecha.

Archivo: es la colocación de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas.

Archivo: es la colocación de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas.


tiempo. Existen varios sistemas de depuración, a continuación mencionaremos los más utilizados.

Sistemas de depuración

1.- Archivo muerto. Los expedientes depurados deben ser

resguardados aparte en un espacio comúnmente llamado “archivo muerto”. Algunos expedientes, después de permanecer durante cierto periodo de tiempo en dicho archivo, deben ser eliminados para dar espacio a aquellos que también son depurados de los archivos principales. La eliminación puede llevarse a cabo con máquinas especiales llamadas trituradoras o bien ser quemados.

2.- La Microfilmación. Es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se “fotografían” los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información.

3.- Discos compactos. Como ya habíamos mencionado

anteriormente, muchas empresas manejan sus archivos de manera electrónica, y dichos



archivos también deben ser depurados o respaldados en discos compactos, los cuales deben ser bien identificados y archivados para facilitar consultas posteriores.

GLOSARIO

Correspondencia: trato recíproco de dos o más personas por correo. Conjunto de cartas que se despachan o reciben).

Memorándum: Informe en que se expone algo que debe tenerse en cuenta para una acción o en determinado asunto. Librito o cuaderno en que se apuntan las cosas de que uno tiene que acordarse.

Circular: Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darles conocimiento de algo.Acta: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Certificación, testimonio, asiento o constancia oficial de un hecho. Acta de nacimiento, de recepción.

Oficio: Comunicación escrita, referente a los asuntos de las administraciones públicas.

Pagaré: Papel de obligación por una cantidad que ha de pagarse a tiempo determinado

Factura: Relación de los objetos o artículos comprendidos en una venta, remesa u otra operación de comercio. Cheque: Mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco.

Documentación: conjunto de operaciones, métodos y técnicas, que facilitan la recopilación, almacenamiento, búsqueda y circulación de la información.

Documento: escrito que ilustra acerca de un hecho.

Nota: documento que se detalla y comprueba la venta de mercancía.

Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

Charolas.- Dispositivos que se colocan sobre los escritorios para la correspondencia de entrada y salida.

Ciclo vital de los documentos: Etapas (activa, semiactiva, inactiva) por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo, desde que se producen (Archivo de Trámite) y pasan por el Archivo de Concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un Archivo Histórico.

Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo.


4.- Eliminación de archivos. Ciertos expediente, deben ser eliminados luego de permanecer cierto periodo de tiempo en el “archivo muerto”. La manera más usual de eliminar expedientes es triturándolos en una máquina especial o bien quemándolos.


Depuración: Proceso de selección final de los documentos que serán conservados de manera permanente y de aquéllos que por su irrelevancia deberá eliminarse.

Folio.- Número consecutivo que se asigna a cada documento que integra un expediente o registro.

Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la investigación histórica, científica y social.

Vigencia documental: Período durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

Gaveta: Cajón corredizo que hay en algunos muebles, como los escritorios: en la gaveta se guardan objetos y papeles que se quieren tener al alcance. Mueble que tiene uno o varios de estos cajones.

Marbete: Trozo de papel, cartón u otro material parecido que se pega a un objeto y sirve para indicar la marca, el contenido, las cualidades o el precio de este: los paquetes que se envían por ferrocarril tienen que llevar un marbete con la dirección. Etiqueta. Orilla o borde de una cosa: la invitación de boda tenía un marbete dorado.

Tarjetero: Cartera que se usa para llevar ordenadas las tarjetas de visita. Caja abierta o bandeja en la que se dejan las tarjetas de visita.Tabla o lámina horizontal que se coloca en una pared, dentro de un armario o en una estantería y sirve para colocar objetos sobre ella: los productos de limpieza están en el estante de arriba. anaquel, balda. Mueble formado por esas tablas, generalmente sin puertas. estantería.


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Apuntes Del Modulo 1 2010