Apuntes Implantación

Universidad del Valle de MéxicoImplantación y Mantenimiento de Sistemas

R002

Métodos de Implantación

MÉTODOS DE IMPLANTACIÓN

La implantación es el proceso de verificar einstalar nuevo equipo, entrenar a losusuarios, instalar la aplicación y construirtodos los archivos de datos necesarios parautilizarla.

La conversión es el proceso de cambiar delsistema anterior a l sistema nuevo.

La conversión de sistemas debe realizarse lo mas rápidamente posible.

CONVERSION O IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

En esta fase se define Cuándo y de qué forma se introducirá el nuevo sistema. La conversión se refiere al momento en el queel nuevo sistema sustituye al que operaba previamente y la implementación se refiere a la instalación y puesta en marcha delos nuevos equipos y procedimientos que el sistema conlleva. Esta etapa genera un clima de gran expectación y gran carga detrabajo.

Implantación

Instalación de nuevos softwares

Instalación de nuevos equipos

Entrenamiento de usuarios

Instalación de la aplicación

Construcción de archivos de datos

Cinco estrategias para convertir un sistema antiguo a uno nuevo:

Cambio directo.

Conversión en paralelo.

Conversión por fases.

Prototipos modulares.

Conversión distribuida.

Estrategias de conversión para los sistemas de información

Cambio directo

Conversión paralela

Conversión gradual

Conversión por

prototipos modulares

Conversión

distribuida

En una fecha específica el sistema anterior se cierra, y el nuevo sistema entra en full-operation

Para este tipo de cambios: Pruebas extensas Mandatos gubernamentales

El usuario no tiene posibilidad de usar el antiguo sistema, la adaptación es una necesidad.

Grandes riesgos ya que : Pueden darse largos retrasos si suceden errores, debido a que no hay forma alterna para lograr el

procesamiento. Los usuarios pueden resentir el estar siendo forzados al uso de un sistema no familiar sin

alternativas. No hay una forma adecuada para comparar los nuevos resultados con los antiguos.

Cambio directo

Ambos sistemas trabajan al mismo tiempo durante un tiempo determinado.

Posibilidad de revisar los nuevos datos contra los antiguos y detectar a tiempo errores deprocesamiento.

Los usuarios sientes seguridad ya que no están forzados a usar el nuevo de manera abrupta.

Desventajas:

Costos

Complicado realizar comparaciones de desempeño cuanto el sistema anterior es manual

Duplica carga de trabajo al usuario.

Tiende a usarse el antiguo sistema por resistencia al cambio

Conversión paralela

La conversión gradual trata de combinar las mejores características delos dos planes anteriores sin incurrir en todos los riesgos. En este plan, elvolumen de transacciones manejado por el nuevo sistema esaumentado gradualmente conforme el sistema avanza en sus fases. Lasventajas de este enfoque incluyen que permiten a los usuariosinvolucrarse con el sistema gradualmente y la posibilidad de detección yrecuperación de errores sin mucho tiempo perdido. Las desventajas dela conversión gradual incluyen el llevarse demasiado tiempo para poneral nuevo sistema en su lugar y la inadecuación para la conversión desistemas pequeños no complicados.

Conversión gradual

Este enfoque de conversión usa la construcción de prototiposoperacionales modulares para combinar del sistema antiguo al nuevo enforma gradual.

Conforme cada modulo es modificado y aceptado, es puesto en uso.Una ventaja es que cada módulo es probado a fondo antes de ser usado.Otra ventaja es que los usuarios se familiarizan con cada móduloconforme llega a ser operacional.

El hecho de que la construcción de prototipos no sea factible tanfrecuentemente elimina automáticamente este enfoque para muchasconversiones.

Otra desventaja es que se debe poner especial atención a las interfaces,para que los módulos que están siendo construidos trabajen, de hecho,como un sistema.

Conversión por prototipos

modulares

Muchas instalaciones del sistema

Solo cuando se verifica que la instalación es completa y funcional se instala en otraslocalidades.

Una ventaja de la conversión distribuida es que los problemas pueden serdetectados y detenidos.

Una desventaja es que aunque la conversión sea satisfactoria, cada sitio tendrá suspropias peculiaridades sobre las que hay que trabajar, y éstas deben ser manejadascon propiedad.

Es recomendable un enfoque de contingencia para decidir sobre una estrategia deconversión, esto es, el analista considera muchos factores (incluyendo los deseos delos clientes) en la selección de una estrategia de conversión. Obviamente, ningúnenfoque de conversión particular es igualmente adecuado para cadaimplementación del sistema.

Conversión

distribuida


El Plan de conversión Incluye: Una descripción de todas las actividades que deben ocurrir al implantar el

sistema nuevo y ponerlo en operación.

Identificación de las personas responsables de cada actividad.

Un programa de actividades para indicar cuando debe llevarse a cabo cada unade estas.

Todos los archivos que van a ser convertidos.

Los datos necesarios para estos archivos.

Los nuevos procedimientos.

Etapas de verificación para ver si cada uno de las personas o el sistema estatrabajando al día .

Las asignaciones de responsabilidades,

El tiempo para cada rutina.


El Plan de conversión debe:

Anticipar los posibles problemas y la forma de enfrentarlos.

Documentos perdidos.

Variación de los formatos (anteriores y nuevos).

Errores en la conversión de datos.

Extravío de datos o perdida de archivos.

Aspectos de seguridad para los sistemas

La seguridad es parte de una conversión exitosa.

No hay nada como un sistema totalmente seguro.

Las acciones de los analistas y usuarios pretenden mover los sistemas haciael lado mas seguro del espectro disminuyendo la vulnerabilidad.

La seguridad es responsabilidad de todos aquellos que estén en contactocon el sistema.



Tiene tres aspectos interrelacionados:

Físico.

Lógico.

Conductual.


Seguridad Física: Se refiere a proteger el sitio donde se encuentra lacomputadora, su equipo y software a través de medios físicos.

Acceso controlado a las salas de cómputo:

Códigos de acceso (biometría, código de barras, etc.)

Control de acceso (Registro manual)

Supervisión (Circuito cerrado )

Almacén de datos en lugares seguros.

A prueba de fuego.

A prueba de agua.


Seguridad Física:

El equipo pequeño se debe asegurar.

Garantizar el suministro de energía eléctrica ininterrumpido.

Alarmas que notifican situaciones de fuego, inundación o intrusión deben estarfuncionando en todo momento.

El analista debe tomar las decisiones acerca de la seguridad física cuando estéplaneando la las instalaciones de cómputo y la compra de equipo.


Seguridad Lógica: Se refiere a los controles lógicos dentro del mismosoftware.

Los controles lógicos más familiares para la mayoría de los usuarios soncontraseñas y códigos de autorización de algún tipo. Cuando son usadospermiten que el usuario con la contraseña correcta entre al sistema o a una parteparticular de este.


Seguridad Lógica:

Sin embargo, las contraseñas son tratadas desdeñosamente o de maneradescuidad en muchas organizaciones:

Los empleados gritan una contraseña dentro de las oficinas

Escriben las contraseñas en papeles pegados a sus terminales

Comparten contraseñas personales con empleados autorizados que han olvidado lasuya.

El software de encriptación especial se ha desarrollado para proteger lastransacciones comerciales en la WEB.

Uso de firewall.


Seguridad Lógica:

Todavía no hay ninguna forma totalmente integrada de solucionar losproblemas de seguridad con las redes interna y externas.

Los controles lógicos y físicos son importantes, pero claramente no sonsuficientes para proporcionar una seguridad adecuada. También se necesitancambios de comportamiento


Seguridad Conductual: Las expectativas de comportamiento de unaorganización están codificadas en sus manuales de política y hasta ensignos puestos en tableros de noticias.

Pero el comportamiento que tienen internamente los miembros de laorganización también es critico para el éxito de los esfuerzos de seguridad.

Los firewall fallan cundo los ataques son internos.


Seguridad Conductual:

La seguridad puede comenzar por investigar a los empleados que eventualmente tendrán acceso alas computadoras, datos e información, para asegurarse de que sus intereses sean consistentes conlos de la organización y que comprenden completamente la importancia de llevar a caboprocedimientos de seguridad.



Las políticas que se refieren a seguridad deben ser escritas, distribuidas y actualizadas por que losempleados estén totalmente conscientes de las expectativas y responsabilidades.

Aquí es donde el analista de sistemas tendrá contacto por primera vez con los aspectos decomportamiento de la seguridad.



Parte de la faceta de comportamiento de seguridad es monitorear el comportamiento aintervalos irregulares para asegurarse de que se estén siguiendo los procedimientosadecuados y para corregir cualquier comportamiento que los haya erosionado con el tiempo.



Registrar la cantidad de intentos de registro no satisfactorios de los usuarios es una forma demonitorear si usuarios no autorizados están tratando de registrarse en el sistema.

Se recomienda el inventario periódico y frecuente de equipo y software.

Se deben examinar sesiones extrañamente largas o el acceso después de horas de trabajo no típicoal sistema.



Los empleados deben entender lo que se espera claramente de ellos, lo que se prohíbe y llamagnitud de sus derechos y responsabilidades.



La salida generada por el sistema debe ser reconocida por su potencial de poner la organización enriesgo en algunas circunstancias.

Los controles de la salida incluyen pantallas que solo pueden ser accesadas por medio decontraseñas, clasificación de información (esto es, a quien se le puede distribuir y cuando) yalmacenamiento seguro de documentos impresos y almacenados magnéticamente.



En algunos casos se debe hacer provisiones para la destrucción de documentos que son clasificadoso propios.

Se pueden contratar servicios de destrucción o pulverización de una empresa externa, por una cuota,que destruirán medios magnéticos, cartuchos de maquinas de escribir e impresoras y papel.

REVISIÓN DESPUES DE LA IMPLANTACIÓN

IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS

A través de una adecuada implantación de sistemas debemos de garantizarel óptimo funcionamiento de la aplicación, siempre orientado a:

Hacer la operación más sencilla.

Lograr un alto grado de autonomía por parte de los usuarios finales.

Optimizar los procesos de negocio según la aplicación a implantar.

Transferencia del conocimiento de la solución al usuario final.

Obtener información confiable y oportuna.

Utilización de la funcionalidad de la aplicación, eliminando procesos manuales o conherramientas alternativas.

Concluir la implantación en los tiempos y costos establecidos desde el principio.


Después de implantar el sistema y completar la conversión, se hace una revisión delsistema conducida por los usuarios y los analistas.


La revisión después de la implantación es un proceso formal para determinar:

Que tan bien está funcionando el sistema.

Como ha sido aceptado.

Cuáles ajustes son necesarios.


Ningún sistema es en realidad totalmente completo, el sistema permanecerámientras que no se requiera cambios:

Debido a desarrollos internos Nuevos usuarios

Actividades de la empresa

Por situaciones externas Nuevos requisitos legales

Estándares de la industria

La competencia


La revisión después de la implantación es la primera fuente de información de

los requisitos de mantenimiento.

El interés fundamental es determinar si el sistema cumplió su objetivo:

Si el nivel de desempeño de los usuarios ha mejorado.

Si el sistema está produciendo el resultado deseado


La calidad de la salida del sistema es de suma importancia, tomando como indicadoresde la calidad del sistema los siguientes puntos:

La precisión de la información

Lo oportuno de su presentación

Su cobertura

Lo apropiado del formato


Los reportes de difícil interpretación o que no contengan informaciónsuficiente para ser útiles deberían ser rediseñados.

La revisión puede revelar que la información que previamente seconsideraba innecesaria, al final de cuentas tiene que incluirse.


La facilidad en el uso y la tendencia hacia los errores en la captura dedatos son preguntas fundamentales que se deben hacer los analistasdurante la revisión:

¿Se usa fácilmente el sistema?

¿Las validaciones son adecuada para prevenir los errores de captura, detectarlos,reportarlos y corregirlos cuando ocurran ?


La confianza del usuario es también un indicador de la calidad delsistema.

La confianza que tengan los usuarios, gerentes y operadores en elsistema con certeza afecta su longevidad y uso.


Los sistemas que son fáciles de usar y que dan distintosbeneficios son aceptados y bien recibidos por la gente.

En algunos casos se hallan componentes inadecuados: Excesivo tiempo de proceso

Los cuellos de botella en la preparación de datos.


Puntos a considerar en la evaluación de un sistema de información

1. ¿ Cómo ha cambiado el SI el costo de la operación?

2. ¿ Cómo ha cambiado el SI la forma en la que se lleva a cabo las operaciones?

3. ¿ Cómo ha cambiado el SI la precisión de la información que reciben los usuarios?

4. ¿ Cómo ha cambiado el SI lo oportuno de la información y los reportes que reciben los usuarios?

5. ¿ Ha provocado el SI cambios en la organización? ¿ Han sido estos cambios para bien o para mal?

6. ¿ Cómo ha cambiado el SI lo completo de la información?

7. ¿ Cómo ha cambiado el SI el control o la centralización? ¿ Cuál es el efecto de dichos cambios?

8. ¿ Cómo ha cambiado el SI las actitudes de los usuarios del sistema o las personas afectadas por el sistema?

9. ¿ Cómo ha cambiado el SI el número de usuarios?

10. ¿ Cómo ha cambiado el SI las relaciones entre los miembros de la organización?

11. ¿ Cómo ha cambiado el SI la productividad?

12. ¿ Cómo ha cambiado el SI el esfuerzo que debe hacerse para recibir la información necesaria en la toma dedecisiones ?


Métodos de revisión

Los métodos de recolección de datos vía cuestionarios, entrevistas, observación, muestreo einspección son los más útiles para recopilar los detalles sobre el sistema nuevo.


Métodos de revisión

Otros métodos complementarios revelarán información adicional a los evaluadores, porejemplo:

Registro de eventos

Evaluación del impacto

Encuestas de actitud


Registro de eventos (incidentes críticos):

Los usuarios registran eventos no usuales o inesperados que afectan al sistema.

Estos eventos pueden ser el reflejo de incidentes que el sistema no es capaz de controlar o aactividades que no ocurran de manera prescrita.

Los usuario no pueden cambiar los precios

Los usuario no pueden aplicar descuentos


Evaluación del impacto:

Determina como afectan o cambian los sistemas a las áreas de la organización en las cualesse instalan.

Si los nuevos sistemas se proponen y desarrollan sobre la base de una velocidad mayor,menos errores, mejor integración de las actividades, reducción de la redundancia omejoramiento en la productividad, los sistemas deben evaluarse contra estas expectativas.


Evaluación del impacto:

Revisar algunos registros, determinar la productividad del sistema u observar a los usuariosproporcionarán estadísticas concretas de los efectos del sistema.

El impacto del sistema también debe compararse con los costos y beneficios económicos.

Después de la implantación, el sistema se revisa para comparar los costos y beneficiosreales con los calculados.


Encuestas de actitud:

Un sistema que es fuertemente criticado podría dejar de usarse en poco tiempo a menos quese le hagan ajustes.

¿Cómo se sientes los usuarios y otras personas afectadas por un nuevo sistema, tales comoclientes, proveedores o gerentes internos?



Esta pregunta revela mucho acerca de la utilidad futura del sistema.

Las encuestas de actitud, recolección de ideas y opiniones entorno de un sistema dan estainformación.



Esta pregunta revela mucho acerca de la utilidad futura del sistema.

Las encuestas de actitud (cuestionarios, entrevistas), recolección de ideas y opinionesentorno de un sistema proporcionan esta información y revelan el lado humano del sistema.



Las preguntas pertinentes cuestionan los sentimientos de las personas acerca de loscambios en la calidad del trabajo que desarrollan, la calidad de sus esfuerzos, la calidad delservicio al cliente, facilidad de uso o aceptación del sistema por los compañeros de trabajo.


TECNICAS DE EVALUACIÓN:

Análisis Costo-Beneficio.

Modelos que estiman el valor de una decisión.

Evaluaciones del usuario que enfatizan los problemas de implementación y participación del usuario.

Enfoques de utilidad del sistema de información que examinan las propiedades de la información.


Cada tipo de evaluación tiene un propósito diferente y tiene desventajas inherentes:

Análisis Costo-Beneficio: Podría ser difícil de aplicar, ya que el sistema proporciona informaciónacerca de los objetivos para la primera vez .

Modelos que estiman el valor de una decisión: Presenta dificultad, debido a que todas las variablesinvolucradas con el diseño, desarrollo e implementación del SI no se pueden calcular o cuantificar.



Evaluaciones del usuario que enfatizan los problemas de implementación y participación del usuario:Produce algún entendimiento para los nuevos proyectos al proporcionar una lista de control de laconducta potencial disfuncional por varios miembros organizacionales, pero enfatiza laimplementación sobre otros aspectos del diseño del SI.



Enfoques de utilidad del sistema de información que examinan las propiedades de la información:Puede ser mas completo que otros si se extiende y se aplica sistemáticamente.


Enfoques de utilidad del sistema de información:

Las utilidades de información incluyen:

Posesión.

Forma.

Lugar.

Tiempo.

De actualización.

Del objetivo.


Enfoques de utilidad del sistema de información:

Las utilidades de información incluyen:

Posesión (quien).

Forma (que).

Lugar (donde).

Tiempo (cuando).

De actualización (como).

Del objetivo (porque).


Utilidad de posesión : La información no tiene valor en el poder de alguien que carecede poder para hacer mejoras en el sistema o alguien que carece de habilidad de usarla información productivamente

¿Quien debe recibir la salida?

¿Quien es el responsable de tomar la decisión ?


Utilidad de forma : Los documentos deben ser útiles al tomador de decisiones en loque se refiere al formato de y jerga de documento usado.

Los acrónimos deben ser significativos para el usuario.

La información debe estar en formato apropiado.

La sobrecarga de información disminuye el valor de un sistema de información.

¿Qué tipo de salida se distribuye al tomador dedecisiones?


Utilidad de lugar : La información se debe entregar en el lugar donde se toman lasdecisiones.

Se deben archivar o almacenar informes más detallados o informes de administraciónanteriores para facilitar el acceso futuro

¿Dónde se distribuye la información ?


Utilidad de tiempo : La información debe llegar antes de que se tome una decisión.

La información retrasada no tiene ninguna utilidad.

Los informes podrían ser inexactos u olvidarse si se entregan prematuramente.

¿Cuando se entrega la información ?


Utilidad de actualización: Involucra como se introduce la información y se usa por eltomador de decisiones.

Un SI tiene valor si se mantiene después de que sus diseñadores se van, o

Si un usuario que usa por una sola vez el SI obtiene resultados satisfactorios y duraderos.


Utilidad de objetivo:

El objetivo del SI no solo debe estar en línea con los objetivos del tomador de decisiones,sino que también debe reflejar sus prioridades.

La utilidad del objetivo responde el “porqué” de los sistemas de información preguntandosi:

¿ la salida tiene el valor de ayudar a la organización acumplir sus metas?

Ejemplo:

Evaluación de información de inventario de sangre y de un sistema de apoyo a la toma dedecisiones usando el enfoque de utilidad de un sistema de información.

REVISIÓN DESPUES DE LA

IMPLANTACIÓN


Módulo del SI Utilidad de forma Utilidad de tiempo Utilidad de lugar Utilidad de

posesión

Utilidad de

actualización

Utilidad de

objetivo

Listas de inventarios

Éxito

Bueno. Acrónimos

usados donde sin

iguales que los códigos

de envío.

Bueno. Los informes se

recibieron por lo menos

una hora antes de que

se programaran los

envíos.

Bueno. Las listas de

inventarios de

imprimieron en el

centro regional de

sangre.

Bueno. Los informes los

recibieron las mismas

personas que

originalmente

mantuvieron los registros

manuales.

Bueno. La

implementación fue fácil

debido a que los

hospitales encontraron

las listas de inventarios

exactamente fáciles.

Bueno. La

información acerca de

la ubicación de una

unidad particular está

disponible.

Informes de resumen de

la gerencia

Éxito

Bueno. El informe de

resumen de diseño para

las especificaciones de

formato exacta de los

informes de resumen

manuales desarrollados

por el administrador de

sangre.

Bueno. Igual que el

listado.

Bueno. Los informes de

resumen se imprimen

en el centro donde se

necesitan.

Bueno. Los

administradores de

sangre que originalmente

mantienen los informes

manuales reciben estos

reportes.

Bueno. Los

administradores de

sangre participan en el

diseño de los informes.

Bueno. Los informes

de resumen ayudan a

reducir ausencias.


Módulo del SI Utilidad de forma Utilidad de tiempo Utilidad de lugar Utilidad de

posesión

Utilidad de

actualización

Utilidad de

objetivo

Pronósticos a corto

plazo

Éxito

Bueno. Un pronóstico

se emitió para cada tipo

de sangre.

Bueno. Los pronósticos

se actualizan a diario.

Bueno. Se imprimen en

el banco de sangre.

Bueno. Los

administradores

involucrados con la

administración y la

recopilación reciben el

informe.

Bueno. El diseño de la

salida pudo haber sido

más participativo.

Bueno. Se previnieron

ausencias en la

llamada de más

donadores.

Asignación heurística

Éxito

Pobre. Las personas

que asignan la sangre

desconfían de los

misteriosos números

producidos por la

computadora.

Bueno. Los informes se

proporcionaron una hora

antes de que se

tomaran las decisiones.

Bueno. Se imprimieron

en el banco de sangre.

Regular. Los

administradores

responsables de asignar

a diario la sangre reciben

el original.

Pobre. Demasiadas

personas involucradas

con los inventarios de

sangre pueden

participar en el diseño

del sistema.

Pobre. Esta no fue

una meta inmediata

de la región del banco

de sangre. Los costos

de envío se pasaron a

los pacientes

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