AR DEV

Phân hệ kế toán phải thu AR

Nguyễn Thị Lan Phương

Chu Thị Phương

Ngô Thị Bích Ngọc

Đỗ Thanh Tùng

Lê Văn Tuấn

Nguyễn Thị Chi Mai

Phương Thị Thơm

NỘI DUNG

Tổng quan về phân hệ AR1

Xử lý trên hệ thống

G h i n h ậ n v à g i ả m t r ừ c ô n g n ợ2.1

B ù t r ừ c ô n g n ợ

X ử l ý t h a n h t o á n

2

2.2

2.3

2.4 T h e o d õ i c ô n g n ợ

1. Tổng quan về phân hệ AR

Khái quát về kế toán AR1.1

Một số khái niệm1.2

1.1 Khái quát về kế toán AR

• 1. Tài khoản 131: Dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ.

• 2. Kết cấu TK 131:

Giới thiệu kế toán phải thu

TK 131Nợ Có

Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ.

• Số tiền khách hàng đã trả nợ.• Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.• Khoản giảm giá hàng bán, người mua trả lại hàng.• Số tiền chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại cho người mua.



1.2 Một số khái niệm Posting key: Mã hạch toán thường hay sử dụng trong phân hệ AR.

Reconciliation Account: Tài khoản gốc, gắn với mã Customer hoặc Vendor. Đây là tài khoản thường xuyên hạch toán với đối tượng nhất.

Open item: Phản ánh các giao dịch chưa được thanh toán, khi phát sinh giao dịch thì các chứng từ trên hệ thống sẽ ở trạng thái open item.

Cleared item: Do công nợ của khách hàng được quản lý chi tiết đến từng giao dịch nên các khoản giảm trừ và chứng từ khách hàng thanh toán cần được chỉ rõ là giảm trừ, thanh toán cho khoản công nợ nào thông qua thao tác bù trừ công nợ (clear). Sau khi được bù trừ với nhau, các khoản open item sẽ trở thành trạng thái cleared item (khoản đã được bù trừ).

2.1 Ghi nhận và giảm trừ công nợ

2.1.1

2.1.2 Q uy t r ì nh g i ảm công nợ phả i t hu

Q uy t r ì nh gh i nhận c ông nợ phả i t hu

2.1.1 Ghi nhận công nợ phải thu

Ghi nhận công nợ

Ghi nhận trên phân hệ SD

Ghi nhận trực tiếp trên phân hệ FI

Bán hàng thông thường - Thanh lý của tài sản cố định - Ghi nhận khi cung cấp dịch vụ - Ghi nhận công nợ phải thu khác


Nhập Tcode: Va01

Chọn Credit memo request

Ghi nhận trong phân hệ SD

Tạo đơn bán hàng (VA01)

Nhập Tcode: Va01


Vào Document Flow (F7)

Chọn “GD goods issuse”, Nhấn Display Document



Nhập Tcode: Va01


Nhấn Accounting Document



Nhập Tcode: Va01


Tạo Billing Document(VF01)



Nhập Tcode: Va01


Vào Accounting xem chứng từ kế toán



Ghi nhận công nợ phải thu (FB70)

Nhấn Simulate xem hạch toán thử


Ghi nhận trong phân hệ FI

Nhập Tcode: Va01


Xem lại chứng từ vàoDocument Display



Nhập Tcode: Va01

Chọn Credit memo requestCác khoản chưa clear

Các khoản đã clear

Kiểm tra chứng từ đã thanh toán Chưa (FBL5N)



2.1.2 Giảm trừ công nợ

Mô tả quy trình ghi nhận các khoản giảm trừ công nợ phải trả với NCC trực tiếp

trên phân hệ AP (không liên quan tới hàng hóa). Trong một số các trường hợp:

- Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng.

- Nhận được tiền do khách hàng trả.

- Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền

mua hàng trước thời hạn quy định.

- Số chiết khấu thương mại phải trả cho người mua.

- Các trường hợp giảm trừ công nợ phải thu khác

Mục đích

Nhập Tcode: Va01


1. Trường hợp điều chỉnh bằng cách ghi âm

Nhập thông tin tươngtự như FB70


Nhập Tcode: Va01


Check vào để ghi búttoán âm

Nhấn simulateđể xem hạchtoán thử


Nhập Tcode: Va01



Nhấn Save (Ctrl S) để lưu chứng từ


Nhập Tcode: Va01





Nhập Tcode: Va01


2. Trường hợp điều chỉnh bằng cách ghi đảo

Nhập thông tin tươngtự như FB70


Nhập Tcode: Va01



Không check nút“Negative Posting”

Nhấn simulateđể xem hạchtoán thử


Nhập Tcode: Va01



Nhấn Save (Ctrl S) để lưu chứng từ


Nhập Tcode: Va01





Nhập Tcode: Va01



Vào FD10N để xem báo cáo số dư công nợ với khách hàng


2.2 Bù trừ công nợ

Mục đích2.2.1

Các trường hợp2.2.2

Quy trình2.2.3

2.2.1 Mục đích bù trừ công nợ

Bù trừ giữa khoản ghi tăng và khoản ghi giảm

công nợ với khách hàng, bao gồm:

Bù trừ khoản thanh toán và khoản phải thu

khách hàng

Bù trừ khoản thanh toán, khoản giảm trừ và

khoản phải thu khách hàng.

=> Giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác

khoản thực tế phải thu với từng khách hàng

Thực hiện bù trừ các chứng từ có tổng nợ bằng tổng có

Bù trừ

toàn bộ

(Standard)

Thực hiện bù trừ các chứng từ có số tiền khác nhau

Bù trừ

một phần

(Residual)

2.2.2 Các trường hợp

Nhập mã customer

Các điều kiện lọc để chọn

danh sách chứng từ sẽ được bù

trừ

2.2.3 Quy trình

Trường hợp bù trừ toàn bộ chứng từ (Standard) – F-32

Bù trừ toàn bộ

Thông tin các chứng từ

2.2.3 Quy trình


B2: DeactiveB1: select all

B3: Chọn

chứng từ cần bù

trừ

B4: Assigned=0

2.2.3 Quy trình


2.2.3 Quy trình

Nhập số chứng từ

Xem chứng từ hạch toán bù trừ toàn bộ - FB03

Các chứng từ trước khi bù trừ

Các chứng từ sau khi bù trừ

2.2.3 Quy trìnhXem các dòng hạch toán – FBL5N

B3: Chọn chứng từ cần

bù trừ

B2: DeactiveB1: select all

2.2.3 Quy trình

Trường hợp bù trừ một phần (Residual) – F-32

2.2.3 Quy trình

B4: Kích chuột hoặc nhập giá trị còn lại sau bù trừ

B5: Assigned=0

Trường hợp bù trừ một phần (Residual) – F-32



2.2.3 Quy trình

Xem các dòng hạch toán – FBL5N

2.2.3 Quy trình

Hủy bù trừ công nợ

Mục đích

• Trong trường hợp người

dùng tiến hành bù trừ

công nợ sai, muốn hủy

bỏ việc bù trừ công nợ đó

thì có thể tiến hành thao

tác Reset clearing • Tcode FBRA

Các trường hợp

• TH1: hủy chứng từ bù trừ

công nợ toàn bộ

• TH2: hủy chứng từ bù trừ

công nợ một phần

Nhập chứng từ bù trừ

Tcode: FBRA

Hủy bù trừ công nợ toàn bộ

2.2.3 Quy trình



2.2.3 Quy trình

Hủy bù trừ công nợ toàn bộ

Nhập chứng từ clearning

Hủy bù trừ công nợ một phần

2.2.3 Quy trình

2.2.3 Quy trình



Chọn cách Only Resetting

2.2.3 Quy trình

FBRA

Chọn cách Resetting and Revers

2.2.3 Quy trìnhChọn cách Resetting and Revers

2.2.3 Quy trình



Chọn cách Resetting and Revers

2.3 Xử lý thanh toán

Mục đích2.3.1

Các trường hợp2.3.2

Quy trình2.3.3

2.3.1 Mục đích

- Ghi nhận số tiền khách hàng trả trên hệ thống.- Làm cơ sở để theo dõi và xử lý các khoản phải thu của

khách hàng

Thanh toán

2.3.2 Các trường hợp

Thanh toán

Thanh toán hếtThanh toán chênh lệch

Chênh lệch trong dung sai

Chênh lệch ngoài dung sai

Các trường hợp có thể xảy ra

2.3.3 Quy trình

Tcode: FD10N

Tổng phải thu của KH

Kiểm tra công nợ khách hàng

2.3.3 Quy trình

Tcode: FBL5N

Các khoản nợ của KH

Kiểm tra công nợ khách hàng

2.3.3 Quy trình

Tcode: F-28

Ghi nhận thanh toán

2.3.3 Quy trình

Số tiền thanh toán

Customer code

Enter hoặc click vào đây

Cash/Bank Account


2.3.3 Quy trình

Kích hoạt khoản phải thu

Vô hiệu hóa


2.3.3 Quy trình

Click Save để post

Thanh toán hết

2.3.3 Quy trình

Khoản phải thu cũ bị clear

Xem dòng hạch toán của thanh toán hết

2.3.3 Quy trình

Click save để post

Dung sai (tolerance) được tạo và gán cho

customer code

Có chênh lệch giữa số tiền phải trả và

thực trả

Thanh toán chênh lệch trong dung sai

2.3.3 Quy trình

Khoản phải thu cũ bị clear

Xem dòng hạch toán chênh lệch trong dung sai

2.3.3 Quy trình

Số tiền chênh lệch được hạch toán

vào một tài khoản ghi nhận

chênh lệch

Xem dòng hạch toán chênh lệch trong dung sai

2.3.3 Quy trình

Residual Item

Thanh toán chênh lệch ngoài dung sai

2.3.3 Quy trình

Điền số tiền trả

Save để post chứng từ

Xử lý bằng Partial Payment

2.3.3 Quy trình

Một dòng hạch toán mới ghi nhận số tiền

trả

Dòng hạch toán nợ cũ vẫn open

Xem dòng hạch toán xử lý bằng Partial Payment

2.3.3 Quy trình

Xem chứng từ hạch toán bằng Partial Payment

2.3.3 Quy trình

Điền số tiền còn dư nợ sau

thanh toán

Xử lý bằng Residual Item

2.3.3 Quy trình

Một dòng hạch toán mới sinh ra

để clear dòng hạch toán nợ cũ

Một dòng hạch toán mới được sinh ra để ghi nhận nợ còn dư

Xem dòng hạch toán xử lý bằng Residual Item

2.3.3 Quy trình

Hạch toán clear khoản phải thu cũ

Hạch toán ghi khoản phải thu

còn dư

Xem dòng hạch toán xử lý bằng Residual Item

2.4 Theo dõi công nợ

2.4.1

2.1.2 Thao t ác t r ê n hệ thống

Các c hức năng the o dõ i c ông nợ

2.4.1 Các chức năng theo dõi công nợ

-Lựa chọn đối tượng cần theo dõi

-Xếp hạng mức độ nợ

-Tính lãi và phí nợ quá hạn

-Gửi thông báo nợ cho khách hàng

-Quản lý lịch sử nợ

2.4.1 Thao tác trên hệ thống


Tcode: FBMP tạo Dunning procedure


1. Nhập vào trường thông tin cần thiết. Click Dunning level


1. Nhập vào trường thông tin cần thiết.

Click Charge


1. Nhập vào trường thông tin cần thiết. Phí phạt trả chậm ở từng nhóm nợ

Click Minimum amout


1. Nhập vào trường thông tin cần thiết. Số tiền nợ tối đa từng nhóm nợ.

Click Dunning text


1. Nhập vào trường thông tin cần thiết.


Lựa chọn văn bản thông báo, save



Tcode: FD02 gắn Dunning procedure cho đối tượng KH quản lý



Chọn và nhập thông tin cần thiết


NTcode: F150




NChọn đàu ra dữ liệu in thông báo


Chọn ngày chạy Dunning

2.4.2 Thao tác trên hệ thốngKiểm tra lại kết quả


THE END

Documents

AR DEV