الملحقالرئيسي – لموقع: ا المقر العالمية المشتريات

العمليات هذا تنطبق لخدمات المشتريات البابعلى واإلجراءاتفي العالمية

الرئيسي – المقر الكاثوليكية االغاثة

المحتويات جدول

I.مقدمةالكاثوليكية المشتريات رسالة بيان ا. االغاثة لخدمات العالميةادارة - ب. التنظيمي العالمية المشتريات الهيكل

II. عملية في – العالمية المشتريات سير الكاثوليكية االغاثة خدمات

بالتيمور خرائط الكاثوليكية– المشتريات عملية - االعمال رسم االغاثة خدمات

بالتيمورفي العالمية المشتريات : الرئيسي– المشتريات المقر تتطلب أنواع ال التي

شراء طلب وجود.الطلبات.1على .2 للدوالر طلباتال الموافقة االدنى والحدالطلبات الموافقة.3 ومسار4./ العطاءات عن تقديم العطاء إجراءات نقالالفائز اختيار.5 الموردو منح.6 الشراء العقودأوامرالسلع استالم.7

واالستمارة المرتجعة السلع سياسةالمالية– المدفوعات.8

السلعخدماتال

III.) والتقارير ) السجالت التوثيقIV.والسياسات والفهارس للنماذج روابط

1

I.مقدمة

الكاثوليكية المشتريات رسالة بيانا. االغاثة لخدمات : العالمية

هي إن" الكاثوليكية االغاثة لخدمات العالمية المشتريات قسم والخدمات رسالة السلع شراء

من بطريقة الجودة عالية قدر أقصى العالم، لعمالئنا الدعم تحقق أنحاء جميع ولألهداف في

و الحاالت في للمؤسسة االستراتيجية ونمكن الطارئة. العادية ندعم من سوف أخرى أجزاء

و الوكالة السلع ألهداف الخدمات لشراء . وفقا الوكالة إنجاز توريدات األهداف وسيتم من هذه

االمثل خالل واستخدام التوريدات القتصادياتالمقياس والمفاهيم ، التقنيات والممارسة، احدث

المستويات العالية المهنية جمع المستمر تحقيق بهدف على والكفاءة، التحسين .واالبتكار "،

التنظيمي ب. : الهيكل

العالمية المشتريات إلى في تقدم مباشرة تقاريرها المالي بالتيمور المدير

II. عملية العالمية سير في – المشتريات الكاثوليكية االغاثة بالتيمور خدمات

الثاني على - .II القسم الكاثوليكية موظفي يطبق االغاثة الواليات خدمات المتحدة. في

للعقوبات بخصوصالبلدان: مالحظة الى ، الخاضعة النظر الثاني يرجى القسمII ) للعقوبات - ط ) الخاضعة العسكرية البلدان المشتريات في والمعدات دليل

.األساسي

2

االعمال خرائط العالمية تدفق – رسم بالتيمور: في المشتريات

3

المشتريات • تتطلب انواع ال المشتريات ) التي طلبشراء المقر– العالمية وجود

الرئيسي(:

البلدان: مالحظة للعقوبات بخصوص الى ، الخاضعة النظر الثاني يرجى (II القسم البلدان - ط )

للعقوبات العسكرية الخاضعة المشتريات في والمعدات .األساسي دليل

من قد الشراء بعمليات الكاثوليكية االغاثة خدمات اقسام عبر تقوم المرور المشتريات قسم دون

في التالية بالتيمور العالمية المشتريات الخدمات. / المواد من لألنواع عن األخرى جميع النظر بغض

تمر الدوالر قيمة أن خالل يجب المشتريات. منتدريبية أو ندوات أي دوراتوالصحف والرسوم والعضويات االشتراكات المطبوعة، ) المجالت أو، المنشورات

االنترنت على (والمنشورات

(100من أقل) كتبال دوالر ( سفريات / أي االرضي او و الجوي السفر والعروض، (يشمل الفنادق، وحجوزات حجوزات أو،

. المعارض الصلة "السفرمفتاح انظر " ذات

خدمات الطعام أي االجتماع " أو تقديم الصلة "وجبات ذات

المحمولة . من إصالحات أو الهواتف القبيل من ) هذا ذلك ترتيب المعرفة خالل يتم قسم

المعلومات وادارة في GKIMالشاملة الكاثوليكية االغاثة خدمات طريق بالتيمور من عن

" " تعبئة طلب يتوفر استمارة طريق والذي االغاثة عن لخدمات الداخلية االنترنت شبكة

" ضمن، الكاثوليكية الوكالة " المعلومات "استمارات وادارة الشاملة المعرفة "GKIMقسم

عن البحث يتم القطرية بالنسبة النموذج. حيث لديها اإلقليمية / للمكاتب ليس إمكانية التي

إلى ( ال الوصول رسالة ) ارسال يتم الكاثوليكية االغاثة لخدمات االنترانت الداخلية شبكة

" المساعدة " مكتب الى عنوان . الكترونية الرسالة الحساب الشحن تتضمن احل ورقم من

و ، الدفع تسليم البند،وصف والكمية، الطلب(. ومواعيدقبل" المرور" هو- البريد إلى الفواتير ترسل .مباشرةالمورد من المختص مباشرة الموظف

على يعطي الذي ويصدر الفاتورة الموافقة البرقي طلب " أو" شيك طلب"، ويقدم" التحويل

. للدفع المالية الى الوثائق جميع

4

المرافق نفقات المكاتب ايجار السكن / رسومالمترتبة ، التوظيف عن اإلعالن الرسوم جدد في أو موظفين المؤقتة خدمات أو تعيين .العمالة

على االستشارات - عقود الضغط استشارات رابط الرجاء البشرية سياسة الموارد

العالمية

الفوائد قروض مصاريف وكالةال على اقرها التي اداري المنح موظفالبشرية برامج الموارد تنشئها التي الموظف استحقاقاتإما في - الفواتير تسليم فيها تم قد يكون التي الخدمات الحاالت أو تنفيذها أو السلع

تضيف المشترياتو قيمة ال . أي العملية الحاالت في لهذه يكون حيث و، هذه ان الممكن من

الوحيد المصدر عمل المودر فان .الشيكطلب "، فاعلية" اكثر

: طلبات ال.1

استخدام االقسام على الصفحة يتعين على عليه العثور يمكن الذي للوكالة المعتاد الطلب نموذج

عنوان "لل الرئيسية تحت الكاثوليكية االغاثة لخدمات الداخلية لالتصاالت العالمية روابطشبكة

الوثيقة تستخدم ". الشراء طلب نموذج ثم "" رائجة مع هذه العالمية المشتريات للتواصل

ومتى، حول المنتجات ماذا، من . أو وكم يحتاجون المشتريات الخدمات هذه على تعتمد

عملية المعلومات االسعار فى عروض على الموردين. من الحصول

الطلبات .2 على االدنى الموافقة : لدوالر ل والحد

ألي الكاثوليكية موظف يجوز االغاثة خدمات في في قبل الشراء. طلبات الشروع ذلك، ان ومع

قسم الى الطلب من المشترياتيصل بد ال ،/ الموظفين الموظف قبل من مراجعته

المخولين/ الصلة المخول الكاثوليكية وتوقيعهم.موافقتهم ل ذوو االغاثة خدمات موظفي على

لحساب ميزانياتال من التحققالمخولين، الصحيحة األعمال واألرقام المتاحة وحدة والموارد

. الشراء طلبات على المصادقة أن قبل المالحظة " " يرجى الطلب " و "مقدم المخول الالموظفيكونا أن موظفي ينبغي وان ذاته، الكاثويكية الشخص االغاثة من خدمات هم يكونوا ان يمكنهم ال

لديها شراء عملية على مباشرة أي يوقعون التدريب ، له/ لها فائدة الخ مثل .واالشتراكات،

5

: الطلبات معامالت على التصديق

الشراء تعريف أي طلب منفرد هو مجموعة عنصر التي العناصر من أو طلب تشكل المتعددة

واحد .شراء

يكون ل مجموع عندما التقديرية الشراء القيمة فان دوالر 5,000 أقلمن طلب ا ، لشراءطلبأعلى BAND Dمن ، وحدة/ قسم مدير، مخول CRSموظف يستلزم :. أو أي مالحظة)

قبل استثناءات من خطيا الموافقة تعطى ان للوكالة يجب المالي المسؤول أوالمدير(المعين

يكون ل مجموع عندما التقديرية الشراء القيمة بين طلب و 5,000 ما دوالر 24,999 دوالرطلب أعلى BAND E من وحدة،/ دائرةرئيس مخول، CRS موظف يستلزم لشراءا فان .أو

قبل استثناءات أي) من خطيا الموافقة تعطى ان للوكالة يجب المالي المسؤول أوالمدير(المعين

تكون ل عندما اإلجمالية التقديرية الشراء القيمة يتجاوز طلب أو فان دوالر 25,000 يساوي ، ا التنفيذية تفويضايستلزم لشراءطلب القيادة فريق .نائبال أو ELTمن

تكون التقديرية طلباتال جميع مالحظة: من التي اثنين دوالر 10,000 أكثر توقيعين من تستلزم

موظفي/ قبل على . المخولين CRSموظف األشخاص أسماء تقديم الوحدات اإلدارات / يجب

الدفع لمشترياتل المخولين مستحقة وعليهم والحسابات إشعار ، المناسب تقديم الوقت في

تغييرات اي ذلك، بشأن توفر عدم نتيجة الزمنية مؤقتة التغيير والفترة هذا فيها سيكون التي

. المفعول ساريالبضائع ": مالحظة فقط" المنزليةنقل واحد اذن الى النظر يحتاج النقل بغض مبلغ كان اعلى اذا

وهو من المطلوب .10,000الحد دوالر

: الموافقة.3 الطلبات ومسار

إعداد عندما الطلب يتم الشبكة عبر نموذج لالتصاالت أسلوب (العالمية االنترانت ) الداخلية

الطلب مقدم لدى فان الكاثوليكية، االغاثة ل مسؤولية لخدمات أن المتابعة من لتأكد

موظفي/ /CRS موظف المخولين على المخول و طلبيوافق توجيه الشراء يتم إلى ان الوثيقة

الطلبات للتجهيز. المشتريات قسم مقدمي بنسخة على في لل طلبال من االحتفاظ إليه رجوع

.المستقبل األمر لزم يلي هيالموافقة" " عملية إذا :كما

وموظف الطلب مقدم من كل الذي " CRSيتلقى المخصص الرقم اإللكتروني، البريد عبر المخول: " تقول تعليمات مع الطلب نموذج رابط جانب الى النظام يحدده

. إلى" # # # # # الرجوع يرجى ادناه المقدم للطلب وفقا هو بك الخاص الطلب رقم ان لتأكيد هذا" االستفسارات بجميع يتعلق ما في هذا الطلب .رقم

:تعليماتكلمن الطلبوموظف يتلقى هذا، المخول CRSمقدم الشراء رقم طلب اشعار

على المخول CRS موظفيجبعلى الطلب. ارسال""الستعراضو الرابط النقراالخطار الى المشتريات" " إلى هذا مقدم ، موافقتهم مشيرا الى نسخة وارسال

6

تتحرك . الطلب أن الطلب لهذ الشراء لعملية يمكن األمام ال إعطاء إلى يتم حتى. موافقة الكاثوليكية االغاثة خدمات

المالحظة قدم: يرجى القطري إذا " " طلب البرنامج ، المحلي السوق من الشراءالطلب فعلى وبمجرد مقدم على ، إرفاق، بالتفويض CRS موافقة حصولهم

اإللكتروني عطاءاتهم البريد ثالثة) إلى عادة عروضاسعار ارسالهم"و"( موردين " في " المشتريات الرئيسي إلى تضمين .(HQ)المقر تم ما تقوم الوثائق إذا

ب الرئيسي المقر على" إصدارمشتريات المحلي الموافقة السوق من ".الشراء

موظف " يقوم بمراجعة المخول" CRS عندما يقوم فانه المرفق، الرابط على الشراء طلببالنقر

إلى وارسال اإللكتروني " البريد الكاثوليكية المشتريات " االغثة لخدمات وعمل العالمية نسخة،

الطلب يكون األصلي. لمقدم أن كجزء لدى يجب المسؤول نص الموظف اإللكتروني، من البريد

توضح على افادة بمعنى الموافقة بالمراجعة " االمر، قمت على لقد #" # # رقم طلبال والموافقة

# " #.

عن العطاءات / تقديم .4 : العطاء إجراءات نقال

عملية الخطوة سير في المواصفات هو العطاء األولى المطلوبة أو للمنتج إعداد تطوير. الخدمة

و من استخدام واختيار معين على مواصفاتال نوع والوقت، الوضع تعتمد المتاحة ، المعلومات

.و المستخدم احتياجات

أنواع عدة : المواصفات من هناك

المنتج، ت األداء مواصفات به يقوم ان يفترض ما كيف بدال نقل عليه من البناء وتشمل. سيتم

التشغيل هذه ألداء ثوابت محددة المطلوبة .وظيفة

التصميم االخرى توظف مواصفات المادية والمتطلبات عمل وتركز االبعاد تم كيف على

من ، المنتج . ما بدال به يقوم ان األبعاد ينبغي هذه والرسومات، وتشمل والتحمل، عملياتو،

.المحددةالبناء

استخدام التجارية اسم " يتم يعادله العالمة ما يذكر عندما " أو تفصيل هناك عالمة اسم يكون

. أو تجارية نموذج استخدام رقم فقط يجوز مصنعة لشركات تجارية عالمات لوصف اسماء

الجودة من ل ، األداء أو مستوى استخدامه يجوز المنافسة وال من تقييدها لحد يجب. أو

" مصطلح "استخدام يعادله ما إلى او اإلشارة التجارية عند العالمات .اسماء

العمل يستخدم شراء خدمات لل نطاق اجل حرفية من . خدمات غيرها تنص أو ان ينبغي

الصلة مواصفات ذات المحددة ، بوضوح الخدمات بها المهام القيام يتعين و التي األداء؛ مراحل؛

الوقت و .محددات للمشروع النهائية للمخرجات وتعريف ،

7

هي التالية الموردين الخطوة أساس اختيار . نوع على ستجري التي المثال المشتريات سبيل على

فان بالصحة متعلقة المشتريات كانت مسبقا ال الموردين اذا قبل مؤهلين مثل من منظمة منظمات

العالمية ) قائمة يشكل قد (WHOالصحة الموردين وا لل من عروض المؤهلين طلب على حصول

تحدد إذا االسعار . المانحة لم الجهات على متطلبات ينبغي عندها للموردين المسبق وكيل التأهيل

الموردين المشتريات الكاثوليكية اختيار االغاثة خدمات لدى المعتمدين الموردين قائمة التي من

نحو " على متطلبات و / باستمراريلبي تصنف تخطى والتسليم، جودةال أو ان ."والتسعيرة،

المؤسسة موارد تخطيط نظام الكاثوليكية االغاثة خدمات يمكن (CRS ERP)استخدام سوف

االسعار وكالءال عروض طلب ارفاق الموردين (RFQ)من الى نظام عناوين دليل عبرالكترونيا

المؤسسات موارد " طلبات " وإرسال (ERP)تخطيط االسعار موجزة مواصفات مع (RFQ)عروض

من واضحة كل المعتمدين إلى طريق الموردين بصيغة عن االلكتروني بالبريد .PDF مرفق

المقبولة ألن ان للسلوك المعايير الشراء تثبت من يجب معامالت االقصى الحد تحقق ان

المفتوحة ال" على" والنزيهةمنافسة يتعين فانه الكاثوليكية ، االغاثة خدمات مشتريات مجتمع

األقل محاولة" " على اسعار عروض ثالثة على مختلفين م الحصول موردين من أي ل ن مشتريات

تتجاوز أن ( 1,000 المتوقع أمريكي الف ) السهل إذا أكثر. أو دوالر من اكبر كان عدد على الحصول

االسعار، عروض المستحسن من ذلك عم فمن لم. ل على إذا الحصول الممكن من ثالثة يمكن

أسعار على عروض يجب . األسباب توثيق المشتري، يتم عندها العروض استعراض استمارة في

الشراء عملية أساس إجراء االسعار على .المتوفرة عروض

إرسال االسعار ال إلى طلباتال عند عروض على للحصول اختيارهم تم الذين التأكد ، موردين يجب

إعطاء المعلومات من من ممكن قدر السلع أكبر لدى . المطلوبة حول يكون أن مقدمي وينبغي

المحتملين عن العروض واضحة مطلوب فكرة هو الطلب ، أيضا. منهم ما في يحدد ان أنه يجب

العروض على ذلك أسعارهم تحديد مقدمي في االغاثة بما خدمات الى التوصيل تكاليف

آخرى / أي أو الكاثوليكية مواقع . موقع تحديدها يتم

المنافسة لعنوان ضمان فانه -)CRF 226.43 )USAID 22 وفقا أجل الموردين من والقضاء أداء

عادلة افضلية على غير يطورون فان، تنافسية الذين والمتطلبات المواصفاتيعدون أو الموردين

العمل، و العروض دعوات وبيانات العروض أو و / تقديم استبعادهم طلبات على سيتم التنافس من

هذه القرارات س. المشتريات مثل المورد تصدر االغاثة الذي إلى خدمات اللتماس عرضه استجاب

اكبر فائدة ذو يكون والذي والسعر للمتلقي الكاثوليكية تؤخذ ، وللجودة التي العوامل من وغيرهم

. االعتبار عروض سيحدد بعين بوضوح استدراج الكاثوليكية االغاثة التي جميع خدمات المتطلبات

بها على يجب الوفاء االقتراح المورد او العطاء تقييم يتم ان أجل خدمات من متلقي قبل من

8

الكاثوليكية رفض. االغاثة يتم االقتراحات أيقد او االسعار عروض في جميعها من يكون عندما

. المتلقي مصلحة بذلك القيام

المثالية، الناحية تقدم من أن االسعار ينبغي مختومة في عروض ذلك . مظاريف هذا في، ومع

من البريد العصر و اإللكترونية رسائل فإن والفاكسات العالمية، االسعار االتصاالت عروض استالم

البريد طريق مقبولة اإللكتروني عن ممارسة االن اصبح الفاكس الحاالت، . أو هذه وفي ذلك، ومع

المشتريات قسم بعدم فإن الحرص كل يأخذ ان يجب بالتيمور في عن العالمية العروض اإلفصاح

الكاثوليكية االغاثة خدمات موظفي من غيرهم او المتنافسين الموردين من الي استالمها تم التي

. معين لمورد افضلية ليهم تكون قد المتلقاة جميع الذين ت العروض ان على يجب ترويسةال كون

.الرسمية للمورد

الطلبات : المشتريات متابعة تكرار / سابقا تكرار العطاءات تقديم عملية اجتازت ال ،التيالمرور خالل تحتاج العطاءات من تقديم أخرى عملية كان مرة الحين قد المورد إذا ذلك في وافق

" على و ب االحتفاظ" محددة التسعيرة المواصفات . لفترة الزمن خالل يوثق من من االمر عمل هذا

من االسعار نسخ وضمها السابقة عروض رقم ، أو الجديد الشراء امر امر مع من االصلية النسخة

. التوثيق عملية من كجزء كان الشراء " " إذا بعد الطلب من تكرار أشهر ( 6) أكثر الطلب من ستة

يتم األصلي كامال ال طلب محاولة إعادة عندها السوق شراء أسعار ان . حيث تغيرت قد تكون ربما .

الفائز اختيار.5 المورد

عن تبقى الفعلية المشتريات المسؤولية أن قسم دائما يجب تفويض المشتريات مع هناك كان اذا إال

. ذلك إدارة و خالف بين مراسالت اي عن نسخ المشتريات قسم الى تقدم ان المستخدمين يجب

و. و مشاورات الموردين تجري فقد ذلك، و مع الموردين الكاثوليكية موظفي بين االغاثة خدمات

التقنية بشأن يكون و المبتكرة أو المعلومات أن الطبيعي . المشتريات قسمبعلم يفضل ان من

مناقشات النطاق تجري الطالبة بين واسعة إقامة والموردين اإلدارات أجل واستكمال من

العمل بيان أو مواصفاتال والمسائل لتوضيح أو عن عن القضايا تقديم على الردود الناشئة طلبات

لنهج . العروض األولى هي المرحلة هذه تعتبر مرحلتين عادة يتمكن من المحتملين حتى الموردين

عن العروض الخدمات تقديم أو النهائية أو السلع الصيغة على وضع الردود تقديم وتوضيح طلب

تقوم بمجرد. العروض الطالبة ان وليس اإلدارة ال ، بوضع العمل، بيان أومواصفات المورد، عن

تبدأ ان يمكن الثانية عندها وهي المرحلة االسعار ل المشتريات طلب، عروض مناستدراج

.الموردين

أن من الرغم الفني على الطالبة من اإلبداعي أو التقييم هاما يكون سوف اإلدارة اختيار عامال في

فإن المورد بشأن ، النهائي المورد القرار مع اختيار المشتريات سيبقى .قسم

9

تسهيل أجل الفائز، اختيار وتوثيق من عروض "بادخال المشتريات قسميقوم المورد ردود

نظام االسعار" المؤسسة تخطيط ضمن يكون . (ERP)موارد ال اختياره المورد عندما تم الذي

عرض أقل إدخال سعر صاحب نظام " مرفقنص " عبر التفسير يجب المؤسسة في موارد تخطيط

مراجعة أو " االسعار نموذج خالل ".عروض مواردالمؤسسة من تخطيط الوكيل نظام يختار سوف

المورد افضل عرض بشكل يلبي إلكترونيا مقدم متطلبات الذي .الطلب

اختيار المعايير الموردين سيتم أساس :التالية على

على • السلعة القدرة الحاجة الخدمة/ توفير عندالمطلوبة • السلعة جودةالسعر• المقدمة الضمانات •للتسليم • المقدر فعاليةال / الوقتالسابق • المعلومات ) األداء كانت (إذا متوفرة غير

/ بالنسبة او و الكبيرة المالية القيمة ذات الكاثوليكية المعقدة للمشتريات االغاثة خدمات ستقوم

االسعار لجنة باستخدام سوف عروض من التي متعددة خبراء تتكون تقنية مع وظائف أو معرفة

لنوع و محددة . ظيفية ستجري التي المشتريات

و منح.6 الشراء العقود أوامر

للمورد بالتيمور في العالمية المشتريات قسم اختيار باصدار بمجرد يقوم ، . الشراء توقع أمر عندما

الوثيقة التوقيع هذه سلطة لهم من قبل قبل و، من من بها االعتراف قانوني تصبح، المورديتم بين عقد

والمورد الكاثوليكية االغاثة و مع، خدمات وا المسؤوليات عليها المنصوص فيه االلتزامات .لواردة

تنفيذ الشراء وسيتم موظف أمر قبل بالمشتريات CRSمن قبل متخصص من توقيعها موظف ويتم

CRS للمشتريات مستوى المطلوب على . من الدوالر اعتمادا الشراء أمر

المالية المعامالت مع تتطلب التعامل عادة رسمي" عقد" التي المستشار يتم مكتب خالل من

بمشاركة دلخ (OLC)القانوني الكاثوليكية االغاثة إلى يرجى المشتريات. قسم مات سياسة الرجوع

السياسة توفر. POL-PUR-POS-001 # المشترياتعقود اذا إرشاداتال هذه ما تحدد التي والمعايير

ال الرسمي كان من عقد الشراء بدال في (PO) امر للتأثير القانونية الوسيلة السلع هو أو شراء

الخدمات.

السلع استالم.7

10

استالم و يتم السلع قبل جميع من "معالجتها االستالم" منفصل ، قسم قسم اقسام و وهو عن مستقل

والمحاسبة الواجبات ، المشتريات بين .الفصل

للوكالة البضاعة ايصال يقوم عند بمقارنة ، باالستالم الموكل الواردة الموظف أمر مع البضائع

المؤسسة في الشراء موارد تخطيط الشديد يجب. (ERP)نظام الحذر عد توخي الواردة في السلع

من بدقة والتحقق العالمات ، أضرار مالحظة و وضع .نقص أو أي

هناك كان اختالفات، إذا باالستالم الموظف فإن أي باستخدام الموكل هذا بتوثيق النص"ميزة يقوم

ل نظام في المرفق" المؤسسة موارد ال تخطيط الشراء التفصيل أمر بنود مع فورا . محدد اإلبالغ يتم

جميع بالمشتريات التباينات عن المختص الموظف الشراء الى امر عن كان لالمسؤول إذا ما تحديد

قبول البضاعة كان إذا الشحنة. سيتم االستالم مرئيا تلف يوضح عندها ان على ينبغي وثائق ذلك

" " أو الشحن الشحن رفض بوليصة تم استالمها شحنةال سواء انتظار أو القرار. في ما التفتيش بشأن

قبول سيتم كان قبول أو إذا قبل البضائع عدم من ال " سيتخذ قسم "المشتريات" أواستالم" إما

على الخاصة اعتمادا الواردة . الحالة البضاعة كانت ال إذا على الصحيحة كميةتحتوي فإن والنوعية ،

البضائع سيقبل االستالم ب موظف االيصال ويقوم المؤسسة فيإدخال موارد تخطيط .نظام

على انقر للحصول المرتجعة : بالتيمورفي العالمية االمشتريات هنا البضائع سياسة

المشتريات انقر على للحصول في هنا المرتجعة نموذج: بالتيمور العالمية البضائع

: المالية- المدفوعات.8

السلع :

المالية يقوم الحسابات الدفع – قسم للوثيقة بالتيمور مستحقة مطابقة معيار بإجراء

وثائق . اوجه 3ضمن من الثالثة االوجه الشراء وتتألف و أمر االستالم ، المورد، ةوفاتور، وصل

عليهم و العثور يمكن المؤسسة فيالتي موارد تخطيط مكاتب. (ERP)نظام البرامجتحتاج

استالم اإلقليمية/ القطرية المطلوبة المواد / تأكيد خالل البضائع في من المشتريات قسم

الدفع المعينين الموظفين مع بالتيمور مستحقة الحسابات ضوئيا إرسال. في ممسوحة من نسخة

االستالم البريد وثيقة مقبول اإللكتروني عبر امر حال . هو الضوئي في المسح وسيلة تكن لم

القطري متاحة البرنامج على يجب ،(CP) يخطر اإللكتروني) ان البريد المعين ( عبر في الشخص

عن الدفع، مستحقة البضاعة الحسابات ارسال والمتابعة استالم طريق عبر عن االستالم وثائق

الفاكس.

11

الشراء امر رقم الى يشار ان جميع #( PO)يجب من وهذا وثائقال في التقليل في أي سيساعد

الدفع تأخير المورد في تبقى . إلى أن من يجب القطرية االستالم وثيقة نسخة البرامج مكاتب في

على و. اإلقليمية/ المعين يجب ( الموظف ال ) المدينة أن الذمم من موضوع تحقق الشراء امر رقم

و المورد فاتورة على األسعار ، لكل تساوي أن شراء، األسعار الفواتير ال وأن أمر على كميات

مع من متساوية المطلوبة كل استالمها وكذلك الكميات تم التي كان . تلك الشراء سعرإذا ال أمرمع الدفع ، المورد فاتورة يتطابق مستحقة الحسابات تقوم المشتريات عندها قسم مع باالتصال

الحل كانت . اليجاد تطابق الفواتيرعلى الكميات إذا الحساباتتقوم عندها، نظامال إيصاالت ال

الدفع مع مستحقة .االستالم قسم باالتصال

:الخدمات

المالية يقوم الحسابات الدفع – قسم للوثيقة بالتيمور مستحقة مطابقة معيار بإجراء

اتجاهين االتجاهين . ضمن الشراء من ويتألف المؤسسة في أمر في الموارد تخطيط نظام

على و. المورد وفاتورة المعين يجب ان (A/P) الشخص األشخاص )التأكد حصلوا ( الشخص الذين

التوقيع على خالل من الدفع على يوافقون التاريخ ، الخدمات األصلية ووضع الفاتورة ينبغي. على

ذلك المعين المعتمدة الفاتورة عادةا بعد الشخص قسم سيتم الى أمر رقم مع مطابقتها حيث

الدفع ستأخذ الشراء. مستحقة تباينات الحسابات الفاتورة أي الشراء و بين قسم إلىأمر

الحل اليجاد ينبغي . الطلبات تدفع ال حل حتى فاتورة أن .تباينات كل يتم

III.( التوثيق :) والتقارير السجالت

و تنقالت البشرية فيالضعف الموظفين الدقيق يجعل الذاكرة التفاوض التوثيق لعملية

ا ضروريا. بإ نيجب الوثائق تشكيل تسمح لجميع عادة وال سريع . االعتبارات الهامة مناتفاقات

أن جدا ك نقوم المهم بتنفيذ وكالة، الواجبة ، الجيدة وإظهار العناية جميع االدارة مصادر على

. المانحة الجهات تمويلقسم التوثيق يبدأ الشراء استالم مع المشتريات في الموردين معتواصل وي طلب اختيار

يكون. و ان يجب الفعلية توثيقمقترحاتهم لشخص كافيا المشتريات غير للسماح آخر

يفهم المشتري الموردين أن شراء في اختيار عملية .كل

للعنوان تشمل – المشتريات سجالت - CFR 226.46 22[USAID]وفقا ان سجالت يجب

و ا المشتريات : لشراءملفات يلي ما أدنى كحددالمور الختيار أسسوجود التبرير ال المنافسة لعدم على عندما الحصول تنافسية يتم عروض او أسعار

المنحة اساس سعر او تكلفة

12

حفظ صيغة إما الشراء وسجالت وثائق يجب " أوالكترونية" " في الوقت لفترة ورقية" يمليها من

الموحد القانون العمل الكاثوليكية ل وإجراءات اإلغاثة العمل(. SOP)" خدمات اجراءات تدعو حاليا

ا الى على الموحد و سنوات( 3سنة، )(12لمدة )المشتريات" "سجالت لحفاظ المكتب (5)في

المؤقت فيسنوات .التخزين

IV.والسياسات والكتالوجات للنماذج المفضلة الروابط

الكاثوليكية االغاثة خدمات لموظفي إلى ال يمكن والوصول مشتريات معاينة اعمال نماذجالكاثوليكية االغاثة المعلومات خدمات من الدخول وغيرها تسجيل طريق شبكةال إلى عن

الداخلية لالتصاالت النقر ، العالمية األولى عبر ثم و صفحتها على ، برامجال" النقر،" و على المجتمعات النقر ."العالميةالمشتريات - " ثم

الشراء • طلب العالمي استمارة

على استمارة • المحلية الموافقة عروضاالسعار مراجعة المشتريات

الكاثوليكية • االغاثة خدمات اجهزة CRS مواصفات

المعدات • CRS ICT4D كتالوج

التجارية كتالوج • CRS سلع ل العالمة

العالمية موقع• المشتريات مشاركة نقطة

•POL-PUR-SUM-001 - المشتريات الرئيسة ملخصتنفيذي - سياسة والنقاط

•POL-PUR-SUP-001 – المعتمدين قائمة سياسة الموردين

القطري الموردين قوائم صيغة • للبرنامج المعتمدين

الموحد • اإلبالغ 226 القسم ( CRF ) نموذج

الموحد • اإلبالغ 228 القسم ( CRF ) نموذج

•POL-FIN-DOC-008 – المعامالت توثيق

•POL-FIN-ICS-024 - الداخلية الرقابة

الطوارئ طلب نموذج • فيحاالت اإلعفاء

الشراء • POL-PUR-POS-001 عقود

13