ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI SAKIT …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20150929111338UPM.SOK.BUM.AK01.CUTI 03-9.5.1… · Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun

S SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

OKONGAN PEJABAT PENDAFTAR

Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 03

Halaman: 1/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI SAKIT STAF TETAP

Tarikh: 09/05/2012

1.0 TUJUAN

Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengurusan CS staf berjawatan tetap.

2.0 SKOP

Arahan Kerja ini meliputi pengurusan penerimaan, permohonan dan kelulusan CS staf.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

Perintah-Perintah Am (Bab C) Cuti

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 1985

Perwakilan Kuasa Dari Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Kepada Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991

Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam 1991


Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan


Pindaan Peraturan Berkaitan Sijil Sakit Swasta Untuk Tujuan Kemudahan Cuti Sakit

Surat Edaran JPA.(S)TT343 Jld.2(67)bth 26 Mac 2010

Tindakan Tatatertib Ke Atas Pegawai Awam Yang Mengemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu Atau Meminda Sijil Cuti Sakit

Surat Edaran JPA (S)223/8/3 Klt. 15 (9) bth 21 Oktober 2010

Penambahbaikan Dasar Mengenai Penerimaan Sijil Sakit Yang Dikeluarkan Oleh Hospital/Klinik Di Singapura

- E-Panduan Kemudahan Cuti

- Panduan Cuti On Web (Kerani)

- Panduan Cuti On Web (Umum)

http://www.eghrmis.gov.my/wp_content2/pekeliling/SP85/SP85Bil05/SP85Bil05.htm

http://www.eghrmis.gov.my/wp_content2/pekeliling/SP85/SP85Bil05/SP85Bil05.htm




Halaman: 2/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

CS : Cuti Sakit

CR : Cuti Rehat

CSL : Cuti Sakit Lanjutan

CK : Cuti Kerantina

CC : Cuti Kecederaan

CTKB : Cuti Tibi, Kusta dan Barah

CSG : Cuti Separuh Gaji

CTG : Cuti Tanpa Gaji

CT : Cuti Tambahan

e-Cuti : Sistem Permohonan Cuti Online

PEND : Pejabat Pendaftar

KB : Ketua Bahagian

KS : Ketua Seksyen

PTJ : Pusat Tanggungjawab

KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab

KJ : Ketua Jabatan

PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar)

PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)

PL : Pegawai Pelulus

PS : Pegawai Penyokong

PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar

PYM : Pegawai yang Melaksana

Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab

Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab

Pembantu Makmal

Pembantu Perpustakaan




Halaman: 3/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

Penolong Pegawai Sains

Penolong Pegawai Tadbir

Penolong Pengurus Asrama

Pegawai Sains

PT SPPP : Pegawai Tadbir Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja

5.0 TANGGUNGJAWAB

Naib Canselor, Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.




Halaman: 4/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

6.0 CARTA ALIR Mula

Kenal Pasti Jenis Cuti Atas

Sebab Perubatan (CSP)

Cuti Sakit Lanjutan (CSL) Cuti Kerantina (CK) Cuti Kecederaan (CC)

Terima Laporan dan Tubuh

Lembaga Perubatan Maklum / Lapor Ke PTJ

7.1

7.2

7.3

Cuti Sakit (CS)

Hantar Sijil CS

Dapatkan Kelulusan

Rekod Dalam Sistem e-Cuti

Lulus?

Semak Kelulusan CS

Laksana Pemantauan

CS Melebihi 90 hari

(kedua)?

Majukan ke Pejabat

Pendaftar

Semak dan Sahkan Jumlah

CS

Mohon Kelulusan Kuasa

Tertentu

Maklum Keputusan Kuasa

Tertentu

Rekod Kelulusan CS Ke

Dalam Sistem e-Cuti

CS Melebihi 180 hari

?

Ambil CR yang layak

Masih Belum Sembuh

dan Kehabisan CR?

Tubuh Lembaga Perubatan

(Pemeriksaan)

Maklum Keputusan

Lembaga Perubatan

CS Melebihi 45 Hari atau Lebih

Untuk Tempoh 3 Tahun Berturut-

turut?

Hantar Laporan

Semak dan Sahkan Jumlah

CS

Sembuh ?

CSG Maksimum 90 Hari

Tidak

Ya

Ambil CR/CG/

CTG

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Ya

Ya

Sembuh ?

CTG Maksimum 90 Hari

Sembuh ?

CSG/CTG Kali Ke Dua

Sembuh ?

Bersara Dengan Perakuan

Lembaga Perubatan

Tidak

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Ya

Ya

Bertugas

Semula

Lapor Diri

Bertugas

(CSG)

Lapor Diri

Bertugas

(CTG)

Lapor Diri

Bertugas (CSG/

CTG)

Isi Borang Permohonan

Hantar Borang Permohonan

Dapatkan Sokongan dan

Kelulusan KPTJ/KJ

Rekod Kelulusan CK Ke

Dalam Sistem e-Cuti

Hantar Laporan

Semak dan sahkan Jumlah CS

Layak?


Tertentu


Tertentu

Cuti Tibi, Kusta dan Barah

(CTKB)

Disahkan Mengidap Sakit

Tibi, Kusta dan Barah ?

Tidak

Ya

Ambil CS Maksimum 180 hari

Sembuh ?

Mohon Untuk Mula CTKB

Terima dan Semak

Permohonan


Tertentu


Tertentu

Sembuh ?

Ambil CR Yang Layak

Sembuh ?

Sembuh ?

Cuti Tambahan

Tidak

Tidak

Tidak

Bertugas

Semula

Bertugas

Semula

Ya

Ya

CSG Tidak Melebihi 12

Bulan

Lapor Diri

Bertugas (CSG)

Ya

Ya

Tidak

Kemaskini Rekod

Tamat

7.4

7.5

7.6 7.7

7.8

7.9

7.10

7.11

7.12

7.13

7.14

7.15

7.16

7.17

7.18

7.19

7.20

7.21

7.22

7.23

7.24

7.25

7.26

7.277.28

7.29

7.30

7.31

7.32

7.33

7.34

7.35

7.36

7.37

7.38

7.39

7.40

7.41

7.42

7.43

7.44

7.45

7.46

7.47

7.48

7.49

7.50

7.51

7.52

7.53

7.54

7.55

7.57

7.56

7.58

7.59

7.617.60

7.62

7.64

7.63

7.657.66

7.67

7.68

7.69

Tidak

Ya




Halaman: 5/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Kenal pasti Jenis Cuti Atas Sebab Perubatan

7.2.1 Kenal pasti jenis Cuti Atas Sebab Perubatan yang hendak dipohon berdasarkan peraturan dan syarat-syarat kelayakan.

Rujuk :

Perintah Am;

E-Panduan Kemudahan Cuti Jika memohon : - Cuti Sakit (CS), ikut langkah 7.3

- Cuti Sakit Lanjutan (CSL), ikut langkah 7.25 - Cuti Kerantina(CK), ikut langkah 7.39 - Cuti Kecederaan(CC), ikut langkah 7.45 - Cuti Tibi, Kusta dan Barah (CTKB), ikut langkah 7.51

Pemohon/PYM

7.3 Cuti Sakit (CS)

7.3.1 Terima CS yang dikeluarkan oleh Pegawai Perubatan dalam tahun semasa (tertakluk kepada perakuan dan kelulusan oleh KPTJ/KJ/PL/PS) sehingga had berikut;

Menerima rawatan sebagai pesakit luar di hospital swasta/ klinik swasta /klinik panel, sijil CS tanpa sokongan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan boleh diterima tidak melebihi 15 (Lima Belas) hari dalam sesuatu tahun semasa.

Menerima rawatan sebagai pesakit dalam di hospital atau klinik swasta, sijil CS yang boleh diterima tidak melebihi 180 hari dalam sesuatu tahun semasa. Jumlah CS 90 hari pertama diluluskan di peringkat PTJ dan CS 90 hari seterusnya hendaklah diluluskan oleh Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

Pemohon/PYM




Halaman: 6/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

Rujuk:

Perintah Am Bab C;

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2006.

7.4 Hantar Sijil CS

7.4.1 Hantar sijil CS ke PTJ dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah staf kembali bertugas semula daripada bercuti sakit.

7.4.2 Tampal sijil Cuti Sakit (CS) pada borang

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/’Time Slip’) untuk diperakui dan diluluskan/tidak diluluskan dan hantar kepada Ketua Jabatan/Pegawai Pelulus.

7.4.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang jika

sijil CS di serahkan lebih daripada tempoh yang di nyatakan pada 7.4.1.

7.4.4 Semak dan sahkan jumlah CS yang telah diambil

pada tahun semasa di Sistem e-Cuti.

Pemohon/ PYM

Pemohon/ PYM

Pemohon / PYM

PYM

7.5

Dapatkan Kelulusan

7.5.1 Hantar untuk dapat kelulusan CS.

7.5.2 Rekod tarikh dan nombor sijil CS pada ruangan yang disediakan.

7.5.3 Sahkan CS pada borang samada diperakui dan diluluskan/tidak diluluskan.

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM

KPTJ/KJ/PL/PS

7.6 Lulus?

7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.8. 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.7.

PYM

Pemohon/ PT PTJ/PYM




Halaman: 7/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.7 Ambil CR/CG/CTG

7.7.1 Ambil CR atau CG yang berkelayakan jika CS tidak diluluskan.

7.7.2 Ambil CTG jika tiada kelayakan CR atau CG untuk

pemotongan emolumen atau gaji. Isi borang SOK/BUM/BRO1/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen).

7.7.3 Kemukakan ke Pejabat Pendaftar bagi tujuan

pemotongan emolumen atau gaji. Lampirkan penyata kehadiran staf dan Sijil CS yang tidak diluluskan.

Pemohon/PT PTJ /PYM

Pemohon/

PT PTJ/PYM

PT PTJ/PYM

7.8 Rekod Dalam Sistem e-Cuti

7.8.1 Rekod data cuti sakit (tarikh, nombor siri, nama klinik/hospital) yang telah diperakui dan di luluskan/tidak diluluskan ke dalam Sistem e-Cuti selepas ditandatangani oleh PS/PL/KPTJ/KJ.

PYM

7.9

Semak Kelulusan CS

7.9.1 Semak kelulusan CS melalui e-mel putra samada diperakui dan diluluskan/tidak diluluskan.

Pemohon

7.10

Laksana Pemantauan

7.10.1 Pantau dan semak jumlah pengambilan CS di Sistem e-Cuti supaya tidak melebihi jumlah 90 hari. Pihak PTJ hanya boleh meluluskan CS setakat 90 hari sahaja pada tahun semasa. Cuti Sakit 90 hari seterusnya hendaklah dihantar ke Pejabat Pendaftar untuk mendapatkan kelulusan Kuasa Tertentu.

Rujuk :

Perintah Am Bab C;

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2006 (Pindaan Peraturan Berkaitan Sijil Sakit Swasta Untuk Tujuan Kemudahan Cuti Sakit)

PT PTJ/PYM




Halaman: 8/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.10.2 Pantau dan semak jumlah pengambilan CS di Sistem e-Cuti supaya tidak melebihi jumlah maksimum 180 hari pada tahun semasa. Tiada kelayakan CS yang boleh diluluskan selepas jumlah ini.

PT PTJ/PYM

7.11

CS melebihi 90 hari (kedua)?


PT PTJ/PYM

PYM

7.12 Majukan ke Pejabat Pendaftar

7.12.1 Majukan sijil CS 90 hari (kedua) beserta surat rasmi memohon kelulusan ke Pejabat Pendaftar.

7.12.2 Masuk salinan sijil CS dan surat rasmi memohon

kelulusan CS ke dalam Fail Cuti Staf.

PT PTJ/PYM

PYM

7.13 Semak dan Sahkan Jumlah CS

7.13.1 Buat penyemakan menerusi penyata cuti di Sistem e-Cuti jumlah CS dan cetak penyata.

7.13.2 Sahkan jumlah CS pada penyata cuti/memo.

PT(P/O)

PT/PT(P/O)

7.14 Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu

7.14.1 Hantar sijil CS yang melebihi 90 hari (kedua) beserta surat rasmi untuk dapat kelulusan Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

NC/Pendaftar/ PT/PT (P/O)

7.15 Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.15.1 Hantar surat rasmi kelulusan permohonan CS yang

melebihi 90 hari (kedua) kepada pemohon dan KPTJ.

PT/PT (P/O)




Halaman: 9/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.16 Rekod Kelulusan CS Ke Dalam Sistem e-Cuti

7.16.1 Rekod jumlah hari CS yang telah mendapat kelulusan ke dalam Sistem e-Cuti selewat-lewatnya dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh terima surat kelulusan.

7.16.2 Cetak penyata cuti dan masukkan ke dalam Fail Cuti

Staf.

PYM

PYM

7.17 CS Melebihi 180 Hari ?


Pemohon

PYM

7.18 Ambil CR Yang Layak

7.18.1 Ambil CR yang berkelayakan jika masih tidak sihat untuk bertugas.

Pemohon

7.19 Masih Belum Sembuh dan Kehabisan CR?

7.19.1 Jika ya, ikut langkah 7.20. Dapatkan laporan status kesihatan daripada PTJ. 7.19.2 Jika tidak, ikut langkah 7.68.

PT PTJ/PYM

PYM

7.20 Tubuh Lembaga Perubatan (Pemeriksaan)

7.20.1 Dapatkan laporan status kesihatan daripada PTJ. Majukan permohonan penubuhan Lembaga Perubatan (pemeriksaan) kepada Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja.

7.20.2 Sertakan penyata cuti sakit. 7.20.3 Dapatkan maklum balas status permohonan dari

Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja bagi tujuan rekod.

PT/PT (P/O)

PT/PT (P/O)

PT SPPP




Halaman: 10/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.21 Maklum Keputusan Lembaga Perubatan

7.21.1 Maklum keputusan akhir yang diambil oleh ahli panel Lembaga Perubatan kepada KPTJ/KJ dan staf berkenaan.

7.21.2 Hantar salinan keputusan akhir Lembaga Perubatan

kepada Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan bagi tujuan rekod.

PT SPPP

PT SPPP

7.22 CS 45 Hari atau Lebih Untuk Tempoh Tiga (3) Tahun Berturut-turut?


PT PTJ/PYM

PYM

7.23. Hantar Laporan

7.23.1 Pantau dan semak penyata/kedudukan CS di Sistem e-Cuti jika telah mencapai jumlah 45 (Empat Puluh Lima) hari atau lebih untuk tempoh tiga (3) tahun berturut-turut.

Rujuk:

Perintah Am Bab C.

7.23.2 Hantar laporan ke Pejabat Pendaftar bagi tujuan penubuhan Lembaga Perubatan (pemeriksaan).

PT PTJ/PYM

PT PTJ/PYM

7.24 Semak dan Sahkan Jumlah CS

7.24.1 Buat penyemakan pada penyata cuti di Sistem e-Cuti dan sahkan jumlah CS 45 (Empat Puluh Lima) hari atau lebih jika telah diambil bagi tempoh tiga (3) tahun berturut-turut.

7.24.2 Ikut langkah 7.20 dan 7.21. 7.24.3 Ikut langkah 7.68.

PT/PT(P/O)

PT/PT(P/O)/ PT SPPP

PYM




Halaman: 11/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.25 Cuti Sakit Lanjutan

7.25.1 Hantar laporan ke Pejabat Pendaftar jika didapati staf mengalami sakit berpanjangan dan;

telah menghabiskan kelayakan CS bergaji penuh selama 180 hari.

telah menggunakan semua CR yang berkelayakan

Rujuk:

Perintah Am Bab C.

PT PTJ/PYM

7.26 Terima Laporan dan Tubuh Lembaga Perubatan

7.26.1 Terima laporan yang dikemukakan oleh PTJ, semak dan majukan kepada Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja (SPPP) untuk penubuhan Lembaga Perubatan.

7.26.2 Terima syor daripada Lembaga Perubatan

memperakukan staf tidak sihat untuk bertugas tetapi masih ada harapan untuk sihat semula untuk berkhidmat dan memerlukan masa berehat.

Rujuk:

Perintah Am Bab C. 7.26.3 Beri tempoh bercuti tidak melebihi tiga (3) bulan

atas syor dan perakuan oleh Lembaga Perubatan.

PT/PT (P/O)

PT SPPP/Lembaga Perubatan

PT SPPP/Lembaga Perubatan

7.27 Sembuh ?


Pemohon/ PT PTJ/PYM

Pemohon/

PT PTJ/PYM

7.28 Bertugas Semula

7.28.1 Hadir bertugas semula jika telah sembuh.

Pemohon




Halaman: 12/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.29 CSG Maksimum 90 Hari 7.29.1 Beri CSG maksimum sehingga 90 hari jika didapati

staf masih tidak sihat untuk bertugas semula dengan perakuan daripada Lembaga Perubatan.

7.29.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang

Pegawai untuk dihantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji (CSG) dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah menerima keputusan daripada Lembaga Perubatan.

7.29.3 Rekod maklumat CSG ke dalam Sistem e-IHRAMS.

Lembaga Perubatan/

PT SPPP

PT (P/O)

PT (P/O)

7.30 Sembuh? 7.30.1 Jika ya, ikut langkah 7.31. 7.30.2 Jika tidak, ikut langkah 7.32.

Pemohon/PYM

PT/PT (P/O)

7.31 Lapor Diri Bertugas (CSG)

7.31.1 Lapor diri untuk bertugas semula di PTJ.

7.31.2 Isi borang SOK/BUM/BR01 CUTI 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji).

7.31.3 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada Ketua PTJ.

7.31.4 Hantar borang lapor diri ke Pejabat Pendaftar.

7.31.5 Hantar Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk pelarasan semula gaji CSG dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima.

Pemohon

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM

PT (P/O)




Halaman: 13/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.32 CTG Maksimum 90 Hari 7.32.1 Beri CTG maksimum sehingga 90 hari jika didapati

staf masih tidak sihat untuk bertugas semula setelah menghabiskan CSG dengan perakuan daripada Lembaga Perubatan.

7.32.2 Sediakan Penyata Perubahan Pendapatan

Seseorang Pegawai untuk dihantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji (CTG) dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah menerima keputusan daripada Lembaga Perubatan.

7.32.3 Rekodkan maklumat CTG ke dalam Sistem e-

IHRAMS.

PT SPPP/ Lembaga Perubatan

PT (P/O)

PT (P/O)

7.33 Sembuh? 7.33.1 Jika ya, ikut langkah 7.34. 7.33.2 Jika tidak, ikut langkah 7.35.

Pemohon

PT PTJ/PYM

7.34 Lapor Diri Bertugas (CTG)


7.34.2 Isi borang SOK/BUM/BR01 CUTI 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan).



7.34.5 Hantar Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji CTG dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima.

Pemohon

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM

PT (P/O)




Halaman: 14/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.35 CSG/CTG Kali Kedua

7.35.1 Dapatkan perakuan daripada Lembaga Perubatan untuk diberi CSG selama 90 hari dan CTG selama 90 hari untuk kali kedua jika masih tidak sihat untuk bekerja serta memerlukan masa berehat yang panjang.

7.35.2 Ulang semula proses 7.29 hingga 7.32. 7.35.3 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang

Pegawai untuk dihantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan gaji (CSG)/ pemberhentian gaji (CTG) dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah menerima keputusan daripada Lembaga Perubatan (pemeriksaan).

7.35.4 Rekod maklumat CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS

PT SPPP/ Lembaga Perubatan

PT/PT SPPP/ PT (P/O)/

Lembaga Perubatan

PT (P/O)

PT (P/O)

7.36 Sembuh?


Pemohon/ PT PTJ/PYM

PT/PT (P/O)

7.37 Lapor Diri Bertugas (CSG/CTG)





Pemohon

Pemohon/ PYM

Pemohon/PYM

Pemohon/ PYM




Halaman: 15/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.37.5 Hantar Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk pelarasan semula gaji (CSG)/mengaktifkan semula gaji (CTG) dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima.

PT/PT (P/O)

7.38 Bersara Dengan Perakuan Lembaga Perubatan (Pemeriksaan)

7.38.1 Majukan laporan ke Lembaga Perubatan (pemeriksaan) jika CSG kali kedua telah diambil dan perlu mengambil CTG untuk kali kedua sekiranya didapati staf masih juga belum sembuh untuk bertugas.

7.38.2 Terima syor dan perakuan daripada Lembaga Perubatan (pemeriksaan) membenarkan staf dibersarakan.

7.38.3 Hantar laporan rasmi untuk melaksanakan proses persaraan staf ke Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Rujuk Prosedur Proses Persaraan atas sebab Kesihatan.

7.38.4 Ikut langkah 7.68.

PT/PT SPPP/ PT (P/O)

PT/PT SPPP/ PT (P/O)/

Lembaga Perubatan

PT SPPP

PYM

7.39 Cuti Kerantina (CK)

7.39.1 Mohon CK jika berlaku kes berikut;

ditahan di mana-mana stesyen kerantina (dalam perjalanan balik ke Malaysia dari luar negeri) oleh pihak berkuasa kesihatan di pelabuhan/lapangan terbang yang berlaku wabak penyakit merebak.

Pemohon/PYM

dikurung di rumahnya oleh mana-mana kuasa kesihatan kerana berlaku wabak penyakit merebak di rumahnya.




Halaman: 16/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.40 Maklum/Lapor Ke PTJ

7.40.1 Hubungi PTJ (telefon, e-mel dll) untuk memaklumkan tentang penahanan oleh pihak berkuasa kesihatan kerana berlakunya wabak penyakit merebak.

Pemohon

7.41 Isi Borang Permohonan

7.41.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Tidak Berekod) dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah hadir bertugas semula.

Pemohon/PYM

7.42 Hantar Borang Permohonan

7.42.1 Hantar borang permohonan lengkap disertakan surat/dokumen pengesahan kejadian oleh pihak berkuasa kesihatan kepada PYM di PTJ.

Pemohon/ PT PTJ/PYM

7.43 Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ

7.43.1 Hantar borang permohonan yang telah lengkap untuk dapat sokongan dan kelulusan daripada KPTJ/KJ.

KPTJ/KJ PT PTJ/PYM

7.44 Rekod Kelulusan CK ke dalam Sistem e-Cuti

7.44.1 Rekod kelulusan permohonan CK ke dalam Sistem e-Cuti dan masukkan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.


PYM

PYM

7.45 Cuti Kecederaan (CC) 7.45.1 Beri CC jika berlaku kes berikut;

mengalami kecederaan semasa menjalankan tugas rasmi; dan

telah menghabiskan kelayakan CS bergaji penuh selama 180 hari; dan

PYM




Halaman: 17/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

telah menggunakan semua CR yang berkelayakan. Rujuk:

Perintah Am Bab C.

7.46 Hantar Laporan 7.46.1 Hantar laporan ke Pejabat Pendaftar untuk

memohon CC. Lampirkan salinan sijil CS, laporan Pegawai Perubatan, penyata cuti dan penyata kehadiran.

PT PTJ/PYM

7.47 Semak dan Sahkan Jumlah CS 7.47.1 Buat penyemakan menerusi penyata cuti di Sistem

e-Cuti jumlah CS dan CR yang telah diambil 7.47.2 Semak kriteria pemberian CC di 7.45.1. 7.47.3 Sahkan jumlah CS dan CR yang diambil pada

penyata cuti/memo.

PT(P/O)

PT(P/O)

PT/PT(P/O)

7.48 Layak? 7.48.1 Jika ya, ikut langkah 7.49. 7.48.2 Jika tidak, ikut langkah 7.68.

PT/PT(P/O)

PT(P/O)


7.49.1 Buat surat rasmi untuk mohon kelulusan CC daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/ Pendaftar).

NC/Pendaftar/ PT /PT (P/O)

7.50 Maklum Keputusan Kuasa Tertentu

7.50.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan).

PT/PT(P/O)




Halaman: 18/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.50.2 Rekod kelulusan CC ke dalam Sistem e-Cuti dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh terima surat kelulusan.

7.50.3 Masuk surat kelulusan CC ke dalam Fail Cuti Staf. 7.50.4 Ikut langkah 7.68.

PYM

PYM

PYM

7.51 Cuti Tibi, Kusta dan Barah (CTKB) 7.51.1 Beri kelulusan Cuti Sakit Tibi, Kusta dan Barah

seperti berikut :

diluluskan CS bergaji penuh 12 bulan jika mengidap sakit tibi; atau

diluluskan CS bergaji penuh 24 bulan jika mengidap sakit kusta atau barah. Rujuk:

Buku Perintah Am Bab C;

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991.

Pemohon/ PT PTJ/PYM

7.52 Disahkan Mengidap Sakit Tibi, Kusta atau Barah? 7.52.1 Jika ya, ikut langkah 7.53. 7.52.2 Jika tidak, ikut langkah 7.68.

Pemohon/ PT PTJ/PYM

PYM

7.53 Ambil CS Maksimum 18O hari 7.53.1 Ambil CS sehingga maksimum 180 hari dalam

tahun semasa atau sehingga di dapati telah sembuh.

7.53.2 Ambil CR yang masih berkelayakan jika masih tidak

sembuh setelah habis guna CS maksimum 180 hari.

Pemohon/ PT PTJ/PYM

Pemohon/ PT PTJ/PYM




Halaman: 19/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.54 Sembuh?


Pemohon

PT PTJ/PYM


7.55.1 Hadir bertugas semula jika telah sembuh.

Pemohon

7.56 Mohon Untuk Mula CTKB

7.56.1 Buat surat permohonan untuk diberi kelulusan CTKB ke Pejabat Pendaftar.

7.56.2 Lampir laporan Pegawai Perubatan yang

mengesahkan staf mengidap sakit tibi, kusta atau pun barah.

PT PTJ/PYM

PT PTJ/PYM

7.57 Terima dan Semak Permohonan

7.57.1 Terima dan semak laporan Pegawai Perubatan. 7.57.2 Semak dan cetak penyata cuti di Sistem e-Cuti. 7.57.3 Sahkan jumlah CS yang telah diambil pada penyata

cuti/memo.

PT/PT (P/O)

PT(P/O)

PT/PT(P/O)


7.58.1 Buat surat rasmi untuk mohon kelulusan CTKB daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/ Pendaftar).

NC/Pendaftar/ PT /PT (P/O)

7.59 Maklum Keputusan Kuasa Tertentu

7.59.1 Hantar surat rasmi kelulusan permohonan CTKB kepada pemohon dan KPTJ.

7.59.2 Rekod kelulusan CTKB ke dalam Sistem e-Cuti dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh terima surat kelulusan.

7.59.3 Masuk surat kelulusan CTKB ke dalam Fail Cuti Staf.

PT/PT(P/O)

PYM

PYM




Halaman: 20/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.60 Sembuh?


Pemohon/PYM

Pemohon/PT PTJ/PYM


7.61.1 Hadir bertugas semula di PTJ jika telah sembuh.

Pemohon/PYM

7.62 Ambil CR Yang Layak

7.62.1 Ambil CR yang masih berkelayakan jika masih belum sembuh.

Pemohon/PYM

7.63 Sembuh?


Pemohon/PYM

Pemohon/PT PTJ/PYM

7.64 CSG Tidak Melebihi 12 Bulan 7.64.1 Buat surat permohonan untuk diberi CSG selama

12 bulan ke Pejabat Pendaftar jika masih tidak sembuh untuk bertugas.

7.64.2 Semak permohonan dan maju surat untuk

mendapat kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).

7.64.3 Terima kelulusan secara rasmi dari Pejabat

Pendaftar dan masukkan ke dalam Fail Cuti Staf. 7.64.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang

Pegawai untuk dihantar ke Pejabat Bendahari dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh permohonan yang telah diluluskan diterima.

7.64.5 Rekod kelulusan CSG ke dalam Sistem e-IHRAMS.

PT PTJ/PYM

PT/PT (P/O)

Pemohon/KPTJ/KJ/

PT PTJ/PYM

PT/ PT (P/O)

PT (P/O)




Halaman: 21/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.65 Sembuh? 7.65.1 Jika ya, ikut langkah 7.66 7.65.2 Jika tidak, ikut langkah 7.67.

Pemohon/PYM

PT PTJ/ PT/PT (P/O)/PYM

7.66 Lapor Diri Bertugas (CSG)





Pemohon

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM

Pemohon/PYM

7.66.5 Hantar Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai ke Pejabat Bendahari untuk pelarasan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh borang diterima.

PT/PT (P/O)

7.67

Cuti Tambahan

7.67.1 Beri kelulusan cuti tambahan samada bergaji penuh atau separuh gaji dengan budi bicara Kuasa Tertentu setelah meneliti Laporan Lembaga Perubatan (pemeriksaan).

7.67.2 Dibersara daripada perkhidmatan jika layak tertakluk kepada keputusan Kuasa Tertentu dan Laporan Lembaga Perubatan (pemeriksaan). Rujuk Prosedur Proses Persaraan atas sebab Kesihatan.


NC/Pendaftar PT/PT (P/O)/

NC/Pendaftar

PYM




Halaman: 22/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

7.68

Kemaskini Rekod

7.68.1 Masuk ke dalam Fail Pegawai mana-mana rekod kualiti yang berkenaan:

sijil CS (90 hari kedua dan seterusnya dalam tahun semasa);

surat permohonan;

surat rasmi kelulusan Kuasa Tertentu;

surat rasmi keputusan Lembaga Perubatan;

laporan Pegawai Perubatan;

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan);

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan);

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen), dan

Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai.

7.68.2 Masuk ke dalam Fail Cuti Staf mana-mana rekod kualiti yang berkenaan:

sijil CS;

surat/laporan daripada PTJ;

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi;

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian);

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan);

borang lapor diri SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa

PT (P/O)

PYM




Halaman: 23/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

Gaji/Lanjutan);

borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen);

penyata cuti;

surat rasmi kelulusan Kuasa Tertentu; dan

surat rasmi keputusan Lembaga Perubatan (pemeriksaan).

7.69

Tamat




Halaman: 24/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod/Alamat IP

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan Kuasa Melupus

1. UPM/(No. Staf)

Fail Pegawai

Sijil CS 90 hari kedua yang telah disahkan dan ditampal pada borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti

Sakit/Perakuan Bersalin/’Time Slip’)

yang lengkap.

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap.

SOK/BUM/BRO1/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen) yang lengkap.

Surat permohonan rasmi cuti sakit 90 hari kedua

Surat rasmi kelulusan cuti sakit 90 hari kedua

Surat laporan pengambilan cuti sakit melebihi 180 dalam setahun

Surat laporan pengambilan cuti sakit melebihi 45 hari dalam tempoh tiga tahun berturut-turut

Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap

Surat permohonan Penubuhan Lembaga Perubatan

Surat permohonan/laporan memohon cuti tibi, kusta atau barah, cuti kecederaan, CSG, CTG dll

PT (P/O)

Seksyen Pengurusan Rekod dan Data

Bilik Rekod Fail Pejabat Pedaftar

Sepanjang tempoh

perkhidmatan

Pendaftar

Arkib




Halaman: 25/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh


Surat kelulusan Kuasa Tertentu SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap.

2. UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf

Sijil CS 90 hari kedua yang telah disahkan dan ditampal pada borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/’Time Slip’) yang lengkap.

SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap.

SOK/BUM/BRO1/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen) yang lengkap.

Surat permohonan rasmi cuti sakit 90 hari kedua

Surat rasmi kelulusan cuti sakit 90 hari kedua

Surat laporan pengambilan cuti sakit melebihi 180 dalam setahun

Surat laporan pengambilan cuti sakit melebihi 45 hari dalam tempoh tiga tahun berturut-turut

Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap

Surat permohonan/laporan memohon cuti tibi, kusta atau barah, cuti kecederaan, CSG, CTG dll




Halaman: 26/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh


Surat kelulusan Kuasa Tertentu SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap.

Penyata Cuti sebelum dan selepas cuti tibi, kusta atau barah, cuti kecederaan, CSG,CTG dan lain-lain kelayakan cuti yang telah disemak dan disahkan

3.

e-IHRAMS Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Intergrated Human Resource Management Systems)

Pegawai Teknologi Maklumat

iDEC

iDEC

4.

e-Cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my)

UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti)

UPM/(kod PTJ /100-43/2/7 (Sistem e-Cuti)

Pegawai Teknologi

Maklumat iDEC

PYM

iDEC

PTJ

http://www.putra.upm.edu.my/




Halaman: 27/27

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


Tarikh: 09/05/2012

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia/ Disemak Oleh

Disahkan Oleh

Tarikh Kuat kuasa

02 00 Keseluruhan Keluaran Pertama untuk

satu pensijilan

KB Pengurusan Sumber Manusia

WP 15/02/2011

02 01 SOK (BUM)

3/2011

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali

Ke-2


WP 08/08/2011

02 02 SOK (BUM)

3/2012

Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali

Ke-231


WP 09/05/2012

Documents

ARAHAN KERJA Tarikh: 09/05/2012 PENGURUSAN CUTI SAKIT …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20150929111338UPM.SOK.BUM.AK01.CUTI 03-9.5.1… · Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun