ARBEITEN 4.0 WIR DIGITALISIEREN DIE PERSONALWIRTSCHAFT.

Operatives Geschäftsprozessmanagement mit SoftwareHR-Standardprozesse wie Eintritt und Austritt, Organisationswechsel oder die Jahresurlaubsplanung bedeuten heute Eingaben und Änderungen in einer Vielzahl von Softwaresystemen. Unter Beteiligung unterschiedlicher Abteilungen (HR, IT, Operative, …) werden Daten erfasst, Zugänge ermöglicht, Lizenzen gebucht und vieles mehr. Die unternehmerische Bedeutung dieser Prozesse nimmt dabei mit steigenden Anforderungen an Sicherheit, Schnelligkeit und Wirtschaftlichkeit stetig zu. Bei akutem Fachkräftemangel etwa kann ein stockender Rekrutierungs- und Einstellungsprozess ein Wettbewerbsnachteil im Rennen um qualifizierte Mitarbeiter sein. Der Druck auf administrative Einheiten wie Personal / HR ist damit in den letzten Jahren zunehmend gestiegen. Hier setzt der HR-Prozessleitstand an – mit softwaregestütztem operativen Geschäftsprozessmanagement als erstem Schritt zur Digitalisierung der Personalwirtschaft.

HR-PROZESSLEITSTAND ... WORUM GEHT ES?

DIE HERAUS-FORDERUNGKriterien für ein erfolgreiches, software- gestütztes operatives Geschäftsprozessma-nagement

Marktkonforme PreiseMeistens scheitert eine Softwareunterstüt-zung im oben beschriebenen Kontext be-reits am Preis, da Individualentwicklungen (auch auf bestehenden Prozessengines) für die meisten Unternehmen schlicht zu teuer sind. Marktkonforme Preise lassen sich nur mit dem Konzept einer Standardsoftware, die im Rahmen von Softwarewartung wei-terentwickelt wird, erzielen.

Praxistauglichkeit durch FlexibilitätZahlreiche Prozesse sind in der Praxis ste-ten Veränderungen unterworfen, diese mit ChangeRequests teuer und langwierig umzusetzen ist nicht praxistauglich. Zu oft werden daher individuell programmierte Prozesse in Teilen umgangen oder gleich außer Betrieb genommen. Die Alternati-ve: Die zuständige Fachabteilung muss die Möglichkeit haben jeden Prozess schnell und eigenständig mittels Parametrierung anpassen zu können - Flexibilität durch Pa-rametrierung (statt Programmierung).

Intelligente Integration der bestehenden IT-SystemeNicht noch eine Insel! Erfolgreiches soft-waregestütztes Geschäftsprozessmanage-ment muss als verbindendes Element konzipiert sein und bereits bestehende Systeme und Workflows integrieren. Dort wo es sinnvoll ist, kann es für den User der „Single Point of Contact“ sein oder aber ganz im Gegenteil im Hintergrund arbeiten und für den User gar nicht sichtbar in Er-scheinung treten.

DIE LÖSUNG HR-Prozessleitstand, Standardsoftware zurindividuellen Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Preiswerte Standardsoftware für StandardprozesseDie Kernprozesse der Personalwirtschaft – wie z.B. Ein- & Austritt, Abwesenheitsmanage-ment und Anträge gibt es in jedem Unternehmen. Der HR-Prozessleitstand bietet Unternehmen erstmalig die Möglichkeit diese Prozesse als Module einer war-tungsfähigen Standardsoftware zu erwerben.

Dabei ist jedes Modul einzeln lauffähig. Es muss also keine kostenin-tensive Basislizenz gekauft werden, sondern jeder Kunde kann mit dem Prozess einsteigen, der aktuell den höchsten Änderungs- oder Automatisierungsbedarf aufweist. Das bietet maximalen Investitionsschutz und Unabhängigkeit.

Parametrierbarkeit als Schlüssel zur praxisgerechten Individualisierung Natürlich gibt es auch bei Standardprozessen indivi-duelle Abläufe und Nuancen in den einzelnen Un-ternehmen. Im HR-Prozessleitstand lassen sich die-se Unterschiede bei der Implementierung durch Parametrierung abbilden. So bleibt der HR-Prozess-leitstand als Standardsoftware updatefähig und ist trotzdem der Anwendung hochgradig individuell. Im laufenden Geschäft kann der Kunde dann erforder- liche Änderungen oder Optimierungen der Prozesse selb-ständig, schnell und mit minimalen Arbeitskosten umsetzen. Dadurch bleibt die Anwendung immer extrem nah an der Anforderung der Anwender und damit topaktuell.

Digitalisierung der PersonalwirtschaftMit dem HR-Prozessleitstand geht es nicht um die Ablöse von bestehenden Systemen und auch nicht darum eine weitere Syste-minsel zu schaffen. Der Anspruch des HR-Prozessleitstands ist es, für die bestehende System- und Prozesswelt abteilungsübergreifend eine Ver-bindungsebene zu schaffen, die Prozesse und Datenverteilung initiiert, steuert und auswertet. Dadurch werden User und Sachbearbeiter von einer Vielzahl von manuellen Tätigkeiten entlastet, mit dem Ziel möglichst viel der Arbeitszeit wertschöp-fenden Inhalten – und eben nicht Abläufen und deren Steuerung / Nachhaltung – zu widmen. Gleichzeitig ist die so gewonnene Transparenz und Datenbasis der Schlüssel zur stetigen Verbesserung der Abläufe. Kombiniert mit intuitiven, userzentrierten Ober-flächen – vergleichbar mit guten APPs – werden heute aufwändige und oft nervtötende Arbeiten und Abläufe weitestgehend automatisiert und auf das Wesentliche konzentriert.

DIE VISIONDigitalisierung der Personalwirtschaft Automatisierung mit StandardsoftwareFür und Wider der Auswirkungen von Digitalisierung werden in den Feuilletons kont-

rovers diskutiert. Unbestritten hingegen ist, dass die Digitalisierung in vielen Bereichen unseres Lebens Prozesse und dabei ins-

besondere die Eingabe, Verarbeitung und ablaufori-entierte Verteilung und Auswertung von Daten

radikal vereinfacht und manuelles Eingreifen in Prozessketten nahezu obsolet gemacht

hat (siehe „Digitalisierung am Beispiel E-Commerce“).

Im Kontrast dazu ist die heute gelebte Prozesswelt der Personalwirt-

schaft in Unternehmen noch weitestgehend auf manuelles Eingreifen und aktive persön-liche Kommunikation und Steuerung angewiesen. Eine steigende Zahl von IT-Sys-temen vereinfacht zwar das Arbeiten in Einzeldisziplinen (HR-Management, Lohn & Gehalt, PEP / WFM, Zeit- & Zutritt, etc.) die Kommuni-kation und Nachverfolgung

über die System- und Abtei-lungsgrenzen hinweg – zum

Beispiel bei der Einstellung oder Ausstellung von Mitarbeitern – er-

folgt aber weiterhin überwiegend manuell via E-Mail und Telefon.

Der HR-Prozessleitstand ist das erste Pro-dukt, das zum Ziel hat, Unternehmen die kon-

sequente Digitalisierung in der Personalwirtschaft zu ermöglichen.

Neben den monetären Nutzenpotenzialen, wie Einsparungen durch Automatisierung und Vereinfachung sind heute vor allem Sicherheitsaspekte die Treiber von Digitalisierung in der Personalwirtschaft. Wenn Abläufe standardisiert und automati-siert werden, sinkt die Fehlerquote und damit das Risiko von Regressforderungen auf ein Minimum.

ARBEITEN 4.0 im Kontext der 4. Industriellen RevolutionIm Zuge der – im angloamerikanischen Raum bereits deutlich stärker in der öffent-lichen Debatte verankerten – Gestaltung der „4. Industriellen Revolution“ kommen ganz neue Herausforderungen auf die Arbeitgeber zu. Zurzeit werden diese im Rahmen des vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) initiierten Pro-jektes „ARBEITEN 4.0“ erfasst und disku-tiert. Ausgehend von dem im Frühjahr 2015 veröffentlichten „Grünbuch“ beschäftigen sich Wissenschaft und Wirtschaft mit der Frage wie die Digitalisierung die Arbeits-welt konkret verändern wird und auf wel-che Herausforderungen sich die Unterneh-men vorbereiten sollten.

Der HR-Prozessleitstand bietet Unterneh-men die Chance sich schon heute auf die kommenden Veränderungen vorzuberei-ten. So gerüstet können Unternehmen den Wandel gestalten (anstatt zu reagieren) und erhalten einen signifikanten Wettbe-werbsvorteil – und das nicht nur im Rennen um Fachkräfte.

DIGITALISIERUNG AM BEISPIEL E-COMMERCEWie tief greifend mit heutigen technischen Möglichkeiten das Zusammenspiel von unterschiedlichen Abteilungen und Unternehmen automatisiert und in seinen Abläufen gesteuert (Initialisierung, Nachverfolgung, Information & Eskalation) werden kann, lässt sich an vielen Beispielen nachvollziehen.

E-Commerce, der elektronische Einkaufsprozess, ist sicherlich eines der gegenwärtigsten in unserem Alltag. Ein Minimum an „Klicks“ und Dateneingaben – zum Beispiel reicht heute bereits das PayPal-Log-in als einzige Dateneingabe aus – sind ausreichend, um auch bei einer Erstbestellung eine vollautomatisierte Prozesskette in Gang zu setzen, die bis zum gewünschten Abschluss (der Lieferung) automatisiert betrieben wird. Dabei führt diese Prozesskette über verschiedene Unternehmen (Händler, PayPal, Kundenbank, Lo-gistikunternehmen), verschiedene Abteilungen (Vertrieb, Buchhaltung, Lager) und diver-se IT-Systeme.

Manuelle Prozesse sind dabei auf ein Minimum (Verpackung und Lieferung) reduziert und der Händler kann sich vollständig auf die Kerninhalte seines Geschäfts (welche Waren wann zu welchen Preisen?) fokussieren. Der Kunde wird derweil automatisiert und aktuell über den Status seiner Bestellung (Bestelleingang, Kommission des Artikels, Lieferung ect.) informiert.

Prozessleitstand: Prozessautomatisierung entlang des „Lebenszyklus“ eines Mitarbeiters im Unternehmen

Der HR-Prozessleitstand bildet den kompletten Lebenszyklus eines Mitarbeiters im Unternehmen ab und übernimmt die Prozessteue-rung und Datenverteilung zwischen den vorhandenen IT-Systemen und Abteilungen. Geschäftsprozesse wie Eintritt, Qualifizierung und Anträge können als einzeln lauffähige Module erworben werden.

IT-Systeme

Bereiche [HR] [Zeitbeauftragte]

...

VORBEREITUNG OPERATIVE PHASE NACHBEREITUNGFeststellung Personal-bedarf

Personal-beschaf-fung

Eintritt Qualifizierung Anträge Abwesenheitsmanagement Verset-zung Austritt

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[...] [Produktion] [IT] [Planung]

Gefragt nach Ihrer Einschätzung der Auswirkungen von Digitalisierung in der Personalwirtschaft antworteten Führungskräfte:

Einsparung Arbeitszeit HRvon 100%

10% – 25%

Einsparung Arbeitszeit IT und Führungskräfte Operations von 100%

5%

Einsparung Arbeitsmittel(Lizenzen, Rückgabe, ect.) von 100%

30% – 50%

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