Arbeitsgruppe Verbandsreform Empfehlungen Hauptversammlung Berlin, 17. Juni 2005

Arbeitsgruppe Verbandsreform

Empfehlungen

Hauptversammlung

Berlin, 17. Juni 2005


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Auftrag und Vorgehensweise der Arbeitsgruppe

Ausgangspunkt:

Berufung einer Arbeitsgruppe durch den Vorstand.

Auftrag: Erarbeitung von Vorschlägen, wie beim Börsenverein ehrenamtliche Funktionen zukünftig in zeitgemäßer Weise wahrgenommen werden können.

Dies sollte insbesondere folgende Bereiche betreffen:

- Gewinnung neuer Mitglieder für das Ehrenamt

- Rolle des Wahl-Ausschusses

- Funktionen von Ehrenamt und Hauptamt

- Selbstverständnis der Vorstandsarbeit

- Anpassung der Satzung insbesondere in Bezug auf Meinungsbildung und Entscheidungsfindung in den Gremien.


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Hintergrund:

Notwendigkeit einer zeitgemäßen Definition des ehrenamtlichen Engagements im Börsenverein angesichts der aktuellen gesellschaftlichen Entwicklungen:

- Veränderungen in der Mitgliedschaftsstruktur:- sinkende Mitgliedszahlen- mehr Klein-Unternehmen in den untersten Beitragsgruppen und Trend

zur Konzernbildung in den oberen Beitragsgruppen zu Lasten des Mittelstands

- mehr angestellte Geschäftsführer als unabhängige Unternehmer

- sinkende Bereitschaft zu ehrenamtlichem Engagement

- immer knappere Zeitbudgets

- Veränderung von Arbeits- und Kommunikationstechniken


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Mitglieder der Arbeitsgruppe:

Dr. Wulf D. v. Lucius (Sprecher - Mitglied Satzungs- u. Schiedskommission)

Matthias Heinrich (Mitglied Ausschuss für den Zwischenbuchhandel)

Dr. Rainer Nitsche (Vorsitzender Landesverband Berlin-Brandenburg)

Ole Schultheis (Mitglied Börsenvereins-Vorstand)

Martin Spencker (Mitglied Wahl-Ausschuss)

Matthias Ulmer (Mitglied Verleger-Ausschuss)

Detlef Bluhm (Geschäftsführer Landesverband Berlin-Brandenburg)

Dr. Harald Heker (Hauptgeschäftsführer Börsenverein)

Dr. Christian Sprang (Justiziar Börsenverein)

Anja zum Hingst (Leiterin Kommunikation des Börsenvereins)


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Ansatzpunkt für die Arbeitsgruppe:

Ausschlaggebend für zufriedene und innerlich an den Börsenverein gebundene Mitglieder sind insbesondere folgende Punkte: - die Möglichkeit zur Partizipation im Börsenverein und intensive

Kommunikation über die Verbandsarbeit

- erfolgreiche Arbeit der Wirtschaftsbetriebe, insbesondere die

Entwicklung und Unterhaltung von Dienstleistungen und Produkten

zum Nutzen der Mitglieder

- erfolgreiches Agieren im politischen Raum.


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Schwerpunkt:

Erarbeitung von Empfehlungen für Maßnahmen

im Bereich der

- Partizipation und der

- Kommunikation,

um die Attraktivität des Verbandes für seine Mitglieder steigern und diese für eine aktive Mitarbeit gewinnen zu können.


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Gliederung der Empfehlungen

I. Empfehlungen struktureller Art mit

satzungsrelevantem Charakter

1. Partizipation - Vereinsdemokratie

1.1 Organisatorische Strukturen

1.2 Gestaltung von Handlungs- und Kontrollbefugnissen

in Ehren- und Hauptamt

1.3 Gewinnung von Mitgliedern für ehrenamtliche Tätigkeit

2. Information über die Wirtschaftsbetriebe

3. Funktionalität Bundesverband / Landesverbände


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Gliederung der Empfehlungen

II. Empfehlungen operativer Art

4. Partizipation - Vereinsdemokratie

5. Spartenintegration

6. Kommunikation

6.1 Leitlinien der Kommunikation

6.2 Konzept zur internen Kommunikation


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Empfehlung 1:

Die Arbeitsgruppe plädiert dafür, die Zahl der Gremien nicht zu erhöhen, sondern die Mitwirkungsmöglichkeiten und die Effizienz bestehender Gremien zu stärken. Dies betrifft insbesondere Hauptversammlung, Fachausschüsse, Vorstand, Länderrat, Haushalts-Ausschuss und Wahl-Ausschuss.


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Empfehlung 2:

Die Hauptversammlung soll wieder die wesentlichen Entscheidungsfunktionen der Abgeordnetenversammlung übernehmen, insbesondere die Genehmigung des Jahresberichts des Vorstands und dessen Entlastung sowie die Genehmigung des Jahresabschlusses und der Jahresplanung des Börsenvereins.


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Empfehlung 3:

Die Mitwirkungsmöglichkeiten der Fachausschüsse sollten – auch im Vorstand – gestärkt werden. Es sollte vorgesehen werden, dass die Fachausschüsse in der Regel drei Mal (bisher: zwei Mal) pro Jahr zusammen kommen, damit sie unterjährig die Arbeit von Vorstand und Hauptamt intensiver begleiten können.


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Empfehlung 4:

Die Aufgabe des Haushalts-Ausschusses als Beratungs- und Kontrollorgan für Finanzfragen des Vereins sollte – nicht nur im Richtlinienvollzug, sondern auch bei der laufenden Budgetplanung und -kontrolle – bekräftigt werden. Seine Empfehlungen insbesondere zu Jahresplanung und -abschluss sollten Grundlage für die Beratung in der Hauptversammlung sein.

Gewählt werden sollten die Mitglieder des Haushalts-Ausschusses künftig direkt von der Hauptversammlung.


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Empfehlung 5:

Die Abgeordnetenversammlung hat nach Einschätzung der Arbeitsgruppe keine relevante Funktion mehr und sollte daher abgeschafft werden.


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Empfehlung 6:

Die Arbeitsgruppe schlägt vor, dass der Vorstand künftig aus insgesamt 9 Mitgliedern besteht und sich wie folgt zusammensetzt:

- 3 in der Hauptversammlung direkt in ihre Ämter gewählte Mitglieder (Vorsteher, stellv. Vorsteher, Schatzmeister)

- 5 in den Fachgruppenversammlungen direkt in ihre Ämter gewählte Mitglieder (Vorsitzende und stellv. Vorsitzende von Sortimenter- und Verleger-Ausschuss, Vorsitzender des Ausschusses für den Zwischenbuchhandel)

- 1 von den Vorsitzenden der Landesverbände gewähltes Mitglied (nicht notwendigerweise deren jeweiliger Sprecher).


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Empfehlung 7:

Die Arbeitsgruppe schlägt vor, dass die Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden der Fachausschüsse künftig von allen Mitgliedern der Fachgruppe direkt in ihr Amt gewählt werden.

Derzeit werden alle Mitglieder der Fachausschüsse von der Fach-gruppenversammlung gewählt und bestimmen in einem zweiten Schritt aus ihrer Mitte ihre Vorstände. Durch die Verwirklichung der Empfehlung würden die Mitglieder Mitwirkungsmöglichkeiten zurückgewinnen und hätten direkteren Einfluss auf den Wahlprozess. Zudem würde die Bedeutung der Wahlausschüsse der Fachgruppen zunehmen.


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Empfehlung 8:

Die Arbeitsgruppe hält die Veränderung des bestehenden Wahlsystems – insbesondere eine Abschaffung der Briefwahl – nicht für ein adäquates Mittel, Unzulänglich-keiten bei der Mitgliederpartizipation zu beheben.

Sie votiert daher dafür, die Regelungen über das Wahlsystem in allen Punkten in der derzeitigen Form (Möglichkeit von bis zu sieben Stimmvertretungen, bei Personenwahlen zusätzlich Möglichkeit der Briefwahl) zunächst beizubehalten.


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Empfehlung 9:

Die Arbeitsgruppe plädiert dafür, die dreijährige Amtszeit des Vorstands beizubehalten, die Amtsdauer für die Fachausschüsse jedoch auf vier Jahre zu erhöhen. Dabei sollte alle zwei Jahre jeweils eine Hälfte der direkt gewählten Mitglieder neu gewählt werden, verbunden mit der Neuwahl des Ausschuss-Vorstands (dessen Amtszeit somit zwei Jahre beträgt, mit Möglichkeit der Wiederwahl). Unverändert bleiben sollten die Regelungen über die Möglichkeit der Wiederwahl (Vorstand: einmalige Wieder-wahl, übrige Gremien: keine vorgegebene Begrenzung).


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Empfehlung 10:

Die Arbeitsgruppe regt an, dass die Arbeit fester, teilweise satzungsrechtlich vorgeschriebener Gremien zurück-genommen und in möglichst starkem Maße ergänzt bzw. ersetzt wird durch kurzfristig und kurzzeitig zu benennende Task Forces, die auch mit kompetenten Personen von außerhalb des Börsenvereins besetzt sein können. Nach Einschätzung der Arbeitsgruppe kann eine solche Struktur dazu beitragen, dass der Verband verstärkt innovative Projekte zur Unterstützung seiner Mitglieder fördern kann.


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1.2 Ehren- und Hauptamt

Empfehlung 11:

Zwingend notwendig ist eine Aufgabenverteilung zwischen Ehren- und Hauptamt mit Trennung zwischen operativem Geschäft und verbandspolitischen Aktivitäten. Die organisatorische Leitung des Verbandes sollte der Geschäftsstelle obliegen, der Vorstand von organisatori-schen Aufgaben entlastet werden. Der Vorstand sollte stärker steuernd statt ausführend tätig sein. Bei seinem politischen Agieren soll er die politische Willensbildung der Fachausschüsse aufgreifen, die deutlich gestärkt werden sollten. Dafür müssen die Kompetenzen und Zuständig-keiten der Geschäftsführung in einer Geschäftsordnung mit einem Aufgabenkatalog eindeutig festgelegt werden.


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Empfehlung 12:

Der Vorstand sollte stärker als bisher als Kollegialorgan ausgestaltet werden. Bisher können nur der Vorsteher und sein Stellvertreter den Verband gerichtlich und außer-gerichtlich vertreten. Künftig sollte neben diesen auch der Schatzmeister Alleinvertretungsbefugnis haben.

Um auch formal eine professionelle Arbeit des Hauptamts gewährleisten zu können, sollten der Hauptgeschäftsführer und die anderen Mitglieder der Geschäftsleitung den Börsenverein in festzulegenden Fällen rechtsgeschäftlich vertreten können.


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Empfehlung 13:

Im Innenverhältnis sollte jedes Vorstandsmitglied spezifische sachliche Zuständigkeiten zugewiesen bekommen.

Alle politischen Entscheidungen von grundlegender Bedeutung sollten vom Vorstand grundsätzlich kollektiv getroffen werden. In begründeten Ausnahmefällen, insbesondere wenn Eile geboten ist, können der Vorsteher und sein Stellvertreter unter Hinzuziehung des jeweils für den Bereich sachzuständigen Vorstandsmitglieds entscheiden.


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Empfehlung 14:

Der Vorstand sowie jeder der Fachausschüsse sollten die Möglichkeit haben, eine gemeinsame Versammlung aller drei Fachausschüsse nach bzw. vor deren jeweiligen Sitzungen einzuberufen.

Der Vorstand soll von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, wenn er anstehende wichtige Entscheidungen nicht ohne das Votum einer breiten Mehrheit des Ehrenamts treffen will. Diese „Ausschussversammlung” sollte rein beratende Funktion haben und keine eigenen, satzungsmäßig verbrieften Rechte erhalten.


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Empfehlung 15:

Um den Mitgliedern der Fachausschüsse stärkere Kompetenzen zu geben, sollten sie das ausdrückliche Recht erhalten, die Behandlung bestimmter Themen durch den Vorstand verlangen sowie Aufträge an die Ausschuss-Geschäftsführung oder den Ausschuss-Vorstand erteilen zu können.


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1.3 Gewinnung für ehrenamtliche Tätigkeit

Empfehlung 16:

Die Arbeitsgruppe schlägt für die Organisation und Arbeitsweise des Wahl-Ausschusses vor:

- die Aufgabe des Ausschusses zu einer laufenden Ehrenamts-Betreuung zu erweitern („Personalentwicklung”)

- die Position der/des Ausschuss-Vorsitzenden aufzuwerten und mit einer branchenerfahrenen Persönlichkeit („elder statesman”) zu besetzen, um dem Amt das nötige Gewicht zu geben

- die anderen Mitglieder des Wahl-Ausschusses aus dem Kreis der Fachausschüsse zu besetzen, um die Mitwirkung im Verbandsleben aktiver Persönlichkeiten zu gewährleisten

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1.3 Gewinnung für ehrenamtliche Tätigkeit

...- in stärkerem Maße als bisher (aber nicht nur) jüngere Personen

einzubeziehen

- die Zahl der Mitglieder variabel zwischen sieben und neun betragen zu lassen. Dabei sollten – neben dem Vorsitzenden des Wahl-Ausschusses – je zwei Mitglieder aus den drei Fachausschüssen mitwirken, ein Mitglied sollte aus dem Kreis der Landesverbände bestimmt werden.

Auf hauptamtlicher Ebene soll eine Zuständigkeit für die Begleitung der Arbeit des Wahl-Ausschusses geschaffen werden.


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Empfehlung 17:

Die Arbeitsgruppe hält die aktive Zusammenarbeit aller Sparten in den Beiräten der Wirtschaftsbetriebe für besonders wichtig im Hinblick auf den Zusammenhalt des Verbandes. Die Beiräte sollen die Wirtschaftsbetriebe nicht kontrollieren, sondern gemeinsam mit deren Geschäftsleitung die branchenpolitische Ausrichtung der Tätigkeit der Wirtschaftsbetriebe bestimmen.

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Die Möglichkeit, Beiräte zu berufen, sollte in stärkerem Maße genutzt und für deren regelmäßige Arbeit Sorge getragen werden. Um eine kontinuierliche Information über die Beiratsarbeit zu gewährleisten, sollten die Beiratsmitglieder aus den Fachausschüssen rekrutiert oder in deren Arbeit integriert werden.


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Empfehlung 18:

Die Arbeitsgruppe empfiehlt im Sinne einer umfassenden Mitgliederinformation einen offeneren Umgang mit den Ergebnissen der Wirtschaftsbetriebe. Daher sollten die wirtschaftlichen Eckwerte aufbereitet präsentiert und in öffentlichkeitsgeeigneter Form publiziert werden. Damit ließe sich sowohl den Bedenken im Hinblick auf die Konkurrenzsituation der Unternehmen als auch den Forderungen nach größerer Ergebnistransparenz Rechnung tragen.


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Empfehlung 19:

In der Hauptversammlung sollte jeweils aus den in der Holding organisierten Wirtschaftsbetrieben berichtet werden. Diese Berichte sollen sowohl die inhaltliche Arbeit der Wirtschaftsbetriebe reflektieren und zur Diskussion stellen als auch deren wirtschaftliche Ergebnisse. Dies würde die Transparenz der – zumal für nicht mit dem Verband vertraute Mitglieder – schwer überschaubaren Struktur verbessern.


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Empfehlung 20:

Die Arbeitsgruppe empfiehlt, so rasch und umfassend wie möglich auf eine stärkere Gemeinsamkeit der Willensbildung und Gleichartigkeit der Angebote in den Landesverbänden hinzuarbeiten.


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Empfehlung 21:

Die föderale Struktur und die Existenz der Landesverbände steht nach Meinung der Arbeitsgruppe nicht grundsätzlich in Frage. Vielmehr geht es um eine Stärkung von Willens-bildung und Effizienz.

Um zu einer Verschlankung der Strukturen zu kommen, die angesichts der Finanzsituation in allen Verbänden für dringlich gehalten wird, empfiehlt die Arbeitsgruppe eine Reduzierung der Zahl der Landesverbände durch Zusammenlegung.


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Empfehlung 22:

Die Arbeitsgruppe empfiehlt dem Länderrat, zügig Modelle zu erarbeiten, die eine optimale Allokation der Finanz-mittel innerhalb des verschlankten organisatorischen Rahmens ermöglichen und dazu führen, dass innerhalb eines zu bestimmenden möglichst kurzen Zeitraums alle Mitglieder einen einheitlichen Beitrag zahlen und in Umfang und Qualität vergleichbare Leistungen erhalten.


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4. Partizipation

Empfehlung 23:

Die Arbeitsgruppe empfiehlt, dass Bundesverband und Landesverbände bei der Nachwuchssuche für die ehrenamtliche Verbandsarbeit integrierend vorgehen.


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4. Partizipation

Empfehlung 24:

Nach Abwägen der Argumente verwirft die Arbeitsgruppe die Einführung eines bezahlten Ehrenamts im Börsenverein. Sie plädiert stattdessen dafür, dass den Vorstands-mitgliedern eine großzügige Aufwandspauschale zur Verfügung steht. Die Arbeitsgruppe hält folgende Beträge für angemessen:

Vorsteher 2000 €,

Fachausschuss-Vorsitzende 1000 €,

andere Vorstandsmitglieder 500 € monatlich.


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4. Partizipation

Empfehlung 25:

Die Hauptversammlung als wichtigste Begegnungsstätte des Verbandes sollte durch Elemente belebt werden, die eine stärkere Mitwirkungsmöglichkeit für die Mitglieder bieten und den kritischen Dialog in den Vordergrund stellen. So könnte der Bericht des Vorstands in feste Abschnitte unterteilt werden. Nach jedem Block sollte eine Aussprache stattfinden, in deren Anschluss die Mitglieder durch Tendenzbeschluss per Handaufheben Zustimmung oder Ablehnung zu den Aktivitäten des Börsenvereins in dem jeweiligen Bereich ausdrücken können. Dies ist in einem Ergebnisprotokoll festzuhalten und zu veröffentlichen.


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Empfehlung 26:

Die gemeinsame Strategie der Sparten und ihrer Mitglieder sollte in klaren Aussagen zum ordnungs-politischen Rahmen der Branche, zum kulturpolitischen Auftrag und Selbstverständnis und zum bildungspolitischen Auftrag nachlesbar sein. Ausarbeitung, Diskussion, Formulierung und regelmäßige Überprüfung dieser Grundsatzpapiere, insbesondere auf Ebene der Fachausschüsse, sollten die spartenübergreifenden Elemente regelmäßig ins Bewusstsein bringen.


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Empfehlung 27:

Der Verband muss sich in seinem Selbstverständnis dem Wandel in der Buchbranche und ihren einzelnen Sparten immer wieder anpassen, damit der von ihm vertretene Teil dieses Wirtschaftszweiges nicht immer kleiner wird. Dabei ist vor allem eine Definition der Sparten und ein Öffnen an den Rändern erforderlich. Die Spartenintegration ist also nicht nur zwischen den drei Sparten, sondern auch innerhalb jeder Sparte zu leisten.


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Empfehlung 28:

Es ist unerlässlich, die bestehenden Veranstaltungen, die als Foren für Spartenintegration wirken, zu sichern und zu überdenken. Die Bedeutung der gemeinsamen Festivitäten insbesondere auf der Hauptversammlung, bei den Landesverbandstagungen oder in der Moritzbastei muss erkannt und bei der Budgetierung berücksichtigt werden.


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Empfehlung 29:

Da die Ausbildung in den neuen Berufsbildern die Spartenintegration immer weniger fördert, sieht es die Arbeitsgruppe als eine operative Aufgabe der Landesverbände, die Auszubildenden der Sparten zusammen zu führen, beispielsweise im Rahmen von Jungbuchhändlertreffen.


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Empfehlung 30:

Auch im Rahmen der Leipziger und der Frankfurter Buchmesse sollten Events für Auszubildende geschaffen werden. Vor allem in Leipzig wäre ein für Auszubildende exklusives Event mit Autoren möglich, die zu Lesungen in Leipzig sind.


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Empfehlung 31:

Die Gemeinsamkeiten zwischen den Sparten sollten durch gemeinsame Projekte der Fachausschüsse gefördert werden. Beispielsweise könnten die drei Fachausschüsse gemeinsam einen Preis vergeben, mit dem sie Unter-nehmerpersönlichkeiten würdigen, die sich in besonderem Maße um die Buch- bzw. Informationskultur in Deutschland verdient gemacht haben. Alle Börsenvereins-Mitglieder sollten Vorschläge einreichen können, die dann von einer Jury aus Delegierten der Fachausschüsse gesichtet und bewertet werden.


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Empfehlung 32:

Die Arbeitsgruppe empfiehlt, entsprechend dem bereits verabschiedeten Leitbild für die Verbandsarbeit Leitlinien für die verbandsinterne Kommunikation zu formulieren.


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Empfehlung 33:

Für die externe Kommunikation in Richtung Medien und Öffentlichkeit empfiehlt die Arbeitsgruppe die Organisation einer zentralen Verantwortung, die die entsprechenden Maßnahmen des Bundesverbandes, der Landesverbände und der Wirtschaftsbetriebe koordiniert, sofern es um überregionale bzw. übergeordnete Themen geht. Dazu zählen die Medien- und Öffentlichkeitsarbeit, das Marketing (u.a. Corporate Design), Sponsoringaktivitäten sowie die Integration und strukturelle Weiterentwicklung aller Internetauftritte.

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Eine solche Kommunikations-Leitstelle könnte auch die Aufgabe übernehmen, die verbandsinterne Kommunikation zu koordinieren: Sie kontrolliert die Umsetzung der Leitlinien und gibt Anstöße zur Information der Mitglieder, während die entsprechenden Maßnahmen von den Gremien beziehungsweise Fachabteilungen selbst ausgehen sollten.


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Empfehlung 34:

Die Aufgabenverteilung im Bereich der internen Information und Kommunikation sollte wesentlicher Bestandteil einer Geschäftsordnung zur Regelung der Zusammenarbeit zwischen Ehren- und Hauptamt sein und in ein Organigramm münden, das klar festlegt, wer wen zu welchem Zeitpunkt mit welchen Medien informiert. Dieses Organigramm der internen Kommunikation muss eng verzahnt werden mit dem Organigramm für die externe Kommunikation des Verbandes mit den Medien und der politischen Öffentlichkeit.


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Empfehlung 35:

Die Homepage des Verbandes soll für die verbandsinterne Kommunikation und Information vollständig neu strukturiert und gestaltet werden.


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Empfehlung 36:

Jede organisatorische Einheit im Verband muss zeitnah mindestens Terminpläne, Tagesordnungen und Kurzprotokolle veröffentlichen. Verantwortlich dafür ist jeweils der Vorsitzende bzw. Sprecher.


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Empfehlung 37:

Jedes Mitglied soll darüber hinaus Zugriff auf alle Informationen bekommen, die die eigenen Einheiten (Gremien) betreffen. Die Zugriffsrechte und Mailinglisten sollen zentral gepflegt werden.


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Empfehlung 38:

Die Arbeitsgruppe empfiehlt, dass das Börsenblatt ein Konzept für die Berichterstattung über verbandsinterne Aktivitäten erarbeitet. So sollte die Redaktion des Börsenblatts Textformate entwickeln, die den Vorsitzenden der Gremien Raum für regelmäßige Beiträge bieten, in denen diese Position zu aktuellen Branchenthemen beziehen. Das könnten Kommentare vor oder nach bestimmten Veranstaltungen sein. Die Beiträge dürfen nicht PR-Beiträge sein, da sie sich an Mitglieder wenden.


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Empfehlung 39:

Das Börsenblatt sollte regelmäßig wiederkehrend die Serviceleistungen des Verbandes darstellen und bewerben, da die Mitglieder vom Verband vor allem Service erwarten, die Leistungen des Verbandes – wie die Mitgliederbefragung gezeigt hat – bei den Mitgliedern heute aber nur teilweise bekannt sind.


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Empfehlung 40:

Nach dem Aufbau einer Kommunikationsstruktur für Mitglieder sollen für die wichtigsten externen Zielgruppen Konzepte und Zuständigkeiten erarbeitet werden, um einen positiven Dialog aufzubauen.


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Empfehlungen der Arbeitsgruppe Verbandsreform

Beschlussvorschlag:

Die Hauptversammlung beauftragt den Vorstand, auf der Basis der Empfehlungen und unter Berücksichtigung der Diskussion in der Hauptversammlung- zum einen die zur Umsetzung der Empfehlungen notwendigen satzungsändernden Vorschläge für die Hauptversammlung 2006 vorzubereiten

- zum anderen die Empfehlungen operativer Art baldmöglichst umzusetzen.

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