www.gu.se

Arbetsgruppen för organisation och delegation

Fredrika Lagergren Wahlin (ordförande)

Berit Malis Helmersson, Maria Eriksson, Ulla Mauritzson,Oskar Lindwall.

www.gu.se

Direktiv

• Ta fram ram för institutionernas organisation och delegation avseende förvaltnings- och ledningsstruktur

• Lämna förslag till delegationsordning

• Utarbeta förslag om organisation till stöd för de nya institutionernas prefekter

www.gu.se

Genomfört, pågående och återstående arbete

• Förslag till arbetsbeskrivning för prefekt

• Förslag till utformning av institutionsstyrelse och institutionsledning

*********************************************• Identifiera nödvändiga arbetsuppgifter inom arkiv

och förvaltning

*********************************************

• Lämna förslag till delegationsordning

www.gu.se

Arbetsgruppen för ekonomi

Anneli Scherman, ordförandeMåns Wiklund, ekonom, UFNAnne-Britt Båvstrand Arvidsson, ekonom, UFNInger Boberg, ekonom, IPDAnette Strandberg, ekonom, IPDAgneta Edvardsson, ekonom, IPDMagdalena Vinni, ekonom, IPDEva Wennberg, ekonom, IPD

www.gu.se

Direktiv till ekonomigruppen

• Ta fram förslag på arbetsflöde för– budget, bokslut, redovisning, uppföljning, avslut av

verksamheter, överföring av anläggningar, upplägg av nya ansvarsställen

• Ta fram förslag på överföring av balansposter• Upprätta en tidsplan för respektive uppgift• Ta fram förslag på fördelning av arbetsuppgifter

www.gu.se

Detta har vi gjort

• Aktivitetsplan

• Upprättat tidsplan för respektive arbetsuppgift

• Tagit fram förslag på fördelning av arbetsuppgifter

www.gu.se

Detta återstår

• När personalen kommit på plats påbörjas nytt budgetarbetet

• Avslut av gamla institutioners ekonomi

• Ta fram förslag på överföring av balansposter

• Effektuering av hela aktivitetsplanen

www.gu.se

Arbetsgruppen för ”Personal – bemanning och rekrytering”

Ulrika Nordberg Monika LindströmJan Landström Barbro Hedenström

Referensgrupp:IPDs enhetscheferMarie Heimersson & Anita Forsmalm (IPDs IS-ledamöter)Claes Bergman (MHMs ledningsråd)

Arbetsgruppen för ”Personal – bemanning och rekrytering”

www.gu.se

Direktiv

• Ta fram förslag till bemanningsplan för kärn-verksamhetens personal

• Utifrån fakultetsgemensamma funktioner lämna förslag på fördelning av de administrativa arbetsuppgifterna baserat på PROVÈ-underlag

• Ta fram förslag till hur rekrytering av ledningspersonal skall genomföras

• Ta fram förslag på hur rekrytering till vissa administrativa funktioner skall genomföras

• Ta fram förslag till hur utfasning av befintlig ledningspersonal skall genomföras så att de överensstämmer med intentionerna i RALS 2007-2010

• Utifrån bemanningsförslagen göra en översyn av eventuella rumsförflyttningar

www.gu.se

• Aktivitetsplan • Intresseanmälan för uppdrag som prefekt• Medverkat i urvalsprocessen för tillsättning av

nya prefekter• Bemanning av personal i kärnverksamheten

• Fördelning och bemanning av administrativa funktioner – beräknas klar 31/1 2010

• Intresseanmälan för uppdrag som studierektor – våren 2010• Förslag på villkor för utfasning av nuvarande ledningspersoner

– våren 2010• Uppdatering av PA-systemen• Översyn av eventuella rumsförflyttningar – klar april 2010

Detta har vi åstadkommit

Detta återstår

www.gu.se

Arbetsgruppen för utbildning

Inga Wernersson (ordförande)

Britt-Marie Apelgren, Sten Båth, Pia Glimstedt, Fredrika Lagergren, Marie Norman, Karin Rönnerman och Pia Williams.

www.gu.se

Direktiv

• Utbildning på grundläggande och avancerad nivå– föreslå placering i nya institutioner– föreslå organisation på fakultetsnivå och

ansvarsfördelningen mellan fakultet och institutioner för att » underlätta samverkan » skapa fruktbarhet och effektivitet i fakultetens

kvalitetsgranskning• Utbildning på avancerad nivå dessutom

– föreslå och initiera utveckling av kurser och program på fakultetsnivå (i enlighet med GU’s policy)

• Utbildning på forskarnivå– föreslå gemensam styrning på fakultetsnivå som möjliggör

samordning och autonomi för institutionerna.

www.gu.se

Genomfört arbete

• Förslag på organisation och ansvarsfördelning– Beredning för utbildning på forskarnivå (vicedekan +

utbildningsledare)– Råd för utbildning på grundläggande och avancerad nivå

(vicedekan + utbildningsledare)– Grupp för utveckling på avancerad nivå (tidsbegränsad)

www.gu.se

Återstående arbete

• Fördelning av kurser– Med utgångspunkt i nuvarande

studierektorsområden har ”provfördelning” gjorts– Diskussioner med nuvarande studierektorer har

förts och fortsatt dialog förs

www.gu.se

Arbetsgruppen för Studerandeservice

Jan-Åke Klasson - arbetsledare o samordnare Studerandeservice IPD/ ordf

Eva Andersson/str IPDNiklas Aronsson/SLUGEva Bergström/stvl IPDCathrine Lindqvist/studieadm IPDSandra Riomar/doktorand SLUGMaria Thorson/studieadm, stvl MHM(Representant/samhällsvetarsektionen FFS)

www.gu.se

Direktiv

• Kartläggning av arbetsuppgifter relaterade till Studerandeservice

• Undersöka om International Office, administrativt stöd till doktorander och språkhandledningen bör/kan ingå som delar i Studerandeservice

• Undersöka behovet av centraliserat studerandestöd inom fakulteten och relativt lärarutbildningen och UFL

• Undersöka eventuellt förändrade arbetsuppgifter med anledning av lärplattformar, t.ex. GUL

www.gu.se

Genomfört arbete

• Kartläggning av arbetsuppgifter inom Studerandeservice– Studieadministratörer– Studievägledare

• Samtal med Marianne Andersson om doktorandutbildningens adm

www.gu.se

Återstående arbete

• Fortsatt arbete att undersöka resterande områden som delar i Studerandeservice

• Leveransrapport

www.gu.se

Arbetsgruppen för information

Torsten Arpi, Marianne Folkesson Lang, Olof Siverbo, Annika Lantz Andersson

• ta fram underlag för informationskanaler och informationsansvar vid fakulteten och vid de fyra nya institutionerna.

• ge de nya institutionerna liksom centrumbildningen nya webbplatser redan under genomförandefasen

• synliggöra arbetet med omorganisationen

Gruppens uppgift:

www.gu.se

Detta har vi gjort:

• På webben synliggjort omorganisationsarbetet

• Ordnat interna arbetsytor för omorganisationens arbetsgrupper

• Skapat plats på webben för grupperna och etablerat de nya institutionswebbarna

• Stärkt interninformationen på fakulteten - bland annat om omorganisationen - genom att starta det elektroniska nyhetsbrevet UFN-nytt

www.gu.se

Kvar att göra:

• Ta fram underlag och förslag angående tydligare rollfördelning för informationsarbetet på fakultets- och institutionsnivå – dec 2009

• Ta fram förslag till informations- och kommunikationsplan för de nya institutionerna, som ett stöd för de nya prefekterna – dec 2009

• Skapa nytt webbinnehåll till de nya webbplatserna för institutionerna. Strukturera om och fördela allt befintligt webbinnehåll på dagens institutioner till de nya webbplatserna – våren 2010

www.gu.se

Riskgranskning av organisatoriska förändringar

www.gu.se

Arbetsgruppens uppgift:

Arbetsgruppen skall• genomföra inventering och kartläggning av risker för de

olika målgrupperna som omfattas av omorganisationen• genomföra en riskanalys utifrån inventering och

kartläggning• diskutera fram möjliga rekommendationer för lämpliga

åtgärder av riskerna innan de faller ut

04/21/23

Riskanalysgruppens framdiskuterade åtgärdsförslag skall ses som ett underlag för ledningens arbete med att ta fram och besluta om konkret åtgärdsplan för respektive risk.

www.gu.se

Status idag:

• Inventering och kartläggning för de olika målgrupperna• Riskanalys

04/21/23

www.gu.se

Återstår:

• Diskussion om möjliga rekommendationer kring lämpliga åtgärder

• Överlämning till ledning

04/21/23