Arbetsmiljöhandbok - SLU.SE · 2019. 3. 26. · AML innehåller grundläggande bestämmelser och anger allmänna krav. Den föreskrift som ska förtydliga arbetsgivarens ansvar för

Arbetsmiljöhandbok för

Institutionen för biosystem och teknologi

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

01 Register Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg

Dokumentdatum: 2018-04-05

Godkänt av (sign.): Version: 1

Sida: 1 (2)

Flik Innehåll

1 Register

2 Inledning

3 Arbetsmiljöpolicy

4 Samverkan i arbetsmiljöarbetet 4.1 Dagordningar för LSG-möten 4.2 Handlingsplan för arbetsmiljöarbetet-LSG

5 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter 5.1 Checklista vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter 5.2 Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter och för returnering av

arbetsuppgifter.

6 Kunskaper och kompetens i arbetsmiljöarbetet 6.1 Introduktion för nyanställda

7 Undersöka arbetsmiljön 7.1 Checklista skyddsrond, samt mall för skyddsrondsprotokoll. 7.2 Medarbetarsamtal

8 Riskbedöma arbetsmiljön, vidta åtgärder och ta fram handlingsplan 8.1 Blankett för riskbedömning och handlingsplan 8.2 Blankett för riskbedömning och handlingsplan vid förändringar i verksamheten

9 Rapportera och utreda tillbud och olyckor 9.1 Blankett för rapportering och utredning av tillbud och olyckor

10 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 10.1 Blankett för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 10.2 Blankett för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2018

Bilaga 1. Förteckning över arbetsmiljölagstiftning som berör BTs verksamhet Bilaga 2. Förteckning över andra lokala lagar, interna regler, samt rutiner och policies Bilaga 3. Mall för medarbetarsamtal

Arbetsmiljöhandbok


Bilaga 4. Trafiksäkerhetspolicy vid BT Bilaga 5. Mall för skyddsrondsprotokoll

Bilaga 6. Rutiner vid arbete i fält där gröda behandlas med bekämpningsmedel under kulturtiden Bilaga 7. Arbetskläder och personlig skyddsutrustning vid arbete i fält och växthus Bilaga 8. Ensamarbete i fält Bilaga 9. Blankett för godkännande av ensamarbete i fält Bilaga 10. Fältkort för jordbruksförsök inom SLU BT Bilaga 11. Ensamarbete i laboratorium utanför ordinarie arbetstid Bilaga 12. Blankett för godkännande av ensamarbete i laboratorium utanför ordinarie arbetstid Bilaga 13. Instruktion för upprättande av ny arbetsmiljörutin Bilaga 14. Rutin för förebyggande av fallrisk i grovlaboratorium (rum 2319), arbetshall (rum 2236, 2238), konstantrum (2230), svampodlingsrum (2231) och växthus i Vegetum

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

02 Inledning Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (1)

Den här arbetsmiljöhandboken beskriver institutionens grundläggande aktiviteter för att skapa en bra och säker arbetsmiljö. Syftet med handboken är att de aktiviteter som påverkar arbetsmiljön genomförs på ett effektivt och planerat sätt.

Arbetsmiljöarbetet ska vara en naturlig del i allt vi gör och i alla beslut som fattas. Det ska alltså finnas en koppling mellan alla aktiviteter i vår verksamhet och arbetsmiljöarbetet. Till grund för handboken ligger Arbetsmiljölagen, AML, med tillhörande föreskrifter, AFS, från Arbetsmiljöverket. AML innehåller grundläggande bestämmelser och anger allmänna krav. Den föreskrift som ska förtydliga arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljöarbetet och hur det ska uppfyllas är AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM.

Arbetsmiljöhandboken ska även användas som ett verktyg för att diktera av vem och hur det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs på Institutionen för biosystem och teknologi. Det ska gå att finna vem som är ansvarig för vad samt rutiner för när saker ska utföras samt följas upp.

Handboken består av:

• SLU arbetsmiljöpolicy, som övergripande beskriver hur vi ska skapa en bra

arbetsmiljö; • rutinbeskrivningar för olika aktiviteter; • blanketter; • instruktioner; • policys; • checklistor.

Arbetsmiljöhandboken och dess redovisande dokument finns elektroniskt på vår interna hemsida. Rutiner finns i pappersform där det bedöms behövas ute i verksamheten.

Länk till SLU webbsidor om systematiskt arbetsmiljöarbete

Alnarp 2018-04-05

Linda Tufvesson, Prefekt vid Institutionen för biosystem och teknologi

https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/hr/halsa-och-arbetsmiljo/arbetsmiljo/systematiskt-arbetsmiljoarbete/

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

03 Arbetsmiljöpolicy Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (2)

SLU vill genom ett gott arbetsmiljöarbete skapa en säker och stimulerande miljö för alla anställda och studenter. En god arbetsmiljö förutsätter att alla aktivt deltar i detta arbete

Arbetsmiljön skall

• utformas så att den kreativitet och entusiasm som utmärker universitetsmiljön tas

tillvara • bidra till att utveckla medarbetarnas kunskap, kompetens och erfarenhet samt

frigöra ännu outnyttjade resurser • inspirera till möten och tankeutbyten över ämnes-, kompetens- och kulturgränser • främja hälsa och välbefinnande samt ta hänsyn till människors olika förutsättningar

Arbetsmiljöpolicyn förverkligas genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete där:

• Verksamhetsmålen är klart formulerade och kända av alla • Ledarskapet utövas tydligt, rättvist och konsekvent för att ge tillit och trygghet på

arbetsplatserna • Chefer och arbetsledare på olika nivåer följer och är väl förtrogna med

arbetsmiljölagen och tillhörande föreskrifter och avtal som berör den egna verksamheten

• Information och öppen kommunikation om verksamheten skall finnas på och mellan alla nivåer i organisationen

• Organisationsförändringar föregås av noggrann konsekvensanalys där syftet med förändringen klart framgår samt förankras hos medarbetarna före genomförandet

• Kunskap och erfarenhet från tidigare förändringsarbete tas tillvara • Kontakten lärare/handledare och studenter på grund- och forskarutbildningsnivå

präglas av respekt och omtanke • Signaler på arbetsrelaterad problematik fångas upp, åtgärdas och dokumenteras • Arbetsplatserna hålls fria från droger • Trakasserier av olika slag uppmärksammas och åtgärdas • Arbetsplatserna utformas så att hälsa och säkerhet tryggas i en god fysisk

arbetsmiljö med bra ergonomiska förhållanden • Arbetsklimatet präglas av vi-känsla, delaktighet och samverkan • Alla medarbetare skall erbjudas kompetensutveckling • Ingen medarbetare skall utsättas för konstant hög arbetsbelastning • SLU vill skapa arbetsförhållanden som innebär att människor ges möjlighet att

arbeta fram till pensionen och att de kan göra det på ett aktivt, delaktigt och positivt sätt

• Mötesplatser för idé- och informationsutbyte skapas där människor med olika bakgrund kan bidra med sin kunskap och erfarenhet

• Alla människor bemöts med samma respekt och tilltro och ges lika möjligheter i arbetet

• Friskvårdsinsatser stimuleras • Personalrörlighet över organisationsgränserna uppmuntras och underlättas.

Integrering och uppföljning

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

03 Arbetsmiljöpolicy Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 2 (2)

• SLU:s samverkansorganisation omfattar arbetsmiljön på alla nivåer i verksamheten dvs central – regional – lokal nivå. Arbetsmiljöarbetet följs upp i hela organisationen och adekvata hälsofrämjande insatser görs på rätt nivå i verksamheten.

• SLU:s arbetsmiljöpolicy samt gällande lagar, föreskrifter, avtal, riktlinjer och policydokument ligger till grund för och gäller som vägledning för att skapa den goda arbetsmiljön.

SLU:S ARBETSMILJÖPOLICY Fastställd av rektor 2001-12-19 Dnr SLU uf 13.5-451/01

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

04.1Dagordning LSG Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (2)

Dagordning för möten med lokalsamverkansgrupp Kvartal 1 (januari-mars)

1. Mötet öppnas 2. Utseende av justeringsperson 3. Föregående mötesprotokoll 4. Arbetsmiljö

a) Tillbud, incidenter och olycksfall (information) b) Arbetsskador och sjukfrånvaro (årlig sammanställning) c) Handlingsplan d) Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (mall finns i riktlinjen) e) Aktuellt synpunkter från arbetsledare, medarbetare, studenter f) Aktuella nya författningar g) Rapportering från RAK h) Uppdatering förteckning över skrivna instruktioner i) Ev. ändringar fördelning av arbetsmiljöuppgifter/delegering (information) j) Företagshälsovård (information) k) Ärenden att föra vidare till RAK

5. Säkerhet 6. Aktuella ombyggnationer och verksamhetsförändringar (information) 7. Övriga frågor 8. Tid för kommande möte 9. Mötet avslutas

Dagordning för möten med lokalsamverkansgrupp Kvartal 2 (april-juni) 1. Mötet öppnas 2. Utseende av justeringsperson 3. Föregående mötesprotokoll 4. Arbetsmiljö

a) Tillbud, incidenter och olycksfall (information) b) Handlingsplan c) Aktuellt synpunkter från arbetsledare, medarbetare, studenter d) Aktuella nya författningar e) Skyddsrond f) Rapportering från RAK g) Ev. ändringar i fördelning av arbetsmiljöuppgifter/delegering (information) h) Företagshälsovård (information) i) Ärenden att föra vidare till RAK

5. Säkerhet 6. Aktuella ombyggnader och verksamhetsförändringar 7. Övriga frågor

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

04.1Dagordning LSG Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 2 (2)

8. Tid för återkommande möte 9. Mötet avslutas

Dagordning för möten med lokalsamverkansgrupp Kvartal 3 (juli-september) 1. Mötet öppnas 2. Utseende av justeringsperson 3. Föregående mötesprotokoll 4. Arbetsmiljö

a) Tillbud, incidenter och olycksfall (information) b) Handlingsplan c) Aktuellt synpunkter från arbetsledare, medarbetare, studenter d) Aktuella nya författningar e) Rapportering från Rak f) Ev. ändringar i fördelning av arbetsmiljöuppgifter/delegering (information) g) Företagshälsovård (information) h) Ärenden att föra vidare till RAK

5. Säkerhet 6. Aktuella ombyggnader och verksamhetsförändringar 7. Övriga frågor 8. Tid för kommande möte 9. Mötet avslutas

Dagordning för möten med lokalsamverkansgrupp Kvartal 4 (oktober-december) 1. Mötet öppnas 2. Utseende av justeringsperson 3. Föregående mötesprotokoll 4. Arbetsmiljö

a) Tillbud, incidenter och olycksfall (information) b) Handlingsplan c) Aktuellt synpunkter från arbetsledare, medarbetare, studenter d) Aktuella nya författningar e) Rapportering från RAK f) Ev. ändringar i fördelning av arbetsmiljöuppgifter/delegering (information) g) Företagshälsovård (information) h) Planering av eventuella större insatser gällande arbetsmiljö kommande år i) Ärenden att föra vidare till RAK

5. Säkerhet 6. Aktuella ombyggnader och verksamhetsförändringar 7. Övriga frågor 8. Tid för kommande möte 9. Mötet avslutas

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

04.2 Handlingsplan LSG Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (2)

Handlingsplan för arbetsmiljöarbetet

Avdelning:

Biosystem och teknologi

Nr Fråga/område Prio Kortfattad beskrivning av de aktiviteter som

måste göras Markera ev. enkel

åtgärd

Ansvar Start- datum

Slut- datum

1 Riskbedömning 1 Ämnesområdesansvariga ska senast 9 maj har gjort riskbedömningar på alla arbetsmoment som utförs i gruppen. Tidsatt handlingsplan skall finnas. Använd rutin 07 och 08 samt blankett 8.1 i Arbetsmiljöhandboken.

Ämneschefer: Erik SJ Linda Håkan Beatrix Jan-Eric Christer

180301 180509

2 Riskbedömningar Lab och Kemikalier

1 Alla moment på labb som innebär en risk finns men måste inventeras och uppdateras. I dagsläget finns mycket i KLARA. Maria Grudén är ansvarig att göra detta med hjälp av Karl-Erik.

Maria G 180403 180630

3 Interna instruktioner 1 Moment där det framkommit att det finns risker skall det utformas en rutin och eller en instruktion.

Ämneschefer: Erik SJ Linda Håkan Beatrix Jan-Eric Christer

180405 180830

4 Lagstiftning 1 Inventera och uppdatera bilaga 1 och 2 angående vilken lagstiftning vi faller under

Agnetha 180405 180630

5 Årlig genomgång av SAM 2017

1 Använd rutin 10 och blankett 10.1 Linda 180509 180509

6

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

04.2 Handlingsplan LSG Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 2 (2)

7

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

04 Samverkan i arbetsmiljöarbetet Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (2)

Syfte Se till att arbetsmiljöarbetet bedrivs i samverkan mellan arbetsgivare, arbetstagare och skyddsombud.

Definitioner Samverkan är en bred delaktighet på alla nivåer på institutionen när det gäller frågor och aktiviteter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. En lokal samverkansgrupp finns och är särskilt viktig när det gäller planering, information och utbildning rörande arbetsmiljöfrågor.

Samverkansgruppens uppgift: Samverkansgruppen är prefektens samrådsgrupp och diskussionspartner i arbetsmiljöfrågor.

• Exempel på frågor för samverkansgruppen: Är verksamhetsmålen tydligt formulerade och i linje med SLU:s övergripande mål? Är de konkreta, uppföljningsbara och kända av all personal?

• Bidrar arbetsmiljön, såväl den fysiska som den personalsociala, till att verksamhetsmålen uppfylls?

• Behöver några utbildnings-, stöd-, motivations- eller personalsociala åtgärder vidtas för att stimulera personalen att arbeta mot de uppsatta målen?

• Motsvarar lokaler och övrig utrustning verksamhetens behov och arbetsmiljömässiga krav?

• Hur är arbetsklimatet på institutionen? • Förhandlingsform för arbetsmiljö-, lika villkors- och säkerhetsfrågor. Enskilda

personalärenden skall dock inte behandlas i samverkansgruppen.

Den lokala samverkansgruppen (LSG) består av: Håkan Asp - Stf Prefekt/ Arbetsgivare BT Emma Linnér – Personalstöd BT David Hansson - Skyddsombud Andrus Kangro - SACO Karl-Erik Gustafsson – Skyddsombud/ Kemist BT Agnetha Karlberg- Sekreterare/ Miljöombud BT Maria Grudén – Lab BT Representant -ST Representant- SEKO

Rutin LSG träffas fyra gånger per år men utöver det också om behov uppstår. Sammankallande är personalstöd Emma Linnér. Två veckor innan mötena informeras alla anställda om mötet så att den som vill kan lyfta frågor som behöver tas upp.

I alla arbetsmiljöaktiviteter som genomförs ska skyddsombud ges möjlighet att medverka och andra medarbetare involveras.

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

04 Samverkan i arbetsmiljöarbetet Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 2 (2)

LSG-mötena har fyra olika agendor/per kvartal för att alla frågor och områden skall gås igenom se dokument 04.1. Protokollen skall diarieföras. Protokollen finns tillgängliga på BT interna hemsida.

Frågor som berör hela Campus Alnarp skickas till RAK – Regional Arbetsmiljö Kommittee. Protokoll finns att läsa på medarbetarwebben.

En till två gånger i månaden har respektive ämnesgrupp egna arbetsplatsträffar där arbetsmiljö är en stående punkt på dagordningen. Protokoll finns tillgängliga på BT interna hemsida.

Blanketter, instruktioner och checklistor som används 4.1 Dagordningar för LSG-möten 4.2 Handlingsplan LSG

https://internt.slu.se/riktat/lasta-interna-sidor/institutionen-for-biosystem-och-teknologi/nyttig-information/?submenu=open


https://internt.slu.se/riktat/lasta-interna-sidor/institutionen-for-biosystem-och-teknologi/protokoll/?submenu=open

https://internt.slu.se/riktat/lasta-interna-sidor/institutionen-for-biosystem-och-teknologi/protokoll/?submenu=open

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

05 Fördela arbetsmiljöuppgifter Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (2)

Syfte

Säkerställa att det är tydligt vem som i vår organisation ska göra vad i det systematiska arbetsmiljöarbetet och att de som har uppgifter också har kunskaper, kompetens och andra nödvändiga resurser för sin uppgift. Läs mer på medarbetarwebben.

Definitioner Uppgiftsfördelning innebär enkelt uttryckt att en eller flera personer får till uppgift att sköta arbetsmiljöfrågor som hänger samman med deras övriga arbete.

Personerna behöver inte på egen hand utföra alla uppgifter. Att ha fått en uppgift kan antingen innebära att se till att någon utför uppgiften och att bedöma resultatet eller att vara skyldig att utföra uppgiften själv. Utgångspunkten ska dock alltid vara att uppgifterna läggs på dem som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgifterna eller se till att de blir utförda.

Det är viktigt att de personer som tilldelats arbetsmiljöuppgifter har de kunskaper och resurser som behövs för att klara uppdraget.

Rutin

Prefektens ansvar: Prefekt/motsvarande har inom ramen för rektors/dekanus delegering ansvar för arbetsmiljöarbetet på institution/motsvarande för både personal och studenter. För att prefekten ska kunna leva upp till detta ansvar kan en vidare fördelning av arbetsmiljöuppgifter behöva göras till personal i arbetsledande ställning. Detta förutsätter att prefekten försäkrar sig om att mottagaren har den kunskap som krävs för uppgiften. Arbetsmiljöuppgifterna skall då omfatta beslutsbefogenheter och budget, personal, lokaler, utrustning, tid för uppgiften etc. Det är viktigt att notera att prefektens ansvar inte kan delegeras. Prefekt/motsvarande har alltid det övergripande ansvaret och måste följa upp att arbetsmiljöarbetet sköts på ett tillfredställande sätt.

Övriga arbetsmiljöuppgifter, till exempel ansvar för laboratorieutrustning, service och underhåll av maskiner och annan teknisk utrustning kan fördelas på enskilda arbetstagare och bör då ingå i deras arbetsbeskrivning.

Uppgiftsfördelningen ska göras skriftligt på blankett 05.2. Den som vill returnera sin uppgiftsfördelning ska göra det skriftligt på blankett 05.3.

Exempel på arbetsmiljöuppgifter att tydliggöra och som kan fördelas på andra arbetsledare:

• Introduktion av nyanställd/omplacerad personal. • Information/informationsvägar – t ex att ansvara för personalmöten, gruppträffar,

e-post etc. • Medarbetarsamtal.

https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/hr/halsa-och-arbetsmiljo/arbetsmiljo/organisation-arbetsmiljoarbete-slu/

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

05 Fördela arbetsmiljöuppgifter Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 2 (2)

• Arbetsinstruktioner – särskilt viktigt vid ensamarbete, beredskapstjänstgöring, hantering av farliga ämnen, maskiner, redskap och andra tekniska anordningar, personlig skyddsutrustning etc.

• Hantering av missbruksproblematik. • Hantering av trakasserier och kränkande särbehandling/mobbning. • Hantering vid avveckling av verksamhet och uppsägning av personal. • Hantering av arbetsskador, arbetsolycksfall och tillbud. Samtliga skall

dokumenteras med vidtagna och förebyggande åtgärder och anmälas till personalavdelningen. Arbetsolycksfall och allvarligare tillbud skall dessutom anmälas till Arbetsmiljöinspektionen.

• Hantering av sjukfrånvaro, arbetsanpassning och rehabilitering.

Stödfunktioner i arbetsmiljöarbete Personalavdelningen Personalavdelningen är ett konsultativt stöd till institutioner och enheter i arbetsmiljöarbetet. Personalavdelningen kan stödja i frågor kring den psykosociala arbetsmiljön och i hur man organiserar och genomför sitt arbetsmiljöarbete. Personalavdelningen har också i uppdrag att utforma och uppdatera policys och riktlinjer kring det kring det övergripande arbetsmiljöarbetet och den psykosociala arbetsmiljön, och att anordna utbildningar inom arbetsmiljöområdet.

Avdelningen för infrastruktur Avdelningen för infrastruktur, fysisk arbetsmiljö, utgör ett stöd i frågor kring den fysiska arbetsmiljön så som lokaler, farliga ämnen, strålskydd med mera. Man har också ett uppdrag att utforma policys, riktlinjer och rutiner kring den fysiska arbetsmiljön.

Företagshälsovård Företagshälsovården fungerar som en extern expertresurs kring arbetsmiljö och rehabilitering. Inom vår företagshälsovård finns fördjupad expertkunskap inom psykosocial arbetsmiljö och fysisk arbetsmiljö. De kan anlitas när vår egen kompetens inte räcker till. Företagshälsovården kan stödja vid arbetsanpassning, rehabilitering, riskbedömningar, undersökningar och analys av arbetsplatsens fysiska och ergonomiska utformning, mätning av buller belysning med mera. Prefekt eller motsvarande kan beställa av företagshälsovården i de fall kostnaderna bärs av den enskilda enheten. Vid nyttjande av centrala medel måste kontakt tas med er personalspecialist som har delegation att beställa.

Företagshälsovård vid SLU- Avonova

Blanketter, instruktioner och checklistor som används 5.1 Checklista 5.2 Blankett Fördelning av arbetsmiljöuppgifter 5.3 Blankett för returnering av arbetsmiljöuppgifter

https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/hr/halsa-och-arbetsmiljo/foretagshalsovard/

https://www.avonova.se/

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

05.1 Checklista vid arbetsfördelning av arbetsmiljöuppgifter Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (1)

Checklista delegering/uppgiftsfördelning (SLU)

• Se till att delegeringen sker med beaktande av målsättningen för det systematiska arbetsmiljöarbetet, dvs. att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.

• Se över organisationens uppgiftsfördelning. • Bestäm vilka uppgifter som ska delegeras. • Bestäm till vilka personer som delegering ska ske. Delegering kan ske till personer

som har de befogenheter och de (personella och ekonomiska) resurser som behövs och tillräckliga kunskaper om

1. regler som har betydelse för arbetsmiljön, 2. fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och

olycksfall 3. åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall, samt 4. arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö

• I den utsträckning som befogenheter, resurser eller kunskaper inte motsvarar de

krav som kan ställas för delegering måste åtgärder vidtas för att se till att kraven uppfylls.

• Informera de personer som ska motta delegering om dess innebörd och om möjligheten att returnera delegeringen.

• Dokumentera delegeringen i skriftlig form och se till att det av dokumentationen framgår

1. vilka uppgifter som delegeras och vad delegeringen innebär, 2. att personerna ifråga har godtagit delegeringen (eller om de har returnerat

den), och de befogenheter, resurser och kunskaper som delegeringen grundas på.

• Informera organisationen om delegeringen (glöm inte bort att informera vid

nyrekrytering etc.).

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

05.2Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (2)

Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Följande arbetsmiljöuppgifter fördelas till

Namn: Befattning:

☐ Ta fram rutiner för arbetsmiljöarbetet

☐ Hålla arbetsmiljöhandboken och rutinerna aktuella

☐ Säkerställa efterlevnad av den arbetsmiljölagstiftning som vi omfattas av

☐ Genomföra undersökningar av den organisatoriska, sociala och fysiska arbetsmiljön

☐ Genomföra riskbedömningar, vidta åtgärder och ta fram handlingsplaner

☐ Säkerställa att vidtagna åtgärder har fått effekt

☐ Genomföra riskbedömningar vid förändringar i verksamheten

☐ Genomföra medarbetarsamtal/utvecklingssamtal

☐ Utreda tillbud och olyckor

☐ Samordna arbetsplatsträffar

☐ Se till att kompetensbehov inom arbetsmiljöområdet tillgodoses

☐ Introducera/informera ny personal/vikarier

☐ Hjälpa medarbetarna att prioritera arbetsuppgifter

☐ Genomföra årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

☐ Rapportera allvarliga tillbud och olyckor till Arbetsmiljöverket

☐ Ansvara för första hjälpen vid olycksfall samt krishantering och krisstöd

☐ Anmäla arbetsskador till Försäkringskassan

☐ Ansvara för arbetsanpassning och rehabilitering

☐ Följa upp sjukfrånvaro

☐ Genomföra rehabiliteringsutredningar

☐ Anpassa arbetet till enskilda arbetstagares förutsättningar

Övrigt

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

05.2Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 2 (2)

☐

☐

☐

☐

☐

Jag som fördelar arbetsmiljöuppgifterna har ansvar för att den som uppgifterna delegeras till har de kunskaper, befogenheter och resurser som behövs.

Ort och datum: Ort och datum:

Namnteckning, den som fördelar arbetsmiljöuppgifter: Namnteckning, den som tar emot arbetsmiljöuppgifter:

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

05.2Blankett för returnering av arbetsmiljöuppgifter Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg

Dokumentdatum: 2018-03-


Sida: 1 (1)

Returnering av arbetsmiljöuppgifter

Jag anser inte att jag har de

☐ kunskaper

☐ befogenheter

☐ resurser

som jag behöver för att kunna leva upp till vad vi överenskommit när det gäller de punkter som markerats ovan (sätt en pil eller annat märke vid de uppgifter som är aktuella) och returnerar därför ansvarat för utförandet av dessa arbetsmiljöuppgifter.

Ort och datum: Ort och datum:

Namnteckning, den som returnerar arbetsmiljöuppgif- terna:

Namnteckning, den som återtar arbetsmiljöuppgifterna:

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

06 Kunskaper och kompetens i arbetsmiljöarbetet Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (3)

Syfte Se till att chefer, medarbetare och skyddsombud har rätt kunskap och kompetens inom arbetsmiljöområdet.

Definitioner Kunskaper innebär här kunskaper om:

• risker i arbetet, • hur man ska arbeta säkert, • åtgärder för att förebygga ohälsa, • bestämmelser och regler inom arbetsmiljöområdet.

Kompetens innebär här förmågan att genomföra arbetsmiljöarbetets olika aktiviteter.

Rutin Verktyg för kartläggning och uppföljning av arbetsmiljön på institutionen är följande:

Skydds- och arbetsmiljöronder, både fysiska och psykosociala medarbetarsamtal riskanalys vid särskilt farliga arbeten sammanställning av sjukfrånvaro, såväl upprepad korttidsfrånvaro som

långtidssjukskrivning förteckning över arbetsskador, arbetsolycksfall och tillbud personalomsättning

Utbildningar och utbildningsbehov ska dokumenteras. Dessa åtgärder skall genomföras årligen inför budget- och verksamhetsplanering och utgör underlag för kommande handlingsplan.

När vi inte har tillräcklig kunskap och kompetens i vår egen verksamhet för arbets- miljöaktiviteter som ska genomföras ska vi ta in den sakkunskap som behövs. I första hand ska vi vända oss till vår företagshälsovård Avonova. Prefekt/ansvarig chef ansvarar för att anlita företagshälsovård eller annan motsvarande extern kompetens. Introduktion De som börjar arbeta hos oss ska få en introduktion som bland annat tar upp vilka arbetsmiljörisker som finns i verksamheten och hur man ska arbeta/förhålla sig för att inte skada sig eller drabbas av ohälsa. Respektive chef ska se till att introduktionen. (Se även 06.2) genomförs. Det finns även övergripande information på medarbetarwebben-min anställning.

Utbildning av chefer

https://www.avonova.se/


https://internt.slu.se/min-anstallning/arbetsmiljo-och-lika-villkor-in/viktigt-for-dig-som-medarbetare/

https://internt.slu.se/min-anstallning/arbetsmiljo-och-lika-villkor-in/viktigt-for-dig-som-medarbetare/

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Sida: 2 (3)

Nya chefer ska få en grundläggande arbetsmiljöutbildning som omfattar systematiskt arbetsmiljöarbete och andra regler (föreskrifter) som gäller i vår verksamhet. Utbildningen ska också ta upp våra interna rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Chefer och arbetsledare ska också ha kunskap och förståelse för risker som finns i arbetet och om arbetsförhållande som främjar en god arbetsmiljö.

Ansvarig för att se till att nya chefer och arbetsledare får utbildning, kunskaper och kompetens är prefekt.

Utbildning av skyddsombud

Skyddsombud ska få de kunskaper inom arbetsmiljöområdet som behövs för att kunna utföra uppdraget. Prefekt i samråd med fackliga organisationer ansvarar för att bestämma tidsomfattning, innehåll och utbildning för skyddsombudets uppdrag.

Utbildning av arbetstagare

Våra medarbetare ska fortlöpande få information om risker och brister så att de kan förebygga ohälsa och olycksfall. Kunskaper om arbetsmetoder ska alltid hållas aktuella. I introduktionen av nya medarbetare ska alltid en genomgång av det systematiska arbetsmiljöarbetet göras.

Utbildning i belastningsergonomi

För att förebygga belastningsergonomiska skador ska alla medarbetare i samband med att man börjar arbeta hos oss, och anpassat efter var man ska arbeta i verksamheten, få kunskaper om:

• lämpliga arbetsställningar och arbetsrörelser (samt praktiska möjligheter att träna

in en bra arbetsteknik), • hur kroppen påverkas av belastning, • tidiga tecken på överbelastning.

Vart tredje år ska dessutom en kunskapspåfyllnad ske via företagshälsovården. Respektive chef ansvarar för att se till att medarbetare får kunskaper enligt ovan.

Utbildning i första hjälpen, krisstöd och brandskydd Årligen ges kurser på Campus Alnarp i utbildning i första hjälpen. Utbildningen är öppen för alla. Även utbildning i Brandskydd ges årligen och ska förnyas vart fjärde år.

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Sida: 3 (3)

Blanketter, instruktioner och checklistor 8.1 Blankett för riskbedömning och handlingsplan 8.2 Blankett för riskbedömning och handlingsplan vid förändringar i

verksamheten. 09.1 Blankett för rapportering och utredning av tillbud och olyckor 10.1 Blankett för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

06.1Introduktion för nyanställda vid BT Dokumentet framtaget av: Emma Linnér



Sida: 1 (6)

Medarbetarens och mentorns exemplar

Introduktion av nyanställd vid Institutionen för Biosystem och Teknologi Målet med introduktionen är att alla nyanställda ska få en väl planerad start som underlättar för dem att snabbt komma in i arbetet, känna trivsel och delaktighet i institutionens och SLU:s verksamhet. Medarbetarwebben: https://internt.slu.se/, https://internt.slu.se/min- anstallning/nyanstalld/ English speaking? Staff Web – My employment – ”Living and working in Sweden”: https://internt.slu.se/en/my-employment/living-and-working-in-sweden/

Ämnesgruppschef: Tel: Mail:

Prefekt: Linda Tufvesson Tel: 040-41 50 21 Mail: [email protected]

Stf. Prefekt: Håkan Asp Tel: 040-41 53 26 Mail: [email protected]

Mentor Tel: Mail:

Administrativ personal kopplad till institutionen: Personalstöd: Emma Linnér, [email protected], ankn 5353 Ekonom: Carina Frankel, [email protected], ankn 5385 Ekonomistöd: Gunilla Andersson, [email protected], ankn 5556 Institutionssamordnare: Agnetha Karlberg, [email protected], ankn 5218 Kontaktuppgifter löneenheten i Ultuna: Ansvarig lönespecialist: Mattias Ferlin, [email protected], ankn 2273 Skyddsombud: David Hansson, [email protected], ankn 5138 Karl-Erik Gustavsson, [email protected], ankn 5392 För mer information, se BTs interna hemsida: https://www.slu.

Nyanställd: Anställs som: Tillsvidare from: 2018-XX-XX med inledande provanställning tom 2018-XX-XX Alt. Tidsbegränsad anställning from-tom. Postadress: Box 103, 230 53 Alnarp Besöksadress: Vegetum, Sundsvägen 14 Telefonnummer: Ankn xxxx (040-41 xx xx)

https://internt.slu.se/

https://internt.slu.se/

https://internt.slu.se/min-anstallning/nyanstalld/

https://internt.slu.se/en/my-employment/living-and-working-in-sweden/

mailto:[email protected]









Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Sida: 2 (6)

Checklista introduktion Medarbetarens och mentorns exemplar

Närmaste chef, mentor eller institutionssamordnare……………………………………… Första dagen:

1. Möt upp den nyanställda på avtalad plats. Rundvandring på arbetsplatsen, CampusAlnarp samt presentation av arbetskamrater och arbetsplats, visning avinstitutionens lokaler, biblioteket samt övriga campusfaciliteter.

2. Gå till IT-enheten för kvittering av lösenord, erhållande av e-mailadress/AD kontooch för att bli tillagd på sändlistor (mail). Gå till Servicecenter för att kvittera utpasserkort och nyckel och presentera den nyanställde.

3. Kontakta personalstöd för att boka in tid för information om Primula, sjukfrånvaro,ledighet, företagshälsovård etc.

Första arbetsdagarna:4. Presentation av och besök hos administrationen, skyddsombud m.fl.5. Presentera Utbildningscentrum (UC) för personal som ska undervisa, informera om

lokalbokning, Fronter, Slunik.6. Besök hos Andrus Kangro för att ordna med sändlista, interna hemsidan, CV-sidan

och foto.

Prefekt…………………………………………… 1. Hälsa välkommen och presentera arbetsplatsens målsättning, organisation

(lednings- och samverkansgrupp etc.)2. Presentera nyanställd via mail3. Introducera den nyanställda vid nästa prefektinfo

Personalstöd…………………………………. 1. Begära in skattsedel och ev. överföring av lön till Nordea (alt innan per mail med

den nyanställda)2. Informera om sjukbestämmelser, semester/ledighet, företagshälsovård, friskvård,

sjukvårdsersättning, terminalglasögon m.m. Introduktion i Primula om Min Sida,Medarbetarwebben, försäkring, Kammarkollegiet. Informera omarbetstidsbestämmelser osv.

3. Stäm av roller i IDIS

Skyddsombud och institutionssamordnare………………………………… 1. Rundvandring med säkerhet, larmrutiner och allmän information2. Genomgång av säkerhetsrutiner och brandutbildning samt återsamlingsplats vid

brand3. Laboratorium, vid behov4. KLARA, vid behov5. På fält och malningsrum, vi behov6. Växthus, vid behov (rutiner, bokning)

Arbetsmiljöhandbok


7. Biotronen, vid behov (rutiner, bokning) 8. Miljöledningssystem och SAM, inklusive Arbetsmiljöhandbok

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Sida: 3 (6)

9. Miljöledningssystem och SAM

Löpande uppföljning: Ansvarig Genomförd (sign, datum)

Regelbunden kontakt/avstämning med den anställda

Mentor

Boka in kontinuerliga möten för uppföljning av introduktionen med den nyanställda, mentor och ansvarig chef

Mentor

Sprid information om universitetsintroduktion till nyanställda

Prefekt Stf Prefekt

Uppvisande av körkort, certifikat m.m. Närmaste chef

Den nyanställde: Sätt dig i lugn och ro och läs på SLUs hemsida, www.slu.se, BTs interna hemsida, gå igenom information på Medarbetarwebben och hitta informationen som berör ditt arbete (t.ex. dokumentationshantering, ansökningsrutiner etc.) Bekanta dig med Primula, Proceedo, din mail samt hur du bokar resor

Den nyanställda Personalstöd

behjälplig

VARMT VÄLKOMMEN TILL SLU!

Instruktion till prefekt/ämnesgruppschef/arbetsledare/mentor - förslag på upplägg av introduktion av ny medarbetare

http://www.slu.se/

http://www.slu.se/

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Sida: 4 (6)

Att tänka på:

1. Prefekt genomför första lönesamtal med tilltänkt kandidat/nyanställd för att bestämma ingångslön.

2. Meddela personalstöd lön, konteringsuppgifter etc. för registrering av anställningen. Tänk på att vara ute i god tid, om möjligt, innan planerad start. Detta för att bland annat facket ska hinna godkänna anställningen och löneenheten ska få in uppgifter.

3. Var ska personen sitta? Behövs det nya kontorsmöbler? Finns det dator i rummet eller ska den nyanställda ha en bärbar dator? Prefekt beslutar om datainköp och eventuell beställning av mobiltelefon och institutionssamordnare beställer.

4. Utse mentor/ansvarig för introduktionen. Ämnesgruppschef? Kollega? Prefekt? Viktigt att det är en mentor som är tillgänglig och införstådd i arbetsuppgifterna/området.

5. Vilken information behöver den nyanställda i arbetsuppgifterna/området för att komma in i arbetet på ett bra sätt? Se till att löpande stämma av hur det går för den nyanställde.

Exempel på mentor:

- För doktorander: person inom forskargruppen, annan doktorand, huvudhandledare, vice handledare

- Post-doc: senior forskare (värden) - Administrativ/teknisk personal: prefekt/ämnesgruppschef/annan - Amanuens/forskningsassistent: prefekt/ämnesgruppschef/gruppledare/annan - Senior forskare: prefekt/ämnesgruppschef/annan - Teknisk personal på laboratorium och i fält: berörd arbetsledare (forskare eller

doktorand)

Den ansvarige mentorn/institutionssamordnare ser till att personen kommer i kontakt med prefekt, personalstöd, ekonom, ekonomistöd osv.

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Sida: 5 (6)

Att göra innan den anställda börjar:

Checklista Ansvarig Genomförd (sign.,

datum) Klart innan den nyanställda börjar:

Håller ett lönesamtal med personen som erbjudits anställning

Ämnesgruppschef /Prefekt

Skriva motivering (yttrande) till anställning. Lämna yttrande, uppgiftsblankett och CV till personalstöd för registrering av anställning i Primula

Prefekt/ Ämnesgruppschef

Skriva anställningsbeslut/skicka anställningsbeslut hem till nyanställd

HR-specialist

Utse mentor till de första 3 månaderna. Mentor bestämmer mötesplats och tid med den nyanställde för första arbetsdagen

Prefekt/ Ämnesgruppschef

Ordna med rum/arbetsplats, skrivbord, stol och andra kontorstillbehör

Institutionssamordnare

Ordna mobiltelefon, Office Extension-abonnemang och anknytning. Meddela telefonnummer till personalstöd.

Institutionssamordnare

Beställa dator, docka, skärm osv. Institutionssamordnare

Ordna med namnskylt, postfack etc. Institutionssamordnare

Info om skattsedel till löneenheten och ev. överföringsuppdrag åt Nordea

Personalstöd alt prefekt vid lönesamtal eller via

mail

Om utländsk medarbetare – informera om Skatteverket, Bankkonto etc. Ev. lämna in ansökan om SINK/ta passkopia

Personalstöd

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Sida: 6 (6)

Checklista för medarbetare som lämnar institutionen

En uppsägning från arbetstagarens sida ska vara skriftlig, använd gärna blankett ”Uppsägning, egen" på Blankettsidan på Medarbetarwebben. Den bör givetvis inlämnas i så god tid som möjligt. Arbetsgivaren och arbetstagaren kan komma överens om kortare (eller längre) uppsägningstid än vad som följer av de uppsägningstider som finns på Medarbetarwebben. Påskriven uppsägningsblankett (av medarbetare och prefekt), lämnas till personalstöd.

• Kontrollera att alla semesterdagar är uttagna före anställningens slut • Notera kontaktuppgifter där du kan nås • Återlämna nycklar och passerkort till Servicecenter • Städa frysar och förråd. Material som lämnas kvar skall vara väl märkt • Informera handledaren om kvarlämnade kemikalier och lösningar • Städa kontorsplatsen • För utländsk personal: Meddela Migrationsverket när du avser att lämna Sverige.

Avsluta ditt svenska bankkonto.

https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/hr/blanketter-och-avtal/blanketter/

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

07 Undersöka arbetsmiljön Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (3)

Syfte Att fånga upp, identifiera och kartlägga de arbetsmiljörisker som kan finnas i vår verksamhet.

Definitioner Undersöka arbetsmiljön innebär här metoder och rutiner för att regelbundet, vid uppkomna behov samt vid förändringar i verksamheten undersöka arbetsmiljön utifrån de arbetsmiljöfaktorer som kan vara eller innehålla riskkällor. Polices skall upprättas vid behov. Exempel på arbetsmiljöfaktorer som ska uppmärksammas i vår verksamhet är:

• organisatoriska och sociala arbetsmiljöfaktorer som exempelvis ohälsosam

arbetsbelastning, trivsel, konflikter, kränkningar och otydliga förväntningar • arbete i labb, olika riskklasser • bildskärmsarbete • ensamarbete • tunga fordon • besprutning • användning av arbetsutrustning • kemikaliehantering • hantering av farligt avfall • bilkörning

Definitionen av ett tillbud är en händelse som hade kunnat leda till en skada eller ett olycksfall, men som slutade väl. Det kan till exempel vara ett tungt föremål som faller ned från en hylla, men som tur var träffades ingen.

Rutiner

• Att tänka på när man undersöker sin arbetsmiljö och dess risker. T.ex. är en

riskkälla en särskild omständighet som kan leda till ohälsa eller olycksfall.

• Var uppmärksamma när arbete utförs. Hur utförs det? Kan det orsaka ohälsa? Finns det någon skillnad i risk för ohälsa för kvinnor och män?

• Behöver hänsyn tas till arbetstagarnas ålder, erfarenhet, vana vid arbetsuppgiften

och arbetslivet, språkkunskaper, kulturell bakgrund eller eventuell funktionsvariation? Det som är nödvändigt för vissa är oftast bra för alla.

• Ta reda på om arbetsmetoder kan förbättras. Finns det störande buller eller är

arbetstempot för högt?

• Tänk efter om det finns fungerande system för rapportering i verksamheten.

• Ledning och skyddsombud behöver kännedom om olyckor, tillbud och ohälsa.

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Sida: 2 (3)

• Olyckor med personskada och allvarliga tillbud ska även anmälas till Arbetsmiljöverket.

• Samordna med uppföljning av verksamheten.

Lyft arbetsmiljön vid undersökningar/samtal/möten/ronder som redan görs:

Skyddsronder Två gånger per år ska institutionen gå skyddsrond. Vid skyddsronderna ska skyddsombud och eventuellt andra arbetstagare vara med. Ansvariga chefer ska ta initiativ till skyddsronderna. Som stöd rekommenderas att vi använder vi checklistor från Prevent. Brister och risker som framkommer vid ronderna ska hanteras enligt rutinerna för riskbedömning och handlingsplan. Se rutin 08.

Medarbetarsamtal Alla medarbetare på SLU ska årligen ha ett förberett och strukturerat samtal med sin närmaste chef om sitt uppdrag och sina förutsättningar för att lyckas i det. Medarbetarsamtalet syftar till att föra individens och avdelningens utveckling framåt genom att både utvärdera det som varit och prata om vad som kan utvecklas framöver. Dialogen mellan chefen och medarbetaren blir på detta sätt en viktig del av kvalitetsarbetet på institutionen/avdelningen. Se vidare Rutin 07.2. Förbered medarbetarsamtalet, läs här.

• Tillbakablick – vad har hänt under det gånga året • Idag – hur ser din situation ut idag • Framtiden – vad för utveckling tänker vi oss, vad behövs/saknas • Mål och överenskommelser – tidsatta delmål och mål

Arbetsplatsträffar/ Ämnesområdesträffar En till två gånger per månad har respektive ämnesområdesgrupp en träff. Det är närmaste chef som håller i mötet och arbetsmiljö är en stående punkt på agendan. Vid mötena diskuteras bland annat aktuella frågor som rör vår arbetsmiljö, arbetsmiljöregler och inträffade tillbud och olyckor.

Behov av att göra ytterligare riktade undersökningar kan visa sig efter våra skyddsronder, medarbetarsamtal eller när vi i andra sammanhang upptäcker problem och brister i arbetsmiljön. Ansvarig för att ta initiativ till riktade undersökningar är respektive chef. Om vi inte har kunskap och kompetens i vår egen verksamhet att göra vissa undersökningar av arbetsmiljön ska ansvarig chef ta in någon sakkunnig utifrån, företagshälsovården i första hand. Möten ska dokumenteras.

Medarbetarundersökning Vart tredje år görs en medarbetarundersökning centralt från SLU. Resultaten av denna skall gås igenom och kan ligga som underlag för åtgärder i handlingsplanen.

Ohälsa och sjukfrånvaro

https://www.prevent.se/

https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/hr/halsa-och-arbetsmiljo/medarbetarsamtal/

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Sida: 3 (3)

Senast i april varje år ska prefekt tillsammans med ansvariga chefer och skyddsombud gå igenom sjukfrånvaron från föregående år för att se om orsakerna till frånvaron är arbetsrelaterad. Resultatet av genomgångarna kan bli underlag för vidare undersökning av arbetsmiljön.

Förändringar i verksamheten I samband med planering av större förändringar i verksamheten, exempelvis organisatoriska förändringar, ombyggnader och användning av ny teknik ska en undersökning göras av de risker förändringen kan medföra. Undersökningen ska vara ett underlag för den riskbedömning som ska göras inför förändringen.

Ansvarig för undersökningar vid förändringar i verksamheten kan vara på högre nivå än prefekt. På institutionsnivå är det Prefekt.

Blanketter, instruktioner och checklistor som används

7.1 Skyddsrondsprotokoll 7.2 Medarbetarsamtal 8.1 Blankett för riskbedömning och handlingsplan 8.2 Blankett för riskbedömning och handlingsplan vid förändringar i verksamheten 9.1 Blankett för rapportering och utredning av tillbud och olyckor

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

07.1 Skyddsrondsprotokoll Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (1)

Mall för skyddsrondsprotokoll

Mall se även bilaga 4.

https://www.slu.se/institutioner/ekonomi/internt1/?si=D902432DEF6F22807B709E64FB288C48&rid=455493854&sn=sluEPi6-prodSearchIndex

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

07.2 Medarbetarsamtal Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (1)

Syfte Alla medarbetare på SLU ska årligen ha ett förberett och strukturerat samtal med sin närmaste chef om sitt uppdrag och sina förutsättningar för att lyckas i det. Medarbetarsamtalet syftar till att föra individens och avdelningens utveckling framåt genom att både utvärdera det som varit och prata om vad som kan utvecklas framöver. Dialogen mellan chefen och medarbetaren blir på detta sätt en viktig del av kvalitetsarbetet på institutionen/avdelningen. Medarbetarsamtalet är ett tillfälle att klargöra mål, krav och förväntningar på medarbetaren. Det är även en möjlighet för medarbetaren att berätta för sin chef vad hen behöver för att kunna utveckla sin prestation. Samtalet är även ett tillfälle för att identifiera eventuella brister i organisationen och arbetsmiljön.

Vinster och möjligheter för medarbetaren Lämna synpunkter/förslag och idéer kring det egna arbetet liksom avdelningens

arbete i stort. Framföra önskemål om egen utveckling. Diskutera relationen och samarbetet med chefen på ett konstruktivt sätt. En pratstund med chefen i lugn och ro.

Vinster och möjligheter för chefen

Fördjupa kunskapen om medarbetarens situation på arbetsplatsen Bredda underlaget för beslut i utvecklings- och planeringsfrågor Öka sin insikt och förståelse kring de arbetsinsatser som medarbetaren gör Förbättra överblicken över avdelningen vad gäller kapacitet, utvecklingsbehov,

medarbetarnas kunnande och intresse för arbetet Få en återkoppling på sitt eget chefskap Möjlighet att fånga upp brister i arbetsmiljön

Genomförande Samtalet är en ömsesidig process som bygger på förtroende mellan två parter. Båda har ett ansvar för vad samtalet kommer att innehålla och för att komma förberedd. Lämna lönefrågor utanför medarbetarsamtalet, det hanteras istället vid löne-/lönesättande samtal. Chefen ska inte lämna ut information till andra om vad som sagts, utan att först stämma av detta med berörd medarbetare. Personalavdelningen rekommenderar även att denna typ av dialog sker mer frekvent än en gång per år, men då i en mindre omfattande form.

För ett bättre samtal är det viktigt att både medarbetare och chef förbereder sig genom att tänka igenom de områden som finns i medarbetarsamtalsmallen. Mallen är bara ett skelett till ett samtal och kan modifieras efter behov. När du besvarar frågorna kan det vara klokt att ha SLU:s värdegrund i tankarna för att få en utgångspunkt för vad som eftersträvas.

Samtalet tar vanligtvis 1-2 timmar och bör sammanfattas i en individuell utvecklingsplan med aktiviteter som följs upp och revideras vid behov. Denna plan finns längst bak i mallen och är benämnd ”Mål och överenskommelser”.


https://internt.slu.se/Organisation-och-styrning/styrande-dokument/styrande-dokument/7-arbetsmiljo-/

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

08 Riskbedöma arbetsmiljön, vidta åtgärder och ta fram handlingsplan Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (2)

Syfte Bedöma de risker vi har identifierat i verksamheten för att värdera om riskerna är allvarliga eller inte, samt ta fram en handlingsplan för de åtgärder vi inte kan genomföra med en gång.

Definitioner

• Risk är sannolikheten för att en farlig händelse eller exponering ska inträffa. Vilka konsekvenser i form skada eller ohälsa som händelsen eller exponeringen kan orsaka.

• Riskbedömning är processen för att bestämma hur allvarlig en risk är. • Allvarlighetsgraden bestäms utifrån en sammanvägning av både sannolikhet för

risken och dess konsekvenser. • Handlingsplan är en ”att-göra-lista” som tar upp åtgärder som ska genomföras,

vem som ska göra det och när det ska vara klart.

Rutin Regelbundna riskbedömningar Bedömningar ska göras av alla de risker som identifieras i verksamheten. Resultatet av våra arbetsmiljöundersökningar i form av skyddsronder, medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar och riktade undersökningar utgör viktiga underlag för bedömningarna. Bedömningar ska även göras av risker som uppmärksammas i det vardagliga arbetet, samt risker som identifieras i samband med tillbud och olyckor.

Respektive ämnesområdeschef är ansvarig för att riskbedömningarna genomförs. Skyddsombud och eventuellt andra arbetstagare ska medverka. Vid behov ska sakkunnig hjälp utifrån, exempelvis företagshälsovården, anlitas.

Samtliga risker och dess allvarlighetsgrad ska anges skriftligt i blankett 8.1 Riskbedömning och handlingsplan.

Riskbedömning och konsekvensanalys inför förändringar i verksamheten Vid alla typer av förändringar i verksamheten, exempelvis organisatoriska förändringar, ombyggnader, användning av ny teknik, ska vi göra riskbedömningar för att se vilka konsekvenser, alternativt risker, förändringen kan medföra för arbetsmiljön.

Ansvarig för att göra riskbedömningar vid förändringar i verksamheten är prefekt och ämnesområdesansvarig. Skyddsombud och eventuellt andra arbetstagare ska ges möjlighet att medverka.

Riskbedömningarna ska dokumenteras skriftligt i blankett 08.2 Riskbedömning och handlingsplan vid förändring i verksamheten.

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

08 Riskbedöma arbetsmiljön, vidta åtgärder och ta fram handlingsplan Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 2 (2)

Vidta åtgärder och ta fram handlingsplan För de risker som finns i verksamheten, både allvarliga och andra risker, ska vi vidta åtgärder för att ta bort, kontrollera eller minska risken. De risker som har bedömts vara allvarliga ska ha högst prioritet när vi beslutar om åtgärder. För att förebygga ohälsa på längre sikt är det viktigt att vidta nödvändiga åtgärder även för risker som har bedömts vara mindre allvarliga.

För de åtgärder som vi har bestämt att vi behöver genomföra, men som vi inte kan åtgärda omedelbart ska vi ta fram en handlingsplan, se blankett 08.1.

Av handlingsplanen ska framgå:

• vad som ska göras, • hur det ska göras, • vem som ska göra det, • när det ska vara klart.

Handlingsplanen ska dokumenteras skriftligt. Respektive chef ansvarar för att besluta om åtgärder, ta fram handlingsplan samt kontrollera att de åtgärder som har vidtagits får effekt.

Blanketter, instruktioner och checklistor som används Blankett 08.1: Riskbedömning och handlingsplan Blankett 08.2: Riskbedömning och handlingsplan vid förändring i verksamheten

Mallar finns även på Medarbetarwebben Riskbedömning

https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/hr/halsa-och-arbetsmiljo/arbetsmiljo/systematiskt-arbetsmiljoarbete/?si=16FF024DDE2991306BD956C04CE8C2F2&rid=456849177&sn=sluEPi6-prodSearchIndex

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

08.1Blankett för riskbedömning och handlingsplan Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (2)

Riskbedömningen omfattar följande plats/platser: Datum: Riskbedömningen genomförd av:

Resultat av riskbedömning Handlingsplan

Riskkällor och risker Allvarlig risk

Annan risk

Åtgärder Ansvarig Klart när? Uppföljning/ kontroll

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

08.1Blankett för riskbedömning och handlingsplan Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 2 (2)

Resultat av riskbedömning Handlingsplan Riskkällor och risker Allvarlig

risk Annan

risk Åtgärder Ansvarig Klart när? Uppföljning/

kontroll

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

08.2Blankett för riskbedömning och handlingsplan vid förändringar i verksamheten Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (3)

A: Precisera den planerade förändringen 1: Vad består ändringarna av?

2: Var ska ändringarna genomföras?

3: Vilka arbetstagare eller grupper av arbetstagare berörs?

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Sida: 2 (3)

Handlingsplan för arbetsmiljöarbetet på medarbetarwebben.

Avdelning:

Fråga/område Prio Kortfattad beskrivning av de aktiviteter som måste göras

Markera ev. enkel

åtgärd

Ansvar Start- datum

Slut- datum Nr


Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Sida: 3 (3)

Riskbedömningen genomförd av:

Datum:

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

09 Rapportera och utreda tillbud och olyckor Dokumentet framtaget av: Emma Linnér



Sida: 1 (2)

Syfte Säkerställa att alla tillbud och olyckor i verksamheten rapporteras och utreds så att vi vid Institutionen för biosystem och teknologi kan vidta nödvändiga åtgärder men också för att se var arbetsmiljörisker i verksamheten finns.

Definitioner

• Olycka är en händelse som lett till skada eller ohälsa. • Tillbud är en händelse som kunde ha lett till skada eller ohälsa. • Utredning innebär att ta reda på varför tillbudet eller olyckan inträffat.

På Arbetsmiljöverkets hemsida under ”Anmäl eller sök tillstånd” finns vägledning om vad som är ett allvarligt tillbud respektive allvarlig olycka.

Rutin anmälan av arbetsskada och tillbud Om en anställd skadar sig i vår verksamhet, eller är med om ett tillbud, dvs. en situation som kunde lett till en skada, ska en anmälan om arbetsskada eller tillbud göras. Följande rutin följer SLUs anvisningar och riktlinjer och har fastslagits vid institutionens lokala samverkansgrupp.

Vid arbetsskada eller tillbud är prefekten ytterst ansvarig för att en anmälan görs snarast möjligt. Dock är det fördelaktigt om du som enskild medarbetare anmäler incidenten själv för att få en så korrekt rapportering som möjligt. Meddela alltid din prefekt att en incident inträffat och kom sedan överens om vem som ska göra vad enligt nedanstående punkter. Beroende på om det är en olycka som lett till arbetsskada eller ett tillbud som inträffat, skiljer sig anmälningsproceduren åt. Nedan redogörs för samtliga instanser som ska kontaktas och när.

Ska alltid kontaktas, oavsett vad som skett

• Skyddsombud – Ska alltid kontaktas, oavsett vad som skett. Vid anmälan till arbetsmiljöverket ska skyddsombudet skriva under. På institutionen för biosystem och teknologi är det David Hansson och Karl-Erik Gustavsson som är skyddsombud. De kan ge dig råd och stöd om du har några frågor eller funderingar.

• SLU Säkerhet – Ska alltid kontaktas, oavsett vad som skett. De för statistik över antalet incidenter och tillbud som inträffar, och kan på så sätt också vidta förebyggande åtgärder. Det finns tre alternativ för att göra en anmälan till dem: 1. Klicka på länken Till rapporteringsformuläret. 2. Maila [email protected] , skriv ’Incidentrapport’ i rubriken. Det är fördelaktigt

om följande information finns med i mailet: dina kontaktuppgifter, tid, datum, plats för incident, om det är tillbud eller olycka, vad som hänt, vidtagna åtgärder och om händelsen är anmäld någon annanstans.

3. Kontakta Mats Svensson på [email protected], tel: 040-41 50 33 eller ring SLU Säkerhet på 018-67 24 00.

Ska kontaktas vid arbetsskada eller allvarligare tillbud När skyddsombud och SLU Säkerhet har kontaktats ska du vända dig till nedanstående instanser.


mailto:%[email protected]



Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

09 Rapportera och utreda tillbud och olyckor Dokumentet framtaget av: Emma Linnér



Sida: 2 (2)

• Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan – Ska kontaktas vid olycka eller allvarligare tillbud. Anmälan sker via följande länk: www.anmalarbetsskada.se Spara kvittot från anmälan på din dator.

• Personalavdelningen – Ska kontaktas vid olycka. En kopia på anmälan som skickats

till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan ska alltid skickas till Personalavdelningen; Gunilla Eriksson, [email protected].

Personalavdelningen för ett centralt arbetsskaderegister för hela SLU och ser över möjlighet till ersättning från AFA (trygghetsförsäkring). Gunilla skickar information angående AFA till dig som medarbetare. Du tar sedan själv ställning till om du vill ansöka om ersättning från AFA eller inte.

Om du vill göra en anmälan till AFA, fyll i blanketten du får från Gunilla och skicka tillbaka till henne på personalavdelningen. Hon signerar och vidarebefordrar informationen till AFA. Därefter kontaktar AFA dig för vidare handläggning.

Tänk på att alltid spara eventuella kvitton för den vård och behandling som du fått i samband med din arbetsskada, eftersom du har möjlighet att få ersättning för det. Namn och personnummer måste stå med på kvittot för att du ska få någon ersättning.

Mer information kring arbetsskada, incident, tillbud och eventuell ersättning finns att läsa på Medarbetarwebben: https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/sakerhet/crisis-and-emergency- response1/rapportering/

https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/hr/halsa-och-arbetsmiljo/arbetsmiljo/stod- i-arbetsmiljoarbetet/arbetsskada/

Linda Tufvesson Emma Linnér Prefekt Personaladministratör

Revideras senast 2018-06-30

Blanketter, instruktioner och checklistor som används 9.1 Blankett för rapportering och utredning av tillbud och olyckor. Rapporteringsformulär

http://www.anmalarbetsskada.se/


https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/sakerhet/crisis-and-emergency-response1/rapportering/

https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/sakerhet/crisis-and-emergency-response1/rapportering/

https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/hr/halsa-och-arbetsmiljo/arbetsmiljo/stod-i-arbetsmiljoarbetet/arbetsskada/

https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/hr/halsa-och-arbetsmiljo/arbetsmiljo/stod-i-arbetsmiljoarbetet/arbetsskada/

https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/sakerhet/kris-och-incidenthantering/rapportering/formular/


Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

09.1Blankett för rapportering och utredning av tillbud och olyckor Dokumentet framtaget av: Dokumentdatum: Godkänt av (sign.): Version: Sida: Agnetha Karlberg 2018-04- 1 1 (2)

05

Anmälan elektroniskt

Rapportering av tillbud eller olycka

Namn: Datum:

Rapporten avser: □ Olycka □ Tillbud □ Fysiskt □ Psykosocialt

Beskrivning av händelsen/situationen.

I vilket arbetsmoment? (särskild arbetsuppgift, på väg till och från arbetet, annat, mm)

Tidpunkt och plats?

Vad vet du om orsaken till tillbudet/olyckan?

Förslag på åtgärder för att förebygga denna typ av händelser.

Rapporteringen mottagen av:

Namn: Datum:

Utredning av olycka/ tillbud


Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

09.1Blankett för rapportering och utredning av tillbud och olyckor Dokumentet framtaget av: Dokumentdatum: Godkänt av (sign.): Version: Sida: Agnetha Karlberg 2018-04- 1 2 (2)

05

Genomförd av:

Namn: Datum:

Namn: Datum:

Beskrivning av utredning (händelse/situation, genomförande och resultat).

Vilka åtgärder behöver vidtas omedelbart? Åtgärder Vem ansvarar? När klart? Uppföljning

Vilka åtgärder behöver vidtas för att tillbudet/olyckan inte ska hända igen? (mer långsiktiga åtgärder) Åtgärder Vem ansvarar? När klart? Uppföljning

Behandlat av Lokala Samverkansgruppen□ Nej □ Ja Datum: Anmälan till Försäkringskassan □ Nej □ Ja Datum: Anmälan till Arbetsmiljöverket □ Nej □ Ja Datum: Kontakt med företagshälsovården □ Nej □ Ja Datum:

Underskrift av ansvarig chef Datum

Underskrift av skyddsombud Datum

Anmäl utan dröjsmål till Arbetsmiljöverket om allvarlig olycka eller allvarligt tillbud drabbat arbetstagare. Anmälan kan göras på www.anmalarbetsskada.se eller via svarstjänsten på 010-730 90 00.

http://www.anmalarbetsskada.se/

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

10 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (2)

Syfte Göra en översyn av arbetsmiljöarbetet för att se om det finns brister som behöver åtgärdas.

Definitioner Årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet är en uppföljningsprocess som ska säkerställa att vi lever upp till föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete och att arbetsmiljöarbetet har fungerat bra.

Den årliga uppföljningen av vårt systematiska arbetsmiljöarbete är en återblick av hur vi under det gångna året arbetat med arbetsmiljöfrågorna. Syftet är att se hur vi i praktiken arbetar med dessa frågor. Uppföljningen ska också säkerställa att vi lever upp till föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1.

Om det vid uppföljningen framkommer brister ska dessa åtgärdas. Resultatet av uppföljningen kan leda till att det behövs göras förbättringar av arbetssättet, den årliga uppföljningen är ett underlag för arbetsmiljöarbetet nästkommande år.

Rutin Senast i april efterföljande år ska BT genomföra en årlig uppföljning av det systematiska ar- betsmiljöarbetet för institutionen. Den årliga uppföljningen ska minst granska och säkerställa att vi har och gör följande delar i det systematiska arbetsmiljöarbetet:

• samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, • arbetsmiljöpolicy för arbetsmiljöarbetet, • rutiner för arbetsmiljöarbetet, • fördelning av arbetsmiljöuppgifter, • kunskaper i arbetsmiljöarbetet, • undersökningar av arbetsförhållande, • riskbedömningar med handlingsplaner, • rapportering och utredning av tillbud och olyckor, • årlig uppföljning, • tar in extern sakkunskap inom arbetsmiljöområdet om och när det behövs, • säkerställer att genomförda åtgärder får effekt, • säkerställer att all dokumentation är känd och aktuell.

Utöver detta ska vi i samband med den årliga uppföljningen också kontrollera att vi har anmält allvarliga tillbud och olyckor till Arbetsmiljöverket och att förteckningen över den lagstiftning och de föreskrifter vi omfattas av på arbetsmiljöområdet är aktuell. Vid den årliga uppföljningen ska blankett 10.1 Checklista Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet användas som underlag.

Ansvarig för att genomföra den årliga uppföljningen är den ledningsgruppen vid institutionen.


Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

10 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 2 (2)

Vid den årliga uppföljningen ska skyddsombud och eventuellt andra arbets- tagarrepresentanter vara med.

Om den årliga uppföljningen visar att det finns brister ska dessa åtgärdas. Resultatet av den årliga uppföljningen ska dokumenteras i blanketten.

Blanketter, instruktioner och checklistor som används Blankett 10.1 Checklista årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet


Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

10.1 Blankett för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg


Godkänt av (sign.): Version: Sida: 1 (4)

SLU Personalenheten Checklista årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete Institution Arbetsgivar

SLU

BT

Datum Skyddsombu d

David Hansson

180611

Kompetens

Ja

Nej

Delvi s

Fråga ej aktuell

Bris t

Åtgärd

När

Ansvarig

Har chefer och arbetsledare tillräcklig kunskap i

x

x

Kurs i SAM för de som behöver det.Prefekt avgör i samtal med berörda ämnesgruppchefer

Höst -18, vår 19

LT arbetsmiljöreglerna?

Får personalen nödvändiga arbets- och säkerhetsinstruktioner?

x

x

På labb finns bra rutiner, men övriga arbetsområde kräver att rutiner och skydds- instruktioner skrivs och förmedlas till berörda. -Labb-körkort -Kunskapskontroll -Egen ansvar Introduktion för nyanställda

Prefekt och Gruppledare

Får skyddsombud nödvändig

SO inte har tillräckligt med kunskap.

Omedelbart.

LT


Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




utbildning för att klara sitt uppdrag?

x

Vi bör kontakta fackliga. Kontakta Huvudskyddsombud Lars Hagtorn. Agnetha talar först med Andrus om hur vi går vidare här.

(AK)

Ansvar/ Uppgiftsfördelning

Finns en tydlig uppgiftsfördelning gällande arbetsmiljöuppgifter?

x

Behöver klargöras. Nästa ledningsgruppsmöte i sept.

Dec 2018

LT

Oklart och det har med

utbildning att göra.

Har chefer och arbetsledare tillräcklig befogenheter och x

Berörda behöver mer kunskap om sitt ansvar.

Dec 2018 LT

resurser för arbetsmiljöarbetet?

Kartläggning * genomförs regelbundna kartläggningar av den fysiska och psykosociala arbetsmiljön Genomförs skyddsrond 1-2 ggr per år? x

Genomförs undersökningar av den psyko sociala arbetsmiljön? x

Hålls medarbetarsamtal årligen? x

Riskbedömningar befintlig verksamhet och vid verksamhetsförändringar?

x

Maria G jobbar för fullt med rutiner kring detta. Ämnesområdesansvarigi a är ansvariga att dessa implemteras i resp. verksamhet.

Dec 2018

LT

Utreds och åtgärdas arbetsskador och tillbud? x

LT

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Utreds och åtgärdas arbetsrelateradsjukfrånvaro? x

Förbyggande åtgärder Görs ergonomiskgenomgång av arbetsplatsen vid x

Behov? Kontrolleras och underhålls? x

- lokaler x

- arbetsutrustning x - personlig skyddsutrustning x

- säkerhetsutrustning x Genomförs de yrkeshygieniska mätningar

x

som behövs ex buller?

Genomförs de medicinska kontroller som behövs

x

T ex isotoparbete på lab. Finns ingen rutin. Maria jobbar på med deta. Kanske kontakta Avonova

Dec 2018

LT (MG)

ex vid röntgenarbete? Finns rutiner för introduktion av nyanställda?

x

Finns rutiner för rehabilitering vid sjukfrånvaro? x

Dokumentation Finns handlingsplan där arbetsmiljöfrågor x

som ej kan åtgärdas direkt för institutionen?

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Finns institutionens/enhetens rutiner för arbets- x

miljöarbete skriftligen dokumenterade?

Är dokumentationen ovan tillgänglig för institutionens anställda?

x

Den finns på svenska, men inte på engelska och är ännu inte online. Men det är på gång.

Dec 2018

LT (MG)

Uppföljning Görs uppföljningar av tidsplanerade åtgärder? x

Görs uppföljningar av tillbud, arbetsskador och ohälsa? x

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




SLU Personalenheten Checklista årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete Institution Arbetsgivare

BT SLU

Datum Skyddsombud David

Hansson

Kompetens Ja Nej Delvis Fråga ej aktuell Brist Åtgärd När Ansvarig Har chefer och arbetsledare tillräcklig kunskap i arbetsmiljöreglerna?

Får personalen nödvändiga arbets-

och säkerhetsinstruktioner?

Får skyddsombud nödvändig utbildning

för att klara sitt uppdrag?

Ansvar/ Uppgiftsfördelning Finns en tydlig uppgiftsfördelning gällande

Arbetsmiljöuppgifter?

Har chefer och arbetsledare tillräcklig

befogenheter och resurser för arbetsmiljöarbetet?

Kartläggning * genomförs regelbundna kartläggningar av den fysiska och psykosociala arbetsmiljön

Genomförs skyddsrond 1-2 ggr per år?

Genomförs undersökningar av den psyko-

sociala arbetsmiljön?

Hålls medarbetarsamtal årligen? Riskbedömningar befintlig verksamhet och vid verksamhetsförändringar?


Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




Utreds och åtgärdas arbetsskador och tillbud?

Utreds och åtgärdas arbetsrelateradsjukfrånvaro?

Förbyggande åtgärder Görs ergonomiskgenomgång av arbetsplatsen vid

Behov? Kontrolleras och underhålls?

- lokaler

- arbetsutrustning

- personlig skyddsutrustning

- säkerhetsutrustning

Genomförs de yrkeshygieniska mätningar

som behövs ex buller? Genomförs de medicinska kontroller som behövs

ex vid röntgenarbete? Finns rutiner för introduktion av nyanställda?

Finns rutiner för rehabilitering vid sjukfrånvaro?

Dokumentation Finns handlingsplan där arbetsmiljöfrågor

som ej kan åtgärdas direkt för institutionen?

Finns institutionens/enhetens rutiner för arbets-

miljöarbete skriftligen dokumenterade? Är dokumentationen ovan tillgänglig för

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:




institutionens anställda?

Uppföljning Görs uppföljningar av tidsplanerade åtgärder? Görs uppföljningar av tillbud, arbetsskador och ohälsa?

Bilaga 1.

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

Förteckning över arbetsmiljölagstiftning som berör BTs verksamhet Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (2)

Arbetsmiljölagen är grundläggande för allt arbetsmiljöarbete och kompletteras av arbetsmiljöförordningen. För den dagliga verksamheten på arbetsplatsen kompletteras lagen av föreskrifter och allmänna råd från Arbetsmiljöverket. Föreskrifterna förkortas AFS som betyder Arbetsmiljöverkets författningssamling. De numreras i den ordning de beslutas av Arbetsmiljöverket.

Arbetsmiljölagen (SFS1977:1160) Arbetsmiljöförordningen (SFS1977:1166) Arbetstidsförordningen SFS 1982:901 ändrad genom SFS 1989:795, 1993:1245, 2000:1080 och 2014:366. Anteckningar om jourtid, övertid och mertid (AFS 1982:17), föreskrifter Användning av arbetsutrustning (AFS 2006:4), föreskrifter Användning av lyftanordningar och lyftredskap (AFS 2006:6), föreskrifter Användning av motorkedjesågar och röjsågar (AFS 2012:1), föreskrifter Användning av personlig skyddsutrustning (AFS 2001:3), föreskrifter Användning av traktorer (AFS 2004:6), föreskrifter Arbete i explosionsfarlig miljö (AFS 2003:3), föreskrifter Arbete med djur (AFS 2008:17), föreskrifter Arbete vid bildskärm (AFS 1998:5), föreskrifter Arbetsanpassning och rehabilitering (AFS 1994:1), föreskrifter Arbetsplatsens utformning (AFS 2009:2), föreskrifter Bekämpningsmedel (AFS 1998:6), föreskrifter Belastningsergonomi (AFS 2012:2), föreskrifter Buller (AFS 2005:16), föreskrifter Ensamarbete (AFS 1982:3), föreskrifter Förbud att på marknaden släppa ut ledade skärverktyg avsedda för bärbara, handhållna röjsågar (AFS 2012:5), föreskrifter Första hjälpen och krisstöd (AFS 1999:7), föreskrifter Gaser (AFS 1997:7), föreskrifter Gasflaskor (AFS 2001:4), föreskrifter Gravida och ammande arbetstagare (AFS 2007:5), föreskrifter Hygieniska gränsvärden (AFS 2015:7), föreskrifter Kemiska arbetsmiljörisker (AFS 2011:19), föreskrifter Maskiner (som släppts ut på marknaden efter 29 dec 2009) (AFS 2008:3), föreskrifter Mikrobiologiska arbetsmiljörisker - smitta, toxinpåverkan, överkänslighet (AFS 2005:1), föreskrifter Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4), föreskrifter Skydd mot skada genom fall (AFS 1981:14), föreskrifter Stegar och arbetsbockar (AFS 2004:3), föreskrifter Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1), föreskrifter Utförande av personlig skyddsutrustning (AFS 1996:7), föreskrifter

http://www.prevent.se/regelbanken/regelbanken/start/forfattningar/arbetsmiljo/svensk-forfattningssamling-sfs/sfs-19771160-arbetsmiljolag-kommenterad-av-prevent

http://www.prevent.se/regelbanken/regelbanken/start/forfattningar/arbetsmiljo/svensk-forfattningssamling-sfs/sfs-19771166-arbetsmiljoforordning-kommenterad-av-prevent

https://www.av.se/arbetsmiljoarbete-och-inspektioner/lagar-och-regler-om-arbetsmiljo/arbetstidslagen/arbetstidsforordningen/

Bilaga 1.

Arbetsmiljöhandbok


Aktivitet:

Förteckning över arbetsmiljölagstiftning som berör BTs verksamhet Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 2 (2)

Vibrationer (AFS 2005:15), föreskrifter Våld och hot i arbetsmiljön (AFS 1993:2), föreskrifter Upphävande av Arbetarskyddsstyrelsens allmänna råd om organiskt damm i lantbruk (AFS 2007:8), föreskrifter Upphävande av Arbetarskyddsstyrelsens allmänna råd om arbete i slutet utrymme (AFS 2014:39), föreskrifter Upphävande av Arbetarskyddsstyrelsens allmänna råd om kontaktlinser (AFS 2005:23), föreskrifter Upphävande av Arbetarskyddsstyrelsens allmänna råd om arbete med flytgödsel (AFS 2008:18), föreskrifter.


Bilaga 2.

Arbetsmiljöhandbok

Aktivitet:

Förteckning över andra lokala lagar, interna regler, samt rutiner och policies Dokumentet framtaget av: Agnetha Karlberg



Sida: 1 (1)

Övrigt regelverk och policys Intern skapade instruktioner och policys finns tillgänglig på vårt interna nätverk. https://internt.slu.se/bt, samt ute i verksamheten i pappersform där vi bedömt att de behövs.

• Interna instruktioner för laboratoriearbete (Finns i KLARA)

o Risklabb 2 och 3 i korridor G o Analyslabb korridor E o HPLF-labb i korridor E

• Interna instruktioner för malningsrum (Finns i Malningsrum) • Interna instruktioner för hantering av gasflaskor

Rutiner (se bilagor i denna handbok):

• Trafiksäkerhetspolicy • Policy för ensamarbete • Rutiner vid arbete i fält där gröda behandlas med bekämpningsmedel under

kulturtiden • Arbetskläder och personlig skyddsutrustning vid arbete i fält och växthus • Ensamarbete i fält • Ensamarbete i laboratorium utanför ordinarie arbetstid • Rutin för förebyggande av fallrisk i grovlaboratorium (rum 2319), arbetshall

(rum 2236, 2238), konstantrum (2230), svampodlingsrum (2231) och växthus i Vegetum

Arbete pågår att sammanställa fler instruktioner och policies, se handlingsplan Dokument 04.2.

https://internt.slu.se/bt

Bilaga 3.

Personalavdelningen

Medarbetarsamtal

Medarbetare:

Chef:

Datum:

Alla medarbetare på SLU ska årligen ha ett förberett och strukturerat samtal med sin närmaste chef om sitt uppdrag och sina förutsättningar för att lyckas i det. Medarbetarsamtalet syftar till att föra individens och avdelningens utveckling framåt genom att både utvärdera det som varit och prata om vad som kan utvecklas framöver. Dialogen mellan chefen och medarbetaren blir på detta sätt en viktig del av kvalitetsarbetet på institutionen/avdelningen.

Förbered medarbetarsamtalet, läs här.

Denna mall innehåller 4 avsnitt:

• Tillbakablick – vad har hänt under det gånga året

• Idag – hur ser din situation ut idag

• Framtiden – vad för utveckling tänker vi oss, vad behövs/saknas

• Mål och överenskommelser – tidsatta delmål och mål

Org nr: 202100-2817

www.slu.se Tel: 018-67 10 00 (vx)


http://www.slu.se/

Medarbetarsamtal

2/9

Tillbakablick

• Sammanfattning av arbetets innehåll och återkoppling från tidigare samtal Hur har tidigare överenskommelser och mål uppfyllts? Vad har genomförts? Hur har det gått?

3/9

Medarbetarsamtal

Idag

Hur upplever du ditt arbete/dina arbetsuppgifter? Ex. hinner du med inom arbetstid, har du tillräcklig kompetens, är det stimulerande?

Hur upplever du din prestation?

Hur upplever du din arbetsgrupp?

Ex. gemenskap, arbetsfördelning, diskussionsklimat, samarbete

• Hur ser du på din roll i arbetsgruppen?

• Har du det stöd och får du den återkoppling du behöver för att klara ditt arbete? Får du tydlig återkoppling (positiv och konstruktiv) från chefen och/eller andra medarbetare? Vart vänder du dig när du får problem?

4/9

Medarbetarsamtal

• Hur upplever du avdelningens arbetsmiljö? Ex. gemenskap, arbetsfördelning, diskussionsklimat, samarbete

Hur har informationen fungerat? Från närmaste chef, men även i organisationen som helhet? Hur delar vi med oss av vår kunskap i arbetsgruppen/enheten/institutionen??

• Hur upplever du din personliga arbetsmiljö?

Ex. Hur ser din arbetssituation ut? Behöver du någonting mera för att prestera?

Inflytande/delaktighet och arbetsbelastning? Hur upplever du ditt inflytande inom arbetsområdet? Är det något som behöver förändras för att du ska kunna vara mer delaktig? Hur upplever du din arbetsbelastning gällande det egna arbetet??

5/9

Medarbetarsamtal

• Vad betyder återhämtning för dig? Vad gör du för att minska stressen under arbetsdagen? Vad gör du för att släppa jobbet när du går hem?

Hur upplever du min ledning och mig som chef?

Hur tycker du att jag ska utvecklas för att bättre stödja dig och verksamheten?

• Hälsa

Vad gör du för att främja din egen hälsa? Nyttjar du friskvårdspengen?

• Livet i övrigt

6/9

Medarbetarsamtal

Framtiden

• Mål och förväntningar på nästkommande år Är verksamhetens mål kända?

• Vilket är ditt viktigaste bidrag till nytta för SLUs forskning och

utbildning? Vad ser du som våra största utmaningar?

• Vad skulle du vilja uppnå i ditt arbete?

Vilka arbetsuppgifter och situationer känner du är utvecklande för dig? Vad motiverar dig?

7/9

Medarbetarsamtal

• Vad vill du förändra/utveckla i ditt arbete?

• Finns det några hinder som gör att du inte kan utvecklas i din

arbetssituation?

Hur upplever du att din kompetens tas till vara?

8/9

Medarbetarsamtal

• Vilket stöd skulle du behöva från organisationen och chefen för att utvecklas? Ex. Kompetensutveckling, tid, resurser.

• Är det något annat du önskar berätta/prata om?

9/9

Medarbetarsamtal

Mål och överenskommelser

Namn:

• Vilka mål skulle vi kunna sätta upp för framtiden? Mål med delmål Tidsplaner Möjlighet att genomföra

Övriga överenskommelser på baksidan

Denna sida är till för att kunna sparas på institutionen för framtida medarbetarsamtal, samt för att föra vidare vid ett eventuellt chefsbyte. Dokumentet finns för både individen och institutionens skull.

Namnunderskrift

………………………………………………………………………………………………….

Medarbetare Chef

1

Bilaga 4.

Bakgrund

I SLU riktlinjer finns en strävan att förhindra att skador och sjukdom, såväl psykiska som fysiska, uppstår eller förvärras av arbetet. Inom dessa riktlinjer ryms även medarbetarens säkerhet i trafiken. Anställda inom Institutionen för biosystem och teknologi använder dagligen i olika omfattning bil i tjänsten. Institutionen för biosystem och teknologi har två tjänstebilar och tre tjänstecyklar. De flesta anställa använder egna bilar och cyklar i tjänsten.

Arbetsgivaren har en skyldighet att systematiskt undersöka arbetsmiljörisker i trafiken och vidta åtgärder för att minimera dessa. Alla medarbetare ska ha kunskap om de risker som finns.

Trafiksäkerhetspolicyn gäller för hela Institutionen för biosystem och teknologi och omfattar alla typer av färdmedel: tjänstebil, egen bil och cykel. Inom SLU finns även riktlinjer för resor i tjänsten och denna trafiksäkerhetspolicy är ett komplement till denna.

Ansvar

• Arbetsgivaren har ansvar för att minimera riskerna för ohälsa och olycksfall för bland annat arbetsmiljön i trafiken. • Varje chef ansvarar för att samtliga medarbetare ges det stöd, den information och de möjligheter som krävs för att följa rutiner. • Varje medarbetare ansvarar för att lagstadgade och rekommenderade säkerhetsbestämmelser i rutinen följs. Om olycka eller tillbud inträffar ska detta alltid rapporteras till närmaste chef så fort som möjligt. Arbetsskador och tillbud ska registreras i vårt system. Allvarliga arbetsskadeolyckor ska även anmälas till arbetsmiljöverket. Sker skada på tjänstebil ska skadeanmälan fyllas i och lämnas vidare för handläggning.

Institutionen för biosystem och teknologi (BT)

TRAFIKSÄKERHETSPOLICY

BT2018

Ledningsgruppsmöte, 15 februari 2018

2/3

Uppföljning

• En gång om året ska bilskador och arbetsskador med fokus på trafikskador redovisas och följas upp i ledningsgruppen och även i den lokala samverkansgruppen vid Institutionen för biosystem och teknologi. • Vid behov ska rutinen uppdateras. • Vid ämnesområdesgruppsmöten ska arbetsmiljöfrågor såsom trafiksäkerhet kontinuerligt diskuteras, som en fast punkt på agendan.

Den som framför fordon i tjänsten:

• Ska alltid köra på ett trafiksäkert och lagligt sätt. Att köra på ett trafiksäkert och lagligt sätt innebär bland annat att bilbälte ska användas och gällande hastighetsbegränsningar ska följas. Den som framför fordonet ska leva upp till universitetets policy för missbruksproblem, dvs att alltid vara alkohol- och drogfri i tjänsten. Avstånd ska hållas till framförvarande bil, sikten ska vara fri åt alla håll innan bilen används, reglage för sätet, backspeglar, nackstöd och ratt ska vara inställda efter föraren. • Enligt lag är det inte tillåtet att prata i mobiltelefon under körning. Använd dig av mobilsvar eller be en medpassagerare ringa eller ta emot samtalet. Förare som under bilfärd måste använda mobiltelefon ska ha utrustning som möjliggör fria händer. • Ska vid behov delta i trafiksäkerhetsutbildningar som genomförs av arbetsgivaren. • Ska innan bilen tas i bruk försäkra sig om att bilen är i ett trafiksäkert skick. • Är skyldig att vid brister på fordonet anmäla eller åtgärda dessa.

Tjänstebilar:

• Ska vara utrustade med isskrapa, borste, skyffel, reflexväst, ficklampa, första hjälpen-kit.

Den som cyklar i tjänsten:

• Ska ha en tjänstecykel som är utrustad med fungerande belysning, ringklocka, reflexer och bromsar. • Bör använda cykelhjälm, på arbetsplatser där tjänsteresor med cykel förekommer ska cykelhjälm finnas tillgänglig på arbetsplatsen. • Ska ha tillgång till reflexväst. • Ska innan cykeln tas i bruk försäkra sig om att cykeln är i ett trafiksäkert skick. • Är skyldig att vid brister på tjänstecykeln anmäla eller åtgärda dessa.


Ansvariga för tjänstebilar och tjänstecyklar

Tjänstebilar: Erik Rasmussen0708-754183 Tjänstecyklar: Agnetha Karlberg 040-415218

Linda Tufvesson prefekt


Rond genomförd: Närvarande:

Arbetsledare Skyddsombud Huvudskyddsombud Skyddskommitté

Övriga:

Rond genomförd Närvarande

Arbetsplats, rum, redskap etc.

Kort beskrivning av problem (orsak)

Förslag till åtgärder

Prioritet1 Ansvarig för åtgärd

Åtgärdat senast datum

Åtgärdat, datum och signatur

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1 Övriga noteringar

Datum

Skyddsrondsprotokoll

Bilaga 5.


Underskrifter

Arbetsledares underskrift Skyddsombud underskrift.

Namnförtydligande Namnförtydligande

1 1=Åtgärdas omedelbart 2=Åtgärdas snarast 3=Åtgärdas 1S=Åtgärdas omedelbart och anmäls till skyddskommitté, 2S=Åtgärdas snarast och anmäls till

skyddskommitté 3S=Åtgärdas och anmäls till skyddskommitté

Ort och datum Ort och datum

© d

rafti

t AB,

Ver

sion

3.0

1

Arbetsmiljöhandbok Bilaga 6.

Aktivitet:

Rutiner vid arbete i fält där gröda behandlas med bekämpningsmedel under kulturtiden Dokumentet framtaget av:

M Grudén, D Hansson, A. TS Nilsson

Dokumentdatum:

2018-10-08 Godkänt av (sign.):

Version:

1 Revideras senast:

2020-01-01

Syfte Personal som utför arbete i fält, vid exempelvis provtagning, riskerar att eventuellt exponeras för bekämpningsmedel i de fall fältet nyligen blivit behandlat med detta. De sätt som människor kan påverkas negativt av växtskyddsmedel är genom hudkontakt (upptag via huden), kontakt med ögon eller oavsiktlig förtäring (AFS 2012:6, AFS 1998:6). Syftet med följande rutiner är att skydda personal från exponering av de eventuellt skadliga effekterna av växtskyddsmedel.

Rutin Riskbedömning Inför fältförsök görs en riskbedömning där förväntade tänkbara bekämpningsmedel samt troliga behandlingsintervall noteras. Ett exempel är potatis som under kulturtiden behandlas med bekämpningsmedel ca en gång per vecka; detta skulle i så fall innebära att det i princip alltid skett en behandling med växtskyddsmedel relativt nyligen. En annan indikation på att bekämpning just utförts är nyligen uppkörda spår i fältet

Fältkort Vid inledning av ett projekt, där provtagning i fält ingår, lämnas ett fältkort till odlare/ansvarig försökstekniker. Fältkortet lamineras (OBS: använd lamineringsplast avsedd för att skriva på samt se till att också lämna en lämplig penna som kan fästas vid pinnen) och monteras i fältet enligt följande: fält 1, block 1. Lämna även gärna plastband eller se till att pinnen märks på annat vis. Efter varje avslutad besprutning fyller odlare/tekniker direkt i tidpunkt samt namn på det preparat som använts. Om ovanstående rutin med fältkort av någon anledning inte fungerar, är ett alternativ att kontakta odlare/tekniker via telefon innan fältet beträds för att ta reda på eventuella behandlingar av fältet. I praktiken kan det visa sig vara svårt att få kontakt med odlare/tekniker med kort varsel, speciellt under högsäsong, varför rutinen med fältkort kan underlätta för båda parter. I de fall osäkerhet råder använder du skyddsutrustning.

Skyddsutrustning De gånger skyddsutrustning behövs, används följande: pappersoverall med ytskikt av plast, stövlar samt nitrilhandskar till händer. Direkt efter arbetet avslutats i fält slängs all skyddsutrustning i plastsäck som sedan slängs i container för brännbart material. Stövlarna sköljs av i stöveltvätten vid utsidan av Vegetum. Därefter: duscha och tvätta håret, byt till nya kläder och tvätta de kläder som använts i fält. Ingen mat eller dryck får förtäras i nära anslutning till- eller i fältet. Innan rast och/eller måltid tvättas händerna noggrant med tvål och vatten.

Skyddsutrustning: • Overall (exempelvis från VWR art nr: 113-3876 eller 113-0495; alt från

ThermFisher: art nr: 97930)• Handskar Nitril (exempelvis från VWR art nr: 112-4846, 112-4847, 112-

4848)

Arbetsmiljöhandbok

Bilaga 6.

Aktivitet:

Rutiner vid arbete i fält där gröda behandlas med bekämpningsmedel under kulturtiden Dokumentet framtaget av:

M Grudén, D Hansson, A. TS Nilsson

Dokumentdatum:


Version:

1 Revideras senast:

2020-01-01

• Sopsäck att slänga använd skyddsutrustning i • Stövlar • Tillgång till stöveltvätt (finns i Vegetum)

Blanketter, instruktioner och checklistor som används Fältkort Produktdatablad för aktuella växtskyddsmedel

Referenser Arbetsmiljöverkets föreskrifter om ändring i Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1998:6) om bekämpningsmedel (AFS 2012:6)

Arbetsmiljöhandbok

Bilaga 7.

Aktivitet:

Arbetskläder och personlig skyddsutrustning vid arbete i fält och växthus Dokumentet framtaget av: Dokumentdatum: Godkänt av Version: Revideras senast:

M Grudén, E Rasmusson, 2018-10-08 (sign.): 1 2020-01-01 L Mogren, K-J Bergstrand, T Hörndahl

Syfte Inom institutionen för Biosystem och Teknologi utförs ofta olika typer av experimentellt arbete i fält och/eller i växthus. Nedan följer en förteckning över arbetskläder och personlig skyddsutrustning som skall användas vid olika moment.

Rutin

Typ av arbete Utrustning Kommentarer Arbete i fält med maskiner

• Skor eller stövlar med stålhätta

Arbete i fält allmänt • Skyddshandskar • Stövlar • Arbetsskor • Arbetsbyxor • Regnkläder • Skjorta/tröja

• Välj handskar utifrån typ av arbete

• Välj typ av skor/stövlar utifrån typ av arbete

• För den som har behov bekostar institutionen arbetsskor, stövlar, regnkläder och arbetsbyxor

Växthus • Labbrock eller annan för arbetsuppgiften lämplig klädsel

• Handskar vid behov

• Lämpliga skor: då golvet ofta är fläckvis blött är det lämpligt med skor försedda med sula som har bra grepp mot underlaget

• Välj handskar utifrån typ av arbete

Applicering av bekämpningsmedel i fält, med traktor

• Engångsoverall (papper, med ytskikt av plast)

• Handskar • Stövlar • Traktor ska vara

utrustad med kolfilter

• Vid blandning av bekämpningsmedel: använd även visir eller halvmask försett med kolfilter

Arbete med truck i maskinhall B

• Skor med stålhätta

Arbetsmiljöhandbok

Bilaga 7.

Aktivitet:

Arbetskläder och personlig skyddsutrustning vid arbete i fält och växthus Dokumentet framtaget av: Dokumentdatum: Godkänt av Version: Revideras senast:

M Grudén, E Rasmusson, 2018-10-08 (sign.): 1 2020-01-01 L Mogren, K-J Bergstrand, T Hörndahl

Inköp av utrustning • Arbetskläder och skor, mm: WORX (har SLU-logotype för tryck) • Skyddsutrustning för applicering av bekämpningsmedel i fält: Lantmännen,

Gullviks

Referenser Arbetsmiljöverkets föreskrifter om användning av personlig skyddsutrustning (AFS 2001:3)

https://www.av.se/halsa-och-sakerhet/personlig-skyddsutrustning/forebyggande-att- valja-skyddsutrustning/#1

http://www.av.se/halsa-och-sakerhet/personlig-skyddsutrustning/forebyggande-att-

http://www.av.se/halsa-och-sakerhet/personlig-skyddsutrustning/forebyggande-att-

Arbetsmiljöhandbok

Bilaga 8.

Aktivitet:

Ensamarbete i fält Dokumentet framtaget av:

M Grudén, E Rasmusson, D Hansson

Dokumentdatum:


Version:

1 Revideras senast:

2020-01-01

Syfte Med ensamarbete i fält menas att en person utför arbete ute i fält, fysiskt skilt från sina kollegor, och därmed inte har möjlighet att få kontakt med dem utan tekniskt kommunikationshjälpmedel. Målet med denna rutin är att den som arbetar ensam, oavsett tid på dygnet, ska ha möjlighet att snabbt kontakta andra personer för att få omedelbar hjälp vid eventuell nödsituation, olycka eller insjuknande. Institutionens policy är att ensamarbete i fält ska undvikas så långt det är möjligt, men i de fall det ändå måste utföras skall nedanstående rutiner följas.

Rutin

Ensamarbete i fält under ordinarie arbetstid

1. Inget ensamarbete i fält får genomföras utan att en riskanalys har gjorts i Klara. Finns det redan en riskanalys för specifikt moment ska denna gås igenom noggrant innan arbetet påbörjas.

2. Arbetet ska planeras så att den som utför arbetet inte löper större risk för

skada jämfört med om flera utfört arbetet tillsammans. Om detta inte är möjligt ska fler personer närvara vid arbetsmomentet.

3. Personen som utför arbetet ska ha erforderlig kunskap, utbildning och

information inför det arbetsmoment som ska utföras. Personen ska ha genomgått introduktionen Allmänna arbetsinstruktioner för fältarbete.

4. Första förband ska alltid finnas med på plats i fält.

5. Mobiltelefon ska alltid finnas med inom räckhåll.

6. En kollega ska informeras om vilket arbete som ska utföras, vart det ska ske

och under hur lång tid arbetet beräknas pågå. Informerad kollega kontaktas under arbetets gång via telefon enligt överenskommelse, samt även efter avslutat arbete. Är arbetet av mycket enkel art kan detta steg uteslutas och det är då upp till den enskilda medarbetaren att göra den bedömningen.

Ensamarbete i fält utanför ordinarie arbetstid (kvällar, långhelger eller nätter)

• Som ovan för punkt 1-5, samt: • Blanketten ”Godkännande av ensamarbete i fält utanför ordinarie arbetstid

inom institutionen för Biosystem och Teknologi” ska vara ifylld, signerad och giltig vid dagen för utförande av arbetet. En kopia vardera ska ges till skyddsombud respektive enhetsledare. Originalhandlingen skickas till diariet: Registrator, Box 52. Signerad blankett är giltig i 6 månader.

Arbetsmiljöhandbok

Bilaga 8.

Aktivitet:

Ensamarbete i fält Dokumentet framtaget av:

M Grudén, E Rasmusson, D Hansson

Dokumentdatum:


Version:

1 Revideras senast:

2020-01-01

• Kontakta enligt överenskommelse kollega vid arbetets början (telefonsamtal, mail eller sms). Berätta vad som ska göras på vilket ställe samt ungefärlig tidsåtgång. Ta därefter ny kontakt för att bekräfta att arbetet är avslutat.

Referenser:

Arbetsmiljöverkets föreskrifter angående ensamarbete (AFS 1982:3)

Riktlinjer för ensamarbete vid SLU (finns på hemsidan, länk: https://internt.slu.se/globalassets/mw/org-styr/styr- dok/arbetsmiljo/riktlinjer_for_ensamarbete.pdf)

https://internt.slu.se/globalassets/mw/org-styr/styr-dok/arbetsmiljo/riktlinjer_for_ensamarbete.pdf

https://internt.slu.se/globalassets/mw/org-styr/styr-dok/arbetsmiljo/riktlinjer_for_ensamarbete.pdf

Bilaga 9.

Godkännande av ensamarbete i fält utanför ordinarie arbetstid inom institutionen för Biosystem och Teknologi

Arbetsuppgift/beskrivning/ställe för utförande av arbetet:

Risk/risker:

Riskbedömning avseende konsekvenser (låg 1–2, måttlig 3–5, hög risk 6–8, mycket hög risk 9–10): Riskbedömning avseende sannolikhet (mkt låg 1–2, låg 3–5, måttlig 6-8, hög 9– 10): Riskvärde (konsekvens x sannolikhet: ensamarbete utanför ordinarie arbetstid skall undvikas ifall riskanalys visar höga eller mycket höga värden avseende konsekvenser och/eller ett riskvärde över 30 om det inte föreligger särskilda skäl):

Anledningar till varför ensamarbetet måste ske utanför arbetstid:

Härmed intygar jag att jag är medveten om riskerna som ensamarbetet innebär, att jag är medveten om och följer institutionens rutiner och att jag har tillräcklig kunskap om hur arbetet ska utföras.

Underskrift: Datum:

Jag (prefekt) godkänner att ovan nämnda ensamarbete har tillåtelse att utföras och intygar att information angående institutionens rutiner för ensamarbete har lämnats till ovan nämnda person.

Underskrift: Datum:

En kopia vardera lämnas till gruppledare och skyddsombud. Original skickas till diariet: Registrator, Box 52.

Bilaga 10.

Fältkort för jordbruksförsök inom SLU BT Försöksseriens benämning Skördeår Plan nr Försöksnr

Gård Försöksvärd tel.

Gödsling Block Giva/ha Kg N/ha kg/33,6 m²

(Plats för grafik/disposition/etc: )

Koordinater för kartvisning (SWEREF 99) N: Ö: Försöket ligger ca m i riktning från norrpil o plöjningsriktning Bruttoyta = skördeyta = Allmänna uppgifter Allmänna uppgifter Sådd Datum Sort Uts.mängd Gröda: Förfrukt: Jordprov: Bekämpning ogräsmedel mängd datum

Bekämpning insektsmedel mängd datum

Bekämpning svampmedel mängd datum

Kontaktperson: Utföraransvarig:

Arbetsmiljöhandbok

Bilaga 11.

Aktivitet:

Ensamarbete i laboratorium utanför ordinarie arbetstid Dokumentet framtaget av:

M Grudén, K-E Gustavsson, B Alsanius, H Asp

Dokumentdatum:


Version:

1 Revideras senast:

2020-01-01

Syfte

Institutionens policy är att ensamarbete utanför ordinarie arbetstid (helgfri måndag- fredag 7.00–18.30) ska undvikas, men i de fall detta inte är möjligt beskriver detta dokument de rutiner som skall följas.

Rutin • Precis som vid annat arbete, får inget ensamarbete i laboratorium

genomföras utan att en riskanalys har gjorts eller en redan existerande riskanalys har gåtts igenom.

• Blanketten ”Godkännande av ensamarbete i laboratorium inom Institutionen

för Biosystem och Teknologi” ska fyllas i och signeras. En kopia vardera ska lämnas till skyddsombud respektive enhetsledare. Originalhandlingen skickas till diariet: Registrator, Box 52. Signerad blankett är giltig i 6 månader. Det är en fördel att redan vid start av nytt projekt eller vid skrivande av ny riskbedömning, i de fall det behövs, fylla i och färdigställa denna blankett.

• Arbetet ska, så långt det går, i förväg planeras på ett sådant sätt att den som

utför arbetet inte löper större risk för skada jämfört med om flera utfört arbetet tillsammans. Om detta inte är möjligt ska flera personer närvara under arbetet.

• Personen som utför arbetet ska ha erforderlig kunskap, utbildning och

information inför det arbetsmoment som ska utföras samt ska ha genomgått allmän laboratoriesäkerhetsintroduktion (”laboratoriekörkort”).

• En mobiltelefon ska alltid finnas inom räckhåll.

• Den som ska jobba ensam utanför ordinarie arbetstid är ansvarig för att i förväg informera närmaste chef angående detta.

• Om riskbedömningen visar 3-10 för konsekvenser och/eller sannolikhet (se

blanketten ”Godkännande av ensamarbete i laboratorium inom Institutionen för Biosystem och Teknologi”), måste ett personlarm bäras. Den som ska utföra arbetet ansvarar för att hen är mycket väl förtrogen med hur larmet fungerar.

• Om riskbedömningen visar 6-10 för konsekvenser och/eller sannolikhet (se

blanketten ”Godkännande av ensamarbete i laboratorium inom Institutionen för Biosystem och Teknologi”) skall skyddsombud informeras innan arbetet utförs. Om riskbedömningen visar riskvärde över 30 (se blanketten ”Godkännande av ensamarbete i laboratorium inom Institutionen för

Arbetsmiljöhandbok

Bilaga 11.

Aktivitet:

Ensamarbete i laboratorium utanför ordinarie arbetstid Dokumentet framtaget av:

M Grudén, K-E Gustavsson, B Alsanius, H Asp

Dokumentdatum:


Version:

1 Revideras senast:

2020-01-01

Biosystem och Teknologi”) skall arbetet inte utföras utanför arbetstid såvida inte speciella anledningar föreligger.

Referenser

https://www.slu.se/globalassets/mw/org-styr/styr- dok/arbetsmiljo/riktlinjer_for_ensamarbete.pdf

Arbetsmiljöverkets föreskrifter angående ensamarbete (AFS 1982:3)

http://www.slu.se/globalassets/mw/org-styr/styr-

Bilaga 12.

Godkännande av ensamarbete i laboratorium utanför ordinarie arbetstid (helgfri måndag-fredag 7-18.30) inom institutionen för Biosystem och Teknologi

Arbetsuppgift/beskrivning/ställe för utförande av arbetet:

Risk/risker:

Riskbedömning avseende konsekvenser (låg 1–2, måttlig 3–5, hög risk 6–8, mycket hög risk 9–10): Riskbedömning avseende sannolikhet (mkt låg 1–2, låg 3–5, måttlig 6-8, hög 9– 10): Riskvärde (konsekvens x sannolikhet: ensamarbete utanför ordinarie arbetstid skall undvikas ifall riskanalys visar höga eller mycket höga värden avseende konsekvenser och/eller ett riskvärde över 30 om det inte föreligger särskilda skäl):

Anledningar till varför ensamarbetet måste ske utanför arbetstid:

Härmed intygar jag att jag är medveten om riskerna som ensamarbetet innebär, att jag är medveten om och följer institutionens rutiner och att jag har tillräcklig kunskap om hur arbetet ska utföras.

Underskrift: Datum:

Jag (prefekt) godkänner att ovan nämnda ensamarbete har tillåtelse att utföras och intygar att information angående institutionens rutiner för ensamarbete har lämnats till ovan nämnda person.

Underskrift: Datum:

En kopia vardera lämnas till gruppledare och skyddsombud. Original skickas till diariet: Registrator, Box 52.

Arbetsmiljöhandbok

Bilaga 13.

Aktivitet:

Instruktion för upprättande av ny arbetsmiljörutin Dokumentet framtaget av:

M Grudén, A Karlberg, L Tufvesson

Dokumentdatum:


Version:

1 Revideras senast:

2020-01-01

Syfte Detta dokument är en instruktion för hur rutiner för institutionsgemensamma moment inom institutionen för biosystem och teknologi (BT) skrivs.

Definitioner Rutin: instruktion; i förväg bestämt arbetssätt, i detta fall i förhållande till ett arbetsmoment som av BT genom riskbedömning är identifierat att vara förknippat med någon form av risk vid utförandet.

Rutin Inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom BT inventeras och riskbedöms arbetsmiljön årligen. Utifrån de identifierade riskmomenten skrivs rutiner vars syfte är att fungera som instruktioner för hur de identifierade momenten ska utföras på ett sätt som bidrar till en så säker arbetsmiljö som möjligt.

Detta arbete påbörjas i januari varje år, via representant från institutionen utsedd av prefekten. I samband med detta tillfrågas även ämnesområdesgrupper ifall de har nya arbetsmoment som bör innefattas i en institutionsgemensam rutin. Eventuella nya rutiner redovisas i samband med ledningsgruppsmöte.

Den som startar ett nytt försök ansvarar också för att kontrollera att nödvändiga rutiner finns eller att skapa en ny i de fall det behövs. Alla rutiner ska vara godkända innan det nya försöket startar.

Dokument för rutin ska innehålla uppgifter om titel för moment, datum för skapande av rutinen, senaste datum för revision av rutinen, namn på medverkande vid sammanställning av rutin, samt fält för signatur av prefekt. Vid sammanställande av ny rutin skall den/de personer som i sitt arbete utför momenten tillfrågas och ges möjlighet att lämna eventuella synpunkter och förslag på förbättringar. Rutinen skall följa relevant lagstiftning. Förslag på nya rutiner skall även läsas igenom och godkännas av skyddsombud, medlemmar av BT:s lokala samverkansgrupp samt BT:s ledningsgrupp. Därefter träder rutinen i kraft när prefekt har godkänt och signerat dokumentet. Mall för rutin och av prefekt godkända rutiner finns att hämta bland ”Viktiga dokument” på BT:s interna hemsida.

Arbetsmiljöhandbok

Bilaga 14.

Aktivitet:

Rutin för förebyggande av fallrisk i grovlaboratorium arbetshall (rum 2236, 2238), konstantrum (2230), svampodlingsrum (2231) och växthus i Vegetum

(rum 2319),

Dokumentet framtaget av: Dokumentdatum: Godkänt av Version: Revideras senast:

K-E Gustavsson, H 2018-10-08 (sign.): 1 2020-01-01 Larsson-Jönsson, C Rodriguez Gonzalez, S Caspersen, H Asp, M Grudén

Syfte I grovlaboratorium (rum 2319), konstantrum och svampodlingsrum (2230, 2231) samt växthus och arbetshall (rum 2236 och 2238) i Vegetum utförs arbeten som leder till att bland annat växtdelar, jord, stänk av vatten samt verktyg och annan utrustning hamnar på golvet under arbetets gång. Detta leder till en ökad fall- och halkrisk, dels för den som utför arbetet, men även för förbipasserande personer.

Rutin

• Under arbetets gång skall allt spill (växtdelar, jord, vatten) på golv kontinuerligt städas bort.

• Undvik att lägga och/eller förvara verktyg och utrustning på golvet. • Vid varje tvättställ finns gummimattor som användaren skall stå på vid

arbete med vatten. • Efter avslutat arbete skall arbetsbänk och golv sopas rent/torkas. Tvättställ

och vaskar rengörs helt från jord/substrat och växtdelar (OBS: gäller även botten av gallerförsedda vaskar om dessa använts).

• I växthuset skall vattenslangen hängas upp på hållare efter användning. • I de fall sladdar behöver dras över golvet skall dessa ej dras rakt över

golvytor, utan istället tejpas fast på golvet längs väggen (OBS: särskild rutin finns för säker användning av elektrisk utrustning vid försöksuppställningar i växthus).

• Vid spill av stora mängder vatten på golvet i växthuset skall detta direkt skrapas/borstas bort med hjälp av för ändamålet avsedd skrapa eller borste. Om golvet fortfarande är mycket blött: sätt upp väl synlig varningsskylt för att varna förbipasserande.

• Använd för arbetet lämpliga skor: undvik skor med hal sula. • I växthus kan tillväxt av alger ske på golvet, något som ger ett mycket halt

underlag. Eventuell algtillväxt skall därför tvättas bort med t ex diskmedel och vatten omedelbart.

Documents

Arbetsmiljöhandbok - SLU.SE · 2019. 3. 26. · AML innehåller grundläggande bestämmelser och anger allmänna krav. Den föreskrift som ska förtydliga arbetsgivarens ansvar för