SECRETARÍA GENERAL

ARCHIVO GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL

TABLA DE CONTENIDO

1. Estructura Orgánica de la Policía Nacional.

2. Estructura Orgánica de la Secretaría General. 3. Lineamientos Generales de la Secretaria General. 4. Funciones del Área de Archivo General. 5. Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo General. 5.1 Grupo de Administración y Conservación Documental. 5.2 Grupo de Correspondencia y Radicación Complejo DIPON. 5.3 Grupo de Información y Consulta. 5.4 Grupo Archivo Histórico. 6. Procedimientos y Formatos Asociados. 7. Indicadores del Proceso de Gestión Documental. 8. Instalaciones del Archivo General. 9. Presupuesto de Infraestructura. 10. Documentos en custodia por el Archivo General. 11. Aplicativo GECOP.

1. Estructura Orgánica de la Policía Nacional. Organigrama estructural que permite contar con una representación gráfica de las diferentes unidades administrativas y operativas que componen la Policía Nacional, asimismo, define con claridad las funciones, dependencias, supervisión y coordinación de las actividades desarrolladas a fin de satisfacer las necesidades de los clientes internos como externos.

2. Estructura Orgánica de la Secretaría General. Este organigrama permite identificar las Áreas que dependen estructuralmente de la Secretaria General, así como los Grupos que conforman el Área de Archivo General de la Policía Nacional.

3. Lineamientos Generales de la Secretaria General.

4. Funciones del Área de Archivo General Es la Dependencia de la Secretaría General encargada de generar los lineamientos en materia de Gestión Documental, administrar y conservar la documentación de carácter histórico de la Policía Nacional, la cual cumple las siguientes funciones:

1. Formular el diseño institucional de Gestión Documental y Archivos, para facilitar la gestión administrativa de la Policía Nacional en lo que compete a la conservación del patrimonio documental.

2. Verificar la aplicación de la política archivística, en el marco de la Ley General de Archivos, los principios del Sistema Nacional de Archivos y las demás políticas pertinentes.

4. Brindar información para la toma de decisiones del mando institucional en el marco de las actividades del Proceso Gestión Documental.

3 Tramitar ante el Secretario General las acciones de evaluación, seguimiento y mecanismos de mejoramiento continuo acordes con las políticas organizacionales, para la administración del Proceso de Gestión Documental, de conformidad con el Sistema de Gestión Integral y la normativa vigente.

5. Presentar directrices para el funcionamiento del Comité de Archivo de la Policía Nacional y de los Comités de Gestión Documental de las unidades policiales, de conformidad a las disposiciones legales.

6. Implementar y dirigir la ejecución del Programa de Gestión Documental enmarcado en la legislación expedida por el Archivo General de la Nación y normas de calidad para la adecuada gestión del patrimonio documental.

7. Liderar el fortalecimiento de la cultura archivística a partir de estrategias de capacitación y sensibilización en la Policía Nacional.

8. Coordinar y revisar conceptos respecto del Proceso Gestión Documental.

9. Revisar las respuestas a las acciones de tutela interpuestas contra la institución que correspondan a los asuntos misionales del Área de Archivo General.

10. Coordinar y revisar la respuesta oportuna a los derechos de repetición presentados al área.

5. Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo General.

5.1 Grupo de Administración y Conservación Documental. Es la Dependencia encargada de proyectar las directrices y lineamientos en materia archivística acorde con lo establecido por el Archivo General de la Nación, como ente rector de la función archivística en Colombia y brindar asesorías en el Proceso de Gestión Documental a las unidades de nivel país.

5.2 Grupo de Correspondencia y radicación complejo DIPON. Es la Dependencia encargada de registrar y distribuir la documentación recepcionada y/o salida de las dependencias del complejo de la Dirección General.

5.3 Grupo de Información y Consulta. Es la Dependencia encargada de atender los requerimientos presentados por parte de los usuarios internos y externos, relacionados con el Acervo Documental que reposan en el Área de Archivo General.

5.4 Grupo Archivo Histórico. Es la Dependencia encargada de aplicar mecanismos que permiten la Conservación de los Acervos Documentales en el Área de Archivo General, los cuales corresponden a la Memoria Histórica de la Policía Nacional.

6. Procedimientos y Formatos asociados. Los procedimientos anexos al Proceso de Gestión Documental permiten seguir ciertos pasos predeterminados para desarrollar una labor de manera eficaz que refleje la función archivística en las unidades policiales, desde la producción de un documento hasta la disposición final del mismo, cumpliendo con el ciclo vital de los documentos.

7. Indicadores del Proceso. Estos indicadores permiten mejorar la calidad en la atención de los clientes, monitorear el desempeño de los funcionarios, identificar inadecuados desempeños para proteger la seguridad de la información. No obstante para este caso permite medir la organización documental producida por vigencias en las unidades policiales en el nivel país mediante ciertos parámetros y lineamientos establecidos por la institución.

NOMBRE DEL INDICADOR

DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR

DEFINICIÓN OPERACIONAL/FORMULA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Medir la gestión de los responsables de Archivos de Gestión en la organización de la documentación.

Unidades de conservación (carpetas) organizadas x 100 Total unidades de conservación a organizar

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

Medir el cumplimiento de las transferencias documentales de acuerdo a lo establecido en las TRD y el cronograma de cada anualidad.

Transferencias Primarias realizadas x 100 sobre las Transferencias programadas.

8. Instalaciones Archivo General. Descripción estructural de las instalaciones destinadas para la custodia de la información de carácter Secundario, Científico, Cultural y de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario.

Está ubicado en el complejo educativo del sur “Enrique Santos Castillo”, Transversal 33 N° 47 A - 35 Sur, Barrio Fátima.

Longitud 50,27m - ancho 23,92m - altura de 13,30m área de construcción 1,600 m² representadas en 4 bodegas.

Área de almacenamiento de 22,038 metros lineales aproximadamente en cuatro bodegas con un área administrativa para 83 puestos de trabajo.

Cuenta con laboratorio de microfilmación, zona de cuarentena y tratamiento de documentos contaminados, auditorio con capacidad para 45 personas y un área de atención al público.

9. Presupuesto Infraestructura. El Área de Archivo General llevó a cabo el proyecto de construcción de las Instalaciones destinadas para la custodia de la información de carácter secundario de la Institución, contando con la siguiente asignación presupuestal, así:

10. Documentos en custodia por el Archivo General. El Área de Archivo General en su momento tiene bajo su custodia la siguiente información que se encuentran a disposición y consulta de los ciudadanos o personal desvinculado de la institución, así:

Este aplicativo está diseñado en un ambiente cien por ciento web. Mejora y agiliza los procesos y procedimientos. Permite el intercambio de documentos, administrando contenidos en

diferentes formatos a nivel nacional. Permite la radicación de documentación que a diario entra y sale de la

Institución. Publicación de archivos comunes a nuestras unidades o grupos de interés

compartiendo de manera rápida y segura información sensible. Disminuye los tiempos de respuesta a los requerimientos y/o peticiones, lo

que facilita la toma acertada de decisiones. Reduce considerablemente los tiempos de respuesta a nuestros clientes

internos y externos. La información sólo puede ser visualizada, impresa y modificada por las

personas con el perfil y los derechos definidos por los gestores encargados de la documentación de cada unidad.

Permite realizar controles para determinar el estado, direccionamiento en la dependencia y actividades que se han realizado con el documento.

De manera actualizada, simultánea, organizada y estructurada, busca y consulta la información facilitando desde cualquier lugar la ubicación y visualización.

Permite que no sea necesario imprimir los documentos para poder guardarlos, lo que redundará en una disminución de los costos asociados a este proceso.

11. Aplicativo GECOP. Es una herramienta tecnológica denominada “Gestor de Contenidos Policiales”, fue implementada con el fin de garantizar la trazabilidad, consulta, trámite y administración de los documentos producidos y recibidos al interior por la Institución.

Beneficios institucionales