Archivo General del Estado de Hidalgo - Gobierno | gob.mx€¦ · DIRECCION DE GESTION Y REGULACION ARCHIVISTICA ... Etapa del Sistema Estatal de Archivos •La elaboración de 13

Archivo General del Estado de Hidalgo

La Normatividad como Estrategia para la Organización del Sistema Estatalde Archivos del

Estado de HidalgoSecretaría de Finanzas y Administración

Dirección General de Patrimonio Inmobiliario y ArchivoDIRECCION DE GESTION Y REGULACION ARCHIVISTICA www.hidalgo.gob.mx

Anexo 1


DIRECCION DE GESTION Y REGULACION ARCHIVISTICA www.hidalgo.gob.mx

Anexo 1

Antecedente de la creación del

AGEH en 1954



Anexo 2

Ley que crea el AGEH en 1980



Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos, en

1987



Unidad de Correspondencia y Trámite



Interior del Archivo de Concentración




Fondos Documentales del Archivo Histórico



Documento Colonial del

Archivo Histórico



Fototeca del Archivo Histórico



Museo de Documentos Históricos del AGEH



Sala de Exposición Fotográfica del AGEH



Interior del Museo de Documentos Históricos del AGEH



Documento Histórico del Museo del AGEH



Periódico “El Escribano”, órgano

de difusión del AGEH



Hemeroteca del AGEH



Imprenta del AGEH





El AGEH Certificado con la Norma

ISO 9001- 2000

Documentos para el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 -

2000



Certificado con la Norma

ISO 9001- 2000

Certificado del AGEH con la Norma

ISO 9001 – 2000

(AENOR)



Certificado del AGEH con la Norma

ISO 9001 – 2000

(AENOR)



INDICADORES DE CALIDAD



* Recepción y calendarización de transferencias primarias y/o asesorías

* Tiempo de cumplimiento de calendarización* Recepción y préstamo de expedientes interno* Recepción y préstamo de expedientes externo

* Satisfacción a usuarios

* Justificación a la negativa de préstamo de expedientes* Valoración Secundaria

PROCESO: ARCHIVO

INDICADOR: TIEM P O P ARA RECEPCION, CALENDARIZA CION DE TRA NSFERENCIA P RIM ARIA, Y/O ASESORIA , Y CONTESTA CION

OBJETIVO: 20 M INUTOS TIEM PO: N/A

RESPONSAB LE DEL INDICADOR: SILVIA VERA YAÑEZ PERIODO: agosto-05

M A. ELENA M ENDEZ M A RTINEZ

ELA BORO: LIC. ARTURO HERNANDEZ ROJAS FECHA: 12-sep-05

CUMPLIMIENTO CONTRA EL OBJETIVO DEL MES DE AGOSTO: 175%MES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

TIEMPO PARA RECEPCION,CALENDARIZACION DETRANSFERENCIA PRIMARIA,Y/ O ASESORIA, YCONTESTACION

13 12 14 14 11 13 15 11

OBJETIVO (MINUTOS) 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20TOTAL DE SERVICIOS 22 33 36 13 11 11 10 13

PRESENTACION DE INDICADORES

FOCG8-14(01)

El objetivo de este procedimiento se cumplio, muy por debajo del indicador establecido

0

5

10

15

20

25

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OC

T

NO

V

DIC

MES

TIE

MPO

(MIN

UTO

S)

TIEM PO PARA RECEPCION, CALENDARIZACION DETRANSFERENCIA PRIM ARIA, Y/O ASESORIA, Y CONTESTACION

OBJETIVO (M INUTOS)

Recepción y calendarización de transferencias primarias y/o asesorías


PROCESO: A RCHIVO

INDICADOR: TIEM P O DE CUM PLIM IENTO DE CALENDA RIZA CION

OB JETIVO: 2 DIA S M A XIM O TIEM P O: N/A

RESP ONSA BLE DEL INDICA DOR: M ANUEL GA CHUZ AVILA P ERIODO: Agosto-05

ELAB ORO: LIC. ARTURO HERNA NDEZ ROJAS FECHA: 12-Sep-05


TIEMPO DE CUMPLIMIENTO DE

CALENDARIZACION 1 1 1 1 1 1 1 1

OBJETIVO (DIAS) 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2TOTAL DE SERVICIOS 22 33 36 13 11 11 10 13


FOCG8-14(01)El objetivo de este procedimiento se cumplio, muy por debajo del indicador establecido

0

1

2

3

ENE

FEB

MA

R

ABR

MA

Y

JUN

JUL

AG

O

SEP

OCT

NOV

DIC

MES

TIEMPO DE CUMPLIMIENTO DE CALENDARIZACION

OBJETIVO (DIAS)

Tiempo de cumplimiento de calendarización


P ROCESO: A RCHIVO

INDICADOR: RECEPCION Y PRESTA M O DE EXPEDIENTES INTERNO

OBJETIVO: 30 M INUTOS M A XIM O TIEM PO: N/A

RESPONSABLE DEL INDICADOR: M A. ELENA M ENDEZ M ARTINEZ P ERIODO: Agosto-05

ELAB ORO: LIC. ARTURO HERNA NDEZ ROJA S FECHA: 12-Sep-05


RECEPCION Y PRESTAMO DEEXPEDIENTES INTERNO(TIEMPODE RESPUESTA EN MINUTOS)

20 16 15 24 17 18 20 15



FOCG8-14(01)


0

10

20

30

40

50

60

70

ENE

FEB

MAR ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OC

T

NO

V

DIC

MES

RECEPCION Y PRESTAMO DEEXPEDIENTES INTERNO (TIEMPO DERESPUESTA EN MINUTOS)

OBJETIVO (MINUTOS)

Recepción y préstamo de expedientes interno


P ROCESO: A RCHIVO

INDICADOR: RECEPCION Y PRESTA M O DE EXPEDIENTES EXTERNO

OBJETIVO: 270 M INUTOS TIEM PO: N/A

RESPONSABLE DEL INDICADOR: M A. ELENA M ENDEZ M ARTINEZ P ERIODO: Agosto-05

ELAB ORO: LIC. ARTURO HERNA NDEZ ROJA S FECHA: 12-Sep-05


RECEPCION Y PRESTAMO DEEXPEDIENTES EXTERNO (TIEMPO DE RESPUESTA EN MINUTOS)

0 0 108 0 120 0 35 0



FOCG8-14(01)

En este mes no se realizó ninguna actividad en este indicador

0

100

200

300

400

500

ENE

FEB

MAR ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OC

T

NO

V

DIC

MES

RECEPCION Y PRESTAMO DE EXPEDIENTESEXTERNO (TIEMPO DE RESPUESTA EN MINUTOS)

OBJETIVO (MINUTOS)

Recepción y préstamo de expedientes externo


PROCESO: A RCHIVO

INDICADOR: JUSTIFICACION A LA NEGATIVA DE PRESTA M O DE EXP EDIENTES

OB JETIVO: 20 M INUTOS TIEM P O: N/A

RESP ONSA BLE DEL INDICA DOR: M A. ELENA M ENDEZ M ARTINEZ P ERIODO: Agosto-05



JUSTIFICACION A LA NEGATIVADE PRESTAMO DEEXPEDIENTES(TIEMPO DE RESPUESTA ENMINUTOS)

0 14 0 15 15 15 25 15



FOCG8-14(01)


0

5

10

15

20

25

30

35

ENE

FEB

MAR ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

MES

TIEM

PO (M

INUT

OS)

JUSTIFICA CION A LA NEGA TIVA DE PRESTA M O DEEXP EDIENTES (TIEM PO DE RESPUESTA EN M INUTOS)

OBJETIVO (M INUTOS)

Justificación a la negativa de préstamo de expedientes


PROCESO: A RCHIVO

INDICADOR: A NA LIZA R Y VA LORAR DOCUM ENTA CION INACTIVA P ARA SU TRANSFERENCIA A L A RCHIVO HISTORICO O BA JA DOCUM ENTAL

OB JETIVO: 3000 EXP. TIEM P O: 28-Ene-06

RESP ONSA BLE DEL OBJETIVO: M A NUEL GACHUZ A VILA P ERIODO: Agosto-05



ANALIZAR Y VALORAR

DOCUMENTACION INACTIVAPARA SU TRANSFERENCIA ALARCHIVO HISTORICO O BAJADOCUMENTAL

152735 10414 1071 133146 1519 2233 2712 3612

OBJETIVO (EXPEDIENTES) 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000 3000TOTAL DE EXPEDIENTES 152735 10414 1071 133146 1519 2233 2712 3612


FOCG8-14(01)

La meta se rebaso por aplicar en algunos archivos, el grupo seis (muestreo), del documento "Criterios de valoración secundaria para el Archivo General delEstado"

1000

11000

21000

31000

41000

51000

61000

71000

81000

91000

101000

111000

121000

131000

141000

151000

ENE

FEB

MAR ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

MES

TOTA

L DE

EXP

EDIE

NTES

ANA LIZA R Y VA LORA R DOCUM ENTA CION INACTIVA P ARA SUTRANSFERENCIA AL ARCHIVO HISTORICO O BA JA DOCUM ENTA L

OB JETIVO (EXPEDIENTES)

Analizar y valorar la documentación inactiva para su transferencia al archivo histórico o baja

documental


PROCESO: A RCHIVO

INDICADOR: B USCAR LA SA TISFA CCION DEL USUA RIO P ROPORCIONA NDO UN SERVICIO DE CALIDA D (RAP IDEZ, AM AB ILIDA D Y SA TISFACCION)

OB JETIVO: 100 % TIEM P O: 28-Ene-06

RESP ONSA BLE DEL OBJETIVO: M A NUEL GACHUZ A VILA P ERIODO: Agosto-05



BUSCARLA SATISFACCIONDEL

USUARIO PROPORCIONANDOUN SERVICIO DE CALIDAD(RAPIDEZ, AMABILIDAD YSATISFACCION)

100 100 100 97 98 97 91 93

OBJETIVO (PORCENTAJE) 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100TOTAL DE SERVICIOS 26 52 31 28 43 41 29 56


FOCG8-14(01)

Este es el último mes que se elaborará está gráfica, ya que la información se manejará en la encuesta general.

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200EN

E

FEB

MAR ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

MES

PORC

ENTA

JE S

ATI

SFACCIO

N

BUSCA R LA SA TISFACCION DEL USUARIOPROP ORCIONA NDO UN SERVICIO DE CALIDA D(RA PIDEZ, AM A BILIDA D Y SATISFACCION)

OB JETIVO (P ORCENTA JE)

Satisfacción a usuarios



Resultados de la 1ra. Etapa del Sistema Estatal de Archivos

(AGEH Normativo del Poder Ejecutivo)

•La organización en base al principio deprocedencia y orden original del archivo deconcentración e histórico del Estado, teniendocomo consecuencia un control y un serviciomás eficiente.

•La elaboración, difusión y aplicación de loslineamientos para las transferencias primariasal archivo de concentración.



•La elaboración de 13 catálogos de los fondos:Tula, Ixmiquilpan, Atotonilco “El Grande”, ElRegistro de lo Familiar y de la ColecciónFotográfica Hidalgo, haciendo un total de 64,517 cédulas Catalográfica.

•Certificación del proceso “AdministraciónDocumental del Archivo de Concentración“ delArchivo de Concentración, bajo la Norma ISO9001:2000, y en la actualidad se mantiene larecertificación.



* La impartición de 40 cursos, dirigidos al Poder ejecutivo y municipales, con un total de 1140 personas capacitadas.

Anexo 16


La Normatividad y El Sistema Estatal de Archivos del Estado

de Hidalgo

(2006-2011)

Anexo 17

PLAN ESTATAL DE DESARROLLO

2005-2011

Eje Rector 5 “Honestidad y Eficiencia para servir a la

Sociedad”

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

Actualización Normativa y Operativa de los Archivos de la Administración Pública

Ley de Archivos del EstadoPROGRAMA ESTATAL DE

ACCESO A LA INFORMACIÓN

Modernización de la Administración Pública


Sistema Estatal de Archivos

Órgano Rector

Dirección de Gestión y Regulación Archivística

Ley de Transparencia y

Acceso a la Información

Pública Gubernamental

para el Estado de Hidalgo

29.diciembre.2006

Reglamento de la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental

para el Estado de Hidalgo

26.mayo.2008

Ley de Archivos del

Estado de Hidalgo

18.abril.2007

Reglamento de Archivos del Estado de Hidalgo

12.diciembre.2007

ESTRUCTURA DE LA LEY DE ARCHIVOS

Principios Generales

Alcances

Sujetos obligados

Patrimonio DocumentalPatrimonio HistóricoAdministración Documental

Tres poderes de Gobierno

Los Ayuntamientos de los municipios

Los Organismos Públicos Autónomos

Los Partidos Políticos a través del Instituto Estatal Electoral

Organización Obligatoriedad A.Accesibilidad ImprescindibilidadInstitucionalidad InstrumentabilidadResponsabilidad CoordinaciónAdministración RacionalidadModernización Imprescriptibilidad

Ley de Archivos del Estado de

Hidalgo

Objeto y Definiciones

Sistema Integral de Archivos, Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos, Procedimientos técnicos.

Definiciones


• Archivos Públicos-inajenables

• Lineamientos Generales de Archivo

• Sistemas Integrales de Archivo

• Personal Capacitado

• Procesos de Transferencias

• Coordinador Normativo

Organización y Funcionamiento

Pública, Reservada yConfidencial

Unidad central de correspondenciaArchivo de TrámiteArchivo de ConcentraciónArchivo Histórico

Unidad central de correspondenciaArchivo de TrámiteArchivo de ConcentraciónArchivo Histórico

EnlaceProcesos y políticas internasAsesoría y capacitaciónIntegración de las áreas de archivo

Ley de Archivos del Estado de

Hidalgo

Administración Documental

• Espacios e instalaciones

• Programas de Administración Documental

• Procesos archivísticos y servicios de calidad y eficientes

• Ciclo de vida

• Instrumentos de Control y consulta archivísticos

• Información

ESTRUCTURA DE LA LEY DE ARCHIVOS


Consejo Estatal de Archivos

Órgano Rector

Comités Técnicos

Gobernador Constitucional del EstadoPleno de los Titulares del Sujeto Obligado

Secretario Técnico, (Titular del Archivo General del Estado de Hidalgo)Representantes de los Poderes del EstadoRepresentantes de Tres Ayuntamientos

FUNCIONES

•Máxima Autoridad. •Órgano de Coordinación y Vinculación del Sistema Estatal.•Impulsor de la Normatividad en materia de Administración Documental.

FUNCIONES

*Órgano de Regulación y Evaluación del Sistema Estatal.

* Emisor de Normas Técnicas en materia de Administración y Clasificación Documental.* Institución Capacitadora y Asesora en la materia.* Órgano supervisor de las acciones.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA ESTATAL

DE ARCHIVOS


FUNCIONES

* Administrar la Documentación del Sujeto Obligado.* Instrumentar políticas y normas internas.* Organización física y conceptual de los Acervos Documentales.* Gestión Documental e Informativa.*Elaboración de Instrumentos Técnicos:

• Cuadro General de Clasificación Archivística.• Catálogo de Disposición Documental.• Guía de Archivo Documental.• Inventarios Documentales.

Ley de Archivos del Estado de Hidalgo Art. 16



DIRECCIÓN DE GESTIÓN Y REGULACIÓN ARCHIVÍSTICA

L.E.H. Arturo Hernández Rojas

Director de Gestión y Regulación Archivística

Ing. Arlene Gpe. MoronMontiel

Subdirector de Programación y Vinculación con los Comités

Técnicos de Archivo

Lic. Alejandro Torres CeronSubdirector de Normatividad, Capacitación y Asesorìa de los

Sistemas de Archivo

SERIE DOCUMENTAL

SISTEMA INTEGRAL

DE ARCHIVOS

SOFTWARE

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

BASEJURÍDICA

SISTEMA ESTATAL DE

ARCHIVOS


NORMATIVIDADARCHIVÍSTICA

FONDO

SECCIÓN

Anexo 1

SERIE DOCUMENTAL

INVENTARIOSDOCUMENTALES

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN

ARCHIVÍSTICA

CATÁLOGO DEDISPOSICIÓN

DOCUMENTAL

GUÍA DE ARCHIVO

DOCUMENTAL


SERIE DOCUMENTAL

VALORACIÓN PRIMARIA Y

SECUNDARIA

ORGANIZACIÓN (CLASIFICACIÓN Y

ORDENACIÓN)

CLASIFICACIÓNDELA

INFORMACIÓN



Aplicación de la Normatividad Archivística en los cuatro Instrumentos de consulta y

control Archivístico

1.- Cuadro General de Clasificación2.- Catálogo de Disposición Documental3.- Guía de Archivo Documental4.- Inventarios Documentales


FUNCIONES COMUNES

1C.1


LEYES

FUNCIONES SUSTANTIVAS




1C.1 Leyes


LEYES

DIRECCION DE GESTION Y REGULACION ARCHIVISTICA www.hidalgo.gob.mxDIRECCION DE GESTION Y REGULACION ARCHIVISTICA www.hidalgo.gob.mx



1C.1 Legislación


LEYES




LEYES


LEYES


LEYES


Organismo Público

Descentralizado


Poder Judicial


Municipios


Municipios

Organismo Autónomo


C A P A C I T A C I Ó N

Curso“Automatización del Sistema Estatal de

Archivos”21-Octubre-2009Curso

Impartido a Enlaces Normativos del Poder Ejecutivo.

21-Octubre-2009



Sujetos obligados que cumplieron con la entrega de los cuatro instrumentos Archivísticos y se les entrego la licencia

del Software del Sistema Estatal de Archivos

Secretaría de Desarrollo SocialSecretaría de Desarrollo Económico

Comisión Estatal de Fomento y Ahorro de Energía

Consejo de Ciencia y Tecnologia del Estado de Hidalgo Consejo Hidalguense del CaféInstituto Estatal del TransportePromotora de Vivienda HidalgoPromotora Turística de Hidalgo

Universidad Tecnológica de TulancingoUniversidad Tecnológica del Valle del Mezquital

Instituto Hidalguense de la Infraestructura Fisica Educativa

Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos del Estado de HidalgoSecretaría Particular del Gobernador

Anexo 34

La Normatividad como Estrategia para la Organización del Sistema Estatal de Archivos del Estado de Hidalgo

1. Marco Legal

En materia de acceso a la información, actualmente la legislación mexicana contempla

como uno de los derechos por excelencia de todos los ciudadanos, al respecto la

Constitución de los Estados Unidos Mexicanos precisa en su Artículo 6º que “el

derecho a la información será garantizado por el Estado”, con lo cual se define la

participación que el gobierno federal tendrá en este ámbito, señala además, en su

Artículo 8º que “los funcionarios y empleados públicos respetarán el ejercicio del

derecho de petición, siempre que éste se formule por escrito, de manera pacífica y

respetuosa, pero en materia política sólo podrán hacer uso de ese derecho los

ciudadanos de la República”. Continúa y aclara que “… a toda petición deberá recaer

un acuerdo escrito de la autoridad a quien se haya dirigido, la cual tiene obligación de

hacerlo conocer en breve término al peticionario”.

Por su parte, la Constitución del Estado prevé en el numeral 4 Bis, que “toda persona

tiene derecho a acceder a la información pública”, como prerrogativa de todas las

personas a saber y conocer sobre la información en posesión de los poderes del

estado, de los ayuntamientos de los municipios y de los organismos autónomos.

Atendiendo al hecho lógico, de que la información recae en algún tipo de soporte para

luego constituirse en registro, prueba y evidencia de las decisiones, actividades y/o

acciones en el ejercicio diario de las atribuciones y funciones de las instituciones

públicas; la organización y clasificación de los expedientes y documentos generados

por las mismas, deberán sufrir los cambios necesarios para enfrentar los nuevos retos

y obligaciones estipuladas en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental para el Estado de Hidalgo.

La Ley Orgánica de la Administración Pública para el Estado de Hidalgo, establece en

el artículo 25 que dentro de las facultades de la Secretaría de Finanzas y

Administración, está la de “dirigir, coordinar y regular la formulación, ejecución y


difusión de las políticas, planes, programas, proyectos y acciones impulsadas por el

Sistema Estatal de Archivos, para regular y/o homogeneizar la administración

documental de los Archivos Estatales, de conformidad a las leyes aplicables en la

materia”, así como “conformar y administrar el Archivo General del Estado

estableciendo y vigilando el cumplimiento de las políticas y lineamientos para la

organización, preservación, difusión, guarda y custodia de los acervos documentales”.

La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental establece

en su Artículo 21 que “En la administración y custodia de los archivos de información

pública, los servidores públicos de los sujetos obligados en general, se ajustarán a los

dispuesto en la legislación y reglamentación en materia de archivos”.

La Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, refiere en su Artículo 1º “la presente Ley y

sus disposiciones reglamentarias, son de orden público e interés social y tienen por

objeto la organización, administración, conservación, restauración y difusión de los

documentos que constituyen el patrimonio histórico, cultural y administrativo del

Estado, que integran los Archivos de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, los

Ayuntamientos, las Entidades Públicas de ambos Ordenes de Gobierno, Órganos

Autónomos y las Instituciones Sociales y Privadas de la Entidad, que se adhieran al

Sistema Estatal de Archivos”.

De esta forma resulta prioritario fortalecer los procesos de Gestión de Documentos en

el Estado, necesarios para la oportuna atención de los asuntos gubernamentales,

toma de decisiones, acceso a la información, entro otros. La estrategia primordial en

cada sujeto obligado lo constituirá la consolidación del Sistema Integral de Archivos

que organice, clasifique, ordene y conserve los acervos documentales públicos, con

criterios uniformes para la localización expedita de la información gubernamental.

De tal manera que la Consolidación de la administración y Gestión Documental como

detonante par la transparencia y acceso a la información y rendición de cuantas, no

puede ser vista como una acción aislada entre las múltiples medidas que promueve el


Gobierno del Estado, por el contrario, representa la base y la evaluación que permite

instrumentar acciones conjuntas como la participación social, la transparencia entre

otras acciones, las cuales favorecen el desarrollo estatal.

2.- Contexto General

Los trabajos que se llevaron a cabo tiene como base, las acciones emprendidas en el

Plan Estatal de Desarrollo del periodo 2005-2011, en el cual se propone dentro del eje

5.5 Acceso a la Información, así como lo establecido en la Ley de Transparencia y

Acceso a la Información Pública Gubernamental y la Ley de Archivos del Estado de

Hidalgo. Cabe hacer mención que además que este se vincula con el Plan Nacional de

Desarrollo, ya que se encuentra alineado dentro del eje 5.

Eje 5 denominado “Democracia Efectiva y Política Exterior Responsable”, en el

apartado de Democracia Efectiva

5.4 Eficacia y Eficiencia Gubernamental

5.5 Transferencia y Rendición de Cuentas

Dentro del ámbito federal y para dar cumplimiento a las políticas de transparencia y

rendición de cuentas, se emite la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental, el cual tendrá en el Instituto Federal de Acceso

a la Información (IFAI), junto con el Archivo General de la Nación, los órganos

normativos para la elaboración de normas para la administración y organización de

los archivos del país.

Sin embargo la vida del Estado es objeto de renovación constante y el instrumento

natural de esa renovación se plasma en los documentos que están en posesión de

las Instituciones, y al alcance de quienes desean consultarlos. Por esta razón, los

archivos tienen que marchar por el mismo rumbo que las demás instituciones

públicas y a la par de los cambios históricos que vive el país.


En esta relación de los acervos y las instituciones se ha consolidado a partir del

marco jurídico que regula su funcionamiento, sin embargo, a pesar de las

disposiciones aprobadas a lo largo en esta materia, el país carece de una legislación

federal que regule a los diferentes órdenes de gobierno, cubra los actuales vacíos

legales, se apegue a las normas internacionales y, a su vez, garantice el

fortalecimiento de las instituciones públicas desde la perspectiva del patrimonio

documental que generan y resguardan.

En este sentido, se hace necesario replantear el papel desempeñado por los

repositorios, no sólo como guardianes del patrimonio documental de nuestra nación y

centros de información y cultura, sino también, como fuente de defensa de los

derechos humanos y centros de consulta inagotables, desde la perspectiva de

nuestro momento histórico.

La responsabilidad de legislar en materia de regulación de archivos en posesión de

las instituciones es impostergable, dado que debe crearse una política de Estado

sobre la preservación y difusión de su patrimonio documental. Así como de fortalecer

los instrumentos legales que garanticen el derecho de acceso a la información,

contenido en el artículo 6 de la Constitución General.

Por lo que es necesario una Ley Federal de Archivos, al cual sea consistente,

armónica y complementaria con las disposiciones existentes en el orden jurídico

nacional en materia de conservación, protección, custodia y difusión de archivos y

documentos de relevancia, como las contenidas en la Ley Federal de Transparencia

y Acceso a la Información Pública Gubernamental, la Ley General de Bienes

Nacionales y la Ley Federal sobre Monumentos y zonas Arqueológicos, Artísticos e

Históricos, entre otras más.

En concordancia con lo que se viene trabajando a nivel federal, el Estado de Hidalgo

ha desarrollado una serie de acciones que le ha permitido avanzar en materia de


transparencia y organización de archivos, sin embargo faltaría fortalecer las

estrategias de trabajo en materia de archivos, para logar avances significativos.

2.1.- Relación con el contexto nacional.

En el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2012, en el Eje 5 denominado Democracia

Efectiva y Política Exterior Responsable, en el apartado de Democracia Efectiva, 5.4

Eficacia y Eficiencia Gubernamental y 5.5 Transferencia y Rendición de Cuentas,

menciona que el Gobierno Federal hará todo lo necesario para desempeñarse con

eficacia, responsabilidad y transparencia en todas sus acciones y competencias. Es

por ello que la Administración Pública Federal desempeñará sus funciones e

instrumentará las políticas públicas con estricto apego a la ley.

Con lo que respecta a el Plan Estatal de Desarrollo 2005-2011, en el apartado 5.5

Acceso a la Información, menciona que es necesario contar con el libre acceso a la

información pública es, además de un derecho ciudadano, un factor que fortalece y

acredita la acción del gobierno.

Para los ciudadanos el acceso a la información nos da la oportunidad de conocer de

propia mano toda la documentación integrada en expedientes, convenios, minutas,

reglamentos, dictámenes y cualquier instrumento de carácter público financiado a

través del presupuesto estatal.

Las estrategias de vinculación con el Instituto Federal de Acceso a la Información

(IFAI) y el Archivo General de la Nación (AGN), han sido principalmente enfocadas al

intercambio de experiencias en congresos nacionales de archivos, con la finalidad de

exponer los trabajos realizados en materia de preservación, administración y acceso

a la documentación.

En concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2012, se promulgo la Ley y

reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental para

el Estado de Hidalgo.


Se realizó la publicación de la Ley y reglamento de Archivos para el Estado, que

establece la instalación del Sistema Estatal de Archivos y los principios rectores de la

administración documental y Archivística.

Se publicaron los lineamientos generales para la organización, conservación y

custodia de los archivos públicos del Poder Ejecutivo del Estado de Hidalgo.

Para el gobierno estatal, este panorama que se reproduce localmente lo afronta

plasmado en el Plan Estatal de Desarrollo, el fortalecimiento e impulso de un marco

normativo, que permita un desarrollo cultural incluyente, integral correspondiente y

sustentable.

2.2.- Antecedentes Históricos (1987-2007).

Al igual que muchos archivos estatales del país, la década de los 80´s del siglo

pasado, significo un parte aguas en la organización de sus acervos documentales, el

Estado de Hidalgo no queda fuera de esta dinámica modernizadora de sus servicios

archivísticos que el Archivo General de la Nación emprende en esta década, a raíz

de que a esta institución se le nombra órgano rector para los archivos federales y

consultivo para el resto del país.

El Archivo General del Estado de Hidalgo, en el año de 1954 se tiene el primer

antecedente de creación, cuando en el Gobierno del Lic. Quintín Rueda Villagrán,

tuvo el interés por contar con un archivo que concentrara todos los documentos que

generaban las áreas tramitadoras, pero es el 1° de diciembre de 1980, cuando se

publica en el periódico oficial de Gobierno del Estado, su creación con el nombre de

Archivo Histórico del Estado de Hidalgo, aunque su inauguración ocurrió en marzo de

1987. Entre las funciones más relevantes que tenía fueron las siguientes:

a) Ser el órgano rector de los archivos del poder ejecutivo y consultivo de los

municipales.


b) Fungir como archivo de concentración de los Podres del Estado y organismos

descentralizados. (Aunque realmente en la practica fungía como un archivo de

concentración e histórico del Poder Ejecutivo).

c) Coordinar las depuraciones

d) Emitir normas de seguridad de conservación

e) Elaborara catálogos de vida útil administrativa

f) Publicar los catálogos de documentación histórica

Cabe comentar que estas funciones que marcaba la referida Ley no se llevaron a

cabo y solamente el Archivo en esta primera etapa, sirvió de receptor de

documentación de los archivos de trámite del Poder ejecutivo.

A la par de esta década, el Gobierno Estatal hizo convenios con el Archivo General

de la Nación, con la finalidad de iniciar los primeros trabajos archivísticos

formalmente, entre ellos se destacan los siguientes:

a) La asesoría para el establecimiento del Archivo Histórico del Estado

b) El rescate de archivos históricos de los 84 municipios del Estado y la

publicación de los inventarios, como resultado de estos trabajos.

c) La asesoría del Archivo General de la Nación, para la emisión del decreto de

creación del sistema Estatal de Archivos en 1987.

Estos primeros trabajos sirvieron para cimentar las actividades del archivo histórico y

tener incidencia en la administración pública del Estado. En 1994 y con la idea de

actualizar los métodos de trabajo y sobre todo retomar plenamente la aplicación de la

normatividad de los servicios archivísticos del Estado, se emprendieron los

siguientes programas y obteniendo los resultados :

a) La organización en base al principio de procedencia y orden original del archivo

de concentración e histórico del Estado, teniendo como consecuencia un control

y un servicio más eficiente.


b) La elaboración, difusión y aplicación de los lineamientos para las transferencias

primarias al archivo de concentración.

c) La impartición de 40 cursos, dirigidos al Poder ejecutivo y municipales, con un

total de 1140 personas capacitadas.

d) La elaboración de 13 catálogos de los fondos: Tula, Ixmiquilpan, Atotonilco “El

Grande”, el Registro de lo Familiar y de la Colección Fotográfica Hidalgo,

haciendo un total de 64, 517 cédulas Catalográfica.

e)Certificación del proceso “Administración Documental del Archivo de

Concentración“ del Archivo de Concentración, bajo la Norma ISO 9001:2000, y en

la actualidad se mantiene la recertificación, anexos (1-16).

2.2.1.- Situación actual del Estado (2007-2011).

Con el inicio del Gobierno del Lic. Miguel ángel Osorio Chong 2005-2011, y con la

política de fortalecer la Gestión Pública, quedo plasmado en el Plan Estatal de

Desarrollo 2005-2011, en el Eje 5 Honestidad y eficiencia para servir a la sociedad, los

principios a los que se sujeto las acciones de Gobierno, de los que destacan entre

ellos los que impactan en la transparencia y archivos, es el referente a la:

Transparencia y Honestidad, para integrar un gobierno moderno y racional que

optimice la aplicación de los recursos con nuevos criterios de administración e

inversión.

A raíz de esa nueva política y con la publicación de la Ley de Transparencia y Acceso

a la Información, donde se determina que serán sujetos obligados todas la s

Dependencias de la Administración pública y para poder solventar todos los

requerimientos desde el punto de vista archivístico, se tuvieron que emprender nuevas

estrategias entre ellas, la creación de nuevos documentos jurídicos para tener

incidencia en la administración.


entre los principales logros que se obtuvieron en materia de archivos, se encuentran

los siguientes:

Se publicó la Ley de Archivos para el Estado, que establece la instalación

del Sistema Estatal de Archivos y los principios rectores de la administración

Documental y Archivística.

Se publicó el Reglamento de Archivos para el Estado, que establece la

instalación del Sistema Estatal de Archivos y los principios rectores de la

administración Documental y Archivística.

Se publicaron los LINEAMIENTOS GENERALES para la organización,

conservación y custodia de los archivos públicos del Poder Ejecutivo del

Estado de Hidalgo.

Se publicó la Guía Técnica, la cual es un documento básico para la

elaboración de los instrumentos de consulta y control archivístico dirigido a

los coordinadores y responsables de las unidades archivísticas públicas del

estado de Hidalgo.

Lineamientos Generales para el Archivo de Concentración.

Lineamientos para la elaboración de Manuales de Políticas y Procedimientos

del Sistema Estatal de Archivos

Metodología para la adaptación y ajuste del Software (Sistema de Archivos),

bajo el marco jurídico Archivístico de la Ley de Archivos del Estado de

Hidalgo.

Lineamientos para la sistematización del Software (Sistema Integral de

Archivos, del Poder Ejecutivo (1er. Etapa).

Lineamientos para la Prevaloración Secundaria basados en las normas

internacionales ISAAR (CPF), ISDF(en proceso)


Teniendo como resultados concretos, con los sujetos obligados del Sistema Estatal de

Archivos los siguientes:

o Organización Documental y Archivística, se dio paso a la consolidación

del Sistema Estatal de Archivos y sus comités técnicos, comprometiendo a

las instituciones públicas a organizar, conservar y custodiar de manera

profesional los documentos y archivos emanados de la función

gubernamental en el contexto de la Ley de la materia.

o Bajo esta premisa, el Sistema Estatal de Archivos a través del Órgano

Rector, ha impartido 45 cursos de capacitación y 697asesorías para la

actualización de los 4 instrumentos de consulta y control archivístico. Así

mismo, ha llevado a cabo evaluaciones a los Sistemas Integrales de

Archivos y dictámenes de valoración secundaria a los documentos oficiales.

o Con la finalidad de lograr la eficiencia administrativa de los acervos

documentales y de la preservación de la memoria histórica de la entidad, se

llevaron a cabo 355 procesos de diagnóstico, asesoría, capacitación,

ponencias, evaluaciones y dictámenes de valoración secundaria en los tres

Poderes del Estado, ayuntamientos y organismos autónomos, beneficiando

a un total de 1 mil 554 servidores públicos en el año 2010.

o Se concluyó la validación de 52 instrumentos de control documental.

Esta actividad fue realizada por servidores públicos estatales, lo que se

tradujo en un ahorro de 922 mil 500 pesos. Realizando en esta

administración 134 cursos y 467 asesorías a los integrantes del Sistema

Estatal de Archivos en beneficio de 3 mil 215 trabajadores gubernamentales.

o Hasta el mes de abril el 2011, el complacimiento de los sujetos

obligados en la conclusión y validación de los instrumentos de consulta

y control archivístico es:


Cumplimiento de los Sujetos Obligados en la conclusión y validación de los

Instrumentos de Consulta y Control Archivístico.

Sujetos Obligados

153

oder Ejecutivo, Legislativo s

, Judicia l, Organismos

Públicos

Descentralizados,

Organismos Autónomos,

Ayuntamientos

Cuadro General

de Clasificación

Archivística % de

avance

Catálogo de

Dispo sición

Documenta l %

de avance

Guía de Archivo

Documental %

de avance

Inventario

Documenta l %

de avance

Avance

General de

los

Instrumentos

de Control

Archivístico

76 %

65 % 39 % 39 %

55 %

Fuente: Dirección de Patrimonio Inmobiliario (2011).

2.3.- Organización Administrativa.

En el ámbito estatal se crea la Ley de archivos del Estado de Hidalgo, el 18 de abril

del 2007, cuyo objeto es la organización, administración, conservación, restauración

y difusión de los documentos que constituyen el patrimonio histórico, cultural y

administrativo del Estado, que integran los archivos de los Poderes Legislativo,

Ejecutivo y Judicial, los ayuntamientos, las entidades públicas de ambos órdenes de

gobierno, órganos autónomos y las instituciones sociales y privadas de la entidad,

que se adhieran al SEA. Y para poder solventar todas las peticiones de trabajo

archivístico del Sistema Estatal de Archivos y coadyuvar con el Órgano Rector se

crea la Dirección de Gestión y Regulación Archivística como parte de las estrategias

del Gobierno del Estado de Hidalgo.


Estructura Dirección

2.4.- Información Estadística.

Para los procesos de planeación se requiere de información confiable, para la toma

de decisiones y la aplicación de estrategias específicas, debido a que en esta

información se fundamentaran prioridades y se justificará la inversión de recursos

económicos y humanos. Los referentes estadísticos que se presentan desglosan los

contenidos del Archivo General del Estado y el Sistema Estatal de Archivos.

El Sistema Estatal de Archivos esta conformado por 152 sujetos obligados que a

continuación se desglosa:


El Poder Legislativo (un sujeto obligado)

El Poder Judicial (un sujeto obligado)

El Poder Ejecutivo (un sujeto obligado), cabe aclarar que por cuestiones del manejo

de los archivos de las Secretarías que integran el Poder Ejecutivo se tomo la

decisión que cada una de ellas tuvieran sus propios instrumentos de control

archivístico.

Este Poder esta conformado por las siguientes Secretarías, las cuales son:

Secretaría de Administración, Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural, Secretaría

de Contraloría, secretaría de Desarrollo Social, Secretaría de Desarrollo Económico,

secretaría de Educación Pública, Secretaría de Finanzas, Secretaría de Gobierno,

Secretaría de Obras Públicas, Comunicaciones, Transporte y Asentamientos,

Secretaría Particular del Gobernador, Secretaría de Planeación y Desarrollo

Regional, Secretaría de Salud, Secretaría de Seguridad Pública, Secretaría de

Turismo, Secretaría del Trabajo.

Los Organismos Autónomos son 5 y están conformados por : Comisión Estatal

de Derechos Humanos, Consejo Consultivo Ciudadano, Instituto de Acceso a la

Información Pública Gubernamental del Estado de Hidalgo, Instituto Estatal Electoral,

Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo.

Los Organismos Públicos Descentralizados son 44, los cuales se mencionan:

Consejo de Desarrollo y Productividad de Cinta Larga, Consejo Hidalguense del

Café, Consejo de Administración del Parque Nacional “El Chico”, Comisión Estatal de

la Leche, Comisión Estatal de Fomento y Ahorro de Energía, Consejo de Ciencia y

Tecnología del Estado de Hidalgo, Corporación de fomento de Infraestructura

Industrial, Corporación Internacional Hidalgo, Instituto Hidalguense de la Juventud,

Instituto Hidalguense de las Mujeres, Instituto para la Atención de los Adultos

Mayores del Estado de Hidalgo, Sistema Estatal para el Desarrollo Integral de la

Familia, Bachillerato del Estado de Hidalgo, Colegio de Bachilleres del Estado de


Hidalgo, Colegio de Educación Profesional Técnica, Colegio del Estado de Hidalgo,

Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos del estado de Hidalgo, Consejo

Estatal para la Cultura y las Artes, Escuela de Música, Instituto de Capacitación para

el Trabajo, Instituto Hidalguense de Educación para Adultos, Instituto Hidalguense

del Deporte, Instituto Hidalguense del financiamiento a la Educación Superior,

Instituto Hidalguense de la Infraestructura Física Educativa, Instituto Tecnológico

Superior de Huichapan, Instituto Tecnológico Superior de Occidente, Instituto

Tecnológico Superior de Oriente, Museo Interactivo para la Niñez y la Juventud

Hidalguense “El Rehilete”, Universidad Politécnica de Francisco I. Madero,

Universidad Politécnica Metropolitana de Hidalgo, Universidad Politécnica de

Pachuca, Universidad Politécnica de Tulancingo, Universidad de la Huasteca

Hidalguense, Universidad Tecnológica de la Sierra Hidalguense, Universidad

Tecnológica de tula-Tepeji, Universidad Tecnológica de Tulancingo, Universidad

Tecnológica del Valle del Mezquital, Instituto para el Financiamiento del estado de

Hidalgo, Comisión de Agua y Alcantarillado de sierra del Valle del Mezquital,

Comisión de Agua y Alcantarillado de sistemas Intermunicipales, comisión estatal del

Agua y Alcantarillado, Instituto Estatal del Transporte, Promotora de Vivienda de

Hidalgo, Operadora de Eventos del Estado de Hidalgo, Promotora Turística de

Hidalgo.

Los Municipios que conforman el Estado de Hidalgo son 84: Acatlan,

Acaxochitlan, Actopan, Agua Blanca de Iturbide, Ajacuba, Alfajayucan, Almoloya,

Apan, Arenal, Atitalaquia, Atlapexco, Atotonilco de Tula, Atotonilco El Grande,

Calnali, Cardonal, Cuautepec de Hinojosa, Chapantongo, Chapulhuacan, Chilcuautla,

Eloxochitlan, Emiliano Zapata, Epazoyucan, Francisco I. Madero, Huasca de

Ocampo, Huautla, Huazalingo, Huehuetla, Huejutla de Reyes, Huichapan,

Ixmiquilpan, Jacala de Ledezma, Jaltocan, Juárez de Hidalgo, La Misión, Lolotla,

Metepec, San Agustin Metzquititlan, Metzquititlan, Mineral de la Reforma, Mineral del


Chico, Mineral del Monte, Mixquiahuala de Juárez, Molango de Escamilla, Nicolás

Flores, Nopala de Villagrán, Omitlán de Juárez, Pacula, Pachuca de Soto, Pisaflores,

Progrso de Obregón, San Agustín Tlaxiaca, San Bartolo Tutotepec, San Felipe

Orizatlán, San Salvador, Santiago de Anaya, Santiago Tulantepec de Lugo Guerrero,

Singuilucan, Tasquillo, Tecozautla, Tenango de Doria, Tepeapulco, Tepehuacan de

Guerrero, Tepeji del Río de Ocampo, Tepetitlan, Tetepango, Tezontepec de Aldama,

Tianguistengo, Tizayuca, Tlahuelilpan, Tlahuiltepa, Tlanalapa, Tlanchinol,

Tlaxcoapan, Tolayuca, Tula de Allende, Tula de Bravo, Villa de Tezontepec,

Xochiatipan, Xochicoatlan, Yahualica, Zacualtipán de Ángeles, Zapotlan de Juárez,

Zempoala, Zimapan.

Con el fin de cumplir con lo que marca la Ley de Archivos para el Estado de Hidalgo

y la Ley de Transparencia y Acceso a la información del Estado de Hidalgo, se han

realizado acciones para que los sujetos obligados cuenten con las herramientas

técnicas, teóricas y legales, tendientes a la organización, clasificación y conservación

de los archivos estatales.

Con la participación de los sujetos obligados del Sistema Estatal de Archivos, se han

tenido logros en el periodo 2009, 2010 y hasta abril del 2011, como es: la

capacitación en materia archivística, asesorías (para la elaboración de los 4

instrumentos archivísticos, y en materia de valoración secundaria), dando como

resultado 45 cursos, un total de asesorías 697 y 1,279 servidores públicos atendidos.

Relación de curso y asesorías impartidos en el 2009-2011, para la validación de los

instrumentos de consulta y control archivístico.


Fuente: Dirección de Patrimonio Inmobiliario (2011).

2.5.- Retos, prioridades y oportunidades del ramo.

A manera de conclusiones del presente trabajo se presentan una serie de retos y

prioridades para fortalecer los trabajos del SEA.

Fortalecimiento Institucional del Archivo General del Estado, que conlleva la

definición y adopción acorde con los nuevos retos y obligaciones.

Impulsar una cultura de conservación y fomento del patrimonio histórico

documental.

Consolidar el proceso de transparencia y acceso a la información en el Estado

partiendo como base la gestión documental.

Modificar la visión de los servidores públicos respecto a la administración y

gestión documental.

Fomentar la importancia que tienen los espacios físicos destinados a la

concentración y conservación de la documentación.

Modernizar los procesos orientados a la administración documental.

La consolidación del Sistema Estatal de Archivos, para ampliar la cobertura y

garantizar la aplicación de la normatividad archivística y salvaguardar el

patrimonio documental del Estado y ponerlo al servicio de la comunidad.

Anexos (17-34).

Acciones 2009 2010 Abril

2011 Total

Serv. públicos

atendidos

Cursos 22 21 2 45 1279

Asesorías 294 269 134 697 842

Total de acciones 316 290 136 742 2121

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