TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Presentado por: Laura Corrales

Lady Laura Londoňo

Objetivos del archivo total

- La racionalización y la normalización de la documentación desde suproducción hasta su destino final.

- El manejo integral de los documentos y de la información como base parala toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.

- La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivoscomunes y a una política informativa total.

- La evaluación y valoración de la documentación para evitar laacumulación innecesaria de información y reducir costos en la produccióny conservación del acervo documental.

- La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras alflujo normal y eficaz de la información.

- La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nuevaconcepción total.

Maneras de diligenciar un archivo

- Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsablede la documentación que se va a transferir.

- Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón socialde la entidad que produce o produjo los documentos.

- Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependenciao unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficinaproductora.

- Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la UnidadAdministrativa que produce y conserva la documentación tramitada enejercicio de sus funciones.

- Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondosacumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventariosindividuales.

- Hoja ___ de ___: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De___: Se registrará el total de hojas del inventario.

- Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.

- Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental.

- Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.

= Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse elnombre asignado al conjunto de unidades documentales deestructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órganoo sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funcionesespecíficas. Para las transferencias primarias secundarias y lasocasionadas por fusión y/o supresión de entidades odependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidadesde conservación. En los inventarios individuales, el asientocorresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funcionesasignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un soloasunto aquellos documentos que guarden relación con la mismafunción de la oficina productora.

- Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final decada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro dígitoscorrespondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta.Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

- Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cadaunidad de almacenamiento. En la columna otro se registrará lasunidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en laparte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

- No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido encada unidad de conservación descrita.

- Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportesdiferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes(M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soporteselectrónicos (CD, DK, DVD), etc.

- Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registraun alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, setendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta dela oficina responsable de dicha documentación. Esta columna sediligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

- Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayanregistrado en las columnas anteriores. Para la documentaciónordenada numéricamente comoactas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, seanotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en lanumeración y/o repetición del número consecutivo en diferentesdocumentos.

Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos:circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual sehable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primerlugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hojacon 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lotiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse lascaracterísticas físicas y requerimientos técnicos para la visualizacióny consulta de la información. Especificar programas desistematización de la información.

A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el númerode páginas que lo componen.Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de ladocumentación, especificando el tipo de deterioro: físico(rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico(oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque dehongos, insectos, roedores).

Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de lapersona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fechaen que se realiza la elaboración del mismo.

Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de lapersona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y lafecha en que se realiza dicha entrega.

Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de lapersona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha enque se recibió.

Cuando una correspondencia llega amano de la oficinista esta abre lacorrespondencia, la marca con fecha yhora de recibo, se cerciora de que sieste anexo con lacorrespondencia, lo clasificay distribuye dicha

correspondencia a los pacientes si traen con ellos un certificado con un sello autorizado del segundo piso de la clínica.

En esta empresa la sala u oficina principal de archivo realiza dicho procedimiento manual; el archivo que predomina son las historias medicas .Las historias medicas o por lo general la documentación procesada en esta empresa en la parte superior tienen un espacio en el cual manejan un código, Ej.: 05467732. Y se lee de atrás hacia adelante .

Acostumbran archivar en unas estanterías de las cuales pegan recuadros hechospor cartulina con tres números los cuales son los últimos del manuscrito.En esta empresa no suelen manejar maquinas todo es manual y el resto dedocumentación que no se archiva en el sótano se procesa sistemáticamente en elsegundo piso de la clínica . Se usa el archivo activo y el archivo muerto.

ARCHIVO ACTIVO E INACTIVO (MUERTO): Entiéndase por archivo activoaquel que recibe las correspondencias diariamente y que forma parte del legajode un año activo de documentación.Cuando las correspondencias pasan a conservarse a un lugar donde no serán usadas, ni tocadas diariamente, solo ocasionalmente, entonces este archivo se llama Archivo Inactivo o Muerto. Algunos documentos que se usan en la empresa como los contratos vencidos, facturas, recibos, comprobantes, cheques, formularios usados, van a parar a este archivo por un periodo de cinco años dependiendo de las normas de la empresa.

La archivista recolecta la documentación todos los lunes.

Los elementos para crear un archivo son: Los documentos, los folders, las guías, las pestañas, las carpetas, la perforadora, los ganchos de folders, el archivero, los labels para nombrar los folders.

La misericordia de Calarcá es el hospital dedicho pueblo.En la sección de archivo todos los

documentos los manejan manualmente yno utilizan ningún formato especial yconcreto para cuando llegan y envían losmanuscritos.

Para controlar los documentos en la oficina de archivo se tienendestinados dos libros:

- Libro radicador de documentos recibidos- Libro radicador documentos enviados.

Cuando un documento ingresa en la oficina de archivo el debido procesorealizado es:

- Identificar de que entidad procede.

- Leer para comprender el asunto y así determinar si lecorresponde o no a nuestra entidad recibirlo.

- Confirmar que si este dirigido a la institución.

- “MUY IMPORTANTE” que contenga la firma original(documentos sin firmar no se podrá recibir).

- En caso de que el documento lo envíen por medio de unaempresa de mensajería, tendríamos que abrir el sobre y hacerel mismo procedimiento.

- Le damos un numero de radicado y sello de recibido, a lapersona o al mensajero.

- Radicamos el documento en el libro radicador recibidos.

- MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL -

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Un programa de gestión de documentos se entiende como un procesoarchivístico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo yorganización de la documentación producida y recibida por unaentidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar suproducción, trámite, utilización y conservación.

OBJETIVOS:-La racionalización y la normalización de la documentación desde su

producción hasta su destino final.

-El manejo integral de los documentos y de la información como base parala toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.

-La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivoscomunes y a una política informativa total.

-La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulacióninnecesaria de información y reducir costos en la producción yconservación del acervo documental.

- La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras alflujo normal y eficaz de la información.

-La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepcióntotal.

A partir del estudio, análisis de la documentación el PGD normaliza todaslas fases de la gestión documental; producción orecepción, distribución, trámite, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final, de la información institucionalcomo recurso indispensable para la toma de decisiones y la preservación delpatrimonio documental de la entidad.

ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓNProcedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera orecibe documentos en cumplimiento de sus funciones.

TRÁMITE Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

Una vez cada dependencia ha recibido la correspondencia procede a dar eltrámite respectivo, la mayoría de comunicaciones generan una respuesta, lacual es elaborada por la dependencia que le está dando trámite siguiendo lasnormas ICONTEC, en original y dos copias, las cuales deben ser firmadas porel jefe respectivo; para quienes no tienen autorización, al requerir el envío deuna comunicación al medio externo, la generan colocando el código de sudependencia, pero la proyectan a la firma del Jefe inmediato autorizado parafirmar.

Una vez se revisa que la comunicación se ajuste a las normas establecidas, seprocede a radicarla (colocar el número consecutivo de despacho y lafecha), luego se empaqueta el original con anexos si los hay y se despacha porel correo; casos excepcionales y de urgencia son entregados directamente porel mensajero. La primera copia se guarda en el consecutivo decorrespondencia despachada que se guardará en la Unidad de Información yla segunda copia se devolverá a la oficina productora junto con el antecedentepara el archivo correspondiente en la serie documental respectiva.

Con relación a la correspondencia que no genera respuesta, debe serarchivada en la dependencia que le dio trámite de acuerdo con la seriedocumental.

CONSULTA

Es el derecho que tiene un usuario del archivo (entidad, dependencia,persona natural, etc.) a consultar la información contenida en losdocumentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.

Las consultas pueden hacerla los funcionarios autorizados en cadadependencia, para el caso de requerir consultas de documentación de otradependencia a la que corresponda el funcionario, éste deberá solicitarautorización al jefe respectivo.

Se debe tener en cuenta la normatividad sobre reserva de algunosdocumentos, para el caso de la universidad las historias laborales y lashistorias académicas deben ser de absoluta reserva y requieren una seguracustodia.

RETENCION

Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permaneceren el archivo de gestión (el archivo de cada dependencia) una vez finalizadosu trámite administrativo o en el Archivo Central, tal como se consigna en laTabla de Retención Documental.El tiempo de retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central estácondicionado a la necesidad de utilización de la información.

ALMACENAMIENTO

Los documentos se colocaran en unidades de conservación adecuadas(legajos, carpetas, A-Z, cajas) que se identifican con la correspondientesignatura topográfica, nombre de la serie y/o subserie, nombre delexpediente, fechas extremas y número de folios.

RECUPERACIÓN

Consiste en localizar el documento con miras a obtener la información contenida en ellos, de manera eficiente y eficaz.

La recuperación de documentos se logra mediante la disponibilidad deinstrumentos de control, consulta y descripción.

PROTECCIONLa protección se relaciona con el conjunto de medidas a tomar para garantizarla integridad física de los documentos, lo mismo que del manejo de lainformación.

PRESERVACION TEMPORALSe relaciona con el tiempo de retención que se deben conservar losdocumentos ya sea en el Archivo de Gestión o en el Central, después deperdida su vigencia administrativa para luego tomar la decisión para sudisposición final.

DISPOSICION FINALSe relaciona con el proceso de estudio o análisis documental para determinar los valores administrativos, fiscal, legal, contable, o técnico y si previo estudio del Comité de Archivo de la Entidad.

Si dichos documentos adquieren valores secundarios, es decir queinteresen para la investigación, la ciencia, la cultura o la historiaintegrarán el archivo histórico de la Universidad.

ELIMINACIONSe entiende por eliminación, la destrucción de los documentos quehayan perdido sus valores administrativos, legal, fiscal, técnico, contabley que además no represente ningún interés para la investigaciónretrospectiva o que carezca de relevancia para la ciencia, la tecnología ola cultura.

CONSERVACION PERMANENTESe catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellosque informan sobre los orígenes, la estructura, los objetivos, lasdecisiones, los procedimientos, las operaciones y las realizaciones delórgano productor y que tiene valor testimonial.

Conclusión

Por pequeña que sea una empresa en el momento que ingrese unmanuscrito se hace totalmente necesario archivar pues muchos de losdocumentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, deforma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquiercircunstancia, se logre tener un control y constancia; por ende se puedanser localizados fácil y prontamente.

Todas las entidades optan por archivar ya que como se conoce es totalmentenecesario pero todas tienen una manera particular y única de realizar esteprocedimiento teniendo todas así el mismo objetivo.