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Boletín de la Asociación Profesional de Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas de Madrid
[email protected] Año: 2021 Número 3
Archivos electrónicos
GATO DE BIBLIOTECA
ISSN 2660-7565
Edita
Madrid : Asociación Profesional de Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas de Madrid, 2021
Dirección
Javier Argento
Maquetación Javier Argento
Colaborador@s
Beatriz Franco Espiño Alicia López González Claudia Sánchez Vega
José Zumel Álvarez
Las opiniones expresadas en este documento son responsabilidad exclusiva de los autores y no representan necesariamente la posición oficial de la Aso-
ciación Profesional de Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas de Madrid
Salvo indicación contraria, todos los contenidos de esta publicación se distri-buyen bajo una licencia de uso y distribución “Creative Commons Reconoci-
miento 4.0 Internacional ” (CC BY 4.0)
Las posibles colaboraciones deberán remitir un email al siguiente correo: [email protected] con el asunto “Colaboración Boletín”
ÍNDICE
Editorial
3 Entrevista a: Grupo Municipal de Archiveros de Madrid
Artículos
11 Colaboración y cooperación en
el ámbito de la administración electrónica. El caso de la mesa de trabajo de valoración de docu-mentos electrónicos del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid / Beatriz Franco Espiño
20 La era digital y los archivos
universitarios / Alicia López Gonzá-lez
Experiencias 24 XXI Jornadas de Archivos Mu-
nicipales de Madrid: lo esencial no es invisible a los ojos de los archi-veros / José Zumel Álvarez
28 Mi proceso de oposiciones
para archivera / Claudia Sánchez Vega
30 Buzón de denuncias
EDITORIAL
Sin duda, el mundo de la Administración Pública ya nada tiene que ver con el de hace 30 años. En todo este tiempo, el impulso de las nuevas tec-nologías no sólo ha transformado la manera que tenemos de comunicarnos entre nosotros, sino también, la forma de comunicarnos y relacionarnos con la propia Administración. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos supuso un comienzo para la implementación de la admi-nistración electrónica. Más tarde, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Proce-dimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público continua-rían y asentarían el concepto y uso de la administración electrónica, la fir-ma digital y el archivo único. Pero no sería hasta la publicación del actual Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, el cual ha podido desarrollar conceptos de las dos leyes anteriores como la carpeta ciudadana, el PAGe, la dirección única de notificaciones (DEHú) las sedes electrónicas, el registro de apoderamientos, las comunicaciones y notificaciones, el expediente electrónico, etc. Sin duda, toda esta legisla-ción y normativa han permitido a los diversos profesionales de la informáti-ca y los archivos poder tener una base sobre la cual trabajar y desarrollar la administración electrónica. Ante esta situación de cambio tecnológico en la Administración, hemos considerado desde la Asociación ABDM que el número actual de Gato de Biblioteca estuviera dedicado a los archivos de la CAM y cómo estos se han tenido que adaptar a la administración electrónica.
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EDITORIAL
Para ello, en el apartado de Entrevista, hemos querido contar con la partici-pación de, no sólo una persona, sino de todo un colectivo. Nos referimos al Grupo Municipal de Archiveros de Madrid, el cual nos ha permitido cono-cer, a través de sus actividades e intereses, los diversos proyecto que tie-nen, siempre orientados a mejorar las condiciones de los archivos en la Co-munidad de Madrid, y por supuesto a defender la importancia y necesidad de los archiveros en las entidades locales. En la sección Artículos, la participación de Beatriz Franco, nos ha dado a conocer el trabajo de la Subdirección General de Archivos y Gestión Docu-mental de la Comunidad de Madrid en lo referente a la administración elec-trónica y su trabajo de aplicación en la Comunidad de Madrid. Mientras que, Alicia López, nos ha explicado el trabajo que llevan haciendo desde los archivos universitarios, en especial el de la Universidad de Alcalá de He-nares, para poder implementar la administración electrónica en las univer-sidades de la Comunidad. Asimismo, también nos hacemos noticia de las XXI Jornadas de Archivos Municipales de Madrid celebradas de forma virtual por el Grupo Municipal de Archiveros de Madrid, cuyo principal tema han sido los documentos esenciales. Por último, hemos querido contar también con una parte importante de nuestro mundo profesional como son las oposiciones, donde Claudia Sán-chez nos ha explicado cómo fue su proceso selectivo para poder llegar a ser archivera en la Comunidad de Madrid Todo un número dedicado a los archivos, su implementación electrónica y su visibilidad en el mundo de la Administración Pública.
Javier Argento Presidente de la
Asociación ABDM
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ENTREVISTA A:
Grupo Archiveros Municipales de Madrid
En primer lugar daros las gracias por participar en esta entrevista, de asociación a asociación centrada en la información y documentación. Ambas compartimos in-tereses y objetivos en la difusión de nuestro trabajo. ¿Cómo comenzó a formarse el Grupo Archiveros Municipales de Madrid? ¿Cómo ha sido la trayectoria desde que surgió hasta ahora? El Grupo de Archiveros Municipales de Madrid surgió en 1981 por iniciativa de la archi-vera municipal de Alcobendas Julia M.ª Rodríguez Barredo. Se había hecho cargo del archivo municipal y le pareció interesante ponerse en contacto con otros profesionales que estuvieran desempeñando ese puesto en otros archivos municipales madrileños, con el fin de poner en común problemas de orden práctico y teórico, y plantear formas de solución para los mismos. Es muy interesante recordar que de aquél primer núcleo del Grupo de Madrid, la prácti-ca totalidad procedía de la Centro de Estudios Bibliográficos y Documentarios del Mi-nisterio de Cultura, que se del encargaba de formar a los futuros archiveros. Es intere-sante, porque la formación de aquel Grupo era muy homogénea en materia archivística. Y ello se vio reflejado en la forma de plantear metodologías de trabajo en el futuro. Como queda dicho, comenzaron las reuniones en septiembre de 1981, y formaban parte de ellas Julia María Rodríguez Barredo del archivo municipal de Alcobendas, Soledad Benito Fernández del de Móstoles, Carmen Cayetano Martín del Archivo de Villa de Ma-drid, Paloma Fernández Gil del archivo municipal de Alcorcón, José María Nogales He-rrera del de Alcalá de Henares e Isabel Seco Campos del Archivo Municipal de Getafe. A este pequeño grupo inicial se unió enseguida Vicenta Cortés Alonso entonces Inspec-tora General de Archivos del Ministerio de Cultura, que ha permanecido en el grupo du-rante todos estos años ofreciendo su saber y su metodología de trabajo hasta su muerte en 2021.
El Grupo Archiveros Municipales de Madrid nació con el objetivo de ofrecer apoyo a otros archiveros municipales, pero poco a poco ha ido consolidándose como grupo de referencia y difusión del trabajo archivístico en la Comunidad de Madrid
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ENTREVISTA A:
Grupo Archiveros Municipales de Madrid
También se incorporaron desde la Diputación Provincial de Madrid Rosario Bienes Gó-mez- Aragón y José Javier Rincón Serrano de la Biblioteca y Archivo de la Diputación. Una vez constituida la Comunidad Autónoma de Madrid en el año 1983, los represen-tantes de la Subdirección General de Archivos de esta siempre han formado parte del Grupo de Madrid. La forma de trabajo que se estableció entonces y que ha perdurado en el tiempo fue la de que un miembro del Grupo se hacía cargo de la secretaría y se encargaba de convo-car al resto para las reuniones mensuales que se celebraban cada mes en un ayunta-miento, con el fin de que las autoridades municipales conocieran al Grupo y sus traba-jos. Hay que decir que si es el archivero el que materializa estos trabajos, el que convoca for-malmente es el alcalde-presidente de cada ayuntamiento. Y también que esas convoca-torias se hacían extensivas a los alcaldes de los demás municipios madrileños y a sus secretarios generales, por entonces jefes de toda la administración municipal, y por tan-to del archivo municipal. A la convocatoria se unía el orden del día y el acta de la sesión anterior con relación de asistentes. Toda esta práctica administrativa se hacía con la cautela de que se autorizase al archivero a la asistencia de las reuniones. Cada año se proponía un tema de interés para todos y todos los miembros lo trabajaban y lo ponían en común en la reunión mensual, además de aportar noticias profesionales, reuniones, cursos, en fin, eventos relacionados con la archivística. Cada ayuntamiento organizaba y convocaba unas jornadas técnicas de carácter anual, y hasta finales de los años noventa del pasado siglo, corría cargo con la publicación de los trabajos y las actas de las jornadas. Se han publicado treinta y cinco libros, resultado de los trabajos de todos estos años, consultables en el Portal de Archivos de la Comuni-dad de Madrid. Todas esas publicaciones referidas a cuadros de clasificación de documentos, normas de expurgo, condiciones de instalación de archivos, de difusión, normativa, de requisi-tos y formación del personal, tesauro, reglamento, inventario de procedimientos, catá-logo de tipos documentales, tipología documental, documento electrónico, archivo electrónico, documentos esenciales… En fin, todo lo que ha concernido a los archivos y a los archiveros municipales durante los últimos 40 años.
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ENTREVISTA A:
Grupo Archiveros Municipales de Madrid
A medida que se han ido creando los puestos de trabajo en los municipios, quizás debi-do a la aplicación de un oportuno Plan Regional para los archivos municipales de la Comunidad de Madrid publicado en 1985 por Ana Duplá del Moral, se han ido incorpo-rando al Grupo de Archivos Municipales de Madrid más de 40 archiveros correspondien-tes a otros tantos municipios. ¿En qué proyectos trabajáis actualmente? Una vez finalizadas las XXI Jornadas de Archivos Municipales, tenemos que plantear un nuevo tema de trabajo, para analizarlo en profundidad de cara a las próximas Jorna-das. Sin duda en este momento el archivo electrónico es uno de los temas candidatos, pero aún no lo hemos definido. ¿Cómo afrontan los archivos actualmente el archivo electrónico? Creemos que de forma muy dispar, puesto que no depende solo de los archiveros, sino de los Ayuntamientos donde trabajan. En algunos ayuntamientos el archivero o gestor documental, como también se recono-ce nuestro trabajo, participa con otros profesionales en la implantación de la Adminis-tración Electrónica, esto conlleva que estén trabajando en la implantación de las NTI, en la aprobación de la Política de Gestión Documental y en la compra o diseño del aplicati-vo para el Archivo Electrónico Único. Otros ayuntamientos no tienen o han marginado al archivero y la aplicación de las NTI y del Archivo Electrónico lo están desarrollando, con mayor o menor acierto, los equipos de informáticos. Y, finalmente, otros ayuntamientos, sobre todo de pueblos pequeños, han implantado o están implantando la administración electrónica sin contar con los profesionales de archivos ni con los juristas, han comprado una aplicación de gestión de expedientes electrónicos y están trabajando de forma digital, con mayor o menor acierto desde el punto de vista legal, dependiendo del grado de cumplimiento que tenga dicho aplicati-vo. En muchos de estos ayuntamientos hablar de Archivo Electrónico Único aun es algo para el futuro.
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ENTREVISTA A:
Grupo Archiveros Municipales de Madrid
¿Vais a trabajar en esta línea próximamente? Sí. Todos los trabajos que estamos realizando en estos últimos años van esta línea. ¿Cómo han sido las últimas XXI Jornadas de Archivos Municipales? Estamos satisfechos pues hemos conseguido sacar adelante la organización mediante un nuevo formato novedoso para nosotros: la celebración virtual. Conseguir que todo encaje mediante videoconferencia, con la participación en directo, entre presentadores y ponentes, de más de setenta personas durante tres días, no es fácil. Afortunadamen-te, gracias al esfuerzo de todos ha sido posible. Sin duda este formato no es lo ideal, creemos que es preferible el contacto personal de una celebración presencial, que per-mite el diálogo y el intercambio de ideas, dentro y fuera de las Jornadas; sin embargo, hemos podido llegar más lejos que nunca con un gran número de asistentes de Hispa-noamérica y con algunos ponentes con los que de otra manera hubiera sido difícil con-tar. Por otro lado, el tema que hemos tratado, los documentos esenciales, también ha sido bastante novedoso. Creemos que ha sido interesante poner en común ideas y estudios en torno a un tema transversal como este, del que ya se lleva hablando algunos años, pero al que no se había dedicado una mirada profunda desde diferentes puntos de vista. En nuestras Jornadas hemos hablado del concepto, de las series documentales, de la metodología para su identificación, de la seguridad y la preservación, de los programas de gestión de riesgos; buscando lo esencial se ha planteado si ir un paso más allá de los documentos, llegando a datos o sistemas; hemos conocido experiencias pioneras y nue-vas tecnologías para el análisis, la preservación y difusión de los documentos esenciales. Creemos que se han abierto caminos de estudio y que a nivel práctico las Jornadas han sido útiles para los profesionales asistentes. ¿Os centráis en archivos sólo, o también en aspectos como sus profesionales o los ciudadanos? Los archiveros y archiveras municipales de Madrid de forma individual, cada uno en su localidad, hemos desarrollado a lo largo de los años todo tipo de proyectos para la difu-sión del conocimiento del patrimonio documental de nuestros municipios y la utilidad de nuestro servicio para la ciudadanía. Visitas guiadas, exposiciones, publicaciones, ci-
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ENTREVISTA A:
Grupo Archiveros Municipales de Madrid
clos de conferencias, proyectos de recuperación de historia oral, talleres didácticos con todo tipo de colectivos, por poner algunos ejemplos, han sido proyectados y ejecutados por distintos miembros de nuestro grupo. Algunos archivos municipales cuentan con exposiciones permanentes, tal es el caso de Arganda del Rey o aulas didácticas como en San Fernando de Henares. En los últimos años en muchos de nuestros archivos municipales hemos utilizado las redes sociales para la difusión de nuestro patrimonio documental y la recuperación de fotografías de nuestros vecinos y vecinas, como en el caso del Archivo Municipal de Val-demoro entre otros. Hay archivos municipales que tienen Portal de Archivo en la web, como Leganés o Arganda del Rey. En el año 2020, durante el periodo de confinamiento, los archiveros y archiveras munici-pales de Madrid utilizamos las redes sociales para seguir en contacto con la ciudadanía, proponiendo el envío de fotos, vídeos o dibujos infantiles que fueran testimonio de esos difíciles momentos. También se propusieron juegos y sencillos talleres con los colegios para, en la medida de nuestras posibilidades, ayudar en los días de encierro. En este sentido, el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid en el año 1998, teniendo como sede la ciudad de Coslada, celebró las XII Jornadas de Archivos Municipales cuyo título fue “El Archivo en el Entorno Cultural”. Muchos de los contenidos de esas Jorna-das, a pesar del tiempo transcurrido, siguen vigentes hoy en día. ¿Cómo ha afectado la situación del COVID-19 a la hora de trabajar en el Grupo? En un primer momento, como para el resto de la sociedad, la pandemia por la COVID-19 también afectó al funcionamiento normal de trabajo del Grupo de Archiveros de la Comunidad de Madrid, pero transcurrido el tiempo necesario de adaptación a las cir-cunstancias, éste fue capaz de irse adecuando a los medios, incluso de sacar adelante con gran éxito, las XXI Jornadas de Archivos Municipales (Chinchón) de modo virtual. La forma habitual de trabajo se venía desarrollando mediante reuniones presenciales de carácter mensual, en las instalaciones del Archivo de Villa en la calle Conde Duque de Madrid, pero al igual que en multitud de sectores, esas reuniones se tuvieron que cam-biar a la modalidad de videoconferencia, a través de las diferentes plataformas que ofrece el mercado en la actualidad, llevándose con total normalidad.
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ENTREVISTA A:
Grupo Archiveros Municipales de Madrid
¿De qué manera cooperáis con las instituciones u otros grupos? Somos un grupo de trabajo de archiveros y archiveras municipales cuya actividad se orienta a la celebración de las Jornadas de Archivos Municipales. Por ello, podemos de-cir que el núcleo de nuestra cooperación institucional es con las organizaciones que co-laboran para celebrar la Jornadas y publicar las actas, entre las que destacan el ayunta-miento sede, la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid y la Aso-ciación ANABAD. Además, nuestra participación por el lado de los archivos municipales es más o menos indirecta en el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. A títu-lo particular, un número significativo de miembros del Grupo pertenece a la Mesa de trabajo de Archiveros de la Administración Local, institución con la que estamos bien relacionados. El grupo está abierto a propuestas de colaboración dentro del ámbito profesional y aca-démico. Por ejemplo, se puede dar permiso y encargar a determinados miembros del Grupo para que de alguna manera lo representen en jornadas y eventos profesionales. También se pueden hacer publicaciones técnicas que se presenten en nombre del gru-po. Sin duda, la existencia del grupo es un caso de éxito y, es relativamente frecuente, que nos pidan que resumamos cuál es nuestra forma de funcionamiento. En este sentido, y también gracias al buen hacer de figuras como Vicenta Cortés y Julia Rodríguez, pode-mos hablar de cierto reconocimiento desde Iberoamérica. Por último, somos referencia para otros proyectos de grupos de trabajo de archiveros municipales en otras Comuni-dades Autónomas. ¿Cuál es la situación actual de los archivos en la Comunidad de Madrid? ¿Y sus pro-fesionales? Después de pasados 40 años de la creación del Grupo de Archiveros Municipales y de la creación paulatina de puestos de archivero/a, podemos decir que en más de 40 munici-pios de nuestra Región hay personal cualificado para la gestión de nuestros centros de Archivo. Existen archiveros y archiveras en municipios de gran población como Alco-bendas, Getafe, Móstoles o Leganés; en municipios medianos como Aranjuez, Boadilla del Monte, Arroyomolinos o Villaviciosa de Odón; y en municipios más pequeños como Chinchón, El Escorial, El Molar o Moralzarzal. En el caso de la mayoría de los municipios
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ENTREVISTA A:
Grupo Archiveros Municipales de Madrid
más pequeños como Chinchón, El Escorial, El Molar o Moralzarzal. En el caso de la ma-yoría de los municipios pequeños las funciones del Archivo se comparten también con las de gestión de la Biblioteca. Los profesionales que se dedican a la gestión de los archivos madrileños suelen ser fun-cionarios de carrera, aunque existe algún municipio en que la plaza es de personal labo-ral, extremo este que no es el adecuado. La gestión de los documentos en soportes tra-dicionales la tienen encomendada de pleno y desarrollan su labor de manera adecuada, aunque en muchos casos sin el personal de apoyo necesario. La gestión de los docu-mentos electrónicos y del Archivo Electrónico está en fase de desarrollo y en varios ayuntamientos aún no está claramente definida la participación del archivero/a en el proceso de implantación y de gestión, aunque esperamos que poco a poco se vaya re-solviendo y que nuestro papel sea central en la gestión electrónica de los documentos. ¿Cuál es el futuro de los archivos?, ¿cómo van a evolucionar? Sin duda, el futuro de los archivos está plenamente vinculado al documento electró-nico y al mundo digital. No solamente en lo referido a los documentos nacidos digita-les. También el futuro de los archivos históricos pasará por la digitalización y la difusión de sus contenidos en Internet. Pero habrá otros muchos factores que determinarán el porvenir de los archivos. Por un lado, el propio archivero deberá tener una formación adecuada y deberá integrarse en el funcionamiento de las organizaciones formando equipos interdisciplinares. Claro está que se deberán reconocer sus funciones por parte de los altos mandos y se deberá invertir en sistemas de gestión y preservación. Pero es fundamental que la figura del archivero responda a los nuevos tiempos con una forma-ción profunda en nuevas tecnologías y un amplio conocimiento de la administración, de la organización, de los procedimientos y de la propia institución a la que sirve. Deberá tener una gran capacidad de adaptación y habilidad para el diálogo y la colaboración con el resto de la institución a la que sirve. No hay que olvidar el importante papel de las administraciones superiores que deberán coordinar adecuadamente el funcionamiento de los archivos, estableciendo estándares y normalizando los aspectos clave para que su papel sea efectivo. Y es fundamental in-cidir en la presencia del archivo en la sociedad, la atención eficiente y amable por parte de los profesionales, la presencia del archivo en medios digitales e Internet, la facilidad de uso y la accesibilidad de los recursos del archivo, o la simplificación de los trámites de consulta.
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ENTREVISTA A:
Grupo Archiveros Municipales de Madrid
¿Creéis que los archivos necesitan más reconocimiento, incluso entre nuestro colec-tivo profesional? Sin duda. Nuestro día a día sigue siendo una lucha para que no nos limiten el espacio que tradicionalmente ha sido nuestro y para que otros departamentos no nos “usurpen” las nuevas competencias que ahora nos toca desarrollar. La ley autonómica de archivos tampoco nos está acompañando, y no terminan de darse las circunstancias para que se apruebe una nueva ley que no nazca ya obsoleta. Por poner un ejemplo: seguimos reivindicando como propias de los archivos y de nues-tros portales muchas de las publicaciones que hoy se desvían a los portales de Transpa-rencia, y que deberían estar necesariamente vinculadas con los documentos de archivo. Del mismo modo, la relación con los Departamentos de Nuevas Tecnologías, que debe-ría ser un perfecto tándem, a veces se convierte en una lucha de competencias sobre la propia gestión documental o sobre la implementación del archivo electrónico. En algunos Ayuntamientos la función del archivo se ha entendido perfectamente, y la gestión documental ha seguido una evolución natural hacia los requisitos impuestos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el expediente electrónico. En otros no está siendo tan sencillo. Quizás tenemos que asumir parte de culpa: es posible que no haya-mos sabido explicar nuestra función; hemos preferido vivir en la comodidad de nuestras cajas, y no hemos salido a primera línea en el momento oportuno a defender nuestra capacitación como únicos expertos en gestión documental. Muchas gracias por estas respuestas. Esperamos poder colaborar con vosotros pró-ximamente y seguir difundiendo el trabajo de los archiveros y las archiveras en la Comunidad de Madrid.
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ARTÍCULO
El Consejo de Archivos de la Co-munidad de Madrid es el órgano consulti-vo y asesor en materia de archivos y patri-monio documental en el ámbito de la Co-munidad de Madrid (1). Gran parte de sus funciones se centran en la valoración de los documentos sobre los que se decide si tendrán o no una conservación permanen-te, para lo que tiene que informar las pro-puestas de valoración de los documentos y los plazos de conservación y acceso a los mismos, así como informar las propuestas de destrucción de series documentales en el procedimiento de eliminación de docu-mentos de archivo. Dentro del Consejo se han creado una se-rie de Mesas de Trabajo como órganos ordinarios de apoyo técnico a través de las cuales cumple el Consejo de Archivos sus funciones. Estas Mesas de Trabajo están conformadas en un ámbito de colabora-ción y cooperación, tanto profesional (forman parte de las mismas técnicos del ámbito de los archivos y de la gestión do-cumental, de la información y de las co-municaciones, de la administración elec-trónica y transparencia, gestores, etc.) co-mo institucional (profesionales de la admi-nistración autonómica, administración
local, universidades, colegios profesiona-les, empresas privadas, etc.). Actualmente están vigentes las siguien-tes: Mesa de Trabajo sobre Valoración de
Documentos Electrónicos. Mesa de Trabajo sobre Series Comu-
nes dentro del Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Go-bierno y la Administración de la Comu-nidad de Madrid.
Mesa de Trabajo sobre Valoración de
documentos de las Universidades de la Comunidad de Madrid.
Mesa de Trabajo sobre Valoración de
Documentos de la Administración Lo-cal de la Comunidad de Madrid.
Mesa de Trabajo de Archivos de Aso-
ciaciones y Colegios Profesionales. Mesa de Trabajo de Valoración de Do-
cumentos de Hospitales Públicos y Servicios Sanitarios de la Comunidad de Madrid.
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Colaboración y cooperación en el ámbito de la administración electrónica. El caso de la mesa de trabajo de valoración de documentos electrónicos del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid
Beatriz Franco Espiño Secretaria del Consejo de Archivos
de la Comunidad de Madrid [email protected]
ARTÍCULO
Quiero centrar este artículo en los traba-jos que se están desarrollando en el seno de la primera de ellas, la Mesa de Trabajo de Valoración de Documentos Electróni-cos, creada en el año 2017 con la función de asesorar y elaborar documentos de tra-bajo y propuestas de recomendaciones relativas a la valoración de los documen-tos electrónicos. No es que las series documentales tengan un valor y, por tanto, se establezca si se deben conservar o eliminar según si el so-porte de la misma es papel o electrónico. Actualmente, las series abiertas que se estudian en los distintos Estudios de Iden-tificación y Valoración incluyen tanto la tramitación en papel como en electrónico. Pero sí es verdad que el formato puede afectar a la forma de llevar a cabo deter-minadas tareas relacionadas con procesos como la conservación y eliminación de los documentos.
La mayor parte de los documentos que se gestionan actualmente nacen ya en for-mato digital o son convertidos a dicho for-mato mediante una digitalización. Las ca-racterísticas singulares de los documentos electrónicos hacen que necesiten un trata-miento especial para preservar su integri-dad como documentos fiables, auténticos e íntegros a lo largo del tiempo (2). Cuan-to antes comencemos a actuar sobre los documentos electrónicos pensando en su preservación, mayor será la seguridad de que los mismos conservarán los requisitos de fiabilidad, integridad, autenticidad y utilidad necesarios. Los documentos electrónicos poseen unas características específicas que deben te-nerse en cuenta de cara a su conservación y eliminación y una serie de retos en rela-ción con la preservación de dichos docu-mentos, como son la obsolescencia y de-gradación de los soportes, la obsolescen-cia de los formatos, del software y del hardware. Para poder resolver estos retos apunta-dos, tenemos que prever las acciones de conservación desde la propia creación de los documentos, es decir, se tienen que incorporar los requisitos necesarios en la propia creación de documentos para la futura conservación de los mismos. La conservación de los documentos debe
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Portal web del Consejo de Archivos de la CAM
ARTÍCULO
ofrecer una garantía frente al deterioro de la información, mediante medidas preven-tivas y de preservación durante todo su ciclo de vida. Y sobre todas estas cuestiones se está dis-cutiendo en esta Mesa de Trabajo donde se han creado cinco grupos de trabajo que responden a inquietudes y necesidades que se han identificado dentro de la mis-ma.
Grupo de Trabajo de Elaboración de un mapa conceptual El objetivo de este Grupo de Trabajo es elaborar un documento donde se puedan identificar con claridad los elementos ne-cesarios en un sistema abierto de informa-ción de archivo. Este documento estará planteado de manera práctica para que cualquier archivo del sistema de la Comu-nidad de Madrid pueda situarse en el mis-mo identificando debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades y pueda avan-
zar así hacia sistemas abiertos de informa-ción y, por ende, hacia una implantación exitosa del Archivo Electrónico Único. Para ello se están desarrollando fichas breves de todos los procesos archivísticos recogidos en la Norma Técnica de Inter-operabilidad de Política de Gestión de Documentos Electrónicos (3) donde se ofrecen las claves para conocer en qué consiste cada uno de estos procesos, el papel de los archiveros en el mismo, en qué momento se debe de implementar dicho proceso, con qué herramientas y las actuaciones a desarrollar en la implemen-tación del mismo. Tras la elaboración de estas fichas se está trabajando en cómo situar estos procesos conceptualmente en el esquema general ofrecido por el estándar OAIS (Open Ar-chival Information System) (4), modelo conceptual destinado a la gestión, al ar-chivo y a la preservación a largo plazo de documentos. Este modelo describe cuáles son las funciones y responsabilidades que se deben desarrollar y asumir y cómo de-be organizarse un sistema que quiera pre-servar la información a largo plazo, garan-tizando a la vez el acceso a dicha informa-ción. Grupo de Trabajo de Tratamiento de
Bases de Datos Este Grupo de Trabajo recoge la preocu-pación sobre cómo gestionar y conservar
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Reunión del Consejo de Archivos de la CAM
ARTÍCULO
a largo plazo la información recogida en bases de datos. La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Pro-cedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (5), deja de la-do esta necesidad al decir que al Archivo Electrónico Único tenían que llegar única-mente los expedientes electrónicos admi-nistrativos una vez finalizado el trámite. Entonces, ¿cómo se conservarían todos los datos que generan las administracio-nes públicas que, en muchos casos, nunca se van a ver recogidos en documentos? En el Real Decreto 203/2021, de 30 de mar-zo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sec-tor público por medios electrónicos, es decir, el reglamento de desarrollo de las Leyes 30 y 40/2015, vemos cómo se ha producido un cambio en la legislación. En el artículo 55 se amplía el concepto de Ar-chivo Electrónico Único y se define como el “conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recupera-ción de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupacio-nes documentales o de información una vez finalizados los procedimientos admi-nistrativos o actuaciones correspondien-tes”. Ahora sí tiene cabida toda la infor-mación que se genera por las Administra-ciones Públicas, por primera vez se hace mención a la información, a la gestión do-cumental orientada a datos.
Además, en este mismo Real Decreto, en su Disposición adicional primera por la que modifica el Real Decreto 4/2010 por el que se regula el Esquema Nacional de In-teroperabilidad, se regula una ampliación de las normas técnicas de interoperabili-dad (NTIs). Dentro de las nuevas NTIs se ha añadido la Norma Técnica de Interope-rabilidad de tratamiento y preservación de bases de datos que “tratará las condicio-nes y requisitos relativos a la conservación de las bases de datos para garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, y permitien-do la protección, recuperación y conserva-ción física y lógica de los datos y su con-texto”. Por tanto, tenemos que empezar a trabajar en este sentido. El primer objetivo del Grupo fue focalizar el trabajo en el análisis de todas aquellas bases de datos y aplicaciones vinculadas con las Tablas de Valoración aprobadas en el seno del Consejo. Se realizó por parte del Grupo un Registro de las Tablas de Va-loración, en el que se recogían el nombre de la serie y las aplicaciones de gestión o bases de datos relacionadas. Una vez rea-lizado este trabajo se compartió el mismo con la Agencia para la Administración Di-gital de la Comunidad de Madrid para que por su parte se estudiase la viabilidad y características de dichas bases de datos y aplicaciones, primer paso necesario para conocer cómo garantizar la conservación
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ARTÍCULO
y recuperación de los datos y su contexto. A la vez, se ha empezado a estudiar y defi-nir qué se entiende por base de datos / aplicaciones / ficheros, la terminología re-lacionada, las diferencias entre las mismas y consideraciones prácticas de interés. Asimismo, se quiere realizar un primer Es-tudio de Identificación y Valoración para presentar al Consejo de Archivos y que pueda aprobarse como la primera Tabla de Valoración aplicable a una aplicación. Para ello se ha escogido el Sistema de In-formación de Gestión de Archivos (SGA), utilizado por la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental, para es-tudiar sus distintas tablas y campos, la in-formación que contiene, su estructura, etc.
Grupo de Trabajo de Análisis de Polí-ticas de Gestión de Documentos Electrónicos
Dentro de la Mesa de Trabajo se acordó la necesidad de trabajar en la elaboración de
un primer borrador de una Política de Ges-tión de documentos electrónicos para la Comunidad de Madrid, ya que Madrid es una de las pocas autonomías que no cuen-ta con un documento de este tipo. La im-plementación de una política de gestión de documentos electrónicos es una obli-gación para las Administraciones Públicas, que debe alinearse con otros objetivos es-tratégicos de alto nivel político, como son la Transparencia, el Acceso a la Informa-ción Pública, el Buen Gobierno y la Rendi-ción de Cuentas. Tal y como se establece en el Portal de Administración Electrónica, una política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que definen una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fia-bles y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política debe apro-barse al más alto nivel dentro de la organi-zación, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, su-pervisión y gestión del programa de trata-miento de los documentos a través de su ciclo de vida. El primer paso que se realizó dentro de este Grupo de Trabajo fue analizar las dis-tintas políticas de gestión de documentos electrónicos aprobadas, teniendo como principal referencia las autonómicas. Co-mo documento de referencia para realizar
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Sistema de Información de Archivos (SGA)
ARTÍCULO
este análisis se sigue lo establecido por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos elec-trónicos y en su Guía de aplicación (6), que tiene por objeto establecer las direc-trices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos. Tras dicho análisis, se realizó un esquema básico que se repartió entre los miembros del Grupo que realizaron sus aportes para la elaboración de un primer borrador. Se está trabajando en el mismo y los pasos que se están llevando a cabo son: puesta en común del borrador, normalizar la ter-minología, igualar el desarrollo de cada uno de los apartados, determinar qué in-formación va a formar parte de los anexos, con la idea de que todo aquello que pueda modificarse o deba actualizarse cada menos tiempo vaya a dicho aparta-do. El propósito es tener en el último trimes-tre del año 2021 un marco que sirva de guía y primer borrador, que pase por los estadios necesarios para la publicación de una Política de Gestión de Documentos Electrónicos por parte de la Comunidad de Madrid. Grupo de Trabajo de Normalización
del Inventario de Procedimientos El mandato del artículo 21.4 de la Ley 39/2015 establece que las Administracio-nes Públicas deben publicar y mantener actualizadas en el portal web, a efectos
informativos, las relaciones de procedi-mientos de su competencia, así como to-dos los aspectos fundamentales de dichos procedimientos. El Inventario de Procedimientos es una herramienta fundamental de la Adminis-tración electrónica, pieza clave para sus-tentar la gestión documental de las Admi-nistraciones Públicas, garantizar la legali-dad, la disponibilidad y la cadena de cus-todia de la documentación generada co-mo reflejo de los procedimientos descritos en el Inventario. El objetivo de este Grupo de Trabajo es revisar la situación actual del Inventario de Procedimientos de la Comunidad de Ma-drid (IPAE) y asegurar su alineamiento con los criterios de clasificación del Archivo Electrónico, considerando también la am-pliación del modelo de recogida de datos y de gestión del Inventario (procesos de identificación/reconocimiento de procedi-mientos, esquema extendido de datos de un procedimiento, interoperabilidad con el inventario de la Administración General del Estado (SIA), etc.). Por parte de este Grupo de trabajo se con-sidera que al incluir información de ges-tión documental dentro del IPAE se con-seguirían los siguientes objetivos de mejo-ra: 1. Enriquecer la descripción de los proce-
dimientos con aspectos relativos a la gestión del expediente electrónico.
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2. Hacer una previsión del ciclo de vida del expediente en función del procedi-miento al que corresponda.
3. Caminar hacia la elaboración de un cuadro de clasificación de funciones de toda la actividad administrativa.
4. Clasificar los expedientes en origen de forma automática, para facilitar su tra-tamiento coherente y poder aplicar a los mismos una política común de con-servación, transferencia y acceso.
Como resultado de esta línea de trabajo se conseguirá la definición integral del Inven-tario de Procedimientos Administrativos como pieza clave para la interoperabilidad y no sólo como una herramienta de puesta a disposición de información administrati-va.
De este Grupo de Trabajo forman parte miembros de la Subdirección General de Administración Electrónica, responsables del Inventario de Procedimientos; de la Subdirección General de Archivos y Ges-
tión Documental y de la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid. Grupo de Trabajo de Digitalización El objetivo de este grupo es realizar unas recomendaciones comunes de digitaliza-ción que puedan servir en diferentes ám-bitos y también reflexionar sobre qué re-quisitos se necesitan pedir por parte del Consejo de Archivos para emitir un infor-me favorable sobre sustitución del sopor-te papel por su copia electrónica auténti-ca. La idea es elaborar tres documentos que respondan a las necesidades actuales en tres líneas: unos Requisitos necesarios pa-ra el proceso de Sustitución de Soporte, unos Requisitos para la Digitalización en-caminada a la conservación y un Protocolo de Digitalización a varios niveles, útil para toda la Administración de la Comunidad de Madrid. Para ello se han revisado los documentos ya aprobados en otras Comunidades Au-tónomas y Ministerios, así como el borra-dor del Protocolo de Digitalización Segura realizado por el Ayuntamiento de Madrid, el propio documento con requisitos de di-gitalización para la conservación realizado por la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental y documentos de otros órganos colegiados de valoración, tanto del Estado como de otras Comuni-dades Autónomas.
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Inventario de Procedimientos Administrativos de la a CAM
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Fruto de estos trabajos es el primer docu-mento elaborado en el seno de este Gru-po: Procedimiento y requisitos necesarios para el proceso de sustitución de soporte de documentos integrantes del patrimo-nio documental madrileño: eliminación del documento original en papel por su copia electrónica auténtica, aprobado por el Pleno del Consejo en su sesión de 17 de junio de 2021. En este documento se in-cluyen los requisitos necesarios para pre-sentar al Consejo de Archivos de la Comu-nidad de Madrid la eliminación de docu-mentos originales en soporte papel por sus copias electrónicas auténticas en un proceso de sustitución de soporte. Los otros dos documentos están en proce-so de elaboración y esperamos que se pu-bliquen a lo largo del primer semestre de 2022. CONCLUSIONES Los cambios producidos en el ámbito de las tecnologías de la información y de la comunicación han alterado profunda y definitivamente la gestión del conoci-miento, con un claro reflejo en el mundo de la Administración y, consecuentemen-te, de los archivos. Ante la implantación de la administración electrónica y la pau-latina desaparición del soporte papel, la gestión de los archivos adquiere una di-mensión estratégica para la actuación ad-ministrativa. Tenemos que abordar la administración electrónica desde sus múltiples vertientes:
tecnológica, organizativa, de digitaliza-ción de los procedimientos, simplificación burocrática, automatización, formación… Y todo ello conlleva cambios organizati-vos, culturales, de aptitud y habilidades digitales. Son tantos los frentes y retos ante los que nos encontramos que es im-posible intentar enfrentarse a ello y avan-zar en este sentido si no es en entornos colaborativos y de cooperación, tanto en-tre administraciones como entre profesio-nales. Y en estos entornos debemos poner en valor la importancia de los profesiona-les de archivo y gestión documental en el cambio. Basándonos en la creencia de di-cha premisa es como trabajamos en el ámbito del Consejo de Archivos de la Co-munidad de Madrid.
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BIBLIOGRAFÍA (1) DECRETO 217/2003, de 16 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que aprueba el Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Conse-jo de Archivos de la Comunidad de Ma-drid. (2) UNE-ISO 15489-1:2016. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios. Madrid: Asociación Española de Normalización, 2016. (3) RESOLUCIÓN de 28 de junio de 2012 de la Secretaría de Estado de Administra-ciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos elec-trónicos. (4) ISO 14721:2012, Space data and infor-mation transfer systems — Open archival information system (OAIS) — Reference model. Disponible también como norma UNE-ISO 14721:2015. Sistemas de trans-ferencia de datos e información espacia-les. Sistema abierto de información de archivo (OAIS). Modelo de referencia. (5) LEY 39/2015, de 1 de octubre, del Pro-cedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (6) Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos, (2016).
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Introducción Los archivos universitarios están viviendo en la actualidad un gran cambio debido fundamentalmente, a los cambios norma-tivos que afectan a los procedimientos administrativos y al cambio de formato: de papel a digital. Ante este reto, el profe-sional que trabaja en estos centros debe modificar su concepción primitiva de ar-chivo, readaptar sus funciones y configu-rar las bases de una nueva archivística que llega para quedarse. En este artículo, resu-mo brevemente como está siendo esta transformación en el Archivo de la Univer-sidad de Alcalá (AUAH). La legislación El cambio comenzó con la llegada de las leyes: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurí-dico del Sector Público, cuya aplicación se ha ido prorrogando varias veces hasta su implantación definitiva. Algunos de los puntos fundamentales de estos textos le-gales para entender la transformación que se está produciendo, son:
- Sede electrónica - ENI: Esquena Nacional de Interopera-bilidad y sus metadatos - ENS: Esquema Nacional de Seguridad - La obligatoriedad de relacionarse con las administraciones públicas de forma electrónica. A estas dos leyes se les une, el Reglamen-to de actuación y funcionamiento del sec-tor público por medios electrónicos apro-bado en marzo de 2021. También hay que tener presente todo lo indicado en el Por-tal de Administración Electrónica. Ante todas estas imposiciones que afectan a los archivos, la Confederación de Archivos Universitarios (CAU) también confirma la importancia de esta legislación, con la creación de un Grupo de Trabajo sobre Administración Electrónica. Por lo tanto, los archivos de universidades públicas deben adaptarse a las medidas que se establecen en la legislación en cur-so indicada anteriormente. ¿Y cómo va a afectar al trabajo diario de los archivos? A continuación, se ejemplifica el trabajo ar-chivístico en el Archivo de la Universidad de Alcalá antes de la Administración Elec-trónica y después de su implantación.
La era digital y los archivos universitarios
Alicia López González Técnica del Archivo de
la Universidad de Alcalá ORCID 0000-0003-3251-7648 [email protected]
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El cambio en el Archivo de la Universi-dad de Alcalá Los archivos de oficina de la Universidad de Alcalá enviaban la documentación en papel al Archivo con la hoja de transferen-cia de lo relativo al envío como se indica en la normativa en la actual web del Archi-vo. Después se hacía una descripción de ese material asignándole una serie docu-mental del cuadro de clasificación y una signatura, y se instalaba en el lugar corres-pondiente para su conservación y custodia en el depósito.
El Archivo no intervenía en la creación del expediente administrativo o documenta-ción, cuyos documentos serían estableci-dos por el procedimiento administrativo determinado del servicio en cuestión. El personal de Archivo no valora si en ese expediente es necesario o no que exista un determinado papel.
Respecto a la preservación de esa docu-mentación, se determinan las condiciones de humedad y temperatura adecuadas para depósitos, así como el sistema antiin-cendios, etc. además de las políticas de expurgo, conservación y digitalización es-tablecidas para las series documentales esenciales. El préstamo de todos estos documentos se realizaba de forma física y por un perío-do determinado de tiempo. Surgían dis-tintas casuísticas determinadas por la reapertura del expediente (prolongando la duración del préstamo), cambios de la car-peta del expediente y pérdida de la signa-tura y justificante del préstamo, etc. To-das estas incidencias provocaban duplica-dos de registros referidos al mismo expe-diente al enviarlos como nuevos o no lle-var incorporado el justificante. Además, hay que añadir el problema del espacio físico para custodiar las cajas de las distintas transferencias que estaban pendientes de describir. Al igual que en el depósito definitivo, hay que hacer una pla-nificación del espacio disponible para que esas transferencias se queden en esas ins-talaciones hasta que se pueda realizar su descripción. El primer cambio se ha producido con la migración de la antigua base de datos del AUAH a la nueva: A3W de Odilo. Esta he-rramienta va a permitir la realización de
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Sede del Archivo de la Universidad de Alcalá Página web del AUAH
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múltiples acciones que mejoran enorme-mente el trabajo archivístico con la docu-mentación en papel: transferencias masi-vas, normalización del cuadro de clasifica-ción y de las autoridades, adjuntar foto-grafías, videos y planos a las descripciones de los registros, correcciones masivas de errores, búsquedas más complejas y sin ruido documental. Pero, ¿cómo va cambiar todos estos pro-cedimientos con la administración elec-trónica? El primer paso consistirá en que todos los servicios deben estar integrados e interconectados para poder conservar la documentación de forma correcta y según lo establecido por ley. El AUAH no tiene todavía implantado el módulo de Administración Electrónica en A3W, pero se están estableciendo ya las bases en la Universidad para que la docu-mentación que se genere pueda custo-diarse en la base de datos del Archivo. Todo tiene que estar interconectado. Po-niendo como ejemplo, un alumno que quiera estudiar un Grado en la Universidad haría la solicitud a través de la Sede Elec-trónica comenzando así un procedimiento administrativo determinado que generará un expediente electrónico. Dicha solicitud será registrada, en este caso por GEISER (Gestión Integrada de Servicios de Registro), que es el registro electrónico que sustituye al presencial que
existía. Cuando definitivamente el servicio encargado de la gestión de dicho procedi-miento reciba esa solicitud, la gestionará a través de un tramitador, donde irá incor-porando todos los documentos relativos a ese alumno. Además, dicho servicio ten-drá que añadir metadatos ENI definidos anteriormente y tener en cuenta las firmas electrónicas existentes, entre otros aspec-tos. Finalmente, cuando ese expediente quede cerrado deberá migrar al archivo definiti-vo e integrarlo en un módulo de Adminis-tración Electrónica. Los paquetes de infor-mación deberán constar de un índice de los documentos existentes, así como los pdfs y los xmls asociados con los metada-tos correspondientes. Esta asociación ten-drá que perdurar en el tiempo y conservar-se de este modo. También se podrán in-corporar más metadatos si el archivo lo ve conveniente.
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Instalaciones del Archivo de la Universidad de Alcalá
Fuente: Página web del AUAH
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Esta exposición correspondería sólo al en-vío de transferencias de documentos elec-trónicos. Pero lógicamente la solicitud de los documentos será diferente: al ser un documento digital se podrá consultar on line si tener necesidad de hacer un présta-mo físico como ocurre ahora y lógicamen-te no se imprimirá en ninguno de los ca-sos. Habrá que establecer procedimientos es-pecíficos para casuísticas como la reaper-tura de expediente y cómo se incorporará la documentación adicional producida con sus metadatos correspondientes. Finalmente, se conservarán a largo plazo teniendo en cuenta el Modelo OAIS y to-das las posibilidades de obsolescencia y caducidad de los formatos de los docu-mentos. Conclusión La revolución de las tecnologías de la in-formación supuso un salto cualitativo en la descripción de los documentos en los archivos y la variedad de búsquedas con las bases de datos. Ahora llega un nuevo punto de inflexión con el cambio definiti-vo: del documento en papel al documento digital, del expediente de carpeta al expe-diente electrónico normalizado y el archi-vero debe adaptarse a este nuevo avance utilizando y conociendo toda la tecnología existente y normas para la preservación y conservación a largo plazo.
Todos los empleados públicos debemos mentalizarnos del cambio ya existente y establecido por ley y al que debemos ajus-tarnos por nuestra naturaleza de emplea-do de las administraciones.
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Este año 2021 se cumple el cuaren-ta aniversario de la creación del Grupo de Archiveros de Municipales de Madrid y ello ha coincidido con la celebración de las XXI Jornadas de Archivos Municipales, que tradicionalmente se celebran cada dos años. Sin embargo, por diferentes cir-cunstancias, en esta ocasión había pasado más tiempo desde la celebración anterior puesto que las XX Jornadas habían tenido lugar en el municipio de El Molar en el año 2017. Por ello, no queríamos retrasar por más tiempo esta edición, a pesar de que la situación sanitaria parecía aconsejar se-guir retrasando el evento. De modo que tuvimos que cambiar de perspectiva y plantear un nuevo formato acorde con los tiempos actuales: la celebración virtual. Ya antes de la aparición de la pandemia habíamos elegido el municipio de Chin-chón como sede de las nuevas Jornadas, municipio cercano a Madrid con una gran oferta hostelera, a pesar de ser el más pe-queño por población de los que confor-
man el Grupo de Archiveros de Madrid. Tradicionalmente la secretaría del Grupo de Archiveros corresponde con el munici-pio encargado de la organización de las Jornadas. De modo que tras la llegada de la crisis del COVID el secretario del grupo, en este caso el archivero de Chinchón tuvo que replantar la organización de las jorna-das y la forma de trabajo del Grupo. A lo largo de los últimos años habíamos estudiado la valoración de series y proce-dimientos de la administración municipal. Y como tema relacionado nos habíamos planteado también profundizar en la iden-tificación de aquellas series o documen-tos “esenciales”. A pesar de ser un con-cepto con cierta historia, en realidad el tema de los documentos esenciales o también llamados vitales no había sido objeto de un estudio profundo, al menos en nuestro país. Por lo que nos pareció interesante plantearlo como tema sobre el que centrar las nuevas Jornadas. La situa-ción de crisis y la etapa de confinamiento
XXI Jornadas de Archivos Municipales de Madrid: lo esencial no es invisible a los ojos de los archiveros.
José Zumel Álvarez Secretario del Grupo de
Archiveros Municipales de Madrid [email protected]
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que nos tocó vivir también determinó que de alguna forma lo viéramos como un te-ma de plena actualidad. Son otro tipo de desastres o situaciones de riesgo los que determinan la importancia de los docu-mentos esenciales, pero, sin embargo, todos teníamos más acentuado el senti-miento de fragilidad de las organizacio-nes, por no decir de la propia existencia. Determinar qué documentos eran los fundamentales para la continuidad de nuestras instituciones parecía tener aho-ra un valor más destacado. Después de la etapa de confinamiento re-tomamos las reuniones mensuales, plan-teadas ahora de forma virtual, y centradas en dos aspectos: por un lado, en el análisis de las series esenciales que habíamos identificado previamente y por otro en la organización de las Jornadas. Se empezó a contactar con aquellos archiveros y es-pecialistas que habían trabajado el tema y que podían aportar nuevas ideas sobre el concepto. Se definieron también otros subtemas relacionados que podrían enri-quecer la idea general de los documentos esenciales: la digitalización como concep-to general, o inevitable paso para seguir avanzando sin olvidar los documentos en papel generados en los últimos años, y la digitalización específica de los documen-tos esenciales en papel. También nos pa-reció importante tratar el funcionamien-to de los archivos durante la crisis del
Covid, y conocer las experiencias que al-gunos archivos habían desarrollado duran-te la pandemia como servicios esenciales; en este caso dándole al término “esencial” otro significado, pero construyendo con ello el binomio “documentos / archivos” como garantía del funcionamiento de una organización. En los últimos meses del año 2020 las reuniones virtuales se hicieron más fre-cuentes; y a pesar de que en un principio no teníamos práctica, las videoconferen-cias fueron muy frutíferas para terminar de diseñar el programa de las Jornadas. Todos los miembros del Grupo de Archi-veros participaron en la discusión de las series esenciales que aparecerían refleja-das y analizadas en las fichas que acompa-ñarían a la ponencia del Grupo. Un sub-grupo se encargó de la redacción de la po-nencia que incluiría los aspectos más des-tacados de estos debates. De forma paralela empezaron los contac-tos con las empresas del sector, que po-drían aportar experiencias y novedades en el campo tecnológico desde su papel co-mo patrocinadores. Las XXI Jornadas quedaron fijadas para los días 26, 27 y 28 de mayo de 2021. A princi-pios del mes de enero comenzó la difusión del programa que fue terminándose de completar en los meses siguientes. Se
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creo un “microsite” para dar a conocer po-nencias y ponentes a través de Internet y se abrió el periodo de inscripción. Consi-deramos que al ser unas jornadas virtuales y en cierto modo experimentales para no-sotros, las inscripciones debían ser gratui-tas aún a riesgo de que pudieran resultar fallidas. Finalmente, el “microsite” se completó con los accesos a las videocon-ferencias de cada día, y con la información de los ponentes y de las empresas patroci-nadoras. Aunque el tema de la administración elec-trónica aparece de fondo a lo largo de los tres días de las Jornadas, el programa se desarrolló siguiendo el orden que nos pa-reció más lógico: concepto de documento esencial la mañana del miércoles 26 de mayo, con las interesantes intervenciones de Elinsenda Cristià, Conchita Mendo, Di-dier Grange y Francisco Fernández; iden-tificación de series y documentos esen-ciales municipales en la sesión de tarde del mismo miércoles, con las intervencio-nes del Grupo de Archiveros de Madrid, de Ana Mª Herrero en representación de la Mesa de Archivos de la Administración Local y con una interesante mesa redonda de técnicos de la Administración Local. Esa misma tarde Beatriz Cazorla, de la empresa Normadat y Silvia García Gonzá-lez de T-Systems apuntaron algunas ideas muy interesantes sobre seguridad y soste-nibilidad en la administración electrónica.
Las ponencias del jueves 27 de mayo se centraron en el tema de la gestión de los documentos esenciales. Se analizó el te-ma desde la perspectiva de la seguridad, la organización de los programas de pro-tección y se apuntó la idea de la importan-cia de los sistemas y los datos por encima de los documentos para una adecuada continuidad de las instituciones. Ponentes con una interesante trayectoria como Christine Martínez, Lluis-Esteve Casellas, José Luis Verdú López o Mª Assumpció Colomer Arcas expusieron interesantes experiencias sobre estos aspectos durante la sesión de la mañana. José Manuel Hino-josa, y Ferrán Díaz, de las empresas Ambi-ser y Consiliaria respectivamente también comentaron experiencias llevadas a cabo en relación con los documentos esencia-les. En la sesión de tarde del jueves 27 conti-nuó la exposición de experiencias con Sonia Crespo y Mariela Álvarez Rodríguez, y con las comunicaciones de las archiveras portuguesas Carla Eiriz e Isabel Campa-niço. Francisco Dodero, de la empresa Ba-ratz, también expuso algunas experiencias de difusión de archivos municipales. Des-pués del descanso, la sesión de tarde del jueves 27 se centró en el tema del archivo como servicio esencial, con la interven-ción de Maribel Vila y con la mesa redonda sobre el mismo tema en la que además de Maribel Vila intervinieron Eugenio Villa-
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rreal, Yolanda Rodríguez y Mª Jesús López Portero. Durante los dos primeros días de Jornadas las empresas patrocinadoras dispusieron de salas específicas para la demostración de sus productos durante el tiempo exis-tente entre el final de la sesión de mañana y el inicio de la de tarde. El último día de las Jornadas se dedicó a dar a conocer algunos proyectos de digi-talización y preservación de documen-tos esenciales, con la participación de Ju-lio Cerdá, Francisca Martín Mateos y de los expertos de las empresas: Piql, Odilo, Gestiona - esPúblico y Libnova, que apor-taron interesantes visiones sobre diferen-tes aspectos de la administración electró-nica y sobre nuevas tecnologías de preser-vación y digitalización. Como colofón a las Jornadas, Julia María Rodríguez Barredo, fundadora del Grupo de Archiveros de Madrid, hizo un rápido repaso de historia del Grupo desde sus inicios a la actualidad. Los textos y los videos de cada ponencia o demostración pueden verse y descargarse en el “microsite” de las Jornadas: https://www.jornadasdearchivosmunicipales.com. En este momento estamos traba-jando en la edición completa de las actas en formato PDF que en breve estarán dis-ponibles en el Portal de Archivos de la Co-munidad de Madrid.
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29 de julio de 2017 / 15 de febrero de 2021. La primera fecha la de la convo-catoria del proceso de mi oposición, la se-gunda, más de tres años después y una pandemia mediante, la de mi incorpora-ción como Ayudante de Archivo en la Co-munidad de Madrid. Si tuviera que resumir en tres palabras to-do ese tiempo sería: lento, incierto y, a ratos, desesperante. No obstante, ha me-recido la pena y es algo que siempre digo cuando la gente me pregunta por mi pro-ceso. El mundo de los archivos es aún hoy muy desconocido en la sociedad, ¿cuántas ve-ces los que nos dedicamos a los archivos hemos visto caras extrañadas al decir “soy archivera”?, ¿cuántas veces hemos tenido que explicar que no trabajamos en una biblioteca o que no nos dedicamos a archi-var papeles en carpetas del ordenador? Afortunadamente, cada vez somos más y las redes sociales contribuyen a la difusión y visibilidad de nuestro trabajo. A pesar de ello, somos todavía un gremio profesional bastante pequeño, y eso irremediable-mente influye en los procesos selectivos.
Somos pocos los que decidimos presen-tarnos a estas oposiciones, son pocas las academias, pocos los preparadores y, des-graciadamente, son bastantes las plazas que quedan vacantes en muchos de los procesos selectivos. En mi caso los temas para el primer exa-men los elaboré yo misma partiendo de cero. Conté con la ayuda de otros oposito-res, compañeros de carrera y del jefe del archivo en el que trabajaba como becaria en aquel momento, sin olvidar todos los instrumentos que ofrece la Biblioteca Na-cional de España en su Sala de Informa-ción Bibliográfica en la que tantas horas pasé. Es mucha la información, material y buenos consejos los que recibí durante todos aquellos meses de estudio, sin em-bargo, siempre tuve la sensación de que haber contado con las clases de un prepa-rador personal, me hubiera aportado más seguridad y tranquilidad a la hora de en-frentarme a las pruebas selectivas. La preparación del segundo examen, el práctico, fue lo más complejo para mí, si bien yo ya había tenido la oportunidad de trabajar en diferentes archivos, ya fuera
Mi proceso de oposiciones para archivera
Claudia Sánchez Vega Ayudante de Archivos de la Comunidad de Madrid
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con becas o con contratos temporales pa-ra la Administración Pública, el plantea-miento de este examen dista bastante de lo que normalmente había estado hacien-do en dichos trabajos y eso me provocó algo de “miedo”. En este sentido, además de la ayuda ya mencionada, realicé un cur-so de supuestos prácticos de la Asociación de Archiveros españoles en la Función Pú-blica (AEFP); se trata de un curso muy re-comendable que se lleva realizando desde hace tiempo y que me sirvió de base para este examen.
En cuanto al último examen, el idioma, en mi caso se trató de una traducción de in-glés a español y dar respuesta a dos pre-guntas sobre este mismo texto, también
en inglés. Con los materiales de las biblio-tecas y los que hay en red me fue suficien-te. Además de la ayuda en el aspecto estric-tamente de estudio, no puedo olvidar el apoyo de mi pareja, amigos y familiares. Es muy cierta esa frase de “no solo oposi-to yo, sino todo mi entorno”. Fueron mu-chos los planes a los que tuve que decir “no” y muchas las veces que he estado au-sente. No ha sido un camino fácil. Al tiem-po de estudio dedicado, en mi caso, se le sumaron las horas de trabajo fuera de ca-sa; por lo que sin toda la comprensión y el soporte emocional que todos ellos me han brindado, sin duda habría sido todo mu-cho más difícil. Mi plaza tiene muchos nombres propios, no solo el mío. Después de toda una montaña rusa de emociones, muchas horas encerrada y un proceso exageradamente largo, puedo decir que estudiar esta oposición fue una buena decisión. Ahora tengo toda una carrera como funcionaria por delante y por tanto, la oportunidad de aportar mi granito de arena como servidora pública en general y en concreto, como profesio-nal de los a veces olvidados, pero tan ne-cesarios archivos públicos.
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Como sabéis uno de los servicios que proporcionamos en la Asociación ABDM es enviar a nuestros socios las distintas ofertas de empleo que nos lle-gan. En algunos casos dichas ofertas son muy precarias y no consideramos ade-cuado enviarlas. Como ejemplo de ello nos gustaría infor-maros de que el departamento de recur-sos humanos de un importante grupo de comunicación se puso en contacto con nosotros porque buscaba incorporar una persona a su departamento de documen-tación como becario/a. Su idea era poder realizar un convenio de prácticas para una de sus becas remuneradas (650€): Nuestra idea es que pueda estar con noso-tros 7 u 8 horas al día, y poder alargarlo du-rante 1 año (haciendo dos contratos de 6meses+6meses) podemos pagar un curso a la persona para que pueda tener acceso a la beca que os comentaba. Nuestras razones para no querer difundir esta “oferta de trabajo” es que teníamos la sospecha de que podía tratarse de un contrato de prácticas en fraude de ley. Al-gunas empresas suelen utilizar la figura del becario para realizar las labores de un trabajador por un salario mucho menor, en este caso 650 euros por una jornada completa. El Real Decreto 231/2020, de 4 de febrero, por el que se fija el salario mí-nimo interprofesional para 2020 establece que el salario mínimo interprofesional queda fijado en 31,66
euros/día o 950 euros mensuales según que el salario esté fijado por días o por meses. Esto no es más que un ejemplo de por qué luchamos por nuestra profesión: recono-cimiento, valoración, visibilidad, etc. Es-te tipo de ofertas hacen que no se nos to-me como auténticos profesionales, ni a los trabajadores ni a los estudiantes. Para cualquier denuncia que queráis hacer sobre contratos o becas en prácticas no dudéis en escribirnos: [email protected]
BUZÓN DE DENUNCIAS
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