KOMPETENT | ÅPEN | PÅLITELIG | SAMFUNNSENGASJERT

ARKIVBESKRIVELSE I ATOM 21.11.2016

Arkivbeskrivelse i AtoM

DIAS forvaltingsforum 8.11.2016

Stig Narve Bruntad

Registreringsbildet i AtoM

• Skjemabasert • Det samme skjemaet benyttes for alle nivå av beskrivelsen (Fonds, Series, Files og Item)

• Inndelt tematisk etter ISAD(G)s oppbygging, med noen tillegg:

• Access points, for å knytte andre beskrivelser tematisk, geografisk eller navn

• Administration area, for status (per skjema) draft, published. Og visingsstandard f.eks. ISAD(G), DC, m.fl.

• Ca. 50 felt i skjemaet

• Alle felt har en beskrivelse som er synlig når feltet er «valgt»

• Referanse til standard

• Tekstbeskrivelse av intensjon

Produksjon og visning av arkivbeskrivelser i AtoM

• AtoM er verktøy både for produksjon og publisering av arkivbeskrivelser • Arkivbeskrivelsen som førstelinje i tilgjengeliggjøring av arkiv er sterkere i AtoM enn i vårt lokale verktøy.

• Balansen mellom beskrivelse av innhold (kontekst, historikk o.l.) og innholdets organisering fremstår som svært god. Arkivbeskrivelsens funksjon er tydelig og gir gode resultat (selv med liten erfaring).

• Vi har testet tre ulike tilnærminger • To for produksjon av arkivbeskrivelser

• En for å tilføre eller gjøre tilgjengelig en arkivbeskrivelse produsert av andre

• Case 1 Næringsmiddeltilsyn og avdeling for miljørettet helsevern i Bergen kommune • Arkivbeskrivelsen produsert i AtoM

• Case 2 Ramm Salbu Arkitekter • Arkivbeskrivelsen produsert delvis i andre verktøy

• Case 3 St. John the Evangelist Catholic Youth Organization • Arkivbeskrivelsen produsert hos andre

Case 1: Næringsmiddeltilsyn og avdeling for miljørettet helsevern i Bergen kommune

• Arkivbeskrivelsen er laget i AtoM

• Data fra fagsystem • Uttrekk fra database og mappestruktur

• Journalsystem (ikke Noark), primært papirarkiv

• All utgående korrespondanse tilgjengelig elektronisk

• Inngående korrespondanse elektroniske kun for noen år

• Arkivet skal slåes sammen med papirarkivet når det avleveres (dvs. inngå i samme arkivbeskrivelse)

Bra og ikke fult så bra

• Bra:

• Skjematilnærming, nærhet til standard (ISAD(G)) og beskrivelse av alle felt • Ikke utelukke å lage sin egen veiledning for å beskrive hvordan feltene skal benyttes på de

ulike nivåene, kontrollerte vokabular o.l. Lurt å kikke på EAD (kodebiblioteket)

• Ikke fult så bra:

• Nettleser som applikasjon • Sesjon time-out

• Ingen funksjon for «lagre og fortsett redigering» eller autolagring.

• Lagre tar deg til «toppen»

Case 2 Ramm Salbu Arkitekter

• Arkivbeskrivelsen delvis laget i AtoM • Bruker eksport/import av EAD.xml for å veksle mellom verktøyene vi benyttet

• Nyttig når mange Files (mappe/sak) og Items (dokument) skal registreres

• Mappe arkiv, noen tusen mapper med ca. 80.000 filer

• Arkiv etter hele virksomheten, noen mindre deler på papir (ikke med i arkivbeskrivelsen)

• Vi gjorde følgende: • Registrering av de øverste nivåene (Fonds og Series) i arkivbeskrivelsen i AtoM

• Eksportere arkivbeskrivelsen som en EAD.xml-fil

• Lage Files nivå i ead.xml med Excel og teksteditor, data hentet fra uttrekksbehandling

• Klippe inn i EAD.xml

• Importere ferdig arkivbeskrivelse som EAD.xml tilbake til AtoM

Bra og ikke fult så bra

• Bra:

• Eksport/import, kun et klikk

• Fungerer fra alle nivå (Fonds, Series, Files og Items)

• EAD!

• Passer godt for digitalt skapt materiale

• Ikke fult så bra:

• Praktisk talt ubeskrevet

• Mangler «profil» som angir hvordan AtoM tolker verdier som importeres

• Feilsituasjoner håndteres kun med melding om at noe er feil

Case 3 St. John the Evangelist Catholic Youth Organization

• Arkivbeskrivelsen er laget av noen andre et annet sted

• Denne «lånte» jeg fra noen

• Lastet ned EAD.xml og importerte til vår AtoM

• Import til AtoM • Arkivbeskrivelsene er ikke knyttet til AtoM, egne formater, ugjennomtrengelige

brukermanualer, tilpasninger utover kjente standarder

• Arkivbeskrivelser fristilt og portable

• Gjør AtoM til en publiseringsplattform, lokalt og «sentralt»

Vil vi bruke AtoM på Bergen Byarkiv?

• Vi bruker ASTA til det meste • Arkivkatalog, aktørregister, depotstyring og publisering av arkivbeskrivelser (til Arkivportalen)

• Men: • Vi planlegger å benytte AtoM til produksjons av EAD.xml- og EAC(cpf).xml-filer som inngår i

DIAS-arkivinformasjonspakke

• Kunne vært spennende å sette opp en AtoM for Bergen Byarkiv på Bergen kommunes nettsider som et alternativ til arkivportalen