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ARQUEO AL ALMACEN DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD Periodo comprendido entre el 15 de Marzo al 31 de Mayo de 2.016.

Se verifico los datos de Funcionario Responsable del almacén y constitución de Póliza de Manejo, se constató la Póliza de manejo QBE Seguros No. 705801036 valor de $ 300.000.000. (Trescientos Millones de Pesos.) de vigencia 07/05/2015 al 22/05/2016, manteniendo el mismo funcionario, también es importante aclarar que se celebró modificación Nro. 01 al contrato Nro. 058 de 2015, clausulas adicionales a los contratos de seguros suscritos entre la Superintendencia Nacional de Salud y QBE Seguros S.A., a esto queda pendiente la caratula de la póliza de seguros de manejo para verificar plazo, vigencia y monto, acorde se aprecia en la siguiente imagen:

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Posteriormente se verificó lo siguiente: ENAJENACIÓN A TÍTULO GRATUITO - VEHÍCULOS Continuando con el proceso de Enajenación de Bienes-Vehículos a título gratuito entre Entidades Públicas, se continuó con el proceso respecto al Automóvil Ford Taurus de Placa OBG097, elaborándose el Concepto Técnico y el Estudio Técnico los cuales reposan en la Carpeta denominada Baja de Bienes Vigencia 2.015 (2/2) que reposa en el Grupo de Recursos Físicos. El 23 de septiembre de 2.015, se citó a Comité de Baja de Bienes de la SNS y de conformidad con el Acta 1213 del 23 de septiembre del año en curso, se estableció lo siguiente: “…Lote No. 2 Vehículo (automóvil Ford Taurus. OBG 097), para enajenación

directa por oferta en sobre cerrado

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución No.4128 de diciembre 26 de 2014,

en la cual el Comité de Baja de Bienes de la Superintendencia Nacional de Salud dio

de baja un lote de 8 (ocho) vehículos automotores, se informa que del proceso de

enajenación a título gratuito la Superintendencia asignó siete (7) de los ocho vehículos

ofrecidos, según la manifestación de interés allegadas oportunamente.

De acuerdo con el parágrafo del artículo segundo de la citada Resolución, en caso de

que quedaran vehículos remanentes o disponibles, se debía acudir a la enajenación a

título oneroso de conformidad con el Decreto 1510 de 2013, previa revisión del Comité

de baja de bienes. (Hoy Decreto 1082 de 2015)

Dado lo expuesto, se relaciona el vehículo que no fue requerido por las Entidades

Estatales en el proceso de enajenación a título gratuito y por ello debe ser objeto de

un proceso de enajenación directa por oferta en sobre cerrado, de acuerdo con lo

preceptuado por el artículo 2.2.1.2.2.2.1 del Decreto 1082 de 2015.

Precio Base para la venta: $ 4.625.680.oo Avalúo comercial menos gastos de

Mantenimiento”.

Ítem Descripción

1 Automovil Ford Taurus, placa OBG – 097, modelo 1995

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Dando cumplimiento a lo anterior, mediante correo electrónico se remitió la documentación respectiva al Grupo de Contratos con el propósito de gestionar la “enajenación directa por oferta en sobre cerrado”. Conforme a lo observado a la fecha, se mantiene la situación; dado que el Grupo de Contratación no ha dado trámite a la enajenación a título oneroso del vehículo antes mencionado y objeto de baja, para lo cual el Grupo de Recursos Físicos reitera esta solicitud en el presente mes de Junio, si es necesario se efectuara la respectiva revisión y actualización de documentos para luego traslado al Grupo de Contratación como responsables del proceso de enajenación a título oneroso del vehículo. BAJA DE BIENES El 22 de Mayo de 2.015, se inició el trámite para la Enajenación a Título Oneroso de los elementos remanentes de la baja efectuada mediante Resolución N°2303 del 16 de Octubre de 2.014. El Grupo de Recursos Físicos remitió al Grupo de Contratación la documentación respectiva para adelantar el trámite de enajenación a título oneroso de elementos remanentes (equipos de cómputo y canecas basureras) sin que a la fecha se haya recibido respuesta alguna, sin embargo, se revisará y actualizará la documentación para trasladar y reiterar en el mes de junio de 2016, al Grupo de Contratación la solicitud y que éste adelante el respectivo proceso.

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La Oficina de Control interno evidencia en el momento del siguiente seguimiento no se ha adelantado actividad alguna al respecto, que permita el avance de la enajenación del título oneroso del vehículo y de esta manera finiquitar esta situación.

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ELEMENTOS DEVOLUTIVOS ENTREGADOS AL SERVICIO Durante el período de análisis, es de resaltar que no hay existencias ni entregas de bienes devolutivos en el almacén que se encontraban en stock. SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE CONSUMO El Contrato para el Suministro de elementos de consumo, N°217 de 2.015, suscrito con la Sociedad Institucional Star Services Ltda., con vigencia del 30 de Diciembre de 2015 al 31 de Julio de 2016, presenta las siguientes novedades en el presente periodo:

El valor del contrato es de $150.863.530 o hasta agotar existencias.

A la fecha de realización del presente Arqueo, el Contrato en mención presenta:

Ejecución durante la vigencia 2.015 según facturas $12.235.485 equivalente al 8.11%

Ejecución vigencia 2016 a la fecha, según facturas, $ 43.965.937 equivalente al 29.00% del total del Contrato.

Valor por ejecutar: $94.662.108.

Es de anotar que la contratación antes mencionada se realizó con vigencias futuras como lo expresa la cláusula Séptima:

a) Hasta la suma de $12. 235.485 incluido IVA y demás impuesto s y costos a que haya lugar acorde con los elementos efectivamente suministrados a Diciembre de 2015.

b) Hasta la suma de $138.628.045 incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar acorde a los elementos efectivamente suministrados a Diciembre de 2016.

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EXISTENCIA EN BODEGAS La Entidad cuenta con algunos elementos de consumo y el Profesional responsable del Almacén, puso a disposición el Kardex y los artículos con corte a Mayo 31 de 2016 los cuales están almacenados en las bodegas ubicadas en el Edificio World Business Center, a lo cual se le efectuó una verificación aleatoria dando como resultado de conformidad con la siguiente relación de bienes de consumo y devolutivos:

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INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA La Oficina de Control Interno verificó que a la fecha se sigue trabajando con bases de datos en Excel, lo cual no es lo más óptimo para la sistematización de la información que permita sistematizar y generar mayor confiabilidad, agilidad, y eficiencia en la información., por lo cual el Grupo de Recursos Físico manifiesta la necesidad de adquirir un software para el manejo de almacén e inventarios.

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CONCLUSIÓN

En la verificación in situ, la profesional de la Oficina de Control Interno pudo verificar que los elementos con saldo en el inventario, corresponden a los existentes físicamente en el Almacén; sin embargo, se reitera por parte de esta dependencia, recomendación para que se adquiera un aplicativo para el manejo, control y administración de los bienes adquiridos por la Entidad, el que en la actualidad se ejecuta en tablas de Excel, que en un momento dado no permiten generar valores agregados al inventario, solo constatar entradas, salidas y la correspondencia de saldos contra la existencia física de los elementos almacenados. La Oficina de Control Interno de manera respetuosa recomienda a Secretaría General el direccionamiento para que el Grupo de Contratación; acelere y finalice el trámite de bajas proyectadas para la vigencia 2016, dada la prolongación de la actividad que acarrea retrasos de los procesos en el Grupo de Recursos físicos.

HERIBERTO CASTRILLÓN SANCHEZ

EDITA VIRGINIA GRISALES MONTAÑO

Responsable Almacén SNS Profesional especializado Oficina de Control Interno SNS