ARQUIVAMENTOArquivo : Conjunto de documentos organizados produzidos e recebidos pela instituio , com objetivo de organizar documentos e facilitar o acesso a eles Informaes : Ideias , conhecimentos Suporte : Meio fsico utilizado para registrar informaes; Ex : papel , CD , DVD Documento : Informao registrada em qualquer tipo de suporte . Ex : livros , relatrio , certido , memorando Bliblioteca : Conjunto de material impresso e no impresso para estudo e consulta Museu : o lugar destinado ao estudo , a exposio de peas e obras de valor PRINCIPIOS DA ARQUIVOLOGIA : Provenincia : aquele onde os arquivos originais de uma instituio devemmanter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa

Organicidade : Fixa a identidade do conjunto documental (arquivos) relativa sua estrutura, funo e atividades do produtor, essencial para que um determinado conjunto de documentos seja considerado um arquivo. Unicidade : no contraria a forma , gnero tipo ou suporte , os documentos conservam seu carter nico Integridade :Os arquivos devem ser preservados sem mutilao , destruio ou adio indevida. Cumulatividade : o arquivo uma formao progressiva ,natural e orgnica

ELEMENTOS DOS DOCUMENTOS Forma : o estagio de preparao do documento e passa por trs formas Rascunho Original Cpia

Formato : a parte fsica do documento , de como ser confeccionado . Ex: Papel :Ficha , carto . Espcie : a definio do aspecto formal,da aplicao que esses documentos se destinam ; Ex : certido, atestado, atas Tipo : a soma da espcie do documento com a finalidade a que se destina : Ex : Contrato de aluguel , Declarao de imposto de renda ,Nota promissria , Ata de reunio GENERO DOS DOCUMENTOS

Texto ou escrito : Informao em forma de texto: Livro ,relatrio , certido, oficio Iconogrfico : Informao em forma de imagem . fotografia , desenho , grficos, slides , gravuras Filmografia ou Audiovisuais : Documento em pelcula cinematogrfica e fitas magnticas , que combinam som e imagem Cartogrficos : Documentos contendo representaes geogrficas ,arquitetnicas ou de engenharia . Mapas e plantas Informticos : Documentos produzidos ou armazenados em computador . disquete , disco rgido, disco ptico

Sonoro : Documentos contendo registros de sons Micrograficos : documentos em suporte flmico , resultante da microrreproduo de imagens . Ex : microfichas , microfilmes Fotogrficos : Fotografias em geral

TIPOS DE ARQUIVOS Qaunto a entidades mantedoras : Publica e Privada Quanto a natureza dos documentos : Especiais Guardam documentos de determinado tipo ou suporte Especializados - Guardam documentos de determinados assuntos Quanto a extenso de sua localizao : Setorial Geral ou Central Quanto ao acesso : Franqueado - Disponibilizados ao publico . Restrito Documentos referente a Segurana Nacional, acessado somente por pessoas autorizadas Confidencial: Documentos de posse do Ministrio das Relaes exteriores , e que podem ser acessados apenas por pessoas credenciadas Quanto aos valores dos documentos : Primrio ( administrativo ) , o valor que o documento apresenta para o funcionamento das atividades realizadas pela instituio, o valor temporrio, e estar presente na fase corrente e intermediaria Secundrio ( histrico ) o valor que o documento apresenta para a historia da instituio. o valor definitivo,dura para sempre. Quanto aos eu estagio de evoluo : Corrente : a fase que os documentos so criados Intermediaria : a fase em que os documentos ainda tem valor administrativo ,mais pouco consultado , nessa fase o documento aguarda sua destinao final Permanente : a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo , e so guardados pelo seu valor hitorico , este jamais so eliminados TABELA DE TEMPORALIDADE o instrumento que define o prazo de guarda e destinao final dos documentos AVALIAO DE DOCUMENTOS o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fazes correntes e intermedirias , e sua destinao final , o ato de criar a tabela temporalidade . So avaliadas por: Arquivistas , autoridade administrativa , profissional da rea jurdica, financeira , historiador, engenheiro , estatstico .

PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVOS

Protocolo : o controle do processo de documentos da instituio , uma fase corrente . Atividades do setor de protocolo: Recebimento e Classificao Registro e Controle Expedio ( Distribuio ) : ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS Levantamento de dados Analise dos dados coletados Planejamento Execuo e acompanhamento

GRAU DE SIGILO

Ostensivo: Documento cuja divulgao no prejudica a administrao Sigilosos: so documentos que devam ser de conhecimento restrito ,divididos em ultrasecreto, secretos, confidenciais e reservados

GESTAO DE DOCUMENTOS o controle de todo fluxo de documentos da instituio, desde a criao at a destinao . Etapas da gesto de documento: Produo Uso ( arquivamento ) Avaliao e destinao ( eliminao ou guarda permanente )

MICROFILMAGEM uma tcnica que permite criar uma copia do documento em formato micro grfico ou micro ficha Microfilme uma imagem reduzida da forma maior . Benefcios : Valor legal, acesso rpido,segurana ,garantia de confidencialidade , durabilidade e reduo de espao PRESERVAO DE DOCUMENTOS Conservao Restaurao Armazenamento

AGENTES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS Fsico : Umidade , temperatura , luminosidade Qumico : Poeira,fumaa,tinta Biolgico : Insetos ,microorganismo,ratos e homem

PRINCIPAIS OPERAOES DE CONSERVAO

Desinfeco ou Desinfestao : mtodo qumico utilizado para combater insetos e pragas, Consiste em introduzir os documentos na cmara de furmigao ,onde se faz o vcuo , aplica-se o produto qumico e deixa ate o prazo de 72 hs Limpeza : Usa-se pano macio , escova ou aspirador de p , a fase posterior a fumigao . Alisamento : Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel , na camara de umidificao, ,durante 1hora , em seguida passado a ferro , folha por folha. Restaurao: aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento . Mtodos de restaurao: Banho de gelatina Tecido com pasta de amido: so usados folhas de tecido muito fino , aplicadas com pasta de amido , evita a propagao de insetos, fungos, reduz a legibilidade (legvel.) e flexibilidade (flexvel.) Silking : Esse mtodo utiliza tecido ,crepeline de seda , um processo difcil de execuo ,, afeta a qualidade do documento . Laminao : processo que envolve o documento , nas duas faces,com uma folha de papel seda e outro de acetato de celulose, colocando numa prensa hidrulica,o volume reduzido, , mais o peso duplica Encapsulao : utiliza pelcula de polister e fita adesiva de duplo revestimento , o documento colocado em duas laminas de polister , deixando o documento solto, dentro das duas laminas

TIPOS DE ARQUIVAMENTO

Horizontal : Os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas. Ex: mapas, plantas e desenhos Vertical : Os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros ,permitindo sua rpida consulta . Ex arquivo corrente

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

Sistema Direto : aquele em que a busca do documento feita no localonde se acha guardado

Sistema indireto : aquele em que para se localizar o documento preciso antes consultar ndice ou cdigo METODOS DE ARQUIVAMENTO

Arquivos alfabticos aquele em que se usa ordem alfabtica para classificar as pastas, seja assunto, nome, localidades etc. o mtodo mais usado nos escritrios. a) No arquivo com nome de pessoa fsica, considera-se primeiro o sobrenome e depois o nome. Ex. Silva, Jos Antonio da b) com pessoas jurdicas se conserva o nome da empresa. Ex. Jos Antonio da Silva Ltda. c) Os pronomes de tratamento e ttulos devem ser colocados no final. Ex.Medeiros, Dr. d) quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica do pronome (primeiro nome). Ex. Teixeira, Anbal

Teixeira, Marildo. e) quando o nome for composto no devemos separar. Ex. Vila-Lobos, Heitor. f) os nomes com santo, santa e so, seguem a mesma regra, no se separa. Ex. Santa Joana, Maria So Jos, Catarina g) quando o nome tiver preposio: de, d, da, ou do no so consideradas. Ex. Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Arquivos Numricos so aquele que dispe em seqncia numrica crescente e este depende de um ndice. Geogrficos Pais , estado, bairros, Ex: Maranho So Luis Maria do Carmo