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Brasília - 2018
ARQUIVO PÚBLICO DO DISTRITO FEDERALCOORDENAÇÃO DE ARQUIVO PERMANENTE
Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso
ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
≈
≈
ARQUIVO PÚBLICO DO DISTRITO FEDERAL
SGO - Setor de Garagens Oficiais
Quadra 5 - Lote 23
70610-650 - Brasília - DF
Fone (61) 3361.7739 - 3361.1454
www.arquivopublico.df.gov.br
3 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO........................................................................05
1 - MODALIDADES DE ATENDIMENTO
1.1 - Atendimento Presencial.................................................06
1.2 - Atendimento a Distância...............................................06
1.3 - Atendimento via e-SIC ArPDF........................................08
2 - ORIENTAÇÕES PARA O USO DA SALA DE ATENDIMENTO AO USUÁRIO
2.1 – Orientações gerais........................................................09
2.2 - Orientações específicas..................................................10
3 - ACESSO À DOCUMENTAÇÃO ORIGINAL NÃO DIGITALIZA-DA
3.1 - Agendamento para consulta..........................................11
3.2 - Manuseio dos documentos............................................12
3.3 - Acesso a documento textual ou cartográfico..................12
3.4 - Acesso a documento audiovisual (negativos, eslaides, conta-tos, ampliações fotográficas, cartazes)...................................13
4 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
4 - REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS..................................15
5 - FONTES AUXILIARES DE PESQUISA
5.1 - Biblioteca Ernesto Silva.................................................17
5.2 - Programa de História Oral.............................................17
5.3 - Coleção Documentos Goyaz...........................................18
6 - EMISSÃO DE CERTIDÕES PROBATÓRIAS.......................19
7 - CANAIS DE ATENDIMENTO..............................................19
8 - PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONTROLE DE ATENDIMENTO AO USUÁRIO
8.1 - Atendimento presencial.................................................20
8.1.1 - Rotina para acesso e reprodução de documento textual e cartográfico
8.1.2 - Rotina para acesso e reprodução de documento audio-visual
8.2 - Atendimento a distância................................................21
8.3 - Atendimento via e-SIC...................................................21
8.4 - Emissão de certidões....................................................22
5 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
INTRODUÇÃO
A garantia de acesso ao acervo sob a guarda do ArPDF é atribui-ção da GERÊNCIA DE ATENDIMENTO AO PÚBLICO - GEAP, uni-dade da Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso (DIPED), subordinada à Coordenação de Arquivo Permanente (COAP).
ADIPEDdispõedeumaequipedeprofissionaishabilitadosaprestarem esclarecimentos quanto aos acervos arquivísticos e fontesauxiliaresdepesquisa;quantoaosinstrumentosdepesquisaexistentes(guiadefundos,catálogos,inventáriosetc.);quantoàbasededadosdecópias digitais do acervo, bem como quanto aos serviços de reprodução e emissão de certidões.
Háduasmodalidadesdeatendimento:presencialeadistância.Emqualquerdessasmodalidades,háumcontrole,pormeiodeformu-lários,paraagilizaçãodoatendimentoeproduçãoderelatóriosestatís-ticos de estudo do usuário.
Outrocanaldisponibilizadoaocidadãoequeemcasosexcep-cionaispodeserutilizadopelousuáriodoArPDFéoServiçodeInfor-maçõesaoCidadão(e-SIC).
Ressalte-se que o capítulo 8 destina-se, exclusivamente, aosservidores da Coordenação de Arquivo Permanente (Diretoria de Tra-tamento e Preservação de Acervos e Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso)queatuamnoprotocolodeatendimentoaousuário.
Todososencaminhamentosparaacriaçãoedivulgaçãodoma-nualdeprocedimentosOrientações para acesso ao acervo arquivísti-coseencontramnoProcessoSEInº00151-00000907/2018-55.
6 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
1 - MODALIDADES DE ATENDIMENTO
1.1 Atendimento presencial
OatendimentopresencialocorrenaSaladeAtendimentoaousu-ário,desegundaasexta-feira,excetoferiadosepontosfacultativos,das9hàs17h, sem intervalo.Emcasode impedimentoextraordinário,oArquivoPúblicocomunicaainterrupçãodoatendimentoemsuapáginana Internet.
Éaconselhávelaopesquisadorsempreconsultarosítiodainsti-tuição antes de se dirigir ao órgão.
Oatendimentoérealizadoporagendamentoe/ouporordemdechegada.
Oacessoaoacervoéprecedido,obrigatoriamente,pelopreenchi-mentodoFormuláriodeAtendimento,disponívelnaSaladeAtendi-mentoenosítionaInternet.
Oacessoaosdocumentosdigitalizados,mantidosembasededa-dos na rede interna do ArPDF, é provido por meio de terminais de con-sultainstaladosnaSaladeAtendimento.Portanto,ficacondicionadoàdisponibilidadedeterminal.
Otempodeesperaparaatendimentoficacondicionadoàdisponi-bilidadedemesae/outerminaisdeconsulta.
1.2 Atendimento a distância
Oatendimentoadistânciadestina-seafacilitaroacessoaoacer-
7 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
vodoArPDFàspessoasqueresidemforadoDistritoFederal.
Parasolicitaroatendimento,ointeressadodeveráenviarcorres-pondênciapormeiodecorreioeletrônicooupostal.Quandoocontatoforfeitoviatelefone,opesquisadorseráorientadoaenviarcorrespon-dênciaparaoendereçoeletrônico<[email protected]>.
Apesquisapormeiodecorrespondênciaeletrônicadeverácon-ter o máximo de informações sobre o requerente, o objeto da pesquisa e endereçopara resposta.OFormulário deAtendimento será enca-minhadoaopesquisador,queapóspreenchê-loeassinaroTermodeUtilizaçãodeDocumentosCustodiadospeloArquivoPúblicodoDis-tritoFederaleoTermodeResponsabilidadedeInformaçõesPessoais,oretornará,naformadigitalizada,pelomesmoendereçoeletrônico.
Ointeressadoreceberáematé5diasúteisaconfirmaçãodere-cebimentodasolicitaçãodepesquisa.
Emcasodepesquisashistórico-culturais,olevantamentopréviodeveserrealizadopelousuário,emconsultaaoGuiadeAcervo,dis-ponívelnosítioinstitucionaldoArPDFnaInternet,ecomplementadoporoutrosinstrumentosquepoderãoserdisponibilizadosporcorreioeletrônico.
AGerência deAtendimento ao Público não realiza pesquisashistórico-culturaisextensas,apenasfornecereproduçõesecertidões.
Éinformadoaousuário,desdeoiníciodoatendimento,quenemsempreépossívelrespostarápidaàdemandadevidoaosprocedimen-tosnecessáriosparasuarealizaçãotaiscomoasolicitaçãodedocu-mentosaossetoresresponsáveispelaguarda,verificaçãodoestadodepreservação,higienizaçãoereprodução.
OatendimentopeloArPDFpoderáserefetuadopormeiosdi-ferentesdaquelepeloqualademandafoirecebida,tendoemcontaaeventualnecessidadedeencaminhamentodealgumdocumentoparapreenchimentoedevoluçãopelousuário,bemcomodeenviodecópiadigitaldeitensdoacervo.
Oenviodosdocumentossolicitados–paraasdemandasdeou-trospaíseseestadosdafederaçãobrasileira–seráfeitopormeiodeupload emserviçodearmazenamentonaWord Wide Web, cujo link seráenviadopeloatendenteparaoendereçoeletrônico indicadono
8 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
FormuláriodeAtendimento.Oconteúdoficaráàdisposiçãoparadown-load do pesquisador por até sete dias.
1.3 Atendimento via e-SIC ArPDF
Demandas que exijam pesquisa direta aos documentos originais custodiadospeloArPDFparaosquaisnãohajarestriçãolegaldeacessonãosãopassíveisderespostasviae-SICArPDF.Elasdevemserfeitaspelopróprio pesquisador seguindoos procedimentosde atendimentoprotocolar.Quando realizadonesse canal, o usuário será orientado aprocuraraGerênciadeAtendimentoaoPúblico.
Demandasqueexijampesquisasafundosaindanãodisponibili-zadosaopúblicooucujoacessofoiprovisoriamentecolocadosobres-triçãopormotivostécnicosdevemsersolicitadasviae-SICArPDFparaquesejajustificadoonão-atendimentoououtrasolução.
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2 - ORIENTAÇÕES PARA O USO DA SALA DE ATENDIMENTO AO USUÁRIO
2.1 – Orientações gerais
a)Opesquisadordeveráguardarseuspertencesemlocalapro-priado,disponibilizadopeloArPDF;
b)Épermitidoportarapenasosseguintesitens:celular,lápis,papelparaanotações;
c)Quandoforusadoequipamentoparticularparaobtençãodereproduçõesdoacervo,comocomputadorportátiloucâmera,deverásercomunicadoeregistradonoFormuláriodeAtendimento;
d)Nãoépermitidoportarrevistas,jornais,folhetos,fotogra-fias,mapas,plantas,gravuras,microfilmeseassemelhados,bolsasepastas;
e)Nãoépermitidoportarcopiadoraportátil(scanner);
f)Nãoépermitidooconsumodealimentosebebidas;
g)Nãoépermitidofumar;
h)Nãoépermitidoatenderchamadasdecelular;
i) Em caso de grupo de pesquisadores, os membros deverão comunicar-seemvozbaixa;
j) Não será permitido o ingresso de pessoas com trajes incom-patíveiscomodecorodainstituição;
10 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
k)Osterminaisdeacessonãofacultamautilizaçãoparanavega-çãonarede,consultaemsítiosecorreioseletrônicos,digitação,impres-são,e/ouusodeCDependrive.
2.2 – Orientações específicas
a)OiníciodapesquisasedácomopreenchimentodoFormuláriode Atendimento com as informações pessoais e os dados da pesquisa.
b)Apósacessoaosdocumentos, será solicitadoaousuárioquepreenchaeassineoTermodeUtilizaçãodeDocumentosCustodiadospeloArPDF.Quandonecessário, será também solicitado o preenchi-mentoeassinaturadoTermodeResponsabilidadepeloUsoeDivul-gaçãodeInformaçõesPessoais.NessesTermos–disponíveistambémnosítiodoArPDFnaInternet–constamasregrasdecomoutilizaradocumentaçãoacessadaparaosfinsdeclarados;
c)Paraalocalizaçãodasinformaçõesdeinteresse,serãodispo-nibilizadososinstrumentosdepesquisa,taiscomoguiadeacervos,in-ventários,repertórios,quadrosdearranjo,listagensdescritivas;
d)Boapartedoacervoestáreproduzidadigitalmenteedisponívelparaconsultanosterminais;
e)Osdocumentosdigitalizadosforamhabilitadosparareconhe-cimento ótico de caracteres (OCR) o que permite a busca por informa-ções diretamente no documento, ou conjunto de documentos, por meio depalavras-chave;
f)Aparcelanãodigitalizadaserádisponibilizadaseguindoasre-grasdoitemnº3.
11 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
3 - ACESSO À DOCUMENTAÇÃO ORIGINAL NÃO DIGITALIZADA
3.1 - Agendamento para consulta
a)Oacessoaosdocumentosoriginaisdependerádeagendamento;
b) Os atendimentos agendados ocorrerão às quartas, quintas e sextas-feiras;
c) O acesso aos documentos não se dará na primeira visita, exce-to em caso de o contato e agendamento ter sido feito previamente por meiodetelefoneoucorreioeletrônico;
d)Apósindicarqualdocumentodesejaconsultar,ousuárioseráinformadosobreodiaeahoraparaoacessoàdocumentação;
e)Emcasodeconsultaaumgrandevolumededocumentos,apesquisaseráagendadaemváriasdatas;
f) Caso o pesquisador não possa comparecer na data agendada, deveentraremcontatocomaGerênciadeAtendimentoaoPúblicoso-licitandonovoagendamento;
g) Não comparecendo o pesquisador na data agendada para con-sultadosdocumentossolicitados,estesserãodevolvidosaodepósitodeorigem;
h)Onãocomparecimentodopesquisadornasegundadataagen-dadaimplicaráemcancelamentodapesquisa;
i)Pesquisadordeoutrospaísesedeoutrosestadosdafederação
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brasileiraqueseencontreemviagemdepesquisapoderásolicitarex-cepcionalmenteacessoaummaiornúmerodedocumentos,desdequecomunicado com antecedência.
3.2 - Manuseio dos documentos
a) O acesso aos documentos originais será precedido de orienta-çãoquantoaomanuseio,alémdesersupervisionadopelosatendentes;
b) Ao manusear os documentos originais e seus instrumentos de pesquisa,deve-sefazê-locomcuidado,evitandoapoiar-sesobreeles,nãofazermarcaçõesoudobrasalémdeusarosequipamentosdeprote-çãoindividual(EPI)fornecidospeloatendente;
c) Os documentos deverão ser deixados sobre a mesa da mesma formaemqueforamencontrados,sendoabsolutamentevedadaamu-dançadaordemdosdocumentos;
d) Documentos em estado de conservação precário ou que este-jampassandoportratamentotécnicoestarãosobacondiçãodeconsultasuspensa;
e) Os fundos documentais temporariamente interditados serão in-formadosnapáginaoficialdoArPDFnaInternet.
3.3 - Acesso a documento textual ou cartográfico
a)Paradocumentostextuais,opesquisadorteráacessoacinco(5)caixasemcadavisitaagendada;
b)Paradocumentoscartográficos,opesquisadorteráacessoaatécem(100)itenscartográficosemcadavisitaagendada;
c)Paraitenscartográficosacondicionadosemcaixas-arquivo,opesquisadorteráacessoaduas(2)caixasemcadavisitaagendada;
d)Tendoemvistaograndeformatodosdocumentoscartográfi-cos,apesquisasolicitadaporinstituiçõespúblicaseprivadasdeveráserfeitaobrigatoriamentepordoispesquisadores/servidores;enocasode
13 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
pesquisadorindividual,ficarácondicionadaàdisponibilizaçãodedoisservidoresdoArPDFparamanuseio;
e)Apósanálisedositensoudascaixasrelativasaosdocumentoscartográficosopesquisadordeveráanotar,noformulário“DocumentosConsultados”,ositensparaosquaisdesejaadigitalização;
f)Paraos itenscartográficos,aanotaçãoseráa informaçãoen-contradano“carimbo”decadadocumento.Paraostextuais,solicitarorientação ao atendente.
g)Osprazosparareproduçãodedocumentoseguirãoosseguintescritérios:
•Até30documentos–20diasúteis
•Até60documentos–30diasúteis
•Até100documentos–40diasúteis
h)Terminadaa consulta aosdocumentos,o atendente, emmo-mentooportuno,osdevolveráaodepósitodeorigem.
3.4 - Acesso a documento audiovisual
a)Assolicitaçõesdeacessoaosdocumentosaudiovisuaisserãoatendidas,primeiramente,mediantedisponibilizaçãoemversãodigital;
b)Nocasodeconsultaaosoriginais,aGEAPconsultaráadis-ponibilidadedeagendadaGerênciadeTratamentoePreservaçãodeAcervoAudiovisual(GEAUD);
c) De posse da informação, a GEAP entra em contato com o pes-quisador e agenda visita para acesso aos documentos originais, que se darásemprenasdependênciasdaGEAUD;
d)OArPDFnãopossuiequipamentoparaacessoedigitalizaçãode todos os documentos audiovisuais. Durante a pesquisa, o atendente prestaráorientaçãoaousuáriosobrequaissãoacessíveis;
e) O pesquisador deverá anotar, no formulário “DocumentosConsultados”,ositensparaosquaisdesejaadigitalização;
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f)Osprazosparaareproduçãodedocumentosaudiovisuaisse-guirãoosseguintescritérios:
• Até20documentos–7diasúteis
• Até30documentos–10diasúteis
• Até50documentos–20diasúteis
• Acimade50documentosmedianteconsultaàGEAUD.
15 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
4 - REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS
a)Épermitidaa reproduçãodigitalcomousodeequipamentofotográficodoprópriopesquisador,semousodeflash;
b)OArquivoPúblico doDistritoFederal realiza a reproduçãodoseuacervo.Esseserviçoéfornecidogratuitamenteeacolhetantoasconsultaspresenciaisquantoadistância;
c)Adigitalizaçãodadocumentaçãosolicitadaobedeceráàordemdesolicitação;
d)OArPDFreserva-seodireitodelimitare/ounegarospedidosdereproduçãodedocumentos,considerandoovolumesolicitado,as-pectoslegaisdousodadocumentação,osriscosparaapreservaçãooupossíveisdanosqueareproduçãopossaprovocarnosoriginais;
e) As reproduções serão feitas nas dependências do ArPDF. As exceçõesserãoobjetodeavaliação,sendoqueoscasosemqueasaídadedocumentossejustifique,dependerãodeautorizaçãopréviadaSupe-rintendênciaedeacompanhamentoporservidordoArPDF;
f)Consultadoodocumentooriginal,oconsulentepoderásolicitaroserviçode reproduçãoqueseráencaminhadoaossetores responsá-veis,sendonecessáriaautorizaçãopréviadaDiretoriadeTratamentoePreservaçãodeAcervos(DITRAP),verificadasascondiçõesdepreser-vação;
g) As reproduções digitais serão entregues ao pesquisador me-dianteofornecimentodeumsuporteparaarmazenamento(CD,DVD,Pendrive,HDexterno).Excepcionalmente,aentregapoderáser feitapor meio de uploademserviçodearmazenamentonaWord Wide Web,
16 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
cujo linkseráenviadopeloatendenteaoendereçoeletrônicoindicadonoFormuláriodeAtendimento.Nãoseráfornecidagravaçãodosdocu-mentosdigitaisemtelefonecelular;
h)Osprazosinformadosaopesquisadorparaaentregadarepro-duçãodedocumentospoderãoserestendidos,peloArPDF,emrazãodoestadodeconservaçãodosdocumentos,dosequipamentosdedigitali-zação,dadisponibilidadedepessoaltécnicoedovolumedereprodu-çõesagendadastendoemvistaoslimitesdosmeiosdedigitalização;
i)Apósotérminodadigitalizaçãoserácomunicadoaopesquisa-doradatapararetiradadosdocumentossolicitados.
17 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
5 - FONTES AUXILIARES DE PESQUISA
5.1 - Biblioteca Ernesto Silva
OArPDFofereceaopúblicosuabibliotecadeapoio,especializa-daemArquivologiaehistóriadoDistritoFederal.SituadajuntoàSaladeAtendimentoaousuário,dispõedeespaço físicoapropriadoàsuafinalidade.Apesquisaaostítulosdoacervosedápormeiodecatálogodisponívelnosterminaisdeconsulta.OacessoàspublicaçõessomenteédisponibilizadonaSaladeAtendimento.Nãoépermitidoempréstimoao usuário externo.
Oatendimentoaopúblicosegueasmesmasorientaçõeseproce-dimentosdoatendimentoaopúblicodoacervoarquivístico.
5.2 - Programa de História Oral
AcoleçãodeentrevistasdoProgramadeHistóriaOral,queains-tituiçãodesenvolvedesde1987emcomplementaçãoaosacervosarqui-vísticoséoutraimportantefonteauxiliardisponívelaopesquisador.Asentrevistassãotemáticasesedividemnasseguinteslinhasdepesquisa:Memória da Construção de Brasília,Memória Fotográfica,MemóriaFilmográfica,ComunicaçãoeArte,PolíticaeSociedade,BrasíliaPala-ceHotel,FormaçãodeSobradinho,FormaçãodeTaguatinga,FormaçãodeCeilândia,FormaçãodePlanaltina,FormaçãodoNúcleoBandeiran-te,FormaçãodasFeirasLivres,CentenáriodeBernardoSayão,Cente-nário JK e Yvonne Jean.
18 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
5.3 - Coleção Documentos Goyaz
Acoleção“DocumentosGoyaz”éoutrafontecomplementardeinformações. Foi constituída a partir do ProjetoDocumentosGoyazcujo objetivo foi agregar, ao acervo da instituição, reproduções digitais deoriginaisrelativosaGoiásqueseencontrameminstituiçõespúblicasouprivadas,comotambémdeacervosparticulares.Compostaespecial-mentepordocumentaçãorelativaaosmunicípiosdeLuziânia,FormosaePlanaltina,nosquaispartedoterritóriofoicedidaparaaconstituiçãodonovoDistritoFederalnoPlanaltoCentral.
Acoleçãocontempladocumentosdasseguintesinstituições:
Arquivo Histórico do Estado de Goiás, Fórum da Comarca de Planaltina,Casa daCultura deLuziânia,AgênciaGoiana deCulturaPedroLudovico,GelmiresReis–Publicações,MuseudeAstronomia–MAST,BibliotecaMáriodeAndrade,MuseuHistóricoCornélioRa-mos–Catalão,ArquivoNacional,InstitutodePesquisaeEstudosHis-tóricosdoBrasilCentral,ArquivoPúblicodeUberaba,UniversidadeFederaldeGoiás,GazetadeUberaba–acervoparticular,PrefeituradeFormosa,ComissãoExploradoradoPlanaltoCentraldoBrasil,Comis-sãodeEstudosdaNovaCapitaldaUnião,ProjetoResgate–BarãodoRioBranco,CasaAltamirodeMouraPacheco–AcademiaGoianadeLetras,IPHAN–RJ,FundaçãoCulturalFreiSimãoDorvi,Pe.AleixoSusin–acervoparticular,ArquivoHistóricodoExército–AHEX,Ar-quivoHistóricoUltramarino –AHU, FundaçãoBibliotecaNacional,MapotecadoItamaraty,PauloBertran–acervoparticular,BibliotecaPúblicadeÉvora,InstitutoBrasileirodeGeografiaeEstatística–IBGE,ArquivoPúblicoMineiro,ArquivoPúblicodeSãoPaulo.
Aconsultaàcoleçãoéfeitapormeiodedoisinstrumentosdepesquisaondeconstamahistóriaadministrativadecadainstituiçãoealistagemdetodaadocumentaçãodigitalizada.
19 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
6 - EMISSÃO DE CERTIDÕES PROBATÓRIAS
ParaaemissãodeCertidõesou“NadaConsta”relativosaotempodeserviço,orequerentedeverápreencheroFormuláriodeAtendimen-to, conformeprotocolodeatendimentoaopúblico.Finalizadaapes-quisa,oatendenteentraráemcontatocomosolicitanteparaagendaraentregadaCertidãodoTempodeServiçoou“NadaConsta”.
7 - CANAIS DE ATENDIMENTO
E-mailinstitucional:[email protected]ênciadeAtendimentoaoPúblico:[email protected]:(61)3361.1454–3361.7739Endereço:SetordeGaragensOficiais–Quadra05-Lote23AsaNorte-CEP70610-650–BRASÍLIA–DistritoFederal
20 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
8 - PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONTROLE DE ATENDIMENTO AO USUÁRIO
Estecapítulo8destina-se,exclusivamente,aosservidoresdaCoor-denação de Arquivo Permanente (Diretoria de Tratamento e Preserva-ção de Acervos e Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso) que atuam noprotocolodeatendimentoaousuário.
Todososencaminhamentosparaacriaçãoedivulgaçãodomanu-aldeprocedimentosOrientações para acesso ao acervo arquivístico seencontramnoProcessoSEInº00151-00000907/2018-55.
8.1 - Atendimento presencial
Todosostrâmitesentreasunidadesenvolvidascomoatendimen-todeverãoserregistradosemProcessonoSistemaEletrônicodeInfor-mações-SEI,pormeiodeDespacho.
Iniciada a pesquisa, o atendente da GEAP irá criar Processo no SistemaEletrônicodeInformações-SEIpormeiodaanexação,comodocumentoexterno,doFormuláriodeAtendimento,eenviá-loemse-guida à Gerência de Tratamento e Preservação de Acervos informando adatadoacessobemcomoosdocumentosqueserãoconsultadosafimdefacilitarocontroledamovimentaçãodedocumentos.
21 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
Todaequalquerinformaçãoarespeitodoatendimentoparadocu-mentosoriginaisnãodigitalizadosserápormeiodoSistemaEletrônicodeInformação–SEI.
8.1.1 - Rotina para acesso e reprodução de documento
textual e cartográfico
Concluída a etapa de separação e sinalização dos documentostextuaisoucartográficosaseremdigitalizados,oatendenteiráinformarademandaàGerênciadeTratamentoePreservaçãodoAcervoDigital(GEDIG),porDespachonoProcesso,esolicitaráaprevisãodetérminodadigitalização.
Ao términodadigitalizaçãodosdocumentos, aGEDIGdeveráinformar a conclusão àGerência deAtendimento, pormeio deDes-pacho.As imagens solicitadas serão reproduzidas em alta resolução,mínimo300dpi.
Finalizadostodososprocedimentosreferentesàdemandaqueini-ciouoProcesso,oatendentedeveráencaminhá-loàDiretoriadePes-quisa, Difusão e Acesso (DIPED) para providenciar o arquivamento.
Os originais deverão retornar ao depósito de origem.
8.1.2 - Rotina para acesso e reprodução de documento
audiovisual
AGEAPencaminhaasolicitaçãodopesquisador,pormensagemdecorreioeletrônico–[email protected]–àGEAUDqueresponderáàsolicitação,informandodiaehoráriodisponível.
De posse da informação, a GEAP entra em contato com o pesqui-sador e agenda visita para acesso aos documentos nas dependências da GEAUD.
Depossedarelaçãodedocumentosaseremdigitalizados,aGEAUDprovidenciaadigitalizaçãoeentregaàGEAPque,porsuavez,indicaaopesquisadorumadatapararetiradadomaterialsolicitado.Asima-genssolicitadasserãoreproduzidasemaltaresolução,mínimo300dpi.
22 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
8.2 - Atendimento a distância
Nocasode consulta adistância, osdocumentos recebidos irãogerarProcessonoSEI,seguindoapartirdeentãoomesmoprotocolodoatendimentopresencial.
8.3 - Atendimento via e-SIC
Noscasosdeencaminhamentodepesquisavia e-SIC, a solici-tação recebida pelaOuvidoria deverá ser enviada àCoordenação deArquivoPermanente(COAP)pormeiodeprocessodoSEI,queenviaráà Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso para ciência e posterior des-pachoàGerênciadeAtendimentoaoPúblico.
AGerênciadeAtendimentoaoPúblicodeverádarprioridadeaessamodalidadedesolicitação,pormotivosde“prazolegal”,respon-dendoàdemandanopróprioprocessoSEI,sejapelaliberaçãodoacer-vooupelajustificativaparaonãoacesso,edevolvendo-oàDiretoriadePesquisa, Difusão e Acesso que o enviará à Ouvidoria.
Demandas que exijam pesquisa direta aos documentos originais custodiadospeloArPDFparaosquaisnãohajarestriçãolegaldeacessonãosãopassíveisderespostasviae-SICArPDF.Elasdevemserfeitaspelopróprio pesquisador seguindoos procedimentosde atendimentoprotocolar.Quando realizadonesse canal, o usuário será orientado aprocuraraGerênciadeAtendimentoaoPúblico.
Demandasqueexijampesquisasafundosaindanãodisponibili-zadosaopúblicooucujoacessofoiprovisoriamentecolocadosobres-triçãopormotivostécnicosdevemsersolicitadasviae-SICArPDFparaquesejajustificadoonão-atendimentoououtrasolução.
8.4 - Emissão de Certidões
ApartirdoFormuláriodeAtendimentoseráabertoprocessonoSEI.NomomentodaentregadaCertidãooudo“NadaConsta”,quando
23 ArPDF - ORIENTAÇÕES PARA ACESSO AO ACERVO ARQUIVÍSTICO
forocaso,serãoassinadasduasvias:umaseráentregueaousuárioeoutraanexadaaoprocessoSEIdorespectivorequerente.