Arquivo Teoria e Prática - Marilena Leite Paes.pdf

A~QUIVO TEOMA E PRTICA

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MARILENA LEITE PAES

ARQUIVO ;

TEORIA E PRATICA 3a EDiyO REVISTA E AMPLIADA

FUNDA~O GETULIO VARGAS .. EDITORA

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ISBN - 85-225-0220-X

Copyright e: 1986 Marilena Leite Paes

Direitos desta edic;ao reservados ~ EDITORAFGV RuaJomalista Orlando Dantas, 37 22231-010- Rio de Janeiro, RJ- Brasil Tels.: 0800-021-7777 - 21-3799-4427 Fax: 21-3799-4430 e-mail: [email protected] [email protected] web site: www.editora.fgv.br

Impresso no Brasil 1 Printed in Brazil Todos os direitos reservados. A re..Produs:ao nao autorizada desta publicacrao, no todo ou em parte, constitui violac;ao do copyright (Lei n 9.610/98). 1 edic;ao - 1986 2 edic;ao - 1991 3 edic;ao rev. e ampl.- 1997 1 e 2 reimpressoes- 2002 3 reimpressao - 2004 4 e S reimpressoes - 2005 6! reimpressao - 2006 7 e 8 reimpressoes - 2007 9 e 1Q! reimpressoes - 2008 11 e 12 reirnpressoes- 2009

RE.VJS.Ao: Aleidis de Beltran e Fatim.a Caroni EnrroRA

. ''A essencia da profissao de arquivista manter til a memria da institui!

SUMRIO

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1 Apresenta~;ao da J"- edi~;ap 11

1 Apresenta~;ao das Fe 2!!. ;edi~;oes 13

' Captulo 1 - rgaos de ~ocumenta~;ao 15 1

Arquivos, bibliotecas, museus 15 Centros de docmrienta~;ao ou informa~;ao Paralelo entre biblioteca e arquivo 17

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Captulo 2- Introdu~;ao! a o estudo dos arquivos 19 Origem 19 i Conceito 1~ Finalidade 2o

1 Fun~;ao 20 1 Classifica~;ao i 20 Terminologia arqu~vstica 23 Tipos de arquivam~nto 28

1 Classifica~;ao dos dpcumentos 29 Correspondencia, ~ua classifica~;iio e caracteriza~;ao 31

a ''3 o. _1 d.;. -d . ap1tu1o - rgamza~;a9 e a ffilmstra.~;ao e arqmvos 35 Levantamento de dados 35

1

Anlise dos dados coletados 36 Planejamento 1 36

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Captulo 4- Gestao de documentos 53 Arquivos correntes 54 Arquivos intermedirios 115

Captulo 5-Arquivos permanentes 121

Atividades de arranjo 122 Atividades de descric;ao e publicac;ao 126 Atividades de conservac;ao 141 Atividades de referencia 146

Captulo 6 -Arquivos especiais 147

Arquivo fotogrfico 148 , Arquivo de fita magntica, filme e disco 153 Arquivo de recorte de jornal 154 Arquivo de catlogo impresso 154

Captulo 7- As tcnicas modernas a servic;o dos arquivos 155

Microfilmagem 155 Tecnologa da informac;ao . 157

Captulo 8-A poltica nacional de arquivos: Conselho Nacional de Arquivos; Sistema Nacional de Arquivos 161

Anexo 1-Exerccios 165

Anexo 2-Respostas 183

Bibliografia 213

ndice analtico 221

APRESENTACAO DA 3 EDICAO

A partir de 1986, quando foi publicada ~ 1.!. edic;ao deste manual, inmeras inovac;es .tecnolgicas surgiram em decorrencia da evoluc;ao da humanidade, coro reflexos em todas as reas da vida cotidiana do hornero.

Tais avanc;os, porm, nao invalidam os conhecimentos aqu transmiti-dos, por conterem eles fundamentos bsicos para a utilizac;ao eficaz e adqua-da da moderna tecnologa da informac;ao. possvel que em futuro nao muito longnquo se tenha que reescrever e redefinir os conceitos e principios arqui-vsticos at aqui adotados. Mas, o fato que, no momento presente, ainda pre-dorninam os sistemas e metodologas convencionais.

Apesar disso, julgou-se oportuno introduzir algumas alterac;es no texto desta 3.!. edic;ao, coro o objetivo de atualizar mnimamente 'a matria, nao s para atender a algumas questes tecnolgicas como para adequar a legislac;ao recente alguns conceitos aqu formulados.

Assim, por exemplo, a destinac;ao de documentos, abordada no captulo sobre Arquivos Permanentes das edic;es anteriores, conforme preconizava at entao Schellenberg, foi includa no captulo dedicado a Gestao de Documen-tos, em decorrencia da ampliac;ao do conceito de arquivos correntes, claramen-te definido na Le n!! 8.159, de 8-1-1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos.

Concluindo, deixo aqu meus agradecimentos a Helena Correa Macha-do, exemplar, competente e generosa profissional, pelas sugestes oportunas que contriburam para o aprimoramento desta edic;ao.

Rio deJaneiro, 1997

Marilena Leite Paes 1

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APRESEN~ACAO DAS. 1 E 2 EDICOES 1

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Com o objetivo de Lprir a falta de publicac;ao especializada em lngua portuguesa, notadamen~e no caso de arquivos institucionais e empresariais, elaboramos, em 1969, o\ trabalho intitulado O papel da arquivstica na docu-mentario, editado pelq Instituto de Documentac;ao da Fundac;ao Getulio Vargas e impresso sob a forma de apostila, para uso dos alunos de seus cursos.

1

Reunindo conhe~imentos colhidos em vrias fontes bibliogrficas, aquele modesto trabalhd foi sendo enriquecido e atualizado bienalmente, com

d - d ,l. . 'd b 1 d a escnc;ao e novas tecmcas, teonas e meto os, em como com o resu ta o da vivencia do dia-a-dia ~a busca de soluc;oes adequadas P!ll"~ os problemas do mundo moderno. \

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A partir de 1972 ? trabalho passou a ser publicado sob o ttulo Arqui-vo: teora e prtica, ttulb este cuja essencia procuramos manter nestas edic;oes por j estar consagrado ~unto aos interessados n matria e por se tratar, na verdade, de urna ampla r~is~o e atualizac;ao dos trabalhos anteriores.

A transformac;ao ~a apostil em livro surgiu da necessidade de atender as inmeras solicitac;oes ~irigidas a Fundac;ao Getulio Vargas pelas universida-des mantenedoras de. cursos de arquivologia, biblioteconomia e documenta-c;ao, em geral, bem como\ de instituic;oes tcnicas e culturais, empresas etc.

Assim, considerando o objetivo deste livro, qual seja, o .de introduzir os interessados no complei,o labirinto das tcnicas de arquivo, inclumos, nos anexos, exerccios seguidqs de suas respectivas respostas, para habilitar o leitor a avaliar seus conhecime~tos, aps a leitura da matria.

Na impossibilidad~ de mencionar todos os meus parentes, amigos, cole-gas e alunos, adotei nos bcemplos e nos exerccios os nomes de apenas alguns deles como forma de exp}essar minha carinhosa homenagem a tantos quantos me tem ensinado e ajuda#o a viver e a servir melhor.

14 ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

de justic;a registrar os nomes de Maria de Lourdes da Costa e Souza, Maria Luiza Dannemann, Regina Alves Vieira e Jos Pedro Espose!, dentre ou-tros, cujos ensinamentos e troca de experiencias inspiraram grande parte dos conceitos aqui emitidos.

Cabe-me ainda registar os melhores agradecimentos ao prof. Benedicto Silva, idealizador e diretor do Instituto de Documentat;o da Fundat;o Getu-lio Vargas desde sua criac;:o, em 1967, at sua extin;:o em 1990, pelo estmulo e colaborac;:o que possibilitaram o lant;amento desta publica;:o.

A Terezinha de Jesus Santos, tcnica de informat;o, que fez a reviso crtica e sugeriu urna srie de alterac;:es nas primeiras edi;:es que, sem dvi-da, muito contriburam para a melhoria deste trabalho, minha gratido toda especial.

A Eloisa Helena Riani, falecida em 18 de marc;:o de 1989, em pleno vi-gor de sua maturidade, profissional das mais competentes e amiga leal, que alm de colaborar na redat;o deste texto tomou a si a tarefa de revis-lo, meu carinho fraterno e meu emocionado muito abrigada, agradecimento este que estendo a Crsio Furtado de Mendonc;a, excepcional datilgrafo, pelo preparo dos originais.

Rio deJaneiro, 1991

Marilena Leite Paes

CAPTULO 1

RGAOS DE DOCUMENTACAO

1. Arquivos, bibliotecas, museus

A escrita um conjunto de smbolos dos quais nos servimos para repre-sentar e fixar a linguagem falada.

Mas a escrita nao somente um procedimento destinado a fixar a pala-vra, um meio de expressao permanente; ela d tambm acesso direto ao mun-do das idias. Nao s reproduz bem a linguagem articulada, mas permite ain-da apreender o pensamento, e o faz atravessar o tempo e o espat;o.

O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expressao per-manente, recorreu a urna engenhosa disposit;ao de objetos simblicos ou a si-nais materiais (ns, entalhes, desenhos), que constituram a base dos primeiros sistemas de escrita .

. Esses sistemas, ainda rudimentares, evoluram na medida em que os po-vos atingiam graus elevados de cultura ou absorviam o que havia de bom nas civiliza;:oes mais adiantadas com quem mantinham relac;:oes comerciais.

Foi um longo processo de transformac;:ao e simplificac;:ao at o homem atingir a perfeic;:ao da escrita fontica, isto , a invenc;:ao do alfabeto.

Paralelamente a evoluc;:ao da escrita, o homem aperfeic;:oou tambm o material sobre o qual gravava seus sinais convencionais, alterando, como conse-qencia, lenta e progressivamente, o aspecto dos "documentos", bem diferen-tes da forma pela qual hoje os conhecemos.

Logo que os pavos passaram a um estgio de vida social mais organiza-do, os homens compreenderam o valor dos documentos e comec;:aram a reu-nir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resul-tado de suas atividades polticas, sociais, econornicas, religiosas e at mesmo de suas vidas particulares. Surgiram, assim, os arquivos, destinados nao s -a

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guarda dos tesauros culturais da poca, como tambm a prote~ao dos docu-mentos que atestavam a legalidade de seus patrimonios, bem como daqueles que contavam a histria de sua grandeza.

Em pocas remotas, no entanto, esses arquivos eram poucos, pois o su-porte da escrita era o mrmore, o cobre, o marfrm, as tbuas, os tabletes de ar-gila e outros materiais. S mais tarde que apareceram o papiro, o pergami-nho e, finalmente, o papel, que tornou possvel a reuniao de grandes arquivos.

Durante muito tempo as no~oes de arquivo, biblioteca e museu se con-fundiram, nao s pela finalidade e forma fsica dos documentos, mas tambm porque estas institui~oes tinham o mesmo objetivo. Na verdade, elas funciona-varo como grandes depsitos de documentos, de qualquer espcie, produzidos pelo hornero. Entretanto, a evolu~ao histrica da humanidade, aliada a fatores culturais e tecnolgicos como, por exemplo, o advento da imprensa, pouco a pouco for~ou a delimita~ao dos campos de atua~o de cada urna delas. Muito embora as tres tenham a fun~ao de guardar, seus objetivos sao diferentes, po-deudo ser assim definidos:

ARQUNO - a acumula~ao ordenada dos documentos, em sua maioria tex-tuais, criados por urna institui~ao ou pessoa, no curso de sua atividade, e pre-servados para a consecu~ao de seus objetivos, visando a utilidade que poderao oferecer no futuro. BIBUOTECA - o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto or-denadamente para estudo, pesquisa e consulta. MusEU - urna institui~ao de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar a disposi~ao do pblico conjuntos de pefas e obje-tos de valor cultural.

Observa-se, entao, que a fmalidade das bibliotecas e dos museus essen-cialmente cultural, enquanto a dos arquivos primordialmente funcional, muito embora o valor cultural exista, urna vez que constituem a base funda-mental para o conhecimento da histria.

2. Centros de documentagao ou informago

O surto de progresso cientfico e tecnolgico desencadeado a partir do sculo XIX, a rpida mudan~a dos limites de vrios campos do conhecimento e as diversas rela~oes estabelecidas entre eles, o aparecimento de novas especia-liza~oes e profissoes, a cria~o de vrios tipos de organiza~oes, as atividades de pesquisa ultrapassando os muros das universidades e inmeros outros fatores

RGAOS DE DOCUMENTAQAO 17

contriburam significativamente para o aumento da complexidade dos docu-mentos. Tais fatos gerJram grande massa de informa~6es e novas tipos fsicos de documentos, como ~elatrios tcnicos, teses, patentes, desenhos, fotografias, microfilmes, microfic~as, film~, diapositivas, discos, fitas. magnticas e, mais recentemente, os prod~tos dos sistemas de computador- dtsquetes, CD-ROM

Esse constante d:escimento qualitativo e quantitativo, tambm chamada de "explosao da inforlna~ao", provocou a evolu~ao e o aperfei~oamento das tcnicas de registro e a~lise dos documentos, "a fim de poupar ao estudioso a perda de tempo e o ekfor~o intil de, por carencia de informa~oes, resolver problemas j sohicionddos ou repetir experiencias que foram testadas anterior-mente" (Centro InterJmericano de Pesquisa e Documenta~ao em Forma~o Profissional, 1970). 1 . .

Tal a fun~ao dds centros de documenta~o ou informa~o, que abrangem algumas atividades prJrias da biblioteconornia, da arquivstica e da informtica, senda 0 seu campo bent maior, exigindo especializa~o no aproveitamento de do-cumentos de toda espde. Em sntese, o centro de informa~oes tem por finalidade coligir, armazenar, class~car, selecionar e disseminar toda a inf~rma~o. ~ "essen~ ca da documenta~ao d,eixou de ser o documento, para ser a informa~ao em SI mesma" (Centro Inter$ericano de Pesquisa e Documenta~o em Forma~o Pro-fissional, 1970). [

O rgao de dodumenta~ao varia na sua finalidade, de acordo com os propsitos fundamentlis de sua cria~ao. Trabalha com documentos, criando-os ou coletando-os ciaJsificando-os, conservando-os ou divulgando-os.

De acordo c~m ~uas caractersticas fsicas e a significa~ao de seu conte-do, os documentos dev~m receber tratamento distinto, adequado a cada caso.

i 3. Paralelo entre biblioteca e arquivo

. . . . d fi . d Schellenberg (19,59b), arqulVlsta norte-amencano, e mu os campos e atua~ao das biblioteca~ e dos arquivos, estabelecendo um pa,,ralelo entre esses distintos rgaos de dobtmenta~ao. Suas caractersticas prindpais podem ser as-. "d 1 srm resurru as: !

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BIBLIOTEtA ARQYNO

Documentos impressos Audiovisual Cartogrfico

1 Gnero de documentos

1

Documentos textuais Audiovisual Cartogrfico

18 ARQUJVO: TEORIA E PRTJCA

continua!?o Origem

Os document~s ~ao produzi?os e conser- 1 Os documentos sao produzidos e con-vados com obeovos culturrus servados com objetivos funcionais

Aquisipo ou custdia Os documentos sao colecionados de fon-tes diversas, adquiridos por compra ou doac;:iio Os documentos existem em numerosos exemplares

A significac;:iio do acervo documental nao depende da relac;:iio que os documentos te-nham entre si

Os documentos nao sao objeto de cole-c;:iio; proyem tao-s das atividades pbli-cas ou privadas, servidas pelo arquivo Os documentos sao produzidos num ni-co exemplar ou em limitado nmero .de cpias H uma significac;:ao organica entre os documentos

Mtodo de avaliafO Aplica-se a unidades isoladas

o julgamento nao tem carter irrevogvel O julgamento envolve questiies de conve-niencia, e nao de preservac;:ao ou perda total

Preserva-se a documentac;:ao referente a urna atividade, como um conjunto e nao como unidades isoladas Os julgamentos sao finais e irrevogveis A documentac;:ao nao raro existe ern via nica

Mtodo de classicafO Utiliza mtodos predeterminados

Exige conhecimento do sistema, do con-tedo e da significac;:iio dos documentos a classificar

Estabelece classificac;:ao especfica para cada instituic;:ao, ditada pelas suas parti-cularidades Exige conhecimento da relac;:ao entre as unidades, a organizac;:ao e o funcionamen-to dos rgiios

Mtodo descritivo Aplica-se a unidades discriminadas As sries (anurios, peridicos etc.) sao unidades isoladas para catalogac;:ao

Aplica-se a conjuntos de documentos As sries ( rgaos e suas subdivisiies, ativi-dades funcionais ou grupos documentais da mesma espcie) sao consideradas uni-dades para fins de descric;:ao

Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconornia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos de documentos.

CAPTULO 2

INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS

1. Origem

H dvidas quanto a origem do termo arquivo. Alguns afirmarn ter sur-gido na antiga Grcia, com a denomina~ao arch, atribuda ao palcio dos magistrados. Da! evoluiu para archeion, local de guarda e depsito dos docu-mentos_

Ramiz Galvao (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documen-tos e outros ttulos.

2. Conceito

Al; defmi~oes antigas acentuavarn o aspecto legal dos arquivos, como de-psitos de documentos e papis de. qualquer espcie, tendo sempre relafO com os direitos das ins~tui~oes ou individuos. Os documentos serviarn ape-,nas para estabelecer ou reivindicar direitos. Q!lando nao atendiarn mais a esta exigencia, erarn transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu da a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico.

Q!anto a conceitua~ao moderna, Solon Buck, ex-arquivista dos EUA-ttulo que corresponde ao de diretor-geral de nosso Arquivo Nacional - assim o definiu: '~quivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e re-cebidos por um govemo, organiza~ao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros" (Sou-za, 1950).

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Desse conceito deduzimos tres caractersticas bsicas que distinguem os arqu1vos:

l. Exdusividade de criaro e recepro por uma repartipq rma ou institui-ro. Nao se considera arquivo urna cole~ao de manuscritos histricos, reu-nidos por uma pessoa.

2. Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prava de transa~oes realizadas.

3. Carter organico que liga o documento aos outros do mesmo con/unto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, signi-fica muito m~nos do que quanqo em conjunto.

O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: o conjunto de documentos; o mvel para guarda de documentos; o local ande o acervo documental dever ser conservado; o rgao govemamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e con-

servar a documenta~ao; o ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido a influencia inglesa e

francesa.

3. Finalidade

A principal finalidade dos arquivos servir a adrninistra~ao, constituin-do-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria.

4.FUn{:O A fun~ao bsica do arquivo tomar disponvel as informa~ies contidas

no acervo documental sob sua guarda.

5. Classifica{:o Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos sao estudados, eles po-

dem ser classificados segundo:

o as entidades mantenedoras; o os estgios de sua evolu~ao; o a extensao de sua atua~ao; o a natureza dos documentos.

INTRODUQiiO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 21

5. 1 Entidades mantenedoras

Em face das caractLsticas das organiza~ies, os arquivos por elas produ-zidos podem ser: 1

{

~ederal { ~~;:~al Estadual

1

I'flunicipal Pblicos

Institui~ies e ucaqonais

{

1 . . d .. 1

. . . IgreJas Institucionais ' _ - .


tos identicos ou retomar um problema novamente focalizado. Nao h ne-cessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanencia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, sao tambm chama-dos de "limbo" ou "purgatrio".

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em ra-zao de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de co-nhecer o passado e sua evoluc;:ao. Estes sao os arquivos propriamente ditos.

A cada urna dessas fases - que sao complementares - corresponde urna maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, urna organizac;:o adequada.

5.3 Extensao de sua atua9ao

Qpanto a abrangencia de sua atuac;:ao, os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais.

Os arquivos setoriais sao aqueles estabelecidos junto aos rgaos opera-cionais, cumpt:indo func;:oes de arquivo corrente.

Os arquivos gerais ou centrais sao os que se destinam a receber os docu-mentos correntes provenientes dos diversos rgaos que integram a estrutura de urna instituic;:ao, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

5.4 Natureza dos documentos

Sentindo. que as noc;:oes dominantes de arquivo se confundiam ora com a forma fsica dos documentos, ora com sua finalidade, a cornissao especial constituda durante o 12 Congresso Brasileiro de Arquivologa, realizado no Rio de Janeiro, em 1972, com a finalidade de pro por o currculo mnimo do Curso Superior de Arquivo, hove por bem estabelecer e incluir no programa do curso dois novos conceitos de arquivo, que refletem caractersticas peculia-res a natureza dos documentos. Sao eles: arquivo especial e arquivo especia-lizado.

Chama-se de arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documen-tos de formas fsicas diversas - fotografias, discos, fitas, cliches, rnicroformas, slides, disquetes, CD-ROM - e que, por esta razo, merecem tratamento espe" cial nao apenas ;oque se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservac;:o etc.

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INTRODUQi\0 AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 23

Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os documentos re-sultantes da experiencia humana num campo especfico, independentemente da forma fsica que apresentem, como, por exemplo, os arquivos mdicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia e assim por diante. Esses arquivos so tambm chamados, impropriamente, de arquivos tcnicos.

6. Terminologia arquivstica

No vasto campo da ciencia da informac;:ao, um dos aspectos que mais tem preocupado os profissionais da rea , sem dvida, o estabelecimento de urna terminologa especfica, capaz de atender a programas racionais de inter-cambio, disserninac;:o e recuperac;:ao da informac;:o.

Preocupada com o tema, a Associac;:ao dos Arquivistas Brasileiros (AAB) criou, em 1977, o Cornite de Terminologa Arquivstica, que, aps concluir o arrolamento da terminologa bsica, definiu idias e conceituou termos com o objetivo de dar continuidade aos estudos iniciados em 1972- ampliando a terminologa j adotada em nosso pais - e estabelecer um vocabulrio unifor-me para a elaborac;:ao de um glossrio arquivstico, multilnge, patrocinado pelo Conselho Internacional de Arquivos e pela Unesco.

Em 1980, criou-se na Associac;:ao Brasileira de Normas Tcnicas {ABNT) urna Comisso de Estudos de Arquivologa para tratar do assunto, juntamente com o grupo da AAB. A partir de entao, inmeras outras propostas de termi-nologa arquivstica vem sendo publicadas, sem, entretanto, a aprovac;:o de qualquer rgao oficial.

O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgao vinculado ao Arqui-vo Nacional, criou urna Comissao Especial de Terminologa Arquivstica para examinar as propostas existentes, definir e aprovar urna terminologa arcuivstica. brasileira.

A seguir, so fornecidos Op termos cuja conceituac;:~o vem sendo, em ge-ral, adotada pela comunidade arquivstica brasileira:

AcFJ!..VO- Conjunto dos documentos de um arquivo. AcESso - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais po-dero variar em func;:o de clusulas restritivas. . AoMINISTRA

24 AROUIVO: TEORIA E PRTICA

cria;:ao, o uso, a normaliza;:ao, a manuten~o, a guarda, a prote;:ao e a destina-;ao de documentos. AR.QUNAMENTO - Opera;:ao que consiste na guarda de documentos nos seus de-vidas lugares, em equipamentos que lhes forero prprios e de acordo com um sistema de ordena;:ao previamente estabelecido. ARQUMSTA- Profissional de arquivo, de nvel superior. ARQU!VSTICA - Princpios e tcnicas .a serem observados na constitui;:ao, orga-niza;:ao, desenvolvimento e utiliza;:ao dos arquivos. . AR.QUNO - 1. Designa;:ao genrica de um conjunto de documentos produzrdos e recebidos por urna pessoa fisica ou jurdica, pblica ou privada, caracteriza-do pela natureza org3nica de sua acumula;:ao e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prava ou informa;:ao. De acordo com a na-tureza do suporte, o arquivo ter a qualifica;:ao respectiva, como, por exemplo: arquivo audiovisual, fotogrfico, iconogrfico, de microformas, informtico. 2. O prdio ou urna de suas partes, ande sao guardados os conjuntos arqui-vsticos. 3. Unidade administrativa cuja fun;:ao reunir, ordenar, guardar e dispar para uso conjuntos de documentos, segundo os princpios e tcnicas ar-quivsticos. 4. Mvel destinado a guarda de documentos. ARQYNOLOGIA - Estudo, ciencia e arte dos arquivos. ARQUNO CORRENTE - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqente. Tambm denominado arquivo de movimento. AR.QUNO EM DEPSITO - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora nao perten;:am ao seu acervo. ARQUNO INTERMEDIARIO - Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que aguardam destina;:ao fmal. ARQUNO PERMANENTE- Conjunto de documentos que sao preservados, respeita-da a destina;:ao estabelecida, em decorrencia de seu valor probatrio e infor-mativo. ARQUNO PRNADO - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por ins-titui;:oes nao-governamentais, furnlias ou pessoas fisicas, em decorrencia de suas atividades especficas e que possuam urna rela;:ao organica perceptvel atravs do processo de acumula;:ao. AR.QUNO PBUCO - l. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por institui;:oes govemamentais de ambito federal, estadual ou municipal, em de-correncia de suas fun;:oes especficas administrativas, judicirias ou legislati-vas. 2. lnstitui;:ao arquivstica franqueada ao pblico. ARRANJo - l. Processo que, na organiza;:ao de arquivos permanentes, consiste na ordena;:ao - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na or-

INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 25

' dena~ao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. 2. PrJcesso que, na organiza;:ao de arquivos correntes, consis-te em colocar ou distrihuir os documentos numa seqencia alfabtica, numri-ca ou alfanumrica, d~ acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado. Tambm denqminado classifica;:ao. AuTGRAFO - l. Assin~tura ou rubrica. 2. Designa;:ao de documento manus-crito, do prprio punhb do autor, esteja assinado ou nao. AVA11AC]l.O- Processo de anlise da documenta;:ao de arquivos, visando a esta-belecer sua destina;:ao, ~e acordo com seus valores probatrios e informativos. CATALOGO - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomsti~o ou geogrfico, incluindo todos os documentos per-tencentes a um ou m~is fundos, descrit;JS de forma sumria ou pormeno-. d 1

nza a. 1 .. CLASSIFICACO -Ver Artano, rtem 2. COLEC]l.O.- Conjunto He documentos, sem rela;:ao organrca, aleatoriamente

1

acumulados. 1 . . , CPIA - l. Reprodu;:ad de um documento, obtrda srmultaneamente a execu-;:ao do original. 2. Repi,odu;:ao de um documento, obtida a partir do original. COPIADOR - l. Livro cntendo pginas em papel liso ou pautado, nas quais

1

eram transcritas, em prdem cronolgica, pelos prprios autores ou por copistas, cartas, oficios 1 e outros tipos de correspondencia expedida. 2. Livro contendo folhas "em papel de trapos", nas quais se fazia a cpia de documen-tos expedidos, usando-s~ processo de transferencia direta da tinta do original, mediante umidade e prbssao. Esse processo foi muito usado no sculo XIX e come;:o do XX. 1 CoRRESPONDENCIA - Coinunica;:ao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ati-va), apresentada sob vJias formas (cartas, cartoes postais, oficios, memoran-dos, bilhetes, telegramah podendo ser interna ou externa, oficial ou particu-

1

lar, ostensiva ou sigilosaj DATAS-UMITES - Elemed~o de identifica;:ao cronolgica de urna unidade de arquivamento, em que s~o indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido. 1 DEPSITO -Ato pelo qu~ arquivos ou cole;:oes sao colocados, fisicamente, sob custdia de terceiros, serh que haja transferencia da posse ou propriedade. DESCARTE -Ver EliminaJao. DESCLASSIFICAC]l.o -Ato lpelo qual a autoridade competente libera a consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. DESCRIC]l.O - Processo i~telectual de sintetizar elementos formais e contedo


textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesqui-sa que se tem em vista produzir (inventrio sumrio ou analtico, guia etc.). DESTINAc;O - Conjunto de opera~6es que se seguem a fase de avalia~ao de do-cumentos destinadas a promover sua guarda temporria ou permanente, sua

elimina~ao ou sua microfilmagem. DOA

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28 ARQUIVO: TEORIA E PRTJCA

REPERTRIO - Instrumento de pesquisa no qual sao descritos, pormenorizada-mente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fun-dos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, ono-mstico ou geogrfico. REsPECT DES FONDS o' ARCHIVES -Ver Proveniencia. SELEc;AO -Ver Avalia~ao. SRIE - Designa~ao dada as subdivisoes de um fundo, que refletem a natureza de sua composi~ao, seja ela estrutural, funcional ou por espcie documental. As sries podem ser subdivididas em subsries. SMBOLO- Ver Nota~ao. TABELA DE EQUNALNCIA- Instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalen-cia de antigas nota~oes para as novas que tenham sido adotadas, em decorren-cia de altera~oes no sistema de arranjo de um arquivo. TABELA DE TEMPORALIDADE- Instrumento de destina~o, aprovado pela autori-dade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos ao~ arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e elimina~ao. TCNICO DE ARQUNO - Profissional de arquivo de nvel mdio. TRANSFERNCIA - Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os in-termedirios. TRIAGEM -Ver Avalia~ao. UNIDADE DE ARQUNAMENTO- O menor conjunto de documentos, reunido de acordo coro um critrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, sao denominados pastas, ma~os ou pacotilhas.

7. Tipos de arquivamento

A posi~ao em que sao dispostos fichas e documentos, e nao a forma dos mveis, distinguir os tipos de arquivamento. Sao eles: horizontal e vertical.

No tipo horizontal, ps documentos ou fichas sao colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. O arquivamento ho-rizontal "amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso , entretanto, desaconselhvel nos arquivos correntes, urna vez que para se consultar qualquer documento necessrio reti-rar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localiza~ao da informa~ao.

No tipo vertical, os documentos ou fichas sao dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou re-mover outros documentos ou fichas.

INTRODUQi'\0 AO ESTUDO DOS ARQUJVOS 29

8. Classificayao do's documentos 1

Conforme suas 'raracteristicas, forma e contedo, os documentos po-clero ser classificados s~gundo o genero e a natureza do assunto.

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8.1 Genero 1 \ 1 Q!anto ao geneip, os documentos podem ser:

O escritos ou textuais: ~ocumentos manuscritos, datilografados ou impressos; 1

O cartogrficos: docun\.entos em formatos e dimens6es variveis, contendo re-' presenta~oes geogrficas, arquitetonicas ou de engenharia {mapas, plantas,

perfis); \ o iconogrficos.' docUipentos em suportes sintticos, em papel emulsionado

ou nao, contendo imagens estticas (fotografias, diapositivas, desenhos, ) 1 gravuras; 1

o filmogrficos: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnti-cas de imagem { tap4), conjugados ou nao a trilhas sonoras, coro bitolas e dimensoes variveis,J contendo imagens em movimento (filmes e fitas videomagnticas); 1

o sonoros: documento~ com dimensoes e rota~6es variveis, contendo regis-tros fonogrficos (disl.cos e fitas audiomagnticas);

O microgrficos: doc~dtentos em suporte filmico resultantes da microrrepro-du~ao de imagens, m!ediante utiliza~ao de tcnicas especficas {rolo, micro-

' ficha, jaqueta, cartao-janela); O infOrmticos: docum~ntos produzidos, tratados ou armazenados em com-

putador (disquete, di~co rgido- winchester-, disco ptico). Ad -1. 1 ., . fi" ocumenta~ao escnta ou textua apresenta mumeros tipos s1cos ou

espcies documentais crib.dos para produzir determinada a~ao especfica, tais como: contratos, folhas lde pagamento, livros de contas, requisi~oes diversas,

1

atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, certidoes, tabelas, question-. d' . 1 nos, correspon enc1a e optros.

1

1 1

8.2 Natureza do assuqto

Q!anto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.

A classilica~ao de qstensivo dada aos documentos cuja divulga~ao nao prejudica a administra~ao,


Considerarn-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeirarn medidas especiais de salva-guarda para sua custdia e divulgac;ao. Pela sua importancia, a matria obje-to de legislac;ao prpria.

Segundo a necessidade do sigilo e quanto a extensao do meio em que pode circular, sao quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes catego-ras: ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.

A classificac;ao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeirarn excep-cional grau de seguranc;a e cujo teor ou caractersticas s devarn ser do conhe-cimento de pessoas ntimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Sao assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica governarnental de alto nivel e segredos de Estado, tais como: negocia-c;oes para alianc;as polticas e militares, planos de guerra; descobertas e experi-encias cientficas de valor excepcional, informac;oes sobre poltica estrangeira de alto nvel.

Considerarn-se secretos os assuntos que requeirarn alto grau de seguran-c;a e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem ntimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejarn autoriza-das a deles tomar conhecimento, funcionalmente.

Sao assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a pla-nos, programas e medidas governarnentais, os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difusao, tais como: planos ou detalhes de opera-c;oes militares; planos ou detalhes de operac;oes econmicas ou financeiras; aperfeic;oamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado inte-resse sob aspectos fisicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais forarn obtidos; materiais criptogrficos importantes que nao tenham recebido classificac;ao inferior.

A classificac;ao de confidencial dada aos assuntos que, embora nao re-queiram alto grau de seguranc;a, seu conhecimento por pessoa nao-al}torizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar embarac;os administrativos.

Sao assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, fmanc;as e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informac;oes sobre a atividade de pessoas e enti-dades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqencia de importancia espe-cial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalac;oes consideradas importantes para a seguranc;a nacional.

INTRODUQAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS 31

Reservados sao os assuntos que nao devam ser do conhecimento do p-blico, em geral. Recebem essa classificac;ao, entre outros, partes de planos, pro-gramas e projetos e as suas respectivas ordens de execuc;ao; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalac;6es importantes.

9. Correspondencia, sua classificagao e caracterizagao

Dentro do genero de documentos escritos, a correspondencia merece tratamento especial por se constituir numa parte considervel dos acervos ar-quivsticos, urna vez que as ac;oes administrativas sao, em geral, desencadeadas por seu intermdio.

A classificac;ao e a caracterizac;ao da correspondencia sao dois fatores da maior importancia no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.

Mas, o que vem a ser, afina], correspondencia? Considera-se correspondencia toda e qualquer forma de comunicac;ao

escrita, produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fisicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre rgaos e servidores de urna instituic;ao.

Ol;tanto ao destino e procedencia pode-se classificar a correspondencia em extema e intema.

Por externa entende-se aquela correspondencia trocada entre urna insti-tuic;ao e outras entidades ejou pessoas fisicas, como oficios, cartas, telegramas.

Intema a correspondencia trocada entre os rgaos de urna mesma ins-tituic;ao. Sao os memorandos, despachos, circulares.

A correspondencia pode ser ainda oficial ou particular. Oficial aquela que trata de assunto de servic;o ou de interesse especfi-

co das atividades de urna instituic;ao. Particular a de interesse pessoal de servidores de urna instituic;ao. Q];tando a correspondencia encarninhada, em geral fechada, a urna

instituic;ao, h que se identific-la por suas caractersticas externas, para que, se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino cor-reto.

Seguem-se alguns exemplos que servirao de subsidios na identificac;ao da correspondencia oficial. Os nomes e enderec;os utilizados sao ficticios.

tdentificat;o da correspondmcia oficial i o Envelope dirigido a urna instituic;ao ou a qualquer de suas unidades ou 1

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A Companhia de Flores Tropicais Rua Violeta, 213 23500- Rio de Janeiro- RJ

Ao Departamento de Exporta~ao Companhia de Flores Tropicais Rua Violeta, 213 23500- Rio de Janeiro- RJ

ARQUJVO: TEORIA E PRTICA

o Envelope dirigido a urna institui~io ou a qualquer de suas subunidades, mesmo contendo, em segundo plano, o nome do servidor, sem fazer men-

~ao ao cargo que exerce:

Ao Departamento de Exporta~ao Companhia de Flores Tropicais Dr. Joao Galvao Rua Violeta, 213 23500 - Rio de J aneiro - RJ

o Envelope dirigido a servidor de urna institui~ao, contendo, em segundo plano, o cargo que exerce, mesmo que o nome do servidor nao correspon-da ao atual ou real titular do cargo:

Dr. Hugo Figueiredo (titular atual) Presidente da Companhia de Flores Tropicais Rua Violeta, 213 23500- Rio de Janeiro- RJ

Dr. Andr Silva (titular anterior) Presidente da Companhia de Flores Tropicais Rua Violeta, 213 23500- Rio de Janeiro- RJ

O Envdope dirigido aos titulares dos cargos, mesmo quando, em segundo plano, conste um nome que nao seja o do real ou atual ocupante do cargo:

Presidente da Companhia de Flores Tropicais Dr. Hugo Figueiredo (titular atual) Rua Violeta, 213 23500- Rio deJaneiro- RJ

JNTRODUQAO AO ESTUDO DOS ARQUJVOS

Presidente da Companhia de Flores Tropicais Dr. Andr Silva (tjitular anterior) Rua Violeta, 213 1

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23500- Rio deJarjeiro- RJ 1

33

importante obs~rvar que a correspondencia oficial, mesmo quando enquadrada em qualquet dos itens descritos, NAO DEVER. SER ABERTA quando o envelope conti~er as indica~oes de CONFIDENCIAL, RESERVADO, PARTICULAR ou equivale~te.

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CAPTULO 3 RGANIZACAO E ADMINISTRACAO

DE ARQUIVOS

A organizac;ao de arquivos, como de qualquer outro setor de urna insti-tuic;ao, pressupoe o desenvolvimento de vrias etapas de trabalho. Estas fases se constituiriam ero:

o levantamento de dados; o anlise dos dados coletados; o planejamento; o implantac;ao e acompanhamento.

1. Levantamento de dados

Se arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por urna entidade, seja ela pblica ou privada, no decorrer de suas atividades, cla-ro est que, sem o conhecimento dessa entidade - sua estrutura e alterac;oes, seus objetivos e funcionamento - seria bastante dificil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentac;ao.

O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentes, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituic;ao mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de infor-mac;oes sobre sua documentac;ao.

Assim sendo, preciso analisar o genero dos documentos (escritos ou textuais, cartogrficos, iconogrficos, informticos etc.); as es_(>cies de docu-mentos mais freqentes (cartas, faturas, relatrios, projetos, questionrios etc.);.

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os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conserva~ao do acervo; arranjo e classifica~ao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); existencia de registros e protocolos ( em fichas, em livro ); mdia de arquiva-mentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para conserva~ao e reprodu~ao de documentos; existencia de normas de arqui-vo, manuais, cdigos de classifica~ao etc.

Alm dessas informa~ies, o arquivista deve acrescentar dados e referen-cias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de esmlaridade, forma~ao profissional), o equipamento (qi.Iantidade, modelos, estado de conserva~ao), a localiza~ao fl.sica (extensao da rea ocupada, condi-

~ies de ilumina~ao, umidade, estado de conserva~ao das instala~ies, prote~ao contra incendio), meios de comunica~ao disponveis (telefones, fax).

2. Anlise dos dados coletados

De posse de todos os dados mencionados no tem anterior, o especialis-ta estar habilitado a analisar objetivamente a real situa~ao dos servi~os de arquivo e a fazer seu diagnstico para formular e propor as altera~ies e medi-das mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implan-tado.

Ero sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documenta~o de uma institui~ao correspondem :l. sua realidade operacional. O diagnstico seria, portante, uma constata~ao dos pontos de atrito, de falhas ou !acunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razies que impedem o funcionamento efi-ciente do arquivo.

3. Planejamento Para que um arquivo, ero todos os estgios de sua evolu~ao (corren te, in-

termedirio e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formula~ao de um plano arquivstico que tenha em canta tanto as disposi-~ies legais quanto as necessidades da institui~ao a que pretende servir.

Para a elabora~ao desse plano devem ser considerados os seguintes ele-mentos: posi~ao do arquivo na estrutura da institui~ao, centraliza~ao ou des-

centraliza~ao e coordena~ao dos servi~os de arquivo, escolha de mtodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, r~ cursos humanos, escolha das instala~ies e do equipamento, constitui~ao de ar-quivos intermedirio e permanente, recursos financeiros.

ORGANIZAQO E ADMINISTRAQO DE ARQUIVOS 37

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3. 1 Posi9ao do arqui~o na estrutura da institui9ao Embora nao se pdssa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posi~ao do rgao de arctuivo na estrutura de urna institui~ao, recomenda-se que esta seja a mais elevida possvel, isto , que o arquivo seja subordinado a uro rgao hierarquicamehte superior, tendo ero vista que ir atender a setores e funcionrios de difereJtes nveis de autoridade. A ado~ao desse critrio evi-

t~ s~ios problemas na llrea das rela~ies humanas e das comunica~ies admi-ntstratlvas.

Se a institui~ao j tentar coro um ~gao de documenta~ao, este ser, ero princpio, o rgao mais ~dequado para acolher o arquivo, uma vez que a ten-dencia moderna reun~ todos os rgaos que tenham como matria-prima a

1

informa~ao. 1 Ao usurio nao interessa ande se encontra armazenada a informa~ao -

numa biblioteca, numa lnemria de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Da la importancia da constitui~ao de sistemas de infor-ma~ao, dos quais o arqu+o deve participar, dotados de recursos. tcnicos e ma-teriais adequados para atender :l. acelerada demanda de nossos tempos.

1

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3.2 Centraliza9fio ou lpescentraliza9ao e coordena9ao d9s servi9os de arquivo

Ao se elaborar umlplano de arquivo, um aspecto importante a ser defi-. 1

nido diz respeito :l. centraliza~ao ou :l. descentraliza~ao dos servi~os de arquivo em fase corrente. impdrtante esclarecer de imediato que a descentraliza~ao se aplica apenas :l. fase cbrrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e

1

permanente, os arquivos qevem ser sempre centralizados, embora possam exis-tir depsitos de documen~os fisicamente separados.

1

1 3.2.1 Centraliza9ao 1

< 1

Por sistema centralizado de.arquivos correntes entende-se nao apenas a 1

reuniao da documenta~ao: ero um nico local, como tambm a concentra~ao de todas as atividades de bontrole - recebimento, registro, distribui~ao, movi-

1 menta~ao e expedi~ao - qe documentos de uso corrente ero um mco rgao da estrutUra organizacion~, freqentemente designado como Protocolo e k-quivo, Comunica~ies e Arf:uivo, ou outra denomina~ao similar. .

Dentre as inmerasi e inegveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinam~nto mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores


possibilidades de padronizas;ao de normas e procedimentos, ntida delimita-s;ao de responsabilidades, constituis;ao de conjuntos arquivsticos mais comple-tos, redus;ao dos custos operacionais, economia de espas;o e equipamentos.

A despeito dessas vantagens, nao se pode ignorar que urna centralizas;ao rgida seria desaconselhvel e at mesmo desastrosa como no caso de urna ins-tituis;ao de funbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes urnas das outras, as vezes em reas geogrficas diferentes - agencias, fliiais, delegadas - carecendo, portanto, de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficien-cia, de seus programas de trabalho.

3.2.2 Descentralizac;:ao

Recomenda-se prudencia ao aplicar esse sistema. Se a centralizas;ao rgi-da pode ser desastrosa, a descentralizas;ao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores.

O bom senso indica que a descentralizas;ao deve ser estabelecida levan-do-se em consideras;ao as grandes reas de atividades de urna instituis;o.

Suponha-se urna empresa estruturada em departamentos como Produ-s;ao, Comercializas;ao e Transportes, alm dos rgaos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divisoes ejou ses;oes. Urna vez constatada~ necessidade da descentralizas;ao para facili-tar o fluxo de inforrnas;oes, esta dever ser aplicada em nvel de departamento, isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde esta-rao reunidos todos os documentos de sua rea de atus;o, incluindo os produ-zidos e recebidos pelas divisoes e ses;oes que o compoem. Para completar o sis-tema. dever ser mantido tambm um arquivo para a documentas;ao dos rgaos administrativos.

A descentralizas;ao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios:

o ceno;alizas;ao das atividades de controle (protocolo) e descentralizas;o dos arquiVos;

o descentralizas;o das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Q!Iando se fala em atividades de controle est-se referindo aquelas

exercidas em geral pelos rgos de protocolo e comunicas;oes, isto : recebimento, registro, classificas;o, distribuis;o, movimentas;o e expedis;o dos documentos correntes.


CentralizafO das atividades de controle (protocolo) descentralizafiiO dos arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentas;o feto pelo r-gao central de protocolo e comunicas;oes, e os arquivos so localizados junto aos rgaos responsveis pela execuc;:ao de programas especiais ou funs;oes espe-cficas, ou ainda junto as unidades administrativas localizadas em reas fisica-mente distantes dos rgos a que esto subordinadas.

Q!Iando o volume de documentos reduzido, cada rgao dever desig-nar um de seus funcionrios para responder pelo arquivo entregue a sua guar-da e por todas as operas:oes de arquivamento decorrentes, tais como abertura de dossies, controle de emprstimo, preparo para transferencia etc.

Se a massa docu~ental for muito grande, aconselhvel que o rgo cante com um ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo em seu quadro de pessoal para responder pelos arquivos.

A esses arquivos descentralizados denomina-se ndeos de arquivo ou ar-quivos setoriais.

DescentralizafiO das atividades de controle (protocolo) e dos arqui-vos. Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com vant,a-gens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente des-centralizados.

O sistema consiste em descentralizar nao somente os arquivos, como as demais atividades de controle j mencionadas anteriormente, isto , os arqui-vos setoriais encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamente dito, do re-gistro, da classificas:ao, da tramitas;ao dos documentos etc.

Nesse caso, o rgo de protocolo e comunicas:oes, que tambm deve in-tegrar o sistema. funciona como agente de receps:o e de expedis:ao, mas ape-nas no que se refere a coleta e a distribuis:ao da correspondencia externa. Nao raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documen-tas:o administrativa da instituis:o.

A ops:ao pela centralizas;ao ou descentralizas:ao nao deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituis;ao a qual o arquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e vohime de documentos, a localizas:o f-sica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos hu-manos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibi-litem a definis:o da melhor poltica a ser adotada.

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3.2.3 Coordena~ao

Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapi-dez, seguram;:a e eficiencia imprescindvel a cria~ao de urna COORDENA-c;AO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercer fun~oes normativas, orientadoras e controladoras.

A coordena~ao ter por atribui~oes: prestar assistencia tcnica aos arqui-vos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de opera~ao e eficiencia do servi~o dos arquivos setoriais; determinar normas especficas de opera~ao, a fnn de atender as peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organiza~o ou reorganiza~ao dos arqui-vos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arqui-vos setoriais, tendo em vista a eficiencia e a unidade de execu~ao de servi~o; promover reunioes peridicas coro os encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instru~oes sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.

Essa coordena~ao poder constituir-se em um rgao da administra~ao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda institui~ao, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos corn:ntes, dever. contar sempre coro um arquivo permanente; centralizado, tambm chamado de ar-quivo de terceira idade.

Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes consti-tudo de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENA


3.4 Estabe/ecimento de normas de funcionamento

Para que os trabalhos nao sofram solu;:ao de continuidade e mante-nham uniformidade de a;:ao imprescindvel que sejam estabelecidas normas bsicas de funcionamento nao s do arquivo em seus diversos estgios de evo-lu;:ao, como tambm do protocolo, urna vez que esse servi;:o , na maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.

Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de irnplanta;:ao, irao, juntamente coro modelos e formulrios, retinas, cdigos de assunto e n-dices, integrar o Manual de Arquivo da institui;:ao.

Exemplos de retinas ou normas de trabalho poderao ser encontrados no captulo 4, dedicado a gestao de documentos.

3.5 Recursos humanos

3.5.1 Formagao e regulamentagao profissional

O arquivo possui, atualmente, importancia capital em todos os ramos da atividade humana. No entanto, ainda bastante comum a falta de conheci-mentos tcnicos por parte das pessoas encarregadas dos servi;:os de arquiva-mento, falta essa que ir influir, naturalmente, na vida da organiza;:ao.

Teoricamente, o arquivamento de papis um servi;:o simples. Na prti-ca, no entanto, essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classifica;:ao dos papis.

Urna das vantagens da tcnica de arquivo capacitar os responsveis pelo arquivamento para um perfeito trabalho de sele;:ao dos documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separa;:ao dos papis que possuem valor fu-turo, contendo informa;:oes valiosas, dos documentos inteis ..

Um servi;:o de arquivo bem organizado possui valor inestimvel. a memria viva da institui;:ao, fonte e base de informa;:oes; oferece pravas das atividades institucionais; aproveita experiencias anteriores, o que evita a repeti-;:ao, simplifica e racionaliZa o trabalho.

Para que se atinjam esses objetivos, torna-se necessria a prepara~ao de pessoal especializado nas tcnicas de arquivo.

"Em questao de arquivo, a experiencia nao substitu a instru;:ao, pois 10 anos de prtica podem significar 10 anos de arquivamento errado e intil", afirma a prot:~ Ignez B. C. D'Arajo.

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ORGANIZAQAO EADMINISTRAQAO DEARQUIVOS 43

At a dcada de 70 a forma;:ao profissional dos arquivistas vinha senda feita atravs de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, pela Fun-da;:ao Getulio Vargas e por outras institui;:oes.

O valor e a importancia dos arquivos oficiais e empresarials, para a adrninistra;:ao e para o conhecimento de nossa histria, passou a ser tambm objeto de interesse do governo federaL Assim que, a 6 de mar;:o de 1972, o Conselho Federal de Educa;:ao aprovou a cria;:ao do Curso Superior de Arqui-vos, e a 7 do mesmo mes aprovou o currculo do Curso de Arquivstica como habilita;:ao profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi institudo o Curso Superior de Arquivologia, coro dura;:ao de tres anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Le n 6.546, regulamentada pelo Decre-to n 82.590, de 6 de novembro do mesmo. ano, que dispoe sobre a regulamen-ta;:ao das profissoes de arquivista e tcnico de arquivo.

3.5.2 Atributos Para o boro desempenho das fun;:oes dos profissionais de arquivo, sao

necessrias, alm de um perfeito conhecimento da organiza;:ao da institui;:ao em que se trabalha e dos sistemas de .arquivamento, as seguintes caractersticas: sade, habilidade em lidar coro o pblico, esprito metdico, discernimento, paciencia, imagina;:ao, a~en;:ao, poder de anlise e de crtica, poder de sntese, discri;:ao, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.

3.6 Esco/ha das insta/ar;oes e equipamentos De igual importancia para o boro desempenho das atividades de arqui-

vo a escolha do local adequado, quer pelas condi;:oes fsicas que apresente -ilumina;:ao, lirnpeza, ndices de urnidade, temperatura -, quer pela extensao de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir amplia;:oes futuras.

Michel Duchein, especialista em instala;:oes de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Fran;:a, tero vrios livros e artigos publjcados sobre a matria, os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam coro proble-mas de constru;:ao ou adapta

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3.6.1 Material de consumo

Material de consumo aquele que sofre desgaste a curro ou mdio pra-zos. Sao as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserc;:ao e outros.

FICHA - um retangulo de carrolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra urna informac;:o. As dimenses variam de acordo com as ne-cessidades, podendo ser branca ou de cor. GUIA DIVISRIA - um retingulo de cartao resistente que serve para separar as partes ou sec;:es dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento.

No estudo das guias divisrias distinguem-se diversos elementos relacio-nados com sua finalidade e func;:es, conforme veremos em seguida.

PROJE

46

Primelra posi9o

Trs posi96es conjuntas

Figura 4

Segunda posil;:o

Figura 5

ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

Terceira posi9ao

Cinco posiQoes conjuntas

Qpanto a sua fimrio, a guia pode ser ainda: o primria - indica . a primeira divisao de uma gaveta ou sec;ao de uro ar-

quivo; o secundria - indica uma subdivisao da prirnria; , o suhsidiria - indica uma subdivisao da secundria; o especial - indica a localizac;ao de uro nome ou assunto de grande fre.

qencia.


O que indica se uma guia prirnria, secundria, subsidiria ou espe-cial a notac;iio e nao a projec;ao. O ideal seria que as guias prirnrias estives-sem sempre ero prirneira posic;ao, as secundrias ero segunda posic;ao e assirn por diante (figura 6).

Guia primria

Guia secundria

Figura 6

Guia subsidiria Especial

GuiA-FORA - a que tero como notac;iio a palavra FORA e indica a ausencia de uma pasta do arquivo (figura 7).

Figura 7

FORA

TIRA DE INSERc;:AO - uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notac;oes. Tais tiras sao inseridas nas projec;oes da5 pastas ou gu1as.

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48 ARQU/VO: TEORIA E PRTICA

PASfA- urna folha de papelao resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto , lisa, ou ter projec;:ao (figura 8). Elas se dividem ero: o individual ou pessoal- ande se guardarn documentos referentes a uro as-

sunto ou pessoa ero ordem cronolgica; o misceldnea - onde se guardarn documentos referentes a diversos assuntos

ou diversas pessoas ero ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela orde-nac;:ao cronolgica (figura 8).

Figura 8

Lisa ou corrida Com projel(ao

3.6.2 Material permanente

O material permanente aquele que tero grande durac;:ao e pode ser uti-lizado vrias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, alm do tipo e do ta-manho dos documentos, deve-se levar ero con,ta os seguintes requisitos:

1

o economa de espac;:o (aproveitarnento mximo do mvel e mnimo de de-pendencia);

o conveniencia do servic;:o (arrumac;:ao racional); o capacidade de expansao (previsao de atendimento a novas necessidades); O invulnerabilidade (seguranc;:a); o distinc;:1io (condic;:oes estticas); o resistencia (conservac;:1io).

ORGANIZACAO E ADMINISTRACAO DE AROUIVOS 49

Recomenda-se ainda que a escolha do equiparnento seja precedida de 1

pesquisa junto as fmhas especializadas, urna vez que constantemente sao lanc;:adas no mercado Aovas linhas de fabricac;:ao. As mais tradicionais sao os

1

arquivos, fichrios, ca~as de transferencia, boxes, armrios de ac;:o etc. As mais recentes sao os arquivbs e fichrios rotativos eletromecanicos e eletronicos,

1

bem como as estantes qeslizantes. l

ARMMuo DE ACO - uln mvel fechado, usado para guardar documentos sigi-1

losos ou volumes encad'ernados . .ARQUNO - Mvel de aJo ou de madeira, coro duas, tres, quatro ou mais gave-tas ou gabinetes de dive~sas dimensoes, onde sao guardados os documentos . .ARQ_uwo DE FOLE - ub arquivo de transic;:ao entre o arquivo vertical e o ho-

1

rizontal. Os documentps erarn guardados horizontalmente, em pastas coro subdivisoes, e carregado~ verticalmente.

1

.ARQUNOS HORIZONTAJS ~GOS- Pombal (ero forma de escaninhos) e sargento (tubos metlicos usacoslpelo Exrcito ero campanha). Box - Pequeno fichrio\ que se coloca nas mesas. usado para lembretes. CAJXA DE TRANSFERENCIA!- Caixa de ac;:o ou papelao, usada especialmente nos arquivos permanentes. \ EsTANTE - Mvel abertd, coro prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde sao colocadas as ;~ixas de transferencia. Modernamente, utilizada para arquivos correntes, empiegando-se pastas suspensas laterais.

1

FICHRIO - uro mvel de ac;:o prprio para fichas, coro urna, duas, tres ou quatro gavetas, ou conju~ado coro gavetas para fichas e documentos.

1

FICHRIO HORIZONTAL - 4lquele em que as fichas sao guardadas ero posic;:ao ho-rizontal, urnas sobre as ~utras - modelo KARDEX. As fichas sao fixadas por meio de bastoes metlic~s presos as gavetas. De~sa disposic;:ao das bastes resulta que a primeira ficha pre~a, a partir do fundo,1ficar inteirarnente visveL dei-xando que da imediatanlente inferior aparec;:a ,urna faixa correspondente a di-mensao da barra, e assinJ sucessivamente, lembrando o aspecto de urna esteira

1

- "arquivo-esteirinha". J\s faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projec;:oes, nas quais sao ~eitas as notac;:oes. FICHRIO VERTICAL - Aqu~le em que as fichas sao guardadas em posic;:ii.o verti-cal, urnas atrs das outra:s, geralmente separadas por guias. o modelo mais

1 .

usado por ser mais econmico. As gavetas ou bandejas comportam grande n-1

mero de fichas. '


SUPORTE - Anna;ao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas.

3. 7 Constitui9o de arquivos intermedirios e permanentes

Toda organiza;ao, seja ela pblica ou privada, de pequeno, mdio ou grande portes, acumula atravs dos tempos um acervo documental que, mes-roo depois de passar por fases de anlise, avalia;ao e sele;ao rigorosas, deve ser preservado, seja para fms administrativos e fiscais, seja por exigencias legais, ou ainda por questoes meramente histricas.

Nenhum plano de arquivo estara completo se nao previsse a constitui-~ao do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles do-cumentos considerados vitais.

Q!.anto aos arquivos ou depsitos intermedirios, estes s deverao ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade.

Em geral, existem em ambito governamental, em face do grande volu-me de documenta~ao oficial e de sua descentraliza~ao fisica.

As entidades e empresas de carter privado dificilrnente necessitam desse organismo, salvo no caso de institui~oes de grande porte, coro filiais, escrit-rios, representa~oes ou similares, dispersos geograficamente e detentares de grande volume de documenta;ao.

3.7.1 Recursos financeiros

Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos dis-ponveis nio apenas para instala;iio dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manu-ten~o.

Nem sempre os responsveis pelos servi;os pblicos ou dirigentes de empresas co"mpreendem a importancia dos arquivos e adrnitem as despesas, al-gumas vezes elevadas, concementes a tais servi;os. Torna-se necessria, ento, urna campanha de esclarecimento no sentido de sensibiliz-los.

3.7.2 Elaborayo do projeto de arquivo Considerados todos os elementos descritos, o especialista estar em con-di~oes de elaborar o projeto de organiza~ao, a ser dividido ero tres partes. A primeira constar de urna sntese da situac;ao real encontrada. A segunda, de

J '

ORGANIZACAO E ADMINISTRACAO DE ARQUIVOS 51

anlise e diagnstico da situa~ao. A terceira ser o plano propriamente dito, contendo as prescri~oes, recomendac;oes e procedimentos a serem adotados, es-tabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implanta;ao.

3.8 Jmp/anta9o e acompanhamento. Manuais de arquivo Recomenda-se que a :fuse de implanta~ao seja precedida de urna campa-

nha de sensibilizac;ao que atinja a todos os nveis hierrquicos envolvidos. Esta campanha, feta por meio de palestras e reunioes, objetiva infor-

mar as altera;oes a serem introduzidas nas rotinas de servi~o e solicitar a coo-pera~ao de todos, numa tentativa de neutralizar as resistencias naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status quo administrativo de urna or-ganiza;ao. . Parelelamente a campanha de sensibiliza~ao deve-se promover o trema-

mento nao s do pessoal diretamente envolvido na execu~ao das tarefas e fun-;5es previstas no projeto de arquivo, como daqueles que se utilizarao dos servi-c;os de arquivo, ou de cuja atua~ao depender, em grande parte, o exito desses

servi~os. implant~;ao das normas elaboradas na etapa anterior exigir do res-

ponsvel pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fun de corri-gir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omissoes que venham a o correr.

Somente depois de implantar e testar os procedimentos -verificar se as normas, rotinas, modelos e formulrios atendem as necessidades -, que deve-r ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho de organiza~ao. Nele ficain registrados os procedimentos e instru~oes que irao garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho atravs dos tempos.

Seria impossvel estabelecer padrees rgidos para a elabora~ao dos ma-nuais, urna vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituic;oes a que se referem. Entretanto, a experiencia nos permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. Sao eles:

o apresenta~ao, objetivos e abrangencia do manual; o informa;oes sobre os arquivos da institui~ao, suas finalidades e responsabi-

lidades; sua intera~ao e subordina~ao; o organogramas e fluxogramas; o conceitos gerais de arquivo, defmic;ao das opera~oes de arquivamento; ter-

minologa;

1

r

.\

1

l

52 ARQUIVO: TEORJA E PRTICA

o detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios utilizados; plano de classifica~ao de documentos com seus respectivos cdigos e ndices;

O tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem ser apresentadas em separado.

Por ser o arquivo urna atividade dinfunica, o manual dever ser periodi-camente revisto e atualizado, a fim de atender as altera~oes que surgirem em decorrencia da evolw;:ao da prpria institui_;:ao.

CAPTULO 4 GES~AO DE DOCUMENTOS

1

1

1

Assim como a h~manidade vem evoluindo tcnica, cientfica e cultural-mente atravs dos sculbs, tambm o conceito de arquivos sofre modifica_;:oes para atender aos desafi~s de um mundo em mudan_;:as.

Na antigidade, tomo observamos no captulo 2, prevaleca o conceito 1

legal dos arquivos. Os documentos serviam para estabelecer ou reivindicar di-. 1

re1tos. 1 1

Em meados do sculo XIX come_;:a a desabrochar um crescente interesse 1

pelo valor histrico do~ arquivos e os documentos ganham o status de teste-munhos da histria. O ~abalho dos arquivistas da poca se concentra, basica-mente, na organiza~o e\ utiliza~_;:ao dos acervos dos arquivos.

Em meados do s~culo XX, principalmente a partir da II Guerra Mun-dial, em decorrencia do[ progresso cientfico e tecnolgico alcan_;:ado pela hu-manidade, a produ_;:ao 4e document~s cresceu a nveis tao elevados que supe-rou a capacidade de co~trole e organiza_;:ao das institui_;:oes, as quais se viram for_;:adas a buscar nova~ solu~oes para gerir as grandes massas documentais

ul d . 1 . acum a as nos arqmvo~. Neste ambiente, s~rgiu nao apenas a teoria das tres idades dos arquivos,

mencionada no captulol2, como o novo conceito de gestao de documentos. "Considera-se gestao de documentos o conjunto de procedimentos e

opera_;:oes tcnicas refere~tes a sua produ_;:ao, tramita_;:ao, uso, avalia_;:ao e arqui-vamento em fase correnfe e intermediria, visando a sua elimina_;:ao ou reco-lhimento para guarda pehnanente" (Lei Federal n 8.159, de 8-1-1991).

1

Desta conceitua~_;:ap podemos destacar as tres fases bsicas da gestao de documentos: a produ~_;:aoj a utiliza~_;:ao e a destina~_;:ao.

L

54 ARQUIVO: TEORIA E PRATICA

Produro de documentos: refere-se a elab9ra~ao dos documentos em de-correncia das atividades de um rgao ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais a administra-

~ao da institui~ao e evitadas duplica~ao e emissao de vias desnecessrias; pro-por consolida~ao de atas normativos alterados ou atualizados com certa fre-qencia, visando a perfeita compreensao e interpreta~ao dos textos; sugerir

cria~ao ou extin~ao de modelos e formulrios; apresentar estudos sobre a ade-qua~ao e o melhor aproveitamento de recursos reprogrficos e infOrmticos; contribuir para a difusao de normas e informa~oes necessrias ao bom desem-penho institucional; opinar sobre escolha de materiais e equipamentos; parti-cipar da sele~ao dos recursos humanos que deverao desempenhar tarefas arquiVsticas e afins. Em resumo, a gestao de documentos assumiu nas institui-~oes papel tao relevante quanto a gestao de materiais e de recursos humanos, embora ainda nao seja assirn reconhecido.

Utilizaro de documentos: esta fase inclu as atividades de protocolo (recebirnento, classifica~ao, registro, distribui~o, trarnita~ao), de expedi~ao, de organiza~ao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, bem como a elabora~ao de normas de acesso a documenta~ao (emprstimo, consulta) e a recupera~ao de informa~oes, indispensveis ao desenvolvimento de fun~oes administrativas, tcnicas ou cientficas das institui~oes.

Avaliaro e destinaro de documentos: talvez a mais complexa das tres fases da gestao de documentos, se desenvolve mediante a anlise e avalia~ao dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serao objeto de arquivamento permanente e quais deverao ser eliminados por terem perdido seu valor de prava e de infor-

ma~ao para a institui~ao.

1. Arquivos .correntes

Conforme j se defmiu no captulo 2, os arquivos correntes sao copsti-tudos de documentos em curso ou freqentemente cnsultados como ponto de partida ou prosseguirnento de planos, para fins de controle, para tomada de decisoe5 das administra~oes etc.

No cumprirnento de suas fun~oes, os arquivos correntes muitas vezes respondem ainda pelas atividades de recebirnento, registro, distribui~ao, movi-menta~ao e expedi~ao dos documentos correntes. Por isso, freqentemente en-contra-se na estrutura organizacional das institui~oes a designa~o de rgaos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunica~ao ou outra denornina~ao similar.

GESTO DE DOCUMENTOS 55.

Embora as atividades de protocolo, expedi~ao e arquivo corrente sejam distintas, o ideal que funcionem de forma integrada, com vistas a racionali-za~ao de tarefas comuns.

Assirn, devido ao ntimo relacionamento dessas reas de trabalho, jul-gou-se oportuno distribuir em cinco setores distintos as atividades dos arqui-vos correntes:

l. Protocolo, incluindo recebimento e classifica~ao, registro e movimenta~o 2. Expedi~ao 3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito 4. Emprstimo e consulta 5. Destina~ao

1. 1 Protocolo

No que se refere as retinas, poder-se-ia adatar as seguintes, com altera-~5es indicadas para cada caso:

1.1.1 Recebimento e classifica9ao

Passos Rotinas 1 Receber a correspondencia (malotes, balcao, ECT) 2 Separar a correspondencia oficial da particular (ver se~iio Corresponden-

cia, sua classifica~iio e caracterizac;iio a p. 31) 3 Distribuir a correspondencia particular 4 Separar a correspondencia ofici.al de carter ostensivo da de carter sigiloso 5 Encaminhar a correspondencia sigilosa aos respectivos destinatrios 6 Abrir a correspondencia ostensiva 7 Tomar conhecimento da correspondencia pela leitura, verificando a exis-

tencia de antecedentes 8 Requsitar .ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes nao estiverem no

Arquivo, o Setor de Registro e Movimentac;iio informar onde se encon-tram e os solicitar para ser feta a juntada

9 Interpretar e classificar 1 a correspondencia, com base no cdigo de assuntos adotado, se for o caso

10 Apor carimbo de protocolo - numeradorjdatador, sempre que possve~ no canto superior direito do documento (figura 9)

11 Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribui~iio e o cdigo de assunto, se for o caso

12 Elaborar o resumo do assunto a ser lanc;ado na ficha de protocolo 13 Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimenta~o

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56

Figura 9 Carimbo de protocolo

ARQIJ/VO: TEORIA E PR TI CA

DD DESTINO: CDIGO:

1.1.2 Registro e movimenta9ao

Este setor funciona como um centro de distribui~ao e redistribui~ao de documentos. Suas atribui~oes podem ser assim descritas:

Pass os Ro tinas

1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vas, anotando: nmero de protoco-lo; data de entrada; procedencia, espcie, nmero e data do documento; cdi-go e resumo do assunto; primeira distribui~iio (figura lO)

2 Anexar a segunda va da ficha* ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anota~6es pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso

3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de proce-dencia e assunto, rearquivando-as em seguida (figuras 11 e 12)

4 Arquivar as fichas de protocolo, em ordem numrica 5 Re~eber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos; anotar

nas respectivas fichas (numricas) o novo destino 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acorde com despa-

cho de autoridade competente

* Essa ficha ser retirada no rgiio a que o documento ~ destinado pelo responsvel pelo con-trole no ambito desse rgao, e ser novamente anexada ao documento quando este for enca-minhado a outro rgao, devendo essa passagem ser feita por interm~dio do Setor de Registro e

Movimenta~o, que o redistribuir.

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GESTAD DE DOCUMENTOS.

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PROCED~NCIA:

Documento

Esp. e n2

CDIGO:

Documento

Esp. e n l

Data

-

ASSUNTO:

Data --

Figura 11 Ficha deprocedenda

ASSUNTO

-

Figura 12 Ficha de assunto

PROCEDONCIA

N Protocolo

1

N Protocolo

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60 ARQU/VO: TE ORlA E PRTICA

1.2. Expedi9o

Em geral sao adotadas as seguintes rotinas:

Passos Rotinas

2 3 4 5

6

Receber a correspondencia (original, envelope e cpias em quantida-des a serem determinadas)* Verificar se nao faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data, no original e nas cpias Separar o original das cpias Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou emmaos

Enc~ar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que !hes de-ram on~em, ao setor de arquivamento, isto , ao Arquivo propria-mente drto

* Os rgaos que desejarem manter urna cole~o de cpias para consulta imediata deveriio prepar-las em papel de cor diferente. Estas cpias !hes serao restituldas aps a expedi~o.

1.3 Arquivamento

:g. comum enfatizar-se as atividades de arquivamento num programa de gestao de documentos. .

Sem dvida, trata-se de urna tarefa arquivstica da maior importancia urna v~ que, como j vimos, a fun~ao primordial dos arquivos disponibili~ zar as mforma~oes contidas nos documentos para a tomada de decisao e com-

prova~ao de direitos e obriga~oes, o que s se efetivar se os documentos esti-verem corretamente classificados e devidamente guardados.

Mais i~portante, pois, do que guardar (arquivar) achar, rapidamente (recuperar as mforma~oes), no momento desejado.

. Para se alcan~ar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir, os princi-p~I~ mtodos de ar:rtivamento ~tilizados para a organiza~ao dos acenros arqui-vtsttcos, as opera~oes desenvolvidas na fase do arquivamento, as rotinas e fi-n~ente, os critrios e procedimentos adotados no cumprimento da fu:~ao mats nobre dos arquivos: sua utiliza~ao, mediante emprstimo e consulta.

1.3.1 Mtodos de arquivamento A tar~fa de classificar documentos para um arquivo exige do classifica-

dor conhecrment~s nao s da administra~ii.o a que serve, como da natureza

1

1

GESTAO DE DOCUMENTOS 61

dos documentos a senJ,m classificados. Cada ramo de atividade exige um mto-do diferente, adequad~ as suas finalidades. Da o problema dificil, quando se quer organizar um ar4uivo, da escolha de um mtodo ideal de classifica~ao para que a finalidade ~recpua do arquivo, que o acesso aos documentos, seja plenamente atingida. 1

O mtodo de a~quivamento determinado pela natureza dos documen-tos a serem arquivadose pela estrutura da entidade.

Pode-se dividir ~s mtodos de arquivamento em duas classes:

Bsicos

11

Alfabtico Geogrfico \

1 Numricos 1

1

1 1

{

Simples Cronolgico Dgito-terminal

1 {Alfabticos ~~!:::~os\ . i Numricos

1

{ Enciclopdico Dicionrio

{

Duplex Decimal Unitermo ou Indexa~ao coordenada

{~::;~tico Padronizados Sound~ Mnem0nico E

, Rdoneo 1 d . d . d" . d' stes meto os pe):tencem a 01s gran es sistemas: ueto e m treta.

Sistema direto \aquele em que a busca do documento feita direta-mente no local ande se bcha guardado.

Sistema indireto ~ aquele em que, para se localizar o documento, pre-ciso antes consultar um1ndice ou um cdigo.

O mtodo alfanutnrico - combina~ao de letras e nmeros - nao se in-clu nas dasses de mto~os bsicos e padronizados e considerado do sistema

. . d" 1 semi-m ueto. 1 Qyando se trata de planejar a organiza~ao de um arquivo ou fichrio, os elementos constantes;, de um documento a considerar sao: nome (do reme-


tente, do destinatrio, ou da pessoa a quem se refere o documento); local., n-mero, dat:Jl e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais freqentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichrios ou ar-quivos em:

a) ordem alfabtica; b) ordem geogrfica; e) ordem numrica (simples ou cronolgica); d) ordem de assunto.

Com referencia a ordem numrica, a data geralmente precedida por nmero de ordem, como tambm pode ser considerada elemento subsidirio nas outras ordenac;:ies.

Mtodos bsicos

Mtodo alfabtico. o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. um mtodo direto, porque a pesquisa feta diretamente, nao senda necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para locali-zar qualquer documento. Nesse mtodo, as fichas ou pastas sao dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabeta-c;:ao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras.

As notac;:ies nas guias podem ser abertas ou fechadas, conforme indi-quem o limite inicial ou os limites inicial e final. Notac;:ies simples abertas: A, E, e; Al?, Ac etc.; notac;:ies compostas ou fechadas: Aa-M Am-Az etc.

H colec;:ies alfabticas de guias, variando seu nmero de acordo com o maior ou menor detalhe na divisao alfabtica, o que ser determinado em func;:ao da quantidade de documentos ou fichas que se tenha que guardar.

Alm das pastas indlviduais - urna para cada pessoa ou entidade - de-vem ser preparadas as pastas miscelnea. Estas pastas destinam-se a guardar do-cumentos referentes a diversos correspondentes eventuais, que, porl serem pou-cos (de urna a no mximo cinco unidades para cada correspondente), nao justificam a abertura de urna pasta individual. A ficarao os documentos, acu-mulando, at que se torne necessria a abertura de pasta individual. As pastas miscelanea levam no~c;:ies iguais as das guias e podem ser arquivadas antes ou depois das pastas individuais. Sua ordenac;:ao interna dever obedecer primei-ramente a ordem alfabtica e, dentro desta, _a cronolgica. Vantagens do mtodo al1ilbtico: rpido, direto, fcil e barato.

GESTAO DE DOCUMENTOS 63

Desvantagens: os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamen-to alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansac;:o visual e a variedade de grafa dos nemes.

Regras de alfabeta90. O arquivamento de nemes obedece a 13 re-gras, chamadas regras de alfabetac;:ao, e que sao as seguintes:

1. Nos nemes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: Joao Barbosa Pedro Alvares Cabral Paulo Santos Maria Lusa Vasconcelos

Arquivam-se: Barbosa, Joao Cabral, Pedro Alvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Lusa

Obs.: Qgando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.

Exemplo: Anbal Teixeira Marilda Teixeira

P~ulo Teixeira Vtor Teixeira

Arquivam-se: Teixeira, Anbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vtor

2. Soprenomes compo~tos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por h-fen nao se separam.

Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor

~-

L

J

'~


3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou Sao seguem a re-gra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos Sao Paulo

Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano

Sao Paulo, Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes tem precedencia na classifica~ao de so-brenomes iguais.

.Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira

Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira, Jos

5. Os artigos e preposi~oes, tais como a, o, de, d~ da, do, e, um, uma, nao sao considerados (ver tambm regra n 9).

Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d'Andrade Lcia da Gimara Arnaldo do Cauto

Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d' C:imara, Lcia da Cauto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho sao considerados parte integrante do ltimo sohrenome, mas nao sao considerados na ordena~ao alfabtica.

Exemplo: Antonio Almeida Filho Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto

GESTi\0 DE DOCUMENTOS

Arquivam-se: Alm~ida Filho, Antonio Ribeiro Jnior, Paulo Vascncelos Sobrinho,Joaquim

Vian~ Neto, Henrique 1

1

65

Obs.: Os graus de paren~esco s serao considerados na alfabeta~ao quando servirem de elemento de distin~ao.

! Exemplo: Jorge deiAbreu Sobrinho

Jorge de!Abreu Neto Jorge deiAbreu Filho

1

Arquivam-se: Abreb. Filho, Jorge de Abre~ Neto, Jorge de

1

Abreu Sobrinho,Jorge de 1

7 Os ttulos nao sao conslderados na alfabeta~ao. Sao colocados aps o nome 1

completo, entre parentes:es.

Exemplo: Ministro! Mil ton Campos Professot Andr Ferreira

1

General Paulo Pereira Dr. Pedr9 Teixeira

Arquivam-se: Cam~os, Milton (Ministro) Ferreita, Andr (Professor)

1

Pereir~, Paulo (General) TeixeJa, Pedro (Dr.)

1 1

8. Os nomes estrangeiros s~o considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes ~spanh~ e orientais (ver tambm regras n"' 10 e 11).

! Exemplos: GeorgesiAubert

WinstoJ Churchill Paul M4lle~ Jorge Schnudt

1

Arquivam-se: Auber~ Georges Churchill, Winston Mllei, Paul

Schmi~t, Jorge 1


9. & partculas dos nomes estrangeiros podem ou nao ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando es-critas com letra maiscula.

Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John MacAdam Gordon O'Brien

Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles MacAdam,John O'Brien, Gordon

10. Os nomes espanhis sao registrados pelo penltimo sobrenome, que cor-responde ao sobrenome de familia do pai.

Exemplo: Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinerc;> Antonio de los Ros

Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Ros, Antonio de los

11. Os nomes orientais - japoneses, chineses e rabes - sao registrados como se apresentam.

Exemplo: Al Ben-Hur Li Yutang

Arquivam-se: Al Ben-Hur LiYutang

12. Os nomes de firmas, empresas, institui\=oes e rgaos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, nao se considerando, porm, para fins de ordena\=ao, os artigos e preposi\=oes que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordena\=ao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parente-ses aps o nome.

GESTAO DE DOCUMENTOS

Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Funda\=ao Getulio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Funda\=ao Getulio Vargas Library of Congress (The)

67

13. Nos ttulos de congressos, conferencias, reunioes, assemblias e assemelha-dos os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso deverao aparecer no fim, entre parenb:;ses.

Exemplo: II Conferencia de Pintura Moderna Qyinto Congresso de Geografia 32 Congresso de Geologa

Arquivam-se: Conferencia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Qyinto) Congresso de Geologa (32)

Estas regr~s podem ser alteradas para melhor servir a organiza\=ao, d~sde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e fa\=a as remissivas necess-rias para evitar dvidas futuras.

Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes jnior Jos Flix Alves Pacheco

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: Peregrino Jnior, Jos Flix Pacheco, Jos

Colocam-se remissivas em: Fagunde; Jnior, Jos Peregrino da Rocha Pacheco, Jos F~lix Alves

.1


Regras de ordena9a0. Para a ordena.;:ao dos itens pode-se adotar, seja o critrio de letra por letra, seja o de palavra por palavra, consideradas urna aps outra, na ordem em que aparecem no elemento a ordenar.

l. Letra por letra

Exemplo: Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mr Montenegro Monte Sinai

2. Palavra por palavra

Exemplo: Monte Alegre Monte Branco Monte Mr Monte Sinai Monteiro Montenegro

A escolha de um dos critrios implica a exdusao do outro.

Mtodo geogrfico. O mtodo geogrfico do sistema direto. A bus-ca feta diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o prin-cipal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDENCIA ou LOCAL.

As melhores ordena~oes geogrficas sao: o Nome do estado, cidade e correspondente. O Nome da cidade, estado e con:e

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Arquivo Teoria e Prática - Marilena Leite Paes.pdf