Arquivologia Em Power Point

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Noções de Arquivologia

Prof. Fabrício Mariano

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Capítulo 1:

Conceito e Princípios de

Arquivamento

Prof. Fabrício Mariano 3

Definição Lei 8.159/91

Art. 2º: “Consideram-se arquivos, para os

fins desta lei, os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por órgãos públicos,

instituições de caráter público e entidades

privadas, em decorrência do exercício de

atividades específicas, bem como por pessoa

física, qualquer que seja o suporte da

informação ou a natureza dos documentos”.


Definição T. R. Schellenberg

“Arquivos são documentos de qualquer

instituição pública ou privada que hajam sido

conservados de valor, merecendo

preservação permanente para fins de

referência e de pesquisa e que hajam sidos

depositados ou selecionados para depósito,

num arquivo de custódia permanente".


Princípios do arquivamento

Finalidade – servir

Função – guardar


Centro de documentação

órgão responsável pelo tratamento e

disseminação da informação:

arquivos,

bibliotecas,

museus,

centros de documentação, entre outros


Arquivar a documentação

colocá-la em lugares previamente fixados,

nas melhores condições de:

segurança;

Acessibilidade;

conformidade com sua organização e

classificação;

variam com as características funcionais e

operacionais de cada empresa.


O processo da informação

compreende graus separados ou operações

elementares:

produção,

registro e formação,

catalogação,

Conservação,

difusão e exploração pelo utilizador.

É uma cadeia de transmissão da informação.


Tratamento da informação

O tratamento da informação não numérica

compreende duas partes:

a análise documental;

a manutenção documental.


A análise documental

desdobra-se em:

Registrar: registro cronológico de todos os

documentos neles encontrados;

Classificar: selecionar os documentos de acordo

com um planejamento e programação

determinados. É o conjunto de regras lógicas

para orientar o arquivista.


A manutenção documental

Ordenar: reunir a documentação nos grupos que

foram definidos na etapa de classificação. A

ordenação é um ato executório, é o ato de fazer o

arquivo.

Classificação =>parte teórica,

Ordenação =>parte prática;

Conservar: é a guarda dos documentos em locais

adequados e nas melhores condições possíveis;

Procurar: busca dos documentos;

Difundir: redistribuição da informação.


Diferenciação entre Arquivo e

Biblioteca

Arquivo Biblioteca

Só serve ao país de origem* Pode receber doações de outros países

Cópias devem ser evitadas Podem ser feitas cópias

Tem objetivo funcional Tem objetivo de consulta e pesquisa

*Observação: Se um documento sai de um Arquivo de um país A para um

país B, este, ao chegar ao país B, será classificado como material de

Biblioteca.


Questões de Concursos

1) (CVM) Uma loja de uma grande rede recebeu um auto de infração. Para elucida-lo, os dirigentes da rede precisavam encontrar certos documentos, mas a desorganização do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus problemas são: as várias origens dos documentos foram mescladas; não existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes são misturados aos intermediários e permanentes; existem; desordenadamente, várias revistas especializadas, catálogos de preços, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para se iniciar essa organização é:

a) solicitar a colaboração do diretor da empresa

b) fazer o levantamento documental

c) numerar o acervo para eliminar os documentos

d) arranjar sistematicamente a documentação

e) elaborar os instrumentos de pesquisa


2) Qual a alternativa que não está ligada a função do arquivo?

a) recolhimento dos fatos

b) relação dos fatos que podem ser úteis as finalidades diretivas

c) conservação ordenada dos fatos recolhidos e classificados de modo a permitir sua preservação enquanto se revelar necessária e útil a sua consulta

d) procura de fatos recolhidos e conservados para consulta e elaboração.

e) os fatos recolhidos são arquivados ao acaso, mas devem ser arrumados por assunto, mas a ordem não é importante.


3) Schellenberg afirma que “...fornecer as bases para o entendimento

entre a própria repartição e os funcionários do arquivo, sobre o que

deve ser feito com esses documentos da repartição a que dizem

respeito...” significa falar objetivamente de planos de:

a) identificação.

b) destinação.

c) classificação

d) procedência


4) (TSE – Técnico Judiciário – CESPE – 2007) É possível estabelecer uma série de diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenças, assinale a opção correta.

a) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais.

b) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais.

c) Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras.

d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

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Capítulo 2:

Arquivística: Origem e

História


Definição

“A arquivística, também conhecida como

Arquivologia, tem por objetivo o

conhecimento da natureza dos arquivos,

teorias, métodos e técnicas a serem

observados na sua constituição,

organização, desenvolvimento e utilização”.

(Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística)


Legitimação em alguns países

França:

A origem da custódia dos documentos (guarda

pelo governo);

destruição do arquivo de propriedade do antigo

regime;

12 setembro de 1790: criado o arquivo nacional

com o objetivo de guardar documentos da nova

França.


Inglaterra:

Após 50 anos a Revolução Francesa, a

Arquivística foi legitimada na Inglaterra;

sua legitimação de fato se deu por uma

circunstância prática (para organização de

documentos público e privados) e cultural.


Estados Unidos:

Após 100 anos a revolução Francesa, a

Arquivística foi legitimada nos EUA;

ocorreram debates no congresso sobre a

importância dos arquivos para pesquisa da

história americana.



1) (NCE) De acordo com Schellenberg, o primeiro Arquivo nacional criado foi oficializado por decreto de:

a) 1630;

b) 1790;

c) 1815;

d) 1840;

e) 1910;


2) (NCE) A preocupação com a avaliação de documentos surge:

a) Em decorrência da proliferação de tipos de publicações e sociedades científicas, 1890.

b) Na revolução Industrial na Inglaterra;

c) Em conseqüência do aumento considerável da produção de documentos durante e após a Primeira Guerra Mundial;

d) Em conseqüência do aumento considerável da produção de documentos e após a II Guerra Mundial;

e) Em torno de 1455, com a invenção da imprensa por Gutenberg (1400-1467).


3) (NCE) A abordagem da teoria das três idades é oriunda:

a) Estados Unidos

b) França

c) Canadá

d) Espanha

e) Reino Unido

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Capítulo 3:

Idade dos Documentos


Classificação T. R. Schellenberg

Primeira Idade: Arquivo Corrente ou Ativo;

Segunda Idade: Arquivo Intermediário ou

Temporário;

Terceira Idade: Arquivo Permanente,

Custódia, Morto ou Inativo.


Classificação Marilena Leite Paes

Primeira Idade: arquivo ativo;

Segunda Idade: arquivo inativo;

Terceira Idade: arquivo permanente.


Classificação Heloísa Bellotto

Primeira Idade: arquivo corrente;

Segunda Idade: arquivo intermediário;

Terceira Idade: arquivo permanente ou

histórico.


Classificação Lei 8159/91:

“Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.”


Tabelas de Temporalidade dos

Documentos (TTD)

é um instrumento arquivístico que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos;

instrumento resultante do processo de avaliação de documentos;

Na elaboração da tabela de temporalidade devem ser observadas a teoria das três idades;

a TTD é um método de pesquisa utilizada pelo profissional de Arquivo.


Classificação quanto à entidade

mantenedora

Públicos;

Privados.


Classificação quanto o acesso

Franqueados: tem como característica o

fato de serem disponibilizados ao público;

Restritos: referentes a segurança nacional e

a ordem política;

Confidenciais: documentos de posse do

Ministério das Relações Exteriores e

acessados somente por pessoas

credenciadas.



1) (BNDES – Técnico Administrativo – CESGRANRIO – 2006) A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a:

(A) permanente.

(B) corrente.

(C) especializada.

(D) empresarial.

(E) pública.


2) (ANEEL – Técnico Administrativo – ESAF – 2004) De acordo com o conhecimento arquivístico sistematizado, nas organizações, os documentos mais recentes e freqüentemente consultados localizam-se nos:

a) arquivos permanentes.

b) arquivos históricos.

c) arquivos correntes.

d) arquivos intermediários.

e) arquivos de segurança.


3) (ANEEL – Técnico Administrativo – ESAF – 2004) O instrumento de

destinação que determina prazos para transferência, recolhimento,

eliminação e mudança de suporte de documentos chama-se:

a) plano de classificação.

b) inventário.

c) listagem de eliminação.

d) tabela de temporalidade.

e) termo de recolhimento.


4) (BR Distribuidora – Técnico de Administração e Controle –

Cesgranrio – 2008) A teoria das três idades dos documentos,

compreendendo o arquivo corrente, o arquivo intermediário e o arquivo

permanente, corresponde, efetivamente, ao:

(A) valor secundário.

(B) conjunto orgânico.

(C) ciclo vital.

(D) instrumento de pesquisa.

(E) arranjo funcional.



Cesgranrio – 2008) As passagens dos documentos dos arquivos

correntes para os arquivos intermediários e destes para os arquivos

permanentes são conhecidas, respectivamente, como:

(A) identificação e acesso.

(B) transferência e recolhimento.

(C) proveniência e procedência.

(D) envio e recebimento.

(E) descrição e difusão.


6) (BR Distribuidora – Técnico de Administração e Controle – Cesgranrio – 2008) A avaliação orienta ações relativas à análise e à seleção dos documentos, visando à fixação de prazos para a sua guarda e eliminação. A partir da teoria das três idades, a aplicação de critérios de avaliação efetiva-se no arquivo:

(A) corrente.

(B) ativo.

(C) intermediário.

(D) permanente.

(E) especial.

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Capítulo 4:

Documentação Técnica


Definição

Documentação é o fundamento do

conhecimento, sendo fixada materialmente

através da escrita de letras ou números,

desenhos, gráficos, objetos, cenas e

suscetível de ser utilizado como informação e

controle em consultas, estudos ou provas.


Documentação Natural

também chamada de original, é aquela que informa a documentação empresarial de qualquer forma. Exemplos:

cartas

exposição de motivos

avisos

ofícios

contratos

apólices

termo de responsabilidade, etc.


Documentação Oficial

Documentação proveniente de órgãos públicos.

A correspondência oficial, segundo a natureza do

assunto, classifica-se em:

Secreta: Sigilo, segredo de Estado.

Confidencial: informações de caráter pessoal, devem ficar

restritas.

Reservada: resguarda restrita ou transitória.

Ostensiva ou Ordinária: É a que não se acha incluída

nas anteriores e cuja divulgação não prejudica a

administração.


Documentação Artificial

criada pela transcrição, no todo ou em parte, da documentação original para completar outro ciclo de informação, ou melhor, para por em evidência os elementos inerentes aos citados documentos, tais como:

fichas

gráficos

desenhos

mapas

filmes

fitas

microcópias

cópias

impressões


Classificação de documentos quanto

ao gênero:

De acordo com Marilena Leite Paes, os documentos podem ser classificados, de acordo com o gênero, como: Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados

ou impressos;

Cartográficos: documentos em formatos (mapas, plantas, ...);

Iconográficos: documentos em suportes sintéticos (fotografias, desenhos, gravuras, ...);

Filmográficos: documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas (fitas, filmes, ...);

Sonoros: documentos com dimensão e rotação variáveis;

Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microimpressão de imagens, mediante utilização de técnicas específicas;

Informáticos: documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador (disco rígido, disco óptico, fita magnética, ...).


Suporte

É o material-base do objeto arquivado, ou

seja, são os materiais sobre os quais as

informações são registradas. Exemplos:

Documentos escritos ou textuais => suporte é o

papel;

Documentos filmográrico => suporte é a película

fotográfica, entre outros.



1) (TSE – Técnico Judiciário – CESPE – 2007) Os suportes dos

documentos de arquivo incluem:

a) papel, papel fotográfico, película videográfica.

b) plantas, mapas, fotografias.

c) mídia eletrônica, película filmográfica, iconográfico.

d) negativo fotográfico, diapositivo, audiovisual.


2) (PMRP – Arquivista – VUNESP - 2008) Filme de nitrato, papel, certidão de óbito, folha e cópia são exemplos, respectivamente, das seguintes definições técnicas:

(A) suporte, formato, tipo, formato e forma.

(B) suporte, suporte, tipo, formato e forma.

(C) suporte, suporte, espécie, forma e formato.

(D) suporte, formato, tipo, forma e formato.

(E) suporte, forma, espécie, forma e formato.


3) Disco flexível (disquete) e disco rígido (winchester) são exemplos de

suporte:

a) informático

b) sonoro

c) micrográfico

d) iconográfico

e) existem duas opções anteriores corretas

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Capítulo 5:

Material Arquivístico


Material arquivístico

É todo equipamento de consumo usado em

arquivos.

Existe grande variedade de material

arquivístico, sendo difícil caracterizar todos

os disponíveis.


Material de Consumo

É aquele que sofre desgaste a curto ou

médio prazo. Exemplos:

fichas,

guias,

pastas,

tiras de inserção e outros.


Caixas

MD/L

Onde:

MD – massa

documental

L – largura da caixa

Documentação na

vertical

Dedo na vertical para

puxar a caixa

NUMERAÇÃO

1 - máximo 9 caixas




FURO

LETRAS

(Normógrafos)

Nº DE CAIXAS

POSIÇÃO


Pastas

Consiste em uma folha de papelão

resistente, dobrada ao meio, que serve para

guardar e proteger os documentos;

Toda pasta de arquivo possui uma guia;

A notação pode ser alfabética, numérica e

alfanumérica. A , 010 , A-50


Ficha

Retângulo de cartolina onde se registra a

informação.

As dimensões variam de acordo com as

necessidades.


Guias

Separam:

as pastas nas gavetas dos arquivos, reunindo-as

em grupos,

as partes ou seções dos arquivos ou fichários .

Finalidade: facilitar a busca dos documentos.


Funções das Guias

Primária – Indica a primeira posição de uma

gaveta ou seção de um arquivo;

Secundária – Subdivisão da primária;

Subsidiária – Subdivisão da secundária;

Especial – Localização de um nome ou

assunto de grande freqüência.


Guia Fora

que tem como notação a palavra “FORA” e

indica a ausência de uma pasta do arquivo.

São destinadas a implantar o controle sobre

a saída dos documentos.


1) (BNDES – Cesgranrio – 2006) A secretária da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informações ao Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O técnico administrativo verifica que a pasta ainda não fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é muito utilizada nos arquivos, é a guia:

a) física

b) subsidiária

c) fora

d) especial

e) dentro


2) (BNDES – Cesgranrio – 2006) No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos Ltda. existe uma pasta de número 14 onde os documentos da firma Antunes & Cia. estavam arquivados. Devido a fatores externos, as transações com a Arquiz de Investimentos Ltda. não puderam continuar. Desta forma, o técnico administrativo transferiu os documentos da pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empresa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o número da pasta 14 será:

(A) transferido junto com a documentação.

(B) aproveitado para um novo cliente.

(C) eliminado, mantendo-se a notação.

(D) conservado no arquivo intermediário.

(E) recolhido ao arquivo permanente.


3) (BNDES – Cesgranrio – 2006) Uma ficha apresenta os seguinte dados: procedência, data de entrada, data do documento, número, código do assunto, espécie, número de origem, assunto, distribuição, data, recebido. Trata-se de uma ficha de:

(A) descarte.

(B) destinação.

(C) avaliação.

(D) provisão.

(E) protocolo.

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Capítulo 6:

Mensuração de documentos

textuais


Tabela de conversão de unidades de

medida de arquivo, suporte papel

Conversão de Em Multiplicar por

Metros lineares Quilogramas 35 a 80 média = 50

Metros lineares Metros cúbicos 0,6 a 0,12 média = 0,8

Quilogramas Metros lineares 0,1 a 0,4 média = 0,025

Quilogramas Metros cúbicos 0,0008 a 0,003 média = 0,0016

Toneladas Metros lineares 10 a 40 média = 25

Toneladas Metros cúbicos 0,80 a 3média = 1,6

Metros cúbicos Metros lineares 8 a 16 média = 12

Metros cúbicos Quilogramas 400 a 800 média = 600

Fonte: Manual de identificação de acervos documentais para transferência e/ou

recolhimento aos arquivos públicos - Publicação técnica nº 40, do Arquivo Nacional, 1985



1) (Técnico de Administração e Controle – BR Distribuidora – 2008) Para a organização de acervos acumulados, visando à guarda definitiva, é indispensável a quantificação do acervo a partir da unidade de medida do arquivo. Desta forma, caso seja encontrada uma documentação amontoada, medindo 2 metros de comprimento, 1 metro de altura e 3 metros de largura, o arquivista saberá que a medida exata deste arquivo, em m/l, é

a) 6

b) 36

c) 40

d) 60

e) 72

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Capítulo 7:

Métodos de Arquivamento


Métodos de Arquivamento –

Marilena Leite Paes

Duplex

Decimal

Unitermo ou Indexação coordenada

Básicos

Alfabético

Geográfico

Numérico

Ideográficos

(por assunto)

Simples

Cronológico

Dígito-terminal

Alfabéticos

Numéricos

Enciclopédico

Dicionário


Padronizados

Variadex

Automático

Soundex

Mnemônico

Rôneo


Regras de Alfabetação

Nome + sobrenome Luiz Carlos Oliveira

Arquiva-se: OLIVEIRA, Luiz Carlos

Artigos e preposições, tais como: a, o, de, d’, da, do, e, um, uma (não são considerados) André Luiz de Oliveira

Arquiva-se: OLIVEIRA, André Luiz de

Prefixos DE, DE LA, LE, VON, MAC, M, D (não se separa) Stefan De La Rua

Arquiva-se: DE LA RUA, Stefan


Títulos honoríferos, científicos e profissionais liberais: a titulação não faz parte da regra de alfabetação Presidente Fernando Henrique Cardoso

Arquiva-se: CARDOSO, Fernando Henrique (Presidente)

Sobrenomes compostos: Neste caso, segue-se uma idéia de substantivo + adjetivo André Castelo Branco

Arquiva-se: CASTELO BRANCO, André

Heitor Villa-Lobos

Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor


Grau de parentesco como neto, filho, sobrinho,

júnior segue a idéia acima.

Paulo Carlos Filho

Arquiva-se: CARLOS FILHO, Paulo

Sobrenomes com a palavra Santo, Santa e São

não se separam

Luciano Santo Cristo

Arquiva-se: SANTO CRISTO, Luciano


Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome que corresponde ao sobrenome da família do pai Francisco de Pina de Mello

Arquiva-se: PINA DE MELLO, Francisco de

Nomes orientais, japoneses, chineses e árabes arquivam-se como se apresentam Li Yutang

Arquiva-se: Li Yutang (do mesmo modo)


Nomes com sobrenome repetido arquiva-se pela ordem alfabética dos mesmos J. Vasconcelos

John Vasconcelos

Jeil Vasconcelos

Arquiva-se:

VASCONCELOS, J.

VASCONCELOS, Jeil

VASCONCELOS, John


Empresas: Nome de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam EMBRATEL

Arquiva-se: EMBRATEL.

Empresas com artigos O Globo

Arquiva-se: Globo (O)

Observação: alguns autores admitem arquivar O Globo exatamente como se escreve, mas na hora da procura o arquivista procura pela letra G.


Títulos de congressos, conferências, reuniões,

assembléias deverão ser arquivados de modo

que a numeração não faça parte da regra de

alfabetação e a procura seja feita em ordem

alfabética.

Segunda Conferência de Física

Terceiro Congresso de Geofísica

Arquiva-se:

Conferência de Física (Segunda)

Congresso de Geofísica (Terceiro)



1) (BNDES – Técnico Administrativo – CESGRANRIO – 2006) Um técnico administrativo é convidado a organizar o arquivo jurídico do Banco de Desenvolvimento Pecuário de sua cidade. Ao chegar à instituição, observa que o acervo é composto, exclusivamente, por processos, aproximadamente 100.000. Sabendo que o documento arquivístico é único e que as formas de acesso são diversas, ele deve optar pelo método de arquivamento mais adequado para esses documentos, que é o método:

(A) enciclopédico.

(B) variadex.

(C) numérico.

(D) ideográfico.

(E) dicionário.


2) (BNDES – Técnico Administrativo – CESGRANRIO – 2006) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método numérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir:

1- Alba Santos Silva;

2 – Bárbara Assunção;

3 - Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social;

4 - Alcedo Costa;

5 - Ricardo Alves e

6 – Banco do Brasil.

Como se observa, essa é a ordem em que os documentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperação dos documentos, é necessário elaborar o índice alfabético remissivo, que terá a seguinte seqüência:

(A) 1, 2, 3, 4, 5, 6

(B) 1, 4, 6, 2, 3, 5

(C) 3, 6, 4, 5, 2, 1

(D) 5, 2, 6, 3, 4, 1

(E) 6, 5, 4, 3, 2, 1


3) (BNDES – Técnico Administrativo – CESGRANRIO – 2006) No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos Ltda. existe uma pasta de número 14 onde os documentos da firma Antunes & Cia. estavam arquivados. Devido a fatores externos, as transações com a Arquiz de Investimentos Ltda. não puderam continuar. Desta forma, o técnico administrativo transferiu os documentos da pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empresa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o número da pasta 14 será:

(A) transferido junto com a documentação.

(B) aproveitado para um novo cliente.

(C) eliminado, mantendo-se a notação.

(D) conservado no arquivo intermediário.

(E) recolhido ao arquivo permanente.


4) (BNDES – Técnico Administrativo – CESGRANRIO – 2006) A empresa Dantas & Dantas está iniciando as suas atividades e conta com um número reduzido de pessoas para a organização de seu arquivo que utiliza, como elemento principal, o nome de seus clientes, obedecendo apenas às regras de alfabetação. Assim, para arquivar corretamente os nomes:

1 - Pedro Paulo Santana;

2 - Paulina Santo Cristo;

3 - Robson Santos Ltda; e

4 - Joaquim Vasconcellos Sobrinho, tem-se a seguinte ordem:

(A) 1, 2, 3, 4

(B) 1, 3, 2, 4

(C) 2, 4, 1, 3

(D) 3, 1, 2, 4

(E) 4, 3, 2, 1


5) (BNDES – Técnico Administrativo – CESGRANRIO – 2006) Existem critérios para que os documentos sejam organizados pelo método geográfico. A literatura apresenta, pelo menos, duas modalidades para essa ordenação. Se, em um arquivo, a opção é pela modalidade (estado, cidade, correspondente), a organização dos correspondentes 1 - Luiz Carlos Abrantes, de Itu, São Paulo; 2 - Antonio Carlos Ambróte, de Ribeirão Preto, São Paulo; 3 - Moysés da Costa, de São Paulo, São Paulo, 4 - Cláudio Ribeiro, de São Luís, Maranhão; 5 - Alda Barreto, de Codó, Maranhão, deve ser a seguinte:

(A) 1, 2, 3, 5, 4

(B) 3, 5, 1, 2, 4

(C) 4, 5, 3, 1, 2

(D) 5, 2, 3, 1, 4

(E) 5, 4, 3, 2, 1

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Capítulo 8:

Guarda dos documentos


Guarda dos documentos

Instalações

Iluminação

Arejamento

Higienização

Disposição (Layout)


Fatores Químicos

Acidez;

Alcalinidade.


Fatores Físicos

Luz solar;

Infravermelho;

umidade relativa do ar;

variação de temperatura.


Fatores Biológicos

Poeira;

Higienização;

aparecimento de:

fungos,

bactérias,

insetos.


Principais operações de conservação

de documentos

De acordo com Marilena Leite Paes, as

principais operações de conservação de

documentos são:

Restauração

Banho de Gelatina

Alisamento

Desinfestação

Encapsulação


Restauração

Exige do profissional da área conhecimento dos papéis e tintas empregados.

O método objetiva aumentar a resistência do papel ao envelhecimento natural e as agressões externas do ambiente (mofo, pragas, manuseio, etc.).

Um dos métodos mais comuns é a aplicação de uma película protetora em um dos lados do papel, por meio de: solução vaporizada,

imersão ou processos de laminação e silking (método que utiliza tecido crepeline ou musseline de seda, de grande durabilidade e com adesivo a base de amido).


Banho de Gelatina

Este método consiste em mergulhar o documento em gelatina ou cola objetivando aumentar a resistência do documento.

Não prejudica a visibilidade e flexibilidade, proporcionando a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.

Este método apresenta contratempos, pois torna-se suscetível a ataques de insetos e fungos, além de exigir grande habilidade de seu executor.


Alisamento

Consiste em colocar os documentos em

bandejas de aço inoxidável expondo-os a

ação do ar e com umidade variando de 90 a

95% por um período de 1 hora, em uma

câmara de umidificação, posteriormente,

será passado a ferro folha por folha em

máquinas elétricas.


Desinfestação

É o combate aos insetos através da

fumigação, que consiste em utilizar uma

substância química de modo que venha a

garantir a integridade do papel e da tinta

sobre sua ação.


Encapsulação

Método que utiliza películas de poliéster e fita

adesiva de duplo revestimento;

o documento é colocado entre as duas

lâminas de poliéster fixadas nas margens

externas por fita adesiva nas duas faces em

um espaço de 3 milímetros, deixando o

documento solto dentro das duas lâminas.



1) (BR Distribuidora) Para recuperarmos documentos danificados ou atacados por pragas temos algumas técnicas arquivísticas, indique a que apresenta a característica a utilização de tecidos (crepeline ou musseline de seda) de grande durabilidade:

a) Desinfestação

b) Banho de Gelatina

c) Tecido

d) Silking

e) Laminação Mecanizada


2) (TSE – Técnico Judiciário – CESPE – 2007) A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e ao seu local de armazenamento. As principais operações de conservação são:

a) higienização, exaustão, congelamento e preservação.

b) umidificação, limpeza, calafetação, restauração.

c) laminação, refrigeração, evaporação e encapsulamento.

d) desinfestação, limpeza, alisamento e restauração.


3) (TRE/PB – Técnico Judiciário – FCC – 2007) Para um eficiente programa de conservação preventiva, é preciso:

(A) preencher as falhas dos documentos com polpa de papel.

(B) promover a digitalização dos documentos por processo fotostático.

(C) aumentar o grau de acidez e oxidação dos documentos em suporte-papel.

(D) evitar oscilações acentuadas de temperatura e umidade nos depósitos de documentos.

(E) plastificar e encapsular os documentos avulsos, inibindo a penetração de raios ultravioletas.



4) (TRE/MS – Técnico Judiciário – FCC – 2007) A longevidade de

documentos em suporte papel supõe ações preventivas, como:

(A) o emprego de tintas ferrogálicas

(B) a exposição à luz natural do sol

(C) o uso constante de fungicidas

(D) a manutenção do pH neutro

(E) a reenfibragem e a laminação

94

Capítulo 9:

Setor protocolo


Introdução

Em uma instituição pública ou privada, o

setor protocolo tem como objetivo receber a

documentação, movimentar e enviar a quem

é de interesse.


Atividades de Controle do Setor

Protocolo

Atividades: recebimento, registro,

classificação, distribuição, movimentação e

expedição.

Atribuição: prestar assistência técnica à

arquivos setoriais, fazer cumprir normas de

trabalho, promover organização e

reorganização dos arquivos, treinar e orientar

pessoal.



1) (BNDES – Cesgranrio – 2006) O setor que funciona como um centro

de distribuição e redistribuição de documentos é conhecido como setor

de:

a) arquivo e microfilmagem

b) registro e movimentação

c) transferência e recolhimento

d) destinação e custódia

e) codificação e transposição


2) (BNDES – Cesgranrio – 2006) Uma ficha apresenta os seguinte dados: procedência, data de entrada, data do documento, número, código do assunto, espécie, número de origem, assunto, distribuição, data, recebido. Trata-se de uma ficha de:

(A) descarte.

(B) destinação.

(C) avaliação.

(D) provisão.

(E) protocolo.

99

Capítulo 10:

Terminologia Específica


Acervo: é o conjunto de documentos de um arquivo

Amostragem: Técnica de seleção de documentos representativos de um conjunto.

Anexação: Juntada em caráter definitivo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.

Anexo: Documento juntado a outro ou a um processo por afinidade de conteúdo, em caráter definitivo.


Apensação: Juntada em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.

Apenso: Documento juntado a processo sem contudo passar a integrá-lo.

Arranjo: processo que na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos.


Atividade-fim: Expressão que designa as

atividades desenvolvidas em decorrência da

finalidade de uma instituição.

Atividade-meio: Expressão que designa as

atividades que dão suporte à consecução

das atividades-fim de uma instituição.


Ciclo vital dos documentos: Sucessivas

fases por que passam os documentos de um

arquivo, da sua produção até sua eliminação

ou guarda permanente.

Descrição: Conjunto de procedimentos que,

levando em conta os elementos formais e de

conteúdo das unidades de arquivamento

representam-nas nos instrumentos de

pesquisa.


Classificação: Organização dos documentos de

um arquivo ou coleção, de acordo com um Plano de

Classificação ou Quadro de Arranjo.

Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de

documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual

devem ser arquivados e determinar o código para a sua

recuperação;

Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às informações

neles contidas, graus de restrição de acesso. Também

chamada classificação de segurança.


Fundo ou núcleo: a principal unidade de arranjo estrutural fundamentado no princípio da proveniência, que é o princípio segundo o qual devem ser mantidos no mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de um arquivo.

Fundo aberto: Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em função do gerador do arquivo continuar em atividade. Também referido como núcleo aberto.

Fundo fechado: Fundo que, em função do fato do gerador do arquivo não se encontrar mais em atividade, não receberá acréscimos de documentos de data posterior a sua existência. Também referido como núcleo fechado.


Juntada: Ato ou efeito de apensação ou anexação de um processo a outro. Termo também aplicado à junção de documentos a um processo.

Protocolo: denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso.

Tabela de equivalência: instrumento de PESQUISA auxiliar que dá equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de arranjo de um arquivo.



1) (CESPE – 2009 – ANTAQ – Analista Administrativo – Arquivologia) Acerca da teoria e da prática de arranjo nos arquivos permanentes, julgue os itens a seguir.

( ) De acordo com Schellenberg, o instrumento de classificação não deve ser elaborado a priori, sobre uma base especulativa, mas a posteriori.



Cesgranrio – 2008) A teoria das três idades dos documentos,

compreendendo o arquivo corrente, o arquivo intermediário e o arquivo

permanente, corresponde, efetivamente, ao:

(A) valor secundário.

(B) conjunto orgânico.

(C) ciclo vital.

(D) instrumento de pesquisa.

(E) arranjo funcional.


3) (BR Distribuidora – Técnico de Administração e Controle – Cesgranrio – 2008) As passagens dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e destes para os arquivos permanentes são conhecidas, respectivamente, como:

(A) identificação e acesso.

(B) transferência e recolhimento.

(C) proveniência e procedência.

(D) envio e recebimento.

(E) descrição e difusão.

110

Capítulo 11:

Arquivos Especiais


Introdução

Os arquivos especializados são aqueles que têm

sob sua custódia os documentos resultantes da

experiência humana em um campo específico.

Também podem ser definidos como arquivos que

têm sob sua guarda documentos em diferentes

tipos de suporte, tendo por esta razão, tratamento

especial.

Para o arquivista o que importa é a informação,

independente do suporte (papel, cd, dvd, etc).


Arquivos digitais

De acordo com o artigo 1º, §2º, Resolução nº 20, de

16 de julho de 2004, “considera-se documento

arquivístico digital o documento arquivístico

codificado em dígitos binários, produzido, tramitado

e armazenado por sistema computacional. São

exemplos de documentos arquivísticos digitais:

planilhas eletrônicas, mensagens de correio

eletrônico, sítios na internet, bases de dados e

também textos, imagens fixas, imagens em

movimento e gravações sonoras, dentre outras

possibilidades, em formato digital”.


Arquivos informáticos permitem diversos

suportes diferentes, sendo que estes

atualizam-se com grande velocidade no

tempo.

Como exemplo de suportes informáticos

utilizados, citamos: DVD, CD, disco rígido,

fita magnética, entre outros.


Metadados

Metadados (DD ou Dicionário de dados), ou Metainformação, são dados sobre outros dados;

Um item de um metadado pode dizer do que se trata aquele dado, geralmente uma informação inteligível por um computador;

Os metadados relacionados aos documentos arquivísticos digitais, que costumam estar registrados nos sistemas de gestão de documentos, devem acompanhar o documento digital no momento da transferência ou recolhimento.

Exemplos: nome do autor, nome do destinatário, assunto, data de produção, data da transmissão, data do recebimento, etc.



1) São imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e

uso dos documentos digitais:

a) metadados

b) softwares

c) autor do documento

d) tamanho dos arquivos

e) data de criação do documento


2) (UFRJ / Arquivista / 2004) “Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos técnicos e conservados, na maioria, em memórias eletrônicas de massa”, é o documento:

a) sistemático;

b) mutável;

c) sonoro;

d) imagnético;

e) eletrônico.

117

Capítulo 12:



1) (BNDES/2009/Cesgranrio) A necessidade de reduzir erros, no arquivamento de grande volume documental que utiliza o número como elemento principal, orientou o surgimento do método dígito terminal, em que os documentos são numerados sequencialmente, e os números dispostos em três grupos de dois dígitos cada um (grupos: primário, secundário e terciário). Nesse método, os dossiês com os números (1) 034899, (2) 306218, (3) 482920, (4) 557718 e (5) 513120 ficam organizados na ordem

(A) 1,3,4,2,5

(B) 2,4,3,5,1

(C) 3,2,1,5,4

(D) 3,5,4,2,1

(E) 4,5,3,1,2


2)(BNDES/2009/Cesgranrio) A partir de um processo de reestruturação do sistema de arquivos em um banco, e com o objetivo de evitar a proliferação de depósitos de documentos que causaria transtornos à instituição, como o aumento do quantitativo de recursos humanos e a dispersão de originais e cópias dos documentos, o Técnico em Arquivo, com base nos princípios e normas gerais da arquivística, tem de estabelecer, como recomendação especial, que o arquivo intermediário seja subordinado técnica e administrativamente ao arquivo

(A) permanente.

(B) corrente.

(C) especial.

(D) especializado.

(E) morto.


3) (BNDES/2009/Cesgranrio) A climatização dos ambientes arquivísticos é um fator especialmente importante para a preservação de acervos documentais. Ela implica o controle eficiente de temperatura e de umidade relativa do ar nos ambientes dos depósitos de arquivamento e na guarda de documentação. A prática dos conservadores tem levado à implantação de sistemas de controle desses elementos, fundamentais à conservação de acervos. Assim, o controle da climatização deve ser realizado por meio da leitura de aparelhos colocados nos depósitos arquivísticos, que são

(A) hidrômetro, densitômetro e termômetro.

(B) higrômetro, termo-higrógrafo e termômetro.

(C) termógrafo, higrógrafo e termossensor.

(D) desumidificador, exaustor e vaporizador.

(E) ventilador, condensador e hidrotermostato.


4) (BNDES/2009/Cesgranrio) No arquivo de uma instituição, após um levantamento documental, são identificados documentos com as seguintes características: “texto padronizado, usado em engenharia, arquitetura e urbanismo, que acompanha os desenhos de um projeto no qual são explicitados e justificados os critérios e as soluções adotados e outros pormenores.” (Bellotto, 1998). Essas características são específicas de

(A) Medida Provisória.

(B) Instrução Normativa.

(C) Memorial Descritivo.

(D) Exposição de Motivos.

(E) Ordem de Serviço.


5) (BNDES/2009/Cesgranrio) A tecnologia que tem qualidade arquivística e que foi regulamentada pelo Decreto no 1.799, de 30 de janeiro de 1996, é a microfilmagem de documentos oficiais, abrangendo qualquer espécie ou em qualquer suporte. A microfilmagem tem de ser realizada em filme original, com o mínimo de 180 linhas de definição, garantidas a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução. No entanto, para efeito de segurança, há obrigatoriedade da extração de filme

(A) nitrato.

(B) jaqueta.

(C) master.

(D) sépia.

(E) cópia.


6) (BNDES/2009/Cesgranrio) A Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a Política de Arquivos Públicos e Privados e garante, em seu Art. 4o: “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.”. Fixa, assim, as categorias de sigilo, como as dos documentos que, referentes à segurança da sociedade e do Estado, serão restritos por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de seu(sua)

(A) arquivamento.

(B) produção.

(C) identificação.

(D) classificação.

(E) desclassificação.


7) (BNDES/2009/Cesgranrio) O Conselho Nacional de Arquivos, criado a partir da Lei no 8.159, tem a finalidade de definir a Política Nacional de Arquivos como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos. Nessa esteira legislativa, exerce orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, entendendo gestão documental como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases

(A) especial e especializada.

(B) intermediária e permanente.

(C) primária e terciária.

(D) corrente e intermediária.

(E) ativa e inativa.


8) (BNDES/2009/Cesgranrio) A atividade de classificar documentos por assuntos é muito importante, pois visa a agrupar temas como forma de agilizar a recuperação da informação, além de facilitar tarefas arquivísticas como avaliação, seleção, eliminação, recolhimento e acesso. A classificação é, portanto, um referencial para a recuperação dos documentos. O código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública federal tem classes que vão de 000 a 900. As classes de 100 a 800 destinam-se aos assuntos relativos às atividades-fim do órgão. Essas classes representam

(A) diversidade de assuntos da empresa.

(B) situação das classes do acervo.

(C) conjunto orgânico institucional.

(D) referencial teórico do arquivo.

(E) objetivo principal da instituição.


9) (BNDES/2009/Cesgranrio) A maioria dos arquivos, seja público ou privado, possui instrumentos de trabalho que auxiliam o desenvolvimento das atividades cotidianas; um exemplo de instrumento que deve figurar em todos os arquivos possui a seguinte estrutura:

Essa estrutura corresponde à(ao)

(A) tabela de classificação.

(B) ordem de serviço.

(C) instrumento de pesquisa.

(D) recibo de empréstimo.

(E) aviso de prescrição.


10) (BNDES/2009/Cesgranrio) Em uma instituição arquivística, onde é utilizado o código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública, realiza-se uma classificação a partir da classe 012 – Comunicação Social.

Comunicação Social

Relações com a imprensa

Credenciamento de jornalistas

Entrevistas. Noticiários. Reportagens. Editoriais

Divulgação Interna

Campanhas Institucionais. Publicidade

A ordem correta para os assuntos acima tem de obedecer à seguinte estrutura:

(A) 012.1, 012.11, 012.12, 012.2 e 012.3

(B) 01201, 01202, 01203, 01204 e 01205

(C) 12.01, 12.02, 12.03, 12.04 e 12.05

(D) 12,1, 12,01, 12,2, 12,02 e 12,3

(E) 12.001, 12.002,12.003,12.004 e 12.005


Gabaritos

Cap. 1: 1 – B, 2 – E, 3 – B, 4 – A.

Cap. 2: 1 – B, 2 – C, 3 – A.

Cap. 3: 1 – A, 2 – C, 3 – D, 4 – C, 5 – B, 6 – A.

Cap. 4: 1 – A, 2 – B, 3 – A.

Cap. 5: 1 – C, 2 – B, 3 – E.

Cap. 6: 1 – E.

Cap. 7: 1 – C, 2 – D, 3 – B, 4 – D, 5 – E.

Cap. 8: 1 – D, 2 – D, 3 – D, 4 – D.

Cap. 9: 1 – B, 2 – E.

Cap. 10: 1 – B, 2 – C, 3 – B.

Cap. 11: 1 – A, 2 – E.

Cap. 12: 1 – B, 2 – A, 3 – B, 4 – C, 5 – E, 6 – B, 7 – D, 8 – E, 9 – D, 10 – A.


Bibliografia

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento

documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.

FARIA, A. Nogueira de. Organização de empresas. Rio de Janeiro: Editora

Record, 1969.

MARIANO, Fabrício José Teixeira. Arquivologia para concursos. Rio de

Janeiro: Editora Academia, 2010.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas.

Rio de Janeiro: FGV, 2005.

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf. FONTE: Arquivo Nacional Dicionário de Termos Arquivísticos: subsídios para uma terminologia brasileira. Rio de Janeiro, 1992.

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro para mensuracao de documentos textuais.pdf






























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