Arquivologia Prof. Darlan Eterno · arquivistica. O Arquivo intermediário: A avaliação de documentos; O Plano de Classificação; A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

Escrivão de Polícia

Arquivologia

Prof. Darlan Eterno

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Arquivologia

Professor Darlan Eterno


Edital

ARQUIVOLOGIA: Noções básicas de teoria arquivistica: O documento de arquivo; O princípio de proveniência; O princípio de ordem original; O ciclo de vida dos documentos. Terminologia arquivistica. O Arquivo intermediário: A avaliação de documentos; O Plano de Classificação; A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos; O Sistema Informatizado de Gestão Arquivistica de Documentos – SIGAD. O arquivo permanente: A identificação de documentos: diplomática e tipologia documental. Arranjo: organização, codificação e ordenação de docu-mentos. A descrição: a Norma Brasileira de Descrição Arquivistica – NOBRADE. Noções de con-servação preventiva. Processos reprográficos, microfilmagem, digitalização.

BANCA: FEPESE

CARGO: Escrivão de Polícia


Sumário

1. Introdução .......................................................................................................................9

2. Arquivos – Conceitos e Definições ..................................................................................9

3. Arquivos x Bibliotecas ...................................................................................................13

4. Classificação dos documentos de arquivo .....................................................................13

5. Teoria das Três Idades ..................................................................................................15

6. Arquivos Correntes .......................................................................................................16

7. Empréstimo ................................................................................................................... 26

8. Arquivos Intermediários ................................................................................................ 27

9. Arquivos Permanentes .................................................................................................. 27

10. Alteração do Suporte ................................................................................................. 35

11. Preservação de Documentos Digitais .......................................................................... 37

12. Normas relacionadas a Sistema de Gestão Arquivística de Documentos ................... 37

13. Gestão de Documentos ............................................................................................... 41

14. Diplomática ................................................................................................................. 42

15.Recortes da Legislação ................................................................................................. 50

16.Exercícios ..................................................................................................................... 59

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Arquivologia

ARQUIVOLOGIA

1. Introdução

A formação dos arquivos está relacionada à necessidade de registrar e conservar registros das ações e de fatos da vida humana para fins e prova e de informação. As sociedades antigas pro-curavam de alguma forma, seja por símbolos ou pela escrita, registrar traços de sua cultura e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc.

Os suportes se diversificaram através dos tempos, os avanços tecnológicos dos meios de re-produção e difusão, aliados a burocratização da máquina administrativa colaboraram para o gigantesco aumento da informação. Este fenômeno, denominado “explosão informacional”, in-fluenciou as práticas e técnicas arquivísticas contemporâneas, tornando a disciplina arquivísti-ca cada vez mais essencial no contexto das organizações públicas e privadas.

2. Arquivos – Conceitos e Definições

Os arquivos podem ser definidos como o “conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº. 8.159/91). Assim sendo, pode--se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os docu-mentos de arquivo possuem as seguintes características:

a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em deter-minado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material;

b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.

c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.

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d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto.

e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função "única" que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

O termo arquivo é polissêmico, e denota não apenas um conjunto de documentos resultantes de atividades, podendo ainda ser utilizado com outros significados comumente cobrados em provas, quais sejam:

a) mobiliário: móvel destinado à guarda de documentos.

Exemplo: estantes e armários.

b) setor: instalação física, na qual funciona o arquivo.

Exemplo: Setor de arquivo da Agência Nacional de Águas;

c) entidade: instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técni-co, a conservação e o acesso aos documentos;

Exemplo: Arquivo Público Municipal de Curitiba Arquivo Público do Estado de Goiás e Arquivo Nacional.

2.1. Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução.

2.2. Função dos Arquivos

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.

2.3. Classificação dos Arquivos

a) Natureza dos documentos

Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo espe-cial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu arma-zenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resul-tantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.

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b) Extensão

Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da institui-ção, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.

c) Estágios de evolução:

Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e perma-nentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três idades. A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte maneira:

a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, consti-tuam objeto de consultas freqüentes.

b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos pro-dutores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhi-mento para guarda permanente.

c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e in-formativo que devem ser definitivamente preservados.

d) Entidades mantenedoras:

Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser dividi-dos em:

a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal, s. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídi-cas, em decorrência de suas atividades. (lei nº. 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comer-ciais, institucionais, pessoais.

Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também po-dem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualização da classificação dos arqui-vos, segue abaixo, quadro resumo:

Quadro Resumo – Classificações dos Arquivos

Classificações dos arquivos Definição/Exemplos

Entidade Mantenedora Publico ou Privados

Estágios de Evolução Corrente, Intermediário e Permanente

Extensão ou Abrangência Setorial ou Central/Geral

Natureza dos Documentos Especial e Especializado


2.4. Princípios Arquivísticos

A disciplina arquivística é regida por vários princípios. No entanto, essa obra vai abordar apenas aqueles relacionados aos tópicos exigidos no edital do concurso.

a) Princípio da organicidade

A organicidade diz respeito a relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrên-cia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização dos conjuntos documentais.

b) Princípio da unicidade

Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

c) Princípio da proveniência (respeito aos fundos)

Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coleti-va, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado fundamental para a organização dos documentos de arquivo.

d) Princípio do respeito à ordem original (ordem primitiva) (princípio da santidade)

Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu. È considerado como segundo grau de aplicação do princípio da proveniência e fundamental para a organização dos documentos de arquivo.

e) Princípio da pertinência

Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.

f) Princípio da reversibilidade

Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos.

g) Territorialidade (Proveniência Territorial)

Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser con-servados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos

h) Principio da cumulatividade

Princípio segundo o qual o arquivo é uma formação orgânica, progressiva e natural.



3. Arquivos x Bibliotecas

Embora tenha como objeto de estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas. Cada uma destas áreas, embora trabalhem com a informação, fazem uso de técnicas e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:

Características Arquivo Biblioteca

Tipo de Suporte/Quantitativo de Exemplares

Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado

de vias. Ou seja, em regra os do-cumentos de arquivos possuem exemplares únicos, mas no caso de haver obrigações recíprocas

como, por exemplo, em um contrato, podem haver quantas vias (cópias) quanto o número de pessoas envolvidas nesta

operação.

Apresentam-se em exemplares múltiplos, ou seja, uma mesma obra é criada em vários exem-plares e pode estar presente em mais de uma biblioteca.

Entrada de documentos

Acumulação natural: são produzidos em decorrência do

desempenho das atividades administrativas da instituição.

Os livros ingressam á biblioteca por meio da compra, permuta

e doação.

Tipo de conjunto Fundos: conjunto de documen-tos unidos pela origem.

Os livros formam coleções que são reunidas pelo conteúdo.

Finalidade (origem) funcional, administrativa cultural, técnica e científica.

Tipo de Classificação Baseia-se nas atividades da instituição

Utiliza-se de procedimentos predeterminados

4. Classificação dos documentos de arquivo

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:

a) Quanto ao gênero:

• textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios;

• sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fono-gráficos. Ex: cd’s de música , fitas K7;

• cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis;


• filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de ima-gem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas vide-omagnéticas;

• iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, con-tendo imagens estáticas. Ex: fotografias , negativos, diapositivos (slides), gravuras, desenhos;

• micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de ima-gens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela;

• informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, disco rígido, arquivo do Excel.

b) Quanto à natureza do assunto:

• ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso.

• sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da invio-labilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

c) Quanto à espécie:

Espécie documental a “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício, portaria, ata.

d) Quanto ao tipo (tipologia)

De acordo com a sua utilização as espécies documentais recebem funções específicas dentro das instituições, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. Ex: Ata de reu-nião, certidão de casamento, boletim de frequência e etc. A formação dos tipos documentais é feita por meio da junção: espécie documental e função (atividade), conforme tabela abaixo:

Espécie Documental Função (Atividade) Tipologia

Boletim Ocorrência Boletim de Ocorrência

Certidão Nascimento Certidão de Nascimento

e) Forma

Diz respeito ao “estágio de preparação e de transmissão de documentos”. Este pode se apre-sentar em forma de original, cópia ou de minuta (original reduzido).

f) Formato

A configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccio-nado, tais como livro, disco e fita. No meio digital também se incluem extensões de arquivos, como por exemplo, RTF, JPEG.



5. Teoria das Três Idades

É fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora.

5.1 Valores Documentais

O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documen-tal: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando contém informações essen-ciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa).

5.2 Idades Documentais

a) 1ª Idade (fase corrente): também conhecida como fase ativa, é composta pelos documen-tos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser guardados em locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criação decorre das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros seto-res da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.

b) 2ª Idade (fase intermediária): conhecida também como fase semiativa, é composta por do-cumentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento desses docu-mentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalida-de de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os arquivos aguardam a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda permanente.

c) 3º Idade (fase permanente): também chamada de fase inativa, é composta por documen-tos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu valor his-tórico, probatório e informativo – e por esta razão jamais poderão ser eliminados. Os do-cumentos desta fase, resguardadas as restrições de sigilo, têm o seu acesso franqueado (liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição (contrato social, ato constitutivo); sua evolução (relatório de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto, regimento interno) são considerados de guarda permanente.

Esquema Representativo – Teoria das Três Idades

Arquivo Intermediário

Arquivo Permanente

*Transferência *Recolhimento

*Recolhimento

Valor Primário Valor Secundário

Arquivo Corrente


Operações de destinação:

*transferência: passagem de documentos à fase intermediária

*recolhimento: passagem de documentos à fase permanente

6. Arquivos Correntes

Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de de-cisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenha-das nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação.

6.1 Protocolo

Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o con-trole de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização e segurança.

6.1.1 Rotinas de Protocolo

Para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:

• recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilo-sos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da aná-lise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento re-cebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

• registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.

• autuação: refere-se a criação de processo.

• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é exe-cutada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.

• movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos respec-tivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.



• controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documen-to dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de proto-colo ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao processo de controle de tramitação.

6.1.2 Procedimentos Administrativos

Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos ad-ministrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada cor-respondência.

6.1.2.1 Processo

6.1.2.1.1 Definição

Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sen-do organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

6.1.2.1.2 Abertura (atuação)

Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacio-nado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação reque-rer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas.

A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma peça preferencialmente original, ou de uma cópia autenticada. Nos processos digitais a autuação poderá ser realizada por usuário autorizado, diretamente no sistema informatizado.

6.1.2.1.3 Numeração de folhas

a) Processos não digitais

• A numeração das folhas do processo será iniciada pela unidade protocolizadora. As folhas subsequentes serão numeradas, em ordem crescente, pelas unidades administrativas que as adicionarem, mediante carimbo específico, que deverá ser aposto no canto superior di-reito na frente da folha;

• a capa do processo não será numerada;

• a primeira folha do processo não receberá o carimbo específico para numeração de folhas,

• apor na segunda folha do processo o carimbo para a numeração de folhas devendo ser re-gistrado no campo fl. o número 2;

• o verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como refe-rência a letra "v", da palavra verso, seguida da indicação do número da folha;


• no caso do servidor que estiver numerando a folha cometer erro de numeração, será utili-zado um "X" para inutilizar a numeração incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo da informação registrada, com o número correto da folha;

• é vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de líquido corretivo e a diferenciação utilizando-se letras e numerous;

• qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada, por meio de despacho no referido processo;

• no caso da existência de espaço em branco na frente e no verso da folha, o espaço deverá ser inutilizado com um traço diagonal para evitar a inclusão indevida de informações;

• apor o carimbo "Em Branco, no verso das folhas que não contenham informações registradas.

b) Processos digitais

Nos processos digitais não há necessidade de numeração de folha/página. No entanto, tem-se que garantir que os documentos integrantes do processo digital recebam numeração sequencial sem falhas, não se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numeração.

6.1.2.1.4 Operações

a) Desentranhamento

• Consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado.

• O desentranhamento ocorre, também, quando se constata a anexação indevida ou dupli-cada de documentos, bem como quando há necessidade de utilizar o original de um docu-mento junto a terceiros (pessoa física, pessoa jurídica, órgãos ou entidades públicos, entre outros) ou em outro processo já existente.

• É vedada a retirada do documento avulso e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo.

b) Desmembramento

• Consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo processo.

• Nos processos digitais, o desmembramento poderá ser realizado diretamente no sistema informatizado por usuário autorizado.

• É vedada a retirada do documento avulso e, quando for o caso, de seu(s) anexo(s), que deu(ram) origem ao processo.



c) Juntada

È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade corres-pondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será realizada por meio da anexação ou apensação.

Juntada por anexação – é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.

No quadro abaixo estão alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:

Processo Principal Processo Acessório

Aquisição de Material Prestação de Contas

Licença sem vencimentos Cancelamento de Licença

Juntada por apensação – é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência. Sempre que ocorre uma juntada por apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal.

d) Desapensação

Consiste na separação física de processos apensados. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo(s).

6.2 Classificação Arquivística

A Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Ela determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade. Para isso, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação.

6.2.1 Plano de classificação

Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação.


Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado pelo Poder Executivo Federal

Modelo de Plano de Classificação

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO012 COMUNICAÇÃO SOCIAL034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL

6.3 Arquivamento

O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e pas-tas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devida-mente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem.

Operações de Arquivamento

Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:

• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento.

• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.

• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.

• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquiva-mento adotado: letras, números, cores.

• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação da-das. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos.

• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.



Métodos de Arquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem orde-nados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que chamamos de métodos de arquivamento.

A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos forem necessários para bem organizar seus documentos.

Pode-se dividi-los em duas classes:

a) métodos padronizados: dividem-se em variadex, automático e soundex. Esta obra abor-dará somente o variadex, visto que os demais métodos padronizados não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros..

• variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos. Cada seqüência de letras recebe uma cor específica.

Ex:

sequência a,b,c,d,.............pratasequência e,f,g,h,................ouro

b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação.

• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de bus-ca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por estado, país ou cidade.

• numérico: utiliza números para a recuperação da informação sã. Divide-se em simples, cro-nológico e dígito-terminal.

Simples os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.

Cronológico utiliza número e data como forma de localização da informação.

Dígito-terminal

os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da seqüência se dá da direita para a esquerda. Ex: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.

• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide--se em:

• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação enciclopédica.


Dicionário Enciclopédico

• Assuntos isolados são dispostos alfabetica-mente conforme a seqüência das letras

Exemplo:Sistemas de arquivosSistemas de bibliotecaSistemas de processamento de dadosVenda de publicações

• Assuntos correlatos são agrupados sob títu-los gerais e dispostos alfabeticamente.

Exemplo:Sistemasde arquivosde bibliotecasde processamento de dadosVenda de publicações

• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e uni-termo.

Decimal Duplex

• Expansão limitada de classes (10),

• As subdivisões são representadas por “pontos”.

Ex: 211 Cursos211.1 Extensão211.2 Formação

• Expansão ilimitada de classes,

• As subdivisões são representadas por “tra-ços”.

Ex: 2-1-1 Cursos2-1-1-1 Extensão2-1-1-2 Formação

• Unitermo

Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos do-cumentos que contêm a palavra nela registrada.

Sistemas de Busca

A busca dos documentos é realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde a busca é feita diretamente no local onde o documento está arquivado; e por meio do sistema indireto, que é aquele em que a busca é feita com a ajuda de índices ou de instrumentos auxi-liares.

Os métodos alfabético e geográfico são os únicos métodos do sistema direto, ou seja, os únicos métodos que não adotam índices. Os métodos numéricos são do sistema indireto, portanto, adotam índices para a localização dos documentos.

Além destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O método al-fanumérico, que combina letras e números, é o único que integra este último sistema de busca.



Regras de Alfabetação

I) Nomes brasileiros

a) Considera-se o último sobrenome e depois o prenome

Ex: Fernando Silva Rocha

Escreve- se: ________________________

b) Iniciais abreviadas de prenomes têm precedência às demais, no caso de sobrenomes iguais.

Ex:

Ricardo Lima

R. Lima

Ordena-se:_______________________

_______________________

c) Não se separam sobrenomes:

• Formados por substantivo e um adjetivo. Ex: Benedito Vila Verde

• Ligados por hífen. Ex: Ana Beija-flor

• Exprimam grau de parentesco. Ex: Pedro Barbosa Neto

• Que possuam as partículas: São, Santo (a). Ex: André São Carlos

Ordena-se:_______________________

_______________________

_______________________

_______________________

d) Artigos, preposições, títulos e cargos não são considerados na alfabetação.

Ex: Deputado Jorge Barros

Maria Almeida de Araújo

Ordena-se:_______________________

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II – Nomes estrangeiros:

a) Considera-se o último sobrenome e depois o prenome:

Exemplos:

Pietro RossiMichael Smith

Ordena-se:

Rossi, PietroSmith, Michael

b) Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são registrados como se apresentam.

Exemplos:

Al Ben-HurAkiko Yamamoto Sato

Ordena-se:

Akiko Yamamoto SatoAl Ben-Hur

c) Os nomes hispânicos são alfabetados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.

Ex: Pablo Puentes García Escreve-se: Puentes García, Pablo

III – Nomes de eventos são mantidos como se apresentam, os números devem aparecer no final entre parênteses.

Exemplos:

Sétima Conferência de MedicinaIII Congresso Nacional de Biblioteconomia2ºCongresso Brasileiro de Arquivologia

Ordena-se:

Conferência de Medicina (Sétima)Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º)Congresso Nacional de Biblioteconomia (III)



IV – Nomes de empresas são mantidos como se apresentam, artigos e preposições não são considerados na alfabetação.

Exemplos:

Ministério da SaúdeMinistério do EsporteO Barateiro

Ordena-se:

6.4 Avaliação de Documentos

Tendo em vista que é impossível preservar tudo que é acumulado pelas instituições, e o fato de existirem documentos de guarda temporária e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer critérios para realizar a avaliação dos documentos.

A avaliação é uma atividade essencial para a gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a cons-tituição dos arquivos permanentes. É o processo de análise dos documentos arquivísticos, vi-sando estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade.

Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender, exclusivamente, às necessidades da ad-ministração que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deve ser conservado por tempo maior que o necessário.

A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na teoria das três idades e efetiva-se, pri-meiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor probatório e/ou informativo.

Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nesses arquivos são ex-tremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial.

A destinação dos documentos é efetivada após a atividade de seleção, que consiste na separa-ção dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação

6.4.1 Tabela de Temporalidade

Para avaliar os documentos, deverá ser constituída, em cada instituição, uma comissão mul-tidisciplinar, formado por servidores de suas diversas áreas técnicas denominada Comissão Permanente de Avaliação. Tal comissão será responsável pela elaboração da tabela de tem-poralidade de documentos, Instrumento resultante da avaliação que define prazos de iguarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente, bem como a alteração de suporte.


A tabela de temporalidade possui as seguinte características:.

• fornece informações sobre a alteração do suporte da informação, ou seja, define quais do-cumentos serão digitalizados ou microfilmados pela instituição;

• é elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação, composta por servidores respon-sáveis pelos setores da instituição.

• para ser aplicada aos documentos da instituição, a tabela deverá ser aprovada por autori-dade competente.

• ao prazos se baseiam na legislação em vigor.

Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislação em vigor. Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de retenção va-ria de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim não se pode afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornarão de guarda permanente após 40 anos da sua produção. O quadro a seguir foi extraído da Tabela utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de documentos.

Recorte de Tabela de Temporalidade – Resolução nº 14/2001 do Conarq

ASSUNTOPRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕESFASE

CORRENTEFASE INTER-MEDIÁRIA

001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA

PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS

Enquanto vigora 5 anos Guarda

permanente

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DETRABALHO 5 anos 9 anos Guarda

permanente

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

Enquanto vigora 5 anos Guarda

permanente

7. Empréstimo

No arquivo a atividade de empréstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, denominado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. A guia-fora tem como finalidades: a cobrança de pastas ou documentos que não tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquivamento de documentos.



8. Arquivos Intermediários

Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqüência de uso para a instituição acumulado-ra; no entanto, por razões administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo até que seja estabelecida a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção e utilização, os documentos da fase intermediária podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produ-zidos. Os depósitos de guarda intermediária devem possuir grande capacidade de armazena-mento, eles são construídos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas de segurança para a prevenção de desastres.

Atividades

Para cumprir a sua função, os arquivos intermediários executam as seguintes atividades:

• coordenação do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos en-viados pelos setores a realiza a conferência e o arquivamento das caixas:

• atendimento a consultas dos setores/órgãos depositantes quando os documentos forem solicitados

• aplicação da tabela de temporalidade ao documentos que ainda não tiverem sua destina-ção estabelecida.

• seleção de documentos: separa os documentos sem que serão eliminados daqueles que serão recolhidos á guarda permanente

• recolhimento (envio) de documentos à fase permanente.

9. Arquivos Permanentes

Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arqui-vístico da instituição, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histórico; estes valores estão relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das decisões passadas da instituição. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, ar-ranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos

Atividades

Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanen-tes devem executar um conjunto de atividades destinadas à organização e disponibilização dos documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática, 2004), as principais atividades dos arquivos permanentes são:

• Arranjo • Descrição • Publicação • Conservação • Referência.


Arranjo:

Consiste na reunião e ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura admi-nistrativa que os originou ou conforme as funções/atividades executadas por essa entidade. Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são organizados a partir da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são do tipo físicas e intelectuais: as físicas são aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos documentos, enquanto que as intelectuais estão relacionadas a análise dos documentos quan-to à sua forma, origem funcional e conteúdo

Descrição

Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as infor-mações contidas no arquivo, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Estes ins-trumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o acesso e controle do acervo.

Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálogo seletivo, a edição de textos e o índice.

• guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arqui-vista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Per-mite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta;

• inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um fundo, ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica;

• catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação;

• catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita mi-nuciosamente segundo critério temático, cronológico, onomástico (de nomes) ou geográfico.

• edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns docu-mentos do fundo de arquivo.

• índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localização no texto.

NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística

A descrição arquivística se apoio em normas internacionais, tais como a ISAD(G), e também na NOBRADE (norma brasileira de descrição arquivística). As normas para descrição de documentos arquivísticos visam garantir descrições consistentes, apropriadas e auto-explicativas. A padronização da descrição, além de proporcionar maior qualidade ao trabalho técnico, contribui para a economia dos recursos aplicados e para a otimização das informações



recuperadas. Ao mesmo tempo que influem no tratamento técnico realizado pelas entidades custodiadoras, as normas habilitam o pesquisador ao uso mais ágil de instrumentos de pesquisa que estruturam de maneira semelhante a informação.

A NOBRADE é a norma estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, compatíveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF), e tem em vista facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional. Assim como as normas internacionais ISAD(G) e ISAAR(CPF) demandam normas nacionais, a norma brasileira advoga a padronização de procedimentos em sistemas de arquivos e/ou em entidades custodiadoras. Da mesma maneira que aquelas normas internacionais, a NOBRADE não preceitua formatos de entrada ou saída de dados em sistemas de descrição automatizados ou manuais. Tem por objetivo estruturar a informação a partir de elementos de descrição comuns, buscando interferir o mínimo possível na forma final em que as descrições são apresentadas.

Embora voltada preferencialmente para a descrição de documentos em fase permanente, pode também ser aplicada à descrição em fases corrente e intermediária.

Cabe a cada entidade custodiadora e a seus profissionais a decisão acerca dos recursos utilizados para a descrição, bem como o formato final de seus instrumentos de pesquisa, sendo apenas imprescindí- vel a presença dos elementos de descrição obrigatórios. Embora a norma tenha sido pensada para utilização em sistemas de descrição automatizados ou não, as vantagens de seu uso são potencializadas nos primeiros. O respeito a esta norma em sistemas manuais pode facilitar posterior passagem dos dados para sistemas automatizados. Para intercâmbio nacional ou internacional de dados, ainda que o uso da norma não seja suficiente, constitui requisito fundamental.13

Pressupostos básicos

Esta norma tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível, adotando os princípios expressos na ISAD(G), quais sejam:

• Descrição do geral para o particular – com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes;

• Informação relevante para o nível de descrição – com o objetivo de representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição;

• Relação entre descrições – com o objetivo de explicitar a posição da unidade de descrição na hierarquia;

• Não repetição da informação – com o objetivo de evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas.

A NOBRADE não é uma mera tradução das normas ISAD(G) e ISAAR(CPF), que já existem e estão publicadas. Seu objetivo, ao contrário, consiste na adaptação das normas internacionais à realidade brasileira, incorporando preocupações que o Comitê de Normas de Descrição do Conselho Internacional de Arquivos (CDS/CIA) considerava importantes, porém, de foro nacional. Esta norma deve ser intensamente divulgada no âmbito das instituições arquivísticas e nos eventos ligados aos profissionais da área, de modo a possibilitar o seu aperfeiçoamento.


Níveis de Descrição

Considera-se a existência de seis principais níveis de descrição, a saber: acervo da entidade custodiadora (nível 0), fundo ou coleção (nível 1), seção (nível 2), série (nível 3), dossiê ou processo (nível 4) e item documental (nível 5). São admitidos como níveis intermediários o acervo da subunidade custodiadora (nível 0,5), a subseção (nível 2,5) e a subsérie (nível 3,5).. Nem todos os níveis precisam ser implementados:

ESTRUTURA E USO DA NORMA

Esta norma prevê a existência de oito áreas compreendendo 28 elementos de descrição. Em relação à ISAD(G), possui mais uma área (área 8) e dois elementos de descrição (6.1 e 8.1), ficando assim constituída:

(1) Área de identificação, onde se registra informação essencial para identificar a unidade de descrição;



2) Área de contextualização, onde se registra informação sobre a proveniência e custódia da unidade de descrição;

(3) Área de conteúdo e estrutura, onde se registra informação sobre o assunto e a organização da unidade de descrição;

(4) Área de condições de acesso e uso, onde se registra informação sobre o acesso à unidade de descrição;

(5) Área de fontes relacionadas, onde se registra informação sobre outras fontes que têm importante relação com a unidade de descrição;

(6) Área de notas, onde se registra informação sobre o estado de conservação e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores;

(7) Área de controle da descrição, onde se registra informação sobre como, quando e por quem a descrição foi elaborada;

(8) Área de pontos de acesso e descrição de assuntos, onde se registra os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição.

Essas grandes áreas possuem outras subdivisões conforme tabela abaixo:

Tabela de Detalhamento das área de descrição

(1) Área de identificação, 1.1 Código de referência1.2 Título1.3 Data(s)1.4 Nível de descrição 1.5 Dimensão e suporte

(2) Área de contextualização:2.1 Nome(s) do(s) produtor(es)2.2 História administrativa/Biografia 2.3 História arquivística 2.4 Procedência

3) Área de conteúdo e estrutura, 3.1 Âmbito e conteúdo 3.2 Avaliação, eliminação e temporalidade 3.3 Incorporações 3.4 Sistema de arranjo

(4) Área de condições de acesso e uso, 4.1 Condições de acesso 4.2 Condições de reprodução 4.3 Idioma 4.4 Características físicas e requisitos técnicos4.5 Instrumentos de pesquisa

(5) Área de fontes relacionadas, 5.1 Existência e localização dos originais5.2 Existência e localização de cópias 5.3 Unidades de descrição relacionadas 5.4 Nota sobre publicação

(6) Área de notas6.1 Notas sobre conservação 6.2 Notas gerais

(7) Área de controle da descrição, onde se registra informação sobre como, quando e por quem a descrição foi elaborada;7.1 Nota do arquivista 7.2 Regras ou convenções 7.3 Data(s) da(s) descrição(ões)

*(8) Área de pontos de acesso e descrição de assuntos, 8.1 Pontos de acesso e indexação de assuntos


Elementos de descrição obrigatórios

Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, sete são obrigatórios, a saber:

• código de referência; • título; – data(s); • nível de descrição; • dimensão e suporte; • nome(s) do(s) produtor(es); • condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1).

Esta Norma deve ser aplicada à descrição de qualquer documento, independentemente de seu suporte ou gênero. Informações específicas para determinados gêneros de documentos podem e devem, sempre que necessário, ser acrescidas.

Publicação

Os instrumentos de pesquisa, elaborados dentro de programa de descrição de documentos, podem ser publicados, em formato impresso, ou no site da institucional, para poder ser acessa-dos e consultados pelo público.

Conservação de Documentos

São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, visando manter condições ideais para a conservação do suporte da informação. Estas atividades visam diminuir os danos causados aos do-cumentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a preservação do suporte da informação.

Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria estrutura (fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em:

a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos aos documentos. A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferação de inse-tos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de suporte dos documentos.

Tipos de suportes Condições ambientais

Fotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%

Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%

Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5%



b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gases, oleosidade e objetos metálicos (cli-pes, grampos e hastes de metal).

c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros.

Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se necessária a aplicação das técnicas de conservação e restauração.

Acondicionamento/Armazenamento de Documentos

Os documentos de arquivo devem ser acondicionados e/ou armazenados, de acordo com as características e dimensões do seu suporte, visando a sua preservação. No quadro abaixo estão as principais formas de se acondicionar tais documentos

Quadro de Acondicionamento/Armazenamento de Documentos

Fotografias Acondicionadas em folders de PH neutro e guardadas em pastas sus-pensas, com suportes de plástico

Negativo Acondicionados em tiras, em envelopes de PH neutro ou polietileno

Documentos Convencionais

(em papel)

Acondicionados em caixas e invólucros de papel neutro ou alcalino que devem corresponder às expectativas de preservação dos documentos.

Fita magnética(Áudio e vídeo)

Fitas e cassetes deveriam ser transportadas da mesma forma em que são armazenados — de pé— e com o peso da fita sendo sustentado pelo eixo da bobina. Acondi-cionados em embalagens feitas com materiais que absorvam os cho-ques (embalagens especiais, plástico-bolha), pela utilização de rótulos especiais e pelo transporte em veículos apropriados. Uma embalagem que absorve choques terá sempre a vantagem adicional de proporcionar um isolamento que contribui para a proteção dos meios contra as grandes variações de temperatura e umidade

Documentos de grandes formatos

(mapas, plantas e cartazes)

Os documentos em grandes formatos devem ser armazenados hori-zontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrola-dos em tubos confeccionados em cartão alcalino e armazenados em armários ou gavetasAs gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para evitar o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de conservação.


Técnicas de Conservação

As principais técnicas de conservação são :

a) alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bande-jas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%) durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida são passados à ferro, folha por folha, em máquinas elétricas.

b) higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira, e outros resíduos, com vistas à preservação. Pode ser feita por meio de panos, trinchas, pó de borracha, pinceis e escovas macios.

c) desinfecção/desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de microorga-nismos; A fumigação é um exemplo de desinfestação.

d) restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a interrupção dos danos por eles sofridos. As principais técnicas de restauração são:

• encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos processos de restauração.

• laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de ce-lulose. Nesta técnica, a durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documento imune à ação de fungos e pragas.

• reenfibragem: preenche as falhas dos documentos com polpa de papel;

• banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos.

• Velatura: Técnica de restauração de documentos que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido a qualquer face de uma folha.

Referência

Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. Enten-de-se por política de acesso os procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou restrição de acesso, após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de terceiros.

A atividade de referência também inclui a promoção de exposições de documentos e a realiza-ção de atividades culturais como cursos e palestras.



10. Alteração do Suporte

10.1 Microfilmagem

É a técnica de produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente re-duzido. Este procedimento, que encontra respaldo na legislação brasileira, possibilita a redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como a preservação dos documentos originais.

O microfilme, as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos jurídicos do documento originalmente microfilmado, desde que obedecidos os critérios e padrões estabelecidos na Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, que “regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências”. Para serem micro-filmados, os documentos devem apresentar uma organização que possibilite a recuperação das informações neles contidas e devem estar previamente avaliados. Cabe ressaltar que é obriga-tória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original. Estes exemplares serão mantidos em local distinto.

Os documentos podem ser eliminados após a microfilmagem, exceto aqueles considerados de valor permanente. Estes deverão ser mantidos no arquivo após passarem por esta alteração do suporte.

10.1.1 Tipos de Microfilme:

• Microfilme de preservação – é aquele que serve à preservação de documentos, protegen-do-os do uso e manuseio constantes.

• Microfilme de segurança – é aquele que serve de cópia de segurança, devendo ser armaze-nado em local distinto daquele dos originais, de preferência em câmara de segurança.

• Microfilme de substituição – é aquele que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.

10.2 Digitalização

A digitalização tem como finalidade promover o acesso rápido das informações arquivísticas, reduzir os danos causados ao suporte original e agilizar a execução das atividades adminis-trativas. O processo constitui na captura de imagens analógicas para a conversão em formato digital, por meio de um scanner, e permite a disponibilização dos documentos na internet e intranet, bem como o seu acesso simultâneo por diversos usuários.

São vantagens da digitalização:

• Contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação e Comunicação;

• Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas;


• Promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original;

• Incrementar a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais, por restringir seu manuseio.

10.2.1 Controle da qualidade da digitalização

Deverá ser feito por meio de procedimentos previamente determinados, que utilizem de uma inspeção visual baseada na veriicação dos seguintes elementos:

• Imagem com resolução incorreta

• Formato de arquivo incorreto

• Imagem gravada de modo incorreto (imagem colorida graduada em escala de cinza)

• Perda de detalhes por causa de superexposição ou sombras

• No geral muito clara ou muito escura

• Falta de nitidez/definição excessiva

• Imagem de cabeça para baixo ou invertida

• Imagem distorcida ou não centralizada

• Equilíbrio de cores incorreto

• Imagem fosca ou sem variação de cor

10.2.2 Formatos dos arquivos dos representantes digitais

Para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware. O forma-to mais utilizado para os representantes digitais matrizes é o formato TIFF (Tagged Image File Format), que apresenta elevada definição de cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o intercâmbio de representantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informação existentes. Também pode ser apreciado o uso de outros dois formatos digitais: o formato Portable Network Graphics – PNG29 e o formato JPEG .

10.2.3 Matrizes Digitais

Para se obter a qualidade necessária na digitalização, é preciso seguir a diretrizes contidas na tabela abaixo. Tais recomendações foram extraídas da resolução nº 31/ 2010, do Conarq, que “dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes”.



10.2.4 Derivadas de Acesso

A partir da Matriz Digital ou da Matriz Digital com Processamento de Imagem (caso seja utiliza-da), serão criados um ou mais representantes digitais, que denominamos nessa recomendação como Derivadas de Acesso, com compressão e menor resolução linear, facilitando o seu acesso, disseminação e uso. As derivadas de acesso podem receber tratamento de imagem a fim de permitir melhor visualização ou impressão. Entretanto, critérios éticos devem pautar esse tipo de intervenção para que elas não se tornem dissociadas e não representem corretamente o do-cumento original que as gerou. Sempre que possível, deverão ser utilizados preferencialmente formatos abertos para a geração dessas derivadas, e recomendamos os formatos JPEG e PNG.

O formato de arquivo digital Portable Document Format – PDF ou PDF/A também é recomenda-do, embora possua uma taxa de compressão menor. Esse formato digital permite dar acesso ao usuário final uma representação fiel do documento original, em um único arquivo digital, espe-cialmente quando esse é formado por múltiplas páginas e contiver também imagens fixas.

11. Preservação de Documentos Digitais

Medidas Quando se fala em medidas de preservação para documentos em suporte tradicional, fala-se de vida útil por décadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos utili-zados para a recuperação e o processamento das informações armazenadas essa durabilidade é reduzida para anos ou meses.

Como medida de preservação de documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar:

a) emulação – processo de simulação de parte de um equipamento ou programa, de forma a disponibilizar o acesso a um processo lógico em seu formato original.

b) migração – processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa (atualização do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugação desses dois.

c) definição de formatos adequados – para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware.

12. Normas relacionadas a Sistema de Gestão Arquivística de Documentos

12.1 e-ARQ Brasil

O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produto-ra/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documen-tos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais.


O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Ar-quivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. Entende-se por SIGAD o um conjunto de procedimentos e ope-rações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de sof-twares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.

O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencio-nais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD.

Segundo resolução nº 27 do Conselho Nacional de Arquivos, um SIGAD deve ser caracterizado pelos seguintes requisitos:

a) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de

b) documentos arquivísticos;

c) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa;

d) gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos;

e) implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);(...)

12.2 Objetivos

• Orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais;

• Fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos.

12.3 Abrangência e utilização

È aplicável aos setores público e privado de qualquer esfera e âmbito de atuação, servindo para diferentes tipos de documentos arquivísticos, a fim de uniformizar o desenvolvimento e aquisição de sistemas que visam produzir e manter documentos arquivísticos em formato digital.

O e-ARQ Brasil deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de documentos e especialmente dirigido a:

• fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em conformidade com os requisitos exigidos;



• profissionais da gestão arquivística de documentos: para orientar a execução desses serviços a partir de uma abordagem arquivística;

• usuários de um SIGAD: como base para auditoria ou inspeção do SIGAD instalado;

• potenciais usuários de um SIGAD: como apoio na elaboração de edital para apresentação de propostas de fornecimento de software;

• potenciais compradores de serviços externos de gestão de documentos: como material auxiliar para a especificação dos serviços a serem comprados;

• organizações de formação: como um documento de referência para a formação em gestão arquivística de documentos;

• instituições acadêmicas: como recurso de ensino.

12.4 Limites da especificação

O e-ARQ Brasil sozinho não abrange todos os requisitos necessários para qualquer órgão ou entidade poder criar, manter e dar acesso a documentos digitais. As organizações possuem exigências legais e regulamentares distintas que devem ser levadas em conta ao se adotar este modelo. Cada organização deve considerar as suas atividades, os documentos que produz, bem como o contexto de produção e manutenção do documento e, dependendo da situação, acrescentar requisitos específicos e/ou assegurar que os requisitos listados aqui como facultativos ou altamente desejáveis possam ser classificados como obrigatórios.

12.5 Normas e outras orientações de referência

O e-Arq Brasil utiliza como referência as normas ISO tais como a 15408 e a 15489, os estudos técnicos do Projeto InterPARES – Universidade de British Columbia e a Legislação brasileira de arquivos.

12.6 Organização da especificação

O e-Arq pode ser dividido em duas grandes partes:

I – Introdução à gestão de documentos e a sistemas informatizados de gestão de Documentos

II – Aspectos de funcionalidade e Metadados, composta pelos seguintes subitens:

a) Organização dos documentos: plano de classificação

b) Tramitaçãoc) Capturad) Avaliação e destinaçãoe) Pesquisa, Localização e Apresentaçãof) Segurançag) Armazenamento


h) Preservaçãoi) Funções administrativas e técnicas j) Conformidade com a legislação e regulamentações k) Usabilidade l) Interoperabilidade m) Disponibilidade n) Desempenho e escalabilidade

12.7 Obrigatoriedade dos requisitos

Os requisitos foram classificados em obrigatórios, altamente desejáveis e facultativos, de acordo

com o grau maior ou menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções.

No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considerados:

• obrigatórios quando indicados pela frase: “O SIGAD tem que...”

• altamente desejáveis quando indicados pela frase: “O SIGAD deve...”

• facultativos quando indicados pela frase: “O SIGAD pode...”

Cada requisito numerado é representado da seguinte forma:

(O) = obrigatório = “O SIGAD tem que ...”(AD) = altamente desejável = “O SIGAD deve ...”(F) = facultativo = “O SIGAD pode ...”

Tem = o requisito é imprescindível.

Deve = podem existir razões válidas em circunstâncias particulares para ignorar um determinado item, mas a totalidade das implicações deve ser cuidadosamente examinada antes de se escolher uma proposta diferente. Pode = o requisito é opcional.

Tanto para os requisitos considerados altamente desejáveis como para os requisitos facultativos, é preciso observar que uma implementação que não inclua determinado item altamente desejável ou facultativo deve estar preparada para interoperar com outra implementação que inclui o item, mesmo tendo funcionalidade reduzida. De forma inversa, uma implementação que inclua um item altamente desejável ou facultativo deve estar preparada para interoperar com outra implementação que não inclui o item.

12.8 Obrigatoriedade dos metadados

Os metadados apresentados neste documento também foram classificados de acordo com o grau maior ou menor de exigência para apoiar as funcionalidades do SIGAD.

Cada elemento de metadado é classificado como:



(O) = obrigatório(OA) = obrigatório, se aplicável(F) = facultativo

Obrigatório = o elemento deve, obrigatoriamente, estar presente.

Obrigatório, se aplicável = o elemento pode ser aplicável ou não, porém, se aplicável, sua presença é obrigatória.

Facultativo = os elementos facultativos estão relacionados à implementação do sistema e cabe à instituição decidir ou não pelo seu uso. O grau facultativo pode tornar-se obrigatório para determinada instituição, dependendo de suas necessidades específicas

13. Gestão de Documentos

A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas só se constitui em um importante recurso se for gerido desde a criação até a destinação final, e ainda se for corretamente disponibilizado à administração que o produziu.

A gestão documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida, com vista à racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso primário e avaliação dos mesmos.

A gestão de documentos é definida como o “conjunto de procedimentos referentes às atividades de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.” (Lei nº.8.159/91). A implantação da gestão de documentos acontece por meio de três etapas:

• produção: consiste na elaboração de documentos conforme a sua essencialidade para a administração; prevê o estabelecimento de critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. A produção racionalizada reduz custos com a produção de documentos e facilita o seu manuseio.

• utilização: inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de acesso e recuperação da informação.

• destinação: etapa que estabelece a destinação final dos documentos, mediante a análise dos valores que eles apresentam para a instituição produtora.

Objetivos da Gestão de Documentos

Segundo o Arquivo Nacional (Gestão de Documentos – Conceitos e Procedimentos Básicos, 1995) a gestão de documentos tem os seguintes objetivos:

• assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos;


• melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos;

• garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos;

• contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico;

• assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor

• assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitalização/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação

14. Diplomática

14.1.Definições:

É a disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da confiabilidade e autenticidade dos documentos, A Diplomática foi inventada por padres jesuítas da França por volta do ano 1643, na tentativa de avaliar a autenticidade de documentos antigos da Santa Sé. Hagiografias, Diplomas e outros documentos foram expostos à análise dos clérigos, que refutaram grande parte deles como sendo autênticos.

Segundo Belloto, Heloisa, a diplomática trata, portanto, dos documentos que emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras, são submetidos, para efeito de validade, à sistematização imposta pelo direito. Por isso mesmo, esses documentos tornam-se eivados de fé pública, que lhes garante legitimidade de disposição e a obrigatoriedade da imposição e utilização no meio sociopolítico regido por aquele mesmo direito. Assim sendo, não é possível dissociar a diagramação e a construção material do seu contexto jurídico e administrativo de gênese, produção e aplicação.

Na bibliografia arquivística, existem também as seguintes definições sobre a diplomática:

a) (e-Arq): Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da confiabilidade e autenticidade dos documentos;

b) Sickel: testemunho escrito e redigido segundo uma forma determinada, variável em relação ao lugar, à época, à pessoa e ao tema, sobre um fato de natureza jurídica.

c) Paoli: Documento diplomático: testemunho escrito de um fato de natureza jurídica, redigido de modo a observar certas formas estabelecidas, aos quais se destinam a dar-lhe fé e força probatória”.



14.2. Objeto da Diplomática

É a unidade arquivística elementar, porém analisando-a enquanto espécie documental”. Quase todo ato administrativo gera um documento de natureza jurídica, que condiciona seus aspectos formais, também por razões de autenticidade. É importante lembrar que um ato administrativo não se encerra aí: ele costuma gerar um fato administrativo, que é a realização do que demanda seu conteúdo. Os aspectos formais do documento são analisados pela Diplomática, de forma que possa ser avaliado em relação à sua verdadeira natureza. Utiliza a premissa de que os documentos da mesma espécie se comportam uniformemente.

14.3. Estrutura do documento diplomático

A Estrutura do documento engloba elementos internos e externos, ligados um elementos intermediários. Tratam-se de dois pólos: estrutura e substância.

I) Elementos internos (intrínsecos ou substantivos):

a. proveniência, b. funções(origens funcionais dos documentos)c. conteúdo substantivo (assunto do documento)d. fins que ser quer atingir com sua criaçãoe. data tópica (local onde o documento foi datado)f. data cronológica

II) Elementos externos, (extrínsecos, físicos de estrutura ou de forma):

a. Espaço (volume)b. Quantidadec. Suported. Formatoe. Formaf. Gênero

III) Elementos intermediários

a. Espécie b. Tipoc. Categoria jurídico-administrativa


14.4. Análise Diplomática

O documento público, sobre o ponto de vista da diplomática é composto por actio (ação, fato) + conscriptio (transferência para o suporte e meio semântico e juridicamente credível).

14.4.1 Categorias Documentais

A diplomática faz uso da categorização do direito com relação aos atos administrativos. Sendo assim a primeira etapa da análise diplomática, consiste na identificação da categoria jurídica administrativa que o documento possui. Quanto a essas categorias os documentos podem ser:

• Normativos: são de cumprimento obrigatório, ex: leis, decretos, estatuto, regimento, regulamento, resolução acórdão, despachos (decisório) e etc.

• Enunciativos: esclarecem questões de outros documentos, seu conteúdo visa fundamentar uma resolução. São pareceres, votos, relatórios, informações e despachos (interlocutórios);

• De assentamento: registros sobre fatos e ocorrências como atas, termos, apostilas, autos de infração;

• Comprobatório: derivam do assentamento comprovando-os, como certidões traslados, cópias autenticadas e atestados.

• De ajuste: são documentos pactuais onde pelo menos uma das partes é administração pública. São tratados, convênios, termos e contratos.

• De correspondência: são em que em geral derivam dos atos normativos, determinando-lhes a execução. São circulares, cartas, memorandos, alvarás, portaria, editais e etc.

Segundo Vasquez esta divisão pode ser representada da seguinte forma:

• Dispositivos: normativos, de ajuste e de correspondência.

• Testemunhais: de assentamento e de comprovação. Derivam de um

• ato dispositivo ou da não observância dos mesmos.

• Informativos: enunciativos (fundamentam uma resolução)

Para facilitar a compreensão desse assunto, e dois tipos de categorização que são cobrados em prova, segue abaixo quadro resumo.



Quadro Resumo

Categoria Vasquez Categoria Belloto Exemplos:

Dispositivos

Normativos (cumprimento obrigatório)

leis, decretos, estatuto, regimento, regulamento, resolução acórdão,

despachos (decisório)

Ajuste (documentos pactuais onde

pelo menos uma das partes é administração pública)

tratados, convênios, termos e contratos

Correspondência (derivam dos atos normativos, determinando-lhes a execução)

circulares, cartas, memorandos, alvarás, editais

Testemunhais

Assentamento (registros sobre fatos e ocorrências)

atas, termos, apostilas, autos de infração;

Comprobatório (derivam do assentamento

comprovando-os)

certidões traslados, cópias autenticadas e atestados

Informativos

Enunciativos (esclarecem questões de outros documentos, seu conteúdo visa

fundamentar uma resolução)

pareceres, votos, relatórios, informações e despachos

(interlocutórios);

14.4.2 Partes do texto diplomático:

Após a primeira etapa, relacionada a inserção de documentos em uma categoria jurídico-administrativa, a diplomática segue sua análise a partir da estrutura do documento, ou seja, das partes que os compõe, e elas são as seguintes:

I. Protocolo inicial

• invocação: “Em nome de Deus” • titulação: nome e títulos da autoridade soberana ou delegada • direção: a quem o ato se dirige • Saudação: finaliza o protocolo inicial.

II. Texto

• preâmbulo: justifica a criação do ato • Notificação • Exposição (narrativo) causas do ato • Dispositivo:substância do ato, determina o que se quer com o ato


• Sanção: penalidades do descumprimento • Corroboração: os meios que asseguram o cumprimento do dispositivo (clausula de vigência)

III. Protocolo final

• Subscrição: assinatura do emissor • Data: data tópica (lugar onde o documento foi assinado) e data cronológica (dia, mês e ano) • Precação: reitera a legalidade por meio de: assinatura de testemunhas e sinais de validação

(carimbos, selos...)

Os três grandes itens (protocolo inicial, texto e protocolo final) estão sempre presentes nos documentos, no entanto, os itens secundários , que estão ligados a eles, tais como o preâmbulo, nem sempre irão compor tais documentos.

14.4.3 Exemplos de documentos para realização de análise diplomática

Para facilitar a identificação das diversas partes do texto diplomático seguem alguns exemplos de documentos

Exemplo 1 – Decreto que regulamenta o Plano de Carreira da Polícia Civil de Santa Catarina

DECRETO Nº 2.669, de 5 de outubro de 2009

Regulamenta o Plano de Carreira da Polícia Civil de Santa Catarina e dispõe sobre o processo promocional dos policiais civis e estabelece outras providências.

O GOVERNADOR DO ESTADO DE SANTA CATARINA, usando da competência privativa que lhe confere o art. 71, incisos I, III e IV, da Constituição do Estado, e em conformidade com o disposto no art. 64 da Lei Complementar nº 453, de 5 de agosto de 2009,

D E C R E T A:DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

Art. 1º Os servidores do Grupo Segurança Pública – Polícia Civil, cujas classes ou entrâncias foram compactadas pela Lei Complementar nº 453 de 5 de agosto de 2009, para efeitos de promoção por merecimento ou antiguidade, deverão obedecer a ordem de classificação obtida com a pontuação prevista alcançada na vigência na Lei Complementar nº 98 de 16 de novembro de 1993, mais a obtida pela avaliação semestral e por cursos realizados. § 1º Os Delegados de Polícia Civil beneficiados com a compactação das carreiras, migrando para entrância superior daquele em que se encontravam quando da publicação da Lei Complementar nº 453 de 5 de agosto de 2009, para efeito de nova promoção, somente poderão manter 5% (cinco por cento) dos pontos da entrância anterior, sendo classificados na nova entrância, a fim de realinhar a carreira para futuras contagens de pontos.(...)

(...) Art. 37. Os períodos de férias, segundo disposto no art. 15, inciso II, da Lei Complementar nº 55, de 29 de maio de 1992, e de licença-prêmio, conforme o art. 139, inciso III, § 1º, da Lei nº 6.843, de 28 de julho de 1986, devidamente averbados para efeito de tempo de serviço e aposentadoria, serão considerados para os casos de promoção por antiguidade e merecimento, nos termos desta Lei Complementar.



Parágrafo único. Para efeito de promoção por antiguidade, levar-se-á em conta a classe em que se encontra o policial civil à época da publicação do ato de averbação do tempo de serviço, nos termos da Lei Complementar nº 453, de 5 de agosto de 2009.

Art. 38. Compete ao Conselho Superior da Polícia Civil deliberar sobre pedidos de recursos, bem como realizar interpretações em caso de dúvidas ou omissões, desde que compatíveis com as disposições deste decreto e da Lei Complementar nº 453 de 5 de agosto de 2009.

Florianópolis, 5 de outubro de 2009.

LUIZ HENRIQUE DA SILVEIRA Valdir Vital Cobalchini Ronaldo José Benedet

Exemplo 2 – Estatuto da Polícia Civil de Santa Catarina

LEI Nº 6.843, de 28 de julho de 1986

Dispõe sobre o Estatuto da Polícia Civil do Estado de Santa Catarina.

O GOVERNADOR DO ESTADO DE SANTA CATARINA, Faço saber a todos os habitantes deste Estado que a Assembléia Legislativa decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art. 1º O presente Estatuto institui normas sobre o regime jurídico dos funcionários Policiais Civis, regula o provimento e a vacância de cargos, fixa os direitos, vantagens, deveres, critérios de promoção e remoção e dispõe sobre o processo disciplinar.

Art. 2º Policial Civil é a pessoa legalmente investida de cargo público do Grupo: Polícia Civil em provimento efetivo ou em comissão, com denominação função e vencimentos próprios, número certo (VETADO). Parágrafo único. É proibida a prestação de serviços gratuitos à Polícia Civil.(...)

TÍTULO VII

Do Regime Disciplinar

CAPÍTULO IDAS INFRAÇÕES E DAS PENALIDADES

Art. 204. Constitui infração disciplinar toda ação ou omissão do policial civil que possa comprometer a dignidade e o decoro da função pública, ferir a disciplina ou ahierarquia4 prejudicar a eficiência dos serviços públicos ou causar prejuízo de qualquer natureza à administração.

Parágrafo único. A infração disciplinar é puni da conforme os antecedentes, a personalidade, o nível cultural, o grau de culpa do agente, bem assim os motivos , as circunstâncias e as consequências do ilícito.

Art. 205. (VETADO).


CAPÍTULO II DAS PENAS E DAS INFRAÇÕES

Art. 206. São penas disciplinares:

I – repreensão;

II – suspensão;

III – destituição dos cargos e encargos de confiança; (...)

(..) Art. 274. Aplicam-se subsidiariamente ao policial civil as disposições do Estatuto dos Funcionários Públicos Civis do Estado de Santa Catarina, reconhecidamente comuns, omissos e que não colidam com a presente lei.

Art. 275. A presente lei entra em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Florianópolis, 28 de julho de 1986

ESPERIDIÃO AMIN HELOU FILHO Governador do Estado

14.5. Tradição Documental

14.5.1 Conceito

Parte da diplomática que se ocupa dos vários modos de transmissão do documento no decorrer do tempo. Estabelece a “ingenuidade documental”, grau de relação do documento com o seu original (ou com a sua origem).

Entende-se por documento original é o feito por direta vontade dos autores e conservado na matéria e na forma genuínas nas quais foi originalmente emitido.

14.5.2 Documento original

Características

a) Caráter primeiro de matriz;

b) Caráter de acabado, limpo e perfeito;

Tipos

a) Original autógrafo é o assinado pelo emitente;

b) Original heterógrafo, procede de um autor mas não possui sua assinatura



14.5.3 Tipos de falsidade documental

Falsidade Diplomática

Ocorre quando o ato/fato é verídico, mas o conscriptio (transferência para suporte e meio semântico credível) não é.

Ex:

• Veículo diplomático não foi tecnicamente/juridicamente escolhido; • O veículo foi propositalmente trocado; • Escolha tipológica foi correta, mas a forma redacional não.

Falsidade Histórica

Inverdade no actio, fato documentado não existe, ou existe de modo diferente, conscriptio correto quanto é espécie e teor. Propósitos obscuros são a justificativa.

14.6 Tipologia

É a ampliação da diplomática na direção da gênese documental e de sua contextualização nas atribuições, competências, funções e atividades da entidade geradora/acumuladora.

Vantagens do estudo tipológico nos vários segmentos do processamento documental:

I – na classificação/arranjo, por facilitar o entendimento da composição das séries;

II – na descrição: por esclarecer que os conteúdos veiculados em determinado formato jurídico tem certos dados fixos e outros variáveis e que este conteúdo liga-se de forma obrigatória à espéie que o veicula;

III – no serviço aos usuários, pois a identificação dos tipos documentais traz informações que são excedentes e exteriores ao próprio conteúdo do documento, sendo fundamnetais para sua compreensão dentro do conteúdo jurídico-administrativo;

IV – na avaliação, por que a tabela de temporalidade parte da identificação das funções refletidas nas séries documentais que se quer avaliar para estabelecer a destinação do documento.

14.7 Diplomática x Tipologia:

“O objeto da diplomática é a configuração interna do documento, o estudo jurídico das partes e dos seus caracteres para aquilatar sua autenticidade e fidedignidade. Enquanto o objeto da tipologia o estuda como componente de conjuntos orgânicos, isto é, como integrante da mesma série documental, advinda da junção de documentos correspondentes à mesma atividade.

Assim a diplomática volta-se para a estrutura formal do documento. O documento deve conter a mesma construção semântica de discurso para a mesma problemática jurídica.

Já a tipologia volta-se para a lógica orgânica dos conjuntos documentais: a mesma construção diplomática em todos os documentos do mesmo tipo, para que se disponha sobre ou cumpra a mesma função.


A análise tipológica é indicada para documentos de 1º idade, fase onde se tem todos os documentos necessários.

Segue abaixo, quadro comparativo entre a análise diplomática e a tipológica

Diplomática Tipologia

Campo de aplicação: em torno do verídico em estrutura e finalidade do ato jurídico.

Campo de aplicação: em torno da relação dos elementos com as atividades institucionais/pessoais

Objetivos sucessivos: estabelecer/reconhecer:1. Autenticidade relativamente à espécie/conte-údo/finalidade2. Datação3. Origem/proveniência4.Transmissão/tradição documental5. Fixação do texto.

Objetivos sucessivos: estabelecer/reconhecer:1.Origem/proveniência2. Vinculação à competência, funções, atividades da entidade acumuladora;3. Associação entre a espécie e o tipo documental4. Conteúdo.5. Datação

15. Recortes da Legislação

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO IDISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.



CAPÍTULO IIDOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis

Decreto nº 4073, de 3 de Janeiro de 2002 Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a

política nacional de arquivos públicos e privados.

CAPÍTULO III DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I – produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;

(..)

III – produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;


IV – produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei nº 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei nº 8.246, de 22 de outubro de 1991.

RESOLUÇÃO Nº 40, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2014

Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

RESOLVE:

Art. 1º A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.

Parágrafo único. Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 5º A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

§ 1º A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.

§ 2º A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.

Lei nº 12527, de 18 de novembro de 2011

Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

CAPÍTULO IIDO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO

Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:

I – gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação;

II – proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e



III – proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.

Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.

§ 1º Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no mínimo:

I – registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público;

II – registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros;

III – registros das despesas;

IV – informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados;

V – dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e

VI – respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.

Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado mediante:

I – criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para:

a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;

b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades;

c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e

II – realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.

CAPÍTULO IIIDO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO

Seção IDO PEDIDO DE ACESSO

Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1º desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida.

§ 1º Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.


§ 2º Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet.

§ 3º São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público.

Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível.

§ 1º Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias:

I – comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão;

II – indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou

III – comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação.

§ 2º O prazo referido no § 1º poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente.

§ 3º Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio requerente possa pesquisar a informação de que necessitar. (...)

Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.

Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.

Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se:

I – o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado;

II – a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente classificada como sigilosa não indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação;

III – os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e

IV – estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei.

§ 1º O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias.



§ 2º Verificada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei.

§ 3º Negado o acesso à informação pela Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35.

Seção IIDA CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO QUANTO

AO GRAU E PRAZOS DE SIGILO

Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:

I – pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;

II – prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;

III – pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV – oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;

V – prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

VI – prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;

VII – pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou

VIII – comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.

Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:

I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;

II – secreta: 15 (quinze) anos; e

III – reservada: 5 (cinco) anos.

§ 2º As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.


§ 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classificação.

§ 4º Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público.

§ 5º Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados:

I – a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e

II – o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.

Seção IV DOS PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO,

RECLASSIFICAÇÃO E DESCLASSIFICAÇÃO

Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é de competência:

I – no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:

a) Presidente da República;

b) Vice-Presidente da República;

c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;

d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e

e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior;

Seção V DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS

Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.

§ 1º As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem:

I – terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e (...)

CAPÍTULO VIDISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 35. (revogado) (apenas o caput)



§ 1º É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para:

I – requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da informação;

II – rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa interessada, observado o disposto no art. 7º e demais dispositivos desta Lei; e

III – prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1º do art. 24.

§ 2º O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.


Questões

16. Exercícios

1. (FCC – TRT – 19ª Região 2011)

Ao contrário dos museus, bibliotecas e cen-tros de documentação, que formam seus acervos a partir do mecanismo da coleção, os documentos de arquivo são reunidos por processo de

a) sucessão.b) alienação.c) reintegraçãod) acumulação.e) prescrição.

2. Assinale a alternativa incorreta

a) (CNJ 2013) O arquivo do CNJ refere-se à acumulação ordenada dos documentos que surgem como resultado da realiza-ção da missão ou dos objetivos dessa instituição

b) (Cespe TCE/RO 2013) A presença de peças tridimensionais em um conjunto documental indica que o material anali-sado não é um arquivo.

c) (Cespe MDIC 2014) Os arquivos gerais são localizados nas unidades político--administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos corren-tes.

d) (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o ser-viço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processa-mento técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos arquivos.

3. (FUNCAB – SESC-BA / 2013 – Arquivista)

Com relação à abrangência de sua atuação, os arquivos setoriais são aqueles que:

a) recebem os documentos permanentes de diversos órgãos da instituição.

b) estabelecidos junto aos órgãos opera-cionais, cumprem funções de arquivo corrente.

c) mantêm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas

d) guardam documentos resultantes da ex-periência humana num campo específi-co.

e) têm sob sua custódia documentos sigi-losos que raramente são consultados.

4. (FCC – TRF 3ª região – 2014)

A formação progressiva, natural e orgâni-ca típica dos arquivos opõe-se, no caso dos museus, dos centros de documentação e da maioria das bibliotecas, à

a) reintegração. b) acumulação.c) anexação. d) autenticação. e) coleção.

5. (IADES – METRO – 2014)

Considerando as técnicas de arquivamento, é correto afirmar que arquivo de primeira idade ou corrente, arquivo de segunda ida-de ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente são assim classifica-dos de acordo com:

a) a entidade criadora e extensão de aten-ção

b) as características institucionais da enti-dade criadora.

c) o estágio de evolução. d) a natureza dos documentos e a entida-

de criadora.


6. (FGV – 2013 – FBN – Assistente Administra-tivo)

Os arquivos, ao serem analisados a partir da natureza dos documentos que os consti-tuem, podem ser classificados como

a) correntes, intermediários e permanen-tes.

b) tipológicos, especiais e documentais. c) textuais, iconográficos e digitais. d) especiais e especializados.

7. (FEPESE – MPE/SC – 2014)

São elementos de descrição obrigatórios para todos os níveis, segundo a NOBRADE (2006):

a) Código de referência; título; data(s); idioma;procedência; nome(s) do(s) produtor(es).

b) Código de referência; título; data(s); procedência; restrição de acesso; nome(s) do(s) produtor(es).

c) Código de referência; título; data(s); ní-vel de descrição; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es).

d) Código de referência; título; data(s); ní-vel de descrição; dimensão e suporte; âmbito e conteúdo.

e) Código de referência; título; data(s); idioma; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es).

8. (Empasial – Memorial da América Latina--SP – 1999)

“Arquivo composto por fotografias, discos, fitas, slides, CDs, microformas ou disquetes – que merecem tratamento diferenciado não apenas quanto ao armazenamento mas também quanto ao registro, acondiciona-mento, controle e conservação”, é definição de:

a) arquivo histórico b) arquivo comercialc) arquivo especializado d) arquivo rotativo e) arquivo especial

Classificação dos Documentos de Arquivo

9. (FEPESE – MPE-SC – 2014)

Considere as seguintes afirmativas sobre ar-quivologia.

1. Além dos documentos textuais, os ar-quivos ocupam-se do gerenciamento e arquiva¬mento de documentos pertencen-tes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.

2. Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhe¬cido como iconográfico.

3. Qualquer proposta de alteração de su-porte das informações da arquivologia deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de proce-dimentos, padrões de qualidade estabeleci-dos pela legislação brasileira.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

a) É correta apenas a afirmativa 1. b) É correta apenas a afirmativa 3. c) São corretas apenas as afirmativas 1 e 2. d) São corretas apenas as afirmativas 1 e 3. e) São corretas as afirmativas 1, 2 e 3.

10. (FCC – TRE/SP – 2012)

Original, cópia, minuta e rascunho −diferen-tes estágios de preparação e transmissão de documentos correspondem ao conceito de:

a) espécie. b) formato.c) forma. d) suporte. e) tipo.

11. (FCC– TRE/PR – 2012)

Acórdãos e resoluções, documentos típicos dos tribunais brasileiros, constituem exem-plos de



a) formato. b) espécie.c) fundo. d) invólucro. e) suporte.

12. (Consulplan – TRF 2º Região – 2017)

Para Gonçalves (1998), “por mais variados que sejam os documentos de arquivo cos-tumam apresentar elementos característi-cos comuns”, neste contexto, “a configura-ção que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comu-nicação de seu conteúdo” refere-se a qual característica do documento arquivístico? (GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar do-cumentos de arquivo, 1998. p. 19.)

a) Forma.b) Gênero. c) Espécie. d) Formato.

13. (Consulplan – TSE – 2012)

“Boletim de ocorrência e certidão de nas-cimento configuram- se como exemplos de ____________ documental.”

Assinale a alternativa que completa correta-mente a afirmativa anterior.

a) formab) espéciec) formatod) tipo

14. (FCC – DNOCS – 2010)

Documentos iconográficos são aqueles

a) com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.

b) em suportes sintéticos, em papel emul-sionado ou não, contendo imagens es-táticas.

c) em suporte fílmico resultantes da mi-crorreprodução de imagens, mediante a utilização de técnicas específicas.

d) em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

15. (FCC – TRT 13ª – Região 2014)

De acordo com o e-ARQ Brasil (Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos), é pos-sível estabelecer o status do documento di-gital, indicando tratar-se de minuta, original ou cópia. A esse controle de versões corres-ponde o conceito arquivístico de

a) proveniência. b) fundo.c) forma. d) espécie. e) suporte.

16. (FCC – TJ/AP – 2014)

Minuta, pergaminho e livro constituem, res-pectivamente, exemplos de

a) forma, suporte e formato.b) espécie, técnica de registro e tipo docu-

mental.c) formato, gênero e espécie.d) suporte, formato e forma.e) gênero, forma e suporte.

17. (FEPESE – MPE/SC – 2014)

São tipologias documentais:

a) ofícios. b) e-mails. c) telegramas. d) memorandos. e) decretos legislativos.

18. (FCC – TRT – 6ª REGIÃO – 2012)

Admitindo-se o meio magnético como su-porte, pode-se afirmar que fita e disco são exemplos de

a) gênero. b) formato.c) forma.


d) espécie. e) tipo.

19. (IADES – SECULT – 2014)

É correto afirmar que diapositivo, gravura e charge são exemplos do gênero

a) bibliográfico.b) cartográfico.c) filmográfico.d) iconográfico.e) micrográfico

Arquivo x Biblioteca

20. (FCC – TRF – 2ª REGIÃO – 2012)

Em arquivologia, fundo fechado é aquele

a) que reúne apenas documentos textuais.b) cujos documentos foram eliminados

após microfilmagem.c) que só contém documentos em supor-

te-papel.d) em que os documentos não mantêm re-

lações orgânicas entre si.e) cuja unidade produtora foi extinta

21. (ESAF – CVM – 2010)

Sobre custódia dos arquivos, assinale a op-ção correta.

a) Os documentos são colecionados de fontes diversas.

b) Os documentos são adquiridos por compra ou doação.

c) Os documentos existem em numerosos exemplares.

d) Os documentos provêm das atividades públicas ou privadas do seu acumula-dor.

e) A significação do acervo documental não depende da relação entre os docu-mentos

22. (FCC – TRT 13ª Região – 2014)

Ao contrário das bibliotecas e museus, cujo acervo é formado, via de regra, por compra, doação ou permuta de fontes múltiplas, nos arquivos o acervo é resultado de processo de

a) apropriação.b) coleção.c) delegação.d) acumulação.e) construção.

23. (Cespe – MDIC – 2014)

Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta deve ser consi-derados como arquivos.

( ) Certo ( ) Errado

24. (Cespe – DRPF – 2012)

A finalidade principal da produção e conser-vação de documentos de um arquivo é fun-cional.


25. (Cespe – STF – 2013)

A diferença entre os arquivos e as biblio-tecas pode ser reconhecida na função ad-ministrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada, diferente-mente da função cultural das bibliotecas.


26. (Cespe – SERPRO – 2013)

Os documentos de arquivo podem ser ela-borados em um único exemplar ou , em ca-sos específicos, serem produzidos em um limitado número de cópias




27. (Funiversa – SESI – 2010)

Acerca dos arquivos, assinale a alternativa correta.

a) os documentos são provenientes de vá-rios lugares, adquiridos por doação

b) os documentos existem em numerosos exemplares

c) os documentos são produzidos e(ou) recebidos para atender as necessidades administrativas

d) o método de avaliação aplica-se a uni-dades isoladas

e) o método de classificação utiliza proce-dimentos predeterminados

28. (Cespe – SERPRO – 2013)

Além dos documentos produzidos pelo SERPRO, são considerados documentos de arquivo aqueles colecionados por diversos motivos


Princípios Arquivísticos

29. (FEPESE – MPE/SC – 2014)

A gestão de documentos de arquivo deve ser realizada considerando-se os princípios arquivísticos.

Identifique abaixo as afirmativas verdadei-ras ( V ) e as falsas ( F ) em relação aos princí-pios arquivísticos fundamentais apresenta-dos por Bellotto (2006).

( ) Um dos princípios que pode ser consi-derado fundamental em qualquer atividade arquivística é o princípio da organicidade, segundo o qual o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

( ) Os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da entidade produ-tora/acumuladora em suas relações inter-

nas e externas. Essa definição refere-se ao princípio da cumulatividade.

( ) De acordo com o princípio da indivisibi-lidade ou integridade arquivística, não obs-tante sua forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu ca-ráter único, em função do contexto em que foram produzidos.

( ) Segundo o princípio da unicidade, ar-quivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a individua-lidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados, no arquivo, a outros de origem distinta.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta,

de cima i para baixo.

a) V – V – V – Fb) V – F – V – Vc) F – V – F – Fd) F – F – F – Ve) F – F – F – F

30. (FGV – 2013 – FBN – Assistente Administra-tivo – I, II e III)

Dentro de um contexto mais amplo do cam-po arquivístico, o “Princípio de Respeito aos Fundos” agrupa os documentos a partir

a) dos assuntos que tratam. b) de quem os produziu.c) da tipologia documental. d) do gênero documental.

31. (TRT 2ª Região – 2014)

O vínculo original e necessário entre os do-cumentos de arquivo, determinado pelas funções, competências e atividades que os geraram, constitui o que se convencionou chamar de

a) neutralidade. b) coleçãoc) imparcialidade.d) autenticidade.


e) organicidade.

32. (ESAF – CVM – 2010)

O princípio da ordem original pode ser defi-nido como:

a) princípio segundo o qual os documen-tos deveriam ser reclassificados por as-sunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original.

b) princípio segundo o qual o arquivo pro-duzido por uma entidade coletiva, pes-soa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

c) princípio segundo o qual todo procedi-mento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessá-rio.

d) princípio segundo o qual o arquivo de-veria conservar o arranjo dado pela en-tidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

33. (FEPESE – MPE-SC – 2014)

Na teoria arquivística, um dos princípios fundamentais é o da proveniência ou prin-cípio do respect des fonds, elaborado em 1841 pelo arquivista e historiador francês Natalys de Wally.

Sobre o princípio da proveniência e o fundo de arquivo, de acordo com Rousseau e Cou-ture (1998), identifique abaixo as alternati-vas verdadeiras ( V ) ou falsas ( F ).

( ) Fundo de arquivo é o conjunto de docu-mentos criados e/ou acumulados e utiliza-dos apenas por uma pessoa física ou ou por uma família no exercício de suas atividades ou das suas funções.

( ) De acordo com o princípio da proveni-ência, os arquivos de uma mesma proveni-ência não devem ser misturados com outros de outra proveniência e devem ser conser-vados sem considerar a sua ordem primiti-va.

( ) A aplicação do princípio da proveniên-cia e do fundo de arquivo maximiza o pro-cesso de gestão de documentos e favorece a recuperação da informação, pois leva o pro-fissional arquivista a considerar documentos à peça em vez de conjuntos documentais.

( ) O princípio da proveniência se relaciona ao princípio da territorialidade. Este último estipula que os arquivos deveriam ser con-servados nos serviços de arquivo do territó-rio em que foram produzidos. Esse território pode ser um país, uma região administrativa ou até uma instituição.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

a) V – V – F – Fb) V – F – V – Vc) F – V – F – Vd) F – F – F – Ve) F – F – F – F

34. (IADES – Hemocentro – 2017)

Assinale a alternativa que corresponde ao princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade co-letiva, pessoa ou família que o produziu.

a) Proveniência. b) Ordem primitiva. c) Pertinência. d) Reversibilidade. e) Respeito aos fundos

Teoria das Três Idades

35. (FCC – TRE/PR – 2012)

Quando os documentos repousam em po-sição perpendicular à da prateleira de uma estante, tem-se o chamado armazenamento

a) descontínuo. b) proporcional.c) transversal. d) compacto. e) vertical.



36. (FEPESE – Prefeitura Municipal de SC – 2016)

“Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é ob-jeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua ad-ministração”.

O texto acima define:

a) Arquivo corrente. b) Censo de arquivos. c) Arquivo permanente. d) Documento impresso. e) Documentação intermediária.

37. Julgue os itens abaixo:

I. (Cespe ANTT 2013) Os documentos de valor permanente são inalienáveis, mas prescritíveis. II. (Cespe SERPRO 2013) Ao se implantar um programa de gestão documental, o aces-so aos documentos que apresentam valor imediato será restrito ao setor.III. (Cespe ANS 2013) Para facilitar o aces-so rápido ao material, recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo.IV. (Cespe TCDF 2014) Após passarem pe-los arquivos correntes, os documentos de arquivo podem ser eliminados, ser encami-nhados ao arquivo intermediário, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes.

V. (Cespe MTE 2014) Os arquivos correntes, por serem formados pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar próximos dos usuários diretos.

Estão corretos os itens:

a) II, III e Vb) I, II e Vc) I e Vd) II, IV e V

38. (FCC – TRT 19º – Região 2011)

Observando critérios de preservação am-biental, a eliminação de documentos deverá ser feita, preferencialmente, por meio de

a) fragmentação mecânica.b) fumigação a vácuo.c) dissolução química.d) congelamento.e) combustão.

39. (Funiversa – CEB – 2010)

Acerca da classificação dos arquivos, assina-le a alternativa correta.

a) Arquivos setoriais são arquivos que mantêm sob guarda documentos de de-terminada área do conhecimento, como arquivos médicos, por exemplo.

b) Arquivos especiais são aqueles manti-dos por instituições de caráter particu-lar.

c) Arquivos intermediários são aqueles que guardam os documentos menos utilizados na instituição, mas que po-dem ser utilizados para fins administra-tivos.

d) Arquivos gerais são aqueles que guar-dam os documentos que, já tendo cum-prido sua função administrativa, agora são conservados pelo valor histórico para a instituição.

e) Arquivos especializados são aqueles ins-talados nos próprios setores que utili-zam os documentos no dia a dia.

40. (Funiversa – MPGO – Téc. Arquivo – 2010)

Quanto aos arquivos correntes, assinale a alternativa correta.

a) São constituídos sempre por documen-tos em suporte papel.

b) Não têm restrição à consulta.c) A destinação final é sempre a elimina-

ção.d) São formados pelos documentos arqui-

vísticos em tramitação.


41. (FEPESE – MPE-SC – 2014)

De acordo com a teoria arquivística, o ciclo vital dos documentos de arquivo possui três fases ou idades: corrente, intermediária e permanente.

Identifique abaixo as alternativas verdadei-ras ( V ) ou falsas ( F ) sobre o ciclo vital, de acordo com Rousseau e Couture (1998).

( ) O arquivo corrente é o período duran-te o qual os documentos semiativos são in-dispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração. Esses do-cumentos são conservados para responder aos objetivos de sua criação.

( ) O arquivo intermediário, que possui alta frequência de utilização, deve ser man-tido por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não tem que ser utilizado para assegurar as atividades cotidianas de uma administração.

( ) Uma das razões de existência do ar-quivo intermediário é a economia de espa-ço, equipamento e tempo, principalmente quando os conjuntos documentais perten-centes a esta idade são conservados de for-ma centralizada.

( ) Após o uso dos documentos de arquivo por razões administrativas, legais ou fiscais, os documentos podem ser encaminhados ao arquivo permanente, pois perderam o valor primário.


a) V – V – F – Fb) V – F – V – Vc) F – V – F – Vd) F – V – F – Fe) F – F – V – V

42. (Cespe – DPU – 2010)

As atividades típicas dos arquivos correntes são:

a) o protocolo, o arquivamento e o em-préstimo de documentos.

b) o arquivamento, o desarquivamento, a classificação e a avaliação de documen-tos.

c) o protocolo, a expedição, o arquivamen-to, o empréstimo e a consulta de docu-mentos.

d) a classificação, a avaliação e a destina-ção de documentos.

e) a classificação, o arquivamento e o em-préstimo de documentos.


I. (Cespe TCE/RS 2013) O arquivo perma-nente é constituído essencialmente de do-cumentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor históri-co.

II. (Cespe – EBC 2011) A transferência de documentos dos arquivos correntes para os intermediários deve ser feita mediante re-gistro em uma listagem de transferência.

III. (Cespe MPU 2010) O valor primário dos documentos no arquivo intermediário é crescente.

IV. (Cespe MPU 2013) Os documentos in-termediários são aqueles que não possuem uso corrente nas entidades produtoras e aguardam a eliminação ou a transferência para guarda permanente.

V. (Cespe TRE/MA 2009) Os arquivos cor-rentes são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos tam-bém como arquivos ativos.


a) I, II e Vb) I e Vc) II, III e Vd) II e IV



44. (FCC – TRF – 2ª Região – 2012 )

No arquivo intermediário,

a) os documentos aguardam sua destina-ção final.

b) procede-se à avaliação dos documentos.c) elaboram-se instrumentos de pesquisa.d) os documentos aguardam sua destina-

ção final. e) a frequência de uso dos documentos é

alta.

45. Assinale a alternativa correta

a) (Quadrix CRMV-DF 2017) A diminuição da frequência de uso dos documentos é um elemento importante para carac-terizar o documento como sendo do ar-quivo intermediário.

b) (Quadrix CRMV-DF 2017) Os arquivos permanentes armazenam os documen-tos sigilosos.

c) (Quadrix CRMV-DF 2017) Os arquivos setoriais cumprem funções de arquivo permanente.

d) Os arquivos permanentes são inaliená-veis e imprescritíveis e devem ser guar-dados de forma definitiva

46. (Cespe – DPF – 2014)

A transferência dos documentos dos arqui-vos correntes para os arquivos intermediá-rios justifica-se pela diminuição do valor pri-mário dos documentos


47. (FCC – TRT 19º – Região – 2011)

Os valores mediatos dos documentos de ar-quivo opõem- se aos chamados valores

a) primários. b) permanentes. c) históricos d) eternos. e) secundários.

48. (FEPESE – MPE-SC – 2014)

A gestão arquivística de documentos é es-sencial na sociedade contemporânea.

Pautado pela literatura arquivística é corre-to afirmar:

1. Os documentos inativos que não adquiri-ram um valor secundário devem ser elimi-nados.

2. A fim de acelerar o tratamento dos do-cumentos inativos, as próprias unidades administrativas eliminam esse tipo de docu-mentos, pois basta conhecimento do valor primário, não havendo, portanto, a necessi-dade de aplicação de normas que só buro-cratizam o processo.

3. Uma boa organização dos arquivos cor-rentes gera uma quantidade importante de vantagens, tais como o aumento da elimina-ção dos documentos na fonte e a diminui-ção do volume documental total. Contudo, não otimiza os procedimentos nos arquivos intermediários e permanentes.

a) Está correta apenas a afirmativa 1 b) São corretas apenas as afirmativas 1, 2 e

3.c) São corretas apenas as afirmativas 1, 3 d) São corretas apenas as afirmativas 2, 3

49. (FCC – TRT 15ª Região – 2013)

A baixa frequência de uso e o fato de per-manecerem efetivos e válidos os encargos e disposições neles contidos justificam o en-caminhamento de determinados documen-tos para o

a) centro de memória.b) arquivo intermediário.c) setor de processamento técnico.d) serviço de expedição.e) departamento de triagem.


Instrumentos de Gestão

50. (FCC – TRE-SP – 2012)

No processo de avaliação de documentos de arquivo, constitui instrumento de destina-ção

a) a tabela de temporalidade. b) o termo de eliminação.c) o quadro de arranjo. d) a lista de descarte.e) o guia de fontes.

51. (FCC – TRE-PR – 2012)

A classificação arquivística prioriza, como critério de arranjo,

a) as dimensões e os formatos dos docu-mentos.

b) as patentes e os títulos dos signatários dos documentos.

c) o grau de sigilo imposto pelas autorida-des do órgão.

d) o estado de conservação dos suportes físicos.

e) as funções e atividades do órgão de ori-gem

52. (FEPESE – MPE-SC – 2014)

A destinação dos documentos arquivísticos públicos pode ser a eliminação, quando o documento possui apenas valor primário, ou pode ser a guarda permanente, quando o documento possui valor secundário.

Identifique abaixo as afirmativas verdadei-ras (V) e as falsas (F) sobre a eliminação de documentos arquivístivos públicos, conside-rando a legislação arquivística brasileira.

( ) Os órgãos e entidades integrantes do poder público deverão constituir suas Co-missões Permanentes Avaliação, responsá-veis pela análise dos documentos e pelo en-caminhamento das propostas à instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para aprovação.

( ) Os órgãos e entidades do poder público deverão elaborar o Edital de Ciência de Eli-minação de Documentos, que tem por obje-tivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação dos acervos arquivísti-cos sob a sua guarda.

( ) Os documentos públicos de caráter pú-blico, que possuem valor mediato, poderão ser eliminados por meio de fragmentação manual ou mecânica, sem apresentar danos ao patrimônio arquivístico público.

( ) A eliminação de documentos arquivísti-cos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na ta-bela de temporalidade do órgão ou entida-de, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação.


a) V – V – F – Vb) V – V – F – Fc) V – F – V – Vd) F – V – F – Ve) F – F – V – V

53. Julgue os itens a seguir:

I. (Cespe MTE 2014) Na avaliação de um grande volume de documentos de arquivo, a decisão sobre eliminação de um docu-mento e a consequente operacionalização são finais e irrevogáveis.

II. (Cespe CNJ 2013) A avaliação dos docu-mentos de arquivo é feita com base na ta-bela de temporalidade que, além dos prazos de guarda nas idades corrente e intermedi-ária, indica a eliminação ou guarda perma-nente dos documentos.

III. (Cespe BACEN 2013) A tabela de tempo-ralidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por autoridade competen-te que permite gerenciar a massa documen-tal acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzi-dos ou recebidos por uma instituição



IV. (Cespe FUB 2014) A tabela de temporali-dade de documentos de arquivo é o instru-mento de gestão arquivística responsável pela organização dos documentos.

V. (Cespe STF 2013) De acordo com uma tabela de temporalidade, a destinação final dos documentos de arquivo pode ser a digi-talização.


a) I, II e Vb) I e Vc) II, III e Vd) II e IVe) I, II e III

54. (Cespe – DPU – 2010)

O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de

a) descarte. b) retenção.c) arquivamento. d) avaliação. e) classificação

55. (FCC – TRT – 3ª Região 2015)

Os planos de classificação nos arquivos cor-rentes devem refletir

a) as tabelas de temporalidade adotadas pelo arquivo.

b) a autoria dos documentos.c) o estado de conservação dos documen-

tos.d) a posição da entidade produtora no or-

ganograma do sistema a que pertence.e) a organização e as funções da entidade

produtora.

56. (Consulplan – TRF 2ª Região – 2017)

Acerca da avaliação de documentos, assina-le a alternativa correta.

a) Deve incidir sobre unidades individuali-zadas de documentos.

b) A avaliação dos documentos de uma instituição efetiva-se na fase permanen-te.

c) A eliminação de documentos ocorre após o seu recolhimento ao arquivo in-termediário.

d) O trabalho de avaliar documentos exige a constituição de grupos ou comissões de avaliação. .

57. (FCC – TRE-CE 2012)

A tabela de temporalidade é instrumento utilizado

a) no controle da expedição de documen-tos.

b) na organização dos documentos em es-tantes e prateleiras.

c) na restauração de documentos deterio-rados.

d) no processo de destinação dos docu-mentos.

e) na distribuição dos documentos por as-sunto.

58. (FCC – TRT 5ª Região – 2013)

Nas tabelas de temporalidade, demarca-se o período em que permanecem efetivas e válidas as disposições contidas nos docu-mentos, isto é,

a) sua data tópica.b) seu prazo de vigência.c) sua data crônica.d) sua tempestividade.e) suas datas-limite.

59. (FCC – TRT 11ª Região – 2012)

O instrumento que, uma vez aprovado pela autoridade competente, determina prazos para transferência, recolhimento, elimina-ção e mudança de suportes de documentos de arquivo é

a) o plano de destinação.b) a tabela de temporalidade.


c) o plano de classificação.d) a planilha de avaliação.e) a lista de eliminação.

60. Julgue os itens a seguir:

I. (CESPE_CNPQ/2011) A tabela de tempo-ralidade de documentos independe da reali-zação de classificação para avaliar os docu-mentos de arquivo.

II. (Cespe MTE 2014) Caso seja necessária uma avaliação documental, deve ser criado o código de classificação de documentos de arquivo.

III. (CESPE_STM/2011) O código de classifi-cação é construído a partir da estrutura or-ganizacional do órgão ou empresa em que ele vai ser aplicado, sendo uma reprodução do organograma desse órgão ou dessa em-presa.

IV. (Cespe MI 2013) Os documentos de ar-quivo devem ser classificados a partir de um código ou plano de classificação de do-cumentos baseado nas funções e atividades desenvolvidas no órgão.

V. (Cespe STM 2011) Nos arquivos corrente e intermediário, os prazos de guarda dos do-cumentos devem ser expressos em anos ou pela indicação da vigência dos documentos.


a) II, III e Vb) I, II e Vc) IV e Vd) II, IV e V

61. (Cespe – TRE-MS – 2013)

Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento para a

a) avaliação. b) codificação.c) classificação. d) descrição. e) indexação

62. (FEPESE – AL/SC – 2010)

O PCD (plano de classificação de documen-tos) e a TTD (tabela de temporalidade de documentos) são dois importantes instru-mentos arquivísticos destinados, respectiva-mente, a:

a) criar unidades de classificação docu-mental e definir critérios de classifica-ção.

b) encaminhar arquivos para eliminação ou recolhimento e definir prioridades arquivísticas.

c) definir o Processo de Coleta de Docu-mentos e apresentar a Teoria de Transi-ção Documental.

d) determinar o prazo que os arquivos per-manecerão no arquivo corrente e classi-ficar a valoração dos documentos.

e) auxiliar na organização das informações para a recuperação futura e para o ar-mazenamento ordenado, e determinar a temporalidade documental

Protocolo

63. FCC – TRE/PR – 2012)

Receber, registrar, distribuir e controlar a tramitação de documentos são encargos do

a) arquivo corrente.b) setor de reprografia.c) setor de protocolo.d) centro de processamento de dados.e) arquivo intermediário.

64. (Cespe – Telebrás – 2013)

Os procedimentos de registro e autuação de documentos são atividades do protocolo. O registro consiste no cadastramento de docu-mento recebido em um sistema de contro-le, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autuação ocorre quando um documento passa a constituir um processo.




65. Dentre as rotinas de um serviço de protoco-lo inclui-se

a) escolher métodos de arquivamento para a documentação corrente.

b) lavrar certidões requisitadas por autori-dades competentes.

c) separar a correspondência ostensiva da correspondência de caráter sigiloso.

d) restaurar papéis em mau estado de con-servação.

e) controlar consultas e empréstimos de documentos.

66. (FCC – Assembleia Leg./MT – 2013)

Com relação às correspondências sigilosas que chegam à instituição, analise as afirma-tivas a seguir.

I. São abertas, registradas e distribuídas, em seguida, ao destinatário.

II. São abertas e encaminhadas ao arquivo para classificação e registro.

III. Não são registradas, mas distribuídas di-retamente ao destinatário.

Assinale:

a) se somente as afirmativas II e III estive-rem corretas.

b) se somente a afirmativa II estiver corre-ta.

c) se somente as afirmativas I e II estive-rem corretas.

d) se somente a afirmativa III estiver correta. e) se todas as afirmativas estiverem cor-

retas.

67. (ESAF – CVM – 2010)

Constituem atividades de protocolo, exceto:

a) separar a correspondência oficial da particular e distribuir a correspondência particular

b) separar a correspondência ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondên-cia sigilosa aos respectivos destinatários

c) interpretar e classificar a correspondên-cia, com base no plano de classificação da instituição, se existente.

d) ler a correspondência ostensiva e verifi-car a existência de antecedentes

e) atender aos pedidos de empréstimo de documentos das unidades administrati-vas.

68. (ESAF – DNIT – 2013)

São atividades do protocolo, exceto:

a) o registro de documentos.b) a expedição de documentos.c) a classificação de documentos.d) a eliminação de documentos.

69. (FCC – TRT 17ª Região – 2004)

Ao setor de protocolo cabe, entre outras atribuições, receber os documentos e pro-mover

a) sua destinação e transferência.b) seu registro e movimentação.c) sua redação e classificação.d) seu recolhimento e arquivamento.e) sua certificação e encaminhamento

70. (FUNCAB – SESC-BA – 2013 – Arquivista)

Assinale a alternativa que apresenta apenas atividades desenvolvidas pelo protocolo.

a) recolhimento e certificação.b) registro e digitalização.c) recebimento e classificação.d) registro e arquivamento.e) catalogação e expedição.

71. (FCC – TRT 8ª Região – 2011)

O setor de protocolo recebe os documentos de uma instituição, encarregando-se de

a) sua descrição e difusão.b) sua avaliação e digitalização.c) seu diagnóstico e planejamento.d) seu descarte e acondicionamento.e) sua distribuição e controle da tramitação.



I. (Cespe MTE 2014) Registro, recebimen-to, expedição e distribuição dos documen-tos de arquivo são atividades desenvolvidas pelo setor de protocolo.

II. (Cespe MC 2013) Todo documento que chega ao MC deve ser registrado no proto-colo, independentemente do documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal.

III. (Cespe FUB 2014) A correspondência particular que chega ao protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao seu desti-natário.

IV. (Cespe CNJ 2013) Os elementos utiliza-dos para o registro de documentos nos ser-viços de protocolo são metadados desses documentos.

V. (Cespe Serpro 2013) A classificação de documentos é uma rotina do setor de pro-tocolo.


a) I e IIb) II, IV e Vc) III, IV e Vd) I, IV e V

Procedimentos Administrativos

73. (FCC – 2012 – TRT – 6ª Região (PE)

Atos, medidas e diligências que devem ser executados e cumpridos para o andamento de um processo constituem a chamada

a) ordenação cronológica.b) codificação.c) burocracia.d) sucessão arquivística.e) tramitação.

74. (FCC – TRE/SP 2012)

Quando se reúnem documentos de nature-za diversa em razão das imposições de de-

terminada ação administrativa ou judicial, forma-se conjunto materialmente indivisível conhecido por

a) maço.b) dossiê.c) caixa-arquivo.d) pasta.e) processo.

75. (Cespe – TSE – 2007)

Uma das espécies documentais mais utiliza-das nos órgãos do Poder Judiciário é o pro-cesso. É comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexação ou por apensa-ção. A juntada por anexação significa

a) a união provisória de um ou mais pro-cessos a um outro processo, desde que pertencentes à atividade-meio.

b) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais relati-vas a um mesmo interessado.

c) a união provisória de um ou mais pro-cessos a um processo mais antigo, des-tinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.

d) a união definitiva de um ou mais pro-cessos a um outro processo (considera-do principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que conte-nham o mesmo assunto

Empréstimo

76. (Funiversa – MPGO – Téc. Arquivo – 2010)

A função da guia-fora é

a) separar os documentos dentro de uma pasta.

b) transferir os documentos para o arquivo permanente.

c) facilitar o rearquivamento dos docu-mentos e a cobrança das pastas não de-volvidas no prazo estipulado.

d) garantir o acesso restrito aos documentos.



77. (Cespe – ANEEL – 2010)

O emprego da guia-fora objetiva o rearqui-vamento dos documentos, sendo utilizada no caso de empréstimo de documentos.


78. (FCC TRE/SP 2012) A remoção temporária de um documento é assinalada, no arquivo, por meio de

a) jaqueta. b) microficha.c) guia-fora. d) etiqueta. e) clipe.

Métodos de Arquivamento

79. (Cespe – DPU)

Considere que os documentos de um deter-minado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa si-tuação, o método de arquivamento adotado denomina-se

a) por assunto.b) onomástico.c) geográfico. d) ideográfico.e) alfabético.

80. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo – 2010)

Acerca do método geográfico de arquiva-mento, assinale a alternativa correta.

a) O principal elemento a ser considerado é o nome.

b) É um método do sistema direto.c) Quando se organiza o arquivo por esta-

dos, as capitais devem ser alfabetadas por último.

d) Quando se organiza o arquivo pelo nome das cidades, deve haver um des-taque especial para as capitais.

e) Quando se organiza o arquivo pelo nome do país, não há a necessidade de dispô-los em ordem alfabética.

81. (FCC – TRF 2ª Região – 2012)

Quando os documentos recebem números sequenciais à medida que dão entrada na instituição ou no arquivo, sendo armazena-dos de acordo com essa sucessão numérica, seu acesso fica condicionado à existência de

a) índice alfabético remissivo.b) tabela de equivalência.c) guia-fora.d) relação de transferênciae) relação de recolhimento.

82. (FCC – TRT 23ª Região – 2011)

Ao ordenar os documentos de acordo com a disposição numérica atribuída aos docu-mentos em sua sucessão temporal, adota-se o sistema

a) dígito-terminal.b) dicionário.c) numérico cronológico.d) decimal.e) enciclopédico.

83. (FCC – TRE/PB – 2007)

Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:

COMUNICAÇÕESCorreiosInternetRádioTelex

MATERIALAquisiçãoBaixa

ORÇAMENTODespesaReceita


PESSOALAdmissãoDispensaFériasGratificaçõesLicenças

Trata-se do método

a) enciclopédico.b) dicionário.c) unitermo.d) duplex.

84. (Consulplan – Assistente Adm. INB – 2006)

A natureza dos documentos a serem arqui-vados e a estrutura da entidade é que deter-mina o:

a) Conjunto de classificaçõesb) Método de arquivamento.c) Sistema de notaçõesd) Descarte de projeçõese) Instrumento de pesquisa

85. (Cesgranrio – FUNASA – 2009)

O arquivo nosológico de um hospital no Es-tado do Tocantins organiza sua documenta-ção por meio do método de indexação co-ordenada, visando a otimizar a recuperação da informação, como neste exemplo. Quais são os documentos que tratam, ao mesmo tempo, do assunto paciente com diabete, hipertensão e glaucoma?

a) 111 e 94b) 120 e 118c) 150 e 249d) 169 e 70e) 186 e 116

86. (Cespe – Antaq – 2005)

Os métodos de arquivamento decimal e du-plex necessitam de adoção de um índice al-fabético.


87. (Funiversa – MPGO Téc. Arquivo – 2010)

A respeito do método variadex, assinale a alternativa correta.

a) É um tipo de método cronológico.b) Utiliza as cores como elementos auxi-

liares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos.

c) É baseado no sistema decimal.d) Agrupa os assuntos, permitindo uma

abertura ilimitada de classes.e) Dispõe os documentos na ordem dicio-

nária.

88. (FCC – TRT – 3ª Região – 2009)

Os métodos diretos de arquivamento

a) baseiam-se em sistemas numéricos.b) dispensam o uso de instrumentos de lo-

calização.c) supõem a indexação coordenada.d) só podem ser utilizados em empresas

privadas.e) dependem de recursos informatizados

89. O método ideográfico é aquele que permi-te a recuperação da informação de acordo com:

a) o nome b) o local;c) o número do documento d) o assunto e) o país.



90. Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:

AdmissãoAquisiçãoBaixaCorreiosDespesaDispensaFériasGratificaçõesInternetLicençasRádioReceitaTelex

Trata-se do método

a) enciclopédico.b) dicionário.c) unitermo.d) duplex.e) dígito-terminal.

91. (Funiversa – Embratur – 2011)

Assinale a alternativa que apresenta um mé-todo de arquivamento do sistema direto

a) numérico simplesb) dígito-terminalc) alfabéticod) unitermo

92. (Cesgranrio – IBGE – 2010)

A organização de documentos em arquivos pode obedecer a uma variedade de mé-todos. Quando o elemento principal a ser considerado é a procedência ou o local, o melhor método para organização é o geo-gráfico. A esse respeito, nas correspondên-cias trocadas com outros países, como Por-tugal, aparecem os seguintes nomes:

1 – José de Oliveira – Lisboa2 – Maria Albuquerque – Coimbra3 – Manoel Ferreira – Aveiros4 – Augusto Silveira – Porto

Por meio do método geográfico, ficam eles organizados na seguinte ordem:

a) 1 , 2 , 3 , 4b) 1 , 3 , 2 , 4c) 2 , 3 , 1 , 4d) 3 , 1 , 2 , 4e) 3 , 2 , 1 , 4

93. (Cespe – ANAC – 2009)

Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, re-latórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arqui-vamento por assunto.


94. (Consulplan – TRF 2º Região – 2017)

“__________________ é o método de orde-nação de documentos que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes.” Assinale a alternativa que com-pleta corretamente a afirmativa anterior.

a) Variadex b) Alfabético c) Ideográfico d) Enciclopédic

95. (Cesgranrio – BNDES – 2009)

A necessidade de reduzir erros, no arquiva-mento de grande volume documental que utiliza o número como elemento principal, orientou o surgimento do método dígito ter-minal, em que os documentos são numera-dos sequencialmente, e os números dispos-tos em três grupos de dois dígitos cada um (grupos: primário, secundário e terciário). Nesse método, os dossiês com os números abaixo ficam organizados na ordem:

(1) 034899(2) 306218(3) 482920(4) 557718 (5) 513120


a) 1,3,4,2,5 b) 2,4,3,5,1c) 3,2,1,5,4 d) 3,5,4,2,1 e) 4,5,3,1,2

96. (Esaf – MF – 2012)

Quando eu preciso de um método de orde-nação de documentos simples e direto para a pesquisa não depender de um índice auxi-liar, posso utilizar o método

a) Unitermo. b) Numérico.c) Duplex. d) Decimal. e) Alfabético

97. (FUNCAB – SUDECO – 2013)

Considere os nomes a seguir:

1. Alberto Soares Júnior2. João Castelo Branco3. Everaldo Santo Cristo4. Dr.Alexandre Silva5. Maria Cardoso Silva

O nome arquivado corretamente, segundo o método alfabético, é:

a) Júnior,Alberto Soaresb) Branco, João Casteloc) Santo Cristo, Everaldod) Silva, Dr.Alexandree) Cardoso Silva, Maria

98. (FCC – TRE/SP – 2012)

A fim de facilitar sua consulta, os prontuá-rios dos servidores de um órgão público são armazenados em pastas suspensas e orde-nados pelo método alfabético. Considere os nomes dos funcionários abaixo relacionados e indique a sequência em que devem ficar seus respectivos prontuários.

I. Jair de Moraes NetoII. Odair de Morais

III. José de Morais FilhoIV. Antônio de Moraes CarvalhoV. Joaquim da Silva MoreiraVI. Carlos MouraVII. Beatriz MoreiraVIII. Ana Beatriz Moreira de Morais

a) VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.b) IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.c) VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.d) II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.

Arquivos Permanentes

99. (Consulplan – TSE – 2012)

Entre os procedimentos que correspondem ao Arquivo Permanente, está diretamente relacionado à elaboração dos instrumentos de pesquisa o(a)

a) tabela de temporalidade.b) descrição.c) avaliação.d) protocolo.

100. (Consulplan – TRF2ª Reg. – 2017)

A técnica de restauração de documentos, que consiste na aplicação de reforço de pa-pel ou tecido em qualquer face de uma fo-lha com o uso de cola metilcelulose a fim de conferir-lhe maior resistência física, refere--se à(ao):

a) Lux. b) Velatura. c) Reencolagem. d) Encapsulação.

101. (Consulplan TSE 2012)

Os documentos públicos de guarda perma-nente possuem como sustentação de base do seu arranjo

a) a estrutura e o funcionamento da insti-tuição produtora.



b) as principais tipologias documentais da instituição.

c) o perfil da totalidade dos usuários da instituição custodiadora.

d) a estrutura e o funcionamento da insti-tuição custodiadora.

102. (Cespe – TRE/MS – 2013)

A embalagem de guarda de um documento, com o fim de preservação e acesso, denomi-na-se

a) encolagem. b) acondicionamento.c) armazenamento. d) aditamento. e) amostragem

103. (FCC – 2012 – TRT – 11ª Região)

No processo de conservação preventiva de documentos textuais manuscritos, datilo-grafados ou impressos, convém:

a) protegê-los com capas plásticasb) deixar ligado ininterruptamente o siste-

ma de ar condicionado.c) manter a umidade relativa entre 55 e

70%.d) equilibrar a temperatura ambiente en-

tre 20 e 25 °C.e) arejar o ambiente com ozônio

104. (FCC – 2010 – TRT – 8ª Região)

Um dos procedimentos mais eficazes para preservar documentos é a retirada de poei-ra e outros resíduos estranhos que neles se acumulam. Tal prática é conhecida como

a) obturação. b) varredura.c) fumigação.d) liofilização.e) higienização.

105. (FEPESE – MPE /SC 2014)

No que tange aos arquivos permanentes, pautado pelas contribuições de Bellotto (2006), assinale a alternativa correta.

a) É a única fase de vida documental na qual se pode emitir certificado de au-tenticidade de um documento.

b) O arranjo é a ordenação física dos docu-mentos, excetuando os digitais.

c) O arranjo nada mais é do que a classi-ficação no âmbito dos arquivos perma-nentes.

d) Para bem delimitar a especificidade do processamento do documento perma-nente há que se ignorar a fase corrente.

e) A descrição é ditada pelos interesses da pesquisa e é estanque da classificação

106. (FCC – 2012 – TRT – 11ª Região)

Quando o documento, depois de colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva de duplo revestimento, continua solto e sem aderir ao plástico, diz-se que foi submetido à técni-ca de proteção conhecida como

a) plastificação.b) laminação.c) encapsulação.d) reintegração.e) ensacamento.

107. (FCC – TRE-PB – 2007)

Para um eficiente programa de conservação preventiva, é preciso

a) preencher as falhas dos documentos com polpa de papel.

b) promover a digitalização dos documen-tos por processo fotostático.

c) aumentar o grau de acidez e oxidação dos documentos em suporte-papel.

d) evitar oscilações acentuadas de tempe-ratura e umidade nos depósitos de do-cumentos.


e) plastificar os documentos avulsos, ini-bindo a penetração de raios ultraviole-tas

108. (FCC – 2011 – TRT – 19ª Região)

Na medição da umidade relativa do ar, utili-za-se o

a) barômetro.b) higrômetro.c) termômetro.d) pirômetro.e) anemômetro.

109. (FCC – 2014 – TRT 13ª)

Dentre os equipamentos importantes para a higienização dos documentos e a remoção de partículas sólidas, recomenda-se

a) o termoigrômetro.b) a máquina obturadora de papel.c) o negatoscópio.d) a mesa de sucção.e) o deionizador.

110. (Consulplan – TRT – 13ª Região – 2012)

A respeito dos agentes de deterioração de acervos arquivísticos e bibliográficos, Cassa-res (2000, p. 14.) explica que “para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acer-vos podemos classificar os agentes de dete-rioração em fatores ambientais, fatores bio-lógicos, intervenções impróprias, agentes biológicos, furtos e vandalismo." São fatores ambientais de deterioração de acervos ar-quivísticos e bibliográficos, EXCETO:

a) Temperatura.b) Umidade relativa do ar.c) Radiação da luz.d) Qualidade do ar.e) Acondicionamento.

111. (FEPESE – MPE/SC – 2014)

Considere as seguintes afirmativas.

1. Microfilme ainda não é reconhecido legal¬mente no Brasil.

2. A preservação é a função da arquivologia que tem como foco permitir a agilização do acesso aos documentos.

3. Pela conservação procura-se prevenir a dete¬rioração dos documentos, por meio de ade¬quado controle ambiental e trata-mento físico ou químico.



112. (FEPESE – MPE/SC – 2014)

A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE, 2006) tem como objetivo adap-tar as normas internacionais de descrição à realidade brasileira.

Para isso, foi desenvolvida na norma brasilei-ra uma nova área de descrição denominada:

a) Notas gerais.b) Notas de conservação.c) Pontos de acesso e descrição de assunto.d) Controle da descrição.e) Indexação de assunto.

113. São elementos de descrição obrigatórios para todos os níveis, segundo a NOBRADE (2006):

a) Código de referência; título; data(s); idioma; procedência; nome(s) do(s) produtor(es).

b) Código de referência; título; data(s); procedência; restrição de acesso; nome(s) do(s) produtor(es).

c) Código de referência; título; data(s); ní-vel de descrição; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es).



d) Código de referência; título; data(s); ní-vel de descrição; dimensão e suporte; âmbito e conteúdo.

e) Código de referência; título; data(s); idioma; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es).

Automação

114. (Quadrix – CRO-PR – 2016)

O Decreto nº 1.799/96 regulamenta a Lei nº 5.433/68, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providên-cias. Esse decreto estabelece em seu art. 1º que a microfilmagem, em todo o território nacional, autorizada pela lei supracitada, abrange a dos documentos oficiais ou públi-cos, de qualquer espécie e em qualquer su-porte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legisla-tivo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Mu-nicípios, bem como a dos documentos par-ticulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Assinale a alternativa incorreta a respeito da microfilmagem de documentos oficiais.

a) Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodu-ção.

b) O armazenamento do filme original de-verá ser feito no mesmo local de seu fil-me cópia.

c) A microfilmagem de documentos de-pende de prévia organização do acervo.

d) Será obrigatória, para efeito de seguran-ça, a extração de filme cópia, do filme original.

115. (ESAF – MF – 2012)

Acerca dos documentos digitais, assinale a opção correta.

a) Os documentos digitais devem ter uma tabela de temporalidade própria.

b) Os documentos digitais, por sua nature-za e facilidade de acesso, não precisam ser classificados.

c) Os documentos digitais não devem ser eliminados.

d) Os documentos digitais devem ser con-templados nos programas de gestão de documentos.

116. (ESAF – ANA – 2009)

A obsolescência de hardware e software é resolvida com

a) migração. b) reformataçãoc) dublin core d) EAD e) MARC

117. (Cespe – STF – 2013)

A definição de um formato para os docu-mentos de arquivo digitais é uma importan-te medida para a preservação a longo prazo desses documentos.


118. (FEPESE – MPE/SC – 2014)

Considere as seguintes afirmativas sobre microfilmagem.

1. A microfilmagem é uma técnica que per-mite criar uma cópia do documento em for-mato micrográfico.

2. A microfilmagem de documentos particu-lares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais, é autoriza-da em todo o território nacional.

3. Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, da-dos e imagens, por meios fotográficos ou eletrôni¬cos, em diferentes graus de redu-ção.




119. (Quadrix – Dataprev – 2012)

Qual alternativa melhor define o significado e a função do e-Arq Brasil, documento pu-blicado em 2011 pelo Conselho Nacional de Arquivos?

a) Trata-se de um manual de procedimen-tos para a informatização da produção documental em órgãos públicos

b) Aborda, principalmente, a questão da disponibilização de acesso online aos arquivos públicos de âmbito federal, es-tadual e municipal

c) Constitui-se um caderno de requisitos técnicos que objetiva garantir a preser-vação digital do patrimônio arquivístico brasileiro

d) É um modelo de requisitos para siste-mas informatizados de gestão arqui-vística de documentos e estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)

120. (FCC – 2012 – TRF – 2ª REGIÃO)

Uma política de conservação de documen-tos públicos armazenados em sistema infor-matizado de gestão depende, entre outros fatores,

a) da manutenção dos metadados dos do-cumentos eliminados.

b) da utilização constante da memória ter-ciária, evitando as redes de dados para acesso às informações.

c) de migrações preventivas, sempre que se tornar patente a obsolescência do padrão utilizado.

d) da capacidade de criar normas específi-cas, evitando padrões nacionais e inter-nacionais.

e) do uso de estruturas proprietárias, mais eficientes nos processos de codificação de dados.

121. (FUNCAB – Pref. Aracruz-ES – 2012 – Ar-quivista)

Considere as seguintes afirmativas acerca da microfilmagem e da digitalização dos do-cumentos arquivísticos.

I. A digitalização permite que a instituição elimine completamente seus arquivos em suporte papel.

II. Após microfilmagem, os documentos considerados de valor secundário podem ser eliminados.

III. A microfilmagem possui legislação espe-cífica, que regulamenta o conjunto nobrade suas atividades.

Assinale a alternativa correta.

a) Somente a afirmativa I é verdadeira.b) Somente as afirmativas I e II são verda-

deiras.c) Somente as afirmativas I e III são verda-

deiras.d) Somente as afirmativas II e III são verda-

deiras.e) Somente a afirmativa III é verdadeira.

122. (FEPESE – MPE-SC – 2014)

A um conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de interven-ções ou tentativas de intervenções nos do-cumentos arquivísticos digitais denomina--se:

a) Segurança.b) Rastreamento.c) Trilha de auditoria.d) Controle de acesso.e) Controle de uso.



Gestão de Documentos

123. (Cespe – PRF – 2012)

A gestão de documentos envolve operações técnicas como produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.


124. (Cespe – MPU – 2010)

A produção, uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes ativi-dades de protocolo: recebimento, classifica-ção, registro, distribuição dos documentos


125. (Cespe – FUB – 2014)

A fase intermediária é prescindível na imple-mentação do programa de gestão de docu-mentos.


126. (Cespe – TCE-ES – 2013)

No programa de gestão de documentos, a listagem de eliminação de documentos é elaborada na fase:

a) classificação de documentos. b) destinação de documentos.c) seleção de documentos. d) expurgo de documentos.

127. (TJ/AL – 2012)

A fase da gestão de documentos que com-preende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de arquivo é a da:

a) destinação. b) difusão.c) utilização d) criação. e) produção.

128. (ESAF – DNIT – 2013)

A fase do programa de gestão de documen-tos onde ocorre a eliminação de documen-tos é conhecida como

a) conservação de documentos. b) destinação de documentos.c) produção de documentos. d) utilização de documentos.

Diplomática

129. (Consulplan – Arquivista – Codevasf – 2008)

Assinale a ciência documentária que estuda a esrutura formal dos atos escritos de ori-gem governamental e/ou notarial, dos do-cumentos que, emanados das autoridades suprema, delegada ou legitimadora são sub-metidos, para efeito e validade, à sistemati-zação imposta pelo direito:

a) Disseminaçãob) Custódiac) Dispositivod) Diplomática.e) Legitimação

130. (FCC – TRE-PB – 2014)

Ao contrário das declarações, as certidões mencionadas emanam de funcionários de fé pública e são documentos

a) testemunhais.b) pactuais.c) de correspondênciad) normativos.e) opinativos.

131. (FCC – TJ-AP – 2014)

Derivados de atos de cumprimento obriga-tório, alguns documentos cumprem a fun-ção de determinar sua execução em âmbito de jurisdição mais restrito. Tais documen-tos, segundo Heloísa Liberalli Bellotto, per-tencem à categoria dos atos


a) de assentamento.b) de correspondência.c) enunciativos.d) comprobatórios.e) de ajuste.

132. (FCC – TJ-AP – 2014)

Os segmentos da Portaria numerados à direita correspondem, respectivamente, à seguinte partição:

a) protocolo inicial, preâmbulo, dispositivo e protocolo final.b) autoria, considerações, decisão e conclusão.c) abertura, apresentação, imposição e encerramento.d) introito, arrazoado, determinação e assinatura.e) titulação, exposição de motivos, teor e responsabilidade.



133. (FCC – TRT 5ª Região – 2013)

Quando um certificado emitido por autori-dade pública, segundo as regras burocráti-cas, contém informação que não correspon-de à realidade, é

a) histórica e legalmente autêntico, mas diplomaticamente falso.

b) legal e diplomaticamente autêntico, mas historicamente falso.

c) diplomática e historicamente autêntico, mas legalmente falso.

d) diplomaticamente autêntico, mas histó-rica e legalmente falso.

e) historicamente autêntico, mas legal e diplomaticamente falso

GABARITO: 1. D 2. C 3. B 4. E 5. C 6. D 7. C 8. E 9. D 10. C 11. B 12. B 13. D 14. B 15. C 16. A 17. E 18. B 19. D 20. E 21. D 22. D 23. E 24. C 25. C 26. C 27. C 28. E 29. E 30. B 31. E 31. E 32. D 33. D 34. B 35. E 36. B 37. D 38. A 39. C 40. D 41. E 42. C 43. C 44. A 45. D 46. C 47. E 48. A 49. B 50. A 51. E 52. A 53. E 54. E 55. E 56. D 57. D 58. B 59. B 60. C 61. A 62. E 63. C 64. C 65. C 66. D 67. E 68. D 69. B 70. C 71. C 72. E 73. E 74. E 75. D 76. C 77. C 78. C 79. C 80. B 81. A 82. C 83. A 84. B 85. A 86. C 87. B 88. B 89. D 90. B 91. C 92. B 93. E 94. A 95. B 96. E 97. C 98. B 99. B 100. B 101. A 102. B 103. B 104. E 105. C 106. C 107. D 108. B 109. D 110. E 111. B 112. C 113. C 114. B 115. D 116. A 117. C 118. E 119. D 120. C 121. E 122. C 123. C 124. E 125. E 126. B 127. C 128. B 129. D 130. A 131. B 132. A 133. B

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Arquivologia Prof. Darlan Eterno · arquivistica. O Arquivo intermediário: A avaliação de documentos; O Plano de Classificação; A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;