ARRANJO FÍSICO ALMOXARIFADO

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Proposta de um arranjo fsico para o almoxarifado de uma empresa do setor privadoGuido Rosso Guedin (UFSC) [email protected] Jaime Ba (UFSC) [email protected] Leonardo Knihs Zierke (UFSC) [email protected] Mirna de Borba (UFSC) [email protected]

Resumo: Este artigo apresenta a otimizao da distribuio dos materiais e estudo e elaborao de um novo Layout para o almoxarifado em uma empresa do setor privado. A proposta foi elaborada baseada em estudo bibliogrfico e na anlise de dados obtidos atravs de questionrios e observao. Essa proposta visa reorganizar o almoxarifado da empresa e com isso criar uma cultura de organizao e racionalizao do espao em futuras expanses, minimizando, assim, possveis despesas. Palavras-chave: Almoxarifado; Layout; Racionalizao de espao; otimizao de arranjo fsico. 1. Introduo A idia geral de Almoxarifado um espao grande e organizado que atenda as demandas dos clientes internos e externos da empresa. Nem sempre tais demandas so imediatas e constantes. Normalmente, a grande variao determina a necessidade de um espao amplo, flexvel e reservado para suprir tais exigncias. difcil generalizar layouts de armazns, uma vez que eles so normalmente individualizados para acomodar suas exigncias de manuseio especficas. (BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2004, p.329). Pela peculiaridade de cada estoque das empresas em geral, preciso adequar o arranjo fsico para atender s necessidades diversas. Conforme Santos (2001), hoje me dia o enfoque dado administrao de material logstico. Ou seja, as suas atividades envolvidas se complementam com a distribuio fsica.O planejamento de um arranjo fsico, layout como conhecido popularmente, recomendvel a qualquer empresa, grande ou pequena. Com um bom arranjo fsico obtm-se resultados surpreendentes na reduo de custos de operao bem como no aumento da produtividade e eficincia. Na implantao de uma nova empresa, esse planejamento imprescindvel. Naquelas j montadas, uma mudana no processo de produo ou fluxo do servio, introduo de novos produtos ou servios, a necessidade de reduo de custos, a expanso de uma seo, etc. necessitam de uma modificao no arranjo. (TOLEDO JR, 1988).

Segundo Viana (1998 apud FRANA et al, 2006, p. 2) depositar materiais no almoxarifado o mesmo que depositar dinheiro em um banco. Sendo assim, o almoxarifado deve possuir condies para assegurar que o material adequado, na quantidade devida, estar no local certo, quando necessrio, por meio de armazenagem de materiais, de acordo com as normas adequadas, objetivando resguardar, alm de preservar a qualidade e as exatas quantidades. 2. Objetivos e procedimentos O projeto tem como objetivo elaborar uma proposta de Layout e apresentar sugestes sobre a codificao e endereamento dos materiais no almoxarifado de uma empresa do setor privado, baseando-se em uma metodologia para elaborao de propostas de Layout, para o

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novo prdio, a ser ocupado pela empresa, no qual ser alocado o setor de almoxarifado. Para a elaborao de uma proposta, uma metodologia baseada em uma pesquisa bibliogrfica na rea foi utilizada. Tentou-se no somente compreender os resultados, mas sim adapt-los a situao real. Para isso, deu-se inicio ao diagnstico da situao atual. Essa etapa foi constituda de um check-list detalhado visando analisar as condies de recebimento, armazenamento, movimentao, expedio, layout e operacionalidades do setor. Esse checklist foi respondido pelo almoxarife responsvel. As perguntas a serem respondidas foram elaboradas de forma que o maior nmero de detalhes fosse observado. Para isto, visitas a empresa foram realizadas e um acompanhamento visando avaliar o grau de funcionamento do setor foi feito. importante frisar que quanto maior o acompanhamento, mais fcil relatar os pontos crticos como tambm os pontos fortes do setor. Com a observao sistematica do funcionamento do almoxarifado, estruturou-se as atividades realizadas pelo almoxarife atravs de fluxogramas. Essa etapa foi importante para auxiliar na elaborao do arranjo fsico, principalmente com relao ao transporte e separao dos materiais. Cabe ressaltar que o estudo realizado teve o total comprometimento dos colaboradores da organizao, tanto a nvel operacional quanto gerencial, e a proposta de melhoria teve a aprovao da alta administrao, a qual ser posteriormente implantada. 3. Diagnostico da situao atual O diagnostico foi feito baseado em ferramentas de coleta de dados: registro fotogrfico, check-list, fluxogramas e aplicao de questionrios. Estas ferramentas serviram tambm para analisar aspectos ergonmicos e de ambiente organizacional. Com isso, pode-se elaborar um relatrio das atividades que englobam o almoxarifado desta empresa, o arranjo fsico atual, como tambm pontos crticos do mesmo. A seguir, encontram-se algumas informaes relevantes obtidas aplicando tais ferramentas de coleta de dados. 3.1 Arranjo fsico atual constataes A disposio atual das prateleiras e o espao insuficiente para todos os materiais impossibilitam o livre transito nos corredores, assim como dificulta, tambm, o acesso ao espao vertical do almoxarifado. Outro problema gerado a limitao de movimento do carro utilizado para transportar cargas maiores e mais pesadas. O mau uso das estantes e das prateleiras como, tambm, o espao limitado existente tornam a segurana de trabalho do local precria. Atualmente, existem materiais pesados empilhados em estantes inadequadas e tambm componentes com quinas pontiagudas, gerando riscos a quem transitar pelo local. Quanto ao ambiente de trabalho, so identificadas outras dificuldades relacionadas iluminao e a ventilao do ambiente, sendo que alguns materiais precisam estar em lugares arejados e secos ou tambm com iluminao adequada. 3.2 Atividades do Almoxarifado O setor de almoxarifado est localizado dentro das dependncias da empresa e este possui uma rea - pequena - reservada para seu funcionamento. Somente uma pessoa responsvel por realizar todas as atividades destinadas ao setor, designado este almoxarife. Pode-se constatar que o almoxarife auxiliado por um sistema computadorizado no controle dos estoques, contudo, o uso incorreto deste programa faz com que os dados nele armazenados no sejam dignos de confiana.

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Foram observados quatro processos distintos em relao ao fluxo de materiais dentro desta empresa. Um processo dirio do almoxarife suprir eventuais necessidades dos outros setores da empresa durante o expediente. Essa atividade se inicia quando algum colaborador se dirige ao almoxarifado e faz o pedido de algum componente faltante em sua rea. Com o pedido em mos, o almoxarife verifica a existncia e localiza os materiais em estoque para poder separlos, colocar em embalagens adequadas, registrar no sistema sua sada e disponibiliz-lo ao pedinte. Tambm dessa forma que o almoxarifado supre as necessidades da produo. Todavia, o pedido chega em forma de lista e, normalmente, a tempo suficiente para que o almoxarife separe as quantidades e componentes exigidos para dar incio ao processo de produo (ANEXO A - Fluxograma 1). Outro processo diz respeito ao recebimento de insumos (ou materiais). Isto ocorre quando h necessidade de reabastecer determinados componentes em estoque e a aquisio dos mesmos feita pelo setor de compras da empresa (ANEXO B - Fluxograma 2). O almoxarifado armazena e controla materiais que, de forma diferente, so agrupados e utilizados para serem processados por empresas terceirizadas. Isso ocorre atravs de uma Ordem de Fabricao (OF). A OF especifica qual a empresa contratada para os servios, a forma adequada de embalagem, quais materiais e suas quantidades necessrias para produzir um novo componente. Aps o recebimento da OF, todos os materiais so separados, quantificados e colocados em embalagens para que possam ser mandados para a empresa terceirizada (ANEXO C - Fluxograma 3). Uma atividade distinta realizada pelo almoxarifado diz respeito venda direta de materiais em estoque para terceiros, sem qualquer tipo de processamento. A venda efetuada pelo setor de vendas da empresa e repassada atravs de uma Ordem de Venda (OV) para o almoxarife. Ento, o material separado e embalado conforme todas as especificaes do pedido. Aps isso, todo o pedido levado at a rea de expedio do almoxarifado (ANEXO D - Fluxograma 4). 4. Proposta de arranjo fsico A metodologia adotada foi elaborada a partir de pesquisas bibliogrficas na rea, juntando diversos princpios bsicos que podem ser seguidos como forma de facilitar o sucesso do novo layout. Vale salientar que o estudo procurou a mxima adaptao e entendimento entre a problemtica - o caso estudado - e a teoria. Segundo Viana (1998 apud FRANA et al, 2006, p. 2) o layout a disposio de homens, mquinas e materiais; a integrao do fluxo de materiais, da operao dos equipamentos de movimentao, combinados com as caractersticas que conferem maior produtividade ao elemento humano; isto para que a armazenagem de determinado produto se processe dentro do padro mximo de economia. Ou seja, o arranjo fsico ou layout o planejamento do espao fsico a ser ocupado e utilizado pela organizao. Na verdade ele a disposio fsica dos equipamentos, pessoas e materiais, de maneira mais adequada ao processo produtivo. Do mesmo modo, o layout de um almoxarifado visa atender estes requisitos. Para Chiavenato (2005), o sucesso do novo layout depende fundamentalmente de: O espao e arranjo fsico (layout) do almoxarifado; Disposio dos materiais;

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Corredores; Portas de acesso; Empilhamento ou prateleiras. Um dos pontos mais importantes na elaborao de um layout de um almoxarifado o quanto de espao fsico a empresa ir destinar para tal. Um produto que trabalha sob a forma de pedido Just-in-time, por exemplo, requer, na maioria das vezes, menor espao alocado para o seu estoque. Logo, deduz-se que para cada tipo de processo, um novo modelo de almoxarifado requerido, conforme suas necessidades. Segundo Chiavenato (2005), um arranjo fsico tem os seguintes objetivos: Integrar mquinas, pessoas e materiais para possibilitar uma produo eficiente; Reduzir transportes e movimentos de materiais; Permitir um fluxo regular de materiais e produtos ao longo do processo produtivo, evitando gargalos de produo; Proporcionar utilizao eficiente do espao ocupado; Facilitar e melhorar as condies de trabalho; Permitir flexibilidade, a fim de atender possveis mudanas. Portanto, o espao de um almoxarifado deve ser planejado e estabelecido para que se possa tirar o mximo proveito de sua rea total. Entretanto, algumas situaes devem ser consideradas. Na elaborao de um layout de um almoxarifado, o espao vertical tambm deve ser considerado, uma vez que estantes e pilhas sero usadas. Assim, a resistncia dos materiais que sofrero empilhamento, a resistncia do piso e do pavimento e os equipamentos disponveis para o empilhamento devem ser considerados. O uso sem critrios do espao vertical poder se tornar um problema futuro no almoxarifado. Segundo Bowersox (2004), se forem utilizados paletes, o primeiro passo seria determinar o tamanho adequado. Um palete com dimenses fora do padro pode ser til para produtos especiais. Contudo, sempre que possvel, paletes de tamanho padro devem ser utilizados em todo o almoxarifado. Com relao ao posicionamento, a prtica mais comum em 90 graus, ou quadrado. O posicionamento quadrado amplamente usado em razo da facilidade de layout. Posicionamento quadrado significa que os paletes esto posicionados perpendicularmente aos corredores. Ao se planejar um almoxarifado, outro aspecto a ser considerado que, provavelmente, muitas pessoas circularo pelo ambiente. Portanto, ao se programar o layout do almoxarifado deve-se levar em considerao alguns itens importantes, tais como: O tipo de transporte empregado dentro do almoxarifado, tendo em vista que a carga e descarga dos materiais devem ser feitas de forma segura e gil; As entradas e as sadas dos materiais no devem possuir bloqueios e devem ser compatveis com as dimenses dos produtos em circulao; A altura da rea deve ser compatvel com o tipo de produto a ser estocado,

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assim como as portas de entrada e sada; O pavimento deve ser projetado a fim de suportar empilhamentos e/ou o peso dos materiais estocados; A largura, o comprimento, a altura, o volume, etc. dos materiais que sero transportados em veculos so fatores importantes que devero compor o planejamento do Layout do almoxarifado; Estruturar o trnsito interno dos veculos dentro do almoxarifado, levando-se em conta suas dimenses, tamanho dos produtos e circulao interna. Com relao disposio dos materiais, devem-se considerar, obviamente, quais os materiais ou mercadorias de maior sada do depsito ou almoxarifado. Sugere-se que tais mercadorias ou materiais devam ser armazenados nas imediaes da sada ou expedio, a fim de facilitar o manuseio. Sugere-se, tambm, que o mesmo deve ser feito com relao aos itens de grande peso e volume, enquanto os de rara sada devem ser armazenados ao fundo do almoxarifado. O esquema abaixo sugere uma das formas de arranjo para almoxarifados quadrados ou retangulares.SADA MATERIAL DE SADA FREQUENTE

MATERIAL DE SADA RARA

FIGURA 1. Arranjo para almoxarifados quadrados ou retangulares. Fonte: Autoria prpria.

ENTRADA

As passagens dos corredores devem ser retas e no devem conter obstrues causadas por empilhamento de materiais ou colunas, de forma a permitir a direta comunicao entre as portas e todos os setores do almoxarifado, que devem estar devidamente identificados e divididos por critrios de convenincia (cores, nmeros, etc.). A largura dos corredores determinada em funo dos equipamentos de manuseio e movimentao dos materiais. Normas de instalaes de combate a incndios e de iluminao devem ser seguidas e aconselha-se que entre os materiais e as paredes dos edifcios devam existir passagens de pelo menos 60 cm. Quanto maior a quantidade de corredores, tanto maior ser a facilidade de acesso e, em contrapartida, tanto menor o espao disponvel para o armazenamento. As portas de acesso ao almoxarifado devem permitir o livre fluxo das pessoas e dos equipamentos de manuseio e movimentao dos materiais. Para dimension-las, deve-se previamente dimensionar o que ir passar por elas. A posio das portas de acesso do setor dentro da organizao dever levar em conta o descarregamento dos materiais e para onde, de fato, os materiais iro aps sair do estoque. No quesito de empilhamentos e prateleiras, dever-se- levar em considerao o peso dos materiais e as limitaes dos equipamentos de elevao. Igualmente aos corredores, restries quanto iluminao e combate a incndio tambm devero ser consideradas.

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Cabe lembrar que a opinio dos responsveis diretos pela operao de cada departamento ou subrea, nesse passo, de extrema importncia na definio de detalhes essenciais das propostas. Deixar de fora pessoas realmente envolvidas no processo um erro que poder levar a um arranjo pouco operacional ou a uma instalao que no funcionar eficientemente. 5. Codificao dos componentes Uma forma de organizar, localizar e controlar os materiais de um almoxarifado codific-los. Para grandes estoques, onde a quantidade de itens muito grande, torna-se quase impossvel identificar todos eles por seu respectivo nome, logo deve-se classificar tais itens. Para facilitar a classificao, uma linha lgica e racional deve ser seguida. Segundo Chiavenato (2005, p. 129), d-se o nome classificao de itens ao processo de catalogao, simplificao, especificao, normalizao, padronizao e codificao de todos os materiais que compem o estoque da empresa. Catalogar significa relacionar todos os itens existentes de modo a no omitir nenhum deles. Simplificar denota reduzir a grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. Especificar tem como objetivo detalhar um item, como suas medidas, formato, tamanho, peso, etc. Aps isso feita a normalizao, ou seja, especificar a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicaes. E, para padronizar, estabelecido idnticos padres de pesos, medidas, formatos para os materiais de modo que no existam muitas variaes entre eles. Assim, todas essas atividades constituem os diferentes passos rumo classificao. A partir da classificao pode-se codificar os materiais. As formas mais utilizadas de codificao so: o cdigo alfabtico, numrico e alfanumrico. O sistema numrico o mais utilizado nas empresas devido sua simplicidade, facilidade de informaes e ilimitado nmero de itens que consegue abranger. comumente denominado sistema decimal, porque as informaes bsicas so fornecidas por meio de vrios conjuntos de dois nmeros. Basicamente, a primeira dezena classifica as principais classes de materiais. A segunda dezena classifica os principais grupos de materiais em cada classe representada pela primeira dezena. J a terceira dezena representa a codificao individualizadora (separar por marcas, por exemplo). Caso seja necessrio, a quarta dezena representa a codificao definidora. Ficando o cdigo com o seguinte aspecto.

FIGURA 2 Sistema numrico de codificao dos materiais. Fonte: Chiavenato (2005)

O sistema decimal permite uma enorme amplitude de variaes, pois pode ser subdividido em classes, grupos, subclasses e subgrupos conforme as necessidades de cada

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empresa. De um modo geral, a codificao deve substituir o nome do material em todos os documentos da empresa, principalmente nas RMs (Requisies de Material). 6. Endereamento dos componentes 6.1 Mtodo ABC Para utilizar esse mtodo so seguidos os seguintes passos: 1) Relacionar todos os itens do estoque; 2) Levantar a demanda do item pode ser quinzenal, mensal, anual, etc.; 3) Levantar o custo unitrio dos itens; 4) Multiplicar o custo pela demanda de cada item (demanda valorizada); 5) Relacionar os itens em ordem decrescente de resultado; 6) Verificar o valor total de demanda valorizada, e o percentual de cada item em realao ao total. 7) Classificar os itens em A, B e C. CLASSIFICAO DOS MATERIAIS I) Itens A: correspondem, em mdia, de 10% a 20% dos itens do estoque e possuem demanda valorizada correspondente de 60% a 80% do total; II) Itens C: correspondem, em mdia, de 80% a 90% dos itens do estoque e possuem demanda valorizada correspondente de 60% a 80% do total; III) Itens B: por excluso, correspondem aos itens intermedirios. 6.2 Mtodo PQR Para fazer a classificao PQR, so seguidos os seguintes passos. 1) Relacionar todos os itens do estoque; 2) Levantar a freqncia de movimentao dos itens, em funo do tempo a movimentao pode ser diria, semanal, mensal e anual; 3) Classificar os itens ( em P, Q e R) de acordo com a movimentao. CLASSIFICAO DOS MATERIAIS I) Classe P: Elevada freqncia de movimentao (geralmente, ao menos uma vez por dia); II) Classe Q: Frequncia menor que uma movimentao ao dia, mas ao menos uma por ms; III) Classe R: menos de uma movimentao por ms. 7. Proposta Aps realizar o levantamento das informaes em relao ao layout utilizado pela empresa em questo e aos servios prestados pelo almoxarifado, foi elaborada uma proposta de arranjo fsico do almoxarifado. Para isso, tambm foi levado em considerao a diviso da empresa em duas reas de negcios (denominadas genericamente de Negcio A e Negcio B).

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A proposta est detalhada conforme explicitado no ANEXO E Proposta de Layout. A disposio dos materiais nas prateleiras ser abordada de forma que, o ambiente do setor seja dividido em cinco reas distintas. Para melhor indicar a disposio dos materiais e instalaes, a rea do almoxarifado foi dividida em cores: A rea LARANJA compreende as prateleiras onde sero alocados, preferencialmente, os materiais correspondentes ao ramo de Negcio B. A rea VERDE ser destinada para os componentes a serem processados do Negcio A. J a rea AZUL tambm ser para componentes ainda no processados do Negcio A, porm com dimenses maiores. A rea VERMELHA tem como objetivo armazenar produtos/componentes j processados e, tambm, a serem vendidos para terceiros, tais como as bobinas. Um modelo de prateleira foi elaborado para suportar a estocagem de pedestais para maximizar a utilizao do espao, facilitando tambm o manuseio do componente. Essa prateleira est indicada pela cor AMARELO. Com o propsito de harmonizar o ambiente de trabalho do almoxarifado, foi alocado um espao de 12m2 denominado depsito (rea CINZA), com o intuito de armazenar produtos acabados de maior porte e tambm componentes, tais como bases e monitores. Esse espao reservado tambm visa segurana para produtos com maior valor financeiro, podendo haver tranca nas portas do depsito. No ambiente que o almoxarife realiza suas atividades, como separao/contagem e acesso ao sistema de gerenciamento de estoques, foi elaborado, como forma de sugesto, um mvel de escritrio e de bancada (rea ROSA). Esse mvel tem uma abertura em forma de meio crculo para ampliar o acesso a toda bancada superior. Tambm foram colocadas gavetas para uso do almoxarife, conforme solicitado pelo mesmo no questionrio. Esse ambiente tambm possui um dispositivo de som que acionado na sada de materiais B. Essa sada foi criada com o intuito de facilitar a retirada de materiais dos diversos setores e a prpria comunicao com o pessoal da produo. 7.1 Localizao dos materiais Para facilitar a localizao dos materiais dentro do almoxarifado, sugere-se uma codificao para as prateleiras exemplificada na figura abaixo. Fileira 1 Andar 1 Andar 2 Andar 3 Andar 4 Localizao: ESTANTE H Fileira 2 Fileira 3 Fileira 4

x H 2.3

FIGURA 3 Exemplo para localizao de materiais nas estantes. Fonte: Autoria Prpria

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Primeiramente, a estante identificada, no caso do exemplo, foi escolhida a estante H. Logo aps, definido a fileira e o andar do item. Segundo o exemplo, o item est localizado em H 2.3. 8. Concluso A importncia da administrao de materiais para a sobrevivncia de uma empresa no mercado notria. Com a crescente globalizao, preciso que as empresas se preocupem em se modernizar, diminuir custos, e produzir com o mximo de eficincia e eficcia. Dentro deste contexto, a administrao de materiais uma ferramenta importante para a instituio alcanar seus objetivos. Todavia, muitas organizaes ainda no perceberam tal importncia ou no do o devido valor a tal rea do setor produtivo, enxergando, deste modo, tal atividade como um fator secundrio dentro dos seus planejamentos. Chiavenato (2005) comenta que o armazenamento dos materiais funciona como um bolso capaz de suprir as necessidades da produo. Por outro lado, o armazenamento de produtos acabados tambm funciona como um bolso que supre s necessidades de vendas da empresa. Logo, controlar de modo correto estes bolses afeta diretamente o equilbrio da empresa, pois, armazenando materiais e produtos acabados de forma certa, as incertezas quanto s entradas de insumos e as incertezas quantos s sadas de produtos acabados so amortecidas. Por conseguinte, seguir uma metodologia que auxilie a organizao deste setor se torna uma arma quase que vital para a organizao. Procurar conhecer os problemas e a situao atual da empresa e de seu almoxarifado o inicio da resoluo dos mesmos ou o inicio de um aprimoramento de uma rea j organizada. Nesse sentido, o trabalho teve como intuito apresentar uma metodologia para otimizao da distribuio dos materiais e estudo e elaborao de uma proposta do novo Layout para almoxarifado. A proposta deu-se atravs da observao sistemtica do funcionamento do setor, anlise do espao fsico, utilizao e caracterizao dos materiais estocados, propondo um novo arranjo fsico e distribuio dos materiais. Com essa proposta, espera-se organizar o setor de forma que o espao utilizado seja otimizado, que a segurana seja aumentada tanto para os colaboradores que ali trabalham como tambm para os bens estocados, que o transporte em seu interior seja facilitado e que o processo de localizao dos materiais solicitados seja agilizado. Referncias BOWERSOX, Donald J.; CLOSS, David J.; COOPER, M. Bixby. Gesto logistica de cadeias de suprimentos. Porto Alegre: Editora Bookman, 2007. CHIAVENATO, Idalberto. Administrao de materiais: uma abordagem introdutria. Rio de Janeiro: Editora Campus, 2005. FRANA, Vilciane de Oliveira. & FREITAS, Felipe Fonseca Tavares de. & NASCIMENTO, Kelly Sales Corra do. & PELAES, Thiago Souza. Otimizao das operaes de Movimentao e armazenagem de materiais atravs de rearranjo fsico: uma proposta de melhoria para um almoxarifado da esfera pblica. XXVI ENEGEP, artigo aceito em 2006 para publicao, aguarda impresso. SANTOS, Gerson dos. Gesto de Almoxarifados. Florianpolis: Editora Arth e mdia, 2001. TOLEDO JR, Bueno de. Layout Arranjo Fsico. 5. ed. Mogi das Cruzes: Editora Itys-Fides, 1988.

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VIANA, Joo Jos. Administrao de materiais: uma abordagem logstica. So Paulo: Atlas, 1998. ANEXO A Fluxograma 1

ANEXO B Fluxograma 2

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ANEXO C Fluxograma 3

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ANEXO D Fluxograma 4

ANEXO E Proposta de layout

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