Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
AS SEMELHANÇAS ENTRE A GESTÃO DE DOCUMENTOS E A
FERRAMENTA DE QUALIDADE 5S
Por: Daniel Gorita de Lima
Orientador
Profª Mestre Fabiane Muniz
Rio de Janeiro
2007
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
2
AS SEMELHANÇAS ENTRE A GESTÃO DE DOCUMENTOS E A
FERRAMENTA DE QUALIDADE 5S
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como requisito parcial para
obtenção do grau de especialista em Administração
da Qualidade
Por: Daniel Gorita de Lima
3
AGRADECIMENTOS
Aos amigos e parentes e todos os
professores do curso,
4
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho a todos os colegas
de turma, que durante o transcorres do
estávamos sempre unidos.
5
RESUMO
Neste trabalho propomos apresentar o que entendemos sobre a
Arquivística e suas características, desde sua origem até os dias atuais,
procurando também apresentar o que consideramos por informação
Arquivística. Como também a apresentar e mostrar a origem da ferramenta da
qualidade chamada de 5S, como surgiu, o a que se aplica suas vantagens.
Outro ponto deste trabalho foi mostrar a aplicação da ferramenta junto
ao arquivo, e como as metodologias têm em comum, e que trabalhando em
conjunto, os benefícios seriam extremamente gratificantes para as empresas e
instituições.
6
METODOLOGIA
A fonte de pesquisa foi feita a partir de artigos, publicações, editoriais e
livros que contextualizem o tema dentro do debate teórico existente, abordando
os principais conceitos, e estudos antecedentes, através de diálogos com os
autores para o surgimento de novas idéias durante o período de levantamento
bibliográfico. Após todo o período de levantamento, foi feita uma avaliação e
uma revisão de bibliografia, e após esta fase, foi realizada uma análise do
material coletado, para posterior redação do trabalho final.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - A HISTÓRIA DA FORMAÇÃO DO SISTEMA DE
INFORMAÇÃO – ARQUIVO 9
CAPITULO II – A HISTÓRIA DA ORIGEM E EVOLUÇÃO DO MÉTODO 5S 20
CAPITULO III – MÉTODO 5S APLICADO NO SISTEMA DE
NFORMAÇÃO – ARQUIVO. 24
CONCLUSÃO 31
BIBLIOGRAFIA 33
INDICE 36
FOLHA DE AVALIAÇÃO 37
8
INTRODUÇÃO
Esta monografia tem como tema o estudo da possível relação entre a
Arquivo e o modelo de qualidade 5 “S”. È um estudo baseado nas obras da
área da qualidade e da Arquivística pós custodial.
Pois, durante o período de pos graduação acadêmica alguns
questionamentos surgiram com relação ao objeto da Arquivística (os Arquivos)
e a ferramenta da qualidade 5S.
O tema abrange as questões que envolvem a área de documentação,
onde possuem características em comum com o um modelo de aplicação 5S.
A questão central é há possibilidade de estabelecermos semelhanças
entre a área de gestão de documentos, (voltado para a Arquivística) e o Cinco
Sensos.
A problemática estaria envolvida na relação e aplicação do 5 “S” no
Arquivo, e a relação entre a dos modelos. E Através desta ferramenta de
qualidade, seria possível compreender melhor a idéia de “sistema” aplicado
aos Arquivos, e também quais seriam os seus benefícios.
Estas são algumas das indagações que estarão presentes no
transcorrer na monografia.
Propomos salientar a particularidade de ambiente de Arquivo e o como
isso pode afetar a implantação do Método 5S.
v Propor aplicação de 5S no Arquivo;
v Identificar possíveis semelhanças;
v Características em comum;
v Aplicabilidade dos 5 sensos;
Portanto, o fator principal deste trabalho é estabelecer uma possível ligação da
Arquivística enquanto “Sistema de informação” com a teoria de 5S. Este
estudo será feito através de material bibliográfico, e sem pesquisa de campo.
9
CAPÍTULO I
A HISTÓRIA DA FORMAÇÃO DO SISTEMA DE
INFORMAÇÃO – ARQUIVO
1. ARQUIVÍSTICA CLÁSSICA
A origem do Arquivo, entendido como um conjunto orgânico de
informação social, confunde-se com o próprio surgimento da escrita, o que
demonstra a idéia de que eles sempre foram encarados como bases e veículos
de informação.
Os primeiros Arquivos já reúnem ingredientes que vieram a se tornar
clássicos e hoje são ainda assumidos pela disciplina Arquivística, como por
exemplo a: estrutura orgânica coerente em correspondência com as funções e
com a atividade das instituições; as regras de controle eficazes, como forma de
garantir a identidade e a autenticidade dos documentos; e valor como
testemunho e como instrumento de informação.
A prática destas funções já ocorria nas civilizações pré-clássicas, mas
assentava-se em princípios intuitivamente assumidos. O desenvolvimento da
administração e da jurisprudência, bem como a afirmação da cultura greco-
latina, permitiram avanços muito significativos no domínio da organização
arquivística.
Na transição do Mundo Antigo para a Idade Média deu-se a
formalização do conceito e a vulgarização do termo Arquivo. Foi então que se
começou a tomar consciência das diferenças que o separam de outros
sistemas de informação, como o das Bibliotecas e dos Museus (sistemas
abertos).
Desde muito cedo, a instabilidade política e social levou à mutilação e à
transferência de Arquivos para diversos lugares, conduzindo a uma quebra da
estrutura sistêmica original. A migração de Arquivos deu-se, em parte, pelo
10
reconhecimento da sua importância estratégica, como meio de informação e
como um produto/recurso das sociedades.
Uma perspectiva mais abrangente foi, aos poucos, surgindo a respeito
do papel que os Arquivos representam na sociedade, ou seja, o Arquivo
considerado fundamental para a "memória". O chamado "valor secundário" dos
documentos.
A evolução do sistema administrativo contribuiu também para a
instabilidade dos Arquivos. No século XIV, aparecem os Arquivos da
administração para garantir a autenticidade dos documentos e elaborar as
"memórias" dos seus detentores.
Uma das conseqüências desta nova curiosidade pelos Arquivos foi o
desvio das classificações metódicas de bases intelectuais, que deixaram até
hoje uma marca profunda, sobretudo, na Arquivística francesa e suas
emulações, devido à preferência pela ordenação cronológica dos documentos,
sem atender ao seu contexto. Com a Revolução Francesa formalizou-se, pela
primeira vez, o propósito de liberalização do acesso dos Arquivos à população.
Em princípio levou um certo tempo a consolidar-se, mas torna-se significativo o
fato de o Arquivo Central do Estado tem de ser entendido como o Arquivo da
Nação. A criação de um órgão nacional, especificadamente voltado para a
superintendência dos Arquivos, foi outro importante contributo da Revolução
Francesa.
A política "concentracionista" do novo regime teve, porém,
conseqüências desastrosas ao promover incorporações em massa, mas houve
um problema que foi não respeitar a ordem original dos documentos, a sua
orgânica original.
A desorganização instaurada pelas reclassificações provocou um
inevitável alarme e fez com que o repusessem a ordem nos Arquivos
departamentais e comunais da França. Pela primeira vez, se consagrou, a
título oficial, o "princípio do respeito pelos fundos", o qual tem sido considerado
como o fundamento clássico da Arquivística. No entanto, os resultados não
11
foram de início tão efetivos como seria de se esperar, logo que veio a ser
adotada esta solução. O "fundo" era considerado uma entidade indivisível, mas
a sua ordem interna ficava sujeita a critérios alheios à respectiva organicidade.
A constatação desta incongruência levou a que em 1867, na Itália,
fosse, defendido também, o respeito pela ordem original, ou seja, a
preservação dos critérios organizativos praticados pela entidade produtora.
Cabendo assim a entidade produtora, gerir, coordenar e planejar as atividades
do Arquivo.
O século XIX caracterizou-se pela ocorrência de novas deturpações
sobre a função dos Arquivos e os respectivos critérios de organização. Por
influência conjugada das correntes positivistas e historicistas, os Arquivos
foram configurados para uma posição instrumental relativamente à Paleografia
e à Diplomática, transformando a Arquivística também numa disciplina auxiliar
da História.
Os Arquivos passaram, muitas vezes, a serem geridos por homens sem
formação administrativa, que, ativamente, provocaram a desagregação de
muitos acervos documentais. Começou, então, a acentuar-se o caráter
discriminatório do valor dos documentos de interesse histórico e, para além
disto, o desenvolvimento dos Arquivos destinados a incorporar esse tipo de
documentos fez com que crescessem, de forma artificial, os serviços
especializados, cuja exclusiva função passou a ser a de preservar e tornar
acessível à documentação que custodiam, num crescente e nocivo
afastamento das administrações produtoras.
O Arquivo como objeto de estudo da Arquivística surgiu com a edição do
manual holandês, em 1898, da autoria de S. Muller, J. H. Feith e R. Fruin,
marcou o início de um novo período, em que o predomínio da técnica se
afirmou definitivamente, libertando a teoria e a prática dos Arquivos da
dependência direta dos paradigmas historiográficos.
A individualidade da disciplina arquivística não foi, porém, logo
compreendida em determinados meios ligados à aplicação das novas técnicas
12
documentais. Em conseqüência disso, assistiu-se a diversas tentativas de
aplicação, aos Arquivos, de classificações temáticas de estrutura decimal. A
emergência dos chamados "Arquivos temáticos".
No período entre as guerras, a Arquivística descritiva, desenvolvida em
torno da noção instrumental e incorporacionista de "fundo", começou a dar
espaço a outro tipo de preocupação, nomeadamente ao nível da gestão de
Arquivos e da cooperação. O problema das eliminações tornou-se, também,
um tema emergente ao longo destes períodos, devido ao considerável
aumento da produção documental.
O chamado "pré-Arquivo", por exemplo, é uma eloqüente prova da
confusão que se instalou na conceitualização operatória de Arquivo, refletindo
na documentação arquivística, por meio de atitude estática, subsidiária do
positivismo histórico.
Nos Estados Unidos, por razões de ordem pragmática, apareceu o
conceito operatório de "record group" (registro de documentos) e a atividade
profissional do "record management" (Administrador de Documentos). Em tal
quadro "institucionalizante", a gestão documental começou a afirmar-se como
nova área disciplinar, num estreito vinculo com a Administração, e uma certa
rejeição pela "Arquivística, disciplina histórica" e num perigoso corte
epistemológico entre diacronia e sincronia da informação social.
O nascimento do Conselho Internacional de Arquivos (C.I.A.), em 1950,
permitiu um debate mais alargado sobre os fundamentos da disciplina. A
separação que se estabeleceu entre records e archives, sobretudo na tradição
cultural anglo-saxónica, acabou por gerar, forçosamente, novas preocupações
de caráter teórico.
Só em 1961, foi intuída, por Aurélio Tanodi, a necessidade de definir o
objeto e o método da "Arquivologia", para significar a elevação possível à
categoria de ciência.
13
Nos anos 70, houve importantes contribuições para o aprofundamento
de matérias teóricas, em especial para a promoção científica da disciplina.
Estiveram, neste caso, diversos ensaios sobre a noção de "fundo", e
recuperação da perspectiva integração do conceito de Arquivo e o papel da
informação no contexto dos Arquivos.
Na Arquivística anglo-saxónica surgiram, também, sinais de alguma
contestação dos critérios que tinham levado à dicotomia entre "records" e
"archives".
A partir dos anos 80 em diante, a nova revolução tecnológica e social
caminha, pela evolução que está para ocorrer, sobretudo, no domínio do
audiovisual e da informática, forçando a emergência de uma situação
transitória, anunciadora de um novo ciclo (renovação tecnológica e sua rápida
obsolescência), cabendo a algumas disciplinas, como a Arquivística, relacionar
o fenômeno social da informação com a forma de registro e armazenamento.
A percepção do impasse e do salto epistemológico, que afetam, o
conhecimento empírico construído em torno de tal fenômeno, não é ainda
partilhada por muitos "cientistas da informação", porque não é ainda muito
nítida a fundamentação epistemológica das suas respectivas ciências e, em
especial, das até agora chamadas "ciências documentais".,
(MALHEIRO, Sem data, p.23-24)
14
1.2 ARQUIVÍSTICA PÓS-CUSTODIAL
Após a crise do modelo de Arquivística clássica que estava somente
voltada para a história e a memória, ocorreu que o modelo da Arquivística
tradicional entrou em crise por força do envolvimento da sociedade pelo
fenômeno da informação que, em simbiose com a tecnologia digital, veio
causar a noção de estática de documento como conceito operatório e como
objeto de conhecimento e determinou a entrada dos Arquivos na chamada “era
pós-custodial”. (MALHEIRO 2003, p.79-99).
A arquivística pós-custodial surge no Canadá no início da década de 90.
Segundo o dicionário de termos arquivísticos do Arquivo Nacional (1992),
Arquivística seria princípios e técnicas a serem observadas na produção,
organizações, guarda, preservação e utilização dos Arquivos.
Para Jardim (1990-1995, p.04), Arquivística diria respeito a princípios e
técnicas pelos quais se “administram” os Arquivos e o conhecimento da
Arquivística.
Malheiro (2003, p.03), afirma que os paradigmas emergentes da
Arquivística, que designamos por “cientifico-informacional”, situam-a como
disciplina aplicada na área da ciência da informação, sendo no âmbito desta
jovem ciência, Arquivística, deve ser repensada e (re) construída, sob pena de
não conseguir vencer o empirismo e estatuo de disciplina técnica que a tem
caracterizado. Nesta perspectiva, o objeto “Documento” dá lugar a objeto
“Informação”.
Para Malheiro (2002, p.214), em sua definição do que compreendemos
por Arquivística pós-custodial seria,
Arquivística é uma ciência de informação social, que
estuda os arquivos (sistemas de informação (semi-)
fechados) , que na sua estruturação interna e na sua
dinâmica própria, quer na sua interação com os outros
15
sistemas correlativos que coexistam no contexto
envolvente.
A Arquivística, que estudaria os sistemas de informação, seria, uma
ciência. Sendo a Arquivística capaz de desenvolver serviços e produtos, que
trabalham nada menos que numa estruturação sistêmica, holística, que segue
profundos padrões de investigação, evitando ao máximo a subjetividade e a
intervenção na descrição dos fatos, isto se deve há modelos e métodos
rígidos. E tendo como uma de suas premissas centrais a busca da
interdisciplinaridade, que consiste no fato de incorporar os resultados de várias
disciplinas, como a Comunicação, Filosofia, Informática, Biblioteconomia,
tomando-lhes de empréstimo esquemas de análise, para integração das
disciplinas, mas depois de havê-los comparado e julgado. (PINHEIRO,1995,
p.42-53).
Com isso, entendemos que a Arquivística pode ser uma disciplina que
busca a junção de várias ferramentas para construção do pensamento dentro
de uma abordagem sistêmica seguindo estão de modo transdisciplinar e
interdisciplinar.
Arquivística promoveria uma reflexão sobre o momento presente, no
qual diferentes formas de pensar e compreender o "todo" (funcionamento geral
de um sistema), estão nascendo a partir de uma mentalidade mais
interdisciplinar. Sendo importante para os cientistas da informação estarem
envolvidos com o avanço da tecnologia e do conhecimento diversificado.
Conhecimento este, aplicado através da formação do pensamento sistêmico
para a otimização do acesso e uso da informação e do conhecimento.
16
Figura 1.
Arquivística
SOCIEDADE
condições políticas, técnicas, econômicas, culturais, etc
ação humana
Interdisciplinaridade
transdisciplinaridade Biblioteconomia
Sistemas de Informação
DIAGRAMA DO PAPEL DA ARQUIVISTICA NA CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
Ciências da Administração e Gestão
Ciências da comunicação
INFOMAÇÃO SOCIAL
Informática Computação Electrónica História
Sociologia Património Cultural Museologia
Psicologia Cognitiva Linguística Semiótica
Física
Química e outras ciêmcias naturais apl. aos suportes
OBJECTO MATERIAL
Esta visão sistêmica da Arquivística pós-custodial é verificada e
visualizada, por intermédio da Figura 1, baseado no diagrama do campo
científico da ciência da informação (MALHEIRO 2002, p. 80), onde remete a
Arquivística como parte integrante da ciência da informação. A intenção desta
figura é demonstra as relações interdisciplinares e transdisciplinares da
Arquivística com as ciências da informação, possibilitando também à
visualização do objeto (informação social /Arquivística) e objetivo (atender a
sociedade).
17
1.3 REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Ao falar sobre a representação da informação, Malheiro (2002 p.26)
menciona que o termo informação esta sendo usado de modo impreciso e sem
especificidade, quanto ao seu significado. Apesar de existirem várias
definições para informação, elas são insuficientes do ponto de vista
epistemológico.
Para este autor, a representação da “informação” deve-se ao fato do
termo adquirir caráter de “substância”, ou seja, suscetível de ser movimentada,
transferida, manipulada e utilizada, muitas vezes com vista à satisfação de
uma necessidade psicológica. Assim, esta “substância” deveria ter a existência
material e conseqüentemente, teria de ser depositada sobre algo maleável, em
um suporte físico. E a representação deve ser feita através de símbolos, seja
ele oral ou escrito e que faça parte de algum grupo social que a use, tenha um
significado.
O recurso mais comum é a lingüística como forma de troca de
informação e a capacidade de transmissão e de fixação dessa informação
através da memória. Segundo Malheiro et all informação é:
Informação social o conjunto estruturado de
representações codificadas (símbolos, significantes)
socialmente contextualizadas e passíveis de serem
registradas em qualquer suporte material (papel, filme,
disco magnético, óptico, etc.) e/ou comunicadas em
tempos e espaços diferentes. (RIBEIRO 2003, p.20-24).
Segundo Ribeiro (2003) a definição proposta por Malheiro situa a
informação entre a dimensão psicossomática do ser humano onde se
inscrevem o conhecimento, a inteligência, a memória, as emoções, e a
comunicação social, ao mesmo tempo em que realça o papel do código (a
língua, os gestos, os números, as imagens...) como elemento constitutivo
essencial. As representações mentais e afetivas carecem de um código
passível de ser perpetuado pelo registro em um suporte material externo e
18
transmissível em tempos e espaços diversos. O código pode, ser falado, mas
consolida-se e intensifica-se se for escrito.
1.4 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
O que entendemos por informação voltada para a Arquivística seria:
conjunto estruturado de representações mentais
codificadas (símbolos significantes) socialmente
contextualizadas e passíveis de serem registradas num
qualquer suporte material (papel, filme, banda magnética,
disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma
assíncrona e multi-direcionada. (MALHEIRO, 2002 p.37)
Esta definição, por si só, é insuficiente para a caracterização da
informação como objeto, devendo ser complementada com uma apresentação
de diferentes propriedades e atributos, devido a:
Estruturação pela ação (humana e social) – o cato individual e /ou
coletivo funda e modela estruturalmente a informação;
Integração dinâmica – o ato informacional está implicado ou resulta
sempre tanto das condições e circunstâncias internas, como das externas do
sujeito da ação;
Preanuncia – enunciação (máxima ou mínima) do sentido ativo, ou
seja, da ação fundadora e modeladora da informação;
Quantificação – a codificação lingüística, numérica ou gráfica é
valorável ou mensurável quantitativamente;
Reprodutividade – a informação é reprodutível sem limites,
possibilitando a subseqüente retenção/memorização; e
Transmissibilidade – a (re) produção informacional é potencialmente
transmissível ou comunicável. (MALHEIRO 2002, p.42)
Estes elementos caracterizadores da Informação – (fenômeno humano
e social) seria o processo dinâmico pelo qual se orienta à comunicação, e
aliados à definição de informação Arquivística apresentada acima, constituem,
em síntese, as bases mínimas e fundamentais para o discurso científico sobre
aquilo que consideramos ser o objeto de estudo de uma área teórico -prática
19
em consolidação, que determina competências profissionais em conformidade
com a respectiva fundamentação teórica e com as exigências do desempenho
profissional. Isto seria, portanto a forma como é colocado e o que entendemos
por informação Arquivística, sendo parte integrante do “Arquivo”, que é o objeto
da Arquivística pós-custodial.
20
CAPÍTULO II
A HISTÓRIA DA ORIGEM E EVOLUÇÃO DO MÉTODO 5S
2.0 O PROGRAMA 5 S
O Programa 5 S é um instrumento poderoso, e faz parte do
Gerenciamento do Crescimento do Ser Humano. É um dos mais importantes
instrumentos porque prepara o ambiente para a implantação das demais
etapas. A idéia iniciou nos EUA em 1950 com o nome de House-keeping, e
consolidou-se no Japão com o nome de 5 S, em 1960.
O Programa 5 S tem caráter universal, podendo ser aplicado em todas
as organizações públicas e privadas, envolvidas ou não em programas mais
abrangentes da Qualidade e Produtividade. De uma forma organizada, ele
propõe mudanças de hábitos e de comportamento, buscando sempre
aumentar a qualidade de vida na empresa.
Segundo João Martins da Silva (2000),
"O 5 S é profundo, pois pode mudar a percepção das pessoas
em relação ao significado do trabalho e do que seja qualidade
de vida. É fácil de começar, difícil de manter mas, sobretudo, é
altamente mobilizador do potencial humano nas organizações."
Organização é um processo vivo, dinâmico, à medida que a situação
mudar, também mudam suas necessidades. Não importam as adaptações e
mudanças, os princípios básicos de organização e do 5S permanecerão os
mesmos.
O maior objetivo do 5 S é proporcionar um ambiente de trabalho limpo e
organizado, sem o qual será impossível diagnosticar e solucionar problemas
que possibilitem a melhoria das condições de trabalho, bem como dos bens e
serviços oferecidos pela organização. Ele se ocupa inicialmente da melhor
21
organização dos móveis, objetos, arquivos, ferramentas, etc. E, se for bem
entendido e aplicado, estimula o melhor uso das idéias, dos métodos e
comportamento humano. Os seus resultados vão se refletir na própria vida das
pessoas, que passam a apreciar a ordem e a limpeza, com benefícios para a
saúde física e mental. Todos passam a sentir-se melhor nas suas funções,
pois o ambiente de trabalho fica mais agradável, saudável e produtivo.
O entusiasmo que o 5 S desperta é tal, que é muito comum as pessoas
o levarem para dentro de suas próprias casas, onde o gosto pelas coisas
organizadas, pela limpeza e por um ambiente saudável é passado para a
família, num efeito multiplicador de extremo valor e altamente necessário ao
nosso país.
O Método 5S tem seu ponto germinal no meio familiar japonês, pois é
em sua essência um método educativo. Como descreve Campos (1992) o
programa 5S,
"visa mudar amaneira de pensar das pessoas na direção
de um melhor comportamento para toda vida" e a contribuir
para a melhoria da produtividade, qualidade e segurança,
através da mobilização dos funcionários para
comportamento e ações disciplinadas e contínuas".
Como método educativo leva a uma mudança de atitude, tanto no
cotidiano das pessoas quanto em seu desempenho profissional.
O Método 5S, segundo Campos (1992)
“em sua essência uma mudança de conduta, hábitos,
comportamento e que tem de mobilizar toda a empresa, do
presidente aos operários, áreas administrativas, serviços e
manutenção. Necessita ser liderado pela alta administração que
deve servir de modelo, de exemplo e com isso levar à
mobilização de toda a organização em um trabalho de equipe
assimilado por todos.”
O engenheiro japonês, Ishikawa (1986), após uma viagem de estudos
aos Estados Unidos, em 1950, criou a Técnica dos 5S e como suas
22
características são predominantemente domésticas, segundo Marshall-Júnior
(2002) ela passou a ser conhecida também como housekeeping e que "sem
exagero, a aplicação do Método 5S é uma das responsáveis pelo sucesso da
empresa japonesa pós-guerra e pelo ’reerguimento’ do Japão".
Figura II.
Paulo May
OS CINCO SENSOSOS CINCO SENSOS
O programa foi criado no Japão e seus nomes começamcom a letra “S”.
JAPÃO BRASIL
SEIRI ===> SENSO DE UTILIZAÇÃOSEITON ===> SENSO DE ORDENAÇÃOSEISOU ===> SENSO DE LIMPEZASEIKETSU ===> SENSO DE SAÚDESHITSUKE ===> SENSO DE AUTODISCIPLINA
Na figura acima, percebemos visualizamos e identificamos o termo
"Senso" é uma alternativa para evitar as palavras japonesas, de acordo com
Ribeiro (1994),
"Seiri: senso de utilização ou descarte, Seiton: senso de
arrumação, Seiso: senso de limpeza, Seiketsu: senso de
saúde ou higiene e Shitsuke: senso de autodisciplina".
Para Badke (2004), o significado é mais amplo; "o senso significa
exercitar a capacidade de apreciar, julgar e entender. Significa ainda aplicação
correta da razão para julgar ou raciocinar em cada caso particular".
Osada (1992) diz que.
“A fábrica não é um lugar onde se fabricam coisas. É também
onde as pessoas se aprimoram". O 5S é mais que um método
que leva à qualidade total, no Japão é uma filosofia de vida, uma
forma de convivência harmoniosa entre as pessoas e o meio
ambiente.”
23
Quando vamos aplicar o 5 S, não podemos esquecer que os cinco
sensos estão intimamente ligados, sua interligação e interdependência
acontece naturalmente na sua aplicação.
Buscamos sempre evoluir por degraus, aplicamos o primeiro senso, o
segundo e após, o terceiro. Depois buscamos a nossa qualidade de vida,
através do senso de saúde, e a nossa realização pessoal, através do senso de
autodisciplina.
O 5 S é um programa simples. Os primeiros resultados obtidos com a
implantação dos três sensos iniciais impressionam, mas a sua manutenção e
melhoria a longo prazo é extremamente difícil. É necessário o
comprometimento de todos, gerentes e servidores, para a consolidação do
Programa 5 S.
Um programa 5 S bem conduzido deixa a organização em condições
para o trabalho em grupo, porque desperta o zelo pelas coisas bem feitas e a
vontade de melhorar sempre mais. Estão implícitos nos cinco sensos os
seguintes atributos da natureza humana: humildade, confiança, humor,
respeito e solidariedade.
24
CAPITULO III
MÉTODO 5S APLICADO A GESTÃO DE DOCUMENTOS
3.1 VISUALIZAÇÃO DO 5S NO ARQUIVO
Um dos maiores problemas dos países em desenvolvimento é o
desperdício. Mais por inconsciência, incompetência e ignorância do que por má
fé. O Método 5S como método educativo modifica o comportamento das
pessoas fazendo com que tenham uma visão responsável tanto do seu
cotidiano quanto do meio em que vivem. É uma proposta que visa reeducar as
pessoas, recuperar valores, buscar a melhoria no ambiente de trabalho,
aumentar a produtividade, não descuidar da saúde e segurança, modernizando
as organizações, e, acima de tudo, buscar a conscientização das pessoas para
práticas da cidadania.
O principal objetivo de um programa baseado no método 5S é a
manutenção da ordem do seu local de trabalho, de forma que ele permaneça
sempre organizado, arrumado e limpo, sob condições padronizadas e com a
disciplina necessária para que se consiga o melhor desempenho nas
atividades de cada um e, sendo assim desenvolvido, seja levado para dentro
dos lares.
Os 5S são, na verdade de acordo com Osada (1992) "o que fazemos
para garantir que seremos capazes de realizar nossas tarefas com o máximo
de eficiência".
Pode-se afirmar que "os cinco sensos citados constituem um sistema
e, como tal, não faz sentido discutí-los isoladamente" (SILVA, 1994). Desta
forma, contribuem, de forma integrada, para a melhoria dos processos e do
ambiente de trabalho, pois, mais que uma simples ferramenta de
gerenciamento de objetos e espaços, o 5S pode ser encarado como uma
alternativa de postura frente à escassez de recursos materiais e humanos.
Assim, não se pode pensar no 5S deixando de lado o seu aspecto cultural,
25
personificado mais claramente no Shitsuke. Será esta característica que
garantirá sua continuidade, possibilitará a mais ampla irradiação e a
efetividade dos resultados.
Será tratado a seguir o objetivo e a importância de cada um dos
sensos que compõem o Método 5S.
3.1.1 SEIRI – SENSO DE SELEÇÃO, UTILIZAÇÃO, DESCARTE
Este senso vem sendo traduzido de várias formas: descarte, utilidade,
ordenação, separar, eliminar, suprimir. No geral é o que todo mundo faz
quando inicia uma faxina: separa-se o que é necessário do que é
desnecessário e descarta-se o que não serve. A sua aplicação de maneira
responsável traz como benefícios a otimização de espaços, a redução de
custos operacionais, a diminuição do tempo de procura, a melhoria da
comunicação e a agilização do trabalho.
O Seiri pode, também, ser enfocado em um sentido restrito, referindo-
se a:
"Identificação, classificação e remanejamento dos
recursos que não são úteis ao fim desejado em sentido
amplo, refere-se à eliminação de tarefas desnecessárias;
excesso de burocracia e desperdícios de recursos em
geral" (SILVA, 1994).
Seleção ou utilização na linguagem do 5S, de acordo com Osada
(1992), "significa distinguir o necessário do desnecessário, tomar as decisões
difíceis e implementar o gerenciamento pela estratificação, para livrar-se do
desnecessário”.
"Um dos pontos chave do Senso de Seleção ou utilização, Seiri,
segundo Osada (1992), é a habilidade para o gerenciamento
pela estratificação, que é a maneira eficiente de tomar decisões
a respeito da freqüência de uso”.
26
Deduz que se usamos pouco alguma coisa é porque praticamente não
necessitamos dela, e se não é necessário, devemos descartar, eliminar e
conservar somente o que for essencial e na quantidade indispensável.
Badke (2004) como profissional da área de arquivo, tem uma posição
técnica, mais cuidadosa e elaborada quando trata de descarte, principalmente
de documentos, afirmando que é preciso "classificar o necessário e eliminar o
desnecessário, identificando, analisando e remanejando os documentos
obsoletos e em duplicidade [...] visando eliminar o desperdício de recursos [...]
com armazenamento de documentos desnecessários".
Ribeiro (1994), diz que "organizar é separar as coisas necessárias das
que são desnecessárias, dando um destino para aquelas que deixaram de ser
úteis para aquele ambiente". No Método 5S o conceito chave é a utilidade,
porém, devemos tomar cuidado como que vai ser descartado para não
perdermos informações e/ou documentos importantes quando formos utilizá-lo
na área de arquivo. As principais vantagens do Seiri estão em conseguir
liberação de espaço, eliminação de ferramentas, armários, prateleiras e
materiais em excesso, dados ultrapassados, itens fora de uso.
Badke (2004) cita que para evitar descarte irresponsável tem-se que
"elaborar Tabelas Documentais e estabelecer os prazos de guarda e descarte
dos documentos". A melhor maneira de fazer isto é elaborar um levantamento
dos documentos gerados nos diversos setores da empresa; estruturação de
Tabelas de Temporalidade Documental; estudo da legislação em vigor;
aprovação das Tabelas de Temporalidade.
O principal instrumento é a Tabela de Temporalidade Documental, que
segundo Badke (2004), é o relatório resultante da análise individual dos
documentos que compõem as atividades de um setor, onde se determina o
período de vida de um documento em seu ciclo de utilização até o descarte. A
análise envolve aspectos jurídicos, contábeis, financeiros, administrativos,
históricos e gerenciais. No Arquivo Nacional (1985) podemos encontrar a
Tabela de Temporalidade Documental devidamente delineada.
27
Badke (2004) entende que os benefícios da Tabela de Temporalidade
Documental são: Segurança no descarte, baseada na temporalidade do
documento; garantia de expurgar documentos somente quando ocorrer uma
análise prévia por profissional ou grupo que tenha investidura técnica mesmo
hierárquica na tomada de decisão; redução do volume de documentos
presentes nos setores, pelo correto gerenciamento do arquivamento;
eliminação de multiplicidade de cópias presentes nos arquivos em todo o
processo; eliminação de desperdício.
3.1.2 SEITON – SENSO DE ORDENAÇÃO
O objetivo dessa etapa é organizar os itens absolutamente necessários
e identificar e colocar tudo em ordem, dispondo sistematicamente objetos e
dados, para que seja fácil localizá-los. Badke (2004) diz que "após o expurgo
os documentos devem ser organizados [...] ou classificados a fim de fácil
recuperação, definindo a estrutura [...] para arquivamento e controle de
documentos nos Arquivos Operacionais [...] e Arquivo Central". Badke (2004)
afirma também que isso é feito quando se define padrões para organizar os
documentos, concebendo metodologia de organização, definindo suportes e
materiais para o acondicionamento dos documentos elaborando manuais de
procedimentos e definindo o layout que melhor se ajusta às áreas de trabalho.
Com isso, alguns dos benefícios serão a racionalização do tempo de trabalho,
com aumento da produtividade, rápida recuperação da informação e
documentação.
3.1.3 SEISO – SENSO DE LIMPEZA
Nesta etapa devemos limpar a área de trabalho e também investigar as
rotinas que geram sujeira, tentando modificá-las. Todos os agentes que
agridem o meio ambiente podem ser englobados como: sujeira, iluminação
deficiente, mal cheiro, ruídos, pouca ventilação, poeira etc. Cada usuário do
ambiente é responsável pela manutenção da limpeza. Na prática Seiso, ainda
inclui-se o não desperdício de materiais. Badke (2004) diz que "limpar sempre
e eliminar as causas da sujeira", afirma que "a informação é um bem evolutivo
28
que a todo momento é agregado ao patrimônio da empresa". A forma de
aplicarmos esse senso de limpeza em arquivo pode ser através da Tabela
Temporalidade Documental. A autora ainda enfatiza que, de posse da Tabela
de Temporalidade Documental aprovada, define-se os critérios de manutenção
ou expurgo de documentos, uma vez iniciado o procedimento de triagem e de
expurgo da documentação, tem-se como benefícios os cumprimentos dos
prazos estabelecidos na tabela e a inspeção da necessidade de limpeza.
3.1.4 SEIKETSU – SENSO DE PADRONIZAÇÃO, HIGIENE
Significa padronização, mas alguns traduzem também como higiene e
que, na verdade quer dizer manter o padrão de organização, arrumação e
limpeza conseguidos nas fases anteriores. Nessa etapa, devem ser elaboradas
normas para detalhar as atividades do serviço, ou produção, que serão
executadas no dia-a-dia e as responsabilidades de cada um. Essa etapa exige
perseverança, pois se não houver mudanças no comportamento das pessoas
e nas rotinas que geram sujeira logo voltará a situação inicial de antes da
implantação do Método 5S.
Marshall-Júnior (2002) diz que "[...] consiste em manter tudo limpo e
higiênico, praticando os três 5S anteriores". Para Campos (1992), "é o
estabelecimento, preparação e implementação de informações e dados [...]
que serão muito úteis e práticas para decisões". Conforme Badke (2004) deve-
se padronizar a geração, armazenamento e busca da informação, evitando-se
os desvios dos avanços conseguidos com a melhoria do gerenciamento dos
documentos. A maneira de se conseguir isso, ainda segundo a autora, é
fazendo cumprir os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade
Documental, evitando novos acúmulos de documentos, evitando o stress na
busca da informação desejada, mantendo a padronização e definindo o layout,
a iluminação e mobiliário adequado ao ambiente de trabalho. Consegue-se
com isso um ambiente adequado para implantação de projetos de
gerenciamento de documentos, melhoria do ambiente físico e eliminação de
fatores que podem afetar a saúde.
29
3.1.5 SHITSUKE – SENSO DE DISCIPLINA
Essa fase significa que o processo está consolidado, embora não
definitivamente terminado, ela objetiva cumprir as quatro fases anteriores como
uma rotina, um hábito. Quando as pessoas começam a fazer o que tem que
ser feito, mesmo não sendo visível para ninguém, tal fato indica a existência de
disciplina. Ribeiro (1994) aponta que "ser disciplinado é cumprir rigorosamente
as normas e tudo o que for estabelecido pelo grupo. A disciplina é sinal de
respeito ao próximo". Para Campos (1992) "é um hábito para cumprimento dos
procedimentos determinados pela empresa".
Pode-se afirmar que é o senso com maiores dificuldades para sua
implementação, tendo em vista depender da auto-disciplina das pessoas.
Porém, reveste-se de suma importância, pois, ao enfatizar o aspecto cultural,
torna-se elemento vital para a continuidade do processo de 5S.
As vantagens advindas das aplicações deste Senso são muitas, uma
vez que a disciplina reduz a necessidade de controle, facilita a execução de
qualquer tarefa, evita perdas, possibilita prever os resultados, divide a
responsabilidade, reduz a necessidade de pressões por parte da gerência,
porque passa a ter uma interpretação diferente, mais livre e autônoma.
Conforme avalia Badke (2004) deve-se seguir os procedimentos e
aprimorar os padrões, "o senso de autodisciplina é aplicado através da
manutenção constante da metodologia implantada. A responsabilidade é de
todos e cada um deve fazer sua parte". A autora enfatiza a necessidade de se
discutir e questionar os procedimentos, por serem padrões evolutivos estão
sujeitos à modificações, porém uma vez implantados devem ser seguidos e
quando modificados devem ser rediscutidos e reescritos nos manuais de
procedimentos. O método 5S bem implementado, ao longo do tempo, passa a
ser incorporado à rotina, contribuindo para a conquista da Qualidade Total e
tendo como vantagem o fato de provocar mudanças comportamentais em
todos os níveis hierárquicos. Enfim, passa a ser uma parte da cultura da
organização.
30
3.2 - AVALIAÇÃO DOCUMENTAL VS MÉTODO 5S
Como percebemos a aplicação do 5 sensos em uma instituição de
Arquivo nos remete a muitas coisas, nos mostra a semelhança entre duas
teorias distintas, mas que possuem o mesmo objetivo, considerando que para
ter um bom ambiente de trabalho, precisamos criar e ter condições de trabalho
adequadas.
A aplicação de instrumentos da Arquivística, como a tabela de
temporalidade, manuais, normas, fluxogramas e procedimentos, como
instrumentos de trabalho para o desenvolvimento das atividades de arquivo,
nada mais nada menos, são utensílios que garantem a aplicação do 5S de
forma segura e coerente, não oferecendo riscos à instituição, evitando ao risco
0 (zero) de “achismo” para a eliminação de documentos sem preceitos ou
parâmetros de eliminação.
A necessidade de redução de papeis, e por conseqüência a eliminação
de informações que por certas razões seus interesses de guarda se perdem ao
momento em que foram utilizadas, ‘e definida por meio do ciclo vital dos
documentos, onde o documento segue sua trajetória, ou seja, desde o
momento da criação até a sua destinação final. Este processo pode andar
alinhado com o 5S, pois a disciplina reduz a necessidade de controle, facilita a
execução de qualquer tarefa, evita perdas, possibilita prever os resultados. E
cada senso praticado nessa técnica pode ser aplicado no pequeno contexto de
um arquivo ou conjunto de documentos.
31
CONCLUSÃO
O 5S aplicado no Arquivo deve fazer parte do processo de
padronização da empresa. Todas as gerências ou áreas deveriam seguir a
mesma lógica de ordenação, procedimentos, manuais, treinamentos dos seus
modelos de arquivamento e busca e recuperação da informação,
independentemente do seu suporte, o que geraria flexibilidade na hora de fazer
um sistema de rotatividade, férias ou eventual ausência de funcionários e até
mesmo para os novos.
O senso de utilização, por exemplo, pode ser aplicado quando
estabelecemos critérios de descarte das informações ou dos documentos. Há
informações que com o tempo perdem a validade, tornam-se obsoletas e
apenas avolumam as pastas dos arquivos, dificultando o acesso às
informações válidas. Esses critérios darão origem ao que chamamos de tempo
de guarda, com o qual poderemos periodicamente fazer o descarte de
documentos.
O senso de ordenação se aplica quando definimos uma metodologia
de arquivamento que facilite o controle e o acesso rápido às informações por
qualquer pessoa que delas necessite. O senso de limpeza pode ser aplicado
da forma tradicional, ou seja, o melhor é "não sujar", o que significa manter a
ordenação definida e contemplar, no controle, os novos tipos de documentos,
evitando sempre arquivamentos provisórios. Para o senso de saúde,
entendemos que a facilidade e a rapidez de acesso a uma determinada
informação podem tornar o ambiente de trabalho e as relações interpessoais
mais confortáveis. Deve ser muito estressante quando o chefe solicita uma
informação, uma correspondência a uma secretária e ela demora ou não
consegue achá-la.
O senso final, o da autodisciplina, é fundamental para que o programa
seja mantido e o sistema de controle de documentos difundido e praticado por
todos.
O programa 5S em conjunto com as teorias, praticas e técnicas
arquivísticas formam em conjunto uma base para um sistema da qualidade
bem definido e estruturado garantindo que todos os processos que envolvem a
32
informação estejam disponíveis, identificados e procedimentados e que
garantam sempre o andamento dos processos PDCA.
33
BILIOGRAFIA
CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração – São Paulo, Makron
Books, 1993.
COOK, Terry. Arquivos pessoais e arquivos institucionais:para um
entendimento arquivístico comum da formação de memória em um mundo pós-
moderno.In: Seminário internacional sobre Arquivos Pessoais, Rio de Janeiro,
nov. 1997.
CRUZ, Tadeu. Sistemas de Informação Gerências, Tecnologia da Informação
Editora Atlas, 1984.
DE BRUYNE, Poul (et al) – Dimamique de la recherche en sciences sociales
de pôles de la prati pratique metologique. Paris. 1994
Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., Florianópolis, n. 22, 2º sem. 2006 89
FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e Ciência da Informação. Rio de Janeiro,
Editora FGV, 2005.
FOUCAULT, Michel. A arqueologia do saber. Rio: Forense Universitária, 1987.
GENRO FILHO, Adelmo. Sobre a moderna teoria dos sistemas. Florianópolis,
1984.
ISHIKAWA, K. TQC – Total Quality Control: estratégia e administração da
Qualidade Total. São Paulo: IMC International: Sistema Educativos, 1986.
JARDIM, José Maria – Sistemas e políticas públicas de arquivos no Brasil.
Niterói: EDUFF, 1995.
JARDIM, José Maria, FONSECA, Maria Odila. As relações entre a arquivística
e a Ciência da Informação. Cadernos BAD, v.2, 1992.
JARDIM, José Maria. Os arquivos, os arquivistas e a Sociedade da Informação
no Brasil. Disponível em: http://infoarq.cjb.net/ . Acessado em 25.10.06
34
KROENKE, D. Management information ,. São Paulo: McGraw-Hill, 1992.
LE COADIC, Yves - François – A ciência da Informação.Brasília: Briquet
Lemos Livros, 1996.
LOPES, L. C. A informação e os arquivos: teorias e práticas. Niterói: EDUFF,
1996.
LOPES, Luiz Carlos – A informação e os Arquivos: Teoria e práticas. Editora
da UFSCar, Niteroi-RJ, 1996.
MARIZ, Ana Carla Almeida. Relações interdisciplinares entre a Arquivística e a
Ciência da Informação. Revista Cenário Arquivístico, AAB. Brasília, Jan/Jun. de
2004.
MARSHALL-JÚNIOR, I.Gestão de operações e qualidade. Rio de Janeiro:
Editora da Fundação Getúlio Vargas, 2002.
OSADA, T. Housekeeping 5S’s Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke: cinco
pontos-chaves para o ambiente da Qualidade Total. São Paulo: Instituto IMAM,
1992.
PINHEIRO, Lena Vânia R. A Ciência da informação entre luz e sombra:
domínio epistemológico e campo interdisciplinar. Tese (Doutorado em
Comunicação),1997.
PLATÃO. Os pensadores: textos reunidos; Platão, defesa de Sócrates. Nova
Cultura, 1987.
RIBEIRO, Fernanda. Informação: um campo uno, profissões diversas? Porto,
Portugal. Departamento de Ciências e Técnicas do Patrimônio, Universidade
do Porto, 2002
RIBEIRO, Fernanda. O Sistema de Informação Arquivístico da Universidade do
Porto: Potenciar o uso da memória informacional retro-propspectiva. Páginas
a&b: Arquivos e Bibliotecas, Lisboa, 2003.
35
RIBEIRO, H. 5S A base para a Qualidade Total: um roteiro para um
implantação bem sucedida. Salvador: Casa da Qualidade, 1994.
RICHTER, E.; GARCIA, O.; PENHA, E. Introdução à Arquivologia. Santa Maria:
Editora da UFSM, 1997.
ROBREDO, Jaime. Da Ciência da Informação revisitada aos Sistemas
humanos de informação. Brasília: Thesaurus /SSRR Informações, 2003.
RONDINELLI, Roseli Curi. O gerenciamento do documento eletrônico: uma
abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. 2002
ROUSSEAU, J. Y.; COUTURE, C. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística.
Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998.
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Rio de
Janeiro: Editora da Fundação Getúlio Vargas, 1974.
SILVA, A. M. et al. Arquivística: Teoria de uma Ciência da Informação. 2. ed.
Porto: Edições Aforamento, 1999.
SILVA, Armando Malheiro da, Ribeiro, Fernanda – Das Ciências documentais
à ciência da informação. Edições Afrontamento, outubro de 2002.
SILVA, Armando Malheiro da; Ribeiro, Fernanda; RAMOS, Julio; REAL,
Manuel Luiz-. Arquivística: Teoria e prática de uma ciência da informação -
Edições Afrontamento, Volume 1, 2 edição. Abril de 2002.
SILVA, J. M. 5S: O Ambiente da Qualidade. Belo Horizonte: Fundação
Christiano Ottoni, 1994.
VANTI, N. Ambiente de qualidade em uma biblioteca universitária: aplicação do
5S e de um estilo participativo de administração. Ciência da Informação,
Brasíia, v. 28, n. 3, p. 333–339, 1999.
36
INDÍCE
FOLHA DE ROSTO 02
AGRADECIMENTO 03
DEDICATÓRIA 04
RESUMO 05
METODOLOGIA 06
SUMÁRIO 07
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - A HISTÓRIA DA FORMAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO – ARQUIVO
9
1. ARQUIVÍSTICA CLÁSSICA 9
1.2 ARQUIVÍSTICA PÓS-CUSTODIAL 14
1.3 REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO 17
1.4 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA 18
CAPITULO II – A HISTÓRIA DA ORIGEM E EVOLUÇÃO DO MÉTODO 5S 20
2.0 O PROGRAMA 5 S 20
CAPITULO III – MÉTODO 5S APLICADO NO SISTEMA DE
NFORMAÇÃO – ARQUIVO. 24
3.1 VISUALIZAÇÃO DO 5S NO ARQUIVO 24
3.1.1 SEIRI – SENSO DE SELEÇÃO, UTILIZAÇÃO, DESCARTE 25
3.1.2 SEITON – SENSO DE ORDENAÇÃO 27
3.1.3 SEISO – SENSO DE LIMPEZA 27
3.1.4 SEIKETSU – SENSO DE PADRONIZAÇÃO, HIGIENE 28
3.2 - AVALIAÇÃO DOCUMENTAL VS MÉTODO 5S 31
CONCLUSÃO 33
BIBLIOGRAFIA 34
37
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da Instituição: UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
Título da Monografia: AS SEMELHANÇAS ENTRE A GESTÃO DE
DOCUMENTOS E A FERRAMENTA DE QUALIDADE 5S
Autor: Daniel Gorita de Lima.
Data da entrega: 29/01/2007
Avaliado por: Prof.ª Mestre Fabiane Muniz Conceito:
