ASPECTOS GENERALES DE LO QUE ES UN PROYECTO
- Conjunto de antecedentes que permiten juzgar cualitativa y
cuantitativamente las ventajas y desventajas que presenta la
asignacin de recursos a una determinada iniciativa. - Propuesta
ordenada de acciones que pretende la solucin o reduccin de la
magnitud de un problema que afecta a un individuo o a un grupo, en
la que se plantea el tamao, caractersticas, tipos y perodos de los
recursos requeridos, dentro de las limitaciones tcnicas, sociales,
econmicas y polticas en las que se desenvolver. Importancia de un
proyecto Facilita a las empresas el anlisis de las posibilidades y
beneficios que se obtendrn al ampliar las instalaciones existentes,
modificar los procesos utilizados, fabricar productos, prestar
nuevos servicios, montar nuevas plantas, abrir sucursales, etc. -
Posibilita la identificacin, anlisis y seleccin de alternativas de
solucin adecuadas a necesidades o problemas especficos. - Aporta a
la toma de decisiones, al recomendar la solucin tcnica ms adecuada
e indicar los resultados que se esperan obtener con su
implementacin y operacin.
ADMINISTRACIN DEL PROYECTO
I N T R O D U C C I NEste trabajo presenta varios puntos
referentes a la administracin de proyectos y a la persona encargada
de conducirlos hacia un fin exitoso.Se exponen el significado de la
administracin de proyectos dentro de las organizaciones actuales,
su importancia, funciones y se explica por qu se le considera una
solucin al problema surgido del incremento de operaciones, dentro
de las actividades que llevan a cumplir un objetivo.Tambin se hace
mencin al papel que cumple un administrador de proyectos dentro de
una organizacin y las tareas que lleva a trmino para la realizacin
de las metas propuestas. QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS?Es la
planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para
lograr un objetivo a corto plazo.Tambin se dice que la
administracin de proyectos ocurre cuando se da un nfasis y una
atencin especial para conducir actividades no repetitivas con el
propsito de lograr un conjunto de metas.Esta actividad es llevada a
cabo por un conjunto de administradores que actan como agentes
unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los
recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital,
recursos humanos y tecnologa.IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE
PROYECTOSLa administracin de proyectos implica una gran
importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos;
desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en
computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria
petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.Los
cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos al
mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de
productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones
en una organizacin, provocando que los mtodos de administrativos
convencionales sean inadecuados. Por esta razn la administracin de
proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de
organizacin.Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos
crticos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de
disponibilidad. Tambin ayuda a realizar acciones concisas y
efectivas para obtener el mximo beneficio.FUNCIONES DE LA
ADMINISTRACINLa administracin procura siempre el mximo
aprovechamiento de los recursos, mediante su utilizacin eficiente.
Las principales funciones de la administracin se engloban en
planeacin, organizacin, direccin y control.Durante la planeacin se
decide anticipadamente qu, quin, cmo, cundo y por qu se har el
proyecto. Las tareas ms importantes de la planeacin son determinar
el status actual de la organizacin, pronosticar a futuro,
determinar los recursos que se necesitarn, revisar y ajustar el
plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante
todo el proceso de planeacin.La organizacin realiza actividades en
grupo, de asignacin y asesoramiento, y proporciona la autoridad
necesaria para llevar a cabo las actividades.Dentro de esta etapa
se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y
definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se
asignan los grados de autoridad.El siguiente paso es la direccin,
la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las
metas establecidas.Aqu se comunican y explican los objetivos a los
subordinados, se asignan estndares, se entrena y gua a los
subordinados para llegar a los estndares requeridos, se recompensa
el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.Por ltimo se
encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento
obtenido en relacin a las metas fijadas. En caso de haber
desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea
necesario. QU ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS?El administrador de
proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la
tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin exitosa
de un proyecto especfico. Esta persona enfrenta un conjunto de
circunstancias nico en cada proyecto.El administrador de proyectos
es una extensin del administrador general de una
organizacin.FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOSEl
administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de
mando normal dentro de la organizacin. Debe dirigir y evaluar el
proyecto; tambin planear, proponer e implementar polticas de
administracin de proyectos, asegurar la finalizacin del proyecto
mediante compromisos contractuales.Otras tareas que debe cumplir
son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una
calendarizacin y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y
reportar su avance.Debe resolver los problemas a travs de
decisiones orientadas al objetivo.Adems, el administrador de
proyecto debe resolver las siguientes preguntas:* Qu se va a
hacer?* Cundo se va a hacer?* Por qu se va a hacer?* Cunto dinero
est disponible para hacerlo?* Qu tan bien se est haciendo el
proyecto?IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOSLa posicin del
administrador de proyectos es importante porque las organizaciones
modernas son muy complejas como para excluir una administracin
efectiva y ms especfica usando estructuras y relaciones
organizacionales tradicionales.Adems, esta persona provee el
liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de
la red organizacional.C O N C L U S I O N E SDespus de haber
realizado este trabajo, se puede observar que las organizaciones
actuales, debido a su complejidad de operaciones, recursos y
manejo, requieren un tipo de administracin un poco ms enfocada a
metas especficas.La administracin de proyectos es una respuesta a
esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de
coordinar todo el proceso. Esta persona es el administrador de
proyectos, quien es una extensin del administrador general.Mientras
que el administrador de proyectos se encarga de propsitos
especficos, el administrador general puede delegar
responsabilidades y desempear mejor su trabajo dentro de toda la
organizacin.B I B L I O G R A F ACLELAND David y King
William.Systems Analysis and Project Management.Ed. McGraw Hill,
Estados Unidos,1983, 490 pp.RUE Leslie y Byars Lloyd.Administracin,
teora y aplicaciones.Ed. AlfaOmega, Mxico, D.F.1994,
544pp.REFERENCIAS DE
INTERNEThttp://www.unex.ucla.edu/shortcourses/winter97/project.htmhttp://www.islandnet.com/manageering/html/project_mgmt.htmhttp://www.airtime.co.uk/users/wysywig/prinpm_1.htm
PLANIFICACIN DEL PROYECTO
La Idea
Todos los proyectos necesitan de un plan (y sobre todo deun
seguimiento). Depende mucho del tipo de proyecto (complejidad, tipo
o duracin) perolos conceptos son similares. De loserrores ms
comunes, el principal suele serla burocracia. Pero para dirigir un
proyecto necesitas entender que es importante: La Persona:ordenar,
aprender y acompaar Las Funciones:planificar, controlar e
informarObjetivos y ActividadesUno de loserrores comunesal
principio esconfundir objetivos y actividades. Lo ms sencillo es
describir actividades, incluso se pueden organizar jerrquicamente
(tcnicamente se llama EDT o WBS) es decir,descomponer el trabajo en
tareas. Eso es lo fcil.Lo difciles que esas actividades cumplantus
objetivos: cumplir en plazo y presupuesto el alcance del proyecto.
Porqu? Porque generalmentees difcil determinar: Comomedir el
xitodel proyecto: objetivos? Comomedir la relacincausa efecto:
Actividad ObjetivoEl plan debe contener las actividades y los
objetivos de forma clara. Se tiene quever su relacin. Debe haber
una lgica:cumpliendo tales actividades se cumple tal objetivo. Lo
importante es el proyecto y sus objetivos, no una obsesin por las
tareas y actividades en s (slo sirven si logran el xito del
proyecto). De hecho es muy probables que las actividades cambien
una vez comience la ejecucin.Actividades e IndicadoresUn indicador
esun dato objetivoque permitir: Medir el impactode una actividad
Medirel grado de xitode un objetivoGeneralmente es un nmero, perono
tiene porqu.Sin indicadoresno sirve de nada la planificacin
porqueno hay forma de medirsi va bien o mal. Es importantepensar en
buenos indicadoresque de forma general deberan conseguir ciertos
equilibrios: Precio vs Precisin. Lo ideal es lo ms barato posible a
una precisin razonable Disponibilidad vs Precisin. Lo ideal es
tener el indicadorlo ms rpido posibleporque permite anticipar
decisiones.Los indicadores deben estar en los informes de
seguimiento. Sirven para medir el estado del proyecto (actual) y su
relacin respecto al plan previsto (seguimiento). Es tambin una
forma de relacionar actividades y objetivos.El indicador
principales el que determina que la tarea se complet y se suele
denominarhito del proyecto.Los Tiempos del Proyecto (El
Cronograma)A veces pensamos que el cronograma es la planificacin,
peroen realidad es algo ms. Claro que es una herramienta importante
pero a la hora de planificar lo importante esasegurar el plazo
final, gestionar los tiempos intermedios (estimacin de actividades
e hitos) y entender ladiferencia entre duracin y esfuerzo:1. Los
Tiempos del Proyecto: Para entender los diferentes tiempos de un
proyecto2. El Problema de Gestionar Mal los Plazos: sobre los
errores en la estimacin y planificacin3. La Duracin y El Esfuerzo.
Para entender bien la diferencia y quien hace la estimacinLos
Dineros del Proyecto (El Presupuesto)El presupuesto esel plan de la
variable dinero(y recursos). Lo ideal es unpresupuesto por
actividadesdonde cada actividad tenga su presupuesto. De esta forma
se podra saber el presupuesto por objetivo, o por diferentes
niveles de actividades si estn jerarquizadas. Tambin se suele
hablar por partidas generales o, en ms detalle, segn los planes de
contabilidad. Da igual, la cuestin essaber a donde va el dinero.El
informe de seguimiento es sencillo, debe contener elseguimiento de
las actividades o partidasy, si es necesario (lo habitual) proponer
un nuevo presupuesto. Sirve para controlar lavariable dinero
