Komunikasi Lisan Kelompok

Manajemen Rapat

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada . Agar berlangsung efektif

Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggarakan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi pelaku bisnisSetiap hari suatu organisasi atau perusahaan menerima informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek perusahaan

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, iya harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan :

Tujuan, Memilih peserta.Menyusun agenda.Dan menyiapkan lokasi rapat.

Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai rapat informasional, atau rapat pengambilan keputusan.

Tujuan rapat informasional adalah berbagai informasi dan mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini dapat meliputi “briefing” per orang oleh setiap peserta atau presentasi oleh pimpinan yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta.

Rapat pengambilan keputusan terutama berkenaan dengan persuasi, analisis, dan pemecahan masalah.

Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas, perlu dipastikan bahwa orang-orang yang dapat memberikan sumbangan pikiran dan yang menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Untuk memudahkan mengundang orang dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:•8 orang peserta. •18 orang peserta. •jika ingin mengobarkan antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah produk baru. Undanglah 1800 orang atau lebih untuk rapat

PresensPersetujuan AgendaPersetujuan durasi waktu rapatLaporan PimpinanLaporan ManajerPengembangan pasarProduk baruKeuanganPekerjaan yang tertundaPengembangan tugasPengumumanPenundaan

 

Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru.

Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tiga klasifikasi:• rapat yang baik,• rapat yang buruk, •dan rapat yang tidak perlu.

Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:•Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat.•Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.•Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, baik sebagai kontributor ataupun penerima informasi dari rapat.•Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan, sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa ada waktu dan tindakan yang sia-sia.•Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dan tajam digunakan pada saat yang memungkinkan.•Peserta rapat memahami peran masing-masing, hadir dengan persiapan yang direncanakan, dan memberikan kontribusi.•Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapat yang telah dibahas secara tuntas.•Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik

Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat

perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat.

Menentukan tujuan Sebelum rapat diselenggarakan, perlu

ditetapkan bahwa rapat merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan.

Memilih peserta rapat Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang di

pandang penting dan merupakan kunci bagi pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah peserta harus mencerminkan tujuan rapat.

Menyusun agenda Meskipun sifat rapat kadang-kadang

menyulitkan penyusunan agenda yang baku, setidaknya disiapkan daftar materi yang akan dibahas dalam rapat.

Langkah-langkah penting yang perlu diperhatikan untuk mempersiapakn rapat adalah, sebagai berikut:Menyiapkan agenda rapatPenyampaian undangan rapat

lebih awal untuk memberikan waktu yang cukup kepada pesertaMemastikan semua yang

diundang dapat hadirMemastikan kesiapan fasilitas

. Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut:

Pimpinan rapat datang terlambat Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar Pimpinan kurang siap atau memulai rapat

dengan kata-kata yang bernada ragu Peserta rapat datang terlambat Rapat sering disela dengan pembicaraan

telepon Peserta menunjukkan ketidaksiapan

Melakukan pengecekan untuk memastikan bahwa agenda telah diterima oleh peserta rapat.

Rapat diselenggarakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan tanpa harus menunggu kehadiran seluruh peserta rapat.

Memberikan indikasi bahwa agenda rapat diikuti dan rapat akan selesai pada waktu yang telah ditetapkan

PresentasiRapat Kerja

Untuk presentasi, perlu dipertimbangkan pemilihan peserta yang memerlukan informasi.

Untuk rapat pengambilan keputusan atau pemecahan masalah, jumlah peserta maksimum lima orang.

Untuk rapat identifikasi permasalahan, jumlah peserta maksimum sepuluh orang.

Untuk rapat informasional, jumlah peserta maksimum tiga puluh orang.

Untuk rapat panitia, jumlah peserta maksimum yang efektif tidak lebih dari tujuh orang.

Ukuran Ruangan Luas ruangan harus sesuai dengan

jumlah peserta rapatAkustik Ruang besar yang kosong

seringkali berakustik burukGangguan

Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektivitas pimpinannya. Rapat akan produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih dengan cermat

Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggung jawab atas keberlangsungan rapat. Seorang pimpinan rapat yang baik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga mengurangi kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif sehingga kehilangan kendali atas rapat yang dipimpinnya

Mengetahui apa dan siapa yang hadir sebagai peserta rapat.Berbicara menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dipahami oleh peserta rapat.Mengetahui dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari rapat pendahuluan..Berbicara dengan suara yang jelas, dapat didengar oleh setiap peserta rapat.Memperhatikan dan mempertimbangkan saran dan pendapat setiap peserta rapat.Mengikuti agenda rapat langkah demi langkah.Menjaga arah rapat agar tidak menyimpang dari tujuan.

Pemimpin rapat yang baik tidak mendominasi kesempatan berbicara dan mengutarakan pendapatnya kepada forum peserta rapat, melainkan membawa forum ke dalam diskusi untuk mendapatkan masukan, opini dan pemikiran peserta rapat. Diskusi merupakan inti sebuah rapat yang baik

Mengajukan petanyaan terbuka, yakni prtanyaan yang tidak cukup dijawab dengan sekedar ucapan “ya” atau “tidak”

Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan peserta rapat yang sesuai dengan tujuan rapat.

Menyampaikan pertanyaan peserta yang ditujukan kepada peserta lain melalui pimpinan rapat.

Mengabaikan pernyataan yang tidak relevan dengan tujuan rapat.

Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika diskusi menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan. Bersikap tegas terhadap peserta yang mendominasi diskusi.

Menggunakan contoh yang relevan dengan hati-hati untuk memberikan dorongan kepada kelompok agar berpikir pada satu alur pemikiran yang sama.

Mengajukan pertanyaan

Menutup Rapat :Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi