ATA DA SEXAGÉSIMA NONA REUNIÃO ORDINÁRIA DO GRUPO DEEDUCAÇÃO TUTORIAL (PET) DO CURSO DE ENGENHARIA DECONTROLE E AUTOMAÇÃO (ECA) DO CAMPUS EXPERIMENTAL DESOROCABA DA UNESP.

Às dezenove horas do dia vinte e nove de maio de dois mil e quatorze, nas dependênciasdo Campus Experimental de Sorocaba da Universidade Estadual Paulista “Júlio deMesquita Filho” (UNESP), situados à Avenida Três de Março, 511, Alto da Boa Vista,em Sorocaba, São Paulo, iniciaram-se os trabalhos do grupo PET-ECA aprovado juntoao edital n. 01/2011 PROGRAD do programa PET/UNESP, tendo como base o Manualde Orientações Básicas do Programa de Educação Tutorial do Ministério da Educação,de dezembro de 2006, bem como orientações da reitoria da UNESP. Participou destareunião o professor doutor ALEXANDRE DA SILVA SIMÕES (TUTOR), de acordocom a portaria n. 37/2011 de 18 de maio de 2011, da Coordenação Executiva doCampus Experimental de Sorocaba, após deliberação do Conselho Diretor da unidadeem 05 de maio de 2011 e tendo como base a resolução UNESP n. 38. Participaram aindaos seguintes discentes: Bolsistas. CAROLINE DE SOUZA BARROS, GUILHERMEVIEIRA BALBI GONÇALVES, HENRIQUE YUKIO INUI, LEONARDO DE LELLISROSSI, MATHEUS DO NASCIMENTO NERI, MURILLO AUGUSTO FERREIRA,VITOR GARCIA KOPP. O bolsista ALEXANDRE BORGES MARCELO e ascolaboradoras BEATRIZ DE BRITO LEITE e FERNANDA TIEMI YAMANISHI nãoparticiparam desta reunião com autorização prévia do tutor. PALAVRA DO TUTOR. Otutor do grupo deu início à reunião falando sobre o III ARRAIÁ DA UNESP, queocorreu no dia 22/05. O tutor e o grupo concordaram que o evento cumpriu com osobjetivos propostos, conseguiu atrair um bom público e ocorreu de forma tranquila,apesar da chuva e alguns erros de organização. A tabela a seguir apresenta os valoresarrecadados por cada entidade:

Com relação aos erros de organização, estes foram discutidos e listados a seguir:

• A festa não foi organizada com um número de reuniões suficientes e ocorreu

uma antecipação do evento, o que trouxe diversos problemas. Para corrigir esteerro, ficou decidido que a festa deve ser organizada com o mínimo de 5 reuniões

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antes do evento e no momento em que a data for definida, ela não deve seralterada, nem antecipando-a, nem adiando-a;

• Houve um atraso na entrega de todos os documentos necessários para a

organização do evento, como ofícios e o projeto elétrico. Para isso, ficouresolvido que todos os ofícios necessários devem ser entregues, no máximo, 15dias antes do evento e o projeto elétrico do mesmo deve ser entregue, nomáximo, uma semana antes;

• Para que não ocorra mais falhas de organização, para o próximo evento ficou

decidido que, para cada reunião deverão ser estipuladas metas e em cada umadas reuniões, cada instituição participante deverá assinar um ofício de quecumpriu sua meta, caso contrário, haverá multa;

• Será designada a um membro do PET, a responsabilidade de recolher tais ofícios

e sempre trazê-los para as reuniões, assim como também trazer na data doevento. Tal membro será o responsável por verificar se cada instituição cumpriuo que estiver contido no ofício;

• A festa deste ano teve sua organização do espaço realizada muito tarde, por isso,

foi decidido que a organização geral do evento na data de realização deve seriniciada pela manhã, juntamente com a instalação elétrica;

• Um problema encontrado foi a dificuldade das pessoas que estavam no caixa e

que recebiam fichas de contarem-nas, devido ao fato de todas terem a mesmacor. Portanto, para o próximo evento ficou definido que as fichas devem tercores diferentes para cada preço estipulado;

• Houve também uma falha no sistema do caixa, pois faltaram fichas para o

primeiro período do caixa, faltaram pessoas que recolhessem as fichas nasbarracas e faltaram pessoas para fechar o caixa de hora em hora. Para sanar estesproblemas, ficou decidido que para o próximo evento deverão serconfeccionados R$8.000,00 em fichas, o que corresponde à expectativa do queseja o produto interno da festa. Os caixas deverão receber os seguintes valores:

o Primeira hora: R$3.000,00;o Segunda hora: R$2.500,00;o Terceira hora: R$1.500,00;o Quarta hora: R$500,00;o Quinta hora: R$500,00;

• A sinalização das barracas foi insatisfatória, pois estava muito pequena e não

tinha padrão. Para o próximo evento, as mesmas devem estar prontas erevisadas, no mínimo, 3 dias antes do evento ocorrer;

• Por último, o grupo reparou que as barracas de cada entidade, de 2m X 2m

ficaram muito pequenas, faltando espaço para as pessoas que estavamtrabalhando. Portanto, estas dimensões devem aumentar para o próximo evento;

Em relação ao som, as 4 caixas de som e 2 mesas foram satisfatórias, assim como olocal, o estacionamento em frente ao GASI, sendo que o mesmo deverá ser utilizado nospróximos eventos. Também deverá ser considerado um convite antecipado para o trailerCaverna dos Espetos, para que assim os mesmos possam se organizar para participar dafesta. ARRAIÁ DA UNESP-Membros e atribuições. Pelos problemas enfrentados

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neste evento, o grupo propôs que para o próximo ano seja instituída uma “Comissão deOrganização da Festa Junina”, que deverá ter uma chapa representando cada entidade,composta por 01 (um) membro titular e 01 (um) membro suplente. Desta forma, asdecisões tomadas pelos membros serão finais para sua instituição, sem uma granderotatividade de representantes das instituições, evitando mudanças de direcionamentodas instituições em suas decisões. O grupo também viu a necessidade de criar novasatribuições e responsabilidades que serão distribuídas entre os membros do PET naorganização da festa e no decorrer da mesma, sendo as atribuições as listadas a seguir:

• 01 (um) responsável pela instalação elétrica, que durante a festa irá checar se a

utilização das tomadas está de acordo com o previsto no projeto ;• 02 (dois) responsáveis pelo som ( 1 na mesa e 1 na organização);• 03 (três) responsáveis pela organização e gerenciamento dos caixas;• 04 (quatro) responsáveis pela barraca;• 01 (um) responsável pelos ofícios, checagens de atividades das entidades e

encerramento da festa;

Os cargos externos continuarão sendo:

• 03 (três) caixas abertos a cada hora. Cada pessoa que ficará no caixa deve se

apresentar aos membros do PET 20 minutos de antecedência. Após oencerramento de seu turno no caixa, cada pessoa deverá realizar o fechamentoda hora, juntamente com membros do PET;

• 03 (três) pessoas por entidade para organização do pós-festa;• 01 (uma) pessoa por entidade para fechamento final de caixa;

ARRAIÁ DA UNESP-Ofícios.Foram listados todos os ofícios que deverão ser feitosna organização do próximo evento:

• Autorização da festa;• Liberação de mesas e carteiras;• Liberação do espaço (isolamento do estacionamento e retirada do material

inutilizado presente no local);• Instalação elétrica;• Solicitação de segurança extra para a data do evento;• Solicitação de limpeza do local na manhã seguinte da festa;• Disponibilização de materiais de limpeza (vassoura, sacos de lixo, esponja, pá,

pano de chão, balde, produto multiuso e etc);• Ofício de solicitação de uso da máquina de gelo;• Ofício de todas as entidades participantes: termo de compromisso de cada

reunião, pessoas que vão trabalhar no caixa, no pós festa e fechamento de caixa;

Alterações nos membros responsáveis pelas atividades serão aceitas até às 17h davéspera da festa. Neste caso, o interessado deverá entregar ofício ao responsável noPET, contendo assinatura das seguintes pessoas: o desistente, o substituto e oresponsável pela instituição. No próximo evento, também deverá ser escrito um

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procedimento sobre as consequências para cada entidade que não cumprir com suasatividades. ARRAIÁ DA UNESP-Problemas pós-festa. Um dos maiores problemasencontrados neste evento, foi a falta de pessoas para trabalhar no pós-festa, ou seja,limpar e organizar o local onde ocorreu a festa e retornar todos os materiaisdisponibilizados pela universidade aos seus devidos lugares. Portanto, para o próximoevento, a coordenação desta parte da festa será feita por um membro do PET e asinstituições só irão receber o dinheiro do fechamento de caixa após este coordenador dara confirmação de que está tudo organizado. Para demonstrar a gravidade do problemadeste ano, estão anexas abaixo, fotos do pós-festa.

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ARRAIÁ DA UNESP-Cronograma. Foi discutido para que os próximos eventospossam ter uma melhor organização e ocorrerem sem nenhum problema, foi definido oseguinte cronograma:

3 dias antes:

• Colocar bandeirinhas;• Sinalização impressa;• Liberação do troco no banco já deve estar agendada pessoalmente;

2 dias antes:

• Retirada do troco;

1 dia antes:

• Organização dos kits do caixa (dinheiro e fichas);• Limpar a máquina de gelo;• Isolar a área da festa;• Divulgar a ordem do show de talentos

Agenda do dia

• 7h: verificar se a área da festa está isolada;• 8-10h: a instalação elétrica deve ser feita;• 10h: se forem utilizadas barracas, as mesmas devem estar no Câmpus e retirar o

material de limpeza do almoxarifado;• 10-12h: Fogueira e palco devem ser montados; Ligar a máquina de gelo;• 12h30: Verificação da montagem de fogueira e palco;• 10-14h: Organização do espaço da festa (alocação de mesas e carteiras,

montagem das barracas e caixas, instalação da sinalização);

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• 15h: Verificação da organização do espaço e passagem de som;• 15-17h: Instalação dos equipamentos das entidades nas barracas;• 17h: Fim do expediente do eletricista;• 17h30: Acendimento da fogueira e reunião das pessoas que trabalharão nos

caixas;• 17h45: Entrega dos kits do caixa;• 18h: Abertura dos caixas e início da festa com música típica.

Durante a festa:

• De hora em hora: o responsável pelo projeto elétrico deve averiguar a utilização

das tomadas das entidades;• 22h45: Os voluntários do pós-festa devem se apresentar ao responsável pelos

ofícios;• 23h: O responsável pelo encerramento da festa deverá ter convidado membros

externos para ajudar na limpeza em substituição aos ausentes das entidades. Estas pessoas serão remuneradas com o dinheiro das multas aplicadas;

ORDEM DO DIA. Faltas dos membros. O tutor comunicou ao grupo que gostaria quea partir desta reunião os membros que não puderem comparecer por qualquer motivo,devem avisar o tutor com 2 dias de antecedência e, caso seja o secretário do dia, deveconfirmar com algum outro membro para que o substitua. Desempenho acadêmico. Otutor solicitou um feedback de todos os bolsistas sobre a situação de suas notas, pois asbolsas dependem do desempenho acadêmico do aluno e caso este não seja bom, o tutore a PROGRAD poderão concluir de que suas atividades como bolsista estão interferindona sua graduação. RoboCup 2014-Rescue B. Ficou definido que o componente quefará o controle de temperatura da vítima será um transistor e o aluno VITOR devepesquisar uma lista dos possíveis transistores que podem ser utilizados. A partir deagora, deverá ser produzido um protótipo da vítima e para isso, o aluno VITOR irápesquisar e definir os materiais necessários para a confecção do protótipo. PALAVRADOS MEMBROS. O aluno VITOR informou sobre a reunião de representantes detodas as entidades estudantis da faculdade e repassou para o grupo que na próxima sextafeira (06/06) haverá uma doação de sangue coletiva e que um ônibus sairá da UNESPcom todos os que desejam participar deste movimento. Solicitou também que o grupoPET ajudasse na divulgação da campanha do agasalho de 2014 e se possível, osmembros trouxessem roupas que não utilizam mais. ENCERRAMENTO. Nãohavendo mais assuntos a tratar nesta data, às vinte e três horas do dia vinte e nove demaio de dois mil e quatorze, o tutor do grupo, Prof. Dr. ALEXANDRE DA SILVASIMÕES, declarou concluídos os trabalhos do dia, agradecendo a presença de todos eeu, MATHEUS NERI, secretariando esta reunião, solicitei que fosse lavrada a presenteata que, depois de lida e aprovada, vai por mim assinada e pelos demais membrosparticipantes.

Sorocaba, 29 de maio de 2014.

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