Atividades logísticas em uma empresa do setor farmacêutico · A logística de distribuição e de armazenagem são atividades ... Figura 1 - Modelo do gerenciamento da cadeia de

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A Revista Eletrônica da Faculdade de Ciências Exatas e da Terra

Produção/construção e tecnologia, v. 3, n. 5, 2014

ISSN: 23170336

Atividades logísticas em uma empresa do setor farmacêutico:

estudo de caso.1

CASTRO, E. A. B.1, COSTA, M. A. B.

1,2*, PIRES, I. P.

1, SILVA, A. J.

1, ZILIO, J. M. A.

1

Resumo: Considerando-se o aumento do grau de exigências do mercado consumidor e

também no nível de competitividade dos negócios, a qualidade e melhoria de processos de são

vitais para o desempenho e a realização dos objetivos empresariais. É notável que as empresas

priorizam a cada dia, além de maximizar os lucros, controlar a fiscalização do seu planejamento.

Assim, uma boa gestão da logística é essencial para o desenvolvimento de uma vantagem

competitiva em relação à concorrência Este trabalho descreve as atividades de logística, focando

em processamento de pedidos, armazenagem e entrega de uma farmácia localizada em Nova

Andradina - MS, sendo esta pertecente a uma grande rede de distribuição de medicamentos e

perfumaria. Palavras-chave: Logística Empresarial, Cadeia de Suprimentos, Administração.

Abstract: Considering the increasing degree of the consumer market demands and also at the

level of competitiveness of the trades, the quality and improvement of business processes are

vital to the performance and achievement of objectives. It is notable that companies prioritize

each day, in addition to maximizing profits, serve and control the monitoring of their planning.

A good management of logistics is essential as a competitive advantage against the competition

and development. This paper describes the logistics activities, focusing on the activity of

stocking a pharmacy located in Nova Andradina - MS, is a major drug distribution network.

Keywords: Business logistics, Supply chain, Management

1. Introdução

A concorrência entre empresas está cada vez mais evidente em um mercado

influenciado e pela globalização. Para enfrentar seus concorrentes é importante que as

empresas busquem construir seu diferencial competitivo na cadeia de suprimentos,

envolvendo todos os estágios ligados direta ou indiretamente ao atendimento do pedido

1 1Universidade Federal de Mato Grosso do Sul

2 Universidade Federal de São Carlos

* Marcela Avelina Bataghin Costa, e-mail:[email protected]

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de um cliente. Para esse atendimento é necessário compreender que todos os produtos

ou materiais produtivos envolvidos passam por essa cadeia que é composta por

fornecedores, pela indústria, pelos distribuidores/ transportadores e finalmente chegam

ao consumidor final (CHOPRA; MEINDL, 2006).

Os produtos precisam ser disponibilizados onde e quando são necessários

segundo a visão do cliente, com a maior agilidade e com os menores custos possíveis

para as indústrias. A logística de distribuição e de armazenagem são atividades dentro

da cadeia de suprimentos que sempre podem ser melhoradas para contribuir com o

desempenho da empresa e com o alto nível de atendimento prestado ao cliente final

através de uma gestão eficiente (AZEITUNO et al. 2011).

Considerando a fundamental importância da gestão adequada das atividades

logísticas nas empresas foi selecionada para a pesquisa em questão a realização de um

estudo de caso em uma empresa do setor farmacêutico localizado no estado de Mato

Grosso do Sul, na cidade de Nova Andradina, adotando o nome fictício de Empresa

“X”.

O estudo de caso analisará a logística da Empresa “X”, identificando os

processos de entrada e saída, desde o processamento do pedido até a entrega final ao

consumidor.

Atualmente, o setor farmacêutico apresenta um grande crescimento, assumindo

uma importância cada vez maior dentro do mercado de medicamentos e, sobretudo,

contribuindo com a saúde pública brasileira. O setor representa 8% de todo o mercado

de medicamentos no País e vem crescendo a uma média de 3% ao ano.

2. Metodologia de pesquisa

O método de pesquisa adotado é a pesquisa bibliográfica, seguida de estudo de

caso. Trata-se de pesquisa é exploratória com a intenção de proporcionar maior

familiaridade com o tema exposto (LAKATOS e MARCONI, 2001). A abordagem da

pesquisa é predominantemente qualitativa, pois não se utilizou parâmetros estatísticos

para analisar ou qualificar os resultados e ponderar os contextos por observações

sistemáticas e entrevistas.

Segundo Miguel et al. (2012) os métodos mais apropriados para conduzir uma

pesquisa qualitativa em administração é o estudo de caso ou a pesquisa-ação. Como os

autores deste artigo não tiveram envolvimento direto com o objeto a ser analisado

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optou-se pelo estudo de caso. A coleta de dados ocorreu por meio de visita pessoal e

aplicação de questionário semi – estruturado, ao responsável pela logística, ou seja, ao

proprietário, e aos funcionários da Empresa X, localizada na cidade de Nova Andradina

– MS.

3 Referencial teórico

3.1 Logística

Existem várias definições para logística sendo a mais difundida a defendida por

BALLOU (2006). Para o autor a logística é o processo de planejamento, implementação

e controle do fluxo eficiente e eficaz de mercadorias, serviços e das informações

relativas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo com o propósito de atender

às exigências dos clientes. Ainda conforme Ballou (2006), a missão da logística atual é,

colocar os produtos ou serviços certos, no lugar certo, no momento certo e nas

condições desejadas, oferecendo a melhor contribuição possível para a empresa.

O CLM - Council of Logistics Management (Ballou 2006), define logística

como sendo o processo de planejamento, implementação e controle da eficiência, do

custo efetivo do fluxo e estocagem dos materiais, do inventário de materiais em

processo de fabricação, das mercadorias acabadas e correspondentes informações, desde

o ponto de origem até o ponto de consumo, com a finalidade de ajustar às necessidades

do cliente.

A logística é a área da Administração que cuida do transporte e armazenamento

das mercadorias. É um conjunto que engloba diversos setores como planejamento,

controle do fluxo de materiais, operações, mercadorias, serviços etc., integrando e

racionalizando as funções sistêmicas, da produção até a entrega ao consumidor final,

garantindo competitividade na cadeia distributiva, e sobretudo a satisfação dos clientes.

A logística estuda como melhorar o nível de rentabilidade nos serviços de distribuição

aos clientes e consumidores BALLOU (2006)

Segundo BALLOU (1993): “Algumas das atividades da logística são

consideradas primárias porque ou elas contribuem com a maior parcela do custo total ou

elas são essenciais para a coordenação e o cumprimento da tarefa Logística”. Assim,

sendo as três atividades que são de suma importância para atingir o nível de serviço ao

consumidor são: Transporte (maior parcela de custos logísticos); Manutenção de

estoques: (distribuição em um ponto estratégico para que o produto esteja o mais

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próximo possível do consumidor final e em contrapartida manter o nível de estoque o

mais baixo possível, eliminando custos adicionais para a empresa); Processamento de

pedidos: (custos irrisórios em relação aos anteriores, mas de suma importância, por ser

ela que dá início ao ciclo dos pedidos que é o principio das áreas da logística).

Para CAIXETA FILHO e MARTINS (2001): “A logística, na qual o transporte

é normalmente seu principal componente, é vista como a última fronteira para a redução

de custos na empresa”.

A logística empresarial vem sendo encarada pelas empresas como estratégia

organizacional na busca de vantagem competitiva, assegurando às organizações

alcançarem maior fatia do mercado, contribuindo assim para lucratividade.

3.2 Cadeia de Suprimentos

Para entender a evolução da logística ao longo da história, é necessário

compreender o gerenciamento da cadeia de suprimentos, seu conceito teórico abordado

por alguns autores, surgimento e evolução histórica, bem como os elementos que a

compõem.

Os processos logísticos são de grande importância para o bom desempenho do

Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. As principais atividades da logística são:

embalagens, manuseio, movimentações, armazenamento, estocagem e transportes dos

materiais ou produtos ao longo da cadeia de suprimentos.

BALLOU (2006) define cadeia de suprimento como a coordenação estratégica

e sistemática das tradicionais funções de negócios e das táticas ao longo dessas funções

de negócio no âmbito de uma determinada empresa e ao longo dos negócios no âmbito

da cadeia de suprimentos, com o objetivo de aperfeiçoar o desempenho em longo prazo

das empresas isoladamente e da cadeia e suprimentos como um todo.

Já o autor SIMCHI-LEVI (2003) descreve a gestão de cadeia de suprimentos

como um conjunto de abordagens utilizadas para integrar eficientemente fornecedores,

fabricantes, depósitos e armazéns, de forma que a mercadoria seja produzida e

distribuída na quantidade certa, para a localização certa, e no tempo certo, de forma a

minimizar os custos globais do sistema ao mesmo tempo em que atinge o nível de

serviço desejado.

Analisando os conceitos de logística e a gestão da cadeia de suprimentos,

percebe-se que a tendência das empresas é a manutenção de alianças entre fornecedores

e clientes, pois colaboram efetivamente para agregar valores em todos os processos da

cadeia. Através do relacionamento perfeito na cadeia de suprimentos, faz com que as

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organizações obtenham e alcançam uma vantagem competitiva sustentável, conforme

mostrado na Fig. 1.

Figura 1 - Modelo do gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Fonte: Adaptado de Ballou (2006)

Na Figura 1 é mostrado o sistema de gestão da cadeia de suprimentos, que ao

englobar todas as atividades administrativas e produtivas de uma empresa, abrange

todos os estágios, diretos ou indiretos, do processo para atender um cliente. A cadeia de

suprimentos não se restringe apenas a fabricantes e fornecedores, mas também alcança

as transportadoras, os depósitos, os varejistas e os próprios clientes.

A troca de informações é considerada a parte mais importante na cadeia

produtiva. A gestão da tecnologia e a informação dentro da cadeia de suprimentos é um

ciclo contínuo, sendo que parte do ponto de consumo ao ponto de origem da cadeia,

conforme é apresentado na Fig. 2.

Figura 2 - A cadeia de suprimentos imediata de uma empresa.

Fonte: Adaptado de Ballou (2006)

4. Estudo de caso

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4.1 Apresentação da empresa

A Empresa estudada é um estabelecimento comercial fundado em 2001, tendo

sido adquirida pelos atuais proprietários em 2002. Desde o inicio de suas atividades a

empresa faz parte de uma rede nacional de farmácias, considerada a maior do país,

regida pelo sistema de franquia e desde 1994 cuida da saúde e bem-estar dos

consumidores brasileiros. Uma missão que tem como premissas o respeito pelo

consumidor, a preservação e modernização do mercado e em relacionamento sério, ético

e compromissado com todos os públicos. A franquia a qual a farmácia em estudo faz

parte possui mais de 398 lojas, localizadas em 150 municípios, nos estados de São

Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais, Mato Grosso do Sul, Paraná, Santa Catarina e Rio

Grande do Sul, atendendo a milhares de clientes por mês. A franquia tem como meta ser

a melhor rede de drogaria do país. Para isso busca criar e manter parcerias duradouras

com seus fornecedores, visando rapidez e disponibilidade de seus produtos e serviços.

Estas características fornecem vantagens competitivas a empresa e maior possibilidade

de lucro aos seus acionistas.

Localiza-se na zona central de Nova Andradina – MS, cidade de 45.585

habitantes localizada na região do Vale do Ivinhema. A administração da empresa é

familiar sendo seu proprietário responsável pelas tomadas de decisões.

Atualmente a empresa em estudo possui 30 funcionários alocados nos

departamentos: financeiro, gerência, manipulação, departamento de compras,

marketing, atendimento, operadores de caixa, crediário e office-boy.

A empresa fornece a seus clientes medicamentos, produtos homeopáticos e

perfumaria composta por linha infantil, higiene pessoal e produtos de beleza. Para

atender a clientela diversificada, trabalha com programas de descontos, conveniados a

laboratórios, com o programa do governo denominado Farmácia Popular.

4.2 Logística da empresa

De modo geral, as farmácias e drogarias trabalham com uma média de oito mil

itens em seu estoque, dentre medicamentos, produtos de higiene pessoal e perfumaria.

Na “Empresa X” os materiais são agrupados por linhas:

Genéricos: medicamento que contém o mesmo princípio ativo de

referência (ético), geralmente na mesma dose, apresentação farmacêutica, via

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administrativa pela mesma via e indicação terapêutica. Sendo, bioequivalência,

comprovada e controlada pelo Ministério da Saúde.

Similares: medicamentos que possuem o mesmo fármaco, mesma

concentração, forma farmacêutica, via de administração, posologia e indicação

terapêutica do medicamento do referência, mas não tem a sua bioequivalência

comprovada.

Éticos: medicamentos de referência, com marca e patente, desenvolvido

por uma indústria farmacêutica.

Psicotrópicos: medicamentos que exigem controle especial perante os

órgãos competentes fiscais.

Perfumaria: produtos de higiene pessoal e beleza.

A entrada e o processamento do reabastecimento são fatores essenciais no

tempo da disposição das mercadorias ao cliente. As atividades se resumem em

atividades de processamento e transmissão do pedido ao fornecedor, consulta à

documentação que contém informações do estoque, vendas e faturas, documentos

contendo a ordem de reposição para atualização de estoque, registro escrito da

solicitação do pedido, verificação do credito do cliente (no caso de solicitação de

remédios de alto custo, controlados e solicitados sequencialmente pelo cliente).

A entrada dos produtos se dá através do módulo, formado pelas atividades que

estão na interface entre cliente e o fornecedor, envolvendo a forma pelo qual a

informação de venda é fornecida, o que é transmitido e como é realizada a

comunicação, com o objetivo de obter o menor tempo, maior precisão de dados ao

mínimo custo da operação.

O departamento de compras processa os pedidos de segunda a sexta, através de

telefone, internet, fax, ou por agentes que representam as distribuidoras de

medicamentos. A empresa trabalha com 37 fornecedores que representam os maiores

laboratórios do ramo farmacêutico (Pfizer, Novartis, Sanofi-Aventis, Roche, Medley,

AstraZeneca, SEM Sigma Pharma, Eurofarma, Aché, Merck e Biolab Sanus

Farmacêutica).

Com relação aos medicamentos, o responsável pelos pedidos gera um relatório

de vendas pela classe de medicamentos (ético, similar e genérico) que foram vendidos

no dia anterior, em seguida é realizada uma conferência com o que está no estoque. O

pedido corresponde apenas a quantia necessária para manutenção do estoque. Se zerado,

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dependendo da venda anterior, do preço de custo e demanda do medicamento será

pedido para que seja suprida a falta. Os pedidos são processados via sistema

computadorizado denominado Ouro Compras.

Para a classe de produtos Similares o vendedor faz os pedidos uma vez por

semana, de acordo com a distribuidora na qual pertence, analisando preços, prazo de

entregas, saídas do produto etc.

Os medicamentos genéricos seguem o mesmo princípio dos éticos e similares.

Por fazer parte de uma rede de franquia, existem cláusulas contratuais que determinam

que a empresa em estudo adquira certa quantidade de produtos (medicamentos,

diversos, perfumaria, nutrição, etc.) levando em consideração a cota estabelecida pela

franqueadora.

Para a classe de perfumaria, o gerente administrativo faz as compras direto

com representantes das distribuidoras, observando o que foi vendido, e o que ainda está

presente no estoque, analisando a demanda do consumidor, preço e prazo de entregas.

Na compra de matéria prima para manipulação é feito uma cotação de preços

com as distribuidoras, via e-mail, telefone ou fax. A Farmacêutica responsável analisa

os preços, e faz os pedidos.

Os produtos são entregues pelos fornecedores responsáveis com um prazo de 2

dias (éticos e genéricos) a 20 dias (produtos similares). Para o setor de perfumaria e

diversos, o prazo de entrega é um pouco maior, variando de 15 a 30 dias.

Ao serem entregues na empresa X os medicamentos são conferidos com a nota

fiscal, lançados no sistema e então estocados em prateleiras na área de venda (restrita)

ou no depósito para serem repostos quando necessário. Os boletos para pagamentos são

enviados por e-mail ou junto com as mercadorias que foram entregues.

5. Resultados verificados

Quanto à estocagem de produtos é feito diariamente um controle de

temperatura do local para garantir que os produtos ali vendidos estejam em condições

adequadas para a venda.

Para a armazenagem de produtos o recomendável a ser feito é que os primeiros

produtos que entram sejam os primeiros a serem alocadas em seus respectivos lugares e

consequentemente os primeiros a serem vendidos, fazendo uma referência a outro

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conceito relacionado à programação de produção (FIFO), primeira a entrar, primeiro a

sair.

As vendas normais acorrem no balcão da empresa, sendo os atendentes

responsáveis pela localização do medicamento no estoque, conferência com receituário

e finalização da venda através da entrega para o cliente.

As vendas para entrega em domicílio são feitas pelos próprios via telefone. O

procedimento de venda também é realizado pelos atendentes, sendo necessário o

preenchimento correto do endereço, telefone, forma de pagamento, nome completo do

cliente para um cadastro de entrega (este pode ser usado no pós-venda). Em sequência a

entrega sai do balcão e vai para o caixa (dentro de uma cesta de plástico), no caixa a

operadora abre a pré-venda, confere os produtos e forma de pagamento, e envia através

de (office-boy ou terceirizado). O tempo proposto para que cada entrega fique no caixa

antes de ser enviada ao cliente é de no máximo 20 minutos. Quando o entregador sai

com a mercadoria, assina uma prancheta na qual registra os dados da entrega. Após isso,

a operadora abre o Gerenciador de Entregas (GE) e lança o nome do entregador que esta

saindo com a entrega. Quando o entregador volta, a operadora abre novamente o GE e

da baixa na entrega.

Foi verificado durante o 2º trimestre junto a Empresa “X”, que os

medicamentos mais vendidos são os de referência principalmente se comparado ao

genérico, demonstrando que ainda há pouca procura pelo mesmo, Gráfico 1.

Gráfico 1 - Média de Vendas de Medicamentos.

Fonte: Empresa "X"

Foi constado que dos outros setores da Empresa “X”, no quesito vendas, os

produtos com mais saída estão concentrado no departamento de perfumaria,

compreendendo ainda produtos do tipo fraldas. No “item diversos” está incluído venda

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de aparelhos, doces e os itens denominados liberados (fita crepe, esparadrapo, fita

cirúrgica, curativos, etc.)

Gráfico 2- Média de Vendas Diversas.

Fonte: Empresa "X"

Nota-se que a quantidade de entregas realizada no período (Gráfico 3),

apresentou uma queda substancial (quando feita por office-boy da Empresa “X”) e um

aumento crescente quando feita pelo terceirizado. No entanto no primeiro mês do

trimestre pesquisado havia mais de um office-boy para entregas, e nos meses seguintes

se resumiu somente a um funcionário, aumentando a demanda da entrega terceirizada.

Gráfico 3 - Entregas realizadas.

Fonte: Empresa "X"

Dessa forma, com base no que foi analisado pode-se dizer que atualmente a

logística da Empresa “X” está demonstrada na Fig. 3, onde segue a sequência desde o

pedido até a entrega ao consumidor final.

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Figura 3 - Logística da Empresarial.

Fonte: Empresa “X”

6. Considerações Finais

Foi constatado a existência de algumas dificuldades enfrentadas pela empresa,

referentes principalmente ao espaço disponível para o estoque de mercadorias. A

Empresa “X” possui capacidade para aumentar seu estoque de medicamento, mas será

necessária uma análise mais criteriosa.

Como o fluxo de clientes e pedidos é maior em certos horários, ocorre, às vezes

demora de atendimento ou atraso na entrega. Isso faz com que se acumulem caixas de

produtos no caixa, ou tempo de espera maior (produtos que serão entregues). Este fato

não é adequado nem para imagem da empresa e nem favorece a lucratividade. Demora

na entrega causa problemas de confiabilidade e perda de cliente.

Fatores com disponibilidade, suporte técnico, pós-venda, e prazos de entregas

passam a ser, muitas vezes mais importante do que o próprio produto refletindo

diretamente na produtividade e lucratividade da empresa. Desse modo confirma-se que

as atividades de logística empresarial impacta significativamente na manutenção da

empresa no mercado e por isso mais estudos devem ser realizados para que a Empresa

“X” consiga apresentar para os seus clientes um diferencial com relação a concorrência.

Considerando que a Cidade de Nova Andradina, local na qual a empresa está

estabelecida, possui inúmeros concorrentes, somente a qualidade do produto não é por

si só garantia de sobrevivência, visto que diversos outros estabelecimentos oferecem os

mesmos produtos. A eficiência das atividades logísticas, desde o processamento de

pedido, até a entrega ao consumidor final pode representar o grande diferencial

competitivo da empresa estudada.

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Referências Bibliográficas AZEITUNO, Andresa Aparecida et al. Armazenagem e distribuição na cadeia de

suprimentos do setor farmacêutico. Revista Jovens Pesquisadores, v.8, n.2, jul/dez, 2001.

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Paulo: Atlas, 2001

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planejamento e operação tradução Claúdia Freire; revisão técnica Paulo Roberto Leite São

Paulo: Pretince Hall, 2003.

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MAXIMIANO, A C. A. Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à revolução

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SIMCHI-LEVI, David. KAMINSKY, Philip. SIMCHI-LEVI, Edith. Cadeia de suprimentos:

Projeto e gestão. Porto Alegre: Bookman, 2003.

SLACK, Nigel et al. Administração da Produção. São Paulo: Atlas, 1996.

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