Palazzo delle Stelline – Milano 28 novembre ore 10,00 – 15,00 ATTI DEL SEMINARIO

Lezione aperta del Corso di Perfezionemento Universitario - Dirigere i servizi negli enti locali: il ruolo dei responsabili organizzativi (a cura di Università Cattolica del Sacro Cuore di Milano) I ruoli e le funzioni all'interno degli Enti Locali sono profondamente cambiati da alcuni anni a questa parte. L'assunzione di responsabilità di fronte agli atti compiuti comporta quindi nuove modalità di gestione, da un lato, e nuove capacità manageriali dall'altro. Il tema della lezione aperta si focalizza quinid sui cambiamenti avvenuti nella PA negli ultimi anni dando, alla luce dell'esperienza di un grande comune come quello di Milano, un sguardo sui compiti, le funzioni e i ruoli ai quali sono chiamati i dirigenti degli Enti Locali qualora affrontano responsabilità nuove. I temi saranno affrontati con casi di studio e dati oggettivi

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Milano

LO SVILUPPO DELL’ORGANIZZAZIONE NEL

COMUNE DI MILANO

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MilanoLO SVILUPPO DEI MODELLI ORGANIZZATIVI

LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEVE EVOLVERE NEL TEMPO PER ADEGUARSI AI MUTAMENTI DELLE CONDIZIONI ESTERNE ED INTERNE

ASSICURARE LA CONTINUITA’ DELL’AZIONE AMMINISTRATIVA

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MilanoLO SVILUPPO DEI MODELLI ORGANIZZATIVI: PRINCIPI

GUIDA

ORIENTAMENTO AL RISULTATO DI TUTTA L’ORGANIZZAZIONE

ORIENTAMENTO ALLA SODDISFAZIONE DELL’UTENZA

EFFICACIA, EFFICIENZA ED ECONOMICITA’

VALORIZZAZIONE E ACCRESCIMENTO PROFESSIONALE DELLE RISORSE UMANE

RICERCA DEL MIGLIORAMENTO CONTINUO DELL’ORGANIZZAZIONE

RUOLO DEL COMUNE: DA GESTORE A REGOLATORE

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MilanoLO SVILUPPO DEI MODELLI ORGANIZZATIVI: CRITERI

GUIDA

STRUTTURA ORGANIZZATIVA: GESTIONE PER PROCESSI, SVILUPPO DELLE FUNZIONI DI STAFF

MECCANISMI DI COORDINAMENTO: UTILIZZO DI STRUMENTI DI INTEGRAZIONE (COMITATI), SVILUPPO DI SISTEMI GESTIONALI

SISTEMI OPERATIVI: PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO, SISTEMI INFORMATIVI

SISTEMA PREMIANTE E SVILUPPO DELLE PROFESSIONALITA’

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MilanoLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA

(fino a settembre 2006)

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MilanoLA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL COMUNE DI

MILANO

COERENZA DELL’ASSETTO ORGANIZZATIVO CON LE “LINEE PROGRAMMATICHE DEL SINDACO RELATIVE ALLE AZIONI E AI PROGETTI DA REALIZZARE NEL CORSO DEL MANDATO”

COERENZA CON IL “PIANO GENERALE DI SVILUPPO 2006/2011”

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MilanoLA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL COMUNE DI

MILANO: LINEE GUIDA

CENTRALITA’ DEL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO

MACROSTRUTTURA FINALIZZATA A:ASSICURARE UNA VISIONE INTEGRATA DELL’ENTE PER IL GOVERNO COMPLESSIVO DELLA CITTA’;

AVVICINARE L’AZIONE DEL COMUNE AI BISOGNI ED ALLE ESIGENZE DEI CITTADINI;

MIGLIORARE L’ORIENTAMENTO DEL SERVIZIO AL CITTADINO

SVILUPPO DI UN SISTEMA RELAZIONALE CHE PREVEDA:

MOMENTI DI RACCORDO TRA LA DIREZIONE GENERALE (SEGRETERIA GENERALE, GABINETTO DEL SINDACO, DIFENSORE CIVICO, CONSULTE, ECC.);

CREAZIONE DI UN SISTEMA DI COMITATI IN GRADO DI SUPPORTARE IL VERTICE NEL PRESIDIO DELLE ATTIVITA’NECESSARIE AL CORRETTO FUNZIONAMENTO ALLA GESTIONE COMPLESSIVA DELL’ENTE

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MilanoLA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL COMUNE DI

MILANO: PRINCIPI PROGETTUALI

SVILUPPO DEL PROCESSO DI “PIANIFICAZIONE E CONTROLLO” E CENTRALITA’ DELLO STESSO;

MACROSTRUTTURA, ORGANIZZATA PER AMBITI DI BISOGNO, COERENTE CON IL PROGRAMMA DEL SINDACO E DELLE DELEGHE;

STRUTTURE COERENTI CON I PROCESSI CHE EVITINO PARCELLIZZAZIONI DELLE RESPONSABILITA’ E SIANO IN STRETTO CONTATTO CON I CITTADINI

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MilanoLA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL COMUNE DI

MILANO: LA MACROSTRUTTURA

PIANIFICAZIONE E

CONTROLLI

DIRETTOREGENERALE

VICE DIRETTOREGENERALE

COMITATIDIREZIONALI

COMITATO STRATEGICOSINDACO

FACILITYMANAGEMENT

RISORSE UMANE EORGANIZZAZIONE

POLTICHECOMUNITARIE

CASA

ARREDO,DECORO

URBANO EVERDE

POLITICHE DELLAVORO E

DELL'OCCUPAZIONE

ATTIVITA'PRODUTTIVE

FAMIGLIA,SCUOLA E

POLITICHESOCIALI

MOBILITA',TRASPORTI,

AMBIENTESALUTE

QUALITA', SERVIZIAL CITTADINO,

SEMPLIFICAZIONE -SERVIZI CIVICI

SVILUPPO DELTERRITORIO CULTURA

TURISMO,MARKETING

TERRITORIALE,IDENTITA'

SPORT ETEMPOLIBERO

AREECITTADINE ECONSIGLI DI

ZONA

INFRASTRUTTURE ELAVORI PUBBLICI

POLIZIALOCALE E

SICUREZZA

RICERCA,INNOVAZIONE E

CAPITALEUMANO

TECNICA

GIUNTA COMUNALE

COMITATI

GABINETTODEL SINDACO

SEGRETERIAGENERALE

SERVIZIO DIPRESIDENZA DEL

CONSIGLIO COMUNALE

DIREZIONICENTRALI

AREE

DIREZIONI DIPROGETTO

D IREZIONISPECIALISTICHE

AVVOCATURA

LEGENDA

ALTRE U.O .

SISTEMIINFORMATIVI

PROGETTISPECIALI

FINANZA,BILANCIO,TRIBUTI E

PARTECIPATE

UFFICIO STAMPA

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Milano DOTAZIONE ORGANICA

DIRIGENTI 147 di cui 41 a T.D.

Posizioni Organizzative 449

CATEGORIA “D3” 1326 di cui 43 a T.D.

CATEGORIA “D1” 2138 di cui 27 a T.D.

CATEGORIA “C” 7665 di cui 586 a T.D.

CATEGORIA “B3” 2513 di cui 218 a T.D.

CATEGORIA “B1” 2423 di cui 27 a T.D.

CATEGORIA “A” 995 di cui 160 a T.D.

Dati al 30.08.2006

TOTALE 17.367 di cui 1102 a T.D.

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Milano

IL SISTEMA DEGLI OBIETTIVI

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MilanoOBIETTIVI: L’ORIZZONTE DI RIFERIMENTO

• Dal bisogno dei cittadini, letto attraverso l’analisi di contesto (indicatori). Strutturare il sistema di lettura e ascolto del contesto (la centralità della persona, nei suoi bisogni). Anche la realizzazione degli obiettivi alimenta l’analisi del contesto. Accelerare il percorso e garantire la circolarità.

• Alle azioni rivolte ai cittadini; insieme degli obiettivi operativi, efficaci nel rispondere ai bisogni; non è importante cosa si è fatto, ma cosa si è ottenuto (il valore pubblico).

La nostra responsabilità è nella risposta ai bisogni.

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MilanoPRINCIPI FONDAMENTALI PER LO SVILUPPO

DELL’ORGANIZZAZIONE

1. Centralità del processo di pianificazione e controllo

2. Definizione di una struttura organizzativa che: i) assicuri una visione integrata dell’Ente per il governo complessivo della città; ii) avvicini l’azione del Comune ai bisogni e alle esigenze dei cittadini; iii) migliori l’orientamento del servizio ai cittadini

3. Sviluppo di un sistema relazionale

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MilanoSTRUTTURA DEGLI OBIETTIVI

OBIETTIVI DI IMPATTO

OBIETTIVI DI RISULTATO

OBIETTIVI OPERATIVI

INDICATORI DI RISULTATO

INDICATORI DI IMPATTO

INDICATORI DI OPERAZIONEINDICATORI LOGICITEMPID

IREZ

ION

I R

ESP

ON

SA

BIL

ID

IREZ

ION

I C

OIN

VO

LTE

ELEMENTI DI CONTESTO

ATTIVITA’ INDICATORI

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MilanoALCUNE DEFINIZIONI…

Incremento 10% in 5 anni delle produzioni teatrali straniere realizzate a Milano

Evidenziano il grado di raggiungimento dell’obiettivo di risultato

Indicatori di risultato

Organizzazione della manifestazione “100 spettacoli per 100 nazioni” per promuovere l’organizzazioni di spettacoli prodotti da cittadini stranieri: entro 31.12Attivazione bibliobus e consegna libri a domicilio nei weekend: entro 30/09. Consegna media: 100 libri/we

Azioni da attuare per il conseguimento degli obiettivi di risultato. Ad essi sono associati indicatori e/o fasi/operazioni da calendarizzare,

Obiettivi operativi

Incrementare la diffusione della lettura, soprattutto tra i giovaniCoinvolgere i cittadini stranieri nella produzione e fruizione di iniziative culturali in collaborazione con cittadini italiani

Obiettivi da conseguire in quanto strumentali al conseguimento dell’obiettivo di impatto

Obiettivi di risultato

incremento del 10% del n° spettatori (+889.000);Evidenziano quantitativamente lo scostamento che si vuole conseguire rispetto ad alcuni elementi di contesto iniziali

Indicatori di impatto

Ampliare l’offerta culturale e renderla accessibile a tutti

Obiettivi di livello strategico, espressi come modificazioni perseguite nel contesto di riferimento e nei bisogni

Obiettivi di impatto

Spesa media mensile, per famiglia, per acquisto libri: 12,3 €; spesa del pubblico per acquisto biglietti spettacoli: 102,776 mln; n° presenze spettacoli: 8,898 mln [SIAE, 2006]

Dati relativi al contesto di riferimento ed ai bisogni in esso rilevabili

Elementi di contesto

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Milano

CONTESTOConoscenza del contesto quale elemento di base per la costruzione di obiettivi strategici e per la successiva stratificazione fino alle attività operative.

CRUSCOTTODisponibilità strutturata di dati e informazioni per monitorare il funzionamento della “macchina comunale” e per supportare la risoluzione di problemi complessi che hanno natura trasversale.

TRASVERSALITA’

Visione unitaria e condivisa da tutte le Direzioni per rispondere in modo integrato ai bisogni.Non significa perdere responsabilità e autonomia, ma creare una rete in cui ognuno appoggia la propria identità.

IL PERCORSO E GLI ELEMENTI CHIAVE

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MilanoSTRUMENTI DI INTEGRAZIONE

Strumenti organizzativi

• aree (tecnica e P&C)• gruppi di lavoro• comitati• strutture permanenti di integrazione• momenti/eventi trasversali di analisi e

valutazione elementi di contesto

Strumenti informativi

• sistemi aperti/partecipati (anche a terzi) di costruzione e condivisione della conoscenza (es: enciclopedia wiki dei servizi per contact center)

• datawarehouse aziendale

Strumenti di programmazione e

responsabilizzazione

• programmi ed obiettivi trasversali• indirizzi per società controllate e per i

rappresentanti nelle società partecipate

Sistemi inform

atici di supporto

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Milano

LA PROGRAMMAZIONE INTEGRATA

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MilanoIL PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO

• Gestione, attuazione di progetti, piani e programmi

• Contesto di riferimento• Bisogni della città e dei city users

• Monitoraggio progetti, piani e programmi

• Individuazione impatti auspicati sulla città• Individuazione linee politiche/strategiche per

l’attuazione dei programmi finalizzati all’ottenimento degli impatti auspicati

• Pianificazione e programmazione di obiettivi e risorse: programmazione integrata

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MilanoGLI STRUMENTI DEL PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE E

CONTROLLO

Contesto e impatto• Ascolto della città• Osservatori (casa, turismo, lavoro,

…)• Raccolta sistematica dati sul

contesto

• Verifica equilibri e Stato di attuazione dei programmi (Consiglio Comunale)

• Monitoraggio obiettivi e piani

• Assestamento• Conto consuntivo

• Linee programmatiche del mandato (Consiglio Comunale)

• Piano generale di Sviluppo (Consiglio Comunale)

Piano degli Obiettivi

Piano fabbisogni

risorse umane

Piano sistemi informativi

Programma elettorale di Sindaco e Partiti

Piano acquistiPiano

urbano parcheggi

….

Piano mobilità

bilancio RPP

Piano Opere

Piano illuminazione

Piano del verde

PGTPiano

marketing

Programmazione integrata

….

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MilanoLA PROGRAMMAZIONE INTEGRATA

• Linee programmatiche del mandato (Consiglio Comunale)

• Piano generale di Sviluppo (Consiglio Comunale)

Piano fabbisogni risorse umane

Piano sistemi informativi

Programma elettorale di Sindaco e Partiti

Piano acquisti

Piano mobilità

Programmazione integrata

bilancio

Relazione previsionale e programmatica

Piano marketing

…

Mandato

1-3 anni

Piano triennale opere

Piano degli

obiettivi

Piano urbano

parcheggiPiano

mobilitàciclistica

Piano del verde

PGT

Piano formazione

Piano urbano del traffico

Piano azzonamento acustico

Piano di zona

Elenco annuale lavori

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MilanoIL LAVORO DEL 2007…

Contesto e impatto• Ascolto della città• Osservatori (casa, turismo, lavoro, …)• Raccolta sistematica dati di contesto

• Verifica degli equilibri e stato di attuazione dei programmi

• Monitoraggio obiettivi e piani

• Assestamento• Conto consuntivo

Programma elettorale di Sindaco e Partiti

• Linee programmatiche del mandato

• Piano generale di Sviluppo

Piano degli Obiettivi• 6 obiettivi di ente

• 52 obiettivi trasversali• 255 obiettivi specifici

Relazione Previsionale e

programmatica

Elenco prioritàlavori per impatti

76 Linee politiche

18 Obiettivi di impatto

Valutazione e retribuzione

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Milano

… IL LAVORO PER IL 2008: LA PROGRAMMAZIONE INTEGRATA ED IL SISTEMA DI CONOSCENZA DELLA

CITTÀ

• Conto consuntivo• Stato di attuazione dei

programmi• Monitoraggio obiettivi e piani

Programma elettorale di Sindaco e Partiti

• Linee programmatiche del mandato

• Piano generale di Sviluppo

Valutazione e retribuzione

Programmazione integrata

Contesto e impatto• Ascolto della città• Osservatori (casa, turismo, lavoro, …)• Raccolta sistematica dati di contesto

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MilanoPROGRAMMAZIONE INTEGRATA E ORGANIZZAZIONE

DELL’ENTE

Bilancio annuale e triennale

Piano fabbisogni risorse umanePiano assunzioni

Programmazione incarichi professionali

Programmazione garePiano fabbisogni beni e servizi

Programmazione sistemi informativiPiano fabbisogni materiali di consumo

informatici

Piano triennale delle opereElenco annuale dei lavori

Piano degli obiettivi e delle attività

Programmazione studi e consulenze su tematiche

specifiche

Di quali risorse finanziarie abbiamo bisogno? Quali risorse finanziarie riusciamo ad ottenere?

Di quali risorse umane abbiamo bisogno? Con quale professionalità? Con quale tipo di rapporto di lavoro?

Di quale servizi interni necessito, per lo svolgimento delle mie attività e per i miei obiettivi? Di quali risorse strumentali?

Di quali risorse tecnologiche ho bisogno per lo svolgimento delle mie attività e per i miei obiettivi?

Di quali nuovi investimenti necessito per lo svolgimento delle mie attività e per i miei obiettivi? Di quali interventi di manutenzione?

Cosa intendiamo fare nel 2008? Quali obiettivi ci poniamo?

Ho bisogno di analisi e studi giuridici particolari?

Piano parcheggi, piano mobilità, piano del verde, …Con quali strumenti attuo gli obiettivi?

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Milano

LA PROGRAMMAZIONE INTEGRATA

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MilanoIL RUOLO DEL DIRIGENTE/RESPONSABILE DEI SERVIZI:

ALCUNI SPUNTI

Organizzazione “piatta” o “allungata” (Como vs Milano). Sistema di delega e autonomia

Ruolo dell’ente nel contesto di riferimento (gestore o regolatore)

Organizzazione di servizi o progettazione di risposte ai bisogni: metodicità e attenzione alla gestione di risorse o creativitànell’analisi e risposta ai bisogni

Conoscenza del contesto o della macchina (confronto capiaziendaprivati e pubblici)

Separazione o distinzione dei ruoli (conflitto o dialettica)?

Gestore o procacciatore di risorse (quali risorse? Consenso comerisorsa. Sindrome nimby)?

Competenze hard o soft skills?

Stratega o solutore di problemi quotidiani (strabismo del dirigente)? Fornitore di risposte e soluzioni o attivatore di una rete di competenze per fornire risposte e soluzioni?

Crisi del ruolo del dirigente “classico”, che fornisce risposte e soluzioni rassicuranti ai propri collaboratori. Crisi di legittimazione, nei confronti dei propri collaboratori?