Audit Atas Siklus Perolehan

Bab 18

AUDIT ATAS SIKLUS PEROLEHAN DAN PEMBAYARAN : PENGUJIAN PENGENDALIAN, PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI DAN

HUTANG USAHA

Butir-butir pembelajaran :

1. Akun dan kelompok transaksi di dalam siklus perolehan dan pembayaran

2. Fungsi-fungsi bisnis dalam siklus itu beserta dokumen dan catatan terkait

3. Bagaimana E-commerce mempengaruhi siklus perolehan dan pembelajaran

4. Metodologi perancangan pengujian pengendalian dan pengujian substantif

atas transaksi

5. Metodologi perancangan pengujian terinci saldo untuk hutang usaha/dagang

Akun dan kelompok transaksi di dalam siklus perolehan dan pembayaran

Tujuan keseluruhan di dalam audit siklus perolehan dan pembayaran yaitu

mengevaluasi apakah akun yang dipengaruhi oleh perolehan barang dan jasa dan

apakah pengeluaran kas untuk perolehan tersebut secara wajar disajikan sesuai

dengan prinsip akuntansi yang diterima umum.

Fungsi-fungsi bisnis dalam siklus itu beserta dokumen dan catatan terkait

Siklus perolehan dan pembayaran melibatkan setiap keputusan dan proses yang

diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa guna menjalankan operasi

perusahaan. Siklus tersebut biasanyadimulai dengan pengajuan permintaan

pembelian oleh seseorang pegawai berwenang yang membutuhkan barang atau jasa

dan berakhir dengan pembayaran atas setiap manfaat yang diterima. Walaupun

pembahasan berikut menyangkut perusahaan manufaktur kecil yang membuat

produk berwujud untuk dijual ke pihak ke-tiga, namun prinsip-prinsip yang sama juga

berlaku untuk perusahaan jasa. Badan pemerintah, maupun jenis organisasi lainnya.

Proses pesanan pembeli

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ELON MANURUNG AUDITING II

Permintaan barang atau jasa oleh pegawai klien adalah titik awal dari siklus. Formulir

permintaan dan persetujuan yang diwajibkan tergantung pada sifat barang dan jasa

serta kebijakan perusahaan.

Permintaan pembelian adalah permintaan akan barang dan jasa oleh pegawai

berwenang. Bentuknya dapat berupa permintaan perolehan untuk bahan-bahan oleh

mandor atau pengawas gudang, reparasi di luar oleh pegawai kantor atau pabrik,

asuransi oleh direktur perusahaan yang bertanggung jawab atas properti dan

peralatan. Perusahaan-perusahaan juga bergantung pada titik pemesanan ulang

prespecified ( yang telah diprogram sebelumnya ) yang digunakan oleh komputer

untuk memulai permintaan pembelian secara otomatis

Pesanan pembelian adalah dokumen yang mengidentifikasi deskripsi, jumlah, dan

informasi terkait tentang barang dan jasa yang hendak dibeli perusahaan. Dokumen

ini sering digunakan untuk menunjukan otoritasi guna mendapatkan barang dan jasa.

Perusahaan-perusahaan seringkali menyerahkan pesanan pembelian elektronik ke

pemasok yang mengatur pertukaran data secara elektronik ( EDI )

Berkas transaksi pembelian. Berkas yang dihasilkan melalui komputer yang meliputi

semua transaksi perolehan yang diproses melalui sistem akuntansi untuk suatu

periode, seperti satu hari, satu minggu, atau satu bulan

Jurnal atau daftar perolehan. Laporan yang dihasilkan dari berkas transaksi

perolehan yang biasanya mencakup nama pemasok, tanggal, jumlah, dan kelompok

akun untuk setiap transaksi seperti perbaikan dan pemeliharaan, persediaan, utilitas.

Laporan tersebut juga mengidentifikasi apakah perolehan tersebut dilakukan secara

tunai atau secara kredit. Jurnal atau daftar dapat dibuat untuk periode tertentu tetapi

seringkali untuk sebulan. Biasanya, jurnal atau daftar itu meliputi total setiap nomor

akun yang termasuk ke dalam periode waktu tertentu.

Faktur pemasok adalah dokumen yang menunjukkan hal-hal seperti deskripsi serta

jumlah barang dan jasa yang diterima, harga (termasuk ongkos angkut), syarat

potongan tunai, dann tanggal penerimaan kas.

Memo debet adalah dokumen yang menunjukkan pengurangan jumlah yang menjadi

hak pemasok karena pengembalian barang atau pengurangan harga. Seringkali,

memo debet mempunyai bentuk umum yang sama seperti faktur pemasok, tetapi

memo itu mendukung pengurangan hutang usaha bukan penambahan.


Voucher. Dokumen ini biasanya digunakan oleh organisasi sebagai sarana formal

pencatatan dan pengendalian perolehan. Voucher meliputi map atau folder yang diisi

dokumen atau peket dokumen yang relevan seperti pesanan pembelian, tembusan

slip pengepakan, laporan penerimaan barang, dan faktur pemasok. Setekah

pembayaran tembusan cek ditambahkan ke paket voucher.

Berkas Induk Hutang Usaha/ Dagang adalah berkas untuk mencatat masing-masing

perolehan, pengeluaran kas, serta retur pengurangan harga perolehan untuk

masing-masing pemasok.

Neraca saldo hutang usaha berisi daftar jumlah hutang ke pemasok atau unutk

setiap faktur atau voucher pada satu titiik waktu tertentu. Neraca saldo itu disusun

langsung dari berkas induk hutang usaha.

Laporan pemasok. Laporan pemasok disusun setiap bulan oleh pemasok yang

menunjukkan saldo awal,, perolehan, retur, dan pengurangan harga, pembayaran ke

pemasok, dan saldo akhir.

Cek. Dokumen yang digunakan untuk membayar setiap perolehan saat pembayaran

jatuh tempo. Setelah cek ditanda tangani oleh orang berwenang, maka cek itu sudah

merupakan aktiva.

Berkas transaksi pengeluaran kas. Berkas yang dihasilkan komputer yang meliputi

semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh sistem akuntansi untuk periode

tertentu seperti sehari, seminggu, atau sebulan. Berkas tersebut juga meliputi jenis

informasi sama yang dibahas pada berkas transaksi perolehan.

Jurnal atau daftar pengeluaran kas. Laporan yang dihasilkan dari bebrkas transaksi

pengeluaran kas yang meliputi semua transaksi untuk periode waktu tertentu.

Transaksi sama, yang meliputi semua informasi yang relevan, tercakup di dalam

berkas induk hutang usaha / dagang dan buku besar.

Metodologi Perancangan Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi

UNTUK SIKLUS PEROLEHAN DAN PEMBAYARAN


Merancang pengujian

pengendalian dan pengujian

substantif atas transaksi

perolehan dan pembayaran untuk

memenuhi tujuan audit transaksi

terkait.

Prosedur audit

Besarnya sampel

Unsur yang dipi;ih

Waktu

Pemahaman atas Pengendalian Intern

Otorisasi Pembelian atau Perolehan. Otorisasi yang memadai atau perolehan

merupakan bagian utama dari fungsi ini sebab otorisasi akan menjamin bahwa setiap

barang dan jasa yang dibeli memang sesuai dengan kepentingan perusahaan dan

mencegah pembelian barang yang berlebihan sehingga tidak diperlukan.

Kebanyakan perusahaan memberikan otorisasi umum untuk pembelian kebutuhan

operasi reguler seperti persediaan pada tingkat tertentu dan perolehan barang modal

atau sejenisnya pada tingkat lain.

Pemisahan wewenang dan tanggung jawab penjagaan aktiva dari fungsi lain.

Kebanyakan perusahaan mempunyai bagian atau departemen penerimaan barang

yang bertugas membuat laporan penerimaan sebagai bahan bukti bahwa barang


Memahami pengendalian intern

perolehan dan pembayaran

Mengestimasi resiko pengendalian

yang direncanakan perolehan dan

pembayaran

Mengevaluasi biaya

manfaat atas pengujian

pengendalian

sudah diterima dan diperiksa. Biasanya sebuah tembusan dikirim ke departemen

atau bagian gudang dan tembusan lain diberikan ke departemen atau bagian hutang

usaha/ dagang mengenai informasi yang mereka perlukan.

Pembukaan tepat waktu dan penelaahan transaksi secara independen. Dalam

beberapa perusahaan, pembukuan kewajiban akibat perolehan dibuat berdasarkan

penerimaan barang dan jasa, dan di perusahaan lain, kewajiban ditangguhkan

sampai fktur pemasok diterima. Dalam kedua kondisi itu, bagian hutang usaha

umumnya bertanggung jawab memberikan verifikasi atas kepatutan setiap

perolehan.

Otorisasi pembayaran. Pengendalian terpenting dalam fungsi pengeluaran kas

meliputi penanda tanganan setiap cek oleh orang dengan otorisasi yang memadai,

pemisahan tanggung jawab antara penanda tanganan cek dengan pelaksanaan

fungsi hutang usaha, dan adanya pemeriksaan yang cermat atas dokumen oleh

penanda tangan cek pada saat ditanda tangani.

Perolehan yang dibukukan adalah untuk barang dan jasa yang diterima, konsisten

dengan kepentingan klien (Eksistensi atau Keberadaan). Kalau auditor merasa puas

bahwa pengendalian terhadap tujuan ini memadai, pengujian atas transaksi yang

tidak semestinya dan tidak sah dapat dikurangi.

TUJUAN AUDIT TERKAIT TRANSAKSI

Perolehan yang dibukukan adalah untuk barang dan jasa yang diterima,

konsisten dengan kepentingan klien yang terbaik.

Transaksi perolehan yang ada telah dibukukan.

Transaksi perolehan secara akurat telah dibukukan.

Transaksi perolehan telah diklasifikasikan dengan benar.

Transaksi perolehan dibukukan pada tanggal yang benar.

Transaksi perolehan dimasukan dengan benar ke berkas induk hutang usaha

dan persediaan dan diikhtisarkan dengan benar.

Perolehan yang ada telah dibukukan. Kelalaian untuk mencatat perolehan barang

dan jasa yang diterima selalu mempunyai dampak langsung pada saldo hutang

usaha dan mungkin menyebabkan lebih saji pada laba bersih dan ekuitas pemegang

saham.


PEMERIKSAAN KEWAJIBAN JANGKA PENDEK (Current Liabilities)

SIFAT DAN CONTOH KEWAJIBAN JANGKA PENDEK

Pengertian Kewajiban Jangka Pendek adalah kewajiban perusahaan kepada pihak

ketiga, yang jatuh tempo atau harus dilunasi dalam waktu kurang atau sama dengan

satu tahun, atau dalam siklus operasi normal perusahaan, biasanya dengan

menggunakan harta lancar (current assets) perusahaan

• Contoh :

1. Hutang Dagang (Accounts Payable)

2. Pinjaman dari Bank (Short Term Loan)

3. Bagian dari Kredit Jangka Panjang yang Jatuh Tempo Dalam Waktu Kurang

atau Sama Dengan Satu Tahun (Current Portion of Long Term Loan)

4. Hutang Pajak (Taxes Payable)

5. Biaya Yang Masih Harus Dibayar (Accrued Expenses)

6. Voucher Payable (dalam hal digunakan voucher system)

7. Hutang Dividen (Dividen Payable)

8. Pendapatan Yang Diterima Dimuka (Unearned Revenue)

9. Uang Muka Penjualan, Hutang Pemegang Saham

10. Hutang Leasing yang Jatuh Tempo satu tahun yang akan datang

11. Hutang Bunga

12. Hutang Perusahaan

13. Hutang Perusahaan Afiliasi (Hutang Dalam Rangka Hubungan Khusus)

Pemeriksaan Kewajiban Jangka Pendek

Perusahaan cenderung mencatat kewajibannya lebih rendah dari yang sebenarnya

(understatement of liabilities) dengan tujuan untuk melaporkan laba lebih besar dari

jumlah yang sebenarnya (praktek income smoothing/earning management)

auditor harus melakukan prosedur pemeriksaan sesudah tanggal neraca

Perbedaan account payable dan accrued expenses :

• Account payable angkanya lebih pasti ( perusahaan mencatat hutangnya

berdasarkan invoice yang diterimanya dari supplier)

• Accrued expenses angkanya didasarkan pada estimasi (jumlahnya kurang

pasti dibandingkan account payable)

TUJUAN PEMERIKSAAN KEWAJIBAN JANGKA PENDEK


Untuk memeriksa :

1. Keberadaan internal control kewajiban jangka pendek

2. Keterjadian dan kelengkapan bukti kewajiban jangka pendek yang tercantum

di neraca

3. Pencatatan kewajiban jangka pendek per tanggal neraca

4. Accrued expenses jumlahnya reasonable (tidak terlalu besar dan tidak terlalu

kecil).

5. Jumlah terlalu besar laba dilaporkan terlalu kecil (understated).

6. Jumlah terlalu kecil laba dilaporkan terlalu besar (overstated)

7. Pencatatan kewajiban leasing sudah sesuai dengan PSAK

8. Kewajiban jangka pendek dalam mata uang asing per tanggal neraca sudah

dikonversikan kedalam rupiah dengan kurs tengah BI per tanggal neraca,

selisih kurs dibebankan/dikreditkan pada laba rugi tahun berjalan.

9. Pencatatan biaya bunga dan hutang bunga per tanggal neraca

10. Keterjadian biaya bunga hutang jangka pendek pada tanggal neraca dicatat

dan dihitung secara akurat dan merupakan beban perusahaan

11. Semua persyaratan dalam perjanjian kredit telah diikuti oleh perusahaan

sehingga tidak terjadi “Bank Default”

12. Memeriksa kesesuaian penyajian kewajiban jangka pendek dalam laporan

keuangan dengan PABU/PSAK

PROSEDUR PEMERIKSAAN KEWAJIBAN JANGKA PENDEK

1. Pelajari dan evaluasi internal control kewajiban jangka pendek

2. Minta perincian kewajiban jangka pendek,periksa penjumlahannya (footing)

serta cocokkan saldonya dengan saldo hutang di buku besar (controlling

account)

3. Untuk hutang dagang, cocokkan saldo masing-masing supplier dengan saldo

menurut subsidiary ledger hutang dagang

4. Secara test basis (sampling) periksa kecocokkan bukti pendukung saldo

hutang kepada supplier (purchase requisition, purchase order, receiving

report dan supplier invoice) perhitungan matematis (mathematical accuracy)

dan otorisasi

5. Jika terdapat monthly statement of account dari supplier, lakukan rekonsiliasi

saldo hutang menurut dokumen tersebut dengan saldo subsidiary ledger

hutang


6. Kirim konfirmasi ke beberapa supplier baik yang saldonya besar maupun

yang saldonya tidak berubah sejak tahun sebelumnya

7. Periksa pembayaran sesudah tanggal neraca (subsequent payment), apakah

ada kewajiban yang belum dicatat (unrecorded liabilities) dan kewajaran

saldo hutang per tanggal neraca

8. Jika ada hutang dari bank/pemegang saham/direksi/ perusahaan afiliasi

kirimkan konfirmasi, periksa pembebanan bunga atas pinjaman dan surat

perjanjiannya, buatkan excerpt perjanjian kredit dan periksa otorisasinya

9. Pencatatan hutang leasing harus sesuai dengan PSAK No. 30 (sewa guna

usaha), dan pencatatan bagian yang jatuh tempo dalam waktu satu tahun

yang akan datang (reklasifikasi)

10. Periksa perhitungan dan pembayaran bunga (keakuratan dan tie up beban

bunga dengan yang tercantum pada laporan laba rugi) dan aspek pajaknya.

11. Telusuri asal saldo debit hutang dagang (apakah dari uang muka pembelian

atau pengembalian barang yang dibeli tapi sudah dilunasi sebelumnya).

Reklasifikasi sebagai piutang jika jumlahnya besar (material)

12. Periksa bukti pendukung uang muka penjualan per tanggal neraca dan

apakah sudah diselesaikan diperiode berikutnya (subsequent clearance).

13. Periksa kredit jangka panjang dan apakah bagian yang jatuh tempo 1 tahun

yang akan datang sudah di reklasifikasi sebagai kewajiban jangka pendek

14. Periksa kewajiban dalam mata uang asing, apakah sudah dikonversikan

kedalam rupiah dengan menggunakan kurs tengan BI per tanggal neraca dan

selisih kurs dibebankan/di kreditkan pada laba rugi tahun berjalan

15. Periksa pelunasan hutang PPh 21 dan PPN periode berikutnya (hutang PPh

21 dan PPN per 31 Desember harus dilunasi bulan Januari tahun berikutnya)

16. Periksa PPh Badan, apakah saat mengisi dan memasukkan SPT PPh Badan,

perusahaan telah membayar PPh 29 (setoran akhir)

17. Periksa dasar perhitungan accrued expenses perusahaan, apakah

reasonable dan konsisten dengan dasar perhitungan tahun sebelumnya dan

periksa pembayaran sesudah tanggal neraca

18. Periksa notulen rapat direksi, pemegang saham, dan perjanjian yang dibuat

dengan pihak ketiga, untuk mengatahui pencatatan per tanggal neraca

semua kewajiban yang tercantum dalam notulen dan perjanjian tersebut

19. Kirim konfirmasi ke penasihat hukum perusahaan

20. Periksa kesesuaian penyajian kewajiban jangka pendek dengan PSAK/PABU


Documents

Audit Atas Siklus Perolehan