AuditAuditforståelse i en

produktionsvirksomhed (47392)

Jesper Knoblauch, Tradium,jesper.knoblauch@tradium.dk

1

Emne: Hvordan: Varighed: Slide nr.

Velkommen 1 time 1-7

Ledelsessystemer 1 time 8-21

Udførelse af audit 3 timer 22-36

Procedure opbygning 2½ time 37-47

Auditforståelse 2 timer 48-68

Intro til profilværktøj 2 timer 69-84

Procedure for kaffebrygning

1½ time 85-97

Procedure eks. Fra KAMF

1 time 98-110

Afslutning 1 time 111-112

Lektionsplan

Auditforståelse i en produktionsvirksomhed

Mål – 47392Deltageren har viden om og forståelse for de grundlæggende principper i standarden for auditering af ledelsessystemer (ISO 19011) og kan forstå egen og auditors rolle ved implementering, vedligeholdelse og udvikling af ledelsessystemer. Deltageren kan på den baggrund medvirke til opfølgning på en intern audit ved at efterprøve, vedligeholde og udvikle retningslinjer og procedurer i relation til en produktionsvirksomheds ledelsessystemer inden for kvalitet (ISO 9001), miljø (ISO 14001) og arbejdsmiljø (OHSAS 18001).

3

Opgave

Hvilke forventninger har du til kurset

Opgave afrapportering

Opgave afrapportering på kurset vil eksempelvis veksle imellem:

Samtaler i klassen: Hvor man deltager som enkeltperson med udgangspunkt i egne noterHvor man afrapporterer på Flipover i grupper med 2-3 måske 4 deltagereHvor man afrapporterer på en fælles Flipover, hvor på alle har haft mulighed for at bidrage

Ledelsessystemer

Ledelses-systemer

Eksempler

ISO 14001

ISO 18001

ISO 26000

ISO 50001ISO 19011

ISO 9001

ISO/TS 16949

6

Hvad kræver et ledelsessystem

Ledelsessystemer stiller krav om, at virksomhedens ledelse vurderer behovet for styring på en lang række områder:F.eks. underleverandører, fejlhåndtering, arbejdsinstruktioner, test- og inspektionsplaner osv.Ledelsens vurdering af behovet for styring vil naturligvis variere fra virksomhed til virksomhed.

7

ISO 9001

Et kvalitetsledelsessystem skaber overblik over virksomhedens arbejds- og forretningsgange. Det er et effektivt styringsinstrument til at overvåge og korrigere virksomhedens handlinger.

8

ISO 19011Audit-standarden giver vejledning om:ledelse af et audit program, der kan understøtte

implementeringen, vedligeholdelsen og udviklingen af virksomheders ledelsessystemer

Planlægning af en auditGennemførsel af en auditKompetencer og bedømmelse af auditor og

audit team

9

Opgave

Hvilke ledelsessystemer/ISO har du erfaringer med?

KvalitetsledelseMiljøledelseArbejdsmiljøledelseAndre ?

Eksempler på områder der ønskes beskrevet i en virksomhed

11

Før produktions

processer

Tilbud og kontrakter

Ordre mod-

tagelse

Planlæg-ning og logistik

Leveran-dørstyring Indkøb

Varemod-tagelse

Styring af lagre

Hovedpunkter i et auditforløb

Igangsætning af audit

Forberedelse af audit

Gennemførelse af audit

Distribution, opfølgning og afslutning af audit

12

Igangsætning af audit

Generelt

Første kontakt

Fastlæggelse af audit

13

Forberedelse af audit

Gennemgang af relevante dokumenter

Udarbejdelse af auditplan

Fordeling af opgaver i auditteam

Udarbejdelse af hjælpeskemaer/arbejdspapir

14

Auditplan Skema for forår

Funktion Januar Februar Marts April

Salg Martin

Indkøb Helle

Råvare lager Per

Afskæring Søren & Leif

Bearbejdning Jan & Kurt

Male afdeling Kevin

Montage John & Keld

15

Gennemførelse af audit

Afholdelse af indledende møde

Gennemgang af audit relevante dokumenter

Kommunikation under audit

Fordeling af roller og ansvar til team

Fortsættes side 29

16

Auditplan eks.Skema for en dag

Auditor Auditor

8.00 – 8.55 Forberedelse, udvælge områder og fordele opgaver

Forberede møde med ledelse og andre, som er med på dagen

8.55 – 9.45 Møde med de involverede Aftaler for tidsplan og indhold

9.45 – 11.30 Audit i de udvalgte områder Audit i de udvalgte områder

11.45 – 12.15 Beskrive resultater Resultater og ajourføring

12.15 – 13.00 Frokost Frokost

13.00 – 14.45 Audit i de udvalgte områder Audit i de udvalgte områder

14.45 – 15.15 Beskrive resultater Og udveksle indtryk fra dagen

15.15 – 16.00 Afrapportering til ledelse Afrapportering til ledelse

17

Gennemførelse af audit

Indsamling og verifikation af information

Tilvejebringelse af auditresultater

Udarbejdelse af konklusioner

Afholdelse af afsluttende møde

18

Spørgeskema eks.Henvisning til standard

Område for audit samt spørgsmål til

Bemærkninger og iagttagelser

5.1.1 Kontrol af udstyr:Er udstyr korrekt afmærket?Er udstyr korrekt opbevaret?

5.5.1 Opbevaring af kemi:Findes der fakta blade på de opbevarede produkter?Er der værnemidler til de pågældende produkter?

5.8.3 Uddannelse af medarbejder:Har medarbejderen de fornødne certifikater/beviser?

19

Distribution, opfølgning og afslutning af audit

Udarbejdelse af auditrapport

Distribution af auditrapport

Opfølgning på auditrapport

Afslutning af audit

20

21

Opgave

Rundtur i afsnit 6 standarden DS/EN ISO 19011 (klassesæt)

Fordel punkterne i afsnit 6 i standardenDS/EN ISO 19011 mellem jer og find afsnittets vigtige stikord

Ledelsessystem opbygning

Niveau 1 - Beskrivelse af virksomhedens mål, politikker og ledelsens ansvar og beføjelser

Niveau 2 – Generelle beskrivelser af ansvar og beføjelser

Niveau 3 – Instruktioner og Tjeklister: detaljeret beskrivelse for gennemførelse

23

Dokumenteret procedure skal:

24

Fastlægges

Dokumenteres

Implementeres

Vedligeholdes

Proceduren giver svar på:

Hvorfor aktiviteter skal gennemføres

Hvilke afgrænsninger, der er i procedurens anvendelse

Hvem der er ansvarlig for procedurens indhold og vedligehold

Hvilke instruktioner og blanketter, proceduren anvender

Hvordan aktiviteten gennemføres, herunder input fra anden funktion og henvisninger til andre relevante procedurer

25

Typisk opbygning af procedurestruktur

Formål - med aktiviteten

Generel - uddybning af formål eller afgrænsning af aktiviteten

Ansvar - hvem der er ansvarlig for indhold og vedligehold

26

Typisk opbygning af procedurestruktur

Reference – henvisning til procedurer, instruktioner, blanketter m.v.

Fremgangsmåde – overordnet beskrivelse af fremgangsmåde evt. ved brug af flow-diagram og henvisninger til underliggende instruktioner m.v.

Arkivering - her beskrives eksempelvis: stedet, måden og perioden

27

Opgave

Hvilke procedurer støder du på i din arbejdsdag

Opgave

Udarbejd en procedure for vedligeholdelse af en alm. cykel

29

Auditforståelse

• Målet med intern audit• Verificere det beskrevne systems

overensstemmelse med de handlinger og den adfærd, der udleves i praksis

• Forberede organisationen på ekstern audit• Løbende vedligeholde/tilpasse og udvikle

systemet, således systemet er tidssvarende og nyttigt for virksomheden

30

Opgave

Har du selv deltaget i en audit? – eller er du selv blevet auditeret?Hvordan oplevede du det?

Auditforståelse

Sammenhæng mellem

Det sagte

Det udførte

Det beskrevne

32

Opgave

Hvad er hensigtsmæssig adfærd for en auditor?Handlemåde – Optræden – Sprog - ?Kom selv med flere eksempler og uddyb jeres holdninger og erfaringer

33

Auditforståelse

Som auditor er man gæstMan er observatør – ikke ”professor” i andres jobMan har tavshedspligt/ansvar for de oplysninger,

man kommer i forbindelse medMan tager ikke billeder/optager lyd/film,

medmindre det er aftaltMan tilintetgør/makulerer lister og lign. Efter brug i

forbindelse med personlige oplysningerVi er alle lige – men ikke ens

34

Auditforståelse

Benyt den anerkendende tilgang:Vær spørgendeVær ærligÅben og roligAktivt lyttendeInvolverende og forståendeRespektfuldGå i dialogSkab tryghed

35

Auditforståelse

Objektiv vidnesbyrd:Observationen skal være så objektiv som muligtVi har alle ”noget” med i rygsækken!Hvad ser viHvad forventer viHvad ønsker viHar vi fokus et sted, forsvinder fokus fra et andetHjernen vil prøve at udfylde ”de tomme huller”Bekræft det fundne på stedet og få accept af

den/de involverede

36

Auditforståelse

Det vellykkede interview:• Lad den auditerede tale, således der er

mulighed for at skabe en atmosfære af tryghed

• Undgå at afbryde og vær oprigtigt interesseret• Lad den auditerede vise eksempler og spørg

efter fakta

37

38

Værd at vide om profilværktøjer

• Alle persontræk har styrker og udfordringer – kommer an på situationen• Man er ikke ”rigtig” eller ”forkert”, men er ”mere” eller ”mindre” af noget• Profilen siger noget om ens præferencer (det vi foretrækker)• Profilen siger IKKE noget om kompetencer (det vi er gode til)• Vi er ofte gode til det, vi foretrækker, men ikke nødvendigvis• Vi kan udvikle kompetencer på vores ikke-foretrukne områder• Vi kan gøre det, vi ikke foretrækker, fordi vi er nødt til det!

Opgave

Hvordan kommer din personlighed til udtryk i et samarbejde?

Sæt kryds der, hvor du genkender dig, og forventer at andre genkender dig

39

40

Faktorer i Samarbejdsprofilen

Hvordan du henter og anvender din energi

Ekstrovert

• Nyder at tale med andre• Vil gerne tale med andre om en opgave

– før man tænker alene over den

Kan opleves som…• Hurtig på aftrækkeren• Påtrængende/anmasende

Introvert

• Arbejder gerne alene• Vil gerne tænke alene over en opgave –

før man taler med andre om den

Kan opleves som…• Langsommelig • Usynlig/tilbagetrukket

41

Hvordan er din arbejdsstil/dit fokus

Resultat

• Præstationsorienteret og målrettet• Forventer en større indsats fra alle parter• Ønsker resultater frem for diskussioner

Kan opleves…• Utålmodig• Uopmærksom på det menneskelige

samspil

Person

• Orienteret mod det menneskelige samspil

• Fokus på miljø og trivsel

Kan opleves…• Tilbageholde med egne meninger• Kompromissøgende

42

Opgave Find sammen to og toPræsentér dig selv for din makker. Faktor for faktor:Jeg er ….Det genkender jeg i følgende situationer på jobbet….Det overrasker mig, at….12 ½ minut til hver!

43

Procedure for brygning af kaffe

5.3 Påfyldning af kaffe: 5.3.1

For hver kop (125ml), beregnes et mål på ca.6 g (= 1 - 2 teskeer) af fint malet kaffe. Luk tragten bagefter.

44

Opgave

Audit på processen –Hvad skal vi være opmærksomme på? Når vi ser med:

KvalitetsbrillerMiljøbrillerArbejdsmiljøbriller

45

Opgave

Udarbejde en procedure for afkalkning af en kaffemaskine. Gennemfør en audit i en af de andre grupper efter deres udgave af proceduren

46

Typisk opbygning af procedurestruktur

• Formål - med aktiviteten• Generel/Gyldighedsområde - uddybning af formål eller

afgrænsning af aktiviteten• Ansvar - hvem der er ansvarlig for indhold og vedligehold• Reference – henvisning til procedurer, instruktioner,

blanketter m.v.• Fremgangsmåde – overordnet beskrivelse af fremgangsmåde

evt. ved brug af flow-diagram og henvisninger til underliggende instruktioner m.v.

• Arkivering - her beskrives eksempelvis: stedet, måden og perioden

47

Opgave

Gå på opdagelse i en af de 3 KAMF procedurer: Hvad vil du vælge at se nærmere på i proceduren? Hvilke spørgsmål giver det anledning til at stille?

48

Opgave - Afslutning

Hvordan kan du benytte audit-erfaringerne fra disse dage i din hverdag

Opgave - Afslutning

Hvordan levede kurset op til dine forventninger