1.- UBICACIÓN, NECESIDAD, ANTECEDENTES Y CONCEPTOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AUDITORIA ADMINISTRATIVA I

La auditoria es parte del proceso administrativo y forma parte primordial como medio de control y cambio. Decimos como medio de control ya que se utiliza en la etapa de Control y es una técnica estratégica utilizada para determinar la eficacia de los procesos administrativos utilizados en la organización de tal manera que nos muestra el estado en el que se encuentra nuestro organización y toda la estructura que la compone. Todo esto mediante un análisis completo de toda la organización. También se le dice medio de cambio ya que con los resultados obtenidos el auditor elabora un dictamen con sugerencias para la organización las cuales son para corregir algún error o proceso que sea necesario para el funcionamiento de la organización. Entonces decimos que la auditoria se ubica en el proceso de control como medida de seguridad para garantizar el efectivo funcionamiento de la organización y si en su caso es necesario para corregir algún defecto o error tanto en procesos como en la información ademas de todo esto con la auditoria se analiza el estado actual de la organización y que tan lejos se encuentra de lo que quiere ser..

1.1 Ubicación de la Auditoria Administrativa dentro del Proceso Administrativo en una Organización Social

La auditoria se genera por múltiples causas dentro de la administración de una empresa; su genero, su especie pertenece al área del control, que ubicado mediante evaluaciones y exámenes que se realizan en los diferentes elementos mantienen el ajuste y el orden dentro del que hacer de la administración general.

Inutilidad de los objetivos por ser estos ambiguos y confusos

Violación de autoridad - responsabilidad que ha sido asignada

Falta de iniciativa por falta de delegación de autoridad

Interferencia entre línea y asesoría, definición de funciones

Organización costosa innecesaria

Difícil y costoso control

Demasiados o pocos jefes, área de control adecuado a las necesidades

Deformación de la comunicación y de la información entre los niveles de la organización.

Conflictos de competencia y personal falto de motivación

Difícil visión integral de conjunto de la misión de la empresa

1.2 Origen y Alcance de la Auditoria Administrativa

Ori

ge

n

Difícil visión integral de conjunto de la misión de la empresa

Decisiones lentas, demoras a la orden del día.

Duplicidad de funciones, traslape de actividades que generan confusión

Gerente autoritario, no existe comunicación y participación

Falta de coordinación, privan los intereses personales a los generales

Falta de trabajo creativo, se deja por fuera el cambio por medio de la imaginación

Despilfarros, desperdicio de producto, de tiempo y dinero

Mucha ostentación, sin darle el verdadero valor al uso de los materiales

Falta de financiamiento oportuno. etc.

Por lo tanto la auditoria administrativa se considera como una técnica e instrumento que tiene como objeto revisar, supervisar y evaluar la estructura, sistemas, procedimientos y métodos de la administración lo cual constituye su ubicación en la fase del control dentro del proceso de la administración.

Para realizar una auditoria administrativa en cualquier clase de empresa debe de comenzar por realizar un examen y una evaluación integral de los problemas, sus causas y la posible solución de los mismos.

La auditoria administrativa puede llevarse a cabo en una función específica, un departamento o un grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o de una empresa en su totalidad. Algunas auditorias abarcan una combinación de dos o más de dichas áreas, además de comprender entre otros aspectos lo que a continuación se enumeran:

Objetivos, Políticas, Procedimientos, Programas, Presupuestos, Estrategias, Estructuras de mando y jerarquía, Estructura Financiera, Ejecución, Comunicaciones, Métodos de Control, Resultados, Relaciones fiscales, Vínculos comerciales, Recursos materiales, Recursos Humanos, Organización, Puestos de Trabajo, Mercadotecnia, Producción, Finanzas etc. .

Alcances

Naturaleza jurídica

Criterios de funcionamiento

Estilo de administración

Proceso administrativo

Sector de actividad

Ámbito de operación

Número de empleados

Relaciones de coordinación

Desarrollo tecnológico

Sistemas de comunicación e información

Nivel de desempeño

Trato a clientes (internos y externos)

Entorno

Productos y/o servicios

Sistemas de calidad

La auditoria administrativa se ha considerado como el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad, así como de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales. Sin embargo, con el interés de tener un panorama más amplio de lo que debemos entender por auditoria administrativa se han escogido algunas definiciones que han expuestos tratadistas de la materia.

E. F. Norbeck: "Es una técnica de control que proporciona a la gerencia un método de valuación de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos."

En esencia, para Norbeck, el objetivo de la auditoria administrativa no consiste en delinear programas de auditoria para auditores, sino en proporcionar a la gerencia la base para entender y comprender los aspectos generales de esta disciplina mediante la valorización de los aspectos que forman la empresa.

1.3 Conceptos según diversos Autores

William P. Leonard. Es el examen completo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución, de una sección o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas.

Para Leonard, la auditoria administrativa pretende ayudar y complementar la administración en determinadas área que requieren economías y practicas mejoradas.

J. Fernández Arena: Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales que comprende en el aspecto servicio: Derecho-habientes, usuarios, consumidores, en el aspecto social: Colaboración, gobierno y comunidad, en el aspecto económico: los acreedores y los inversionistas. En base a los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución abarca la coordinación, la integración, tanto de los recursos humanos y físicos y la eficiencia de la organización

La revisión estructural de la empresa se puede llevar por áreas o en forma total. El informe es el resultado del examen de la empresa en donde se darán las recomendaciones que ameriten, de acuerdo con los elementos de juicio que tenga el auditor.

J. Rodríguez Valencia: Expresa que Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en la relación con las metas fijadas; sus recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organización, utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles establecidos y su forma de operar".

Legal: Se utiliza para cubrir requerimientos contables, fiscales y gubernamentales.

Social: Se utiliza para demostrar que la organización es una empresa sustentable que no daña ningún tipo de interés social, ni el entorno en el que la sociedad esta desarrollándose.

1.4 Necesidades Legales y Sociales de la Auditoria Administrativa

La auditoria administrativa continuamente mantiene vigiladas todas las areas que componen la estructura de la empresa u organización.

Planeación:

Producción:

Finanzas:

Personal:

Relaciones publicas:

Control:

1.5 Ámbito de Aplicación

La autoridad es la facultad de que esta investidura persona dentro de una organización, para dar ordenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.

Tipos de autoridad1. -Formal Cuando es conferida por la organización e decir la que emana de un superior para ser ejercida por otras personas2. -TécnicaNace de los conocimientos especializados de quien la posee.3.-Personal.Se origina en la personalidad del individuo.

La Auditoria administrativa se encuentra estrechamente relacionada con todas las autoridades administrativas ya que que al realizar la auditoria se le realiza a toda la estructura desde los obreros hasta los directivos de la organización, ya que como hemos dicho anteriormente dicha se enfoca en un analisis total para encontrar y corregir cualquier tipo de irregularidad.

1.6 Conceptos y vinculación de los Diferentes Tipos de Autoridad Administrativa

2.- La Auditoria Administrativa Interna y Externa

Actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz aplicación de los sistemas de control interno, velando por la preservación de la integridad del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestión económica, proponiendo a la dirección las acciones correctivas pertinentes.

SON HECHAS POR PERSONAL DE LA EMPRESA. UN AUDITOR INTERNO TIENE A SU CARGO LA EVALUACIÓN PERMANENTE DEL CONTROL DE LAS TRANSACCIONES Y OPERACIONES Y SE PREOCUPA EN SUGERIR EL MEJORAMIENTO DE LOS MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO QUE REDUNDEN EN UNA OPERACIÓN MÁS EFICIENTE Y EFICAZ.

Uno de los principales problemas de la auditoria interna son las relaciones entre el auditor y el personal que a su ves son sus compañeros de trabajo ya que esto puedo interferir en los resultados de la auditoria por el simple hecho de conocerlos y tener una relación mas cercana con ellos.

2.1 Ubicación de la Auditoria Interna en un Organismo Social

LA auditoria externa es la realizada por individuo externo ajeno a la organización, es la mas recomendable para empresas medianas y grandes ya que con ello se garantiza un eficacia y veracidad en los resultados de dicha auditoria.

Ventajas: disponer de un equipo de apoyo de trabajo especializado en la materia, independencia de criterio para formular observaciones, tranquilidad de lo que puede señalar cualquier anomalía sin el temor de perjudicar a persona alguna, contar con el respeto de la organización, rápido acceso a los niveles de decisión, velocidad de respuesta, contar con una visión imparcial de su organización, experiencias análogas en el campo de trabajo.

Desventajas: presión por parte del personal originada por su temor a lo desconocido o a la perdida su empleo, deficiente conocimiento de la cultura organizacional, que no trata a los clientes de la organización por lo que no percibe sus expectativas, rigidez obsesiva al formular sus observaciones.

2.2 Ubicación de la Auditoria Administrativa Externa dentro de un organismo Social.

La auditoria es la encargada de encontrar y corregir las irregularidades de una empresa mediante un estudio detallado de todos los integrantes de la organización, con esto podemos decir que sirve para encontrar cual es el estado en el que se encuentra actualmente la empresa y que tan lejos o cerca se encuentra de llegar a las metas propuestas dentro del proceso de planeación, decimos esta ya que la auditoria es un medio de control y cambio de procesos erróneos e ineficaces.

Además de esto podemos decir que la auditoria cuenta de 4 fases que son:

Planeación, Examen, Evaluación y Presentación.

2.3 Marco funcional de la Auditoria Administrativa dentro de un Organismo Social.

La principal diferencia entre una auditoria interna y una externa radica en que la primera se lleva a cabo por personal de la propia empresa y la segunda es realizada por una firma de Contadores Públicos debidamente certificados, esto último, para que su validez tenga trascendencia. La primera tiene la ventaja de que se practica en la propia empresa, mientras que la segunda además de esta opción podrá hacerlo también, previo acuerdo, fuera de la misma.

2.4 Diferencias entre Auditoria Interna y Externa

Ventajas de la auditoria interna:Se practica dentro de la propia empresa.- La lleva a cabo personal de la misma empresa.- Se tiene acceso a toda la información y documentación.- Son conocidos y dominados los procedimientos y el control interno.- Las fallas detectadas son corregidas inmediatamente.- No se necesita todo un protocolo para iniciar la revision.- Puede ser total o de algún procedimiento o cuenta en especifico.- Se puede seleccionar a personal de la misma empresa para

cumplir con esta función.

Desventajas: - Los ejecutores de la revisión podrían utilizarla como medio de

poder. - Los ejecutores no tienen independencia profesional. - Los ejecutores junior pueden caer en medios coercitivos. - Los ejecutores senior pueden tender a magnificar los resultados

en busca de mejores posiciones en la empresa.

Ventajas de la Auditoría Externa:

- El auditor tiene independencia profesional. - Su amplia experiencia en otras empresas le permite analizar la

aplicación de los procedimientos generales. - Pueden ser contratados para un trabajo en específico. - Sus resultados son relevantes en el medio económico. - Sus sugerencias tienden a una estandarización preestablecida.

Desventajas:

- Son contratados por un precio y tiempo determinado. - La calidad del personal a intervenir depende del punto anterior. - No toda la información esta a su alcance. - Los resultados pueden ser negociados o manejables por la empresa

contratante. - El tiempo es una presión para su revisión. - En su afán de justificarse, suelen perderse en trivialidades. - Sus sugerencias pocas veces son atendidas y más cuando la

empresa cuenta con un departamento de auditoria interna.

Formación Académica

De acuerdo con diversos estudiosos de la materia (Enrique Benjamín Franklin F.,2004, Giovanny E. Gómez ,2001, Robert J. Thierauf ,1999) estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en Administración, Informática, Comunicación, Ciencias Políticas, Administración Pública, Relaciones Industriales, Ingeniería Industrial, Psicología, Pedagogía, Ingeniería en Sistemas, Contabilidad, Derecho, Relaciones Internacionales y Diseño Gráfico. Otras especialidades como Actuaría, Matemáticas, Ingeniería y Arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir en el estudio.

Formación Complementaria

Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.

2.5 El perfil del LAE en los roles de Auditor

Formación EmpíricaEntre los conocimientos idóneos del Auditor para contribuir a la preparación yrealización de la auditoría destacan:

· Administración general e internacional · Teoría de la organización · Metodología de investigación · Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales · Análisis y diseño de estructuras organizacionales · Sistemas y procedimientos · Empowerment · Planeación estratégica · Sistemas de información · Correlación · Reingeniería · Finanzas · Teoría de las decisiones · Inteligencia emocional · Mercadotecnia · Modelos de inventario · Costos · Presupuestos · Control total de calidad · Benchmarking · Programación lineal · Desarrollo organizacional · Liderazgo · Comercio internacional · Innovación tecnológica

Habilidades y Destrezas del Auditor AdministrativoEn forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o práctica, el equipoAuditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo,referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y donesintrínsecos a su carácter:

· Actitud positiva.· Estabilidad emocional.· Objetividad.· Sentido institucional.· Saber escuchar.· Creatividad.· Respeto a las ideas de los demás.· Mente analítica.· Conciencia de los valores propios y de su entorno.· Capacidad de negociación.· Imaginación.· Claridad de expresión verbal y escrita.· Capacidad de observación.· Iniciativa.· Discreción.· Facilidad para trabajar en grupo.· Comportamiento ético.

Experiencia

Una de las características fundamentales que se deben considerar en el Auditor, es su experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que emitirá sus observaciones. Por la naturaleza de la función a desempeñar, existen varios campos que tiene que dominar:

· Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización

· Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización

· Conocimiento por esfuerzos anteriores

· Conocimiento de casos prácticos

· Conocimiento derivado de estudios organizacionales de otra naturaleza

· Conocimiento personal basado en elementos diversos

Ética ProfesionalTenemos que entender que uno de los aspectos más relevantes en el desarrollo profesional, es el relativo a la ética. La ética profesional del Auditor, se refiere a la responsabilidad del mismo para con el público, hacia los clientes y colegas y los niveles de conducta máximos y mínimos que debe poseer. La ética desde un punto de vista organizacional, puede ser definida como los principios morales y las normas que orientan el comportamiento en el mundo de los negocios. Estos forman parte de los códigos de ética que los colegios de profesionales e instituciones preparan, a los cuales se tiene acceso durante el periodo de formación académica y, posteriormente, en el transcurso de la vida productiva. Finalmente, podemos entender a la ética como un elemento primordial para la Auditoría Administrativa, ya que todas las acciones de un Auditor, deben de sustentarse en ella. Si bien el impacto y la credibilidad de su trabajo dependen de la precisión y calidad de sus resultados, invariablemente tendrá que avalarlo con una conducta ética.

Responsabilidad de su EjercicioEl Auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una Auditoría, así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.

Para éste efecto, debe de poner especial cuidado en:

• · Preservar la independencia mental• · Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridas• · Cumplir con las normas o criterios que se le señalen• · Capacitarse en forma continua

También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que restencredibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonomía e imparcialidad alparticipar en una Auditoría.

3.- Enfoque de William Leonard

Uno de los precursores más importantes de la AA, quien publicó su trabajo por primera vez en Systems and Procedures: A Handbookfor Business and huiustry, en 1959.Menciona: "El objetivo primordial de la AA consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados, y señalar las posibles mejoras. Su fin es ayudar a los dirigentes a lograr la más eficiente administración de las operaciones.

Define a la auditoría como:

“Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales”.

3.1 Conceptos y Aportaciones

En éste método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria administrativa, es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección.

3.2 Metodología

 Otros aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulación de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución. En este plan se debe incluir: la selección del personal adecuado, la implantación de un programa de capacitación que mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo. 

Etapas del Modelo1. Estudio preliminar

2. Programa de auditoría

3. Investigación

4. Análisis, interpretación y síntesis

5. Preparación del informe

6. Discusión con los directamente afectados

7. Informe final a la dirección

8. Revisión sistemáticaHerramientas y técnicas de la auditoría administrativa.

Puede abarcar desde una función hasta una totalidad de la empresa, desde  especialización, hasta  expansión, contratación o integración. Puede incluir los factores de la producción, los elementos que requieren una constante vigilancia, análisis y evaluación son:

 

a) Planes y objetivos.: Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos. Una de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administración no da pleno cumplimiento a los principios de organización.

b) Organización: En el establecimiento y operación de una empresa es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Al revisar un organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual, de las funciones organizacionales. Debe analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente.

c) Políticas y prácticas: Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de mejoramiento. Las políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos. Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te sirven para uniformar y coordinar a toda la organización

Alcances de Este Enfoque

d) Reglamentos: Determinar si la organización cumple los reglamentos locales, estatales y nacionales.

e) Sistemas y procedimientos: Conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencias o irregularidades e idear métodos para mejorarlos. Al examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su propósito y su forma y decidir sobre sus méritos respecto a la forma en que sirve a la empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer operaciones.

f) Métodos de Control: Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber una medición continua y detallada de la realización de la misma. Esto es cierto sobre todo tratándose de operaciones, costos, métodos, productos, sueldos y salarios. El auditor está obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del procedimiento, y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que se efectúen revisiones.

 f) Formas de Operación: Se debe precisar quea specto de las operaciones requiere un mejor control, organización ó comunicación para lograr mejores resultados. Es igualmente importante un constante examen, análisis y evaluación de los medios de operación. Por lo que respecta a mano de obra hay que determinar la fuerza de trabajo básico.

 g) Personal: Conocer las necesidades del personal y cómo afecta al trabajo en el área evaluada. Leonard dedica todo un capítulo de su obra a explicar la manera en que podría realizarse la evaluación de la actuación de personal directivo, lo que muestra nuevamente el alcance amplio, totalizador, de su enfoque.

h) Equipo Físico y su Disposición: Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la disposición del equipo para su mayor aprovechamiento. 

i) Informe: Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las soluciones más convenientes. 

La auditoria consiste en la aplicación de un método sistemático y dinámico, y debe aplicarse formalmente a toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia. Debido a esta laboriosidad, y en ocasiones por sus altos costos, resulta difícil para algunas empresas aplicar este tipo de métodos de control.

3.3 Citica de este Enfoque

4.- El Análisis Factorial y el Diagnostico por Funciones

Es el conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de la empresa. El cumplimiento óptimo de la función es:

La empresa posee la información pertinente acerca del desarrollo y situación de las condiciones físicas, económicas, políticas y sociales que atañen a su operación, e informa al exterior, de modo conveniente, sobre sus propias actividades.

4.1 Concepto del Enfoque

La orientación y el manejo de la empresa mediante la dirección y vigilancia de sus actividades.

El cumplimiento óptimo de la función es:

La administración: ha establecido una política equilibrada que involucra el campo de acción, su justificación, los medios y los objetivos que persigue, ha instituido y opera una organización coordinada y eficiente, y mantiene ésta última bajo una vigilancia conveniente.

Naturaleza

Aquellos aspectos vitales del funcionamiento de una empresa que van desde el medio ambiente que la rodea pasando por insumos, procesos, fuerza laboral, etc.; es decir, factores tantos internos como externos los cuales permite cumplir con sus funciones y objetivos. Estos son los denominados “factores de operación” y son en los cuales se basa “el análisis factorial”

Los factores de operación se definen y describen como sigue:

1. Medio ambiente.Conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de la empresa.2. Política y dirección (Administración general)Orientación y manejo de la empresa mediante la dirección y vigilancia de sus actividades.3. Productos y procesos.Selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los métodos usados en la fabricación de los mismos.

4.2 Factores de Operación

4. Financiamiento.Manejo de los aspectos monetarios y crediticios.

5. Medios de producción.Inmuebles, equipos, maquinaria, herramientas e instalaciones de servicio.

6. Fuerza de trabajo.Personal ocupado por la empresa.

7. Suministros.Materias primas, materias auxiliares y servicios.

8. Actividad productora.Transformación de los materiales en productos que pueden comercializarse.

9. Mercadeo.Orientación y manejo de la venta y de la distribución de los productos.

10. Contabilidad y estadística.Registro e información de las transacciones y operaciones.

El análisis factorial se debe realizar a partir del rendimiento y la productividad del conjunto de operaciones de la empresa. Los factores a evaluar pueden variar de acuerdo con el giro de la empresa. La objetividad del auditor es indispensable al evaluar cada factor. Es importante considerar el enfoque holísitico de las organizaciones en el sentido de que un factor influye en los resultados de otro.

4.3 Principios de Diagnostico

1.- Planeación de la investigación. Definir la materia, objeto de la investigación. Definir el propósito final de la investigación. Determinar el tiempo disponible para la investigación.

Planear las fases y el volumen de trabajo. Determinar los medios de investigación e información y la facilidad para

obtenerlos. Obtener la autorización necesaria para la orientación y el programa a que se

sujetará la investigación.

2.- Análisis del tema objeto de la investigación Determinación de los factores pertinente al tema y a su operación. Averiguar las funciones de cada factor. Determinar la información mínima necesaria. Recopilar la información.

Verificarla. Asegurarse de qué está completa.

4.4 Metodología de Diagnostico

3. Examen de cada uno de los factores Hasta qué grado concuerda la operación de los factores. Qué tendencia se registra en el campo de cada factor. Qué evolución ocurre en los campos relacionados. Cuáles elementos del factor están estimulando la operación. Cuáles elementos del factor ejercen una influencia limitadora. Qué objetivos deberán lograrse en el campo de cada factor. De qué medios se dispone para alcanzar estos objetivos.

4. Cambios de hallazgos para diagnosticar sobre el total de las operaciones Cuál parece ser la capacidad óptima de acuerdo con los objetivos de operación. Cuál es la ejecución total real. Cuáles son los factores indicadores. Qué factores deben estudiarse con mayor detalle. Qué objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles. Examinar el total de los hallazgos encontrados, en cooperación con otros especialistas.

 5. Presentación del informe. Prepara documentos para la discusión y diagramas para su presentación. Señalar claramente que hallazgos y diagnósticos están sujetos al juicio de las personas responsables de la

ejecución de las operaciones que se investigan. Exponer el desarrollo de los hallazgos. Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones, sobre cada uno de los pasos, antes de avanzar al siguiente. Estimular las decisiones. No perder de vista el hecho de que la decisión es prerrogativa de las personas responsables de la dirección.

Pudieran mencionarse los siguientes aspectos: Está enfocado básicamente a

sistemas productivos. Es más difícil su aplicación en áreas

de servicio. No existen parámetros establecidos

para medir factores cualitativos.

4.5 Critica de Este Enfoque

5.- Enfoque de José Antonio Fernández Arena

La auditoría administrativa es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a sus estructura y la participación individual de los integrantes de la institución.

En este contexto, la auditoría administrativa se halla más en el carácter de una auditoría de la dirección superior. En consecuencia, se percibe a la auditoría administrativa en el campo de auditorías independientes de la administración; se usan términos que tienen la intención de connotar el contexto de atestiguación de la auditoría administrativa. Atestiguación se define como aquel proceso por el cual se atribuye credibilidad a las aclaraciones y exposiciones de una parte a otra mediante la acción de una tercera: el atestiguador.

El auditar consiste en escuchar, implica la necesidad de investigar y buscar causas y efectos. Respecto a la administración pretende evaluar las actividades de acuerdo con los principios de su disciplina. Esta revisión se debe basar en el método científico.

5.1 Concepto y Aportaciones

1. Determinación de área de estudio: Áreas a revisar. Aspectos a estudiar.

2. Evaluación: Proceso para evaluar. Análisis científico e interpretación.

3. Presentación: Discusión oral de aspectos relevantes. Informe escrito de hallazgos y recomendaciones. Informe final a la dirección.

4. Supervisión: Ayuda de diseño de formas. Completar asuntos sin terminar. Examen del informe con la dirección. Supervisión periódica de lo implantado.

5.2 Metodología de este Enfoque

El autor enfoca sus estudios hacia los objetivos de servicio principalmente, a los institucionales sin dejar pasar por alto el servicio de los clientes y empleados.

También desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría administrativa y presenta una propuesta a partir de su propia visión de la técnica para dar su propio aporte basado en otros enfoques.

5.3 Critica de este Enfoque

6.- Enfoques de Víctor Rubio y Jorge Hernández

Víctor M. Rubio Ragazzoni y Jorge Hernández Fuentes mencionan que:“La Auditoría Administrativa consiste en evaluar el fundamento de la administración, mediante la localización de irregularidades o anomalías, y el planteamiento, de posibles alternativas de solución”

La función de la auditoría administrativa consiste en realizar el análisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar que se ajusten a los objetivos y políticas establecidas, así como para comprobar la utilización racional de los recursos técnicos, materiales y financieros, y el aprovechamiento del personal en el desarrollo operacional, y evaluar las medidas de control que aseguran los resultados esperados. 

6.1 Conceptos y Aportaciones

El proceso de auditoría administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas:

PLANEACIÓNa) Definición del curso a desarrollar.b) Diagnóstico administrativo.

*elaboración del programa de diagnostico*Aprobación del programa*Desarrollo del diagnóstico

c) Definición del objetivo.d) Alcance especifico de la auditoria.e) Determinación del personal necesario.f) Programación del tiempo estimado.g) Definición de las técnicas y herramientas a utilizar.h) Aprobación del programa de auditoría.

6.2 Metodología de este Enfoque

EXAMENa) Entrevista con los responsables.b) Aplicación de técnicas de auditoria administrativa.c) Captación de documentación necesaria.d) Revisión, complementación y depuración de la información captada.e) Captación de opiniones y sugerencias.

EVALUACIÓNa) Análisis y evaluación de la información captada.b) Jerarquización de observaciones.c)

Planteamiento de las recomendaciones.d) Discusión de las observaciones.

PRESENTACIÓNa) Elaboración del informe final.b) Presentación del informe final al director general y subdirector de auditoría.c) Presentación del informe final a los responsables de la unidad auditada.

Rubio Ragazzoni se enfoca a la revisión de las actividades. Esto no quiere decir que un autor examine un elemento de la administración en tanto que otro solo examine otra parte de ella, sino que las variaciones que encontramos son de la forma no del fondo. En el fondo todos a través de su metodología examinan y evalúan como se está llevando a cabo la administración de la empresa, partiendo de los objetivos y metas establecidas, examinan las funciones y procedimientos que llevan a cabo cada una de las áreas funcionales de la organización, con qué grado de eficacia y eficiencia llevan a cabo sus funciones, para así poder alcanzar la misión y los objetivos para los cuales fue creada la empresa.

6.3 Critica de este Enfoque

7.- Auditoria Gubernamental

Es la revisión y examen que llevan a cabo las entidades fiscalizadoras superiores a las operaciones de diferente naturaleza, que realizan las dependencias y entidades del gobierno central, estatal y municipal en el cumplimiento de sus atribuciones legales.

PRINCIPALES OBJETIVOS:

Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos verificando el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.

Determinar la razonabilidad de la información financiera.

Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados obtenidos en relación a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y programas aprobados en la entidad examinada.

Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública.

Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada.

Cumplimiento deberes y atribuciones.

7.1 Conceptos y Antecedentes

OBJETIVOS GENERALES: Promover mejoras o reformas constructivas. Determinar que se estén llevando a cabo los programas legalmente

autorizados. Averiguar si los recursos humanos, materiales y financieros son

utilizados de manera eficiente. Rentas e ingresos correctamente determinados. Uso eficiente y económico de los recursos. Comunicar oportuna y claramente a la gerencia de las entidades y

a otros niveles de gobierno sobre todo hallazgo significativo.

CARACTERÍSTICAS:1. Incluye evaluaciones, estudios, revisiones, diagnósticos e investigaciones .2. Cumplimiento de disposiciones legales y objetivos de programas.3. Es objetiva.4. Dirigida por un auditor o CP a nivel universitario.5. A posteriori.6. Verifica legalidad, veracidad y propiedad.7. Evalúa operaciones, comparando con normas de rendimiento, de calidad u otras normas, como políticas, planes, objetivos, metas, disposiciones legales, principios generalmente aceptados y el sentido común.8. Concluye con un informe verbal y otro escrito.9. El informe contiene hallazgos.

El marco legal del auditor gubernamental es el conjunto de leyes, decretos, NIA´s, pronunciamientos y disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República; por lo cual debe prestar observancia a la LGAP, Ley de Contratación Administrativa, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Código Municipal, entre otros.

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA

El modelo de auditoría gubernamental que establece la legislación en Costa Rica se realiza a través del sistema de fiscalización, cuyo órgano es la Contraloría General de la República, según lo establece su ley orgánica Nº 7428 del 7 de setiembre de 1,994. Esta norma deroga la ley orgánica Nº 1252 del 23 de diciembre de 1,950.

La Contraloría General de la República fue creada en la Constitución Política de 1949, como una institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, y tiene como antecedente claro la Oficina de Control fundada en 1920. Como todo órgano público la Contraloría actúa dentro de un marco jurídico que encauza su accionar y delimita sus competencias. El Contralor General no es un funcionario de elección popular ni goza del talante democrático, por lo que no pueden sustituir a otros en la toma de la decisión política sino que sus potestades son de control de legalidad y no de oportunidad y no de conveniencia.

7.2 Marco Jurídico- Administrativo

ATRIBUCIONES DE LA CONTRALORIA GENERAL Fiscalizar la ejecución y liquidación de los presupuestos ordinarios y

extraordinarios de la República. Visar los gastospreviamente a la emisión de las órdenes de pago contra los fondos del Estado. Asimismo, refrendar toda obligación para el estado.

Examinar, aprobar o improbar los presupuestos de las municipalidades e instituciones autónomas y fiscalizar su ejecución y liquidación.

Enviar anualmente a la Asamblea Legislativa una memoria del movimiento correspondiente al año anterior, con detalle de las labores del contralor y las recomendaciones para el mejor manejo de los fondos públicos.

Examinar, glosar y fenecer las cuentas de las instituciones del Estado y de los funcionarios públicos.

POTESTADES DE LA CONTRALORÍA: Ejercer el control de eficiencia. Examinar y aprobar, total o parcialmente, los presupuestos de la administración,

los de los entes que por ley deban cumplir este requisito y los de las empresas públicas de cualquier tipo salvo ley especial en contrario.

Aprobar los contratos que celebre el Estado y lo que por ley especial deban cumplir con este requisito.

Realizar auditorías financieras, operativas y de carácter especial. Instruir sumarios administrativos o realizar investigaciones especiales. Dictar planes y programas de su función fiscalizadora, así como las políticas,

los manuales técnicos y las directrices que deberán observarse.

ÁMBITO DE COMPETENCIA

La Contraloría General de la República ejerce su competencia sobre todos los entes y órganos que integran la Hacienda Pública. Su competencia comprende:

Los entes públicos estatales de cualquier tipo.

Los sujetos privados, que sean custodios o administradores, por cualquier título, de los fondos y actividades públicas que indica la ley.

Los entes y órganos extranjeros integrados con entes u órganos públicos costarricenses, dominados mayoritariamente por éstos, o sujetos a su predominio legal, o cuya dotación patrimonial y financiera esté dada con fondos costarricenses, aún cuando hayan sido constituidos, de conformidad con la legislación extranjera.

Las participaciones minoritarias del Estado o de otros entes u órganos públicos, en sociedades mercantiles nacionales o extranjeras.

La auditoría gubernamental, cuyo tipo se define por sus objetivos, se clasifica en auditoría financiera y auditoría de gestión o de desempeño

1. AUDITORIA FINANCIERALa auditoría financiera, a su vez, comprende a la auditoría de los estados financieros y la auditoría de asuntos financieros en particular. La auditoría de estados financieros tiene por objetivo determinar si los

estados financieros del ente auditado presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo de acuerdo con principios decontabilidad generalmente aceptados.

La auditoría de asuntos financieros en particular se aplica a programas, actividades, funciones o segmentos, con el propósito de determinar si éstos se presentan de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente.

Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y las Normas Internacionales de Auditoría que rigen a la profesión contable en el país son aplicables a todos los aspectos de la auditoría financiera.

7.3 Clases y Tipos de Auditoria Gubernamental

2. AUDITORIA DE GESTION

Su objetivo es evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos públicos, así como el desempeño de los servidores y funcionarios del Estado, respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la legislación presupuestal o por la entidad que haya aprobado el programa o la inversióncorrespondiente.

La auditoría de gestión puede tener, entre otros, los siguientes propósitos:

Determinar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y eficiente.

Establecer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas.

Evaluar si los objetivos de un programa son apropiados, suficientes o pertinentes y el grado en que produce los resultados deseados.

Generalmente, al término de una auditoría de gestión el auditor no expresa una opinión sobre el nivel integral de dicha gestión o el desempeño de los funcionarios. Por tanto, estas normas no prevén que se exija al auditor una opinión de esa naturaleza. Sin embargo, el auditor deberá presentar en su informe, hallazgos y conclusiones respecto a la magnitud y calidad de la gestión o desempeño, así como en relación con los procesos, métodos y controles internos específicos, cuya eficiencia o eficacia considere susceptible de mejorarse. Si estima que existen posibilidades de mejoría, el auditor deberá recomendar las medidas correctivas apropiadas.

Normas personales Independencia Conocimiento técnico y capacidad profesional. Cuidado y diligencia.

Normas de ejecución del trabajo. Planeación. Sistemas de control interno. Supervisión del trabajo de auditoria. Evidencia. Papeles de trabajo.

Del Informe Oportuno, completo, exacto, objetivo, Convincente, claro, conciso y útil Seguimiento de las recomendaciones.

7.4 Normas Básicas de Auditoria Gubernamental

7.5 Metodología de la Auditoria Gubernamental

Este tipo de auditoria se encarga de detectar cualquier tipo de irregularidad en las organizaciones gubernamentales, para corregirlas y lograr la eficacia de estas organizaciones, se trata de lograr organizaciones que realicen las operaciones del sector publico para las que han sido creadas, y funcionen sin ningun tipo de irregularidad.

Para lograr la transparencia de el pais se debe conocer la manera como se utilizan los recursos economicos de la poblacion, que estan en responsabilidad de los servidores publicos, y llevar un registro de la eficacia con la que son distribuidos para beneficio de la poblacion.

7.6 Critica de la Auditoria Gubernamental

8.- Otros tipos de Auditoria

Auditoría Operacional: Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica, objetiva, constructiva, sistemática y profesional, para determinar si se llevan a cabo, las políticas y procedimientos de forma aceptable; si se siguen las normas establecidas por la entidad, si se utilizan los recursos de una forma eficaz y económica a la vez que se comprueba si los objetivos de la organización se han alcanzado y así maximizar resultados obtenidos para fortalecer el desarrollo de la empresa.

8.1 Identificación de Otros Tipos de Auditoria

Auditoría Financiera: (Numérica) Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados 12 financieros de una entidad para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio de la misma. También es útil para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones a fin de mejorar los procedimientos referentes a la gestión financiera y al control interno. Sin importar el tipo de auditoría, debemos tener presente que todo profesionista dedicado a realizar este tipo de exámenes debe distinguirse por contar con una combinación de un conocimiento completo de los procedimientos contables, tener un juicio certero, haber contado con estudios profesionales y tener una receptividad mental, imparcial, justa y razonable.

Auditoría integral: es hacer Auditoría Financiera, Administrativa y peracional en su conjunto, y es más económico.

Auditoría informática

La auditoría informática es un proceso llevado a cabo por profesionales especialmente capacitados para el efecto, y que consiste en recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un sistema de información salvaguarda el activo empresarial, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organización, utiliza eficientemente los recursos, y cumple con las leyes y regulaciones establecidas. Permiten detectar de forma sistemática el uso de los recursos y los flujos de información dentro de una organización y determinar qué información es crítica para el cumplimiento de su misión y objetivos, identificando necesidades, duplicidades, costes, valor y barreras, que obstaculizan flujos de información eficientes.

En si la auditoria informática tiene 2 tipos las cuales son:

AUDITORIA INTERNA: es aquella que se hace adentro de la empresa; sin contratar a personas de afuera.

AUDITORIA EXTERNA: como su nombre lo dice es aquella en la cual la empresa contrata a personas de afuera para que haga la auditoria en su empresa. Auditar consiste principalmente en estudiar los mecanismos de control que están implantados en una empresa u organización, determinando si los mismos son adecuados y cumplen unos determinados objetivos o estrategias, estableciendo los cambios que se deberían realizar para la consecución de los mismos. Los mecanismos de control pueden ser directivos, preventivos, de detección, correctivos o de recuperación ante una contingencia.

La Auditoría puede instrumentarse en todo tipo de organización productiva, sea pública, privada o social, por su extensión y complejidad, es necesario entender como están ordenadas estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y productos del medio ambiente lo cual nos obliga a precisar su fisionomía, área de influencia y dimensión.

8.2 Usos, Aplicaciones y Tipos de Profesiones que Participan en estas Auditorias

¿Quien la debe realizar?

Cuando ya se ha decidido el realizar el estudio, es cuando surge la interrogante sobre quién es el profesional más indicado para realizar la Auditoría Administrativa. Si partimos de que la realización de este tipo de Auditoría es trabajo en equipo y requiere la intervención de una serie de técnicas, las cuales son aplicadas por especialistas de varios campos:

Economistas, licenciados en Administración de Empresas, el propio Contador Público, etc.

Todos estos profesionales pueden emprender este tipo de Auditoría siempre y cuando cuenten con la experiencia y los conocimientos generales sobre las técnicas que intervienen en ella. Sin embargo, es indudable que el Contador Público es uno de los profesionales más adecuados para desarrollar una Auditoría Administrativa, principalmente cuando ha actuado como profesional independiente, ya que al estar en contacto directo con muchos y muy variados problemas en diferentes tipos de empresas le da una valiosa experiencia que le es de suma utilidad en la Auditoría Administrativa. No obstante, el Contador Público que se dedique a esta rama de la Auditoría, deberá complementar su experiencia y preparación académica con conocimientos y un perfil que explicaremos más adelante.

Ventajas:

Una ventaja importante de la Auditoría Administrativa es que mediante una revisión completa, mide la eficiencia con que se cumplen los objetivos, o las causas por las cuales existen desviaciones en una empresa, sección o unidad, evaluando los apoyos técnicos y el desempeño del personal en cada puesto. La revisión antes señalada es realizada por un profesionista que, conociendo todas las técnicas básicas de este tipo de auditoría así como conocimientos sobre administración, realiza sin asomo de parcialidad. Se trata de una revisión que no solo ve aspectos puramente administrativos sino que, al verificar procedimientos, operaciones, o formatos; descubre áreas conflictivas correspondientes a situaciones económicas, ambientales y financieras.

8.2 Alcance y Limitaciones de cada tipo de Auditoria

Limitaciones:Como limitaciones de la Auditoría Administrativa podemos señalar 2 muy significativas:

1. La resistencia de la organización al cambio.

2.- Algunos elementos hay que elaborarlos para poder entrar en acción de Auditoría, propiamente:

Que se encuentran en su proceso, con resistencia del personal del área en que se aplica y esto hace que no se cumplan los objetivos para los cuales se planteó.·

Para llegar a practicar posibles soluciones, en ocasiones, existe la necesidad de elaborar las condiciones para la revisión, y esto conlleva a formular una serie de pasos que consumen una cantidad considerable de tiempo, muy superior a los beneficios.

3. Si bien esta técnica es una herramienta magnífica para las organizaciones, no es infalible, en virtud de que su principal limitación consiste en que no cuenta con una escala de valores precisa con la que pueda medirse el grado de eficiencia con que se cumple una función; por lo tanto, el resultado de tal revisión carece en cierta manera, ya que es el responsable de ella quien determina la escala ideal que usará como base para la evaluación. No obstante, podemos decir que a medida que se vaya desarrollando la técnica de la Auditoría Administrativa y se vallan recabando experiencias de otros estudios realizados, llegaremos sin duda al establecimiento de modelos ideales contra los que se podrán comprar los resultados obtenidos.

9.- Metodología de la Auditoria Administrativa

Para llevar a cabo un correcto desarrollo del proceso que requiere la planeación se requiere de un reconocimiento o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización. Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo, y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución. Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda de mucha precisión, ya que la

información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusión en la interpretación de su contenido. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

· Determinación de las necesidades especificas

· Identificación de los factores que requieren de atención

· Definición de estrategias de acción

· Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue

· Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.

· Especificación del perfil del auditor

· Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo

definido.

9.1 Procesos de Investigación y de Auditoria Administrativa

Entre las causas que indican la presencia de males o deficiencias, podemosencontrar: · Frecuentes disgustos entre el personal, ya sea entre subordinados y jefes, empleados y obreros entre sí, o jefes con jefes. · Cargas excesivas de trabajo en un departamento, en una sección o en un puesto. · Descenso en las ventas, totales o por línea de productos. · Excesiva rotación de personal, por despidos o renuncias. · Altos costos de producción. · Excesivo desperdicio de materias primas. · Marcadas variaciones en los presupuestos. · Pérdidas económicas.

Estos síntomas son motivo de un meticuloso examen por parte de la Auditoría Administrativa, que establecerá las causas generadoras de efectos negativos y de esta manera tratar de eliminarlas de inmediato antes de que se traduzcan en males mayores con repercusiones económicas que pueden llegar a ser desastrosas para el negocio.

9.2 Motivos que dan origen a la realización de una Auditoria

Administrativa

1.- Planeación Objetivo Investigación preliminar Preparación del proyecto de auditoría Diagnostico preliminar

2.- Organización Características de la organización Principios de organización

3.- Dirección Importancia Factores que intervienen en la dirección

4.- Control

9.3 Metodología de la Auditoria Administrativa

Justino Alexander Ovalle Morales

7° LAE

Auditoria Administrativa I

23/03/2013