Auditoria de Efectivo y Equivalentes de Efectivo

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AUDITORIA DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

AUDITORIA DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

EFECTIVO EQUIVALENTE DE EFECTIVOEl dinero en CajaCajaFondos fijos ((cuentas de nmina y de caja menor)depsitos bancarios(Bancos)Cuentas Corrientes Depsitos a la Vista

Bonos.Certificados de Depsito y ahorro.Acciones

OBJETIVOS DE LOS AUDITORES EN LA AUDITORIA DEL EFECTIVO

Considerar el control interno sobre las transacciones de efectivo.Comprobar la existencia de efectivo registrado.Establecer la totalidad del efectivo registrado.Determinar si los clientes tienen derecho sobre el efectivo registrado.Establecer la precisin numrica de las planillas sumarias de efectivo.Los auditores son conscientes que pueden haber sido tomado efectivo inapropiadamente durante el periodo, aunque el efectivo de fin de ao este declarado apropiadamente.POR EJEMPLO: Para distinguir estas situaciones suponga que en el Estado de Situacin Financiera del cliente muestra Efectivo S/. 10,000.00. para la mayora de los clientes, los riesgos principales son que por error o fraude:Se cree una situacin en la cual el valor de S/. 10,000.00 sobrestima el efectivo real.Se haya reducido el saldo en forma inapropiado a S/. 10,000.00.Refleja los registros del cliente todas las transacciones de efectivo realizadas durante el ao?fueron autorizados apropiadamente y para uso legtimo del negocio todos los pagos de efectivo?los auditores tienen en mente preguntas bsicas como

CUANTO TIEMPO DE AUDITORIA PARA EL EFECTIVO?

Los auditores dedican una proporcin ms grande en las horas de auditoria totales al efectivo porque:Los pasivos, ingresos, gastos y la mayora de los dems activos fluyen a travs de la cuenta de efectivo; el examen de las transacciones de efectivo ayuda a los auditores sustentar los estados financieros.El efectivo es el ms lquido de los activos y ofrece la mayor atencin para el robo, desfalco y malversacin.

DESFALCOS:

INTERCEPTACIN: efectuar cobros antes de que stos se registranSUSTRACCIONES: hacerse con una cantidad en efectivo despus de haberla registradoDESVIACIONES: hace que un desembolso que en principio es legtimo se desve de su destino correspondiente.

CONTROL INTERNO:

Salvaguardar los activos de la empresa de robos por empleados, robos o usos no autorizados.Exaltar la precisin y veracidad de la data de contabilidad al reducir riegos de errores e irregularidades en los procesos de contabilidad.

CONTROL INTERNO SOBRE LAS TRANSACCIONES DE EFECTIVOEstas funciones incluyen:Manejo y depsito de las entradas de efectivo.Firmas de cheques.Inversin de dinero ocioso.Manejo de la custodia de equivalentes de efectivo.

las funciones del departamento de finanzas y el departamento de contabilidad deben proporcionar seguridad sobre:Todo el efectivo que deba haber sido recibido, efectivamente se recibi, se registr en forma precisa y se deposit inmediatamente.Se han hechos desembolsos para fines autorizados y estos han sido registrados apropiadamente.Los saldos de efectivo se manejan a niveles adecuados, pero no excesivos

LINEAMIENTOS PARA ALCANZAR EL CONTROL INTERNO SOBRE EL EFECTIVONo permita que ningn empleado maneje una transaccin de principio a fin.Separe el manejo del efectivo de su contabilizacin.Contabilice las entradas de efectivo en forma oportuna.Estimule a los clientes a obtener recibos y a observar los totales de la caja registradora.Deposite diariamente las entradas de efectivo.Efecte todos los desembolsos mediante cheques y transferencia electrnica de fondos, con la excepcin de pequeos gastos de caja menor.Conciliaciones bancarias mensuales por empleados no responsables de la emisin de cheques o de la custodia del efectivo.

CONTROL INTERNO SOBRE LAS ENTRADAS DE EFECTIVO:

VENTAS EN EFECTIVOEl control sobre las ventas es mayor cuando dos o ms empleados participan en cada transaccin con un cliente

LAS CARACTERISTICAS DE PROTECCIN DE LAS CAJAS REGISTRADORAS INCLUYEN

SISTEMAS ELECTRONICOS DE PUNTO DE VENTAUna pantalla visible al cliente de la cantidad de la venta.U n recibo impreso.La acumulacin bajo llave del total de las ventas del da.

Un escner electrnico lee el cdigo universal del producto impreso en el producto. El vendedor necesita escanear el cdigo para que la registradora grave la venta del precio del productoCOBROS A CLIENTES CON CREDITOEntradas de efectivo mediante cheques.Un control interno exigente necesita que el empleado de las cuentas por cobrar no tenga acceso a las entradas de efectivo. Debe asignarse tareas a diferentes empleados en:La preparacin de facturas de ventas.El manejo de las cuentas de los clientes.La conciliacin de los mayores de los clientes con las cuentas de control.El listado inicial de las entradas de efectivo.Custodio y depsito de efectivo.La actividad de cobros y las cuentas vencidas.

Control de caja fuerte o de seguridad sobre las entradas de efectivo:La caja de seguridad es controlado por el banco de la compaa.Transferencia electrnica de fondos: Las instituciones financieras permiten el intercambio de informacin por computador y transfieren fondos electrnicamente entre las cuentas bancarias de una compaa a otra. Este sistema disminuye el flujo de papel y puede minimizar los costos de procesamiento y las perdidas de tiempo.

CONTROL INTERNO SOBRE LOS DESEMBOLSOS DE EFECTIVODESEMBOLSOS POR CUENTA CORRIENTE (DESEMBOLSOS EN CHEQUES)ventaja Otras ventajasObtener una evidencia de recibo de la persona beneficiaria en forma de un endoso en el cheque.La centralizacin de la autoridad de desembolso en manos de unos pocos empleados designados: personas autorizadas para firmar cheques.Un registro permanente de los desembolsos.Una reduccin en el monto del efectivo que maneja a mano o en la oficina.Para asegurar los beneficios los cheques deben estar prenumerados y todos los nmeros en la serie tienen que tener una explicacin. Los empleados encargados de firmar cheques deben revisar los documentos que soportan el pago y perforarlos para evitar sean presentados una segunda vez. Los cheques anulados deben ser tachados para eliminar cualquier posibilidad de uso posterior, y archivarlos en la secuencia regular de cheques pagados.Para hacer menos probable el fraude que involucran documentos falsificados, los cheques firmados no deben ser devueltos al departamento de contabilidad, que los preparo para ser firmados.La conciliacin de los extractos bancarios mensuales es esencial para el control interno adecuado sobre las entradas y desembolsos de efectivo. Los extractos del banco deben llegar sin abrir a este empleado. Cada mes la conciliacin debe ser revisada y aprobada por escrito.Un sistema de comprobantesProporciona seguridad de que todos los desembolsos estn autorizados apropiadamente y son revisados antes de emitir un cheque. El departamento de contabilidad es responsable de reunir la documentacin apropiada para soportar todo desembolso de efectivo.COMPROBANTEEs una hoja de autorizacin con espacio para las iniciales de los empleados que realizan las funciones de autorizacin (operaciones aritmticas, determinar si la factura concuerda con la orden de compra, otros). Las transacciones se registran en un registro de comprobantes.En la fecha de pago, el comprobante y los documentos de soporte son retirados del archivo de tipo recordatorio. Se prepara un cheque pero no se firma; estos son enviados al departamento de finanzas.El tesorero revisa el comprobante antes de firmar el cheque; el cheque entonces se enva directamente al beneficiario y el comprobante y todos los documentos de soporte se tachan para evitar un nuevo uso.ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO EN FONDOS DE CAJA MENOREs el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica.Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin.Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.El Control Interno de la Caja Chica La caja chica Pruebas de auditoria Los auditores La persona hacen nfasis en las transacciones, y no en saldos de fin de ao.probar las transacciones examinando los comprobantes de caja menor y verificando su secuencia numrica.Que custodia un fondo de caja menor solicita un reintegro del fondo, los documentos que soportan cada desembolso deben ser revisados en busca de la inclusin total y autenticidad, y deben ser anulados o perforados para evitar su utilizacin repetida.

EL CONTROL INTERNO Y EL COMPUTADOREl procesamiento de las transacciones de efectivo por computador fortalece el control interno en diversas formas:Se utilizan para procesar las remisiones de pago por parte clientes por correo.Para emitir cheques, y posteriormente preparar las conciliaciones bancarias. Otras utilizan transferencia bancaria en vez de cheques.

PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA PARA EL EFECTIVOSon el conjunto de cdulas y documentacin fehaciente que contienen los datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la descripcin de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinin que emite al suscribir su informe.

1.- DEFINICION DE PAPELES DE TRABAJO

2.- OBJETIVO E IMPORTANCIAFacilitar la preparacin del informe.Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.Proporcionar informacin para la preparacin de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado.Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.Proveer un registro histrico permanente de la informacin examinada y los procedimientos de auditoria aplicados.Cumplir con las disposiciones legales.

3.- PREPARACIN, CONTENIDO Y ESTRUCTURA GENERAL3.1-PREPARACIN DE PAPELES DE TRABAJOCliente y ejercicio a revisarFechaNombre y apellidos del sujetoObjeto de los mismosCuando el auditor utilice marca o smbolo tiene que explicar su significado

3.2. CONTENIDO MNIMO DE LOS PAPELESEvidencia que los estados contables y dems informacin, sobre los que va a opinar el trabajador, estn de acuerdo con los registros de la empresa.Relacin de los pasivos y activos, demostrando de cmo tiene el auditor evidencia de su existencia fsica y valoracin.Anlisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados.Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado.Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega.Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.

NO DEBEN CONTENER:No ser copia de la contabilidad de la empresaNo ser copia de los estados financierosNo ser copia de la auditoria del ao pasado.

3.3. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PAPELES DE TRABAJOEl nombre de la compaa sujeta a examenrea que se va a revisarFecha de auditoriaLa firma o inicial de la persona que prepar la cdula y las de quienes lleven a cabo la supervisin en sus diferentes niveles.Fecha en que la cdula fue preparadaUn adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajoCruce de la informacin indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan

Marcas de auditoria y sus respectivas explicacionesFuente de obtencin de la informacinLos saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cdula analtica debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobacin.PREGUNTAS SOBRE LOS PAPELES DE TRABAJOLa informacin que contienen los papeles es necesaria para auditoria?se puede presentar esta informacin de forma mejor?debe darse algn dato ms para su comprensin?

4.- CLASES DE PAPELES DE TRABAJOPor su contenidoPor su uso

Papeles de uso continuo.Papeles de uso temporal.Hoja de trabajo.Cdulas sumarias o de Resumen.Cdulas de detalle o descriptivas.Cdulas analticas o de comprobacin.

4.1- POR SU USO:Por su utilidad ms o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables.De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin til solo para un ejercicio determinado; en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran.

4.2- POR SU CONTENIDO:Se clasificarn de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificacin o ejecucin del trabajo. Entre estos estn: Planificacin de auditoriaHojas de trabajoCdulas sumarias o de resumenCdulas de detalleCdulas narrativasCdulas de hallazgosCdulas de notasCdulas de marcas

Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el rea auditadaEstados financierosConciliaciones bancariasManualesOrganigramasPlanes de trabajoProgramacin de actividadesInformes de labores

Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes.Confirmaciones de saldosInterpretaciones autnticas y normativa publicadaDecretos de creacin de unidadesOpiniones JurdicasOpiniones Tcnicas

Las cdulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos: Tradicionales.Eventuales. Las tradicionales, tambin denominadas bsicas, son aquellas cuya nomenclatura es estndar y su uso es muy comn y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las.Cedulas sumariasCedulas analticasLas eventuales no obedecen a ningn tipo de patrn estndar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditorPrograma de trabajo.cedulas de asientos de ajustecontrol de tiempos de la auditoria

PROGRAMAS DE AUDITORIA PARA EL EFECTIVOObtenga un conocimiento del control interno sobre el efectivo.Evale el riesgo del control y disee pruebas adicionales de controles para el efectivo.Realice pruebas adicionales .Revale el riesgo de control y modifique las pruebas sustantivas del efectivo.A: CONSIDERE EL CONTROL INTERNO SOBRE EL EFECTIVOB: REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVOObtenga detalles de los saldos de efectivo y conclielos con el mayor general.Obtenga o prepare conciliaciones de cuentas bancarias.Obtenga un extracto bancario.Cuente e indique el efectivo disponible.Verifique el corte del cliente de las entradas y de los desembolsos de efectivo.Analice las transferencias bancarias durante la ltima semana del ao de auditoria y la primera semana del ao siguiente.Investigue los cheques que hayan representado pagos representativos o poco usuales con las partes relacionadas.Evale su presentacin apropiada en los estados financieros y las revelaciones sobre el efectivo.

A: CONSIDERE EL CONTROL INTERNO SOBRE EL EFECTIVOOBTENGA UN CONOCIMIENTO DEL CONTROL INTERNO SOBRE EL EFECTIVO.

En un pequeo negocio.Compaas ms grandes.Indagaciones con propietarios y empleados y mediante observacin directa.Diagrama de flujo o un cuestionario de control interno

Despus que los auditores han obtenido un conocimiento de los controles, consideraran los tipos de errores que se puedan ocurrir.DESCRIPCIN DEL HERROREJEMPLOSDEBILIDADES DEL CONTROL INTERNORiesgo de ingresos de efectivo ficticiosFraude: sobreestimar las entradas de efectivo.Falta de separacin de deberes de los funciones de acceso al efectivo y su contabilizacin.Falta de registro de la entradas de las ventas en efectivoFraude: un cajero malversa los pagos en efectivo de los clientes.Supervisin inadecuada de los cajeros. Error: un auxiliar contable no registra accidentalmente el pago de una cta. Por cobrarControles inadecuados para conciliar las cintas de la registradora y los registros de contabilidad.

A: CONSIDERE EL CONTROL INTERNO SOBRE EL EFECTIVOEvale el riesgo del control y disee pruebas adicionales de controles para el efectivo.Control internoDeterminan sus niveles evaluados del riesgo de control para las afirmaciones o saldos de efectivo.Pruebas de control adicional

A: CONSIDERE EL CONTROL INTERNO SOBRE EL EFECTIVORealice pruebas adicionales comoPruebe los registros de contabilidad y las conciliaciones.Compare los detalles los listados de entradas de efectivo con el diario de entradas de efectivo con los traslados de cuentas por cobrar y con los volantes de depsito originales.Compare los detalles de una muestra de desembolso contabilizados en el diario de pagos de efectivo con los traslados de cuentas por pagar, las rdenes de compra, los informes de entrada, las facturas y los cheques pagados.Tipo de fraude conocido como jineteo.Determinar manualmente si los documentos han sido ingresados en forma precisa a los diarios , efectuar el proceso de conciliacin.

A: CONSIDERE EL CONTROL INTERNO SOBRE EL EFECTIVORevale el riesgo de control y modifique las pruebas sustantivas del efectivo.Modificaciones, son necesarias en el programa de auditoria.

B:REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVOObtenga detalles de los saldos de efectivo y conclielos con el mayor general.PlanillaEl banco.Nmero de cuenta. Tipo de cuenta.Saldo de fin de ao.

B:REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVOEnviar formas estndar de confirmacin a las instituciones financieras para verificar las cantidades en depsito en cuentas corrientes y de ahorro.Sustentar la existencia de efectivo que aparece en el balance general.Confirman los montos en depsito preparan conciliaciones entre los extractos bancarios y los registros de contabilidad.

B:REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVOObtenga o prepare conciliaciones de cuentas bancarias a la fecha del balance general y considere la necesidad de conciliar la actividad bancaria para meses adicionales.Saldo del extracto bancarioConciliarSaldo de registros contablesFormas de conciliacionesEmpieza con el saldo de acuerdo con el banco y termina con el saldo no ajustado de acuerdo con los registros contables.Conciliacin adicionalEntradas y desembolsos de efectivo registrados en los registros contables y no en el extracto bancario.Depsitos y desembolsos en efectivo registrados en el extracto bancario y no en los registros contables.Entradas y desembolsos de efectivo registrados por diferentes sumas en el banco y en los registros contables

B:REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVOObtenga un extracto bancario de corte que contenga las transacciones de por lo menos siete das hbiles posteriores a la fecha del balance general.Nmero determinado de das hbilesPrecisin de la conciliacin de fin de ao de las cuentas bancarias de la compaaProporciona seguridad de que la cantidad de efectivo mostrado en el balance general no fue sobrestimado.

B:REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVOCuente e indique el efectivo disponible.Entradas de efectivo no depositada.Fondos de caja menor.Fondos para cambio.La persona que custodia los fondos este presente durante el conteo.Al terminar el conteo.Firma del que custodia el dinero. Fecha del conteoDeclarar que fueron devueltos intactos por el auditor.

B:REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVOVerifique el corte del cliente de las entradas y de los desembolsos de efectivoEsencial para una presentacin apropiada del efectivo en el balance general.Maquillaje en relacin con las transacciones de efectivo.Arduos esfuerzos al final del ao para obtener un panorama financiero mejoradoEsos esfuerzos para mejorar el panorama financiero que ser reportado no son inapropiados.Antes de dar la aprobacin del efectivo en el balance general los auditores deben ejercer su juicio profesional.

B:REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVOAnalice las transferencias bancarias durante la ltima semana del ao de auditoria y la primera semana del ao siguiente.Revelar sobrestimaciones de los saldos de efectivo resultantes del kiting.Cuentas corrientes en muchos bancosPeriodo flotanteUna planilla de las trasferencias bancarias. Muestran las fechas en las cuales fueron contabilizados cada entrada y desembolsa de efectivo en los diarios de efectivo y en los extractos bancarios.

B:REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVOReglas para determinar si es probable que el saldo de efectivo haya quedado errado por una transferencia de efectivoLas fechas de registro de la transferencia de acuerdo con los libros corresponden a periodos de estados financieros diferentes.La fecha en que el cheque fue registrado por el banco corresponde al periodo de los estados financieros anterior a cuando este fue contabilizado en los libros.

B:REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVOInvestigue los cheques que hayan representado pagos representativos o poco usuales con las partes relacionadas.Los cheques girados y efectivo pagados. Directores, altos ejecutivos, empleados o compaas afiliados.Fueron autorizados y contabilizados apropiadamente.Estn reveladas adecuadamente en los estados financieros. Los auditores deben determinar si cada transaccin de esas ha sido cargada a la cuenta apropiada, esta soportada por comprobantes adecuados, y si fue aprobada con anticipacin por un alto ejecutivo diferente del que recibe los fondos.

B:REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVOEvale su presentacin apropiada en los estados financieros y las revelaciones sobre el efectivo.En el balance general de efectivo deben incluir solamente aquellas cantidades que estn disponibles para su uso. Operaciones corrientesDepsito bancario cuyo uso est restringido no debe estar incluido en el efectivo.

TRABAJO DE AUDITORIA INTENSIVO SOBRE EL EFECTIVO.La consideracin del control interno sobre el efectivo, por ejemplo, puede realizarse antes del final del ao del cliente. El trabajo de auditoria sobre el efectivo al final del ao puede estar limitado a pruebas sustantivas, como una revisin de las conciliaciones bancarias del cliente, la confirmacin de los saldos bancarios de fin de ao y una revisin general de las transacciones de efectivo.