Auditoria de Existencias

7/16/2019 Auditoria de Existencias

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AUDITORIA DE EXISTENCIAS

Concepto y descripción

Las existencias comprenden bienes poseídos por la empresa para su venta en el curso ordinario

de la explotación, o bien para su transformación en el proceso productivo y posterior venta.

Las partidas en existencia, que se mantienen para su venta o para ser usadas, directa o

indirectamente, en la producción en el ciclo normal de operaciones de la empresa, deben

incluirse en las cuentas correspondientes a existencias, denominándolas mercaderías.

Las empresas industriales adquieren materias primas y productos semielaborados para

someterlos a un proceso de elaboración y transformación en productos acabados aptos para su

venta en el mercado, aquí de incluye a: materia primas, productos en proceso, productos

semiterminados y subproductos y desechos.

En las empresas comerciales, por el contrario, no hay elaboración ni transformación de las

mercancías adquiridas, ya que venden al público los productos que compraron a los proveedores

sin modificación alguna.

El ciclo normal de operaciones es generalmente menor de un año; por tanto, las existencias se

clasifican como activo circulante. Casi todas ellas, sin embargo, incluyen algunas partidas que no

serán vendidas o utilizadas durante el período de rotación o ciclo normal.

No debe olvidarse que una parte, quizás la más importante, del capital de explotación lo absorben

las adquisiciones de existencias que deben transformarse a su paso por la empresa.

El traspaso de dominio a la empresa es, generalmente, el factor determinante del momento en

que una partida debe agregarse a las existencias y crearse el correspondiente pasivo.

Desde el punto de vista de la auditoria, la cifra de almacén es una partida muy importante en las

empresas industriales y comerciales: por su volumen económico con respecto al total de activo;

por su repercusión en la cuenta de resultados, ya que el criterio de valoración afecta

directamente; por su repercusión financiera en base a su importancia sobre el activo circulante.

Por lo que respecta a los criterios de valoración aplicables a las existencias, según la legislación

vigente se debe utilizar el precio de adquisición para los bienes adquiridos, o bien el coste de

producción, para los productos fabricados por la empresa, SALVO que su precio en el mercado sea

inferior, en cuyo caso se tomará éste.

Precio de Adquisición, es el precio consignado en la factura más todos los gastos adicionales que

se produzcan hasta la llegada al almacén.

Costo de producción, se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y

de otras, materias consumidas, los costes directamente imputables al producto y la parte



proporcional que razonablemente le corresponda de los costes indirectamente imputables al

producto.

Cuando el valor de mercado de cualquiera de estos bienes sea inferior a su precio de adquisición o

coste de producción, habrá que efectuar la correspondiente corrección valorativa, es decir, se

dotará la pertinente provisión si la depreciación es reversible, si fuera irreversible, también setendrá en cuenta esta circunstancia al valorar las existencias.

Cuando se trate de bienes cuyo precio de adquisición o coste de producción no se puedan

identificar de modo individualizado, se adoptará como carácter general el método del precio

medio ponderado.

También se podría adoptar otro análogo (LIFO, FIFO,..) si la empresa lo considera conveniente.

Objetivos de auditoria

Los principales objetivos del auditor en esta área son los de llegar a determinar:

1. Que las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo de existencias, que

figuran en el balance e inventario, existen, no se han producido omisiones, figuran en los saldos

del mayor y si todas las existencias son propiedad de la empresa.

2. Que los productos estén valorados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente

aceptados, aplicados con uniformidad en relación al ejercicio anterior y correctamente

presentados en el balance.

De no ser así, el balance no representará de manera fiel y razonable el estado económico de la

empresa. La valoración deberá referirse a las materias primas, los productos en curso y los

acabados.

3. Comprobar si existe una provisión por depreciación de existencias adecuada para pérdidas para

los casos de:

Partidas de lento movimiento, obsoletas o dañadas.

Partidas cuyo valor neto de realización o de mercado sea inferior al coste.

Contratos a largo plazo.

4. Determinar las restricciones que pudieran existir sobre el derecho de propiedad por parte de laempresa (embargos, fianzas, garantía, pignoración, etc.), y comprobar si éstos están recogidos en

los estados financieros.

5. Verificar si los métodos de control interno relacionados con las entradas y salidas de mercancía

son adecuados y eficaces.



6. Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, protección, prevención de daños o

pérdidas y coberturas para las que pueden producirse.

7. Ratificar que los movimientos de existencias entre períodos consecutivos han sido debidamente

registrados en el período en el que se produjo el movimiento físico.

Objetivos de control interno

La evaluación del control interno persigue el conocimiento de los criterios organizativos y

contables establecidos por la empresa para garantizar el correcto funcionamiento del área de

existencias, con el fin de determinar los puntos débiles del sistema y el alcance, naturaleza,

momento y contenido de los procedimientos que deben ponerse en práctica para cumplir los

objetivos establecidos por la auditoria, en función del nivel de confianza ofrecido por el propio

control interno.

Pueden establecerse los siguientes aspectos fundamentales del control interno:

1. Una apropiada segregación de funciones de custodia, registro, recepción, almacenaje y

embarque de las existencias.

2. Un control de las existencias físicas mediante un adecuado registro de las entradas y salidas de

mercancías, utilizando un sistema de inventario permanente y realizando inventarios físicos

periódicos.

3. Establecimiento de normas concretas para la valoración de las existencias.

4. Adecuada protección física de los inventarios y cerciorarse de que efectivamente hay una

cobertura de seguros suficiente para todas las existencias.

Un modelo, con preguntas cerradas, como el que aquí se presenta ayuda a ver las debilidades del

control interno.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

En el caso concreto del área de existencias, deben incluir:

1. Observación del conteo físico realizado por el cliente, teniendo en cuenta que sean completos y

recojan los siguientes aspectos:

Fecha y hora del inicio del inventario.

Asignación de responsables para los recuentos físicos.

Descripción de los materiales. Determinación de las diferencias entre el primer y el segundo

recuento.

Separación de los materiales que no son propiedad de la empresa.



Hay empresas que tienen implantado un control de existencias mediante recuentos rotativos o

planes de muestreo, con lo que pretenden evitar un recuento total.

El auditor debe comprobar si los procedimientos empleados son lo bastante fiables como para

producir unos resultados sustancialmente iguales a los de un recuento total.

Si hay existencias en poder de terceros (depósitos), deberá obtenerse confirmación por escrito.

Por último se recogerán los últimos partes de entradas y salidas, antes y después del inventario

físico, para su verificación posterior con los registros contables.

2. Verificación de la exactitud de las existencias en cantidades, precios unitarios y corrección

aritmética.

Para asegurarse de que las existencias son exactas, habrá que: realizar pruebas selectivas sobre

operaciones aritméticas, verificar que no se han incluido cantidades propiedad de terceros, así

como la clasificación en materias primas, productos terminados y en curso.

3. Verificación de la contabilización y valoración de las existencias.

Tal vez este sea el problema más importante y a la vez difícil de analizar desde el punto de vista de

la auditoria. Una valoración mal aplicada falsea tanto el patrimonio de la empresa como su cuenta

de resultados.

Materias primas. Al no haber experimentado ninguna transformación, es relativamente sencillo,

aunque laborioso su recuento. Existen unas facturas de proveedores en las que se puede

comprobar su valoración.

Productos en curso y terminados. Normalmente, de comprobación más difícil. Esta, se centra en la

valoración de los productos en curso y los acabados, donde no sólo se debe limitan a controlar el

número de unidades, sino además debe controlar en qué fase de producción seencuentra. Si

existe un adecuado sistema de costes, el auditor debe asegurarse de la fiabilidad del mismo.

Mediante un muestreo se realizará la prueba.

En el caso de que no existe, o dicho sistema no ofrezca garantías, es casi inevitable una salvedad

en el informe. No obstante, el auditor puede hacer una comparación de valoraciones individuales

con la cuenta global de resultados de la propia empresa y otras similares del sector de las que se

tenga datos.

4. Pruebas sobre el sistema de corte de operaciones.

Se debe verificar el coste de las operaciones de compras y expediciones utilizando la información

de la fecha de inventario.

Se revisará la numeración de los albaranes de entrada y salida.



Finalmente, se seleccionarán algunas facturas de ventas y compras de importancia, realizadas

antes y después de la fecha de cierre y se comprobará si su contabilización ha sido correcta.

PROGRAMA DE TRABAJO

El programa de trabajo para el área de existencias, debe contener básicamente los siguientes

puntos:

1. Aspectos generales:

a) Revisión y actualización de procedimientos contables y de control interno en esta área.

b) Resumen de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y oportunidad de los

procedimientos de auditoria aplicables.

c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y comentarios con

el encargado del trabajo y con la dirección de la entidad.

2. Aspectos específicos (relativos a la comparabilidad de la información):

a) En la valoración de existencias, se deberán efectuar las siguientes tareas:

Se han de revisar los procedimientos utilizados para la valoración de las existencias.

Seleccionar un listado de las partidas más importantes para verificar su valoración de acuerdo con

el sistema establecido por la empresa.

Verificar la valoración de la producción en curso, comprobando el grado de incorporación de las

materias primas, mano de obra y gastos de fabricación.

Asegurarse que todos los productos que fueron detectados como obsoletos, o con otros

problemas en el inventario físico, han sido considerados como tal por la empresa.

b) Se deberá realizar la verificación del corte de operaciones de compras y expediciones, utilizando

la información obtenida en la fecha del inventario físico. Después se revisará la secuencia

numérica de los albaranes de entradas y salidas, para verificar la segregación de los movimientos

de existencias.

Por último, se seleccionarán algunas facturas de ventas y compras realizadas antes y después de la

fecha del inventario físico, y se determinará si su contabilización ha sido correcta.

Principios y normas contables

Como consecuencia del cambio de método de valoración las modificaciones de criterios contables

deben tener un carácter excepcional y sustentarse en transmitir una imagen fiel de la empresa.

De acuerdo con normas de valoración, cuando se produzca la modificación del criterio, deben

calcularse las variaciones de activo y pasivo y registrarse el efecto acumulado de las mismas al



inicio del ejercicio, como un gasto o ingreso de ejercicios anteriores dentro de los resultados

extraordinarios. En las cuentas anuales, se debe justificar el cambio en la memoria y la incidencia

cuantitativa y cualitativa de la variación.

Los principios contables y criterios de valoración más significativos, son los siguientes:

1. Para la valoración de las existencias se aplicará como criterio general la norma de valoración

que indica que se valorarán al precio de adquisición (o coste de mercado si éste fuera menor), o

bien el costo de producción.

El precio de adquisición incluirá el consignado en factura más todos los gastos adicionales que se

produzcan hasta que las mercancías se hallen en el almacén (transporte, seguros, impuestos

indirectos, etc.). El importe de los impuestos indirectos que gravan la adquisición de las existencias

solo se incluirá en el precio de adquisición cuando no sea recuperable.

El costo de producción se determinará computando el precio de adquisición de las materias

primas y otras materias consumibles, en la parte que le sea razonablemente imputable, así comola mano de obra y otros gastos indirectamente imputables en la medida que tales costes

correspondan a período de fabricación.

2.- Por valor de mercado se entenderá el valor de reposición o realización, utilizando para

mantener el valor histórico de balance las provisiones. Cuando se trate de bienes cuyo precio de

adquisición no sea identificable de modo individualizado, se adoptará con carácter general el

método del precio medio o coste medio ponderado. Los métodos FIFO y LIFO u otros análogos son

aceptables, si la empresa los considera más convenientes para su gestión.

PMP: Valora las salidas de acuerdo con la media de los precios de adquisición de las existencias en

ese momento, ponderados por las cantidades adquiridas.

FIFO: Recoge las iniciales de la expresión first in, first out (primera entrada, primera salida) y

valora las salidas de acuerdo con el precio de la partida comprada antes y, cuando ésta no es

suficiente, se empieza a computar el precio de las unidades que correspondan de la siguiente

entrada, y así sucesivamente.

Así las existencias finales quedan valoradas a los precios más recientes.

LIFO: Toma las iniciales de last in, first out (última entrada, primera salida) y valora las salidas de

acuerdo con el precio de la última partida comprada y, cuando ésta no es suficiente, se empieza a

computar el precio de las unidades que correspondan a la entrada anterior, y así sucesivamente.

Así las existencias finales quedan valoradas a los precios más antiguos.

Las existencias podrán ser objeto de correcciones de valor debido a:



a) Pérdidas de valor reversibles, es decir, cuando el valor de un bien o cualquier otro valor que le

corresponda sea inferior al precio de adquisición o al coste de producción, siempre que dicha

diferencia se considere recuperable.

Las pérdidas de valor reversibles se reflejan mediante las provisiones correspondientes.

Debe darse información en la memoria del procedimiento seguido para la estimación de las

provisiones por depreciación de existencias y su desglose.

b) Pérdidas de valor irreversibles, que son aquellas que no se pueden recuperar con el paso del

tiempo. Originan que se tenga presente dicha circunstancia al valorar de forma extracontable las

existencias finales.

3. Para la imputación contable a su correspondiente ejercicio económico de las operaciones de

venta realizadas por la empresa se atenderá generalmente a la fecha de devengo y no a la de

cobro o pago.

Aspectos fundamentales del control interno

1. Los puntos más importantes del control interno de la empresa, son los siguientes:

2. Control permanente de las empresas.

3. Realizar inventarios físicos, periódicos en forma relativa.

4. Establecer las medidas adecuadas para garantizar la fiabilidad de estos inventarios físicos.

5. Investigar y aclarar las diferencias que se puedan producir entre los inventarios físicos y los

saldos contables.

6. Cumplimentar albaranes prenumerados, tanto para las entradas como para las salidas físicas de

los materiales.

7. Mantener una contabilidad analítica para el control de los costos de los materiales.

8. Adecuada consideración de las partidas obsoletas e de lente movimiento.

Por otro lado, vamos a destacar una serie de puntos débiles:

1. Deficiente ordenación física de los almacenes y falta de segregación entre los mismos.

2. Falta de control sobre las entradas y salidas de materiales y la falta de personal que se

responsabilice de este aspecto.

3. En relación a la realización de los inventarios físicos, está la inexistencia de instrucciones por

escrito, también el no detener la producción y el movimiento de los almacenes el día o los días en

los que se efectúa el inventario. También el no utilizar tarjetas pre numeradas y el no realizar

dobles recuentos.



4. No conciliar periódicamente las tarjetas de inventarios permanentes con los saldos de las

cuentas del mayor.

5. Inexistencia de un procedimiento establecido para el control y la valoración de los desperdicios,

subproductos,...

6. Falta de instrucciones para garantizar la segregación de los movimientos de existencias entre

períodos, de forma adecuada.

7. Señalar la falta de revisión de las operaciones aritméticas.

Objetivos de auditoria

1. La validación de las existencias, implica determinar correctamente si:

2. Los stocks que aparecen en el balance de fin de ejercicio, están adecuadamente presentados,

existen realmente, se hayan en buenas condiciones de utilización, no hay más existencias en poder

de la empresa.

3. Determinar si las existencias se hayan valoradas correctamente según los principios de

contabilidad generalmente aceptados y además, si existe una provisión suficiente para los

artículos de lenta rotación, artículos deteriorados u obsoletos.

4. Si las existencias pignoradas o sujetas a determinadas garantías u otros gravámenes, están

claramente diferenciadas en el almacén.

5. Se hayan contabilizado adecuadamente las entradas y salidas de almacén y las existencias se

hayan correctamente determinadas respecto a cantidades, valoración, cálculos, porcentajes,... de

forma similar a la utilizada en ejercicios anteriores.

6. La contabilización de cada tipo de existencia se corresponde con el inventario y con la

naturaleza de cada producto. También que se refleje en cuentas especiales las existencias que

estén depositadas en almacenes ajenos (en tránsito o en consignación) y las que estén en la

empresa siendo propiedad ajena, así como también los envases a devolver.

7. Los procedimientos establecidos para la determinación de los costes de compra y fabricación, se

hayan desarrollado de acuerdo a la política de la empresa y en consonancia a la de años

anteriores.

8. Las relaciones de existencias se han recogido, sumado y resumido correctamente en los

registros contables.

PROCEDIMIENTOS DE VALIDACIÓN

Hay que considerar dos aspectos fundamentales, en estos procedimientos:

A) Validación de la existencia física



B) Comprobación del valor

A) VALIDACION DE LA EXISTENCIA FISICA, el valor de esas existencias que aparecen en esos

estados financieros, puede estar basado en el recuento físico del final de ejercicio, o bien en las

cuentas de inventario permanente que puedan comprobarse de tres formas principales:

1.- Recuento rotativo a lo largo del ejercicio

2.- Recuento periódico de todas las existencias a final del ejercicio

3.- Criterio mixto

Recuento rotativo a lo largo del ejercicio, consiste en comprobar cada mes, un determinado

número de productos, de acuerdo con un programa que, incluye todas las existencias un o dos

veces al año. Esto sería lo más aconsejable, cuando se puede realizar.

Recuento periódico de todas las existencias a final del ejercicio, en ambos casos (1 y 2), el auditor

deberá presenciar, si es posible, estos recuentos físicos en su totalidad, o bien por un muestreo

que sea representativo.

Criterio mixto, consiste en un recuento rotativo para las materias primas, mercaderías, productos

terminados y un recuento periódico al final del ejercicio para los productos en curso de

fabricación.

En cualquier caso, durante el recuento deben interrumpirse las entradas y salidas en almacén

(para evitar confusiones) o bien mantenerlas separadas hasta confirmar el recuento. Las

diferencias que aparezcan entre ese recuento físico y las que revelen las cuentas de inventario

permanente, deberán ser dualizadas y como es obvio, las cuentas de inventario permanente,

deberán ser corregidas en función de los recuentos físicos hechos.

El personal encargado del recuento físico debe cambiar de vez en cuando, y no debe ser el mismo

que tenga la responsabilidad del almacén y de los inventarios permanentes y además debe existir

el factor sorpresa ( en el sentido de que no se sepa los artículos a comprobar cada vez ), también

hay que tener en cuenta que las existencias finales de almacén van a depender de las existencias

iniciales y de las entradas y salidas durante el período, por lo que también habrá que comprobar

estos aspectos. En este sentido,

Las entradas en almacén pueden ser por compra, fabricación, devolución de clientes o de talleres,

ajustes de recuento de inventario,....., entre otras.

Las salidas de almacén pueden ser por ventas, consumos propios, devoluciones a proveedores,

bajas en inventario, destrucción o robo,....

Debemos comprobar las existencias en curso de fabricación y el auditor se debe cerciorar de que

realmente están en curso y no incluye productos rechazados, ni semiterminados, ni terminados,...



Se deben comprobar las existencias que están en consignación o en depósito, y lo mismo sucede

con esas existencias que están pignoradas o sujetas a determinadas garantías.

B) COMPROBACION DEL VALOR DE LAS EXISTENCIAS, el Auditor ha de comprobar que el coste de

los artículos que integran las existencias se han determinado de acuerdo con las directrices de la

empresa, las cuales están en consonancia con los criterios utilizados en el ejercicio anterior. Así:

• Habrá que comprobar el costo de compra con las facturas de proveedores, los recibos de los

portes,.... y estos importes se habrán de corresponder.

• Habrá que comprobar el costo de fabricación de los productos terminados y semiterminados con

los valores de consumo de materiales, de la mano de obra aplicada con la imputación de todos los

demás costes de fabricación y transformación.

• Habrá que ver el precio de mercado de las distintas clases de existencias y comprobar que se

determina de acuerdo a los datos disponibles al cierre del balance. (Ya sea con los boletines de

cotización, valor de realización,....)

• Hay que comprobar que entre el precio de mercado y el de adquisición se aplica el menor de los

dos, que se han calculado correctamente las previsiones, que los criterios de valoración se

corresponden con los que seguían en años anteriores.

• Hay que comprobar que se han eliminado beneficios internos.

• Habrá que hacer una verificación de la exactitud aritmética de los listados de existencia. Habrá

que obtener un listado de las existencias con cantidades, precio unitario, precio total, y una

descripción de las mismas.

• Habrá que comprobar las sumas y multiplicaciones (prueba selectiva), comprobar las cantidades

de los inventarios físicos con ese estado de existencia.

Ejemplos de pruebas sustantivitas

Existencia u ocurrencia

1. Las existencias incluidas en el balance general existen físicamente. Las existencias representan

partidas mantenidas para la venta o uso en el curso normal del negocio

Pruebas:

Observar conteos físicos de las existencias. Obtener confirmación de existencias en ubicaciones

fuera de la entidad. Probar las transacciones de existencias que ocurran entre la fecha del

inventario físico y la fecha de balance. Revisar registros permanentes de existencias, registros de

producción y registros de compra para obtener información sobre la actividad actual. Comparar

existencias con catálogo vigentes de ventas y ventas y guías de despacho posteriores. Emplear el

trabajo de especialistas para corroborar la naturaleza de los productos especializados



Integridad

1. Las cantidades de existencias incluyen todos los productos, materiales e insumos disponibles.

Observar conteos físicos de las existencias. Comparar, en forma analítica la relación entre los

saldos de existencias con compras, producción y actividades de ventas recientes

Probar procedimientos de corte para despachos y recepción de existencias.

2. Las cantidades de existencias incluyen todos los productos, materiales e insumos de propiedad

de la entidad que están en tránsito o almacenados en localidades externas

3. Los listados de existencias están compilados correctamente y los totales se incluyen

debidamente en las cuentas de existencias

Pruebas:

Comparar, en forma analítica la relación de saldos de existencias entre las compras recientes, laproducción y actividades de ventas. Probar procedimientos de corte para despachos y recepción

de existencias. Cotejar los conteos de pruebas registrados por el auditor durante la observación de

inventario físico con los listados de existencias. Comprobar la inclusión de todas las etiquetas de

inventario y hojas de conteo empleados en el registro de los conteos de existencias físicas. Probar

la exactitud de los listados de inventarios. Conciliar los conteos físicos con los registros

permanentes y saldos del libro mayor e investigar fluctuaciones importantes

Derechos y obligaciones

1. La entidad tiene dominio legal o derechos similares de propiedad sobre las existencias.

2. Las existencias excluyen partidas facturadas a clientes o existencias de propiedad de terceros.

Pruebas:

Observar los conteos físicos de las existencias. Obtener confirmación de las existencias en

localidades fuera de la entidad. Examinar facturas de proveedores pagadas, acuerdos de

consignación y contratos. Examinar facturas de proveedores pagadas, acuerdos de consignación y

contratos.

Probar procedimientos de corte para despachos y recepción de existencias.

3. Las existencias están correctamente presentadas al costo (excepto cuando el valor de mercado

es inferior)

4. Las partidas de lento movimiento, en exceso, defectuosas y obsoletas incluidas en existencias

están debidamente identificadas



5. El valor de las existencias se reduce, si corresponde, al costo de reposición o valor neto de

realización

Pruebas:

Examinar facturas de proveedores pagadas. Revisar el valor de mano de obra directa asignada

Probar el cálculo de las cuotas estándar de gastos indirectos. Examinar análisis de variaciones del

costo estándar de fabricación y compra.

Examinar análisis de rotación de existencias

Revisar experiencia y tendencias de la industria. Comparar, en forma analítica, la relación entre

saldos de existencias y el volumen de ventas esperadas. Visitar la planta

Consultar al personal de producción y ventas respecto de posibles partidas de existencias

obsoletas o excesivas. Obtener cotizaciones del valor actual de mercado

Revisar costos actuales de producción. Examinar ventas después de fin de año y compromisos

pendientes de órdenes de compra.

Presentación y revelación

1. Las existencias se clasifican apropiadamente en el balance como activos circulantes.

2. Las principales categorías de existencias y sus bases de valuación están debidamente reveladas

en los estados financieros

3. La prenda o garantía de existencias está debidamente revelada.

Pruebas:

Revisar borradores de los estados. Revisar borradores de los estados financieros

Comparar la información revelada en los estados financieros con los requerimientos de principios

contables generalmente financieros aceptados.

Obtener confirmación de existencias en prenda bajo acuerdos de préstamos.

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