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FACILITADOR: LIC. FEDERICO ESTABA SAN DIEGO, 2007

AUDITORÍA Gubernamental

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FACILITADOR: LIC. FEDERICO ESTABA

SAN DIEGO, 2007

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ORIENTACIÓN

Ensayo dirigido a profesionales del Sector Público, en las áreas de: 1.- Control Fiscal Interno y Externo; 2.- Administración Activa; 3.- para quienes les corresponda planificar, coordinar, supervisar y ejecutar el proceso medular “Auditoría Gubernamental” y 4.- para profesionales que estimen contratar con el estado, servicios independientes en esta área. 

PROPÓSITO

Poner a la disposición una herramienta integral contentiva de recopilaciones teóricas, metodológicas y prácticas referentes a los procesos “Control Interno” y “Auditoría del Sector Público”

INTRODUCCIÓN

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Algunos aspectos legales son pertinentes destacar, dentro de una perspectiva de vigilancia, control y fiscalización:

Sistema Nacional de Control Fiscal:

Instrumentos con que cuenta?

Que fin persigue?

Cuales son sus principios?

Órganos que lo conforman?

Que es control fiscal externo?

Por qué las actuaciones a posteriori?

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“ … 1. Los órganos de control fiscal indicados en el artículo 26 … (Ver más adelante)

3. Las máximas autoridades y los niveles directivos y gerenciales de los órganos y entidades (Públicas)

4. Los ciudadanos, en el ejercicio de su derecho a la participación en la función de control de la gestión pública …”

LOCGR y SNCF Artículo 24

¿QUIENES CONFORMAN EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL?

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¿ CON QUE INSTRUMENTOS DEBE CONTAR?

“… las políticas, Leyes, reglamentos, normas, procedimientos e instructivos …”

¿Para que FIN?

“… salvaguardar los recursos … verificar la exactitud y veracidad de su información …; promover la eficiencia, economía y calidad de sus operaciones, y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas …”

LOCGR y SNCF. Artículo 24

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1.- Capacidad financiera y la independencia presupuestaria ..

2.- Apoliticismo partidista de la gestión fiscalizadora …

3.- Carácter técnico …

¿QUÉ PRINCIPIOS DEBEN REGIR AL SNCF?

LOCGR y SNCF Artículo 25

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5.- Economía en el ejercicio del control fiscal …

6.- Celeridad en las actuaciones de control fiscal …

7.- Participación de la ciudadanía en el Control Social …

¿QUÉ PRINCIPIOS DEBEN REGIR AL SNCF?

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1. Contraloría General de la República.

2. Contraloría de los Estados, de los Distritos, Distritos Metropolitanos y de los Municipios.

3. Contraloría General de la Fuerza Armada Nacional.

4. Unidades de auditoría interna de las entidades (Públicas)

¿QUIENES CONFORMAN EL SNCF?

LOCGR y SNCF Artículo 26

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“… En caso de organismos o entidades … cuya estructura, …, tipo de operaciones o monto de los recursos … no justifiquen el funcionamiento de una unidad de auditoría interna propia, la Contraloría General de la República evaluará … y, de considerarlo procedente, autorizará que las funciones de los referidos órganos … sean ejercidas por la unidad de auditoría interna del órgano de adscripción …”

¿CÓMO SE JUSTIFICA LA NO CREACIÓN DE UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA?

LOCGR y SNCF Artículo 25. Parágrafo Único

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“… control, la vigilancia y la fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos, así como de las operaciones relativas a los mismos, cuyas actuaciones se orientarán a la realización de auditorías, inspecciones y cualquier tipo de revisiones fiscales en los organismos y entidades sujetos a su control”

La MISIÓN de los órganos de Control Fiscal internos y externos en Venezuela, está en forma análoga, suscrita por la Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal en su artículo 2.

¿POR QUÉ LAS ACTUACIONES A POSTERIORI O DE AUDITORÍA?

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“ El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados …, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información …, promover la eficiencia, economía y calidad …, estimular la observancia de las políticas prescritas …”

CONTROL INTERNO

LOCGR y SNCF artículos 35

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RESPONSABILIDAD POR UN EFECTIVO CONTROL INTERNO

Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente.

LOCGR y SNCF artículos 36

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“ … verificará la legalidad, exactitud y sinceridad, así como la eficacia, economía, eficiencia, calidad e impacto de las operaciones y de los resultados de la gestión de los organismos y entidades sujetos a su control …”

OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL FISCAL

LOCGR Y SNCF Artículo 3

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ABSTENCIÓN DEL EJERCICIO DE CONTROL PREVIO

“Los órganos de control fiscal externo señalados en los numerales 2 al 4 del artículo 43 de esta Ley, se abstendrán de practicar actividades de control previo cuando se aseguren, previa evaluación, que el sistema de control interno del respectivo ente territorial garantiza el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 38 de esta Ley.

LOCGR y SNCF Artículo 125

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Contraloría General de la República.

Contralorías de los Estados.

Contralorías de los Municipios.

Las Contralorías de los Distritos y Distritos Metropolitanos.

¿QUIÉNES DEBEN ABSTENERSE DE PRACTICAR CONTROL PREVIO?

LOCGR y SNCF Artículo 43.

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Que el gasto esté correctamente imputado …

Que exista disponibilidad presupuestaria …

Que se hayan previsto las garantías necesarias … para responder por las obligaciones que ha de asumir el contratista.

Que los precios sean justos y razonables …

Que se hubiere cumplido con … la Ley de Licitaciones, … y las demás Leyes que sean aplicables …”

EJERCICIO DEL CONTROL PREVIO

“ … antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:

LO

CG

R y

SN

CF

Art

ícu

lo 3

8

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Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

Que estén debidamente imputados a créditos del presupuesto …

Que exista disponibilidad presupuestaria.

Que se realicen para cumplir compromisos … debidamente comprobados …

Que correspondan a créditos efectivos de sus titulares”

“ ... Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, … se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:

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Optimización de la labor de Auditoría de Estado y la unificación de criterios y principios en su ejecución …

OBJETIVO GENERAL

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Evaluar el cumplimiento de los criterios establecidos…

Determinar la razonabilidad de la información financiera, la aplicación de las Normas y otros preceptos …

Determinar el cumplimiento de los objetivos previstos …

Determinar la eficiencia, efectividad y economía …

Promover el fortalecimiento del sistema de control interno …

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

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1.- Formación Profesional, Técnica y experticia sobre el alcance y complejidad de la auditoría … 2.- Actitud objetiva e independencia de criterio … 3.- Responsabilidad por opinión emitida …

4.- Respeto y Cortesía con el personal de la dependencia donde practique la auditoría 

NORMAS RELATIVAS AL AUDITOR

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5.- Absoluta reserva y respeto por la información que maneje en la ejecución de la Auditoría … 6.- Abstención de aceptar atenciones, obsequios o gratificaciones por parte de los funcionarios de las dependencias que corresponda auditar … 7.- No entrabamiento del funcionamiento normal de las dependencias que corresponda auditar …

CONTINUACIÓN NORMAS RELATIVAS AL AUDITOR

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NORMAS DE CARÁCTER GENERAL

Ejecución con criterio profesional y principios de calidad y excelencia  Supervisión desde la planificación hasta la presentación de los resultados

RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN

Planificación con criterios de economía, objetividad, oportunidad y relevancia material. Conocimiento de la misión del organismo auditado, su normativa legal, reglamentaria y estatutaria.

Enfoque integral de los objetivos, alcance, técnicas, métodos y procedimientos del trabajo a realizar.

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1.- Debida acreditación … 2.- Evaluación del control interno del organismo a auditar …

3.- Incorporación adicional de profesionales al equipo de auditoría …  4.- Evaluación del cumplimento de las leyes, reglamentos y demás normativas aplicables al organismo auditado …

RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA EVALUACIÓN

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5.- Verificación del cumplimiento de las Normas Generales de Contabilidad del Sector Público y los principios de contabilidad generalmente aceptados … 6.- Obtención de evidencia suficiente, convincente y pertinente …  7.- Evidencias documentales en original, copias o copias certificadas …

8.- Determinación de presunta existencia de hechos generadores de responsabilidad administrativa, repercusión y reporte …

RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA EVALUACIÓN

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9.- Discusión previa de las observaciones, recomendaciones y conclusiones de la auditoría …

10.- Registro completo y detallado en forma de papeles de trabajo … 

11.- Los Papeles de Trabajo pertenecen al organismo de control que aplica la auditoría …

 

12. Archivo permanente con información de interés y utilidad para auditorias subsecuentes …

RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA EVALUACIÓN

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1.- Presentación escrita de resultados obtenidos … 2.- Firmado por el nivel directivo competente a fin de notificar los resultados … 3.- Redactado en forma objetiva, persuasiva y constructiva, clara, precisa y concreta …

4.- Presentación oportuna …

NORMAS RELATIVAS AL INFORME DE AUDITORÍA

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IMPROVISACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN

SISTEMATIZACIÓN EXPERTICIA

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… Proceso de acumular y evaluar evidencia, relativa a información cuantificable y relevante de una entidad gubernamental específica, con el propósito de determinar el grado de correspondencia existente entre esa información y los criterios establecidos …

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL O CONTROL DE ESTADO

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¿CUALES SON LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS A EVALUAR?

ASPECTOS ORGANIZACIÓN

Misión

Visión

Estructura Organizacional

Valores y principios

Objetivos

ASPECTOS OPERATIVOS

Planes Operativos

Presupuestos

Ejecución y registro Presupuestario

Control de gestión

Informe de gestión

Rendición de Cuentas

ASPECTOS INSTITUCIONALES

Planes estratégicos

Políticas

Estrategias

Lineamientos

Instrucciones

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Normas Internas

Procedimientos internos.

Responsabilidades

Reglamento Interno.

Leyes Orgánicas

Leyes Especiales

Decretos

Resoluciones

Normas de carácter General.

Reglamentos Generales.

ASPECTOS LEGALES Y SUBLEGALES

¿CUALES SON LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS A EVALUAR?

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AUDITORÍA INTERNA

AUDITORÍA EXTERNA 

OTRAS AUDITORÍAS

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AUDITORÍA INTERNA

Función independiente y calificada que actúa sobre la administración activa como un programa sistemático de revisión y valoración para comprobar que las responsabilidades han sido bien encausadas, el sistema de control interno es el más adecuado y que los criterios establecidos se estén cumpliendo…

AUDITORÍA EXTERNA Actuación independiente y calificada en forma periódica y selectiva, de una organización fiscalizadora externa a la administración activa gubernamental, para evaluar las operaciones, el cumplimiento de objetivos, metas, criterios establecidos, y los resultados de la gestión administrativa …

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AUDITORÍA INTEGRAL Involucra los aspectos de la Auditoría Operacional, pero, generalmente tiene como alcance más de un proceso administrativo, por cuanto pudiera estar evaluando los Procesos Administrativos de una

Actividades; un Programa o un sector …

AUDITORÍA OPERACIONAL  Evalúa la confiabilidad, exactitud e integridad de la información, el cumplimiento de los criterios establecidos y la salvaguarda de los activos …

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AUDITORÍA DE RESULTADOS O DE GESTIÓN Técnica o enfoque que abarca la evaluación de los aspectos Economía, Eficacia y Eficiencia, entre otros, para medir el desarrollo y/o los resultados de una gestión administrativa …

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PREGUNTAS CLAVES PARA FIJAR EL ALCANCE DE UNA ACTUACIÓN

1.- ¿A QUIEN APLICA?

2.- ¿SOBRE QUÉ PROCESO (S) ?

3.- ¿PARA QUÉ PERIODO?

4.- ¿A QÚE NIVEL?

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1.- ALCANCE POSIBLE EN UNA AUDITORÍA INTEGRAL SOBRE LABASE DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA:

1.- Programa:

Servicios Administrativos

2.- Actividades o Procesos Administrativos:

Administración Compras Contabilidad Presupuestaria Contabilidad Financiera Tesorería Otros

3.- Periodo:

Primer semestre del Ejercicio Económico Financiero 2006 4.- Nivel de la Actuación:

Selectivo

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2.- ALCANCE POSIBLE EN UNA AUDITORÍA INTEGRAL SOBRE LABASE DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA

1.- Programa:

Infraestructura

2.- Actividades o Procesos Administrativos:

Proyectos Contratación Administración Ejecución de Obras Inspección

3.- Periodo:

Tercer Trimestre del Ejercicio Económico Financiero 2006 4.- Nivel de la Actuación:

Selectivo o Exhaustivo

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Economía:

Relación existente entre el prepuesto asignado y el que en términos reales se ejecutó …

ASPECTOS BÁSICOS DE DESEMPEÑO INSTITUCIONAL A EVALUAR EN UNA AUDITORÍA DE GESTIÓN …

Eficacia:

Relación evidenciada entre el plan de ejecución de objetivos y/o metas y los ejecutados efectivamente …

Eficiencia:

Relación dada entre el tiempo estimado para la consecución de las metas y el que se invertió realmente …

Así como también, la que deriva de la comparación de los recursos disponibles y los que efectivamente se utilizaron …

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 Fijación de la estrategia que determina la conducta y el alcance deseado en la ejecución.

Fase preliminar, búsqueda de información relativa al ente u organismo a auditar que involucra:

Familiarización con la estructura y el funcionamiento de la entidad auditada

Acceso al archivo permanente de la organización auditora.

Evaluación preliminar del sistema de control interno existente en la entidad auditada …

Generación de un Memo de Planificación …

PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA

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Aquella que exige un estudio preliminar profundo, para comprender la Organización, saber que hace, que métodos utiliza, cuales normas rigen su funcionamiento, conocer su estructura funcional, que presupuesto maneja y cuales son sus objetivos y metas, entre otras acciones de familiarización

AUDITORÍA INICIAL

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Aquella que posee antecedente histórico, existe información en el archivo permanente de la entidad auditora y se tiene conocimiento previo de la estructura a evaluar, lo que permite, en el trabajo de planeación, invertir menor tiempo …

AUDITORÍA RECURRENTE

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UN ARCHIVO PERMANENTE BIEN ESTRUCTURADO DEBERÍA TENER:

• Eficaz sistema de clasificación y archivo de la Información

• Efectiva Política de actualización de información

• Misión

• Estructura organizacional

• Objetivos

• Planes Operativos

• Presupuestos

• Control de gestión

• Normas y Procedimientos internos

• Manual de Responsabilidades

• Reglamento Interno

Informes de auditoría

Papeles de trabajo

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Guía de acción general elaborada por el nivel gerencial con el apoyo del personal técnico, utilizando criterios de economía y objetividad, en base a lineamientos establecidos por el nivel estratégico de la organización …

PLAN OPERATIVO ANUAL DE AUDITORÍA (POA)

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LOCGR y SNCF Artículo 5

“La función de control estará sujeta a una planificación que tomará en cuenta los planteamientos y solicitudes de los órganos del Poder Público, las denuncias recibidas, los resultados de la gestión de control anterior, así como la situación administrativa, las áreas de interés estratégico nacional y la dimensión y áreas críticas de los entes sometidos a su control”

P.O.A. LINEAMIENTOS NORMATIVOS

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Solicitudes externas …

Denuncias …

Resultados evaluaciones anteriores …

Cambios de gerencia gubernamental

Sectores prioritarios en los planes de desarrollo socioeconómico Nacionales, estadales y locales

P.O.A. LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS SUGERIDOS PARA SU REALIZACIÓN

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 ¿QUE OBLIGA LA ELABORACIÓN DEL P.O.A?

“Cada uno de los órganos y entes de la Administración Pública deben elaborar su Plan Operativo, donde se concreten los programas, proyectos, y acciones a desarrollar en el año fiscal correspondiente …”

“La formulación del Plan Operativo Anual …, servirán como base de cálculo para la estimación y distribución racional de sus recursos presupuestarios …”

Artículo 50 de la L.O.P

Artículo 34 de la L.O.P

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¿QUE DEBERÍA CONTENER UN PLAN OPERATIVO ANUAL DE AUDITORÍA?

1.- Sector:

Ámbito General de Control de laUnidad, Sección Dependencia u otro tipo de órgano de auditoría

2.- Subsector:

Ámbito específico de Actuación

4.- Tipo de Actuación:

Clase de auditoría aplicar

5.- Objetivo General

6.- Tiempo estimado por actuación

7.- Cronograma: que indique inicio y culminación estimada por actuación

8.- Número estimado de auditores

9.-Notas importantes del Plan:

Como parte Integral del mismo

3.- Dependencia:

Unidad del subsector a evaluar

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EJEMPLO: PLAN OPERATIVO ANUAL DE AUDITORÍA 

1.- Sector:

Salud

2.- Subsector:

Instituto “A” de la Salud

4.- Tipo de Actuación:

Auditoría Administrativa

5.- Objetivo General

Evaluar la Legalidad de los procesos de Solicitud, Recepción y Suministro de Insumos Médicos

6.- Tiempo estimado:

20 Días Hábiles

7.- Cronograma:

Desde: 15/01/06Hasta: 10/02/06

8.- Número de auditores: 02

3.- Dependencia:

Suministros

Page 50: AUDITORÍA Gubernamental

.- CREDENCIAL 

Autorización al auditor o equipo de auditoría por parte de la máxima autoridad del órgano

contralor o por persona en quien haya delegado tal potestad, para acometer una

auditoría, previamente fijada en el respectivo plan operativo anual de auditoría …

FORMATOS BÁSICOS

Page 51: AUDITORÍA Gubernamental

¿POR QUÉ LA ACREDITACIÓN O CREDENCIAL?

“ Los funcionarios … acreditados para la realización de una actividad de control, tendrán libre ingreso a las sedes y dependencias, … sujetos a su actuación, acceso a cualquier fuente o sistema de información, registros, …, e información necesaria para la realización de su función …”

LOCGR y SNCF Artículo 47

Page 52: AUDITORÍA Gubernamental

¿ QUE DEBERÍA CONTENER BÁSICAMENTE EL OFICIO

CREDENCIAL?

VEÁMOS UN MODELO

Page 53: AUDITORÍA Gubernamental

República Bolivariana de VenezuelaEntidad Auditora

Oficio nº 2323jp-06 Enero 12 de 2006

CiudadanoLic. PEDRO PEREZDirector de Materiales y Suministros del Sector SaludSu despacho

Un saludo Institucional en la oportunidad de informar que he designado a los funcionarios Zutano y Perencejo, cédulas de identidad x.xxx.xxx y x.xxx.xxx, respectivamente, para que practiquen Auditoría Administrativa, cuyo objetivo general será el de evaluar el nivel de Legalidad de los procesos administrativos que esa dirección adelantó durante el tercer Trimestre del Ejercicio Económico Financiero 2005.

Agradezco su colaboración a fin de que el equipo de auditoría asignado cumpla su misión.

Atentamente,

Máxima Autoridad

Page 54: AUDITORÍA Gubernamental

Instrumento de control interno gerencial utilizado por el supervisor inmediato que anuncia la asignación de una Auditoría, prevista o no en el plan operativo, a un funcionario o equipo de éstos, el cual define:

Tipo de Actuación

Objetivo General

Alcance

Tiempo estimado para la culminación de la actuación

Solicitud de elaboración de un Programa de Auditoría como producto de la acción planificadora que se debe adelantar …

.- ORDEN DE TRABAJO

FORMATOS BÁSICOS

Page 55: AUDITORÍA Gubernamental

VENTAJAS EN EL USO DE LA ORDEN DE TRABAJO

GENERACIÓN DE GUÍA ESPECÍFICA DE ACCIÓN

HERRAMIENTA DE MONITOREO DE LA ACTUACIÓN

ACCIÓN SUPERVISORIA EFECTIVA

PROMUEVE LA ACCIÓN PLANEADORA ESPECÍFICA

FUENTE PARA EL CONTROL DE GESTIÓN

PISTA DE AUDITORÍA

VEÁMOS UN MODELO

Page 56: AUDITORÍA Gubernamental

O.T. 01.06 Enero 13, de 2006

PARA: Licenciados: Zutano y MenganoDE: Lic. Perencejo – Supervisor de Aditoría

Orden de Trabajo

Informo que han sido designados por esta (Sección, Unidad, Departamento, Dirección) para que practiquen Auditoría Administrativa a la Dirección de Suministros del Subsector Salud, cuyo objetivo general es evaluar la Legalidad de los procesos administrativos adelantados durante el tercer Trimestre del Ejercicio Económico Financiero 2005.Dicha actuación deberá ser culminada en el tiempo que se estima a continuación.

Desde: Hasta: 15/01/2006 10/02/2006

Sírvanse presentar Programa de Auditoría por ante esta Supervisión. Usted podrá solicitar prórroga para la culminación de esta actuación, por escrito y debidamente justificada.

Atentamente,

Lic. Perencejo

Page 57: AUDITORÍA Gubernamental

PROGRAMA DE AUDITORÍA

Es el producto de la acción planificadora decretada a través de la Orden de Trabajo … Instrumento de planificación y control que determina, entre otros aspectos:

Los Objetivos específicos a cumplir …

El Alcance de la actuación …

Los Procedimientos a ejecutar en una Auditoría …

La Proyección de Recursos a invertir …

El cronograma de actividades a desarrollar …

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ESTRUCTURA BÁSICA DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

2.- OBJETIVO GENERAL

Evaluar la Legalidad de los procesos administrativos adelantados durante el tercer Trimestre del Ejercicio Económico Financiero 2005.

3.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.- Evaluar el Sistema de Control Interno, a fin de determinar las fortalezas y debilidades …

2.- Determinar el posible nivel de ocurrencia de errores significativos, a fin de fijar las áreas críticas a evaluar …

3.- Evaluar el nivel de cumplimiento de la Normativa Interna y Externa que regulan los procesos administrativos.

4.- Revisar en forma selectiva expedientes del proceso Solicitud, Recepción y Suministro de Insumos Médicos, a fin de medir el apego de la normas normas jurídicas vigentes …

1.- ACTUACIÓN

Auditoría Administrativa a la Dirección de Suministros del Subsector Salud, tercer Trimestre del Ejercicio Económico Financiero 2005.

Page 59: AUDITORÍA Gubernamental

Fase Preliminar

1.- Acceda en el archivo permanente referencias de aspectos organizacionales, informes de auditoría y papeles de trabajo …

2.- Efectúe evaluación preliminar de control interno ...

3.- Determine el nivel de riesgos inherentes …

4.- Diseñe y aplique Cuestionario de evaluación de Control Interno.

5.- Defina el nivel de Riesgo de Control, de acuerdo a la evaluación del componente “Ambiente de Control” …

6.- Defina la magnitud del Riesgo de Detección …7.- Tome muestra a evaluar de acuerdo a los resultados anteriores …

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

Page 60: AUDITORÍA Gubernamental

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA A APLICAR

Fase de Ejecución

1.- Practique pruebas selectivas a fin de determinar la sinceridad de las respuestas del Cuestionario.

2.- Practique pruebas selectivas a fin de determinar el apego a las normas que rigen el proceso Solicitud, Recepción y Suministro de Insumos Médicos.

3.- Aplique otros procedimientos que considere necesarios de acuerdo a las circunstancias.

4.- Prepare Papeles de Trabajo

5.- Presente Informe de auditoria

Page 61: AUDITORÍA Gubernamental

ACTAS DE REQUERIMIENTO Instrumento de solicitud de información imprescindible para la evaluación, análisis y ejecución de pruebas de cumplimiento y sustanciación en el desarrollo de una auditoría

Son diseñadas por el auditor o equipo de auditoría y dirigidas a la persona responsable de la dependencia auditada.

ACTAS DE APREMIO Instrumento de intimación que advierte a la dependencia auditada que de no suministrar la información solicitada, pudiera verse incurso en el supuesto generador de responsabilidad administrativa previsto en el articulo 91, numeral 24 de la Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal

FORMATOS UTILIZADOS EN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN

Page 62: AUDITORÍA Gubernamental

El artículo 47 de la LOCGR y SNCF, reza:

“ Los funcionarios … acreditados para la realización de una actividad de control, tendrán … acceso a cualquier fuente o sistema de información, registros, …, e información necesaria para la realización de su función …”

¿PORQUE LOS REQUERIMIENTOS POR ESCRITO?

La ejecución de los procedimientos de auditoría es un arte que se aplica sobre una organización, su estructura, procesos y registros, los cuales no se tienen a mano para su revisión y análisis y habrá que solicitarlos:

El artículo 7 de la LOCGR y SNCF, reza:

“ Los entes y organismos del sector público, los servidores públicos y los particulares están obligados a … proporcionarles las informaciones escritas o verbales, los libros, los registros y los documentos que les sean requeridos con motivo del ejercicio de sus competencias.…”

Page 63: AUDITORÍA Gubernamental

El artículo 91 de la LOCGR y SNCF, reza:

“constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuación:… 24. quienes estando obligados a permitir las visitas de inspección o fiscalización … se negaren a ello o no les suministraren los libros, facturas y demás documentos que requieren para el mejor cumplimiento de sus funciones.…”

¿PORQUE LOS APREMIOS POR ESCRITO?

El equipo de auditoría debe cumplir un cronograma establecido, en tal sentido, fija de mutuo acuerdo el tiempo para el suministro de la información requerida, y de no cumplirse, la entidad auditora conmina al administrado a su entrega, so pena de:

Page 64: AUDITORÍA Gubernamental

¿PORQUE LOS APREMIOS POR ESCRITO?

El artículo 94 de la LOCGR y SNCF

“Serán sancionados, …, con multa de cien (100) a un mil (1.000) unidades tributarias, …:1.- Quienes entraben o impidan el ejercicio de las funciones de los órganos de control fiscal … 4. quienes estando obligados a enviar a los órganos de control fiscal informes, … y documentos no lo hicieren … 5 quienes estando obligados a ello, no envíen o exhiban dentro del plazo fijado, los informes, libros y documentos que los órganos de control fiscal les requieran …”

Page 65: AUDITORÍA Gubernamental

MODELO 1 DE ACTA DE REQUERIMIENTO

República Bolivariana de VenezuelaENTIDAD AUDITORAUNIDAD DE AUDITORÍA

ACTA DE REQUERIMIENTO Nº 01 01 06

De conformidad con lo establecido en los artículos números (Los que establezca la Ley o la Ordenanza) y 7 y 47 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, se requiere del funcionario: PEDRO PEREZ, Cédula de Identidad Nº 55.555.550, DIRECTOR DE SUMINISTROS, adscrito al INSTITUTO “A” DE LA SALUD, la siguiente información:

1.- Misión2.- Estructura organizacional3.-Plan Operativo 20064.- Ejecución Presupuestaria5.- Mecanismo de Control de gestión6.- Manual de Responsabilidades, Normas y Procedimientos Internos

La cual se compromete a suministrar debidamente firmada y sellada, para el día 17 de enero de 2006

Se levanta la presente Acta en dos (2) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto, en la ciudad universitaria de la salud a los 13 días del mes de enero de 2006.

Por: la Entidad auditora Por: la Entidad auditora Nombre y Apellido Nombre y Apellido

C.I. Nº C.I. Nº

Page 66: AUDITORÍA Gubernamental

MODELO 2 DE ACTA DE REQUERIMIENTO

República Bolivariana de VenezuelaENTIDAD AUDITORAUNIDAD DE AUDITORÍA

ACTA DE REQUERIMIENTO Nº 02 01 06

De conformidad con lo establecido en los artículos números (Los que establezca la Ley o la Ordenanza) y 7 y 47 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, se requiere del funcionario: PEDRO PEREZ, Cédula de Identidad Nº 55.555.550, DIRECTOR DE SUMINISTROS, adscrito al INSTITUTO “A” DE LA SALUD, la siguiente información:

1.- Contestación del Cuestionario de Evaluación de Control Interno adjunto2.- Listado de adquisiciones correspondientes al tercer Trimestre del Ejercicio Económico Financiero 2005.3.- Resumen de la Ejecución Presupuestaria de la Partida Materiales y Suministros, tercer Trimestre del Ejercicio Económico Financiero 2005.

La cual se compromete a suministrar debidamente firmada y sellada, para el día 25 de enero de 2006

Se levanta la presente Acta en dos (2) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto, en la ciudad universitaria de la salud a los 20 días del mes de enero de 2006.

Por: la Entidad auditora Por: la Entidad auditora Nombre y Apellido Nombre y Apellido

C.I. Nº C.I. Nº

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CIUDADANOPEDRO PEREZDIRECTOR DE SUMINISTROS DEL INSTITUTO “A” DE LA SALUDSU DESPACHO

Vista la aplicación del Acta de Requerimiento identificada como 01 02 06 de fecha 20-01-06, suscrita por los

Auditores Zutano y Perencejo, funcionarios adscrito a la Unidad de Auditoría de este Organismo, debidamente acreditado mediante Oficio nº 2323jp-06 del 12 de enero de 2006, en el marco de la ejecución de la Auditoría Administrativa a esa Dirección y por cuanto hasta la presente fecha no se ha recibido información requerida para el cumplimiento de los objetivos de la mencionada auditoria, a saber: 1.- Contestación del Cuestionario de Evaluación de Control Interno adjunto2.- Listado de adquisiciones correspondientes al tercer Trimestre del Ejercicio Económico Financiero 2005.3.- Resumen de la Ejecución Presupuestaria de la Partida Materiales y Suministros, tercer Trimestre del Ejercicio Económico Financiero 2005.

Se le apremia a que remita a este Órgano de Control Fiscal, la información que mediante el acta arriba mencionada le fue requerida, en un plazo de dos (02) días continuos contados a partir de la recepción de esta comunicación, so pena de verse incurso en los supuestos generadores de sanción pecuniaria contemplados en los numerales 4 y 5 del artículo 94 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

Atentamente,MÁXIMA AUTORIDADENTIDAD CONTRALORA

MODELO 1 DE ACTA DE APREMIO

Page 68: AUDITORÍA Gubernamental

CIUDADANOPEDRO PEREZDIRECTOR DE SUMINISTROS DEL INSTITUTO “A” DE LA SALUDSU DESPACHO

Vista la aplicación del Acta de Requerimiento identificada como 01 02 06 de fecha 20-01-06, suscrita por los

Auditores Zutano y Perencejo, funcionarios adscrito a la Unidad de Auditoría de este Organismo, debidamente acreditado mediante Oficio nº 2323jp-06 del 12 de enero de 2006, en el marco de la ejecución de la Auditoría Administrativa a esa Dirección y por cuanto hasta la presente fecha no se ha recibido información requerida para el cumplimiento de los objetivos de la mencionada auditoria, a saber: 1.- Contestación del Cuestionario de Evaluación de Control Interno adjunto2.- Listado de adquisiciones correspondientes al tercer Trimestre del Ejercicio Económico Financiero 2005.3.- Resumen de la Ejecución Presupuestaria de la Partida Materiales y Suministros, tercer Trimestre del Ejercicio Económico Financiero 2005.

Se le apremia a que remita a este Órgano de Control Fiscal, la información que mediante el acta arriba mencionada le fue requerida, en un plazo de dos (02) días continuos contados a partir de la recepción de esta comunicación, so pena de verse incurso en el supuesto generador de responsabilidad Administrativa contemplado en el numeral 24 del artículo 91 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

Atentamente,MÁXIMA AUTORIDADENTIDAD CONTRALORA

MODELO 2 DE ACTA DE APREMIO

Page 69: AUDITORÍA Gubernamental

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Evaluación Preliminar del Control Interno  

Persigue tener una imagen clara de la Organización, con la observación directa y el análisis general de la información, del cual debería determinarse el nivel de riesgo inherente, antes de la propia evaluación integral del sistema de control interno existente …

Evaluación Integral del Control Interno

Aplicación de pruebas, (entrevistas y cuestionarios), con el fin de evaluar la existencia y cumplimiento de las reglas, normas, procedimientos, entre otros, que rigen el funcionamiento de la estructura auditada …, con las cuales deberían detectarse los Riesgos de Control …

Page 70: AUDITORÍA Gubernamental

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Cuestionario de Evaluación de Control Interno

Herramienta que se aplica en forma de preguntas cerradas, de respuestas cortas “Si” o “No”, en la búsqueda del conocimiento de cómo operan los procesos administrativos; el apego de éste a las normas que lo rigen y de cuales son sus fortalezas y debilidades …

Page 71: AUDITORÍA Gubernamental

Publicado en los Estados Unidos en 1992 como una respuesta a la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones de control interno …

Arrojó resultados poco más allá de cinco años después de que a la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING, sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS), se le asignara tal tarea …

Su redacción estuvo a cargo de la compañía de Auditoría Coopers & Lybrand…

Se trataba de definir un nuevo marco conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, a nivel de las organizaciones públicas o privadas, de la auditoria interna o externa,…, se unificaran criterios, con una visión integradora …

BREVE RESEÑA HISTÓRICA "INFORME COSO“

Page 72: AUDITORÍA Gubernamental

Ambiente Control.

Evaluación del riesgo.

Actividades de control.

Comunicación e información.

Monitoreo.

COMPONENTES DE LA ORGANIZACIÓN A EVALUAR EN FORMA INTEGRAL DE ACUERDO AL INFORME C.O.S.O.

Page 73: AUDITORÍA Gubernamental

FACTORES A EVALUAR EN FORMA INTEGRAL SEGÚN COSO

1.- Ambiente de Control

… acciones, políticas y procedimientos que reflejan las actitudes de la administración, los Recursos Humanos y la importancia de una entidad.

Si para la Alta Gerencia el control es importante, la Media Gerencia y resto de la Organización así lo sentirán y responderán observando las políticas y procedimientos establecidos …

2.- Evaluación del riesgo

… por parte de la administración difiere de, pero está muy relacionada con la evaluación que realiza el auditor.

La administración lo hace como parte del diseño y operación de la estructura de control interno para reducir los errores e irregularidades.

Los auditores, para determinar la profundidad de su examen y las evidencias necesarias en la auditoría …

Page 74: AUDITORÍA Gubernamental

3.- Actividades de control

… políticas y procedimientos para el cumplimiento de sus objetivos y metas:

Separación de responsabilidad.

Autorización de operaciones.

Documentos y registros adecuados.

Control físico sobre los activos y registros.

Page 75: AUDITORÍA Gubernamental

4.- Comunicación e información

El propósito del sistema de información es identificar, clasificar, registrar transmitir, informar y retroalimentar sobre las operaciones.

5.- Monitoreo

Evaluación continua de la eficacia y eficiencia del diseño y operación de una estructura de control interno, a fin de determinar que éste funcione de acuerdo a lo planeado y que promueva el uso racional de los recursos disponibles.

Page 76: AUDITORÍA Gubernamental

 Descubrimiento de una situación NO NORMAL, hecho, omisión, error, presunta irregularidad u otra clase de realidad objetiva y material, alejada de los criterios establecidos; …

Debe ser expresado contrastando tal realidad encontrada con el Deber Ser …

EL HALLAZGO DE AUDITORÍA

Page 77: AUDITORÍA Gubernamental

COMPOSICIÓN SUGERIDA DEL HALLAZGO

EL HALLAZGO DE AUDITORÍACONDICIÓN

CRITERIO

CAUSA

EFECTO

Page 78: AUDITORÍA Gubernamental

COMPOSICIÓN SUGERIDA DEL HALLAZGO

CONDICIÓN:

Lo que está allí, vistes,es relevante, tiene materialidad, soportastes y es contrario al deber ser …

CRITERIO:

Aspectos legal, sublegal, reglamentario, normativo, procedimental, pauta, lineamiento, política, plan, objetivo,meta u otros, supuestamente contrapuestos…

CAUSA:

La inobservancia, la desactualización, el desconocimiento y la deficiencia en el control interno, debido a la no resolución para amoldar los controles al concepto que de éste define el art. 35 de la L.O.C.G.R y S.N.C.F y otras normas …

EFECTO:

Posible lesión al patrimonio, alto riesgo de cometer fraudes o serias debilidades del sistema de control interno …, consecuencias negativas a los fines del estado

Page 79: AUDITORÍA Gubernamental

PARA CONSTRUIR RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

EL HALLAZGO DE AUDITORÍACONCLUIR

RECOMENDAR

CAUSA

EFECTO

Page 80: AUDITORÍA Gubernamental

CÉDULA DE HALLAZGO

CONDICIÓN ENCONTRADA

CRITERIO CONTRAPUESTO

CAUSA

EFECTO

Auditor:

Auditoría:

Fecha: Firma:

Page 81: AUDITORÍA Gubernamental

VEÁMOS ALGUNOS EJEMPLOS DEL ESQUEMA SUGERIDO PARA PLASMAR

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Page 82: AUDITORÍA Gubernamental

No existen No existen Manuales de Normas y ProcedimientosManuales de Normas y Procedimientos de la de la Dirección General Corporativa de Presupuesto.Dirección General Corporativa de Presupuesto.

Contravención al artículo 37ºContravención al artículo 37º de la Ley Orgánica de la Contraloría de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

Condición motivada por la Condición motivada por la omisión de políticas de modernización omisión de políticas de modernización de la estructura administrativade la estructura administrativa para adecuarla al concepto de para adecuarla al concepto de control interno que define el Artículo 35 de la Ley antes control interno que define el Artículo 35 de la Ley antes mencionada.mencionada.

Lo cual ha generado Lo cual ha generado debilidades en el desarrollo de los Procesos debilidades en el desarrollo de los Procesos AdministrativosAdministrativos..

Page 83: AUDITORÍA Gubernamental

Ausencia de Ausencia de “Mecanismos de Control de Gestión”“Mecanismos de Control de Gestión” para la para la evaluación de objetivos y metas, su reporte y la toma de evaluación de objetivos y metas, su reporte y la toma de correctivos por las desviaciones a los planes establecidos.correctivos por las desviaciones a los planes establecidos.

Contraposición de los artículos 35 y 37 de la L O C G R y S N C Contraposición de los artículos 35 y 37 de la L O C G R y S N C F. y 131 de la L O A F S PF. y 131 de la L O A F S P, en cuanto a que: “ … Debe … , en cuanto a que: “ … Debe … promoverse la eficiencia de los controles internos y su promoverse la eficiencia de los controles internos y su evaluación; implementarse “Indicadores de Gestión” y; “ … evaluación; implementarse “Indicadores de Gestión” y; “ … generar información útil y confiable …” generar información útil y confiable …”

Hecho originado por la Hecho originado por la carencia de políticas para la inserción de carencia de políticas para la inserción de mecanismos de control de gestión.mecanismos de control de gestión.

Lo que Lo que incidió en forma negativa en el cumplimiento de las incidió en forma negativa en el cumplimiento de las funcionesfunciones, de , de recepción, control y procesamiento de la recepción, control y procesamiento de la informacióninformación … …

ENSAYEMOS MÁS EJEMPLOS …

Page 84: AUDITORÍA Gubernamental

Diseñar, aprobar e implementar de inmediato manuales de normas y procedimientos que rijan el funcionamiento de la Dirección en un todo de acuerdo al contenido de los artículos 35 y 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

EJEMPLOS DE RECOMENDACIONES

Page 85: AUDITORÍA Gubernamental

Implementar mecanismos de control a través de indicadores de gestión que permitan autoevaluar el nivel de cumplimiento de objetivos, planes y metas; corregir posibles desviaciones y; la generación de información útil y confiable, en concordancia con los artículos 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y 131 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público.

ENSAYEMOS MÁS EJEMPLOS …

Page 86: AUDITORÍA Gubernamental

Procedimiento de auditoría para la verificación del acatamiento de las observaciones y recomendaciones suscritas en informes de auditoría anteriores, partiendo de la comprobación del plan correctivo de acciones correctivas a tomar emitido por la entidad auditada …

De no existir tal plan de acciones, el auditor o equipo de auditoría puede seleccionar del informe de auditoría respectivo, aquellas observación de mayor importancia …

EL SEGUIMIENTO COMO ACCIÓN POSTERIOR AL CICLO DESARROLLO DEL P.O.A.

Page 87: AUDITORÍA Gubernamental

CÉDULA DE SEGUIMIENTO

SITUACIÓN ANTERIOR Según Observación _____ Del Informe ________ De fecha ___________

SITUACIÓN ACTUAL

OBSERVACIÓN

RECOMENDACIÓN

Auditor:

Auditoría:

Fecha: Firma:

Page 88: AUDITORÍA Gubernamental

  Planificación de auditoria …

Elaboración necesaria de un programa de auditoría …  Hallazgos susceptibles de ser borrados …

 Técnicas de Auditoría desarrolladas por el auditor …

CONSIDERACIONES GENERALES PROCESO AUDITORÍA DE ESTADO

Page 89: AUDITORÍA Gubernamental

Comprobación de contestaciones del cuestionario de evaluación de control interno …

Lenguaje sencillo y claro …

Enfoque de presentación constructivo …

Revelar aspectos materiales …

Page 90: AUDITORÍA Gubernamental

Redacción del informe en tercera persona … informe conciso, sin exceso de páginas …

Ampliación de la descripción de los hallazgos mediante barras, tortas, gráficos y otros.

Seguimiento de las observaciones y recomendaciones … 

Page 91: AUDITORÍA Gubernamental

Orden de presentación de hallazgos …

Inclusión párrafo alusión Normas Generales de Auditoria de Estado … 

Papeles de trabajo …

 

Page 92: AUDITORÍA Gubernamental

Soltura al Hablar …

Lenguaje Sencillo …

Ética Profesional …

Saber escuchar …

Pulcritud en el vestir

Buena presencia …

CARACTERÍSTICAS DE UN AUDITOR

Inspirar confianza …

Impresionar como Asesor …

Orientador …

Orador …

Armonía …

Page 93: AUDITORÍA Gubernamental

Mirada amable …

Gesticulaciones

moderadas …

Seguridad …

Sentido de

oportunidad …

Objetividad …

Poder de exteriorización …

Divulgar la importancia del trabajo …

Respeto a las opiniones ajenas …

Dominio del lenguaje técnico …

Page 94: AUDITORÍA Gubernamental

¿AUDITOR?

Precísense las características que a continuación se describen, de quien fue considerado el primer Orador del país:

Fermín Toro:

"Este distinguido ciudadano, gloria perdurable de Venezuela, fue orador insigne. Es considerado como el Primer Orador de Venezuela. De él se dijo: Todo lo había recibido de la naturaleza para ser eminentísimo: voz simpática y sonora, figura gallarda, rostro enjuto, pero que transportaba al orador, vehemente de afectos, profundidad de miras, correctos ademanes, Don de entendimiento, arranques sublimes y espíritu radioso y diplomático, que palpitaba en sus palabras… Parecía que la tribuna retumbaba, sacudida por la electricidad de la elocuencia….”

Indudablemente que reunía las características de un buen auditor…

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“ … AGRADEZCO PROFUNDAMENTE LA ATENCIÓN QUE A BIEN TUVIERON CON EL CONTENIDO DE ESTE CURSO … “

Lic. Federico Estaba0414 [email protected]@yahoo.es