UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA -UDAI- EN UNA SECRETARA DE ESTADO DEL GOBIERNO DE GUATEMALA CONFORME A NORMAS DE AUDITORA

GUBERNAMENTAL

TESIS:

PRESENTADA A LA HONORABLE JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

POR

JULIO EDUARDO SAQUIC CCERES

PREVIO A CONFERRSELE EL TTULO DE

CONTADOR PBLICO Y AUDITOR

EN EL GRADO ACADMICO DE

LICENCIADO

GUATEMALA, OCTUBRE DE 2008

MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA FACULTAD DE CIENCIA ECONMICAS

Decano: Lic. Jos Rolando Secaida Morales

Secretario: Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales

Vocal 1.: Lic. Albaro Joel Girn Barahona

Vocal 2.: Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero

Vocal 3.: Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso

Vocal 4.: S. B. Roselyn Janette Salgado Ico

Vocal 5.: P. C. Jos Abraham Gonzlez Lemus

PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXAMEN GENERAL PRIVADO

Lic. Edgar Augusto Baldizn Pacheco

Lic. Hctor Manuel Granados Hurtarte

Lic. Ricardo Alfredo Gonzlez

Lic. Carlos Enrique Girn Girn

Lic. Luis Eduardo Anleu Corzo

PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS

Presidente Lic. Rubn Eduardo Del guila Rafael

Examinador Lic. Manuel Alberto Selva Rodas

Examinador Lic. Jorge Luis Monzn Rodrguez

Guatemala, 28 de julio de 2008

Licenciado Jos Rolando Secaida Morales Decano de la Facultad de Ciencias Econmicas Universidad de San Carlos de Guatemala Su Despacho Ciudad Respetable seor Decano: Por este medio me permito informarle que he concluido satisfactoriamente la revisin del trabajo de tesis ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA -UDAI- EN UNA SECRETARA DE ESTADO DEL GOBIERNO DE GUATEMALA CONFORME A NORMAS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL, culminando as con mi asesora al estudiante Julio Eduardo Saquic Cceres, carn No. 29,377-1, para la que fui designado por ese Decanato con fecha 6 de noviembre de 2007.

Por lo tanto, manifiesto al seor Decano que el trabajo de tesis antes descrito, satisface los requisitos tcnicos y acadmicos para que se acepte para discusin en el Examen Privado de Tesis, como parte del proceso de evaluacin final de esa casa de estudios, previo a conferir el ttulo de Contador Pblico y Auditor, en el grado acadmico de Licenciado, al estudiante JULIO EDUARDO SAQUIC CCERES.

Sin otro particular, me es grato suscribirme de usted, reiterndole mi disposicin de ampliar cualquier duda al respecto.

Atentamente,

cc: Archivo

ACTO QUE DIDICO:

A DIOS Por su infinito amor y constantes bendiciones

A MI ESPOSA: Clara Elvira Garca Monroy de Saquic

A MIS HIJOS: Ing. Julio Eduardo Saquic Garca y Luis Fernando Saquic Garca.

A MIS HERMANOS: Juan Humberto, Olga Margarita y Mara Leticia.

NDICE

DESCRIPCIN PGINA INTRODUCCIN.. i-iv

CAPTULO I SECRETARA DE ESTADO DEL GOBIERNO DE GUATEMALA

1.1 ANTECEDENTES. 11.2 MARCO JURCO INSTITUCIONAL....................................................... 51.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..................................................... 61.4 FUNCIONES Y ATRIBUCIONES........................................................... 121.5 RGIMEN FINANCIERO........................................................................ 151.6 FISCALIZACIN DE LOS RECURSOS................................................. 18

CAPULO II

EL CONTROL INTERNO EN LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PBLICO

2.1 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO... 242.1.1 Definicin... 242.1.2 Objetivos 282.1.3 Importancia. 292.1.4 Alcance... 292.1.5 Funcionamiento.. 302.1.6 Caractersticas.... 302.1.7 Limitaciones... 32

2.2 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO 322.2.1 Aplicables a la Estructura Orgnica... 332.2.2 Aplicables a los Sistemas Contables Integrados 342.2.3 Aplicables a la Administracin de Personal... 36 2.3 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO. 382.3.1 El Ambiente de Control.. 382.3.2 Evaluacin de Riesgos... 422.3.3 Los Sistemas Integrados de Contabilidad y de Informacin.. 432.3.4 Las Actividades de Control 452.3.5 Supervisin y Seguimiento del Ambiente y Estructura de Control... 48

DESCRIPCIN PGINA 2.4 RESPONSABLES POR EL CONTROL INTERNO. 492.4.1 La Gerencia (Ministros, Directores, etc.).. 502.4.2 Ejecutivos Financieros... 502.4.3 Comit de Auditora... 512.4.4 Comit de Finanzas 512.4.5 rea Jurdica.. 512.4.6 La Auditora Interna.. 512.4.7 Los Funcionarios Pblicos. 522.4.8 La Contralora General de Cuentas 522.4.9 Los Auditores Independientes 522.4.10 Autoridades (Ejecutivas, Legislativas)... 53 2.5 TIPOS DE CONTROL INTERNO 532.5.1 Control Interno Administrativo.. 532.5.2 Control Interno Financiero. 542.5.3 Control Interno Previo 542.5.4 Control Interno Concurrente o Concomitante 542.5.5 Control Interno Posterior 55

CAPTULO III LA AUDITORA INTERNA

3.1 MARCO CONCEPTUAL Y NORMATIVO. 573.1.1 Definicin 573.1.2 Enfoque Revisado... 603.1.3 Autoridad y Responsabilidad.. 643.1.4 Cdigo de tica del Auditor Interno... 663.1.5 Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna. 67 3.2 EL DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA..... 693.2.1 Definicin y Objetivos 693.2.2 Alcance del Trabajo de Auditora... 713.2.3 Funciones del Departamento de Auditora Interna. 723.2.4 Ubicacin en la Organizacin. 733.2.5 Declaracin de Responsabilidades.. 743.2.6 Competencias del Personal de Auditora Interna 763.2.7 Planificacin Anual de Actividades 793.2.8 Comunicacin y Seguimiento de Resultados. 813.2.9 Aseguramiento de la Calidad.. 87

DESCRIPCIN PGINA

CAPTULO IV NORMAS DE AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

4.1 NORMAS PERSONALES 934.1.1 Capacidad Tcnica y Profesional... 934.1.2 Independencia. 944.1.3 Cuidado y Esmero Profesional... 944.1.4 Confidencialidad 954.1.5 Objetividad. 95 4.2 NORMAS PARA LA PLANIFICACIN DE LA AUDITORA DEL SECTOR GUBERNAMENTAL.. 964.2.1 Plan Anual de Auditora Gubernamental.. 964.2.2 Planificacin Especfica de la Auditora... 97 4.3 NORMAS PARA LA EJECUCIN DE LA AUDITORA DEL SECTOR GUBERNAMENTAL.. 994.3.1 Estudio y Evaluacin del Control Interno.. 1004.3.2 Evaluacin del Cumplimiento de Disposiciones Legales y Reglamentarias... 1004.3.3 Actualizacin del Archivo Permanente.. 1014.3.4 Supervisin del Trabajo de Auditora del sector Gubernamental.. 1014.3.5 Obtencin de Evidencia Comprobatoria 1024.3.6 Elaboracin de Papeles de Trabajo 1034.3.7 Propiedad y Archivo de Papeles de Trabajo.. 1034.3.8 Corroboracin de Posibles Hallazgos y Recomendaciones 1044.3.9 Acciones Legales y Administrativas ante la Identificacin de Hallazgos 1044.3.10 Solicitud de Carta de Representacin. 105

4.4 NORMAS PARA LA COMUNICACIN DE RESULTADOS 1064.4.1 Forma Escrita. 1064.4.2 Contenido.. 1074.4.3 Discusin... 1074.4.4 Oportunidad en la Entrega del Informe 1084.4.5 Aprobacin y Presentacin 1084.4.6 Seguimiento del Cumplimiento de las Recomendaciones 109

DESCRIPCIN PGINA 4.5 NORMAS PARA EL ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.. 1094.5.1 Polticas de Calidad... 1104.5.2 Mejoramiento Continuo. 1114.5.3 Conciencia de Calidad... 1114.5.4. Apoyo Externo a la Calidad.. 112

CAPTULO V

CASO PRCTICO ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA -UDAI- EN UNA

SECRETARA DE ESTADO DEL GOBIERNO DE GUATEMALA CONFORME A NORMAS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

5.1 ANTECEDENTES.. 1135.2 REASIGNACIN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES.... 1155.3 DECLARACIN DE PROPSITO, AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 1175.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA.. 1285.4 .1 Ubicacin Propuesta 1285.4. 2 Organizacin... 1285.5 PERFILES DE PUESTOS DEL PERSONAL DE AUDITORA INTERNA... 1295.6 DESCRIPCIN DE PUESTOS DEL PERSONAL DE AUDITORA INTERNA... 1315.6.1 Director de la Unidad de Auditora Interna. 1315.6.2 Auditor de rea... 1345.6.3 Asistente.. 1355.7 PLAN ANUAL DE AUDITORA INTERNA. 1375.8 UTILIZACIN DEL MANUAL DE AUDITORA INTERNA GUBERNAMENTAL.. 148

CONCLUSIONES.. 150RECOMENDACIONES 153BIBLIOGRAFA................ 155

INTRODUCCIN

El sector pblico de Guatemala ha experimentado en los aos recientes cambios

fundamentales, debido principalmente a la incorporacin de herramientas

computacionales que han modificado las metodologas de trabajo en los diferentes

niveles operativos de las entidades, tal es el caso del Sistema Integrado de

Administracin Financiara -SIAF-, compuesto por los subsistemas de Presupuesto,

Crdito Pblico, Tesorera, Administracin de Personal, Administracin de Bienes y

Servicios, Contabilidad Integrada, etc.

Este movimiento de rediseo y modernizacin conlleva, necesariamente, tambin un

proceso de fortalecimiento del control gubernamental, y ms especficamente de las

Unidades de Auditora Interna de las instituciones del sector pblico no financiero,

que son las responsables de evaluar permanentemente los sistemas de control interno

adoptados, agregando valor en cada trabajo realizado, por medio de recomendaciones

que sean prcticas, tcnicas y viables, de acuerdo a las circunstancias de cada entidad.

Las Unidades de Auditora Interna constituyen uno de los componentes del Sistema

de Auditora Gubernamental SAG- y, por lo tanto, estn subordinadas a la

Contralora General de Cuentas, a quien la Ley le asigna la funcin rgano rector del

control gubernamental. El artculo 6 de la Ley Orgnica de la Contralora General de

Cuentas, Decreto 31-2002 del Congreso de la Repblica, establece: La Contralora

General de Cuentas normar lo relativo a las actividades tcnicas que ejercern las

unidades de auditora interna de los organismos, instituciones y entidades del Estado.

Asimismo, dicha ley seala como uno de los objetivos de la Contralora General de

Cuentas Promover la modernizacin de la auditora interna y externa gubernamental,

para garantizar un mejor servicio a las instituciones pblicas, con el fin de mantener

actualizados los procesos y sistemas operativos y de control.

La Contralora General de Cuentas en cumplimiento de su mandato legal y de la

necesidad permanente de asegurar la calidad de los servicios que ofrece al sector

pblico, ha revisado, actualizado y emitido un cuerpo de normas denominado Normas

de Auditora para el Sector Gubernamental, que rene la experiencia del ejercicio

i

profesional en los nuevos ambientes tecnolgicos del sector pblico, diversas

declaraciones tcnicas de la profesin contable a nivel nacional y de autores

destacados en el mbito internacional, as como de los organismos especializados,

tanto nacionales como internacionales, que regulan la profesin de la auditora. Estas

Normas son de cumplimiento obligatorio por parte de todos los auditores que ejecutan

auditoras de carcter interno y externo en todas las entidades del sector pblico

guatemalteco. Con su aplicacin se persigue que los trabajos de auditora del sector

Gubernamental, se realicen dentro de un contexto moderno de la profesin y bajo

estndares exigidos por el ambiente cambiante de la administracin pblica y en

congruencia con los sistemas integrados de administracin y finanzas.

Con el presente trabajo de tesis que lleva como ttulo Organizacin de la Unidad de

Auditora Interna UDAI en una Secretara de Estado del Gobierno de Guatemala

conforme a las Normas de Auditora Gubernamental, se persigue dar a conocer los

aspectos fundamentales de carcter formal, tcnico y administrativo que deben

considerarse tanto en su constitucin como en el ejercicio de su trabajo, a efecto que

sea apreciada como una unidad tcnica de alto nivel, que acta como asesor gerencial

en todos los campos de la organizacin a la que pertenece, en base a los exmenes que

realiza para determinar la eficiencia, efectividad y economa con que se ejecutan,

controlan e informan las actividades sustantivas del ente pblico.

El tema ha sido desarrollado en cinco captulos, cuyo contenido se describe en forma

muy breve a continuacin:

El Captulo I, tiene el propsito de explicar el contexto en el que opera la Secretara

Nacional de Ciencia y Tecnologa SENACYT-, que es una Secretara de Estado del

Gobierno de Guatemala, a la que le corresponde coordinar y ejecutar las decisiones

que emanan del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, quien es el rgano Rector

en el campo del desarrollo cientfico y tecnolgico del pas.

Para el efecto, se analizan los antecedentes histricos de las actividades para organizar

e impulsar la ciencia y la tecnologa en Guatemala, as como el marco jurdico

institucional, la estructura organizacional, funciones y atribuciones de la SENACYT,

ii

su rgimen financiero y lo que establecen las leyes de la materia en cuanto a

fiscalizacin de los recursos.

El Captulo II, est dedicado al estudio del control interno en las instituciones del

sector pblico no financiero, desde aspectos generales como su definicin moderna,

en concordancia con el Informe COSO, sus objetivos, alcance, caractersticas, as

como los principios, elementos que lo integran, tipos de control interno y los

funcionarios y entidades que son responsables por el mismo; todo esto, desde la

perspectiva del Marco Conceptual del Control Interno Gubernamental elaborado por

la Contralora General de Cuentas, que constituye el marco de referencia para

organizar el ambiente y estructura de control interno que cada ente pblico requiere

para alcanzar sus objetivos en forma eficiente, efectiva y econmica.

El Captulo III, aborda la funcin de Auditora Interna, con nfasis en su nuevo

enfoque, el cual requiere que la Auditora Interna, adems de evaluar la eficacia de los

sistemas de control interno, se involucre en aspectos como la evaluacin y

verificacin del cumplimiento de los objetivos y metas, as como de las polticas

aprobadas por la alta direccin; el control de la ejecucin de los planes estratgicos, el

cumplimiento de los procedimientos operativos y la efectividad de los sistemas de

prevencin de riesgos. Asimismo, se presentan, con propsito de estudio e ilustracin,

sendos documentos que contienen el Cdigo de tica y las Normas para el

Ejercicio Profesional de la Auditora Interna, emitidos por el Instituto de Auditores

Internos de los Estados Unidos de Amrica.

Por otra parte, tambin se abordan aspectos relacionados con el Departamento de

Auditora Interna, tales como: definicin, objetivos, alcance, funciones y

responsabilidades, ubicacin en la organizacin, competencias del personal, as como

otros aspectos administrativos que deben observarse para su adecuada organizacin y

desempeo.

En el Captulo IV, est dedicado al anlisis de las Normas de Auditora Interna

Gubernamental, las cuales fijan los lineamientos tcnicos y metodolgicos de la

auditora gubernamental, concebidos como ayuda para que el desarrollo del proceso

de auditora se realice con las caractersticas tcnicas modernas y el nivel de calidad

iii

requerido por los avances de la profesin. Constituyen un medio tcnico para

fortalecer y estandarizar el ejercicio profesional del auditor gubernamental y permiten

la evaluacin del desarrollo y resultado de su trabajo.

El anlisis de las Normas de Auditora Gubernamental, abarca los cinco grupos en los

que se clasifican, a saber:

1. Normas Personales.

2. Normas para la Planificacin de la Auditora Gubernamental.

3. Normas para la Ejecucin de la Auditora Gubernamental.

4. Normas para la Comunicacin de Resultados.

5. Normas para el Aseguramiento de Calidad.

Y finalmente, en el Captulo V se desarrolla el caso prctico para la organizacin de

una Unidad de Auditora Interna -UDAI-, tomando como modelo el mbito de la

Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa, en concordancia con las Normas de

Auditora Gubernamental y, para el efecto, se analizan aspectos fundamentales como:

definicin del propsito, autoridad y responsabilidad de la auditora interna;

estructura organizacional idnea, los perfiles del personal, la descripcin de puestos y

la elaboracin de un plan anual de auditora interna acorde a los objetivos, polticas y

prioridades institucionales.

Asimismo, en este Captulo se propone una estrategia apropiada para manejar la

problemtica que surge cuando se trata de reorientar tcnicamente el enfoque del

trabajo de una Unidad de Auditora Interna ya existente, cuando sta realiza, en mayor

o menor grado, funciones de visa previa u otras de naturaleza similar, que

tradicionalmente ha ejecutado, pero que de acuerdo al enfoque tcnico y moderno de

la auditora interna no debera realizar, porque le restan independencia y objetividad,

ya que constituyen actividades definidas como controles preventivos y/o concurrentes,

los cuales son responsabilidad de la Administracin. Se proporcionan ejemplos de

tales funciones incompatibles con la Auditora Interna, y de cmo pueden ser

reasignadas a otros empleados, unidades o departamentos de la institucin.

iv

CAPTULO I

SECRETARA DE ESTADO DEL GOBIERNO DE GUATEMALA

1.1 ANTECEDENTES

Los antecedentes que se presentan a continuacin tienen el propsito de explicar el

contexto en el que opera la Secretara de Estado del Gobierno de Guatemala, a la que le

corresponde coordinar y ejecutar las decisiones que emanan del rgano Rector en el

campo del desarrollo cientfico y tecnolgico del pas, o sea, el Consejo Nacional de

Ciencia y Tecnologa; esta secretara se denomina Secretara Nacional de Ciencia y

Tecnologa (SENACYT).

Las actividades para organizar e impulsar la Ciencia y la Tecnologa en Guatemala se han

desarrollado en forma sistemtica a partir de 1990. En dicho ao se elabor el proyecto

de la Ley de Promocin del Desarrollo Cientfico y Tecnolgico Nacional, la que fue

promulgada por el Congreso de la Repblica de Guatemala en el mes de julio de 1991,

por medio del Decreto No. 63-91, publicado en el Diario de Centroamrica el 16 de

septiembre de 1991. El reglamento respectivo est contenido en el Acuerdo Gubernativo

No. 34-94, de fecha 24 de enero de 1994.

El objetivo de esta Ley es crear un marco general para el fomento, organizacin y

orientacin de las actividades cientficas y tecnolgicas, a efecto de estimular su

generacin, difusin, transferencia y utilizacin. Se consideran actividades cientficas y

tecnolgicas las siguientes:

a) La investigacin bsica aplicada;

b) La gestin e innovacin tecnolgica;

c) La transferencia de tecnologa;

d) Los servicios cientficos y tecnolgicos;

e) La prospectiva tecnolgica;

1

f) La formacin de recursos humanos en reas cientfico-tecnolgico;

g) La obtencin, generacin, procesamiento y difusin de informacin cientfico-

tecnolgica;

h) La formulacin, planificacin, seguimiento de polticas cientfico-tecnolgicas;

i) La invencin.

De conformidad con la Ley de Promocin del Desarrollo Cientfico y Tecnolgico

Nacional, al Estado, en su papel de promotor de la ciencia y la tecnologa para el

desarrollo nacional, le corresponde identificar, formular, evaluar y ejecutar proyectos de

investigacin cientfica y desarrollo tecnolgico, promoviendo tecnologas que permitan

mejorar las condiciones de educacin, salud, nutricin y vivienda, tecnologas que

permitan el uso de los recursos naturales renovables y que aseguren su conservacin,

fomento y mejoramiento, sobre la base de la satisfaccin de las necesidades de la

sociedad guatemalteca.

La Ley reconoce la existencia de un Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa, el cual

est integrado por el conjunto de instituciones, entidades y rganos del sector pblico, del

sector privado, del sector acadmico, personas individuales y jurdicas y centros de

investigacin y desarrollo que realicen actividades cientfico-tecnolgicas. Sin embargo,

para efectos de coordinacin, dicho sistema est conformado por los siguientes rganos:

El Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONCYT), rgano de direccin. Comisin Consultiva: rgano asesor. Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa (SENACYT), rgano coordinador. Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa (FONACYT), rgano financiero. Comisiones Tcnicas Sectoriales e Intersectoriales, rganos ejecutores.

El Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONCYT), es el rgano Rector en el

campo del desarrollo cientfico y tecnolgico en el pas, y le corresponde la promocin y

coordinacin de las actividades cientficas y tecnolgicas. Est integrado por nueve

2

miembros, tres por cada uno de los sectores pblico, privado y acadmico del pas, siendo

ellos los siguientes:

1. El Vicepresidente de la Repblica,

2. El Ministro de Economa,

3. El Presidente de la Comisin de Ciencia y Tecnologa del Congreso de la Repblica,

4. El Presidente de la Cmara de Industria,

5. El Presidente de la Cmara del Agro.

6. El Presidente de la Cmara Empresarial.

7. El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

8. Un Rector en representacin de las Universidades Privadas.

9. El presidente de la Academia de Ciencias Mdicas, Fsicas y Naturales de Guatemala.

El Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa se rene ordinariamente cuatro veces al ao

y en forma extraordinaria cuantas veces sea necesario. El Consejo es presidido por el

Vicepresidente de la Repblica y en su ausencia lo preside el Ministro de Economa.

La Comisin Consultiva, como rgano asesor de alto nivel, est integrada por nueve

miembros titulares y nueve suplentes, nombrados por las respectivas instituciones que

integran el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa. Sus funciones bsicas son las de

asesorar y apoyar la accin del Consejo, as como colaborar con la Secretara Nacional de

Ciencia y Tecnologa, para el buen desempeo de sus funciones.

La Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa depende del Consejo Nacional de Ciencia

y Tecnologa y es la responsable de ejecutar las decisiones que emanan del mismo y de

dar seguimiento a sus respectivas acciones; constituye el vnculo entre las instituciones

que integran el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa y el Consejo.

El Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa (FONACYT), fue creado por medio del

Decreto Ley No. 73-92 del Congreso de la Repblica del 18 de noviembre de 1992, y es

el instrumento de financiamiento con que cuenta el Consejo Nacional de Ciencia y

Tecnologa para apoyar el desarrollo cientfico y tecnolgico nacional.

3

Las Comisiones Tcnicas Sectoriales e Intersectoriales, son integradas por el Consejo

Nacional de Ciencia y Tecnologa, para la ejecucin e instrumentacin de sus decisiones.

Corresponde a la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa convocar a las

instituciones con intereses cientficos y tecnolgicos de los sectores: pblico, privado y

acadmico, para que nombren un representante titular y un suplente, quienes deben tener

grado acadmico y/o cinco aos de experiencia, como mnimo, en el rea que representan.

De acuerdo a las reas cientfico-tecnolgicas y a los sectores que contribuyen al

desarrollo econmico y social del pas, en la actualidad estn integradas las siguientes

comisiones tcnicas:

Sectoriales: Agropecuaria, Industria, Salud, Construccin y Energa; Calidad,

Normalizacin y Metrologa.

Intersectoriales: Formacin de Recursos Humanos, Informacin e Informtica,

Biotecnologa; Ciencias de la Tierra, el Ocano y el Espacio;

Medio Ambiente, Popularizacin, Inventores, Ciencias Bsicas.

4

RGANOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA NACIONAL

DE CIENCIA Y TECNOLOGA

Consejo Nacional de

Ciencia y Tecnologa

(rgano de Direccin)

Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa

(rgano Coordinador)

Comisin Consultiva

(rgano Asesor)

Comisiones Sectoriales e Intersectoriales

(rgano Ejecutor)

Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa

(rgano Financiero)

Adicionalmente, por Acuerdo Gubernativo No. 185-2004, del 24 de junio de 2004, fue

creada, con carcter temporal y como parte del Organismo Ejecutivo, la figura del

Comisionado Presidencial para la Ciencia y la Tecnologa, para apoyar al CONCYT, a la

SENACYT y a las dems estructuras tcnicas o administrativas existentes en el campo de

la Ciencia y la Tecnologa. El cargo de Comisionado Presidencial para la Ciencia y la

Tecnologa, estuvo en efecto hasta el 16 de noviembre de 2007.

1.2 MARCO JURDICO INSTITUCIONAL

La Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa (SENACYT), fue creada por medio del

Decreto Nmero 63-91 del Congreso de la Repblica de Guatemala, de fecha 18 de julio

de 1991, Ley de Promocin del Desarrollo Cientfico y Tecnolgico Nacional, para

apoyar al Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa en el desempeo de sus

responsabilidades de direccin y coordinacin del desarrollo cientfico y tecnolgico

nacional, al ms alto nivel de decisin de los sectores pblico, privado y acadmico del

pas.

5

La SENACYT es la institucin responsable de ejecutar las decisiones que emanen del

Consejo y de dar seguimiento a sus respectivas acciones y constituye el vnculo entre las

instituciones que integran el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa y el Consejo

Nacional de Ciencia y Tecnologa.

La Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa depende institucionalmente del Consejo

Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONCYT), y por consiguiente, es ste quien

determina su estructura y funcionamiento.

Desde su creacin, y conforme a lo establecido en el Artculo 32 de la Ley de Promocin

del Desarrollo Cientfico y Tecnolgico Nacional, la Secretara estaba a cargo de un

Coordinador Nacional. Sin embargo, mediante Decreto No. 38-2006, del Congreso de la

Repblica de Guatemala, de fecha 16 de noviembre de 2006, se modific dicho rango

institucional elevndolo a la categora de Secretario Nacional. Como parte de esta

modificacin tambin se establece que el Secretario Nacional de Ciencia y Tecnologa

ser nombrado por el Presidente de la Repblica de Guatemala, a propuesta del Consejo

Nacional de Ciencia y Tecnologa, y tendr la Representacin Legal de dicho Consejo.

Para ocupar el cargo de Secretario(a) Nacional de Ciencia y Tecnologa, se requieren los

siguientes atributos: ser persona de reconocida honorabilidad, guatemalteco, con grado

acadmico universitario y tener experiencia gerencial en asuntos administrativos,

financieros, de planificacin y gestin de ciencia y tecnologa.

1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Conforme a su Reglamento Orgnico Interno, la Secretara Nacional de Ciencia y

Tecnologa (SENACYT), para el adecuado cumplimiento de sus funciones y

responsabilidades, tiene la siguiente estructura organizacional:

1. Secretario Nacional;

2. Subsecretario Nacional;

3. Direccin Tcnica de Programas y Proyectos;

6

4. Direccin de Innovacin Tecnolgica;

5. Direccin de Planificacin, Evaluacin y Desarrollo;

6. Direccin de Cooperacin;

7. Asesora Jurdica;

8. Auditora Interna;

9. Direccin Financiera;

10. Direccin Administrativa;

11. Direccin de Informtica;

12. Departamento de Comunicacin Social;

13. Departamento de Recursos Humanos; y

14. Centro de Informacin y Documentacin.

Los objetivos generales del puesto, tanto del Despacho Superior como de los titulares de

las distintas direcciones y jefaturas antes enumeradas, segn se describen en el Manual de

Funciones y Descripciones de Puestos implementado en la Secretara, son los siguientes:

Secretario(a) Nacional

Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades a cargo de la Secretara Nacional de

Ciencia y Tecnologa, de conformidad con las polticas, lineamientos y planes en la

materia, aprobados por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, y en cumplimiento

del Marco Legal que rige la promocin y desarrollo cientfico-tecnolgico nacional.

Subsecretario(a) Nacional

Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades a cargo del Fondo Nacional de

Ciencia y Tecnologa, de acuerdo a las normas legales y reglamentarias y a los

lineamientos proporcionados por el (la) Secretario(a) Nacional del Ciencia y Tecnologa.

Substituye al Secretario(a) Nacional en caso de ausencia.

7

Director Tcnico de Programas y Proyectos

Apoyar al Despacho Superior en la direccin y coordinacin del proceso de formulacin

de polticas y planes, as como tambin en la evaluacin, registro y control de los

proyectos de investigacin que son ejecutados por la Secretara Nacional de Ciencia y

Tecnologa.

Director de Innovacin Tecnolgica

Su objetivo general es apoyar al Despacho Superior en la direccin y coordinacin de

programas o proyectos de apoyo al sector empresarial en materia de innovacin

tecnolgica, tanto desde el punto de vista de la oferta como de la demanda de servicios

tecnolgicos y de innovacin, necesarios para incrementar la productividad y

competitividad de las pequeas y medianas empresas (PYMES).

Director de Planificacin, Evaluacin y Desarrollo

Apoyar al Despacho Superior en el proceso de formulacin de polticas y planes de corto,

mediano y largo plazo, en materia de desarrollo cientfico, tecnolgico y de innovacin

del pas, promoviendo los vnculos entre los distintos rganos que conforman el Sistema

Nacional de Ciencia y Tecnologa.

Director de Cooperacin

Coordinar y supervisar actividades relacionadas con la identificacin, la gestin y la

captacin de cooperacin nacional e internacional, destinada a dar apoyo a las actividades

de promocin y desarrollo cientfico y tecnolgico, que se desarrollan dentro del Sistema

Nacional de Ciencia y Tecnologa.

Asesor Jurdico

Brindar asesora en materia legal a las autoridades y funcionarios de la Secretara

Nacional de Ciencia y Tecnologa, as como realizar actividades de naturaleza jurdica

8

necesarios para el desarrollo de la gestin de la Institucin, velando por el adecuado

resguardo de los intereses de la misma.

Auditor Interno

Ejercer la fiscalizacin de todas las operaciones financieras de la institucin y dar

asesora en materia fiscal y contable a las altas autoridades de la Secretara Nacional de

Ciencia y Tecnologa.

Director Financiero

Apoyar al Despacho Superior en la administracin de los recursos financieros

provenientes tanto del aporte del Estado, como de la cooperacin nacional e internacional,

velando por el adecuado cumplimiento de lineamientos gubernamentales, leyes

nacionales, as como de los convenios de cooperacin y/o prstamo suscritos.

Para el logro de este objetivo general, el Director Financiero cuenta con el apoyo de las

siguientes reas operativas: Presupuestos, Contabilidad, Tesorera, Administracin

Financiera de Proyectos y Planillas de Proyectos.

Director Administrativo

Apoyar al Despacho Superior en la coordinacin de todas las actividades administrativas

que se generan en la Secretara, velando porque el funcionamiento se realice cumpliendo

con la planificacin estipulada, as como por la correcta utilizacin de los recursos tanto

fsicos como humanos.

Al Director Administrativo lo apoyan las siguientes reas operativas: Compras, Servicios

Administrativos, Almacn e Inventario de Activos Fijos.

Director de Informtica

Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades inherentes al procesamiento y

suministro de informacin confiable y oportuna relacionada con el Sistema Nacional de

9

Ciencia y Tecnologa, a fin de contribuir al proceso de toma de decisiones y gestin de la

Secretara.

Jefe de Comunicacin Social

Apoyar y asesorar al Despacho Superior en todo lo relacionado a estrategias de

comunicacin, publicidad y relaciones pblicas de la Institucin.

Jefe de Recursos Humanos

Coordinar los procesos de reclutamiento, seleccin y contratacin del personal requerido

por la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa, as como de capacitacin y

evaluacin del mismo. Otro objetivo general es facilitar la relacin armoniosa entre las

autoridades de la Secretara y sus colaboradores.

Jefe del Centro de Informacin y Documentacin

Apoyar al Despacho Superior en el resguardo y conservacin adecuada de los informes

de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa,

as como de todos aquellos documentos relacionados con la ciencia y la tecnologa con

que cuenta la Secretara.

Adems del Despacho Superior y las direcciones y jefaturas antes enumeradas, existen

otros departamentos o unidades que brindan el apoyo tcnico y administrativo que

requieren las direcciones, para el adecuado desempeo de sus funciones.

A continuacin se presenta el Organigrama Funcional de la Secretara Nacional de

Ciencia y Tecnologa, que forma parte del Manual de Funciones y Descripciones de

Puesto, que ha implementado la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa.

10

11

1.4 FUNCIONES DE LA SECRETARA NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGA

La Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa es el rgano Coordinador del Sistema

Nacional de Ciencia y Tecnologa del pas, por lo que sus funciones comprenden diversas

actividades tendientes a facilitar la realizacin de los planes, programas, metas y objetivos

que les corresponde a los dems rganos integrantes de dicho Sistema, en funcin del

desarrollo cientfico y tecnolgico del pas.

Conforme al Reglamento de la Ley de Promocin del Desarrollo Cientfico y Tecnolgico

Nacional, Acuerdo Gubernativo No. 34-94, a la Secretara Nacional de Ciencia y

Tecnologa, le corresponden las siguientes funciones:

a) Someter a consideracin del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa las

propuestas de planes, proyectos, programas o polticas presentadas por las

comisiones sectoriales o Intersectoriales o por la Comisin Consultiva.

b) Coordinar la preparacin, ejecucin y seguimiento del Plan y Programa Nacional de

Desarrollo Cientfico-Tecnolgico.

c) Coordinar con las Comisiones Sectoriales e Intersectoriales la presentacin de los

programas y proyectos de cooperacin tcnica internacional que deban ser sometidos

para aprobacin del Consejo Nacional de ciencia y Tecnologa.

d) Darle seguimiento a los programas y proyectos aprobados por el Consejo Nacional de

Ciencia y Tecnologa, a efecto de mantener un informe actualizado para su adecuada

coordinacin.

e) Darle seguimiento a las actividades de las Comisiones Tcnicas especficas o grupos

de trabajo designados por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, para emitir

dictmenes tcnicos o informes especficos en aspectos cientficos y tecnolgicos de

trascendencia nacional.

12

f) Coordinar con el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa las actividades que

permitan preparar la propuesta de candidatos a la Medalla de Ciencia y Tecnologa

del Congreso de la Repblica.

g) Apoyar las acciones necesarias que permitan al Consejo Nacional de Ciencia y

Tecnologa supervisar en forma adecuada el funcionamiento del Fondo Nacional de

Ciencia y Tecnologa.

h) Preparar la propuesta de utilizacin de recursos del Fondo Nacional de Ciencia y

Tecnologa, que conocer el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa para su

aprobacin respectiva, as como coordinar las acciones que permitan hacer el

seguimiento correspondiente.

i) Elaborar el Presupuesto de Ingresos y egresos de la Secretara Nacional de Ciencia y

Tecnologa, para ser presentado ante el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa

para su aprobacin respectiva y hacer el seguimiento ante las Instituciones

responsables.

j) Nombrar cuando lo estime conveniente a uno o ms miembros del Sistema Nacional

de Ciencia y Tecnologa para que la representen en las reuniones de carcter

nacional, informando de inmediato al Presidente del Consejo Nacional de Ciencia y

Tecnologa.

k) Otras que de conformidad con lo que disponga el Consejo Nacional de Ciencia y

Tecnologa deban ejecutarse.

La Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa tambin tiene a su cargo desarrollar las

actividades administrativas y operativas necesarias para la adecuada gestin, operacin y

control del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa. En efecto, el Reglamento de la Ley

de Creacin del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa, contenido en el Acuerdo

Gubernativo Nmero 109-96, le asigna a la Secretara las siguientes atribuciones:

13

a) Realizar la gestin y ejecucin operativa del Fondo para la eficacia de sus programas

y actividades.

b) Definir los criterios de seleccin, seguimiento y evaluacin de los proyectos y de sus

resultados.

c) Elaborar los instructivos, formularios y guas para las diferentes clases o lneas de

financiamiento.

d) Incluir dentro de su administracin lo relativo a los sistemas de apoyo para el

funcionamiento del Fondo.

e) Desarrollar mecanismos de evaluacin de los proyectos y actividades.

f) Preparar informes, principalmente los relativos a las evaluaciones y marcha de los

proyectos y actividades.

g) Realizar las convocatorias de concurso pblico que se le encarguen.

h) Mantener registros o bases de datos de cientficos y tecnlogos nacionales y

extranjeros, que puedan integrar comits evaluadores de proyectos.

i) Proponer a la Comisin las ternas evaluadoras, especializadas en el campo

respectivo, para calificar los proyectos presentados. Los miembros de un comit

evaluador no deben estar relacionados en modo alguno con las personas interesadas

en el proyecto a calificar.

j) Suscribir los contratos de Fideicomiso aprobados por el Consejo, previa delegacin

para ese efecto.

k) Las dems que el Consejo le encomiende.

Para coadyuvar con la Secretara Nacional en la administracin, seguimiento, supervisin

y evaluacin de los recursos financieros que integran el fondo, el Reglamento de la Ley

14

de Creacin del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa, Acuerdo Gubernativo No. 109-

96, de fecha 25 de marzo de 1996, cre la Subsecretara Nacional la cual estara a cargo

del Subcoordinador Nacional, quien sera seleccionado por el Consejo Nacional de

Ciencia y Tecnologa, de una terna de candidatos propuesta por la Comisin Consultiva.

Sin embargo, como parte de las modificaciones introducidas por el Decreto No. 38-2006

del Congreso de la Repblica de Guatemala, de fecha 16 de noviembre de 2006, se

modific el rango institucional del titular de la Subsecretara, elevndolo a la categora de

Subsecretario Nacional, quien actualmente es nombrado por el Presidente de la Repblica

de Guatemala, a propuesta del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa.

Para desempear el cargo de Subsecretario (a) Nacional de Ciencia y Tecnologa se

requiere ser persona de reconocida honorabilidad, guatemalteco, con grado acadmico

universitario, tener experiencia en el manejo de fideicomisos y en materia administrativa

y financiera.

1.5 RGIMEN FINANCIERO

El Estado busca apoyar y promover el desarrollo cientfico y tecnolgico, especialmente

aumentando la cantidad y calidad de los recursos humanos, la investigacin, el desarrollo

tecnolgico y la prestacin de servicios cientficos y tecnolgicos que impacten

significativamente en la actividad productiva del pas.

Con la finalidad de obtener recursos para dirigir, coordinar y financiar en forma eficaz el

desarrollo cientfico y tecnolgico nacional, se cre el Fondo Nacional de Ciencia y

Tecnologa (FONACYT), mediante el Decreto Nmero 73-92 del Congreso de la

Repblica de Guatemala, del 18 de noviembre de 1992, Ley de Creacin del Fondo

Nacional de Ciencia y Tecnologa.

A travs del FONACYT se gestiona ante cualquier entidad nacional e internacional de

cooperacin financiera, donaciones, prstamos o cualquier otro tipo de financiamiento

para la instrumentacin del programa cientfico y tecnolgico del pas. Con este Fondo se

15

apoya el financiamiento de proyectos, programas y actividades enmarcadas dentro del

Plan Nacional de Desarrollo Cientfico y Tecnolgico, siendo los beneficiarios del fondo

el conjunto de instituciones, entidades y rganos del sector pblico, del sector privado,

del sector acadmico, personas individuales y jurdicas y centros de investigacin y

desarrollo que conforman el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa.

Los objetivos especficos del FONACYT estn definidos en el artculo 2 de la Ley de

Creacin del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa, de la manera siguiente:

a) Financiar las actividades contenidas en el Plan Nacional de Desarrollo Cientfico

Tecnolgico y su Programa de Trabajo;

b) Aumentar la cantidad y calidad de la investigacin y desarrollo cientfico y

tecnolgico y de prestacin de servicios que tengan un impacto importante en la

actividad productiva y el desarrollo social del pas;

c) Lograr una adecuada transferencia de conocimientos al sector productivo a travs del

financiamiento de proyectos conjuntos entre universidades, centros de investigacin

y desarrollo y las empresas y organizaciones vinculadas a la actividad productiva;

d) Financiar proyectos o programas especiales de investigacin y desarrollo para

solucionar problemas tecnolgicos del sector productivo; y

e) Apoyar programas de formacin de recursos humanos en el rea de ciencia y

tecnologa.

Para su capitalizacin, el Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa obtiene sus recursos de

tres diferentes fuentes, as:

1. Una asignacin anual de parte del Estado por la suma de quince millones de

quetzales (Q. 15,000,000.00). Este monto puede ser incrementado en funcin del

Programa de Trabajo del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, y de los

requerimientos del desarrollo cientfico y tecnolgico del pas;

16

2. Donaciones, contribuciones y aportes que realicen el Sector Privado, as como la

cooperacin bilateral o multilateral; y

3. Prstamos de organismos nacionales, regionales e internacionales.

Los recursos del FONACYT deben ser administrados, por mandato legal, a travs de

fideicomisos que el Estado, por conducto del Ministerio de Fianzas Pblicas, constituye

en el Banco de Guatemala y / o Bancos del Sistema, bajo las condiciones generales y

especficas de los contratos que suscriba el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa y

el Banco de Guatemala. Mediante la Escritura Pblica No. 294 de fecha 12 de julio de

1996, autorizada por el Escribano de Gobierno, se aprob en el Banco de Guatemala el

fideicomiso denominado Fideicomiso de Administracin del Fondo Nacional de Ciencia

y Tecnologa FONACYT-.

Para el eficiente cumplimiento de los objetivos del Fondo previamente enumerados, el

Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, por medio del Acta No. 5-95 de fecha 21 de

noviembre de 1995, aprob las siguientes lneas de financiamiento con fondos no

reembolsables: Fondo de Apoyo a la Ciencia y Tecnologa FACYT-, Fondo para el

Desarrollo Cientfico y Tecnolgico FODECYT-, y el Fondo Mltiple de Apoyo al Plan

Nacional de Ciencia y Tecnologa MULTICYT-. Con fecha 28 de marzo de 1996, fue

publicado en el Diario Oficial el Reglamento para el Trmite, Aprobacin y Ejecucin de

Proyectos con Recursos No Reembolsables, de las Lneas de Financiamiento FACYT,

FODECYT y MULTICYT.

La lnea de financiamiento FACYT apoya las actividades, eventos o acciones cuyo

propsito sea la formacin y capacitacin del recurso humano en el campo cientfico y

tecnolgico, la estimulacin de la creatividad y la inventiva en ciencia y tecnologa, la

difusin de la ciencia y la transferencia de la tecnologa. Asimismo, asigna fondos para la

promocin de reconocimientos especiales a miembros del Sistema Nacional de Ciencia y

Tecnologa que sobresalgan en reas de investigacin cientfica o desarrollo tecnolgico

de inters nacional.

17

A travs de la lnea FODECYT se financia proyectos que busquen desarrollar y fortalecer

la infraestructura para la investigacin cientfica y tecnolgica que consolide a mediano y

largo plazos, ncleos de excelencia en sectores y reas estratgicas para el desarrollo

nacional; y los que tengan como propsito realizar investigacin y desarrollo tecnolgico

en reas identificadas como prioritarias y aquellos que promuevan el mejoramiento de las

condiciones de educacin, salud, nutricin y vivienda; el uso racional de los recursos

naturales renovables, la prevencin de la contaminacin ambiental y la proteccin del

ecosistema nacional.

Los programas o proyectos que son apoyados financieramente por la lnea MULTICYT,

comprenden aquellos que tengan como objetivo la integracin, desarrollo y

fortalecimiento del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa y de sus actividades; la

formacin de recursos humanos en reas importantes para el desarrollo nacional, y la

vinculacin de los sectores pblico, privado y acadmico para la modernizacin y el

fortalecimiento del sistema productivo nacional.

El acceso a estas lneas de financiamiento se realiza a travs de procesos de invitacin o

convocatoria coordinados por la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa.

1.6 FISCALIZACIN DE LOS RECURSOS

La Ley de Creacin del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa, Decreto Nmero 73-92

del Congreso de la Repblica de Guatemala, en su artculo 8, establece en forma concreta

que el Fondo ser fiscalizado por la Contralora General de Cuentas, y que adems deben

contratarse en forma permanente los servicios de auditora interna, as como de auditora

externa privada, para garantizar el uso adecuado de los recursos del FONACYT.

De acuerdo con el Artculo 232 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala,

la Contralora General de Cuentas tiene la potestad de fiscalizar los actos relacionados

con el manejo de los fondos pblicos, y en general de todo inters hacendario de los

organismos del Estado y entes pblicos. En dicha potestad tambin est inmerso el

18

compromiso de contribuir al mejoramiento continuo de la administracin del Estado, a

travs del control interno y externo del sector pblico no financiero.

El mandato constitucional se encuentra desarrollado en la Ley Orgnica de la Contralora

General de Cuentas, Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de

Guatemala, de fecha 14 de mayo de 2002; y en su reglamento, Acuerdo Gubernativo

Nmero 318-2003, del 19 de mayo de 2003. Complementan este marco legal, las leyes

acuerdos y normas que regulan las acciones de modernizacin del Estado.

La naturaleza jurdica y el mbito de competencia de la Contralora General de Cuentas,

estn claramente definidos en su Ley Orgnica como una institucin tcnica y

descentralizada, que goza de independencia funcional, tcnica y administrativa, con

competencia en todo el territorio nacional, a quien le corresponde la funcin fiscalizadora

en forma externa de los activos y pasivos, derechos, ingresos y egresos y, en general, todo

inters hacendario de los Organismos del Estado, entidades autnomas y descentralizadas,

las municipalidades y sus empresas y dems instituciones que conforman el sector

pblico no financiero; as como de toda persona, entidad o institucin que reciba fondos

del Estado.

La Contralora General de Cuentas, por ser el rgano rector del control gubernamental,

tiene la facultad de dictar disposiciones, polticas y procedimientos, las cuales son de

observancia y cumplimiento obligatorio para los organismos, instituciones, entidades y

dems personas que estn en el mbito de su competencia.

En base a todo este ordenamiento jurdico, en el mes de junio de 2006 la Contralora

General de Cuentas, consciente de su responsabilidad constitucional y la necesidad

permanente de asegurar la calidad de los servicios que ofrece al sector pblico y a la

ciudadana, revis, actualiz y emiti un cuerpo de normas que contienen el Marco

Conceptual del Sistema de Auditora Gubernamental SAG-, cuyo texto rene la

experiencia del ejercicio profesional en los nuevos ambientes tecnolgicos del sector

pblico, diversas declaraciones tcnicas de la profesin contable a nivel nacional y de

19

autores destacados en el mbito internacional, as como de los organismos especializados

que regulan la profesin de la auditora.

El Sistema de Auditora Gubernamental comprende el conjunto de actividades y acciones

tcnicas y legales, ejercidas por la Contralora General de Cuentas y las Unidades de

Auditora Interna, para evaluar todo el mbito operacional, funcional y legal de los entes

pblicos, a travs de prcticas modernas de auditora, accionado por profesionales que no

intervienen en las actividades u operaciones controladas, con base a Normas de Auditora

del Sector Pblico no Financiero, y cuyos resultados se sintericen en recomendaciones

para mejorar la administracin pblica.

Su alcance va ms all de la simple revisin de los registros contables y de la gestin

financiera pura; abarca la evaluacin de los sistemas y los resultados operacionales con

base a criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economa y equidad, con

que se han realizado las operaciones y la actuacin de los servidores y administradores

pblicos en el desempeo de sus funciones. Pretende demostrar no slo que las

operaciones y la gestin pblica son correctas y ejecutadas dentro del marco legal

correspondiente, sino que los efectos que han producido en la economa y el bienestar

social, son concordantes con la razn de ser de la institucin auditada, y guarda relacin

con las polticas, planes y programas de gobierno.

La Auditora Interna, que es un componente del Sistema de Auditora Gubernamental

SAG-, se define como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y

consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una institucin

pblica, colaborando con el ente a cumplir sus objetivos y aportando un enfoque

sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de

riesgos, control y gobernabilidad institucional.

En las Instituciones del Estado, las funciones de Auditora Interna son realizadas por

unidades denominadas Unidad de Auditora Interna UDAI-, cuya gestin es normada

por la Contralora General de Cuentas, quien est facultada para proponer las medidas que

20

contribuyan a mejorar la eficiencia y eficacia de las mismas, incluyendo las

caractersticas personales y profesionales que deben reunir sus integrantes. La Contralora

General de Cuentas evala peridicamente la funcin tcnica de las Unidades de

Auditora Interna, con el fin de contribuir a que las mismas alcancen y mantengan el nivel

tcnico, profesional y la independencia para realizar eficientemente su funcin.

La Unidad de Auditora Interna depende de la autoridad superior de la respectiva

institucin pblica y sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las

operaciones sujetas a su examen, por lo que pueden practicar los anlisis, inspecciones,

verificaciones y pruebas que considere necesarias, en los distintos sectores que integran la

institucin.

En la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa, de acuerdo al Manual de Funciones y

Descripcin de Puestos, la funcin de la Unidad de Auditora Interna UDAI- se define

como la responsable de fiscalizar todos los recursos financieros asignados a la Secretara

y al Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa, as como los recursos provenientes de la

cooperacin nacional e internacional. Esta fiscalizacin deber realizarla practicando

auditoras permanentes de carcter preventivo, revisando que se cumpla con las normas

que rigen a las diferentes lneas de financiamiento, los proyectos y programas aprobados

por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, y dems leyes, reglamentos y normas

que rigen las funciones financieras de la administracin pblica

La Descripcin Tcnica del Puesto de Auditor Interno, incluida como parte del Manual de

Funciones ya citado, incluye las siguientes atribuciones:

Dirigir, coordinar, supervisar las actividades de auditora interna que se realizan en la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa, velando por la correcta

utilizacin de los recursos.

Instruir o realizar auditoras internas de carcter preventivo para verificar la utilizacin de los recursos financieros de proyectos aprobados con el Consejo

Nacional de Ciencia y Tecnologa.

21

Verificar la correcta utilizacin de los recursos provenientes de cooperacin nacional e internacional, velando por el cumplimiento de los convenios suscritos.

Emitir dictmenes que le sean solicitados en aspectos de administracin financiera para la sustentacin de la toma de decisiones.

Emitir recomendaciones sobre la administracin financiera de la institucin y el uso adecuado de los recursos asignados al Consejo Nacional de Ciencia y

Tecnologa y a la Secretara.

Instruir o realizar auditoras, selectivas a proyectos y programas en ejecucin, para verificar el uso adecuado de los recursos financieros asignados.

Supervisar el adecuado desempeo del personal a su cargo y realizar reuniones peridicas de seguimiento y evaluacin de las actividades de la Unidad de

Auditora Interna UDAI-.

Ejercer el control posterior integral y permanente de todos los pagos efectuados por la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa, de acuerdo a los lineamientos

gubernamentales y las leyes nacionales.

Revisar las requisiciones, cheques, honorarios de proyectos (FACYT, FODECYT. FONISAL, ACECYT, MULTICYT, AGROCYT, PROINTEC y otros).

Formular el plan anual de actividades de auditora.

Emitir disposiciones para aplicarse en la ejecucin de las acciones de control, en concordancia con el plan anual de auditora.

Solicitar a las unidades a ser auditadas informacin y documentos necesarios para la ejecucin de acciones de control y cumplimiento de la misin.

Las dems funciones que le sean asignadas.

22

El control gubernamental, a travs de una auditora moderna se basa en la actuacin

ejercida por la Contralora General de Cuentas, as como en la relacin tcnica

permanente con las Unidades de Auditora Interna, quienes deben actuar en forma

independiente de todas las operaciones, a pesar de su dependencia orgnica del ente

pblico al cual pertenecen.

23

CAPTULO II

EL CONTROL INTERNO EN LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PBLICO

2.1 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO

2.1.1 Definicin

Desde la primera definicin del control interno establecida por el Instituto Americano de

Contadores Pblicos Certificados AICPA- en 1949 y las modificaciones incluidas en

SAS No. 55 en 1978, este concepto no sufri cambios importantes sino hasta 1992,

cuando la Comisin Nacional sobre Informacin Fraudulenta en los Estados Unidos,

conocida como la Comisin Treadway, establecida en 1985 como uno de los mltiples

actos legislativos y acciones que se derivaron de las investigaciones sobre el caso

Watergate, emite el documento denominado Marco Integrado del Control Interno

(Internal Control - Integrated Framework), el cual desarrolla con mayor amplitud el

enfoque moderno del control interno en el documento conocido como el Informe COSO I

(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).

El Informe COSO sobre control interno surgi como una respuesta a las inquietudes que

planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno

a este tema, y plasma los resultados de la tarea realizada durante ms de cinco aos por el

grupo de trabajo integrado por representantes de diversas organizaciones, entre ellas,

American Accounting Association (AAA), American Instutute of Certified Public

Accountants (AICPA), Financial Executive Institute (FEI), Intitute of Internal Auditors

(IIA), Institute of Management Accountants (IMA). La redaccin del informe fue

encomendada a la Firma Coopers & Lybrand.

La idea fue materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco conceptual del

control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venan siendo

utilizados sobre este tema, logrando as que, al nivel de organizaciones pblicas o

privadas, de auditora interna o externa, o de los niveles acadmicos o legislativos, se

24

cuente con un marco conceptual comn, una visin integradora que satisfaga las

demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.

Esta definicin es la siguiente:

El Control Interno es un proceso efectuado por el consejo de administracin, la direccin

y el resto del personal de una entidad, diseado para proporcionar un grado de seguridad

razonable del cumplimiento de los objetivos, comprendidos en una o ms de las

siguientes categoras:

Eficacia y eficiencia de las operaciones, Confiabilidad de la informacin financiera, Cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas institucionales. ( 3 )

Del anlisis de la definicin anterior, se desprenden algunos conceptos fundamentales:

El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin en s

mismo. Lo llevan a cabo personas que actan en todos los niveles, no se trata solamente

de manuales de organizacin y procedimientos. Slo pueden aportar un grado de

seguridad razonable, no la seguridad total. Al hablarse del control interno como un

proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades,

inherentes a la gestin e integrados a los dems procesos bsicos de la misma:

planificacin, ejecucin y supervisin. Tales acciones se hallan incorporadas, no

aadidas como pesados mecanismos burocrticos, a la infraestructura de la entidad, para

influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.

Debido al aumento de la preocupacin por la administracin de riesgos, The Committee

of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission determin la necesidad de la

existencia de un marco reconocido de administracin integral de riesgos. El proyecto se

inici en enero de 2001 con el objeto de desarrollar un marco global para evaluar y

mejorar el proceso de evaluacin de riesgos.

25

En septiembre de 2004, se publica el informe denominado Enterprice Risk Managemente

- Integrated Framework, tambin conocido como Informe COSO II ERM, el cual

incluye el marco global para la administracin integral de riesgos.

Enterprice Risk Managemente - Integrated Framework incluye el control interno, por lo

que en ningn caso reemplaza a Internal Control Integrated Franework, sino ms bien lo

complementa.

En el sector pblico, despus de haber sido materia de discusin el tema del control

interno en sucesivos Congresos internacionales, en el Seminario Internacional de

Auditora Gubernamental realizado en Austria en 1971, bajo el patrocinio de la

Organizacin de Naciones Unidas e INTOSAI, se define el concepto de control interno de

la manera siguiente: El Control Interno comprende el Plan de organizacin y el conjunto

de medidas y mtodos coordinados, adoptados dentro de una entidad pblica para

salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y el grado de confiabilidad de sus datos

contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la observancia de las

polticas. (14)

Con ocasin del XII Congreso Mundial de Entidades Fiscalizadoras Superiores realizado

en Washington en 1992, se aprueban las directrices del control interno que fueron

elaboradas por la Comisin de Normas de Control Interno integrada por diversas

Instituciones Superiores de Auditora ISAs. Estas directrices fueron instituidas con el

propsito de fortalecer la gestin financiera en el sector pblico, mediante la

implementacin de controles internos efectivos. En su contenido se define con claridad

los objetivos del control interno en el mbito pblico, as como las responsabilidades de

cada entidad en la creacin, mantenimiento y actualizacin de su estructura de control

interno.

Segn la Comisin de Normas de Control Interno de la Organizacin Internacional de

Entidades Fiscalizadoras Superiores INTOSAI-, el control interno puede ser definido

como el plan de organizacin, y el conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras

26

medidas de una institucin, tendientes a ofrecer una garanta razonable de que se cumplan

los siguientes objetivos principales:

Promover operaciones metdicas, econmicas, eficientes y eficaces, as como productos y servicios de calidad, acorde con la misin que la institucin debe

cumplir.

Preservar los recursos frente a cualquier prdida por despilfarro, abuso, mala gestin, errores, fraude o irregularidades.

Respetar las leyes, reglamentos y directivas, y estimular al mismo tiempo la adhesin de los integrantes de la organizacin a las polticas y objetivos de la misma.

Obtener datos financieros y de gestin completos y confiables y presentados a travs de informes oportunos.

En el mbito nacional, la Contralora General de Cuentas en uso de las facultades

consagradas en la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y en su Ley

Orgnica, as como en la perspectiva dinmica de mejoramiento de la administracin

pblica, elabor en junio de 2006 el Marco Conceptual del Control Interno

Gubernamental, que constituye la gua para la elaboracin de las Normas Generales de

Control Interno que deben observarse en todos los entes pblicos. En su preparacin

hizo acopio de la literatura disponible emanada de organismos internaciones que se

pronuncian al respecto, autores destacados, Universidades e Institutos y Colegios

Profesionales de Auditora.

De conformidad con dicho Marco Conceptual, se define al Control Interno

Gubernamental de la manera siguiente: Es un proceso efectuado por el cuerpo colegiado

ms alto (Consejo de administracin, Directorio, etctera), la gerencia y por el personal

de una entidad, diseado para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los

objetivos institucionales comprendidos en uno o ms de los siguientes grupos:

27

Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la informacin financiera y

administrativa, observancia de las leyes y reglamentos aplicables. (10: 3)

En este mismo cuerpo de normas, se agrega El control interno incluye: El plan de

organizacin y el conjunto de mtodos y medidas que se adoptan para asegurar que se

logran los objetivos, funciones y tareas relacionadas con la previsin, seguimiento y

control de las actividades econmicas y administrativas, la proteccin y conservacin de

los recursos naturales y el medio ambiente en un ente pblico; medible tanto en lo

relativo a los hechos o acontecimientos propiamente dichos, como en los actos de los

funcionarios que intervienen en ellos. (10:3)

Como se puede observar, la definicin de control interno adoptado por la Contralora

General de Cuentas al elaborar el Marco Conceptual del Control Interno Gubernamental,

corresponde a la definicin contenida en el Informe COSO I, la cual como ya se ha

anotado antes, constituy, en su momento, un marco conceptual comn, una visin

integradora que satisfaca las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.

2.1.2 Objetivos

Los objetivos del control interno en el sector gubernamental se encaminan a controlar y

mejorar las operaciones en las distintas etapas de su proceso, y que se relacionan con:

a) La eficiencia de las operaciones en la captacin y uso de los recursos pblicos.

b) La utilidad y conveniencia de los sistemas integrados de administracin y finanzas,

diseados para el control e informacin de los resultados de las operaciones.

c) La utilidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la informacin que se

genere sobre el manejo, uso y control de los bienes y recursos del Estado.

d) Los procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta

oportuna de los resultados de su gestin.

28

e) La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo

inadecuado de los recursos del Estado.

2.1.3 Importancia

El control interno, en cualquier institucin u organizacin, reviste mucha importancia,

tanto en la conduccin de la misma, como en el control e informacin de las operaciones,

porque permite:

1. El uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros, asegurando su

integridad, custodia y registro oportuno, con base en sistemas integrados de

administracin y finanzas.

2. Contar con la informacin administrativa y financiera oportuna, correcta y confiable

para la toma de decisiones y la rendicin de cuentas de la gestin de los funcionarios

pblicos.

3. Detectar los riesgos de errores e irregularidades como base para identificar sus causas

y promover acciones para eliminar las debilidades de control existentes.

4. Promover un grado razonable de efectividad, eficiencia y economa en la

administracin y uso de los recursos pblicos.

5. Promover el cumplimiento de las polticas dictadas por la mxima autoridad, as

como las leyes y reglamentos aplicables, para alcanzar las metas y objetivos

programados.

2.1.4 Alcance

El control interno es institucional y diseado en forma especfica para cada mbito de

especializacin funcional. Por tanto, abarca toda la estructura organizacional, los

sistemas integrados generales y especficos, y todas las operaciones de los entes que

29

conforman el sector pblico, independientemente de dnde stas se realicen y de quines

intervengan en la ejecucin y conduccin de las mismas.

El control interno abarca toda la organizacin, es decir que nada queda fuera del mismo;

esto quiere decir que no hay operacin que no se controle o que no se informe de su

funcionamiento, ni que se deje de medir sus resultados, incluyendo a las personas,

quienes son las que, en ltima instancia, hacen buenos o malos los procesos. (16:115)

2.1.5 Funcionamiento

Para que un sistema de control interno funciones adecuadamente, es necesario que se

establezca en forma sistemtica en funcin de la prctica institucional, que se le dote de la

tecnologa y de los recursos humanos, materiales y financieros necesarios, y que se

oriente a objetivos definidos de manera que los resultados, como efecto de las acciones,

puedan ser evaluados.

En el diseo e implementacin de controles, es necesario tener presente que el exceso de

controles no garantiza que los errores e irregularidades se eviten, por lo que hay que

evaluar el costo frente al beneficio de implementar los controles.

2.1.6 Caractersticas

Un ambiente y estructura de control interno slido y efectivo, se caracteriza por incluir

criterios especficos que se relacionan con los siguientes aspectos:

Controles de la legalidad: a travs de los cuales slo se autoricen e inicien operaciones

legtimas y apropiadas. Estos controles, no slo se ocupan de verificar que las

operaciones pertenecen a la organizacin, que estn dentro del marco legal

correspondiente y se relacionen con las actividades propias de la misma, sino que tambin

deben verificar el cumplimiento de las normas que regulan el funcionamiento de lo que se

est controlando.

30

Controles de Oportunidad: por medio de los cuales las transacciones autorizadas se

ejecutan y se registren oportunamente como fueron autorizadas. La oportunidad est

relacionada con los criterios que ayuden a identificar las prioridades y las causas y efectos

si esto no se toma en cuenta; en otras palabras, los controles deben permitir identificar los

riesgos y detectar sus efectos, para tomar acciones correctivas.

Controles Preventivos: a travs de los cuales se evite la colusin para cometer delitos

contra la administracin pblica. Este tipo de controles fomenta la lucha contra la

corrupcin, ya que si cada empleado o funcionario se convierte en el control previo del

paso anterior, se disminuira la corrupcin y se evitara cualquier posibilidad de malos

manejos.

Controles Gerenciales: por medio de los cuales se evala y mide la eficiencia,

efectividad, y economa de las operaciones, a travs de indicadores de gestin definidos

para los distintos niveles operacionales, as como el costo frente al beneficio de los

controles. Los controles gerenciales ms importantes son la supervisin, la Auditora

Interna, y el sistema de informacin tanto operativo como financiero.

Controles detectivos: los que permiten que se detecten a tiempo los riesgos de errores e

irregularidades en la ejecucin o registro de las operaciones, y sirven como base de

acciones correctivas para minimizar el efecto de esos riesgos.

Controles prcticos: este criterio exige que slo se diseen e implanten medidas de

control que obedezcan a un anlisis del costo frente al beneficio institucional, evitando la

abundancia de controles pero sin disminuir la calidad de los mismos.

Controles funcionales: se refiere a que las medidas de control que se tomen no debiliten

o complique los procesos ya existentes, sino que ms bien, sean complementarios

hacindolos ms giles.

31

Controles generales: por medio de los cuales se estandaricen controles que cubran todos

los departamentos, funciones y personas que se quieren controlar, de acuerdo a las

necesidades.

Controles especficos: son aquellos diseados en el detalle necesarios para cubrir todos

los ngulos de la operacin que se quiere controlar. El diseo de controles especficos

debe basarse en la complejidad, la especializacin y en el ambiente tecnolgico de cada

operacin, programa o proyecto. Los controles deben estar integrados a la parte

tecnolgica, as como a todo proceso que est en su entorno.

2.1.7 Limitaciones

La falta de planificacin e integracin de esfuerzos en el diseo e implantacin de

controles internos, puede convertirse en un riesgo que genere costos adicionales y

disminuya la eficiencia y efectividad de las operaciones.

La abundancia de controles, al igual que la insuficiencia de los mismos, genera serios

indicios de ineficiencia operativa, con efectos perjudiciales para el usuario de los

servicios del estado.

2.2 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

Los Principios de Control Interno son los indicadores fundamentales que sirven de base

para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada rea de

funcionamiento institucional. De conformidad con el Marco Conceptual de Control

Interno Gubernamental, promulgado por la Contralora General de Cuentas, los Principios

de Control Interno se clasifican de acuerdo a su aplicacin, en los siguientes grandes

grupos:

9 Aplicables a la estructura orgnica 9 Aplicables a los sistemas contables integrados 9 Aplicables a la administracin de personal

32

2.2.1 Aplicables a la Estructura Orgnica

La estructura organizacional necesita ser definida con bases firmes relacionadas con la

separacin de funciones incompatibles, as como con la asignacin de responsabilidades y

autoridad, para lo cual son aplicables los siguientes Principios de Control Interno:

a. Responsabilidad delimitada

Permite fijar con claridad el campo de accin de cada funcionario y la autoridad

especfica para que pueda actuar dentro del mbito de competencia. La

responsabilidad abarca la organizacin de la unidad administrativa, el control del

personal, los resultados de las operaciones que se ejecutan y los bienes o activos

asignados.

b. Separacin de funciones de carcter incompatible

Asegura que un mismo servidor no realice todas las etapas de una operacin, dentro

de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorizacin, el registro y la

custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, segn sea el caso.

Este principio pretende evitar que se manipulen los datos y se generen riesgos y actos

de corrupcin.

c. Instrucciones por escrito

Las instrucciones por escrito garantizan que sean entendidas y cumplidas, por todos

los servidores gubernamentales, las rdenes y las polticas generales y especficas,

dictados por los distintos niveles jerrquicos, as como los procedimientos para

ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseados.

33

2.2.2 Aplicables a los sistemas contables integrados

Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseados tomando en cuenta que el control

es para salvaguardar los recursos del ente pblico, por tanto, son aplicables los siguientes

Principios de Control Interno:

a. Aplicacin de pruebas continuas de exactitud

La aplicacin de pruebas continuas de exactitud, independientemente de que estn

incorporadas a los sistemas integrados o no, permiten que los errores cometidos por

otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen medidas para

corregirlos y evitarlos.

b. Uso de numeracin en los documentos

El uso de numeracin consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseados

para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema

integrado de administracin financiera, permite el control suficiente sobre la emisin

y uso de los mismos; adems, sirven de respaldo de la operacin, as como para el

seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.

c. Uso de dinero en efectivo

La alta tecnologa actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite que

los pagos se realicen sin el uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando los

servicios bancarios y las redes computacionales que ayudan a ordenar el pago a

travs de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los beneficiarios,

segn las necesidades y facilidades del ente pblico.

Los nicos pagos en efectivo, para aquellos conceptos considerados de urgencia, se

debern realizar por medio de un fondo de Caja Chica, reglamentando su uso y

reposicin, ya que si no existe un buen control, puede convertirse en una fuente de

desperdicio constante y hasta de fraude o estafa.

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d. Uso de cuentas de control

La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente

amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, as

como de aquellos datos que, por sus caractersticas, no formen parte del sistema en s;

por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de

mantenimientos y otras operaciones; se deben disear los registros auxiliares que

sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operacin

requiera.

e. Depsitos inmediatos e intactos

Segn la tecnologa utilizada, las recaudaciones pueden ser captadas por entes ajenos

al ente beneficiario, quienes informan de la gestin y de las transferencias hacia la

Cuenta nica.

Se debe crear mecanismos que permitan conocer, a la brevedad posible, el monto de

las recaudaciones efectuadas, para evitar que se queden valores en poder de terceros,

sin que se registren oportunamente en los sistemas integrados.

En los casos de recaudaciones directas de fondos privativos, esos valores deben ser

depositados en forma inmediata e intacta, para evitar que se utilice el efectivo en

operaciones ordinarias.

f. Uso mnimo de cuentas bancarias

La aplicacin del concepto de Cuenta nica dentro de los sistemas integrados de

administracin financiera, minimiza el uso de cuentas bancarias ya que, utilizando la

tecnologa disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a travs de

transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera. Sin embargo, en los

casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas exclusivamente necesarias,

para facilitar el control del movimiento y disponibilidad de fondos.

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El concepto de mnimo, no necesariamente se refiere a una o dos cuentas bancarias,

ya que si se trata de un ente pblico que maneja o administra proyectos, el mnimo de

cuentas bancarias ser tantas cuentas como proyectos existan.

g. Uso de dispositivos de seguridad

En los entes pblicos que dispongan de equipos informticos, mecnicos o

electrnicos, formando parte de los sistemas integrados de administracin financiera,

deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control adecuado del uso

de esos equipos en el proceso de las operaciones, as como para que permitan la

posibilidad de comprobacin de las operaciones ejecutadas.

Los dispositivos de seguridad no se refieren nicamente a bitcoras, claves de acceso

o alarmas programadas en los sistemas para asegurar su correcta y autorizada

utilizacin, sino tambin a otros dispositivos para verificar que no ingrese

informacin contaminada que pueda daar la informacin o los sistemas de la

institucin.

h. Uso de indicadores de gestin

El uso de indicadores de gestin que permitan medir el grado de control integral de

las operaciones y su avance tanto fsico como financiero, debe formar parte de los

sistemas integrados, de tal manera que se puedan hacer anlisis de la gestin que

ayuden a reorientar las acciones, en los casos especficos.

2.2.3 Aplicables a la administracin de personal

La Administracin de Personal requiere de criterios bsicos para fijar tcnicamente sus

responsabilidades, para lo cual se aplicarn los siguientes Principios de Control Interno:

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a. Seleccin de personal capacitado

Permite que cada puesto de trabajo disponga del servidor idneo, seleccionado bajo

criterios tcnicos que se relacionen con su especializacin, el perfil del puesto y su

respectiva jerarqua, y dentro del marco legal correspondiente.

Las unidades administrativas encargadas de esta actividad, debern coordinar con las

unidades solicitantes, para que el proceso de seleccin sea el ms adecuado a los

intereses del ente pblico.

b. Capacitacin continua

Todo ente pblico deber programar la capacitacin de su personal en los distintos

campos y sistemas integrados que funcionen en su interior, para fortalecer el

conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda.

Los entes pblicos debern coordinar con los entes rectores del Sistema Integrado de

Administracin Financiera y Control (SIAF-SAG), Ministerio de Finanzas Pblicas y

la Contralora General de Cuentas, para la programacin de la capacitacin de su

personal, en forma permanente, as como el seguimiento de la aplicacin de lo

aprendido.

c. Vacaciones y rotacin de personal

Las vacaciones y la rotacin de personal generan la especializacin de otros

servidores y motiva el descanso anual de aquellos que hacen uso de este derecho;

adems permite el descubrimiento de nuevas ideas de trabajo y eventuales malos

manejos. Todos los entes pblicos, a travs de las unidades administrativas

respectivas, deben planificar anualmente el uso de vacaciones de todos los

servidores, as como el reemplazo temporal de cada uno de ellos, para evitar el

entorpecimiento de las operaciones.

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d. Cauciones (Plizas de seguro)

Cada ente pblico, especialmente en las reas que tienen que ver con el manejo y

custodia de valores y bienes del Estado, debe promover el uso de cauciones o de

seguro contra siniestros, de tal manera que se eviten prdidas innecesarias, y se

asegure la recuperacin del bien.

2.3 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

El Marco Conceptual del Control Interno Gubernamental, reconoce que aunque el Control

Interno es global, son identificables cinco elementos que se relacionan con los siguientes

aspectos:

9 El Ambiente de Control 9 Evaluacin de Riesgos 9 Los Sistemas Integrados de Contabilidad y de Informacin 9 Las Actividades de Control 9 Supervisin y Seguimiento del Ambiente y Estructura de Control

El Control Interno ms que un proceso secuencial, en donde alguno de los elementos

afecta slo al siguiente, es un proceso multidireccional, repetitivo y permanente, en el

cual ms de un elemento influye en los otros. Los cinco elementos forman un sistema

integrado que reacciona dinmicamente a condiciones cambiantes.

2.3.1 El Ambiente de Control

El ambiente institucional es uno de los elementos del control interno que, bsicamente,

tiene que ver con la imagen institucional y abarca la estructura del ente pblico, sus

polticas, su planificacin estratgica, el conjunto de operaciones, el personal, sus

recursos y obligaciones, etctera; sus componentes son los siguientes:

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a. Filosofa de control interno

Se refiere al planteamiento concreto por parte de la administracin, de la filosofa de

control interno, los valores ticos de sus servidores, los valores corporativos, y las

polticas y estrategias para su desarrollo, implantacin y actualizacin permanente.

b. Integridad y valores ticos

Son factores esenciales del ambiente de control. Se refieren a las polticas, criterios y

mecanismos que marcan las pautas que establecen los valores ticos institucionales

que regulan la conducta de todo el personal de la organizacin.

Se pueden promover a travs de decisiones adoptadas por la alta direccin para

comunicar al personal los valores y las normas de comportamiento institucional,

mediante polticas generales o la aprobacin de un cdigo de tica, con el objeto de

eliminar o reducir los incentivos y tentaciones que podran incitar al personal a

comprometerse en actos deshonestos, ilegales o no ticos.

c. Competencia del personal

Se refiere a los perfiles y requerimientos acerca de los conocimientos y habilidades

que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente sus tareas.

Disear y poner en prctica los perfiles y requisitos mnimos para que una persona

forme parte de la organizacin, es un acto institucional, por cuanto no se contrata una

persona para que trabaje para otra, sino para que trabaje para y por la organizacin.

d. Filosofa administrativa y estilo de operacin

Se refiere a los criterios tcnicos y cientficos que regularn el proceso de las

operaciones, as como el estilo gerencial que debe imprimir el ejecutivo para cumplir

con el proceso administrativo, en el marco de una planificacin y control operacional,

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que incluya planes de desarrollo y los mecanismos de control y seguimiento, dentro

del concepto de empresa en marcha.

e. Estructura organizacional

Es la estructura dentro de la cual una entidad planea, dirige, ejecuta, controla y

supervisa sus actividades para el logro de sus objetivos. La organizacin tiene que

ver con una adecuada separacin de funciones de carcter incompatible, tomando en

cuenta los objetivos institucionales y de servicio que sta brinda al sector al que

pertenece.

La estructura organizacional debe responder a las necesidades de poner en ejecucin

las funciones del ente pblico, as como de controlar las mismas.

f. Funcionamiento de la alta direccin

Dependiendo del tipo de organizacin del ente, la definicin del rol del cuerpo

colegiado de ms alto nivel (Consejo de administracin, Directorio, etctera) para

que intervenga en las decisiones y conduccin de las operaciones, es fundamental, as

como la creacin de Comits que ejecuten y controlen reas especficas, dentro del

proceso administrativo y operacional.

g. Mtodos para fijar funciones y autoridad

Las polticas y estrategias permitirn definir los mtodos que faciliten la asignacin

de responsabilidades especficas y el establecimiento de la autoridad requerida para

la ejecucin de las actividades de cada servidor pblico. Dichas polticas y

procedimientos, deben formar parte de un manual de organizacin y funciones.

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h. Mtodos de control gerencial

Debe definirse la responsabilidad y la autoridad de las distintas herra