Auditoría Interna del Sistema de Gestión de la … · Auditoría Interna del Sistema de Gestión de la Calidad – Sistema Bibliotecas PRO-45-1-03-03 FECHA PUBLICACIÓN 23/02/2018

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Auditora Interna del Sistema de Gestin de la Calidad Sistema Bibliotecas

PRO-45-1-03-03 FECHA PUBLICACIN 23/02/2018

MACROPROCESO NIVEL 1

NIVEL 2

Efectividad Institucional Sistema de Calidad Institucional Sistema de Gestin de la Calidad del

Sistema de Bibliotecas

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2

3.1 Directrices ..........2

3.2 Lineamientos ...2

4. DEFINICIONES..5

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES .............................................................. 5

5.1 DIAGRAMA DE FLUJO AUDITORA INTERNA..................................................................... 5

5.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES - AUDITORA INTERNA ...................................................... 5

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 11

7. RIESGOS ..................................................................................................................................... 12

8. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 12

9. APROBACIN ............................................................................................................................. 12





NIVEL 2




1. OBJETIVO

Establecer las actividades, normas y controles que se deben aplicar para planificar, programar y ejecutar las auditoras internas de calidad, as como las actividades que se deben efectuar de seguimiento para verificar la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos y criterios establecidos por la Universidad de los Andes, as como los establecidos por el Sistema de Bibliotecas.

2. ALCANCE

Este documento inicia con la planificacin de las auditoras y finaliza con el seguimiento

de las No Conformidades encontradas y notificadas a los procesos.

Aplica para los procesos que participen en las actividades que se derivan de una auditoria interna de calidad para el Sistema de Bibliotecas.

El proceso de auditora interna del sistema de Bibliotecas debe ser conocido por todo el personal.

3. NORMATIVIDAD

3.1 Directrices

Norma ISO 9001 de 2015: Numeral 9.2 Auditora interna

PDI 2016-2020 Sistema de Bibliotecas: Implementar el Sistema de Gestin de Calidad para los procesos y la gestin del Sistema de Bibliotecas con miras a lograr la certificacin de calidad bajo la norma ISO 9001:2015.

3.2 Lineamientos

La auditora interna de calidad se aplica a un Sistema de Gestin de la Calidad y a los elementos del mismo, a los procesos, productos y/o servicios.

Las auditoras internas de calidad se deben programar con base en el estado, la importancia de la actividad a auditar, el tamao de la organizacin/unidad y la naturaleza de los riesgos.

Las Auditoras Internas de Calidad deben realizarse mnimo una vez al ao y/o de acuerdo con las necesidades que presenten los procesos.





NIVEL 2




Las auditoras internas de calidad pueden ser realizadas por funcionarios competentes internos o externos del Sistema de Bibliotecas que no tengan responsabilidad directa en los procesos auditados.

Uno de los propsitos de una auditoria de calidad es evaluar la necesidad de mejoramiento o de accin correctiva. No se debe confundir con actividades de supervisin de calidad o inspecciones efectuadas con propsitos de control del proceso o de aceptacin del producto y/o servicio.

Los auditores deben estar libres de predisposiciones e influencias que puedan afectar la objetividad de la auditora y deben actuar siempre de forma tica.

Los procesos y funcionarios involucrados en la auditora deben respetar y apoyar la independencia e integridad de los auditores.

Se deben definir los requisitos de cada auditoria asignada, incluyendo la idoneidad de los auditores.

Es responsabilidad del(los) lder(es) del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) junto con los lderes de proceso definir el programa de auditoras y compartirlo mnimo quince (15) das antes de realizar la reunin de apertura.

El informe de auditora, se debe entregar al lder del proceso mximo en quince (15) das hbiles despus de haber efectuado la auditora, estos resultados deben ser redactados por el auditor encargado y debe estar en trminos constructivos, claros e impersonales, sin la bsqueda de algn beneficio personal o nimo de figuracin.

La reunin de cierre debe realizarse a ms tardar un da (1) hbil despus de terminada las auditoras, a menos que exista una justa causa para su aplazamiento.

Se distinguen en el Sistema de Bibliotecas tres tipos de auditores para el proceso de auditora interna

- Auditor Lder experto - Auditor Lder - Auditor en Formacin





NIVEL 2




CON RESPECTO AL EQUIPO AUDITOR

Ya sea que una auditoria la efecte un equipo de auditores o un auditor, es conveniente que haya un auditor lder experto o auditor lder en quien recae la responsabilidad general de planificacin, ejecucin y controlo de la auditora.

El equipo de auditoria puede incluir expertos con conocimientos especializados, auditores en formacin y observadores que sean aceptables para el proceso, el auditado y el auditor lder.

Cuando un auditor lder haya dejado de ejecutar auditorias por un perodo superior a 2 aos, debe realizar una auditora como auditor en formacin para ser considerado nuevamente un auditor lder con la competencia necesaria.

El auditor lder(experto) debe ser responsable por:

- Ayudar a la seleccin de otros miembros para el equipo de auditoria. - Preparar el plan de auditoria.

- Presentar al equipo de auditora frente al proceso auditado.

- Realizar y presentar el informe de la auditora

Los auditores en Formacin son responsables por:

- Cumplir los requisitos aplicables de auditoria. - Comunicar y aclarar los requisitos de auditoria.

- Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas, en forma eficaz.

- Documentar las observaciones.

- Informar los resultados de la auditoria.

- Verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas por el proceso como resultado

de auditoras anteriores (cuando aplique).

- Conservar y salvaguardar los documentos soportes de la auditoria.

- Presentar los documentos segn se requiera.

- Garantizar que los documentos se conserven en forma confidencial.

- Tratar la informacin confidencial con discrecin.

- Cooperar y apoyar al auditor lder.





NIVEL 2




CON RESPECTO AL TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES

El responsable del proceso auditado debe hacer el tratamiento a la(s) no conformidad(es) para solucionarla(s) y llevar a cabo las acciones correctivas aplicables con el fin de evitar su recurrencia o presencia en otras circunstancias.

El (los) plan(es) de accin que se planifiquen a fin de dar tratamiento a la(s) No Conformidad(es) encontrada(s) en auditora, deben ser reportados al responsable del SGC a ms tardar una (1) semana despus de haberse entregado el informe.

Las actividades de seguimiento de la auditoria se deben verificar y se debe registrar, la implementacin y eficacia de la accin correctiva tomada para evitar la recurrencia de los problemas, en el formato FOR-45-1-03-19 Matriz de Control y Seguimiento de Acciones.

4. DEFINICIONES

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora.

Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.

Auditor interno: Personal de la organizacin que lleva a cabo una auditora.

Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.

Auditor lder: Auditor al que se le designa como lder del equipo auditor.

Programa de auditora: Detalles acordados para un conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigido hacia un propsito especfico.

Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

5.1 DIAGRAMA DE FLUJO AUDITORA INTERNA

5.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES - AUDITORA INTERNA

ENTRADA Procesos del Sistema de Bibliotecas

PROVEEDOR Sistema de Bibliotecas Equipo Auditor

SALIDA Informe final de auditora interna/Acciones de Mejora

CLIENTE Procesos del Sistema de Bibliotecas

PRO-45-1-03-03

AUDITORIA INTERNA SISTEMA BIBLIOTECASE

QU

IPO

AU

DIT

OR

LID

ER

DE

L P

RO

CE

SO

AU

DIT

OR

LD

ER

Elaboracin informePlaneacin Ejecucin

1-Planificar y elaborar

programa de auditora

5- Ejecutar auditora

6- Analizar resultados de

auditora

7- Realizar reunin de cierre

8- Elaborar y presentar

informe final de auditora

Anualmente

No

FOR-45-1-03-02 Programa de auditora interna

FOR-45-1-03-03 Ejecucin de auditoras (Plan de auditoria)

FOR-45-1-03-20 Informe de auditora

FOR-45-1-03-20 Informe de auditora

2- Socializar programa de

auditora

Ejecucin de auditora de acuerdo al programa

4- Realizar reunin de apertura

9-Verificar y realizar

seguimiento a la implementacin

de acciones

FOR-45-1-03-03 Ejecucin de auditoras (Plan de auditoria)

Lista Maestra de documentos

3-Preparar ejecucin auditora

Acta de reunin

Lista de verificacin

Acta de cierre

FOR-45-1-03-19 Matriz de control y seguimiento de acciones

PRO-45-1-03-03 Auditoras internas Sis Bibl DF.vsd

Plantilla 1

sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-45-1-03-03 Auditoras internas Sis Bibl DF.pdf





NIVEL 2




ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1

Planificar y Elaborar programa

de auditora

Programar la realizacin de las

auditoras internas de calidad con base

en la informacin disponible de la

informacin documentada que se

encuentra revisada, aprobada, emitida y

socializada, para lo cual se debe

establecer:

Objetivo de la auditoria de Calidad.

Alcance de la auditoria: reas,

documentos (Informacin

Documentada) y los requisitos de la

norma ISO 9001 contra los cuales se

debe realizar la auditoria.

La planificacin y elaboracin del

calendario de las auditorias.

El aseguramiento de la competencia

de los auditores y de los lderes de

los equipos auditores.

La seleccin de los equipos

auditores apropiados y la

asignacin de sus funciones y

responsabilidades.

La realizacin de las auditorias.

La realizacin del seguimiento de la

auditoria, si es aplicable.

El seguimiento del desempeo y la

eficacia del programa de auditoria y

la comunicacin de los logros

globales del programa de auditoria

a la direccin.

Para efectos de revisin del programa de

auditoras se recomienda tener en

cuenta:

Los resultados y las tendencias del

seguimiento.

Lder del proceso

FOR-45-1-03-02 Programa de

auditoria interna -SGC

FOR-45-1-03-03

Plan de Auditoria Interna -SGC

Lista Maestra de

Documentos





NIVEL 2




La conformidad con los

procedimientos.

Las necesidades y expectativas

cambiantes de las partes

interesadas.

Los registros del programa de

auditoria.

Las prcticas de auditoria

alternativas o nuevas.

La coherencia en el desempeo

entre los equipos auditores en

situaciones similares.

2 Socializar programa

de auditora

Socializar el programa de auditora al equipo auditor de manera que se planifique la disponibilidad de agenda y recurso.

Lder del proceso


auditoria interna SGC

3 Preparar ejecucin

de auditoria

1. Revisar los criterios (Informacin Documentada) objeto de verificacin en auditoria. 2. Revisar la informacin relacionada con auditoras realizadas por organismos certificadores, clientes o internas, para observar resultados obtenidos previamente, as como la documentacin que soporta las acciones correctivas tomadas. 3. Llevar a cabo una revisin de la documentacin reunida y preparar la lista de verificacin. 4. Elaborar el plan de auditoria, el cual es revisado por uno de los auditores, aprobado por el Auditor principal y notificarlo a los auditados, quienes lo debe firmar como evidencia de su conocimiento y comprensin.

Equipo Auditor


auditoria interna - SGC

FOR-45-1-03-03 Plan de Auditoria

FOR-45-1-03-01

Lista de Verificacin

auditoria interna - SGC

4 Realizar reunin de

apertura

Realizar la reunin de apertura, la cual debe ser conducida por el auditor lder experto y a ella deben asistir los integrantes del grupo auditor, los responsables de las reas auditadas, la

Auditor lder Acta de Reunin

de Apertura





NIVEL 2




Direccin de Sistema de Bibliotecas, de acuerdo con lo indicado en el plan de auditoria. Esta reunin se debe llevar a cabo en el siguiente orden: 1. Presentar los miembros del equipo de auditoria al personal del rea auditada. 2. Revisar el objetivo y el alcance de la auditoria. 3. Proporcionar un breve resumen de los mtodos y procedimientos que van a ser usados para la realizacin de la auditoria. 4. Establecer los conductos de comunicacin entre el equipo de auditoria y el auditado. 5. Confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarias para el equipo de auditoria. 6. Confirmar la hora y fecha para la reunin de cierre y las reuniones intermedias del equipo de auditoria y el personal del rea auditada. 6 Aclarar cualquier detalle confuso del

plan de auditoria.

5 Ejecucin de

auditora

Aplicar tcnicas de indagacin para obtener evidencia objetiva mediante:

Entrevistas al personal del rea que tenga responsabilidad sobre las actividades y procesos auditados.

Consultar la documentacin y registros del Sistema de Gestin de Calidad.

Visitar los sitios de trabajo para observar la forma como se realizan las actividades y los procesos.

Equipo auditor

FOR-45-1-03-01 Lista de

Verificacin auditoria interna -

SGC

6 Analizar resultados

de auditoria

1. Estudiar las respuestas y soportes obtenidos, y si hay incumplimientos con respecto a la norma ISO 9001 o frente a la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad; los auditores proceden a concluir por consenso,

Equipo auditor

FOR-45-1-03-20 Informe de

auditora interna - SGC





NIVEL 2




cules deben ser presentadas como no conformidades clasificndolas como mayores o menores e indicando el requisito o numeral de la norma ISO 9001 que s est incumpliendo. 2. Discutir la accin correctiva que el equipo auditor esperara para solucionar temporal (tratamiento a la no conformidad) y definitivamente (accin correctiva) la no conformidad. Nota: Toda observacin de No conformidad debe estar soportada con evidencias objetivas. 3. En caso de encontrar alguna situacin que no amerite ser declarada como una no conformidad, pero que sea importante mencionarla, se debe presentar como un hallazgo. 4. Registrar las NC y notificarlas por medio del informe, dando las observaciones especficas de la No conformidad. Nota: Al describir una no conformidad o hallazgo se debe evitar culpar personas ya que la auditoria se hace sobre actividades y procesos que tienen que ver con los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad. 5. Hacer una verificacin del cumplimiento del plan de auditoria y buscar claridad acerca de cualquier incumplimiento, para la realizacin de las reuniones programadas. 6. Hacer un anlisis y llegar a una conclusin sobre el estado del sistema, elemento, proceso o actividad auditada.

7 Realizar reunin de

cierre

La reunin de cierre debe ser conducida por el auditor lder experto y a ella deben asistir: los integrantes del equipo

Auditor lder Acta de Cierre





NIVEL 2




auditor, el responsable del rea auditada, los entrevistados segn plan de auditoria y la Direccin del Sistema de Bibliotecas (si es necesario). 2. La reunin de cierre se debe llevar a cabo en el siguiente orden:

Confirmacin del objetivo y alcance.

Programa ejecutado frente al plan de auditoria propuesto.

Conclusin general sobre el sistema, elemento, proceso, o actividad auditada.

Presentacin y discusin de cada no conformidad.

Explicacin del contenido del informe y fecha de entrega.

Agradecimientos 3. Al presentar y discutir cada no conformidad, se debe citar la evidencia objetiva que la sustenta. 4. Durante la reunin de cierre se exponen los reportes de auditoras (Conformidades y No Conformidades) en donde en este ltimo caso el responsable del rea auditada debe plantear al tratamiento de la no conformidad para solucionarla puntualmente y la accin correctiva para evitar su recurrencia y registrarlo en la Matriz de Control y seguimiento de acciones FOR-45-1-03-10. 5. Los documentos (lista de verificacin) de trabajo incluyendo los registros que resulten de su uso se retienen hasta que finalice la auditoria. Queda a criterio del lder de auditoras si se requiere o no conservarlos.

FOR-45-1-03-20 Informe de

auditora interna -SGC

8

Elaborar y presentar informe final de

auditora

Elaborar el informe de auditora teniendo en cuenta los resultados obtenidos.

Equipo auditor FOR-45-1-03-20

Informe de auditora interna





NIVEL 2




Nota: Debe ser redactado por el auditor encargado y debe estar en trminos constructivos, de forma impersonal, sin la bsqueda de algn beneficio personal o nimo de figuracin. 2. Entregar informe al lder de Sistemas de Gestin de la Calidad, quien es responsable de socializarlo con los lderes de proceso y publicarlo en SharePoint.

9

Verificar y realizar

seguimiento a la implementacin de

acciones

1. Los responsables auditados deben responder a las No Conformidades u Oportunidades de Mejora reportadas en el tiempo establecido por el auditor. 2. Documentar e Implementar las acciones para el cierre de No Conformidades. 3. Validar las respuestas registradas por el auditado y cerrar las No Conformidades y Oportunidades de Mejora tanto en el Sistema como en las matrices de control establecidas.

Lderes de Proceso

Auditor Lder

FOR-45-1-03-19 Matriz de Control y Seguimiento de

Acciones.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa,

entidad)

FOR-45-1-03-01 - Lista de Verificacin de Auditoria Interna SGC.

FOR-45-1-03-02 - Programa de auditora interna - SGC.

FOR-45-1-03-03 - Plan de auditoria interna SGC.

FOR-45-1-03-19 Matriz de Control y Seguimiento de acciones.

FOR-45-1-03-20 Informe de auditora interna -SGC.

ISO 9001:2015





NIVEL 2




7. RIESGOS

OPERATIVO

No contar con los suficientes auditores internos para el desarrollo de la auditora.

No planificar la auditora por parte del responsable del proceso.

No socializar el plan de la auditora por el auditor interno.

CALIDAD DE SERVICIO

Falta de respeto por parte del auditor interno en el momento de la auditora.

No revisar todos los tems programados en la agenda.

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 19/10/2015

Publicacin 17/05/2016





9. APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOR Vanessa Etayo Gestor de Proyectos 02/02/2018

REVIS

Liliana Caballero Jefe Administrativo- Sistema de

Bibliotecas 19/02/2018

Vanessa Etayo Gestor de Proyectos 08/02/2018

Sergio Alejandro Rodriguez

Ingeniero Procesos 08/02/2018

APROB Angela Mara Meja Directora Sistema de Bibliotecas 19/02/2018

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