AUDITORIA INTERNA INFORME FINAL PROCESO ACUEDUCTO ...€¦ · Se realizó visita de obra entre Calle 7 Sur entre Carrera 14 y 15 y en dialogo con el presidente de la J.A.C el señor

INFORME DE AUDITORIA

Proceso: CONTROL INTERNO Vigente desde: 15/02/2018 Código: CI-FR-04 Versión: 01

Página 0 de 148 Calle 6 No. 6-02 Neiva – Huila Tels. 8725500 Fax 8712130 – 116 E-mail: [email protected] www.lasceibas.gov.co

AUDITORIA INTERNA

INFORME FINAL – PROCESO ACUEDUCTO,

ALCANTARILLADO Y LABORATORIO

Neiva (H), Diciembre de 2018

mailto:[email protected]




Contenido 1. ALCANCE ................................................................................................................. 5

2. OBJETIVO ................................................................................................................ 5

3. CRITERIOS ............................................................................................................... 5

4. EQUIPO AUDITOR: .................................................................................................. 5

5. AUDITADO Y RESPONSABLE DEL PROCESO ...................................................... 6

6. METODOLOGÍA UTILIZADA .................................................................................... 6

7. HALLAZGOS SUBSANADOS ................................................................................... 6

7.1. PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA .................................................... 6

7.2. Contratos de Obra ............................................................................................... 7

7.2.1. Contrato de Obra 001 de 2017 ..................................................................... 7

7.2.2. Contrato de obra 062 de 2015 ...................................................................... 8

7.2.3. Contrato de Obra 55 de 2013 ....................................................................... 8

7.2.4. Contrato de Obra 02 de 2017 ....................................................................... 9

7.2.5. Contrato de obra 044 de 2015 .................................................................... 10


7.2.7. Contrato de Obra No. 061 de 2015 ............................................................. 12



7.2.10. Contrato de Obra 003 de 2016 ................................................................ 14

7.3. LAVADEROS DE CARROS .............................................................................. 14

7.4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ............................................................. 15

7.5. LABORATORIO ................................................................................................ 16

7.5.1. INSTALACIONES ....................................................................................... 16

7.5.2. Control de Documentos .............................................................................. 18

7.6. PLANTAS DE TRATAMIENTO ......................................................................... 19

7.6.1. PLANTA DE TRATAMIENTO JARDÍN ....................................................... 19





7.6.2. PLANTA DE TRATAMIENTO RECREO ..................................................... 19

7.6.3. PLANTA DE TRATAMIENTO KENNEDY ................................................... 21

7.7. BOCATOMA EL GUAYABO .............................................................................. 22

7.8. ACTAS DE VISITA VACTOR ............................................................................ 23

8. HALLAZGOS NO SUBSANADOS DE VIGENCIAS ANTERIORES ........................ 24

8.1. VIGENCIAS ANTERIORES .............................................................................. 24

8.1.1. Contratos de Obra ...................................................................................... 24

8.2. AUDITORIA 2017 .............................................................................................. 26

8.2.1. HALLAZGOS GENERALES ....................................................................... 26

8.2.2. CONTRATOS ............................................................................................. 27

8.2.3. LAVADEROS DE CARROS ....................................................................... 30

8.2.4. ACTAS DE VISITA VACTOR...................................................................... 38

8.2.5. PROPUESTA META DE REDUCCIÓN CARGA CONTAMINANTE DBO5 Y

SST 39

8.2.6. PLANTAS DE TRATAMIENTO AGUA POTABLE ...................................... 39

8.2.7. LABORATORIO .......................................................................................... 58

8.2.8. BOCATOMA EL GUAYABO ....................................................................... 70

9. AUDITORIA ACTUAL 2018 ..................................................................................... 70

9.1. HALLAZGOS GENERALES .............................................................................. 70

9.2. LABORATORIO ................................................................................................ 72

9.3. CONTRATOS DE OBRA ................................................................................... 73

9.3.1. Contrato de Obra 174 de 2018 ................................................................... 73

9.3.2. Contrato de Obra 184 de 2018 ................................................................... 75











9.4. PLANTAS DE TRATAMIENTO ......................................................................... 84

9.4.1. PLANTA DE TRATAMIENTO KENEDY ..................................................... 84

9.4.2. PLANTA DE TRATAMIENTO JARDÍN ....................................................... 88

9.4.3. PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO............................................... 88

9.5. BOCATOMA EL GUAYABO .............................................................................. 89

9.6. CARGUE SUI .................................................................................................... 90

9.7. AUDITORIA CONTRALORÍA MUNICIPAL ....................................................... 91

9.8. AUDITORIA SÚPER SERVICIOS ..................................................................... 93

9.9. AUDITORIA S.G.C. ........................................................................................... 94

9.10. LAVADERO DE CARROS ............................................................................. 94

10. HALLAZGOS SUBSANADOS EN REUNIÓN DE CIERRE .................................. 94

10.1. VIGENCIAS ANTERIORES ........................................................................... 94

10.1.1. Contratos de Obra ................................................................................... 94

10.1.2. LOTE PTAR .......................................................................................... 101

10.2. AUDITORIA 2017 ........................................................................................ 102

10.2.1. CONTRATOS ........................................................................................ 102

10.2.2. PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA ...................................... 122

10.2.3. PLANTAS DE TRATAMIENTO AGUA POTABLE ................................. 122

10.2.4. LABORATORIO .................................................................................... 125

10.2.5. BOCATOMA EL GUAYABO .................................................................. 129

10.2.6. LAVADEROS DE CARROS .................................................................. 131

10.3. AUDITORIA ACTUAL 2018 ......................................................................... 137

10.3.1. HALLAZGOS GENERALES .................................................................. 137

10.3.2. LABORATORIO .................................................................................... 138





10.3.3. CONTRATOS ........................................................................................ 138

10.3.4. PLANTA DE TRATAMIENTO JARDÍN .................................................. 140

11. HALLAZGOS QUE SE LES DA TRASLADO A OTROS PROCESOS ............... 140

11.1. GESTIÓN COMERCIAL............................................................................... 140

11.1.1. ACTAS DE VISITA VACTOR ................................................................ 140

11.2. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA .................................. 140

11.2.1. LOTE PTAR .......................................................................................... 140

11.2.2. LABORATORIO .................................................................................... 142

11.2.3. PLANTA DE TRATAMIENTO RECREO ................................................ 142

11.2.4. BOCATOMA EL GUAYABO .................................................................. 144

12. OBSERVACIONES ............................................................................................ 144

12.1. PLANTAS DE TRATAMIENTO .................................................................... 144

12.1.1. PLANTA KENEDY ................................................................................. 144

12.1.2. PLANTA JARDÍN .................................................................................. 145

12.2. LABORATORIO ........................................................................................... 145

13. ASPECTOS POR MEJORAR ............................................................................. 146

14. TOTALIZACIÓN DE LOS HALLAZGOS Y OBSERVACIONES.......................... 147





INFORME PRELIMINAR – PROCESO ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y LABORATORIO

FECHA: Octubre de 2018. PROCESO: Proceso de Acueducto, Alcantarillado y Laboratorio.

1. ALCANCE La Oficina Asesora de Control Interno, en cumplimiento de su Plan de acción y en procura del mejoramiento continuo de la empresa ha proyectado su programa anual de auditorías internas para la vigencia de 2018, dicho programa atenderá de manera evaluativa a todos los procesos de la empresa, haciendo énfasis en los principios del MIPG como son: la transparencia, la eficacia, eficiencia y la efectividad en pro de la optimización de los procesos y el Sistema de Gestión de Calidad, Además se revisaran contratos de obras, calidad del agua y funcionamiento de las plantas.

2. OBJETIVO Evaluar y asesorar todos los procesos de la empresa y cada una de las divisiones que la conforman, se medirá y verificará el grado de conocimiento y aplicación del MIPG y el SGC, esto con el fin de asegurar la confiabilidad de dicho proceso y el cumplimiento de los objetivos misionales de la Empresa.

3. CRITERIOS La OACI practicará la Auditoria, observando la norma ISO 9001:2015, el MIPG, Los procedimientos y manuales aprobados; Se evaluará la efectividad de los sistemas anteriormente mencionados. Para poder desarrollar la auditoria, se procederá a revisar, evaluar y analizar los datos que arrojaron las entrevistas realizadas al Líder del Grupo y al equipo de apoyo.

4. EQUIPO AUDITOR:

EDGAR LEONEL CONTA (Asesor de la OACI).

MARÍA ANGELICA VEGA MURTE (Contratista de la OACI).

HEIDY ANDREA BERMEO (Contratista de la OACI).

NICCOLE PERDOMO (Pasante)





5. AUDITADO Y RESPONSABLE DEL PROCESO

OLGA LUCIA ACOSTA GUZMÁN (Subgerente Técnico Y Operativo)

PERSONAL DE ALCANTARILLADO

PERSONAL DE ACUEDUCTO

PERSONAL DEL LABORATORIO

SUPERVISORES (Internos)

OPERADORES DE PLANTA

6. METODOLOGÍA UTILIZADA

Al proceso de Acueducto y Alcantarillado se le realizó la auditoría interna a través de una lista de chequeo y revisión de contratos y ejecución de obras civiles. Planificado mediante Oficio Interno No 2018CS005395 enviado al Jefe del proceso el día 21 de MAYO de 2018, junto con el plan de la auditoria interna.

Para la conformidad del MIPG, las evidencias correspondientes se recogieron de un muestreo mediante la inspección, consulta de documentos, visitas a las diferentes obras, reunión de apertura, observación, revisión y evaluación de documentos, registros, acorde a la agenda descrita en el Plan de auditoría. La metodología de la auditoria para la realización de las entrevistas fue la del Planear, Hacer, Verificar, Actuar. (PHVA). Se realizó un muestreo a la capacidad del área para la identificación, planificación y cumplimiento de los requisitos legales aplicables al proceso, como son:

Constitución 1991.

Sistema de gestión de calidad ISO 9001:2015.

Modelo Estándar de Control Interno

Manual De Contratación Vigente.

Documentos Y Formatos aprobados y de manejo interno de la empresa.

7. HALLAZGOS SUBSANADOS

7.1. PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA

A. No se evidencia un cronograma anexo al plan ya que no está parametrizado el

tiempo a corto plazo lo cual imposibilita hacer seguimiento a dicho plan.





Rta: SE SUBSANA, el plan fue actualizado bajo contrato de consultoría No. 10 de 2017 el cual fue liquidado en Diciembre 2017.

B. Se evidencio que el Plan de Emergencia y contingencia vigente se encuentra desactualizado según los nuevos parámetros establecidos en la Resolución 549 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social y Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Rta: SE SUBSANA, el plan fue actualizado bajo contrato de consultoría No. 10 de 2017 el cual fue liquidado en Diciembre 2017.

C. No se evidencia que a la fecha se esté actualizando dicho plan lo cual puede que la empresa incurra en sanciones debido a que según la Resolución 20161300062185 de 2016 se tiene plazo hasta el 19 de Julio de la presente vigencia para cargar dicho plan al SUI con las respectivas actualizaciones. Rta: SE SUBSANA, el plan fue cargado al SUI

7.2. Contratos de Obra

7.2.1. Contrato de Obra 001 de 2017

Se realizó visita de obra entre Calle 7 Sur entre Carrera 14 y 15 y en dialogo con el presidente de la J.A.C el señor Jorge Dario Velez Alvarez nos confirma la realización de la obra.

A. Se evidencio que la tapa de la cajilla se rompió después de 2 semanas por el

paso de los vehículos.





Rta: SE SUBSANA, como se evidencia en la foto:

7.2.2. Contrato de obra 062 de 2015

A. No se evidencia en la carpeta del contrato los informes parciales, pago de

seguridad social, las actas respectivas, etc. Rta: SE SUBSANA, Se evidencia en la carpeta del contrato el pago de la seguridad social y los informes parciales.

B. Se evidencio que se pagó el anticipo pero no se evidencia informes de avance, informes por parte de la interventoría y del supervisor, acta de comité de veeduría. Rta: SE SUBSANA, Se evidencia en la carpeta del contrato el pago de la los informes parciales, conformación del comité de veeduría.

7.2.3. Contrato de Obra 55 de 2013 Barrio California Al Rio Magdalena Tramo 1 Del K 0+00 A K0+750.00

A. Se evidencio que existe un hallazgo por parte de la contraloría General de la Republica en el comunicado No. 2017EE0063991 el cual dice que el canal se encuentra cubierto de escombros y especialmente de hierba y arbusto, lo cual en la actual auditoria se evidencio que aún no se ha hecho nada al respecto ya que se está ejecutando este contrato pero una parte del mismo no se ha intervenido corroborando lo que dice el respectivo ente de control.





Rta: SE SUBSANA, el canal fue construido como se muestra en las fotos:

B. No se evidencio excavación manual como dice en la minuta del contrato, ya que estaba una maquina realizando la excavación, es de aclarar que la excavación con maquia es menos costosa que la excavación manual lo cual los rubros presupuestados en el contrato no corresponden a los reales. Rta: SE SUBSANA, el contrato fue ejecutado y liquidado en la fecha 8 de Mayo de 2018.

C. Se evidencio que este contrato por permisos con la CAM no se había podido ejecutar, esto hace que la empresa al no prever las necesidades y requerimientos en cuanto a permisos para su correcta ejecución ocasiona que se incurra en demoras perjudicando el plan de acción y presupuesto de la empresa. Rta: SE SUBSANA, el contrato fue liquidado en la fecha 8 de Mayo de 2018.

7.2.4. Contrato de Obra 02 de 2017 Carrera 15 entre Cll 2 Sur y Rio del Oro

A. Según el Señor Ronaldo Herrero y la Señora Rosalina Vargas se evidencio que

el sumidero de la Calle 15 con Cr 2 sur esquina no da abasto debido a que cuando llueve fuerte colapsa inundando las casas ubicadas cerca.





Rta: SE SUBSANA, se evidencio que se el agua que baja de las calles aledañas se va para el BOXCOULVERT.

B. Se evidencio que la reja del BOX COULVERT no tiene la capacidad suficiente de evacuación ya que cuando hay fuertes lluvias no evacua el agua haciendo que se inunden las casas que se encuentran aledañas a este como lo dijo el señor Miller Trujillo ubicado en la call 2 sur No. 15-75 el cual se le inundo la casa teniendo grandes pérdidas materiales como se muestra en las fotos. Rta: SE SUBSANA, se corroboro con la comunidad que no se han vuelto a presentar inundaciones.

7.2.5. Contrato de obra 044 de 2015

A. Se evidencio que a la fecha no se ha liquidado el contrato. Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 y se evidencia que el contrato ya se encuentra liquidado con fecha 13 de Diciembre de 2016

Calles 22ª a 20 y carrera 63 y 74

B. Se evidencia que el contratista inicio obra pero no la ha finalizado y la comunidad está la espera de la culminación ya que pretenden construir en la zona. Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 y se evidencia que el contrato ya se encuentra liquidado con fecha 13 de Diciembre de 2016

C. A la fecha de la visita de obra, se evidencio que faltan 8 domiciliaras por instalar. Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 y se evidencia que el contrato ya se encuentra liquidado con fecha 13 de Diciembre de 2016

D. Se evidencia que fluyen aguas negras entre las casas. Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 y se evidencia que el contrato ya se encuentra liquidado con fecha 13 de Diciembre de 2016

E. Se evidencio que hay un descenso de aguas negras de terrenos aledaños que se encuentran ubicados arriba de la zona de influencia





Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 y se evidencia que el contrato ya se encuentra liquidado con fecha 13 de Diciembre de 2016

F. Se contactó con la señora Olga Beatriz Triana, identificada con C.C. 40.779.189 habitante de la zona, quien afirmo que en días pasados había radicado un derecho de petición en EPN debido a que el contratista no había finalizado la obra dejando en peligro constante a la comunidad por la fluidez de aguas negras por la zona. Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 y se evidencia que el contrato ya se encuentra liquidado con fecha 13 de Diciembre de 2016

G. Se contactó con la señora Sandra Quirigua identificada con C.C. 55.179.377 con

domicilio en la Cll 20B No. 62-69 dijo que ya se le había instalado la cometida pero que no se le ha realizado la conexión a la red principal y así habían varias casas. Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 y se evidencia que el contrato ya se encuentra liquidado con fecha 13 de Diciembre de 2016.

H. Se evidencia que el contratista no le suministra elementos de proteccion personal

a los operarios ya que tienen os guantes rotos, las botas son sin puntera y no tienen dotacion como se muestra en la foto. Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 y se evidencia que el contrato ya se encuentra liquidado con fecha 13 de Diciembre de 2016.

I. Las herramientas utilizadas por los operarios es de propiedad de ellos no del contratista. Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 y se evidencia que el contrato ya se encuentra liquidado con fecha 13 de Diciembre de 2016

J. Las herramientas se encuentran en mal estado ocacionando que el trabajor no realice su trabajo con las optimas condiciones para su desempeño. Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 y se evidencia que el contrato ya se encuentra liquidado con fecha 13 de Diciembre de 2016





K. No se evidencia dentro de la carpeta del contrato el pago de los aportes a la seguridad social de los siguientes operarios encontrados en obra:

NOMBRE C.C.

PEDRO GILBERTO ASTUDILLOS 4.897.575

JUAN DE JESUS PERDOMO GUTIERREZ 4.923.663

HUMBERTO PERDOMO GUTIERREZ 12.131.681

JOSE ISRAEL BETANCURTH 1.117.806.355

ALFREDO DIAZ YEPEZ 93.47.784

Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 y se evidencia que el contrato ya se encuentra liquidado con fecha 13 de Diciembre de 2016


A. Se evidencio que el folio 207 no corresponde a esa parte de la carpeta, debe estar ubicado en la propuesta del oferente. Rta: Se subsana, se evidencia acta de liquidación del 07 de Diciembre de 2016.

B. No se evidencia la liquidación del contrato pese a que ya expiro el plazo inicial y adicional pactado por las partes dentro del contrato. Rta: Se subsana, se evidencia acta de liquidación del 31 de Mayo de 2017.

7.2.7. Contrato de Obra No. 061 de 2015

A. No se evidencia finalización del contrato ya que en la carpeta no se encuentra el acta de liquidación, ni informe final, este contrato tiene como fecha de inicio el 26 de enero de 2016 y de duración 90 días calendario. Rta: SE SUBSANA, se evidencio acta de liquidación el 22 de Diciembre de 2017.

B. No se evidencia en la carpeta del contrato los informes parciales, pago de

seguridad social, las actas respectivas, etc. Rta: Rta: SE SUBSANA, se evidencio acta de liquidación el 22 de Diciembre de 2017.





C. Se evidencio que se pagó el anticipo pero no se evidencio informes de avance,

informes por parte de la interventoría y del supervisor, acta de comité de veeduría. Rta: Rta: SE SUBSANA, se evidencio acta de liquidación el 22 de Diciembre de 2017.


A. No se evidencia finalización del contrato ya que en la carpeta no se encuentra el acta de liquidación, ni informe final, este contrato tiene como fecha de inicio el 12 de enero de 2016 y de duración 150 días calendario. Rta: SE SUBSANA, se evidencio acta de liquidación el 09 de Febrero de 2017.

B. Se evidencio un acta de recibo final con fecha 09 de febrero de 2017, pero no se

encontró acta de liquidación. Rta: SE SUBSANA, se evidencio acta de liquidación el 09 de Febrero de 2017.

C. No se evidencia diseños de planos e informes.

Rta: SE SUBSANA, se evidencio acta de liquidación el 09 de Febrero de 2017.


A. No se evidencia finalización del contrato ya que en la carpeta no se encuentra el acta de liquidación, ni informe final, este contrato tiene como fecha de inicio el 30 de diciembre de 2015 y de duración 90 días calendario. Rta: SE SUBSANA, se evidencio acta de liquidación el 10 de Mayo de 2016.






A. Se evidencio que las pruebas de laboratorio son muy dispendiosa para una sola persona, ya que requiere de manipulación de instrumentos y registrar los datos en la planilla. Rta: SE SUBSANA, ya que desde que se encuentra el pasante, este hace el acompañamiento a la recolección de muestras.

B. Se evidencia, que el vehículo en el que actualmente se realiza el recorrido para realizar las muestras no es el adecuado, ya que las muestras se colocan en la parte de atrás expuestas al sol, a pesar que estas van almacenadas en una nevera altera las condiciones físico químicos de las mismas. Rta: SE SUBSANA, actualmente se está haciendo la recolección de las muestras en una camioneta doble cabina.

C. La persona que realiza la muestra debe tener unos EPP, adecuados para la labor en la actualidad solo se le suministra guantes de látex y tapa bocas. Rta: SE SUBSANA, ya cuentan con estos elementos.

7.3. LAVADEROS DE CARROS

NOMBRE DIRECCIÓN OBSERVACIONES FOTO

ServiAutos La 64

Cll 64 No. 1-39

No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado. SE SUBSANA






No se evidencia que el lavadero cuente con cta con las Ceibas SE SUBSANA

Se evidencia que el lavadero carece de un buen sistema de trampa de grasas. SE SUBSANA

Planet Whas Cr 1 No. 62-77

No se evidencia que el lavadero cuente con cta con las Ceibas. SE SUBSANA

7.4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

A. Se evidencia que los formatos de los registros cargados a la página están

desactualizados ya que el logo no corresponde con el actual, esto puede incurrir en no conformidades para el S.G.C., a continuación se enumeran los formatos:

o Acta de Visita Alcantarillado VACTOR AL-FR-03 o Formulación de Proyectos de Alcantarillado AL-FR-04 o Ejecución de Proyectos Alcantarillado SUI AL-FR-05 o Redes de del sistema de Alcantarillado SUI AL-FR-06

Rta: SE SUBSANA, se verifico en la pagina WEB y se encuentran actualizados con el respectivo logo.

B. Se evidencia que el formato de solicitud de certificación de viabilidad y

disponibilidad inmediata de servicios públicos que se encuentra en la página web es diferente al entregado al solicitante a la hora de requerir el certificado. Rta: Se subsana, el documento se actualizo según el sistema de gestión de Calidad.





7.5. LABORATORIO

7.5.1. INSTALACIONES

A. Se evidencio que en el baño, en la entrada y en el Área de Ensayos el drywall del techo se cayó debido a las fuertes lluvias, lo cual es riesgoso para los funcionarios del laboratorio debido que existen hongos .

Rta: SE SUBSANO

B. Se evidencio que existen químicos vencidos lo cual es perdida para la empresa

ya que no se lleva un control de inventarios.

Rta: SE SUBSANO

C. Se evidencio deterioro y grietas en las paredes y pisos del laboratorio en varios puntos como se muestra en las fotos, lo cual expone a los funcionarios a riesgos locativos y además no permite la esterilidad de dichas zonas lo cual puede generar condiciones inestables para el procesamiento de los análisis:

Rta: SE SUBSANO

7.5.1.1. Recepción y cafetería

A. El aire acondicionado de la recepción presenta gotera permanente de agua

ocasionando humedad en la pared y en el piso, lo cual puede ocasionar un riesgo de accidente a los funcionarios por deslizamiento. Rta: SE SUBSANA, debido a que el aire acondicionado ya no presenta humedad.

7.5.1.2. Área de Análisis

A. Se requiere retirar el esmalte de los pisos de esta área ya que este no es necesario y se encuentra en mal estado. Rta: SE SUBSANA, ya que se evidencia que se corrigió esta falencia.





7.5.1.3. Área de Ensayo

A. Se evidenció desorganización en esta área ya que se observó que los equipos y

herramientas se encuentran hacinados y en desorden. Rta: SE SUBSANA, como se evidencia en la foto ya se encuentra organizada.

7.5.1.4. Área de Lavado y Esterilización

A. Se evidencia humedad en la pared

B. Se evidencia filtración de agua por el aire acondicionado

C. Se evidenció filtración en todo el bajante del lavaplatos

Rta: SE SUBSANO, Se evidencio que se realizó adecuación a las humedades.

7.5.1.5. Área de siembra

A. Se evidenció que el recubrimiento de los pisos de esta área está en mal estado.

Rta: SE SUBSANO. Se realizó el cambio de piso.

B. Se evidencia que los pisos y los mesones no son adecuados para las actividades

que se desarrollan en esta área ya que estas requieren de un alto grado de esterilización

Rta: SE SUBSANO.

7.5.1.6. Área de registro de Datos y Área de preparación de Medios

A. Se evidenció que el recubrimiento de los pisos en estas áreas está en mal

estado. Rta: SE SUBSANO.





7.5.1.7. Equipos de Microbiología

7.5.1.7.1. Área de Equipos Especiales

A. Se encontraron elementos químicos los cuales están expuestos a altas

temperaturas ya que en esta área se encuentra sometida durante todo el día al sol lo cual pone en riesgo la integridad física de los funcionarios, las propiedades química de los productos y combustión de los químicos ocasionando incendios o explosiones. Rta: SE SUBSANO. Se instaló aire acondicionado pero los productos continúan expuestos a la luz solar directamente en el área física química y microbiológica.

7.5.2. Control de Documentos

A. Los registros de los análisis Físicos Químicos no se encuentra diligenciados en su totalidad, pendientes de firmas, fechas, punto de toma de muestra:





7.6. PLANTAS DE TRATAMIENTO

7.6.1. PLANTA DE TRATAMIENTO JARDÍN

A. No se le realiza un mantenimiento especializado a los cloradores

Rta: SE SUBSANA, se evidencia que se le realizo mantenimiento en la presente vigencia.

B. No existe personal idóneo para la reparación de cloradores.

Rta: SE SUBSANA, Se verifico en la auditoria de 2018 y a los operadores de planta se capacitaron para cambiar los cilindros de los cloradores.

C. Se evidencia que el actuador del Filtro No. 2, cuando se lava, este no funciona

ya que no cierra y deja pasar el agua de lavado a los tanques de almacenamiento de agua tratada. Rta: SE SUBSANA, se evidencio que está funcionando correctamente.

D. Se evidencio que el flotador de nivel de agua del tanque elevado se encuentra

dañado ya que el agua se riega cuando llega a su nivel máximo generando desperdicio de esta. Rta: SE SUBSANA, se evidencio que está funcionando correctamente.

E. Se evidencio que la báscula de peso del área de cloro no funciona.

Rta: SE SUBSANA, se evidencio que está funcionando correctamente.

7.6.2. PLANTA DE TRATAMIENTO RECREO

A. No se evidencio un macromedidor en la salida del agua tratada.

Rta: Se subsana.

B. Se evidencia que las tapas de los tanques de almacenamiento de agua tratada son muy pesadas para la manipulación constante por parte de los operarios ya que estas están elaboradas en concreto, por tal motivo estás siempre





permanecen destapadas, lo cual expone a altos riesgos de accidentes a los operarios y además compromete la calidad del agua. Rta: SE SUBSANO, Se evidencio que hicieron estas tapas en Alfajor.

C. Se evidencio que la válvula de salida del agua del tanque de almacenamiento de

agua tratada no se le ha hecho mantenimiento. Rta: SE SUBSANO, Se realizó un contrato con el Señor Gonzalo Otalora para realizar mantenimiento a todas las válvulas de la planta.

D. No se evidencio que se lleve registro de la prueba de jarras ya que a la hora de

la auditoria los formatos se encontraban sin diligenciar Rta: SE SUBSANO, se evidencio los registros.

E. Se encontró durante todo el proceso peces muertos y en el canal de desagüe de los sedimentadores peces vivos lo cual alcanzaron a pasar dos partes del proceso de Floculación y Sedimentación. Rta: SE SUBSANA, se evidencia que se no se volvió a presentar esta problema en la planta ya que se puso una malla en la salida dl agua del reservorio.

F. No se evidencia un parámetro de medida exacta del agua que entra a este módulo.

Rta: SE SUBSANA, se evidencia macromedidor de entrada a la planta.

7.6.2.1. MODULO 1

A. Falta de mantenimiento a la válvula de entrada en el módulo 1.

Rta: SE SUBSANO, Se realizó un contrato con el Señor Gonzalo Otalora para realizar mantenimiento a todas las válvulas de la planta.





B. Se evidencia que no se le ha hecho mantenimiento resiente a la válvula de entrada ya que el ultimo mantenimiento se le realizo hace aproximadamente 3 años por medio del contrato No.008 de 2013 Rta: SE SUBSANO, Se realizó un contrato con el Señor Gonzalo Otalora para realizar mantenimiento a todas las válvulas de la planta.

C. Se evidencia que hay pérdida permanente de agua tratada, por las fugas que se

presentan en 3 válvulas de 8” y muros con filtración. Rta: SE SUBSANO, Se realizó un contrato con el Señor Gonzalo Otalora para realizar mantenimiento a todas las válvulas de la planta.

D. Se evidencia que la válvula del vertedero general es manual y no se le ha hecho

mantenimiento, por tal motivo un solo operario no la puede manipular ya que no se encuentra lubricada. Rta: SE SUBSANO, Se realizó un contrato con el Señor Gonzalo Otalora para realizar mantenimiento a todas las válvulas de la planta.

E. Las válvulas de los floculadores son manuales y no se le ha hecho

mantenimiento, por tal motivo un solo operario no la puede manipular ya que no se encuentra lubricada. Rta: SE SUBSANO, Se realizó un contrato con el Señor Gonzalo Otalora para realizar mantenimiento a todas las válvulas de la planta.

7.6.3. PLANTA DE TRATAMIENTO KENNEDY

A. Se evidencio que el área de almacenamiento de cloro es insegura y no es

adecuada ergonómicamente, ya que pone en riesgo la salud y la vida del operario debido a que existe un puente grúa solo para subir y bajar los cilindros del cloro que pesan aproximadamente 1 ton, el operario debe mover manualmente los cilindros hasta ubicarlos en el lugar deseado para su descargue, se evidencia que las conexiones para la salida del cloro son tubos metálicos sin ninguna protección ni señalización lo cual puede ocasionar un accidente por tropiezo y rompimiento del tubo.





Rta: SE SUBSANA, En el seguimiento en la auditoria del 2018 se evidencio que tecnificaron e instalaron alarma por si se presenta alguna fuga.

B. Se evidencio que la sala de conducción carece de iluminación.

Rta: SE SUBSANA, se evidencio que se encuentra iluminado.

7.7. BOCATOMA EL GUAYABO

A. No se evidencia señalización en la zona de captación que permita la

seguridad de los funcionarios que laboren en la bocatoma y visitantes: Rta: Se subsana.

B. En el proceso de captación se evidencio deterioro en las barandas y las vías

de acceso. Rta: Se subsana, se le hizo mantenimiento a las barandas.

C. En el área de los desarenadores la iluminación es deficiente en las horas de

la noche solo funciona 5 bombillos. Rta: Se subsana, se puso nueva luminaria ya que la solar no funciona correctamente.

D. Se evidencio dañada la motobomba de gasolina en el volante de encendido,

por lo cual el operario utiliza un laso para encenderla situación que puede





ocasionar un accidente de trabajo. Cabe resaltar que este equipo es indispensable para el mantenimiento de los desarenadores. Rta: Se subsana, se le hizo mantenimiento a la motobomba y esta trabajo bien.

E. Se evidencio que el sello de la motobomba de 3” eléctrica no funciona bien,

ya que se filtra el agua por el mismo y presenta corto cuando se enciende. Rta: Se subsana se le hizo mantenimiento

F. La válvula de desagüe no se puede abrir pues no alcanza la barra unos 20cm

para poder ser manipulada. Ver registro fotográfico. Rta: Se subsana, le alagaron a las barras.

G. Se evidencio que la estructura de la caseta del operario se encuentra con

grietas y alto riesgo eléctrico por las instalaciones inadecuadas que esta tiene tampoco cuenta con una unidad sanitaria ni agua potable para el consumo. Rta: Se subsana, se le hizo nueva caseta pero sin puerta.

H. Se evidencio que las alarmas de la red integral de monitoreo es operada

desde la Universidad Surcolombiana y estas no están en funcionamiento lo cual este tipo de instrumento debería ser una herramienta conjunta por la funcionalidad que esta presta en caso de una emergencia como una avalancha. Tampoco se tiene las llaves de la alarma manual que se encuentra ubicada a un costado de la casa del operario de la bocatoma. Rta: Se les hizo mantenimiento en agosto de 2018 y está funcionando bien.

7.8. ACTAS DE VISITA VACTOR

A. Se evidencia que se hacen servicios de vactor dentro de los conjuntos cerrados

sin cobro ya que según la Sub-Gerencia Comercial no hubo cobro por el servicio de vactor para el año 2016, como se muestra en el acta No. VAC-013-05042016 y No. VAC-046-06042016, a pesar que se ha pagado por mantenimiento un valor aproximado a $191.740.099.00 relacionados en los contratos No. 10 de 2016 y 20 de 2016 de suministro y 106 de 2016 Orden de Servicio, sin contar con el





pago de combustible lo cual se evidencia que se ha pagado una suma alta para que no haya cobrado en el 2016 por este servicio.

Rta: Se subsana, se evidencia recaudo por parte de la subgerencia comercial por el servicio del vactor.

8. HALLAZGOS NO SUBSANADOS DE VIGENCIAS ANTERIORES

8.1. VIGENCIAS ANTERIORES

8.1.1. Contratos de Obra

A. No se evidencio que los trabajadores estuvieran utilizando los elementos de protección personal y la dotación ya que su vestimenta no era la adecuada para este tipo de trabajos. Cabe recordar que las obras realizadas por los contratistas no están cumpliendo con esta actividad descrita en los contratos “Suministrar la dotación de Seguridad Industrial al personal que utilice en la ejecución de las obras” ya que esto se viene presentando desde años anteriores como se evidencio en el contrato de obra No. 28 de 2012, 27 de 2012 y 32 de 2012 y 55 de 2013. Rta: No se subsana ya que se siguen presentando trabajadores sin los elementos de protección personal en las obras. En cuanto al cumplimiento de este tipo de actividades en cabeza de los contratistas, dicha actividad de vigilancia recae directamente en los supervisores del contrato los cuales están en la obligación de reportar dicho incumplimiento y de ser necesario para la obra hasta tanto de cumpla con las condiciones mínimas de seguridad y salud en el trabajo, para ello es importante que la subgerencia técnica de traslado a la oficina de recursos humanos con el fin de gestionar una capacitación en este tema a todo el personal que hace las funciones de supervisores en los contratos de obra.

8.1.1.1. Contrato de obra 055 de 2015

Según el seguimiento a la auditoria Interna de la vigencia de 2018 estos hallazgos NO se han subsano, teniendo en cuenta que los ítems evidenciados en la auditoria anterior persisten por cuanto la obra se encuentra suspendida ya que no se ha recibido por





parte de INVIAS un permiso requerido para la finalización de la obra. Según el acta de suspensión existente en la carpeta del contrato, las obras debió haberse reiniciado el 31 de agosto de 2016 y hasta la fecha este plazo no ha sido ampliado como tampoco se ha dado inicio a la obra nuevamente.

A. No se evidencia finalización del contrato ya que en la carpeta no se encuentra el acta de liquidación, ni informe final, este contrato tiene como fecha de inicio el 18 de Diciembre de 2015 y de duración 180 días calendario. Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 se evidenció que este contrato no se ha liquidado ya que el contrato está pendiente de liquidación porque hace falta que el contratista e interventor entreguen el RETIE Y RETILAP.

B. Se evidencia que en el presupuesto de la propuesta suministrado por parte del contratista el valor parcial, el valor está mal calculado en todos sus ITEM. Rta: No se subsana, se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 se evidenció que no se ha subsanado, ya que la subgerencia técnica es la encargada de supervisar dichos contratos.

C. Se evidencio un acta de suspensión el 14 de junio de 2016 la cual es la misma fecha de terminación de la obra. Rta: Se le hizo seguimiento en la auditoria de 2018 se evidenció que este contrato no se ha liquidado ya que el contrato está pendiente de liquidación porque hace falta que el contratista e interventor entreguen el RETIE Y RETILAP.


Se evidencia que el contrato estuvo suspendido por más de un año y en el seguimiento del 2018 no se ha liquidado el contrato, razón por la cual no se encuentran informes de ejecución del contrato y pagos de seguridad social por tal motivo los hallazgos a continuación persisten:

A. No se evidencio ejecución completa de la obra, se evidencio que la obra se encuentra suspendida. Rta: No se subsana ya que a pesar que se evidencia la obra, no se ha liquidado el contrato y no se evidencia acta el suspensión ya que la última acta de





suspensión que reposa en la carpeta del contrato tiene fecha de 30 de Diciembre de 2015 con nueva fecha de terminación en Abril de 2016 y a la fecha no se evidencia la liquidación o una acta de suspensión.

B. Se evidencio que el contratista dejo escombros en el lugar de la obra como se muestra: Rta: No se subsana, ya que hasta que no se liquide el contrato no se puede corroborar esto con la visita de obra.

8.2. AUDITORIA 2017

8.2.1. HALLAZGOS GENERALES

A. No se evidencia un inventario actualizado donde se refleje el estado real de los

contratos de obra.





Rta: No se subsano, ya que no se evidencia dicho inventario; la subgerencia técnica como supervisora de los contratos de obra es la encargada de estar al tanto de cada uno y documentado del avance de la obra y las novedades por si algún ente de control o dependencia lo requiere tener la información de manera oportuna y al día.

B. No se evidencia que los trabajadores cuenten con la dotación necesaria para este tipo de actividades en aguas negras. Este hallazgo se ha venido presentando en varios contratos de vigencias anteriores y no se han tomado las medidas al respecto para subsanarlo como se pudo evidenciar en los contratos de obra No. 28 de 2012, 27 de 2012 y 32 de 2012, 06 de 2017.

8.2.2. CONTRATOS

8.2.2.1. Contrato de Prestación de Servicio No. 085 de 2016

A. No se evidencio el producto de las siguientes actividades contractuales descritas

en el contrato:

“Participar en la elaboración del censo de las Empresas que vierte las aguas residuales a la red pública”, debido a que no existe censo a la fecha de dichas empresas.

“Interpretar los parámetros presentados por las Empresas en los análisis de laboratorio y dar su concepto si cumple o no, para proceder a su registro, debido a que no se evidencio los registros”, ya que solo se pudo evidenciar el Informe de resultados de la caracterización fisicoquímica y microbiológica de las aguas servidas del municipio de Neiva – Huila y evaluación de su efecto sobre el rio magdalena elaborado por la Empresa contratista Construcsuelos Suministros LTDA.

“Participar en la revisión implementación del Sistema de Gestión

ambiental de la Empresas Publicas de Neiva”, ya que en la solicitud de información no se suministró dicha información y no se pudo corroborar este ítem.





Rta: No se subsana

B. Se evidencio que los pagos de seguridad social no correspondían al porcentaje según el monto del salario, los pagos de seguridad social se debían hacer por un valor base de $ 1.120.000, y la contratista lo hacía sobre el mínimo, solo hasta el pago de la seguridad social de noviembre cotizo por el porcentaje correcto. Rta: No se subsana, no se evidencio soporte del pago de la seguridad social reliquidando los meses que dejo de pagar sobre el porcentaje correcto.

8.2.2.2. Contrato de Consultoría 08 de 2016

A. Se evidencio a la fecha de la auditoria que el contrato se había culminado en

plazo para el 7 de Enero de 2017, sin embargo no se encontró acta de finalización, acta de liquidación e informe final del supervisor. Rta: En el seguimiento de la auditoria de 2018 se evidencio que no se ha liquidado ese contrato, ya que el contrato se encuentra suspendido desde el 3 de Enero de 2017 ya que se requiere una viabiliacion por parte del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio.

B. Se evidencio que a la fecha se le han realizado pagos por $ 144.701.184, más de la mitad del valor total del contrato, es decir estando pendiente por pagar un total de $36.175.296 y aun no se encuentra en la carpeta el contrato copia u original de Diseño de redes hidráulicas, sanitarias y aguas lluvias, presupuesto y APUS de los diseños elaborados. Rta: No se subsana, aunque se evidencia los APU, no se evidencia la liquidación del contrato por tanto no ha sido aceptado por parte de la empresa.

8.2.2.3. Contrato de Interventoría 02 de 2016

A. Se evidencia en el folio 130 una cuenta de cobro del contratista por valor de

$26.217.139.98 correspondiente a honorarios, y en el folio 131 la certificación del supervisor donde certifica el cumplimiento del contratista a cabalidad, incluyendo el pago de seguridad social, de las cuales no se evidencio la planilla no. 230483819, se certifica entre las 4 planillas relacionadas un pago por concepto de seguridad social de $1.587.720 dicho monto no cubre el 40% como lo indica la ley 100 de 1993.





Rta: No se subsana

8.2.2.4. Contrato de Obra 02 de 2017 Y 10 DEL 2016

Carrera 15 entre Cll 2 Sur y Rio del Oro

A. Según el Señor Ronaldo Herrero, ubicado en la Cll 2 Sur No. 19ª – 76, habitante del sector, no está conforme con la obra debido a que por los sumideros se percibe un olor a fétido ya que según el Bypass no funciona correctamente o no tiene bypass lo cual hace que los malos olores de la red de alcantarillado salgan a la calle. Rta: No se Subsana, en el seguimiento de la auditoria de 2018, se evidencio y se corroboro con la comunidad que los malos olores persisten, lo cual ha hecho que los habitantes del sector taponen el alcantarillado como se evidencia en la foto:

8.2.2.5. Contrato de Obra 06 de 2017

Calle 72ª Entre Cr 1BW y Cr 2W y empates con la CR 1BW con calle 73 esquina,

Cr 2W con calle 73 esquina.

A. Se evidencio que un menor de edad estaba trabajando en la obra llamado Eimer Firigua, el cual no se encontraba afiliado a seguridad social.





Rta: No se subsana, a pasar que el contrato de obra 06 de 2017 ya se liquidó, no se han tomado las medidas por parte de los supervisores para mitigar esto, ya que se evidencio en otros contratos de obra como 174 de 2018 personal con documento que no aparece en el sistema de seguridad social se presume que sea un menor.

8.2.3. LAVADEROS DE CARROS



A. No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado. NO SE SUBSANA la cuenta que están relacionando no existe en el sistema de información comercial por lo tanto no hay registro de los






metros cúbicos que paga el usuario. CTA 10100250. Como lo relaciona el proceso que paga 155 m3/mes.

Car Center Spa

Cll 6B No 6-26

A. No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado. NO SE SUBSANA, No se pudo evidenciar la información en el sistema comercial que este usuario exista con el número de cuenta que relaciono en su respuesta, Codigo del usuario No. 170126100 paga un promedio de 133 m3/ mes.

ServiAutos Neiva

Av Circu. No. 5A-11

A. No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del






aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado. NO SE SUBSANA, De acuerdo a la respuesta suministrada por el proceso Este lavadero no tiene registro de vertimientos ante las ceibas empresas públicas de Neiva, pero se le ha notificado por escrito y también se le ha hecho visita técnica solicitando la documentación y el registro de vertimientos.

Servi-Autos El Malecon

Cr 1 No. 10-40

A. No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado. NO SE SUBSANA, De acuerdo a la respuesta suministrada por el proceso Este lavadero no tiene registro de vertimientos ante las






ceibas empresas públicas de Neiva, pero se le ha notificado por escrito y también se le ha hecho visita técnica solicitando la documentación y el registro de vertimientos.

ServiExpress Av Circu. No. 9-108

A. No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado. NO SE SUBSANA, De acuerdo a la respuesta suministrada por el proceso Este lavadero no tiene registro de vertimientos ante las ceibas empresas públicas de Neiva, pero se le ha notificado por escrito y también se le ha hecho visita técnica solicitando la documentación y el registro de vertimientos.






Auto Servicio La 9

Av Circu. No. 9-40

A. No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado con Cta No. 14011600. NO SE SUBSANA, según lo informado por el proceso Este lavadero no tiene registro de vertimientos ante las ceibas empresas públicas de Neiva, pero se le ha notificado por escrito y también se le ha hecho visita técnica solicitando la documentación y el registro de vertimientos.

Auto Centro La Gaitana

Av Circu. No. 1H-06

A. No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red






de alcantarillado. NO SE SUBSANA. Ya que en el sistema de información comercial solo registra pago por concepto de vertimiento de $ 929.630.

Mullti Servicio Pelaes

Via Vega Larga

A. No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado. Analizada la respuesta por el proceso este hallazgo NO SE SUBSANA.

B. No se evidencia que el lavadero cuente con cta con las Ceibas. NO SE SUBSANA

Wahs App Cll 19 No. 38-14

A. No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita






cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado. NO SE SUBSANA.


Rojo y Negro Cr 20 No. 27-32

A. No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado. NO SE SUBSANA Cta No. 111052300, según la información suministrada en el sistema comercial.

Sin nombre Cr 16A No. 27-04

A. No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros






cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado. NO SE SUBSANA Cta No. 300134400, no se evidencio en el sistema de información comercial.

MotoRepuesto El cura

Cr 16 No. 50-73

A. No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado. NO SE SUBSANA


A. No se evidencia una gestión por parte de la empresa para hacer seguimiento y control de manera pertinente sobre los m3 que vierten los lavaderos sobre nuestra red de alcantarillado por lo cual se ha dejado de percibir dichos ingresos afectando el flujo financiero de la empresa. Rta: No se subsana ya que en la revisión de las carpetas de los lavaderos por parte de una profesional experta en Ing. Ambiental, no evidencio aforo para el cobro del uso del alcantarillado.





8.2.4. ACTAS DE VISITA VACTOR

A. Se evidencio que existen actas de visita de vactor sin nombre del usuario, fecha

de emisión, orden de visita para verificar la veracidad de la visita como se muestra en la foto:

Rta: No se subsana ya que en el seguimiento de las actas del Vactor se siguen presentando estas falencias como se evidencia en las actas VAC-94013, VAC-97506, VAC-U097, entre otras. B. Se evidencia falta de coordinación y trazabilidad de las órdenes de servicio del

vactor. debido a que los operarios realizan la visita en el vehículo y cuando llegan al lugar de trabajo se les informa por parte de la ciudadanía que se requería una labor diferente o ya se ha realizado el trabajo, lo cual el operario escribe en el acta: “Es para limpieza y por el momento no se están realizando limpieza” o “El vactor viejo ya había realizado destaponamiento” esto evidencia fuga de recursos ya que no se realiza el trabajo y si se hace la visita, como se muestra en las ordenes de visita numero:

VAC-054-30032016

VAC-036-30032016

VAC-033-01042016

Rta: No se subsana ya que en el seguimiento de las actas del Vactor se siguen presentando estas falencias como se evidencia en las actas VAC-99379, VAC-100113, VAC-99403, entre otras.

C. Se evidencia que hay tramos de la red de alcantarillado que requieren de mayor

atención debido que se según al acta de servicio No. VAC-048-12042016 y VAC-049-1842016 con dirección Cr 8 entre 6 y 7, se realizó dos taponamiento de la red 3 veces en 15 días. Rta: No se subsana ya que en el seguimiento de las actas del Vactor se siguen presentando estas falencias como se evidencia en las actas VAC-103536, VAC-102416, VAC-102449, entre otras.

D. Se evidencia que algunas fechas de ejecución de las Actas del servicio de Vactor no corresponde a la fecha real, ya que la fecha del reporte por parte del usuario es posterior a la fecha de la visita. Por ejemplo se puede observar en el Acta No.





VAC-054-23052016 que tiene fecha de ejecución 20 de Mayo de 2016 y la fecha del reporte fue 23 de Mayo de 2016.

Rta: No se subsana ya que en el seguimiento de las actas del Vactor se siguen presentando estas falencias como se evidencia en el acta VAC-104735.

E. Se evidencias actas que no están llenas en su totalidad y no se puede ver si el

requerimiento fue por medio del call center o por derecho de petición para hacer la trazabilidad de la solicitud.

Rta: No se subsana.

8.2.5. PROPUESTA META DE REDUCCIÓN CARGA CONTAMINANTE DBO5 Y

SST

A. Se evidencia que el documento de Índice de Reducción de Cargas se encuentra

vigente hasta el 2018, sin embargo se evidencio que este se encuentra desactualizado en el cronograma de actividades a ejecutar en el quinquenio para la reducción de cargas contaminantes, con fecha de inicio en el semestre B del 2013 hasta el año 2018 en donde se tenía programado para el 2015 y 2016 la construcción de la PTAR, obra que a la fecha no se ha realizado, por tal motivo no se ha cumplido con los compromisos adquiridos con la CAM. Rta: No se subsana ya que no se ha actualizado el documento.

B. Se evidencia que es de suma importancia la construcción de la PTAR ya que se tiene un afluente que descarga por lo menos el 90% de las aguas servidas de Neiva hacia el rio Magdalena y no se tiene ningún tipo de tratamiento, esto es perjudicial para la integridad de las personas que viven aledañas a los vertimientos, aumentando la contaminación del mencionado rio e incumpliendo con la normatividad vigente según el Decreto 3930 de 2010. Rta: No se subsana ya que no se ha actualizado el documento.

8.2.6. PLANTAS DE TRATAMIENTO AGUA POTABLE

A. Se evidencia que no se están manejando registros de los reportes de daños que

se presentan en las plantas y bocatomas, solo se deja evidenciado en la bitácora





o se reportea el daño de manera verbal esto hace que no se lleve trazabilidad del daño poniendo en riesgo el funcionamiento de las plantas y el deterioro de los equipos. Rta: No se subsana, a pesar que el formato se encuentra en el S.G.C., no se emplea cuando hay daños.

8.2.6.1. PLANTA DE TRATAMIENTO JARDÍN

A. Se evidencian falencias en la planta de tratamiento por falta de mantenimiento

preventivo y correctivo como se lista a continuación:

1. Los filtros externos los cuales son 5, se colmatan muy rápido porque la filtración

es lenta, lo cual hace que toque hacer mantenimiento constantemente, esto hace que se presente perdida de agua tratada. Rta: Se verifico en la auditoria de 2018 y no se subsana ya que a pesar que estos filtros se encuentran en mantenimiento, les están cambiando la capa de antracita y gravilla aun no se encuentran en funcionamiento.

2. El barrelodo no funciona.

Rta: Nos informa el operador de la planta que estos no se encuentran en funcionamiento hace tiempo. Se realizó consulta en la oficina Jurídica para saber cómo va el proceso, mencionado en auditorias anteriores pero estos nos informan que no existe ningún proceso de tipo judicial, que existe es un proceso de tipo fiscal No. 2014-1348 1004 el cual se encuentra en la Contraloría General.

3. Los actuadores de los filtros son obsoletos.

Rta: Se verifico en la auditoria de 2018 y aún persiste este hallazgo.

4. Filtro No. 2: la cámara de inspección tiene una fuga.

Rta: Se verifico en la auditoria de 2018 y aún persiste este hallazgo.





5. No existen planos hidráulicos de la planta. Rta: Se verifico en la auditoria de 2018 y aún persiste este hallazgo.

6. De 3 motores de aireado para el lavado de filtros solo uno se encuentran en funcionamiento, los otros 2 no funcionan. Rta: Se verifico en la auditoria de 2018 y aún persiste este hallazgo.

7. Se evidencia humedad y filtración de agua en el área de filtros (Cuarto de máquinas). Rta: No se subsano, continua la filtración por parte de los tanques de filtros.





8. No se evidencia que se le hubiera hecho mantenimiento a los tanques de almacenamiento de agua tratada ya que hace aproximadamente un año no se le hace mantenimiento a esos tanques. Rta: Se realizó mantenimiento solo al tanque No.1 en el mes de Enero-2017, y al 4 y 5 en la presente vigencia, quedo pendiente los otros tanques por lo tanto este hallazgo aún persiste para la auditoría realizada en el año 2018.

9. La celda de filtración su funcionamiento se hace basado en un cálculo

experimental del operario. Rta: No se subsana ya que no está en funcionamiento por falta de actuador.

10. Se evidencia que la válvula principal de entrada del aire a los filtros esta fuera de servicio. Rta: No se subsana

11. Se evidencia que El motor 1 y 2 de los filtros se encuentran dañados aproximadamente hace 4 años y el motor 3 en marzo se dañó. Rta: No se subsana

12. Se evidencia que las colmenas de los sedimentadores están en mal estado. Rta: No se subsana

13. Se evidencia que el desagüé del filtro No. 4 presenta fuga.

Rta: No se subsana

14. Se evidencio que los BCOP no funcionan ya que no están generando aire para

que limpie el lecho filtrante. Rta: No se subsana

15. Se evidencia fuga de agua en la pared aledaña al Filtro No 5.





Rta: No se subsana

8.2.6.2. PLANTA DE TRATAMIENTO RECREO



1. Se evidencia que la placa superior del tanque de almacenamiento presenta

grietas y hundimientos, la cual podría colapsar en cualquier momento. Rta: En el seguimiento en la auditoria de 2018 este hallazgo aún persiste.





2. Se evidencia que la planta eléctrica instalada no es suficiente para soportar la carga que generan todas las luminarias Rta: No se subsano

3. Se evidencia que el área de compresores de aire de auto lavado están por

debajo del nivel del suelo generando unos riesgos eléctricos ya que esta área no cuenta con un sistema de desagüe optimo que permita la evacuación de aguas lluvias. Rta: No se subsano, aún persiste este riesgo como se muestra en las fotos.





4. No se evidencia que se les haya hecho limpieza y lavado a los tanques de almacenamiento de agua tratada. Rta: No se subsano, ya que a la fecha no se evidencio un reporte de mantenimiento por parte del operario que atendió la visita.

5. No se evidencia una UPS que soporte el sistema eléctrico durante la transición

entre la energía externa y la planta de energía eléctrica interna, lo cual genera que se apaguen y se desprograme el sistema de los controles de válvulas y monitoreo, generando perdida de información. Rta: No se subsano

6. Se evidencia que los paneles de control de la planta funcionan a 220V, y estos

se encuentran dentro de la oficina del operador, generando un alto riesgo eléctrico para el mismo Rta: No se subsano, a pesar que se le hizo mantenimiento a la estructura de la planta y reubicaron la oficina del operador y estos paneles de control no los aislaron por el contrario, lo pusieron dentro de la oficina del operador.





7. Se evidencio en la entrada del cuarto de compresores, que los muros se están

deteriorando ya que se ven Bultos en Tierra sosteniendo las paredes para que no se derrumben. Rta: No se subsana

8.2.6.2.1. MODULO 1

1. El agua se está sobre dosificando ya que las paletas de los floculadores hace 6

meses se encuentran averiadas y hasta el momento no se han instalado por lo cual el agua pasa con una velocidad mayor y dificulta su tratamiento. Tambien Se evidencia una falla en el diseño de los canales ya que el agua pasa a gran





velocidad de los floculadores a los sedimentadores esto ocasiona que el agua pase con lodo y color como se muestra en la foto. Rta: Este hallazgo aún persiste ya que a pesar que estas paletas se instalaron en la ejecución del contrato de mantenimiento No. 008 de 2013 no se evidencia un correcto funcionamiento.

2. Se evidencia que la capa de carbono o antracita de los tanques de los filtros está desgastada lo cual no permite un filtrado óptimo. Y Se evidencio que el falso fondo del filtro esté funcionando correctamente, ya que nos informa el operario que estos se encuentran deteriorados.





Rta: No se subsano, Este hallazgo aún persiste ya que a pesar que se cambiaron los lechos filtrantes (antrasita) mediante la ejecución del contrato 010 del 2014.

3. Los tanques de filtrado se lavan cada 6 horas lo cual debería hacerse cada 24

horas ya que el módulo 1 no cuenta con el diseño adecuado para esta fase del proceso impidiendo que el proceso de coagulación tenga los tiempos necesarios para realizar esta etapa. Rta: Este hallazgo aún persiste pero estos lavados son repetitivos de acuerdo a la alta turbiedad que presenta el agua ya que este módulo uno no funciona como debe ser.

4. Se evidencia que los mandos del floculador y el sedimentador están unidos

ocasionando desperdicio de agua en el módulo 1. Rta: No se subsano

5. No se evidencia que los sedimentadores del modulo1 tengan desagüe para su

limpieza, ya que cuando se lavan los sedimentadores el agua con lodo pasa a los filtros. Rta: No se subsano

6. Se evidencia comején en el cuarto de compresores lo cual podría generar grietas en paredes y placas debilitando la infraestructura. Rta: No se subsano





7. El motor No. 6 de la válvula de desagüe del sedimentador No. 3 no funciona. Rta: No se subsano, aun continua dañado.

8. Se evidencia filtración en las paredes de la planta del módulo 1, ya que se desgasto el recubrimiento de las paredes del mismo como se muestra en la foto.





Rta: No se subsano

9. Se evidencia que el pasto está a ras con el borde de la piscina de filtrado

ocasionando que caiga mugre al agua ya tratada. Rta: No se subsano

10. Se evidencia la colmena de retención de velocidad de los sedimentadores están para cambios, se encuentra dañadas. Rta: No se subsana.





8.2.6.2.2. MODULO 2

1. Se evidencia que la válvula de filtración N. 2 y 3 del módulo 2 no se encuentran

en funcionamiento. Rta: No se subsano

2. En la galería de los filtros se evidencia filtraciones de agua.

Rta: No se subsano





3. Se evidencia que en el módulo de filtración el tablero de mando de control y

automatización de los filtros funcionan parcialmente. Rta: No se subsano

4. No se evidencia la línea de vida del módulo 2.

Rta: No se subsana. No se evidencia gestión por parte de la Subgerencia Técnica para ser trasladado al proceso Administrativo.

8.2.6.3. PLANTA DE TRATAMIENTO KENNEDY



1. Se evidencia que el nivel del pasto esta al mismo nivel del borde de los tanques

de almacenamiento ocasionando que caiga mugre a la piscina. Rta: No se subsano a pesar que se les puso reja a las piscinas pero la maleza la traspasa.





2. Se evidencio que el polvo que genera las vías alternas caen directamente a los tanques de almacenamiento lo cual con lleva a que se reduzca la vida útil de los filtros. Rta: No se subsano.

3. Se evidencia en el área de galería que las válvulas de los filtros tienen fugas, no está señalizado no cuenta con iluminación las paredes se encuentran con humedad y hongos y comejen, el piso se encuentra roto como se muestra en la foto.





Rta: No se subsana, a pesar que se mejoró bastante el tema de las humedades, aun se presentan y el comején sigue igual.

4. Se evidencia que no se le ha realizado mantenimiento a las válvulas de los filtros.





Rta: No se subsana

5. Los filtros 5 y 6 no se encuentran en servicio hace años, cuentan con válvulas para evitar el paso del agua las cuales se encuentran dañadas esto hace que el agua se pase a estos filtros lo cual ocasiona pérdidas de agua tratada.

Rta: No se subsana, se evidencia que aún tienen fugas de agua.

6. Se evidencia que existen fugas en las válvulas del sedimentador 1 y 2 y del

floculador ocasionando perdida de agua tratada.





Rta: No se subsana

7. Se evidenció que la válvula 1 del sedimentador No. 2 no funciona ya que tiene

fuga. Rta: No se subsana

8. La válvula de entrada de los sedimentares no se le ha realizado mantenimiento haciendo que el operario se le dificulte la manipulación. Rta: No se subsana

9. Se evidencio que el motoreductor del Floculador No. 2 presenta ruido anormal al trabajar lo cual alerta que requiere un mantenimiento correctivo. Rta: No se subsana

10. Se evidencio que las compuertas del sedimentador 1 y 2 son duras de maniobrar lo cual se le dificulta al operario la manipulación.

Rta: No se subsana

11. Se evidencia que el canal que alimenta los tanques de agua tratada presenta filtración en el piso.





Rta: No se subsana

12. Se evidencio que el cuarto de filtros los canales de aguas lluvias se encuentran dañados los cuales permite el paso del agua causando humedad en la pared.

Rta: No se subsana

13. Según el operario de planta los desagües del floculador y sedimentador 1 y 2 están en mal estado ya que estos son en tubería de cemento y se encuentra desgastado lo cual está para cambio. Rta: No se subsana

14. Se evidencia que falta iluminación en la planta, específicamente en los tanques

de filtración para el tratamiento del agua. Rta: No se subsana

15. Se evidencio que la regla que utilizan para medir el caudal no tienen los números legibles.





Rta: No se subsana

16. Se evidencio que la planta cuando esta fuera funcionamiento, presenta pérdidas

de agua ya que las válvulas se encuentra dañadas.

Rta: No se subsana

8.2.7. LABORATORIO

A. No se evidencio certificación para la realización de la toma de muestra, de los

puntos de muestreo por parte de los funcionarios del laboratorio tal como lo establece la resolución 1570 de 2004 del MAVDT, debe ser formado, evaluado y certificado, como mínimo, en las en las Normas de Competencia Laboral código 280201034.





Rta: No se subsana ya que no se evidencia gestión frente a Talento Humano para la capacitación para la toma de muestras.

Con la realización de la auditoria al área de laboratorio de la empresa y con los datos suministrados por el mismo y los adquiridos por el personal auditor, se encontró que al parecer esta área estaría generando incumplimiento en ciertos procedimientos de la siguiente manera:

8.2.7.1. REGISTROS DE ANÁLISIS

A. No se evidencio la realización de los análisis tanto microbiológicos como físico –

químicos los fines de semana, festivos y días de actividades lúdicas de la empresa lo cual queda vulnerable ante cualquier eventualidad de cambios presentador en el agua en este tiempo Estos análisis de laboratorio se efectúan a una muestra de agua de consumo humano para evaluar la presencia o ausencia, tipo y cantidad de microorganismos como Coliformes, Escherichia Coli, Mesofilos, se evidencio dentro de la auditoria interna que hace falta la realización de análisis Microbiologicos, físico químicos y en las plantas en ciertas fechas del año como se puede evidenciar en auditorias anteriores.

Rta: No se subsano, se amplió el horario de trabajo hasta el día sábado pero domingos y festivo no se evidencia un seguimiento y control a la calidad del agua ya que en el seguimiento de la auditoria del año 2018 se sigue evidenciando ausencia de la elaboración de estos análisis como los días 28- octubre-2017, 05 y 06-Noviembre de 2017, 23, 24 y 25-Diciembre-2017, 07 y 08 de Enero-2018, 03 y 04-Febrero 2018..

8.2.7.2. INSTALACIONES

A. Se evidencian falencias en las instalaciones físicas del laboratorio por falta de

mantenimiento preventivo y correctivo como se lista a continuación:

1. Se evidencio en el área de equipos especiales que falta adecuar la cubierta del techo para que no se filtre el calor del ambiente a la cabina.





Rta: NO SE SUBSANA, ya que se evidencia en el techo un hueco en el cielo razo para que la persona encargada de hacer mantenimiento del equipo ingrese por encima, y entre la el cielo razo que se encuentra el espacio para hacer mantenimiento y el techo ingresa el calor al cuarto y el aire acondicionado es perdido, tambien puede ingresar otro tipo de elementos o especies (insectos, roedores, etc.)

8.2.7.2.1. Recepción y cafetería

2. En el área de archivo no se evidencio estantería para salvaguardar y conservar

los documentos. Rta: No se subsano. Persiste este hallazgo, esta área no se encuentra adecuada para la cual fue diseñada desde la vigencia 2016 hasta la del 2018 y no se evidencia la solicitud de estantería a la subgerencia administrativa para su adquisición.





8.2.7.2.2. Área Físico – Químico

8.2.7.2.2.1. Área Común

3. Se evidencia que el lavaojos no tiene acometida para que el agua descargue en

el alcantarillado. Rta: No se subsano se evidencia como se muestra en la foto, la persona que se vaya a lavar los ojos y la cara, el agua que cae le sálica en los pies.

4. Se evidencia hongos en el cuarto de aseo, este debería tener el enchape más alto para proteger esta área de la humedad. Rta: No se subsano ya que continúa en la misma condición.





5. Se requiere polarizar todos los vidrios de las ventanas exteriores, debido a la

exposición del sol tanto de los funcionarios como de los productos químicos generando un riesgo latente para la integridad física de los funcionarios, las propiedades química de los productos y combustión de los químicos lo cual podría ocasionar incendios o explosiones. Rta: No se subsano, ya que a pesar que se polarizo todas las ventanas del laboratorio, esto no es suficiente para que el disminuya ingreso de la luz solar según lo evidenciado en la visita.

8.2.7.2.2.2. Área de Lavado

6. Se evidenció desorden en esta área ya que se observó toda la cristalería y

productos químicos regados por todo el lugar sin un orden lógico debido a que se carece de mueblería. Rta: No se subsano. Persiste este hallazgo, esta área no se encuentra adecuada para la cual fue diseñada desde la vigencia 2016 hasta la del 2018 y no se evidencia la solicitud de estantería a la subgerencia administrativa para su adquisición.

2016





2017

2018





8.2.7.2.2.3. Área de Equipos Especiales

7. Se evidenciaron 3 test de jarras los cuales no se están utilizando y se desconoce

el estado de los mismos, lo cual nos indica que se carece de un inventario categorizando el estado de cada uno de los equipos.

Rta: No se subsano ya que estos equipos no se utilizan porque esta prueba debe realizar en las instalaciones de las plantas ya que se requiere de agua cruda y el coagulante utilizado en el momento por el operador de planta y no se evidencia gestión por parte de la Subgerencia Técnica el motivo de la subutilización de estos equipos.

8. Se encontraron 5 quipos para trabajo de campo, que no se están utilizando y se desconoce el estado de los mismos, los cuales se mencionan a continuación:





3 PHmetros 1 Equipo para medir Oxigeno 1 Equipo para medir conductividad Rta: No se subsano, estos se evidenciaron el área de lavado., continua la misma condición y no se evidencia gestión por parte de la Subgerencia Técnica el motivo de la subutilización de estos equipos.

8.2.7.2.2.4. Área de Almacenamiento

9. Se encuentran dos muebles para el almacenamiento pero no son suficientes para la cantidad de elementos. Rta: No se subsano. No se evidencia la solicitud de estantería a la subgerencia administrativa para su adquisición.

8.2.7.2.3. Área de Microbiología

8.2.7.2.3.1. Área Común

10. Se evidencia que el lavaojos no tiene cometida para que el agua descargue en el

alcantarillado. Rta: No se subsano se evidencia como se muestra en la foto, la persona que se vaya a lavar los ojos y la cara, el agua que cae le sálica en los pies.





8.2.7.2.3.2. Área de Lectura

11. Se evidencio humedad en el techo.

Rta: No se subsano ya que pesar que se le realizo mantenimiento en el año 2017, este hallazgo se evidencia de nuevo en la visita en la auditoria del 2018.

12. Se evidencio en una de las esquinas hongos producidos por la humedad. Rta: No se subsano ya que pesar que se le realizo mantenimiento en el año 2017, este hallazgo se evidencia de nuevo en la visita en la auditoria del 2018.

8.2.7.2.3.3. Área de Registro

13. Se evidencio humedad en la pared producido por una filtración del aire

acondicionado. Rta: No se subsano ya que pesar que se le realizo mantenimiento en el año 2017, este hallazgo se evidencia de nuevo en la visita en la auditoria del 2018.





14. Se evidencio en una de las esquinas hongos producidos por la humedad. Rta: No se subsana, ya que se sigue evidenciando humedad en las instalaciones del laboratorio la cual se verificara en el siguiente seguimiento.

8.2.7.3. EQUIPOS

8.2.7.3.1. Equipos de Físico Químico

A. Espectrofotometro HACH DR 6000 y SPECTROQUAT PHARO 300 M: Se

evidenciaron dos espectrofotómetro de dos marcas diferentes donde el coordinador aducía que se adquirió uno nuevo con el ánimo de probar otra técnica, pero el antiguo está en óptimas condiciones, lo cual nos indica una pérdida de recursos ya que no era necesario, pero lo más preocupante es que el ingeniero afirmaba que este a pesar que todos los análisis que se puede realizar con ese equipo, el ente acreditador no permitirá a futuro que algunos análisis como lo es el color, entre otros, se realicen con los equipos anteriormente mencionados lo cual conllevaría a la adquisición de nuevos equipos para los diferentes análisis. Rta: No se subsana, ya que no se evidencia gestión al respecto por la Sugerencia Técnica y operativa según a lo que ellos aducen “En cuanto a la primera parte si es necesario que por parte de la oficina de control disciplinario se investigue su hubo una posible conducta irregular o detrimento patrimonial con la adquisición de estos equipos que a la fecha no se encuentran en uso, los cuales fueron comprados en administraciones anteriores. Es importante destacar que el SPECTROQUAT PHARO 300 M nunca se ha utilizado, no se tiene





conocimiento de actividades de uso a futuro, ni las necesidades de su compra, para integrarlo dentro de un plan de calibración y funcionamiento.

En cuanto a la adquisición de nuevos equipos debido a que supuestamente el ente acreditador no valida con los que actualmente cuenta la empresa es una afirmación falsa toda vez que el ente acreditar no exige equipos específicos para la realización de los ensayos, sino que atestiguan la realización correcta del ensayo con los elementos que tenga el laboratorio, no pueden exigir como ente acreditador tipos de equipos, marcar o referencias específicas. Revisar página ONAC – criterios de acreditación del laboratorio.”

B. Se evidenció que los siguientes equipos de medición no se encuentran calibrados por un ente certificador:

SPECTROQUAT PHARO 300 M Clorimetro: CHLORINE Y PH CL2/PH Colorimetro: POCKET COLORIMETER CAT NO 58700-1

Rta: No se subsano

8.2.7.3.2. Equipos de Microbiología

A. Hace falta mantenimiento a los equipos de microbióloga como:

Microscopio Purificador

Rta: No se subsano

8.2.7.4. MANUAL DE FUNCIONES

A. Se evidenció que el operador de planta es el responsable de realizar las pruebas

de jarras en las plantas, sin tener las competencias pertinentes para esta actividad.





Rta: No se subsano, no se evidencia soportes de capacitación de los funcionarios que se capacitaron.

B. Se evidenció que la microbióloga está realizando el lavado y desinfección de

material de muestreo, limpieza y desinfección del área de siembra de microbiología y el control del ambiente y superficies, dichas actividades no se encuentran contempladas dentro sus funciones. Rta: No se subsano, no se evidencia dentro del manual de funciones estas labores.

C. Se evidencio que los informes al SUI (SSPD) no se están presentando en los tiempos oportunos. Rta: No se subsano, no se evidencia el reporte al SUI en los tiempos determinados según la información suministrada. Incumpliendo la Resolución 48765 del 2010 de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios ya que al momento de la auditoria no se había cargado el mes de Mayo y Junio de 2018.





8.2.8. BOCATOMA EL GUAYABO

A. Según lo informado por el operario de la bocatoma, de la celda solar solo

funcionan 4 lámparas de 11. Y la iluminación en el proceso de captación se encuentra mal ubicada ya que estas tiene dirección hacia los árboles y no hacia el punto donde se requiere. Rta: No se subsana, ya que validando con el operador unas lámparas duran 5 min encendidas por la falta de mantenimiento de las baterías de los paneles solares.

B. No se evidencio macro medidor al ingreso del proceso de captación ni a la salida.

Rta: No se subsana

9. AUDITORIA ACTUAL 2018

9.1. HALLAZGOS GENERALES

A. No existe un programa de mantenimiento preventivo de las plantas y bocatoma lo cual genera deterioro en las herramientas y elementos de los mismos, realizando dichos mantenimientos a un mayor costo ya que son correctivos.

B. Se evidencia que algunos operadores de planta están como obreros en el manual de funciones incumpliendo con lo establecido en el mismo, lo cual puede generar demandas para la empresa ya que el sueldo que reciben es como se encuentran en el manual de funciones, lo mismo sucede en caso de un accidente





de trabajo ya que estas personas están afiliados como obreros y no como operador.

Rta: No se subsana, no se evidencia gestión para el traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.

C. Se evidenció un riesgo ya que algunos operadores de planta están a pocos año de ser pensionados y la empresa no ha tomado las medidas necesarias para formar nuevo personal que cumpla con las funciones del operador ya que las plantas no cuentan con manual de operaciones lo cual hace dispendioso que el conocimiento de un operador a otro (relevo) sea transferido. Rta: No se subsana, no se evidencia gestión para el traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.

D. No se está realizando aseguramiento del personal de planta y/o contratista que ingresan a las plantas ya que en ocasiones se realizan labores como mantenimientos, lavados, entre otros sin utilizar los elementos de protección personal. Rta: No se subsana, no se evidencia gestión para el traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.

E. Se evidencia que la Subgerencia técnica no contestas la PQRs a tiempo ya que por medio de la EXTRANET tiene vencidos como se muestra a continuación:





9.2. LABORATORIO

A. Se evidencia que no hay un registro de inventarios de los químicos y reactivos utilizados en el laboratorio.

B. Se evidenció que a pesar de las adecuaciones realizadas en las instalaciones aún persisten humedad en algunas áreas lo que ocasiona nuevamente deterioro e incubación de hongos poniendo en riesgo la salubridad del área. Rta: No se subsana, no se evidencia gestión para el traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.

C. Se evidencia, que no existe un auxiliar de laboratorio encargado del orden, la limpieza y desinfección de los elementos, instrumentos y equipos. Rta: No se subsana, no se evidencia gestión para el traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera – Talento Humano.

D. Se evidencio en el área de Lavado y Esterilización que el mesón se está deteriorando, ya que encima de la baldosas se pintó con pintura epoxica y en unas pastes ya se está pelando la pintura.

E. Se evidencio que las instalaciones de laboratorio les hace falta mobiliario para la organización de los químicos, reactivos y equipos ya que se encuentra todo en el piso.

Rta: No se subsana, no se evidencia gestión para el traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera

F. Se evidencia que en el contrato de Suministro 319 de 2018 No se pudo verificar

que lo que se compro tenga las especificaciones contratada ya que en el

contrato solo se evidencia el nombre del producto pero no las especificaciones

técnicas por ejemplo la composición del medio de cultivo para coliforme.

G. No se está dando cumplimiento de la Resolución No. 2115 para los análisis

microbiológicos de Coliformes Totales y E.Coli ya que en el periodo del 27 de

Agosto al 12 de Octubre de 2018 no se realizaron los análisis debido a que el

laboratorio no contaba con insumos para dicho análisis y esto puede generar

multas y sanciones por la Secretaria de Salud.





Rta: No se subsana, ya que no se evidencio la realización de dichos análisis en

esa fecha.

H. Se evidencia que el contrato de acreditación del laboratorio no cumplió con el

plazo establecido según las prórrogas de tiempo y ahora con el cambio del

análisis microbiológico de Coliformes y E-coli, se requiriere más tiempo para la

validación de la nuevo técnica afectando el cumplimiento a la acreditación la cual

es meta del plan de desarrollo de la actual administración.

Rta: No se subsana, ya que a pesar que la técnica anterior no tuviera documento

de validación, a la fecha el laboratorio no se encuentra acreditado.

9.3. CONTRATOS DE OBRA


Se realizó visita de obra verificando las actividades contractuales en las instalaciones de la Planta de Tratamiento Jardín en el cual se pudo evidenciar lo siguiente:

A. Se evidencio que el contratista que desarrollo la limpieza del lecho filtrante

esparció los residuos de antracita por la planta con consentimiento del Jefe de

Plantas, este argumentando que eso controla la maleza, pero no se percataron

que los residuos que se depositaron aledaños al tanque de almacenamiento de

la planta jardín se esparcieran por encima de dicho tanque en época de lluvia

como se muestra en la foto lo cual genera contaminación y mala presentación.





B. No se evidencio aseguramiento de los operarios en la obra ya que 3 trabajadores

del contratista se encontraban laborando sin estar afiliados al sistema de

seguridad social.

HENRY GONZÁLEZ 1075303670

HERNANDO OLIVERO 103801077

CARLOS CASTAÑEDA 1117884532





En la foto siguiente se muestra que Carlos Castañeda no paga seguridad social desde

noviembre de 2017, poniendo en riesgo que la empresa incurra en demandas laborales

por ser Solidarios con el contratista.


En la visita de obra se puedo evidenciar que el contratista estaba acabando de terminar

la obra, haciendo retoques finales, se corroboro con la comunidad y los trabajadores la

ejecución de la obra.





9.3.2.1. Carpeta Del Contrato

A. No se evidencian informes parciales del contratista ni el supervisor después de

suscrita el acta de inicio.

B. Se evidencia ejecución de la obra, pero no se evidencia acta de liquidación del

contrato.

C. El contratista no adjunta el pago de la seguridad social en la carpeta del contrato

de los trabajadores que tiene a cargo en la obra de acuerdo a como lo

establece el clausulado del presente contrato.

D. Las garantías registradas en el punto 8 de los estudios previos no concuerda con

las que registra en el contrato la cláusula 7 del presente contrato, pues las

garantías que no se registran son: la calidad del servicio y la calidad de los

bienes entregados en correcto funcionamiento.

Rta: No se subsana ya que se evidencia que existe una falencia en la realización

de los estudios previos Vs la minuta del contrato ya que no se corrobora por

parte de la Subgerencia Técnica ( que es el proceso en cargado de hacer los

estudios previos) que la minuta del contrato sea acorde a los estudios previos.







A. Se evidencia que la lista de chequeo no está firmada por el supervisor,

interventor, subgerencia técnica y operativa y el Funcionario STO. FOLIO 151.

Rta: En respuesta a este hallazgo objetado en la reunión de cierre, según el

S.G.C. todo registro debe ir firmado por el responsable, por tal motivo el hallazgo

de mantiene.


En la visita de obra realizada se pudo evidenciar que existen inconvenientes con la

comunidad aledaña a la obra ya que persisten los hallazgos evidenciados en la

auditoria de 2017 y en la visita de este año se pudo evidenciar lo siguiente:

Carrera 15 entre Cll 2 Sur y Rio del Oro

A. Se evidencio que la comunidad tapono las rejillas del alcantarillado debido a los malos olores.

B. En la ejecución del contrato dejaron una llave de agua tratada dentro el BOX

COULVERT, lo cual se evidencia continuo desperdicio de agua y en las madrugadas según los habitantes de la zona esa agua es utilizada para lavar taxis, esto genera aumento del índice de agua no contabilizada.

Rta: No se subsana, no se evidencia el reporte del hallazgo a la subgerencia Comercial por parte de la subgerencia técnica.






A. El pasado 24 de abril de 2017, se pudo evidenciar la ejecución del contrato de

obra No. 13 de 2016 en la Planta Kenedy, como lo dice el objeto: construcción

de la batería sanitaria y una oficina, en la visita realizada se evidencio lo

siguiente:

La cubierta de la oficina es más pequeña que la estructura en

“fibrocemento portante” permitiendo que en temporadas de lluvias

como se presenta actualmente y se evidenció en la visita, este se

humedezca lo que puede ocasionar el deterioro rápido de las paredes

humedeciendo el fibrocemento causando debilidad, humedad y hongos

en la estructura lo cual puede ocasionar un accidente e incurrir en

costos innecesarios.

B. Se evidencio en el borde inferior de la estructura una lámina del mismo material,

ocultando la humedad presentada debido a las fuertes lluvias actuales, lo que a

futuro si no se hace una cubierta adecuada que proteja las paredes de humedad

y hongos, esta se puede deteriorar rápidamente.





C. Se evidencio que la infraestructura tiene humedades y goteras permanentes como se muestra en las fotos; para ser una estructura que lleva un año en uso, no se justifica humedades ni goteras ya que este contrato conto con una supervisión para velar por su buena ejecución.





D. Se evidencia que esta infraestructura no está cumpliendo con las necesidades según estudio previo ya que se usó para guardar archivo de la empresa poniendo en riesgo la información ya que hay goteras y humedad haciendo que estos archivos se dañen, esto a su vez incumple con la norma general de archivo. Rta: No se subsana el hallazgo, ya que una vez se culmine la obra en las Subgerencia Técnica y operativa, se verificara que estas instalaciones cumplan con lo requerido.

E. Se evidencia que algunos elementos utilizados para la construcción ya se encuentran deteriorados, como la chapa de abrir el baño principal, las tapas de las tasas de los baños y los sifones no tienen rejilla como se muestra en la foto:





Rta: No se subsana el hallazgo, no se evidencia gestión para el traslado a la subgerencia Administrativa y Financiera.



A. No se evidencia firma de la Asesora de Contratación en los estudios previos.

9.3.6.2. Visita de Obra

A. No se está cumpliendo con lo estipulado en el Contrato ya que uno de los

requerimientos de este es “SUMINISTRO, EXCAVACIÓN, HINCADA Y PLOMADA DE POSTE DE CONCRETO DE 12 MTSX510KG/F ARMADO Y CENTRIFUGADO”; se evidencio que los postes como se muestra en la foto se compraron en la empresa METALTEC, los cuales no son centrifugados, ya que esta empresa solo fabrica postes armados y vibrados. Se revisó el contrato y no se evidencio modificación del mismo para poder instalar este tipo de postes. No se está cumpliendo a cabalidad con la supervisión e interventoría del contrato, ya que esta es un falta grave por las siguientes razones:

Los postes Centrifugados son más costos que los vibrados por tal motivo se pagó más por un producto que no cumple con lo requerido.

Según la norma del CIDET, los postes centrifugados tienen mayor resistencia que los vibrados, esto a futuro si algún poste se daña y causa algún daño material o físico a alguien, la comunidad puede repercutir en contra de la empresa.

Pago de multas y sanciones por incumplimientos en lo contratado por parte de los entes de control.





B. No se está cumpliendo con lo estipulado en el Contrato ya que uno de los requerimientos del contrato es “ CAJA DE INSPECCIÓN DE ALUMBRADO PUBLICO E 70X70X70 CM. FUNDIDA EN CONCRETO DE 3000PSI Y TAPA DE LAMINA DE ALFAJOR”, como se evidencio en las visitas de obra, las tapas eran en concreto como se muestra en la foto. Se revisó el contrato y no se evidencio modificación del mismo para poder instalar este tipo de tapas. No se está cumpliendo a cabalidad con la supervisión e interventoría del contrato, ya que esta es una falta grave por que la empresa puede incurrir en pago de multas y sanciones por incumplimientos en lo contratado por parte de los entes de control.






A. No se está cumpliendo con lo estipulado en el Contrato ya que uno de los requerimientos del contrato es “SUMINISTRO, EXCAVACIÓN, HINCADA Y PLOMADA DE POSTE DE CONCRETO DE 12 MTSX510KG/F ARMADO Y CENTRIFUGADO”, los postes como se evidencia en la foto se compraron en la empresa METALTEC, los cuales no son centrifugados, ya que esta empresa solo fabrica postes armados y vibrados. Se revisó el contrato y no se evidencio modificación del mismo para poder instalar este tipo de postes. No se está cumpliendo a cabalidad con la supervisión e interventoría del contrato, ya que esta es un falta grave por las siguientes razones:





Los postes Centrifugados son más costos que los vibrados por tal motivo se pagó más por un producto que no cumple con lo requerido.

Según la norma del CIDET, los postes centrifugados tienen mayor resistencia que los vibrados, esto a futuro si algún poste se daña y causa algún daño material o físico a alguien, la comunidad puede xxx en contra de la empresa.

Pago de multas y sanciones por incumplimientos en lo contratado por parte de los entes de control.


A. Se evidencia que a pesar que el contrato se siniestro y el dinero ya la asegurado

lo reintegro a la empresa el contrato no ha sido liquidado.


9.4.1. PLANTA DE TRATAMIENTO KENEDY



1. No se evidencia que se le está haciendo la prueba de jarras como lo dice el

procedimiento de acueducto en las actividades de verificación del operador ya

que el operador dice que no hay turbidimetro ni phimetro para realizar esta

prueba.





2. Se evidencia que la tubería de desagüe del presedimentador esta desgastada

ocasionado fuga y aumentando el % de agua no contabilizada.

3. Se evidencia el cargue de agua de unos carrotaques en la planta, lo cual se

verifico en los registros y se pudo constatar que no siempre se lleva este registro

del agua que se llevan los carrotanques. Y no se evidencia que se relacione los

metros de agua que se lleva el carrotanque del municipio lo cual genera aumento

del % de agua no contabilizada y es perdida para la empresa ya que es dinero

que está dejando de percibir por esta agua.

4. No se evidencia mantenimiento al tanque elevado ya que el último

mantenimiento fue hace más de 12 años aproximadamente.

5. Se evidencia que a los tanques de almacenamiento de agua tratada no se le ha

realizado mantenimiento y cuando llueve hay reposamientos de agua

ocasionando filtraciones de esta agua no tratada a los tanques de

almacenamiento de agua tratada.

6. No se le ha realizado mantenimiento a las válvulas de la planta las cuales son

duras para su manipulación.

7. Se evidencia que las motobombas que llevan agua al tanque elevado se

encuentran dañadas.





8. Se evidencia que el agua que llega los filtros está llegando con mugre, hojas,

polvo, etc.

9. Se evidencia desgaste general en la planta y este es nuestro proceso misional

por el cual generamos los ingresos.

10. Se evidencia que la tapas de los tanques y pozos de inspección son en concreto

lo cual dificulta su manipulación.





11. Se evidencia maleza entre los tanques de almacenamiento de agua tratada lo

cual puede generar represamiento de aguas lluvias y se puede filtrar en los

tanques.

12. Se evidencia que los tubos de aireamiento del tanque de almacenamiento de

agua tratada se encuentran en malas condiciones y algunos ya se han oxidado y

caído como se muestra en la foto:





13. Se evidencia que el montaje del tubo que se muestra en la foto no es el

adecuado el cual puede colapsar en cualquier momento poniendo en riesgo la

integridad del operador y las personas que transiten por ahí.




1. Se evidencio que en los filtros del 1 al 6 la antracita después del mantenimiento

que se le realizo hace aproximadamente un mes, flota lo cual hace que no se

use la capacidad instalada de los tanques de filtro.

2. Se evidencia que el filtro Interno No. 1 no se encuentra en funcionamiento hace

muchos años.

9.4.3. PLANTA DE TRATAMIENTO EL RECREO



1. Los censores del tanque de almacenamiento se encuentran dañados hace

aproximadamente 4 meses impidiendo que el operador monitoree estos tanques.





2. Se evidencia que el contratista Quinza aún no se ha llevado los tanques de

almacenamiento del químico.

9.4.3.1. MODULO 2

A. Se evidencia que los paneles del sistema de filtración no funcionan.

B. Se evidencio que las válvulas de los filtros 5.3.2.1. hay unos actuadores dañados

esto hace que no se laven bien estos filtros.

C. Se evidencia que existen falencias en el módulo 2 lo cual aún la empresa está dentro del tiempo para el cumplimiento de las pólizas, pero no se evidencia gestión sobre esto, lo cual si no se hace el cumplimiento de pólizas la empresa le tocara asumir el mantenimiento y arreglo de las falencias.

D. Se evidencia que la guaya del barrelodos del sedimentador 2 se encuentra dañada.

E. Se evidencia que a válvula del filtro No. 5 se encuentra dañada ya que si se cierra no se puede abrir fácilmente.

F. No se evidencia sistema de monitoreo como el modulo 1.

9.4.3.2. MODULO 1

A. Se evidencio que el censor del filtro No. 3 se encuentra dañado.

B. Se evidencia que los censores que miden el PH, turbiedad, conductividad se

encuentran dañados.

9.5. BOCATOMA EL GUAYABO

A. Se hizo la reducción de la salida de los pozos del tanque 1 y para bajar allá se

dificulta ya que quedo muy estrecho y cuando hay una creciente se tapan los pozos, el operador no puede ingresar fácilmente. Y si el operador esta subido de kilos no cabe por el pozo.





B. Se evidencio que el pitón para la manguera está dañado esto hace que se dificulté el lavado de la cañería, del tubo del pozo a la tolva y la tolva, ya que el pitón hace que el agua salga a presión, el operador comunica que ya le ha avisado al jefe de plantas sin encontrar solución alguna.

C. No tienen manguera buena para el lavado, ya que solo queda una buena, las

otras están rotas.

D. Hace rato no se le hace mantenimiento a las ventosas de la captación y a las purgas de lavado de la conducción.

9.6. CARGUE SUI

A. Se evidencia que no están cumpliendo con él envió de la información para ser

cargada en el SUI por parte de la Oficina de Planeación, ya que existen formatos

e información pendientes por subir a la plataforma SUI, los cuales están vencidos

de años anteriores y el no cargue puede generar multas y sanciones en contra

de la empresa, estos formatos e información están descrito a continuación:

PROCESO REPORTE PENDIENTE PERIODO AÑO

ALCANTARILLADO

Indicadores del proceso Anual 2005

Caracterización de Cuerpo Receptores

Anual 2009

Registro de PSMV Anual 2009

2013

Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos

Anual 2009

Seguimiento de Inversiones MOVET Anual 2010

Actualización de puntos de cuerpo Receptores

Anual

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

Área de prestación de Servicio Eventual 2018

ACUEDUCTO Indicadores cuantitativos de gestión Anual 2007





Seguimiento de Inversiones MOVET Anual 2010

Operación de Sistemas de Tratamiento de Agua Potable Planta Recreo

Anual 2015

Operación de Sistemas de Tratamiento de Agua Potable Planta Jardín

Anual 2015

Operación de Sistemas de Tratamiento de Agua Potable Planta Kenedy

Anual 2015

Calibración de Medidores Anual 2017

Operación Captación de Agua fuentes superficiales

Anual 2017

Área de prestación de Servicio Eventual 2018

9.7. AUDITORIA CONTRALORÍA MUNICIPAL

A. Las Ceibas” Empresas Públicas de Neiva E.S.P., suscribió el contrato de

prestación de servicios No. 045 de 2017 cuyo objeto es “Prestar servicios

profesionales como abogado para el apoyo jurídico en la subgerencia técnica y

operativa de la empresas públicas de Neiva“.

Del contrato en mención, en los informes del supervisor y del contratista que

hacen parte de la ejecución del contrato, no se determinó: Cuántas respuestas a

derechos de petición fueron proyectadas, los números de oficios y destinatarios,

los requerimientos de los entes de control que fueron contestados, el número del

oficio externo y a quién fue dirigido, los soportes de la retroalimentación jurídica

que permitió mejorar los estudios previos de los diferentes contratos que celebra

la entidad, el informe presentado a la subgerente sobre los contratos a los cuales

fue revisada la designación de supervisor, la relación de las comunicaciones

remitidas a los contratistas en caso de incumplimiento (número de oficio etc.), la

lista de los convenios suscritos y el informe remitido a la subgerencia técnica y

operativa sobre el estado de ejecución.





Es importante aclarar, que el desarrollo de las obligaciones depende de los

asuntos que lleguen a la dependencia, en ese sentido sería ilógico pretender que

exista la relación mensual de oficios con los cuales se remitió la respuesta a un

derecho de petición, por el solo hecho de que una obligación es : “Apoyar a la

subgerencia Técnica y operativa Proyectar respuesta a los derechos de Petición

“.Lo inadmisible es que una vez revisada la totalidad de la ejecución contractual,

no se halla cuál fue la gestión de la prestación del servicio, solamente se

diligenciaron de manera rutinaria los informes mensuales, pero en ellos no existe

lo esencial, es decir, cuál fue la gestión del contratista.

B. Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, requiere que se realice una

estructuración del manejo de los costos en el servicio de acueducto a fin de

preparar la empresa para afrontar los gastos que acarrea contar con mayor

disponibilidad del servicio y las inversiones del componente ambiental para

atender los problemas evidenciados del cambio climático.

C. Durante la ejecución del Contrato de Obra Pública 004 de 2017, se realizaron

tres modificaciones, las cuales perfectamente se habían podido prever de

acuerdo a los estudios previos y la necesidad que allí se plantea. Es evidente la

falta de planeación en este contrato.

D. Conforme las evidencias de la queja No. 10 de 2018 se establece que el

contratista no cumplió en su totalidad con la cláusula décimo novena del contrato

O P 004 de 2017, tal como se evidencia en las fotos presentadas en la queja No.

10 de 2018.

E. Dentro del contrato de obra No. 004 de 2017, se adicionó el ítem 5.1 relacionado

con la denominación: D, “Retiro de material sobrante de excavación y disposición

a sitio autorizado, incluye factor de expansión del 30%” el cual ya se había

costeado en el ítem 3.1 “Excavación mecánica y retiro de escombros en el lugar

autorizado por la administración municipal”, por tanto esta actividad se canceló

doblemente tal como consta en el acta de recibo final donde del ítem 3.1 se

cancelaron 208.19 M3, lo que igualmente figuran en el ítem 5.1 a razón de

$35.915 cada uno para un tal de $7.477.144.





9.8. AUDITORIA SÚPER SERVICIOS

A. La concesión otorgada por la Corporación Autónoma Regional para la fuente

superficial Río Las Ceibas, no cuenta con duración de la vigencia.

B. El sistema de captación y las conducciones del sistema de acueducto no cuentan con macromedición.

C. Durante la visita adelantada por esta Superintendencia, se evidenció que la

bocatoma El Guayabo se encontró en alto grado de deterioro por las crecientes del Río. Esta situación presuntamente podría afectar la eficiente captación del sistema de acueducto operado por la empresa.

D. El Pre-tratamiento compuesto por líneas de desarenadores para las dos

bocatomas, se encontraban con gran cantidad de sedimentos razón por la cual se presume falta de mantenimiento y capacidad en el sistema.

E. La PTAP El Recreo no opera de acuerdo a las capacidades instaladas, porque

no cumple con los tiempos de retención establecidos para poder remover sólidos.

F. En la PTAP El Recreo no se evidenció realización del test de jarras para un

correcto uso del coagulante adicionado en la canaleta parshall

G. Actualmente el prestador no cuenta con permiso de vertimientos generados en el proceso de potabilización para las tres plantas que opera.

H. En cuanto a indicadores de prestación del servicio (IANC, micro medición,

presiones), estos se encuentran fuera del rango admisible de acuerdo a la normatividad vigente.

I. Actualmente la ciudad de Neiva no cuenta con STAR, motivo por el cual

actualmente se realizan 13 vertimientos directos al río Magdalena.

J. El PSMV aprobado por la autoridad ambiental vence en la vigencia actual.

K. Teniendo en cuenta lo anterior, se puede concluir que el Plan de Emergencia y Contingencia, presentado por el prestador LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P., NO CUMPLE con los lineamientos establecidos en la Resolución 154 de 2014, expedida por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.





9.9. AUDITORIA S.G.C.

A. Laboratorio. La entidad no está controlando las condiciones ambientales

adecuadas para la ejecución del proceso de Laboratorio. EVIDENCIA: Para el

equipo 150327010 15, 13 y 11.9 Y los rangos de trabajo deben ser 0°C a 6C. No

se evidencian acciones tomadas sobre los rangos por fuera de los limites. Se

encuentra en el mes de septiembre temperatura para área de análisis rango

entre 15°C y 25°C y se encuentra que hay temperaturas de 32.3, 31.8 y no se

evidencia toma de acciones. Nevera 3 Fisicoquímicos rango de 10°C a 25°C del

mes de septiembre 1.9°C, 2.0°c, y máximo 6.4°C. Nevera 1 Reactivos MB rango

6°C a 12°C temperaturas registradas en el mes de septiembre de 1.8°C a 3.1°C.

Laboratorio. LB-FR-16 Lavado de material. No se ha realizado en el año 2018.

LB-FR-14 Limpieza y Desinfección de Áreas. No se ha realizado desde febrero

de 2018.

Incumpliendo lo determinado en el numeral 7.1.4 de la norma ISO 9001:2015.

9.10. LAVADERO DE CARROS

A. No se evidencia aforo para determinar los M3 de las aguas que se vierten en el

alcantarillado y así mismo realizar su respectivo cobro.

10. HALLAZGOS SUBSANADOS EN REUNIÓN DE CIERRE

10.1. VIGENCIAS ANTERIORES

10.1.1. Contratos de Obra

A. No se evidencia vallas informativas en donde se deben contemplar los datos

básicos de la obra, como número de contrato, valor, objeto, contratista, contratante, de acuerdo a modelo suministrado por la Subgerencia Técnica y Operativa de Empresas Publicas de Neiva E.S.P., como lo dicen en la minuta del contrato. Es de aclarar que las obras de Las Ceibas no están cumpliendo con esta actividad descrita en el contrato ya que esto se viene presentando desde años





anteriores como se evidencio en el contrato de obra No. 28 de 2012, 55 de 2013 y 184 de 2018. Rta: SE SUBSANA, Ya que se evidencio por medio de fotos del inicio de las obras que están señalizadas, y al momento de la visita de obra los pasacalles se los habían robado.

B. Se evidencia falta de supervisión de los contratos listados ya que hacen falta

documentos indispensables para soportar la ejecución de los contratos

relacionados a continuación:

1 Contrato de obra

no 035 de 2012

Acta de visita de obra

Error en la digitación del contrato ya que realmente el contrato

es entre las carreras 24 y 38 y la minuta quedo entre las calles

29 y 38

2 Contrato de Obra

No 032 de 2012

Plan de inversión del anticipo

Informe parcial de la obra

3 Contrato De Obra

No. 049 De 2013

No se evidencio pago de la seguridad social de las personas

que se encontraban laborando en obra.

4 Contrato de obra

No. 003 de 2015



5 Contrato de obra

036 de 2015

Conformación de comité de veedurías

Acta de visita de obra

Certificado de la procuraduría y de la contraloría de la empresa

6 Contrato de obra

040 de 2015

Análisis de precios unitarios

Certificado de visita de obra

7 Contrato de obra En el Ítem 3.1 del Anexo 01 - Presupuesto 01 del contrato el





04 de 2015

valor total está mal calculado

Acta de liquidación del contrato

8

Contrato de obra

048 de 2015

Un tachón en la fecha de suscripción del contrato

No se evidencia que el certificado

9

Contrato de obra

No. 027 de 2015

No se evidencia que el contrato se encuentro foliado en su

totalidad.

certificado de visita de obra

10 Contrato de obra

015 de 2015

comunicación al contratista de la designación del supervisor

pasado judicial de la representante legal de la empresa

Se evidencia en el folio 428 un tachón en las memorias y

cálculos

11 Contrato de Obra

No. 017 de 2014

tachón en la fecha del contrato

error en el certificado del supervisor

El contrato se suscribió el 12 de junio de 2014 y se le dio inicio

el 28 de enero de 2015, para lo cual no existe ninguna

justificación o acta de suspensión.

relación de la nómina de la obra

Plan de manejo ambiental $65.638.400

No se evidencia Plan de seguridad industrial $49.587.200

No se evidencia Pan de manejo de aguas $ 33.280.000







12 Contrato de Obra

No. 061 de 2015

análisis de precios unitarios


hoja de vida de la empresa ni del representante legal

13 Contrato de Obra

No. 060 de 2015


En el presupuesto oficial, en el item 4.6 no concuerda el valor

plasmado en los documentos físicos, con la operación real, la

diferencia es de $342 pesos.

14 Contrato de Obra

No. 09 de 2015

error en los costos indirectos y AIU


Error en el presupuesto

15 Contrato de Obra

No. 067 de 2015



Designación de interventor

Rta: SE SUBSANA, ya que se dará traslado a Control Interno Disciplinario ya que eso le

compete a la supervisión del contrato.

10.1.1.1. Contrato de Obra No 027 de 2012.

A. No se explica el hecho de que a un contratista celebre 2 contratos el mismo día, (cttos de obra 27 y 28 suscrito el 22 de noviembre de 2012) los cuales suman aproximadamente $1.300.000 millones. REVISAR CON EL JEFE Rta: SE SUBSANA.





10.1.1.2. Contrato de consultoría 015 de 2009

A. No se evidencia finalización del contrato ya que en la carpeta no se encuentra el

acta de liquidación, ni informe final, este contrato tiene como fecha de inicio el 26 de enero de 2009 y de terminación el 25 de enero de 2013 con una duración de 36 meses. Rta: SU SUBSANA, se evidencia que este contrato se está haciendo liquidación judicial según lo enviado a la Procuraduría Delegada ante el Tribunal Contencioso Administrativo del Huila aludiendo a una conciliación para su respectiva liquidación enviada por el Apodera de la empresa Carlos Felipe Trujillo Medina.

B. Se evidencio que se realizaron 4 solicitudes de ampliación del periodo del contrato descrito de la siguiente manera:

Plazo inicial: 36 meses ( 26-ene-2010 - 25-ene-2013) Plazo adicional 1: 12 meses (26-ene-2013 - 25-ene-2014) Plazo adicional 2: 12 meses (26-ene-2014 - 25-ene-2015) Plazo adicional 3: 6 meses (26-ene-2015 - 25-jul-2015) Plazo adicional 4: 4 meses (26-jul-2015 - 25-dic-2015)

Rta: SU SUBSANA, se evidencia que este contrato se está haciendo liquidación judicial según lo enviado a la Procuraduría Delegada ante el Tribunal Contencioso Administrativo del Huila aludiendo a una conciliación para su respectiva liquidación enviada por el Apodera de la empresa Carlos Felipe Trujillo Medina.

C. Se evidencio que el día 11 de Agosto de 2015 se realizó una solicitud de

suspensión por quedando como fecha de terminación del contrato el día 01 de febrero de 2016. Rta: SU SUBSANA, se evidencia que este contrato se está haciendo liquidación judicial según lo enviado a la Procuraduría Delegada ante el Tribunal Contencioso Administrativo del Huila aludiendo a una conciliación para su respectiva liquidación enviada por el Apodera de la empresa Carlos Felipe Trujillo Medina.

D. Se evidencio que se realizó un adicional de presupuesto por un valor de $1.305.000.000.00





Rta: SU SUBSANA, se evidencia que este contrato se está haciendo liquidación judicial según lo enviado a la Procuraduría Delegada ante el Tribunal Contencioso Administrativo del Huila aludiendo a una conciliación para su respectiva liquidación enviada por el Apodera de la empresa Carlos Felipe Trujillo Medina.

E. Se evidencio que se realizó un adicional de presupuesto por un valor de $520.936.157.00 Rta: SU SUBSANA, se evidencia que este contrato se está haciendo liquidación judicial según lo enviado a la Procuraduría Delegada ante el Tribunal Contencioso Administrativo del Huila aludiendo a una conciliación para su respectiva liquidación enviada por el Apodera de la empresa Carlos Felipe Trujillo Medina.


A. No se evidencia en la carpeta del contrato los informes parciales, pago de

seguridad social, las actas respectivas, etc. Rta: SE SUBSANA, se evidencian informes parciales con las actas respectivas.

B. Se evidencio que se pagó el anticipo pero no se evidencia informes de avance,

informes por parte de la interventoría y del supervisor, acta de comité de veeduría. Rta: SE SUBSANA, se evidencian informes parciales con las actas respectivas.

C. No se evidencia que el certificado de visita de obra este soportado por un funcionario de EPN. Rta: Este hallazgo se le da traslado a la Oficina de Contratación.


A. No se evidencia que el certificado de visita de obra este soportado por un

funcionario de EPN.





Rta: Este hallazgo se le da traslado a la Oficina de Contratación.

B. No se evidencia certificado bancario. Rta: Este hallazgo se le da traslado a la Oficina de Contratación.


Este contrato se encuentra en proceso de siniestro, por cuanto el contratista incumplió con las obligaciones contractuales, se evidencio que EPN estuvo presto a colaborar para la realización y finalización de la obra por medio de la cesión del contrato, pero el contratista que se iba a encargar de la ejecución de la obra desistió teniendo en cuenta que el contrato se encuentra en un desequilibrio económico, razón por la cual no se dio finalización de las obras y no se liquidó el contrato, por tal motivo estos hallazgos

A. No se evidencia pago de nomina Rta: SE SUBSANA, el contrato se siniestro y la aseguradora ya reintegro el dinero del contrato a la empresa.

B. Se evidencia que el certificado de proponentes tiene fecha 9 de febrero de 2015 y el contrato lo suscribieron el 18 de diciembre de 2015 Rta SE SUBSANA, el contrato se siniestro y la aseguradora ya reintegro el dinero del contrato a la empresa.

C. No se evidencia finalización del contrato ya que en la carpeta no se encuentra el acta de liquidación, ni informe final, este contrato tiene como fecha de inicio el 21 de diciembre de 2015 y de duración 120 días calendario. Rta: SE SUBSANA, el contrato se siniestro y la aseguradora ya reintegro el dinero del contrato a la empresa.

D. No se evidencia acta de visita de obra Rta: SE SUBSANA, el contrato se siniestro y la aseguradora ya reintegro el dinero del contrato a la empresa.

E. El contrato no se encuentra foliado en su totalidad





Rta: SE SUBSANA, el contrato se siniestro y la aseguradora ya reintegro el dinero del contrato a la empresa.

F. No se evidencia asignación de interventor del contrato Rta: SE SUBSANA, el contrato se siniestro y la aseguradora ya reintegro el dinero del contrato a la empresa.

G. Se evidencia que la obra no se ha iniciado en la Calle 75 entre carrera 2 y 1E,

Carrera 1E entre calle 75 y Quebrada Mampuesto Rta: SE SUBSANA, el contrato se siniestro y la aseguradora ya reintegro el dinero del contrato a la empresa.

10.1.2. LOTE PTAR

A. Se evidencio que el lote no tiene señalización, letrero identificando el lote de

empresas públicas.

Rta: SE SUBSANA, en reunión de cierre se evidenciaron las fotos de señalización del lote de la PTAR.

B. No se evidencio permiso de la CAM para la tala de los árboles, solo se evidencio permiso por parte de la secretaria de medio ambiente. Rta: SE SUBSANA.





10.2. AUDITORIA 2017

10.2.1. CONTRATOS

10.2.1.1. Contrato de Prestación de Servicio No. 117 de 2016

A. No se evidencio el producto de las siguientes actividades contractuales descritas

en el contrato:

“Documento sobre concepto técnico de la tecnología de aguas residuales para el Municipio de Neiva” ya que no se suministró este documento por parte de la subgerencia Técnica.

“Resultados de la proyección de costos de operación, mantenimiento del sistema de aguas residuales”, debido a no existe proyección de coto de la PTAR porque no se ha definido la tecnología aplicar o el diseño definido para la construcción.

“Proyección de afectación en la tarifa del servicio de alcantarillado a los

usuarios del sistema”, ya que según respuesta del proceso esto le compete a la Subgerencia Comercial y planeación.

“Identificación de las obras prioritarias” ya que no se suministró este

documento por parte de la subgerencia Técnica.

Rta: SE SUBSANA, se evidencia informe final de ACODAL.






Calle 72ª Entre Cr 1BW y Cr 2W y empates con la CR 1BW con calle 73 esquina,

Cr 2W con calle 73 esquina.

A. Se evidencio que la obra no se encuentra señalizada en los puntos de las obras lo cual puede ocasionar accidentes o incidentes a la comunidad.

RTA: SE SUBSANA, se han tomado las medidas para señalizar las obras con pasa calles, se evidencio que el contrato de obra ya se encuentra liquidado.

B. No se evidencia el pago de la seguridad social de los siguientes trabajadores:

NOMBRE

Héctor Fabio Gómez C.C. 1081412587

Sergio Cabrera C.C. 1075241835

RTA: SE SUBSANA, el contrato se encuentra liquidado. En los informes se puede evidenciar las afiliaciones.

C. No se evidencio que se le haya realizado capacitación a todos los trabajadores de la obra en seguridad y salud ocupacional y en trabajo en espacios confinados poniendo en riesgo la salud y la integridad de los trabajadores e las obras.

RTA: SE SUBSANA, el contrato se encuentra liquidado.


A. Se evidencio que el contratista dejo unos materiales en el lote de la PTAR, lo

cual el celador de las Ceibas no debe responsabilizarse por estos materiales que dejaron allí hace más de un mes y no han vuelto.





Rta: SE SUBSANA ya que es responsabilidad del contratista.


Se realizó seguimiento a los 30 puntos de muestreo donde se observó:

A. Que se debe realizar reubicación de algunos puntos como: 10-12-14-15-18-20-24 los cuales por su ubicación pueden ser violentados y generar hurto y desperdicio del fluido. Rta: SE SUBSANA, con la ejecución del contrato de obra No. 316 de 2018 se hizo mantenimiento a los 22 puntos existentes y a los 8 reubicados en coordinación con la Secretaría de Salud, subsanando de esta manera el problema que se venía presentado por el vandalismo en algunos lugares, adicionalmente se estableció cambiar todas las chapas en los lugares referidos.

B. Se evidencio falta de mantenimiento en los puntos de muestreos y control de plagas. Rta: SE SUBSANA, con la ejecución del contrato de obra No. 316 de 2018 se hizo mantenimiento a los 22 puntos existentes y a los 8 reubicados en coordinación con la Secretaría de Salud, subsanando de esta manera el problema que se venía presentado por el vandalismo en algunos lugares, adicionalmente se estableció cambiar todas las chapas en los lugares referidos.





PUNTO NOMBRE UBICACION REGISTRO FOTOGRAFICO CUMPLIMIENTO CONTRATO OBRA 03/2016 CUMPLE

SI NO

1 NOVENA BRIGADA Cra. 16 con calle 20 - Costado SW

Instalación de chapa X

Candado X

Arreglo de ventanilla de seguridad X

Reparación de llave terminal de 1/2" X

Limpieza, aseo, transporte de material, obreros y equipos. X

OBSERVACIONES: En buen estado.






SI NO

2 ÉXITO Cra. 16 con Calle 47 - Separador


Candado X










SI NO

3 ÁLAMOS NORTE Calle 50 con Cra. 22 - Costado NW


Candado X










SI NO

4 AEROPUERTO Cra. 6 con Calle 33 - Costado NW


Candado X




OBSERVACIONES: En buen estado, la plancha se encontró sucia falta de aseo.






SI NO

5 EL CORTIJO Cra. 16 con Calle 55 - Costado SW


Candado X




OBSERVACIONES: En buen estado, el punto en su parte interna se encontro con nido de hormigas. Debe realizar control de plagas.






SI NO

6 VIRGILIO BARCO Cra. 7 con Calle 74 A - Ánden Costado NO


Candado X




OBSERVACIONES: En buen estado, el punto en su parte interna se encontró con nido de hormigas. Debe realizar control de plagas. Y no está identificado con su respectivo número.






SI NO

7 LA INMACULADA Cra. 1 con Calle 71 - Costado NO


Candado X




OBSERVACIONES: El estado de la chapa dañado, presento dificultad en el momento de abrirse.






SI NO

8 LA USCO Avenida 26 con Cra. 2 W - Costado NW (anden)


Candado X




OBSERVACIONES: En buen estado, el punto en su parte interna se encontro con abejas. Debe realizar control de plagas.






SI NO

9 EL TRIÁNGULO Avenida 26 con Cra. 10W - Costado NO


Candado X




OBSERVACIONES: No se encontro identificado, en buen estado, el punto en su parte interna se encontro con abejas. Debe realizar control de plagas. Hace 15 dias no se realizan muestras en este punto.






SI NO

10 TELEHUILA Cra. 5 con calle 25 A - Separador


Candado X




OBSERVACIONES: En buen estado, se evidencio en el momento de la visita que este punto habia sido usado, ya que se encontro mojado como se observa en la foto.






SI NO

11 CARACOLÍ Calle 21 con Cra. 1 A - Costado SO


Candado X




OBSERVACIONES: Tapa y chapa dañada. Hace un mes no funciona






SI NO

12 EL MOHAN

Av. Circunvalar Calle 10 - Separador Oriental


Candado X




OBSERVACIONES: El punto fue trasladado del tubo 1 metro aproximadamente, Este no esta en funcionamiento la estructura se encuentra en buen estado.






SI NO

13 ALTICO Calle 8 con Cra. 12 - Costado NW


Candado X




OBSERVACIONES: En buen estado, el punto en su parte interna se encontro con hormigas. Debe realizar control de plagas.





PUNTO NOMBRE UBICACION REGISTRO FOTOGRAFICO CUMPLIMIENTO CONTRATO OBRA 03/2016

CUMPLE

SI NO

14 CENTRO METROPOLITANO Calle 6 con Cra. 5 - Costado NO


Candado X




OBSERVACIONES: En buen estado, el punto no se encuentra ubicado en la dirección suministrada. Este se encuentra ubicado en el Parque Santander frente a la Asamblea departamental esta cercado Lo cual dificulta el acceso a este y tiene pegado una placa de reconocimiento al gobernador. Desde Agosto de 2016, no se realiza pruebas en este punto.






SI NO

15 MATAMUNDO Cra. 5 con Calle 2 sur - Costado NW


Candado X




OBSERVACIONES: NO esta en funcionamiento.






SI NO

16 POLICIA VIAL Cra. 5 con Calle 19 sur - Costado SW


Candado X




OBSERVACIONES: Tapa y chapa dañada no tiene ninguna seguridad. Desde Noviembre no funciona






SI NO

17 LOS NOGALES Calle 21 con Cra. 22 sur - Separador oriental


Candado X




OBSERVACIONES: En buen estado





10.2.2. PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA

A. Se evidencio que el cargue al SUI del plan de Emergencia y Contingencia del año 2016

se realizó el día 03 de Febrero de 2017 y había tenía plazo hasta el 14 de Diciembre de 2016 según la Resolución 549 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social y Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, por tal motivo no se están cumpliendo las fechas establecidas por el Ente de Control podría haciendo que la empresa incurra en sanciones o multas. Rta: SE SUBSANA, ya que para el 2018 se cargó el 8 de febrero y el plazo vencía en Julio, se cargó dentro del tiempo.

10.2.3. PLANTAS DE TRATAMIENTO AGUA POTABLE

A. Se realizó seguimiento al Plan de Emergencia y Contingencia de la vigencia 2016 y no

se evidencio las medidas que este menciona. Rta: SE SUBSANA. El plan se actualizo para el 2018.

10.2.3.1. PLANTA DE TRATAMIENTO JARDÍN

A. No se cuenta con cloradores de repuestos.

Rta: SE SUBSANA, se ejecutó el contrato de suministro No. 186 de 2018 cuyo objeto es realizar el mantenimiento a todo costo de las plantas de tratamiento de jardín, recreo y Kennedy de la subgerencia técnica y operativa de las ceibas empresas públicas de Neiva. Desde este contrato se encuentra el mantenimiento de los 5 cloradores existentes en la planta el jardín, de los cuales dos de ellos, el número 4 y numero 5 se utilizan como repuesto en caso de falla de los cloradores No. 1,2 y 3. Los sistemas de cloradores de las plantas de tratamiento permiten que una vez ocurrido un daño en alguno de ellos permite hacer unos movimientos de valvulas que habilita el funcionamiento del resto de la planta.

B. Al actuador de la bomba de lavado de filtros le falta manivela.





Rta: SE SUBSANA, El actuador de lavado de filtros internos se instaló en el año 2017 y a la fecha se encuentra en perfecto estado y funcionamiento con todos sus componentes en funcionamiento.

C. Se evidencia que la compuerta de salida del Floculador del lado izquierdo No. 2 del canal de reparto se encuentra dañada.

Rta: SE SUBSANA, Las seis compuertas que componen el floculador No. 2 (entrada y salida) se encuentran en perfecto estado, la información fue verificada por el suscrito y el operador de turno.

D. No se evidencia que se le ha realizado mantenimiento de las compuertas de los

sedimentadores y flocuradores. Rta: SE SUBSANA, se evidencio que se le realizo mantenimiento.

10.2.3.2. PLANTA DE TRATAMIENTO RECREO

A. No se evidencia un ambiente seguro para el operario, ya que existe riesgo eléctrico en

el cuarto de máquinas donde se encuentran cables sin protección y sin cajillas. Rta: SE SUBSANA, se evidencio que se le hizo mantenimiento a la parte eléctrica del cuarto.





ANTES

SEPTIEMBRE 2018

DICIEMBRE 2018





10.2.3.3. PLANTA DE TRATAMIENTO KENEDY

A. Se evidencia que las paletas de los floculadores se encuentran averiadas ya que la

madera está deteriorada.

Rta: SE SUBSANA, se evidencia que se cambiaron en el 2017.

10.2.4. LABORATORIO

A. Se evidencio que no existe programa de Mantenimiento y calibración de los equipos.

Rta: SE SUBSANA, se elaboró programa de mantenimiento y calibración de equipos. Dicho documento fue remitido a la oficina de Control Interno de Gestión vía correo electrónico por parte del Ingeniero Cesar Bolívar desde el día 12 de junio de 2018 quedando pendiente de ingreso al sistema de gestión de calidad.

10.2.4.1. REGISTROS DE ANÁLISIS

A. Se evidencia en los valores que están dentro de la tabla a continuación no están dentro

del rango establecido por la Resolución 2115 de 2007, como tampoco se evidencio que acción correctiva se tomó al respecto:

TURBIEDAD COLOR APARENTE CLORO RESIDUAL

05-12-2016-4 16-08-2016-1 16-08-2016-1

05-12-2016-6 16-08-2016-2 16-08-2016-2






04-08-2016-4 16-08-2016-4 16-08-2016-4

FQ-16-11-2016-1 22-06-2016-1 16-08-2016-1

FQ-16-11-2016-2 22-06-2016-2 05-12-2016-6

FQ-16-11-2016-6 22-06-2016-4 26-09-2016-1

05-12-2016-4 22-06-2016-6 26-09-2016-2

FQ-19-01-2017-1 15-07-2016-2 26-09-2016-6

FQ-19-01-2017-2 26-09-2016-2 17-611

FQ-19-01-2017-4 26-09-2016-4 17-522

FQ-02-01-2017-6 26-09-2016-6 17-502

FQ-24-02-2017-2 calle 26 sur # 32-41 17-505

FQ-24-02-2017-4 19-09-2016-4 17-430

FQ-14-02-2017-1 19-09-2016-6 FQ-06-02-2017-1 15-09-2016-1

FQ-01-03-2017-6 15-09-2016-2

15-09-2016-4

15-09-2016-6

02-09-2016-4

FQ-03-10-2016-6

FQ-30-11-2016-4

FQ-30-11-2016-6

FQ-16-11-2016-6

FQ-15-11-2016-6

FQ-11-11-2016-4

FQ-04-11-2016-1

05-12-2016-4

05-12-2016-6

FQ-23-01-2017-6

FQ-19-01-2017-1

FQ-19-01-2017-4

FQ-17-01-2017-4

FQ-24-02-2017-2

FQ-24-02-2017-4






FQ-15-02-2017-6

FQ-06-02-2017-1

FQ-01-03-2017-6 Rta: SE SUBSANA, se evidencia el registro informando al responsable para llevar trazabilidad y dar manejo oportuno.

10.2.4.1.1. Control de Documentos

A. No se están utilizando los formatos establecidos en el sistema de gestión de calidad.

Rta: SE SUBSANA, se evidencia que con la implementación del S.G.C., se está realizando una tarea ardua en la implementación de los formatos utilizados en el laboratorio.

10.2.4.2. INSTALACIONES

10.2.4.2.1. Recepción y cafetería

A. En el área de cafetería se encontró humedad y hongos en la parte de abajo del

lavaplatos. Rta: SE SUBSANA, se evidencia mejoras en el área.





10.2.4.2.2. Área Físico – Químico

10.2.4.2.2.1. Área de Depósitos de Desechos

A. Se evidencio que no se está haciendo la correcta disposición final de los residuos

líquidos y sólidos de esta área ocasionando contaminación al ambiente.

Rta: SE SUBSANA, ya que se celebró el contrato de Prestación de servicios No. 119 de 2018 para la disposición final de los residuos.

10.2.4.3. EQUIPOS

10.2.4.3.1. Equipos de Físico Químico

A. Se evidenció que los siguientes equipos de medición no se encuentran calibrados por

un ente certificador:

SPECTROQUAT PHARO 300 M Turbideimetro: TURBIDIMETER HACH ISO METHOD 7027 PHMETRO Multiparametro: HQ 440DMULTI HACH Clorimetro: CHLORINE Y PH CL2/PH Colorimetro: POCKET COLORIMETER CAT NO 58700-1

Rta: Se subsano para Turbideimetro: TURBIDIMETER HACH ISO METHOD 7027 PHMETRO Multiparametro: HQ 440DMULTI HACH

10.2.4.3.2. Equipos de Microbiología

A. No se evidencia actualizada la validación de las cabinas de flujo laminar por un ente

certificador. La ultima validación fue:

NOMBRE FECHA DE VALIDACIÓN PRÓXIMA VALIDACIÓN

Cabina 1 29-07-2011 29-07-2012

Cabina 2 16-04-2013 16-04-2014





Cabina 2 16-04-2013 16-04-2014

Rta: SE SUBSANO.


A. Se evidencio en el túnel de captación ausencia de lámparas para iluminar en las horas

de la noche y líneas de vidas, este tiene aproximadamente 50cm de ancho para poder desplazarse lo cual es un alto riesgo para el operario en las horas de la noche ya que puede sufrir un accidente. Como se evidencia en la foto. Rta: SE SUBSANA ya que pusieron luminarias en el túnel y según la Subgerente Técnica y Operativa, por ese túnel no debe caminar ningún operario.

B. En el proceso de captación se evidencio deterioro en las barandas y las vías de acceso. Rta: Se subsana, se le hizo mantenimiento a las barandas.





C. En los desarenadores según lo informado por el operario solo se le realizo mantenimiento a 10 válvulas de 23 que existe en esta área.

Rta: SE SUBSANA. Según la reunión de Cierro el Ing. Pacheco aseguro que se le realizo el respectivo mantenimiento.





10.2.6. LAVADEROS DE CARROS

A. Se evidencio que los lavaderos extraen agua de aljibe y ninguno tiene contador en el aljibe. Rta: SE SUBSANA, es responsabilidad de la CAM .



Se evidencia que el lavadero carece de un buen sistema de trampa de grasas. SE SUBSANA. De acuerdo a la respuesta suministrada por el proceso El lavadero cuenta con el sistema de tratamientos de aguas residuales no domésticas, en este caso la trampa de grasas y aceites. La eficiencia del sistema no lo medimos nosotros como empresas públicas de Neiva ya que somos prestadores de servicios públicos mas no autoridad ambiental quien es la que se encarga de otorgar el permiso de vertimientos. si la caracterización de las aguas residuales no domesticas sale por encima de los límites permisibles, serán reportados a la cam.






FullCar Service

Cll 1 No. 13-29

No se evidencia que el respectivo lavadero pague por disponer las aguas servidas al alcantarillado dispuesto por la CEIBAS, ya que no cuenta con un contador a la entrada del aljibe lo cual imposibilita cuantificar los metros cúbicos que este lavadero vierte a la red de alcantarillado. SE SUBSANA, De acuerdo a la respuesta suministrada por el proceso el lavadero si paga por el uso del alcantarillado público, con número de cuenta 170126100 paga un promedio de 293 m3/ mes.

Se evidencia que el lavadero carece de un buen sistema de trampa de grasas SE SUBSANA. De acuerdo a la respuesta suministrada por el proceso El lavadero cuenta con el sistema de tratamientos de aguas residuales no domésticas, en este caso la trampa de grasas y aceites. La eficiencia del sistema no lo medimos nosotros como empresas públicas de Neiva ya que somos prestadores de servicios públicos mas






no autoridad ambiental quien es la que se encarga de otorgar el permiso de vertimientos. si la caracterización de las aguas residuales no domesticas sale por encima de los límites permisibles, serán reportados a la cam.

ServiAutos Neiva

Av Circu. No. 5A-11

Se evidencia que el lavadero carece de un buen sistema de trampa de grasas SE SUBSANA. De acuerdo a la respuesta suministrada por el proceso El lavadero cuenta con el sistema de tratamientos de aguas residuales no domésticas, en este caso la trampa de grasas y aceites. La eficiencia del sistema no lo medimos nosotros como empresas públicas de Neiva ya que somos prestadores de servicios públicos mas no autoridad ambiental quien es la que se encarga de otorgar el permiso de vertimientos. si la caracterización de las aguas residuales no domesticas sale por encima de los límites permisibles, serán reportados a la cam.






Servi-Autos El Malecon

Cr 1 No. 10-40

Se evidencia que el lavadero carece de un buen sistema de trampa de grasas SE SUBSANA. De acuerdo a la respuesta suministrada por el proceso El lavadero cuenta con el sistema de tratamientos de aguas residuales no domésticas, en este caso la trampa de grasas y aceites. La eficiencia del sistema no lo medimos nosotros como empresas públicas de Neiva ya que somos prestadores de servicios públicos mas no autoridad ambiental quien es la que se encarga de otorgar el permiso de vertimientos. si la caracterización de las aguas residuales no domesticas sale por encima de los límites permisibles, serán reportados a la cam.

ServiExpress Av Circu. No. 9-108

Se evidencia que el lavadero carece de un buen sistema de trampa de grasas SE SUBSANA. De acuerdo a la respuesta suministrada por el proceso El lavadero cuenta con el sistema de tratamientos de aguas residuales no domésticas, en este caso la trampa de grasas y aceites.






La eficiencia del sistema no lo medimos nosotros como empresas públicas de Neiva ya que somos prestadores de servicios públicos mas no autoridad ambiental quien es la que se encarga de otorgar el permiso de vertimientos. si la caracterización de las aguas residuales no domesticas sale por encima de los límites permisibles, serán reportados a la cam.

Auto Centro La Gaitana

Av Circu. No. 1H-06

Se evidencia que el lavadero carece de un buen sistema de trampa de grasas. SE SUBSANA. De acuerdo a la respuesta suministrada por el proceso El lavadero cuenta con el sistema de tratamientos de aguas residuales no domésticas, en este caso la trampa de grasas y aceites. La eficiencia del sistema no lo medimos nosotros como empresas públicas de Neiva ya que somos prestadores de servicios públicos mas no autoridad ambiental quien es la que se encarga de otorgar el permiso de vertimientos. si la caracterización de las aguas residuales no domesticas sale por encima






de los límites permisibles.

Mullti Servicio Pelaes

Via Vega Larga

Se evidencia que el lavadero carece de un buen sistema de trampa de grasas.

SE SUBSANA. De acuerdo a la respuesta suministrada por el proceso El lavadero cuenta con el sistema de tratamientos de aguas residuales no domésticas, en este caso la trampa de grasas y aceites. La eficiencia del sistema no lo medimos nosotros como empresas públicas de Neiva ya que somos prestadores de servicios públicos mas no autoridad ambiental quien es la que se encarga de otorgar el permiso de vertimientos. si la caracterización de las aguas residuales no domesticas sale por encima de los límites permisibles.

Sin nombre Cr 16A No. 27-04

Se evidencia que el lavadero carece de un buen sistema de trampa de grasas. SE SUBSANA. De acuerdo a la respuesta suministrada por el proceso El lavadero






cuenta con el sistema de tratamientos de aguas residuales no domésticas, en este caso la trampa de grasas y aceites. La eficiencia del sistema no lo medimos nosotros como empresas públicas de Neiva ya que somos prestadores de servicios públicos mas no autoridad ambiental quien es la que se encarga de otorgar el permiso de vertimientos. si la caracterización de las aguas residuales no domesticas sale por encima de los límites permisibles.

A. Se evidencia que algunos lavaderos carecen de un buen sistema de trampa de grasas poniendo en riesgo la red de alcantarillado de la empresa ya que pasan los lodos y las grasas a la red ocasionando taponamiento y deterioro de la red.

Rta: SE SUBSANA, los lavaderos de los carros cuentan con sistema de trampa de grasa.

10.3. AUDITORIA ACTUAL 2018

10.3.1. HALLAZGOS GENERALES

A. Se evidenció que algunos extintores en las plantas de tratamiento se encuentran

vencidos desde el mes de Julio del 2018, poniendo en riesgo la vida de los funcionarios en caso de un conato de incendio.

Rta: SE SUBSANA, se evidencio que se recargaron los extintores vencidos.





10.3.2. LABORATORIO

A. No existe un programa de metrología para la calibración y validación de los equipos

evidenciados en el formato LB-FR29.

Rta: SE SUBSANO, ya existe según procedimiento LB-PR-09

B. Se evidencio mal olor en todas las áreas del laboratorio debido al sistema del alcantarillado no está funcionando correctamente o los sifones están tapados, lo cual genera molestias en la integridad física de las personas que laboran en el laboratorio. Rta: SE SUBSANO.

C. Se evidencia humedad en el patio por el agua que bota el aire acondicionado. Rta: SE SUBSANO.

D. Se evidencio en el contrato de Suministro 319 de 2018, el profesional de apoyo el cual

está por medio de contrato de prestación de servicios No. 273 de 2018 realizo los

estudio previos, no cuenta con la competencia para este análisis ya que es Ingeniero

Químico y el proceso a intervenir es Microbiologíco, cuando se evidencia que la

empresa cuenta con personal de planta competentes para la realización de estos

estudios previos.

Rta: Se subsana, Se evidencio que el contratista esta ceretificado en la norma NTC

17025 “Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de

calibración”

10.3.3. CONTRATOS


Se realizó visita de obra en el mes de Agosto, se pudo evidenciar que el contratista había

finalizado la obra, el concreto aún se encontraba fresco, se verifico que las calles a intervenir





fueron dejadas en capa rígida de concreto como se muestra en las fotos de los hallazgos

siguientes:


A. No se registra los pagos de nómina de los empleados a cargo de la obra.

Rta: SE SUBSANA, se evidencia nomina.

B. No se registra acta de terminación del contrato ni el acta de liquidación a pesar que en

la visita de obra se pudo evidenciar que la obra fue ejecutada.

Rta: SE SUBSANA, el contrato se encuentra en proceso de liquidación con Acta de

recibo final el 30 de Julio de 2018.


A. Se evidencia que el contratista no tiene cuenta de acueducto y alcantarillado, ni está

registrado en la base de datos de la empresa ya que el local donde funciona la

empresa no cuenta con el servicios de acueducto y alcantarillado, como lo dice el

certificado en el Folio 218 y uno de los requisitos para contratar es el Certificado de Paz

y Salvo de la empresa.

Rta: SE SUBSANA, ya que el contratista no es de la ciudad de Neiva, por tal motivo no

tiene domicilio en la ciudad.






A. Se evidencio una culebra en las piscinas de flocuracion, se le pregunto al operador si

conocía sobre los protocolos de picaduras de culebra y dijo que no, por tal motivo no se

evidencia que se halla socializado los protocolos para este tipo de emergencias.

Rta: SE SUBSANA, Se evidencia que se capacito al personal de las plantas.

11. HALLAZGOS QUE SE LES DA TRASLADO A OTROS PROCESOS

11.1. GESTIÓN COMERCIAL

11.1.1. ACTAS DE VISITA VACTOR

A. No se evidencia que se compruebe por parte de la subgerencia técnica el pago de los

servicios del vactor ya que hacen servicios a la domiciliaria sin cobro. Rta: NO SE SUBSANA, se traslada a Comercial

11.2. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

11.2.1. LOTE PTAR

A. Se evidencio unos caballos dentro del lote que son de la pesebrera de aledaña. Rta: No se subsanó, este hallazgo se le da traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.





B. Se evidencio que el lote se encuentra con mucha maleza, esto dificulta la inspección de

todo el lote por parte del vigilante. Rta: No se subsanó, este hallazgo se le da traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.

C. Se evidencio que el lote que quedo divido por la carretera no se encuentra cercado ni señalizado como propiedad privada. Rta: No se subsanó, este hallazgo se le da traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.

D. No se evidencia luminarias en la entrada y en el lote en general. Rta: No se subsanó, este hallazgo se le da traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.

E. Se evidencia que el vigilante del lote está trabajando en condiciones inhumanas, ya que no tiene un lugar seguro donde refugiarse, no cuenta con batería sanitaria, ni con el servicio de agua potable y energía. Rta: No se subsanó, este hallazgo se le da traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.





F. Se evidencio que se están cortando dos árboles para la construcción del canal de aguas lluvias. Rta: No se subsanó, este hallazgo se le da traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.

11.2.2. LABORATORIO

A. Se evidencio humedad de las paredes debido a los bajantes de los aires

acondicionados y canal de aguas lluvias, lo cual está generando hongos en el exterior e interior de las instalaciones poniendo en riesgo la esterilidad de la planta física y la idoneidad de los análisis. Rta: No se subsano, este hallazgo se le dara traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.

11.2.3. PLANTA DE TRATAMIENTO RECREO

A. No se evidencia los tanques de los filtros señalizados.

Rta: No se subsana, se le da traslado a la Subgerencia Administrativa – SSG-ST.





B. Se evidencia que la planta suministra agua por bloques al conjunto Altos de la Pradera donde hay aproximadamente 200 casas que se benefician del servicio, lo cual ocasiona una disminución de ingresos para la empresa, ya que es posible que estas viviendas no cuenten con una matrícula por lo cual no asumen los cargos fijos establecidos.

Rta: No se subsano, se averiguo en facturación y nos informaron que aún persiste este hallazgo se cobra en bloque y no se evidencia gestión por parte de la Subgerencia Técnica para dar traslado a Comercial.

A. Se evidencio escombros y mugre en la planta.

Rta: No se subsana, se le da traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.






A. Se evidencia que la bocatoma esta enmontada

Rta: No se subsana, se le da traslado a la Subgerencia Administrativa y Financiera.

12. OBSERVACIONES

A. Se evidencio en diferentes contratos que no se encuentra el seguimiento permanente por parte de los supervisores y/o interventores ya que se están dejando de verificar cosas importantes como la seguridad social, la calidad de los productos contratados.


A. Con el traslado de las oficinas a las diferentes plantas se pudo evidenciar, que estas se

encuentras expuestas a que cualquier persona ingrese sin previo permiso del operador

poniendo en riesgo la vida de la persona que ingresa o poniendo en riesgo la planta ya

que no se sabe las intenciones con las que la persona ingresa.

12.1.1. PLANTA KENEDY

A. Se evidencia que Quinza no se ha llevado la bomba que lleva el químico al agua, lo

cual crea una responsabilidad con la empresa ya que esta tiene que responder por

estos elementos.





B. Se evidencio el día 26 de Septiembre de 2018 a las 10:22 am., en la planta de

tratamiento Kenedy se encontraba sin operador debido a que este estaba recibiendo

una capacitación, lo cual pone en riesgo el funcionamiento de dicha planta, ya que la

Subgerencia Técnica Y Operativa debe prever esta clase de acontecimientos por

anterioridad y enviar un reemplazo por el tiempo que dura la capacitación.

12.1.2. PLANTA JARDÍN

A. Se pudo evidenciar que a los filtros externos de planta jardín los cuales se encuentran

fuera de funcionamiento desde el año 2015 ya que según lo expuesto por el operador

estos nunca funcionaron y en la actualidad se les está haciendo mantenimiento para

poner en funcionamiento dichos filtros, se deja expuesto que estos filtros según el

operador se encuentran mal diseñados por tal motivo no van a funcionar.

B. Se evidencio que se cortaron unas barandas para la realización del mantenimiento de

los filtros y a la hora de la auditoria estas no se habían arreglado por medio del contrato

de obra No. 174 de 2018.

12.2. LABORATORIO

A. Según la Resolución No. 2115, establece la frecuencias y números de muestras de

control para los análisis microbiológicos de Coliformes Totales y E.Coli que debe

ejercer las personas prestadoras en la red de distribución, no existe un documento en

el laboratorio que establezca las cantidades máximas para la realización de las

muestras, estas varían según criterio del analista que realiza el análisis ya que se

evidencio más de 5 muestras por días.

B. Realizar los estudios previos registrando las cantidades y especificando a su vez el

tiempo que se tiene aprovisionado para la utilización del suministro de los insumos para

el laboratorio.

C. Documentar los mínimos y máximos de las muestras que se realizan en el laboratorio

que se puedan realizar en el transcurso de un día, todo con el fin de que la planeación

que se realiza en el estudio previo alcance hasta la fecha estipulada.





D. Todas las muestras que se realicen en el laboratorio deben estar establecidas en los

formatos del laboratorio, para así tener trazabilidad de la muestra realizada por solicitud

de clientes internos y/o externos.

E. El laboratorio está sumiendo funciones de recursos Físicos como lo es el inventario de

insumos para análisis; recursos físico debe tener el control absoluto de estos insumos

y de esta forma alertar de los faltantes en caso de que se vayan acabando los

elementos.

F. Mala comunicación entre los analistas de las muestras, ya que no se evidencio

registros de los análisis realizados por solicitud de los PQR y servicio de venta de

laboratorio a externos.

G. Se evidencia que el ambiente laborar es tenso entre los funcionarios del laboratorio y

esto puede generar riesgos en el desarrollo de las actividades diarias del laboratorio.

13. ASPECTOS POR MEJORAR

Realizar alrededor de los tanques de las plantas de flocuracion, sedimentación, filtrado y almacenamiento un sendero en concreto para evitar que la maleza pase a estos tanques.

Realizar mayor seguimientos por parte de interventores y supervisores de las obras.

Exigir el uso de la dotación de seguridad industrial para todo el personal de la obra.

Aumentar la señalización para evitar los riesgos en la ejecución de obras. Se recomienda ir capacitando personal para el manejo de las plantas ya que los

operadores actuales están próximos a pensionarse. Se recomienda mostrar de manera clara un ítem en la página web los

documentos a anexar para la solicitud de disponibilidad y factibilidad.

Se recomienda hacer seguimiento a los lavaderos de carros en cuanto a cobro de sistema de alcantarillado.

Se recomienda construir una caseta que cuente con una batería sanitaria y con el servicio de agua potable y energía para el vigilante.





Se recomienda limpiar el lote de la maleza, ya que este se encuentra muy enmontado.

Se recomienda cercar por completo la PTAR. Se recomienda hacer un portón para la entrada en el lote de la PTAR. Se recomienda señalizar y poner iluminación a la entrada la PTAR.. Se recomienda hacer los procedimientos para el proceso de Acueducto

Alcantarillado ya que es un proceso misional de la empresa.

14. TOTALIZACIÓN DE LOS HALLAZGOS Y OBSERVACIONES

No. HALLAZGO VIGENCIAS ANTERIORES

SUBSANADOS 159

NO SUBSANADOS 52

No. HALLAZGOS AUD. ACTUAL

66

No. OBSERVACIONES AUD. ACTUAL

13

____________________________

EDGAR LEONEL CONTA

Asesor - OACI

_____________________________ ____________________________ MARIA ANGELICA VEGA MURTE HEIDY ANDREA BERMEO

Contratista – OACI Contratista – OACI


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AUDITORIA INTERNA INFORME FINAL PROCESO ACUEDUCTO ...€¦ · Se realizó visita de obra entre Calle 7 Sur entre Carrera 14 y 15 y en dialogo con el presidente de la J.A.C el señor