Auditor­a UTEM sobre contrataciones_

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ERA L

DIVISIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA REA DE EDUCACIN, TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL

INFORME FINAL

Universidad Tecnolgica Metropolitana - UTEM

Nmero de Informe: 185/2011 29 de mayo de 2012

www.contraloria.c1

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DIVISIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA REA DE EDUCACIN TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL

DAA N 2665/2011 REMITE INFORME FINAL N 185 DE 2011, SOBRE AUDITORA AL PROCESO DE ADQUISICIONES, EFECTUADA EN LA UNIVERSIDAD TECNLOGICA METROPOLITANA, UTEM.

SANTIAGO,

2 9. MM 2 1 Z. 0

3 12 7 2

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 185, de 2011, con el resultado de la auditora practicada por este Organismo de Control, en esa Casa de Estudios Superiores. Sobre el particular, corresponde que esa autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes, en orden a subsanar las situaciones observadas, aspectos que se verificarn en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de Control, conforme a las polticas de fiscalizacin sobre la materia.

Saluda atentamente a Ud.,

yle Doroth fere,: Gutirrez-

7, -

ABOGADO SUBJEFE DIVISIN DE AUDITORA ADMiNISTRATIVA

AL SEOR RECTOR UNIVERSIDAD TECNLOGICA METROPOLITANA PRESENTEborf

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DIVISIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA REA DE EDUCACIN TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL

DM N 2666/2011

REMITE INFORME FINAL N 185 DE 2011,SOBRE AUDITORIA AL PROCESO DE ADQUISICIONES, EFECTUADA EN LA UNIVERSIDAD TECNLOGICA METROPOLITANA, UTEM. SANTIAGO, 7 9. M1V

12

i)3127 1

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 185, de 2011, con el resultado de la auditora practicada por este Organismo de Control, en esa Casa de Estudios Superiores.

Saluda atentamente a Ud.,

rtAM2.1 Zut\ilL2t4, , ...11:LiCA CO 1 RALOR 9LtNibDE U+, R.1

MINISTERIO DE EDUCACION OFICINA DE PARTES

3 0 MAYO 2012AL SEOR , MINISTRO DE EDUCACIN PRESENTEbor

DOCUMENTO RECIBIDO HORA:

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CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

S.o DIVISIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA . Z m t. REA DE EDUCACIN TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL Y t.-474CHI LIS

DAA N 2667/2011 REMITE INFORME FINAL N 185 DE 2011, SOBRE AUDITORA AL PROCESO DE ADQUISICIONES, EFECTUADA EN LA UNIVERSIDAD TECNLOGICA METROPOLITANA, UTEM. SANTIAGO, 29.MAizg12.031273

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 185, de 2011, con el resultado de la auditora practicada por este Organismo de Control, en esa Casa de Estudios Superiores.

Saluda atentamente a Ud.,

POR ORDE.' CONTRALOR GENERAL erez.rrez ABOGADO SUBJEFE DIVISION uE AuLITORk ADMINISTRATIVA

AL SEOR AUDITOR INTERNO UNIVERSIDAD TECNLOGICA METROPOLITANA PRESENTEborf.

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(C: 0Y1._ CjA (1__120274-11N

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CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DIVISIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA REA DE EDUCACIN TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL

DAA N 2668/2011REMITE INFORME FINAL N 185 DE 2011, SOBRE AUDITORA AL PROCESO DE ADQUISICIONES, EFECTUADA EN LA UNIVERSIDAD TECNLOGICA METROPOLITANA, UTEM.

SANTIAGO,

2 9. M M 2 1 2. 0 ` 1 2 7 4

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 185, de 2011, con el resultado de la auditora practicada por este Organismo de Control, en esa Casa de Estudios Superiores.

Saluda atentamente a Ud.,

POR OROE

'NTRALOR GENERALCiuth,"rTez

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AL SEOR AUDITOR MINISTERIAL MINISTERIO DE EDUCACIN PRESENTEbor.

MINISTERIO DE EDUCACION OFICINA DE PARTES

3 0 MAYO 2012HORA:

DOCUMENTO RECIBIDO

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICADIVISIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA REA DE EDUCACIN, TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL

PTRA N 13037

INFORME FINAL N 185, DE 2011, SOBRE AUDITORA DE ADQUISICIONES EFECTUADA EN LA UNIVERSIDAD TECNOLGICA METROPOLITANA, UTEM.

SANTIAGO,

2 9 tw

En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalizacin para el ao 2011, se efectu una auditora a los procesos de adquisiciones, en la Universidad Tecnolgica Metropolitana, por el perodo comprendido entre el 2 de enero y el 31 de diciembre de 2010.

OBJETIVO

El examen tuvo por objetivo verificar que las adquisiciones se hayan efectuado de conformidad con la normativa vigente sobre la materia, que los bienes y servicios adquiridos hayan sido recibidos y que los pagos estn ntegra y oportunamente efectuados y contabilizados.

METODOLOGA

La auditora se realiz de conformidad con los principios, normas y procedimientos de control aceptados por esta Contralora General e incluy comprobaciones selectivas de los registros y documentos, entrevistas, indagaciones y la aplicacin de otros procedimientos de auditora que se estimaron necesarios en las circunstancias.

UNIVERSO Y MUESTRA

Durante el perodo sujeto a revisin, las rdenes de compra cursadas por la Universidad Tecnolgica Metropolitana, a travs del portal Mercado Pblico, ascendieron a M$ 795.140.

A LA SEORA SUBJEFA DE LA DIVISIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA PRESENTEVNV

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DIVISIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA REA DE EDUCACIN, TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL.

La muestra revisada alcanz la suma de M$ 284.610, equivalente a 35,79%, del total del universo ya indicado. En el mismo ejercicio, la Institucin efectu adquisiciones fuera del mencionado sistema por un monto de M$ 56.708, segn certificacin de 2 de agosto de 2011, del Jefe del Departamento de Abastecimiento de la UTEM.

I.

ANTECEDENTES GENERALES

La Universidad Tecnolgica Metropolitana, es una Institucin de Educacin Superior del Estado, autnoma, perteneciente al Consorcio de Universidades del Estado y miembro del Consejo de Rectores de Universidades Chilenas, con personalidad jurdica y patrimonio propio, creada por ley N 19.239, y su estatuto orgnico fue aprobado mediante el decreto con fuerza de ley N 2, de 1994, del Ministerio de Educacin. Dicha Casa de Estudios tiene como misin formar personas con altas capacidades acadmicas y profesionales preferentemente en el mbito tecnolgico, apoyada en la generacin, transferencia, aplicacin y difusin del conocimiento en las reas del saber que le son propias, con el propsito de contribuir al desarrollo sustentable del pas y de la sociedad de la que forma parte. La UTEM cuenta con 6 Facultades que constituyen la estructura fundamental de la misma, encargadas de realizar docencia, investigacin aplicada, transferencia tecnolgica y extensin, en el campo que le es propio. El proceso de adquisiciones de la Universidad Tecnolgica Metropolitana, se rige por las normas de la ley N 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacin de Servicios, que en su artculo 18 seala que "Los organismos pblicos regidos por esta ley debern cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisiciones y contratacin de bienes, servicios y obras a que alude esta ley, utilizando solamente los sistemas electrnicos o digitales que establezca la Direccin de Compras y Contratacin Pblica".

II.

RESULTADOS DE LA AUDITORA

RESULTADO DEL EXAMENEl resultado del examen fue puesto en conocimiento del Servicio a travs del Preinforme de Observaciones N 185, de 2011. Mediante el Oficio s/n, de 24 de noviembre de 2011, la Universidad Tecnolgica Metropolitana dio respuesta a las observaciones, de cuyo anlisis se da cuenta en el presente Informe Final.

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CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DIVISIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA REA DE EDUCACIN, TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL. 1. SOBRE ASPECTOS GENERALES DE LOS PROCESOS DE ADQUISICINLa gestin de compras y contrataciones de bienes y servicios generales, la realiza la Unidad de Adquisiciones del Departamento de Abastecimiento del Servicio, utilizando en el portal del Mercado Pblico el ID 5251. Al respecto, las diferentes Unidades requirentes, solicitan las compras o contrataciones a travs de los formularios de Solicitud de Compras o Reparaciones, sealando datos del proveedor, en caso de compras directas, presentando cotizaciones segn lo establecido en la normativa y entregando las bases tcnicas en caso de que se requiera realizar un proceso de licitacin. a) Plan Anual de Compras

Al respecto, se observ que la Universidad no ha subido al portal Mercado Pblico, el Plan Anual de Compras correspondiente al ao 2011, como tampoco, lo present a esta Comisin Fiscalizadora. Adems, no existe evidencia que se haya realizado una evaluacin al Plan del ejercicio 2010, vulnerando en ambos casos lo establecido en el artculo 12 de la precitada ley N 19.886 y el artculo 98, del decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprob su reglamento. En su oficio de respuesta, la autoridad universitaria manifiesta que acoge la observacin y con el objeto de dar cumplimiento a la normativa en cuestin, se adoptarn las medidas pertinentes a fin de elaborar el Plan Anual de Compras para el ao 2012, publicndolo en el referido portal, con la evaluacin respectiva. En atencin a que la medida enunciada por la Universidad corresponde a una accin futura, se mantiene la observacin, hasta que se verifique la efectividad de la misma, en una prxima visita de seguimiento. b) Manual de procedimientos de adquisiciones

Se comprob que el Manual de Procedimientos elaborado por la Entidad, no ha sido aprobado formalmente por la autoridad competente, contraviniendo lo sealado en artculo 3 de la ley N 19.880 que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos d